JP4156306B2 - 文書データ作成方法およびシステム - Google Patents

Description

【０００１】
【産業上の利用分野】
本発明は、帳票の印刷用に作成された帳票データを利用して、ネットワーク上で閲覧、印刷を行うための文書データを作成するための技術に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来より、電話の利用明細やクレジットカードの請求書等の個人別の帳票類は、主に紙媒体に印刷するための専用の帳票データとして作成されてきた。帳票データに基づいて印刷された帳票は、個人ごとに帳合されて封筒に封入封緘され、配達が行われていた。近年では、コンピュータおよびネットワーク技術の発達、および文書データの電子化が進むにつれて、利用明細や請求書などの文書データについてもネットワークを介して配信する方法が用いられるようになってきている。
【０００３】
例えば、電話の利用明細書やクレジットカードの請求明細書が、閲覧用の文書データとして、インターネット上のＷＷＷサーバ上に置かれ、利用者はインターネットを通じて閲覧するというようなシステムが利用されはじめてきている。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、帳票データには、印刷後に断裁機、帳合機、自動封入封緘機で処理を行うことを想定して、所定の順序でデータが並んでいると共に、様々な制御用データも含んでいるため、そのまま閲覧すると、順序が整っていなかったり、顧客にとっては意味の無い制御データが見えてしまう等の問題がある。ここで、帳票用紙にデータを印刷した状態を図５に示す。図５（ａ）は表面、図５（ｂ）は裏面である。図５の例は、４面付けの場合を示しており、４つの面が一紙面に印刷されることになる。帳票に印刷を行う場合、後で各面ごとに断裁することを考えているため、１紙面に必ずしも同一顧客のデータが印刷されるとは限らない。むしろ通常は異なる顧客用のデータが印刷されることが多い。ただし、表面と裏面は必ず、同一顧客のものである必要があるので、各面の表と裏には同一顧客のデータが印刷されるようになっている。また、帳票用のデータは各面単位のデータとはなっておらず、図５（ａ）に示したような４つの面を１つの紙面としてもっている。そのため、閲覧用の文書化を行っても１顧客用の閲覧情報とはならない。帳票データ自体も元は純粋な実データから作成されるものであるため、顧客ごとに分類されている元の実データから閲覧用の文書データを作成すれば、このような問題は生じないが、帳票の印刷業者にとっては、帳票データと実データの２つを別々に管理するのは好ましくなく、１つの帳票データから閲覧用の文書データを作成したいという要望がある。
【０００５】
上記のような点に鑑み、本発明は、帳票の印刷専用に作成された帳票データに文書データ作成用の制御データを設けておくことにより容易に閲覧用の文書データを作成することが可能な文書データ作成方法およびシステムを提供することを課題とする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するため、本発明では、帳票データをプリンタ出力するときに発生するスプールデータ内において、面数、文書化フラグ、文書化原点、文書化エリアを含む印刷紙面データに対し、前記面数、文書化フラグを用いて文書化する面を認識するとともに、前記文書化原点、文書化エリアを用いて文書化する面のうち文書化対象とする領域を認識する文書化領域認識手段と、前記認識された領域内の実データを前記印刷紙面データ内から抽出して版下データと合成するデータ合成手段と、前記印刷紙面データ内からファイル名を抽出して前記合成されたデータにファイル名を付与するファイル名付与手段と、前記合成されたファイルを閲覧用のフォーマットに変換して、頁別の閲覧用文書ファイルである頁別ファイルを作成するデータ変換手段と、前記付与されたファイル名の共通性に基づいて複数の頁別ファイルを顧客別のファイルに統合するファイル統合手段と、を有する構成としたことを特徴とする。
本発明によれば、印刷時に作成されるスプールデータから文書化する領域の実データを抽出して、版下データと合成して合成データを得る処理を複数の書式に従ったスプールデータに対して行い、データ変換を行って閲覧用のフォーマットにした後、それぞれ得られた頁別ファイルを顧客別に統合する処理を行うようにしたので、帳票印刷用に作成されたスプールデータを利用して容易に閲覧用の文書データを作成することが可能となる。
【０００７】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の好適な実施形態について、図面を参照して詳細に説明する。
（帳票データについて）
まず、帳票類の印刷に用いられるスプールデータについて説明する。スプールデータとは、コンピュータのＣＰＵを効率良く利用するために、印刷処理をプリンタ等の実行手段にまかせる段階で作成されるデータである。ここでは、帳票印刷用に管理されている帳票データを、実行するプリンタに合わせて変換した形式となっている。スプールデータは、プリンタが読むことができるような形式になっているだけで、基本的に保有している情報は、帳票データと同じである。スプールデータは、複数のページをまとめて面付けした状態で印刷が行われる。そのため、スプールデータは、印刷紙面単位の印刷紙面データを複数まとめた形式になっている。図１に本発明で利用する印刷紙面データを示す。図１に示すように、印刷紙面データは、先頭の制御コード、面数、紙面有効長、オーバレイ名の各項目を有している。また、その後には、閲覧用の文書に変換する際の各面の定義を行った面定義データ（図中第１面、第２面と表記）を有している。さらに最後尾に実際に印刷される内容である実データを有している。
【０００８】
制御コードには、帳票印刷用の印刷機が読むと、各面定義データを読まないような制御を行わせるためのデータが記録されている。本発明に係る文書データ作成システムが制御コードを読んでも無視して、面定義データを読むように設定されている。面数は、１印刷紙面にいくつの面を定義するかを示すものであり、例えば、図５の例では４面定義されることになる。これに対応して面定義データも第１面から第４面までの４つを有することになる。紙面有効長は１紙面の実データのデータ長を示す。オーバレイ名は、実データと合成するデータのファイル名を記録している。
【０００９】
面定義データは、文書化フラグ、文書化原点、文書化エリア、面有効長、ファイル名、パスワードの項目を有している。文書化フラグ、はその面の文書化を行うどうかを示すフラグである。文書化フラグが「１」の場合は文書化を行い、文書化フラグが「０」の場合は文書化を行わない。文書化を行わない場合としては、例えば、個人の明細データが奇数ページ数で終わる場合が考えられる。図５の例では、第１面に対応する顧客の明細が１頁で終わってしまい、裏側に印刷する必要がないとき、第１面（表）にはデータが印刷されるが、第１面（裏）にはデータが印刷されず、空白となる。この場合、第１面（表）の文書化フラグは「１」、第１面（裏）の文書化フラグは「０」となる。文書化原点および文書化エリアは、定義した面のうち、どの範囲を文書化するかを示すデータである。文書化原点は、文書化の原点となる位置をｘｙ座標で表現したものであり、文書化エリアは横方向および縦方向の長さをｘｙ座標で表現したものである。文書化原点および文書化エリアにより文書化領域が特定されることになる。この文書化領域は定義した面より狭い範囲が設定される。これは、断裁後の帳票を自動で振り分ける際に利用されるＯＭＲマーク等のデータを文書化データに含めないためである。面有効長は、文書化領域に含まれる実データのデータ長である。ファイル名は、文書化領域に含まれるデータをファイル化したときに付与するファイル名である。パスワードは、スプールデータを閲覧用の文書データに変換した後、閲覧用の文書ファイルを開く際に、利用者の認証に用いるためのパスワードである。
【００１０】
（システム構成）
次に、本発明に係る文書データ作成システムについて説明する。図２は、本発明に係る文書データ作成システムの一実施形態を示す機能ブロック図である。図２において、Ａはスプールデータ、Ｂは版下データ、Ｃは文書データ、１は文書化領域認識手段、２はデータ合成手段、３はファイル名付与手段、４はデータ変換手段、５はファイル統合手段である。
【００１１】
図２において、文書化領域認識手段１は、スプールデータを構成する印刷紙面データのうち、文書化の対象とする領域を認識する機能を有する。データ合成手段２は、文書化領域認識手段１により認識された各文書化領域の実データと、版下データを合成する機能を有する。ファイル名付与手段３は、合成により得られた合成データに顧客別のファイル名を付与する機能を有する。データ変換手段４は、目的とする閲覧用文書のファイル形式にフォーマット変換する機能を有する。ファイル統合手段５は、ファイル名付与手段３により付与されたファイル名に共通性があるファイルを統合する機能を有する。文書化領域認識手段１、データ合成手段２、ファイル名付与手段３、データ変換手段４、ファイル統合手段５はコンピュータおよびコンピュータに搭載された専用のソフトウェアにより実現される。
【００１２】
スプールデータＡは、帳票データを所定のプリンタ用に変換したものであり、顧客によって記録されるデータ内容が異なる。通常、複数の書式からなり、本実施形態では、書式の異なる表紙用スプールデータＡ１、明細用スプールデータＡ２に対して処理を行う。表紙用スプールデータＡ１は表紙に記録されるデータであり、全ての顧客に対して同一のページ数が割り当てられている。明細用スプールデータＡ２は利用明細に記録されるデータであり、顧客の利用度によりページ数が異なっている。版下データＢは、罫線データや定型の文章等の、顧客に依らず、同一のデータが記録されたものである。スプールデータＡの書式に対応しており、表紙用版下データＢ１は、表紙用のフォーム、明細用版下データＢ２は明細用のフォームとなっている。文書データＣは、顧客α、顧客β、顧客γ、顧客…という具合に、各顧客別に分類されたデータであり、１つのファイルに表紙も明細も含まれている。
【００１３】
（処理の流れ）
続いて、本発明に係る文書データ作成システムの処理動作について図３に示すフローチャートを用いて説明する。まず、スプールデータを読込んだ後、文書化領域認識手段１が、１印刷紙面データ単位で分割する面数を認識する（ステップＳ１）。具体的には、文書化領域認識手段１が、印刷紙面データの「面数」を読込んで印刷紙面データを何面に分割するかを認識する。例えば、印刷紙面データの面数が４となっている場合、４面付けであることを認識する。続いて、分割する各面について、文書化するかどうかを認識する（ステップＳ２）。具体的には、文書化領域認識手段１が、印刷紙面データの「文書化フラグ」を読込んで文書化するかどうかを認識する。次に、文書化対象として認識された各面のデータのうち、文書化に使用する領域を認識する（ステップＳ３）。具体的には、文書化領域認識手段１が、印刷紙面データの「文書化原点」および「文書化エリア」を読込んで、文書化領域を認識する。
【００１４】
文書化領域が認識されたら、データ合成手段２が、実データと版下データの合成処理を行う（ステップＳ４）。具体的には、データ合成手段２が各面ごとに、印刷紙面データの実データから「文書化原点」および「文書化エリア」により計算された文書化領域に対応する部分のデータを抽出し、オーバレイ名で特定されるファイル名から抽出される版下データと重ね合わせる。ここで、文書化領域から抽出された実データ、版下データ、合成により得られる合成データの一例を図４に示す。実データは、印刷紙面データの文書化領域から抽出されるデータであり、図４（ａ）に示すように、顧客ごとに異なるデータとなっている。版下データは、顧客が誰であるかに関わらず不変のデータであり、図４（ｂ）の例では、罫線を中心としたものとなっている。合成データは、図４（ｃ）に示すように、実データと版下データを合成することにより得られるものである。なお、図４（ａ）において実データの周囲の点線で示された矩形は、文書化領域を示すものであり、図４（ｂ）における版下データの周囲の点線で示された矩形は、実データとの位置合わせのため、版下データが保有している位置情報である。両データが保有している位置情報に基づいて正しく位置合わせが行われることになる。
【００１５】
続いて、この合成データに、ファイル名を付与する（ステップＳ５）。具体的には、ファイル名付与手段３が、印刷紙面データの「ファイル名」を読込んで、読込んだファイル名を合成データに付与して合成ファイルを作成する。ファイル名は顧客を特定する番号または記号の後に、ページ番号を付与した形式となっている。例えば、「Ａ０００００１．００」のようなファイル名が付与される場合、前半の「Ａ０００００１」は顧客により異なるものであり、後半の「００」は、表紙であることを示している。明細用のスプールデータから作成した合成ファイルには、後半部分は１ページ目の場合「０１」としたファイル名が付与される。上記ステップＳ１からＳ５の処理を、複数のスプールデータに対して行うことにより各ページ単位の合成ファイルが得られることになる。
【００１６】
複数のスプールデータ（例えば、表紙用と明細用）に対して合成ファイルが得られたら、次に、データ変換手段４が、閲覧に適したフォーマットにデータ変換を行う（ステップＳ６）。本実施形態では、変換するフォーマットとして最も一般的に利用されているＰＤＦ（Portable Document Format）を適用する。これにより各頁単位の閲覧用ファイルである頁別ファイルが得られることになる。続いて、ファイル統合手段５が複数の頁別ファイルを顧客別に統合して１つの顧客別ファイルを作成する（ステップＳ７）。具体的には、ファイル統合手段５が頁別ファイルの中からファイル名の先頭部が同一であるものを統合する処理を行う。例えば、上述のようにスプールデータが表紙用と明細用の２つあり、ある顧客の明細が２ページに渡る場合、表紙用のスプールデータからは、「Ａ０００００１．００」という頁別ファイルが得られ、明細用のスプールデータからは、「Ａ０００００１．０１」と「Ａ０００００１．０２」という頁別ファイルが得られる。ファイル統合手段４は、これら３つのファイルを統合して「Ａ００００１」という顧客別ファイルを作成する。この顧客別ファイルの１ページ目は表紙、２ページ目および３ページ目は明細となる。また、この際、各顧客別ファイルには、印刷紙面データに設定されたパスワードが付与される。
【００１７】
作成された顧客別ファイルは、閲覧用の文書データとしてインターネット上で公開されるＷＷＷサーバ上に登録される。これにより顧客は、自身のパソコンを用いて、自身に届いた帳票形式の利用明細と同様の体裁で、利用明細の閲覧を行うことができる。この際、上述のようにパスワードが設定されている場合は、顧客はパスワードを入力して認証を受けた後、閲覧が可能となる。文書データをＰＤＦのような汎用フォーマットで作成しておけば、閲覧した体裁のままでパソコンに接続されたプリンタでプリントアウトすることもできる。
【００１８】
【発明の効果】
以上、説明したように本発明によれば、帳票データをプリンタ出力するときに発生するスプールデータ内における文書化対象とする領域を認識する文書化領域認識手段と、前記認識された領域内の実データを抽出して版下データと合成するデータ合成手段と、前記スプールデータ内のからファイル名を抽出して前記合成されたデータにファイル名を付与するファイル名付与手段と、前記合成されたファイルを閲覧用のフォーマットに変換して、頁別の閲覧用文書ファイルである頁別ファイルを作成するデータ変換手段と、前記付与されたファイル名の共通性に基づいて複数の頁別ファイルを顧客別のファイルに統合するファイル統合手段を備えた構成としたので、帳票印刷用に作成されたスプールデータを利用して容易に閲覧用の文書データを作成することが可能となるという効果を奏する。作成された文書データが閲覧用として特に適している点としては、文書化領域が特定されているため、自動封入封緘に使用する制御マーク等が削除できる点、帳票用の印刷紙面データのうち文書化する面を特定するため、文書化しない不用なデータを削除できる点、顧客単位になっていない帳票用の印刷紙面データが顧客別に分割し、さらに表紙用と明細用などの複数の書式を顧客単位でまとめることができる点、帳票印刷の際には、あらかじめ印刷される罫線等の版下を合成できる点が挙げられる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明で利用する印刷紙面データ（スプールデータ）を示す図である。
【図２】本発明に係る文書データ作成システムの一実施形態を示す機能ブロック図である。
【図３】本発明に係る文書データ作成システムの処理動作を示すフローチャートである。
【図４】実データと版下データの合成の様子を示す図である。
【図５】帳票用紙に印刷されたデータと文書データ化する場合に定義する面の対応関係を示す図である。
【符号の説明】
１・・・文書化領域認識手段
２・・・データ合成手段
３・・・ファイル名付与手段
４・・・データ変換手段
５・・・ファイル統合手段
Ａ・・・スプールデータ
Ａ１・・・表紙用スプールデータ
Ａ２・・・明細用スプールデータ
Ｂ・・・版下データ
Ｂ１・・・表紙用版下データ
Ｂ２・・・明細用版下データ
Ｃ・・・文書データ

Claims (2)

1. コンピュータが、帳票データをプリンタ出力するときに発生するスプールデータ内において、面数、文書化フラグ、文書化原点、文書化エリアを含む印刷紙面データに対し、前記面数を用いて各印刷紙面データの分割面数を認識する段階と、
   コンピュータが、前記文書化フラグを用いて前記認識した各面を文書化するかどうかを認識する段階と、
   コンピュータが、前記文書化原点、文書化エリアを用いて文書化する面のうち、文書化する領域を認識する段階と、
   コンピュータが、前記認識された領域内の実データを前記印刷紙面データ内から抽出して版下データと合成する段階と、
   コンピュータが、前記印刷紙面データ内からファイル名を抽出して前記合成されたデータにファイル名を付与して合成ファイルとしてファイル化する段階と、
   コンピュータが、前記合成されたファイルを閲覧用のフォーマットに変換して、頁別の閲覧用文書ファイルである頁別ファイルを作成する段階と、
   コンピュータが、前記頁別ファイル作成までの処理を書式の異なる複数の印刷紙面データに対して実行して得られる合成ファイルに付与されたファイル名の共通性に基づいて複数の頁別ファイルを顧客別のファイルに統合する段階と、
   を有することを特徴とする文書データ作成方法。
2. 帳票データをプリンタ出力するときに発生するスプールデータ内において、面数、文書化フラグ、文書化原点、文書化エリアを含む印刷紙面データに対し、前記面数、文書化フラグを用いて文書化する面を認識するとともに、前記文書化原点、文書化エリアを用いて文書化する面のうち文書化対象とする領域を認識する文書化領域認識手段と、
   前記認識された領域内の実データを前記印刷紙面データ内から抽出して版下データと合成するデータ合成手段と、
   前記印刷紙面データ内からファイル名を抽出して前記合成されたデータにファイル名を付与するファイル名付与手段と、
   前記合成されたファイルを閲覧用のフォーマットに変換して、頁別の閲覧用文書ファイルである頁別ファイルを作成するデータ変換手段と、
   前記付与されたファイル名の共通性に基づいて複数の頁別ファイルを顧客別のファイルに統合するファイル統合手段と、
   を有することを特徴とする文書データ作成システム。

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