JP2005085173A - データ管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】 無線ＩＣタグを利用してデータの授受と管理を行うデータ管理システムを提供する。
【解決手段】 管理サーバ２のＯＣＲ認識部１１は、ＯＣＲ／ＲＦＩＤ読取装置４が取り込んだ書類のイメージデータから、文字を認識しデータ取得し、データ照合部１２は、事務処理端末５ａからの指示に従って、ＯＣＲ／ＲＦＩＤ読取装置４によってＲＦＩＤタグ９から読み込まれたデータと、ＯＣＲ認識部１１によって取得されたデータとを比較し照合を行い、契約管理データベース３は、ＲＦＩＤタグ９に記録されているデータや、ＯＣＲ認識部１１によって取得された書類のデータと、書類に押印された印影のイメージデータを記憶する。
また、外交員は所持するＰＣ端末７はＲＦＩＤリーダ／ライタを備えており、このＲＦＩＤリーダ／ライタは、ＲＦＩＤタグ９に記録されたデータの読み込み、およびＲＦＩＤタグ９へのデータの書き込みを行う。
【選択図】 図１

Description

本発明は、無線ＩＣタグを利用してデータの授受と管理を行うデータ管理システムに関する。

現在、生保等の外交員が契約した契約書をシステム登録するには、次のような方法がとられている。

１つは、外交員が契約書をＦＡＸ等で事務センターへ送付し、事務センター側では、ＯＣＲ（Optical Character Recognition/Optical Character Reader）で契約書の契約内容をデジタル化し内容修正後、登録処理を行う方法がある（非特許文献１）。

また、契約書のイメージデータを入力項目別に分割イメージデータとし、このうちＯＣＲで読取処理容易なものとそうでないものとに区分し、読取処理容易でないものについては、複数の事務処理担当者が分割イメージデータを見ながらデータを入力して、この複数のデータを照合、修正し、これらの分割されたデータを最後に各契約書単位のデータに合成し統合するといったことも行われている（特許文献１）。

他にも、外交員が契約書の契約内容をＰＣへ入力し、事務センター側へネットワーク経由で契約書データとして送信し、また、契約書に付番された番号に対応するバーコードを印刷し、契約書に貼り付け事務センター側へ送付、事務センター側では送付された契約書のバーコードをスキャンすることで、ネットワーク経由で送信されデータベースに記録されている契約書データを呼び出し契約書内容の確認を行い、登録処理を行う方法がある。

しかしながら、ＯＣＲで認識できなかった部分に関してはイメージとの比較を事務センター側で行うが、認識不可となった箇所は視認で確認できるとは限らず、担当する外交員に連絡をとって確認するという作業が発生していた。

また、契約書の書式が異なると事務センター側でのＦＡＸ−ＯＣＲによる読取りが不可能になり、契約書の書式が変更される度に設定変更の処理が発生していた。

また、ネットワークを利用する場合は、ネットワークに接続する環境が必要となり、その作業を行うことができる場所が限定されてしまう。さらに、外交員が送信した契約者データと契約書の紐付けのためのバーコード出力・貼付などの作業が発生する。

また、契約書とデジタル化されたデータの照合作業は全項目を確認する必要があり作業負荷は大きい。さらに契約書の処理が複数の部署を経て完了する場合は、その過程を追跡するためには別のシステムを構築する必要があった。
ＯＣＲ＋ファイリング http://www.mediadrive.co.jp/products/solution/fileocr/ メディアドライブ株式会社 特開２００３−５８８１３号公報

本発明は、無線ＩＣタグを利用してデータの授受と管理の効率化を図るデータ管理システムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するために、請求項１に記載の発明であるデータ管理システムは、記憶装置とアンテナを内蔵した無線ＩＣタグを書類と共に送付して授受されるデータの管理を行うデータ管理システムであって、前記無線ＩＣタグへのデータの入出力を行う入出力手段を有し、入力された前記書類の記入事項を前記無線ＩＣタグへ記録する端末装置と、前記無線ＩＣタグへのデータの入出力と前記書類のイメージデータを取り込む読取手段と、前記読取手段が取り込んだ前記書類のイメージデータから、前記書類に記入されていた文字を認識しデータ取得する認識手段と、前記読取手段によって前記無線ＩＣタグから読み込まれたデータと、前記認識手段によって取得されたデータとを比較し、両データが一致しているか照合を行うデータ照合手段と、前記無線ＩＣタグに記録されているデータ及び前記認識手段によって取得された前記書類のデータを記憶するデータ記憶手段とを備えることを特徴とする。

本発明によれば、無線ＩＣタグに記録されている情報と読取手段の認識情報を比較することで事務センターにおける確認作業を低減することが可能となる。

また、無線ＩＣタグをデータキャリアとして利用することで、書類に付されている無線ＩＣタグから処理状態等を把握することが可能となり、ネットワーク等を利用する必要がなくなる。

本発明の実施形態について、図１〜図７を用いて説明する。

本実施形態におけるデータ管理システム１は、管理サーバ２、契約管理データベース３、ＯＣＲ読取装置４ａ、ＲＦＩＤリーダ／ライタ４ｂ、事務処理端末５ａ、事務処理端末５ｂ（事務センター側）、および、保険の外交員が携帯するＲＦＩＤリーダ／ライタを備えたＰＣ端末７とから構成される。管理サーバ２と事務処理端末５ａおよび事務処理端末５ｂは、相互にＬＡＮ等のネットワーク６で接続される。

管理サーバ２は、事務処理端末５ａからの指示に従って、ＯＣＲ読取装置４ａ、ＲＦＩＤリーダ／ライタ４ｂによってＲＦＩＤタグ９から読み込まれたデータと、後述するＯＣＲ認識部１１によって取得されたデータとを比較し、両者が一致しているか照合を行う機能を有するデータ照合部１２を備える。

契約管理データベース３は、ＲＦＩＤタグ９に記録されているデータや、ＯＣＲ認識部１１によって取得された契約書８ａや住所変更届８ｂ等の書類のデータ、書類に押印された印影のイメージデータを、それぞれ契約者ごとに関連付けて記憶する。

ＯＣＲ読取装置４ａは、契約書８ａや住所変更届８ｂ等の書類をイメージデータとして取り込む機能を有する。

ＲＦＩＤリーダ／ライタ４ｂは、ＲＦＩＤタグ９に記録されているデータを読み取る機能、およびＲＦＩＤタグ９へデータを書き込む機能を有する。なお、ＯＣＲ読取装置４ａ、ＲＦＩＤリーダ／ライタ４ｂの装置構成としては、１つの装置であっても良いし、２つの装置とで構成しても良い。

事務処理端末５ａは、ＯＣＲ読取装置４ａと接続され、ＯＣＲ読取装置４が取り込んだ書類のイメージデータから、書類に記入されていた文字を認識しデータ取得するＯＣＲ認識部１１を備える。事務処理端末５ｃは、ＲＦＩＤリーダ／ライタを備えており、印影のイメージデータの照合を行う機能を有する。

また、外交員が所持するＰＣ端末７はＲＦＩＤリーダ／ライタを備えており、このＲＦＩＤリーダ／ライタは、ＲＦＩＤタグ９に記録されたデータの読み込み、およびＲＦＩＤタグ９へのデータの書き込みを行う機能を有し、外交員によってＰＣ端末７に入力されたデータはＲＦＩＤリーダ／ライタを介してＲＦＩＤタグ９へ記録され、ＲＦＩＤタグ９から読み込まれたデータはＰＣ端末７へ供給される。

なお、ＲＦＩＤタグ９は、記憶装置とアンテナを内蔵した無線ＩＣチップであり、ＲＦＩＤリーダ／ライタを用いて非接触でデータを読み書きできる記憶媒体である。本実施形態においては、契約書８ａ等の書類を収納するクリアファイルに取り付けられていることとし、イメージデータを含む本実施形態で扱われる全てのデータを記憶するに十分な記憶容量を有することとする。

また、本実施形態において、「契約書データ」といった場合には、契約書８ａに記入された契約内容をデジタルデータ化したものを指し、「住所変更データ」といった場合には、住所変更届８ｂに記入された変更内容をデジタルデータ化したものを指す。

≪データの記録≫
まず、データの記録の際に行われる処理について、図２のシーケンス図に基づいて説明する。ここでは、契約書８ａに記入された事項をデータ化して記録する一連の処理を例として説明する。

新たに保険契約がされた場合、図３に示すような契約書８ａが作成される。この契約書８ａには、保険契約者の氏名、振り仮名、性別、生年月日、住所、郵便番号、自宅電話番号、勤務先電話番号等を記入する欄と、保険契約者の印鑑を押す欄が設けられており、適宜、記入押印がされる。

外交員がＰＣ端末７に対して契約書８ａに記入された契約内容を入力し（ステップＳ０１）、ＲＦＩＤタグ９への契約書データの書き込みをＰＣ端末７に対して入力指示すると、ＰＣ端末７は、ＲＦＩＤタグ９へ契約書データを記録する（ステップＳ０２）。この時、外交員が入力し、ＲＦＩＤタグ９に記録されるデータは、申し込み番号、氏名、振り仮名、性別、生年月日、郵便番号、住所、自宅電話番号、勤務先電話番号の各データである。

契約書８ａが収納されたクリアファイルが事務センターへ送付されると、まず、ＯＣＲ読取装置４ａによって、契約書８ａのイメージデータが読み込まれると共に事務処理端末５ａのＯＣＲ認識部１１で文字認識する（ステップＳ０３）。このイメージデータは、例えば、ビットマップ形式で読み込まれる。続いてＲＦＩＤリーダ／ライタ４ｂによってＲＦＩＤタグ９に記録されている契約書データが読み込まれる（ステップＳ０４）。

ＯＣＲ読取装置４ａによって読み込まれた契約書８ａのイメージデータと契約書データは管理サーバ２に送信され（ステップＳ０５）、管理サーバ２は、契約書８ａのイメージデータとＲＦＩＤリーダ／ライタ４ｂによって契約書データとを関連付けて契約管理データベース３に記録する（ステップＳ０６）。

受付部門の事務担当者は、契約書８ａのイメージデータと契約書データが契約管理データベース３に記録されたことが通知されると、その契約書８ａの申し込み番号等を入力し、照合開始を事務処理端末５ｂに対して入力指示する（ステップＳ０７）。この事務処理端末５ｂからの指示により事務処理端末５ａは、管理サーバ２に対して申し込み番号等で指定された契約書８ａの照合開始を要求する（ステップＳ０８）。

管理サーバ２は事務処理端末５ｂから照合開始の要求を受信すると、データ照合部１２にて、契約管理データベース３から指定された契約書８ａのイメージデータと契約書データを取得して両者のデータ照合を行い、照合結果を事務処理端末５ｂへ送信する（ステップＳ０９）。この時取得されるデータは、ＲＦＩＤタグ９に記録される各データと同一の項目である。

事務処理端末５ｂは、管理サーバ２から照合結果を受信すると、照合結果を表示する（ステップＳ１０）。図４に、照合結果を表示した例を示す。画面左に表示されるのは契約書８ａのイメージデータであり、画面右に表示されるのはデータ照合部１２からの照合結果と印影のイメージデータである。仮に、ＲＦＩＤタグ９にも記録されておらず契約書８ａのイメージデータからも認識できないデータは青色の「？？」と表示され、ＲＦＩＤタグ９には記録されているが契約書８ａのイメージデータからは認識できないデータ、またはＲＦＩＤタグ９には記録されていないが契約書８ａのイメージデータからは認識できたデータは、赤色の文字で表示される。なお、ＲＦＩＤタグ９に記録されているデータと契約書８ａのイメージデータから認識できたデータが一致した場合は、黒色の文字で表示される。

画面に表示された照合結果において、事務担当者が視認で赤色や青色で表示されたデータを確認し、修正することができる場合は、事務担当者はその修正データを入力し（ステップＳ１１）、契約書データの修正要求を事務処理端末５ｂに対して入力指示すると、事務処理端末５ｂは、管理サーバ２に対して入力された修正データと共に契約書データの修正を要求する（ステップＳ１２）。

仮に、照合結果に対して修正が無い場合は、事務担当者が契約書データの確定要求を事務処理端末５ｂに対して入力指示すると、事務処理端末５ｂは、管理サーバ２に対して契約書データの確定を要求する。

管理サーバ２のデータ照合部１２は、事務処理端末５ｂから契約書データの修正要求を受信すると、契約管理データベース３に修正された契約書データを保存する（ステップＳ１３）。また、管理サーバ２のデータ照合部１２は、確定要求を受信すると、契約書データをそのまま契約管理データベース３に保存する。

このように、契約書８ａのデータは、ＲＦＩＤタグ９を利用して事務センター側の契約管理データベース３に記録される。ＲＦＩＤタグ９に記録された契約書データは、契約管理データベース３に記録されると記録内容が消去され、新たな契約申請において再利用される。

≪変更届の記録≫
各種変更届がされた際に行われる処理について、図６および図７のシーケンス図に基づいて説明する。なお、この実施例では、住所変更がされた場合を例にして説明する。

外交員がＰＣ端末７に対して住所変更届８ｂ（図示しない）に記入された住所変更の内容を入力し（ステップＳ２１）、ＲＦＩＤタグ９への契約書データの書き込みをＰＣ端末７に対して入力指示すると、ＰＣ端末７は、ＲＦＩＤタグ９へ住所変更の内容契約書データを記録する（ステップＳ２２）。なお、以降、入力された住所変更の内容を住所変更データと称す。

住所変更届８ｂが収納されたクリアファイルが事務センターへ送付されると、まず、ＯＣＲ読取装置４ａによって、住所変更届８ｂのイメージデータが読み込まれると共に事務処理端末５ａのＯＣＲ認識部１１で文字認識する（ステップＳ２３）。続いてＲＦＩＤリーダ／ライタ４ｂによってＲＦＩＤタグ９に記録されている住所変更データが読み込まれると共に、ＯＣＲ読取装置４ａで読み取った住所変更届８ｂに押印されている印影のイメージデータをＲＦＩＤに記録する（ステップＳ２４）。そして、ＯＣＲ読取装置４ａによって読み込まれた住所変更届け８ｂのイメージデータと住所変更データが管理サーバ２へ送信される（ステップＳ２５）。管理サーバ２は、送信された住所変更データとイメージデータを一時的に契約管理データベース３に記録する（ステップＳ２６）。

受付部門の事務担当者は、住所変更届８ｂのイメージデータと住所変更データが契約管理データベース３に記録されたことが通知されると、その住所変更届８ｂの申し込み番号等を入力し、照合開始を事務処理端末５ｂに対して入力指示する（ステップＳ２７）。事務処理端末５ｂは、管理サーバ２に対して申し込み番号等で指定された住所変更届８ｂの照合開始を要求する（ステップＳ２８）。

管理サーバ２は事務処理端末５ｂから照合開始の要求を受信すると、データ照合部１２にて、契約管理データベース３から指定された住所変更届８ｂのイメージデータと住所変更データを取得しして両者のデータ照合を行い、照合結果を事務処理端末５ｂへ送信する（ステップＳ２９）。

事務処理端末５ｂは、管理サーバ２から照合結果を受信すると、照合結果を表示し、内容の確認を行う。（ステップＳ３０）。

変更届け受理部門では、住所変更届８ｂが収納され、印影のイメージデータと共に住所変更データが記録されたＲＦＩＤタグ９が取り付けられているクリアファイルが送付されると、事務処理端末５ｃが備えるＲＦＩＤリーダ／ライタによってＲＦＩＤタグ９に記録されている印影のイメージデータが読み込まれる（ステップＳ４１）。

印影データが読み込まれると、事務処理端末５ｃは、管理サーバ２に対して契約時の印影のイメージデータを要求する（ステップＳ４２）。契約時のイメージデータの読出しは、例えば契約者名等個人情報で検索し抽出する。管理サーバ２は、事務処理端末５ｃから契約時の印影のイメージデータを要求されると、契約管理データベース３からその印影のイメージデータを取得して、事務処理端末５ｃへ返信する（ステップＳ４３）。

次に、事務処理端末５ｃは、管理サーバ２から印影のイメージデータを取得すると、ＲＦＩＤタグ９に記録されていた印影のイメージデータとを比較し、両印影が一致するかどうか照合し（ステップＳ４４）、照合結果を画面に表示する（ステップＳ４５）。

照合の結果、両印影が一致した場合は、変更届け受理部門の事務担当者がその住所変更届８ｂの受理を事務処理端末５ｃに対して入力指示すると（ステップＳ４６）、事務処理端末５ｃは、管理サーバ２に対して契約管理データベース３への住所変更データの記録を要求する（ステップＳ４７）。

管理サーバ２は、住所変更データの記録要求を受信すると、一時的に記憶装置に記憶していた住所変更データを契約管理データベース３に記録する（ステップＳ４８）。

また、照合の結果、両印影が一致しなかった場合は、変更届け受理部門の事務担当者がその住所変更届８ｂの不受理を事務処理端末５ｃに対して入力指示すると（ステップＳ４９）、事務処理端末５ｃが備えるＲＦＩＤリーダ／ライタによって不一致結果がＲＦＩＤタグ９に記録される（ステップＳ５０）。なお、管理サーバ２に一時的に記憶されていた住所変更データは破棄される。

このように、ＲＦＩＤタグ９を利用して住所変更届８ｂのデータが事務センター側の契約管理データベース３に記録される。

尚、変更届けの処理における印影イメージのＲＦＩＤタグ９への書き込みは、外交員よりＲＦＩＤタグ９と共に住所変更届８ｂが収納されたクリアファイルが事務センターへ送付され、住所変更届８ｂとＲＦＩＤタグ９の情報を読み取る時にＲＩＦＤリーダ／ライタ４ｂより印影イメージを書き込む例で説明したが、ＲＦＩＤに書き込むタイミングはこれに限定されず、次の処理で行っても良い。

（１）例えば、外交員のＲＦＩＤリーダ／ライタ付きＰＣ端末７にイメージスキャナを接続し、ＰＣ端末７で変更された住所データを書き込む時にイメージスキャナで読み込んだイメージデータをＲＦＩＤタグ９に書き込んでも良い。この場合、ＰＣ端末７は、情報センターとネットワーク接続可能としておき、管理サーバ２に契約管理データベース３に記録されている当該変更届８ｂに係る新規契約時の契約書イメージデータの印影イメージとの照合要求し、照合結果を受信するようにする。このようにすることで、事務センターでの処理に係る以前に変更届８ｂの有効性を確認することができ、契約業務全体の処理効率を図ることができる。

（２）外交員よりＲＦＩＤタグ９と共に住所変更届８ｂが収納されたクリアファイルが事務センターへ送付され、図６に示すステップＳ２７からステップＳ３０に示す事務センターの受付部門における処理を行った後に、管理サーバ２を経由してＲＦＩＤリーダ／ライタで、住所変更データが記録されているＲＦＩＤタグ９に印影データを追加記録するようにしても良い。

また、上記で説明したように、本実施形態では、事務処理センター側は新規契約受付部門と変更届け等の受付部門とが分かれている。そのため、受付部門での処理完了時に、部門を示す情報、処理日付、完了情報等の通過情報を事務処理端末５ｂでＲＦＩＤタグ９に記録しておくようにしても良い。その場合、外交員が受理した契約が現在どの部門で処理されているかを把握することが可能となる。

なお、本実施形態においては、保険業務を例に説明したがこれに限定されるものではない。例えば銀行口座開設業務や証券取引口座開設などの業務等、書類の受付、変更等の手続を伴う業務に利用することができる。

データ管理システムの構成を示す図である。 契約書のデータを登録する際の処理を示すシーケンス図である。 契約書の一例を示す図である。 照合結果の表示例を示す図である。 ＲＦＩＤタグに記録される印影のイメージデータと契約書データを示す図である。 住所変更時の処理を示すシーケンス図である。 住所変更時の処理を示すシーケンス図である。

符号の説明

１ データ管理システム
２ 管理サーバ
３ 契約管理データベース
４ａ ＯＣＲ読取装置
４ｂ ＲＦＩＤリーダ／ライタ
５ａ、ｂ、ｃ 事務処理端末
６ ネットワーク
７ ＰＣ端末
８ａ 契約書
８ｂ 住所変更届
９ ＲＦＩＤタグ
１１ ＯＣＲ認識部
１２ データ照合部

Claims (1)

1. 記憶装置とアンテナを内蔵した無線ＩＣタグを書類と共に送付して授受されるデータの管理を行うデータ管理システムであって、
   前記無線ＩＣタグへのデータの入出力を行う入出力手段を有し、入力された前記書類の記入事項を前記無線ＩＣタグへ記録する端末装置と、
   前記無線ＩＣタグへのデータの入出力と前記書類のイメージデータを取り込む読取手段と、
   前記読取手段が取り込んだ前記書類のイメージデータから、前記書類に記入されていた文字を認識しデータ取得する認識手段と、
   前記読取手段によって前記無線ＩＣタグから読み込まれたデータと、前記認識手段によって取得されたデータとを比較し、両データが一致しているか照合を行うデータ照合手段と、
   前記無線ＩＣタグに記録されているデータ及び前記認識手段によって取得された前記書類のデータを記憶するデータ記憶手段と、
   を備えることを特徴とするデータ管理システム。

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