KR19990078054A

KR19990078054A - 문서관리시스템

Info

Publication number: KR19990078054A
Application number: KR1019990009323A
Authority: KR
Inventors: 고바야시요시토; 사쿠라이히로시
Original assignee: 다니구찌 이찌로오, 기타오카 다카시; 미쓰비시덴키 가부시키가이샤
Priority date: 1998-03-26
Filing date: 1999-03-19
Publication date: 1999-10-25
Also published as: GB2339039B; JPH11272538A; GB2339039A; GB9906853D0

Abstract

문서 관리 시스템에 관한 것으로써, 여러개의 서버간에서 연휴하여 문서 관리를 실행하는 경우에 각 서버의 정보 교환의 수단으로서 전자메일을 사용하는 것에 의해 각 서버를 독립적으로 관리할 수 있고 또한 분산 데이타 베이스를 구축할 필요가 없기 때문에 비용이 저렴하며 또한 서버의 수가 많아져도 연휴를 취할 수 있는 문서 관리 시스템을 제공하기 위해, 제1 문서 데이타 베이스와 이 제1 문서 데이타 베이스를 검색하고 제1 문서 데이타 베이스 내에서 갱신되어 있는 정보를 검색한 경우 갱신되어 있는 정보를 제1 문서 데이타 베이스에서 리드하고 전자메일 정보로 가공하여 제2 서버로 송신하는 제1 정보 통신수단을 갖는 제1 서버 및 제2 문서 데이타 베이스와 제1 정보통신 수단에서 송신된 전자메일을 수신했을 때 수신한 전자메일의 내용에 따라 제2 문서 데이타 베이스를 갱신하는 제2 정보통신 수단을 갖는 제2 서버로 이루어지는 구성으로 하였다.

이와 같이 구성하는 것에 의해, 각 서버를 독립적으로 관리할 수 있고 비용이 저렴하고 또한 서버의 수가 많아져도 연휴를 취할 수 있다는 효과가 있다.

Description

문서 관리 시스템{DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM}

본 발명은 문서 관리 시스템에 관한 것으로써, 더욱 상세하게는 서버/클라이언트 형식으로 서버상에서 문서 데이타 파일을 관리하는 문서 관리 시스템에 있어서, 데이타 베이스를 이용하여 문서의 등록, 승인, 발행, 수령의 문서 관리 흐름을 취급하고 또한 여러개의 서버로 독자적으로 관리되는 문서 정보 및 문서를 관리하는 데 있어서 필요로 되는 정보를 연휴(連携)시키는 것이 가능한 문서 관리 시스템에 관한 것이다.

종래, 작업흐름에서 취급하는 데이타 파일의 등록, 승인, 발행, 수령에 대해서는 주로 전자메일을 이용해서 각 담당자(사용자)에게 보내어져 처리되고 있었다. 그 때문에, 마스터의 문서 데이타 파일이 네트워크상을 이동하여 서버상에서 마스터의 문서 데이타 파일의 일원 관리를 실행할 수 없었다. 본 발명의 기술 착상과 유사한 선행기술로서는 예를 들면 일본국 특허공개공보 평성4-357558호에서 보고되어 있는 문서 작성 관리 시스템을 들 수 있다.

이 일본국 특허공개공보 평성4-357558호에서 보고되어 있는 종래의 문서 작성 관리 시스템은 형식(form)의 소정 개소에 리드권을 갖고 있는 자만이 데이타의 리드를 실행할 수 있는 제1 영역과 라이트권을 갖고 있는 자만이 데이타의 라이트를 실행 할 수 있는 제2 영역을 각각 1개 또는 여러개 설정하고, 예를 들면 1개의 전표라도 그 특정 영역에 대해 데이타의 리드나 라이트를 제한할 수 있도록 한 것이다.

여기서, 본 발명과 종래의 문서 작성 관리 시스템의 구성상의 상이점에 대해 설명한다. 본 발명에서는 모든 문서 데이타 파일에 대해 등록, 승인, 발행, 수령의 이력을 데이타 베이스에서 관리하고 있는 데 비해, 종래의 문서 작성 관리 시스템에서는 이력 그 자체를 관리하고 있지 않아 문서 데이타 파일에 대해 등록, 승인, 발행, 수령의 이력을 관리하고 있지 않다.

다음에, 본 발명과 종래의 문서 작성 관리 시스템의 구성상의 상이에 따른 작용, 동작의 상이점에 대해 설명한다. 본 발명에서는 모든 포맷의 문서 데이타 파일에 대해 등록, 승인, 발행, 수령의 이력을 유지할 수 있는 데 비해, 종래의 문서 작성 관리 시스템에서는 임의의 결정된 포맷의 문서 데이타 파일만의 이력 밖에 유지할 수 없다.

또, 종래의 여러개의 서버간에서 전자메일과 데이타 베이스를 사용한 분산서버 환경에서의 연휴 시스템이라는 점에서, 본 발명의 기술 착상과 유사한 선행기술로서는 예를 들면 일본국 특허공개공보 평성5-48647호에 보고되어 있는 전자메일 문서 분배 방법 및 장치, 일본국 특허공개공보 평성6-195275호에 보고되어 있는 분산형 메일 시스템에 있어서의 메일 정보 관리 장치 및 일본국 특허공개공보 평성5-191448호에 보고되어 있는 메일의 송부처 결정 방식을 들 수 있다.

우선, 일본국 특허공개공보 평성5-48647호에 보고되어 있는 종래의 전자 메일 문서 분배 방법 및 장치는 전자메일 문서를 서버간에서 분배할 때, 몇개의 서버를 경유하여 전자메일을 배송하지만, 그 때의 최적의 분배 경유를 각 서버에 둔 배송처 데이타 베이스를 검색하는 것에 의해 얻는다는 방법 및 장치이다. 이에 대해서는 본 발명이 문서를 데이타 베이스로 관리하고, 서버간에서 그 문서의 정보를 수수위한 수단으로서 전자메일을 사용하고 있는 데 비해, 일본국 특허공개공보 평성5-48647호에는 전자메일 문서의 최적의 배송 경로를 결정하기 위한 수단으로서 데이타 베이스를 사용하고 있다는 점에서 목적과 수단(구성)이 현저하게 상이하다.

다음에, 일본국 특허공개공보 평성6-195275호에 보고되어 있는 종래의 분산형 메일 시스템에 있어서의 메일 정보 관리 장치는 전자메일의 송수신을 실행할 때, 기존의 메일 시스템의 기구를 변경하지 않고 회신한 메일의 착신 확인, 리드하지 않았는지 또는 이미 리드했는지의 확인, 송신한 메일의 삭제 등의 부가기능을 실현하는 것이다. 이에 대해서는 본 발명이 데이타 베이스로 관리되는 문서를 분산 서버 환경에서 관리하는 경우의 수단으로서 전자메일을 사용하고 있는 데 비해, 일본국 특허공개공보 평성6-195275에는 전자메일 그 자체의 관리를 하기 위한 수단으로서 전자메일 그 자체에 부가정보를 부가하는 장치 및 정보관리 장치를 사용한다는 점에 있어서 이에 대해서도 목적이나 수단이 현저하게 상이하다.

일본국 특허공개공보 평성5-191448호에 보고되어 있는 종래의 메일의 송부처 결정방식은 전자메일 문서를 서버간에서 분배할 때, 몇개의 서버를 경유하여 전자메일을 배송하지만 그 때의 최적의 분배 경유를 각 단말에 분산하여 소유하는 체제, 기능 정보에 의해 자동적으로 결정하는 방법이다. 이 일본국 특허공개공보 평성5-191448호는 상술한 일본국 특허공개공보 평성5-48647호와 마찬가지로 전자메일 문서의 최적의 배송 경로를 결정하는 방식에 대해서 기재되어 있어 본 발명과는 목적 및 수단이 현저하게 상이하다.

또, 종래의 여러개의 서버간 연휴 문서 관리 방식에 있어서 서버에 축적한 문서 관리 정보에 변화가 있던 경우의 서버간에서 문서 관리 정보를 수수하기 위한 일반적인 방법은 기존의 데이타 베이스의 기능을 사용해서 분산 데이타 베이스를 구축하여 각 데이타 베이스의 내용의 동기를 취하는 방법으로서 알려져 있다.

여기서, 본 발명과 종래의 여러개의 서버간 연휴 문서 관리 방식의 구성상의 상이점에 대해 설명한다. 본 발명에서는 각 서버간에서 문서를 관리하고 있는 데이타 베이스는 직접적인 연휴는 하지 않고, 데이타 베이스의 정보를 수수하는 수단으로서 전자메일을 사용하고 있는 데 비해, 종래의 문서 관리 시스템에서는 데이타 베이스를 분산 데이타 베이스로서 구축할 필요가 있다.

여기서, 본 발명과 종래의 문서 관리 시스템의 구성상의 상이에 따른 작용, 동작의 상이점에 대해 설명한다. 본 발명에서는 각 서버에서 문서를 관리하고 있는 데이타 베이스를 독립적으로 관리할 수 있다. 이것에 대해, 종래의 문서 관리 시스템은 분산데이타 베이스를 구축할 필요가 있다. 또, 데이타 베이스상에서 관리되는 문서 정보나 문서를 관리하기 위해 필요로 하는 정보에 변화가 발생한 경우, 그 변화를 전자메일을 사용해서 다른 서버의 데이타 베이스상에서 관리되는 문서 관리 시스템으로 반영할 수 있다.

상기한 종래의 여러개의 서버간 연휴 문서 관리 방식에서는 서버상에서 동작하는 데이타 베이스를 분산 데이타 베이스로서 구축하므로 독립적으로 관리할 수 없고, 분산 데이타 베이스의 구축에 비용이 든다는 문제가 있었다. 또, 서버의 수가 많아지면 분산 데이타 베이스를 구축할 때 서버간 연휴의 정의가 폭발적으로 많아지고, 실질적으로 구축이 곤란하게 된다는 문제가 있었다.

본 발명의 목적은 여러개의 서버간에서 연휴하여 문서 관리를 실행하는 경우에 각 서버의 정보 교환의 수단으로서 전자메일을 사용하는 것에 의해, 각 서버를 독립적으로 관리할 수 있고 또한 분산 데이타 베이스를 구축할 필요가 없기 때문에 비용이 저렴하며 또한 서버의 수가 많아져도 연휴를 취할 수 있는 문서 관리 시스템을 제공하는 것이다.

도 1은 본 발명에 관한 실시예 1의 문서 관리 시스템의 구성을 도시한 블럭도,

도 2는 도 1에 도시한 문서 관리 시스템의 문서 관리 체제를 도시한 도면,

도 3은 도 1에 도시한 문서 관리 시스템의 문서 관리 흐름을 도시한 도면,

도 4는 도 3에 도시한 문서 관리 흐름과 문서 흐름 관리 수단의 관련을 도시한 도면,

도 5는 도 4에 도시한 문서 흐름 관리 수단에 있어서의 문서 발행 관리 테이블과 각 처리의 대응을 도시한 도면,

도 6은 도 4에 도시한 문서 흐름 관리 수단에 있어서의 클라이언트에서의 문서 등록 처리 흐름을 도시한 흐름도,

도 7은 도 4에 도시한 문서 흐름 관리 수단에 있어서의 클라이언트에서의 문서 승인 처리 흐름을 도시한 흐름도,

도 8은 도 4에 도시한 문서 흐름 관리 수단에 있어서의 클라이언트에서의 문서 발행 처리 흐름을 도시한 흐름도,

도 9는 본 발명에 관한 실시예 2의 문서 관리 시스템의 구성을 도시한 블럭도,

도 10은 도 9에 도시한 문서 관리 시스템에 있어서의 서버간의 연휴수단을 도시한 도면,

도 11은 도 10에 도시한 서버간의 연휴수단에 있어서의 발행이라는 부분에 대한 문서 발행 처리 흐름을 도시한 흐름도,

도 12는 도 10에 도시한 서버간의 연휴수단에 있어서의 수령이라는 부분에 대한 문서 수령 처리 흐름을 도시한 흐름도.

[부호의 설명]

3, 23…서버, 4, 5, 24, 25, 31, 32, 41, 42…클라이언트, 6, 26, 29…네트워크, 33, 43…데이타 베이스, 34, 44…DB 정보 통신 프로그램.

이하, 본 발명에 있어서 개시되는 발명 중, 대표적인 구성의 개요에 대해 간단히 설명하면 다음과 같다.

[1] 본 발명에 관한 문서 관리 시스템은 제1 문서 데이타 베이스와 이 제1 문서 데이타 베이스를 검색하고 제1 문서 데이타 베이스 내에서 갱신되어 있는 정보를 검색한 경우 갱신되어 있는 정보를 제1 문서 데이타 베이스에서 리드하고 전자메일 정보로 가공하여 제2 서버로 송신하는 제1 정보통신 수단을 갖는 제1 서버 및 제2 문서 데이타 베이스와 제1 정보통신수단에서 송신된 전자메일을 수신하였을 때 수신한 전자메일의 내용에 따라 제2 문서 데이타 베이스를 갱신하는 제2 정보통신 수단을 갖는 제2 서버로 이루어지는 것을 특징으로 하는 것이다.

[2] 본 발명에 관한 문서 관리 시스템은 상기 [1]에 기재된 문서 관리 시스템에 있어서, 제1 문서 데이타 베이스의 갱신은 제1 서버에 접속된 클라이언트로부터 실행되는 처리 내용에 따라 실행하는 것을 특징으로 하는 것이다.

[3] 본 발명에 관한 문서 관리 시스템은 상기 [1] 또는 [2]에 기재된 문서 관리 시스템에 있어서, 제1 문서 데이타 베이스의 갱신 정보는 문서 등록 정보, 문서 개정 등록 정보, 문서 폐기 등록 정보, 문서 승인 정보, 문서 승인 각하 정보, 문서 발행 정보, 문서 독촉 정보, 문서 수령 확인 정보, 신규 작성 사용자 정보, 사용자 삭제 정보, 신규 작성 부문 정보, 부문 삭제 정보, 대리 승인 사용자 설정 정보, 문서 대리자 승인 정보 중 적어도 하나인 것을 특징으로 하는 것이다.

[실시예]

이하, 도면을 참조하여 본 발명의 실시예를 상세하게 설명한다.

[실시예 1]

본 실시예에서는 예를 들면 ISO(International Organization for Standardization) 9000 품질 시스템에 있어서의 품질문서의 유지 및 관리에 있어서, 품질문서의 등록/개정을 실행하는 문서 관리 시스템을 예시하여 설명한다.

도 1은 본 발명에 관한 실시예 1의 문서 관리 시스템의 구성을 도시한 블럭도이다. 도 1에 있어서, (1)은 대용량의 보조 기억 장치로서의 광자기 디스크이고, (2)는 통상의 보조 기억 장치로서의 고정 디스크이고, (3)은 광자기 디스크(1)과 고정 디스크(2)가 접속된 PC 서버 등의 서버이고, (4), (5)는 PC 클라이언트 등의 클라이언트이다. (6)은 서버(3)과 클라이언트(4), (5)를 접속하는 네트워크이고, (7)은 클라이언트(5)에 등록되어 있는 문서 데이타를 인쇄하는 이미지 프린터이고, (8)은 이미지 형식으로 문서 데이타를 클라이언트(5)에 입력하기 위한 이미지 리더이다.

또, 본 실시예의 문서 관리 시스템은 보조기억장치로서 광자기 디스크(1)과 고정 디스크(2)를 사용해서 구성하고 있지만, 본 발명은 이것에 한정되는 것은 아니고, 필요에 따라 광자기 디스크(1) 및 고정 디스크(2) 이외의 다른 보조 기억장치를 사용해서 구성하여도 좋다. 또, 본 실시예의 문서 관리 시스템은 클라이언트(4), (5)와 서버(3)을 분리시켜 구성하고 있지만, 본 발명은 이것에 한정되는 것은 아니고, 1대의 기계로 클라이언트와 서버를 겸하도록 구성해도 좋다. 또, 이미지 형식에 의한 문서 데이타의 입력은 필요에 따라 실행하면 좋고, 다른 형식으로 문서 데이타의 입력을 실행하도록 구성하여도 좋다.

다음에, 도 2는 도 1에 도시한 문서 관리 시스템의 문서 관리 체제를 도시한 도면이다. 품질 매뉴얼, 규정/요령서, 순서서, 품질 기록 등의 품질문서의 관리는 각 권한을 갖는 사용자가 실행하지 않으면 안된다. 우선, 설계부문의 작성/등록자(11)은 문서를 작성해서 등록하고, 품질관리부문의 승인자(12)는 등록된 문서의 등록의 승인을 실행한다. 제조관리 부문의 발행자(13)은 승인된 문서의 발행을 실행하고 제조부문의 이용자(14)는 발행된 문서를 수취한다.

다음에, 도 3은 도 1에 도시한 문서 관리 시스템의 문서 관리 흐름을 도시한 도면이다. 이 도 3을 사용해서 각 사용자간의 문서의 흐름을 설명한다. 설계부문의 작성/등록자(11)은 워드 프로세서, CAD 등으로 작성한 문서, 도면, 품질 기록의 등록의뢰를 실행하기 위해 품질관리 부문의 승인자(12)로 문서를 송신한다. 품질관리 부문의 승인자(12)는 설계부문의 작성/등록자(11)에서 송신된 문서를 각하하는 경우, 그 각하하는 문서를 설계부문의 작성/등록자(11)로 반송한다. 품질관리 부문의 승인자(12)는 설계부문의 작성/등록자(11)에서 송신된 문서를 승인한 경우, 그 승인한 문서의 발행의뢰를 실행하기 위해 문서를 생산관리 부문의 발행자(13)으로 보낸다. 생산관리 부문의 발행자(13)은 문서가 발행의뢰된 경우 발행/개정의 문서를 제조부문의 이용자(14)로 송신하고, 문서가 폐기된 경우 제조부문의 이용자(14)에서 구판의 문서를 회수한다. 또, 제조부문의 이용자(14)는 이 시스템에 대해 문서를 검색/열람할 수 있다.

다음에, 도 4는 도 3에 도시한 문서 관리 흐름과 문서 흐름 관리수단의 관련을 도시한 도면이다. 문서 흐름 관리 수단(15)는 작성/등록자(11)에서 승인자(12), 발행자(13), 이용자(14)까지의 모든 사용자에 대해, 등록, 승인, 발행, 수령의 문서 흐름을 관리하는 기능을 갖는다.

다음에, 도 5는 도 4에 도시한 문서 흐름 관리 수단에 있어서의 문서 발행 관리 테이블과 각 처리의 대응을 도시한 도면이다. 문서를 관련부문으로 송부하기 위해서는 문서별 배포 리스트로 문서에 대응한 배포처 부문의 대응 리스트를 갖고, 발행처리와 폐기처리로 참조된다. 발행처리로는 발행통지와 수신 확인 등을 들 수 있고, 폐기처리로는 폐기통지와 회수확인 등을 들 수 있다. 문서의 상태 관리 정보를 리스트 형식으로 갖고, 발행처리와 폐기처리 및 독촉처리로 참조된다. 독촉처리에는 독촉통지를 들 수 있다. 또, 여기서 말하는 독촉통지란 발행통지의 수취확인을 실행하지 않은 것에 대한 독촉을 의미한다.

다음에, 도 6은 도 4에 도시한 문서 흐름 관리 수단에 있어서의 클라이언트에서의 문서 등록 처리 흐름을 도시한 흐름도이다. 우선, 작성/등록자(11)이 조작하고 있는, 예를 들면 클라이언트(5)는 작성/등록자(11)에서 입력되는 문서 등록 요구 데이타를 수취한 후(스텝 S1), 서버(3)에 등록하는 문서 데이타 파일을 수취한다(스텝 S2).

클라이언트(5)는 수취한 문서 데이타 파일에 부속되는 관리정보이고 또한 사용자로부터 설정되는 정보로서, 문서 타이틀, 키워드, 문서 번호, 개정의 부번형식(subnumber format), 유효기한, 승인자의 6개의 정보와 시스템에서 작성하는 등록일의 7개의 정보를 합친 문서 속성 정보를 작성한다(스텝 S3). 그 후, 클라이언트(5)는 서버(3)에서 관리하기 위해 필요로 되는 문서 파일명(시스템이 사용하고 있는 파일명), 파일 사이즈, 파일 작성 일자의 문서 데이타 파일 관리 정보를 작성하고(스텝 S4), 작성한 문서 속성 정보와 문서 데이타 파일 관리 정보를 서버(3)의 데이타 베이스에 등록한다(스텝 S5).

또, 본 실시예의 문서 관리 시스템은 문서 속성 정보로서, 문서 타이틀, 키워드, 문서 번호, 개정의 부번형식, 유효기한, 승인자, 등록일의 7개의 정보를 사용하고 있지만, 본 발명은 이것에 한정되는 것은 아니고, 문서 속성 정보의 종류, 수에 대해서는 특히 규정하지 않으므로 문서 속성정보는 필요에 따라 자유롭게 추가, 삭제, 변경 등을 실행하도록 하여도 좋다. 문서 속성 정보에는 문서에 부수되는 등록할 단계에서 알고 있는 정보나 문서의 승인, 발행 등의 스텝을 거치는 것에 의해 작업 흐름이 흘러 가는 단계에서 추가되는 문서 승인자명, 문서 발행자명 등의 정보를 들 수 있다.

또, 본 실시예의 문서 관리 시스템은 문서 데이타 파일 관리 정보로서, 문서 파일명, 파일 사이즈, 파일작성 일자의 3개 정보를 사용하고 있지만, 본 발명은 이것에 한정되지 않고 문서 데이타 파일 관리 정보에 있어서는 특히 규정하지 않기 때문에, 문서 데이타 파일관리정보는 필요에 따라 자유롭게 추가, 삭제, 변경 등을 실행하도록 하여도 좋다.

다음에, 도 7은 도 4에 도시한 문서 흐름 관리 수단에 있어서의 클라이언트에서의 문서 승인처리 흐름을 도시한 흐름도이다. 우선, 승인자(12)가 조작하고 있는, 예를 들면 클라이언트(5)는 승인자(12)에서 입력되는 문서 승인 요구 데이타를 수취한 후(스텝 S11), 승인실행/승인각하 중의 어느것인지를 알 수 있는 승인실행/승인각하 판정 정보를 조사한다(스텝 S12).

다음에, 클라이언트(5)는 승인실행/승인각하 판정정보에 따라 판정한 판정결과가「승인각하」이면(스텝 S12) 승인각하자, 승인각하 일자의 승인각하 정보를 작성한다(스텝 S13). 그 후, 클라이언트(5)는 서버(3)에서 관리하기 위해필요로 되는 문서 파일명, 파일 사이즈, 파일 작성 일자의 승인각하의 문서 데이타 파일 관리 정보를 작성하고(스텝 S14), 작성한 승인각하 정보와 승인각하의 문서 데이타 파일 관리 정보를 서버(3)의 데이타 베이스에 등록한다(스텝 S15) .

클라이언트(5)는 승인실행/승인각하 판정 정보에 따라 판정한 판정결과가「승인실행」이면(스텝 S12) 승인실행자, 승인실행 일자의 승인실행 정보를 작성한다(스텝 S16). 또, 서버(3)에서 관리하기 위해 필요로 되는 문서 파일명, 파일 사이즈, 파일 작성 일자의 승인실행의 문서 데이타 파일 관리 정보는 문서를 등록할 때 작성된다. 그 후, 클라이언트(5)는 작성한 승인실행 정보와 승인실행의 문서 데이타 파일 관리 정보를 서버(3)의 데이타 베이스에 등록한다(스텝 S17).

또, 본 실시예의 문서 관리 시스템은 승인실행/각하정보로서 승인 실행자, 승인 각하자, 승인 실행 일자, 승인 각하 일자의 4개의 정보를 사용하고 있지만, 본 발명은 이것에 한정되는 것은 아니고, 승인실행/각하 정보의 종류, 수에 대해서는 특히 규정하지 않으므로 승인실행/각하정보는 필요에 따라 자유롭게 추가, 삭제, 변경 등을 실행하도록 하여도 좋다.

또, 본 실시예의 문서 관리 시스템은 문서 데이타 파일 관리 정보로서 문서 파일명, 파일 사이즈, 파일 작성 일자의 3개의 정보를 사용하고 있지만, 본 발명은 이것에 한정되는 것은 아니고, 문서 데이타 파일 관리 정보에 대해서는 특히 규정하지 않으므로, 문서 데이타 파일 관리 정보는 필요에 따라 자유롭게 추가, 삭제, 변경을 실행하도록 하여도 좋다.

다음에, 도 8은 문서 흐름 관리 수단에 있어서의 클라이언트에서의 문서 발행 처리 흐름을 도시한 흐름도이다. 우선, 발행자(13)이 조작하고 있는, 예를 들면 클라이언트(5)는 발행자(13)에서 입력되는 문서 발행 요구 데이타를 수취한 후(스텝 S21), 발행/폐기/독촉 중의 어느것인지를 알 수 있는 처리구분 정보를 수취한다(스텝 S22).

다음에, 클라이언트(5)는 발행자, 발행 일자, 배포처의 발행정보를 작성한 후(스텝 S23), 서버(3) 서 관리하기 위해 필요로 되는 문서 파일명, 파일 사이즈, 파일 작성 일자의 문서 데이타 파일 관리 정보를 작성한다(스텝 S24). 클라이언트(5)는 작성한 발행 정보와 문서 데이타 파일 관리 정보를 서버(3)의 데이타 베이스에 등록한다(스텝 S25).

또, 본 실시예의 문서 관리 시스템은 발행 정보로서 발행자, 발행 일자, 배포처의 3개의 정보를 사용하고 있지만, 본 발명은 이것에 한정되는 것은 아니고 발행정보의 종류, 수에 대해서는 특히 규정하지 않으므로, 발행정보는 필요에 따라 자유롭게 추가, 삭제, 변경 등을 실행하도록 하여도 좋다.

또, 본 실시예의 문서 관리 시스템은 문서 데이타 파일 관리 정보로서 문서 파일명, 파일 사이즈, 파일 작성 일자의 3개의 정보를 사용하고 있지만, 본 발명은 이것에 한정되는 것은 아니고, 문서 데이타 파일 관리 정보에 대해서는 특히 규정하지 않으므로, 문서 데이타 파일 관리 정보는 필요에 따라 자유롭게 추가, 삭제, 변경 등을 실행하도록 하여도 좋다.

또한, 본 실시예의 문서 관리 시스템은 처리 구분 정보로서 발행/폐기/독촉의 3개의 정보를 사용하고 있지만, 본 발명은 이것에 한정되는 것은 아니고, 처리 구분 정보에 대해서는 특히 규정하지 않으므로, 처리 구분 정보는 필요에 따라 자유롭게 추가, 삭제, 변경 등을 실행하도록 하여도 좋다.

이와 같이, 본 실시예에서는 문서의 등록, 승인, 발행, 수령 처리를 실행할 때, 클라이언트(5)에서 실행한 처리의 문서 흐름 관리의 이력을 서버(3)의 데이타 베이스로 관리하도록 구성하였기 때문에, 모든 문서 데이타 파일에 대해 등록, 승인, 발행, 수령의 이력관리를 실행할 수 있다. 또, 문서의 등록, 승인, 발행, 수령의 처리상태를 알 수 있도록 또한 문서의 등록, 승인, 발행, 수령을 실행할 수 있도록, 마스터 문서를 서버(3) 상에서 일원 관리하도록 구성하였기 때문에, 문서가 등록, 승인, 발행, 수령의 도중에도 항상 마스터 문서를 참조할 수 있어 처리중의 문서가 소실되는 일이 없도록 할 수 있다. 또, 마스터 문서를 각 클라이언트(4), (5)로 이동시키지 않도록 구성하였기 때문에, 처리 도중의 문서를 복사하는 시간을 줄일 수 있음과 동시에, 여분의 디스크 스페이스를 삭감할 수 있다.

[실시예 2]

본 실시예에서는 문서 데이타 파일의 관리에 있어서, 독립된 서버간에서 연휴하여 문서를 관리하는 문서 관리 시스템에 대해 설명한다. 개개의 서버에서 관리되는 문서 데이타 파일에 대해서는 실시예 1에서 설명한 도 1∼도 5의 문서 관리 시스템과 마찬가지이므로, 여기에서는 후술하는 바와 같이 서버간에서 연휴하여 문서 관리를 실행하는 형태에 대해서만 설명한다.

도 9는 본 발명에 관한 실시예 2의 문서 관리 시스템의 구성을 도시한 블럭도이다. 도 9에 있어서, 도 1과 동일부호는 동일 또는 상당부분을 나타내고, (21)은 대용량의 보조 기억 장치로서의 광자기 디스크이고, (22)는 통상의 보조 기억 장치로서의 고정 디스크이고, (23)은 광자기 디스크(21)과 고정 디스크(22)가 접속된 PC 서버 등의 서버이고, (24) 및 (25)는 PC 클라이언트 등의 클라이언트이다. (26)은 서버(23)과 클라이언트(24), (25)를 접속하는 네트워크이고, (27)은 클라이언트(25)에 등록되어 있는 문서 데이타를 인쇄하는 이미지 프린터이고, (28)은 이미지 형식으로 문서 데이타를 클라이언트(25)에 입력하기 위한 이미지 리더이다. (29)는 네트워크(6)과 네트워크(26)을 연결하는 네트워크이다.

또, 본 실시예의 문서 관리 시스템은 보조 기억 장치로서 광자기 디스크(1), (21)과 고정 디스크(2), (22)를 사용해서 구성하고 있지만, 본 발명은 이것에 한정되는 것은 아니고, 필요에 따라서 광자기 디스크(1), (21) 및 고정 디스크(2), (22)이외의 다른 보조 기억 장치를 사용해서 구성하여도 좋다. 또, 본 실시예의 문서 관리 시스템은 클라이언트(4), (5), (24), (25)와 서버(3), (23)을 분리시켜 구성하고 있지만, 본 발명은 이것에 한정되는 것은 아니고, 1대의 기계로 클라이언트와 서버를 겸하도록 구성하여도 좋다. 또, 이미지 형식에 의한 문서 데이타의 입력은 필요에 따라 실행하면 좋고, 이미지 형식 이외의 다른 형식으로 문서 데이타의 입력을 실행하도록 구성하여도 좋다.

다음에, 도 10은 도 9에 도시한 문서 관리 시스템에 있어서의 서버간의 연휴수단을 도시한 도면이다. 서버A에 접속되어 있는 클라이언트(31), (32)에서 문서의 등록, 승인/승인각하, 발행 또는 수령이라는 처리가 실행되면 그것에 대응하여 서버A에서 관리되는 문서 데이타 베이스(33)에 문서의 등록, 승인/승인각하, 발행 또는 수령이라는 정보가 추가 또는 변경된다. 또, 서버B에 접속되어 있는 클라이언트(41), (42)로부터 문서의 등록, 승인/승인각하, 발행 또는 수령이라는 처리가 실행되면 그것에 대응하여 서버B에서 관리되는 문서 데이타 베이스(43)에 문서의 등록, 승인/승인각하, 발행 또는 수령이라는 정보가 추가 또는 변경된다. 이에 관한 상세한 설명에 대해서는, 실시예 1에서 설명한 것과 마찬가지이므로 생략한다.

서버A에 있어서의 DB 정보통신 프로그램(34)는 일정 시간마다 서버A의 데이타 베이스(33)을 검색하러 가고, 문서의 등록, 승인/승인각하, 발행 또는 수령이라는 정보가 데이타 베이스(33) 내에서 추가 또는 변경되어 있는지의 여부의 정보를 데이타 베이스(33)에서 인출한다. 여기서, 문서의 등록, 승인/승인각하, 발행 또는 수령이라는 정보가 서버A의 데이타 베이스(33) 내에서 추가 또는 변경되어 있던 경우, 서버A의 DB 정보통신 프로그램(31)은 데이타 베이스(33) 내에서 추가 또는 변경이 있던 문서의 등록, 승인/승인각하, 발행 또는 수령에 관한 정보를 데이타 베이스(33)에서 리드하여 이 데이타 베이스(33)에서 리드한 추가 또는 변경된 정보를 서버B에 대해 전자메일로 송신한다.

서버B의 DB 정보통신 프로그램(44)는 서버A에서 송신되어 온 전자메일을 수신하면 그 전자메일의 내용에 따라 서버B의 데이타 베이스(43)을 갱신한다. 서버B에 접속하는 클라이언트(41), (42)측에서는 이와 같이 서버B의 데이타 베이스(43)에 대해 문서의 등록, 승인/승인각하, 발행 또는 수령이라는 정보가 추가 또는 변경되면 그 추가 또는 변경된 정보에 따라 승인/승인각하, 발행 또는 수령이라는 처리를 한다.

또, 서버B의 DB 정보통신 프로그램(44)는 일정시간마다 서버B의 데이타 베이스(43)을 검색하러 가고, 문서의 등록, 승인/승인각하, 발행 또는 수령이라는 정보가 데이타 베이스(43) 내에서 추가 또는 변경되어 있는지의 여부의 정보를 데이타 베이스(43)에서 인출한다. 여기서, 문서의 등록, 승인/승인각하, 발행 또는 수령이라는 정보가 서버B의 데이타 베이스(43) 내에서 추가 또는 변경되어 있던 경우, 서버B의 DB 정보통신 프로그램(44)는 추가 또는 변경이 있던 문서의 등록, 승인/승인각하, 발행 또는 수령에 관한 정보를 데이타 베이스(43)에서 리드하고, 이 데이타 베이스(43)에서 리드한 추가 또는 변경된 정보를 서버A에 대해 전자메일로 송신한다. 서버A의 DB 정보통신 프로그램(34)는 서버B에서 송신되어 온 전자메일을 수신하면 그 전자메일의 내용에 따라 서버A의 데이타 베이스(33)을 갱신한다.

도 11은 도 10에 도시한 서버간의 연휴수단에 있어서의 발행이라는 부분에 대한 문서 발행 처리 흐름을 도시한 흐름도이다. 우선, 실시예 1의 도 8에서 설명한 발행처리가 서버A에서 실행되면 서버A의 DB 정보통신 프로그램(34)는 그 문서가 발행되었다는 발행정보를 데이타 베이스(33)에서 검색한다(스텝 S 31).

서버A의 DB 정보통신 프로그램(34)는 검색결과로서 문서가 발행되었다는 발행정보가 데이타 베이스(33)에서 검색된 경우(스텝 S32), 어느 문서를 어느 부문으로, 언제, 누가 발행했는지의 발행정보를 전자메일의 정보로서 가공하여 작성하고(스텝 S33), 다른 서버B로 그 작성한 발행 정보의 전자메일을 송신한다(스텝 S34). 서버B의 DB 정보 통신 프로그램(44)는 서버A에서 송신되어 온 전자메일을 수신하면(스텝 S35), 그 전자메일의 내용을 해석하여(스텝 S36), 어느 문서를 어느 부문으로, 언제, 누가 발행했는지의 발행정보를 추출한다.

서버B의 DB 정보통신 프로그램(44)는 수신한 전자메일에서 추출한 발행정보에 따라 서버B의 데이타 베이스(43)에 대해 추가, 변경하여 갱신을 실행한다(스텝 S37). 서버A의 DB 정보통신 프로그램(34)는 검색 결과로서 문서가 발행되었다는 발행 정보가 데이타 베이스(33)에서 검색되지 않은 경우(스텝 S32), 스텝 S33에서 스텝 S37까지의 발행처리를 실행하지 않고 처리를 종료한다.

도 12는 도 10에 도시한 서버간의 연휴수단에 있어서의 수령이라는 부분에 대한 문서 수령 처리 흐름을 도시한 흐름도이다. 우선, 서버B에서 수령처리가 실행되면 서버B의 DB 정보통신 프로그램(44)는 그 문서가 수령되었다는 수령 정보를 데이타 베이스(43)에서 검색한다(스텝 S41). 서버B의 DB 정보통신 프로그램(44)는 검색 결과로서 문서가 수령되었다는 수령 정보가 검색된 경우(스텝 S42) 어느 문서를, 언제, 누가 수령했는지의 수령정보를 전자메일의 정보로서 가공하고 작성하여(스텝 S43), 다른 서버A로 그 수령정보의 전자메일을 송신한다(스텝 S44).

서버A의 DB 정보통신 프로그램(34)는 서버B에서 송신되어 온 수령정보의 전자메일을 수신하면(스텝 S45) 그 수신한 수령정보의 전자메일의 내용을 해석하고(스텝 S46), 어느 문서를, 언제, 누가 수령했는지의 수령정보를 추출한다. 서버A의 DB 정보통신 프로그램(34)는 추출한 수령정보에 따라 서버A의 데이타 베이스(33)에 대해 추가, 변경하고 갱신을 실행한다(스텝 S47). 서버B의 DB 정보통신 프로그램(44)는 검색 결과로서 문서가 수령되었다는 수령정보가 검색되지 않은 경우(스텝 S42), 스텝 S43에서 스텝 S47까지의 수령처리를 실행하지 않고 처리를 종료한다.

이와 같이, 본 실시예에서는 여러개의 서버A, B에 있어서 연휴하여 문서관리를 실행할 때, 서버A의 문서 데이타 베이스(33)과 서버B의 문서 데이타 베이스(43)에서 독자적으로 관리되고 있는 정보를 분산 데이타 베이스를 구축하지 않고 전자메일을 매체로서 연휴시키도록 구성하였기 때문에, 서버A의 데이타 베이스(33)과 서버B의 데이타 베이스(43)을 독자적으로 관리하여 관리를 용이하게 할 수 있고 또한 분산 데이타 베이스를 구축할 필요가 없기 때문에 비용을 삭감할 수 있다. 또, 여기서는 서버의 수를 2개로 하여 구성한 경우를 예시하였지만, 또 서버의 수를 많게 하여 구성하여도 연휴할 수 있다. 또, 특히 서버의 수를 많게 하여 분산 데이타 베이스를 구축하면 각 데이타 베이스의 동기를 취하기 위한 트랜잭션의 양과 수가 매우 많아져 네트워크로의 부하가 폭발적으로 증대한다는 우려가 있지만, 본 실시예에서는 여러개의 서버에 있어서 연휴하여 문서 관리를 실행할 때 각 서버의 문서 데이타 베이스로 독자적으로 관리되고 있는 정보를 분산 데이타 베이스를 구축하지 않고, 전자메일을 매체로서 연휴시키도록 구성하였기 때문에, 네트워크로의 부하가 증대한다는 악영향을 적게 할 수 있다.

상기 [1]에 기재된 문서 관리 시스템은 제1 문서 데이타 베이스와 이 제1 문서 데이타 베이스를 검색하고 제1 문서 데이타 베이스 내에서 갱신되어 있는 정보를 검색한 경우 갱신되어 있는 정보를 제1 문서 데이타 베이스에서 리드하고 전자메일 정보로 가공하여 제2 서버로 송신하는 제1 정보통신 수단을 갖는 제1 서버 및 제2 문서 데이타 베이스와 이 제1 정보통신 수단에서 송신된 전자메일을 수신했을 때 수신한 전자메일의 내용에 따라 제2 문서 데이타 베이스를 갱신하는 제2 정보통신 수단을 갖는 제2 서버로 이루어지도록 구성하는 것에 의해, 여러개의 서버간에서 연휴하여 문서 관리를 실행하는 경우에, 각 서버의 정보수수의 수단으로서 전자메일을 사용하고 있기 때문에 각 서버를 독립적으로 관리할 수 있고 또한 분산 데이타 베이스를 구축할 필요가 없기 때문에 비용이 저렴하고 또한 서버의 수가 많아져도 연휴를 취할 수 있다는 효과가 있다.

상기 [2]에 기재된 문서 관리 시스템은 상기 [1]에 있어서, 제1 문서 데이타 베이스의 갱신을 제1 서버에 접속된 클라이언트에서 실행되는 처리 내용에 따라 실행하도록 구성하는 것에 의해, 제1 문서 데이타 베이스의 갱신을 효율 좋게 실행할 수 있다는 효과가 있다.

상기 [3]에 기재된 문서 관리 시스템은 상기 [1] 또는 [2]에 있어서, 제1 문서 데이타 베이스의 갱신 정보가 문서 등록 정보, 문서 개정 등록 정보, 문서 폐기 등록 정보, 문서 승인 정보, 문서 승인 각하 정보, 문서 발행 정보, 문서 독촉 정보, 문서 수령 확인 정보, 신규 작성 사용자 정보, 사용자 삭제 정보, 신규 작성 부문 정보, 부문 삭제 정보, 대리 승인 사용자 설정 정보, 문서 대리자 승인 정보 중 적어도 하나이도록 구성하는 것에 의해, 여러개의 서버간에서 상기 갱신 정보로 연휴해서 문서 관리를 실행할 수 있다는 효과가 있다.

Claims

제1 문서 데이타 베이스와 이 제1 문서 데이타 베이스를 검색하고 제1 문서 데이타 베이스 내에서 갱신되어 있는 정보를 검색한 경우 갱신되어 있는 정보를 제1 문서 데이타 베이스에서 리드하고 전자메일 정보로 가공하여 제2 서버로 송신하는 제1 정보 통신수단을 갖는 제1 서버 및

제2 문서 데이타 베이스와 제1 정보통신 수단에서 송신된 전자메일을 수신했을 때 수신한 전자메일의 내용에 따라 제2 문서 데이타 베이스를 갱신하는 제2 정보통신 수단을 갖는 제2 서버로 이루어지는 것을 특징으로 하는 문서 관리 시스템.
제 1항에 있어서,

제1 문서 데이타 베이스의 갱신은 제1 서버에 접속된 클라이언트에서 실행되는 처리내용에 따라 실행하는 것을 특징으로 하는 문서 관리 시스템.
제 1항 또는 제 2항에 있어서,

제1 문서 데이타 베이스의 갱신 정보는 문서 등록 정보, 문서 개정 등록 정보, 문서 폐기 등록 정보, 문서 승인 정보, 문서 승인 각하 정보, 문서 발행 정보, 문서 독촉 정보, 문서 수령 확인 정보, 신규 작성 사용자 정보, 사용자 삭제 정보, 신규 작성 부문 정보, 부문 삭제 정보, 대리 승인 사용자 설정 정보, 문서 대리자 승인 정보 중 적어도 하나인 것을 특징으로 하는 문서 관리 시스템.