JP5355227B2 - 文書管理支援システム、情報管理サーバ装置及び情報媒体制御装置 - Google Patents

文書管理支援システム、情報管理サーバ装置及び情報媒体制御装置 Download PDF

Info

Publication number
JP5355227B2
JP5355227B2 JP2009130382A JP2009130382A JP5355227B2 JP 5355227 B2 JP5355227 B2 JP 5355227B2 JP 2009130382 A JP2009130382 A JP 2009130382A JP 2009130382 A JP2009130382 A JP 2009130382A JP 5355227 B2 JP5355227 B2 JP 5355227B2
Authority
JP
Japan
Prior art keywords
management
information
child
request
file
Prior art date
Legal status (The legal status is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the status listed.)
Active
Application number
JP2009130382A
Other languages
English (en)
Other versions
JP2010277395A (ja
Inventor
真悟 宮崎
智昭 森尻
美奈子 小川
Current Assignee (The listed assignees may be inaccurate. Google has not performed a legal analysis and makes no representation or warranty as to the accuracy of the list.)
Toshiba Corp
Toshiba Digital Solutions Corp
Original Assignee
Toshiba Corp
Toshiba Solutions Corp
Priority date (The priority date is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the date listed.)
Filing date
Publication date
Application filed by Toshiba Corp, Toshiba Solutions Corp filed Critical Toshiba Corp
Priority to JP2009130382A priority Critical patent/JP5355227B2/ja
Priority to CN201080023719.7A priority patent/CN102449650B/zh
Priority to PCT/JP2010/058961 priority patent/WO2010137640A1/ja
Publication of JP2010277395A publication Critical patent/JP2010277395A/ja
Priority to US13/306,149 priority patent/US8488142B2/en
Application granted granted Critical
Publication of JP5355227B2 publication Critical patent/JP5355227B2/ja
Active legal-status Critical Current
Anticipated expiration legal-status Critical

Links

Images

Classifications

    • GPHYSICS
    • G06COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06QINFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES; SYSTEMS OR METHODS SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES, NOT OTHERWISE PROVIDED FOR
    • G06Q10/00Administration; Management
    • G06Q10/10Office automation; Time management
    • G06Q10/103Workflow collaboration or project management
    • GPHYSICS
    • G06COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06QINFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES; SYSTEMS OR METHODS SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES, NOT OTHERWISE PROVIDED FOR
    • G06Q10/00Administration; Management
    • G06Q10/10Office automation; Time management

Landscapes

  • Business, Economics & Management (AREA)
  • Engineering & Computer Science (AREA)
  • Human Resources & Organizations (AREA)
  • Strategic Management (AREA)
  • Entrepreneurship & Innovation (AREA)
  • Operations Research (AREA)
  • Economics (AREA)
  • Marketing (AREA)
  • Data Mining & Analysis (AREA)
  • Quality & Reliability (AREA)
  • Tourism & Hospitality (AREA)
  • Physics & Mathematics (AREA)
  • General Business, Economics & Management (AREA)
  • General Physics & Mathematics (AREA)
  • Theoretical Computer Science (AREA)
  • Storage Device Security (AREA)
  • Management, Administration, Business Operations System, And Electronic Commerce (AREA)
  • Information Transfer Between Computers (AREA)

Description

本発明は、限られた配布先に一時的に配布されて回収される機密文書の如き、回収が必要な文書の管理を支援するための文書管理支援システム、情報管理サーバ装置及び情報媒体制御装置に関する。
個々の書類を管理する技術としては、例えば、以下の4つの手法が知られている。
第1の手法としては、書類に識別情報を含むICタグを付して、当該書類の各処理ポイントでICタグを読み取り、工程を管理するワークフロー管理システム(例えば、特許文献1を参照)が提案されている。
第2の手法としては、識別情報を含むバーコードが表紙に貼付された文書をデジタル複合機でイメージデータ化してデータベース管理し、文書の検索を高速化する文書管理システムが提案されている(例えば、特許文献2を参照)。
第3の手法としては、回収物に識別番号を貼付し、入荷情報、解体情報、出荷情報を管理する回収物管理システム(例えば、特許文献3を参照)が提案されている。
第4の手法としては、文書に識別子を貼付し、配布先が受け取りを確認すると、メールといった通信手段で受領確認を通知するドキュメント管理システム(例えば、特許文献4を参照)が提案されている。
特開2008−158890号公報 特開2005−258933号公報 特開2002−342451号公報 特開2000−151581号公報
以上のような4つの手法は、通常は特に問題ないが、本発明者の検討によれば、以下のような不都合がある。
例えば、厳格な管理ポリシが規定された文書を複製する状況の一例として、回収が必要な機密資料を紙文書に複製して会議を行う場合に、配布する各紙文書にシリアル番号を手書きで付記し、本文書の配布先や回収状況を管理する配布管理台帳を起こす業務シーンがあるとする。このとき、厳密な情報管理を行うためには、機密資料を紙文書に印刷及び複写する利用者が操作時の状況で、その操作を実行できる権限を保有するのか、配布先がその紙文書を受け取れる権限を保有するのかを都度検証する必要がある。
しかしながら、実際の現場では、シリアル番号の記載や台帳作成、権限の検証といった情報管理に伴う業務をうまく自動化できていない。このため、人的ミスの可能性によりコンプライアンス違反が生じる心配や、情報管理に伴う業務の負荷が増大してしまう心配がある。
まとめると、上述した4つの手法を用いることは、通常の使用においては特に問題ないが、厳格な管理ポリシが規定された文書を複製する場合には不向きであり、人的ミスの可能性により複製文書の厳格な文書ライフサイクル管理を実現できないという不都合がある。更には、情報管理に伴う業務負荷の増大により効率的な文書ライフサイクル管理を実現できないという不都合もある。
本発明は上記実情を考慮してなされたもので、厳格な管理ポリシが規定された文書を複製する場合でも、複製文書の厳格かつ効率的な文書ライフサイクル管理を実現し得る文書管理支援システム、情報管理サーバ装置及び情報媒体制御装置を提供することを目的とする。
本発明の一つの局面は、互いに通信可能な複数の情報媒体制御装置及び情報管理サーバ装置を備えた文書管理支援システムであって、前記各情報媒体制御装置としては、管理ID及び電子データ本体を含む管理ファイルが書き込まれる管理ファイル管理テーブルを記憶する管理ファイル管理テーブル記憶手段と、複製対象の電子データ本体に対応する管理ID、複製依頼者情報及び配布先情報の入力を受け付けると共に、前記入力を受け付けた管理ID、複製依頼者及び配布先情報を含む複製要求情報を送出する複製要求送出手段と、前記送出された複製要求情報と、当該情報媒体制御装置のアドレス情報とを含む統御複製要求情報を前記情報管理サーバ装置に送信する統御複製要求送信手段と、前記統御複製要求情報の送信後、当該統御複製要求情報内の管理ID、この管理IDとは異なる子管理IDを示す子管理IDタグ、及び前記配布先情報を有する管理台帳情報を含む処理結果情報を前記情報管理サーバ装置から受信する処理結果受信手段と、前記複製対象の電子データ本体に対応する管理IDに基づいて、前記管理ファイルから電子データ本体を取り出し、当該取り出した電子データ本体、前記処理結果情報に含まれる子管理IDタグ及び配布先情報を含む文書印刷データと、前記管理台帳情報を含む管理台帳印刷データとを作成し、前記文書印刷データ及び管理台帳印刷データを出力する印刷データ出力手段と、前記出力された文書印刷データにより印刷された紙文書を配布後に回収した場合に、この紙文書からタグ読込手段により子管理IDタグが示す子管理IDが読み込まれると、当該読み込まれた子管理IDを含む回収済更新要求を作成し、この回収済更新要求を前記情報管理サーバ装置に送信する回収済更新要求送信手段と、を備えており、前記管理ファイルとしては、前記管理IDを含むヘッダ部と、前記電子データ本体とを含んでおり、前記ヘッダ部としては、当該管理ID、当該管理ファイルの複製元の管理ファイルの管理ID、世代番号及び媒体種別を含んでおり、前記世代番号としては、前記管理ファイル管理テーブル記憶手段に最初に登録された管理ファイルを起点として、当該管理ファイルが親、子、孫と管理された系統関係で何世代目にあたるかの世代数値であり、前記媒体種別としては、電子データ、紙媒体又は記録メディアを示しており、前記情報管理サーバ装置としては、前記管理ファイルの管理ID毎に、この管理IDに関連した子管理ID、前記世代番号、前記媒体種別及びステイタス情報と、複製依頼者情報及び配布先情報に基づく利用制限ポリシとが書き込まれる系統管理テーブルを記憶する系統管理テーブル記憶手段と、情報媒体制御装置のアドレス情報に基づく許可ポリシを含むマスタポリシテーブルを記憶するマスタポリシテーブル記憶手段と、前記複製要求送信手段から受信した統御複製要求情報内の複製依頼者情報及び配布先情報が、前記統御複製要求情報内の管理IDに対応する前記系統管理テーブル内の利用制限ポリシを満たすか否かを判定する第1判定手段と、前記受信した統御複製要求情報内のアドレス情報が前記許可ポリシを満たすか否かを判定する第2判定手段と、前記第1及び第2判定手段による判定の結果、前記利用制限ポリシ及び前記許可ポリシを満たす場合、前記受信した統御複製要求情報内の管理IDとは異なる子管理IDを発行し、この子管理IDを当該統御複製要求情報内の管理IDに基づいて前記系統管理テーブルに書き込むと共に、書き込んだ子管理IDに対応するステイタス情報を「配布済」に更新する子管理ID発行手段と、前記発行された子管理IDを示す子管理IDタグ、前記統御複製要求情報内の管理ID及び配布先情報を含む管理台帳情報を作成し、この管理台帳情報を含む前記処理結果情報を前記統御複製要求情報の送信元の情報媒体制御装置に送信する管理台帳情報作成手段と、前記回収済更新要求送信手段から受信した回収済更新要求内の子管理IDに基づいて、前記ステイタス情報を「回収済」に更新する回収済更新手段と、を備えた文書管理支援システムである。
なお、本発明の一つの局面は、各装置の集合体をシステムとして表現したが、これに限らず、各装置の集合体毎に又は装置毎に、装置、方法、プログラム、又はプログラムを記憶したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体として表現することができる。
(作用)
本発明の一局面において、情報管理サーバ装置は、情報媒体制御装置から受信した統合複製要求情報が利用制限ポリシ及び許可ポリシを満たす場合、子管理IDを含む管理台帳情報を含む処理結果情報を送信する。情報媒体制御装置は、処理結果情報に基づいて、子管理ID及び電子データ本体を含む文書印刷データと、管理台帳情報を含む管理台帳データとを出力する。これにより、厳格な管理ポリシが規定された文書を複製する場合でも、複製文書の厳格かつ効率的な配布を実現できる。
また、情報媒体制御装置は、文書印刷データにより印刷された紙文書を配布後に回収した場合、この紙文書からタグ読取手段により読み込まれた子管理IDタグを示す子管理IDを含む回収済更新要求を送信する。情報管理サーバ装置は、この回収済更新要求内の子管理IDに基づいて、ステイタス情報を「回収済」に更新する。これにより、複製文書の効率的な回収を実現できる。
従って、厳格な管理ポリシが規定された文書を複製する場合でも、複製文書の厳格かつ効率的な配布及び回収までの文書ライフサイクル管理を実現することができる。
以上説明したように本発明によれば、厳格な管理ポリシが規定された文書を複製する場合でも、複製文書の厳格かつ効率的な文書ライフサイクル管理を実現できる。
本発明の各実施形態に係る文書管理支援システムの構成を示す模式図である。 各実施形態の変形例を示す模式図である。 各実施形態の他の変形例を示す模式図である。 各実施形態の管理ファイルの構成例を示す模式図である。 本発明の第1の実施形態に係る文書管理支援システムの構成を示す模式図である。 同実施形態における情報管理DBの構成を示す模式図である。 同実施形態における管理IDテーブルの構成を示す模式図である。 同実施形態における系統管理テーブルの構成を示す模式図である。 同実施形態におけるアクセスログ管理テーブルの構成を示す模式図である。 同実施形態におけるマスタポリシテーブルの構成を示す模式図である。 同実施形態におけるクライアント管理テーブルの構成を示す模式図である。 同実施形態におけるデータ原本管理テーブルの構成を示す模式図である。 同実施形態における利用者管理DBの構成を示す模式図である。 同実施形態における管理クライアントDBの構成を示す模式図である。 同実施形態の動作を説明するための模式図である。 同実施形態の動作を説明するための模式図である。 同実施形態の動作を説明するための模式図である。 同実施形態の動作を説明するための模式図である。 同実施形態の動作を説明するための模式図である。 同実施形態の動作を説明するための模式図である。 同実施形態における印刷画面構成例を示す模式図である。 同実施形態における複製文書の構成例を示す模式図である。 同実施形態における情報資産管理台帳の構成例を示す模式図である。 本発明の第2の実施形態に係る文書管理支援システムの構成を示す模式図である。 同実施形態の動作を説明するための模式図である。 同実施形態の動作を説明するための模式図である。 同実施形態の動作を説明するための模式図である。 同実施形態における複写操作画面構成例を示す模式図である。 同実施形態における複写操作画面構成例を示す模式図である。 同実施形態における複写操作画面構成例を示す模式図である。 同実施形態における複写操作画面構成例を示す模式図である。
以下、本発明の各実施形態について図面を用いて説明する。各実施形態中の各装置は、装置毎に、ハードウェア構成、又はハードウェア資源とソフトウェアとの組合せ構成のいずれでも実施可能となっている。組合せ構成のソフトウェアとしては、予めネットワーク又は記憶媒体から対応する装置のコンピュータにインストールされ、対応する装置の機能を実現させるためのプログラムが用いられる。
始めに、本明細書中における文書管理支援システムの前提となる用語や概要等を説明する。図1は本発明の各実施形態に係る文書管理支援システムの構成を示す模式図である。この文書管理支援システムは、情報媒体を一元系統管理するための情報管理サーバ装置100と、利用者に関する情報を一元管理するための利用者管理サーバ装置200と、一元系統管理された情報媒体を利用するための複数の情報媒体制御装置300〜300とが互いに通信可能な構成となっている。ここで、各情報媒体制御装置300〜300のうち、任意の情報媒体制御装置を「情報媒体制御装置300」と表す。また、説明の便宜上、1台の情報管理サーバ装置100と、m台の情報媒体制御装置300〜300とを別々の装置として述べるが、これに限らず、図2に示すように、任意の1台の情報媒体制御装置300が情報管理サーバ装置100を含む構成としてもよく、あるいは図3に示すように、2台以上m台以下の任意の台数iの情報媒体制御装置300が情報管理サーバ装置100のn個の機能(但し、i≦n)をそれぞれ分担して実行する構成としてもよい。図3に示す変形例においては、i台の情報媒体制御装置300には情報管理サーバ装置100の機能を1個ずつ分担してもよく(i=nの場合)、あるいは、i台の情報媒体制御装置300のうちの少なくとも1台には、情報管理サーバ装置100の2個以上の機能を分担してもよい(i<nの場合)。また、n個未満のF個の機能ブロック(例、図5中の各部101〜106)がn個の機能をもつ情報管理サーバ装置100を分散配置する場合には、i台の情報媒体制御装置300がF個の機能ブロックをそれぞれ分担して実行する構成としてもよい(但し、i≦F)。なお、i=Fの場合及びi<Fの場合は、それぞれ前述したi=nの場合及びi<nの場合における「機能」を「機能ブロック」と読み替えればよい。以上をまとめると、図3は、2≦i≦F<nの関係に基づき、情報管理サーバ装置100のn個の機能又はF個の機能ブロックをi台の情報媒体制御装置300に分担させてもよいことを表している。
利用者管理サーバ装置200は、利用者の利用者ID情報に利用者の氏名、役職、部署といった利用者情報を関連づけて書き込まれる利用者管理DBと、利用者ID情報を含む利用者情報要求を受けると当該利用者ID情報に関連づいた利用者情報を情報媒体制御装置300に送信する機能と、を備えている。
ここで、情報媒体とは、電子データ又は物理媒体(紙媒体、記録メディア等)の如き、「情報を保有する媒体」を意味している。記録メディアとしては、例えば、CDROM、DVD、SDカード、FD等が使用可能となっている。これに伴い、各情報媒体制御装置300〜300は、電子データを入力可能な装置であれば実現可能であり、例えば利用する情報媒体に応じて、携帯電話、PC(Personal Computer)、デジタル複合機、プリンタ、コピー機・スキャナ、シュレッダ、マイクロフィルム読取機、DVD読取機、マルチドライブといった様々な装置として実現され、情報管理サーバ装置100に連携して動作する。
このような文書管理支援システムでは、前述した情報媒体を個体識別するためのユニークな管理ID(Identification)を付与し、管理IDに基づいて情報媒体の作成・廃棄、相互関係性(系統や媒体種別)、媒体利用に関する状況を情報原本に紐付けて一元系統管理する。
情報媒体が電子データの場合、文書管理支援システムでは、当該電子データを、管理IDを含むファイル形式の電子ファイルに変換する。変換後の電子ファイルを管理ファイルと呼ぶ。
管理ファイルは、対象となる情報の電子データ本体に加え、管理IDや属性情報を含むヘッダ情報、利用制御ポリシ、本管理ファイルに対する認証情報が含まれている。管理ファイルは、図4に構成例を示すように、ヘッダ部、利用制御ポリシ部、ボディ部、データ認証部を備えている。
ヘッダ部は、当該電子データの管理ID、親情報媒体の管理ID、世代番号、媒体種別、ファイル情報、ファイル格納情報、情報管理サーバ情報を備えて構成される。但し、ヘッダ部の構成はこれに限定されない。
親情報媒体の管理IDとしては、例えば、電子データをコピーした際の元電子データの管理ID、電子データを印刷して紙媒体を出力した際の元電子データの管理ID、紙媒体をスキャナで電子データ化した際の紙媒体に付与された管理IDが用いられる。
世代番号は、本管理システムへ最初に登録された管理ファイルを起点として、当該管理ファイルが親、子、孫と管理された系統関係で何世代目にあたるかの世代数値である。例えば、親にあたる管理ファイルの世代番号を1とすると、その複製にあたる子情報媒体の世代番号が2、さらに子情報媒体の複製にあたる孫情報媒体の世代番号は3となる。但し、世代番号の表現形式はこれに限定されない。
ファイル情報は、当該電子データのファイル形式、ファイルサイズ、当該電子データの作成者情報、作成日時情報及び作成場所情報を含んでいる。
ファイル格納情報は、ボディ部に格納された当該電子データ本体を暗号化しているか否かを示す情報を含み、暗号化している場合には、その暗号アルゴリズム、暗号鍵及び暗号モジュールに関する情報を更に含んでいる。
情報管理サーバ情報は、情報管理サーバのMACアドレスやIPアドレス、URI、認証データ部を検証するための情報である。認証データ部を検証するための情報として、暗号鍵情報や当該鍵に関する暗号鍵証明書を格納する形態でもよい。
利用制御ポリシ部には、当該電子ファイルの利用可能期限、利用可能な場所・組織等の開示範囲情報、ネットワーク環境、利用者や利用可能な機器情報、利用回数など、当該電子データの利用条件に対する、許可または禁止する当該電子ファイルの処理を記載した、利用制約に関する利用制御ポリシ情報が格納される。
ボディ部には、当該電子データ自体、又は当該電子データに暗号処理を施した暗号化データが格納される。
データ認証部には、ヘッダ部、利用制御ポリシ部及びボディ部に対して、情報管理サーバ装置が暗号処理を施した認証データ情報が格納される。データ認証情報として、DSA(Digital Signature Algorithm)、RSA(Rivest−Shamir−Adleman Scheme)、ECDSA(Elliptic Curve DSA)といった公開鍵暗号を用いた電子署名や、ハッシュ関数や共通鍵暗号を用いたMAC(Message Authentication Code)を利用可能である。
以上が本明細書中におけるシステムの前提となる用語や概要等の説明である。係るシステムを示す「文書管理支援システム」という名称は、例えば「情報ライフサイクル管理システム」、「資料回収支援システム」、「資料配布支援システム」、「文書配布回収支援システム」などのように、適宜変更してもよい。また、名称内の「情報」、「文書」及び「資料」は更に置換可能である。以下、このような文書管理支援システムの各実施形態を順次説明する。
<第1の実施形態>
図5は本発明の第1の実施形態に係る文書管理支援システムの構成を示す模式図であり、図1に示した構成のうち、1台の情報管理サーバ装置100と、任意の1台の情報媒体制御装置300とを示している。なお、本実施の形態では、情報媒体制御装置300のうち、PC(Personal Computer)やモバイル端末を含む、上位アプリケーションを通して、当該情報媒体制御装置内で管理した管理ファイルを印刷する機能を有する機器を情報媒体制御装置310として扱う。
ここで、情報管理サーバ装置100は、管理要求受付部101、情報管理制御部102、ポリシ評価部103、情報管理制御部104、情報管理DB105及び管理台帳生成部106を備えている。
なお、各部は、受けた情報をそのまま送出する場合などには、適宜、一体化又は省略して構成してもよい。例えば、管理要求受付部101及び情報管理制御部102は、受けた情報をそのまま送出する場合などには一体化又は省略してもよい。また、受けた情報をそのまま送出する場合などに各部を適宜一体化又は省略してもよいことは、他の装置及び以下の各実施形態でも同様である。
ここで、管理要求受付部101、情報管理制御部102、ポリシ評価部103、情報管理制御部104及び管理台帳生成部106は、例えば、図示しないCPUが、後述する情報管理サーバ装置100内の各ステップを含むプログラムを実行することにより実現される機能ブロックとなっている。
ここで、情報管理サーバ装置100の各ステップを含むプログラムとしては、例えば、次の各機能(a1)〜(a7)を実現させるためのものであればよく、ここではこれら各機能(a1)〜(a7)に、所望により、種々の情報や各ステップの機能といった任意の付加的事項を付加したものを用いている。但し、次の各機能(a1)〜(a7)は代表的な例であるため、若干、任意の付加的事項も含まれている。例えば、(a4)の第2判定機能及びそれに関連するアドレス情報は、ポリシによる文書管理の厳格化の水準を下げることにより、省略可能となっている。また、子管理IDを示す子管理IDタグは、子管理IDをそのまま用いることにより、省略可能となっている。
(a1)管理ファイルの管理ID毎に、この管理IDに関連した子管理ID及びステイタス情報と、複製依頼者情報及び配布先情報に基づく利用制限ポリシとが書き込まれる系統管理テーブル1052を情報管理DB105に書き込む機能。
(a2)情報媒体制御装置300のアドレス情報に基づく許可ポリシを情報管理DB105のマスタポリシテーブル1054に書き込む機能。
(a3)情報媒体制御装置300から受信した統御複製要求情報内の複製依頼者情報及び配布先情報が、統御複製要求情報内の管理IDに対応する系統管理テーブル1052内の利用制限ポリシを満たすか否かを判定する第1判定機能。
(a4)当該受信した統御複製要求情報内のアドレス情報が許可ポリシを満たすか否かを判定する第2判定機能。
(a5)第1及び第2判定機能による判定の結果、利用制限ポリシ及び許可ポリシを満たす場合、受信した統御複製要求情報内の管理IDとは異なる子管理IDを発行し、この子管理IDを当該統御複製要求情報内の管理IDに基づいて系統管理テーブル1052に書き込むと共に、書き込んだ子管理IDに対応するステイタス情報を「配布済」に更新する機能。
(a6)発行された子管理IDを示す子管理IDタグ、統御複製要求情報内の管理ID及び配布先情報を含む管理台帳情報を作成し、この管理台帳情報を含む処理結果情報を統御複製要求情報の送信元の情報媒体制御装置300に送信する機能。
(a7)情報媒体制御装置300から受信した回収済更新要求内の子管理IDに基づいて、系統管理テーブル1052内のステイタス情報を「回収済」に更新する機能。
なお、図3に示したように、情報管理サーバ装置100の各機能を複数の情報媒体制御装置300に分担させる場合、例えば、次のように変形すればよい。すなわち、情報管理サーバ装置100に代えて、各情報媒体制御装置のうちの2台以上7台以下の情報媒体制御装置300を用い、情報管理サーバ装置100が備えた各機能(a1)〜(a7)を実現するための各手段をそれぞれ当該2台以上7台以下の情報媒体制御装置300のいずれかに分散配置すればよい。なお、7台の情報媒体制御装置300を用いる場合、各情報媒体制御装置300には各機能(a1)〜(a7)のいずれか1個が配置される。2台の情報媒体制御装置300を用いる場合、一方の情報媒体制御装置300には各機能(a1)〜(a7)のいずれか1個〜6個が配置され、他方の情報媒体制御装置300には残りの6個〜1個の機能が配置される。3台〜6台の情報媒体制御装置300を用いる場合は、同様に、各機能(a1)〜(a7)が各情報媒体制御装置300に分散配置される。
情報管理DB105は、図示しないCPUから読出/書込可能な記憶装置として実現可能となっており、図6に示すように、管理IDテーブル1051、系統管理テーブル1052、アクセスログ管理テーブル1053、マスタポリシテーブル1054、クライアント管理テーブル1055及びデータ原本管理テーブル1056を記憶する。
管理IDテーブル1051は、図7に示すように、発行された管理ID、発行日時及び発行依頼元情報を互いに関連付けて記憶し、失効の場合には、更に失効日及び失効依頼元情報を関連付けて記憶する。
系統管理テーブル1052は、図8に示すように、管理台帳の発行情報と、電子データ本体の系統管理情報とを記憶する。管理台帳の発行情報としては、管理台帳の管理IDを含んでいる。
電子データ本体の系統管理情報としては、電子データ本体の親子関係に対応する管理ID、生存情報(生存(alive)、消失(dead)、電子データ本体の作成日時〜消失日時)、ステイタス情報(生存(alive)中の現在状況(配布済、回収済)、消失(dead)時点の状況(廃棄、破損))、ユーザ情報、媒体種別、利用制限ポリシ(期限、場所(配布を許可する配布先)、アクセス(複製を許可する複製依頼者))、所在情報及び実体IDを互いに関連付けて記憶し、複製の場合には、複製元(親)の電子データ本体又は管理ファイルの管理IDに対し、複製のために新たに発行された管理ID、複製(子)の管理ファイルのヘッダ部内の作成日時情報、ユーザ情報、媒体種別、利用制限ポリシ、所在情報及び実体IDを互いに関連付けて記憶する。
ここで、管理IDの発行番号の体系としては、当該システムにおける唯一無二性が保証され、複製の親子関係が管理IDで紐づいて管理されていれば、通し番号でもよい。また、各管理IDの親子関係がわかるように管理IDの構成に意味を持たせて発行されてもよい。これは例えば、特定桁の値を親子関係値とすればよい。
図8の例では、下4桁目(千の位)が親子関係値となっており、“0”が最上位の親を示し、“1”がその親の子を示し、“2”がその子の子(=親の孫)を示している。なお、下3桁目(百の位)は媒体種別となっており、“1”が電子データを示し、“2”が紙媒体を示し、“3”が記録メディアを示している。下1〜2桁目(一の位と十の位)は同世代・同一媒体種別における識別番号である。下5〜8桁目(#とその右の3桁の値)は、電子データIDであり、同一の電子データIDをもつ管理ファイルであれば、親子に関わらず、同一の電子データを含んでいる。また、所在情報における機器X,Y,Z及び社員B等は、いずれかの情報媒体制御装置310x,310y,310z,310Bに対応するので、情報媒体制御装置310x,310y,310z,310Bと読み替えてもよい。なお、親子関係値“0”が示す最上位の親は、管理ファイルが作成されない。親子関係値“1”以上が示す親は管理ファイルが作成される。また、実体IDは、電子データ本体(データ原本)を識別する情報であり、電子データを複製した場合に、前述した管理IDとは異なり、複製元(親)の実体IDと複製(子)の実体IDとは互いに同一である。
アクセスログ管理テーブル1053は、図9に示すように、操作した日時毎に、クライアントID、操作種別、管理ID、処理ステイタスを含んでいる。クライアントIDは、操作した社員を示すIDであり、操作者ID又は社員IDと読み替えてもよい。操作種別は、ログイン状況、新規登録、電子データ複製、閲覧、消去といった操作の種別を示している。管理IDは、操作された電子データを示す管理IDである。処理ステイタスは、操作種別が示す処理の成功又は失敗(認証エラー等)といった処理結果を示すステイタス情報である。アクセスログ管理テーブル1053で管理する内容は、この他にも対象管理ファイルに対して操作を加えた当該機器の場所情報(社内/社外、GPS情報)などを用いてもよく、図9に示した情報に限定されない。
マスタポリシテーブル1054は、図10に示すように、ポリシ番号毎に、ポリシ種別及び拒否/許可ポリシを互いに関連付けて記憶する。ポリシ番号は、ポリシの識別情報であり、ポリシIDと読み替えてもよい。ポリシ種別は、拒否/許可ポリシにより制御する対象の種別を表す情報であり、例えばロケーション制御、時間制御、権限制御などが適宜使用可能となっている。拒否/許可ポリシは、判定条件と、判定条件を満たす場合の制御内容とを示す情報である。制御内容は、許可又は拒否する対象(コマンドや要求など)を含んでおり、また、社内有線接続又は社内無線接続などの処理を含む場合もある。
クライアント管理テーブル1055は、図11に示すように、クライアントID、社員番号、権限クラス、端末種別及びMACアドレスを互いに関連付けて記憶する。OS情報、機器管理番号といった対象となる情報媒体制御装置に関する情報を含んでもよい。
データ原本管理テーブル1056は、図12に示すように、実体ID、ファイル名、サイズ、ハッシュ値、電子データ本体及び外部保存情報を互いに関連付けて記憶する。ここで、実体IDは、電子データ本体(データ原本)の識別情報である。ファイル名は、管理ファイルに格納する管理対象データ本体(電子データ本体)のファイル名である。サイズは、管理ファイルに格納する管理対象データ本体のファイルサイズである。ハッシュ値は、管理ファイルに格納する管理対象データ本体のハッシュ値である。電子データ本体は、管理ファイルに格納する管理対象データ本体である。外部保存情報は、管理対象データ本体を情報管理DB105の外部に保存する場合、その保存先情報である。本実施形態では、外部保存情報として情報媒体制御装置310を指定しているため、データ原本テーブル1056を用いていない。これとは逆に、外部保存情報を用いない場合には、情報媒体制御装置310内の管理ファイル管理テーブル3161の管理ファイル実体に管理対象データ本体(電子データ本体)が保存されない。
一方、利用者管理サーバ装置200は、利用者情報要求受付部201及び利用者管理DB202を備えている。利用者情報要求受付部201は、例えば、図示しないCPUが、後述する利用者管理サーバ装置200内の各ステップを含むプログラムを実行することにより実現される機能ブロックとなっている。
利用者管理DB202は、図示しないCPUから読出/書込可能な記憶装置として実現可能となっており、図13に示すように、利用者管理テーブル2021を記憶する。
利用者管理テーブル2021は、利用者ID毎に、氏名、役職及び部署を関連付けて記憶する。
他方、情報媒体制御装置310は、上位システム部311、情報媒体中央制御部312、コンテキスト情報取得部313、管理要求通信部314、管理ファイル制御部315、管理クライアントDB316及び管理ファイル印刷制御部317を備えている。
上位システム部311、情報媒体中央制御部312、コンテキスト情報取得部313、管理要求通信部314、管理ファイル制御部315及び管理ファイル印刷制御部317は、例えば、図示しないCPUが、後述する情報媒体制御装置310内の各ステップを含むプログラムを実行することにより実現される機能ブロックとなっている。
ここで、情報媒体制御装置310の各ステップを含むプログラムとしては、例えば、次の各機能(b1)〜(b7)を実現させるためのものであればよく、ここではこれら各機能(b1)〜(b7)に、所望により、種々の情報や各ステップの機能といった任意の付加的事項を付加したものを用いている。但し、次の各機能(b1)〜(b7)は代表的な例であるため、若干、任意の付加的事項も含まれている。例えば、前述した(a4)の第2判定機能に関連するアドレス情報は省略可能となっている。また、子管理IDを示す子管理IDタグは、子管理IDをそのまま用いることにより、省略可能となっている。
(b1)管理ID及び電子データ本体を含む管理ファイルを管理クライアントDB316の管理ファイル管理テーブル3161に書き込む機能。
(b2)複製対象の電子データ本体に対応する管理ID、複製依頼者情報及び配布先情報の入力を受け付けると共に、入力を受け付けた管理ID、複製依頼者及び配布先情報を含む複製要求情報を送出する機能。
(b3)送出された複製要求情報と、当該情報媒体制御装置310のアドレス情報とを含む統御複製要求情報を情報管理サーバ装置100に送信する機能。
(b4)統御複製要求情報の送信後、当該統御複製要求情報内の管理ID、この管理IDとは異なる子管理IDを示す子管理IDタグ、及び配布先情報を有する管理台帳情報を含む処理結果情報を情報管理サーバ装置100から受信する機能。
(b5)統御複製要求情報に含まれて複製対象の電子データ本体に対応する管理IDに基づいて、管理ファイルから電子データ本体を取り出し、当該取り出した電子データ本体、処理結果情報に含まれる子管理IDタグ及び配布先情報を含む文書印刷データと、管理台帳情報を含む管理台帳印刷データとを作成し、文書印刷データ及び管理台帳印刷データを印刷装置400に出力する機能。
(b6)出力された文書印刷データにより印刷された紙文書を配布後に回収した場合に、この紙文書から専用リーダ(タグ読込手段)500により子管理IDタグが示す子管理IDが読み込まれると、当該読み込まれた子管理IDを含む回収済更新要求を作成し、この回収済更新要求を情報管理サーバ装置100に送信する機能。
なお、図2に示したように、情報管理サーバ装置100の各機能を情報媒体制御装置300が備える場合、例えば、次のように変形すればよい。すなわち、情報媒体制御装置310の各ステップを含むプログラムとしては、例えば、次の各機能(c1)〜(c12)を実現させるためのものであればよく、これら各機能(c1)〜(c12)に、所望により、種々の情報や各ステップの機能といった任意の付加的事項を付加したものを用いればよい。但し、前述同様に、次の各機能(c1)〜(c12)は代表的な例であるため、若干、任意の付加的事項も含まれている。
(c1)管理ID及び電子データ本体を含む管理ファイルが書き込まれる管理ファイル管理テーブルを記憶する管理ファイル管理テーブル記憶手段と、
(c2)管理ファイルの管理ID毎に、この管理IDに関連した子管理ID及びステイタス情報と、複製依頼者情報及び配布先情報に基づく利用制限ポリシとを管理クライアントDB316の系統管理テーブル1052に書き込む機能。
(c3)情報媒体制御装置のアドレス情報に基づく許可ポリシを管理クライアントDB316のマスタポリシテーブル1054に書き込む機能。
(c4)複製対象の電子データ本体に対応する管理ID、複製依頼者情報及び配布先情報の入力を受け付けると共に、入力を受け付けた管理ID、複製依頼者及び配布先情報を含む複製要求情報を送出する機能。
(c5)送出された複製要求情報と、当該情報媒体制御装置300のアドレス情報とを含む統御複製要求情報を送出する機能。
(c6)送出された統御複製要求情報内の複製依頼者情報及び配布先情報が、統御複製要求情報内の管理IDに対応する系統管理テーブル1052内の利用制限ポリシを満たすか否かを判定する第1判定機能。
(c7)送出された統御複製要求情報内のアドレス情報が許可ポリシを満たすか否かを判定する第2判定機能。
(c8)第1及び第2判定機能による判定の結果、利用制限ポリシ及び許可ポリシを満たす場合、送出された統御複製要求情報内の管理IDとは異なる子管理IDを発行し、この子管理IDを当該統御複製要求情報内の管理IDに基づいて系統管理テーブル1052に書き込むと共に、書き込んだ子管理IDに対応するステイタス情報を「配布済」に更新する機能。
(c9)発行された子管理IDを示す子管理IDタグ、統御複製要求情報内の管理ID及び配布先情報を含む管理台帳情報を作成し、この管理台帳情報を含む処理結果情報を送出する機能。
(c10)送出された処理結果情報内の管理台帳情報に含まれる管理IDに基づいて、管理ファイルから電子データ本体を取り出し、当該取り出した電子データ本体、管理台帳情報内の子管理IDタグ及び配布先情報を含む文書印刷データと、管理台帳情報を含む管理台帳印刷データとを作成し、文書印刷データ及び管理台帳印刷データを印刷装置400に出力する機能。
(c11)出力された文書印刷データにより印刷された紙文書を配布後に回収した場合に、この紙文書から専用リーダ(タグ読込手段)500により子管理IDタグが示す子管理IDが読み込まれると、当該読み込まれた子管理IDを含む回収済更新要求を作成し、この回収済更新要求を送出する機能。
(c12)送出された回収済更新要求内の子管理IDに基づいて、ステイタス情報を「回収済」に更新する機能。
管理クライアントDB316は、図示しないCPUから読出/書込可能な記憶装置として実現可能となっており、図14に示すように、管理ファイル管理テーブル3161及びアクセスログテーブル3162を記憶する。
管理ファイル管理テーブル3161は、管理ID毎に、ステイタス情報(例、閲覧中、−(廃止)、利用可、など)、管理ファイル属性情報(作成日時情報(alive)と、廃止(dead)した場合には廃止日時情報)及び管理ファイル実体を含んでいる。管理ファイル属性情報としては、ここでは、管理ファイルヘッダ部の部分情報(例、前述した作成・廃止日時情報に加え、当該管理ファイルの複製元の管理ファイル(親管理ファイル)を示す管理ID)を用いるが、その記載範囲は当該機器の環境設定や情報管理サーバ装置との規定に基づき、多用な形態が可能である。また、管理ファイル属性情報としては、各管理ファイルに対する当該機器でのアクセス回数といった管理ファイルヘッダ部に記載がない動的な利用情報を含んでもよい。
アクセスログテーブル3162は、操作した日時毎に、操作種別、管理ID、管理ファイル名を含んでいる。操作種別は、ログイン状況、新規登録、電子データ複製、閲覧、消去といった操作の種別を示している。管理IDは、操作された電子データを示す管理IDである。管理ファイル名は、例えば、当該電子データの管理IDに、当該電子データのファイル形式を示す拡張子を連接した情報である。アクセスログテーブルで管理する内容は、この他にも対象管理ファイルに対して操作を加えた当該機器の場所情報(社内/社外、GPS情報)など、この限りではない。
印刷装置400は、情報媒体制御装置3001〜300mのうちの1台であるが、ここでは通常のプリンタとして使用されている。
次に、以上のように構成された文書管理支援システムの動作を図15乃至図20の模式図を用いて説明する。ここでは、管理IDが付与された管理ファイルと文書配布先情報を指定して、配布先ごとに異なる子管理IDや配布先情報を含む印刷文書を印刷装置400に出力させる動作を説明する。
情報媒体制御装置310の上位システム部311では、図21に示す如き、管理ファイル、配布先、管理台帳出力有無を選択して印刷要求を行うための印刷画面G10を利用者に提示する。このとき、上位システム部311は、適宜、利用者管理サーバ装置200の利用者情報要求受付部201に問い合わせを行い、管理クライアントDB202から利用者情報を取得し、配布先情報を表示する。また、印刷される各複製文書には、一部ずつ個体識別するための子管理IDを含む識別タグが付与され、さらに、必要に応じて印刷時刻、配布先氏名、役職といった情報が印字される。図22は、複製文書dc1〜dc3の構成例を示しており、管理ファイルとして重要顧客名簿を選択し、識別タグをQRコード(登録商標)としている例であるが、それぞれこの例に限定されない。例えば識別タグは、印刷装置により付与(印刷又は貼付)が可能で、管理IDを格納可能な光学タグ又は電子タグであれば、QRコードに限らず、バーコード、二次元コード、カラーコード、透かし、RFIDなどといった、いずれの形態でもよい。また、識別タグには、管理IDの他、利用期限、世代番号、URL、電話番号、メールアドレスを含めてもよい。
これにより、例えば、携帯電話の撮像装置でQRコードを読み取り、携帯電話に表示された電話番号やメールアドレスに基づき、本情報の問い合わせ先に直接連絡を取ったり、携帯電話に格納された管理WebサイトのURLにアクセスして、本情報に関する詳細情報を取得したり、回収・廃棄のステイタス変更を円滑に実行するといった効果を得ることができる。
なお、この管理Webサイトは、回収・廃棄要求を受け付けて、情報管理サーバ装置100に回収済更新要求の送付を受ける(後述)、図20の上位システム部311として働いている。そして、携帯電話は後述する専用リーダ500として働き、モバイル通信網を通じて管理IDを上位システム部311(管理Webサイト)に発信するのである。
出力される複製文書の回収管理を厳格化するため、この複製文書と併せ、情報資産管理台帳を印刷することができる。図23は、情報資産管理台帳dmの構成例である。情報資産管理台帳dmには、元となる管理ファイルの管理ID情報及び複製文書の各管理ID(QRコード)を基に情報資産の親子関係が示される。また、各複製文書dc1,…の配布先情報、配布日、回収日及び廃棄日を記載可能とし、複製文書の所有者や管理状況を管理する作業を自動化する。このような自動化手法により、手作業による作業手間や人的ミスを軽減し、業務効率の向上とコンプライアンス強化の効果を得ることができる。
次に、複製文書及び情報資産管理台帳を印刷する動作詳細を説明する。
情報媒体制御装置310の上位システム部311は、選択された管理ファイル情報(複製対象の電子データ本体に対応する管理IDを含む)、要求依頼者情報、配布先情報、管理台帳出力有無情報を含む、印刷要求情報を情報媒体中央制御部312へ送出する(ST1)。なお、通常時に管理台帳出力の有無が予め決まっている場合には、例外時のみ管理台帳出力有無情報を入力すればよい。すなわち、管理台帳出力有無情報は、適宜、省略可能となっている。また、印刷要求情報は、複製要求情報と読み替えてもよい。
情報媒体中央制御部312は、印刷要求情報を受け取ると、依頼時の情報媒体制御装置310に関する情報を取得するコンテキスト情報要求をコンテキスト情報取得部313へ送出する(ST2)。
コンテキスト情報取得部313は、当該情報媒体制御装置310のIPアドレスといった当該情報媒体制御装置310の利用位置や利用形態を把握できる情報をコンテキスト情報としてオペレーティングシステムの機能を利用して取得し、情報媒体中央制御部312へ送出する(ST3)。当該情報媒体制御装置310に、GPS、赤外線アドレス、無線ノードといった場所及び空間情報を取得可能な状態にある場合は、当該空間情報を含めてもよい。またMACアドレス、オペレーティングシステム、端末製品情報といった情報を含めてもよい。コンテキスト情報に応じて、指定された管理ファイルを印刷可能な条件にあるか否かを文書管理支援システムが判断し、当該判断に従って印刷処理を実行する。
情報媒体中央制御部312は、上位システム部311から取得した印刷要求情報及びコンテキスト情報取得部313から取得したコンテキスト情報を含む統御印刷要求情報を通信要求通信部314へ送出する(ST4)。また、統御印刷要求情報は、統御複製要求情報と読み替えてもよい。
通信要求通信部314は、情報管理サーバ装置100と通信を行い、統御印刷要求情報を送出する(ST5)。
情報管理サーバ装置100の管理要求受付部は、情報媒体制御装置310との通信で取得した、統御印刷要求情報を情報管理制御部102へ送出する(ST6)。
情報管理制御部102は、統御印刷要求情報内の印刷要求情報及びコンテキスト情報から、当該印刷要求の可否を判定するために必要な情報を選択し、ポリシ評価要求情報としてポリシ評価部103へ送出する(ST7)。
ポリシ評価部103は、ポリシ評価要求情報に基づいて、複製元となる管理ファイルの利用制御ポリシを情報管理DB105の系統管理テーブル1052及びマスタポリシテーブル1054を参照しながら、要求された印刷処理が実行条件の範囲内か否かを判定する。本判定結果をポリシ評価結果情報として情報管理制御部102へ送出する(ST8)。判定条件の例として、複製利用が可能な日限を超過していないか、情報媒体制御装置310が無線LANアクセスではなく有線LANでアクセスか、印刷権限を所持する役職者であるか、といった項目がある。例えば、図10に示すマスタポリシテーブル1054のポリシ番号001〜003の場合、コンテキスト情報内のIPアドレスが許可ポリシを満たすか否か等が判定される。また例えば、図8に示す系統管理テーブル1054の場合、複製依頼者情報が“社員A(作成者)”を示すか否か、また、配布先情報が“事業部C内”を示すか否かなどによって、利用制限ポリシを満たすか否かが判定される。系統管理テーブル1052及びマスタポリシテーブル1054を用いた判定の順序はいずれを先に実行してもよい。すなわち、ポリシ判定の順序は任意である。
情報管理制御部102は、ポリシ評価結果で印刷実行が拒否された場合には、管理要求受付部101を経由して、情報媒体制御装置310へ実行権限のエラーを通知し、処理を終了する。ポリシ評価結果で印刷実行が承認された場合には、統御印刷要求情報を含む管理ID発行要求情報を情報管理制御部104へ送出し、複製文書のID発行処理及び管理台帳の生成処理を要求する(ST9)。
情報管理制御部104は、管理ID発行要求情報を受け取ると、複製文書の部数分の管理ID(=子管理IDであり、統御印刷要求情報内の管理IDとは異なる)及び管理台帳の管理IDを発行し、情報管理DB105の管理IDテーブル1051、系統管理テーブル1052に発行情報を書き込む。このとき、情報管理制御部104は、発行した子管理IDを統御印刷要求情報内の管理IDに基づいて系統管理テーブル1052に書き込むと共に、書き込んだ子管理IDに対応する生存情報内のステイタス情報を「配布済」に更新する、というように発行情報を書き込む。また、情報管理制御部104は、管理台帳の管理ID、発行日、親管理ID、開示範囲(親管理IDの利用制限ポリシ内の“場所”をコピーした内容)、複製依頼者、操作種別、配布先、子管理ID、配布日、回収日(空欄)、廃棄日(空欄)などといった管理台帳の発行情報を系統管理テーブル1052に書き込む。またアクセスログ管理テーブル1053に、当該印刷要求のログ情報を書き込む。情報管理制御部104は、発行した管理台帳の管理IDを含む管理台帳生成要求を管理台帳生成部106に送出する(ST10)。
管理台帳生成部106は、管理台帳生成要求に基づき、発行された子管理IDを示す子管理IDタグ、統御印刷要求情報内の管理ID及び配布先情報を含む管理台帳情報を作成し、情報管理制御部104へ送出する(ST11)。なお、ここでは、子管理IDをバーコード、二次元コード、透かし又はカラーコードといった子管理IDタグに変換することにより、子管理IDを含む子管理IDタグを生成して管理台帳情報を作成したが、これに限らず、子管理IDを子管理IDタグに変換せずに管理台帳情報を作成してもよい。また、管理台帳情報は、前述した子管理IDタグ、統御印刷要求情報内の管理ID及び配布先情報に限らず、ここでは図20に示したように、管理台帳の管理ID、発行日、複製依頼者情報、操作種別などの情報を含んでいる。また、管理台帳情報としては、管理台帳の管理ID、統御印刷要求情報内の管理ID、子管理ID(又は子管理IDタグ)及び配布先情報、の4種類の情報を含んでいれば文書を管理し易い。
情報管理制御部104は、複製文書用に発行した子管理IDを含む子管理ID情報及び管理台帳情報を情報管理制御部102に送出する(ST12)。なお、子管理ID情報は、管理台帳情報が子管理IDタグを含むことから、省略することも可能である。
情報管理制御部102は、ポリシ評価結果情報、子管理ID情報及び管理台帳情報を含むサーバ処理結果情報を管理要求受付部101に送出する(ST13)。
管理要求受付部101は、情報媒体制御装置310にサーバ処理結果情報を送出する(ST14)。
管理要求通信部314は、情報管理サーバ装置100から受けたサーバ処理結果情報を情報媒体中央制御部312へ送出する(ST15)。
情報媒体中央制御部312は、サーバ処理結果情報内のポリシ評価結果情報から印刷処理を実行可能であることを確認し、複製元となる管理ファイル情報、子管理ID情報及び管理台帳情報を含む管理ファイル印刷要求を管理ファイル制御部315に送出する(ST16)。なお、ポリシ評価結果情報及びその確認処理は、ポリシ評価結果が“許可”の場合のみ子管理ID情報及び管理台帳情報等を含むサーバ処理結果情報を受けることから、省略することも可能である。
管理ファイル制御部315は、この管理ファイル印刷要求内の管理ファイル情報に含まれる管理IDに基づいて、管理クライアントDB315の管理ファイル管理テーブル3161から管理ファイル実体を取得する。当該管理ファイル実体からボディ部に格納された電子データ本体を抽出し、当該電子データ本体、子管理ID情報及び管理台帳情報を含む印刷処理情報を管理ファイル印刷制御部317へ送出する(ST17)。また、管理ファイル制御部315は、子管理ファイルに関し、子管理ID、ステイタス“配布済”及び管理ファイルヘッダ部分情報を管理ファイル管理テーブル3161に書き込むと共に、アクセスログテーブル3162に、日時、操作種別“印刷”、子管理ID及び管理ファイル名を書き込む。
管理ファイル印刷制御部317は、電子データ本体、管理台帳情報内の子管理IDタグ及び配布先情報を含む文書印刷データと、管理台帳情報を含む管理台帳印刷データとを作成し、文書印刷データ及び管理台帳印刷データを印刷装置400に出力する(ST18)。なお、印刷データの作成は、管理台帳情報が子管理IDタグではなく子管理IDを含む場合には、管理台帳情報内の子管理IDから、バーコード、二次元コード、カラーコード、透かしなどといった光学コード(子管理IDタグ)を作成し、電子データ本体の印刷データにオーバレイ(光学的な上書き)を行う。この際、必要に応じて、印刷依頼日時情報や配布先情報を光学タグと一緒にオーバレイしてもよい。光学タグに印刷依頼日時情報や配布先情報、廃棄日限といった文書属性情報を格納する形態でもかまわない。
印刷装置400は、各複製文書の文書印刷データ及び管理台帳情報の管理台帳印刷データから印刷処理を実行し、図22及び図23に示した如き、複製文書dc1〜dc3及び情報資産管理台帳dmの各紙文書を出力する。印刷装置400は、印刷処理が完了すると、印刷結果情報を管理ファイル印刷制御部317へ送出する(ST19)。印刷結果情報を送出するタイミングは、要求された全ての複製文書及び管理台帳の印刷完了後でもよいし、各印刷文書及び管理台帳を1部印刷完了するごとに送出する形態でもかまわない。
管理ファイル印刷制御部317は、印刷結果情報を受け取ると、管理ファイル制御部315へ印刷結果通知を送出する(ST20)。印刷結果通知には、出力日時、枚数、用紙種別、カラー、モノクロ又は白黒印刷の種別、一枚あたりのページ数、両面印刷、地紋印刷といった印刷情報を含めてもよい。
管理ファイル制御部315は、印刷出力結果情報を管理クライアントDB316のアクセスログテーブル3162に書き込む。管理クライアントDB316への書き込みが完了すると、印刷結果通知を情報媒体中央制御部312へ送出する(ST21)。
情報媒体中央制御部312は、印刷結果通知を管理要求通信部314へ送出する(ST22)。
管理要求通信部314は、印刷結果通知を情報管理サーバ装置100へ送出する(ST23)。
管理要求受付部101は、情報媒体制御装置310から受けた印刷完了通知を情報管理制御部102へ送出する(ST24)。
情報管理制御部102は、情報管理制御部104へ印刷結果通知を送出する(ST25)。
情報管理制御部104は、情報管理DB105の系統管理テーブル1052に複製文書情報を書き込む。この時、印刷元の管理ファイルの管理IDから複製した子情報媒体として、親子関係性、媒体種別、配布先情報といった所在情報を当該系統管理テーブル1052に格納する。情報管理制御部104は、情報管理DB105への書き込みを完了すると、印刷完了応答を情報管理制御部102へ送出する(ST26)。
情報管理制御部102は、印刷完了応答を管理要求受付部101へ送出する(ST27)。
管理要求受付部101は、情報媒体制御装置310へ印刷完了応答を送出する(ST28)。
管理要求通信部315は、情報管理サーバ装置100から受け取った印刷完了応答を情報媒体中央制御部313へ送出する(ST29)。
情報媒体中央制御部313は、印刷処理を正常に完了できたことを印刷処理完了情報として、上位システム部311へ送出し、処理を完了する。印刷処理完了情報には、発行した子管理ID情報を含む、複製文書に関する情報を含む形態でもよい。
次に、複製文書dc1〜dc3を回収したときの動作について図20を用いて述べる。
専用リーダ500は、複製文書dc1〜dc3を回収したユーザの操作により、複製文書dc1〜dc3の子管理IDタグ(QRコード)が示す子管理ID及び情報資産管理台帳dmの管理IDタグ(QRコード)が示す管理IDを読み込んで上位システム部311に送出する。
上位システム部311は、これら複製文書dc1〜dc3の子管理ID及び情報資産管理台帳dmの管理IDを含む回収済更新要求を、情報媒体中央制御部312及び管理要求通信部314を介して情報管理サーバ装置100に送信する。
情報管理サーバ装置100においては、この回収済更新要求を、管理要求受付部101及び情報管理制御部102を介して情報管理制御部104が受ける。
情報管理制御部104は、この回収済更新要求に基づいて、情報管理DB105内の系統管理テーブル1052の生存情報内のステイタス情報を“配布済”から“回収済”に更新し、更新内容を示すアクセスログ情報をアクセスログ管理テーブル1053に書き込み、更新完了通知を管理要求受付部101及び情報管理制御部102を介して情報媒体制御装置310に送信する。
情報媒体制御装置310においては、この更新完了通知を、管理要求通信部314及び情報媒体中央制御部312を介して管理ファイル制御部315が受ける。
管理ファイル制御部315は、この更新完了通知に基づいて、管理クライアントDB315内のアクセスログテーブル3162にアクセスログ(日時、操作種別“回収済”、子管理ID)を書き込むと共に、管理ファイル管理テーブル3161の子管理IDに該当するステイタスを“回収済”に更新し、DB更新完了を情報媒体中央制御部312に送出する。
情報媒体中央制御部312は、DB更新完了を受けると、回収処理完了情報を上位システム部311に送出する。
上述したように本実施形態によれば、利用制限ポリシ及び許可ポリシを満たす場合、管理台帳情報を含む処理結果情報に基づいて、子管理ID及び電子データ本体を含む文書印刷データと、管理台帳情報を含む管理台帳データとを出力する。これにより、厳格な管理ポリシが規定された文書を複製する場合でも、複製文書の厳格かつ効率的な配布を実現できる。また、印刷された紙文書を配布後に回収した場合、この紙文書から読み込まれた子管理IDタグを示す子管理IDを含む回収済更新要求を送信し、回収済更新要求内の子管理IDに基づいて、ステイタス情報を「回収済」に更新する。これにより、複製文書の効率的な回収を実現できる。
従って、厳格な管理ポリシが規定された文書を複製する場合でも、複製文書の厳格かつ効率的な配布及び回収までの文書ライフサイクル管理を実現することができる。
補足すると、本実施形態では、異なる管理IDを付与した複製文書と、複製原本と複製文書との関係や管理状態(配布、回収、廃棄等)を管理する文書管理台帳とを、当該文書管理支援システムで自動出力することができる。
これにより、配布までの文書管理番号の付番作業や管理台帳の作成作業を自動化できることに加え、各複製文書の子管理IDや管理台帳の管理IDを介して各複製文書の管理状態をシステムに効率的に反映することができる。
例えば、複製文書に印刷された二次元コードから管理IDを専用リーダ500や携帯端末で読み取り、回収、廃棄といったステイタスを情報管理サーバ装置100へ送出することで、系統管理テーブル1052に複製文書の管理状態を自動反映させる。この反映を自動集計することで、未配布、未回収、未廃棄の複製文書とその所在を効率的に特定し、所有者または管理責任者にメールや電話を通じて、対象となる複製文書を適切な管理状態へ促す仕組みを構築することができる。
更に、複製文書に印字された管理IDタグから管理IDを専用リーダ500や携帯端末で読み取り、当該文書の利用期限、廃棄・回収すべき日時を情報管理サーバ装置100に問い合わせる仕組みを構築することもできる。これにより、利用期限、廃棄・回収日時の管理ポリシが情報管理サーバ装置100で変更された場合でも、複製文書を所持したユーザが当該文書の適切な取り扱いに関する情報を能動的に取得する仕組みを構築することができる。
<第2の実施形態>
図24は本発明の第2の実施形態に係る文書管理支援システムの構成を示す模式図であり、図5と同一部分には同一符号を付してその詳しい説明を省略し、ここでは異なる部分について主に述べる。なお、以下の各実施形態も同様にして重複した説明を省略する。
本実施形態は、第1の実施形態の変形例であり、管理IDが印刷された紙文書から、子管理IDが印刷された複製文書を複写する形態である。なお、本実施の形態では、情報媒体制御装置300のうち、デジタル複合機や複写機といった、操作パネルを有し、紙文書から紙文書を複写する機能を有する機器を情報媒体制御装置320として扱う。
ここで、情報媒体制御装置は、上位システム部321、情報媒体中央制御部322、コンテキスト情報取得部323、管理要求通信部324、ICカード読取部325、Webサーバ部326、パネル制御部327、印刷制御部328、スキャナ部329を備えている。
上位システム部321は、ICカード読取部325からの複写要求者の利用者ID情報とパネル制御部327からの画面選択情報とを取得して複写要求情報として情報媒体中央制御部322に送出する機能と、利用者ID情報や画面選択情報を取得して必要に応じてWebサーバ部326にWebページを要求し、パネル表示用ページ情報を取得する機能とを備えている。
情報媒体中央制御部322は、上位システム部321からの複写要求情報を受け印刷制御部328に複写原本となる紙文書情報を要求し、当該複写原本の親管理ID情報を取得する機能と、コンテキスト情報取得部323からコンテキスト情報を取得する機能と、複写要求情報、複写原本の親管理ID情報及びコンテキスト情報とを含む統御複写要求情報を管理要求通信部324へ送出する機能とを備えている。
コンテキスト情報取得部323は、情報媒体中央制御部322からのコンテキスト情報要求に対してIPアドレスやMACアドレスといった当該媒体制御装置320に関するコンテキスト情報をオペレーティングシステムの関係機能等から取得し、情報媒体中央制御部322へ送出する機能を備えている。
管理要求通信部324は、情報媒体中央制御部322からの統御複写要求情報を受け取ると、情報管理サーバ装置100と通信して、当該統御複写要求情報を送出する機能と、情報管理サーバ装置からサーバ処理結果情報を受け取って情報媒体中央制御部322へ送出する機能とを備えている。
ICカード読取部314は、複写要求者のICカードから利用者ID情報を読み取って当該利用者ID情報を上位システム部321へ送出する機能を備えている。
Webサーバ部326は、上位システム部321からのページ要求に応じて当該情報媒体制御装置のパネルに表示するパネルページ情報を作成して上位システム部321へ送出する機能と、このパネルページ情報作成時に必要な利用者情報を利用者管理サーバ装置200から取得する機能とを備えている。
パネル制御部327は、上位システム部321から受け取ったパネルページ情報を当該情報媒体装置320のパネルに表示する機能と、パネル画面上で選択された画面選択情報を上位システム部321へ送出する機能とを備えている。
印刷制御部328は、情報媒体中央制御部322からの原稿読込要求に応じてスキャナ部329へ複写親文書情報のスキャンを要求する機能と、スキャナ部329からのこの複写親文書情報に付された管理ID情報を解析及び抽出して情報媒体中央制御部322へ送出する機能とを備えている。
スキャナ部329は、印刷制御部328からの親文書のスキャン要求に応じて、親文書のスキャンイメージを読み取り、当該スキャンイメージ情報を含むスキャン結果情報を印刷制御部328へ送出する機能を備えている。
次に、複製文書の複写及び情報資産管理台帳の印刷を行う動作詳細を図25乃至図27の構成図を用いて説明する。
情報媒体制御装置320のパネルには、画面待受状態として図28の画面構成例に示すように、利用者のIDカードを当該情報媒体制御装置320のICカードリーダにかざすことを促す画面G20が表示されている。ここで、IDカードがICカードリーダにかざされると、ICカード読取部325は、上位システム部321へ読み取った利用者ID情報を送出する(ST41)。
上位システム部321は、受け取った利用者ID情報を含むページ要求情報をWebサーバ部326へ送出する(ST42)。
Webサーバ部326は、ページ要求情報に含まれた利用者ID情報を含む利用者情報要求を利用者管理サーバ装置200へ送出する(ST43)。
利用者管理サーバ装置200は、利用者情報要求受付部201から管理クライアントDB202へ当該利用者IDに関係する利用者情報を取得し、Webサーバ部326へ送出する(ST44)。ここで、「利用者IDに関係する利用者情報」は、利用者IDが示す利用者情報を含むものであり、適宜、この利用者IDが示す利用者情報に一部(例、苗字、所属など)が共通する利用者情報を付加してもよい。
Webサーバ部326は、得られた利用者情報及び操作ボタンを含むパネル操作画面用Webページを表示するためのパネルページ情報を作成して、上位システム部321へ送出する(ST45)。当該Webページは、図29の複写操作画面G30の構成例に示すように、依頼者情報(利用者IDが示す利用者情報)の表示領域g31や「統御コピー」と表示した複写操作ボタンg32を含むものであればよく、スキャン操作ボタンg33、ログアウト操作ボタンg34は適宜、省略してもよい。
上位システム部321は、受け取ったパネルページ情報をパネル制御部327へ送出する(ST46)。
パネル制御部327は、受け取ったパネルページ情報を当該情報媒体制御装置320のパネルに表示する。パネル上でタッチパネルといった入力手段を介して複写操作ボタンg32が選択されると、パネル制御部327は、選択された情報を画面選択情報として、上位システム部321へ送出する(ST47)。
上位システム部321は、当該利用者IDに関係づけられた統御コピー用のパネルページを要求するためのページ要求情報をWebサーバ部326へ送出する(ST48)。
Webサーバ部326は、図30に示す如き、依頼者情報g41を含み、配布先情報の選択領域g42や管理台帳出力有無のチェックボックスg43、複写操作ボタンg44及びログアウト操作ボタンg45を含む画面G40を表示するためのパネルページ情報を作成し、上位システム部321へ送出する(ST49)。なお、配布先情報としては、ステップST44で取得した利用者情報(共通する属性の利用者情報)を用いてもよく、(共通する属性の利用者情報を取得していない場合には)再度ST44と同様な処理を実行して取得した利用者情報(共通する属性の利用者情報)を用いてもよい。
上位システム部321は、パネルページ情報をパネル制御部327へ送出する(STST50)。
パネル制御部327は、受け取ったパネルページ情報を当該情報媒体制御装置320のパネルに表示する。次に、パネル上で選択された配布先情報、管理台帳出力有無を含む画面選択情報を上位システム部321へ送出する(ST51)。
上位システム部321は、複写依頼者の利用者ID情報、配布先情報、管理台帳出力有無を含む複写要求情報を情報媒体中央制御部322へ送出する(ST52)。
情報媒体中央制御部322は、複写原本となる原稿を読み込むよう原稿読込要求を印刷制御部328へ送出する(ST53)。
印刷制御部328は、原稿読込要求を受けると、原稿のスキャンイメージ情報を要求するスキャン要求をスキャナ部329へ送出する(ST54)。
スキャナ部329は、スキャン要求を受けると、複写原本となる原稿を読み込んで得られたスキャンイメージ情報を含むスキャン結果情報を印刷制御部328へ送出する(ST55)。
印刷制御部328は、スキャンイメージ情報から埋め込まれた当該文書情報の管理ID情報を取得し、親管理ID情報として情報媒体中央制御部322へ送出する(ST56)。
情報媒体中央制御部322は、親管理ID情報を受け取ると、依頼時の情報媒体制御装置320に関する情報を取得するコンテキスト情報要求をコンテキスト情報取得部323へ送出する(ST57)。
コンテキスト情報取得部323は、実施形態1のST2と同様、当該情報媒体制御装置320のIPアドレスといった当該情報媒体制御装置320の利用位置や利用形態を把握できる情報をコンテキスト情報としてオペレーティングシステムの機能を利用して取得し、情報媒体中央制御部322へ送出する(ST55)。
情報媒体中央制御部322は、上位システム部321から取得した複写要求情報、印刷制御部328から取得した親管理ID情報及びコンテキスト情報取得部323から取得したコンテキスト情報を含む統御複写要求情報ST56を管理要求通信部324へ送出する(ST56)。
管理要求通信部324は、情報管理サーバ装置100と通信を行い、統御複写要求情報を送出する(ST57)。
情報管理サーバ装置100は、第1の実施形態のステップST5乃至ST14と同様の処理を行い、サーバ処理結果情報を情報媒体制御装置320へ送出する(ST58乃至ST66)。ここで、統御印刷要求情報を統御複写要求情報で読み替えるものとする。
管理要求通信部324は、情報管理サーバ装置100から受け取ったサーバ処理結果情報を情報媒体中央制御部322へ送出する(ST67)。
情報媒体中央制御部322は、サーバ処理結果情報に含まれた子管理ID情報及び管理台帳情報を含む複写要求情報を印刷制御部328へ送出する(ST68)。
印刷制御部328は、複写要求情報を受け取ると、子管理ID情報からバーコード、二次元コード、カラーコード、透かしなどといった光学コードを作成し、親文書のスキャンイメージにある親管理ID情報の光学コード情報にオーバレイした印刷用データを複製文書一部ずつ作成し、印刷を行う。また管理台帳情報を処理して管理台帳を印刷する。各文書出力処理が完了すると、複写完了情報を情報媒体中央制御部322へ送出する(ST69)。
情報媒体中央制御部322は、複写完了情報を受け取ると、複写結果情報を管理要求通信部324へ送出する(ST70)。
管理要求通信部324は、複写結果情報を情報管理サーバ装置100へ送出する(ST71)。
情報管理サーバ装置100は、第1の実施形態のステップST23乃至ST28と同様の処理を行い、複写完了応答を情報媒体制御装置320へ送出する(ST76)。ここで、印刷完了応答は複写完了応答と読み替える。
管理要求通信部324は、情報管理サーバ装置100から受け取った複写完了応答を情報媒体中央制御部322へ送出する(ST77)。
情報媒体中央制御部322は、複写完了応答を受けると、複写完了をパネル上へ通知するための複写処理完了情報を上位システム部321へ送出する(ST78)。
上位システム部321は、この複写処理完了情報をページ要求情報としてWebサーバ部326へ送出する(ST79)。
Webサーバ部326は、図31に示す如き、依頼者情報g51を含み、親管理ID、配布先情報及び複写部数を含む複製完了メッセージg52を含む画面G50を表示するためのパネルページ情報を作成して上位システム部321へ送出する(ST80)。
上位システム部321は、パネルページ情報をパネル制御部327へ送出する(ST81)。
パネル制御部327は、パネルページ情報に基づいて、図31に示した画面G50を表示し、処理を完了する。
なお、回収時の動作については、第1の実施形態と同様に実行される。
上述したように本実施形態によれば、管理IDが印刷された紙文書から、子管理IDが印刷された複製文書を複写する場合であっても、第1の実施形態と同様の効果を得ることができる。
なお、上記実施形態に記載した手法は、コンピュータに実行させることのできるプログラムとして、磁気ディスク(フロッピー(登録商標)ディスク、ハードディスクなど)、光ディスク(CD−ROM、DVDなど)、光磁気ディスク(MO)、半導体メモリなどの記憶媒体に格納して頒布することもできる。
また、この記憶媒体としては、プログラムを記憶でき、かつコンピュータが読み取り可能な記憶媒体であれば、その記憶形式は何れの形態であっても良い。
また、記憶媒体からコンピュータにインストールされたプログラムの指示に基づきコンピュータ上で稼働しているOS(オペレーティングシステム)や、データベース管理ソフト、ネットワークソフト等のMW(ミドルウェア)等が上記実施形態を実現するための各処理の一部を実行しても良い。
さらに、本発明における記憶媒体は、コンピュータと独立した媒体に限らず、LANやインターネット等により伝送されたプログラムをダウンロードして記憶または一時記憶した記憶媒体も含まれる。
また、記憶媒体は1つに限らず、複数の媒体から上記実施形態における処理が実行される場合も本発明における記憶媒体に含まれ、媒体構成は何れの構成であっても良い。
尚、本発明におけるコンピュータは、記憶媒体に記憶されたプログラムに基づき、上記実施形態における各処理を実行するものであって、パソコン等の1つからなる装置、複数の装置がネットワーク接続されたシステム等の何れの構成であっても良い。
また、本発明におけるコンピュータとは、パソコンに限らず、情報処理機器に含まれる演算処理装置、マイコン等も含み、プログラムによって本発明の機能を実現することが可能な機器、装置を総称している。
なお、本願発明は、上記実施形態そのままに限定されるものではなく、実施段階ではその要旨を逸脱しない範囲で構成要素を変形して具体化できる。また、上記実施形態に開示されている複数の構成要素の適宜な組合せにより種々の発明を形成できる。例えば、実施形態に示される全構成要素から幾つかの構成要素を削除してもよい。更に、異なる実施形態に亘る構成要素を適宜組合せてもよい。
100…情報管理サーバ装置、101…管理要求受付部、102…情報管理制御部、103…ポリシ評価部、104…情報管理制御部、105…情報管理DB、1051…管理IDテーブル、1052…系統管理テーブル、1053…アクセスログ管理テーブル、1054…マスタポリシテーブル、1055…クライアント管理テーブル、1056…データ原本管理テーブル、106…管理台帳生成部、200…利用者管理サーバ装置、201…利用者情報要求受付部、202…管理クライアントDB、300〜300…情報媒体制御装置、310…情報媒体制御装置、311…上位システム部、312…情報媒体中央制御部、313…コンテキスト情報取得部、314…管理要求通信部、315…管理ファイル制御部、316…管理クライアントDB、317…管理ファイル印刷制御部、320…情報媒体制御装置、321…上位システム部、322…情報媒体中央制御部、323…コンテキスト情報取得部、324…管理要求通信部、325…ICカード読取部、326…Webサーバ部、327…パネル制御部、328…印刷制御部、329…スキャナ部、400…印刷装置、500…専用リーダ。

Claims (8)

  1. 互いに通信可能な複数の情報媒体制御装置及び情報管理サーバ装置を備えた文書管理支援システムであって、
    前記各情報媒体制御装置は、
    管理ID及び電子データ本体を含む管理ファイルが書き込まれる管理ファイル管理テーブルを記憶する管理ファイル管理テーブル記憶手段と、
    複製対象の電子データ本体に対応する管理ID、複製依頼者情報及び配布先情報の入力を受け付けると共に、前記入力を受け付けた管理ID、複製依頼者及び配布先情報を含む複製要求情報を送出する複製要求送出手段と、
    前記送出された複製要求情報と、当該情報媒体制御装置のアドレス情報とを含む統御複製要求情報を前記情報管理サーバ装置に送信する統御複製要求送信手段と、
    前記統御複製要求情報の送信後、当該統御複製要求情報内の管理ID、この管理IDとは異なる子管理IDを示す子管理IDタグ、及び前記配布先情報を有する管理台帳情報を含む処理結果情報を前記情報管理サーバ装置から受信する処理結果受信手段と、
    前記複製対象の電子データ本体に対応する管理IDに基づいて、前記管理ファイルから電子データ本体を取り出し、当該取り出した電子データ本体、前記処理結果情報に含まれる子管理IDタグ及び配布先情報を含む文書印刷データと、前記管理台帳情報を含む管理台帳印刷データとを作成し、前記文書印刷データ及び管理台帳印刷データを出力する印刷データ出力手段と、
    前記出力された文書印刷データにより印刷された紙文書を配布後に回収した場合に、この紙文書からタグ読込手段により子管理IDタグが示す子管理IDが読み込まれると、当該読み込まれた子管理IDを含む回収済更新要求を作成し、この回収済更新要求を前記情報管理サーバ装置に送信する回収済更新要求送信手段と、
    を備えており、
    前記管理ファイルは、前記管理IDを含むヘッダ部と、前記電子データ本体とを含んでおり、
    前記ヘッダ部は、当該管理ID、当該管理ファイルの複製元の管理ファイルの管理ID、世代番号及び媒体種別を含んでおり、
    前記世代番号は、前記管理ファイル管理テーブル記憶手段に最初に登録された管理ファイルを起点として、当該管理ファイルが親、子、孫と管理された系統関係で何世代目にあたるかの世代数値であり、
    前記媒体種別は、電子データ、紙媒体又は記録メディアを示しており、
    前記情報管理サーバ装置は、
    前記管理ファイルの管理ID毎に、この管理IDに関連した子管理ID、前記世代番号、前記媒体種別及びステイタス情報と、複製依頼者情報及び配布先情報に基づく利用制限ポリシとが書き込まれる系統管理テーブルを記憶する系統管理テーブル記憶手段と、
    情報媒体制御装置のアドレス情報に基づく許可ポリシを含むマスタポリシテーブルを記憶するマスタポリシテーブル記憶手段と、
    前記複製要求送信手段から受信した統御複製要求情報内の複製依頼者情報及び配布先情報が、前記統御複製要求情報内の管理IDに対応する前記系統管理テーブル内の利用制限ポリシを満たすか否かを判定する第1判定手段と、
    前記受信した統御複製要求情報内のアドレス情報が前記許可ポリシを満たすか否かを判定する第2判定手段と、
    前記第1及び第2判定手段による判定の結果、前記利用制限ポリシ及び前記許可ポリシを満たす場合、前記受信した統御複製要求情報内の管理IDとは異なる子管理IDを発行し、この子管理IDを当該統御複製要求情報内の管理IDに基づいて前記系統管理テーブルに書き込むと共に、書き込んだ子管理IDに対応するステイタス情報を「配布済」に更新する子管理ID発行手段と、
    前記発行された子管理IDを示す子管理IDタグ、前記統御複製要求情報内の管理ID及び配布先情報を含む管理台帳情報を作成し、この管理台帳情報を含む前記処理結果情報を前記統御複製要求情報の送信元の情報媒体制御装置に送信する管理台帳情報作成手段と、
    前記回収済更新要求送信手段から受信した回収済更新要求内の子管理IDに基づいて、前記ステイタス情報を「回収済」に更新する回収済更新手段と、
    を備えたことを特徴とする文書管理支援システム。
  2. 請求項1に記載の文書管理支援システムにおいて、
    前記情報管理サーバ装置に代えて、前記各情報媒体制御装置のうちの2台以上7台以下の情報媒体制御装置を用い、
    前記情報管理サーバ装置が備えた前記系統管理テーブル記憶手段、前記マスタポリシテーブル記憶手段、前記第1判定手段、前記第2判定手段、前記子管理ID発行手段、前記管理台帳情報作成手段及び前記回収済更新手段からなる各手段をそれぞれ前記2台以上7台以下の情報媒体制御装置のいずれかに分散配置したことを特徴とする文書管理支援システム。
  3. 請求項1又は請求項2に記載の文書管理支援システムにおいて、
    前記管理IDは、前記世代番号と、前記媒体種別と、同世代且つ同一媒体種別における識別番号と、前記電子データ本体を識別する電子データIDとを含んでいることを特徴とする文書管理支援システム。
  4. 情報媒体制御装置であって、
    管理ID及び電子データ本体を含む管理ファイルであって、前記管理IDを含むヘッダ部と、前記電子データ本体とを含んでおり、前記ヘッダ部は、当該管理ID、当該管理ファイルの複製元の管理ファイルの管理ID、世代番号及び媒体種別を含んでおり、前記世代番号は、前記管理ファイル管理テーブル記憶手段に最初に登録された管理ファイルを起点として、当該管理ファイルが親、子、孫と管理された系統関係で何世代目にあたるかの世代数値であり、前記媒体種別は、電子データ、紙媒体又は記録メディアを示している前記管理ファイルが書き込まれる管理ファイル管理テーブルを記憶する管理ファイル管理テーブル記憶手段と、
    前記管理ファイルの管理ID毎に、この管理IDに関連した子管理ID、前記世代番号、前記媒体種別及びステイタス情報と、複製依頼者情報及び配布先情報に基づく利用制限ポリシとが書き込まれる系統管理テーブルを記憶する系統管理テーブル記憶手段と、
    情報媒体制御装置のアドレス情報に基づく許可ポリシを含むマスタポリシテーブルを記憶するマスタポリシテーブル記憶手段と、
    複製対象の電子データ本体に対応する管理ID、複製依頼者情報及び配布先情報の入力を受け付けると共に、前記入力を受け付けた管理ID、複製依頼者及び配布先情報を含む複製要求情報を送出する複製要求送出手段と、
    前記送出された複製要求情報と、当該情報媒体制御装置のアドレス情報とを含む統御複製要求情報を送出する統御複製要求送出手段と、
    前記送出された統御複製要求情報内の複製依頼者情報及び配布先情報が、前記統御複製要求情報内の管理IDに対応する前記系統管理テーブル内の利用制限ポリシを満たすか否かを判定する第1判定手段と、
    前記送出された統御複製要求情報内のアドレス情報が前記許可ポリシを満たすか否かを判定する第2判定手段と、
    前記第1及び第2判定手段による判定の結果、前記利用制限ポリシ及び前記許可ポリシを満たす場合、前記送出された統御複製要求情報内の管理IDとは異なる子管理IDを発行し、この子管理IDを当該統御複製要求情報内の管理IDに基づいて前記系統管理テーブルに書き込むと共に、書き込んだ子管理IDに対応するステイタス情報を「配布済」に更新する子管理ID発行手段と、
    前記発行された子管理IDを示す子管理IDタグ、前記統御複製要求情報内の管理ID及び配布先情報を含む管理台帳情報を作成し、この管理台帳情報を含む前記処理結果情報を送出する管理台帳情報作成手段と、
    前記送出された処理結果情報内の管理台帳情報に含まれる管理IDに基づいて、前記管理ファイルから電子データ本体を取り出し、当該取り出した電子データ本体、前記管理台帳情報内の子管理IDタグ及び配布先情報を含む文書印刷データと、前記管理台帳情報を含む管理台帳印刷データとを作成し、前記文書印刷データ及び管理台帳印刷データを出力する印刷データ出力手段と、
    前記出力された文書印刷データにより印刷された紙文書を配布後に回収した場合に、この紙文書からタグ読込手段により子管理IDタグが示す子管理IDが読み込まれると、当該読み込まれた子管理IDを含む回収済更新要求を作成し、この回収済更新要求を送出する回収済更新要求送出手段と、
    前記送出された回収済更新要求内の子管理IDに基づいて、前記ステイタス情報を「回収済」に更新する回収済更新手段と、
    を備えたことを特徴とする情報媒体制御装置。
  5. 管理ファイルであって、前記管理IDを含むヘッダ部と、前記電子データ本体とを含んでおり、前記ヘッダ部は、当該管理ID、当該管理ファイルの複製元の管理ファイルの管理ID、世代番号及び媒体種別を含んでおり、前記世代番号は、前記管理ファイル管理テーブル記憶手段に最初に登録された管理ファイルを起点として、当該管理ファイルが親、子、孫と管理された系統関係で何世代目にあたるかの世代数値であり、前記媒体種別は、電子データ、紙媒体又は記録メディアを示している前記管理ファイルの管理ID毎に、この管理IDに関連した子管理ID、前記世代番号、前記媒体種別及びステイタス情報と、複製依頼者情報及び配布先情報に基づく利用制限ポリシとが書き込まれる系統管理テーブルと、情報媒体制御装置のアドレス情報に基づく許可ポリシを含むマスタポリシテーブルとの各テーブルを保持する情報管理サーバ装置に通信可能な情報媒体制御装置であって、
    管理ID及び電子データ本体を含む前記管理ファイルが書き込まれる管理ファイル管理テーブルを記憶する管理ファイル管理テーブル記憶手段と、
    複製対象の電子データ本体に対応する管理ID、複製依頼者情報及び配布先情報の入力を受け付けると共に、前記入力を受け付けた管理ID、複製依頼者及び配布先情報を含む複製要求情報を送出する複製要求送出手段と、
    前記送出された複製要求情報と、当該情報媒体制御装置のアドレス情報とを含む統御複製要求情報を前記情報管理サーバ装置に送信する統御複製要求送信手段と、
    前記情報管理サーバ装置において、前記複製要求送信手段から受信した統御複製要求情報内の複製依頼者情報及び配布先情報が前記統御複製要求情報内の管理IDに対応する前記系統管理テーブル内の利用制限ポリシを満たすか否かを判定し、前記受信した統御複製要求情報内のアドレス情報が前記許可ポリシを満たすか否かを判定し、前記利用制限ポリシ及び前記許可ポリシを満たす場合、前記受信した統御複製要求情報内の管理IDとは異なる子管理IDを発行し、この子管理IDを当該統御複製要求情報内の管理IDに基づいて前記系統管理テーブルに書き込むと共に、書き込んだ子管理IDに対応するステイタス情報を「配布済」に更新し、前記発行した子管理IDを示す子管理IDタグ、前記統御複製要求情報内の管理ID及び配布先情報を含む管理台帳情報を作成し、この管理台帳情報を含む前記処理結果情報を送信することにより、前記情報管理サーバ装置から送信された処理結果情報を受信する処理結果受信手段と、
    前記受信した処理結果情報内の管理台帳情報に含まれる管理IDに基づいて、前記管理ファイルから電子データ本体を取り出し、当該取り出した電子データ本体、前記管理台帳情報内の子管理IDタグ及び配布先情報を含む文書印刷データと、前記管理台帳情報を含む管理台帳印刷データとを作成し、前記文書印刷データ及び管理台帳印刷データを出力する印刷データ出力手段と、
    前記出力された文書印刷データにより印刷された紙文書を配布後に回収した場合に、この紙文書からタグ読込手段により子管理IDタグが示す子管理IDが読み込まれると、当該読み込まれた子管理IDを含み、前記ステイタス情報を「回収済」に更新するための回収済更新要求を作成し、この回収済更新要求を前記情報管理サーバ装置に送信する回収済更新要求送信手段と、
    を備えたことを特徴とする情報媒体制御装置。
  6. 請求項4又は請求項5に記載の情報媒体制御装置において、
    前記管理IDは、前記世代番号と、前記媒体種別と、同世代且つ同一媒体種別における識別番号と、前記電子データ本体を識別する電子データIDとを含んでいることを特徴とする情報媒体制御装置。
  7. 管理ID及び電子データ本体を含む管理ファイルであって、前記管理IDを含むヘッダ部と、前記電子データ本体とを含んでおり、前記ヘッダ部は、当該管理ID、当該管理ファイルの複製元の管理ファイルの管理ID、世代番号及び媒体種別を含んでおり、前記世代番号は、前記管理ファイル管理テーブル記憶手段に最初に登録された管理ファイルを起点として、当該管理ファイルが親、子、孫と管理された系統関係で何世代目にあたるかの世代数値であり、前記媒体種別は、電子データ、紙媒体又は記録メディアを示している前記管理ファイルが書き込まれる管理ファイル管理テーブルを保持する情報媒体制御装置に通信可能な情報管理サーバ装置であって、
    前記管理ファイルの管理ID毎に、この管理IDに関連した子管理ID、前記世代番号、前記媒体種別及びステイタス情報と、複製依頼者情報及び配布先情報に基づく利用制限ポリシとが書き込まれる系統管理テーブルを記憶する系統管理テーブル記憶手段と、
    情報媒体制御装置のアドレス情報に基づく許可ポリシを含むマスタポリシテーブルを記憶するマスタポリシテーブル記憶手段と、
    前記情報媒体制御装置に入力された複製対象の電子データ本体に対応する管理ID、複製依頼者情報及び配布先情報を含む複製要求情報と、当該情報媒体制御装置のアドレス情報とを含む統御複製要求情報を前記情報媒体制御装置から受信する手段と、
    前記受信した統御複製要求情報内の複製依頼者情報及び配布先情報が、前記統御複製要求情報内の管理IDに対応する前記系統管理テーブル内の利用制限ポリシを満たすか否かを判定する第1判定手段と、
    前記受信した統御複製要求情報内のアドレス情報が前記許可ポリシを満たすか否かを判定する第2判定手段と、
    前記第1及び第2判定手段による判定の結果、前記利用制限ポリシ及び前記許可ポリシを満たす場合、前記受信した統御複製要求情報内の管理IDとは異なる子管理IDを発行し、この子管理IDを当該統御複製要求情報内の管理IDに基づいて前記系統管理テーブルに書き込むと共に、書き込んだ子管理IDに対応するステイタス情報を「配布済」に更新する子管理ID発行手段と、
    前記発行された子管理IDを示す子管理IDタグ、前記統御複製要求情報内の管理ID及び配布先情報を含む管理台帳情報を作成し、この管理台帳情報を含む前記処理結果情報を前記情報媒体制御装置に送信する管理台帳情報作成手段と、
    前記情報媒体制御装置において、前記受信した処理結果情報内の管理台帳情報に含まれる管理IDに基づいて、前記管理ファイルから電子データ本体を取り出し、当該取り出した電子データ本体、前記管理台帳情報内の子管理IDタグ及び配布先情報を含む文書印刷データと、前記管理台帳情報を含む管理台帳印刷データとを作成し、前記文書印刷データ及び管理台帳印刷データを出力し、前記出力した文書印刷データにより印刷された紙文書が配布後に回収された場合に、この紙文書からタグ読込手段により子管理IDタグが示す子管理IDが読み込まれると、当該読み込まれた子管理IDを含む回収済更新要求を作成し、この回収済更新要求を送信することにより、前記回収済更新要求を前記情報媒体制御装置から受信する手段と、
    前記受信した回収済更新要求内の子管理IDに基づいて、前記ステイタス情報を「回収済」に更新する回収済更新手段と、
    を備えたことを特徴とする情報管理サーバ装置。
  8. 請求項7に記載の情報管理サーバ装置において、
    前記管理IDは、前記世代番号と、前記媒体種別と、同世代且つ同一媒体種別における識別番号と、前記電子データ本体を識別する電子データIDとを含んでいることを特徴とする情報管理サーバ装置。
JP2009130382A 2009-05-29 2009-05-29 文書管理支援システム、情報管理サーバ装置及び情報媒体制御装置 Active JP5355227B2 (ja)

Priority Applications (4)

Application Number Priority Date Filing Date Title
JP2009130382A JP5355227B2 (ja) 2009-05-29 2009-05-29 文書管理支援システム、情報管理サーバ装置及び情報媒体制御装置
CN201080023719.7A CN102449650B (zh) 2009-05-29 2010-05-27 文档管理支持系统、信息管理服务器装置以及信息介质控制装置
PCT/JP2010/058961 WO2010137640A1 (ja) 2009-05-29 2010-05-27 文書管理支援システム、情報管理サーバ装置及び情報媒体制御装置
US13/306,149 US8488142B2 (en) 2009-05-29 2011-11-29 Document management support system including information medium controllers that communicate with an information management server

Applications Claiming Priority (1)

Application Number Priority Date Filing Date Title
JP2009130382A JP5355227B2 (ja) 2009-05-29 2009-05-29 文書管理支援システム、情報管理サーバ装置及び情報媒体制御装置

Publications (2)

Publication Number Publication Date
JP2010277395A JP2010277395A (ja) 2010-12-09
JP5355227B2 true JP5355227B2 (ja) 2013-11-27

Family

ID=43222745

Family Applications (1)

Application Number Title Priority Date Filing Date
JP2009130382A Active JP5355227B2 (ja) 2009-05-29 2009-05-29 文書管理支援システム、情報管理サーバ装置及び情報媒体制御装置

Country Status (4)

Country Link
US (1) US8488142B2 (ja)
JP (1) JP5355227B2 (ja)
CN (1) CN102449650B (ja)
WO (1) WO2010137640A1 (ja)

Families Citing this family (13)

* Cited by examiner, † Cited by third party
Publication number Priority date Publication date Assignee Title
JP4661620B2 (ja) * 2006-02-14 2011-03-30 富士ゼロックス株式会社 文書管理装置およびプログラム
JP5132698B2 (ja) * 2010-02-18 2013-01-30 株式会社東芝 選択的複製システム及び情報管理サーバ装置
JP5729137B2 (ja) * 2011-05-27 2015-06-03 株式会社リコー 情報処理装置、情報管理方法、及び情報管理プログラム
JP5862586B2 (ja) * 2013-03-22 2016-02-16 カシオ計算機株式会社 コンテンツ配信システム及びコンテンツ配信方法
KR101501462B1 (ko) 2013-06-10 2015-03-11 이용재 통합 데이터 객체 관리 시스템 및 그 방법
US9160781B2 (en) 2013-06-24 2015-10-13 Ricoh Company, Ltd. Managing web applications on multi-function peripherals
US9423985B2 (en) * 2013-06-24 2016-08-23 Ricoh Company, Ltd. Managing web applications on multi-function peripherals
JP6204786B2 (ja) 2013-10-11 2017-09-27 キヤノン株式会社 印刷システム、画像形成装置とその制御方法、及びプログラム
JP6341657B2 (ja) * 2013-12-13 2018-06-13 キヤノン株式会社 通信機器およびその制御方法、システム、プログラム並びに記憶媒体
EP3373149A4 (en) * 2015-11-06 2019-04-03 Nomura Research Institute, Ltd. DATA MANAGEMENT SYSTEM
CN109795227B (zh) * 2019-01-26 2020-07-07 深圳中航打印技术有限公司 一种应用于针式打印机的高安全度打印方式
CN111913673A (zh) * 2020-07-28 2020-11-10 立讯智造(浙江)有限公司 一种受控文件的管理方法、装置及设备
JP7565188B2 (ja) * 2020-10-27 2024-10-10 シャープ株式会社 画像形成装置、設定方法及びシステム

Family Cites Families (18)

* Cited by examiner, † Cited by third party
Publication number Priority date Publication date Assignee Title
US6597469B1 (en) * 1998-01-08 2003-07-22 Canon Kabushiki Kaisha Image forming system, management method of number of outputs from image forming system, and medium storing program for executing the method
JP2000151581A (ja) 1998-11-10 2000-05-30 Nippon Steel Corp ドキュメント管理方法、ドキュメント管理システムおよびそのための記録媒体
JP3606175B2 (ja) * 2000-07-19 2005-01-05 セイコーエプソン株式会社 電子ファイルの印刷管理方法及び印刷管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体
JP2002342451A (ja) 2001-05-14 2002-11-29 Koshigaya Kinzoku Kk 回収物処理管理方法及びシステム
US8249885B2 (en) * 2001-08-08 2012-08-21 Gary Charles Berkowitz Knowledge-based e-catalog procurement system and method
AU2002950435A0 (en) * 2002-07-29 2002-09-12 Trade Wind Communications Ltd A Bulk Communications Process Using Multiple Delivery Media
JP2005258933A (ja) 2004-03-12 2005-09-22 Toshiba Plant Systems & Services Corp 文書管理システム
JP4396377B2 (ja) * 2004-04-23 2010-01-13 富士ゼロックス株式会社 印刷制御システム、サーバ装置
US7460692B2 (en) * 2004-09-10 2008-12-02 Kabushiki Kaisha Toshiba Image forming apparatus
JP2006079566A (ja) * 2004-09-13 2006-03-23 Olympus Corp 情報管理装置、情報管理プログラム、情報管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体
JP2006260481A (ja) * 2005-03-18 2006-09-28 Canon Inc 文書管理装置及びその制御方法、コンピュータプログラム、記憶媒体
JP2007122315A (ja) * 2005-10-27 2007-05-17 Matsushita Electric Ind Co Ltd 機密文書管理システムおよび機密文書の不正複製防止方法
JP2008117337A (ja) * 2006-11-08 2008-05-22 Fuji Xerox Co Ltd 文書管理システムおよび文書管理プログラム
JP2008137233A (ja) * 2006-11-30 2008-06-19 Canon Software Inc 複写システムおよび複写装置および情報処理装置および複写方法および複写原稿生成方法およびプログラムおよび記録媒体
JP2008158890A (ja) 2006-12-25 2008-07-10 Daiwa Securities Group Inc ワークフロー管理システム、方法及びプログラム、複写式書類綴り、ならびに端末装置
JP4994987B2 (ja) * 2007-07-27 2012-08-08 キヤノン株式会社 画像処理装置、画像処理方法、及びコンピュータプログラム
JP2009077107A (ja) * 2007-09-20 2009-04-09 Brother Ind Ltd 印刷コンテンツ管理システム、端末機器、端末機器制御プログラム、管理装置、および印刷コンテンツ管理プログラム
JP4475325B2 (ja) * 2007-12-21 2010-06-09 富士ゼロックス株式会社 画像処理装置、画像処理システム及び画像処理プログラム

Also Published As

Publication number Publication date
WO2010137640A1 (ja) 2010-12-02
US8488142B2 (en) 2013-07-16
CN102449650B (zh) 2015-07-15
CN102449650A (zh) 2012-05-09
JP2010277395A (ja) 2010-12-09
US20120105901A1 (en) 2012-05-03

Similar Documents

Publication Publication Date Title
JP5355227B2 (ja) 文書管理支援システム、情報管理サーバ装置及び情報媒体制御装置
WO2011125828A1 (ja) 書類管理システム、判定装置、データ出力制御装置、書類管理方法、書類管理プログラム
US8195713B2 (en) Information life-cycle management system, information management server apparatus, electronic media control apparatus, and storage medium
JP4989386B2 (ja) 会議システム、その制御方法、及びプログラム
US8675216B2 (en) Selective duplicating system and information management server device
JP4521462B2 (ja) 情報ライフサイクル管理システム、情報管理サーバ装置、情報媒体制御装置及びプログラム
US20070198487A1 (en) Document management system and document management method
JP2009169719A (ja) セキュリティポリシーサーバ、セキュリティポリシー管理システム及びセキュリティポリシー管理プログラム
JP6381202B2 (ja) 画像形成装置及びその制御方法、並びにプログラム
US8599397B2 (en) Access control system, apparatus, and program
JP5339113B2 (ja) 文書管理システム及び画像処理装置及び文書管理プログラム
JP2022076943A (ja) 情報処理装置、制御方法、およびそのプログラム
JP3870662B2 (ja) 文書管理システム及び装置
JP5864251B2 (ja) 恒久的なデータ記録を提供するサーバ
JP5186299B2 (ja) 電子タグを有する印刷可能な媒体を管理するためのサーバ・システム、並びにその方法及びコンピュータ・プログラム
JP2014048837A (ja) 会議情報管理システム及び画像形成装置
WO2013145856A1 (ja) 複合メディア管理システム、情報管理サーバ装置、複合利用制約作成装置及びプログラム
JP2004355470A (ja) データ管理装置およびデータ管理方法
JP4799164B2 (ja) 情報開示管理システム及び情報開示管理方法
JP2008102858A (ja) 情報処理装置及びプログラム
JP4333314B2 (ja) 情報処理装置および情報処理方法
JP2002117044A (ja) 文書データ管理装置、文書データ管理システム、文書データ管理方法、文書データ管理プログラム、および文書データ管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体
JP5347280B2 (ja) 文書情報管理装置および文書情報管理プログラム
JP2020009341A (ja) 画像出力の管理装置、画像出力装置およびプログラム
JP2012027695A (ja) 画像情報における識別情報を更新する装置、方法、プログラム

Legal Events

Date Code Title Description
A621 Written request for application examination

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A621

Effective date: 20120209

A131 Notification of reasons for refusal

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A131

Effective date: 20130416

A521 Request for written amendment filed

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A523

Effective date: 20130613

TRDD Decision of grant or rejection written
A01 Written decision to grant a patent or to grant a registration (utility model)

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A01

Effective date: 20130730

A61 First payment of annual fees (during grant procedure)

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A61

Effective date: 20130827

R150 Certificate of patent or registration of utility model

Ref document number: 5355227

Country of ref document: JP

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: R150

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: R150

S531 Written request for registration of change of domicile

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: R313531

R350 Written notification of registration of transfer

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: R350

S533 Written request for registration of change of name

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: R313533

R350 Written notification of registration of transfer

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: R350