JP4272204B2 - ファクシミリ機能を備えた装置及び方法 - Google Patents

Description

本発明は、一般的にデータ処理に係り、特に、電子文書管理システムにおいてファクシミリデータを捕捉する装置及び方法に関する。

文書管理システムは、紙ベースか電子的であるかにかかわらず、システム内に格納されている情報と同程度の信頼性しかない。たとえば、所与の文書が文書管理システム内で分類若しくは索引付けされていない場合、その文書は対応した文書データベースの探索或いは問合わせによって見つけられる可能性が殆ど無い。疑いを抱かずにこの探索を行うユーザには、その文書が存在しないように思われる。しかし、実際には、単に文書をシステムに「捕捉する」若しくは入力する時間が無かったという場合がある。

従来技術において知られている種々の電子装置は、電子文書管理システム内に取り込むため文書データを受信することができる。ファクシミリ器は、このような電子装置の一つのクラスであり、典型的に、紙ベースのデータ及び電子データの両方を受信することができる。通常のファクシミリ機（Ｇ３ファックス装置と呼ばれる場合がある）は、典型的に、データを電子フォーマットに変換（ディジタル化）する走査インタフェースを介して紙ベースデータを受信し、モデムインタフェースを介して電子データを送受信する。モデムインタフェースは、公衆交換電話網（ＰＳＴＮ）を介して送信するためディジタルデータを変調し、電話網から受信されたデータを復調するため用いられる。インターネット・ファクシミリ装置、すなわち、Ｉｆａｘとして知られている一部のファクシミリ装置は、データを変調若しくは復調する必要の無い標準インターネットプロトコルを利用して、インターネットのようなネットワークを介してデータを送受信する機能を更に有する。インターネット・ファクシミリ装置に関する更に詳細な情報は、ウェブサイトhttp://www.rfc-editor.orgから入手可能なリクエスト・フォー・コメンツ：ＲＦＣ２３０５、２５３２及び２５４２に記載されている。

従来技術により公知のファクシミリ機（Ｇ３ファクシミリ装置又はインターネット・ファクシミリ装置）は、ファクシミリ文書を送信するときに、屡々、ユーザの多大な注意を必要とし、電子文書データを文書データベースに格納する場合には、なお一層ユーザの注意が必要とされる。したがって、ユーザの介入が削減され、できれば、最低限に抑えて電子文書データを電子文書データベースに格納する処理を行うファクシミリシステムが要求される。

本発明の目的は、ファクシミリデータを捕捉する方法及び装置を提供することである。

本発明のファクシミリデータを捕捉する方法は、
ネットワークに接続されたファクシミリ機によるファクシミリ伝送に対応したデータを処理し、
上記ファクシミリ機の動作モードを判定し、
上記ファクシミリ機が第１の自動動作モードに従って動作している場合、上記ファクシミリ機によって上記ネットワークを介して、上記ファクシミリ伝送を自動的に捕捉するため捕捉されたメタデータを用いてファクシミリ伝送に対応したデータを送信する。

ファクシミリ伝送が第２の自動動作モードに従って動作している場合、上記ファクシミリ機によって上記ネットワークを介して、受信された外部入力データに基づいて選択的に捕捉され光学的に変更されたメタデータを用いてファクシミリ伝送に対応したデータを送信する。

本発明は、以下の本発明の多数の実施例に関する詳細な説明及び添付図面を参照することによって、よりよく理解されるであろう。しかし、以下の実施例は、本発明を特定の実施形態に制限するものではなく、本発明の説明と理解の助けにすることだけが意図されている。

電子文書管理システムにおいてファクシミリデータを捕捉するシステムを説明する。以下の記載では、説明の目的のため、多数の具体的な細部が本発明を完全に理解するため参照される。しかし、当業者には、本発明がこれらの具体的な細部を用いることなく実施できることが明白である。他の例では、本発明が不明瞭になることを避けるため、周知の構造及び装置がブロック図形式で示されている。

以下の詳細な説明の一部分は、コンピュータメモリ内のデータビット上の操作のアルゴリズム及び記号的表現について言及する。これらのアルゴリズム的な記述及び表現は、データ処理技術の分野の当業者が、自分の業績の実体を他の当業者に最も効率的に伝えるため使用する表記である。アルゴリズムは、以下の説明において、並びに、一般的に、所望の結果に先行する首尾一貫したステップの系列である。ステップは、物理的な操作又は物理量を必要とする。必須的ではないが、通例的に、これらの量は、蓄積、転送、合成、比較及びその他の操作を施すことができる電気信号若しくは磁気信号の形をとる。これらの信号は、原則として一般的な用法の点で、ビット、値、要素、記号（シンボル）、文字、項、数字等として参照するのが便利である。

しかし、上記の用語及び類似した用語の全ては、適切な物理量と関連付けられ、単にこれらの量に与えられた都合の良いラベルに過ぎないことに注意する必要がある。特に断らない限り、以下の説明からわかるように、本発明の全体を通じて、処理、コンピュータ処理、計算、判定、表示等の用語を利用する説明は、コンピュータシステム若しくは類似した電子コンピュータ処理装置の行動及びプロセスを示し、この行動及びプロセスは、コンピュータシステムのレジスタ及びメモリ内で物理量（電子的量）として表現されたデータを操作し、コンピュータシステムのレジスタ若しくはメモリ内、或いは、他の情報記憶装置、伝送装置、若しくは、表示装置で同じように物理量として表現された他のデータに変換する。

本発明は以下に説明する操作を実行する装置に関係する。この装置は、要求された目的のため特別に構成され、或いは、コンピュータに蓄積されたコンピュータプログラムによって選択的に作動若しくは再構成された汎用コンピュータを含む。このようなコンピュータプログラムは、たとえば、フロッピー（登録商標）ディスク、光ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、光磁気ディスク、読み出し専用メモリ（ＲＯＭ）、ランダムアクセスメモリ（ＲＡＭ）、ＥＰＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、光磁気カードのような任意のディスク、或いは、電子命令を記憶するため適した任意の媒体のように、コンピュータシステムバスに接続され、コンピュータが読み取り可能な記録媒体に格納されるが、これらの媒体に制限されるものではない。以下に説明されるアルゴリズム及びディスプレイは、本来的に特定のコンピュータ若しくはその他の装置と関係しない。多数の汎用機械が本発明の教示に従うプログラムと共に使用され、或いは、要求された方法のステップを実行するため、非常に特殊化された装置を構築する方が好都合であることが判明する。これらの多数の機械に対し要求される構造は、以下の説明から明らかにされる。また、本発明は、特定のプログラミング言語を用いて説明されているが、後述の通り、本発明の教示を実現するために多数のプログラミング言語を使用してもよいことが認められる。

全部若しくは一部の演算は、一つ以上の処理装置（たとえば、ＣＰＵ）、コンピュータシステム又は専用装置上で動くソフトウェアによって実行されるが、これらの演算の一部若しくは全部は、ディジタルロジック及び／又は回路、集積回路（たとえば、ASIC）、又は、他の半導体基板によって行われる。

以下の説明中、「一実施例」若しくは「実施例」は、実施例と共に説明された特定の事項、構造若しくは特性が少なくとも本発明の一つの実施例に含まれることを意味する。以下の説明中、種々の場面で使用される「一実施例において」は、必ずしも同じ実施例を参照するわけではない。

［システムの概要］
電子文書管理システムにおいてファクシミリデータを捕捉するシステムが開示される。ファクシミリ捕捉システムは、複数の動作モードで機能する。第１の自動動作モードにおいて、ファクシミリ装置は、ユーザの介入を要することなく、受信されたファクシミリデータ若しくは文書データを捕捉し、次に、そのデータを捕捉アドレスによって表現された装置に送信する。一実施例において、データは、文書捕捉及び索引付けサービスをネットワークに提供するため多数のプロセス及びキューを利用するファイル管理装置（ＦＭＡ）に送信される。第２の手動動作モードにおいて、ファクシミリ装置は、付加的に受信された外部入力データに基づいて、受信された文書データを選択的に捕捉し、変更する。ファクシミリ装置は、多数の伝送及びカプセル化プロトコルを利用する複数の２次装置に文書データを送信することができる。一実施例において、ファクシミリ装置は、標準インターネットプロトコルに従って、捕捉された文書データを索引付け及び保管装置に送信する。

図１はファイル管理システム（ＦＭＡ）の一実施例を示す図である。ネットワーク１００及びネットワーク１２４は、それぞれ、ローカル・エリア・ネットワーク（ＬＡＮ）、イントラネット、インターネット、又は、多数の装置が通信を行うため利用するその他の相互接続型データパスである。クライアント１１０は、ネットワーク１００に接続された汎用ディジタルコンピュータを表す。ネットワーク１００には、マルチメディアソース１１２と、ファクシミリ機１２０と、コピー機１２５と、プリンタ１３０と、スキャナ１３５と、データ記憶装置１４０と、サーバー１４５と、ＦＭＡ１５０とが接続される。一実施例において、ＦＭＡ１５０は、ネットワーク１００に接続された図１に示された装置を含む１台以上の装置との間で伝送されるデータを索引付けし、保管する設備が設けられるｌ。

マルチメディアソース１１２は、ネットワーク１００に接続された１台以上のオーディオ及びビデオ入力装置を表す。マルチメディアソース１１２は、アナログとディジタルの両方のデータをネットワーク１００に供給する１台以上のマイクロホン及び／又はビデオカメラを表す。

ファクシミリ機１２０は、音声ネットワーク及びデータネットワークを含む複数の通信媒体を介してデータを送受信することができる装置を表す。一実施例において、ファクシミリ機１２０は、自立型装置であり、一方、他の実施例において、ファクシミリ機１２０は、クライアントの様な別の装置内で動作するクライアント１１０のアド・イン拡張カードとして実現される。図１において、ファクシミリ機１２０は、電話網１２０と、ネットワーク１００及び１２４に接続された自立型装置として示されている。一実施例において、電話網１２２は、たとえば、公衆交換電話網ＰＳＴＮ、私設ブランチ交換ＰＢＸ音声ネットワークを表し、一方、ネットワーク１００はローカル・エリア・ネットワークを表し、ネットワーク１２４はインターネットを表す。一実施例において、ファクシミリ機１２０は、モデム(MODEM)として知られた装置によってデータを変調・復調することにより、電話網１２２を介して通信する。一実施例において、ファクシミリ機１２０は、たとえば、トランスミッション・コントロール・プロトコル／インターネットプロトコル（TCP／IP）、マルチパーパス・インターネット・メール・エクステンション(MIME)、シンプル・メール・トランスファー・プロトコル（SMTP）等のような種々のインターネットプロトコルを用いてネットワーク１００及び１２４を介して通信する。

コピー機１２５は、テキスト及び画像を再生し得る装置を表す。一実施例において、コピー機１２５は、印刷されたテキスト及び画像を再生する写真コピー機であり、他の実施例では、コピー機１２５は、ネットワーク１００に接続された任意の台数の装置から受信されたデータを再生する写真コピー機である。

プリンタ１３０は、電子データを印刷テキスト及び画像に変換し得る装置であり、スキャナ１３５は、印刷テキスト及び画像を電子データに変換し得る装置である。一実施例において、ファクシミリ機１２０と、写真コピー機１２５と、プリンタ１３０と、スキャナ１３５は、それぞれ独立した別々の装置であり、ネットワーク１００に接続される。他の実施例では、多機能周辺装置がこれらの装置の組合せを置換する。任意の台数の装置が、本発明の精神並びに範囲を逸脱することなく、ネットワーク１００から取り除かれ、ネットワーク１００に追加されることに注意する必要がある。

図１に示されるように、一実施例において、データ記憶装置１４０はネットワーク１００に接続される。一実施例において、データ記憶装置１４０は、たとえば、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、或いは、磁気テープのような着脱可能記憶媒体である。他の実施例において、データ記憶装置１４０は、ハードディスクドライブ若しくは固定ディスクドライブのような非着脱型記憶媒体である。データ記憶装置１４０は専用制御ユニットを有する自立型装置でもよく、或いは、データ記憶装置１４０は、たとえば、ＦＭＡ１５０のような他の装置に組み込まれ、又は、他の装置によって制御されてもよい。サーバー１４５は、ネットワーク１００に接続された汎用ディジタルコンピュータであり、ネットワーク１００に接続された他の装置にネットワークサービスを提供する。一実施例において、サーバー１４５は、ファイル共用及びプリンタサービスをネットワーク１００に提供する。他の実施例において、サーバー１４５は、要求されたハイパーテキストマークアップ言語(HTML)ページ又はファイルをネットワークを経由して要求元装置に提供するウェブ・サーバーである。

ＦＭＡ１５０は、ネットワーク１００に接続され、文書捕捉、保管、及び、索引付けサービスをネットワークに提供するファイル管理装置である。ＦＭＡ１５０は、文書捕捉、保管、及び、索引付けサービスの他に、コンフィギュレーションサービスをネットワーク１００に提供する。一実施例において、ＦＭＡ１５０は、HTTPプロトコルを含む種々のプロトコルを使用して、その存在をネットワーク１００上の他の装置に公開するように構成される。

文書捕捉（詳細は後述する）は、１台の装置がデータ記憶装置１４０のような保管用装置に文書を保管するよう要求するプロセスである。一実施例において、ＦＭＡ１５０は要求側装置であるが、ファクシミリ機１２０のような他の装置が文書の保管を要求してもよい。文書捕捉に関する更に詳しい説明については、以下の説明と、参考のため引用された1996年11月21日に出願され、本願出願人に譲受された発明の名称が“AUTOMATIC AND TRANSPARENT DOCUMENT ARCHIVING”である米国特許第5,978,577号を参照のこと。

FMA環境の場合に、文書は単一ファイルにより構成され、或いは、文書は、文書の少なくとも一部分の内容を表現するタイプの異なる多数の別々のファイルにより構成されてもよい。クライアント１１０によって作成され、プリンタ１３０が宛先とされた印刷ジョブは、たとえば、サムネイル（小画像）、ポストスクリプトファイル、ポータブル・ドキュメント・フォーマット（PDF）ファイル、及び、抽出されたテキストを含むASCIIファイルとして捕捉される。さらに、ＦＭＡ１５０は、たとえば、僅かな例として、ジョイント・フォトフラフィック・エキスパート・グループ・フォーマット（JPEG）、グラフィックス・インターチェンジ・フォーマット（GIF）、及び、タグド・イメージ・ファイル・フォーマット（TIFF）などを含む多数の画像ファイルフォーマットを処理することができる。一実施例において、固有ファイルタイプは、ファイル名に付加された対応した固有ファイル拡張子によって表現される。たとえば、ＰＤＦファイルは、ファイル名.pdfとして表現され、サムネイル画像は、ファイル名.thumbとして表現される。

一実施例において、ＦＭＡ１５０は、合成フィル名拡張子を解釈する。たとえば、タグ付き画像ファイルフォーマット内にサムネイル画像を含むファイルは、ファイル名.thumb.tiffとして表現される。他の実施例において、ＦＭＡ１６０は、ファイル名として文書のページ番号を使用する。そのような場合、文書は同じディレクトリに存在する多数のファイルによって表現され、各ファイルは、ファイル名によって表された文書の異なるページを表現する。たとえば、01.thumb.jpgは、JPEGフォーマットでページ番号１のサムネイル画像を表現する。同様に、12.thumb.tiffは、TIFFフォーマットでページ番号１２のサムネイル画像を表現する。ＦＭＡ１５０は、ネットワーク１００に接続された種々の装置、たとえば、プリンタ１３０、ファクシミリ機１２０及びスキャナ１３５から捕捉されたデータを索引付けする。一実施例において、ファクシミリ機１２０は電話網１２２を介して受信されたデータを捕捉し、次に、受信データの少なくとも一部をネットワーク１００を介してＦＭＡ１５０に送信する。他の実施例において、ファクシミリ機１２０は、ネットワーク１００若しくは１２４のようなネットワークから受信したデータを捕捉し、受信されたデータの少なくとも一部をネットワーク１００を介してＦＭＡ１５０に送信する。

一実施例において、ファクシミリ機１２０は複数の選択可能な動作モードの中の一つで機能することができる。第１の動作モードにおいて、ファクシミリ機１２０は、自動捕捉モードで動作し、ファクシミリ機１２０によって受信されたデータは自動的に捕捉される（たとえば、ユーザの介入なしで捕捉される）。第２の動作モードにおいて、ファクシミリ機１２０は、手動捕捉モードで動作し、ファクシミリ機１２０によって受信されたデータは、付加的に受信された外部入力データに基づいて選択的に捕捉される。一実施例において、外部入力データは、ファクシミリ機１２０に接続され、若しくは、組み込まれたデータエントリー装置を用いてユーザによって指定される。一実施例において、ファクシミリ機１２０が受信データを捕捉しない場合、ファクシミリ機１２０は、それにもかかわらず、受信データを印刷若しくは送信することにより、通常の方式で動作し続ける。しかし、受信データがファクシミリ機１２０で受信されたとき、データの少なくとも一部は、たとえば、ＦＭＡ１５０のような第２の装置に送られる。一実施例において、ＦＭＡ１５０は、ファクシミリ機１２０によって捕捉された文書から抽出された目録タイプのデータ、すなわち、「メタデータ」（後述される）を受信する
ＦＭＡ捕捉プロセスは、スキャナ１３５及びコピー機１２５のようなネットワーク１００に接続された他の装置にも同様に適用される。一実施例において、光学式文字認識(OCR)が、走査された文書若しくはコピーされた文書に関して行われる場合、ＦＭＡ１５０は二つの特殊OCR関連ファイルを作成する。一実施例において、contents.txt及びcontents.pdfが作成され、文書の全テキストに索引付けを行い、ページ画像を文書ファイルとして返すためにＦＭＡ１５０によって使用される。

［メタデータ］
一実施例において、ＦＭＡシステム内で捕捉された各文書は、メタデータファイルを収容する別個のUnix（登録商標）ディレクトリとして、ＦＭＡ上に保存される。一実施例において、メタデータファイルは、たとえば、作成時間、作成日付、最新更新日時、アクセス属性及びコントロール属性を含む所有者情報などのような文書に関する目録データを含む。一実施例において、文書メタデータは、属性名と属性値の対により構成される。

図２は、ＦＭＡメタデータファイルの第１実施例を示すテーブルである。図２において、文書メタデータ属性は各属性の意味と共に掲載されている。

図３は、ＦＭＡメタデータファイルの第２実施例を示すテーブルである。図３において、文書メタデータ属性は許容可能な値タイプと共に掲載されている。

図４は、拡張可能マークアップ言語(XML)におけるFMAメタデータファイルの一実施例を示す図である。図４に記述された部分的なメタデータコードは、ユーザ“Jones”（ライン４４０）によって捕捉された文書に対し生成されるものを例示したものであり、ユーザ“Jones”によって所有され（ライン４３０）、シリアル番号“883639”を有し（ライン４２０）、装置によってバックアップされている（ライン４９０）。また、図４に示されたメタデータコードは、文書がOCR及び圧縮（ライン４６０及び４７０）によって処理され、索引付けされ（ライン４８０）、ディスク３７にバックアップされた（ライン４９０）ことを表す。

［文書捕捉］
文書捕捉は、装置（たとえば、ファクシミリ機１２０）が保管用装置（たとえば、データ記憶装置１４０）に文書の保管を要求する動作である。一実施例において、文書捕捉は、捕捉用装置によって受信された全ての文書に関して自動的に実行される。他の実施例の場合、選択された文書だけがユーザ入力に応じて捕捉用装置によって捕捉される。たとえば、ユーザは、一つ以上の文書が自動的に捕捉されることを防止するため、ボタン若しくはボタンの系列を押下する。一実施例において、文書捕捉は、標準インターネットプロトコルを利用して、多数の文書、又は、単一の文書に関連した多数のファイルの捕捉を行う。

一実施例において、HTTPは捕捉プロトコルとして使用される。HTTP POST動作を使用することにより、たとえば、アーカイブフォーマットを含む種々のフォーマットのファイルがＦＭＡによって捕捉される。このようなアーカイブファイルは、別々の名前のデータファイル若しくはデータブロックの集まりを格納し、テープアーカイブ(tar)フォーマット、zip、gzip、pkzipフォーマット、StuffItフォーマット等のアーカイブフォーマットを含む。

他の実施例において、インターネット・ファイル・トランスファー・プロトコル(FTP)は捕捉プロトコルとして使用され、文書は、デフォルトディレクトリ内のMIMEファイルとして、或いは、デフォルトディレクトリのサブディレクトリとして捕捉される。文書ディレクトリの実際の名称は、文書捕捉中に重要ではない。その理由は、文書の名称がＦＭＡのディレクトリシステムの一部としては記憶されず、その代わりにメタデータファイルに記憶されるからである。一実施例において、文書の捕捉日付は文書ディレクトリの名称として使用される。また、シリアル番号のような固有識別子が各文書に割り当てられ、文書のメタデータファイルに格納される（図２、３及び４にそれぞれ２２０、３２０及び４２０として示されている）。

図５は、ＦＭＡ環境の一実施例で使用されるMIME補促の一実施例のフローチャートである。図５を参照するに、捕捉用装置は、一つ以上のコンテンツファイル及びメタデータファイルを含むMIMEマルチパートファイルを作成する（ステップ５１０）。MIMEファイルの作成後、捕捉用装置は、宛先装置とアノニマスＦＴＰセッションを確立しようとする（ステップ５１５）。ＦＴＰセッションが確立された後、捕捉用装置は、ファイル名を決定し（ステップ５２０）、ファイルを宛先装置に転送しようとする（ステップ５２５）。転送が失敗したとき、捕捉用装置は新しいファイル名を取得し、ファイル転送を再度試行する。捕捉はファイル転送が成功した後（ステップ５３０）、終了する。

図６は、ＦＭＡ環境の一実施例におけるディレクトリ捕捉の一実施例のフローチャートである。図６を参照するに、捕捉用装置（たとえば、ファクシミリ機１２０）は、アノニマスＦＴＰセッションを確立する（ステップ５３５）。ＦＴＰセッションが確立した後、捕捉用装置は、宛先装置上で固有ディレクトリ名（以下に詳述される）であると考えられる名前を決定する（ステップ５４０）。ディレクトリ名が決定された後、捕捉用装置は、宛先装置上の名前を用いてディレクトリを作成しようとする（ステップ５４５）。ディレクトリを作成する試行が、ディレクトリ名の重複などによって失敗したとき、捕捉用装置は別のディレクトリ名を決定し、再度ディレクトリを作成しようとする（ステップ５４０、５４５、５５０）。捕捉用装置が宛先装置上でディレクトリの作成に成功したとき（ステップ５５０）、捕捉用装置はコンテンツファイル（１ファイル以上）を新たに作成されたディレクトリにコピーする（ステップ５５５）。捕捉用装置は、メタデータファイルを作成し（ステップ５６０）、ＦＭＡ装置に送信し（ステップ５６５）、このプロセスを終了する。

図７は、ＦＭＡ環境における文書記憶プロセスの一実施例のフローチャートである。文書記憶プロセス中に、ＦＭＡは適切なディレクトリを作成し、文書を適当なディレクトリに移動し、マスターリストを更新する。図７を参照するに、記憶されるべき文書のメタデータファイルがアクセスされ、捕捉日付フィールド（図２の項目２５０及び図３の項目３５０）から情報が獲得される（ステップ５７０）。文書の捕捉日付若しくはメタデータファイルが存在しない場合、現在のシステム時刻が獲得され、文書の捕捉日付として使用される（ステップ５７４）。文書の捕捉日付が存在する場合、システムは、適切に命名されたディレクトリが存在するかどうかを判定する。一実施例において、文書ディレクトリは、yyyy/mm/ddの形式で表現され、yyyyは文書が作成された西暦、mmは文書が作成された月、ddは文書が作成された日を表す。他のデータフォーマット、及び／又は、記憶順序を使用してもよい。

図７を再度参照するに、システムは、適切な４個の数字の西暦で表されたディレクトリが存在するかどうかを判定する（ステップ５７６）。適切な西暦をあらわすディレクトリが存在しない場合、システムはそのようなディレクトリを作成する（ステップ５７８）。適切な西暦を表すディレクトリが存在する場合、システムは、適切な月を表すディレクトリが存在するかどうかを判定する。適切な月のディレクトリが年のディレクトリ内に存在しない場合、年のディレクトリの中に月のディレクトリを作成する（ステップ５８２）。適切な年及び月のディレクトリが存在する場合、システムは、最終的に、適切な日のディレクトリが年／月の入れ子のディレクトリ内に存在するかどうかを判定する（ステップ５８４）。日のディレクトリが存在しない場合、システムは適切な日のディレクトリを、年／月のディレクトリ内に作成する（ステップ５８６）。適切な年、月及び日を反映したディレクトリが既に存在する場合、システムは、新しい文書ディレクトリ名を作成し、そこに文書が記憶される。一実施例において、システムは、４個の数字のランダム数を発生し、既存の文書ディレクトリ名の最後に付け加える（ステップ５８８）。固有の文書ディレクトリ名が確定されたとき（ステップ５８６及び５８８）、文書はそのディレクトリに移され（ステップ５９０）、マスター文書ファイルは文書の新しい場所を反映するよう更新される（ステップ５９２）。

［文書所有権］
ＦＭＡシステムでは、文書へのユーザアクセスを調節するため、種々のアクセスコントロール若しくは所有権の特性が個別に、又は、共通に文書に割り当てられる。文書所有者は、一般に、所与の文書のアクセス及び制御に関して最大の特権を有すると考えられる。ＦＭＡシステム内の文書の所有者は、たとえば、文書の閲覧、文書の所有権の変更、文書の削除、他の所有者への文書のコピーを含む文書に対する種々の操作を行うことが許可される。一実施例において、ある所有者が特定の文書の上に保有する制御の幅に起因して、ＦＭＡシステム内のファイルアクセスは、単独所有者の所有権モデルの下で制御される。すなわち、すべての文書は、文書にアクセスし、或いは、文書を閲覧することが許可されているユーザを指定する所有者フィールドを有する。この所有権モデルの下では、所有者は、個別のユーザとして指定され、或いは、ユーザのグループとして指定される。グループが文書の所有者として指定された場合、そのグループの全メンバーはファイルの所有者として扱われる。ＦＭＡシステム内の各文書は、公開文書として指定してもよく、その場合、文書の所有権は変更されず、全てのユーザがその文書の閲覧を許可される。一実施例において、所有権アクセスのため使用されるユーザ及びグループ名の空間は、ウェブ・サーバーにHTTP認証を与えるために使用されるユーザ及びグループ名の空間と同一である。

［ファクシミリ捕捉］
図６はファクシミリ機の一実施例のブロック図である。図６を参照するに、ファクシミリ機６２０は、ファクシミリ機６２０内の多数のコンポーネント間でデータを通信するための共用バス６５０を有する。バス６５０は、周辺コンポーネント相互接続バス、又は、データを通信するため従来から知られているある種の他のバス構造を含む。プロセッサ６２２はバス６５０に接続され、ファクシミリ機６２０内でデータを処理する。ファクシミリ機６２０は単一のプロセッサ６２２を含むが、ファクシミリ機６２０は多数のプロセッサを具備してもよい。

ファクシミリ機６２０は、バス６５０に接続されたメインメモリ６２４と読み出し専用メモリ（ＲＯＭ）６２６とを有する。一実施例において、メインメモリ６２４は、たとえば、ランダムアクセスメモリ（ＲＡＭ）のような動的記憶装置であり、プロセッサ６２２により実行されるべき情報と命令とを格納する。メインメモリ６２４は、命令実行中に、一時的変数及び他の中間データを格納する。一実施例において、読み出し専用メモリ６２６は、静的記憶装置であり、プロセッサ６２２のための静的情報及び命令を格納する。記憶装置６２８はバス６５０に接続され、たとえば、磁気ディスク若しくは光ディスクのような大容量、不揮発性記憶装置であり、時間的に長さが変化する情報及び命令を格納する。一実施例において、記憶装置６２６は、受信されたファクシミリデータと、ファクシミリ機６２０によって送信されるべきファクシミリデータの両方を格納する。

ファクシミリ機６２０は、バス６５０を介して入出力ユニット６４０に接続される。入出力ユニット６４０は、ファクシミリ機６２０が外部入力データ及び出力表示データを受信できるようにする汎用入出力装置である。入出力装置６４０は、液晶ディスプレイ６４２のような任意の台数のデータ入力装置に接続される。同様に、入出力装置６４０は、英数字入力パネル６４６若しくはモード選択スイッチ６４８のような任意の数のデータ入力装置に接続してもよい。一実施例において、モード選択スイッチ６４８は、多重捕捉モードと手動捕捉モードの間で選択を行うよう動作する。多重捕捉モードは、文書データがユーザの介入を伴うことなく捕捉される自動捕捉モードを含む。手動捕捉モードは、文書データが、英数字入力パネル６４６から受信された外部ユーザ入力データに基づいて選択的に捕捉去れるモードである。一実施例において、モード選択スイッチ６４８は機械的スイッチであるが、他の実施例では、モード選択スイッチ６４８は、プログラマブルマルチプレクサである。

ファクシミリ機６２０は、バス６５０に接続された通信ユニット６３０を更に有し、通信ユニット６３０は、ネットワークインタフェース６３２と、モデムインタフェース６３４と、走査用インタフェース６３６と、印刷用インタフェース６３８とを含む。一実施例において、ネットワークインタフェース６３２は、ファクシミリ機５２０が、たとえば、TCP/IP、MIME、SMTP等を含むマルチプル・インターネット及びデータ・トランスファー・プロトコルを用いてネットワーク１００及び１２４を介して通信できるようにする。ネットワークインタフェース６３２は、ネットワークインタフェースカード、特定用途向け集積回路(ASIC)、或いは、従来技術において知られている他の態様で実現することができ、ファクシミリ機６２０にネットワーク接続性を付与する。他の実施例において、ファクシミリ機６２０は、同時に多数のネットワークを介して通信を行うマルチプル・ネットワーク・インタフェースを含む。モデムインタフェース６２４は、電話網１２２のようなアナログネットワークを介して送信されるべきデータを変調し、このようなネットワークから受信されたデータを復調する装置である。ファクシミリ機６２０は、対応した数のアナログネットワークを同時に用いて通信を行う多数のモデムインタフェースを具備してもよい。ネットワークインタフェース６３２若しくはモデムインタフェース６３４を介して受信されたデータは、後で送信若しくは印刷するため記憶装置６２６に格納される。

プリンタインタフェース６３８は、ファクシミリ機６２０によって受信された電子データの用紙ベース、若しくは、ハードコピー版を印刷する。電子データは、モデムインタフェース６３４、ネットワークインタフェース６３２から受信され、或いは、スキャナインタフェース６３６を経由してファクシミリ機６２０に走査して取り込まれたデータである。スキャナインタフェース６３６は、用紙ベースの文書を電子画像データに変換、すなわち、ディジタル化し、電子画像データはネットワーク１００若しくは１２４に接続された任意の台数の装置に送信される。さらに、ディジタル化されたデータは、モデムインタフェース６３４によって変調された後、電話網１２２を介して送信される。スキャナインタフェース６３６は、オプション的に光学式文字認識モジュール（本発明が不明瞭になることを避けるため図示されない）を具備し、ディジタル化された電子画像データを認識し、機械編集可能なテキストに変換する。

図９は、ファクシミリ機でデータ捕捉を実行するプロセスの一実施例のフローチャートである。図７を参照するに、プロセスは、ファクシミリ機６２０のようなファクシミリ機が文書データを受信することによって始まる（ステップ７０２）。一実施例において、ファクシミリ６２０機はスキャナインタフェースを介してデータを受信し、他の実施例では、ファクシミリ機６２０は、たとえば、モデムインタフェース６３４、ネットワークインタフェース６３２、及び、入出力ユニット６４０のような種々の他の通信インタフェースを介してデータを受信する。

文書が受信された後、ファクシミリ機６２０の動作モードが判定される。しかし、動作モードはファクシミリ機６２０が文書データを受信する前に判定してもよいことに注意する必要がある。一実施例において、ファクシミリ６２０の動作モードは、１個以上のスイッチの設定の状態を検出するため、或いは、ユーザからの英数字入力を検出するため、入出力ユニット６４０をポーリングするファクシミリ機６２０によって判定される。ファクシミリ機６２０が細く禁止モードで動作していると判定された場合（ステップ７０４）、ファクシミリ機６２０は、通常の方法で受信データを処理し続ける。すなわち、ファクシミリ機６２０は、受信データが出力（たとえば、他の装置に送信されるべく指定されている）かどうかを判定する（ステップ７２２）。データが出力であると判定されたとき、データは、指定された宛先装置に送信される（ステップ７２４）。データが出力ではない場合、データは入力であると見なされ、印刷される（ステップ７２６）。データが送信若しくは印刷されたとき、ファクシミリ機６２０は、ステップ７０２に遷移することによって、更なる文書データを受信する準備を行う。

ファクシミリ機が捕捉許可モードで動作することが判定された場合（ステップ７０４）、ファクシミリ機６２０が自動捕捉モードで動作しているかどうかに関してさらなる判定が行われる（ステップ７０６）。ファクシミリ機６２０が自動捕捉モードに従って動作していることが判明した場合、ファクシミリ機６２０は、付加的なユーザの介入を伴うことなくデータを捕捉する（ステップ７２０）。

一実施例において、自動捕捉モードは、ファクシミリ機６２０が制限された時間の期間に亘ってデータを捕捉しないように、一時停止若しくは一時的に禁止される。一実施例において、ファクシミリ６２０の自動捕捉モードは、外部ユーザ入力（例えば、ボタン又はスイッチ）に応じて一時停止される。他の実施例において、データ捕捉は、少なくとも部分的に受信データの内容に基づいて一時停止される。たとえば、ファクシミリ機６２０は、特定のユーザ若しくは装置からデータが受信されない限り、自動捕捉モードで動作するよう設定される。このような指定されたユーザ若しくは装置からデータを受信した後、ファクシミリ機６２０は、たとえば、更なるデータが受信されるまで、捕捉を一時的に中断する。一実施例において、ファクシミリ機６２０は、捕捉禁止モード若しくは手動捕捉モードに移り変わる前に、制限された時間に亘って自動捕捉モードで動作するように、同期メカニズムを介して設定される。

一実施例において、ファクシミリ機６２０上でデータを自動捕捉するプロセスは、メタデータを生成するサブプロセス、生成されたメタデータを一つ以上の指定された宛先装置に送信するサブステップのような種々のサブプロセスを含む。一実施例において、ファクシミリ機６２０は、受信された文書から種々のデータ属性を抽出することによりメタデータを生成する。このようなデータ属性は、文書内のデータヘッダ、並びに、文書内容（コンテンツ）自体から抽出される。一実施例において、宛先装置は、一つ以上の捕捉アドレスを用いて指定される。捕捉アドレスは、インターネットプロトコル（IP）アドレス、一つ以上の電子メールアドレス、電子メール配信リストアドレス、或いは、ネットワーク上の宛先装置若しくはノードを識別するため使用されるその他の手段である。捕捉アドレスは、ファクシミリ機６２０に格納され、或いは、受信データ内に組み込まれる。

多数のネットワークを介してデータを送信するため、屡々、ある種のカプセル化プロトコルに従ってデータをカプセル化する必要がある。多数のネットワークデータカプセル化プロセスは従来技術において公知であり、たとえば、TCP/IP、MIME、SMTPなどが含まれる。一実施例において、ファクシミリ機６２０により生成されたメタデータは、捕捉アドレスに送信される前に、種々のネットワークカプセル化プロトコルの中の一つのプロトコルに従ってカプセル化される。一実施例において、メタデータをカプセル化するため使用されたプロトコルは、捕捉アドレスのフォーマット及び／又は内容に基づいて、ファクシミリ機６２０によって選択される。たとえば、捕捉アドレスが電子メールアドレスである場合、ファクシミリ機６２０は、MIMEカプセル化プロトコルに従って送信前にデータをカプセル化する。当業者は、多数のカプセル化プロトコルが同時に利用されることを認めるであろう。

図９を再度参照するに、自動動作モードの場合に（ステップ７０６）、カプセル化されたメタデータは、捕捉アドレスによって指定された宛先装置若しくはノードに送信される（ステップ７２０）。一実施例において、メタデータは、ネットワークを介して、索引付け及び／又は保管のためＦＭＡ装置に送信される。

ファクシミリ機６２０が自動捕捉モードではなく、手動捕捉モードで動作するとき（ステップ７０６）、外部入力データが受信され（ステップ７０７）、次に、受信された文書データを更に処理するため利用される。外部入力データは、入出力ユニット６４０を用いて受信されたユーザ指定外部入力データである。一実施例において、受信外部入力データは、受信文書データが捕捉されるべきかどうかを判定するため、ファクシミリ機６２０によって利用される。他の実施例の場合、受信された入力データは、受信された文書データのアクセス制御及び所有権の属性を割り当て、変更するため、ファクシミリ機６２０によって利用される。

ファクシミリ機６２０が、文書データの種々の所有権属性、たとえば、文書所有者の名称を指定する外部入力データを受信するとき（ステップ７０８）、適当な属性がメタデータにおいて設定、変更される（ステップ７１０）。しかし、外部入力データが受信されないとき、或いは、外部入力データが受信されても所有権属性が含まれないとき、ファクシミリ機６２０に記憶されたデフォルト所有権属性が利用される（ステップ７１２）。同様に、ファクシミリ機６２０が、多数のほかのメタデータ属性若しくはタグを指定する外部入力データを受信したとき（ステップ７１４）、ファクシミリ機６２０は、新たに受信された属性を反映させるため、文書メタデータを設定若しくは変更する（ステップ７１６）。一実施例において、付加的なメタデータ属性又はタグが外部入力データを用いて受信されないとき、ファクシミリ機６２０に記憶されたデフォルトメタデータ属性が利用される（ステップ７１８）。文書が所定の動作モードに従って捕捉された後、ファクシミリ機６２０は、受信されたデータを（上述の通り）送信若しくは印刷することにより通常のファクシミリ機として動作し続ける。

したがって、一実施例において,自動システムモードで動作しているとき、ネットワーク上でファクシミリ機によって送信若しくは受信されたファクシミリ送信のコピーは、少なくとも一つの特定アドレスにネットワークを介して送信されることによって、（オプション的に）ファクシミリ伝送情報と関連した付加的なメタデータと共に自動的に保管される。これは、伝送情報の送信側又は受信側に良くわかる形態で、伝送プロセスの一部として行われる。保管は元のファクシミリ伝送情報を送信若しくは受信するファクシミリ機によって（たとえば、ファクシミリ伝送情報から抽出された）、予め指定され、若しくは、識別されたアドレスを用いて、ネットワークを介してＦＭＡのような装置にファクシミリ伝送情報を送信することにより実現される。ネットワーク全体の保管は、指定されたアドレスを使用し、インターネットファックスプロトコルのような一つの周知のファクシミリプロトコルを用いて実行される。

本発明の実施例で実行される処理は、ハードウェアにより構成された処理ロジック（たとえば、専用ロジック,回路など）、ソフトウェア、又は、両者の組合せによって実施されることに注意する必要がある。

本発明の多数の代替及び置換は、上記の説明を読むことによって当業者には明らかになる。例示のために図示され、説明された特定の実施例は、本発明を制限することを意図するものではないことに注意する必要がある。したがって、多数の実施例の詳細についての説明は、請求項に係る発明の範囲を制限するものではなく、請求項には発明に欠くことのできない事項のみが記載されている。

ファイル管理システムの一実施例の構成図である。 ファイル管理装置（FMA）メタデータファイルフォーマットの第１実施例を説明する図表である。 ファイル管理装置メタデータファイルフォーマットの第２実施例を説明する図表である。 拡張マークアップ言語（XML）フォーマットの一実施例の説明図である。 ファイル管理装置環境におけるＭＩＭＥ（多目的インターネットメール拡張仕様）捕捉の一実施例を説明するフローチャートである。 ファイル管理装置環境におけるディレクトリ捕捉の一実施例を説明するフローチャートである。 ファイル管理装置環境における文書記憶の一実施例を説明するフローチャートである。 ファクシミリ機の一実施例のブロック図である。 ファクシミリ機上でデータ捕捉を実行するプロセスの一実施例のフローチャートである。

符号の説明

１００，１２４ ネットワーク
１１０ クライアント
１２０ ファクシミリ機
１２５ コピー機
１３０ プリンタ
１３５ スキャナ
１４０ データ記憶装置
１４５ サーバー
１５０ ファイル管理装置（ＦＭＡ）
６２２ プロセッサ
６２４ メインメモリ
６２６ ＲＯＭ
６２８ 記憶装置
６３０ 通信ユニット
６３２ ネットワークインタフェース
６３４ モデムインタフェース
６３６ スキャナインタフェース
６３８ プリンタインタフェース
６４０ Ｉ／Ｏ
６４２ ディスプレイ
６４４ データ入力
６４６ パネル
６４８ スイッチ

Claims (10)

1. ファクシミリ機能を備えた装置が、ネットワークに接続されたファクシミリ機能を備えた別の装置からファクシミリ伝送されたデータを取得する第１取得ステップと、
   
   前記ファクシミリ機能を備えた装置が、少なくとも前記ファクシミリ伝送されたデータの中から、少なくとも送信の宛先を含む複数の属性を含むメタデータを前記データごとに取得する第２取得ステップと、
   前記第１取得ステップにおける前記ファクシミリ伝送されたデータが、外部から受け入れるデータを示すユーザ指定入力データに該当するか否かを判定する判定ステップと、
   前記判定ステップでの判定結果に基づいて、前記ファクシミリ伝送されたデータのうち、前記ユーザ指定入力データに該当するデータを取得するデータ取得制御ステップと、
   前記データ取得制御ステップで取得したデータを蓄積するとともに、前記入力データと前記メタデータに基づいて前記宛先に送信するデータ送信ステップと、
   を有することを特徴とするファイル管理方法。
2. 前記メタデータは、前記ファクシミリ伝送されたデータを取得した当該ファクシミリ機能を備えた装置に関する情報を含む
   ことを特徴とする請求項１に記載の方法。
3. 前記第１取得ステップは、スキャナインタフェース、ネットワークインタフェース及びモデムインタフェースの中の少なくとも一つのインタフェースを介して前記ファクシミリ伝送されたデータを受信するステップを含む
   ことを特徴とする請求項１乃至２に記載の方法。
4. 前記第２取得ステップは、前記ファクシミリ伝送されたデータの属性を表現するメタデータを新たに生成するステップを含む
   ことを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の方法。
5. 複数のネットワークカプセル化プロトコルの中の一つのプロトコルに従って前記メタデータがカプセル化され、
   前記カプセル化されたメタデータが、アドレスによって指定された装置の宛先に送信される
   ことを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の方法。
6. 前記ユーザ指定入力データは、少なくとも前記ファクシミリ伝送されたデータに対するユーザの指定したアクセス制御属性を有する
   ことを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項に記載の方法。
7. データを保管する装置とネットワークを介して接続されたファクシミリ機能を備えた装置であって、
   ファクシミリ伝送されたデータを受信する受信手段と、
   少なくとも前記ファクシミリ伝送されたデータの中から、少なくとも送信の宛先を含む複数の属性を含むメタデータを前記データごとに取得する取得手段と、
   前記受信手段で受信された前記ファクシミリ伝送されたデータが、外部から受け入れるデータを示すユーザ指定入力データに該当するか否かを判定する判定手段と、
   前記判定手段での判定結果に基づいて、前記ファクシミリ伝送されたデータのうち、前記ユーザ指定入力データに該当するデータを取得するデータ取得制御手段と、
   前記データ取得制御手段で取得したデータを蓄積するとともに、前記入力データと前記メタデータに基づいて前記宛先に送信するデータ送信手段と、
   を有することを特徴とするファクシミリ機能を備えた装置。
8. 前記メタデータは、前記ファクシミリ伝送されたデータを取得した当該ファクシミリ機能を備えた装置に関する情報を含む
   ことを特徴とする請求項７に記載のファクシミリ機能を備えた装置。
9. 前記取得手段は、前記ファクシミリ伝送されたデータの属性を表現するメタデータを新たに生成する生成手段を含む
   ことを特徴とする請求項７乃至８のいずれか１項に記載のファクシミリ機能を備えた装置。
10. 前記ユーザ指定入力データは、少なくとも前記ファクシミリ伝送されたデータに対するユーザの指定したアクセス制御属性を有する
    ことを特徴とする請求項７乃至９のいずれか１項に記載のファクシミリ機能を備えた装置。

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