JP3989204B2 - 書類の処分方法 - Google Patents

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、書類を一時的に保管し、その後、廃棄処分をするための書類の処分方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
例えば、病院のカルテには個人情報が記載されている。また、請求書等の書類には法人の経理情況を把握できる情報が記載されている。病院内や法人内において、これらの書類は厳しい管理下におかれている。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、処分に際しては、運搬者や処分者の手に委ねられることになる。そのため、病院等で厳しい管理下におかれていても、病院等の外に出た場合、これらの書類は、管理の徹底ができない状況下におかれることになる。従来、処分を確実に行うため、最終処分場に担当者を派遣し、実際に書類等が処分されたかどうかを確認する作業を行っていた。
【０００４】
また、処分場では、秘密書類が焼却されたり、又は再利用のための溶解されたりする。このうち、容器ごと焼却したり、容器ごと溶解したりすることが好ましい。さもなければ、処分時において、秘密書類を容器から取り出した際に、その秘密書類が第三者の目に触れることになる。
【０００５】
本発明の目的は、重要書類を第三者の目に触れさせることなく処分するための処分方法を提供することにある。
本発明の他の目的は、重要書類を排出者から処分者まで、追跡することができる処分方法を提供することにある。
本発明のさらに他の目的は、重要書類を処分するに際し、封緘したまま、処分することができる処分用容器を提供することにある。
本発明のさらに他の目的は、重要書類を処分するに際し、を有効利用することができる、処分用容器を提供することにある。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
そこで、本発明は、書類を投入するための容器を準備し、前記容器内に投入した書類について管理情報を作成し、前記管理情報を電子媒体に記録し、前記容器に前記電子媒体を添付し、前記容器を封緘したまま処分することを特徴する、書類の処分方法により前記課題を解決した。
【０００７】
また、前記容器が、内容器と、該内容器と別体で前記内容器と対になる外容器より構成され、前記外容器に固定情報を記録した媒体を添付し、前記管理情報を、外容器から読み取った固定情報と、新規に入力する変動情報より作成し、当該管理情報を電子媒体に記録することが好ましい。
【０００８】
病院等の重要書類を排出する者は、まず、容器を準備する。この容器は、内容器と外容器より構成されていることが好ましい。
内容器は外容器と対になっている。内容器は、例えば、引き出し付きケースのトレーのように上方のみ開口した直方体の容器である。外容器は、例えば、引き出し付きケースのケースのように、前方のみ開口した直方体の容器である。内容器は、例えば、外容器に対して引き出し可能に構成され、内容器のみ交換可能である。また、内容器は、上方の開口を覆う蓋を一体に備えている。蓋を利用して開口を覆うことで、内容器は、それ単独で封緘することができるようになっている。
【０００９】
排出者は、内容器に書類を投入し、一時的に容器内で書類を保管する。一定量投入して内容器に書類の投入が不能になったり、一定期間経過して書類の定期的な処分時期になったりすると、排出者は、外容器から内容器を取り出す。この際、投入した書類の管理情報を作成する。管理情報の作成は、排出者のシステムを使用して行う。
排出者は、市販で入手可能なパーソナルコンピュータを利用して、電子データの管理情報を作成する。管理情報には、排出者を特定する情報に加えて、書類の内容を含める。
【００１０】
管理情報の作成を容易にするために、外容器には、予め、固定情報を記録した媒体を添付しておくことが好ましい。記録媒体は、例えば、電子的に読取可能なＲＦタグや磁気カードである。記録媒体には、排出者を情報や、外容器が設置されている部署名を記録しておく。管理情報の作成時、固定情報を外容器に添付した記録媒体から入手することにより、管理情報を容易且つ迅速に作成することができる。
【００１１】
また、記録媒体は、例えば、光学的に読取可能なバーコードである。外容器に添付する記録媒体は、固定情報を記録する役割があるので、読取ができれば十分である。このようなバーコードは、排出者独自が作成してもよい。その後、引渡日、運搬者、書類の詳細な情報を管理情報に追加する。情報量が多くなる場合は、二次元バーコードを利用することが好ましい。
【００１２】
管理情報が完成すると、その情報を封緘した内容器に添付する。本形態では、電子媒体に管理情報を入力して、その電子媒体を内容器に添付する。他の形態として、管理情報をバーコードとして印刷して、内容器に添付してもよい。その後、電子媒体又はバーコードを添付した内容器を搬出する。外容器には、別の新しい内容器が組み合わされる。
【００１３】
管理情報は、電子媒体又はバーコードに全部入力してもよいが、好ましくは、一部のみ入力する。管理情報の中には、封緘した容器内の書類に関する情報も含まれる。したがって、書類に関する情報を削除した残余の情報のみ、電子媒体又はバーコードに入力することが好ましい。こうすることにより、万が一、電子媒体又はバーコードが読み取られたとしても、書類に関する情報は秘密に付され、容器を開封しない限り、書類に関する情報を入手することができなくなる。
【００１４】
管理情報は、排出者から処分者に送信される。また、管理情報は、排出者から他の者、例えば、情報管理者を介して一括して処分者に送信される。また、管理情報は、電子媒体又はバーコードと同様に、一部のみ処分者に送信される場合もある。こうすることにより、書類に関する情報を処分者にも秘密に付すためである。
一方、内容器は、運搬者の手によって排出者から処分者に配送される。処分者は、排出者から管理情報を受信する。処分者は、運搬者が搬入した内容器の電子媒体又はバーコードから情報を読み取る。その後、排出者から得た情報とマッチングを行い、適正に運搬されたことを確認する。
【００１５】
処分者は、その後、紙製書類の再利用を行う場合、容器ごと溶解処分にする。この際、重要情報については、封緘を解くことなく溶解することが好ましい。
本発明では、この要求に応えるべく、バーコードにより管理情報を内容器に添付している。電子媒体によって、管理情報を内容器に添付すると、処分時に電子媒体を除去することが必要である場合がある。そのため、本発明では、白黒の二次元バーコードを利用することにより、そのまま内容器ごと溶解できるように配慮している。
【００１６】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照して本発明による書類の処分方法及び処分用容器の実施形態を説明する。図１は、本発明による書類の処分方法を示す概略図である。
本発明は、官公庁や企業の秘密情報を記録した書類、病院のカルテ、これらの文書情報を処分したり、書類を所定期間保管した後に書類を秘密裏に廃棄処分するための方法に関する。例えば、病院のカルテには個人情報が記録されており、プライバシー保護のため保管及び処分を確実に行う必要がある。
まず、本発明では、容器に収納した書類の内容を、外見上不明にした状態にして運搬者、保管者及び処分者に引渡し、外見上不明であっても処分者が容器に収納した書類を特定できるようになっている。
【００１７】
管理者１４は、排出者である病院１０のシステム、処分者である廃棄物処分場１２のシステムとインターネット等のネットワークを介して接続されている。病院１０では、カルテを所定の容器に逐次投入する。一定量投入して容器に書類の投入が不能になったり、一定期間経過して書類の定期的な処分時期になったりすると、排出者は、書類の処分を行う。
【００１８】
運搬者１１は容器を廃棄物処分場１２に運搬する。病院１０から容器が搬出される際、運搬者１１及び廃棄物処分場１２では、容器に収納した書類が秘密に付される。管理者１４は、病院１０と廃棄物処分場１２において、容器に添付した情報を確認する。管理者１４は、病院１０と廃棄物処分場１２から情報を受信し、容器が確実に運搬されたことを確認する。
【００１９】
図２は、容器の一形態を示している。この容器１６は、外容器１６ａと内容器１６ｂよりなる。本実施形態の容器１６は、引き出しタイプの容器である。
外容器１６ａは、前方を開放した直方体の容器である。内容器１６ｂは、上方を開放した直方体の容器である。容器１６は、外容器１６ａから内容器１６ｂを引き出すことにより、内容器１６ｂに書類を投入できるようになっている。
【００２０】
外容器１６ａは、紙製又は剛性あるプラスチック製でなる。外容器１６ａは、半永久的に使用される。内容器１６ｂは、紙製である。内容器１６ｂは、交換可能に構成されている。書類を内容器１６ｂごと、廃棄処分にするためである。
【００２１】
また、内容器１６ｂは、蓋１７を備えている。蓋１７は、内容器１６ｂを封緘するために設けられている。この内容器１６ｂは、白色系の紙からなる。書類を処分する際、特に、溶解して紙を再利用する際、書類と同様の色調であることが好ましい。そうでなければ、書類を内容器１６ｂから取り出して、書類と内容１６ｂを選別しなければならない。本発明では、重要書類を処分することを目的としているため、内容器１６ｂを封緘した状態で溶解に付す必要がある。そのため、内容器１６ｂは、書類と同等な白色系の紙からなる。
なお、外容器１６ａは、溶解されることなく、排出者において継続利用されるので、材質及び色調について限定されない。
【００２２】
内容器１６ｂに書類を一定量投入した結果、内容器への書類の投入が不能になったり、一定期間経過して書類の定期的な処分時期になったりすると、排出者は、外容器１６ａから内容器１６ｂを取り出す。その後、蓋１７を閉め、テープ等を利用して内容器１６ｂを封緘する。
【００２３】
図２の外容器１６ａには、電子媒体１８が添付されている。電子媒体１８には、病院等の所轄に関する情報を予め記録しておく。この情報は、外容器１６ａに固有の固定情報である。また、電子媒体１８の代わりに、二次元バーコードを利用して、外容器１６ａに固定情報を記録しておくてもよい。
【００２４】
図３に示すように、排出者１０では、ハンディターミナル２２、端末装置２４が備えられている。端末装置２４は記憶装置を内蔵している。ハンディターミナル２２は、電子媒体１８への書込及び読取ができ、二次元バーコードの読取ができる装置である。もっとも、ハンディターミナル２２は読取りのみできるような装置でもよい。ハンディターミナル２２は、有線又は無線で端末装置２４に接続されている。端末装置２４は、市場で入手可能なパーソナルコンピュータであり、所定のソフトウェアがインストールされている。端末装置２４は、インターネット等のネットワークＮに接続されている。
【００２５】
図４は、管理情報のテーブルを示している。管理情報は、排出者である病院が作成する。排出者１０は、外容器１６ａの電子媒体１８又は二次元バーコードから、管理情報に固定情報を入力する。その後、日時等の時間に関する情報や、運搬者の情報や、書類の詳細な情報等の変動情報を入力する。
運搬者による内容器１６ｂの引取時には、運搬者に関する情報が、ハンディターミナル２２により読み取られ、管理情報に加えられる。この引取時間も、管理情報に加えられる。
【００２６】
さらに、排出者１０では、出力装置、すなわち、プリンタ２６が備えられている。排出者１０は、管理情報を作成した後、二次元バーコードをシールの形態で印刷する。情報量が少ない場合は、一次元バーコードでもよいが、処分を確実にするには情報量の多い二次元バーコードを利用することが好ましい。排出者１０は、二次元バーコードシール２８を内容器１６ｂに接着等により添付し、これにより、そのまま溶解処分可能な内容器１６ｂが完成する。
内容器１６ｂは、外見上、内容物が秘密裏に保たれており、運搬者には内容物を見ることができない。また、外見上、意味不明は二次元バーコード２８でしか内容器１６ｂを特定することができなくなっている。もっとも、特定の者は、マニフェスト及び二次元バーコード２８から、内容器１６ｂの中味を知ることができる。
【００２７】
本実施形態では、管理情報を内容器１６ｂに関連付けるために二次元バーコードのシール２８を利用しているが、内容器１６ｂにも外容器１６ａに添付した電子媒体と同じ電子媒体を添付してもよい。この場合、ハンディターミナル２２を利用して、完成した管理情報を電子媒体に入力する。
また、タグ形態の電子媒体であれば、ワイヤーや針金によって電子媒体を内容器１６ｂに添付してもよい。電子媒体を利用する場合、内容器１６ｂに接着するより、ワイヤー等によって電子媒体が内容器１６ｂと分離可能なように添付しておくことが好ましい。
【００２８】
運搬者１１は、特に、システムを必要としない。ただし、運搬者１１は、車両カード２８及び運転者カード３０を携帯する。車両カード２８及び運転者カード３０は、管理者１４が予め運搬業者１１に交付している。
車両カード２８は、磁気カード等の電子媒体である。電子媒体は、運搬者１１が輸送に利用する車両毎に準備されている。車両カード２８には、運搬者１１及び車両を特定する情報、例えば、運搬業者名称、車種名、車両番号等が記録されている。
運転者カード３０も、磁気カード等の電子媒体である。電子媒体は、運搬者１１の運転者毎に準備されている。運転者カード３０には、運転者を特定する情報、例えば、運転者の氏名、免許証番号等が記録されている。
【００２９】
図５に示すように、処分者１２は、ハンディターミナル３２、記憶装置内蔵の端末装置３４が備えられている。ハンディターミナル３２は、排出者のハンディターミナルと同じである。記憶装置は、ハンディターミナル３２が読み取った情報、管理者との間で送受信した情報を保存する機能を備えいている。ハンディターミナル３２は、有線又は無線で端末装置３４に接続されている。端末装置３４は、ルータを介してインターネット等のネットワークＮに接続されている。
【００３０】
次に、書類の処分方法について、フローチャートに基づき説明する。
図６は、排出者が、容器１６の外容器１６ａに固定情報を入力する際のフローチャートである。排出者は、端末装置２４を利用し、排出者名称、住所等、ずに示す固定情報を電子データとして作成する（ステップａ１）。その後、外容器１６ａの電子媒体１８に、ハンディターミナルを利用して固定情報を入力する（ステップａ２）。
【００３１】
図７は、排出者が、容器１６の外容器１６ａに固定情報を入力する際の他のフローチャートである。排出者は、端末装置２４を利用し、排出者名称、住所等、ずに示す固定情報を電子データとして作成する（ステップｂ１）。その後、出力装置２６を利用して、固定情報を記録した二次元バーコードをシール形態で印刷する（ステップｂ２）。そして、容器１６ａのの外容器１６ａに、その二次元バーコードのシールを接着する（ステップｂ３）。
【００３２】
図８は、排出者から処分者までの処分対象となる容器を移送する際のフローチャートである。
管理者は、排出者に対して容器を提供し（ステップＳ１）、排出者はその容器を受領する（ステップＳ１１）。初回のみ、外容器１６ａ及び内容器１６ｂが提供される。また、内容器１６ｂのみ複数個提供されてもよい。
【００３３】
同様に、管理者は、排出者に対して電子媒体を提供し（ステップＳ２）、排出者はその容器を受領する（ステップＳ１２）。この電子媒体は、外容器１６ａに固定情報を入力するためのものであり、排出者は、図６のフローチャートにしたがって、排出者名称等の固定情報を電子媒体１８に入力する。もっとも、電子媒体の代わりに、排出者は、二次元バーコードをシール形態で印刷して、外容器１６ａに接着してもよい。
【００３４】
容器や電子媒体は、有償又は無償で提供することに加えて、所有権を管理者にした状態で、排出者、処分者、運搬者に貸与する形態をとってもよい。容器や電子媒体を貸与する形態であると、容器や電子媒体を取り扱う者が不法投棄という行為に対して、その行為を制限する意識を与えられる。
【００３５】
排出者において、カルテ等の処分対象となる書類が内容器１６ｂに投入される。一定量投入して内容器１６ｂに書類の投入が不能になったり、一定期間経過して書類の定期的な処分時期になったりすると、排出者は、外容器１６ａから内容器１６ｂを取り出す（ステップＳ１３）。
【００３６】
排出者は、外容器１６ａの電子媒体１８又は二次元バーコードから固定情報を読取り、端末装置にその固定情報を入力する（ステップＳ１４）。その後、引取日や書類の重要情報を端末装置に変動情報として入力する（ステップＳ１５）。そして、内容器１６ｂを密閉封緘する（ステップＳ１６）。
【００３７】
運搬者は、定期的に又は排出者からの連絡を受け、車両カード及び運転者カードを持参して排出者に向う。運搬者は、排出者に対して車両カード及び運転者カードを提示する（ステップＳ２１・ステップＳ２２）。
【００３８】
排出者は、ハンディターミナルにより車両カード及び運転者カードを読取って管理情報に入力する（ステップＳ１７・ステップＳ１８）。さらに、端末装置において、車両カード及び運転者カードの情報を入力した際、搬出時管理情報に時期的情報として搬出日や搬出時間を追加入力する（ステップＳ１９）。もっとも、車両カード及び運転者カードを読み取った際に、自動的に搬出日時を管理情報に入力するようにしておいてもよい。
【００３９】
以上のように、ステップＳ１３からステップＳ１８までの手順で管理情報を作成する。その後、排出者は、出力装置を利用して、白黒の二次元バーコードをシール形態で印刷し、その二次元バーコードを内容器１６ｂに接着等により添付する（ステップＳ１９）。この状態において、内容器１６ｂは、在中書類やバーコードとともに溶解処分できる形態になる。また、外観上、内容器１６ｂ内の書類がどのようなものかが不明である。
【００４０】
排出者は運搬者に容器を渡し（ステップＳ２０）、運搬者はこれを車両に積載する（ステップＳ２３）。運搬者側では、容器に収納した書類の内容が不明である。容器の引取に車両カード及び運転者カードの提示が必要であり、搬出日時も登録されているので、不正を行いにくい。
【００４１】
排出者は、容器の搬出後、管理情報を管理者に送信し（ステップＳ２０−２）、管理者はこれを受信する（ステップＳ３）。管理情報には、排出者に関する所定の情報に加えて、容器に収納した書類の内容、電子媒体の識別子の情報、運搬者に関する情報、搬出日時が記録されている。管理者は、受信した情報を一時的に保存する（ステップＳ４）。
【００４２】
管理者は、処分者に対して搬入情報を送信する（ステップＳ５）。処分者は、管理者から搬入情報を予定として受信する（ステップＳ３１）。なお、管理者は、処分者に対して、管理情報のうち、排出者や運搬者の所定の情報のみ送信し、内容器１６ｂに内在する書類の情報は秘密にしておく。こうすることにより、第三者が書類に関する情報を知る機会がなくなる。内容器１６ｂ自体及びバーコードのシールについては、そのまま溶解処分できる形態となっているので、処分者が、内容器１６ｂを開封して内容器１６ｂに内在する書類の情報を知る機会もない。
もっとも、処分者における秘密漏洩がないことが確認できれば、管理者から処分者に総ての情報を送信し、処分者において引取判定を行ってよい。
【００４３】
運搬者は、排出者から処分者まで容器を運搬し（ステップＳ２４）、処分者において容器を脱荷する（ステップＳ２５）。運搬者は、排出者のときと同様に、処分者に対して車両カード及び運転者カードを提示する（ステップＳ２６・ステップＳ２７）。
【００４４】
処分者は、ハンディターミナルにより車両カード及び運転者カードを読取る（ステップＳ３２・ステップＳ３３）。さらに、端末装置において、車両カード及び運転者カードの情報を入力した際、搬入時情報として搬入日や搬入時間を追加入力する（ステップＳ３４）。もっとも、車両カード及び運転者カードを読み取った際に、自動的に搬入日時を入力するようにしておいてもよい。
【００４５】
処分者は、ハンディターミナルによって、容器に添付した二次元バーコードから所定の情報を読み取る（ステップＳ３５）。その後、管理者に対して、読み取った情報を送信し（ステップＳ３６）、管理者はこの情報を受信する（ステップＳ６）。
【００４６】
管理者は、排出者から受信した管理情報と、処分から受信した情報をマッチングする（ステップＳ７）。マッチングは、（１）運搬者に関する情報が一致するか否か、（２）排出者の所在地と処分者との所在地との距離から、搬出日時と搬入日時とを参照した運搬時間が適切がどうか、（３）電子媒体の識別子の情報が搬出時と搬入時に一致するか否かについて行う。情報一致や時間が適正である場合には、処分者に対して引取可の信号を送信し、処分者は運搬者から容器を引き取る（ステップＳ３７）。処分者は、管理者に対して容器を引き取ったことを送信する（ステップＳ３８）。その後、処分者は、容器ごと、溶解処分する。こうすることで、排出者及び管理者しか書類に関する情報に接することがなく、第三者の目に触れることなく、書類を安全に処分することができる。
管理者は、処分者が容器を引き取ったことを受信し（ステップＳ８）、そのことを排出者に送信し（ステップＳ９）、排出者はこれを受信する（ステップＳ２０−３）。
【００４７】
一方、引取判定時に、不正が行なわれた可能性がある場合には、処分者に対して不正があった情報を送信する（ステップＳ９）。処分者は、これを受信し、処分者をそのまま拘束する（ステップＳ４０）。
【００４８】
なお、内容器１６ｂに発信機を添付することが好ましい。発信機はＧＰＳによって追跡される。発信機を添付した容器１６の経路は、時間軸に沿って管理者が記録する。
【００４９】
ここで、発信機は総ての容器に添付する必要はない。ただし、外見上、発信機が内在していることは不明にしておく。こうすることにより、運搬者は、運搬中の容器１６に発信機が混在しているかどうかが不明である。発信機で追跡されていることがあるという意識付けを運搬者に行うことで、運搬者は運搬に慎重となる。管理者は、排出者から管理情報を受信した際、容器をＧＰＳで追跡する。
【００５０】
以上は本発明による処分方法及び処分用容器の実施形態を例示するものであり、本発明の範囲は上記実施形態に限定されるべきでない。
【００５１】
【発明の効果】
本発明は、以上のように、運搬者及び処分者を含めて、重要書類を第三者の目に触れさせることなく、すなわち、病院のカルテ等の個人情報を外部に漏洩させることなく、排出者と、必要に応じて管理者が、書類の内容を把握し、処分時までその書類を追跡して処分することができる。
また、処分に利用する容器自体を溶解可能に構成しており、処分時に容器及び書類の搬入を白黒のバーコードにより確認するので、処分時に容器を開封することなく紙の溶解工程に容器ごと投入することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】 本発明による書類の処分方法を示す概略図。
【図２】 本発明で用いる容器及び媒体の一形態を示す斜視図。
【図３】 排出者において作成する管理情報の一例を示すテーブル。
【図４】 排出者のシステム構成図。
【図５】 処分者のシステム構成図。
【図６】 容器に添付する固定情報を作成方法を示すフローチャート。
【図７】 容器に添付する固定情報を作成方法の他の例を示すフローチャート。
【図８】 排出者から処分者までの処分方法を示すフローチャート。
【符号の説明】
１０ 排出者
１１ 運搬者
１２ 処分者
１４ 管理者
１６ 容器
１７ 蓋
１８ 固定情報の記録媒体
２２，３２ ハンディターミナル
２４，３４ 端末装置
２６ 出力装置
２７ シール形態の二次元バーコード
２８ 車両カード（磁気カード）
３０ 運転者カード（磁気カード）

Claims (7)

1. 書類を投入するための内容器と、該内容器と別体で前記内容器と対になる外容器より構成された容器を準備し、
   前記内容器内に投入した書類について管理情報を作成し、前記管理情報を電子媒体に記録し、前記内容器に前記電子媒体を添付し、
   前記外容器に固定情報を記録した媒体を添付し、前記管理情報を、外容器から読み取った固定情報と、新規に入力する変動情報より作成し、
   当該管理情報を前記電子媒体に記録し、前記内容器を封緘したまま処分する、
   ことを特徴する書類の処分方法。
2. 前記管理情報の一部を電子媒体に記録する、請求項１記載の書類の処分方法。
3. 前記電子媒体に記録した管理情報を処分者に送信し、前記内容器に添付した電子媒体から読み取った情報を前記管理情報とマッチングすることを特徴とする、請求項１又は２に記載の書類の処分方法。
4. 書類を投入するための内容器と、該内容器と別体で前記内容器と対になる外容器より構成された容器を準備し、
   前記内容器内に投入した書類について管理情報を作成し、前記管理情報をバーコードとして印刷し、前記内容器に前記バーコードを添付し、
   前記外容器に固定情報を記録した媒体を添付し、前記管理情報を、外容器から読み取った固定情報と、新規に入力する変動情報より作成し、
   当該管理情報を前記バーコードとして印刷し、
   前記内容器を封緘したまま処分する、
   ことを特徴する書類の処分方法。
5. 前記管理情報の一部をバーコードとして印刷する、請求項４記載の書類の処分方法。
6. 前記管理情報を処分者に送信し、前記内容器に添付したバーコードから読み取った情報を管理情報とマッチングすることを特徴とする、請求項４又は５に記載の書類の処分方法。
7. 前記バーコードを白黒の二次元バーコードとして印刷し、当該二次元バーコードを内容器に接着したことを特徴とする、請求項４乃至６のいずれかに記載の書類の処分方法。

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