WO2010137640A1 - 文書管理支援システム、情報管理サーバ装置及び情報媒体制御装置 - Google Patents

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WO2010137640A1
WO2010137640A1 PCT/JP2010/058961 JP2010058961W WO2010137640A1 WO 2010137640 A1 WO2010137640 A1 WO 2010137640A1 JP 2010058961 W JP2010058961 W JP 2010058961W WO 2010137640 A1 WO2010137640 A1 WO 2010137640A1
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WO
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management
information
child
request
ledger
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Application number
PCT/JP2010/058961
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English (en)
French (fr)
Inventor
宮崎　真悟
森尻　智昭
美奈子 小川
Original Assignee
株式会社 東芝
東芝ソリューション株式会社
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Publication date
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    • G—PHYSICS
    • G06—COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06Q—INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES; SYSTEMS OR METHODS SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES, NOT OTHERWISE PROVIDED FOR
    • G06Q10/00—Administration; Management
    • G06Q10/10—Office automation; Time management
    • G06Q10/103—Workflow collaboration or project management
    • G—PHYSICS
    • G06—COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06Q—INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES; SYSTEMS OR METHODS SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES, NOT OTHERWISE PROVIDED FOR
    • G06Q10/00—Administration; Management
    • G06Q10/10—Office automation; Time management

Definitions

  • Embodiments described herein relate generally to a document management support system, an information management server device, and an information medium control device.
  • a workflow management system has been proposed in which an IC tag including identification information is attached to a document, the IC tag is read at each processing point of the document, and the process is managed.
  • a document management system has been proposed in which a document with a barcode including identification information attached to a cover is converted into image data by a digital multifunction peripheral and database-managed to speed up document search.
  • a collection management system has been proposed in which an identification number is affixed to a collected item to manage arrival information, dismantling information, and shipping information.
  • a document management system has been proposed in which an identifier is attached to a document, and when the distribution destination confirms receipt, the receipt confirmation is notified by communication means such as e-mail.
  • FIG. 1 is a schematic diagram illustrating a configuration of a document management support system according to each embodiment.
  • FIG. 2 is a schematic diagram illustrating a modification of each embodiment.
  • FIG. 3 is a schematic diagram illustrating another modified example of each embodiment.
  • FIG. 4 is a schematic diagram illustrating a configuration example of a management file according to each embodiment.
  • FIG. 5 is a schematic diagram showing the configuration of the document management support system according to the first embodiment.
  • FIG. 6 is a schematic diagram showing the configuration of the information management DB in the embodiment.
  • FIG. 7 is a schematic diagram showing a configuration of a management ID table in the embodiment.
  • FIG. 8 is a schematic diagram showing a configuration of a system management table in the same embodiment.
  • FIG. 1 is a schematic diagram illustrating a configuration of a document management support system according to each embodiment.
  • FIG. 2 is a schematic diagram illustrating a modification of each embodiment.
  • FIG. 3 is a schematic diagram illustrating another modified example of each embodiment.
  • FIG. 9 is a schematic diagram showing a configuration of an access log management table in the same embodiment.
  • FIG. 10 is a schematic diagram showing a configuration of a master policy table in the same embodiment.
  • FIG. 11 is a schematic diagram showing a configuration of a client management table in the embodiment.
  • FIG. 12 is a schematic diagram showing a configuration of a data original management table in the same embodiment.
  • FIG. 13 is a schematic diagram showing the configuration of the user management DB in the same embodiment.
  • FIG. 14 is a schematic diagram showing the configuration of the management client DB in the embodiment.
  • FIG. 15 is a schematic diagram for explaining the operation of the embodiment.
  • FIG. 16 is a schematic diagram for explaining the operation of the embodiment.
  • FIG. 17 is a schematic diagram for explaining the operation of the embodiment.
  • FIG. 18 is a schematic diagram for explaining the operation of the embodiment.
  • FIG. 19 is a schematic diagram for explaining the operation of the embodiment.
  • FIG. 20 is a schematic diagram for explaining the operation of the embodiment.
  • FIG. 21 is a schematic diagram illustrating a configuration example of a print screen in the embodiment.
  • FIG. 22 is a schematic diagram showing a configuration example of a duplicate document in the embodiment.
  • FIG. 23 is a schematic diagram showing a configuration example of an information asset management ledger in the embodiment.
  • FIG. 24 is a schematic diagram showing a configuration of a document management support system according to the second embodiment.
  • FIG. 25 is a schematic diagram for explaining the operation of the embodiment.
  • FIG. 26 is a schematic diagram for explaining the operation of the embodiment.
  • FIG. 27 is a schematic diagram for explaining the operation of the embodiment.
  • FIG. 28 is a schematic diagram showing a configuration example of a copy operation screen in the embodiment.
  • FIG. 29 is a schematic diagram showing a configuration example of a copy operation screen in the embodiment.
  • FIG. 30 is a schematic diagram showing a configuration example of a copy operation screen in the embodiment.
  • FIG. 31 is a schematic diagram showing a configuration example of a copy operation screen in the embodiment.
  • the document management support system includes a plurality of information medium control devices and information management server devices that can communicate with each other.
  • Each information medium control device includes a host system unit, an information medium central control unit, a management request communication unit, a management file control unit, a management client DB, and a management file print control unit.
  • the information management server device includes a management request reception unit, a policy evaluation unit, an information management control unit, an information management DB, and a management ledger generation unit.
  • the management client DB of the information medium control device stores a management file management table in which a management file including a management ID and an electronic data body is written.
  • the information management DB of the information management server device is a system in which, for each management file management ID, a child management ID and status information related to the management ID, and a use restriction policy based on the copy requester information and distribution destination information are written. Store the management table.
  • the information management DB of the information management server device stores a master policy table including a permission policy based on the address information of the information medium control device.
  • the host system unit of the information medium control apparatus accepts input of a management ID, duplication requester information, and distribution destination information corresponding to the electronic data body to be duplicated, and receives the management ID, duplication requester, and distribution destination information.
  • the replication request information including is sent.
  • the information medium central control unit and the management request communication unit transmit the control copy request information including the sent copy request information and the address information of the information medium control device to the information management server device.
  • the policy evaluation unit of the information management server device is a system in which the copy requester information and the distribution destination information in the control replication request information received from the management request communication unit of the information medium control device correspond to the management ID in the control replication request information. It is determined whether or not the usage restriction policy in the management table is satisfied.
  • the policy evaluation unit determines whether the address information in the received control replication request information satisfies the permission policy.
  • the information management control unit issues a child management ID different from the management ID in the received control duplication request information when the usage restriction policy and the permission policy are satisfied as a result of the determination by the policy evaluation unit, and this child management ID is Write to the system management table based on the management ID in the control replication request information and update the status information corresponding to the written child management ID to “distributed”.
  • the management ledger generation unit, the information management control unit, and the management request reception unit create management ledger information including a child management ID tag indicating the issued child management ID, a management ID in the control replication request information, and distribution destination information.
  • the processing result information including the management ledger information is transmitted to the information medium control device that is the source of the supervised replication request information.
  • the management request communication unit of the information medium control device transmits the management copy request information, the management ID in the control copy request information, a child management ID tag indicating a child management ID different from the management ID, and distribution destination information.
  • the processing result information including the management ledger information is received from the information management server device.
  • the management file control unit and the management file print control unit extract the electronic data body from the management file based on the management ID corresponding to the electronic data body to be copied, and the extracted electronic data body and the child included in the processing result information
  • Document print data including a management ID tag and distribution destination information and management ledger print data including management ledger information are created, and document print data and management ledger print data are output.
  • the management request communication unit collects a paper document printed with the output document print data after distribution, the child management ID tag indicated by the child management ID tag from the paper document is displayed by the dedicated reader.
  • the management ID is read, a collected update request including the read child management ID is created, and the collected update request is transmitted to the information management server device.
  • the information management control unit of the information management server device updates the status information to “collected” based on the child management ID in the collected update request received from the management request transmission unit of the information medium control device.
  • Each device in each embodiment can be implemented by either a hardware configuration or a combination configuration of hardware resources and software for each device.
  • As the software of the combined configuration a program that is installed in advance on a computer of a corresponding device from a network or a storage medium and that realizes the function of the corresponding device is used.
  • FIG. 1 is a schematic diagram showing a configuration of a document management support system according to each embodiment.
  • This document management support system uses an information management server device 100 for centrally managing information media, a user management server device 200 for centrally managing information related to users, and an information medium that is centrally managed.
  • a plurality of information medium control devices 300 1 to 300 m for communication can communicate with each other.
  • an arbitrary information medium control device is represented as “information medium control device 300”.
  • one information management server device 100 and m information medium control devices 300 1 to 300 m are described as separate devices.
  • the information medium control device 300 may include the information management server device 100, or as shown in FIG. 3, any number i of the information medium control devices 300 between two and m may manage information.
  • the server apparatus 100 may be configured to share and execute n functions (where i ⁇ n).
  • i information medium control devices 300 may be configured to share and execute F functional blocks (where i ⁇ F).
  • FIG. 3 shows that n functions or F function blocks of the information management server apparatus 100 are allocated to i information medium control apparatuses 300 based on the relationship 2 ⁇ i ⁇ F ⁇ n. Represents a good thing.
  • the user management server device 200 sends a user management DB in which user information such as a user's name, title, and department is written in association with user ID information of the user, and a user information request including user ID information. A function of transmitting user information related to the user ID information to the information medium control device 300 when received.
  • the information medium means a “medium holding information” such as electronic data or a physical medium (paper medium, recording medium, etc.).
  • a recording medium for example, a CDROM, DVD, SD card, FD or the like can be used.
  • each of the information medium control devices 300 1 to 300 m can be realized as long as it can input electronic data.
  • a mobile phone, PC (Personal Computer), digital It is realized as various devices such as a multifunction device, a printer, a copier / scanner, a shredder, a microfilm reader, a DVD reader, and a multi-drive, and operates in cooperation with the information management server device 100.
  • a unique management ID (Identification) for individual identification of the above-described information medium is assigned, and information medium creation / disposal based on the management ID, interrelationship (system and medium type) ), And manage the status of media usage in a unified system by linking to the original information.
  • the document management support system converts the electronic data into an electronic file in a file format including a management ID.
  • the converted electronic file is called a management file.
  • the management file includes header information including a management ID and attribute information, a usage control policy, and authentication information for the management file, in addition to the electronic data body of the target information.
  • the management file includes a header part, a usage control policy part, a body part, and a data authentication part.
  • the header section includes a management ID of the electronic data, a management ID of the parent information medium, a generation number, a medium type, file information, file storage information, and information management server information.
  • the configuration of the header portion is not limited to this.
  • the management ID of the parent information medium for example, the management ID of the original electronic data when the electronic data is copied, the management ID of the original electronic data when printing the electronic data and outputting the paper medium, and the paper medium with a scanner
  • the management ID assigned to the paper medium when converted to electronic data is used.
  • the generation number is a generation value indicating the number of generations in the system relationship in which the management file is managed with the parent, the child, and the grandchild, starting from the management file registered first in the management system. For example, if the generation number of the management file corresponding to the parent is 1, the generation number of the child information medium corresponding to the duplication is 2, and the generation number of the grandchild information medium corresponding to the duplication of the child information medium is 3.
  • the expression format of the generation number is not limited to this.
  • the file information includes the file format, file size, creator information, creation date information, and creation location information of the electronic data.
  • the file storage information includes information indicating whether or not the electronic data main body stored in the body portion is encrypted, and if encrypted, further includes information on the encryption algorithm, the encryption key, and the encryption module. It is out.
  • Information management server information is information for verifying the MAC address, IP address, URI, and authentication data part of the information management server. As information for verifying the authentication data portion, encryption key information or an encryption key certificate related to the key may be stored.
  • the usage control policy section is for the usage conditions of the electronic data such as the expiration date of the electronic file, disclosure range information such as available location / organization, network environment, user / usable device information, usage frequency, etc.
  • the usage control policy information related to the usage constraint describing the processing of the electronic file to be permitted or prohibited is stored.
  • the body part stores the electronic data itself or encrypted data obtained by performing encryption processing on the electronic data.
  • the data authentication unit stores authentication data information obtained by performing an encryption process on the header unit, the usage control policy unit, and the body unit.
  • data authentication information digital signatures using public key cryptography such as DSA (Digital Signature Algorithm), RSA (Rivest-Shamir-Adleman Scheme), ECDSA (Elliptic Curves DSA), MAC using hash function or common key cryptography (Message (Authentication Code) can be used.
  • FIG. 5 is a schematic diagram showing a configuration of the document management support system according to the first embodiment.
  • one information management server device 100 and one arbitrary information medium control are shown.
  • Device 300 is shown.
  • the information medium control device 310 is handled.
  • the information management server apparatus 100 includes a management request receiving unit 101, an information management control unit 102, a policy evaluation unit 103, an information management control unit 104, an information management DB 105, and a management ledger generation unit 106.
  • Each unit may be configured to be integrated or omitted as appropriate when the received information is sent as it is.
  • the management request receiving unit 101 and the information management control unit 102 may be integrated or omitted when the received information is transmitted as it is.
  • the respective units may be appropriately integrated or omitted, as is the case with other apparatuses and the following embodiments.
  • the management request receiving unit 101, the information management control unit 102, the policy evaluation unit 103, the information management control unit 104, and the management ledger generation unit 106 can be executed by a CPU (not shown) in the information management server device 100 described later. It is a functional block realized by executing a program including steps.
  • the program including each step of the information management server apparatus 100 may be, for example, a program for realizing the following functions (a1) to (a7).
  • these functions (a1) to (a1) to (a1) (A7) is added with arbitrary additional items such as various information and functions of each step as desired.
  • the following functions (a1) to (a7) are representative examples, some arbitrary additional items are included.
  • the second determination function (a4) and the related address information can be omitted by lowering the level of strict document management by the policy.
  • the child management ID tag indicating the child management ID can be omitted by using the child management ID as it is.
  • a system management table 1052 in which a child management ID and status information related to this management ID and a use restriction policy based on the copy requester information and distribution destination information are written is an information management DB 105 Ability to write to.
  • (A2) A function of writing a permission policy based on the address information of the information medium control device 300 in the master policy table 1054 of the information management DB 105.
  • a child management ID different from the management ID in the received control replication request information is issued, and this child management ID is A function of writing in the system management table 1052 based on the management ID in the control replication request information and updating the status information corresponding to the written child management ID to “distributed”.
  • A6 Create a management ledger information including a child management ID tag indicating the issued child management ID, a management ID in the control duplication request information, and distribution destination information, and request a processing duplication information including the management ledger information A function of transmitting information to the information medium control device 300 that is the transmission source of information.
  • (A7) A function of updating the status information in the system management table 1052 to “collected” based on the child management ID in the collected update request received from the information medium control device 300.
  • each function of the information management server device 100 is shared by a plurality of information medium control devices 300, for example, the following modifications may be made. That is, in place of the information management server apparatus 100, two or more information medium control apparatuses 300 among the information medium control apparatuses are used. For example, in the case of seven information medium control apparatuses, the information management server apparatus 100 includes Each means for realizing each function (a1) to (a7) may be distributed in any one of the two or more information medium control devices 300.
  • each information medium control device 300 is provided with any one of the functions (a1) to (a7).
  • one information medium control device 300 is provided with one to six of the functions (a1) to (a7), and the other information medium control device 300 has The remaining 6 to 1 functions are arranged.
  • the functions (a1) to (a7) are similarly distributed and arranged in each information medium control device 300.
  • the information management DB 105 can be realized as a storage device readable / writable by a CPU (not shown). As shown in FIG. 6, the management ID table 1051, the system management table 1052, the access log management table 1053, the master policy, and the like. A table 1054, a client management table 1055, and a data original management table 1056 are stored.
  • the management ID table 1051 stores the issued management ID, issuance date and time, and issuance request source information in association with each other. In the case of revocation, the revocation date and revocation request source information are further associated with each other.
  • the system management table 1052 stores management ledger issuance information and electronic data main body system management information.
  • the management ledger issuance information includes a management ledger management ID.
  • the system management information of the electronic data body includes a management ID corresponding to the parent-child relationship of the electronic data body, survival information (alive, dead, creation date to disappearance date of electronic data body), status information (survival) Current status during (alive) (distributed, recovered), status at the time of dead (discarded, damaged)), user information, media type, usage restriction policy (expiration date, location (distribution destination that permits distribution)) , Access (replication requester who permits duplication)), location information and entity ID are stored in association with each other, and in the case of duplication, duplication is performed for the electronic data body of the duplication source (parent) or the management ID of the management file. Therefore, the newly issued management ID, creation date / time information in the header part of the duplicate (child) management file, user information, medium type, usage restriction policy, location information, and entity ID are stored in association with each other.
  • a serial number may be used as long as the uniqueness in the system is guaranteed and the parent-child relationship of the duplication is managed in association with the management ID.
  • the management ID may be issued with a meaning so that the parent-child relationship of each management ID can be understood. For example, a value of a specific digit may be used as a parent-child relation value.
  • the lower third digit (hundreds place) is a medium type, “1” indicates electronic data, “2” indicates a paper medium, and “3” indicates a recording medium.
  • the first and second digits (first place and tens place) are identification numbers for the same generation and the same medium type.
  • the lower 5th to 8th digits (# and 3 digits to the right of it) are electronic data IDs. If the management file has the same electronic data ID, it contains the same electronic data regardless of the parent and child. Yes.
  • the devices X, Y, Z, employee B, etc. in the location information correspond to any of the information medium control devices 310x, 310y, 310z, 310B, and thus are read as the information medium control devices 310x, 310y, 310z, 310B. Also good.
  • a management file is not created for the highest parent indicated by the parent-child relationship value “0”.
  • a management file is created for the parent indicated by the parent-child relationship value “1” or higher.
  • the entity ID is information for identifying the electronic data body (data original). When the electronic data is duplicated, unlike the management ID described above, the entity ID of the duplication source (parent) and the duplicate (child) The entity ID is the same as each other.
  • the access log management table 1053 includes a client ID, an operation type, a management ID, and a processing status for each operation date and time.
  • the client ID is an ID indicating the operated employee, and may be read as an operator ID or an employee ID.
  • the operation type indicates the type of operation such as login status, new registration, electronic data replication, browsing, and deletion.
  • the management ID is a management ID indicating the operated electronic data.
  • the process status is status information indicating a process result such as success or failure (authentication error or the like) of the process indicated by the operation type.
  • the contents managed by the access log management table 1053 may also use the location information (internal / external, GPS information) of the device that has been operated on the target management file, as shown in FIG. It is not limited to information.
  • the master policy table 1054 stores a policy type and a rejection / permission policy in association with each other for each policy number.
  • the policy number is policy identification information and may be read as a policy ID.
  • the policy type is information indicating the type of object to be controlled by the rejection / permission policy. For example, location control, time control, authority control, etc. can be used as appropriate.
  • the rejection / permission policy is information indicating a determination condition and control contents when the determination condition is satisfied.
  • the control content includes an object to be permitted or rejected (such as a command or a request), and may include processing such as in-house wired connection or in-house wireless connection.
  • the client management table 1055 stores a client ID, employee number, authority class, terminal type, and MAC address in association with each other. Information regarding the target information medium control device such as OS information and device management number may be included.
  • the data original management table 1056 stores an entity ID, a file name, a size, a hash value, an electronic data body, and external storage information in association with each other.
  • the entity ID is identification information of the electronic data body (data original).
  • the file name is the file name of the management target data body (electronic data body) stored in the management file.
  • the size is the file size of the management target data body stored in the management file.
  • the hash value is a hash value of the management target data body stored in the management file.
  • the electronic data body is a management target data body stored in the management file.
  • the external storage information is storage destination information when the management target data body is stored outside the information management DB 105.
  • the information medium control device 310 since the information medium control device 310 is designated as the external storage information, the data original table 1056 is not used. On the contrary, when the external storage information is not used, the management target data body (electronic data body) is not stored in the management file entity of the management file management table 3161 in the information medium control device 310.
  • the user management server device 200 includes a user information request receiving unit 201 and a user management DB 202.
  • the user information request receiving unit 201 is a functional block realized by a CPU (not shown) executing a program including each step in the user management server device 200 described later.
  • the user management DB 202 can be realized as a storage device that can be read / written by a CPU (not shown), and stores a user management table 2021 as shown in FIG.
  • the user management table 2021 stores a name, a title, and a department in association with each user ID.
  • the information medium control device 310 includes a host system unit 311, an information medium central control unit 312, a context information acquisition unit 313, a management request communication unit 314, a management file control unit 315, a management client DB 316 and a management file print control unit 317. I have.
  • the host system unit 311, the information medium central control unit 312, the context information acquisition unit 313, the management request communication unit 314, the management file control unit 315, and the management file print control unit 317 are configured by, for example, an information medium control described later by a CPU (not shown). It is a functional block realized by executing a program including each step in the apparatus 310.
  • the program including each step of the information medium control device 310 may be, for example, any program for realizing the following functions (b1) to (b7).
  • these functions (b1) to (b1) (B7) is used by adding arbitrary additional items such as various information and the function of each step as desired.
  • the following functions (b1) to (b7) are representative examples, some arbitrary additional items are included.
  • the address information related to the second determination function (a4) described above can be omitted.
  • the child management ID tag indicating the child management ID can be omitted by using the child management ID as it is.
  • (B1) A function of writing a management file including the management ID and the electronic data main body into the management file management table 3161 of the management client DB 316.
  • (B2) Accepting input of a management ID, copy requester information, and distribution destination information corresponding to the electronic data body to be copied, and sending copy request information including the received management ID, copy requester, and distribution destination information Function to do.
  • (B3) A function of transmitting the control replication request information including the transmitted replication request information and the address information of the information medium control apparatus 310 to the information management server apparatus 100.
  • (B4) Processing result including a management ID in the management replication request information after transmission of the management replication request information, a child management ID tag indicating a child management ID different from the management ID, and management ledger information having distribution destination information A function of receiving information from the information management server apparatus 100.
  • the electronic data body is extracted from the management file on the basis of the management ID corresponding to the electronic data body to be replicated included in the control replication request information, and the child management included in the extracted electronic data body and processing result information
  • the information medium control apparatus 300 when the information medium control apparatus 300 includes each function of the information management server apparatus 100, for example, it may be modified as follows. That is, the program including the steps of the information medium control device 310 may be any program for realizing the following functions (c1) to (c12), for example, and these functions (c1) to (c12). Moreover, what added arbitrary additional matters, such as various information and the function of each step, may be used if desired. However, as described above, the following functions (c1) to (c12) are representative examples, and some arbitrary additional items are included.
  • (C1) A function of writing a management file management table 3161 in which a management file including a management ID and an electronic data body is written into the management client DB 316.
  • C2 For each management ID of the management file, the child management ID and status information related to this management ID, and the use restriction policy based on the copy requester information and the distribution destination information are written in the system management table 1052 of the management client DB 316. function.
  • (C3) A function of writing a permission policy based on the address information of the information medium control device to the master policy table 1054 of the management client DB 316.
  • (C4) Accepting input of a management ID, copy requester information, and distribution destination information corresponding to the electronic data body to be copied, and sending out copy request information including the received management ID, copy requester, and distribution destination information Function to do.
  • (C5) A function for sending the control request information including the sent copy request information and the address information of the information medium control device 300.
  • (C7) A second determination function for determining whether or not the address information in the transmitted control duplication request information satisfies the permission policy.
  • (C9) A function of creating management ledger information including a child management ID tag indicating the issued child management ID, a management ID in the control replication request information, and distribution destination information, and transmitting processing result information including the management ledger information .
  • the electronic data body is extracted from the management file based on the management ID included in the management ledger information in the transmitted processing result information, and the extracted electronic data main body, the child management ID tag in the management ledger information, and distribution A function of creating document print data including destination information and management ledger print data including management ledger information, and outputting the document print data and the management ledger print data to the printing apparatus 400.
  • (C12) A function for updating the status information to “collected” based on the child management ID in the collected update request sent.
  • the management client DB 316 can be realized as a storage device that can be read / written by a CPU (not shown), and stores a management file management table 3161 and an access log table 3162 as shown in FIG.
  • management file attribute information (creation date information (alive), and abolished (dead)) Includes the abolition date information) and the management file entity.
  • management file attribute information here, partial information of the management file header part (for example, a management ID indicating a management file (parent management file) that is a copy source of the management file in addition to the above-described creation / revocation date information)
  • the description range can be variously used based on the environment setting of the device and the regulations with the information management server device.
  • the management file attribute information may include dynamic usage information that is not described in the management file header part, such as the number of accesses to each management file by the device.
  • the access log table 3162 includes an operation type, a management ID, and a management file name for each operation date and time.
  • the operation type indicates the type of operation such as login status, new registration, electronic data replication, browsing, and deletion.
  • the management ID is a management ID indicating the operated electronic data.
  • the management file name is, for example, information obtained by concatenating an extension indicating the file format of the electronic data to the management ID of the electronic data.
  • the contents managed by the access log table are not limited to this, such as location information (internal / external, GPS information) of the device that has been operated on the target management file.
  • the printing device 400 is one of the information medium control devices 300 1 to 300 m , but is used here as a normal printer.
  • the host system unit 311 of the information medium control device 310 presents to the user a print screen G10 for making a print request by selecting a management file, distribution destination, and management ledger output as shown in FIG. At this time, the host system unit 311 makes an inquiry to the user information request receiving unit 201 of the user management server device 200 as appropriate, acquires the user information from the management client DB 202, and displays the distribution destination information.
  • each duplicate document to be printed is provided with an identification tag including a child management ID for identifying each part, and information such as a print time, a distribution destination name, and a title is printed as necessary. .
  • the identification tag can be attached (printed or pasted) by a printing apparatus, and can be an optical tag or an electronic tag capable of storing a management ID, not limited to a QR code, but a barcode, a two-dimensional code, a color code, a watermark Any form such as RFID or the like may be used.
  • the identification tag may include an expiration date, a generation number, a URL, a telephone number, and a mail address.
  • the QR code is read by an imaging device of a mobile phone, and based on the phone number or mail address displayed on the mobile phone, the information contact information is directly contacted, or the management Web stored in the mobile phone is stored.
  • the URL of the site By accessing the URL of the site, it is possible to acquire the detailed information related to this information, and to smoothly execute the status change of collection / discard.
  • this management Web site functions as the upper system unit 311 in FIG. 20 when it receives a collection / discard request and receives a collected update request from the information management server device 100 (described later).
  • the mobile phone functions as a dedicated reader 500 described later, and transmits a management ID to the upper system unit 311 (management Web site) through the mobile communication network.
  • FIG. 23 is a configuration example of the information asset management ledger dm.
  • the information asset management ledger dm shows the parent-child relationship of information assets based on the management ID information of the original management file and each management ID (QR code) of the duplicate document. Further, the distribution destination information, distribution date, collection date, and disposal date of each duplicate document dc1,... Can be described, and the work of managing the owner and management status of the duplicate document is automated. By such an automated method, it is possible to reduce the labor and human error due to manual work, and improve the business efficiency and enhance the compliance.
  • the host system unit 311 of the information medium control apparatus 310 includes selected management file information (including a management ID corresponding to the electronic data body to be copied), request requester information, distribution destination information, and management ledger output presence / absence information.
  • the print request information is sent to the information medium central control unit 312 (ST1). If the presence / absence of management ledger output is determined in advance during normal times, the management ledger output presence / absence information may be input only when an exception occurs. That is, the management ledger output presence / absence information can be omitted as appropriate.
  • the print request information may be read as duplication request information.
  • the request requester information may be read as duplication requester information.
  • the information medium central control unit 312 Upon receiving the print request information, the information medium central control unit 312 sends a context information request for acquiring information about the information medium control device 310 at the time of request to the context information acquisition unit 313 (ST2).
  • the context information acquisition unit 313 acquires, by using the function of the operating system as context information, information that can grasp the usage position and usage form of the information medium control device 310, such as the IP address of the information medium control device 310.
  • the data is sent to the central control unit 312 (ST3).
  • the information medium control device 310 is in a state where it can acquire location and space information such as GPS, infrared address, and wireless node, the space information may be included.
  • Information such as the MAC address, operating system, and terminal product information may also be included.
  • the document management support system determines whether or not the specified management file is in a condition for printing, and print processing is executed according to the determination.
  • the information medium central control unit 312 sends control print request information including the print request information acquired from the host system unit 311 and the context information acquired from the context information acquisition unit 313 to the communication request communication unit 314 (ST4). Further, the control print request information may be read as control copy request information.
  • the communication request communication unit 314 communicates with the information management server device 100 and sends control print request information (ST5).
  • the management request receiving unit of the information management server device 100 sends the control print request information acquired through communication with the information medium control device 310 to the information management control unit 102 (ST6).
  • the information management control unit 102 selects information necessary for determining whether or not the print request is possible from the print request information and the context information in the control print request information, and sends the information to the policy evaluation unit 103 as policy evaluation request information. (ST7).
  • the policy evaluation unit 103 executes the requested print processing while referring to the system management table 1052 and the master policy table 1054 of the information management DB 105 for the usage control policy of the management file serving as the replication source. It is determined whether it is within the range of the condition. This determination result is sent to the information management control unit 102 as policy evaluation result information (ST8).
  • the determination condition items such as whether or not the time limit that can be used for duplication has been exceeded, whether the information medium control device 310 is accessed via a wired LAN instead of wireless LAN access, or is a manager with print authority There is. For example, in the case of policy numbers 001 to 003 in the master policy table 1054 shown in FIG.
  • the IP address in the context information satisfies the permitted policy. Further, for example, in the case of the system management table 1054 shown in FIG. 8, whether or not the copy requester information indicates “employee A (creator)”, and whether or not the distribution destination information indicates “inside business division C”. For example, it is determined whether the usage restriction policy is satisfied. Any order of determination using the system management table 1052 and the master policy table 1054 may be executed first. That is, the order of policy determination is arbitrary.
  • the information management control unit 102 When the print execution is rejected as a result of the policy evaluation, the information management control unit 102 notifies the information medium control device 310 of an execution authority error via the management request receiving unit 101 and ends the process.
  • management ID issuance request information including control print request information is sent to the information management control unit 104 to request duplicate document ID issuance processing and management ledger generation processing. (ST9).
  • the information management control unit 104 also manages the management ledger management ID, issuance date, parent management ID, disclosure range (contents copied from “location” in the usage restriction policy of the parent management ID), copy requester, operation type,
  • the management ledger issue information such as the distribution destination, child management ID, distribution date, collection date (blank), discard date (blank), etc. is written in the system management table 1052.
  • the log information of the print request is written in the access log management table 1053.
  • the information management control unit 104 sends a management ledger generation request including the management ID of the issued management ledger to the management ledger generation unit 106 (ST10).
  • the management ledger generation unit 106 Based on the management ledger generation request, the management ledger generation unit 106 generates management ledger information including a child management ID tag indicating the issued child management ID, a management ID in the management print request information, and distribution destination information, and manages information
  • the data is sent to the control unit 104 (ST11).
  • the child management ID is converted into a child management ID tag such as a barcode, a two-dimensional code, a watermark, or a color code, thereby generating a child management ID tag including the child management ID and creating management ledger information.
  • the present invention is not limited to this, and the management ledger information may be created without converting the child management ID into the child management ID tag.
  • the management ledger information is not limited to the above-described child management ID tag, management ID and distribution destination information in the control print request information, but here, as shown in FIG. 20, the management ledger management ID, issue date, and copy Information such as requester information and operation type is included.
  • the management ledger management ID includes four types of information, that is, the management ID of the management ledger, the management ID in the management print request information, the child management ID (or child management ID tag), and the distribution destination information, a document is included. Easy to manage.
  • the information management control unit 104 sends the child management ID information including the child management ID issued for the duplicate document and the management ledger information to the information management control unit 102 (ST12).
  • the child management ID information can be omitted because the management ledger information includes a child management ID tag.
  • the information management control unit 102 sends server processing result information including policy evaluation result information, child management ID information, and management ledger information to the management request receiving unit 101 (ST13).
  • the management request accepting unit 101 sends server processing result information to the information medium control device 310 (ST14).
  • the management request communication unit 314 sends the server processing result information received from the information management server device 100 to the information medium central control unit 312 (ST15).
  • the information medium central control unit 312 confirms that the print processing can be executed from the policy evaluation result information in the server processing result information, and performs management including the management file information, child management ID information, and management ledger information as a copy source.
  • a file print request is sent to the management file control unit 315 (ST16).
  • the policy evaluation result information and its confirmation processing can be omitted because server processing result information including child management ID information and management ledger information is received only when the policy evaluation result is “permitted”.
  • the management file control unit 315 acquires a management file entity from the management file management table 3161 of the management client DB 315 based on the management ID included in the management file information in the management file print request.
  • the electronic data body stored in the body part is extracted from the management file entity, and print processing information including the electronic data body, child management ID information, and management ledger information is sent to the management file print control unit 317 (ST17).
  • the management file control unit 315 writes the child management ID, status “distributed”, and management file header partial information to the management file management table 3161 regarding the child management file, and stores the date and time, operation type “ “Print”, child management ID and management file name are written.
  • the management file print control unit 317 creates document print data including the electronic data main body, the child management ID tag in the management ledger information and the distribution destination information, and the management ledger print data including the management ledger information.
  • the management ledger print data is output to the printing apparatus 400 (ST18).
  • the print data is created when the management ledger information includes a child management ID instead of the child management ID tag, from the child management ID in the management ledger information, a barcode, a two-dimensional code, a color code, a watermark, etc.
  • An optical code (child management ID tag) is created, and overlay (optical overwriting) is performed on the print data of the electronic data body.
  • the print request date / time information and the distribution destination information may be overlaid together with the optical tag.
  • Document attribute information such as print request date / time information, distribution destination information, and disposal date limit may be stored in the optical tag.
  • the printing apparatus 400 executes print processing from the document print data of each duplicate document and the management ledger print data of the management ledger information, and as shown in FIGS. 22 and 23, the duplication documents dc1 to dc3 and the information asset management ledger dm. Output each paper document.
  • the printing apparatus 400 sends the printing result information to the management file printing control unit 317 (ST19).
  • the print result information may be sent after completion of printing of all requested duplicate documents and management ledgers, or may be sent every time one copy of each print document and management ledger is printed.
  • the management file print control unit 317 When the management file print control unit 317 receives the print result information, it sends a print result notification to the management file control unit 315 (ST20).
  • the print result notification may include print information such as output date / time, number of sheets, paper type, color, monochrome or monochrome print type, number of pages per sheet, double-sided printing, and tint block printing.
  • the management file control unit 315 writes the print output result information in the access log table 3162 of the management client DB 316.
  • a print result notification is sent to the information medium central control unit 312 (ST21).
  • the information medium central control unit 312 sends a print result notification to the management request communication unit 314 (ST22).
  • the management request communication unit 314 sends a print result notification to the information management server device 100 (ST23).
  • the management request accepting unit 101 sends the print completion notification received from the information medium control device 310 to the information management control unit 102 (ST24).
  • the information management control unit 102 sends a print result notification to the information management control unit 104 (ST25).
  • the information management control unit 104 writes the duplicate document information in the system management table 1052 of the information management DB 105. At this time, location information such as parent-child relationship, medium type, and distribution destination information is stored in the system management table 1052 as a child information medium copied from the management ID of the management file of the printing source.
  • location information such as parent-child relationship, medium type, and distribution destination information is stored in the system management table 1052 as a child information medium copied from the management ID of the management file of the printing source.
  • the information management control unit 104 sends a print completion response to the information management control unit 102 (ST26).
  • the information management control unit 102 sends a print completion response to the management request receiving unit 101 (ST27).
  • the management request receiving unit 101 sends a print completion response to the information medium control device 310 (ST28).
  • the management request communication unit 315 sends the print completion response received from the information management server device 100 to the information medium central control unit 313 (ST29).
  • the information medium central control unit 313 sends the fact that the printing process has been completed normally as printing process completion information to the upper system unit 311 and completes the process.
  • the print processing completion information may include information relating to the duplicate document including the issued child management ID information.
  • the dedicated reader 500 operates the user who collected the duplicate documents dc1 to dc3, and the child management ID indicated by the child management ID tag (QR code) of the duplicate documents dc1 to dc3 and the management ID tag (QR code) of the information asset management ledger dm. Is read out and sent to the host system unit 311.
  • the host system unit 311 manages the collected update request including the child management IDs of the duplicate documents dc1 to dc3 and the management ID of the information asset management ledger dm via the information medium central control unit 312 and the management request communication unit 314. It transmits to the server apparatus 100.
  • the information management control unit 104 receives this collected update request via the management request receiving unit 101 and the information management control unit 102.
  • the information management control unit 104 updates the status information in the survival information of the system management table 1052 in the information management DB 105 from “distributed” to “collected”, and shows the updated contents.
  • the access log information is written in the access log management table 1053, and an update completion notification is transmitted to the information medium control device 310 via the management request receiving unit 101 and the information management control unit 102.
  • the management file control unit 315 receives the update completion notification via the management request communication unit 314 and the information medium central control unit 312.
  • the management file control unit 315 writes the access log (date and time, operation type “collected”, child management ID) in the access log table 3162 in the management client DB 315 and the management file management table 3161.
  • the status corresponding to the child management ID is updated to “collected”, and DB update completion is sent to the information medium central control unit 312.
  • the information medium central control unit 312 When the information medium central control unit 312 receives the DB update completion, the information medium central control unit 312 sends the collection processing completion information to the host system unit 311.
  • the present embodiment when the usage restriction policy and the permission policy are satisfied, based on the processing result information including the management ledger information, the document print data including the child management ID and the electronic data main body, and the management ledger information Management ledger data including As a result, even when a document with a strict management policy is copied, it is possible to realize a strict and efficient distribution of the copied document.
  • a collected update request including a child management ID indicating a child management ID tag read from the paper document is transmitted, and the child management ID in the collected update request is transmitted. Based on this, the status information is updated to “collected”. Thereby, efficient collection of duplicate documents can be realized.
  • the conventional four methods have not been able to successfully automate the tasks associated with information management such as serial number entry, ledger creation, and authority verification. For this reason, with the conventional four methods, there is a concern that a compliance violation may occur due to a possibility of a human error, and that there is a concern that the work load associated with information management will increase.
  • the conventional four methods are not suitable for copying a document with a strict management policy, and it is not possible to realize strict document life cycle management of a copied document due to the possibility of human error. There is. Furthermore, the conventional four methods have a disadvantage that efficient document life cycle management cannot be realized due to an increase in the work load accompanying information management.
  • a duplicate document to which different management IDs are assigned and a document management ledger for managing the relationship between the original copy and the duplicate document and the management state (distribution, collection, disposal, etc.) can be automatically output. .
  • each duplicate document in addition to being able to automate document management number assignment work and management ledger creation work until distribution, each duplicate document can be assigned via the child management ID of each duplicate document or the management ID of the management ledger.
  • the management state can be efficiently reflected in the system.
  • the management ID is read from the two-dimensional code printed on the duplicate document with the dedicated reader 500 or the portable terminal, and the status such as collection and disposal is sent to the information management server device 100, whereby the duplicate document is managed in the system management table 1052.
  • the state is automatically reflected. By automatically counting this reflection, it is possible to efficiently identify undistributed, uncollected, and undiscarded duplicate documents and their locations, and send the appropriate duplicate documents to the owner or manager via email or telephone. It is possible to build a mechanism for prompting the management state.
  • the management ID is read from the management ID tag printed on the duplicate document by the dedicated reader 500 or the portable terminal, and the expiration date of the document and the date / time to be discarded / collected are stored in the information management server apparatus 100. It is also possible to build a mechanism for inquiring. As a result, even if the management policy for the expiration date and disposal / collection date / time is changed by the information management server device 100, a mechanism is established in which the user who owns the duplicate document actively acquires information regarding the appropriate handling of the document. can do.
  • FIG. 24 is a schematic diagram showing the configuration of the document management support system according to the second embodiment.
  • the same parts as those in FIG. 5 are denoted by the same reference numerals, and detailed description thereof is omitted. Here, different parts are mainly described. State. In the following embodiments, the same description is omitted.
  • This embodiment is a modification of the first embodiment, in which a duplicate document with a child management ID printed is copied from a paper document with a management ID printed thereon.
  • a device having an operation panel and having a function of copying a paper document from a paper document such as a digital multifunction peripheral or a copier, is handled as the information medium control device 320. .
  • the information medium control device includes a host system unit 321, an information medium central control unit 322, a context information acquisition unit 323, a management request communication unit 324, an IC card reading unit 325, a Web server unit 326, a panel control unit 327, and a print.
  • a control unit 328 and a scanner unit 329 are provided.
  • the host system unit 321 acquires the user ID information of the copy requester from the IC card reading unit 325 and the screen selection information from the panel control unit 327 and sends it to the information medium central control unit 322 as copy request information. And a function of acquiring user ID information and screen selection information, requesting a Web page from the Web server unit 326 as needed, and acquiring panel display page information.
  • the information medium central control unit 322 receives a copy request information from the host system unit 321, requests the print control unit 328 for paper document information as a copy original, and acquires parent management ID information of the copy original, and a context A function of acquiring context information from the information acquisition unit 323, and a function of sending control copy request information including copy request information, parent copy ID information and context information to the management request communication unit 324.
  • the context information acquisition unit 323 acquires context information regarding the medium control device 320 such as an IP address and a MAC address from the related functions of the operating system and the like. A function of sending to the unit 322 is provided.
  • the management request communication unit 324 When the management request communication unit 324 receives the control copy request information from the information medium central control unit 322, the management request communication unit 324 communicates with the information management server device 100 to send the control copy request information, and from the information management server device to the server And a function of receiving processing result information and sending it to the information medium central control unit 322.
  • the IC card reading unit 314 has a function of reading the user ID information from the IC card of the copy requester and sending the user ID information to the host system unit 321.
  • the Web server unit 326 creates panel page information to be displayed on the panel of the information medium control apparatus in response to a page request from the upper system unit 321 and sends it to the upper system unit 321. And a function of acquiring necessary user information from the user management server apparatus 200.
  • the panel control unit 327 has a function of displaying the panel page information received from the upper system unit 321 on the panel of the information medium device 320, and a function of transmitting the screen selection information selected on the panel screen to the upper system unit 321. It has.
  • the print control unit 328 is attached to the copy parent document information from the scanner unit 329 and the function of requesting the scanner unit 329 to scan the copy parent document information in response to a document reading request from the information medium central control unit 322. And a function of analyzing and extracting the management ID information and sending it to the information medium central control unit 322.
  • the scanner unit 329 has a function of reading a scan image of a parent document in response to a scan request of the parent document from the print control unit 328 and sending scan result information including the scan image information to the print control unit 328. .
  • a screen G20 prompting the user to hold the ID card over the IC card reader of the information medium control device 320 is displayed. It is displayed.
  • IC card reading unit 325 sends the read user ID information to host system unit 321 (ST41).
  • the host system unit 321 sends the page request information including the received user ID information to the Web server unit 326 (ST42).
  • the Web server unit 326 sends a user information request including the user ID information included in the page request information to the user management server device 200 (ST43).
  • the user management server device 200 acquires user information related to the user ID from the user information request accepting unit 201 to the management client DB 202, and sends it to the Web server unit 326 (ST44).
  • the “user information related to the user ID” includes the user information indicated by the user ID, and part of the user information indicated by the user ID (eg, last name, affiliation). Etc.) may be added.
  • the Web server unit 326 creates panel page information for displaying a panel operation screen Web page including the obtained user information and operation buttons, and sends it to the upper system unit 321 (ST45).
  • the Web page includes a display area g31 for requester information (user information indicated by the user ID) and a copy operation button g32 displaying “control copy”.
  • the scan operation button g33 and the logout operation button g34 may be omitted as appropriate.
  • the host system unit 321 sends the received panel page information to the panel control unit 327 (ST46).
  • the panel control unit 327 displays the received panel page information on the panel of the information medium control device 320.
  • panel control unit 327 sends the selected information as screen selection information to host system unit 321 (ST47).
  • the host system unit 321 sends page request information for requesting the control copy panel page related to the user ID to the Web server unit 326 (ST48).
  • the Web server unit 326 includes a requester information g41, and a screen G40 including a distribution destination information selection area g42, a management ledger output check box g43, a copy operation button g44, and a logout operation button g45.
  • Panel page information for display is created and sent to the host system unit 321 (ST49).
  • the user information (user information with common attributes) acquired in step ST44 may be used as the distribution destination information, and (when user information with common attributes is not acquired) again ST44.
  • User information (user information having a common attribute) acquired by executing the same process as described above may be used.
  • the host system unit 321 sends panel page information to the panel control unit 327 (STST50).
  • the panel control unit 327 displays the received panel page information on the panel of the information medium control device 320.
  • the screen selection information including the distribution destination information selected on the panel and whether or not the management ledger is output is sent to the host system unit 321 (ST51).
  • the host system unit 321 sends the copy request information including the user ID information of the copy requester, the distribution destination information, and whether or not the management ledger is output to the information medium central control unit 322 (ST52).
  • the information medium central control unit 322 sends a document read request to the print control unit 328 so as to read a document to be copied (ST53).
  • the print control unit 328 Upon receiving the document reading request, the print control unit 328 sends a scan request for requesting scan image information of the document to the scanner unit 329 (ST54).
  • the scanner unit 329 Upon receipt of the scan request, the scanner unit 329 sends scan result information including scan image information obtained by reading an original as a copy original to the print control unit 328 (ST55).
  • the print control unit 328 acquires management ID information of the document information embedded from the scan image information, and sends it to the information medium central control unit 322 as parent management ID information (ST56).
  • the information medium central control unit 322 When the information medium central control unit 322 receives the parent management ID information, the information medium central control unit 322 sends a context information request for acquiring information about the information medium control device 320 at the time of request to the context information acquisition unit 323 (ST57).
  • the context information acquisition unit 323 uses the information of the information medium control device 320, such as the IP address of the information medium control device 320, as the context information, as the context information.
  • the information is acquired by use and sent to the information medium central control unit 322 (ST55).
  • the information medium central control unit 322 manages the control copy request information ST56 including the copy request information acquired from the host system unit 321, the parent management ID information acquired from the print control unit 328, and the context information acquired from the context information acquisition unit 323. It is sent to the request communication unit 324 (ST56).
  • the management request communication unit 324 communicates with the information management server apparatus 100, and sends control copy request information (ST57).
  • the information management server device 100 performs processing similar to steps ST5 to ST14 of the first embodiment, and sends server processing result information to the information medium control device 320 (ST58 to ST66). Here, it is assumed that the control print request information is replaced with the control copy request information.
  • the management request communication unit 324 sends the server processing result information received from the information management server device 100 to the information medium central control unit 322 (ST67).
  • the information medium central control unit 322 sends copy request information including child management ID information and management ledger information included in the server processing result information to the print control unit 328 (ST68).
  • the print control unit 328 Upon receiving the copy request information, the print control unit 328 creates an optical code such as a barcode, a two-dimensional code, a color code, and a watermark from the child management ID information, and optically displays the parent management ID information in the scan image of the parent document. Print data overlaid on the code information is created for each part of the duplicate document and printed. The management ledger information is processed and the management ledger is printed. When each document output process is completed, copy completion information is sent to the information medium central control unit 322 (ST69).
  • an optical code such as a barcode, a two-dimensional code, a color code, and a watermark from the child management ID information
  • Print data overlaid on the code information is created for each part of the duplicate document and printed.
  • the management ledger information is processed and the management ledger is printed.
  • copy completion information is sent to the information medium central control unit 322 (ST69).
  • the information medium central control unit 322 Upon receiving the copy completion information, the information medium central control unit 322 sends the copy result information to the management request communication unit 324 (ST70).
  • the management request communication unit 324 sends the copy result information to the information management server device 100 (ST71).
  • the information management server device 100 performs the same processing as steps ST23 to ST28 of the first embodiment, and sends a copy completion response to the information medium control device 320 (ST76).
  • the print completion response is read as a copy completion response.
  • the management request communication unit 324 sends the copy completion response received from the information management server device 100 to the information medium central control unit 322 (ST77).
  • the information medium central control unit 322 When the information medium central control unit 322 receives a copy completion response, the information medium central control unit 322 sends copy processing completion information for notifying the completion of the copying to the upper system unit 321 (ST78).
  • the host system unit 321 sends this copy processing completion information to the Web server unit 326 as page request information (ST79).
  • the Web server unit 326 creates panel page information for displaying a screen G50 including the requester information g51 and including the copy completion message g52 including the parent management ID, the distribution destination information, and the number of copies.
  • the Web server unit 326 creates panel page information for displaying a screen G50 including the requester information g51 and including the copy completion message g52 including the parent management ID, the distribution destination information, and the number of copies.
  • ST80 To the upper system unit 321 (ST80).
  • the host system unit 321 sends panel page information to the panel control unit 327 (ST81).
  • the panel control unit 327 displays the screen G50 shown in FIG. 31 based on the panel page information, and completes the process.
  • the operation at the time of collection is executed in the same manner as in the first embodiment.
  • the method described in each of the above embodiments is a program that can be executed by a computer as a magnetic disk (floppy (registered trademark) disk, hard disk, etc.), optical disk (CD-ROM, DVD, etc.), magneto-optical disk ( MO) and a storage medium such as a semiconductor memory can be distributed.
  • a magnetic disk floppy (registered trademark) disk, hard disk, etc.
  • optical disk CD-ROM, DVD, etc.
  • MO magneto-optical disk
  • a storage medium such as a semiconductor memory
  • the storage medium can store a program and can be read by a computer
  • the storage format may be any form.
  • an OS operating system
  • MW middleware
  • database management software network software
  • the storage medium in each of the above embodiments is not limited to a medium independent of a computer, but also includes a storage medium that downloads and stores or temporarily stores a program transmitted via a LAN, the Internet, or the like.
  • the number of storage media is not limited to one, and the case where the processing in the above embodiment is executed from a plurality of media is also included in the storage medium in the above embodiment, and the medium configuration may be any configuration.
  • the computer in the above embodiment executes each process in the above embodiment based on a program stored in a storage medium, and includes a single device such as a personal computer, a system in which a plurality of devices are connected to a network, etc. Any of these configurations may be used.
  • the computer in the above embodiment is not limited to a personal computer, and includes an arithmetic processing device, a microcomputer, and the like included in an information processing device, and collectively refers to devices and devices that can realize the functions of the embodiment by a program. Yes.
  • the said embodiment is not limited to the form as it is, It can be embodied by changing a component in the range which does not deviate from the summary.
  • various modifications can be formed by appropriately combining a plurality of components disclosed in the embodiment. For example, some components may be deleted from all the components shown in the embodiment. Furthermore, you may combine the component covering different embodiment suitably.

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Abstract

　一つの実施形態によれば、情報管理サーバ装置は、情報媒体制御装置から受信した統合複製要求情報が利用制限ポリシ及び許可ポリシを満たす場合、子管理ＩＤを含む管理台帳情報を含む処理結果情報を送信する。情報媒体制御装置は、処理結果情報に基づいて、子管理ＩＤ及び電子データ本体を含む文書印刷データと、管理台帳情報を含む管理台帳データとを出力する。また、情報媒体制御装置は、文書印刷データにより印刷された紙文書を配布後に回収した場合、この紙文書から専用リーダにより読み込まれた子管理ＩＤを含む回収済更新要求を送信する。情報管理サーバ装置は、この回収済更新要求内の子管理ＩＤに基づいて、ステイタス情報を「回収済」に更新する。

Description

文書管理支援システム、情報管理サーバ装置及び情報媒体制御装置
　本発明の実施形態は、文書管理支援システム、情報管理サーバ装置及び情報媒体制御装置に関する。
　個々の書類を管理する技術としては、例えば、以下の４つの手法が知られている。　
　第１の手法としては、書類に識別情報を含むＩＣタグを付して、当該書類の各処理ポイントでＩＣタグを読み取り、工程を管理するワークフロー管理システムが提案されている。
　第２の手法としては、識別情報を含むバーコードが表紙に貼付された文書をデジタル複合機でイメージデータ化してデータベース管理し、文書の検索を高速化する文書管理システムが提案されている。
　第３の手法としては、回収物に識別番号を貼付し、入荷情報、解体情報、出荷情報を管理する回収物管理システムが提案されている。
　第４の手法としては、文書に識別子を貼付し、配布先が受け取りを確認すると、メールといった通信手段で受領確認を通知するドキュメント管理システムが提案されている。
　しかしながら、第１～第４の手法においては、書類の複製を制限しつつ、書類のライフサイクルを管理することについては提案されていない。
特開２００８－１５８８９０号公報 特開２００５－２５８９３３号公報 特開２００２－３４２４５１号公報 特開２０００－１５１５８１号公報
図１は、各実施形態に係る文書管理支援システムの構成を示す模式図である。 図２は、各実施形態の変形例を示す模式図である。 図３は、各実施形態の他の変形例を示す模式図である。 図４は、各実施形態の管理ファイルの構成例を示す模式図である。 図５は、第１の実施形態に係る文書管理支援システムの構成を示す模式図である。 図６は、同実施形態における情報管理ＤＢの構成を示す模式図である。 図７は、同実施形態における管理ＩＤテーブルの構成を示す模式図である。 図８は、同実施形態における系統管理テーブルの構成を示す模式図である。 図９は、同実施形態におけるアクセスログ管理テーブルの構成を示す模式図である。 図１０は、同実施形態におけるマスタポリシテーブルの構成を示す模式図である。 図１１は、同実施形態におけるクライアント管理テーブルの構成を示す模式図である。 図１２は、同実施形態におけるデータ原本管理テーブルの構成を示す模式図である。 図１３は、同実施形態における利用者管理ＤＢの構成を示す模式図である。 図１４は、同実施形態における管理クライアントＤＢの構成を示す模式図である。 図１５は、同実施形態の動作を説明するための模式図である。 図１６は、同実施形態の動作を説明するための模式図である。 図１７は、同実施形態の動作を説明するための模式図である。 図１８は、同実施形態の動作を説明するための模式図である。 図１９は、同実施形態の動作を説明するための模式図である。 図２０は、同実施形態の動作を説明するための模式図である。 図２１は、同実施形態における印刷画面構成例を示す模式図である。 図２２は、同実施形態における複製文書の構成例を示す模式図である。 図２３は、同実施形態における情報資産管理台帳の構成例を示す模式図である。 図２４は、第２の実施形態に係る文書管理支援システムの構成を示す模式図である。 図２５は、同実施形態の動作を説明するための模式図である。 図２６は、同実施形態の動作を説明するための模式図である。 図２７は、同実施形態の動作を説明するための模式図である。 図２８は、同実施形態における複写操作画面構成例を示す模式図である。 図２９は、同実施形態における複写操作画面構成例を示す模式図である。 図３０は、同実施形態における複写操作画面構成例を示す模式図である。 図３１は、同実施形態における複写操作画面構成例を示す模式図である。
　一つの実施形態によれば、文書管理支援システムは、互いに通信可能な複数の情報媒体制御装置及び情報管理サーバ装置を備えている。各情報媒体制御装置は、上位システム部、情報媒体中央制御部、管理要求通信部、管理ファイル制御部、管理クライアントＤＢ及び管理ファイル印刷制御部を備えている。情報管理サーバ装置は、管理要求受付部、ポリシ評価部、情報管理制御部、情報管理ＤＢ及び管理台帳生成部を備えている。
　情報媒体制御装置の管理クライアントＤＢは、管理ＩＤ及び電子データ本体を含む管理ファイルが書き込まれる管理ファイル管理テーブルを記憶する。
　情報管理サーバ装置の情報管理ＤＢは、管理ファイルの管理ＩＤ毎に、この管理ＩＤに関連した子管理ＩＤ及びステイタス情報と、複製依頼者情報及び配布先情報に基づく利用制限ポリシとが書き込まれる系統管理テーブルを記憶する。
　情報管理サーバ装置の情報管理ＤＢは、情報媒体制御装置のアドレス情報に基づく許可ポリシを含むマスタポリシテーブルを記憶する。
　情報媒体制御装置の上位システム部は、複製対象の電子データ本体に対応する管理ＩＤ、複製依頼者情報及び配布先情報の入力を受け付けると共に、入力を受け付けた管理ＩＤ、複製依頼者及び配布先情報を含む複製要求情報を送出する。
　情報媒体中央制御部及び管理要求通信部は、送出された複製要求情報と、当該情報媒体制御装置のアドレス情報とを含む統御複製要求情報を情報管理サーバ装置に送信する。
　情報管理サーバ装置のポリシ評価部は、情報媒体制御装置の管理要求通信部から受信した統御複製要求情報内の複製依頼者情報及び配布先情報が、統御複製要求情報内の管理ＩＤに対応する系統管理テーブル内の利用制限ポリシを満たすか否かを判定する。
　ポリシ評価部は、受信した統御複製要求情報内のアドレス情報が許可ポリシを満たすか否かを判定する。
　情報管理制御部は、ポリシ評価部による判定の結果、利用制限ポリシ及び許可ポリシを満たす場合、受信した統御複製要求情報内の管理ＩＤとは異なる子管理ＩＤを発行し、この子管理ＩＤを当該統御複製要求情報内の管理ＩＤに基づいて系統管理テーブルに書き込むと共に、書き込んだ子管理ＩＤに対応するステイタス情報を「配布済」に更新する。
　管理台帳生成部、情報管理制御部及び管理要求受付部は、発行された子管理ＩＤを示す子管理ＩＤタグ、統御複製要求情報内の管理ＩＤ及び配布先情報を含む管理台帳情報を作成し、この管理台帳情報を含む処理結果情報を統御複製要求情報の送信元の情報媒体制御装置に送信する。
　情報媒体制御装置の管理要求通信部は、統御複製要求情報の送信後、当該統御複製要求情報内の管理ＩＤ、この管理ＩＤとは異なる子管理ＩＤを示す子管理ＩＤタグ、及び配布先情報を有する管理台帳情報を含む処理結果情報を情報管理サーバ装置から受信する。
　管理ファイル制御部及び管理ファイル印刷制御部は、複製対象の電子データ本体に対応する管理ＩＤに基づいて、管理ファイルから電子データ本体を取り出し、当該取り出した電子データ本体、処理結果情報に含まれる子管理ＩＤタグ及び配布先情報を含む文書印刷データと、管理台帳情報を含む管理台帳印刷データとを作成し、文書印刷データ及び管理台帳印刷データを出力する。
　上位システム部、情報媒体中央制御部及び管理要求通信部は、出力された文書印刷データにより印刷された紙文書を配布後に回収した場合に、この紙文書から専用リーダにより子管理ＩＤタグが示す子管理ＩＤが読み込まれると、当該読み込まれた子管理ＩＤを含む回収済更新要求を作成し、この回収済更新要求を情報管理サーバ装置に送信する。
　情報管理サーバ装置の情報管理制御部は、情報媒体制御装置の管理要求送信部から受信した回収済更新要求内の子管理ＩＤに基づいて、ステイタス情報を「回収済」に更新する。
　次に、各実施形態について図面を用いて説明する。各実施形態中の各装置は、装置毎に、ハードウェア構成、又はハードウェア資源とソフトウェアとの組合せ構成のいずれでも実施可能となっている。組合せ構成のソフトウェアとしては、予めネットワーク又は記憶媒体から対応する装置のコンピュータにインストールされ、対応する装置の機能を実現させるためのプログラムが用いられる。
　始めに、各実施形態における文書管理支援システムの前提となる用語や概要等を説明する。図１は各実施形態に係る文書管理支援システムの構成を示す模式図である。この文書管理支援システムは、情報媒体を一元系統管理するための情報管理サーバ装置１００と、利用者に関する情報を一元管理するための利用者管理サーバ装置２００と、一元系統管理された情報媒体を利用するための複数の情報媒体制御装置３００１～３００ｍとが互いに通信可能な構成となっている。ここで、各情報媒体制御装置３００１～３００ｍのうち、任意の情報媒体制御装置を「情報媒体制御装置３００」と表す。また、説明の便宜上、１台の情報管理サーバ装置１００と、ｍ台の情報媒体制御装置３００１～３００ｍとを別々の装置として述べるが、これに限らず、図２に示すように、任意の１台の情報媒体制御装置３００が情報管理サーバ装置１００を含む構成としてもよく、あるいは図３に示すように、２台以上ｍ台以下の任意の台数ｉの情報媒体制御装置３００が情報管理サーバ装置１００のｎ個の機能（但し、ｉ≦ｎ）をそれぞれ分担して実行する構成としてもよい。図３に示す変形例においては、ｉ台の情報媒体制御装置３００には情報管理サーバ装置１００の機能を１個ずつ分担してもよく（ｉ＝ｎの場合）、あるいは、ｉ台の情報媒体制御装置３００のうちの少なくとも１台には、情報管理サーバ装置１００の２個以上の機能を分担してもよい（ｉ＜ｎの場合）。また、ｎ個未満のＦ個の機能ブロック（例、図５中の各部１０１～１０６）がｎ個の機能をもつ情報管理サーバ装置１００を分散配置する場合には、ｉ台の情報媒体制御装置３００がＦ個の機能ブロックをそれぞれ分担して実行する構成としてもよい（但し、ｉ≦Ｆ）。なお、ｉ＝Ｆの場合及びｉ＜Ｆの場合は、それぞれ前述したｉ＝ｎの場合及びｉ＜ｎの場合における「機能」を「機能ブロック」と読み替えればよい。以上をまとめると、図３は、２≦ｉ≦Ｆ＜ｎの関係に基づき、情報管理サーバ装置１００のｎ個の機能又はＦ個の機能ブロックをｉ台の情報媒体制御装置３００に分担させてもよいことを表している。
　利用者管理サーバ装置２００は、利用者の利用者ＩＤ情報に利用者の氏名、役職、部署といった利用者情報を関連づけて書き込まれる利用者管理ＤＢと、利用者ＩＤ情報を含む利用者情報要求を受けると当該利用者ＩＤ情報に関連づいた利用者情報を情報媒体制御装置３００に送信する機能と、を備えている。
　ここで、情報媒体とは、電子データ又は物理媒体（紙媒体、記録メディア等）の如き、「情報を保有する媒体」を意味している。記録メディアとしては、例えば、ＣＤＲＯＭ、ＤＶＤ、ＳＤカード、ＦＤ等が使用可能となっている。これに伴い、各情報媒体制御装置３００１～３００ｍは、電子データを入力可能な装置であれば実現可能であり、例えば利用する情報媒体に応じて、携帯電話、ＰＣ（Personal Computer）、デジタル複合機、プリンタ、コピー機・スキャナ、シュレッダ、マイクロフィルム読取機、ＤＶＤ読取機、マルチドライブといった様々な装置として実現され、情報管理サーバ装置１００に連携して動作する。
　このような文書管理支援システムでは、前述した情報媒体を個体識別するためのユニークな管理ＩＤ（Identification）を付与し、管理ＩＤに基づいて情報媒体の作成・廃棄、相互関係性（系統や媒体種別）、媒体利用に関する状況を情報原本に紐付けて一元系統管理する。
　情報媒体が電子データの場合、文書管理支援システムでは、当該電子データを、管理ＩＤを含むファイル形式の電子ファイルに変換する。変換後の電子ファイルを管理ファイルと呼ぶ。
　管理ファイルは、対象となる情報の電子データ本体に加え、管理ＩＤや属性情報を含むヘッダ情報、利用制御ポリシ、本管理ファイルに対する認証情報が含まれている。管理ファイルは、図４に構成例を示すように、ヘッダ部、利用制御ポリシ部、ボディ部、データ認証部を備えている。
　ヘッダ部は、当該電子データの管理ＩＤ、親情報媒体の管理ＩＤ、世代番号、媒体種別、ファイル情報、ファイル格納情報、情報管理サーバ情報を備えて構成される。但し、ヘッダ部の構成はこれに限定されない。
　親情報媒体の管理ＩＤとしては、例えば、電子データをコピーした際の元電子データの管理ＩＤ、電子データを印刷して紙媒体を出力した際の元電子データの管理ＩＤ、紙媒体をスキャナで電子データ化した際の紙媒体に付与された管理ＩＤが用いられる。
　世代番号は、本管理システムへ最初に登録された管理ファイルを起点として、当該管理ファイルが親、子、孫と管理された系統関係で何世代目にあたるかの世代数値である。例えば、親にあたる管理ファイルの世代番号を１とすると、その複製にあたる子情報媒体の世代番号が２、さらに子情報媒体の複製にあたる孫情報媒体の世代番号は３となる。但し、世代番号の表現形式はこれに限定されない。
　ファイル情報は、当該電子データのファイル形式、ファイルサイズ、当該電子データの作成者情報、作成日時情報及び作成場所情報を含んでいる。
　ファイル格納情報は、ボディ部に格納された当該電子データ本体を暗号化しているか否かを示す情報を含み、暗号化している場合には、その暗号アルゴリズム、暗号鍵及び暗号モジュールに関する情報を更に含んでいる。
　情報管理サーバ情報は、情報管理サーバのＭＡＣアドレスやＩＰアドレス、ＵＲＩ、認証データ部を検証するための情報である。認証データ部を検証するための情報として、暗号鍵情報や当該鍵に関する暗号鍵証明書を格納する形態でもよい。
　利用制御ポリシ部には、当該電子ファイルの利用可能期限、利用可能な場所・組織等の開示範囲情報、ネットワーク環境、利用者や利用可能な機器情報、利用回数など、当該電子データの利用条件に対する、許可または禁止する当該電子ファイルの処理を記載した、利用制約に関する利用制御ポリシ情報が格納される。
　ボディ部には、当該電子データ自体、又は当該電子データに暗号処理を施した暗号化データが格納される。
　データ認証部には、ヘッダ部、利用制御ポリシ部及びボディ部に対して、情報管理サーバ装置が暗号処理を施した認証データ情報が格納される。データ認証情報として、ＤＳＡ（Digital Signature Algorithm）、ＲＳＡ（Rivest-Shamir-Adleman Scheme）、ＥＣＤＳＡ（Elliptic Curve DSA）といった公開鍵暗号を用いた電子署名や、ハッシュ関数や共通鍵暗号を用いたＭＡＣ（Message Authentication Code）を利用可能である。
　以上が各実施形態におけるシステムの前提となる用語や概要等の説明である。係るシステムを示す「文書管理支援システム」という名称は、例えば「情報ライフサイクル管理システム」、「資料回収支援システム」、「資料配布支援システム」、「文書配布回収支援システム」などのように、適宜変更してもよい。また、名称内の「情報」、「文書」及び「資料」は更に置換可能である。以下、このような文書管理支援システムの各実施形態を順次説明する。
　＜第１の実施形態＞
　図５は第１の実施形態に係る文書管理支援システムの構成を示す模式図であり、図１に示した構成のうち、１台の情報管理サーバ装置１００と、任意の１台の情報媒体制御装置３００とを示している。なお、本実施の形態では、情報媒体制御装置３００のうち、ＰＣ（Personal Computer）やモバイル端末を含む、上位アプリケーションを通して、当該情報媒体制御装置内で管理した管理ファイルを印刷する機能を有する機器を情報媒体制御装置３１０として扱う。
　ここで、情報管理サーバ装置１００は、管理要求受付部１０１、情報管理制御部１０２、ポリシ評価部１０３、情報管理制御部１０４、情報管理ＤＢ１０５及び管理台帳生成部１０６を備えている。
　なお、各部は、受けた情報をそのまま送出する場合などには、適宜、一体化又は省略して構成してもよい。例えば、管理要求受付部１０１及び情報管理制御部１０２は、受けた情報をそのまま送出する場合などには一体化又は省略してもよい。また、受けた情報をそのまま送出する場合などに各部を適宜一体化又は省略してもよいことは、他の装置及び以下の各実施形態でも同様である。
　ここで、管理要求受付部１０１、情報管理制御部１０２、ポリシ評価部１０３、情報管理制御部１０４及び管理台帳生成部１０６は、例えば、図示しないＣＰＵが、後述する情報管理サーバ装置１００内の各ステップを含むプログラムを実行することにより実現される機能ブロックとなっている。
　ここで、情報管理サーバ装置１００の各ステップを含むプログラムとしては、例えば、次の各機能（ａ１）～（ａ７）を実現させるためのものであればよく、ここではこれら各機能（ａ１）～（ａ７）に、所望により、種々の情報や各ステップの機能といった任意の付加的事項を付加したものを用いている。但し、次の各機能（ａ１）～（ａ７）は代表的な例であるため、若干、任意の付加的事項も含まれている。例えば、（ａ４）の第２判定機能及びそれに関連するアドレス情報は、ポリシによる文書管理の厳格化の水準を下げることにより、省略可能となっている。また、子管理ＩＤを示す子管理ＩＤタグは、子管理ＩＤをそのまま用いることにより、省略可能となっている。
　（ａ１）管理ファイルの管理ＩＤ毎に、この管理ＩＤに関連した子管理ＩＤ及びステイタス情報と、複製依頼者情報及び配布先情報に基づく利用制限ポリシとが書き込まれる系統管理テーブル１０５２を情報管理ＤＢ１０５に書き込む機能。
　（ａ２）情報媒体制御装置３００のアドレス情報に基づく許可ポリシを情報管理ＤＢ１０５のマスタポリシテーブル１０５４に書き込む機能。
　（ａ３）情報媒体制御装置３００から受信した統御複製要求情報内の複製依頼者情報及び配布先情報が、統御複製要求情報内の管理ＩＤに対応する系統管理テーブル１０５２内の利用制限ポリシを満たすか否かを判定する第１判定機能。
　（ａ４）当該受信した統御複製要求情報内のアドレス情報が許可ポリシを満たすか否かを判定する第２判定機能。
　（ａ５）第１及び第２判定機能による判定の結果、利用制限ポリシ及び許可ポリシを満たす場合、受信した統御複製要求情報内の管理ＩＤとは異なる子管理ＩＤを発行し、この子管理ＩＤを当該統御複製要求情報内の管理ＩＤに基づいて系統管理テーブル１０５２に書き込むと共に、書き込んだ子管理ＩＤに対応するステイタス情報を「配布済」に更新する機能。
　（ａ６）発行された子管理ＩＤを示す子管理ＩＤタグ、統御複製要求情報内の管理ＩＤ及び配布先情報を含む管理台帳情報を作成し、この管理台帳情報を含む処理結果情報を統御複製要求情報の送信元の情報媒体制御装置３００に送信する機能。
　（ａ７）情報媒体制御装置３００から受信した回収済更新要求内の子管理ＩＤに基づいて、系統管理テーブル１０５２内のステイタス情報を「回収済」に更新する機能。
　なお、図３に示したように、情報管理サーバ装置１００の各機能を複数の情報媒体制御装置３００に分担させる場合、例えば、次のように変形すればよい。すなわち、情報管理サーバ装置１００に代えて、各情報媒体制御装置のうちの２台以上の情報媒体制御装置３００を用い、例えば７台の情報媒体制御装置の場合、情報管理サーバ装置１００が備えた各機能（ａ１）～（ａ７）を実現するための各手段をそれぞれ当該２台以上７台以下の情報媒体制御装置３００のいずれかに分散配置すればよい。
　つまり、７台の情報媒体制御装置３００を用いる場合、各情報媒体制御装置３００には各機能（ａ１）～（ａ７）のいずれか１個が配置される。２台の情報媒体制御装置３００を用いる場合、一方の情報媒体制御装置３００には各機能（ａ１）～（ａ７）のいずれか１個～６個が配置され、他方の情報媒体制御装置３００には残りの６個～１個の機能が配置される。３台～６台の情報媒体制御装置３００を用いる場合は、同様に、各機能（ａ１）～（ａ７）が各情報媒体制御装置３００に分散配置される。
　情報管理ＤＢ１０５は、図示しないＣＰＵから読出／書込可能な記憶装置として実現可能となっており、図６に示すように、管理ＩＤテーブル１０５１、系統管理テーブル１０５２、アクセスログ管理テーブル１０５３、マスタポリシテーブル１０５４、クライアント管理テーブル１０５５及びデータ原本管理テーブル１０５６を記憶する。
　管理ＩＤテーブル１０５１は、図７に示すように、発行された管理ＩＤ、発行日時及び発行依頼元情報を互いに関連付けて記憶し、失効の場合には、更に失効日及び失効依頼元情報を関連付けて記憶する。
　系統管理テーブル１０５２は、図８に示すように、管理台帳の発行情報と、電子データ本体の系統管理情報とを記憶する。管理台帳の発行情報としては、管理台帳の管理ＩＤを含んでいる。
　電子データ本体の系統管理情報としては、電子データ本体の親子関係に対応する管理ＩＤ、生存情報（生存(alive)、消失(dead)、電子データ本体の作成日時～消失日時）、ステイタス情報（生存(alive)中の現在状況（配布済、回収済）、消失(dead)時点の状況（廃棄、破損））、ユーザ情報、媒体種別、利用制限ポリシ（期限、場所（配布を許可する配布先）、アクセス（複製を許可する複製依頼者））、所在情報及び実体ＩＤを互いに関連付けて記憶し、複製の場合には、複製元（親）の電子データ本体又は管理ファイルの管理ＩＤに対し、複製のために新たに発行された管理ＩＤ、複製（子）の管理ファイルのヘッダ部内の作成日時情報、ユーザ情報、媒体種別、利用制限ポリシ、所在情報及び実体ＩＤを互いに関連付けて記憶する。
　ここで、管理ＩＤの発行番号の体系としては、当該システムにおける唯一無二性が保証され、複製の親子関係が管理ＩＤで紐づいて管理されていれば、通し番号でもよい。また、各管理ＩＤの親子関係がわかるように管理ＩＤの構成に意味を持たせて発行されてもよい。これは例えば、特定桁の値を親子関係値とすればよい。
　図８の例では、下４桁目（千の位）が親子関係値となっており、“０”が最上位の親を示し、“１”がその親の子を示し、“２”がその子の子（＝親の孫）を示している。なお、下３桁目（百の位）は媒体種別となっており、“１”が電子データを示し、“２”が紙媒体を示し、“３”が記録メディアを示している。下１～２桁目（一の位と十の位）は同世代・同一媒体種別における識別番号である。下５～８桁目（＃とその右の３桁の値）は、電子データＩＤであり、同一の電子データＩＤをもつ管理ファイルであれば、親子に関わらず、同一の電子データを含んでいる。また、所在情報における機器Ｘ，Ｙ，Ｚ及び社員Ｂ等は、いずれかの情報媒体制御装置３１０ｘ，３１０ｙ，３１０ｚ，３１０Ｂに対応するので、情報媒体制御装置３１０ｘ，３１０ｙ，３１０ｚ，３１０Ｂと読み替えてもよい。なお、親子関係値“０”が示す最上位の親は、管理ファイルが作成されない。親子関係値“１”以上が示す親は管理ファイルが作成される。また、実体ＩＤは、電子データ本体（データ原本）を識別する情報であり、電子データを複製した場合に、前述した管理ＩＤとは異なり、複製元（親）の実体ＩＤと複製（子）の実体ＩＤとは互いに同一である。
　アクセスログ管理テーブル１０５３は、図９に示すように、操作した日時毎に、クライアントＩＤ、操作種別、管理ＩＤ、処理ステイタスを含んでいる。クライアントＩＤは、操作した社員を示すＩＤであり、操作者ＩＤ又は社員ＩＤと読み替えてもよい。操作種別は、ログイン状況、新規登録、電子データ複製、閲覧、消去といった操作の種別を示している。管理ＩＤは、操作された電子データを示す管理ＩＤである。処理ステイタスは、操作種別が示す処理の成功又は失敗（認証エラー等）といった処理結果を示すステイタス情報である。アクセスログ管理テーブル１０５３で管理する内容は、この他にも対象管理ファイルに対して操作を加えた当該機器の場所情報（社内／社外、ＧＰＳ情報）などを用いてもよく、図９に示した情報に限定されない。
　マスタポリシテーブル１０５４は、図１０に示すように、ポリシ番号毎に、ポリシ種別及び拒否／許可ポリシを互いに関連付けて記憶する。ポリシ番号は、ポリシの識別情報であり、ポリシＩＤと読み替えてもよい。ポリシ種別は、拒否／許可ポリシにより制御する対象の種別を表す情報であり、例えばロケーション制御、時間制御、権限制御などが適宜使用可能となっている。拒否／許可ポリシは、判定条件と、判定条件を満たす場合の制御内容とを示す情報である。制御内容は、許可又は拒否する対象（コマンドや要求など）を含んでおり、また、社内有線接続又は社内無線接続などの処理を含む場合もある。
　クライアント管理テーブル１０５５は、図１１に示すように、クライアントＩＤ、社員番号、権限クラス、端末種別及びＭＡＣアドレスを互いに関連付けて記憶する。ＯＳ情報、機器管理番号といった対象となる情報媒体制御装置に関する情報を含んでもよい。
　データ原本管理テーブル１０５６は、図１２に示すように、実体ＩＤ、ファイル名、サイズ、ハッシュ値、電子データ本体及び外部保存情報を互いに関連付けて記憶する。ここで、実体ＩＤは、電子データ本体（データ原本）の識別情報である。ファイル名は、管理ファイルに格納する管理対象データ本体（電子データ本体）のファイル名である。サイズは、管理ファイルに格納する管理対象データ本体のファイルサイズである。ハッシュ値は、管理ファイルに格納する管理対象データ本体のハッシュ値である。電子データ本体は、管理ファイルに格納する管理対象データ本体である。外部保存情報は、管理対象データ本体を情報管理ＤＢ１０５の外部に保存する場合、その保存先情報である。本実施形態では、外部保存情報として情報媒体制御装置３１０を指定しているため、データ原本テーブル１０５６を用いていない。これとは逆に、外部保存情報を用いない場合には、情報媒体制御装置３１０内の管理ファイル管理テーブル３１６１の管理ファイル実体に管理対象データ本体（電子データ本体）が保存されない。
　一方、利用者管理サーバ装置２００は、利用者情報要求受付部２０１及び利用者管理ＤＢ２０２を備えている。利用者情報要求受付部２０１は、例えば、図示しないＣＰＵが、後述する利用者管理サーバ装置２００内の各ステップを含むプログラムを実行することにより実現される機能ブロックとなっている。
　利用者管理ＤＢ２０２は、図示しないＣＰＵから読出／書込可能な記憶装置として実現可能となっており、図１３に示すように、利用者管理テーブル２０２１を記憶する。
　利用者管理テーブル２０２１は、利用者ＩＤ毎に、氏名、役職及び部署を関連付けて記憶する。
　他方、情報媒体制御装置３１０は、上位システム部３１１、情報媒体中央制御部３１２、コンテキスト情報取得部３１３、管理要求通信部３１４、管理ファイル制御部３１５、管理クライアントＤＢ３１６及び管理ファイル印刷制御部３１７を備えている。
　上位システム部３１１、情報媒体中央制御部３１２、コンテキスト情報取得部３１３、管理要求通信部３１４、管理ファイル制御部３１５及び管理ファイル印刷制御部３１７は、例えば、図示しないＣＰＵが、後述する情報媒体制御装置３１０内の各ステップを含むプログラムを実行することにより実現される機能ブロックとなっている。
　ここで、情報媒体制御装置３１０の各ステップを含むプログラムとしては、例えば、次の各機能（ｂ１）～（ｂ７）を実現させるためのものであればよく、ここではこれら各機能（ｂ１）～（ｂ７）に、所望により、種々の情報や各ステップの機能といった任意の付加的事項を付加したものを用いている。但し、次の各機能（ｂ１）～（ｂ７）は代表的な例であるため、若干、任意の付加的事項も含まれている。例えば、前述した（ａ４）の第２判定機能に関連するアドレス情報は省略可能となっている。また、子管理ＩＤを示す子管理ＩＤタグは、子管理ＩＤをそのまま用いることにより、省略可能となっている。
　（ｂ１）管理ＩＤ及び電子データ本体を含む管理ファイルを管理クライアントＤＢ３１６の管理ファイル管理テーブル３１６１に書き込む機能。
　（ｂ２）複製対象の電子データ本体に対応する管理ＩＤ、複製依頼者情報及び配布先情報の入力を受け付けると共に、入力を受け付けた管理ＩＤ、複製依頼者及び配布先情報を含む複製要求情報を送出する機能。
　（ｂ３）送出された複製要求情報と、当該情報媒体制御装置３１０のアドレス情報とを含む統御複製要求情報を情報管理サーバ装置１００に送信する機能。
　（ｂ４）統御複製要求情報の送信後、当該統御複製要求情報内の管理ＩＤ、この管理ＩＤとは異なる子管理ＩＤを示す子管理ＩＤタグ、及び配布先情報を有する管理台帳情報を含む処理結果情報を情報管理サーバ装置１００から受信する機能。
　（ｂ５）統御複製要求情報に含まれて複製対象の電子データ本体に対応する管理ＩＤに基づいて、管理ファイルから電子データ本体を取り出し、当該取り出した電子データ本体、処理結果情報に含まれる子管理ＩＤタグ及び配布先情報を含む文書印刷データと、管理台帳情報を含む管理台帳印刷データとを作成し、文書印刷データ及び管理台帳印刷データを印刷装置４００に出力する機能。
　（ｂ６）出力された文書印刷データにより印刷された紙文書を配布後に回収した場合に、この紙文書から専用リーダ（タグ読込手段）５００により子管理ＩＤタグが示す子管理ＩＤが読み込まれると、当該読み込まれた子管理ＩＤを含む回収済更新要求を作成し、この回収済更新要求を情報管理サーバ装置１００に送信する機能。
　なお、図２に示したように、情報管理サーバ装置１００の各機能を情報媒体制御装置３００が備える場合、例えば、次のように変形すればよい。すなわち、情報媒体制御装置３１０の各ステップを含むプログラムとしては、例えば、次の各機能（ｃ１）～（ｃ１２）を実現させるためのものであればよく、これら各機能（ｃ１）～（ｃ１２）に、所望により、種々の情報や各ステップの機能といった任意の付加的事項を付加したものを用いればよい。但し、前述同様に、次の各機能（ｃ１）～（ｃ１２）は代表的な例であるため、若干、任意の付加的事項も含まれている。
　（ｃ１）管理ＩＤ及び電子データ本体を含む管理ファイルが書き込まれる管理ファイル管理テーブル３１６１を管理クライアントＤＢ３１６に書き込む機能。
　（ｃ２）管理ファイルの管理ＩＤ毎に、この管理ＩＤに関連した子管理ＩＤ及びステイタス情報と、複製依頼者情報及び配布先情報に基づく利用制限ポリシとを管理クライアントＤＢ３１６の系統管理テーブル１０５２に書き込む機能。
　（ｃ３）情報媒体制御装置のアドレス情報に基づく許可ポリシを管理クライアントＤＢ３１６のマスタポリシテーブル１０５４に書き込む機能。
　（ｃ４）複製対象の電子データ本体に対応する管理ＩＤ、複製依頼者情報及び配布先情報の入力を受け付けると共に、入力を受け付けた管理ＩＤ、複製依頼者及び配布先情報を含む複製要求情報を送出する機能。
　（ｃ５）送出された複製要求情報と、当該情報媒体制御装置３００のアドレス情報とを含む統御複製要求情報を送出する機能。
　（ｃ６）送出された統御複製要求情報内の複製依頼者情報及び配布先情報が、統御複製要求情報内の管理ＩＤに対応する系統管理テーブル１０５２内の利用制限ポリシを満たすか否かを判定する第１判定機能。
　（ｃ７）送出された統御複製要求情報内のアドレス情報が許可ポリシを満たすか否かを判定する第２判定機能。
　（ｃ８）第１及び第２判定機能による判定の結果、利用制限ポリシ及び許可ポリシを満たす場合、送出された統御複製要求情報内の管理ＩＤとは異なる子管理ＩＤを発行し、この子管理ＩＤを当該統御複製要求情報内の管理ＩＤに基づいて系統管理テーブル１０５２に書き込むと共に、書き込んだ子管理ＩＤに対応するステイタス情報を「配布済」に更新する機能。
　（ｃ９）発行された子管理ＩＤを示す子管理ＩＤタグ、統御複製要求情報内の管理ＩＤ及び配布先情報を含む管理台帳情報を作成し、この管理台帳情報を含む処理結果情報を送出する機能。
　（ｃ１０）送出された処理結果情報内の管理台帳情報に含まれる管理ＩＤに基づいて、管理ファイルから電子データ本体を取り出し、当該取り出した電子データ本体、管理台帳情報内の子管理ＩＤタグ及び配布先情報を含む文書印刷データと、管理台帳情報を含む管理台帳印刷データとを作成し、文書印刷データ及び管理台帳印刷データを印刷装置４００に出力する機能。
　（ｃ１１）出力された文書印刷データにより印刷された紙文書を配布後に回収した場合に、この紙文書から専用リーダ（タグ読込手段）５００により子管理ＩＤタグが示す子管理ＩＤが読み込まれると、当該読み込まれた子管理ＩＤを含む回収済更新要求を作成し、この回収済更新要求を送出する機能。
　（ｃ１２）送出された回収済更新要求内の子管理ＩＤに基づいて、ステイタス情報を「回収済」に更新する機能。
　管理クライアントＤＢ３１６は、図示しないＣＰＵから読出／書込可能な記憶装置として実現可能となっており、図１４に示すように、管理ファイル管理テーブル３１６１及びアクセスログテーブル３１６２を記憶する。
　管理ファイル管理テーブル３１６１は、管理ＩＤ毎に、ステイタス情報（例、閲覧中、－（廃止）、利用可、など）、管理ファイル属性情報（作成日時情報(alive)と、廃止(dead)した場合には廃止日時情報）及び管理ファイル実体を含んでいる。管理ファイル属性情報としては、ここでは、管理ファイルヘッダ部の部分情報（例、前述した作成・廃止日時情報に加え、当該管理ファイルの複製元の管理ファイル（親管理ファイル）を示す管理ＩＤ）を用いるが、その記載範囲は当該機器の環境設定や情報管理サーバ装置との規定に基づき、多用な形態が可能である。また、管理ファイル属性情報としては、各管理ファイルに対する当該機器でのアクセス回数といった管理ファイルヘッダ部に記載がない動的な利用情報を含んでもよい。
　アクセスログテーブル３１６２は、操作した日時毎に、操作種別、管理ＩＤ、管理ファイル名を含んでいる。操作種別は、ログイン状況、新規登録、電子データ複製、閲覧、消去といった操作の種別を示している。管理ＩＤは、操作された電子データを示す管理ＩＤである。管理ファイル名は、例えば、当該電子データの管理ＩＤに、当該電子データのファイル形式を示す拡張子を連接した情報である。アクセスログテーブルで管理する内容は、この他にも対象管理ファイルに対して操作を加えた当該機器の場所情報（社内／社外、ＧＰＳ情報）など、この限りではない。
　印刷装置４００は、情報媒体制御装置３００1～３００mのうちの１台であるが、ここでは通常のプリンタとして使用されている。
　次に、以上のように構成された文書管理支援システムの動作を図１５乃至図２０の模式図を用いて説明する。ここでは、管理ＩＤが付与された管理ファイルと文書配布先情報を指定して、配布先ごとに異なる子管理ＩＤや配布先情報を含む印刷文書を印刷装置４００に出力させる動作を説明する。
　情報媒体制御装置３１０の上位システム部３１１では、図２１に示す如き、管理ファイル、配布先、管理台帳出力有無を選択して印刷要求を行うための印刷画面Ｇ１０を利用者に提示する。このとき、上位システム部３１１は、適宜、利用者管理サーバ装置２００の利用者情報要求受付部２０１に問い合わせを行い、管理クライアントＤＢ２０２から利用者情報を取得し、配布先情報を表示する。また、印刷される各複製文書には、一部ずつ個体識別するための子管理ＩＤを含む識別タグが付与され、さらに、必要に応じて印刷時刻、配布先氏名、役職といった情報が印字される。図２２は、複製文書ｄｃ１～ｄｃ３の構成例を示しており、管理ファイルとして重要顧客名簿を選択し、識別タグをＱＲコード（登録商標）としている例であるが、それぞれこの例に限定されない。例えば識別タグは、印刷装置により付与（印刷又は貼付）が可能で、管理ＩＤを格納可能な光学タグ又は電子タグであれば、ＱＲコードに限らず、バーコード、二次元コード、カラーコード、透かし、ＲＦＩＤなどといった、いずれの形態でもよい。また、識別タグには、管理ＩＤの他、用期限、世代番号、ＵＲＬ、電話番号、メールアドレスを含めてもよい。
　これにより、例えば、携帯電話の撮像装置でＱＲコードを読み取り、携帯電話に表示された電話番号やメールアドレスに基づき、本情報の問い合わせ先に直接連絡を取ったり、携帯電話に格納された管理ＷｅｂサイトのＵＲＬにアクセスして、本情報に関する詳細情報を取得したり、回収・廃棄のステイタス変更を円滑に実行するといった効果を得ることができる。
　なお、この管理Ｗｅｂサイトは、回収・廃棄要求を受け付けて、情報管理サーバ装置１００に回収済更新要求の送付を受ける（後述）、図２０の上位システム部３１１として働いている。そして、携帯電話は後述する専用リーダ５００として働き、モバイル通信網を通じて管理ＩＤを上位システム部３１１（管理Ｗｅｂサイト）に発信するのである。
　出力される複製文書の回収管理を厳格化するため、この複製文書と併せ、情報資産管理台帳を印刷することができる。図２３は、情報資産管理台帳ｄｍの構成例である。情報資産管理台帳ｄｍには、元となる管理ファイルの管理ＩＤ情報及び複製文書の各管理ＩＤ（ＱＲコード）を基に情報資産の親子関係が示される。また、各複製文書ｄｃ１，…の配布先情報、配布日、回収日及び廃棄日を記載可能とし、複製文書の所有者や管理状況を管理する作業を自動化する。このような自動化手法により、手作業による作業手間や人的ミスを軽減し、業務効率の向上とコンプライアンス強化の効果を得ることができる。
　次に、複製文書及び情報資産管理台帳を印刷する動作詳細を説明する。
　情報媒体制御装置３１０の上位システム部３１１は、選択された管理ファイル情報（複製対象の電子データ本体に対応する管理ＩＤを含む）、要求依頼者情報、配布先情報、管理台帳出力有無情報を含む、印刷要求情報を情報媒体中央制御部３１２へ送出する（ＳＴ１）。なお、通常時に管理台帳出力の有無が予め決まっている場合には、例外時のみ管理台帳出力有無情報を入力すればよい。すなわち、管理台帳出力有無情報は、適宜、省略可能となっている。また、印刷要求情報は、複製要求情報と読み替えてもよい。要求依頼者情報は、複製依頼者情報と読み替えてもよい。
　情報媒体中央制御部３１２は、印刷要求情報を受け取ると、依頼時の情報媒体制御装置３１０に関する情報を取得するコンテキスト情報要求をコンテキスト情報取得部３１３へ送出する（ＳＴ２）。
　コンテキスト情報取得部３１３は、当該情報媒体制御装置３１０のＩＰアドレスといった当該情報媒体制御装置３１０の利用位置や利用形態を把握できる情報をコンテキスト情報としてオペレーティングシステムの機能を利用して取得し、情報媒体中央制御部３１２へ送出する（ＳＴ３）。当該情報媒体制御装置３１０に、ＧＰＳ、赤外線アドレス、無線ノードといった場所及び空間情報を取得可能な状態にある場合は、当該空間情報を含めてもよい。またＭＡＣアドレス、オペレーティングシステム、端末製品情報といった情報を含めてもよい。コンテキスト情報に応じて、指定された管理ファイルを印刷可能な条件にあるか否かを文書管理支援システムが判断し、当該判断に従って印刷処理を実行する。
　情報媒体中央制御部３１２は、上位システム部３１１から取得した印刷要求情報及びコンテキスト情報取得部３１３から取得したコンテキスト情報を含む統御印刷要求情報を通信要求通信部３１４へ送出する（ＳＴ４）。また、統御印刷要求情報は、統御複製要求情報と読み替えてもよい。
　通信要求通信部３１４は、情報管理サーバ装置１００と通信を行い、統御印刷要求情報を送出する（ＳＴ５）。
　情報管理サーバ装置１００の管理要求受付部は、情報媒体制御装置３１０との通信で取得した、統御印刷要求情報を情報管理制御部１０２へ送出する（ＳＴ６）。
　情報管理制御部１０２は、統御印刷要求情報内の印刷要求情報及びコンテキスト情報から、当該印刷要求の可否を判定するために必要な情報を選択し、ポリシ評価要求情報としてポリシ評価部１０３へ送出する（ＳＴ７）。
　ポリシ評価部１０３は、ポリシ評価要求情報に基づいて、複製元となる管理ファイルの利用制御ポリシを情報管理ＤＢ１０５の系統管理テーブル１０５２及びマスタポリシテーブル１０５４を参照しながら、要求された印刷処理が実行条件の範囲内か否かを判定する。本判定結果をポリシ評価結果情報として情報管理制御部１０２へ送出する（ＳＴ８）。判定条件の例として、複製利用が可能な日限を超過していないか、情報媒体制御装置３１０が無線ＬＡＮアクセスではなく有線ＬＡＮでアクセスか、印刷権限を所持する役職者であるか、といった項目がある。例えば、図１０に示すマスタポリシテーブル１０５４のポリシ番号００１～００３の場合、コンテキスト情報内のＩＰアドレスが許可ポリシを満たすか否か等が判定される。また例えば、図８に示す系統管理テーブル１０５４の場合、複製依頼者情報が“社員Ａ（作成者）”を示すか否か、また、配布先情報が“事業部Ｃ内”を示すか否かなどによって、利用制限ポリシを満たすか否かが判定される。系統管理テーブル１０５２及びマスタポリシテーブル１０５４を用いた判定の順序はいずれを先に実行してもよい。すなわち、ポリシ判定の順序は任意である。
　情報管理制御部１０２は、ポリシ評価結果で印刷実行が拒否された場合には、管理要求受付部１０１を経由して、情報媒体制御装置３１０へ実行権限のエラーを通知し、処理を終了する。ポリシ評価結果で印刷実行が承認された場合には、統御印刷要求情報を含む管理ＩＤ発行要求情報を情報管理制御部１０４へ送出し、複製文書のＩＤ発行処理及び管理台帳の生成処理を要求する（ＳＴ９）。
　情報管理制御部１０４は、管理ＩＤ発行要求情報を受け取ると、複製文書の部数分の管理ＩＤ（＝子管理ＩＤであり、統御印刷要求情報内の管理ＩＤとは異なる）及び管理台帳の管理ＩＤを発行し、情報管理ＤＢ１０５の管理ＩＤテーブル１０５１、系統管理テーブル１０５２に発行情報を書き込む。このとき、情報管理制御部１０４は、発行した子管理ＩＤを統御印刷要求情報内の管理ＩＤに基づいて系統管理テーブル１０５２に書き込むと共に、書き込んだ子管理ＩＤに対応する生存情報内のステイタス情報を「配布済」に更新する、というように発行情報を書き込む。また、情報管理制御部１０４は、管理台帳の管理ＩＤ、発行日、親管理ＩＤ、開示範囲（親管理ＩＤの利用制限ポリシ内の“場所”をコピーした内容）、複製依頼者、操作種別、配布先、子管理ＩＤ、配布日、回収日（空欄）、廃棄日（空欄）などといった管理台帳の発行情報を系統管理テーブル１０５２に書き込む。またアクセスログ管理テーブル１０５３に、当該印刷要求のログ情報を書き込む。情報管理制御部１０４は、発行した管理台帳の管理ＩＤを含む管理台帳生成要求を管理台帳生成部１０６に送出する（ＳＴ１０）。
　管理台帳生成部１０６は、管理台帳生成要求に基づき、発行された子管理ＩＤを示す子管理ＩＤタグ、統御印刷要求情報内の管理ＩＤ及び配布先情報を含む管理台帳情報を作成し、情報管理制御部１０４へ送出する（ＳＴ１１）。なお、ここでは、子管理ＩＤをバーコード、二次元コード、透かし又はカラーコードといった子管理ＩＤタグに変換することにより、子管理ＩＤを含む子管理ＩＤタグを生成して管理台帳情報を作成したが、これに限らず、子管理ＩＤを子管理ＩＤタグに変換せずに管理台帳情報を作成してもよい。また、管理台帳情報は、前述した子管理ＩＤタグ、統御印刷要求情報内の管理ＩＤ及び配布先情報に限らず、ここでは図２０に示したように、管理台帳の管理ＩＤ、発行日、複製依頼者情報、操作種別などの情報を含んでいる。また、管理台帳情報としては、管理台帳の管理ＩＤ、統御印刷要求情報内の管理ＩＤ、子管理ＩＤ（又は子管理ＩＤタグ）及び配布先情報、の４種類の情報を含んでいれば文書を管理し易い。
　情報管理制御部１０４は、複製文書用に発行した子管理ＩＤを含む子管理ＩＤ情報及び管理台帳情報を情報管理制御部１０２に送出する（ＳＴ１２）。なお、子管理ＩＤ情報は、管理台帳情報が子管理ＩＤタグを含むことから、省略することも可能である。
　情報管理制御部１０２は、ポリシ評価結果情報、子管理ＩＤ情報及び管理台帳情報を含むサーバ処理結果情報を管理要求受付部１０１に送出する（ＳＴ１３）。
　管理要求受付部１０１は、情報媒体制御装置３１０にサーバ処理結果情報を送出する（ＳＴ１４）。
　管理要求通信部３１４は、情報管理サーバ装置１００から受けたサーバ処理結果情報を情報媒体中央制御部３１２へ送出する（ＳＴ１５）。
　情報媒体中央制御部３１２は、サーバ処理結果情報内のポリシ評価結果情報から印刷処理を実行可能であることを確認し、複製元となる管理ファイル情報、子管理ＩＤ情報及び管理台帳情報を含む管理ファイル印刷要求を管理ファイル制御部３１５に送出する（ＳＴ１６）。なお、ポリシ評価結果情報及びその確認処理は、ポリシ評価結果が“許可”の場合のみ子管理ＩＤ情報及び管理台帳情報等を含むサーバ処理結果情報を受けることから、省略することも可能である。
　管理ファイル制御部３１５は、この管理ファイル印刷要求内の管理ファイル情報に含まれる管理ＩＤに基づいて、管理クライアントＤＢ３１５の管理ファイル管理テーブル３１６１から管理ファイル実体を取得する。当該管理ファイル実体からボディ部に格納された電子データ本体を抽出し、当該電子データ本体、子管理ＩＤ情報及び管理台帳情報を含む印刷処理情報を管理ファイル印刷制御部３１７へ送出する（ＳＴ１７）。また、管理ファイル制御部３１５は、子管理ファイルに関し、子管理ＩＤ、ステイタス“配布済”及び管理ファイルヘッダ部分情報を管理ファイル管理テーブル３１６１に書き込むと共に、アクセスログテーブル３１６２に、日時、操作種別“印刷”、子管理ＩＤ及び管理ファイル名を書き込む。
　管理ファイル印刷制御部３１７は、電子データ本体、管理台帳情報内の子管理ＩＤタグ及び配布先情報を含む文書印刷データと、管理台帳情報を含む管理台帳印刷データとを作成し、文書印刷データ及び管理台帳印刷データを印刷装置４００に出力する（ＳＴ１８）。なお、印刷データの作成は、管理台帳情報が子管理ＩＤタグではなく子管理ＩＤを含む場合には、管理台帳情報内の子管理ＩＤから、バーコード、二次元コード、カラーコード、透かしなどといった光学コード（子管理ＩＤタグ）を作成し、電子データ本体の印刷データにオーバレイ（光学的な上書き）を行う。この際、必要に応じて、印刷依頼日時情報や配布先情報を光学タグと一緒にオーバレイしてもよい。光学タグに印刷依頼日時情報や配布先情報、廃棄日限といった文書属性情報を格納する形態でもかまわない。
　印刷装置４００は、各複製文書の文書印刷データ及び管理台帳情報の管理台帳印刷データから印刷処理を実行し、図２２及び図２３に示した如き、複製文書ｄｃ１～ｄｃ３及び情報資産管理台帳ｄｍの各紙文書を出力する。印刷装置４００は、印刷処理が完了すると、印刷結果情報を管理ファイル印刷制御部３１７へ送出する（ＳＴ１９）。印刷結果情報を送出するタイミングは、要求された全ての複製文書及び管理台帳の印刷完了後でもよいし、各印刷文書及び管理台帳を１部印刷完了するごとに送出する形態でもかまわない。
　管理ファイル印刷制御部３１７は、印刷結果情報を受け取ると、管理ファイル制御部３１５へ印刷結果通知を送出する（ＳＴ２０）。印刷結果通知には、出力日時、枚数、用紙種別、カラー、モノクロ又は白黒印刷の種別、一枚あたりのページ数、両面印刷、地紋印刷といった印刷情報を含めてもよい。
　管理ファイル制御部３１５は、印刷出力結果情報を管理クライアントＤＢ３１６のアクセスログテーブル３１６２に書き込む。管理クライアントＤＢ３１６への書き込みが完了すると、印刷結果通知を情報媒体中央制御部３１２へ送出する（ＳＴ２１）。
　情報媒体中央制御部３１２は、印刷結果通知を管理要求通信部３１４へ送出する（ＳＴ２２）。
　管理要求通信部３１４は、印刷結果通知を情報管理サーバ装置１００へ送出する（ＳＴ２３）。
　管理要求受付部１０１は、情報媒体制御装置３１０から受けた印刷完了通知を情報管理制御部１０２へ送出する（ＳＴ２４）。
　情報管理制御部１０２は、情報管理制御部１０４へ印刷結果通知を送出する（ＳＴ２５）。
　情報管理制御部１０４は、情報管理ＤＢ１０５の系統管理テーブル１０５２に複製文書情報を書き込む。この時、印刷元の管理ファイルの管理ＩＤから複製した子情報媒体として、親子関係性、媒体種別、配布先情報といった所在情報を当該系統管理テーブル１０５２に格納する。情報管理制御部１０４は、情報管理ＤＢ１０５への書き込みを完了すると、印刷完了応答を情報管理制御部１０２へ送出する（ＳＴ２６）。
　情報管理制御部１０２は、印刷完了応答を管理要求受付部１０１へ送出する（ＳＴ２７）。
　管理要求受付部１０１は、情報媒体制御装置３１０へ印刷完了応答を送出する（ＳＴ２８）。
　管理要求通信部３１５は、情報管理サーバ装置１００から受け取った印刷完了応答を情報媒体中央制御部３１３へ送出する（ＳＴ２９）。
　情報媒体中央制御部３１３は、印刷処理を正常に完了できたことを印刷処理完了情報として、上位システム部３１１へ送出し、処理を完了する。印刷処理完了情報には、発行した子管理ＩＤ情報を含む、複製文書に関する情報を含む形態でもよい。
　次に、複製文書ｄｃ１～ｄｃ３を回収したときの動作について図２０を用いて述べる。
　専用リーダ５００は、複製文書ｄｃ１～ｄｃ３を回収したユーザの操作により、複製文書ｄｃ１～ｄｃ３の子管理ＩＤタグ（ＱＲコード）が示す子管理ＩＤ及び情報資産管理台帳ｄｍの管理ＩＤタグ（ＱＲコード）が示す管理ＩＤを読み込んで上位システム部３１１に送出する。
　上位システム部３１１は、これら複製文書ｄｃ１～ｄｃ３の子管理ＩＤ及び情報資産管理台帳ｄｍの管理ＩＤを含む回収済更新要求を、情報媒体中央制御部３１２及び管理要求通信部３１４を介して情報管理サーバ装置１００に送信する。
　情報管理サーバ装置１００においては、この回収済更新要求を、管理要求受付部１０１及び情報管理制御部１０２を介して情報管理制御部１０４が受ける。
　情報管理制御部１０４は、この回収済更新要求に基づいて、情報管理ＤＢ１０５内の系統管理テーブル１０５２の生存情報内のステイタス情報を“配布済”から“回収済”に更新し、更新内容を示すアクセスログ情報をアクセスログ管理テーブル１０５３に書き込み、更新完了通知を管理要求受付部１０１及び情報管理制御部１０２を介して情報媒体制御装置３１０に送信する。
　情報媒体制御装置３１０においては、この更新完了通知を、管理要求通信部３１４及び情報媒体中央制御部３１２を介して管理ファイル制御部３１５が受ける。
　管理ファイル制御部３１５は、この更新完了通知に基づいて、管理クライアントＤＢ３１５内のアクセスログテーブル３１６２にアクセスログ（日時、操作種別“回収済”、子管理ＩＤ）を書き込むと共に、管理ファイル管理テーブル３１６１の子管理ＩＤに該当するステイタスを“回収済”に更新し、ＤＢ更新完了を情報媒体中央制御部３１２に送出する。
　情報媒体中央制御部３１２は、ＤＢ更新完了を受けると、回収処理完了情報を上位システム部３１１に送出する。
　上述したように本実施形態によれば、利用制限ポリシ及び許可ポリシを満たす場合、管理台帳情報を含む処理結果情報に基づいて、子管理ＩＤ及び電子データ本体を含む文書印刷データと、管理台帳情報を含む管理台帳データとを出力する。これにより、厳格な管理ポリシが規定された文書を複製する場合でも、複製文書の厳格かつ効率的な配布を実現できる。また、印刷された紙文書を配布後に回収した場合、この紙文書から読み込まれた子管理ＩＤタグを示す子管理ＩＤを含む回収済更新要求を送信し、回収済更新要求内の子管理ＩＤに基づいて、ステイタス情報を「回収済」に更新する。これにより、複製文書の効率的な回収を実現できる。
　従って、厳格な管理ポリシが規定された文書を複製する場合でも、複製文書の厳格かつ効率的な配布及び回収までの文書ライフサイクル管理を実現することができる。
　例えば、厳格な管理ポリシが規定された文書を複製する状況の一例として、回収が必要な機密資料を紙文書に複製して会議を行う場合に、配布する各紙文書にシリアル番号を手書きで付記し、本文書の配布先や回収状況を管理する配布管理台帳を起こす業務シーンがあるとする。このとき、厳密な情報管理を行うためには、機密資料を紙文書に印刷及び複写する利用者が操作時の状況で、その操作を実行できる権限を保有するのか、配布先がその紙文書を受け取れる権限を保有するのかを都度検証する必要がある。
　しかしながら、従来の４つの手法では、シリアル番号の記載や台帳作成、権限の検証といった情報管理に伴う業務をうまく自動化できていない。このため、従来の４つの手法では、人的ミスの可能性によりコンプライアンス違反が生じる心配や、情報管理に伴う業務の負荷が増大してしまう心配がある。
　まとめると、従来の４つの手法は、厳格な管理ポリシが規定された文書を複製する場合には不向きであり、人的ミスの可能性により複製文書の厳格な文書ライフサイクル管理を実現できないという不都合がある。更には、従来の４つの手法は、情報管理に伴う業務負荷の増大により効率的な文書ライフサイクル管理を実現できないという不都合もある。
　一方、本実施形態では、前述した通り、このような不都合が無い。
　また、本実施形態では、異なる管理ＩＤを付与した複製文書と、複製原本と複製文書との関係や管理状態（配布、回収、廃棄等）を管理する文書管理台帳とを自動出力することができる。
　これにより、本実施形態では、配布までの文書管理番号の付番作業や管理台帳の作成作業を自動化できることに加え、各複製文書の子管理ＩＤや管理台帳の管理ＩＤを介して各複製文書の管理状態をシステムに効率的に反映することができる。
　例えば、複製文書に印刷された二次元コードから管理ＩＤを専用リーダ５００や携帯端末で読み取り、回収、廃棄といったステイタスを情報管理サーバ装置１００へ送出することで、系統管理テーブル１０５２に複製文書の管理状態を自動反映させる。この反映を自動集計することで、未配布、未回収、未廃棄の複製文書とその所在を効率的に特定し、所有者または管理責任者にメールや電話を通じて、対象となる複製文書を適切な管理状態へ促す仕組みを構築することができる。
　更に、本実施形態によれば、複製文書に印字された管理ＩＤタグから管理ＩＤを専用リーダ５００や携帯端末で読み取り、当該文書の利用期限、廃棄・回収すべき日時を情報管理サーバ装置１００に問い合わせる仕組みを構築することもできる。これにより、利用期限、廃棄・回収日時の管理ポリシが情報管理サーバ装置１００で変更された場合でも、複製文書を所持したユーザが当該文書の適切な取り扱いに関する情報を能動的に取得する仕組みを構築することができる。
　＜第２の実施形態＞
　図２４は第２の実施形態に係る文書管理支援システムの構成を示す模式図であり、図５と同一部分には同一符号を付してその詳しい説明を省略し、ここでは異なる部分について主に述べる。なお、以下の各実施形態も同様にして重複した説明を省略する。
　本実施形態は、第１の実施形態の変形例であり、管理ＩＤが印刷された紙文書から、子管理ＩＤが印刷された複製文書を複写する形態である。なお、本実施の形態では、情報媒体制御装置３００のうち、デジタル複合機や複写機といった、操作パネルを有し、紙文書から紙文書を複写する機能を有する機器を情報媒体制御装置３２０として扱う。
　ここで、情報媒体制御装置は、上位システム部３２１、情報媒体中央制御部３２２、コンテキスト情報取得部３２３、管理要求通信部３２４、ＩＣカード読取部３２５、Ｗｅｂサーバ部３２６、パネル制御部３２７、印刷制御部３２８、スキャナ部３２９を備えている。
　上位システム部３２１は、ＩＣカード読取部３２５からの複写要求者の利用者ＩＤ情報とパネル制御部３２７からの画面選択情報とを取得して複写要求情報として情報媒体中央制御部３２２に送出する機能と、利用者ＩＤ情報や画面選択情報を取得して必要に応じてＷｅｂサーバ部３２６にＷｅｂページを要求し、パネル表示用ページ情報を取得する機能とを備えている。
　情報媒体中央制御部３２２は、上位システム部３２１からの複写要求情報を受け印刷制御部３２８に複写原本となる紙文書情報を要求し、当該複写原本の親管理ＩＤ情報を取得する機能と、コンテキスト情報取得部３２３からコンテキスト情報を取得する機能と、複写要求情報、複写原本の親管理ＩＤ情報及びコンテキスト情報とを含む統御複写要求情報を管理要求通信部３２４へ送出する機能とを備えている。
　コンテキスト情報取得部３２３は、情報媒体中央制御部３２２からのコンテキスト情報要求に対してＩＰアドレスやＭＡＣアドレスといった当該媒体制御装置３２０に関するコンテキスト情報をオペレーティングシステムの関係機能等から取得し、情報媒体中央制御部３２２へ送出する機能を備えている。
　管理要求通信部３２４は、情報媒体中央制御部３２２からの統御複写要求情報を受け取ると、情報管理サーバ装置１００と通信して、当該統御複写要求情報を送出する機能と、情報管理サーバ装置からサーバ処理結果情報を受け取って情報媒体中央制御部３２２へ送出する機能とを備えている。
　ＩＣカード読取部３１４は、複写要求者のＩＣカードから利用者ＩＤ情報を読み取って当該利用者ＩＤ情報を上位システム部３２１へ送出する機能を備えている。
　Ｗｅｂサーバ部３２６は、上位システム部３２１からのページ要求に応じて当該情報媒体制御装置のパネルに表示するパネルページ情報を作成して上位システム部３２１へ送出する機能と、このパネルページ情報作成時に必要な利用者情報を利用者管理サーバ装置２００から取得する機能とを備えている。
　パネル制御部３２７は、上位システム部３２１から受け取ったパネルページ情報を当該情報媒体装置３２０のパネルに表示する機能と、パネル画面上で選択された画面選択情報を上位システム部３２１へ送出する機能とを備えている。
　印刷制御部３２８は、情報媒体中央制御部３２２からの原稿読込要求に応じてスキャナ部３２９へ複写親文書情報のスキャンを要求する機能と、スキャナ部３２９からのこの複写親文書情報に付された管理ＩＤ情報を解析及び抽出して情報媒体中央制御部３２２へ送出する機能とを備えている。
　スキャナ部３２９は、印刷制御部３２８からの親文書のスキャン要求に応じて、親文書のスキャンイメージを読み取り、当該スキャンイメージ情報を含むスキャン結果情報を印刷制御部３２８へ送出する機能を備えている。
　次に、複製文書の複写及び情報資産管理台帳の印刷を行う動作詳細を図２５乃至図２７の構成図を用いて説明する。
　情報媒体制御装置３２０のパネルには、画面待受状態として図２８の画面構成例に示すように、利用者のＩＤカードを当該情報媒体制御装置３２０のＩＣカードリーダにかざすことを促す画面Ｇ２０が表示されている。ここで、ＩＤカードがＩＣカードリーダにかざされると、ＩＣカード読取部３２５は、上位システム部３２１へ読み取った利用者ＩＤ情報を送出する（ＳＴ４１）。
　上位システム部３２１は、受け取った利用者ＩＤ情報を含むページ要求情報をＷｅｂサーバ部３２６へ送出する（ＳＴ４２）。
　Ｗｅｂサーバ部３２６は、ページ要求情報に含まれた利用者ＩＤ情報を含む利用者情報要求を利用者管理サーバ装置２００へ送出する（ＳＴ４３）。
　利用者管理サーバ装置２００は、利用者情報要求受付部２０１から管理クライアントＤＢ２０２へ当該利用者ＩＤに関係する利用者情報を取得し、Ｗｅｂサーバ部３２６へ送出する（ＳＴ４４）。ここで、「利用者ＩＤに関係する利用者情報」は、利用者ＩＤが示す利用者情報を含むものであり、適宜、この利用者ＩＤが示す利用者情報に一部（例、苗字、所属など）が共通する利用者情報を付加してもよい。
　Ｗｅｂサーバ部３２６は、得られた利用者情報及び操作ボタンを含むパネル操作画面用Ｗｅｂページを表示するためのパネルページ情報を作成して、上位システム部３２１へ送出する（ＳＴ４５）。当該Ｗｅｂページは、図２９の複写操作画面Ｇ３０の構成例に示すように、依頼者情報（利用者ＩＤが示す利用者情報）の表示領域ｇ３１や「統御コピー」と表示した複写操作ボタンｇ３２を含むものであればよく、スキャン操作ボタンｇ３３、ログアウト操作ボタンｇ３４は適宜、省略してもよい。
　上位システム部３２１は、受け取ったパネルページ情報をパネル制御部３２７へ送出する（ＳＴ４６）。
　パネル制御部３２７は、受け取ったパネルページ情報を当該情報媒体制御装置３２０のパネルに表示する。パネル上でタッチパネルといった入力手段を介して複写操作ボタンｇ３２が選択されると、パネル制御部３２７は、選択された情報を画面選択情報として、上位システム部３２１へ送出する（ＳＴ４７）。
　上位システム部３２１は、当該利用者ＩＤに関係づけられた統御コピー用のパネルページを要求するためのページ要求情報をＷｅｂサーバ部３２６へ送出する（ＳＴ４８）。
　Ｗｅｂサーバ部３２６は、図３０に示す如き、依頼者情報ｇ４１を含み、配布先情報の選択領域ｇ４２や管理台帳出力有無のチェックボックスｇ４３、複写操作ボタンｇ４４及びログアウト操作ボタンｇ４５を含む画面Ｇ４０を表示するためのパネルページ情報を作成し、上位システム部３２１へ送出する（ＳＴ４９）。なお、配布先情報としては、ステップＳＴ４４で取得した利用者情報（共通する属性の利用者情報）を用いてもよく、（共通する属性の利用者情報を取得していない場合には）再度ＳＴ４４と同様な処理を実行して取得した利用者情報（共通する属性の利用者情報）を用いてもよい。
　上位システム部３２１は、パネルページ情報をパネル制御部３２７へ送出する（ＳＴＳＴ５０）。
　パネル制御部３２７は、受け取ったパネルページ情報を当該情報媒体制御装置３２０のパネルに表示する。次に、パネル上で選択された配布先情報、管理台帳出力有無を含む画面選択情報を上位システム部３２１へ送出する（ＳＴ５１）。
　上位システム部３２１は、複写依頼者の利用者ＩＤ情報、配布先情報、管理台帳出力有無を含む複写要求情報を情報媒体中央制御部３２２へ送出する（ＳＴ５２）。
　情報媒体中央制御部３２２は、複写原本となる原稿を読み込むよう原稿読込要求を印刷制御部３２８へ送出する（ＳＴ５３）。
　印刷制御部３２８は、原稿読込要求を受けると、原稿のスキャンイメージ情報を要求するスキャン要求をスキャナ部３２９へ送出する（ＳＴ５４）。
　スキャナ部３２９は、スキャン要求を受けると、複写原本となる原稿を読み込んで得られたスキャンイメージ情報を含むスキャン結果情報を印刷制御部３２８へ送出する（ＳＴ５５）。
　印刷制御部３２８は、スキャンイメージ情報から埋め込まれた当該文書情報の管理ＩＤ情報を取得し、親管理ＩＤ情報として情報媒体中央制御部３２２へ送出する（ＳＴ５６）。
　情報媒体中央制御部３２２は、親管理ＩＤ情報を受け取ると、依頼時の情報媒体制御装置３２０に関する情報を取得するコンテキスト情報要求をコンテキスト情報取得部３２３へ送出する（ＳＴ５７）。
　コンテキスト情報取得部３２３は、実施形態１のＳＴ２と同様、当該情報媒体制御装置３２０のＩＰアドレスといった当該情報媒体制御装置３２０の利用位置や利用形態を把握できる情報をコンテキスト情報としてオペレーティングシステムの機能を利用して取得し、情報媒体中央制御部３２２へ送出する（ＳＴ５５）。
　情報媒体中央制御部３２２は、上位システム部３２１から取得した複写要求情報、印刷制御部３２８から取得した親管理ＩＤ情報及びコンテキスト情報取得部３２３から取得したコンテキスト情報を含む統御複写要求情報ＳＴ５６を管理要求通信部３２４へ送出する（ＳＴ５６）。
　管理要求通信部３２４は、情報管理サーバ装置１００と通信を行い、統御複写要求情報を送出する（ＳＴ５７）。
　情報管理サーバ装置１００は、第１の実施形態のステップＳＴ５乃至ＳＴ１４と同様の処理を行い、サーバ処理結果情報を情報媒体制御装置３２０へ送出する（ＳＴ５８乃至ＳＴ６６）。ここで、統御印刷要求情報を統御複写要求情報で読み替えるものとする。
　管理要求通信部３２４は、情報管理サーバ装置１００から受け取ったサーバ処理結果情報を情報媒体中央制御部３２２へ送出する（ＳＴ６７）。
　情報媒体中央制御部３２２は、サーバ処理結果情報に含まれた子管理ＩＤ情報及び管理台帳情報を含む複写要求情報を印刷制御部３２８へ送出する（ＳＴ６８）。
　印刷制御部３２８は、複写要求情報を受け取ると、子管理ＩＤ情報からバーコード、二次元コード、カラーコード、透かしなどといった光学コードを作成し、親文書のスキャンイメージにある親管理ＩＤ情報の光学コード情報にオーバレイした印刷用データを複製文書一部ずつ作成し、印刷を行う。また管理台帳情報を処理して管理台帳を印刷する。各文書出力処理が完了すると、複写完了情報を情報媒体中央制御部３２２へ送出する（ＳＴ６９）。
　情報媒体中央制御部３２２は、複写完了情報を受け取ると、複写結果情報を管理要求通信部３２４へ送出する（ＳＴ７０）。
　管理要求通信部３２４は、複写結果情報を情報管理サーバ装置１００へ送出する（ＳＴ７１）。
　情報管理サーバ装置１００は、第１の実施形態のステップＳＴ２３乃至ＳＴ２８と同様の処理を行い、複写完了応答を情報媒体制御装置３２０へ送出する（ＳＴ７６）。ここで、印刷完了応答は複写完了応答と読み替える。
　管理要求通信部３２４は、情報管理サーバ装置１００から受け取った複写完了応答を情報媒体中央制御部３２２へ送出する（ＳＴ７７）。
　情報媒体中央制御部３２２は、複写完了応答を受けると、複写完了をパネル上へ通知するための複写処理完了情報を上位システム部３２１へ送出する（ＳＴ７８）。
　上位システム部３２１は、この複写処理完了情報をページ要求情報としてＷｅｂサーバ部３２６へ送出する（ＳＴ７９）。
　Ｗｅｂサーバ部３２６は、図３１に示す如き、依頼者情報ｇ５１を含み、親管理ＩＤ、配布先情報及び複写部数を含む複製完了メッセージｇ５２を含む画面Ｇ５０を表示するためのパネルページ情報を作成して上位システム部３２１へ送出する（ＳＴ８０）。
　上位システム部３２１は、パネルページ情報をパネル制御部３２７へ送出する（ＳＴ８１）。
　パネル制御部３２７は、パネルページ情報に基づいて、図３１に示した画面Ｇ５０を表示し、処理を完了する。
　なお、回収時の動作については、第１の実施形態と同様に実行される。
　上述したように本実施形態によれば、管理ＩＤが印刷された紙文書から、子管理ＩＤが印刷された複製文書を複写する場合であっても、第１の実施形態と同様の効果を得ることができる。
　また、以上説明した各実施形態によれば、書類の複製を制限しつつ、書類のライフサイクルを管理することができる。
　なお、上記各実施形態に記載した手法は、コンピュータに実行させることのできるプログラムとして、磁気ディスク（フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスクなど）、光ディスク（ＣＤ－ＲＯＭ、ＤＶＤなど）、光磁気ディスク（ＭＯ）、半導体メモリなどの記憶媒体に格納して頒布することもできる。
　また、この記憶媒体としては、プログラムを記憶でき、かつコンピュータが読み取り可能な記憶媒体であれば、その記憶形式は何れの形態であっても良い。
　また、記憶媒体からコンピュータにインストールされたプログラムの指示に基づきコンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）や、データベース管理ソフト、ネットワークソフト等のＭＷ（ミドルウェア）等が上記実施形態を実現するための各処理の一部を実行しても良い。
　さらに、上記各実施形態における記憶媒体は、コンピュータと独立した媒体に限らず、ＬＡＮやインターネット等により伝送されたプログラムをダウンロードして記憶または一時記憶した記憶媒体も含まれる。
　また、記憶媒体は１つに限らず、複数の媒体から上記実施形態における処理が実行される場合も上記実施形態における記憶媒体に含まれ、媒体構成は何れの構成であっても良い。
　上記実施形態におけるコンピュータは、記憶媒体に記憶されたプログラムに基づき、上記実施形態における各処理を実行するものであって、パソコン等の１つからなる装置、複数の装置がネットワーク接続されたシステム等の何れの構成であっても良い。
　また、上記実施形態におけるコンピュータとは、パソコンに限らず、情報処理機器に含まれる演算処理装置、マイコン等も含み、プログラムによって実施形態の機能を実現することが可能な機器、装置を総称している。
　なお、上記実施形態はそのままの形態に限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で構成要素を変形して具体化できる。また、上記実施形態に開示されている複数の構成要素の適宜な組合せにより種々の変形例を形成できる。例えば、実施形態に示される全構成要素から幾つかの構成要素を削除してもよい。更に、異なる実施形態に亘る構成要素を適宜組合せてもよい。

Claims (5)

  1. 　互いに通信可能な複数の情報媒体制御装置（３００１～３００ｍ）及び情報管理サーバ装置（１００）を備えた文書管理支援システムであって、
    　前記各情報媒体制御装置は、
    　管理ＩＤ及び電子データ本体を含む管理ファイルが書き込まれる管理ファイル管理テーブル（３１６１）を記憶する管理ファイル管理テーブル記憶手段（ｂ１，３１６）と、
    　複製対象の電子データ本体に対応する管理ＩＤ、複製依頼者情報及び配布先情報の入力を受け付けると共に、前記入力を受け付けた管理ＩＤ、複製依頼者及び配布先情報を含む複製要求情報を送出する複製要求送出手段（ｂ２，３１１，ＳＴ１）と、
    　前記送出された複製要求情報と、当該情報媒体制御装置のアドレス情報とを含む統御複製要求情報を前記情報管理サーバ装置に送信する統御複製要求送信手段（ｂ３，３１２，３１４，ＳＴ４～ＳＴ５）と、
    　前記統御複製要求情報の送信後、当該統御複製要求情報内の管理ＩＤ、この管理ＩＤとは異なる子管理ＩＤを示す子管理ＩＤタグ、及び前記配布先情報を有する管理台帳情報を含む処理結果情報を前記情報管理サーバ装置から受信する処理結果受信手段（ｂ４，３１４，ＳＴ１５）と、
    　前記複製対象の電子データ本体に対応する管理ＩＤに基づいて、前記管理ファイルから電子データ本体を取り出し、当該取り出した電子データ本体、前記処理結果情報に含まれる子管理ＩＤタグ及び配布先情報を含む文書印刷データと、前記管理台帳情報を含む管理台帳印刷データとを作成し、前記文書印刷データ及び管理台帳印刷データを出力する印刷データ出力手段（ｂ５，３１５，３１７，ＳＴ１７～ＳＴ１８）と、
    　前記出力された文書印刷データにより印刷された紙文書を配布後に回収した場合に、この紙文書からタグ読込手段（５００）により子管理ＩＤタグが示す子管理ＩＤが読み込まれると、当該読み込まれた子管理ＩＤを含む回収済更新要求を作成し、この回収済更新要求を前記情報管理サーバ装置に送信する回収済更新要求送信手段（ｂ６，３１１，３１２，３１４）と、
    　を備えており、
    　前記情報管理サーバ装置は、
    　前記管理ファイルの管理ＩＤ毎に、この管理ＩＤに関連した子管理ＩＤ及びステイタス情報と、複製依頼者情報及び配布先情報に基づく利用制限ポリシとが書き込まれる系統管理テーブル（１０５２）を記憶する系統管理テーブル記憶手段（１０５）と、
    　情報媒体制御装置のアドレス情報に基づく許可ポリシを含むマスタポリシテーブル（１０５４）を記憶するマスタポリシテーブル記憶手段（１０５）と、
    　前記複製要求送信手段から受信した統御複製要求情報内の複製依頼者情報及び配布先情報が、前記統御複製要求情報内の管理ＩＤに対応する前記系統管理テーブル内の利用制限ポリシを満たすか否かを判定する第１判定手段（ａ３，１０３，ＳＴ８）と、
    　前記受信した統御複製要求情報内のアドレス情報が前記許可ポリシを満たすか否かを判定する第２判定手段（ａ４，１０３，ＳＴ８）と、
    　前記第１及び第２判定手段による判定の結果、前記利用制限ポリシ及び前記許可ポリシを満たす場合、前記受信した統御複製要求情報内の管理ＩＤとは異なる子管理ＩＤを発行し、この子管理ＩＤを当該統御複製要求情報内の管理ＩＤに基づいて前記系統管理テーブルに書き込むと共に、書き込んだ子管理ＩＤに対応するステイタス情報を「配布済」に更新する子管理ＩＤ発行手段（ａ５，１０４）と、
    　前記発行された子管理ＩＤを示す子管理ＩＤタグ、前記統御複製要求情報内の管理ＩＤ及び配布先情報を含む管理台帳情報を作成し、この管理台帳情報を含む前記処理結果情報を前記統御複製要求情報の送信元の情報媒体制御装置に送信する管理台帳情報作成手段（ａ６，１０６，１０４，１０２，１０１，ＳＴ１１～ＳＴ１４）と、
    　前記回収済更新要求送信手段から受信した回収済更新要求内の子管理ＩＤに基づいて、前記ステイタス情報を「回収済」に更新する回収済更新手段（ａ７，１０４）と、
    　を備えたことを特徴とする文書管理支援システム。
  2. 　互いに通信可能な複数の情報媒体制御装置（３００１～３００ｍ）のうちの２台以上の各第１情報媒体制御装置と、前記複数の情報媒体制御装置のうち、前記各第１情報媒体制御装置とは異なる各第２情報媒体制御装置とを備えた文書管理支援システムであって、
    　前記各第２情報媒体制御装置は、
    　管理ＩＤ及び電子データ本体を含む管理ファイルが書き込まれる管理ファイル管理テーブル（３１６１）を記憶する管理ファイル管理テーブル記憶手段（ｂ１，３１６）と、
    　複製対象の電子データ本体に対応する管理ＩＤ、複製依頼者情報及び配布先情報の入力を受け付けると共に、前記入力を受け付けた管理ＩＤ、複製依頼者及び配布先情報を含む複製要求情報を送出する複製要求送出手段（ｂ２，３１１，ＳＴ１）と、
    　前記送出された複製要求情報と、当該情報媒体制御装置のアドレス情報とを含む統御複製要求情報を前記情報管理サーバ装置に送信する統御複製要求送信手段（ｂ３，３１２，３１４，ＳＴ４～ＳＴ５）と、
    　前記統御複製要求情報の送信後、当該統御複製要求情報内の管理ＩＤ、この管理ＩＤとは異なる子管理ＩＤを示す子管理ＩＤタグ、及び前記配布先情報を有する管理台帳情報を含む処理結果情報を前記情報管理サーバ装置から受信する処理結果受信手段（ｂ４，３１４，ＳＴ１５）と、
    　前記複製対象の電子データ本体に対応する管理ＩＤに基づいて、前記管理ファイルから電子データ本体を取り出し、当該取り出した電子データ本体、前記処理結果情報に含まれる子管理ＩＤタグ及び配布先情報を含む文書印刷データと、前記管理台帳情報を含む管理台帳印刷データとを作成し、前記文書印刷データ及び管理台帳印刷データを出力する印刷データ出力手段（ｂ５，３１５，３１７，ＳＴ１７～ＳＴ１８）と、
    　前記出力された文書印刷データにより印刷された紙文書を配布後に回収した場合に、この紙文書からタグ読込手段（５００）により子管理ＩＤタグが示す子管理ＩＤが読み込まれると、当該読み込まれた子管理ＩＤを含む回収済更新要求を作成し、この回収済更新要求を前記情報管理サーバ装置に送信する回収済更新要求送信手段（ｂ６，３１１，３１２，３１４）と、
    　を備えており、
    　前記各第１情報媒体制御装置は、
    　　前記管理ファイルの管理ＩＤ毎に、この管理ＩＤに関連した子管理ＩＤ及びステイタス情報と、複製依頼者情報及び配布先情報に基づく利用制限ポリシとが書き込まれる系統管理テーブル（１０５２）を記憶する系統管理テーブル記憶手段（１０５）と、
    　情報媒体制御装置のアドレス情報に基づく許可ポリシを含むマスタポリシテーブル（１０５４）を記憶するマスタポリシテーブル記憶手段（１０５）と、
    　前記複製要求送信手段から受信した統御複製要求情報内の複製依頼者情報及び配布先情報が、前記統御複製要求情報内の管理ＩＤに対応する前記系統管理テーブル内の利用制限ポリシを満たすか否かを判定する第１判定手段（ａ３，１０３，ＳＴ８）と、
    　前記受信した統御複製要求情報内のアドレス情報が前記許可ポリシを満たすか否かを判定する第２判定手段（ａ４，１０３，ＳＴ８）と、
    　前記第１及び第２判定手段による判定の結果、前記利用制限ポリシ及び前記許可ポリシを満たす場合、前記受信した統御複製要求情報内の管理ＩＤとは異なる子管理ＩＤを発行し、この子管理ＩＤを当該統御複製要求情報内の管理ＩＤに基づいて前記系統管理テーブルに書き込むと共に、書き込んだ子管理ＩＤに対応するステイタス情報を「配布済」に更新する子管理ＩＤ発行手段（ａ５，１０４）と、
    　前記発行された子管理ＩＤを示す子管理ＩＤタグ、前記統御複製要求情報内の管理ＩＤ及び配布先情報を含む管理台帳情報を作成し、この管理台帳情報を含む前記処理結果情報を前記統御複製要求情報の送信元の情報媒体制御装置に送信する管理台帳情報作成手段（ａ６，１０６，１０４，１０２，１０１，ＳＴ１１～ＳＴ１４）と、
    　前記回収済更新要求送信手段から受信した回収済更新要求内の子管理ＩＤに基づいて、前記ステイタス情報を「回収済」に更新する回収済更新手段（ａ７，１０４）と、
    　からなる各手段がそれぞれ分散配置されたことを特徴とする文書管理支援システム。
  3. 　情報媒体制御装置（３００）であって、
    　管理ＩＤ及び電子データ本体を含む管理ファイルが書き込まれる管理ファイル管理テーブル（３１６１）を記憶する管理ファイル管理テーブル記憶手段（ｃ１，３１６１）と、
    　前記管理ファイルの管理ＩＤ毎に、この管理ＩＤに関連した子管理ＩＤ及びステイタス情報と、複製依頼者情報及び配布先情報に基づく利用制限ポリシとが書き込まれる系統管理テーブル（１０５２）を記憶する系統管理テーブル記憶手段（ｃ２，１０５）と、
    　情報媒体制御装置のアドレス情報に基づく許可ポリシを含むマスタポリシテーブル（１０５４）を記憶するマスタポリシテーブル記憶手段（ｃ３，１０５）と、
    　複製対象の電子データ本体に対応する管理ＩＤ、複製依頼者情報及び配布先情報の入力を受け付けると共に、前記入力を受け付けた管理ＩＤ、複製依頼者及び配布先情報を含む複製要求情報を送出する複製要求送出手段（ｃ４）と、
    　前記送出された複製要求情報と、当該情報媒体制御装置のアドレス情報とを含む統御複製要求情報を送出する統御複製要求送出手段（ｃ５）と、
    　前記送出された統御複製要求情報内の複製依頼者情報及び配布先情報が、前記統御複製要求情報内の管理ＩＤに対応する前記系統管理テーブル内の利用制限ポリシを満たすか否かを判定する第１判定手段（ｃ６）と、
    　前記送出された統御複製要求情報内のアドレス情報が前記許可ポリシを満たすか否かを判定する第２判定手段（ｃ７）と、
    　前記第１及び第２判定手段による判定の結果、前記利用制限ポリシ及び前記許可ポリシを満たす場合、前記送出された統御複製要求情報内の管理ＩＤとは異なる子管理ＩＤを発行し、この子管理ＩＤを当該統御複製要求情報内の管理ＩＤに基づいて前記系統管理テーブルに書き込むと共に、書き込んだ子管理ＩＤに対応するステイタス情報を「配布済」に更新する子管理ＩＤ発行手段（ｃ８）と、
    　前記発行された子管理ＩＤを示す子管理ＩＤタグ、前記統御複製要求情報内の管理ＩＤ及び配布先情報を含む管理台帳情報を作成し、この管理台帳情報を含む前記処理結果情報を送出する管理台帳情報作成手段（ｃ９）と、
    　前記送出された処理結果情報内の管理台帳情報に含まれる管理ＩＤに基づいて、前記管理ファイルから電子データ本体を取り出し、当該取り出した電子データ本体、前記管理台帳情報内の子管理ＩＤタグ及び配布先情報を含む文書印刷データと、前記管理台帳情報を含む管理台帳印刷データとを作成し、前記文書印刷データ及び管理台帳印刷データを出力する印刷データ出力手段（ｃ１０）と、
    　前記出力された文書印刷データにより印刷された紙文書を配布後に回収した場合に、この紙文書からタグ読込手段（５００）により子管理ＩＤタグが示す子管理ＩＤが読み込まれると、当該読み込まれた子管理ＩＤを含む回収済更新要求を作成し、この回収済更新要求を送出する回収済更新要求送出手段（ｃ１１）と、
    　前記送出された回収済更新要求内の子管理ＩＤに基づいて、前記ステイタス情報を「回収済」に更新する回収済更新手段（ｃ１２）と、
    　を備えたことを特徴とする情報媒体制御装置。
  4. 　管理ファイルの管理ＩＤ毎に、この管理ＩＤに関連した子管理ＩＤ及びステイタス情報と、複製依頼者情報及び配布先情報に基づく利用制限ポリシとが書き込まれる系統管理テーブル（１０５２）と、情報媒体制御装置のアドレス情報に基づく許可ポリシを含むマスタポリシテーブル（１０５４）との各テーブルを保持する情報管理サーバ装置（１００）に通信可能な情報媒体制御装置（３００）であって、
    　管理ＩＤ及び電子データ本体を含む前記管理ファイルが書き込まれる管理ファイル管理テーブル（３１６１）を記憶する管理ファイル管理テーブル記憶手段（ｂ１，３１６）と、
    　複製対象の電子データ本体に対応する管理ＩＤ、複製依頼者情報及び配布先情報の入力を受け付けると共に、前記入力を受け付けた管理ＩＤ、複製依頼者及び配布先情報を含む複製要求情報を送出する複製要求送出手段（ｂ２，３１１，ＳＴ１）と、
    　前記送出された複製要求情報と、当該情報媒体制御装置のアドレス情報とを含む統御複製要求情報を前記情報管理サーバ装置に送信する統御複製要求送信手段（ｂ３，３１２，３１４，ＳＴ４～ＳＴ５）と、
    　前記情報管理サーバ装置において、前記複製要求送信手段から受信した統御複製要求情報内の複製依頼者情報及び配布先情報が前記統御複製要求情報内の管理ＩＤに対応する前記系統管理テーブル内の利用制限ポリシを満たすか否かを判定し、前記受信した統御複製要求情報内のアドレス情報が前記許可ポリシを満たすか否かを判定し、前記利用制限ポリシ及び前記許可ポリシを満たす場合、前記受信した統御複製要求情報内の管理ＩＤとは異なる子管理ＩＤを発行し、この子管理ＩＤを当該統御複製要求情報内の管理ＩＤに基づいて前記系統管理テーブルに書き込むと共に、書き込んだ子管理ＩＤに対応するステイタス情報を「配布済」に更新し、前記発行した子管理ＩＤを示す子管理ＩＤタグ、前記統御複製要求情報内の管理ＩＤ及び配布先情報を含む管理台帳情報を作成し、この管理台帳情報を含む前記処理結果情報を送信することにより、前記情報管理サーバ装置から送信された処理結果情報を受信する処理結果受信手段（ｂ４，３１４，ＳＴ１５）と、
    　前記受信した処理結果情報内の管理台帳情報に含まれる管理ＩＤに基づいて、前記管理ファイルから電子データ本体を取り出し、当該取り出した電子データ本体、前記管理台帳情報内の子管理ＩＤタグ及び配布先情報を含む文書印刷データと、前記管理台帳情報を含む管理台帳印刷データとを作成し、前記文書印刷データ及び管理台帳印刷データを出力する印刷データ出力手段（ｂ５，３１５，３１７，ＳＴ１７～ＳＴ１８）と、
    　前記出力された文書印刷データにより印刷された紙文書を配布後に回収した場合に、この紙文書からタグ読込手段（５００）により子管理ＩＤタグが示す子管理ＩＤが読み込まれると、当該読み込まれた子管理ＩＤを含み、前記ステイタス情報を「回収済」に更新するための回収済更新要求を作成し、この回収済更新要求を前記情報管理サーバ装置に送信する回収済更新要求送信手段（ｂ６，３１１，３１２，３１４）と、
    　を備えたことを特徴とする情報媒体制御装置。
  5. 　管理ＩＤ及び電子データ本体を含む管理ファイルが書き込まれる管理ファイル管理テーブル（３１６１）を保持する情報媒体制御装置（３００）に通信可能な情報管理サーバ装置（１００）であって、
    　前記管理ファイルの管理ＩＤ毎に、この管理ＩＤに関連した子管理ＩＤ及びステイタス情報と、複製依頼者情報及び配布先情報に基づく利用制限ポリシとが書き込まれる系統管理テーブル（１０５２）を記憶する系統管理テーブル記憶手段（１０５）と、
    　情報媒体制御装置のアドレス情報に基づく許可ポリシを含むマスタポリシテーブル（１０５４）を記憶するマスタポリシテーブル記憶手段（１０５）と、
    　前記情報媒体制御装置に入力された複製対象の電子データ本体に対応する管理ＩＤ、複製依頼者情報及び配布先情報を含む複製要求情報と、当該情報媒体制御装置のアドレス情報とを含む統御複製要求情報を前記情報媒体制御装置から受信する手段（１０１）と、
    　前記受信した統御複製要求情報内の複製依頼者情報及び配布先情報が、前記統御複製要求情報内の管理ＩＤに対応する前記系統管理テーブル内の利用制限ポリシを満たすか否かを判定する第１判定手段（ａ３，１０３，ＳＴ８）と、
    　前記受信した統御複製要求情報内のアドレス情報が前記許可ポリシを満たすか否かを判定する第２判定手段（ａ４，１０３，ＳＴ８）と、
    　前記第１及び第２判定手段による判定の結果、前記利用制限ポリシ及び前記許可ポリシを満たす場合、前記受信した統御複製要求情報内の管理ＩＤとは異なる子管理ＩＤを発行し、この子管理ＩＤを当該統御複製要求情報内の管理ＩＤに基づいて前記系統管理テーブルに書き込むと共に、書き込んだ子管理ＩＤに対応するステイタス情報を「配布済」に更新する子管理ＩＤ発行手段（ａ５，１０４）と、
    　前記発行された子管理ＩＤを示す子管理ＩＤタグ、前記統御複製要求情報内の管理ＩＤ及び配布先情報を含む管理台帳情報を作成し、この管理台帳情報を含む前記処理結果情報を前記情報媒体制御装置に送信する管理台帳情報作成手段（ａ６，１０６，１０４，１０２，１０１，ＳＴ１１～ＳＴ１４）と、
    　前記情報媒体制御装置において、前記受信した処理結果情報内の管理台帳情報に含まれる管理ＩＤに基づいて、前記管理ファイルから電子データ本体を取り出し、当該取り出した電子データ本体、前記管理台帳情報内の子管理ＩＤタグ及び配布先情報を含む文書印刷データと、前記管理台帳情報を含む管理台帳印刷データとを作成し、前記文書印刷データ及び管理台帳印刷データを出力し、前記出力した文書印刷データにより印刷された紙文書が配布後に回収された場合に、この紙文書からタグ読込手段（５００）により子管理ＩＤタグが示す子管理ＩＤが読み込まれると、当該読み込まれた子管理ＩＤを含む回収済更新要求を作成し、この回収済更新要求を送信することにより、前記回収済更新要求を前記情報媒体制御装置から受信する手段（１０１）と、
    　前記受信した回収済更新要求内の子管理ＩＤに基づいて、前記ステイタス情報を「回収済」に更新する回収済更新手段（ａ７，１０４）と、
    　を備えたことを特徴とする情報管理サーバ装置。
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