JP2003054752A

JP2003054752A - 書類の保管方法

Info

Publication number: JP2003054752A
Application number: JP2001249060A
Authority: JP
Inventors: Hirotsugu Ozaki; 博嗣尾崎
Original assignee: TTT KK
Current assignee: TTT KK
Priority date: 2001-08-20
Filing date: 2001-08-20
Publication date: 2003-02-26

Abstract

(57)【要約】【課題】書類を一時的に秘密裏に保管し、必要なとき
には、その書類を即座に取り出すことができる書類の保
管方法を提供すること。【解決手段】企業等の委託者１０は、外部組織１４に
関連する保管者１６に書類の保管を依頼する。委託者１
０は、書類を内容器２０ｂに収納し、端末装置で管理情
報を作成する。委託者は、外部組織１４に管理情報を送
信する。委託者及び外部組織以外の者に、書類の中味を
秘密裏に保ち、保管者において、容器を保管する。容器
には、二次元コードや非接触型ＲＦタグによって、人の
視覚では把握できない状態で容器を保管する。委託者に
おいて、書類が必要な場合は、容器にダミーとして印し
たシンボルを利用して出荷を行う。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、書類を一時的に秘
密裏に保管し、必要なときには、その書類を即座に取り
出すことができる書類の保管方法に関する。本発明は、
さらに、一時的に保管している書類をそのまま処分に付
すことができる、書類の保管方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】企業や組織等では、日常的に書類が作成
される。企業であれば、契約書や請求書等の書類が作成
される。病院であれば、カルテが作成される。電子デー
タ化が進み、種々の書類がデータ化されていても、書類
の作成は不可欠である。これらの書類の中には、法律で
一定期間の保管が義務付けられているものがある。例え
ば、領収書は一定の法定期間の保管が義務付けられてい
る。

【０００３】書類の中には、頻繁ではないが、機会があ
る度に内容をチェックしなければならないものがある。
また、書類の中には、外部機関や外部組織から、提示を
求められるものがある。その一方で、保管はするもの
の、その後、チェックや提示の対象になることなく廃棄
処分となるものがある。いずれにしても、従来、このよ
うな書類は、企業や組織内で保管を行っていた。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】ところが、企業や組織
内で保管するには、以下に掲げる種々の問題を生じてい
る。

【０００５】（１）セキュリティーの問題書類の中には、経理情報や個人情報を記載したものがあ
る。これらの情報は、外部に対して秘密にすることが好
ましいか、秘密にしなければならない。厳重に保管しな
ければ、企業や組織等の信用問題になる。その一方で、
顧客や患者に関する特定の書類を迅速に抽出し、日常的
な業務を遂行する要請もある。このように秘密に保つこ
とと、迅速に抽出することの要求を同時に満たすことが
求められている。

【０００６】（２）保管スペースの問題チェックや提示の対象となる以上、利便性を重視して企
業や組織等で書類を保管することが行なわれている。し
かし、書類が大量にある場合は、多大な保管スペースを
要する。また、企業や組織等で書類が不要になった場合
であっても、領収書等は商法や税法によって一定期間の
保管を義務付けられており、限られたスペースでこれら
の書類を保管することはフロアーや空間を圧迫すること
になる。

【０００７】（３）処分確実性の問題企業や組織等において書類が不要になり、且つ、義務付
けられていた一定の保管期間が経過した後、これらの書
類は処分することになる。しかし、処分に際しては、企
業や組織等と関係のない運搬者や処分者の手に委ねられ
ることになる。企業や組織等で厳しい管理下におかれて
いても、運搬者や処分者に書類が渡った以降は、書類は
管理の徹底ができない状況下におかれることになる。そ
のため、経理情報や個人情報が流出することにもなりか
ねない。特に、処分場では、焼却時や溶解時に書類が人
の目に触れることがある。

【０００８】本発明の目的は、書類、特に、秘密書類に
関して、上記問題及び課題を解決する、書類の保管方法
を提供することである。本発明の目的は、書類を一時的
に秘密裏に保管し、必要なときには、その書類を即座に
取り出すことができる書類の保管方法を提供することで
ある。本発明の目的は、一時的に保管している書類をそ
のまま処分に付すことができる書類の保管方法を提供す
ることである。

【０００９】

【課題を解決するための手段】そこで、本発明は、書類
を収納するための容器を準備し、前記容器内に収納する
書類について管理情報を作成するとともに管理情報を保
存し、前記管理情報を非接触型ＲＦタグに記録し、前記
容器に非接触型ＲＦタグを添付し、書類を収納した前記
容器を封緘し、前記容器を保管のために搬出する書類の
保管方法により前記課題を解決した。

【００１０】本発明の方法によって、企業や組織等（以
下、「企業等」という。）が書類の保管を行う場合、企
業等は容器を準備する。容器は、企業等自身が準備して
もよいが、外部組織から供給を受けてもよい。容器は、
白色系の紙材質からなっていることが好ましい。白色系
の容器を利用することにより、容器から書類を取り出す
ことなく、そのまま溶解処分することができるからであ
る。

【００１１】企業等で独自で定められた一定期間が経過
した後、企業等の担当者は、容器に保管すべき書類を収
納する。その際、パソコン等を利用して収納する書類の
管理情報を電子データとして入力する。管理情報とは、
保管後に複数ある書類の中から該当する書類を抽出でき
る程度の情報である。例えば、書類の種類、企業名、個
人名が該当する。また、管理情報は、法律上保管期限を
含む。企業等は、これらの管理情報を作成した後、その
管理情報を保存する。保存場所は、自社及び／又は外部
組織である。

【００１２】企業等は管理情報を作成した後、その管理
情報を非接触型ＲＦタグに記録する。非接触型ＲＦタグ
とは、遠隔位置から記録内容を書込み及び読取り可能な
電子媒体である。このような非接触型ＲＦタグの代表的
なものは、直径２ｃｍ、厚み１ｍｍ程度の円盤形態をし
ていたり、名刺サイズで厚みが数ミリのシール形態をし
ている。

【００１３】管理情報を非接触型ＲＦタグに記録した
後、企業等の担当者はその非接触型ＲＦタグを容器に添
付する。円盤形態の非接触型ＲＦタグの場合、針金等を
利用して容器に添付する。シール形態の非接触型ＲＦタ
グの場合、容器にそのまま貼付する。その後、容器を封
緘すると、人の視覚によっては容器にどのような書類が
収納されているが判別不可能となる。なお、容器に非接
触型ＲＦタグを添付した後、管理情報をその非接触型Ｒ
Ｆタグに記録してもよい。

【００１４】また、本発明は、書類を収納するための容
器を準備し、前記容器内に収納する書類について管理情
報を作成するとともに管理情報を保存し、前記管理情報
を二次元コードとして印刷し、前記容器に二次元コード
を添付し、書類を収納した前記容器を封緘し、前記容器
を保管のために搬出する書類の保管方法により前記課題
を解決した。

【００１５】この方法によって、企業や組織等（以下、
「企業等」という。）が書類の保管を行う場合、企業等
は容器を準備する。容器は、企業等自身が準備してもよ
いが、外部組織から供給を受けてもよい。容器は、白色
系の紙材質からなっていることが好ましい。白色系の容
器を利用することにより、容器から書類を取り出すこと
なく、そのまま溶解処分することができるからである。

【００１６】企業等で独自で定められた一定期間が経過
した後、企業等の担当者は、容器に保管すべき書類を収
納する。その際、パソコン等を利用して収納する書類の
管理情報を電子データとして入力する。管理情報とは、
保管後に複数ある書類の中から該当する書類を抽出でき
る程度の情報である。例えば、書類の種類、企業名、個
人名が該当する。また、管理情報は、法律上保管期限を
含む。企業等は、これらの管理情報を作成した後、その
管理情報を保存する。保存場所は、自社及び／又は外部
組織である。

【００１７】企業等は管理情報を作成した後、パソコン
等を利用して管理情報を二次元コードとして印刷する。
二次元コードとは、Ｘ及びＹ方向の二次元で情報をコー
ド化したシンボルである。二次元コードは、シール形態
で印刷する。管理情報を二次元コードとして印刷した
後、企業等の担当者はその二次元コードを容器に添付す
る。その後、容器を封緘すると、人の視覚によっては容
器にどのような書類が収納されているが判別不可能とな
る。特に、白色系の容器を利用して溶解処分できるよう
にする場合、非接触型ＲＦタグよりも二次元コードを利
用することが好ましい。二次元コードを印刷して容器に
添付すると、非接触型ＲＦタグを除去するように付加的
な作業を要することなく容器をそのまま溶解処分に付す
ことができるからである。

【００１８】なお、書類を容器内に収納するのは、管理
情報を作成する前後、管理情報を非接触型ＲＦタグに記
録する前後、非接触型ＲＦタグを容器に添付する前後、
管理情報を二次元コードとして印刷する前後、二次元コ
ードを容器に添付する前後を問わない。

【００１９】その後、書類を収納した容器を搬出する。
このように、容器内の書類の属性を予め管理情報として
作成し、管理情報を非接触型ＲＦタグに記録したり又は
二次元コードとして印刷して添付することにより、人の
視覚によって容器の書類を特定することができなくな
る。その一方、管理情報を参照することにより、どの容
器にどのような書類を収納しているかを検索することが
できる。こうすることにより、企業等で書類を保管せず
とも、外部組織に書類の保管を委託することができ、必
要なときには迅速に該当する書類を特定し、外部組織か
ら企業等に書類を戻すことができる。

【００２０】なお、総ての管理情報を非接触型ＲＦタグ
又は二次元コードに記録又は印刷してもよいが、好まし
くは、一部のみ入力する。管理情報の中には、封緘した
容器内の書類に関する情報も含まれる。したがって、書
類に関する情報を削除した残余の情報のみ、非接触型Ｒ
Ｆタグ又は二次元コードに記録又は印刷することが好ま
しい。こうすることにより、万が一、非接触型ＲＦタグ
又は二次元コードが読み取られたとしても、書類に関す
る情報は秘密に付され、容器を開封しない限り、書類に
関する情報を入手することができなくなる。

【００２１】外部組織で書類を保管する場合には、企業
等が作成した管理情報を外部組織に送信し、前記容器を
前記外部組織に搬出し、前記外部組織が前記非接触型Ｒ
Ｆタグ又は二次元コードを読み取って前記容器を分別保
管することが好ましい。外部組織とは、例えば、書類を
収納した容器を業として管理する企業である。容器を保
管する際、受信した管理情報と読み取った非接触型ＲＦ
タグ又は二次元コードとを対比することで、企業等や保
管期限を基準に容器を分類して保管することができる。
また、容器の搬入に先立って管理情報を事前に受信する
ことで、搬入される容器の数量及び情報を予め把握して
効率的に容器を保管する準備をすることもできる。この
ように分別保管することにより、必要なときには迅速に
該当する書類を特定し、外部組織から企業等に書類を戻
すことができる。

【００２２】外部組織において容器を分別保管する場
合、外部組織が容器を受領した際、非接触型ＲＦタグ又
は二次元コードから情報を読み取って容器に視覚から判
読できるシンボルを付与することが好ましい。もっと
も、管理情報の内容をそのままシンボルとして付与する
のではない。記号の羅列、符号の羅列、数字の羅列等の
シンボルによって、人の視覚によって容器同士の区別が
できる程度のシンボルを付与する。こうすることによ
り、必要なときには迅速に該当する容器を人の視覚によ
って特定し、外部組織から企業等に書類を戻すことがで
きる。

【００２３】

【発明の実施の形態】以下、図面を参照して本発明によ
る書類の保管方法の実施形態を説明する。図１は、本発
明による書類の処分方法を示す概略図である。本発明
は、企業等の秘密情報を記録した書類を一時的又は処分
するまでの間、外部組織、すなわち、受託企業や倉庫に
おいて秘密裏に保管することを目的としている。例え
ば、企業であれば、契約書や請求書等の書類が作成され
る。病院であれば、カルテが作成される。したがって、
プライバシー保護等のため保管を確実に行う必要があ
る。本発明では、容器に収納した書類の内容を肉眼によ
って判別できないようにした状態で保管を行う。また、
企業等から搬出されて第三者の手に委ねられた場合にお
いても、人の視覚によって容器に収納した書類を特定で
きないようになっている。しかし、本発明は、その一方
で、特定の書類が必要な場合は、保管中の容器及び書類
を特定して迅速且つ確実に書類の保管を委託した者（以
下、「委託者」という。）にその特定の容器及び／又は
書類を搬出返送することができるように構成されてい
る。

【００２４】本発明の概略を説明すると、図１に示すよ
うに、企業等の委託者１０は、容器に書類を収納した
後、運搬者１２を介して容器を外部組織１４に関連する
保管者１６に書類の保管を依頼する。委託者１０は、そ
の際、容器に収納した書類のリストすなわち管理情報１
８を作成し、インターネット等のネットワークを介して
外部組織１４に送信する。運搬中及び保管中、容器自体
には、人の視覚によって書類を特定できる情報は添付す
ることはない。

【００２５】運搬者１２は容器を保管者１６に運搬す
る。委託者１０から容器が搬出された後、運搬者１２及
び保管者１６には容器に収納した書類が秘密に扱われ
る。外部組織１４は、委託者１０と保管者１６におい
て、書類に関する管理情報を保存及び管理する。

【００２６】保管者１６は、外部組織１４と一体になっ
て書類及び容器を管理する。委託者１０が特定の書類を
必要としたとき、外部組織１４は保管中の当該書類を特
定する。保管者１６は、求めに応じて書類単位、必要で
あれば、容器ごと、委託者１０に書類を搬出返送する。
また、法定保管期限が終了した書類については、外部組
織１４及び保管者１６は、書類単位又は容器単位で処分
を行う。

【００２７】図２は、容器の一形態を示している。この
容器２０は、外容器２０ａと内容器２０ｂよりなる。本
実施形態の容器２０は、引き出しタイプの容器である。
外容器２０ａは、前方を開放した直方体の容器である。
内容器２０ｂは、上方を開放した直方体の容器である。
容器２０は、外容器２０ａから内容器２０ｂを引き出す
ことにより、内容器２０ｂに書類を収納できるようにな
っている。外容器２０ａは、紙製又は剛性あるプラスチ
ック製でなる。外容器２０ａは、半永久的に使用され
る。内容器２０ｂは、紙製である。内容器２０ｂは、交
換可能に構成されている。書類を内容器２０ｂごと、廃
棄処分できるようにするためである。また、内容器２０
ｂは、蓋２２を備えている。蓋２２は、内容器２０ｂを
封緘するために設けられている。この内容器２０ｂは、
白色系の紙からなる。書類を処分する際、特に、溶解し
て紙を再利用する際、書類と同様の色調であることが好
ましい。そうでなければ、書類を内容器２０ｂから取り
出して、書類と内容２０ｂを選別しなければならない。
本発明では、重要書類を保管することを目的としている
が、処分する際にも配慮している。内容器２０ｂを封緘
した状態で溶解することを配慮して、内容器２０ｂは、
書類と同等な白色系の紙からなる。なお、外容器２０ａ
は、溶解されることなく、委託者において継続利用され
るので、材質及び色調について限定されない。

【００２８】外容器２０ａには、媒体２０ｃが添付され
ている。媒体２０ｃには、企業等の所轄に関する情報を
予め記録しておく。この情報は、外容器２０ａに固有の
固定情報である。また、媒体２０ｃの代わりに、二次元
コードを利用して、外容器２０ａに固定情報を記録して
おいてもよい。

【００２９】図３に示すように、委託者１０では、ハン
ディターミナル２４、端末装置２６が備えられている。
端末装置２６は記憶装置を内蔵している。ハンディター
ミナル２４は、非接触型ＲＦタグへの書込及び読取がで
き、二次元コードの読取ができる装置である。もっと
も、ハンディターミナル２４は読取りのみできるような
装置でもよい。ハンディターミナル２４は、有線又は無
線で端末装置２６に接続されている。端末装置２６は、
市場で入手可能なパーソナルコンピュータであり、所定
のソフトウェアがインストールされている。端末装置２
６は、インターネット等のネットワークＮに接続されて
いる。

【００３０】図５は、管理情報のテーブルを示してい
る。管理情報は、委託者１０が作成する。委託者１０
は、外容器２０ａの媒体２０ｃ又は二次元コードから、
管理情報に固定情報を入力する。その後、日時等の時間
に関する情報や、運搬者の情報や、書類の詳細な情報等
の変動情報を入力する。運搬者１２による内容器２０ｂ
の引取時には、運搬者に関する情報が、ハンディターミ
ナル２４により読み取られ、管理情報に加えられる。こ
の引取時間も、管理情報に加えられる。

【００３１】さらに、委託者１０では、出力装置、すな
わち、プリンタ２８が備えられている。委託者１０は、
管理情報を作成した後、二次元コードをシールの形態で
印刷する。情報量が少ない場合は、一次元バーコードで
もよいが、処分を確実にするには情報量の多い二次元コ
ードを利用することが好ましい。委託者１０は、二次元
コードシール３０を内容器２０ｂに接着等により添付す
る。内容器２０ｂは、外見上、内容物が秘密裏に保たれ
ており、運搬者には内容物を見ることができない。ま
た、外見上、意味不明は二次元コード３０でしか内容器
２０ｂを特定することができなくなっている。もっと
も、特定の者は、例えば、委託者１０及び外部組織１４
は二次元コード３０から、内容器２０ｂの中味を知るこ
とができる。

【００３２】本実施形態では、管理情報を内容器２０ｂ
に関連付けるために二次元コードのシール３０を利用し
ているが、内容器２０ｂに非接触型ＲＦタグ３２を添付
してもよい。この場合、ハンディターミナル２４を利用
して、完成した管理情報を非接触型ＲＦタグに入力す
る。この非接触型ＲＦタグ３２は、ワイヤーや針金によ
って内容器２０ｂに添付する。

【００３３】運搬者１２は、特に、システムを必要とし
ない。ただし、運搬者１２は、車両カード３４及び運転
者カード３６を携帯する。車両カード３４及び運転者カ
ード３６は、外部組織１４が予め運搬業者１２に交付し
ている。車両カード３４は、磁気カード等の電子媒体で
あり、運搬者１２が輸送に利用する車両毎に準備されて
いる。車両カード３６には、運搬者１２及び車両を特定
する情報、例えば、運搬業者名称、車種名、車両番号等
が記録されている。運転者カード３６も、磁気カード等
の電子媒体であり、運搬者１２の運転者毎に準備されて
いる。運転者カード３６には、運転者を特定する情報、
例えば、運転者の氏名、免許証番号等が記録されてい
る。

【００３４】図４に示すように、保管者１６は、ハンデ
ィターミナル３８、記憶装置内蔵の端末装置４０が備え
られている。ハンディターミナル３８は、委託者１０の
ハンディターミナルと同じである。記憶装置は、ハンデ
ィターミナル３８が読み取った情報、外部組織１４との
間で送受信した情報を保存する機能を備えている。ハン
ディターミナル３８は、有線又は無線で端末装置４０に
接続されている。端末装置４０は、ルータを介してイン
ターネット等のネットワークＮに接続されている。保管
者１６は、事前に受信した管理情報に基づいて、ラック
４２に保管する容器を分別して割り当てる。そして容器
の搬入時には、ハンディターミナル３８によって二次元
コード３０及び／又は非接触型ＲＦタグ３２を読み取っ
て、事前に受信した管理情報を参照し、視覚により容器
を区別できる数字等のシンボル４４を印刷する。そのシ
ンボル４４を容器に添付する。その後、容器２０ｂをラ
ック４２において、シンボル４４が見えるように保管す
る。

【００３５】次に、書類の処分方法について、フローチ
ャートに基づき説明する。図６は、委託者１０が、容器
２０の外容器２０ａに固定情報を入力する際のフローチ
ャートである。委託者は、端末装置２６を利用し、委託
者名称、住所等、ずに示す固定情報を電子データとして
作成する（ステップａ１）。その後、外容器２０ａの媒
体２０ｃに、ハンディターミナルを利用して固定情報を
入力する（ステップａ２）。

【００３６】図７は、委託者が、容器２０の外容器２０
ａに固定情報を入力する際の他のフローチャートであ
る。委託者は、端末装置２６を利用し、委託者名称、住
所等、ずに示す固定情報を電子データとして作成する
（ステップｂ１）。その後、出力装置２８を利用して、
固定情報を記録した二次元コードをシール形態で印刷す
る（ステップｂ２）。そして、容器２０の外容器２０ａ
に、その二次元コードのシールを接着する（ステップｂ
３）。

【００３７】図８は、委託者から保管者までの容器２０
を移送する際のフローチャートである。外部組織１４
は、委託者１０に対して容器を提供し（ステップＳ
１）、委託者はその容器を受領する（ステップＳ１
１）。初回のみ、外容器２０ａ及び内容器２０ｂが提供
される。また、内容器２０ｂのみ複数個提供されてもよ
い。

【００３８】同様に、外部組織１４は、委託者に対して
非接触型ＲＦタグを提供し（ステップＳ２）、委託者は
その非接触型ＲＦタグを受領する（ステップＳ１２）。
この非接触型ＲＦタグ３２は、外容器２０ａに固定情報
を入力するためのものであり、委託者は、図６のフロー
チャートにしたがって、委託者名称等の固定情報を非接
触型ＲＦタグ３２に入力する。もっとも、非接触型ＲＦ
タグ３２の代わりに、委託者は、二次元コードをシール
形態で印刷して、外容器２０ａに接着してもよい。

【００３９】容器や非接触型ＲＦタグは、有償又は無償
で提供することに加えて、所有権を外部組織１４にした
状態で、委託者等に貸与する形態をとってもよい。容器
や非接触型ＲＦタグを貸与する形態であると、容器や非
接触型ＲＦタグを取り扱う者が不法投棄という行為に対
して、その行為を制限する意識を与えられる。

【００４０】委託者において、書類が内容器２０ｂに収
納される（ステップＳ１３）。委託者は、外容器２０ａ
の非接触型ＲＦタグ又は二次元コードから固定情報を読
取り、端末装置にその固定情報を入力する（ステップＳ
１４）。その後、引取日や書類の重要情報を端末装置に
変動情報として入力する（ステップＳ１５）。この状態
において、図５に示す管理情報が完成する。そして、内
容器２０ｂを密閉封緘する（ステップＳ１６）。

【００４１】運搬者１２は、委託者からの連絡を受け、
車両カード及び運転者カードを持参して委託者に向う。
運搬者は、委託者に対して車両カード及び運転者カード
を提示する（ステップＳ２１・ステップＳ２２）。

【００４２】委託者は、ハンディターミナルにより車両
カード及び運転者カードを読取って管理情報に入力する
（ステップＳ１７・ステップＳ１８）。さらに、端末装
置において、車両カード及び運転者カードの情報を入力
した際、搬出時管理情報に時期的情報として搬出日や搬
出時間を追加入力する（ステップＳ１９）。もっとも、
車両カード及び運転者カードを読み取った際に、自動的
に搬出日時を管理情報に入力するようにしておいてもよ
い。

【００４３】以上のように、ステップＳ１３からステッ
プＳ１８までの手順で管理情報を作成する。その後、委
託者は、出力装置を利用して、白黒の二次元コードをシ
ール形態で印刷し、その二次元コードを内容器２０ｂに
接着等により添付する（ステップＳ１９）。これに代え
て又はこれに加えて、非接触型ＲＦタグに対して管理情
報を出力し、この非接触型ＲＦタグを容器に添付しても
よい。この状態において、内容器２０ｂは、外観上、内
容器２０ｂ内の書類がどのようなものかが不明である。

【００４４】委託者は運搬者に容器を渡し（ステップＳ
２０）、運搬者はこれを車両に積載する（ステップＳ２
３）。運搬者側では、容器に収納した書類の内容が不明
である。容器の引取に車両カード及び運転者カードの提
示が必要であり、搬出日時も登録されているので、不正
を行いにくい。

【００４５】委託者は、容器の搬出後、又は、管理情報
が完成した段階で、管理情報を外部組織１４に送信し
（ステップＳ２０−２）、外部組織１４はこれを受信す
る（ステップＳ３）。管理情報には、委託者に関する所
定の情報に加えて、容器に収納した書類の内容、運搬者
に関する情報、搬出日時が記録されている。外部組織１
４は、受信した情報を一時的に保存する（ステップＳ
４）。さらに、外部組織１４は、保管者１６に対して搬
入情報を送信する（ステップＳ５）。保管者１６は、外
部組織１４から搬入情報を予定として受信する（ステッ
プＳ３１）。外部組織１４は、保管者に対して、管理情
報のうち、委託者や運搬者の所定の情報のみ送信し、内
容器２０ｂに内在する書類の情報は秘密にしておいても
よいが、総ての管理情報を送信することにより、容器を
事前分別することで（ステップＳ３２）、保管者１６に
おいて予め保管棚４２の選定を行うことができる。

【００４６】運搬者は、委託者から保管者まで容器を運
搬し（ステップＳ２４）、保管者において容器を脱荷す
る（ステップＳ２５）。運搬者は、委託者のときと同様
に、保管者に対して車両カード及び運転者カードを提示
する（ステップＳ２６・ステップＳ２７）。

【００４７】保管者は、ハンディターミナルにより車両
カード及び運転者カードを読取る（ステップＳ３３・ス
テップＳ３４）。さらに、端末装置において、車両カー
ド及び運転者カードの情報を入力した際、搬入時情報と
して搬入日や搬入時間を追加入力する（ステップＳ３
５）。もっとも、車両カード及び運転者カードを読み取
った際に、自動的に搬入日時を入力するようにしておい
てもよい。

【００４８】保管者は、ハンディターミナルによって、
容器に添付した二次元コード３０又は非接触型ＲＦタグ
３２から所定の情報を読み取る（ステップＳ３６）。そ
の後、外部組織１４から受信した管理情報も参照して、
人の視覚で把握できるシンボルを出力する（ステップＳ
３７）。もっとも、シンボルだけでは、書類の中味が不
明である。その後、シンボルを容器に添付する（ステッ
プＳ３８）。その後、図４に示すように、予め事前準備
していた保管棚４２に容器を保管する。この状態におい
ても、人の視覚によっては、書類の中味が不明である。

【００４９】図９は、保管者１６から委託者１０までの
容器２０を移送する際のフローチャートである。委託者
１０は、所定の書類について企業等内で利用することに
なると、外部組織１４に対して返送指示を送信する（ス
テップＳ１１１）。外部組織１４は、この返送指示を受
信し（ステップＳ１０１）、当該書類が、どの棚のどの
番地に保管されているかを検索する（ステップＳ１０
２）。外部組織１４は、返送指示があった容器を特定し
た後（ステップＳ１０３）、保管者１６に返送指示を送
信する（ステップＳ１０４）。保管者１６は、返送指示
を受信し（ステップＳ１２１）、受信した棚・番地・シ
ンボルに基づいて、所定の容器を委託者１０に対して出
荷する（ステップＳ１２２）。保管者１６においては、
人の視覚によって、容器の中味が把握できないが、その
他の記号等によって十分に容器を特定することができ
る。こうすることにより、委託者１０は、所定の書類を
受領する（ステップＳ１１２）。

【００５０】

【発明の効果】本発明は、以上詳述したように、外部組
織において、厳重に管理した状態で需要な書類を保管す
ることができる。すなわち、委託者及び外部組織の特定
の者だけが、容器の中味を把握しており、その他の者に
対して書類の内容が秘密に保たれているので、企業等の
経理書類、契約書、カルテであっても外部に漏洩するこ
となく保管することができる。また、企業等で所定の書
類が必要になった際、分別保管するとともにシンボルに
よって書類を収納した容器を特定するので、保管者から
委託者に対して書類を迅速に返送することができる。さ
らに、書類が処分対象となったときでも、容器の開封す
ることなくそのまま処分することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明による書類の保管方法を示す概略図。

【図２】本発明で用いる容器及び媒体の一形態を示す
斜視図。

【図３】委託者のシステム構成図。

【図４】保管者のシステム構成図。

【図５】委託者において作成する管理情報の一例を示
すテーブル。

【図６】容器に添付する固定情報を作成方法を示すフ
ローチャート。

【図７】容器に添付する固定情報を作成方法の他の例
を示すフローチャート。

【図８】委託者から保管者までの保管方法を示すフロ
ーチャート。

【図９】保管者から委託者までの返送方法を示すフロ
ーチャート。

【符号の説明】

１０委託者１２運搬者１４外部組織１６保管者１８管理情報２０容器２４，３８ハンディターミナル２６，４０端末装置２８出力装置３０シール形態の二次元コード３２非接触型ＲＦタグ３４車両カード３６運転者カード４２保管棚

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.⁷ 識別記号ＦＩテーマコート゛(参考）Ｇ０６Ｋ 19/00 Ｇ０６Ｋ 19/00 Ｈ 19/07 ＱＦターム(参考） 2C005 MA01 MB07 MB10 TA22 3E062 AA01 AB20 AC05 DA02 DA08 5B035 BB09 BC00 CA23 5B072 BB00 CC01 CC21 DD02

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】書類を収納するための容器を準備し、前
記容器内に収納する書類について管理情報を作成すると
ともに管理情報を保存し、前記管理情報を非接触型ＲＦ
タグに記録し、前記容器に非接触型ＲＦタグを添付し、
書類を収納した前記容器を封緘し、前記容器を保管のた
めに搬出することを特徴とする、書類の保管方法。
【請求項２】前記管理情報を外部組織に送信し、前記
容器を前記外部組織に搬出し、前記外部組織が前記非接
触型ＲＦタグを読み取って前記容器を分別保管する、請
求項１記載の書類の保管方法。
【請求項３】前記外部組織が前記容器を受領した際、
前記非接触型ＲＦタグから情報を読み取って前記容器に
視覚から判読できるシンボルを付与する、請求項２記載
の書類の保管方法。
【請求項４】書類を収納するための容器を準備し、前
記容器内に収納する書類について管理情報を作成すると
ともに管理情報を保存し、前記管理情報を二次元コード
として印刷し、前記容器に前記二次元コードを添付し、
書類を収納した前記容器を封緘し、前記容器を保管のた
めに搬出することを特徴とする、書類の保管方法。
【請求項５】前記管理情報を外部組織に送信し、前記
容器を前記外部組織に搬出し、前記外部組織が前記二次
元コードを読み取って前記容器を分別保管する、請求項
４記載の書類の保管方法。
【請求項６】前記外部組織が前記容器を受領した際、
前記二次元コードから情報を読み取って前記容器に視覚
から判読できるシンボルを付与する、請求項５記載の書
類の保管方法。
【請求項７】書類が必要になった際に、管理情報を参
照して分別保管された容器及びシンボルを特定し、前記
シンボルによって前記容器を返送する、請求項３又は６
記載の書類の保管方法。
【請求項８】前記容器が白色系の紙材質からなる、請
求項１乃至７のいずれかに記載の書類の保管方法。
【請求項９】保管期限を付して前記管理情報を作成
し、前記管理情報を参照して保管経過後に前記容器を溶
解処分する、請求項８記載の書類の保管方法。