JP4663299B2 - 文書管理システム - Google Patents

Description

本発明は、一般的には、ワークフローシステム及びその方法に関し、特に、文書通知／配信サービスによって配信された文書によってトリガされるワークフローシステムに関する。

一般的に、広範囲に分散した多くの異質なソースから入手可能な電子文書に含まれる情報の量は、ますます多くなっている。特定のトピックに関して発行される最新材料（記事）を常に得るのは、難題である。文書通知／配信サービスは、指定された主題に関する文書の通知及び配信サービスを提供することにより、このタスクを容易にすることを目的としている。

文書通知／配信サービスの一例は、非特許文献１及び特許文献１に記載されているヤカ（Yaka）である。

これらの文献に記載されているように、ヤカは、文書検出、処理、通知、及び配信を含む４段階の解決法を適用する。具体的には、ヤカは、各情報ソースで発行された新たな文書を検出する。ヤカは、その文書の特性（例えば、キーワード、ロケーション、タイプ、サンプル文書との相関等）に基づき、第１のレベルの適合率フィルタリングを行う。次に、ヤカは、文書からメタ情報（例えば、要約、言語、著者等）を抽出することにより、情報を処理する（補助的な言語的サービスを用いる場合もある）。次に、ヤカは、全対象ユーザ（即ち、申し込み者）に、文書のメタ情報を含む通知の電子メールを送る。最後に、ヤカは、選択された配信媒体（例えば、電子メール、プリンタ、ＰＤＡ）に応じた適切なフォーマットに文書を変換することにより、要求したユーザにオン・デマンド文書コンテンツを配信する。

ヤカでは、主題の概念が重要である。主題は、特定のトピックに関連する文書の配信チャネルとして作用する。主題は、複数の異なる情報ソース上の表示（view）の集合と見なすことができる。主題の定義を微調整するために、ヤカは、情報ソースの上に複数のフィルタを定義可能にする。主題が定義されたら、ユーザはその主題に対する申し込みをできる。主題に対して申し込む際に、各ユーザは、主題に関する選択を定める。主題に関する選択を定める際に、ユーザは、好ましい配信媒体及び好ましい通知及び配信スキームも指定する。次に、ヤカは、ユーザに、新たに発行された文書の通知を行う。ユーザは、文書の通知を受け取ったら、文書の配信を要求できる。

更に、文書を作成及び消費する相互に関係したタスクのセットを含むワークフロー処理を、定義、管理及び実行するための、文書を中心とするワークフロー管理システムが存在する。ワークフロー管理システムは、これらの文書を処理し、その文書と関連づけられたタスクを所定のプロセス記述に従って完了するよう任命されたユーザに、これらの文書を配信する。特許文献２及び特許文献３は、ワークフロー管理システムの例であり、ここでは、プロセス記述が、プロセス記述を定義するタスクの業務及び責任の流れを記述する。タスクの責任者がタスク文書を用意した時に、そのタスクが完了する。プロセス記述における最後のタスクが完了した時に、そのプロセス記述が完成する。

しかし、上述したシステムは統合されておらず、柔軟な設計を可能にするのが容易ではない。例えば、ワークフローシステムの例外には、容易に対処できない。従って、上記及び他の問題を解決するシステムを提供することが望ましい。
欧州特許出願公開第１１１１５１８Ａ１号 米国特許第６，４９３，７３１号明細書 米国特許第６，５０５，２１９号明細書 アレギ、パクル及びウィラモウスキ（Damian Arregui, Francois Pacull, Jutta Willamowski）著，「ヤカ：異質な文書リポジトリにわたる文書の通知及び配信（Yaka: Document Notification and Delivery Across Heterogeneous Document Repositories）」，シー・アール・アイ・ダブリュ・ジー（CRIWG）２００１会報，２００１年９月

本発明によれば、文書通知／配信サービスは、１つ以上の文書中心ワークフロー管理システムに接続され、ユーザがより柔軟にワークフロープロセスを定義できるようにする。一般的に、文書通知／配信サービスを用いて、ワークフロープロセスがトリガされる。それに従って、ワークフロープロセスは文書を作成し、その文書を文書管理（通知）／配信サービスが検出し、独立して動作する別のワークフロープロセスに配信する。文書通知／配信サービスは、入力として文書を受け取ると共に出力として文書を作成する独立して動作する複数のワークフロープロセス間における文書の配布を容易にする、柔軟な文書配信チャネルを提供する。

本発明の１つの態様によれば、文書管理システムは、属性を示す属性情報を有する文書を作成し、作成した文書を発行する第１モジュールと、前記第１モジュールによって発行された文書を格納する文書リポジトリと、各々前記文書に関する異なる主題を格納した複数の主題ディレクトリと、前記文書リポジトリに前記文書が格納された場合に、該文書の属性情報を、該属性情報に一致する前記主題が格納された前記主題ディレクトリに割り当てる割当手段と、複数のユーザの各々によって予め指定された前記主題が前記ユーザ毎に記録されると共に、前記文書リポジトリに対して生じ得る障害と該障害が発生した場合の該文書リポジトリの復旧アクションとが前記ユーザ毎に記録されたプロファイルを格納したプロファイルディレクトリと、前記複数の主題ディレクトリから、配信を要求する文書に関する主題を格納した主題ディレクトリを指定すると共に、配信された文書を受信する第２モジュールと、前記第２モジュールによって指定された主題ディレクトリに対して前記割当手段によって割り当てられた前記属性情報を有する前記文書を前記文書リポジトリから検索し、検索して得られた文書を前記第２モジュールに配信すると共に、該文書を配信した場合に該文書を配信したことを示す配信済み情報を、前記第２モジュールによって指定された主題ディレクトリに格納された主題が記録された前記プロファイルに対応するユーザに対して通知する文書配信／通知サービスモジュールと、前記第２モジュールによる前記配信の要求及び前記文書配信／通知サービスによる前記配信済み情報の通知をモニタすることにより予め定められた主題に対するアクティビティを示す主題洗練データを記録し、該主題洗練データを用いて、前記主題ディレクトリ内の主題を削除するか、または前記主題ディレクトリに新たな主題を追加することにより前記主題ディレクトリ内の主題を洗練する主題洗練モジュールと、前記文書リポジトリの障害を検出し、検出した障害に対応する復旧アクションを、前記プロファイルディレクトリに格納されたプロファイルに基づいてユーザ毎に決定し、決定した復旧アクションを対応するユーザに提供する障害復旧モジュールと、を備えている。

文書通知／配信サービスとワークフロー管理システムとを統合することにより、独立して動作する複数のワークフロー管理システムを、互いに関するいかなる知識も必要とせずに相互接続できるので、好ましい。更に、文書通知／配信サービスによる文書又は通知の配信に障害が生じた場合の復旧のために、ワークフロー管理システムを文書通知／配信サービスと共に用いることができるので、好ましい。更に、ここに説明される実施形態では、互いの認識がない複数のワークフローモジュールが接続されるので、例外処理が簡単になる。全体的なシステムからワークフローモジュールを容易に追加及び削除できるので、更なる長所も実現され得る。例えば、複数の異なるワークフローモジュールによって行われるプロセスに対する変更を、全体的なシステム内の他のワークフローモジュールに影響を与えずに、単一のワークフローモジュールに結合したり、複数のワークフローモジュールに分けることが、容易になり得る。

本発明の上記及びその他の態様は、以下の説明を、添付の図面と共に読むことにより、明らかになる。図面中、同一要素には同一参照番号が与えられる。

Ａ．動作環境
図１は、本発明の例示的な実施形態を実行するための、文書管理システム１００の動作環境を示している。この動作環境は、１つ以上の文書リポジトリ１０２と、１つ以上の文書通知／配信サービス１０４と、１つ以上の通知ターゲット１０６と、２つ以上のワークフロー管理システム（ＷＦＭＳ）１０８とを含む。通知ターゲットは、申し込み者１０７を含む。

文書リポジトリ１０２は文書サーバ上で電子的に管理されると共に、１２４で外部文書が文書リポジトリ１０２に供給される（populate）か、又は１２２でワークフロー管理システム１０８が文書リポジトリ１０２に（文書を）発行し得る。リポジトリ１０２に供給される文書は、電子的に生成された文書１１０であってもよい。或いは、リポジトリ１０２に供給される文書は、例えば、スキャナ１１５で記録された、ハードコピー文書１１２から変換された電子文書であってもよい。更に、リポジトリ１０２に供給される文書は、ハードコピーリポジトリ１１３に格納されたハードコピー文書１１４上の電子タグ１１８から識別されてもよく、電子タグ読取器１１６によってタグ１１８を識別してもよい。電子タグ１１８で識別された文書を、更にスキャナ１１５でスキャンしてもよい。

一実施形態では、スキャナ１１５でスキャンされるハードコピー文書は、ビットマップ画像データ中のテキスト又は構造的コンテンツを識別するために、例えばゼロックス・コーポレーション（Xerox Corporation）が提供するフローポート（FlowPort）又はスキャンソフト社（ScanSoft Inc.）が提供するペーパーポート（PaperPort）で使用可能なもののような、光学文字認識を用いて処理される。電子タグ１１８は識別子を含み、これにより、文書リポジトリ１０２Ａが、ハードコピー文書１１４Ａが格納されたファイルロケーション１１３Ａを含む、ハードコピー文書１１４Ａの特性を認識できる。タグ付き文書を識別及び追跡するシステムは、米国特許第６，５４２，０８３号、第６，３４０，９３１号、第６，４２２，４７４号、第６，３４２，８３０号、第６，５７３，９１６号及び第６，４４６，２０８号に記載されている。

図２は、図１に示されているワークフロー管理システム及び文書通知／配信サービス１０４の、一般的な動作の詳細を示すフロー図である。２０２で、通知ターゲット１０６及びワークフロー管理システム１０８は、文書通知／配信サービス１０４の主題に対する申し込みをする。次に２０４で、文書通知／配信サービスは、観察対象として割当てられたリポジトリ１０２に対して発行された、２０２で申し込まれた主題に関連する文書を検出する（図１の１２０にも示されている）。一実施形態では、リポジトリ１０２は、通知ターゲット１０６及びワークフロー管理システム１０８によって、観察対象として割り当てられており、リポジトリ１０２に対しては、１２２でワークフロー管理システム１０８によって又は１２４で文書管理システム１００の外部ユーザによって、（文書が）発行され得る。

２０４で、申し込まれた主題に関連する文書が検出されない場合には、文書通知／配信サービス１０４は、或る遅延期間をおいて、検出処理を繰り返す。しかし、２０４で、申し込まれた主題に関連する文書が検出された場合には、２０６で、文書通知／配信サービスは、通知ターゲット１０６に連絡（alert）し（図１では１２６で示される）、申し込まれた主題に関連する識別文書をワークフロー管理システム１０８に配信する（図１では１２８で示される）。各ワークフロー管理システム１０８は、そのワークフローのプロセス記述に従って、文書通知／配信サービス１０４によって配信された文書を処理し、そのワークフローを完了すると、ワークフロー管理システム１０８は、２０８で、リポジトリ１０２の１つに対して、ワークフローの出力を、文書の形態で発行する（図１では１２２で示される）。

図３は、本発明の例示的な実施形態に従って動作する、図１に示される文書通知／配信サービス１０４の一実施形態を示している。文書通知／配信サービス１０４は、リポジトリディレクトリ３０４で識別された文書リポジトリ１０２から取り出された情報をモニタ及びフィルタリングして、そのコンテンツ又は電子タグ１１８から導出される文書属性を識別する、情報フィルタ３０２を含む。識別された属性は、文書属性主題カテゴライザ３０６によって、主題ディレクトリ３０８を用いて分類される。主題ディレクトリ３０８は、複数のディレクトリと、主題を更に洗練する任意の数のサブディレクトリとで構成される（例えば、１つの主題を、その主題の複数の下位分類に分割してもよい）。

ワークフロー管理システム１０８及び通知ターゲット１０６はプロファイルを定義し、プロファイルは、ユーザプロファイラ３２０を介してプロファイル／申し込みディレクトリ３１２に格納される。プロファイル／申し込みディレクトリ３１２に記録された各プロファイルにより、ユーザは、指定した主題に一致する文書又は識別文書の通知を受け取るために、対象の主題及びリポジトリを指定できる。プロファイルの一部として、ユーザは、好ましい配信方法及び代替の配信方法（例えば、識別された電子メールアドレス又はプリンタ）や、文書フォーマット又は配信前に適用される処理（例えば、翻訳、要約、充実化（enrichment））を指定してもよい。更に、ユーザが指定した主題及びリポジトリは、主題ディレクトリ３０８及びリポジトリディレクトリ３０４にそれぞれ記録される。

ワークフロー管理システム１０８又は通知ターゲット１０６によって、申し込まれた主題と一致する属性を有することが識別された、リポジトリ１０２内の文書は、それぞれ、文書配信サービスモジュール３１６によってワークフロー管理システム１０８に配信されるか、又は申し込み配信サービス３１８によってその文書の通知がなされる。文書配信モジュール３１６によって行われる文書配信の一部として、配信前に文書変換器３２２によって、別の文書フォーマットへの変換や、文書の解析（例えば、形態解析や、品詞のあいまい性の除去）が行われてもよい。

Ｂ．独立したワークフローのモジュール化
この節では、再び図１を参照し、独立したワークフローのモジュール化に関する例示的な実施形態の態様を説明する。図１に示されるように、２つ以上のワークフロー管理システム又はワークフローモジュール１０８のセット内の各ワークフロー管理システムは、独立して動作するように構成されている。即ち、文書管理システム１００の適切な動作のために、例えば、ワークフローモジュール１０８Ａとワークフローモジュール１０８Ｂとがやりとりする必要はない。ワークフローモジュール１０８は、ウェブサービスや物理的処理等の任意の数の異なる形態で実行される、複数のワークフローで構成されてもよい。

文書管理システム１００は、文書管理システム１００の性能や動作に影響せずに、２つ以上のワークフロー管理システム１０８のセットから、複数の異なるワークフロー管理システム（例えば、ワークフローモジュール１０８Ａ）を置換、交換又は除去できる、モジュール式システムを提供するので、好ましい。更なる長所として、このモジュール式システムでは、複数のワークフロー管理システム１０８の任意の１つが、複数のワークフロー管理システム１０８のどれからの入力によっても駆動可能になる。

例えば、ワークフロー管理システム１０８Ａは、出力として、文書リポジトリ１０２Ｂに対して発行される（１３０Ａに示される）電子文書１１０Ｂを作成してもよく、ワークフローモジュールのワークフロー管理システム１０８Ｃは、文書通知／配信サービス１０４に対して、発行文書１１０Ｂに関連する対象主題への申し込みを行っていてもよい。次に、文書通知／配信サービス１０４は、発行文書１１０Ｂを識別し（１３０Ｂに示される）、発行文書１１０Ｂを指定されたプロファイル及びフォーマットでワークフロー管理システム１０８Ｃに配信してもよい（１３０Ｃに示される）。文書１１０Ｂを受け取ったら、（自動的に若しくはユーザの介入により手動で、又は両方の組み合わせで）ワークフロー管理システム１０８Ｃをトリガして、例えば、出力ハードコピー文書１１４Ｂを作成するワークフロープロセス記述を開始できる。

或いは、文書通知／配信サービス１０４は、文書１１０Ｂを識別して、申し込み者１０７Ａ等の申し込み者に、文書１１０Ｂの通知メッセージを配信することもできよう。この別の実施形態では、通知された申し込み者は、（配信前にフォーマットや解析が行われることもあり得る）通知メッセージ中で識別された文書の配信を要求することにより、又は、文書１１０Ｂが有る状態で若しくは文書１１０Ｂが無い状態で、ワークフロー管理システムを手動で開始させることにより、１つ以上のワークフロー管理システム１０８を開始させることもできよう。

より一般的には、文書管理システム１００は、文書通知／配信サービス１０４によってモニタされている文書リポジトリ（又は情報ソース）１０２に対する文書の発行を可能にする。更に、ワークフロー管理システム１０８によって作成された文書は、文書通知／配信サービス１０４によってモニタされている文書リポジトリ１０２に対して発行される。文書通知／配信サービス１０４は、いずれかの配信チャネルを介してリポジトリ１０２に対して発行された対象文書を検出し、申し込んだワークフロー管理システム１０８に配信するか、又は、申し込んだ通知ターゲット１０６に、選択された主題と一致する属性を文書通知／配信サービスが識別した、発行文書に関する通知を行う。

Ｃ．説明のための例
第１の例として、各営業所が独自の（ワークフローとして定義可能な）雇用プロセスを確立した、地理的に分散した複数の営業所を有する、大規模組織を考える。これらの営業所は、必要が生じていないために雇用を決定していない興味ある候補者に関する情報を共有することにより、互いに協力する。このプロセスは、文書通知／配信サービス１０４が、パブリック文書リポジトリ１０２Ａに投稿された履歴書（即ちＣＶ）を識別し、それに関する文書通知を申し込んだ各人材部門に配信することによって、開始される。これらのＣＶは、人材部門の申し込み者１０７によって検討され、不要なものが除去され、対象のＣＶが選択される。これらの対象ＣＶは、営業所の雇用ワークフロー又は申し込み者１０７が申し込んだ専用文書リポジトリ１０２Ｂに対して発行される。

更に、通知ターゲット（例えば、人材管理者等）及び営業所の雇用プロセス（即ち、営業所のワークフロー管理システム）は、文書通知／配信サービス１０４に対して、専用文書リポジトリ１０２Ｂに対して発行された、彼らのニーズに関連する情報を申し込む。文書通知／配信サービス１０４によって識別された対象文書は、申し込んだ通知ターゲット１０６又は雇用ワークフロー管理システム１０８に配信される。ＣＶ又は他の文書（例えば、ＣＶ評価書）の配信によって雇用ワークフローが開始されると、ワークフロー管理システム１０８は、ワークフロー管理システムのプロセス記述の各段階を経るＣＶの処理を開始し、その間、処理中の例外によって中止されない限り、プロセス記述が完成すると、出力として評価書が作成される。出力文書は専用文書リポジトリ１０２Ｂに格納され、それにより、文書通知／配信サービス１０４による識別及び通知を介して、興味を持った申し込み者が、更なるワークフロー管理システム１０８を開始するために、出力文書にアクセス可能になる。

第２の例として、文書通知／配信サービス１０４及びワークフロー管理システム１０８を用いて、テクノロジー・ウォッチ・イニシアティブ（technology watch initiative）を構成できる。それぞれ異なる技術の評論家が、文書通知／配信サービス１０４によって監視される主題に申し込む。技術評論家が或る技術に関するニュースを受け取るといつでも、その技術評論家は、技術評価に関するワークフロー管理システム１０８のワークフローのインスタンスを開始する。この技術評価に関するワークフローは、技術報告書を検討して作成する専門家の組織を含む技術評論家によって開始される。技術報告書が完成すると、その技術報告書は、文書通知／配信サービス１０４によってモニタされている文書リポジトリ１０２に対して発行される。従って、ユーザは、技術評論家が観察する技術に関して、様々な文献を観察して評価する代わりに、発行された１つの報告書１０４を文書通知／配信サービスに申し込むことができる。

第３の例として、文書通知／配信サービス１０４及びワークフロー管理システム１０８を用いて、発明開示書提出／特許取得システムを構成できる。この実施形態では、発明開示書１２４が文書リポジトリ１０２Ａに対して発行される。発明開示書の提出は、電子的提出１１０Ａ又はハードコピーによる提出１１２Ａ若しくは１１４Ａの形態をとり得る。これらの提出物は、文書リポジトリ１０２Ａに対して発行される。ハードコピーの発明開示書の提出物は、スキャナ１１５Ａを用いてスキャンされ、文書リポジトリ１０２Ａに記録されてもよい。或いは、ハードコピーの発明開示書に、タグ読取器１１６Ａで特性を読み取り可能な電子タグ１１８Ａを付けてもよい。

ハードコピーの提出物は、新たに提出された発明開示書に対応する適切なハードコピーリポジトリ１１３Ａにファイルされてもよい。タグ読取器１１６Ａは、ハードコピー文書１１４Ａのタグ１１８Ａを読み取って、文書１１４Ａが提出され、それに対するリファレンスやスキャンされたコピー又はプレースホルダーが文書リポジトリ１０２Ａに格納されていることを識別してもよい。ハードコピー文書１１４Ａをハードコピーリポジトリ１１３Ａにファイルするのと同時に、又はその後の或る時点でスキャン・プレースホルダーを満たすことにより、スキャナ１１５Ａを用いて紙の提出物１１４Ａをスキャンしてもよい。スキャン・プレースホルダーについては、「ファイル−プレースホルダーを有する電子ファイリングシステム（Electronic Filing System With File-Placeholders）」という名称の米国特許出願公開第２００４／００１９６１３Ａ１号及び「スキャン−プレースホルダーを有する電子ファイリングシステム（Electronic Filing System With Scan-Placeholders）」という名称の米国特許出願第１０／２０２，０２７号で更に説明されている。

発明開示書の提出後、文書通知／配信サービス１０４は、文書リポジトリ１０２Ａ内の新たな提出物を検出する。発明開示書の主題に応じて、発明開示書は、その発明開示書の技術的メリットの評価責任がある異なるワークフロー管理システム１０８に配信される。検討の際に、文書リポジトリ１０２Ｂに対して、（例えば、１１０Ｂ、１１２Ｂ又は１１４Ｂの発明開示書と類似の任意の形態の）文書の形態の「技術」報告書が、ワークフロー文書１２２として発行される。（１３０Ａ、１３０Ｂ及び１３０Ｃで定められる経路で示されるように、）これらの技術報告書の発行は文書通知／配信サービス１０４によって検出され、それぞれの主題に応じて、その発明開示書の全体戦略的適性を評価して最も適切なアクション（例えば、特許出願するか、企業秘密にするか、何もしないか、又は発表するか等）を決定する責任がある、異なるワークフロー管理システム１０８に配信される。これらのワークフロー管理システム１０８は、決定されたアクションに対応する文書リポジトリ１０２Ｂに対して、文書１２２の形態の「全体」報告書を発行する。

次に、文書通知／配信サービス１０４は、文書リポジトリ内の発行された全体報告書を検出し、それらの主題に応じて、その特定の発明開示書に対して決定されたアクションの実行責任があるワークフロー管理システム１０８に配信する。例えば、発明開示書は、その主題に応じて、特定の技術分類に関連する特許出願書類を準備して出願する責任があるワークフロー管理システム１０８Ａに割当てられ得る。特許出願が行われると、特許庁から受け取ってリポジトリ１０２Ａに対して発行された文書１２４によって、ワークフロー管理システム１０８Ａを駆動できる。更に、このプロセス中に、発明者や管理職等の関係者を通知ターゲット１０６として定め、特許の公開、認定又は発行等のイベントが生じそうな又は生じた際に、連絡できる。

Ｄ．主題をまたがる配信用の高格付け文書の識別
この節では、再び図３を参照し、カテゴライザ３０６によって割り当てられた又は分類された主題カテゴリにおいて、主題に対する非常に高い格付けが与えられた文書の、予め定義された主題をまたがる配信に関する例示的な実施形態の態様を説明する。識別された高格付け文書は、主題格付けモジュール３１４によって、予め選択されたシステム及び利用パラメータを用いて評価され、その文書が予め定義された主題及び申し込みユーザをまたがって広められるべきか否かが決定される。一般的に、モジュール３１４は、モジュール３１６及び３１８による通知又は配信が行われた検出文書に関する情報をモニタし、モニタ情報を用いて、個々の検出文書を、その通知又は配信が行われた主題に元々申し込んでいないユーザに通知するための高格付け文書として識別する。

動作としては、主題格付けモジュール３１４は、文書通知／配信サービス１０４の他の要素が行った操作の（リアルタイム、バッチモード及び並行の任意の組み合わせであり得る）複数の異なる種類の特定用途システムパラメータ及び利用パラメータをモニタして記録する。例えば、主題格付けモジュール３１４は、検出文書のイベント（例えば、削除、修正、通知及び／又は配信）及び属性（例えば、メタデータに対する変更）をモニタする。文書をモニタする情報フィルタ３０２を用いて、幾つかのイベント及び属性、即ち、タイムスタンプデータ、メタデータ及びソースロケーションが検出される。文書配信サービスモジュール３１６及び申し込み配信サービスモジュール３１８を用いて、他のイベント及び属性が検出され、これには、配信及び／又は通知に関するタイムスタンプ情報、文書が発行及び／又は通知された主題、その文書の識別子、その文書のソース、配信及び／又は通知が向けられたユーザのタイプ及び人数、及び文書の配信及び／又は通知の配信媒体（例えば、プリンタ、電子メール、ファイルサーバ）をモニタすることが含まれる。モニタされている情報ソースのリポジトリにおける新たな作成文書の集合に関する情報（集合が検出された際の、その集合の識別子及び親集合の識別子等）を用いて、更に別のイベント及び属性が検出される。

文書が、高い格付けが与えられると共に、予め定義された主題及びそれらの主題に申し込んだユーザの境界をまたがって大規模に広められる候補と見なされるべきか否かを決定するために、主題格付けモジュール３１４によって、更に多くのイベント及び属性がモニタされ得ることが、当業者には認識されよう。例えば、モニタ情報を用いて、複数の異なる基準閾値を定めることができる。例えば、通知連絡１２６で供給される文書が、多数のユーザによって又は特に識別されたユーザ（例えば、コミュニティ内の専門家として認識されるユーザ）の少なくとも最小限の人数によって配信要求された場合に、高い格付けを与えることができる。

高い格付けを有することが検出され、予め定義された主題及び申し込みユーザの境界をまたがって配信することにメリットがある文書は、（ａ）申し込んだユーザ、（ｂ）申し込んだ共同作業用フィルタリング／推薦システム（例えば、ゼロックス・コーポレーションが開発したナレッジ・ポンプ（Knowledge Pump））、（ｃ）申し込んだインテリジェント媒体（例えば、ゼロックス・コーポレーションが開発したスマート・プリンタ（Smart Printer）が作成するカバーシート）、及び（ｄ）パブリックディスプレイ（例えば、ゼロックス・コーポレーションが開発したコミュニティ・ウォール（Community wall））等の、複数の異なる通知ターゲット１０６を介して広められ得る。

別の一実施形態では、ユーザにとって主題境界にまたがる価値を有することが識別された文書を広めるために、特定の通知ターゲット１０６（又はカスタマイズされた配信チャネル主題）を専用に用いる。このカスタマイズされた配信チャネルで通知されるように登録したユーザに通知する際には、通知又は配信される文書に関する他の情報に加えて、その文書が元々配信又は発行された主題も提供される。他の任意の主題カテゴリと同様に、ユーザの選択及びニーズに従って、主題境界をまたぐカテゴリをカスタマイズしてもよい。

Ｅ．主題及びユーザプロファイルの洗練
この節では、再び図３を参照し、カテゴライザ３０６によって分類される文書の精度を高めるために、主題／プロファイル洗練モジュール３１０によって行われる主題の洗練に関する、例示的な実施形態の態様を説明する。この節で説明するように、文書通知／配信サービス１０４は、主題／プロファイル洗練モジュール３１０を用いて、文書の配信及び通知の効率及び品質を高める。

主題格付けモジュール３１４と同様の動作で、主題／プロファイル洗練モジュール３１０は、文書通知／配信サービス１０４の他の要素が行った操作の（リアルタイム、バッチモード及び並行の任意の組み合わせであり得る）システムパラメータ及び利用パラメータをモニタして記録する。更に、主題格付けモジュール３１４と同様に、主題／プロファイル洗練モジュールは、利用パラメータとして、或る主題についての、文書通知の総数に対する文書配信要求数の割合を計算してもよい。この割合の値が高い場合には、通知された文書にユーザが関心を持つ傾向があることが示され得る。一方、この割合の値が低い場合には、その主題の定義が広過ぎて、ターゲット読者（audience）を見出していないことが示され得る。

通知ターゲット１０６及び／又はワークフロー管理システム１０８に対して、関連情報をより正確に識別してタイムリーに配信するために、主題／プロファイル洗練モジュール３１０によって、主題の洗練が実行される。例えば手動で又は既存の階層を用いて、主題ディレクトリ３０８内の主題の初期階層が定義されたら、主題／プロファイル洗練モジュール３１０は、モニタされて記録されたシステムパラメータ及び利用パラメータを用いて、主題ディレクトリ３０８内の主題を削減、削除、作成又は拡張する。

ユーザによって所与の主題における情報ソースから要求される文書数が、所与の閾値を下回った場合には、ディレクトリ３０８から所与の主題を削減（即ち、削除又は保留）してもよい。所与の主題において新たな文書が検出されないこと又はその主題における文書の通知に対する配信の割合が低いことを理由として、その主題に対するアクティビティが低いことが検出された場合には、ディレクトリ３０８からその主題を削除してもよい。

アクティビティが高い幾つかのクラスタが検出された場合には、新たな主題又は主題のサブクラスを作成してもよい。例えば、単一の主題又は主題のグループにおいて、複数のソースのクラスタからの文書を要求する、複数のユーザのクラスタである。そのようなクラスタが識別された場合には、そのソースのクラスタと関連づけられた新たな主題が定義され、そのクラスタと関連づけられた各ユーザは、その新たな主題に申し込むように勧められる。

新たな主題を作成することに加え、既存の主題を追加のサブカテゴリーで拡張できる。即ち、既存の主題に関連する情報ソース内で識別された文書の新たな集合を、その主題のサブカテゴリとして加えることができる。一実施形態では、新たな集合を識別するために、予め定義された文書の集合に対して、キーワード照合が行われる。

洗練される主題は、洗練された主題に対するシステム管理者及び／又は申し込みユーザの合意を必要としてもよい。主題は、ユーザを情報ソースにつなぐ軽量仮想チャネルであるので、一実施形態では、主題の下位互換性（backward subject compatibility）を提供することにより、ユーザが既存の階層又は展開中の階層のいずれも使用できるようにするために、削減又は削除された主題も保持される。

先の節で説明した主題の洗練に加え、主題／プロファイル洗練モジュール３１０は、プロファイル／申し込みディレクトリ３１２内のユーザプロファイルを洗練する。一実施形態では、継続的な洗練を通してユーザと文書通知／配信サービス１０４とのインタラクションを改善するために、ユーザプロファイルの配信／通知、申し込み、及び表示（viewing）の選択を変更する。主題の洗練と同様に、ユーザプロファイルの選択の変更の決定は、洗練中のユーザプロファイルに対応するユーザからの入力を必要としても又は必要としなくてもよい。

一実施形態では、（例えばユーザプロファイル中で定義されている）或るユーザの配信／通知モードは、モジュール３１０によって自動的に洗練されるか又はユーザに対する提案が行われる。変更は、（ａ）申し込んだ各主題に関して送られた文書の通知に応答してユーザが文書の配信を要求する頻度、及び、（ｂ）例えば、関連する文書の主題カテゴリの繰り返し（recurrence）に基づき、ユーザが「通知及び配信」と「直接配信」とを切り替える頻度に従って行われる。

配信頻度（例えば、毎週、毎月等）又や各配信量（例えば、文書当たり、バンドルされたｎ個の文書当たり等）を切り替えるための配信頻度／量等の特定のパラメータに応じて、配信及び通知に対する更なる変更がユーザに提案されてもよい。或いは、文書通知に対する文書配信要求が所定の閾値レベルを下回った場合には、システムは、ユーザが申し込みを解除するよう又は配信頻度を変更するよう提案してもよい。

ユーザの通知及び配信プロファイルの調節に加えて、ユーザにとって好ましい文書の主題カテゴリの表示（viewing）方法を定義するプロファイルを、申し込んだ主題の表示（view）をカスタマイズすることで個人化してもよい。例えば、一部の主題が、既存の階層又は展開中の階層に従って表示されてもよい。従って、文書通知／配信サービス１０４は、ユーザによる洗練の承認を必要とせずに、ユーザに、主題ディレクトリに対して行われた階層的洗練を見る能力を提供してもよい。

Ｆ．通知又は文書配信の障害復旧
この節では、再び図１及び図３を参照し、文書の配信又は通知に障害が生じた場合に、障害復旧モジュール３２０によって行われる復旧に関する、例示的な実施形態の態様を説明する。障害復旧モジュール３２０は、システムパラメータ及び利用パラメータをモニタすることにより、障害復旧の実行を支援する。主題格付けモジュール３１４及び主題／プロファイル洗練モジュール３１０と同様に、障害復旧モジュール３２０は、文書通知／配信サービス１０４の他の要素が行った操作のシステムパラメータ及び利用パラメータをモニタして記録する。更に、障害復旧モジュール３２０は、検出されたコンポーネントの障害のシステムパラメータ及び利用パラメータ（例えば、コンポーネントの障害、最初に障害が検出された時間、及び、コンポーネントが最後にアクセスされた時間）をモニタして記録する。

文書通知／配信サービス１０４は、ネットワークのパーティション障害やホスト障害等の様々なタイプの障害が生じ得る、インターネットやイントラネット等のワイドエリアネットワークにわたって展開されることが意図される。文書通知／配信サービス１０４のできるだけ多くの機能性を保存するために、障害復旧モジュール３２０は、文書通知／配信サービス１０４が、識別された障害に適応すると共に障害を修正するのを支援する。障害復旧モジュール３２０によって識別される解決法は、選択された配信媒体及び影響を受けた文書リポジトリ１０２によって異なる。

一実施形態では、文書リポジトリ１０２の文書やウェブページを調べる際に、情報フィルタ３０２が有意な結果を抽出できないことが、障害復旧モジュール３２０によって検出される。一般的に、障害復旧モジュール３２０は、情報ソースから情報を自動的に取り出すラッパー（wrapper）の問題を検出する。障害復旧モジュール３２０は、エラーを検出するために、情報フィルタ３２０によって識別された各情報ソースの新たな変更文書の平均数を、所定の時間周期で計算して記録する。１つの周期と次の周期とで測定値が大きく異なる場合には、障害復旧モジュール３２０は、関係するユーザ又はシステム管理者に通知する。

障害復旧モジュール３２０が、或る配信媒体がもはや使用不可能なことを検出した場合には、文書配信サービスモジュール３１６及び申し込みサービスモジュール３１８は、その配信媒体の交換若しくは修復を待つか、又は、異なる配信媒体若しくは代わりの配信媒体に文書や通知を配信できる。例えば、障害のあるプリンタに対する文書又は通知の配信を、障害のあるプリンタの近くにある別のプリンタに置き換えてもよく、又は、電子メールや文書リポジトリ内のアーカイバル等の別の媒体に置き換えてもよい。或いは、文書配信サービスモジュール３１６及び申し込みサービスモジュール３１８は、届かなかった通知物又は配信物をワークフロー管理システム１０９に配信でき、ワークフロー管理システム１０９は、復旧処理をワークフローとして管理する（文書通知／配信サービス１０４の外部モジュール又は統合されたモジュールとして）。

選択によって指示された、好ましい配信媒体に障害が生じた場合の代替の配信媒体を定めた、各ユーザのプロファイルディレクトリ３１２内に、復旧方法を予め定めておくことができる。或いは、障害復旧モジュール３２０は、検出された障害に対して、代わりに使用可能な配信媒体のリストを提示してもよい。いずれの実施形態においても、問題が識別されると、障害復旧モジュール３２０は幾分の遅延（計算的な遅延による内在的遅延、又は、関連づけられたシステムのプリセットされた時間の遅延を用いた顕在的遅延）を有し、その間、配信媒体の交換又は修復が生じている場合があり、その場合、代替の復旧アクションは必要ない。いずれの実施形態においても、障害復旧モジュール３２０は、ユーザに、識別された障害の情報を電子メール又は別の通信チャネルによって提供する。

更に、文書リポジトリ又は情報ソースと関連づけられた障害情報の記録を用いて、文書リポジトリ（及び情報ソース）１０２の信頼性プロファイルを定義できる。障害復旧モジュールによって観察された、文書リポジトリ又は情報ソースの障害の頻度及び持続時間に応じて、そのリポジトリ又はソースを、所定数の動作挙動（例えば、非常に信頼性が高い、信頼性が高い、信頼性が低い、非常に信頼性が低い）の１つを有するものとして分類できる。この障害が生じたリポジトリ又はソースの分類を用いて、障害に対して動的に適応し、識別された障害に応じた適切なアクションを決定する。例えば、非常に信頼性が高いことが識別されたソースの場合には、そのリポジトリ又はソースとの通信を再び試みると共に代替アクションをとるまで、障害復旧モジュール３２０を所定時間待機させてもよい。

本発明の例示的な実施形態を実行するための動作環境を示す図である。 図１に示されるワークフロー管理システム及び文書通知／配信サービスの一般的な動作の詳細を示すフロー図である。 図１に示される文書通知／配信サービスの一実施形態を示す図である。

符号の説明

１００ 文書管理システム
１０２ 文書リポジトリ
１０４ 文書通知／配信サービス（文書通知／配信サービス）
１０６ 通知ターゲット
１０７ 申し込み者
１０８ ワークフロー管理システム（ワークフロー管理システム）

Claims (5)

1. 属性を示す属性情報を有する文書を作成し、作成した文書を発行する第１モジュールと、
   前記第１モジュールによって発行された文書を格納する文書リポジトリと、
   各々前記文書に関する異なる主題を格納した複数の主題ディレクトリと、
   前記文書リポジトリに前記文書が格納された場合に、該文書の属性情報を、該属性情報に一致する前記主題が格納された前記主題ディレクトリに割り当てる割当手段と、
   複数のユーザの各々によって予め指定された前記主題が前記ユーザ毎に記録されると共に、前記文書リポジトリに対して生じ得る障害と該障害が発生した場合の該文書リポジトリの復旧アクションとが前記ユーザ毎に記録されたプロファイルを格納したプロファイルディレクトリと、
   前記複数の主題ディレクトリから、配信を要求する文書に関する主題を格納した主題ディレクトリを指定すると共に、配信された文書を受信する第２モジュールと、
   前記第２モジュールによって指定された主題ディレクトリに対して前記割当手段によって割り当てられた前記属性情報を有する前記文書を前記文書リポジトリから検索し、検索して得られた文書を前記第２モジュールに配信すると共に、該文書を配信した場合に該文書を配信したことを示す配信済み情報を、前記第２モジュールによって指定された主題ディレクトリに格納された主題が記録された前記プロファイルに対応するユーザに対して通知する文書配信／通知サービスモジュールと、
   前記第２モジュールによる前記配信の要求及び前記文書配信／通知サービスによる前記配信済み情報の通知をモニタすることにより予め定められた主題に対するアクティビティを示す主題洗練データを記録し、該主題洗練データを用いて、前記主題ディレクトリ内の主題を削除するか、または前記主題ディレクトリに新たな主題を追加することにより前記主題ディレクトリ内の主題を洗練する主題洗練モジュールと、
   前記文書リポジトリの障害を検出し、検出した障害に対応する復旧アクションを、前記プロファイルディレクトリに格納されたプロファイルに基づいてユーザ毎に決定し、決定した復旧アクションを対応するユーザに提供する障害復旧モジュールと、
   を含む文書管理システム。
2. 前記主題洗練データを、前記所定の主題に関する前記配信済み情報の通知の総数に対する前記予め定められた主題に関する文書の配信の要求数の割合とし、
   前記主題洗練モジュールは、前記割合が所定の閾値を下回った場合に前記予め定められた主題を前記主題ディレクトリから削除することにより前記主題ディレクトリ内の主題を洗練する請求項１記載の文書管理システム。
3. 前記文書配信／通知サービスモジュールは、更に、前記割合が前記閾値を下回った場合に前記予め定められた主題が記録された前記プロファイルに対応するユーザに対して警告を促す情報を提供する請求項２記載の文書管理システム。
4. 前記復旧アクションを、障害が検出された前記文書リポジトリの代わりに使用可能な配信媒体のリストを提示するアクションとした請求項１〜請求項３の何れか１項に記載の文書管理システム。
5. 前記復旧アクションを、障害が検出された前記文書リポジトリの代わりに使用可能な配信媒体に文書の配信を行わせるか、または対応するユーザに対しての通知を行わせるアクションとした請求項１〜請求項３の何れか１項に記載の文書管理システム。

Images