JPH11272538A - 文書管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 複数のサーバー間で連携して文書管理を行う
場合、各サーバーの情報のやり取りの手段として電子メ
ールを用いることにより、各サーバーを独立して管理す
ることができ、かつ分散データベースを構築する必要が
ないため、コストが安く、かつサーバーの数が多くなっ
ても連携を取ることができる。 【解決手段】 サーバーＡのＤＢ情報通信プログラム３
４は、文書データベース３３を検索して文書データベー
ス３３内で更新されている情報を検索した場合、更新さ
れている情報を文書データベース３３から読み出し、電
子メール情報に加工して別のサーバーＢへ送信し、サー
バーＢのＤＢ情報通信プログラム４４は、ＤＢ情報通信
プログラム３４から送信された電子メールを受信したと
き、その受信した電子メールの内容に基づいて文書デー
タベース４３を更新するように構成する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書管理システム
に係り、詳しくは、サーバー／クライアント形式で、サ
ーバー上で文書データファイルを管理する文書管理シス
テムにおいて、データベースを利用して文書の登録・承
認・発行・受領の文書管理フローを扱い、かつ、複数の
サーバーで独自に管理される文書情報及び文書を管理す
る上で必要とされる情報を連携させることができる文書
管理システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、ワークフローで扱う文書データフ
ァイルの登録・承認・発行・受領については、主に電子
メールを利用して各担当者（ユーザ）に送られ処理され
ていた。そのため、マスターの文書データファイルがネ
ットワーク上を移動し、サーバー上でマスターの文書デ
ータファイルの一元管理を行うことができていなかっ
た。本発明の技術着想に類似した先行技術としては、例
えば特開平４−３５７５５８号公報で報告されている文
書作成管理システムが挙げられる。

【０００３】この特開平４−３５７５５８号公報で報告
されている従来の文書作成管理システムは、フォームの
所定箇所に、リード権を有する者のみがデータの読み出
しを行うことのできる第１の領域と、ライト権を有する
者のみがデータの書き込みを行うことのできる第２の領
域を各々１または複数設定し、例えば１つの伝票であっ
てもその特定の領域に対してデータの読み出しや書き込
みを制限することができるようにしたものである。

【０００４】ここで、本発明と従来の文書作成管理シス
テムとの構成上の相違点について説明する。本発明で
は、あらゆる文書データファイルに対して登録・承認・
発行・受領の履歴をデータベースで管理しているのに対
し、従来の文書作成管理システムでは、履歴そのものを
管理しておらず、文書データファイルに対して登録・承
認・発行・受領の履歴を管理していない。

【０００５】次に、本発明と従来の文書作成管理システ
ムとの構成上の相違に基づく作用・動作の相違点につい
て説明する。本発明では、あらゆるフォーマットの文書
データファイルについて登録・承認・発行・受領の履歴
を保持することができるのに対して、従来の文書作成管
理システムでは、ある決まったフォーマットの文書デー
タファイルのみの履歴しか保持することができない。

【０００６】また、従来の複数サーバー間で電子メール
とデータベースを用いた分散サーバー環境での連携シス
テムという点で、本発明の技術着想に類似した先行技術
としては、例えば特開平５−４８６４７号公報で報告さ
れている電子メール文書分配方法及び装置、特開平６−
１９５２７５号公報で報告されている分散型メールシス
テムにおけるメール情報管理装置、特開平５−１９１４
４８号公報で報告されているメールの送付先決定方式が
挙げられる。

【０００７】まず、特開平５−４８６４７号公報で報告
されている従来の電子メール文書分配方法及び装置は、
電子メール文書をサーバー間で分配する際に、いくつか
のサーバーを経由して電子メールを配送するが、その時
の最適な分配経由を、各サーバーに置いた配送先データ
ベースを検索することにより得るという方法および装置
である。これについては、本発明が、文書をデータベー
スで管理し、サーバー間でその文書の情報をやり取りす
るための手段として電子メールを用いているのに対し、
特開平５−４８６４７号公報では、電子メール文書の最
適な配送パスを決定するための手段としてデータベース
を用いているという点で、目的と手段(構成）が著しく
相違している。

【０００８】次に、特開平６−１９５２７５号公報で報
告されている従来の分散型メールシステムにおけるメー
ル情報管理装置は、電子メールの送受信を行う際に、既
存のメールシスムムの仕組みを変更することなく、返信
したメールの着信確認、未読、既読確認、送信したメー
ルの削除などの付加機能を実現するものである。これに
ついては、本発明が、データベースで管理される文書を
分散サーバー環境で管理する場合の手段として電子メー
ルを用いているのに対して、特開平６−１９５２７５で
は、電子メールそのものの管理をするための手段とし
て、電子メールそのものに付加情報を付加する装置及び
情報管理装置を用いるという点で、これについても、目
的や手段が著しく相違している。

【０００９】特開平５−１９１４４８号公報で報告され
ている従来のメールの送付先決定方式は、電子メール文
書をサーバー間で分配する際に、いくつかのサーバーを
経由して電子メールを配送するが、その時の最適な分配
経由を、各端末に分散して所有する体制・機能情報によ
り自動的に決定する方法である。この特開平５−１９１
４４８号公報は、前述した特開平５−４８６４７号公報
と同様、電子メール文書の最適な配送パスを決定する方
式について記載されており、本発明とは、目的及び手段
が著しく相違している。

【００１０】また、従来の複数サーバー間連携文書管理
方式では、サーバーに蓄積した文書管理情報に変化があ
った場合のサーバー間で文書管理情報をやりとりするた
めの一般的な方法としては、既存のデータベースの機能
を用いて分散データベースを構築し、各データベースの
内容の同期をとるという方法が知られている。

【００１１】ここで、本発明と従来の複数サーバー間連
携文書管理方式との構成上の相違点について説明する。
本発明では、各サーバー間で文書を管理しているデータ
ベースは直接的な連携はせず、データベースの情報をや
り取りする手段として電子メールを用いているのに対
し、従来の文書管理システムでは、データベースを分散
データベースとして構築する必要がある。

【００１２】ここで、本発明と従来の文書管理システム
との構成上の相違に基づく作用・動作の相違点について
説明する。本発明では、各サーバーで文書を管理してい
るデータベースを独立して管理することができる。これ
に対して、従来の文書管理システムは、分散データベー
スを構築する必要がある。また、データベース上で管理
される文書情報や文書を管理するために必要とする情報
に変化が生じた場合、その変化を電子メールを用いて他
のサーバーのデータベース上で管理される文書管理シス
テムへ反映することができる。

【００１３】

【発明が解決しようとする課題】上記した従来の複数サ
ーバー間連携文書管理方式では、サーバー上で動作する
データベースを分散データベースとして構築するため、
独立して管理することができないうえ、分散データベー
スの構築にコストがかかるという問題があった。また、
サーバーの数が多くなると、分散データベースを構築す
る際に、サーバー間の連携の定義が爆発的に多くなり、
実質的に構築が困難になるという問題があった。

【００１４】そこで、本発明は、複数のサーバー間で連
携して文書管理を行う場合に、各サーバーの情報のやり
取りの手段として電子メールを用いることにより、各サ
ーバーを独立して管理することができ、かつ、分散デー
タベースを構築する必要がないため、コストが安く、か
つ、サーバーの数が多くなっても連携を取ることができ
る文書管理システムを提供することを目的とする。

【００１５】

【課題を解決するための手段】請求項１記載の発明は、
第１の文書データベースと、この第１の文書データベー
スを検索して、第１の文書データベース内で更新されて
いる情報を検索した場合、更新されている情報を第１の
文書データベースから読み出し、電子メール情報に加工
して第２のサーバーへ送信する第１の情報通信手段とを
有する第１のサーバーと、第２の文書データベースと、
第１の情報通信手段から送信された電子メールを受信し
たとき、受信した電子メールの内容に基づいて第２の文
書データベースを更新する第２の情報通信手段とを有す
る第２のサーバーとからなることを特徴とするものであ
る。

【００１６】請求項２記載の発明は、請求項１に記載の
文書管理システムにおいて、第１の文書データベースの
更新は、第１のサーバーに接続されたクライアントから
行われる処理内容に基づいて行うことを特徴とするもの
である。

【００１７】請求項３記載の発明は、請求項１、２の何
れかに記載の文書管理システムにおいて、第１の文書デ
ータベースの更新情報は、文書登録情報、文書改訂登録
情報、文書廃棄登録情報、文書承認情報、文書承認却下
情報、文書発行情報、文書督促情報、文書受領確認情
報、新規作成ユーザ情報、ユーザ削除情報、新規作成部
門情報、部門削除情報、代理承認ユーザ設定情報、文書
代理者承認情報のうち、少なくとも一つであることを特
徴とするものである。

【００１８】

【発明の実施の形態】以下、図面を参照して、本発明の
実施の形態を詳細に説明する。 実施の形態１．本実施の形態では、例えばＩＳＯ（Ｉｎ
ｔｅｒｎａｔｉｏｎａｌ Ｏｒｇａｎｉｚａｔｉｏｎ
ｆｏｒ Ｓｔａｎｄａｒｄｉｚａｔｉｏｎ）９０００品
質システムにおける品質文書の維持・管理において、品
質文書の登録／改訂を行う文書管理システムを例示して
説明する。図１は本発明に係る実施の形態１の文書管理
システムの構成を示すブロック図である。図１におい
て、１は大容量の補助記憶装置としての光磁気ディスク
であり、２は通常の補助記憶装置としての固定ディスク
であり、３は光磁気ディスク１と固定ディスク２が接続
されたＰＣサーバーなどのサーバーであり、４、５はＰ
Ｃクライアントなどのクライアントである。６はサーバ
ー３とクライアント４、５を接続するネットワークであ
り、７はクライアント５に登録されている文書データを
印刷するイメージプリンタであり、８はイメージ形式で
文書データをクライアント５へ入力するためのイメージ
リーダである。

【００１９】なお、本実施の形態の文書管理システム
は、補助記憶装置として光磁気ディスク１と固定ディス
ク２を用いて構成しているが、本発明はこれのみに限定
されるものではなく、必要に応じて光磁気ディスク１及
び固定ディスク２以外の他の補助記憶装置を用いて構成
してもよい。また、本実施の形態の文書管理システム
は、クライアント４、５とサーバー３を分離させて構成
しているが、本発明はこれのみに限定されるのみではな
く、１台のマシンでクライアントとサーバーを兼ねるよ
うに構成してもよい。また、イメージ形式による文書デ
ータの入力は、必要に応じて行えばよく、他の形式で文
書データの入力を行うように構成してもよい。

【００２０】次に、図２は図１に示す文書管理システム
の文書管理体制を示す図である。品質マニュアル、規定
・要領書、手順書、品質記録などの品質文書の管理は、
各権限を有するユーザが行わなければならない。まず、
設計部門の作成・登録者１１は、文書を作成して登録
し、品質管理部門の承認者１２は、登録された文書の登
録の承認を行う。製造管理部門の発行者１３は、承認さ
れた文書の発行を行い、製造部門の利用者１４は、発行
された文書を受け取る。

【００２１】次に、図３は図１に示す文書管理システム
の文書管理フローを示す図である。この図３を用いて各
ユーザ間の文書の流れを説明する。設計部門の作成・登
録者１１は、ワープロ、ＣＡＤ等で作成した文書、図
面、品質記録の登録依頼を行うために、品質管理部門の
承認者１２へ文書を送る。品質管理部門の承認者１２
は、設計部門の作成・登録者１１から送られた文書を却
下する場合、その却下する文書を設計部門の作成・登録
者１１へ返送する。品質管理部門の承認者１２は、設計
部門の作成・登録者１１から送られた文書を承認した場
合、その承認した文書の発行依頼を行うために文書を生
産管理部門の発行者１３へ送る。生産管理部門の発行者
１３は、文書が発行依頼された場合、発行・改定の文書
を製造部門の利用者１４へ送り、文書が廃棄された場
合、製造部門の利用者１４から旧版の文書を回収する。
また、製造部門の利用者１４は、このシステムに対して
文書を検索・閲覧することができる。

【００２２】次に、図４は、図３に示す文書管理フロー
と文書フロー管理手段との関連を示す図である。文書フ
ロー管理手段１５は、作成・登録者１１から承認者１
２、発行者１３、利用者１４までの全てのユーザについ
て、登録、承認、発行、受領の文書フローを管理する機
能を有する。

【００２３】次に、図５は、図４に示す文書フロー管理
手段における文書発行管理テーブルと各処理との対応を
示す図である。文書を関連部門へ送付するためには、文
書別配布リストで文書に対応した配布先部門の対応リス
トを持ち、発行処理と廃棄処理で参照される。発行処理
には、発行通知と受取確認等が挙げられ、廃棄処理に
は、廃棄通知と回収確認等が挙げられる。文書のステー
タス管理情報をリスト形式で持ち、発行処理と廃棄処理
ならびに督促処理で参照される。督促処理には、督促通
知が挙げられる。なお、ここでいう督促通知とは、発行
通知の受取確認を行わないことに対する督促を意味す
る。

【００２４】次に、図６は、図４に示す文書フロー管理
手段におけるクライアントでの文書登録処理フローを示
すフローチャートである。まず、作成・登録者１１が操
作している例えばクライアント５は、作成・登録者１１
から入力される文書登録要求データを受け取った後（ス
テップＳ１）、サーバー３へ登録する文書データファイ
ルを受け取る（ステップＳ２）。

【００２５】クライアント５は、受け取った文書データ
ファイルに付属する管理情報で、かつユーザから設定さ
れる情報として、文書タイトル、キーワード、文書番
号、改訂の副番形式、有効期限、承認者の６つの情報
と、システムで作成する登録日の７つの情報をあわせた
文書属性情報を作成する（ステップＳ３）。その後、ク
ライアント５は、サーバー３で管理するために必要とな
る文書ファイル名（システムが使用しているファイル
名）、ファイルサイズ、ファイル作成日付の文書データ
ファイル管理情報を作成し（ステップＳ４）、作成した
文書属性情報と文書データファイル管理情報をサーバー
３のデータベースへ登録する（ステップＳ５）。

【００２６】なお、本実施の形態の文書管理システム
は、文書属性情報として、文書タイトル、キーワード、
文書番号、改訂の副番形式、有効期限、承認者、登録日
の７つの情報を用いているが、本発明はこれのみに限定
されるものではなく、文書属性情報の種類・数について
は、特に規定しないので、文書属性情報は、必要に応じ
て自由に追加・削除・変更などを行うようにしてもよ
い。文書属性情報には、文書に付随する登録する段階で
判っている情報や、文書の承認、発行などのステップを
経ることによって、ワークフローが流れていく段階で追
加される文書承認者名、文書発行者名などの情報が挙げ
られる。

【００２７】また、本実施の形態の文書管理システム
は、文書データファイル管理情報として、文書ファイル
名、ファイルサイズ、ファイル作成日付の３つの情報を
用いているが、本発明はこれのみではなく、文書データ
ファイル管理情報については、特に規定しないので、文
書データファイル管理情報は、必要に応じて自由に追加
・削除・変更などを行うようにしてもよい。

【００２８】次に、図７は図４に示す文書フロー管理手
段におけるクライアントでの文書承認処理フローを示す
フローチャートである。まず、承認者１２が操作してい
る例えばクライアント５は、承認者１２から入力される
文書承認要求データを受け取った後（ステップＳ１
１）、承認実行／承認却下の何れであるかが判る承認実
行／承認却下判定情報を調べる（ステップＳ１２）。

【００２９】次に、クライアント５は、承認実行／承認
却下判定情報を基に判定した判定結果が「承認却下」で
あれば（ステップＳ１２）、承認却下者、承認却下日付
の承認却下情報を作成する（ステップＳ１３）。その
後、クライアント５は、サーバー３で管理するために必
要となる文書ファイル名、ファイルサイズ、ファイル作
成日付の承認却下の文書データファイル管理情報を作成
し（ステップＳ１４）、作成した承認却下情報と承認却
下の文書データファイル管理情報をサーバー３のデータ
ベースへ登録する（ステップＳ１５）。

【００３０】クライアント５は、承認実行／承認却下判
定情報を基に判定した判定結果が「承認実行」であれば
（ステップＳ１２）、承認実行者、承認実行日付の承認
実行情報を作成する（ステップＳ１６）。なお、サーバ
ー３で管理するために必要となる文書ファイル名、ファ
イルサイズ、ファイル作成日付の承認実行の文書データ
ファイル管理情報は、文書を登録する際に作成される。
その後、クライアント５は、作成した承認実行情報と承
認実行の文書データファイル管理情報をサーバー３のデ
ータベースへ登録する（ステップＳ１７）。

【００３１】なお、本実施の形態の文書管理システム
は、承認実行／却下情報として、承認実行者、承認却下
者、承認実行日付、承認却下日付の４つの情報を用いて
いるが、本発明はこれのみに限定されるものではなく、
承認実行／却下情報の種類・数については、特に規定し
ないので、承認実行／却下情報は、必要に応じて自由に
追加・削除・変更等を行うようにしてもよい。

【００３２】また、本実施の形態の文書管理システム
は、文書データファイル管理情報として、文書ファイル
名、ファイルサイズ、ファイル作成日付の３つの情報を
用いているが、本発明はこれのみに限定されるものでは
なく、文書データファイル管理情報については、特に規
定しないので、文書データファイル管理情報は、必要に
応じて自由に追加・削除・変更を行うようにしてもよ
い。

【００３３】次に、図８は文書フロー管理手段における
クライアントでの文書発行処理フローを示すフローチャ
ートである。まず、発行者１３が操作している例えばク
ライアント５は、発行者１３から入力される文書発行要
求データを受け取った後（ステップＳ２１）、発行／廃
棄／督促の何れかであるかが判る処理区分情報を受け取
る（ステップＳ２２）。

【００３４】次に、クライアント５は、発行者、発行日
付、配布先の発行情報を作成した後（ステップＳ２
３），サーバー３で管理するために必要となる文書ファ
イル名、ファイルサイズ、ファイル作成日付の文書デー
タファイル管理情報を作成する（ステップＳ２４）。ク
ライアント５は、作成した発行情報と文書データファイ
ル管理情報をサーバー３のデータベースへ登録する（ス
テップＳ２５）。

【００３５】なお、本実施の形態の文書管理システム
は、発行情報として、発行者、発行日付、配布先の３つ
の情報を用いているが、本発明はこれのみに限定される
ものではなく、発行情報の種類・数については、特に規
定しないので、発行情報は、必要に応じて自由に追加・
削除・変更等を行うようにしても良い。

【００３６】また、本実施の形態の文書管理システム
は、文書データファイル管理情報として、文書ファイル
名、ファイルサイズ、ファイル作成日付の３つの情報を
用いているが、本発明はこれのみに限定されるものでは
なく、文書データファイル管理情報については、特に規
定しないので、文書データファイル管理情報は、必要に
応じて自由に追加・削除・変更等を行うようにしても良
い。

【００３７】更に、本実施の形態の文書管理システム
は、処理区分情報として、発行／廃棄／督促の３つの情
報を用いているが、本発明はこれのみに限定されるもの
ではなく、処理区分情報については、特に規定しないの
で、処理区分情報は、必要に応じて自由に追加・削除・
変更等を行うようにしても良い。

【００３８】このように、本実施の形態では、文書の登
録・承認・発行・受領処理を行う際に、クライアント５
から行った処理の文書フロー管理の履歴をサーバー３の
データベースで管理するように構成したため、全ての文
書データファイルに対して登録・承認・発行・受領の履
歴管理を行うことができる。また、文書の登録・承認・
発行・受領の処理状態を知ることができるように、かつ
文書の登録・承認・発行・受領を行うことができるよう
に、マスター文書をサーバー３上で一元管理するように
構成したため、文書が登録・承認・発行・受領の途中で
も、常にマスター文書を参照することができ、処理中の
文書が消失することがないようにできる。また、マスタ
ー文書を各クライアント４、５へ移動させないように構
成したため、処理途中の文書をコピーする手間を省くこ
とができるとともに、余分なディスクスペースを削減す
ることができる。

【００３９】実施の形態２．本実施の形態では、文書デ
ータファイルの管理において、独立したサーバー間で連
携して文書を管理する文書管理システムについて説明す
る。個々のサーバーで管理される文書データファイルに
ついては、実施の形態１で説明した図１〜図５の文書管
理システムと同様であるので、ここでは、後述するよう
に、サーバー間で連携して文書管理を行う形態について
のみ説明する。

【００４０】図９は本発明に係る実施の形態２の文書管
理システムの構成を示すブロック図である。図９におい
て、図１と同一符号は同一または相当部分を示し、２１
は大容量の補助記憶装置としての光磁気ディスクであ
り、２２は通常の補助記憶装置としての固定ディスクで
あり、２３は光磁気ディスク２１と固定ディスク２２が
接続されたＰＣサーバーなどのサーバーであり、２４及
び２５はＰＣクライアントなどのクライアントである。
２６はサーバー２３とクライアント２４、２５を接続す
るネットワークであり、２７はクライアント２５に登録
されている文書データを印刷するイメージプリンタであ
り、２８はイメージ形式で文書データをクライアント２
５へ入力するためのイメージリーダである。２９はネッ
トワーク６とネットワーク２６を繋ぐネットワークであ
る。

【００４１】なお、本実施の形態の文書管理システム
は、補助記憶装置として光磁気ディスク１、２１と固定
ディスク２、２２を用いて構成しているが、本発明はこ
れのみに限定されるものではなく、必要に応じて光磁気
ディスク１、２１及び固定ディスク２、２２以外の他の
補助記憶装置を用いて構成してもよい。また、本実施の
形態の文書管理システムは、クライアント４、５、２
４、２５とサーバー３、２３を分離させて構成している
が、本発明はこれのみに限定されるのみではなく、１台
のマシンでクライアントとサーバーを兼ねるように構成
してもよい。また、イメージ形式による文書データの入
力は、必要に応じて行えばよく、イメージ形式以外の他
の形式で文書データの入力を行うように構成してもよ
い。

【００４２】次に、図１０は図９に示す文書管理システ
ムにおけるサーバー間の連携手段を示す図である。サー
バＡに接続しているクライアント３１、３２から文書の
登録、承認／承認却下、発行または受領といった処理が
行われると、それに対応してサーバーＡで管理される文
書データベース３３に文書の登録、承認／承認却下、発
行または受領といった情報が追加または変更される。ま
た、サーバＢに接続しているクライアント４１、４２か
ら文書の登録、承認／承認却下、発行または受領といっ
た処理が行われると、それに対応してサーバーＢで管理
される文書データベース４３に文書の登録、承認／承認
却下、発行または受領といった情報が追加または変更さ
れる。これについての詳細な説明については、実施の形
態１で説明したものと同様であるので、省略する。

【００４３】サーバーＡにおけるＤＢ情報通信プログラ
ム３４は、一定時間毎にサーバーＡのデータベース３３
を検索しにいき、文書の登録、承認／承認却下、発行ま
たは受領といった情報がデータベース３３内で追加また
は変更されているかどうかの情報をデータベース３３か
ら採取する。ここで、文書の登録、承認／承認却下、発
行または受領といった情報がサーバーＡのデータベース
３３内で追加または変更されていた場合、サーバーＡの
ＤＢ情報通信プログラム３１は、データベース３３内で
追加または変更のあった文書の登録、承認／承認却下、
発行または受領に係る情報をデータベース３３から読み
出し、このデータベース３２から読み出した追加または
変更された情報をサーバーＢに対して電子メールで送信
する。

【００４４】サーバーＢのＤＢ情報通信プログラム４４
は、サーバーＡから送信されてきた電子メールを受信す
ると、その電子メールの内容によりサーバーＢのデータ
ベース４３を更新する。サーバーＢに接続するクライア
ント４１、４２側では、このようにサーバーＢのデータ
ベース４３に対して、文書の登録、承認／承認却下、発
行または受領といった情報が追加または変更されると、
その追加または変更された情報を基に承認／承認却下、
発行または受領といった処理を行う。

【００４５】また、サーバＢのＤＢ情報通信プログラム
４４は、一定時間毎にサーバーＢのデータベース４３を
検索しにいき、文書の登録、承認／承認却下、発行また
は受領といった情報がデータベース４３内で追加または
変更されているかどうかの情報をデータベース４３から
採取する。ここで、文書の登録、承認／承認却下、発行
または受領といった情報がサーバーＢのデータベース４
３内で追加または変更されていた場合、サーバーＢのＤ
Ｂ情報通信プログラム４４は、追加または変更のあった
文書の登録、承認／承認却下、発行または受領に係る情
報をデータベース４３から読み出し、このデータベース
４３から読み出した追加または変更された情報をサーバ
ーＡに対して電子メールで送信する。サーバーＡのＤＢ
情報通信プログラム３４は、サーバＢから送信されてき
た電子メールを受信すると、その電子メールの内容によ
りサーバーＡのデータベース３３を更新する。

【００４６】図１１は図１０に示すサーバー間の連携手
段における発行という部分についての文書発行処理フロ
ーを示すフローチャートである。まず、実施の形態１の
図８で説明した発行処理がサーバーＡにて行われると、
サーバーＡのＤＢ情報通信プログラム３４は、その文書
が発行されたという発行情報をデータベース３３から検
索する(ステップＳ３１）。

【００４７】サーバーＡのＤＢ情報通信プログラム３４
は、検索結果として文書が発行されたという発行情報が
データベース３３から検索された場合(ステップＳ３
２）、どの文書を、どの部門へ、いつ、誰が発行したか
といった発行情報を電子メールの情報として加工して作
成し(ステップＳ３３）、別のサーバーＢへその作成し
た発行情報の電子メールを送信する(ステップＳ３４)。
サーバーＢのＤＢ情報通信プログラム４４は、サーバー
Ａから送られてきた電子メールを受信すると(ステップ
Ｓ３５）、その電子メールの内容を解析し(ステップＳ
３６）、どの文書をどの部門へ、いつ、誰が発行したか
といった発行情報を抽出する。

【００４８】サーバーＢのＤＢ情報通信プログラム４４
は、受信した電子メールから抽出した発行情報を基にサ
ーバーＢのデータベース４３に対して追加、変更して更
新を行う(ステップＳ３７）。サーバーＡのＤＢ情報通
信プログラム３４は、検索結果として文書が発行された
という発行情報がデータベース３３から検索されなかっ
た場合(ステップＳ３２）、ステップ３３からステップ
３７までの発行処理を行わずに処理を終了する。

【００４９】図１２は図１０に示すサーバー間の連携手
段における受領という部分についての文書受領処理フロ
ーを示すフローチャートである。まず、サーバーＢにて
受領処理が行われると、サーバーＢのＤＢ情報通信プロ
グラム４４は、その文書が受領されたという受領情報を
データベース４３から検索する(ステップＳ４１)。サー
バーＢのＤＢ情報通信プログラム４４は、検索結果とし
て文書が受領されたという受領情報が検索された場合
(ステップＳ４２)、どの文書を、いつ、誰が受領したと
いった受領情報を電子メールの情報として加工して作成
し(ステップＳ４３）、別のサーバーＡへその受領情報
の電子メールを送信する(ステップＳ４４)。

【００５０】サーバーＡのＤＢ情報通信プログラム４４
は、サーバーＢから送られてきた受領情報の電子メール
を受信すると(ステップＳ４５)、その受信した受領情報
の電子メールの内容を解析し(ステップＳ４６)、どの文
書を、いつ、誰が受領したといった受領情報を抽出す
る。サーバーＡのＤＢ情報通信プログラム４４は、抽出
した受領情報を基にサーバーＡのデータベース３３に対
して追加、変更して更新を行う(ステップＳ４７)。サー
バーＢのＤＢ情報通信プログラム４４は、検索結果とし
て文書が受領されたという受領情報が検索されなかった
場合(ステップＳ４２)、ステップＳ４３からステップＳ
４７までの受領処理を行わずに処理を終了する。

【００５１】このように、本実施の形態では、複数のサ
ーバーＡ、Ｂにおいて連携して文書管理を行う際に、サ
ーバーＡの文書データベース３３とサーバーＢの文書デ
ータベース４３で独自に管理されている情報を分散デー
タベースを構築することなく、電子メールを媒体として
連携させるように構成したため、サーバーＡのデータベ
ース３３とサーバーＢのデータベース４３を独自に管理
して、管理を容易にすることができ、しかも分散データ
ベースを構築する必要がないため、コストを削減するこ
とができる。なお、ここでは、サーバーの数を２つにし
て構成した場合を例示したが、さらにサーバーの数を多
くして構成しても連携することができる。

【００５２】また、特にサーバーの数を多くして分散デ
ータベースを構築すると、各データベースの同期を取る
ためのトランザクションの量と数が非常に多くなり、ネ
ットワークへの負荷が爆発的に増大するという恐れがあ
るが、本実施の形態では、複数のサーバーにおいて連携
して文書管理を行う際に、各サーバーの文書データベー
スで独自に管理されている情報を分散データベースを構
築することなく、電子メールを媒体として連携させるよ
うに構成したため、ネットワークへの負荷が増大すると
いう悪影響を少なくて済ませることができる。

【００５３】

【発明の効果】請求項１記載の発明は、第１の文書デー
タベースと、この第１の文書データベースを検索して、
第１の文書データベース内で更新されている情報を検索
した場合、更新されている情報を第１の文書データベー
スから読み出し、電子メール情報に加工して第２のサー
バーへ送信する第１の情報通信手段とを有する第１のサ
ーバーと、第２の文書データベースと、第１の情報通信
手段から送信された電子メールを受信したとき、受信し
た電子メールの内容に基づいて第２の文書データベース
を更新する第２の情報通信手段とを有する第２のサーバ
ーとからなるように構成することにより、複数のサーバ
ー間で連携して文書管理を行う場合に、各サーバーの情
報のやり取りの手段として電子メールを用いているた
め、各サーバーを独立して管理することができ、かつ、
分散データベースを構築する必要がないため、コストが
安く、かつ、サーバーの数が多くなっても連携を取るこ
とができるという効果がある。

【００５４】請求項２記載の発明は、請求項１に記載の
文書管理システムにおいて、第１の文書データベースの
更新を、第１のサーバーに接続されたクライアントから
行われる処理内容に基づいて行うように構成することに
より、第１の文書データベースの更新を効率良く行うこ
とができるという効果がある。

【００５５】請求項３記載の発明は、請求項１、２の何
れかに記載の文書管理システムにおいて、第１の文書デ
ータベースの更新情報が、文書登録情報、文書改訂登録
情報、文書廃棄登録情報、文書承認情報、文書承認却下
情報、文書発行情報、文書督促情報、文書受領確認情
報、新規作成ユーザ情報、ユーザ削除情報、新規作成部
門情報、部門削除情報、代理承認ユーザ設定情報、文書
代理者承認情報のうち、少なくとも一つであるように構
成することにより、複数のサーバー間で上記更新情報に
て連携して文書管理を行うことができるという効果があ
る。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明に係る実施の形態１の文書管理システ
ムの構成を示すブロック図である。

【図２】 図１に示す文書管理システムの文書管理体制
を示す図である。

【図３】 図１に示す文書管理システムの文書管理フロ
ーを示す図である。

【図４】 図３に示す文書管理フローと文書フロー管理
手段との関連を示す図である。

【図５】 図４に示す文書フロー管理手段における文書
発行管理テーブルと各処理との対応を示す図である。

【図６】 図４に示す文書フロー管理手段におけるクラ
イアントでの文書登録処理フローを示すフローチャート
である。

【図７】 図４に示す文書フロー管理手段におけるクラ
イアントでの文書承認処理フローを示すフローチャート
である。

【図８】 図４に示す文書フロー管理手段におけるクラ
イアントでの文書発行処理フローを示すフローチャート
である。

【図９】 本発明に係る実施の形態２の文書管理システ
ムの構成を示すブロック図である。

【図１０】 図９に示す文書管理システムにおけるサー
バー間の連携手段を示す図である。

【図１１】 図１０に示すサーバー間の連携手段におけ
る発行という部分についての文書発行処理フローを示す
フローチャートである。

【図１２】 図１０に示すサーバー間の連携手段におけ
る受領という部分についての文書受領処理フローを示す
フローチャートである。

【符号の説明】

３，２３ サーバー、４，５，２４，２５，３１，３
２，４１，４２ クライアント、６，２６，２９ ネッ
トワーク、３３，４３ データベース、３４，４４ Ｄ
Ｂ情報通信プログラム。

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 第１の文書データベースと、この第１の
   文書データベースを検索して、第１の文書データベース
   内で更新されている情報を検索した場合、更新されてい
   る情報を第１の文書データベースから読み出し、電子メ
   ール情報に加工して第２のサーバーへ送信する第１の情
   報通信手段とを有する第１のサーバーと、第２の文書デ
   ータベースと、第１の情報通信手段から送信された電子
   メールを受信したとき、受信した電子メールの内容に基
   づいて第２の文書データベースを更新する第２の情報通
   信手段とを有する第２のサーバーとからなることを特徴
   とする文書管理システム。
2. 【請求項２】 請求項１に記載の文書管理システムにお
   いて、第１の文書データベースの更新は、第１のサーバ
   ーに接続されたクライアントから行われる処理内容に基
   づいて行うことを特徴とする文書管理システム。
3. 【請求項３】 請求項１、２の何れかに記載の文書管理
   システムにおいて、第１の文書データベースの更新情報
   は、文書登録情報、文書改訂登録情報、文書廃棄登録情
   報、文書承認情報、文書承認却下情報、文書発行情報、
   文書督促情報、文書受領確認情報、新規作成ユーザ情
   報、ユーザ削除情報、新規作成部門情報、部門削除情
   報、代理承認ユーザ設定情報、文書代理者承認情報のう
   ち、少なくとも一つであることを特徴とする文書管理シ
   ステム。