JP6381202B2 - 画像形成装置及びその制御方法、並びにプログラム - Google Patents

Description

本発明は、画像形成装置及びその制御方法、並びにプログラムに関する。

画像読み取り装置、印刷装置、画像保存装置、通信装置を備え、コピー、プリント、スキャン、ＦＡＸ送受信などの画像処理アプリケーションを備えた画像形成装置(以下「ＭＦＰ」という;Multi Function Peripheral)が知られている。

ＭＦＰには、コピー等の機能を実行したユーザの所属する部門（Ｄｅｐａｒｔｍｅｎｔ）単位で印刷枚数を記録する機能が備わっていることが多い。

印刷枚数の記録は、部門単位での課金や、印刷枚数の上限管理などに利用される。このためにＭＦＰでは、ユーザ１人につき１つのユーザＩＤを割り当て、各々の部門ごとに一意的な部門ＩＤを割り当て、ユーザＩＤに部門ＩＤを関係づける設定がなされる。これは、ユーザを部門という単位で分類していると言える。

近年、ＭＦＰをはじめとする情報機器において、ユーザを分類する仕組みとして、前述した部門とは別に、グループ（Ｇｒｏｕｐ）という概念が導入されるケースが増えている。

グループの利用例としては、ユーザが所属するグループに応じて、白黒印刷やカラー印刷などの印刷方法を変更する機能が提案されている（例えば、特許文献１参照）。

グループの他の利用例としては、グループ毎にＦＡＸの送信先電話番号が記憶されているアドレス帳を作成し、ユーザにはそのユーザが属するグループのアドレス帳だけを使わせるというものもある。

グループは、ユーザをある単位で分類するという点では部門と同様であるが、次の点から部門とグループのソフトウェア実装は、別々に行われる。

まず、部門は、組織上の分類として利用され、グループは、業務目的別や役職別の分類として利用されることが多い。

また、ＭＦＰは市場の顧客要望を反映させながら、旧来の機能を継承しつつ機能拡張を行って製品を発展させるという性質を持っている。

そのため、グループに関する機能を新規に追加する場合は、既存の部門に関係するソフトウェア実装に影響を与えないよう、部門とは別にグループの仕組みを導入する方式が好まれる。

このような背景から、今日では、１台のＭＦＰの中に、部門、グループという２つのグルーピング方法が存在し、それぞれのデータを記憶するために独立したデータベースが用意されている。

特開２００６−８５６３０号公報

しかしながら、特許文献１で提案されたグループの管理方法では、部門とグループを共存させる場合に次のような課題が発生する。

例えば、小規模な企業で、役職が細かく階層化されていないため役職による分類は不要で、部門による分類さえできれば十分な場合など、運用環境によっては、部門だけでグルーピングを行って部門とグループの両方の機能を使用することが望まれる場合がある。

このような運用環境では、部門だけでグルーピングを行っているにもかかわらず、管理者は部門とグループのそれぞれについて設定を行う必要があるので、本来不要なグループの設定を行わなければならず、管理者の設定作業量が増大するという課題がある。

本発明の目的は、部門とグループの各々を管理するためのデータベースを備えた画像形成装置において、管理者の設定作業量を低減した画像形成装置及びその制御方法、並びにプログラムを提供することにある。

上記目的を達成するために、請求項１の画像形成装置は、画像形成装置であって、組織の分類として利用される部門の識別情報である部門ＩＤと、該部門ＩＤが関連付けられたユーザによる前記画像形成装置を用いた画像処理の実行に関する制限情報とを関連付けて管理するための部門データベース、部門とは異なるグループの識別情報であるグループＩＤと、該グループＩＤに対応するグループ名とを管理するためのグループデータベース、及び、ユーザごとに、ユーザが属する部門の部門ＩＤを示す項目と、ユーザが属するグループを示す項目とを関連付けて管理するためのユーザデータベースを記憶する記憶手段と、管理者の指示に従って部門ＩＤが作成された場合に、作成された該部門ＩＤを含むレコードを前記部門データベースに追加する部門追加手段と、部門ＩＤが作成された場合に、該作成された部門ＩＤを前記グループ名として持つレコードを前記グループデータベースに追加するグループ追加手段と、前記管理者の指示に従って、ユーザが属する部門の部門ＩＤを前記ユーザデータベースに設定する設定手段と、ユーザが前記画像形成装置にログインした際に、前記ユーザデータベースにおける該ユーザが属するグループを示す項目の値を、前記ユーザに割り当てられた部門ＩＤと一致する値に設定するユーザ情報設定手段と、ユーザがアドレス帳の表示操作を行った場合に、該ユーザが属する前記グループに対応付けられたアドレス帳を表示させる表示制御手段とを備えたことを特徴とする。

本発明によれば、部門ＩＤが作成されると、作成された部門ＩＤを持つレコードを部門データベースに追加し、グループデータベース含まれる項目の１つであるグループ名に、作成された部門ＩＤを持つレコードを追加するので、グループデータベースの設定作業が不要となる。その結果、管理者の設定作業量を低減することができる。

本発明の実施の形態に係る画像形成システムの概略構成を示す図である。 図１におけるＭＦＰのハードウェア構成を示す図である。 図２におけるＨＤＤまたはＲＡＭに記憶される各種ＤＢ及び情報を示す図である。 図３で示したグループＤＢ、ユーザＤＢ、及びユーザ属性情報に図３とは異なる情報が記憶されている例を示す図である。 図１におけるＭＦＰのソフトウェア構成を示す図である。 図２における操作部に表示されるアドレス帳を示す図である。 部門ＩＤ追加処理による各ＤＢの変化を示す図である。 部門ＩＤ削除処理による各ＤＢの変化を示す図である。 同期処理による各ＤＢの変化を示す図である。 図１０（Ａ）は、図２におけるＣＰＵにより実行される部門ＩＤ追加・削除処理の手順を示すフローチャートであり、図１０（Ｂ）は、図２におけるＣＰＵにより同期処理の手順を示すフローチャートである。 図１１（Ａ）は、図２におけるＣＰＵにより実行されるユーザ割り当て処理の手順を示すフローチャートであり、図１１（Ｂ）は、図２におけるＣＰＵにより実行される属性情報作成処理の手順を示すフローチャートである。

以下、本発明の実施の形態について図面を参照しながら詳述する。

図１は、本発明の実施の形態に係る画像形成システム１の概略構成を示す図である。

図１において、画像形成システム１は、ＭＦＰ１０１、ＰＣ１０２、及びＰＢＸ１０３（Private Branch eXchange;構内交換機）で構成される。ＭＦＰ１０１とＰＣ１０２は、ＬＡＮ１００で接続され、ＭＦＰ１０１とＰＢＸ１０３は電話線１０５で接続され、ＰＢＸ１０３は、公衆電話交換回線網１０４に接続される。

ＭＦＰ１０１は、画像形成装置であって、コピー、スキャン、及びＦＡＸなど画像形成に係る処理を行う。本実施の形態に係るＭＦＰ１０１は、ＰＣ１０２からの印刷要求により印刷を行ったり、ＰＢＸ１０３を経由してＦＡＸの送受信を行ったりする。なお、ＭＦＰ１０１が公衆電話交換回線網１０４に直接接続する構成でもよい。

図２は、図１におけるＭＦＰ１０１のハードウェア構成を示す図である。

図２において、ＭＦＰ１０１は、制御部２００、操作部２１０、プリンタ２１１、及びスキャナ２１２で構成される。

制御部２００は、ＭＦＰ１０１全体を制御する。操作部２１０は、ユーザの操作を受け付けたり、ユーザに情報を表示したりする。プリンタ２１１は、紙などの記録媒体に画像を形成する。スキャナ２１２は、原稿を読み取り原稿を示す画像データを生成する。

また、制御部２００は、ＣＰＵ２０１、ＲＯＭ２０２、ＲＡＭ２０３、ＨＤＤ２０４、操作部インタフェース２０５、プリンタインタフェース２０６、スキャナインタフェース２０７、ＦＡＸインタフェース２０８、及びネットワークインタフェース２０９で構成され、それらはバスで接続されている。

ＣＰＵ２０１は、制御部２００を制御することでＭＦＰ１０１全体を制御する。ＲＯＭ２０２は、ブートプログラムなど各種プログラムなどを記憶する不揮発性の記憶装置である。

ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１のワークエリアとして用いられたり、各種プログラムや各種データなどを記憶する揮発性の記憶装置である。ＨＤＤ２０４は、各種プログラム、各種データ、及び後述するデータベース（以下、「ＤＢ」という）などを記憶する不揮発性の記憶装置である。後述するフローチャートは、ＲＯＭ２０２に記憶されたプログラムがＲＡＭ２０３に展開され、ＣＰＵ２０１により実行される処理を示している。

操作部インタフェース２０５は、制御部２００と操作部２１０とのインタフェースである。プリンタインタフェース２０６は、制御部２００とプリンタ２１１とのインタフェースである。スキャナインタフェース２０７は、制御部２００とスキャナ２１２とのインタフェースである。

ＦＡＸインタフェース２０８は、電話線１０５と接続してＦＡＸにおける各種データを送受信するためのインタフェースである。ネットワークインタフェース２０９は、ＬＡＮ１００と接続して各種通信プロトコルに従ってデータを送受信するためのインタフェースである。

図３は、図２におけるＨＤＤ２０４またはＲＡＭ２０３に記憶される各種ＤＢ及び情報を示す図である。

図３（Ａ）は、部門ＤＢ３０３を示す図である。

図３（Ａ）において、部門ＤＢ３０３の項目は、部門ＩＤ、暗証番号、カラーコピー制限、カラーコピー上限枚数、白黒コピー制限、及び白黒コピー上限枚数で構成される。このように、部門ＤＢは、部門に属するユーザにより実行される画像処理を管理するためのデータベースである。

部門ＩＤは、各々の部門に一意的割り当てられたＩＤである。暗証番号は、部門に割り当てられた暗証番号である。カラーコピー制限は、ＯＮ／ＯＦＦで示され、ＯＮの場合はカラーコピーを行うことが可能なことを示し、ＯＦＦの場合はカラーコピーを行うことができないことを示す。カラーコピー上限枚数は、カラーコピー枚数の上限を示す。

白黒コピー制限は、ＯＮ／ＯＦＦで示され、ＯＮの場合は白黒コピーを行うことが可能なことを示し、ＯＦＦの場合は白黒コピーを行うことができないことを示す。白黒コピー上限枚数は、白黒コピー枚数の上限を示す。

なお、部門は組織上の分類として利用されることが多いが、本実施の形態における部門について例示列挙すると、係、課、部、本社、本店、支社、支店、及び営業所など一般的な会社組織における部門が挙げられる。

図３（Ｂ）は、部門とは異なるグループを管理するためのグループＤＢ３０５を示す図である。

図３（Ｂ）において、グループＤＢ３０５の項目は、グループＩＤ、グループ名、属性名、及び属性値で構成される。

グループＩＤは、グループに一意的割り当てられたＩＤである。グループ名は、グループの名称を示す。属性名は属性の名称を示し、属性には、グループを部門とがある。属性がグループの場合には、属性名は同図に示されるようにＧｒｕｏｐとなり、属性が部門の場合には、属性名はＤｅｐｔとなる。属性値は属性の値を示し、グループの場合には、例えば同図に示されるようにｇｒｏｕｐＡとなる。この場合、そのユーザはｇｒｏｕｐＡに所属することになる。

このように、本実施の形態に係るＭＦＰ１０１は、部門とグループの各々を管理するためのデータベースを備えている。

なお、グループは業務目的別や役職別の分類として利用されることが多いが、本実施の形態におけるグループについて例示列挙すると、プロジェクトチーム、部門内の一部、及び複数の部門から横断的に集めた人材チームなどが挙げられる。

従って、部門とグループとは異なる性質のものであるため、それぞれを管理するためのデータが異なり、その結果部門ＤＢとグループＤＢをまとめることはできない。

図３（Ｃ）は、ユーザＤＢ３０７を示す図である。

図３（Ｃ）において、ユーザＤＢ３０７の項目は、ユーザＩＤ、ユーザ名、パスワード、部門ＩＤ、部門ＩＤ、及び属性値で構成される。

ユーザＩＤは、ユーザに一意的に割り当てられたＩＤである。ユーザ名はユーザの名称を示す。パスワードは、ユーザがＭＦＰ１０１にログインする際に用いられるパスワードを示す。

部門ＩＤは、ユーザが属する部門の部門ＩＤを示す。属性値は、ユーザが属するグループの属性値を示す。

図３（Ｄ）は、ＨＤＤ２０４に設けられた後述するモード設定領域に記憶される部門グループ連携モードを示す図である。部門グループ連携モードとは、部門とグループとを連携させる後述する処理を実行するモードであり、ＯＮの場合は部門グループ連携モードで動作することを示し、ＯＦＦの場合は部門グループ連携モードで動作しないことを示す。

図３（Ｅ）は、ＲＡＭ２０３に設けられた後述するユーザ属性領域に記憶されるユーザ属性情報を示す図であり、ユーザ名、部門ＩＤ、及び属性値で構成される。ここでの属性値は、ユーザが属するグループの属性値を示す。また、ユーザ属性情報は、ユーザがＭＦＰ１０１にログインしたときに作成される。

図４は、図３で示したグループＤＢ３０５、ユーザＤＢ３０７、及びユーザ属性情報に図３とは異なる情報が記憶されている例を示す図である。

図４（Ａ）は、グループＤＢ３０５を示す図である。

図４（Ａ）に示されるグループＤＢ３０５は、図３のそれとはグループ名、属性名、及び属性値が異なる。具体的には、属性名がＧｒｏｕｐではなくＤｅｐｔＩＤとなっている。

図４（Ｂ）は、ユーザＤＢ３０７を示す図である。

図４（Ｂ）に示されるユーザＤＢ３０７は、属性値が設定されていない状態となっている。ＭＦＰ１０１の管理者は、後述する処理により属性値を設定することができる。

図４（Ｃ）は、ユーザ属性情報を示す図である。

図４（Ｃ）に示されるユーザ属性情報は、図３のそれとは属性値が異なる。具体的には、属性名が部門ＩＤ0000001とは異なるｇｒｏｕｐＡとなっている。

図５は、図１におけるＭＦＰ１０１のソフトウェア構成を示す図である。

図５において、ＭＦＰ１０１のソフトウェア構成は、設定部３０１、ユーザ属性決定部３１１、ログイン部３１０、ジョブ履歴記録部３１３、及びアドレス帳管理部３１４で構成される。これらソフトウェアのプログラムは、ＲＯＭ２０２に記憶されている。

設定部３０１は、操作部２１０やＰＣ１０２で動作するＷｅｂブラウザに設定画面を表示させ、ＭＦＰ１０１の動作に関する様々な設定変更を、ＭＦＰ１０１の管理者に行わせる。ＭＦＰ１０１の設定としては様々なものがあるが、ここでは本実施の形態に関係のあるものについてのみ説明する。

設定部３０１は、部門ＩＤ設定部３０２、グループ情報設定部３０４、ユーザ情報設定部３０６、及び部門ＩＤ／グループ連携モード設定部３０８を含む。

このうち、部門ＩＤ設定部３０２は、部門ＩＤの設定に関する処理を行い、図３（Ａ）に示した部門ＤＢ３０３を管理する。グループ情報設定部３０４は、グループ情報の設定に関する処理を行い、図３（Ｂ）に示したグループＤＢ３０５を管理する。

ユーザ情報設定部３０６は、ユーザ情報の設定に関する処理を行い、図３（Ｃ）に示したユーザＤＢ３０７を管理する。部門ＩＤ／グループ連携モード設定部３０８は、図３（Ｄ）に示した部門グループ連携モードの設定に関する処理を行い、その設定をモード設定領域３０９に記憶する。

ログイン部３１０は、ユーザのログインに関する処理を行う。具体的に、ログイン部３１０は、操作部２１０にログイン画面を表示して利用者にユーザＩＤ、及びパスワードを入力させる。

そしてそれらがユーザＤＢ３０７に記憶されているいずれかのユーザ情報と一致した場合に、そのユーザは正当なユーザであると判定し、操作部２１０にＭＦＰ１０１を利用するための操作画面を表示する。

ユーザ属性決定部３１１は、ログイン部３１０からログインが完了したことが通知されると、ログインしたユーザのユーザ属性をユーザＤＢ３０７から取得して、図３（Ｅ）に示したユーザ属性情報を作成し、ユーザ属性領域３１２に記憶する。

なお、ユーザ属性決定部３１１がユーザＤＢ３０７からユーザ属性を取得する代わりに、ログイン部３１０がユーザＤＢ３０７からユーザ属性を取得して、ユーザ属性決定部３１１に渡すようにしてもよい。

ジョブ履歴記録部３１３は、ユーザが印刷などを行った際にＨＤＤ２０４にジョブ履歴を記録する。このとき、ジョブ履歴記録部３１３は、操作したユーザがどの部門に属するかを記録するために、ユーザ属性領域３１２に記憶されたユーザ属性情報を参照することで、ユーザの部門ＩＤを記録する。このジョブ履歴は、部門ＩＤ毎に課金をする場合などに利用することができる。

アドレス帳管理部３１４は、ユーザがアドレス帳表示操作を行った際に、そのユーザのグループのアドレス帳のみを表示する。

図６は、図２における操作部２１０に表示されるアドレス帳を示す図である。

図６（Ａ）は、部門ＩＤ／グループ連携モードがＯＦＦの場合に表示されるアドレス帳を示す図である。

図６（Ａ）の例では、ユーザ名ｕｓｅｒＡにグループ名ｇｒｏｕｐＡというグループが設定されている状態で、ｇｒｏｕｐＡ用のアドレス帳が表示されている。

図６（Ｂ）は、部門ＩＤ／グループ連携モードがＯＮの場合に表示されるアドレス帳を示す図である。

図６（Ｂ）の例では、ユーザ名ｕｓｅｒＡに部門ＩＤ0000001が設定されたことにより、ユーザ名ｕｓｅｒＡに自動的に0000001というグループ名が設定され、グループ名0000001用のアドレス帳が表示されている。

以上説明した構成により行われる本実施の形態に係るグループ管理の各処理について説明する。まず、部門ＩＤ追加・削除処理と、同期処理の概要について説明する。

図７は、部門ＩＤ追加処理による各ＤＢの変化を示す図である。

図７において、（１）に示されるように、管理者により部門ＤＢ３０３に部門ＩＤ0000001のレコードが追加されると、（２）に示されるように、グループＤＢ３０５にグループが追加される。このとき、追加されるグループのグループ名と属性値は、追加した部門ＩＤと同じ値とし、属性名は属性値がグループ名ではなく部門ＩＤと同じ値であるので、ＤｅｐｔＩＤとする。

以下の説明では、部門ＤＢ３０３に、ある部門ＩＤのレコードが追加されることを単に部門ＤＢ３０３に部門ＩＤが追加される、と表現することがある。同様に、部門ＤＢ３０３から、ある部門ＩＤのレコードが削除されることを単に部門ＤＢ３０３から部門ＩＤが削除される、と表現することがある。

図８は、部門ＩＤ削除処理による各ＤＢの変化を示す図である。

図８において、（１）に示されるように部門ＤＢ３０３に部門ＩＤ0000001の各情報が記録されている状態で、（２）に示されるように、管理者により部門ＤＢ３０３から部門ＩＤ0000001が削除されると、（３）に示されるようにグループＤＢ３０５からグループが削除される。

図９は、同期処理による各ＤＢの変化を示す図である。

この同期処理とは、本実施の形態による処理では、部門ＩＤとグループは常に１対１で存在することになるが、なんらかの理由によりこの対応関係が崩れた場合に、不整合を解消するための処理である。

対応関係が崩れている例として、部門ＩＤ0000001が存在するにも関わらず、属性値が0000001というグループが存在しないケースなどが挙げられる。

また、対応関係が崩れる理由としては、部門ＩＤ作成処理中にＭＦＰ１０１の電源が切断されることなどが挙げられる。

この同期処理は、本実施の形態では管理者が部門ＩＤの管理画面を表示したときに実行されるが、これに限るものではない。

図９において、（１）に示されるように部門ＤＢ３０３に部門ＩＤ0000001の各情報が記録され、さらにグループＤＢ３０５に属性値0000002のグループが記録されている状態で管理者が管理画面を表示したとする。

このとき、（２）に示されるように、グループＤＢ３０５の属性値0000002のグループが削除され、（３）に示されるようにグループＤＢ３０５に部門ＤＢ３０３の部門ＩＤ0000001と同じグループ名及び属性値0000001を持つグループが作成される。

このように、本実施の形態では、部門データベースに存在する部門ＩＤを持つグループデータベースのレコードが存在しない場合には、存在する部門ＩＤを持つレコードをグループデータベース追加するようになっている。

図１０（Ａ）は、図２におけるＣＰＵ２０１により実行される部門ＩＤ追加・削除処理の手順を示すフローチャートである。なお、このフローチャートでは、追加処理に加えて削除処理を括弧書きで示している。

図１０（Ａ）において、管理者により部門ＩＤの作成操作が行われる（ステップＳ９０１）。削除処理の場合には管理者により部門ＩＤの削除操作が行われる。このステップＳ９０１は、部門ＩＤ作成手段に対応する。

次いで、図７で示したように、部門ＩＤ設定部３０２は部門ＤＢ３０３に部門ＩＤを追加する（ステップＳ９０２）。削除処理の場合は、図８で示したように部門ＩＤを削除する。このステップＳ９０２は、部門ＩＤを持つレコードを部門データベースに追加する部門追加手段に対応する。

次に、モード設定領域３０９に記憶された部門グループ連携モードがＯＮか否か判別する（ステップＳ９０３）。

ステップＳ９０３の判別の結果、部門グループ連携モードがＯＦＦの場合には（ステップＳ９０３でＮＯ）、本処理を終了する。

一方、ステップＳ９０３の判別の結果、部門グループ連携モードがＯＮの場合には（ステップＳ９０３でＹＥＳ）、図７で示したように、グループ情報設定部３０４がグループＤＢ３０５にグループを追加して（ステップＳ９０４）、本処理を終了する。削除処理の場合は、図８で示したようにグループＤＢ３０５からグループを削除して本処理を終了する。このステップＳ９０４は、作成された部門ＩＤを持つレコードを追加するグループ追加手段に対応する。また、上記ステップＳ９０４に示されるように、本実施の形態では、部門データベースからレコードが削除された場合には、削除されたレコードに含まれた部門ＩＤと同じグループ名を持つグループデータベースのレコードを削除する。

図１０（Ｂ）は、図２におけるＣＰＵ２０１により実行される同期処理の手順を示すフローチャートである。

図１０（Ｂ）において、管理者により部門ＩＤ管理画面の表示操作が行われると（ステップＳ１００１）、モード設定領域３０９に記憶された部門グループ連携モードがＯＮか否か判別する（ステップＳ１００２）。

ステップＳ１００２の判別の結果、部門グループ連携モードがＯＦＦの場合には（ステップＳ１００２でＮＯ）、本処理を終了する。

一方、ステップＳ１００２の判別の結果、部門グループ連携モードがＯＮの場合には（ステップＳ１００２でＹＥＳ）、グループ情報設定部３０４が、図９で示したように、部門ＤＢ３０３をマスターにして、部門ＤＢ３０３の部門ＩＤとグループＤＢ３０５のグループ名及び属性値を一致させて（ステップＳ１００３）、本処理を終了する。

図１１（Ａ）は、図２におけるＣＰＵ２０１により実行されるユーザ割り当て処理の手順を示すフローチャートである。この処理は、ユーザに部門ＩＤ及びグループを割り当てる処理である。

図１１（Ａ）において、モード設定領域３０９に記憶された部門グループ連携モードがＯＮか否か判別する（ステップＳ１１０１）。ステップＳ１１０１の判別の結果、部門グループ連携モードがＯＮの場合には（ステップＳ１１０１でＹＥＳ）、管理者によりユーザに部門ＩＤを割り当てる操作が行われる（ステップＳ１１０２）。

次いで、ユーザ情報設定部３０６が管理者の操作により指定された部門ＩＤをユーザＤＢ３０７の当該ユーザの部門ＩＤに設定して（ステップＳ１１０３）、本処理を終了する。

一方、ステップＳ１１０１の判別の結果、部門グループ連携モードがＯＦＦの場合には（ステップＳ１１０１でＮＯ）、管理者によりユーザに部門ＩＤとグループとを割り当てる操作が行われる（ステップＳ１１０４）。

次いで、ユーザ情報設定部３０６が管理者の操作により指定された部門ＩＤをユーザＤＢ３０７の当該ユーザの部門ＩＤに設定し（ステップＳ１１０５）、さらに管理者の操作により指定されたグループの属性値をユーザＤＢ３０７の当該ユーザの属性値に設定して（ステップＳ１１０６）、本処理を終了する。

図１１（Ｂ）は、図２におけるＣＰＵ２０１により実行される属性情報作成処理の手順を示すフローチャートである。この処理は、ユーザがログインしたときにユーザ属性領域３１２に記憶されるユーザ属性情報を作成する処理である。

図１１（Ｂ）において、ログイン部３１０によりログイン処理を行い（ステップＳ１２０１）、モード設定領域３０９に記憶された部門グループ連携モードがＯＮか否か判別する（ステップＳ１２０２）。

ステップＳ１２０２の判別の結果、部門グループ連携モードがＯＮの場合には（ステップＳ１２０２でＹＥＳ）、ユーザ属性決定部３１１は、ユーザＤＢ３０７からユーザの部門ＩＤを取得する（ステップＳ１２０３）。

次いで、取得した部門ＩＤを含むユーザ属性情報をユーザ属性領域３１２に記憶して（ステップＳ１２０４）、本処理を終了する。このように、本実施の形態では、ＭＦＰ１０１にユーザがログインした際に作成されるユーザ設定情報に含まれるユーザが属するグループを示す項目の値を、ユーザが属する部門の部門ＩＤとするようになっている。

こうして記憶されたユーザ設定情報は、図４（Ｃ）に示したものとなる。同図に示されるように、部門ＩＤと属性値とが一致している。

一方、ステップＳ１２０２の判別の結果、部門グループ連携モードがＯＦＦの場合には（ステップＳ１２０２でＮＯ）、ユーザ属性決定部３１１は、ユーザＤＢ３０７からユーザの部門ＩＤとグループの属性値とを取得する（ステップＳ１２０５）。

次いで、取得した部門ＩＤと属性値を含むユーザ属性情報をユーザ属性領域３１２に記憶して（ステップＳ１２０６）、本処理を終了する。

こうして記憶されたユーザ設定情報は、図３（Ｅ）に示したものとなる。同図に示されるように、部門ＩＤと属性値とが異なるものとなっている。

以上説明したように、本実施の形態によれば、部門ＩＤが作成されると（ステップＳ９０１）、作成された部門ＩＤを持つレコードを部門データベースに追加し（ステップＳ９０２）、グループデータベース含まれる項目の１つであるグループ名に、作成された部門ＩＤを持つレコードを追加するので（ステップＳ９０４）、グループデータベースの設定作業が不要となる。その結果、管理者の設定作業量を低減することができる。

（他の実施の形態）
本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア（プログラム）をネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（又はＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムコードを読み出して実行する処理である。この場合、そのプログラム、及び該プログラムを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

１ 画像形成システム
１０１ ＭＦＰ
２０１ ＣＰＵ
２０２ ＲＯＭ
２０３ ＲＡＭ
２０４ ＨＤＤ
２１０ 操作部
３０１ 設定部
３０２ 部門ＩＤ設定部
３０４ グループ情報設定部
３０６ ユーザ情報設定部
３０８ 部門ＩＤ／グループ連携モード設定部
３１０ ログイン部
３１１ ユーザ属性決定部

Claims (7)

1. 画像形成装置であって、
   組織の分類として利用される部門の識別情報である部門ＩＤと、該部門ＩＤが関連付けられたユーザによる前記画像形成装置を用いた画像処理の実行に関する制限情報とを関連付けて管理するための部門データベース、部門とは異なるグループの識別情報であるグループＩＤと、該グループＩＤに対応するグループ名とを管理するためのグループデータベース、及び、ユーザごとに、ユーザが属する部門の部門ＩＤを示す項目と、ユーザが属するグループを示す項目とを関連付けて管理するためのユーザデータベースを記憶する記憶手段と、
   管理者の指示に従って部門ＩＤが作成された場合に、作成された該部門ＩＤを含むレコードを前記部門データベースに追加する部門追加手段と、
   部門ＩＤが作成された場合に、該作成された部門ＩＤを前記グループ名として持つレコードを前記グループデータベースに追加するグループ追加手段と、
   前記管理者の指示に従って、ユーザが属する部門の部門ＩＤを前記ユーザデータベースに設定する設定手段と、
   ユーザが前記画像形成装置にログインした際に、前記ユーザデータベースにおける該ユーザが属するグループを示す項目の値を、前記ユーザに割り当てられた部門ＩＤと一致する値に設定するユーザ情報設定手段と、
   ユーザがアドレス帳の表示操作を行った場合に、該ユーザが属する前記グループに対応付けられたアドレス帳を表示させる表示制御手段と
   を備えたことを特徴とする画像形成装置。
2. 前記部門データベースからレコードが削除された場合には、削除されたレコードに含まれた部門ＩＤと同じグループ名を持つ前記グループデータベースのレコードを削除することを特徴とする請求項１記載の画像形成装置。
3. 前記部門データベースに存在する部門ＩＤを持つ前記グループデータベースのレコードが存在しない場合には、前記部門データベースに存在する部門ＩＤを持つレコードを前記グループデータベースに追加することを特徴とする請求項１又は請求項２記載の画像形成装置。
4. 画像形成装置の制御方法であって、
   組織の分類として利用される部門の識別情報である部門ＩＤと、該部門ＩＤが関連付けられたユーザによる前記画像形成装置を用いた画像処理の実行に関する制限情報とを関連付けて管理するための部門データベース、部門とは異なるグループの識別情報であるグループＩＤと、該グループＩＤに対応するグループ名とを管理するためのグループデータベース、及び、ユーザごとに、ユーザが属する部門の部門ＩＤを示す項目と、ユーザが属するグループを示す項目とを関連付けて管理するためのユーザデータベースを記憶する記憶ステップと、
   管理者の指示に従って部門ＩＤが作成された場合に、作成された該部門ＩＤを含むレコードを前記部門データベースに追加する部門追加ステップと、
   部門ＩＤが作成された場合に、該作成された部門ＩＤを前記グループ名として持つレコードを前記グループデータベースに追加するグループ追加ステップと、
   前記管理者の指示に従って、ユーザが属する部門の部門ＩＤを前記ユーザデータベースに設定する設定ステップと、
   ユーザが前記画像形成装置にログインした際に、前記ユーザデータベースにおける該ユーザが属するグループを示す項目の値を、前記ユーザに割り当てられた部門ＩＤと一致する値に設定するユーザ情報設定ステップと、
   ユーザがアドレス帳の表示操作を行った場合に、該ユーザが属する前記グループに対応付けられたアドレス帳を表示させる表示制御ステップと
   を備えたことを特徴とする制御方法。
5. 前記部門データベースからレコードが削除された場合には、削除されたレコードに含まれた部門ＩＤと同じグループ名を持つ前記グループデータベースのレコードを削除することを特徴とする請求項４記載の制御方法。
6. 画像形成装置の制御方法をコンピュータに実行させるためのプログラムであって、
   前記制御方法は、
   組織の分類として利用される部門の識別情報である部門ＩＤと、該部門ＩＤが関連付けられたユーザによる前記画像形成装置を用いた画像処理の実行に関する制限情報とを関連付けて管理するための部門データベース、部門とは異なるグループの識別情報であるグループＩＤと、該グループＩＤに対応するグループ名とを管理するためのグループデータベース、及び、ユーザごとに、ユーザが属する部門の部門ＩＤを示す項目と、ユーザが属するグループを示す項目とを関連付けて管理するためのユーザデータベースを記憶する記憶ステップと、
   管理者の指示に従って部門ＩＤが作成された場合に、作成された該部門ＩＤを含むレコードを前記部門データベースに追加する部門追加ステップと、
   部門ＩＤが作成された場合に、該作成された部門ＩＤを前記グループ名として持つレコードを前記グループデータベースに追加するグループ追加ステップと、
   前記管理者の指示に従って、ユーザが属する部門の部門ＩＤを前記ユーザデータベースに設定する設定ステップと、
   ユーザが前記画像形成装置にログインした際に、前記ユーザデータベースにおける該ユーザが属するグループを示す項目の値を、前記ユーザに割り当てられた部門ＩＤと一致する値に設定するユーザ情報設定ステップと、
   ユーザがアドレス帳の表示操作を行った場合に、該ユーザが属する前記グループに対応付けられたアドレス帳を表示させる表示制御ステップと
   を備えたことを特徴とするプログラム。
7. 前記部門データベースからレコードが削除された場合には、削除されたレコードに含まれた部門ＩＤと同じグループ名を持つ前記グループデータベースのレコードを削除することを特徴とする請求項６記載のプログラム。

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