JP2005293003A - 承認システム、及び承認支援プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】従来の業務体系を大幅に変更させることなく紙媒体での申請を行ないつつ、承認処理を電子的に管理することができ、しかも申請者に、業務遂行の順序を明確に認識させることにより、業務処理を円滑かつ確実に行わせることが可能な承認システム、及びプログラムを提供する。
【解決手段】必要事項入力手段によって入力された必要事項を基に書類１５に関する書類データを作成し、その書類データをディスプレイに送出するとともに、印刷指示に従い書類データをプリンタに送出する。また、申請情報入力手段によって、書類を申請した旨の申請情報が入力されると、その申請情報を承認装置に送信し、承認装置から申請情報に対する承認情報が送信されるのを待機する。そして、承認情報を受信するまで、次工程における情報の入力を禁止する。
【選択図】 図２

Description

本発明は、承認システム、及び承認支援プログラムに関するものであり、特に、申請用の書類を作成する書類作成装置と、承認者によって利用される承認装置とをネットワークで接続し、申請に対する承認を電子的に行うことを可能とする承認システム、及び書類作成装置において実行されるプログラムに関するものである。

例えば、企業では、現場における起案者や提案者が「稟議書」等の決裁文書を作成し、決裁者の承認を受けることが行われている。具体的には、パーソナルコンピュータを利用して決裁文書を作成したり、申請書の用紙に必要事項を記入して決裁者に提出するようにしている。

なお、複数の工程を段階的に遂行する業務においては、ある工程に対して、決裁文書を作成して承認を仰ぎ、その決裁文書が承認された場合にのみ、次の工程へ移行することが可能になる。また、工程毎に決裁文書を提出しなければならない場合もある。つまり、ある工程における決裁文書が承認された場合にのみ、次の工程における決裁文書の提出が可能となるものである。ところが、このような業務の場合、申請する決裁文書の枚数が多くなり、しかも煩雑になることから、「どの工程に対して決裁文書を提出したのか」や「どの工程に対して承認を受けたのか」等を管理することが困難となる。特に、業務を並行して遂行する場合には、さらに煩雑さが増し、例えば「次に何をするのか」あるいは「今何をしなければならないのか」が分からなくなる恐れもある。

ところで、近年、コンピュータやネットワークの発達に伴い、これらの決裁文書を電子化し、電子決裁を実現するシステムが提案されている。これによれば、業務処理に関する情報の伝達を迅速に行うことが可能になり、決裁文書に対する承認について容易に管理することが可能になる（例えば特許文献１参照）。
特開２００２−８２８３６号公報

しかし、従来行われていた、紙による決裁文書の申請を、全て電子化し、ペーパレス化を実現しようとすると、業務体系が大幅に変更され、ひいては業務遂行に混乱を招くとともに、様々な不具合が発生する恐れがあった。そこで、紙媒体での申請を残しながらも、承認処理を電子的に管理することが望まれていた。

また、企業では、一般に組織が組まれており、その組織の中で一連の業務が遂行されるようになっているが、現場における担当者と決裁者とでは、組織上、業務的な性質が異なることから、データベースを共有しながらそれぞれの業務システムを構築することが望まれていた。

そこで、本発明は、上記の実情に鑑み、紙媒体での書類の申請を残しつつ、別々の業務システムの間で承認処理を電子的に管理することができ、しかも申請者に、「次に何をするのか」あるいは「今何をしなければならないのか」を明確に認識させることにより、業務処理を円滑かつ確実に行わせることが可能な承認システム、及びそのプログラムの提供を課題とするものである。

第一の発明にかかる承認システムは、「申請用の書類を作成する書類作成装置と、承認者によって利用される承認装置とを、ネットワークを介して接続した承認システムであって、前記書類作成装置は、書類に関する必要事項を入力させるための必要事項入力手段と、入力された前記必要事項を基に書類に関する書類データを作成する書類データ作成手段と、作成された前記書類データをディスプレイに送出する書類表示制御手段と、印刷指示が入力されると、前記書類データをプリンタに送出する書類印刷制御手段と、前記書類を申請した旨の申請情報を入力させるための申請情報入力手段と、前記申請情報が入力されると、該申請情報を前記承認装置に送信する申請情報送信手段と、前記承認装置から前記申請情報に対する承認情報が送信されると、該承認情報を受信する承認情報受信手段と、該承認情報受信手段によって前記承認情報を受信するまで、次工程における情報の入力を禁止する次工程入力禁止手段とを具備し、前記承認装置は、前記書類作成装置から前記申請情報が送信されると、該申請情報を受信する申請情報受信手段と、前記書類を承認した旨の情報を入力させるための承認情報入力手段と、前記承認情報が入力されると、該承認情報を前記書類作成装置に送信する承認情報送信手段とを具備する」ものである。

ここで、「申請用の書類」とは、官公庁へ提出する申請書、他の事業者と締結する契約書または稟議書等の決裁文書など承認を受ける必要のある文書であり、紙媒体に印刷されたものである。「書類作成装置」は、コンピュータを有するもので、例えば各申請者が利用可能な複数の端末装置であり、また、「承認装置」もコンピュータを有するもので、決裁者が複数の場合には、夫々の決裁者が利用可能な複数の端末装置とからなり、これらの端末装置を一元的に管理するサーバとから構築することができる。また、「必要事項入力手段」及び「申請情報入力手段」としては、コンピュータ（例えば端末装置）に接続された入力装置を用いることができる。

第一の発明によれば、書類作成装置において、必要事項入力手段により書類作成に関する必要事項（すなわち申請内容）が入力されると、その必要事項を基に書類データを作成する。作成された書類データはディスプレイに送出されるとともに、印刷指示に従ってプリンタに送出される。これにより、ディスプレイに表示された画像（入力画面）を確認しながら必要事項を入力することが可能になり、また申請用の書類が完成した際にはプリンタから出力することが可能になる。つまり、紙媒体に印刷された申請用の書類を決裁者に提出することが可能になる。

書類の提出（すなわち申請したこと）に伴い、申請情報入力手段によって申請情報が入力されると、その申請情報を承認装置に送信する。送信された申請情報は承認装置において受信され、書類が申請されたことを認識することが可能になる。

一方、承認装置では、書類の承認に伴い、承認情報入力手段によって承認情報（承認した旨の情報）が入力されると、その承認情報を書類作成装置に送信する。送信された承認情報は書類作成装置において受信され、承認されたことを認識することが可能になる。

特に、書類作成装置では、承認情報を受信したことに従って、次工程における情報の入力処理を可能にする。つまり、承認情報を受信するまでは、次工程における情報の入力が禁止されているが、承認装置から承認情報を取得することにより、情報の入力が可能となり、書類作成装置を用いて次工程における作業を行なうことが可能になる。なお、「次工程における情報」とは、特に限定されるものではないが、具体例としては、申請用の書類を作成するための情報、データベースに格納するための情報、契約書等を作成するための情報、または他の装置に配信するための情報等を挙げることができる。

このように第一の発明によると、所定の工程に対する承認を受ける前に、次工程における入力処理が行われること（すなわち業務における遂行順序の間違い）を未然に防止することができ、「今できること」と「してはいけないこと」との区別を明確に認識させることが可能になる。

第二の発明にかかる承認システムは、「順に行われる複数の工程に関して、該工程毎に申請用の書類を作成する書類作成装置と、承認者によって利用される承認装置とを、ネットワークを介して接続した承認システムであって、前記書類作成装置は、書類に関する必要事項を入力させるための必要事項入力手段と、入力された前記必要事項を基に書類に関する書類データを作成する書類データ作成手段と、作成された前記書類データをディスプレイに送出する書類表示制御手段と、印刷指示が入力されると、前記書類データをプリンタに送出する書類印刷制御手段と、前記書類を申請した旨の申請情報を入力させるための申請情報入力手段と、前記申請情報が入力されると、該申請情報を前記承認装置に送信する申請情報送信手段と、前記承認装置から前記申請情報に対する承認情報が送信されると、該承認情報を受信する承認情報受信手段と、該承認情報受信手段によって前記承認情報を受信するまで、次工程に対する、前記書類データ作成手段、前記書類表示制御手段、前記書類印刷制御手段、または前記申請情報送信手段の少なくともいずれか一つにおける機能を無効にし、次工程における作業を制限する次工程制限手段とを具備し、前記承認装置は、前記書類作成装置から前記申請情報が送信されると、該申請情報を受信する申請情報受信手段と、前記書類を承認した旨の情報を入力させるための承認情報入力手段と、前記承認情報が入力されると、該承認情報を前記書類作成装置に送信する承認情報送信手段とを具備する」ものである。

第二の発明によれば、基本的には第一の発明と同様の作用を奏するが、この発明は、次工程において作成される申請用の書類に関するものである。つまり、書類作成装置は、承認情報を受信したことに従って、次工程における書類作成処理または申請処理を可能にする。すなわち、承認情報を受信するまでは、次工程における書類データの作成、書類データの表示、書類の印刷、または申請情報の送信のうち、少なくともいずれか一つの機能が無効とされているが、承認装置から承認情報を取得することにより、これらの機能が全て有効となり、次工程における作業が可能になる。このため、「所定の工程における承認を受ける前に、次工程における申請が行われること」を確実に防止することができる。

ところで、第二の発明の承認システムにおいて、「前記複数の工程を、夫々の工程における重要性及び作業時間等の作業要素を考慮して複数の等級に区分し、各工程に前記等級を関連付けて記憶した等級記憶手段をさらに備え、前記次工程制限手段は、各工程に対する前記等級を前記等級記憶手段から読出し、機能を無効にさせる手段を、前記等級に応じて、前記書類データ作成手段、前記書類表示制御手段、前記書類印刷制御手段、及び前記申請情報送信手段の中から選択する制限処理選択手段を有する」構成とすることができる。

この構成を採用すれば、次工程における書類の作成作業を禁止するにあたり、禁止する処理の内容を、工程の種類に応じて切替えることが可能になる。一般に、複数の工程を順に遂行する業務の場合、夫々の工程における作業要素（重要性、困難性、作業時間、または緊急度等）は一様でなく、互いに異なる場合が多い。例えば、承認を受けてから作業を始めても余裕をもって完成できる場合もあれば、緊急の作業であり且つ作業項目が極めて多いために、承認を受けてからの作業では好期を逃すこととなる場合もある。ところが、本発明では、複数の工程を、作業要素を考慮した等級で区別し、禁止される処理を、夫々の等級に応じて、「書類データの作成」、「書類データの表示」、「書類の印刷」、及び「申請情報の送信」の中から選択する。ここで、「書類データの作成」または「書類データの表示」が選択された場合には、必要事項の入力ができなくなる。すなわち書類の作成に関する作業が全く行えなくなる。また、「書類の印刷」が選択された場合には、必要事項を入力して書類データを作成することは可能であるが、その書類を紙媒体に印刷することができなくなる。さらに、「申請情報の送信」が選択された場合には、書類を印刷して提出する準備を行うことは可能となるが、それを提出すること、すなわち申請情報を送信することができなくなる。このように、禁止の対象となる処理が、工程の作業要素に応じて設定されるため、全ての工程における順序を規制しながらも、作業を円滑に行わせることが可能となる。

また、第一の発明または第二の発明において、「前記承認装置は、前記申請情報受信手段によって受信した前記申請情報を蓄積する申請情報記憶手段と、該申請情報記憶手段に蓄積された複数の申請情報から申請リストを作成するリスト作成手段とをさらに備える」構成とすることができる。

ここで、「申請リスト」には、申請者の氏名、送信の日時、及び申請の表題等を含むことができる。なお、これらの情報は、申請情報記憶手段に記憶した順番、すなわち申請した順番に列記されることが好ましい。

この構成を採用すれば、承認装置において申請リストが作成され、申請リストを表示したり印刷したりすることが可能になる。このため、承認者は、現在の申請状況を容易に把握することが可能になる。なお、申請リストをディスプレイ等に表示させる場合には、マウス等の指示によって選択可能な状態で表示させることが好ましく、これによれば、複数の申請の中から一つの申請をワンクリックで選択できるようになる。

さらに、第一の発明または第二の発明において、「前記書類作成装置は、前記書類データ作成手段によって作成された前記書類データを記憶する書類データ記憶手段と、該書類データ記憶手段に記憶された前記書類データに対して、修正情報を入力させるための修正情報入力手段と、前記申請情報送信手段によって前記申請情報が送信されると、前記書類データ記憶手段に記憶された前記書類データの修正を禁止する修正禁止手段とをさらに備える」構成とすることができる。

ここで、「修正情報入力手段」としては、コンピュータ（例えば端末装置）に接続された入力装置、例えばキーボードやマウスを用いることができる。なお、必要事項入力手段と兼用することも可能である。

この構成を採用すれば、書類作成装置から承認装置へ申請情報が送信されると（すなわち申請用の書類が提出されると）、書類データの修正を禁止する。これにより、次工程における作業だけでなく、今回の工程において作成した書類データの変更もできなくなり、申請後における書類の改変が未然に防止される。

また、この場合、「前記書類作成装置は、前記申請を取下げる旨の取下情報を入力させるための取下情報入力手段と、前記申請情報が送信された後、前記取下情報が入力されると、前記修正禁止手段による禁止処理を解除するとともに、前記承認装置に取下情報を送信する申請取下手段とをさらに備える」ことが好ましい。

このようにすれば、書類作成装置の取下情報入力手段によって取下情報が入力されると、修正禁止手段の機能が解除され、書類データを自由に変更することが可能になる。また、これとともに、取下情報が承認手段に送信され、承認手段に記憶された申請情報が取消される。

またさらには、第一の発明または第二の発明において、「前記書類作成手段は、前記承認装置から承認情報を前記承認情報受信手段によって受信すると、前記書類データ記憶手段に記憶された前記書類データを確定する確定手段をさらに備える」構成とすることができる。なお、確定手段は、前記修正禁止手段と兼用することができる。

この構成を採用すれば、承認後の書類データが確定することで該確定データが保護され、申請書類と書類データの内容とが常に一致するので、承認された内容の改変を防止することができるようになる。また、前記書類データが確定された後は、前記取下情報入力手段を表示させないなど、書類作成装置において取下情報入力手段を操作不能にすることが好ましい。

ところで、上記第一の発明及び第二の発明は、コンピュータにおいて実行されるプログラムとして実現することもできる。すなわち、「承認装置にネットワークを介して接続されたコンピュータを有する書類作成装置において実行することのできる承認支援プログラムであって、必要事項入力手段によって入力された必要事項を基に書類に関する書類データを作成する書類データ作成手段、作成された前記書類データをディスプレイに送出する書類表示制御手段、印刷指示が入力されると、前記書類データをプリンタに送出する書類印刷制御手段、申請情報入力手段によって、前記書類を申請した旨の申請情報が入力されると、該申請情報を前記承認装置に送信する申請情報送信手段、前記承認装置から前記申請情報に対する承認情報が送信されると、該承認情報を受信する承認情報受信手段、及び、該承認情報受信手段によって前記承認情報を受信するまで、次工程における情報の入力を禁止する次工程入力禁止手段として、前記コンピュータを機能させる」ものである。

また、「承認装置にネットワークを介して接続されたコンピュータを有し、順に行われる複数の工程に関して、該工程毎に申請用の書類を作成する書類作成装置において実行することのできる承認支援プログラムであって、必要事項入力手段によって入力された必要事項を基に書類に関する書類データを作成する書類データ作成手段、作成された前記書類データをディスプレイに送出する書類表示制御手段、印刷指示が入力されると、前記書類データをプリンタに送出する書類印刷制御手段、申請情報入力手段によって、前記書類を申請した旨の申請情報が入力されると、該申請情報を前記承認装置に送信する申請情報送信手段、前記承認装置から前記申請情報に対する承認情報が送信されると、該承認情報を受信する承認情報受信手段、及び、該承認情報受信手段によって前記承認情報を受信するまで、次工程に対する、前記書類データ作成手段、前記書類表示制御手段、前記書類印刷制御手段、または前記申請情報送信手段の少なくともいずれか一つにおける機能を無効にし、次工程における作業を制限する次工程制限手段として、前記コンピュータを機能させる」ものである。

これらのプログラムによれば、コンピュータにおいて実行させることにより、業務の遂行順序の間違いを防止するとともに、「何をすることができるのか」を明確に認識させることができる。なお、具体的な処理については、第一及び第二の発明における作用と同様であるため、ここでは詳細な説明を省略する。

このように、本発明の承認システムは、紙媒体での申請を維持しつつ、承認処理を電子的に管理することができる。このため、今までの業務体系を大幅に変更させることなく、業務処理に関する情報を迅速に且つ円滑に伝達することができる。特に、承認の有無に応じて次工程における処理が制限されることから、申請者に業務の状況を明確に認識させることが可能になる。

以下、本発明の一実施形態である承認システム１について、図１乃至図４に基づき説明する。図１は承認システム１の構成を示す説明図であり、図２は申請者及び決裁者における作業工程を示す説明図であり、図３及び図４は承認システム１における書類作成装置及び承認装置の機能的構成を示すブロック図である。

本実施形態の承認システム１は、工程毎に申請用の書類を作成する一連の業務において適用され、紙媒体による書類の申請を行ないつつ、書類作成装置と承認装置との間で、承認処理を電子的に管理することを可能としている。図１に示すように、承認システム１は、ネットワーク２に接続された書類作成装置３、承認装置４、及びサーバ５からなる。書類作成装置３は、複数の申請用端末装置８及びプリンタ９等から構成されている。ここで、申請用端末装置８は、ブラウザソフトがインストールされた汎用のコンピュータであり、ハード構成としては、主たる制御を司るＣＰＵと、プログラムやデータが記憶されたＲＡＭ及びＲＯＭと、キーボードやマウス（ポインティングデバイス）等、情報を直接入力するための入力装置と、サーバ５に対してデータの送受信を行なう送受信装置と、入力装置によって入力された情報や、サーバ５から送信された情報を出力するディスプレイと、ハードディスク等の外部メモリとを備えている。

一方、承認装置４は、承認用端末装置１３及びプリンタ１４等から構成されている。ここで、承認用端末装置１３は、申請用端末装置８と同様、ブラウザソフトがインストールされるとともに、ハード構成として、ＣＰＵ、ＲＡＭ及びＲＯＭ、キーボードやマウス等の入力装置、サーバ５に対してデータの送受信を行なう送受信装置、入力装置によって入力された情報やサーバ５から送信された情報を出力するディスプレイ、及び外部メモリ等を備えている。なお、図１では、ネットワーク２に一台の承認用端末装置１３を接続するものを示したが、各申請者７に対する決裁者１２が互いに異なる場合、あるいは工程、申請内容または申請書類毎に決裁者１２が異なる場合には、複数の承認用端末装置１３が適宜接続される。ここで、決裁者１２が本発明の承認者に相当する。

また、サーバ５は、書類作成装置３または承認装置４からの指示を、ネットワーク２を介して受信し、これらの指示に応じた処理を行うとともに、後述する書類データ及び申請情報をデータベースとして記憶するものである。なお、図示しないが、ハード構成としては、主たる制御を司るＣＰＵと、プログラムやデータが記憶されたＲＡＭ及びＲＯＭと、ネットワーク２を介してデータの送受信を行う送受信装置と、ハードディスク等から構成された外部メモリとを備えている。

書類作成装置３及び承認装置４の機能を具体的に示す前に、申請者７による工程と、承認装置４による工程との関連について図２を基に説明する。なお、図２において、実線で示す部分が、サーバ及び端末装置（すなわちコンピュータ）を用いて行われる処理であり、二点鎖線で示す部分が、申請者７または決裁者１２がコンピュータを用いずに行なう処理である。申請者の工程１７では、まず書類１５を作成するために必要な情報（必要事項）が入力されると、書類（書類データ）を作成する。作成された書類１５は印刷され、決裁者１２に提出（申請）される。また、書類１５を印刷した後、申請処理がなされると、申請情報を承認装置４に送信する。一方、決裁者の工程１８では、書類作成装置３から送信された申請情報を受信すると、申請リストを作成する。この申請リストには、申請者７の氏名、受信した日時、及び申請の表題等からなる申請に関する情報が、受信した順に並べられて表示される。申請された書類１５に対して決裁者１２が決裁及び捺印（承認）し、作成された申請リストの中から、承認した申請に関する情報を選択すると、承認装置４から書類作成装置３に承認情報が送信される。すると、書類作成装置３では、承認情報が受信され、申請者の次工程１９に関する処理が可能となる。なお、「次工程」とは、次に行なわれる工程、すなわち、先の工程に関連し、先の工程に対して承認を受けることによって、作業を遂行することが可能となる工程である。例えば、「受注報告書の作成」を先の工程とした場合には、「資材手配書の作成」、「生産日程表の作成」、または「納品報告書の作成」等が次の工程（後の工程）に該当する。

ところで、書類作成装置３には、承認支援プログラムが記憶されており、このプログラムをＣＰＵで実行させることにより、以下に示す機能的構成を有するものとなる。図３に示すように、書類作成装置３は、機能的構成として、書類データ作成手段２０、書類データ記憶手段２１、書類表示制御手段２２、及び書類印刷制御手段２３を備えている。書類データ作成手段２０は、必要事項入力手段２４によって必要事項が入力されると、それに基づき書類データを作成するものである。また、書類データ記憶手段２１は、書類データ作成手段２０によって作成された書類データをサーバ５のデータベースに記憶するものである。詳しくは、作成される書類毎にファイル化し、書類データとともに、申請者７の氏名や表題に関する情報も蓄積するように構成されている。書類表示制御手段２２は、書類データを申請用端末装置８のディスプレイ２５に送出し、入力画面や作成された書類の画像を表示させるものである。また、書類印刷制御手段２３は、申請用端末装置８における印刷指示手段２６によって印刷が指示されると、ネットワーク２に接続されたプリンタ９に書類データを送出し、書類１５を印刷させるものである。ここで、必要事項入力手段２４は、必要事項を入力させるための機能的手段であり、ハード構成として申請用端末装置８におけるキーボードやマウスが用いられる。なお、入力作業は、予め記憶された表示フォーム（後述する書類作成画面５１に相当）をディスプレイ２５に表示させ、この表示フォームを基に行なわれる。

また、書類作成装置３は、機能的構成として、申請情報送信手段２７、修正禁止手段２８、及び取下情報送信手段２９を備えている。申請情報送信手段２７は、申請情報入力手段３０によって申請情報が入力されると、その申請情報を、送受信装置３２を介して承認装置４に送信するものである。なお、申請情報送信手段２７は、書類印刷制御手段２３によってプリンタ９に書類データを送出した場合、すなわち書類１５を印刷した場合にも申請情報を送信することが可能になる。修正禁止手段２８は、申請情報入力手段３０によって申請情報が入力されると、書類データ記憶手段２１に記憶された書類データの変更を禁止するものである。これにより、申請後は書類データの修正ができなくなる。なお、このように書類データの変更が禁止された場合であっても、取下情報入力手段３１によって取下情報が入力された場合には、修正禁止状態を解除し、必要事項入力手段２４（本発明の修正情報入力手段）による書類データの修正を可能にする。そして、取下情報送信手段２９は、取下情報入力手段３１によって取下情報が入力されると、送受信装置３２を介して承認装置４に取下情報を送信する。ここで、取下情報送信手段２９が本発明の申請取下手段に相当する。

さらに、書類作成装置３は、機能的構成として、次工程制限手段３４、承認情報受信手段３５、次工程許可手段３６、及び確定手段４０を備えている。次工程制限手段３４は、次工程処理部３７における処理を制限するもの、詳しくは、次工程に対する、書類データ作成手段２０、書類表示制御手段２２、書類印刷制御手段２３、または申請情報送信手段２７の少なくともいずれか一つの機能を無効にするものである。特に、次工程制限手段３４は、制限処理選択手段３８を有しており、夫々の工程の等級（各工程を、重要性や作業時間等を考慮して区分したもの）が記憶された等級記憶手段３９から、工程に対する等級を読出すとともに、各等級に応じて、無効にする機能を選択するようにしている。つまり、工程に応じて、書類データ作成手段２０、書類表示制御手段２２、書類印刷制御手段２３、及び申請情報送信手段２７の少なくともいずれかが選択され、その機能が無効となる。書類データ作成手段２０または書類表示制御手段２２が選択された場合には、次工程に対して、必要事項を入力することができなくなる。また、書類印刷制御手段２３が選択された場合には、次工程に対する必要事項の入力及び書類データの作成は可能であるが、作成された書類１５を印刷することができなくなる。さらに、申請情報送信手段２７が選択された場合には、必要事項を入力して書類１５を作成し印刷することは可能であるが、申請情報を送信すること、すなわち書類１５を提出することができなくなる。ここで、次工程制限手段３４は第一の発明の次工程入力禁止手段としても機能している。

承認情報受信手段３５は、承認装置４から送信された承認情報を送受信装置３２を介して受信するものである。次工程許可手段３６は、承認情報受信手段３５で承認情報が受信されると、次工程における制限処理、すなわち次工程制限手段３４の機能を解除し、次工程処理部３７における全ての処理を可能にするものである。これにより、申請者７は、次工程において書類１５を作成したり申請情報を入力したりすることが可能になる。

また、確定手段４０は、承認情報受信手段３５で承認情報が受信されると、取下情報入力手段３１によって取下情報が入力されても修正禁止状態を保持し、書類データ記憶手段２１に記憶された書類データを保護するものである。これにより、承認情報の受信後は書類データの修正ができなくなり、例えば承認された書類データの改変を防止することが可能になる。

一方、承認装置４にもプログラムが記憶されており、このプログラムをＣＰＵで実行させることにより、以下に示す機能的構成を有するものとなる。図４に示すように、承認装置４は、機能的構成として、申請情報受信手段４２、申請情報記憶手段４３、及びリスト作成手段４４を備えている。申請情報受信手段４２は、書類作成装置３から申請情報または取下情報が送信されると、送受信装置４１を介して受信するものである。申請情報記憶手段４３は、申請情報受信手段４２によって申請情報を受信すると、その申請情報を時系列的に蓄積し、一方、取下情報を受信すると、蓄積されている申請情報を消去するものである。リスト作成手段４４は、申請情報記憶手段４３に蓄積されている申請情報を基に、前述した申請リストを作成するものである。作成された申請リストは、表示制御手段４５によって承認用端末装置１３のディスプレイ４７に送出されるとともに、印刷制御手段４６によって、ネットワーク２に接続されたプリンタ１４に送出される。これにより決裁者１２はディスプレイ４７の画面または印刷された用紙によって、申請の状況を把握することが可能になる。

また、承認装置４は、機能的構成として、承認情報送信手段４９を備えている。この承認情報送信手段４９は、承認情報入力手段４８によって承認情報が入力されると、その情報を、送受信装置４１を介して書類作成装置３に送信するものである。なお、承認情報入力手段４８は、承認情報を入力させるための機能的手段であり、本実施形態では、ディスプレイ４７に表示された申請リストを利用して入力することを可能にしている。つまり、承認用端末装置１３におけるマウスのポインタを、承認する案件に対する申請情報の上でクリックし、さらに承認確定用のボタンをクリックすることにより、承認情報が入力されたものとみなされる。

次に、本実施形態の承認システム１における書類作成装置３の動作（本発明の承認支援プログラムに相当）について、図５及び図６に基づき説明する。図５は書類作成画面の一例を示す説明図であり、図６は処理の流れを示すフローチャートである。

図６に示すように、必要事項入力手段２４によって書類作成に関する必要事項が入力されると（ステップＳ１においてＹＥＳ）、それを基に書類データを作成する（ステップＳ２）。なお、必要事項を入力する際には、図５に示すように、ディスプレイ２５に表示される書類作成画面５１の必要事項入力欄５２に従って入力することができる。なお、この書類作成画面５１の下部には、印刷指示手段２６として機能する印刷ボタン５３と、申請情報入力手段３０として機能する申請ボタン５４と、取下情報入力手段３１として機能する取下ボタン５５とが表示され、マウスのクリックにより選択指示することを可能にしている。また、書類作成画面５１の上部には、メッセージ欄５６が設けられており、書類１５の作成に関して、禁止されている状況とその理由が表示されるようになっている。例えば前回の工程が「受注報告」であり、まだ承認されておらず、且つ今回の工程（次工程に相当）において書類印刷制御手段２３の機能が禁止されている場合には、「受注報告が未決です。入力のみできます。」というメッセージが表示される。

書類作成画面５１において、印刷ボタン５３がクリックされると（ステップＳ３においてＹＥＳ）、書類データにおける基本情報の整合性（例えば契約日と着工日との日付順が矛盾しないか等）をチェックし（ステップＳ４）、入力ミスがない場合、すなわち全て整合している場合には（ステップＳ５においてＹＥＳ）、書類データをプリンタ９に送出し、書類１５を印刷する（ステップＳ６）とともに、その書類データを書類データ記憶手段２１のデータベースに記憶する（ステップＳ７）。なお、ステップＳ５において、整合していない項目が見つかった場合には、書類作成画面５１のメッセージ欄５６にエラー内容を表示し（ステップＳ８）、ステップＳ１の処理に戻る。書類１５を印刷することにより書類１５を決裁者１２へ提出することが可能になる。

書類１５を印刷した後、申請ボタン５４がクリックされると（ステップＳ９においてＹＥＳ）、作成された書類データの修正の有無をチェックし（ステップＳ１０）、書類データの修正がなければ（ＹＥＳ）、送受信装置３２を介して承認装置４に申請情報を送信する（ステップＳ１１）。これにより、承認装置４で作成される申請リストの中に、今回申請した情報が加えられる。また、申請情報の送信と同時に、書類作成画面５１をロック状態とし、必要事項の追加や修正を禁止する（ステップＳ１２）。なお、ステップＳ１０において、作成された書類データの修正があった場合には（ＮＯ）、書類作成画面５１のメッセージ欄５６にエラー内容を表示し（ステップＳ１３）、その後ステップＳ３の処理に戻る。この処理をすることにより、書類データと申請書類との整合性を保つことが可能になる。

その後、承認装置４から承認情報が送信され、その承認情報を受信すると（ステップＳ１４においてＹＥＳ）、次工程における全ての処理を許可する（ステップＳ１５）とともに、取下情報が入力されても修正禁止状態を保持する（ステップＳ１６）。これにより、書類データの修正ができなくなり、申請書類の整合性を保つことが可能になる。なお、承認情報を受信する前に、取下ボタン５５がクリックされると（ステップＳ１７においてＹＥＳ）、書類作成画面５１のロック状態を解除し（ステップＳ１８）、書類データの修正を可能にするとともに、取下情報を承認装置４に送信し（ステップＳ１９）、申請情報記憶手段４３から申請情報を消去させる。これにより、書類１５の作成及びその申請をやり直すことが可能になる。

このように、上記の承認システム１では、紙媒体での申請を維持しつつ、承認処理を電子的に管理することが可能になる。このため、今までの業務体系を大幅に変更させることなく、業務処理に関する情報を迅速に且つ円滑に伝達することができる。特に、承認の有無に応じて次工程における処理が制限されることから、申請者７は「次に何をするのか」あるいは「今何をしなければならないのか」を明確に把握することが可能になる。また、申請者７が利用する書類作成装置３と、決裁者１２が利用する承認装置４とが、夫々独立していることから、夫々の装置を、職務上の性質や業務内容等に応じた環境で構築することができる。また、次工程制限手段３４において禁止される処理を、工程における作業要素を考慮して設定したため、全ての工程における順序を規制しながらも、作業を円滑に行わせることが可能になる。

また、上記の承認システム１では、書類作成装置３から承認装置４へ申請情報が送信されると、次工程における作業だけでなく、今回の工程において作成した書類データの変更もできなくなる。このため、申請後における書類の改変が未然に防止され、承認される情報つまり書類１５と書類データ記憶手段２１に記憶された書類データとを確実に一致させることができる。すなわち、書類１５の内容と申請した書類データとの整合性を保つことができる。なお、申請情報が入力された後であっても承認情報を受信する前に取下情報を入力すれば、禁止状態が解除され自由に修正することが可能になるとともに、申請情報が消去されるため、書類１５を提出した後に書類１５の誤記等を発見した場合でも、速やかに対処することができる。

以上、本発明について好適な実施形態を挙げて説明したが、本発明はこれらの実施形態に限定されるものではなく、以下に示すように、本発明の要旨を逸脱しない範囲において、種々の改良及び設計の変更が可能である。

例えば、本実施形態の承認システム１では、工程毎に申請用の書類を提出する業務、すなわち、全ての工程において申請用の書類を作成する必要がある業務に対して、本発明の承認システム１を適用する場合を示したが、次工程における業務については、申請用の書類を作成することに限らず、例えば、データベースに格納される情報を入力する業務、契約書を作成する業務、または他の装置に配信するための情報を入力する業務を、次工程として設定することもできる。これらの場合においても、入力処理を禁止することにより、次工程における作業を行なうことができなくなり、業務の順序を明確に認識させることが可能になる。

また、本実施形態の承認システム１では、承認装置４から書類作成装置３に対して、承認情報のみ送信できるものを示したが、書類１５を否認（未承認）する場合に否認情報を送出するための否認情報送出手段をさらに備えるようにしてもよい。これによれば、書類作成装置３において、書類作成画面５１のロック状態を解除したり（すなわち書類データの修正を可能にしたり）、否認された旨のメッセージを表示させたりする等、その応用範囲が一層広くなる。

本実施形態の承認システム１では、書類作成装置３及び承認装置４における情報を一台のサーバ５によって一元管理するものを示したが、図７に示すように、書類作成装置３及び承認装置４に個別のサーバ（申請用サーバ６０及び承認用サーバ６１）を備え、各装置３，４における情報を個別に管理するようにしてもよい。この場合、申請用サーバ６０及び承認用サーバ６１を介して情報の授受が行われるとともに、申請用サーバ６０では申請処理が実行され、承認用サーバ６１では承認処理が実行される。

さらに、本実施形態の承認システム１では、申請用端末装置８として、汎用のコンピュータを用いるものを示したが、申請用端末装置８は、ネットワーク２を介してアクセスできるものであればよく、携帯電話等の携帯通信装置を利用することも可能である。

本発明の一実施形態である承認システムの構成を示す説明図である。 申請者及び決裁者における作業の工程を示す説明図である。 書類作成装置の機能的構成を示すブロック図である。 承認装置の機能的構成を示すブロック図である。 書類作成装置における書類作成画面を示す説明図である。 書類作成装置における処理の流れを示すフローチャートである。 承認システムの他の例を示す説明図である。

符号の説明

１ 承認システム
２ ネットワーク
３ 書類作成装置
４ 承認装置
９ プリンタ
１２ 決裁者（承認者）
１５ 書類
２０ 書類データ作成手段
２１ 書類データ記憶手段
２２ 書類表示制御手段
２３ 書類印刷制御手段
２４ 必要事項入力手段（修正情報入力手段）
２５ ディスプレイ
２７ 申請情報送信手段
２８ 修正禁止手段
２９ 取下情報送信手段（申請取下手段）
３０ 申請情報入力手段
３１ 取下情報入力手段
３４ 次工程制限手段（次工程入力禁止手段）
３５ 承認情報受信手段
３８ 制限処理選択手段
３９ 等級記憶手段
４０ 確定手段
４２ 申請情報受信手段
４３ 申請情報記憶手段
４４ リスト作成手段
４８ 承認情報入力手段
４９ 承認情報送信手段

Claims (9)

1. 申請用の書類を作成する書類作成装置と、承認者によって利用される承認装置とを、ネットワークを介して接続した承認システムであって、
   前記書類作成装置は、
   書類に関する必要事項を入力させるための必要事項入力手段と、
   入力された前記必要事項を基に書類に関する書類データを作成する書類データ作成手段と、
   作成された前記書類データをディスプレイに送出する書類表示制御手段と、
   印刷指示が入力されると、前記書類データをプリンタに送出する書類印刷制御手段と、
   前記書類を申請した旨の申請情報を入力させるための申請情報入力手段と、
   前記申請情報が入力されると、該申請情報を前記承認装置に送信する申請情報送信手段と、
   前記承認装置から前記申請情報に対する承認情報が送信されると、該承認情報を受信する承認情報受信手段と、
   該承認情報受信手段によって前記承認情報を受信するまで、次工程における情報の入力を禁止する次工程入力禁止手段と
   を具備し、
   前記承認装置は、
   前記書類作成装置から前記申請情報が送信されると、該申請情報を受信する申請情報受信手段と、
   前記書類を承認した旨の情報を入力させるための承認情報入力手段と、
   前記承認情報が入力されると、該承認情報を前記書類作成装置に送信する承認情報送信手段と
   を具備することを特徴とする承認システム。
2. 順に行われる複数の工程に関して、該工程毎に申請用の書類を作成する書類作成装置と、承認者によって利用される承認装置とを、ネットワークを介して接続した承認システムであって、
   前記書類作成装置は、
   書類に関する必要事項を入力させるための必要事項入力手段と、
   入力された前記必要事項を基に書類に関する書類データを作成する書類データ作成手段と、
   作成された前記書類データをディスプレイに送出する書類表示制御手段と、
   印刷指示が入力されると、前記書類データをプリンタに送出する書類印刷制御手段と、
   前記書類を申請した旨の申請情報を入力させるための申請情報入力手段と、
   前記申請情報が入力されると、該申請情報を前記承認装置に送信する申請情報送信手段と、
   前記承認装置から前記申請情報に対する承認情報が送信されると、該承認情報を受信する承認情報受信手段と、
   該承認情報受信手段によって前記承認情報を受信するまで、次工程に対する、前記書類データ作成手段、前記書類表示制御手段、前記書類印刷手段、または前記申請情報送信手段の少なくともいずれか一つにおける機能を無効にし、次工程における作業を制限する次工程制限手段と
   を具備し、
   前記承認装置は、
   前記書類作成装置から前記申請情報が送信されると、該申請情報を受信する申請情報受信手段と、
   前記書類を承認した旨の情報を入力させるための承認情報入力手段と、
   前記承認情報が入力されると、該承認情報を前記書類作成装置に送信する承認情報送信手段と
   を具備することを特徴とする承認システム。
3. 前記複数の工程を、夫々の工程における重要性及び作業時間等の作業要素を考慮して複数の等級に区分し、各工程に前記等級を関連付けて記憶した等級記憶手段をさらに備え、
   前記次工程制限手段は、各工程に対する前記等級を前記等級記憶手段から読出し、機能を無効にさせる手段を、前記等級に応じて、前記書類データ作成手段、前記書類表示制御手段、前記書類印刷制御手段、及び前記申請情報送信手段の中から選択する制限処理選択手段を有する
   ことを特徴とする請求項２に記載の承認システム。
4. 前記承認装置は、
   前記申請情報受信手段によって受信した前記申請情報を蓄積する申請情報記憶手段と、
   該申請情報記憶手段に蓄積された複数の申請情報から申請リストを作成するリスト作成手段と
   をさらに備えることを特徴とする請求項１乃至請求項３のいずれか一つに記載の承認システム。
5. 前記書類作成装置は、
   前記書類データ作成手段によって作成された前記書類データを記憶する書類データ記憶手段と、
   該書類データ記憶手段に記憶された前記書類データに対して、修正情報を入力させるための修正情報入力手段と、
   前記申請情報送信手段によって前記申請情報が送信されると、前記書類データ記憶手段に記憶された前記書類データの修正を禁止する修正禁止手段と
   をさらに備えることを特徴とする請求項１乃至請求項４のいずれか一つに記載の承認システム。
6. 前記書類作成装置は、
   前記申請を取下げる旨の取下情報を入力させるための取下情報入力手段と、
   前記申請情報が送信された後、前記取下情報が入力されると、前記修正禁止手段による禁止処理を解除するとともに、前記承認装置に取下情報を送信する申請取下手段と
   をさらに備えることを特徴とする請求項５に記載の承認システム。
7. 前記書類作成手段は、前記承認装置から承認情報を前記承認情報受信手段によって受信すると、前記書類データ記憶手段に記憶された前記書類データを確定する確定手段をさらに備えることを特徴とする請求項１乃至請求項６のいずれか一つに記載の承認システム。
8. 承認装置にネットワークを介して接続されたコンピュータを有する書類作成装置において実行することのできる承認支援プログラムであって、
   必要事項入力手段によって入力された必要事項を基に書類に関する書類データを作成する書類データ作成手段、
   作成された前記書類データをディスプレイに送出する書類表示制御手段、
   印刷指示が入力されると、前記書類データをプリンタに送出する書類印刷制御手段、
   申請情報入力手段によって、前記書類を申請した旨の申請情報が入力されると、該申請情報を前記承認装置に送信する申請情報送信手段、
   前記承認装置から前記申請情報に対する承認情報が送信されると、該承認情報を受信する承認情報受信手段、
   及び、該承認情報受信手段によって前記承認情報を受信するまで、次工程における情報の入力を禁止する次工程入力禁止手段
   として、前記コンピュータを機能させることを特徴とする承認支援プログラム。
9. 承認装置にネットワークを介して接続されたコンピュータを有し、順に行われる複数の工程に関して、該工程毎に申請用の書類を作成する書類作成装置において実行することのできる承認支援プログラムであって、
   必要事項入力手段によって入力された必要事項を基に書類に関する書類データを作成する書類データ作成手段、
   作成された前記書類データをディスプレイに送出する書類表示制御手段、
   印刷指示が入力されると、前記書類データをプリンタに送出する書類印刷制御手段、
   申請情報入力手段によって、前記書類を申請した旨の申請情報が入力されると、該申請情報を前記承認装置に送信する申請情報送信手段、
   前記承認装置から前記申請情報に対する承認情報が送信されると、該承認情報を受信する承認情報受信手段、
   及び、該承認情報受信手段によって前記承認情報を受信するまで、次工程に対する、前記書類データ作成手段、前記書類表示制御手段、前記書類印刷制御手段、または前記申請情報送信手段の少なくともいずれか一つにおける機能を無効にし、次工程における作業を制限する次工程制限手段
   として、前記コンピュータを機能させることを特徴とする承認支援プログラム。

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