JP2005258933A - 文書管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】文書にバーコード番号を付して保管することで、文書検索を迅速且つ簡単に行うことができるとともに、管理コストを安価にすることにある。
【解決手段】センタに、発番システム１、発番情報データベース２、ファイル収集システム３、バーコードＯＣＲシステム４及びファイルデータベース５を備え、且つ発番システム、ファイル収集システム及びファイルデータベースにネットワーク８上に配置されたパソコン６とデジタル複合機７が接続される構成とし、発番システムは、パソコンより文書のタイトル情報が入力されると、文書種類に応じたバーコード番号を発番して発番情報データベースに記録し、パソコンは、発番システムより発番されるバーコード番号をバーコード化し、デジタル複合機は、パソコンよりバーコードを取込んで該バーコードの付いた表紙を印刷し、この表紙を添付した文書を読込んで親展ボックスにイメージファイルとして保存する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、バーコードや二次元コードなどの識別コードとＯＣＲとを用いて文書を自動的に運用、管理及び保存する文書管理システムに関する。

従来、文書を運用、管理するには、作成された紙文書に文書番号を発番してファイリングするファイリングシステム、紙文書をスキャナでイメージ情報として読取ってメモリに保存する文書の電子化システム、紙文書毎にインデックスを付けて管理する文書管理台帳など、それぞれのシステムで行われている。

しかし、上記いずれのシステムも、文書作成後その保管場所を検索したり、既に保管されている文書を検索したりする場合、多くの手間と時間がかかるという問題があり、また保管場所から離れた場所からの検索は困難である。

本発明は上記の問題を解消するため、文書に識別コード番号を付して保管することで、文書検索を迅速且つ簡単に行うことができる管理コストの安価な文書管理システムを提供することを目的とする。

本発明は、上記の目的を達成するため、次のような手段により文書管理システムを構成する。

請求項1に対応する発明は、センタに、発番システム、発番情報データベース、ファイル収集システム、識別コードＯＣＲシステム及びファイルデータベースを備え、且つ前記発番システム、ファイル収集システムおよびファイルデータベースにネットワーク上に配置されたパソコンとデジタル複合機が接続される構成とし、識別コードのない文書を登録するとき、前記発番システムは、前記パソコンより文書のタイトル情報が入力されると、文書種類に応じた識別コード番号を発番して前記発番情報データベースに記録し、前記パソコンは、前記発番システムより発番される識別コード番号を識別コード化し、前記デジタル複合機は、前記パソコンより識別コードを取込んで該識別コードの付いた表紙を印刷し、この表紙を添付した文書を読込んで親展ボックスにイメージファイルとして保存し、前記ファイル収集システムは、前記デジタル複合機の親展ボックスに保存されたイメージファイルを収集するとともに、識別コード部分を読取ってファイル名に変換し、そのイメージファイルを前記ファイルデータベースの予め定義された保管場所に格納し、登録された文書を検索するとき、前記ネットワーク上の任意のパソコンを前記発番システムに接続して、該パソコンの表示画面上に前記発番システムデータベースに記録された発番番号、タイトル、文書種類等を表示させ、これらの情報から文書を特定し選択すると前記ファイルデータベースに接続され、前記発番システムにより発番番号を元に検索される文書のイメージファイルをパソコンの表示画面上に表示する。

請求項２に対応する発明は、請求項1に対応する発明の文書管理システムにおいて、前記センタに、各種文書の作成機能、前記発番システムから文書種類に応じた番号を取得して識別コード化する機能、識別コード付き文書を印刷する機能および前記ファイルデータベースに格納されているイメージファイルを検索する機能を備えたワークフローシステムと、このワークシステムにより作成された識別コード付き文書情報を格納するワークフローシステムデータベースと、デジタル複合機とを設け、前記ワークフローシステムは、ネットワーク上のパソコンが接続され、各種文書を作成するとき前記発番システムに接続され、該発番システムから文書の種類に応じて発番される識別コード番号を取得して前記ワークフローシステムデータベースに識別コードの付いた文書情報を記録するとともに印刷し、前記デジタル複合機は、印刷された文書を読込んで親展ボックスに前記ファイル収集システムにより収集されるイメージファイルとして保存する。

請求項３に対応する発明は、請求項1に対応する発明の文書管理システムにおいて、前記ネットワークに連繋されたインターネットにデジタル複合機が接続され、文書を保存先（宛先）指定の識別コード付き表紙又は識別コード付きシールを文書に添付し、これらをデジタル複合機のスキャナー機能を用いて読取り、親展ボックスに前記ファイル収集システムにより収集されるイメージファイルとして保存する。

本発明は、文書に識別コード番号を付して保管することで、文書検索を迅速且つ簡単に行うことができるとともに、管理コストを安価にできる。

以下本発明の実施形態を図面を参照して説明する。

図１は本発明による文書管理システムの第１の実施形態を示す系統構成図である。

図１において、センタに発番システム１、発番情報データベース２、ファイル収集システム３、識別コードＯＣＲシステム４及びファイルデータベース５を備え、これらセンタの発番システム１、ファイル収集システム３およびファイルデータベース５にネットワーク８上に分散配置された複数台のパソコン６とデジタル複合機７が接続可能になっている。

上記発番システム１は、文書の種類（分類）に応じたユニークな発番情報及び識別コード番号を発番する発番機能と、この発番機能により発番される発番情報及び識別コード番号を発番情報データベース２に記録する機能と、発番番号、タイトル、文書種類等をもとに文書のタイトルを検索する機能とを備えている。

上記識別コードは、バーコード又は二次元コードであり、ここではバーコードを用いた場合を例に説明する。

上記ファイル収集システム３は、デジタル複合機７の親展ボックスに登録された文書のイメージファイルを収集してメモリに一時的に保存する機能を備え、またバーコードＯＣＲシステム４はファイル収集システム３で収集されたイメージファイルのバーコード番号を読取り、このバーコード番号からそのイメージファイルのファイル名に変換し、文書の種類に応じて予め定義されたファイルデータベース５のファイルに格納する機能を備えている。

一方、パソコン６は、発番システム１との接続及び文書タイトル情報を発番システム１に入力するとともに文書の検索時にファイルデータベース５に接続して目的とするイメージファイルの指定等を表示画面上で行うものであり、またデジタル複合機７は印刷機能とバーコード番号の付いた表紙及び文書を読込んで親展ボックスにイメージファイルとして保存する機能とを備えている。

次に上記のように構成された文書管理システムの作用を説明する。

まず、バーコードのない文書を登録する場合について図２（ａ）に示す手順を参照しながら述べる。

パソコン６からセンタの発番システム１に接続し（Ｓ１）、文書発番指定を行うとともに、発番したい文書Ａのタイトル種類等を入力すると、発番システム１では、その文書種類に応じたバーコード番号を発番し、このバーコード番号をタイトルと共に発番情報データベース２に登録する（Ｓ２）。

次に発番システム１から文書種類に応じて発番されたバーコード番号がパソコン６によりバーコード化された後にデジタル複合機７に取込まれ、このデジタル複合機７よりバーコードの付いた表紙Ａが印刷される（Ｓ３）。

このバーコードの付いた表紙Ａを文書Ａに添付し、デジタル複合機７で読込んで親展ボックスにイメージファイルとして保存する（Ｓ４）。

一方、センタのファイル収集システム３では、デジタル複合機７の親展ボックスをポーリングし、その親展ボックスに保存されているイメージファイルを収集し、内部に存するメモリに一時保存する（Ｓ５）。

続いて、バーコードＯＣＲシステム４では、ファイル収集システム３のメモリに保存されているイメージファイルのバーコード部を読取り、そのイメージフアイルのファイル名に変換、つまり発番番号をファイル名にする（Ｓ６）。

そして、バーコードＯＣＲシステム４は、バーコードのファイル名のついたイメージファイルをファイルデータベース５の予め文書の種類に応じて定義されたフォルダに格納する（Ｓ７）。

次にファイルデータベース５に格納された文書を検索する場合について図２（ｂ）に示す手順を参照しながら述べる。

まず、ネットワーク８上の任意のパソコン６からセンタの発番システム１に接続すると（Ｓ１１）、発番情報データベース２に記録されている文書のビューがパソコン６の表示画面上に表示される。

次いでこのビューの中から目的とする文書を選択すると、発番システム１の検索機能により発番情報データベース２に記録されている発番番号、タイトル、文書種類等から文書Ａが特定される（Ｓ１２）。

パソコン６の表示画面上で文書Ａを選択すると、パソコン６はファイルデータベース５に接続され、発番番号を元に文書Ａのイメージファイルを検索し、パソコン６の表示画面上に表示される（Ｓ１３）。

このように本発明の第１の実施形態では、バーコードのない文書Ａを登録する場合、パソコン６をセンタの発番システム１に接続してタイトルを入力すると、発番システム１ではその文書種類に応じたバーコード番号を発番して発番情報データベースに記録するとともに、そのバーコード番号をパソコン６でバーコード化した後、デジタル複合機７に取込んで、該バーコード番号の付いた表紙Ａを印刷し、この表紙Ａを添付した文書Ａをデジタル複合機７で読込んで親展ボックスにイメージファイルとして保存し、この親展ボックスに保存されたイメージファイルをセンタのファイル収集システム３により収集するとともに、バーコード部分を読取ってファイル名に変換してそのイメージファイルをファイルデータベース５に予め種類に応じて定義されたフォルダに格納するようにしたので、文書の文書番号を基準に電子的に連携した一貫システムとなり、文書の管理および保存が簡単且つ容易になる。また、紙文書を電子化し自動的に保管するため、文書を保管するためのスペースが不要となる。さらに、文書のバーコードをソフト的に認識し管理するため、バーコードの内容で機能や作業を自動化することが可能である。

また、検索時にはネットワーク８上の任意のパソコン６を発番システム１に接続すると、そのパソコン６の表示画面上に表示される発番システムデータベース２に記録されている文書のビューから目的とする文書を選択することで、発番番号、タイトル、文書種類等から文書Ａを特定し、この文書Ａを選択するとパソコン６はファイルデータベース５に接続され、発番番号を元に文書Ａのイメージファイルを検索し、パソコン６の表示画面上に表示されるので、文書の検索をネットワーク８上のどのパソコン６からでも迅速且つ簡単に検索することができる。

図３は本発明による文書管理システムの第２の実施形態を示す系統構成図で、図１と同一部分には同一符号を付してその説明を省略し、ここでは異なる部分について説明する。

第２の実施形態では、図３に示すようにセンタにワークフローシステム９、ワークフローデータベース１０およびデジタル複合機１１がそれぞれ設けられる以外は図１の構成と同様である。

上記ワークフローシステム９は、各種文書の作成機能、発番システム１から文書種類に応じた番号を取得してバーコード化する機能、バーコード付き文書を印刷する機能およびファイルデータベース５に格納されているイメージファイルを検索する機能を備えている。

上記デジタル複合機１１は、ワークフローシステム９の近くに存し、このワークフローシステム９により印刷されたバーコード付き文書を読込んで親展ボックスにイメージファイルとして保存する機能を備えている。

これらワークフローシステム９およびデジタル複合機１１はネットワーク８に接続されている。

次に上記のように構成された文書管理システムの作用を説明する。

まず、バーコード付き文書を印刷する場合について図４（ａ）に示す手順を参照しながら述べる。

パソコン６からワークフローシステム９に接続し（Ｓ２１）、ワークフローシステム９で文書（例えば見積書）Ｂ１、文書（例えば契約書）Ｂ２、文書（例えば請求書）Ｂ３を作成する際、パソコン６を発番システム１に接続し、文書種類とそのタイトルを入力して発番システム１から文書種類に応じたバーコード番号を取得し、この発番情報をバーコード化してワークフローシステム９より文書情報とともにワークフローシステムデータベース１０に記録する（Ｓ２２）。

次いでワークフローシステム９では、バーコードの付いた見積書、契約書、請求書などを印刷する（Ｓ２３）。

このようにワークフローシステム９により印刷されたバーコード付の見積書、契約書、請求書などの運用として、内容の記入、確認印、承認印などの押印をした後（Ｓ２４）、バーコードの付いた見積書、契約書、請求書をデジタル複合機１１で読込んで親展ボックスにイメージファイルとして保存する（Ｓ２５）。

複合機１１の親展ボックスにイメージファイルが保存された後は、図２（ａ）に示すＳ５〜Ｓ７に示す手順と同様に、センタのファイル収集システム３では、デジタル複合機１１の親展ボックスをポーリングし、その親展ボックスに保存されているイメージファイルを収集し、内部に存するメモリに一時保存する（Ｓ５）。

続いて、バーコードＯＣＲシステム４では、ファイル収集システム３のメモリに保存されているイメージファイルのバーコード部を読取り、そのイメージフアイルのファイル名に変換、つまり発番番号をファイル名にする（Ｓ６）。

そして、バーコードＯＣＲシステム４は、バーコードのファイル名のついたイメージファイルをファイルデータベース５の予め文書の種類に応じて定義されたフォルダに格納する（Ｓ７）。

次にバーコード付き文書を検索する場合について図４（ｂ）に示す手順を参照しながら述べる。

ネットワーク上の任意のパソコン６からワークフローシステム９に接続すると（Ｓ３１）、ワークフローシステム９の見積書、契約書、請求書作成画面の発番番号をもとにファイルデータベース５に格納してあるイメージファイルを検索し、パソコン６の表示画面上に表示される（Ｓ３２）。

このように本発明の第２の実施形態では、ワークフローシステム９で作成された各種の文書に対して、発番システム１から文書の種類に応じて発番されるバーコード番号を取得してバーコードの付いた見積書、契約書、請求書などの文書を印刷できるので、迅速に文書の運用を図ることができる。

また、印刷された文書を近くのデジタル複合機１１で読込んで親展ボックスにイメージファイルとして保存することで、センタのファイル収集システム３によりそのイメージファイルを収集し、バーコードＯＣＲシステム４でイメージファイルのバーコード部を読取り、そのイメージフアイルのファイル名に変換して、ファイルデータベース５の予め文書の種類に応じて定義されたフォルダに格納されるので、ネットワーク上のいずれのパソコンからでも文書の検索を迅速且つ簡単に検索することができるとともに、管理コストを大幅に削減することができる。

なお、上記実施形態において、バインダーや書庫に保存されている過去のバーコード付の見積書、契約書、請求書などの文書をデジタル複合機１１でスキャニングし、これをフィルデータベース５に格納させることも可能である。

図５は本発明による文書管理システムの第３の実施形態を示す系統構成図で、図１と同一部分には同一符号を付してその説明を省略し、ここでは異なる部分について説明する。

第３の実施形態では、ネットワーク８に連繋されたインターネット１２にデジタル複合機１３が接続され、文書Ｃをファイルサーバに保存、管理する場合には、保存先（宛先）指定のバーコード付き表紙又はバーコード付きシールを文書Ｃに添付し、これらをデジタル複合機１３のスキャナー機能を用いて読取り、イメージファイルとして親展ボックスに保存することで、前述した実施形態と同様にバーコードのファイル名のついたイメージファイルをファイルデータベース５の予め文書の種類に応じて定義されたフォルダに格納するものである。

このようにすれば、ネットワーク８上の任意のパソコン６から文書Ｃを検索することができる。

また、同様に発番システム１で発番し、宛先指定のバーコードを印刷した文書Ｄ、例えば入学願書を配布し、これを回収する場合には、例えばコンビニエンスに設置されているデジタル複合機１４のスキャナー機能を用いて読取り、イメージファイルとして親展ボックスに保存することで、前述した実施形態と同様にバーコードのファイル名のついたイメージファイルを目的の場所に自動的に格納するものである。

このようにすれば、広範囲に亘って配布された入学願書のような文書Ｄを宛先が指定された場所に迅速に回収することができる。また、回収した文書Ｄを発番時に登録したメールアドレスにメール送信する。

上記により、コンビニエンスのデジタル復号機でスキャニングした文書Ｄが指定した宛先に届いたことの確認と文書Ｄの電子ファイルを入手できる。さらに、発番時に転送先アドレスを登録することで、文書Ｄを必要とする第３者へメール送信できる。

なお、前述した各実施形態では、バーコード付き文書を保存、管理する場合について述べたが、図面など一般の印刷物に対してもバーコード管理により同様に適用できるものである。

また、バーコード付き白紙に手書きした文書に対しても前述同様に管理することができる。

さらに、上記各実施形態では、識別コードとしてバーコードを用いた場合について述べたが、二次元コードを用いても良いことは言うまでもない。

本発明による文書管理システムの第１の実施形態を示す系統構成図。 同実施形態において、バーコードのない文書の登録と検索を説明するための手順を示す図。 本発明による文書管理システムの第２の実施形態を示す系統構成図。 同実施形態において、バーコード付き文書の印刷と検索を説明するための手順を示す図。 本発明による文書管理システムの第３の実施形態を示す系統構成図。

符号の説明

１…発番システム、２…発番情報データベース、３…ファイル収集システム、４…識別コード（バーコード）ＯＣＲシステム、５…ファイルデータベース、６…パソコン、７，１１，１３，１４…デジタル複合機、８…ネットワーク、９…ワークフローシステム、１０…ワークフローシステムデータベース、１２…インターネット。

Claims (3)

1. センタに、発番システム、発番情報データベース、ファイル収集システム、識別コードＯＣＲシステム及びファイルデータベースを備え、且つ前記発番システム、ファイル収集システムおよびファイルデータベースにネットワーク上に配置されたパソコンとデジタル複合機が接続される構成とし、
   識別コードのない文書を登録するとき、
   前記発番システムは、前記パソコンより文書のタイトル情報が入力されると、文書種類に応じた識別コード番号を発番して前記発番情報データベースに記録し、
   前記パソコンは、前記発番システムより発番される識別コード番号を識別コード化し、
   前記デジタル複合機は、前記パソコンより識別コードを取込んで該識別コードの付いた表紙を印刷し、この表紙を添付した文書を読込んで親展ボックスにイメージファイルとして保存し、
   前記ファイル収集システムは、前記デジタル複合機の親展ボックスに保存されたイメージファイルを収集するとともに、識別コード部分を読取ってファイル名に変換し、そのイメージファイルを前記ファイルデータベースの予め定義された保管場所に格納し、
   登録された文書を検索するとき、
   前記ネットワーク上の任意のパソコンを前記発番システムに接続して、該パソコンの表示画面上に前記発番システムデータベースに記録された発番番号、タイトル、文書種類等を表示させ、これらの情報から文書を特定し選択すると前記ファイルデータベースに接続され、前記発番システムにより発番番号を元に検索される文書のイメージファイルをパソコンの表示画面上に表示する、
   ことを特徴とする文書管理システム。
2. 請求項１記載の文書管理システムにおいて、
   前記センタに、各種文書の作成機能、前記発番システムから文書種類に応じた番号を取得して識別コード化する機能、識別コード付き文書を印刷する機能および前記ファイルデータベースに格納されているイメージファイルを検索する機能を備えたワークフローシステムと、このワークシステムにより作成された識別コード付き文書情報を格納するワークフローシステムデータベースと、デジタル複合機とを設け、
   前記ワークフローシステムは、ネットワーク上のパソコンが接続され、各種文書を作成するとき前記発番システムに接続され、該発番システムから文書の種類に応じて発番される識別コード番号を取得して前記ワークフローシステムデータベースに識別コードの付いた文書情報を記録するとともに印刷し、
   前記デジタル複合機は、印刷された文書を読込んで親展ボックスに前記ファイル収集システムにより収集されるイメージファイルとして保存する、
   ことを特徴とする文書管理システム。
3. 請求項1記載の文書管理システムにおいて、
   前記ネットワークに連繋されたインターネットにデジタル複合機が接続され、文書を保存先（宛先）指定の識別コード付き表紙又は識別コード付きシールを文書に添付し、これらをデジタル複合機のスキャナー機能を用いて読取り、親展ボックスに前記ファイル収集システムにより収集されるイメージファイルとして保存する
   ことを特徴とする文書管理システム。
   
   

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