KR100328960B1 - 동일한 문서데이터의 파일을 방지할 수 있는 파일장치 및 방법 - Google Patents

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Abstract

파일장치는 원문서의 화상데이터를 판독하여 판독된 화상데이터를 용지에 기록하는 복사기능, 화상데이터 및/혹은 문자데이터를 통신선을 통해 송신 및 수신하는 전송기능, 수신된 화상데이터 및/혹은 문자데이터를 용지에 기록하는 기록기능중 적어도 하나을 보유하여 데이터를 처리하는 처리장치와 그 처리장치에 의해 처리된 처리데이터를 저장하는 저장장치를 포함한다. 상기 파일장치는 처리데이터와 메모리에 저장된 데이터 사이의 동일성을 판단하는 동일성 판단장치와 그 동일성 판단장치에 의한 판단결과를 기초로하여 처리데이터를 상기 메모리장치에 저장하는 저장관리장치를 포함한다. 상기 저장관리장치는 처리데이터가 메모리장치에 저장된 데이터와 동일하다고 동일성 판단장치가 판단하는 경우 상기 메모리장치로의 처리데이터의 저장을 취소한다. 상기 동일성 판단장치는 처리데이터가 처리장치에 의해 처리된 처리정보에 기초하여 처리데이터와 메모리에 저장된 데이터 사이의 동일성을 판단한다. 상기 처리정보는 처리데이터에 연관된 원문서의 정보를 포함한다.

Description

동일한 문서데이터의 파일을 방지할 수 있는 파일장치 및 방법{FILING SYSTEM AND METHOD CAPABLE OF AVOIDING FILING OF IDENTICAL DOCUMENT DATA}
본 발명은 파일장치에 관한 것으로, 특히 동일한 문서의 파일을 방지하여 메모리장치의 저장능력을 훌륭하게 발휘할 수 있는 복사, 팩시밀리 네트워크통신, 프린팅 또는 다른 데이터처리용으로 적용되는 파일장치에 관한 것이다.
종래에 프린팅된 중요한 문서나 미래에 사용될 가능성이 있는 문서는 선반등에 파일링되어 보관된다. 그러나, 많은 양의 문서를 보유하는 사무실에서는 이러한 문서를 보존하기 위한 넓은 공간을 요구할 뿐만 아니라 필요한 문서를 찾는데에도 많은 시간을 낭비하게 된다.
따라서, 최근에 더욱 발전된 고속 데이터처리기술과 저장장치의 저가경향에 따라 스캐너에 의해 문서를 판독하고 대량 저장장치로 문서를 저장하는 파일장치가 제안되고 있다. 이러한 파일장치는 많은 양의 문서를 보유하는 사무실 뿐만 아니라 다른 장소에도 적용되고 있다.
이러한 파일장치로서, 데이터베이스에서 종류별로 체계적으로 문서를 분류(sorting)하여 관련된 문서를 용이하게 검색할 수 있는 기능이 통합된 파일장치가 제안되고 있으며, 최근에는 그 유용성이 더욱 향상된 파일장치가 제안되고 있다. 예를 들면, 일본국 특개평 제5-35737호에는 저장된 문서데이터의 축소화상을 작성해서 카렌다뷰(calendar view)방식으로 표시하는 파일장치가 기재되어 있으며,일본국 특개평 제6-119393호에는 박스(box)방식, 카렌다방식 또는 카드방식으로 데이터를 분류, 등록(저장) 및 검색하는 파일장치가 개시되어 있다. 또한, 일본국 특개평 제8-255220호 및 제9-128402호에는 문서데이터의 연속성 및 유사성을 분석하는 파일장치가 개시되어 있다.
그러나, 이러한 종래의 파일장치에서는 스캐너에 의한 문서의 판독 및 검색용의 정보입력에 의해 시간이 소모된다. 따라서, 문서가 파일된 직후 처리를 위해 남게 있게 되는 경향이 있다. 파일장치에서 이러한 문서를 순서대로 저장하기 위해 우선 문서가 저장될 필요가 있는지를 판단해야만 하고, 그 후 원하는 문서 각각를 스캐너에 의해 판독하고 분류 및 입력작업이 필요하게 된다. 이러한 파일의 복잡한 작업 때문에 사용자가 중요하지 않은 문서를 폐기함으로써 파일용의 문서량을 감소시키는 경향이 있다.
이것은 폐기된 문서의 일부가 이후 필요할 때 사용될 수 없다는 문제의 원인이 된다.
따라서, 각 문서가 분류될 필요가 없는가를 검사할 때 그 판단이 쉽지 않을 뿐만 아니라 그 판단에 많은 시간이 소요된다. 또한, 그 당시에는 필요하지 않았던 문서가 이후에 필요하게 될 수도 있다.
일반적으로, 파일장치에서 분류된 문서는 회의에서 사용되기 위해 복사된 문서이고 팩시밀리장치를 통해 사용자에게 전송되거나 사용자로부터 수신된 문서이며, 워크스테이션(WS)나 퍼스널컴퓨터(PC)에서 작성되어 출력되는 문서이다. 다시 말해서, 파일장치에 저장되는 문서는 전기적 신호로 변환된 후 한번 이상 기록용지에 기록된다. 더욱이, 회의용으로 사용되는 문서나 배포되는 문서는 다른 시간 다른 장송에서 반복적으로 복사된다.
본 발명은 상기한 문제와 다른 문제를 감안하여 이루어진 것으로, 본 발명의 바람직한 실시예는 메모리장치에 동일한 데이터를 저장하는 것을 방지함으로써 메모리장치의 저장능력의 불필요한 사용을 피할 수 있으며 메모리장치에 처리되어 저장된 데이터를 필요할 때 즉시 재사용할 수 있는 파일장치를 제공한다.
본 발명의 바람직한 실시예에 따르면, 파일장치는 원문서의 화상데이터를 판독하고 판독된 화상데이터를 용지에 기록하는 복사기능, 통신선을 통해 화상데이터 및/혹은 문자데이터를 송신하고 수신하는 송신기능 및 수신된 화상데이터 및/혹은 문자데이터를 용지에 기록하는 기록기능의 적어도 하나를 가지고 그 기능에 의해 데이터를 처리하는 처리장치와 상기 처리장치에 의해 처리된 데이터를 저장하는 저장장치를 포함한다. 또한, 파일장치는 처리데이터와 메모리장치에 저장된 데이터 사이의 동일성을 판단하는 동일성 판단장치와 동일성 판단장치에 의해 이루어진 판단에 기초하여 처리데이터를 메모리장치에 저장하는 저장관리장치를 포함한다. 저장관리장치는 동일성 판단장치가 처리데이터가 메모리장치에 저장된 데이터와 동일함을 판단할 때에 메모리장치에 처리데이터를 저장하는 것을 취소한다. 저장관리장치는 동일성 판단장치에 의해 메모리장치의 데이터와 동일하게 판단된 처리데이터와 메모리장치의 데이터를 관련짓는 링크정보를 부가한다.
본 발명에 따르면, 동일성 판단장치는 처리데이터가 처리장치에서 처리된 정보에 기초하여 처리데이터와 메모리장치에 저장된 데이터 사이의 동일성을 판단한다.
처리정보는 처리데이터에 관한 원문서의 정보를 포함할 수 있다.
원문서의 정보는 원문서의 크기 및 방향정보, 원문서가 한면이나 양면에 화상을 보유하는지를 나타내는 정보 혹은 원문서가 인쇄물인지 책인지를 나타내는 정보를 포함할 수 있다.
동일성 판단장치는 처리데이터와 메모리장치에 저장된 데이터 사이의 동일성 정도를 판단할 수 있다.
동일성 판단장치는 처리되는 데이터에 관련된 원문서 화상의 동일성 정도 및/혹은 원문서의 동일성 정도에 관련된 원문서의 화상의 동일성 정도를 기초로하여 처리데이터와 메모리장치에 저장된 데이터 사이의 동일성 정도를 판단할 수 있다.
저장관리장치는 동일성 판단장치에 의해 판단된 동일성 정도에 기초하여 처리데이터와 메모리장치에 저장된 데이터를 관련짓는 링크정보를 부가한다.
또한, 파일장치는 정보를 표시하는 표시장치, 명령을 입력하는 조작장치, 상기 표시장치상에 특정정보를 표시하도록 메모리내의 데이터를 특정화시키는 특정정보를 생성하여 상기 조작장치에 의해 선택되고 메모리장치의 데이터를 특정화시키는 특정정보의 선택을 통해 특정화되는 데이터를 판독하여 상기 특정화된 데이터를 처리장치에 출력하는 출력관리장치를 포함한다. 상기 출력관리장치는 링크정보가 부가되는 처리데이터의 특정정보를 동일성의 정도를 강조하여 표시장치에 표시한다.
저장관리장치는 처리데이터를 처리하는 사람에게 메모리장치로의 처리데이터의 저장에 대해 질문하는 메세지를 조작장치에 표시한다.
저장관리장치는 처리장치로 처리데이터를 처리하는 사용자의 사용자ID를 획득하는 ID획득장치를 포함하고 상기 ID획득장치에 의해 획득된 사용자ID를 메모리장치에 저장되는 처리데이터에 부가하며, 동일성은 동일성 판단장치에 의해 동일한 사용자ID를 갖는 처리데이터와 메모리장치에 저장된 데이터 사이에서 판단된다.
파일장치에서, 처리장치와 메모리장치는 실질적으로 동일한 인트라넷(intranet)상에 있을 것이다.
본 발명의 다른 실시예에 따르면, 파일장치는 처리장치에 의해 처리된 처리데이터를 저장하는 제1메모리장치 및 제2메모리장치를 포함하며, 저장관리장치는 주어진 양의 문서데이터를 제1메모리장치로부터 판독하고 제1메모리장치의 사전설정능력이 초과되는 경우 주어진 양의 문서데이터를 제2메모리장치에 전송한다.
본 발명에 따르면, 처리장치에 의해 처리된 데이터가 메모리장치에 이미 저장된 데이터와 동일한지에 대한 판단결과에 기초하여 상기 처리장치에 의해 처리된 데이터가 메모리장치에 저장된다. 처리데이터가 메모리장치의 데이터와 동일하다고 판단되면 메모리장치로의 처리데이터의 저장은 취소되거나 중지되며, 반대의 경우에는 처리데이터가 메모리장치에 저장된다. 그러므로, 데이터가 메모리장치에 저장된 데이터와 동일하지 않은 경우 메모리장치에 데이터를 저장하는 다른 작업없이도 처리데이터가 처리장치에 의해 처리될 뿐만 아니라 메모리장치에 저장되며, 또한메모리장치에 동일한 데이터가 존재하는 경우 메모리에 처리데이터를 저장하는 것을 방지함으로써 메모리장치의 저장능력이 절약될 수 있다.
또한, 처리데이터가 메모리장치의 데이터와 동일성을 보유한다면, 처리장치에 의해 처리된 처리데이터와 상기 처리데이터에 관련되어 이미 저장된 데이터를 관련짓는 링크정보와 함께 메모리장치에 저장되며, 메모리장치의 데이터의 특정 정보, 예를 들면 데이터의 섬네일화상(thumbnail image)은 동일성의 정도를 강조하여 카렌다표시방식으로 표시된다. 따라서, 고정도의 동일성을 갖는 처리데이터는 다른 데이터로부터 용이하게 식별되어 선택되고 데이터를 처리하는 연결된 처리장치에 출력된다.
또한, 저장관리장치는 처리장치로 처리데이터를 처리하는 사람에게 메모리장치로의 처리데이터의 저장에 대하여 질문을 하여 처리데이터를 처리하는 사람의 명령, 즉 처리장치를 가지고 데이터를 처리하는 사람이 저장수단으로의 저장이 불필요하다고 특정화할 때에만 이미 저장된 데이터와 동일성을 갖는 처리데이터의 저장이 최소화 된다. 그러므로, 조작자의 의지에 반하여 처리데이터의 자동저장이 취소되거나 처리데이터가 다른 데이터에 관련되는 일은 결코 발생하지 않는다.
도 1은 본 발명에 따른 파일장치의 구성을 나타내는 도면.
도 2는 파일장치의 처리부의 블럭도.
도 3은 표시장치와 처리부의 조작장치를 나타내는 평면도.
도 4는 처리부의 판독장치를 나타내는 사시도.
도 5는 판독장치의 측면사시도.
도 6은 파일장치에서 메모리부를 구성하는 주요부분을 나타내는 블럭도.
도 7은 파일장치의 파일처리의 일부분을 설명하는 플로우챠트.
도 8은 파일장치에서 부가적인 데이터를 처리데이터에 부가하는 것을 설명하는 타이밍도.
도 9는 도 8과는 다른 방법에 의해 부가적인 데이터를 부가하는 것을 설명하는 타이밍도.
도 10은 파일장치에서 처리된 부가적인 데이터를 설명하기 위한 처리부의 표시조작장치의 일부를 나타내는 평면도.
도 11은 파일장치의 파일처리에 대한 부가적인 데이터를 설명하는 일람.
도 12는 파일장치의 부가적인 데이터의 한조각을 설명하는 일람.
도 13은 도 7과는 다른 파일처리의 일부분을 설명하는 플로우챠트.
도 14는 파일장치에서 파일된 처리데이터를 재사용하는 것을 설명하는 플로우챠트.
도 15는 파일장치에서 파일된 처리데이터의 참조처리를 설명하는 표시스크린.
도 16은 파일장치의 표시스크린의 부분 확대도.
도 17은 도 15의 표시스크린에서 검색버튼의 선택후에 표시스크린에 표시된 리스트를 나타내는 참조처리를 설명하는 도면.
도 18은 도 17과는 다른 참조처리를 설명하는 도면.
도 19는 파일장치에서 처리되는 전송데이터를 설명하는 블럭도.
도 20은 파일장치에서 처리되는 문서의 예를 나타내는 도면.
도 21(a) 및 도 21(b)는 문서데이터의 동일성 정도를 판단하는 문서의 화상과 문서데이터의 관점을 설명하는 도면.
- 도면부호의 주요부분에 대한 부호의 간단한 설명 -
10 : 파일장치 11 : 복사장치
12 : 서버장치 13,16 : 대용량 기억장치
21 : 제어부 22 : 표시부
23 : 조작부 26 : 판독장치
27 : 기록장치 29 : 화상처리부
41 : CPU 42 : 메모리
43 : 하드디스크 60 : 카렌다뷰
도면에서 동일한 도면부호는 몇몇 도면을 걸쳐서 동일하거나 대등한 부분을 나타내는 것으로, 본 발명의 바람직한 실시예를 이하 설명한다.
도 1에서, 데이터관리장치(1)는 사용자에 의해 처리부로 처리되는 데이터를 백업하는 데이터백업장치로서 기능하고 사용자가 원하는 경우 파일장치로서 기능하도록 구성된다. 데이터관리장치(10)는 사용자의 사무실내의 인트라넷에 연결된 고레벨 기능디지털 복사장치(Mutli-Function Printer;11), 서버장치(12), 대용량저장장치(Infinite Memory Sever;13), 퍼스널컴퓨터(PC;14), 접속장치(Mulit-Function Box;15) 및 후에 언급하는 서비스제공회사의 서비스를 제공하는 인터넷상의 대용량저장장치(Web IMS;16)로 구성된다.
도 2에 도시된 바와 같이, 복사장치(11)는 그 구성요소들을 통합적으로 제어하는 제어부(21) 및 버스(30)를 통해 상기 제어부(21)에 각각 접속된 표시부(22), 조작부(23), NCU(Network Control Unit)부(24), 통신제어부(15), 판독기(26), 기록기(27), 화상메모리부(28), 화상처리부(29)를 포함한다. 제어부(21)는 장착된 CPU(Central Processing Unit)를 사용하고 조작용의 원하는 데이터가 저장되는 RAM(Random Access Memory)을 사용하는 것에 의해 ROM(Read Only Memory)으로부터 판독출력되는 제어프로그램에 따라 상기 복사장치(11)의 구동조건과 관리데이터와 같은 여러 정보를 저장하여 본 발명의 여러 형태의 처리와 후에 설명되는 여러 기능을 수행한다.
표시부(22)와 조작부(23)는 도 3에 도시된 장치본체의 전면 상부에 제공되는 조작 및 표시패널에 배열된다. 도면에 도시된 바와 같이, 터치패널 표시조작 LCD(Liquid Crystal Display)(22a), 텐키(ten key)(23b), 기능키(F key)(23c), 시작키(23d) 및 중지키(23e)는 사용자가 셋팅하는 조작 및 명령어 등을 입력하고 구동조건, 장치상태나 입력정보등의 여러 정보를 표시하기 위해 조작 및 디스플레이패널에 배열된다. 더욱이, ID카드로부터 여러 정보를 판독하고 상기 ID카드로 여러정보를 기록하도록 상기 ID카드를 셋팅하는 슬롯(도면표시하지 않음)이 조작 및 표시패널에 배열되어 있다.
통신제어부(25)는 NCU(24)부에 연결되어 PSTN(Public Switched Telephone Network)를 통해 입력 및 출력콜을 형성하는 주어진 라인제어를 수행하는 것에 의해 라인을 연결하거나 끊는다. 상기 통신제어부(25)는 장착된 모뎀으로 화상데이터나 여러가지의 절차데이터를 변조하거나 복조하며 NCU부(24)를 통해 팩시밀리 네트워크통신(전송 및 수신처리)을 수행한다. 또한, 통신제어부(25)는 도면표시하지 않은 인터페이스(I/F)를 통해 인트라넷(intranet)에 접속되어 화상데이터와 문자데이터와 같은 문서데이터의 전송(송신 및 수신)을 실행한다.
도 4 및 도 5에 도시된 바와 같이, 대면적을 갖는 접촉유리(26a)위에 문서크기(26b)에 포함된 각도에 의해 형성된 문서위치기준(26c)과 문서(P)의 각도가 일치하게 문서(P)가 위치하도록 판독기(26)가 구성된다. 판독기(26)는 접촉유리(26a) 위에 놓여 접촉유리(26a) 위에 오픈되고 닫히도록 설치되어 문서(P)와 접촉하고 분리되는 압력판(26d)에 의해 상기 접촉유리(26a)와 밀접하게 접촉하는 문서(P)로부터 전송되거나 복사되는 화상데이터를 판독한다.
광은 제1캐리지(26e)위의 수평 스캐닝방향으로 연장되는 노광램프(26f)허부터 조사된다. 제1캐리지(26e)는 세팅된 문서(P) 위에서 수직 스캐닝방향으로 이동한다. 문서(P)의 화상표면으로부터 반사된 광은 제1미러(26g)에 의해 굴절된 후 반사된 광의 일정한 광학적 경로길이(L)를 유지하도록 상기 제1캐리지(26e)의 절반의 속도로 이동하는 제2캐리지(26h)에 장착된 제2미러(26i)와 제3미러(26j)에 의해 반전된다. 반사된 광은 화상렌즈(26k)를 통해 CCD(Charge Coupled Device)(26m)상에 투영되어 광전변환에 의해 문서(P)의 화상데이터가 판독된다. 상기 판독기(26)가 압판(pressurizing plate) 대신에 접촉유리(26a)위의 문서테이블상에 세팅된 문서(P)를 자동으로 이송하고 문서판독후에는 이를 배출하여 복수의 문서(P)를 자동으로 처리하는 자동문서공급기(Automatic Document Feeder)를 포함하는 것은 말할 필요도 없다.
기록기(27)는 예를 들면 판독되거나 수신되어 하드디스크부를 포함하는 화상메모리부(28)에서 비트맵핑으로 저장되는 화상데이터에 따라 잘 알려진 전자사진기록방식에 의해 400dpi의 밀도와 256의 계조로 화상을 용지위에 기록한다. 자세한 사항은 여기에 나타내지 않았지만, 이미 알려진 전자사진기록방식에서는 판독되거나 수신된 화상데이터에 따른 정전잠상이 데이터를 광학적으로 기록함으로써 회전구동하는동안 대전된 감광체 위에 형성된 후 토너가 감광체에 부착되어 잠상을 토너현상하고 화상을 기록하기에 적당한 크기나 특정한 크기의 용지가 공급카세트로부터 이송되어 그 위에 토너화상이 이동되고 이어서 토너화상이 고정된 후 토너화상을 이송하는 용지가 장치(11) 외부로 배출된다. 상기 기록기(27)로는 전자사진기록형 이외에 잉크제트형, 열기록형이나 다른 형식의 기록방식의 장치를 사용할 수 있음은 말할 필요도 없다.
화상처리부(29)는 전송되는 화상데이터를 압축하고 부호화하며 수신된 화상데이터를 복원하고 복호화한다. 상기 화상처리부(29)는 또한 요구에 응하여 변화처리를 실행함으로써 PC(14)를 사용하여 화상메모리부(28)에 문자데이터를 비트맵핑함으로써 사용자에 의해 생성된 문서의 문자데이터(코드데이터)를 화상데이터로 변환시킨다. 화상처리부(29)에 의해 실행된 압축된 화상데이터는 데이터의 용량을 감소시키는 경향이 있기 때문에 복사장치(11)와 서버장치(12)가 데이터처리 가능한 경우에만 알려진 방법이 적용될 수 있다. 예를 들면, GBTC(Generalized Block Truncation Coding)방법이 화상메모리(28)에서 화소당 8비트를 가진 400dpi의 비트맵데이터의 압축에 적용될 수 있다.
따라서, 이러한 복사장치(11)는 화상데이터가 전송되는 팩시밀리 네트워크통신과 문서데이터가 PC(14)들 사이에서 전송되는 데이터통신을 수행하는 전송기능, 판독된 화상데이터를 용지위에 기록하고 기록된 용지를 출력하는 복사기능, 수신된 문서데이터를 기록하고 기록된 용지를 출력하는 기록기능을 보유하여, 복사장치 자체 뿐만 아니라 팩시밀리장치, 프린터 및 스캐너로서 작용한다.
복사장치(11)의 조작부(23)에 세팅된 ID카드는 팩시밀리통신용 전화번호, PC(14)의 어드레스, 복사용의 감축비율과 같은 처리조건, 사용자ID 및 사용자 이름 등과 같은 정보를 포함한다.
조작부(23)의 F키(23c)를 조작하여 기능을 선택한 후 시작키(23d)를 누르면 상기 복사장치(11)가 ID카드에 포함된 처리조건을 판독하여 사용자가 각종 기능을 용이하게 사용할 수 있게 한다. 또한, 사용자 ID는 ID카드(혹은 PC(24)를 사용하여 문서데이터과 함께 수신되는 사용자 ID)로부터 판독되고 사용되는 처리기능이나 처리된 용지의 수와 같은 관리정보는 각 사용자 ID를 위해 제어부(21)의 RAM에 저장되어 연산처리용으로 사용될 수 있다. 그러므로, 복사장치(11)가 사용자에 의해 입력된 처리명령(PC(14)로부터의 처리명령과 장치(11)에서 국부적으로 처리되는 수신된 문서데이터의 기록명령을 포함하는)에 따라 제공된 기능을 가지고 문서데이터의 원하는 데이터처리를 실행하는 경우, 문서데이터를 서버장치(12)에 전송할 때(후에 설명함) 사용자 ID의 입력을 요청하지 않고도 상기 복사장치(11)가 사용자 ID를 부가적인 데이터(특정정보)로서 처리된 문서데이터에 충당하고 부가한다.
복사장치(11)가 그 내부에 IC카드를 세팅함이 없이(사용자 ID의 입력없이) 조작되는 경우, 비휘발성 RAM으로부터의 연산처리시 공유된 비용에 대한 사용을 위해 복사장치(11)가 이전에 내부에 위치한 공유된 사용자 ID를 판독하여 공유된 사용자 ID를 사용자 ID로서 사용하고 문서데이터를 공유된 문서데이터로서 처리한다.
접속장치(15)는 복사장치(11), 서버장치(12) 및 PC(14)들과 같은 단말장치의 네트워크허브(network hub)로서 기능하며, 단말장치 사이에 데이터통신을 중계함으로써 근거리통신망(Local Area Network)을 구성한다. 상기 접속장치(15)는 또한 인트라넷환경을 구성하는 다른 근거리통신망에 연결된다. 또한, 상기 접속장치(15)는 인터넷에 연결되어 사용자가 상기 인터넷을 통해 복사장치(11)와 서버장치(12) 및 PC(14)로부터 서비스제공회사에 접근함으로써 여러가지 형태의 정보를 사용할 수 있게 한다.
PC(14)는 CPU, 메모리(ROM 및 RAM 등), I/O(입출력)회로 등을 포함한다. 상기 PC(14)는 표시장치를 보는 동안 키보드나 마우스를 조작하여 도면표시하지 않은 하드디스크부(메모리매체)로부터 판독되는 응용프로그램에 따라 연산처리를 수행함으로써 문서나 화상의 생성과 같은 여러 형태의 처리를 수행하는 시스템으로서 사용될 수 있다. PC(14)에 의해 생성된 문서데이터는 사용자 ID와 처리명령을 복사장치(11)에 전송하는 것에 의해 복사장치(11)의 각종 기능을 이용해서 프린트되거나 입력된 수신지에 팩시밀리송신할 수도 있다. 또한, PC(14)는 복사장치(11)에 의해 수신된 화상데이터를 팩시밀리장치로부터 수신하거나 복사장치(11)에 의해 판독된 화상데이터를 수신할 수도 있다.
대용량 저장장치(16)는 서비스제공회사의 통신제어부(도면표시하지 않음)를 통해 인터넷에 연결된다. 등록된 사용자로부터의 접근이 수신되면, CPU가 메모리장치로부터 판독된 제어프로그램을 판독함에 따라 통신제어부가 대용량 저장장치(16)를 판독 및 기록가능하게 한다. 저장명령이 수신될 때, 대용량 저장장치(16)는 후술하는 부가적인 데이터(특정 정보)에 관련된 명령에 따라 문서데이터를 저장한다. 저장을 위한 문서데이터에 대한 참조명령이 접근후에 즉시 수신될 때, 대용량 저장장치는 참조명령을 따른다. 예를 들면, 서버장치(12)에 의해서 어드레스가 부가데이터(사용자 ID)의 명세에 의해 특정화되는 문서데이터를 위해 전송명령이 전송되는 경우, 대용량 저장장치(16)는 어드레스의 문서데이터를 판독하고 판독된 문서데이터를 전송한다.
도 6에 도시된 바와 같이, 서버장치(12)는 CPU(41), 메모리(ROM,RAM 등)(42), 하드디스크부(메모리매체)(43), 표시장치(44), 터치패널(45), 키보드(46), I/O회로(48), 네트워크 인터페이스(49) 및 타이머기능(50)을 갖는 PC를 포함한다. 상기 PC는 PC(14)와 같이 사용될 수 있다. CPU(41)에 의해 하드디스크부(43)로부터 판독된 응용프로그램에 따라, 서버장치(12)는 여러 드라이버를 형성하는 것에 의해 도 19에 도시된 파일드라이버(51)나 표시드라이버(52)와 같은 서버장치(12)의 구성요소(42-49)를 통합적으로 제어함으로써 본 발명의 여러 형태의 처리를 수행한다. 상기 서버장치(12)는 입출력회로(48)를 통해 대용량 저장장치(13)에 연결되고 네트워크 인터페이스(49)를 통해 인트라넷을 구성하는 이더넷케이블(Ethernet cable)에 접속된다. 메모리부(42)의 비휘발성 RAM은 서비스를 수신하기 위해 서비스제공자회사의 어드레스, 등록ID(복사장치(11)를 사용하기 위한 ID카드의 사용자 ID와 동일해질 수 있는 서비스를 수신하는 사용자 ID) 및 패스워드와 같은 인터넷에 접속된 서비스제공회사의 백업서비스를 수신하는데 필요한 데이터를 저장한다. 네트워크 인터페이스(49)는 모뎀으로 기능하여 인트라넷의 사용없이 전화선을 통해 서비스제공회사로의 접속을 가능하게 한다.
상기 서버장치(12)는 복사장치(11)에 의해 처리되는 데이터를 인트라넷을 통해 수신하고 동시에 데이터를 대용량 저장장치(13)로 송신하여 대용량 저장장치(13)의 메모리장치에 데이터를 저장하도록 구성된다. 이때, 대용량 저장장치(13)의 사용된 용량(사용된 저장용량)이 결정되며, 사용된 용량이 설정 용량을 초과하는 경우 주어진 양의 문서데이터가 대용량 저장장치(13)로부터 연대순으로 순차적으로 판독되고 문서데이터의 저장을 실현하기 전 또는 후에 서비스제공회사의 어드레스, 등록ID 혹은 메모리부(42)의 패스워드를 사용하여 인터넷상의 서비스제공회사에 접근하여 대용량 저장장치(16)에 전송된다. 더욱이, 사용자의 요청에 따라, 서버장치(12)는 대용량 저장장치(13)에 저장된 문서데이터의 일부, 예를 들면 문서데이터의 제1페이지에 대한 섬네일화상(shumbnail image)을 판독하거나 문서데이터에 부가되는 부가데이터를 판독하고 판독된 데이터를 원하는 문서데이터를 사용자가 선택할 수 있도록 표시장치(44)상에 표시한다. 선택된 문서데이터는 대용량 저장장치(13)로부터 판독되고 복사장치(11)로 전송되어 문서데이터의 하드카피로서 프린트되고 출력된다. 그래서, 서버장치(12)는 파일부로서 기능하여 데이터관리장치(10)가 또한 파일장치로서의 역할을 한다. 대용량 저장장치에 저장된 문서데이터에 대한 참조가 요구되면, 서비스제공회사의 어드레스, 등록ID 혹은 메모리부(42)의 패스워드를 사용하는 것에 의해 서버장치(12)가 인터넷상의 서비스제공회사에 접근하여 동일한 방법으로 대용량 저장장치(16)의 데이터를 처리한다. 다시 말해서, 서버장치(12)는 저장관리장치와 출력관리장치로서 기능한다.
특히, 예를 들어 도 7의 플로우챠트에 도시된 바와 같이 시작키(23d)를 직접 누르는 것에 의해 복사장치(11)의 조작부(23)를 조작하여 복사조작을 선택하면(단계 P1 및 P2), 복사장치(11)가 판독장치(26)로 전송된 문서로부터 문서데이터를 판독 및 복사하며(단계 P3), 이 조작과 더불어 조작부(23)에 ID카드가 세팅되는 경우 ID카드로부터 판독되는 사용자 ID에 기초하여 복사장치(11)가 조작자(복사장치의 사용자)를 인증한다(단계 P4 및 P5). 사용자 ID가 얻지 못하는 경우에는 제어부(21)의 비휘발성 RAM으로부터 판독되는 공유 ID를 사용자 ID로 가정하여 조작자의 인증이 '무설정'으로 설정된다(단계 P4,P5 및 P6).
그리고, 선택된 기능에 의한 처리와 더불어 복사장치(11)는 화상처리부(29)에 의해 동일한 문서데이터를 부호화 및 압축하고 타이머기능(도면표시하지 않음)이 계시하는 처리일시정보와 처리조건(축소율 등)을 사용자 ID와 함께 부가정보로서 문서데이터에 부가하며, 부호화 및 압축된 문서데이터를 부가데이터와 함께 서버장치(12)에 전송하여 인터넷상의 대용량 저장장치(13)에 저장(파일)한다(단계 P8). 이러한 처리시, 문서데이터는 복사장치(11)의 화상메모리부(28)에 일시적으로 저장된 후, 화상영역을 나타내는 FGATE신호와 동기화되어 서버장치(12)에 전송된다. 또한, 부가데이터는 정보영역을 나타내는 COMM신호와 동기화되어 서버장치(12)에 전송된다. 도 8에 도시된 바와 같이, 부가데이터는 문서(P)가 복수의 페이지에 걸치는 경우에도 선두 및 마지막 페이지에만 부가되는 형식으로 전송된다. 그래서, 문서데이터와 부가데이터는 서로 관련되고 단일 신호와 일체화되어 대용량 저장장치(13 혹은 16)의 저장공간을 절약한다. 예를 들어 복사처리시 페이지별로 복사농도를 조정하는 경우와 같이 더욱 상세한 처리조건을 파악하고 싶은 경우에는, 도 9에 도시된 바와 같이 서버장치(12)에 전송되는 페이지별로 부가데이터를 부가할 수 있다.
그래서, 복사장치(11)에 의해 처리되는 문서데이터는 그 처리를 실행하는 조작 이외에 특별한 입력조작이 없이도(즉, 저장명령의 입력유뮤에 관계없이) 해당 문서데이터를 특정하기 위한 부가데이터가 부가되어 자동으로 대용량 저장장치(13 혹은 16)에 저장된다. 사용자 ID 없이도 처리되는 문서데이터에 대해서도, 사용자 ID의 입력요청이나 공유ID의 사용 없이도 복사장치(11)는 상기와 실질적으로 동일한 방법으로 문서데이터를 저장한다.
이어서, IC카드를 빼면 상기 복사장치(11)는 조작자가 처리를 종료한 것으로 판단한다(단계 P9). 또한, 타이머기능(도면표시하지 않음)에 의해 등록된 시간에기초하여 기록기(26)에 의해 설정된 문서의 판독종료로부터의 기간동안 설정된 시간이 경과했음을 측정하는 때에는 상기 복사장치(11)는 조작자가 처리를 종료하였음을 결정한다(단계 P11). 이러한 조건이 만족되는 경우, 복사장치(11)는 문서데이터 처리를 실행하는 조작자를 특정화하는 사용자 ID를 클리어하고 사용자 ID를 사용할 수 없는 사용자를 위해 조작자의 '무설정'으로서 디폴트의 공유ID를 설정하여 다른 사용자가 동일한 사용자ID를 사용하는 것을 방지한다(단계 P12). 이러한 단계 P9 및 P11에서, IC카드가 세팅된 채로 설정된 시간이 종료되기 전에 새로운 처리의 시작명령이 다른 키입력, 예를 들면 F키(23)이나 시작키(23d)를 조작하여 발생하는 경우(단계 P10), 동일한 사용자 ID를 유지한 채로 단계 P1으로 복귀하여 동일한 처리가 반복된다.
그러므로, 조작자가 바뀔 때에는 사용자 ID를 다시 얻고 사용자의 변환이 검출되어 사용자 ID가 정확하게 문서데이터에 부가된다.
또한, 조작부(조작패널)에 배열된 도면표시하지 않은 언도(undo)버튼(도 3의 작업리콜버트(23f)과는 다른)이 단계 2와 단계1(단계 P100) 사이에 조작되면, 복사장치(11)가 대용량 저장장치(13 혹은 16)에 데이터를 저장하는 단계, 즉 단계 P4-P11을 생략하고 제어프로그램에 의해 제공된 처리만을 계속 수행한다. 단계 P8의 실행에 의해 문서데이터의 저장이 시작된 후 언도버튼이 조작되면, 다음 처리명령의 실행전에 저장되거나 저장처리하의 문서데이터의 판독이 무효로되고 문서데이터의 부가데이터를 소거하는 것에 의해 제거되어, 문서데이터의 저장이 취소된다. 복사처리의 명령을 취소하기 위하여 작업리콜버튼(23f)이 조작되는 때에는 언도버튼의 조작과 동일한 처리가 실행된다.
따라서, 복사장치(11)의 기능을 사용하기 위해 사용자가 실행하는 조작을 제외한 다른 입력조작에 대한 요청없이 백업데이터로서 대용량 저장장치(13 혹은 16)에 저장되는 문서데이터는 단계 P2와 단계 P11 사이에서 단지 조작부(23)의 언도버튼을 조작하는 것만에 의해 취소될 수 있다. 그러므로, 예를 들어 비밀성이 높은 화상을 복사하는 경우에 상기 비밀성이 높은 화상의 데이터가 대용량 저장장치(13 혹은 16)에 저장되어 재사용되는 일을 피할 수 있게 된다.
부가데이터가 복사장치(11)로부터 서버장치(12)로 전송됨에 따라, 복사장치(11)가 전화번호와 수신지의 어드레스와 같은 전송용 전송처리조건 및 문서용지나 기록용지에 관련된 조건과 화상데이터의 데이터처리에 관련된 조건과 같은 복사(기록)에 대한 처리조건을 얻은 후 이들 조건을 저장되는 문서데이터에 부가한다. 상기 부가데이터는 처리를 특정화하는데 유용한 다른 정보일 수도 있다. 예를 들면, 복사처리에 대하여 복사장치(11)는 복사처리를 더욱 유용화하도록 사용자가 다음의 기능을 선택할 수 있게 한다. 즉, 복사밀도, 화상처리모드(화상품질 교정처리 등과 같은), 배율(축소와 확대에 관한), 용지의 후처리(용지의 분류 및 제본과 같은), 양면복사, 분할복사, 집약복사(collecting copy), 데이터의 정보부가, 용지의 스탬프나 페이지수 인쇄, 편집복사 등을 선택할 수 있다. 복사장치(11)는 처리조건으로서 상기 화상처리조건과, 복사용지의 수와 최대 A3에서 B6의 범위에서 자동으로 인식되거나 사용자의 설정에 따라 자동으로 인식되는 문서의 크기 및 방향과 같은 용지조건을 수신하고 이 처리조건과 문서 및 용지조건을 저장되는문서데이터에 부가한다.
복사장치(11)에 있어서, 디폴트복사조건(자동용지선택, 100％의 배율비 및 자동농도 등)하에서 시작키(23d)를 조작하여 문서를 복사하는 대신에 F키(23c)를 조작하는 것에 의해 복사기능을 선택하는 경우, 사용자가 표시조작 LCD(22a)에 표시된 도 10에 도시된 스크린과 텐키(23b)를 조작하여 문서의 수와 용지조건, 화상처리조건 및 여러 가지 모드(도 11의 커맨드에 대응하는)를 설정하거나 선택할 수 있게 된다. 예를 들면, 텐키(23b)로부터 입력되는 복사용지의 수(디폴트에서 선택될 수 있는 복사의 수)는 예컨데 커맨드(26H)후에 복사용지의 입력된 수에 대한 등록정보를 부가하는 것에 의해 부가데이터로서 설정될 수 있다. 예를 들어, 등록데이터가 '26, '00', '01'과 같은 커맨드인 1이 도 12에 도시된 바와 같이 입력된다. 표시조작 LCD(22a)로부터 입력된 문서 및 용지조건이나 화상처리조건의 부가데이터로서, 7개의 계조중의 하나로 설정된 임의의 복사농도에 대한 화상이나 농도설정데이터에 따른 자동농도설정을 위한 자동농도설정데이터가 커맨드 33H에서 설정된다. 또한, 문자화상, 사진화상 및 문자/사진 혼합화상과 같은 화상형태에 대한 문서형 데이터가 커맨드 38H에서 설정되고 용지용 급지카세트중 하나의 지시에 의한 용지크기 및/혹은 방향에 대한 급지데이터는 커맨드 31H에서 사용되며, 문서에 대한 문서크기 및 방향과 배율에 따른 급지카세트를 자동으로 설정하는 자동용지 설정모드데이터는 커맨드 32H에서 설정된다. 또한, 문서크기와 용지크기에 의해 결정되는 기준배율, 임의의 입력설정에 의한 만들어지는 확대의 비율, 문서화상과 복사된 화상의 길이입력설정에 의해 생성되는 크기배율, 수직 및 수평방향으로 다른 배율의입력설정에 의해 생성되는 독립적인 배율과 같은 배율에 대한 배율모드 설정데이터는 커맨드 35H에서 설정된다. 또한, 양면이나 단면문서 혹은 2페이지 확장 문서상에 화상이 용지의 양면에 기록되는 양면복사용 양면복사모드 설정데이터는 커맨드 27H에서 설정되며, 양면이나 2페이지 확장 문서의 각각의 화상이 용지의 각 단면에 기록되는 분할복사용 분할복사모드 설정데이터는 커맨드 28H에서 설정되고 복수의 문서화상이 용지의 단면이나 양면에 집약되는 복수의 화상을 집약적으로 복사하는 집약복사모드 설정데이터는 커맨드 29H에서 설정되고, 처리데이터와 '긴급'이나 사용자마크 등의 스탬프 및 복사된 화상에 자동으로 부가되는 페이지의 수와 같은 부가데이터를 프린팅하는 프린팅모드데이터는 커맨드 2AH에서 설정되고, 동일한 화상이 단면에 배열되는 이중복사, 여백이 서적문서의 중앙부분이나 모서리에 남아 있는 여백발생, 여백이 용지의 단일 모서리를 따라 남게 되는 제본여백(binding margin)발생, 특정화된 색만이 제거되는 제거공정 등과 같은 편집복사용의 편집모드데이터는 커맨드 34H에서 설정된다.
한편, 서버장치(12)는 대용량 저장장치(13,16)에 저장된 문서데이터가 용이하게 검색되도록 부가데이터가 각각의 사용자 ID별로 구분하여 작성되는 데이터베이스를 하드디스크(43)내에 보유한다. 도 13에 도시된 바와 같이, PC(14)로부터 수신된 사용자 ID, 처리데이터정보, 처리조건 및 문서데이터에 부가된 제목과 같은 부록데이터를 포함하는 부가데이터가 문서데이터와 함께 도 7에 도시된 단계 P8의 실행함에 따라 인트라넷을 통해 복사장치(11)로부터 수신되면, 서버장치(12)가 상기 수신된 문서데이터를 대용량 저장장치(13)에 수신된 문서데이터의 백업데이터로서 저장하고 복사장치(11)로부터 전송되어 문서데이터를 특정화시키는 처리데이터정보, 처리조건, 제목 등과 같은 부가데이터를 하드디스크부(43)의 데이터베이스의 부가데이터의 각 종류별로 준비된 필드에 사용자 ID에 대응시켜 등록하여 문서데이터의 검색용으로 용이하게 사용될 수 있게 된다(단계 P31).
또한, 서버장치(12)의 CPU(41)는 문서데이터의 보정 및 보완처리와 같은 문서해석처리와 도 20에 도시된 문서(P)에서 문서영역(p1-p4)나 화상영역(p5 및 p6)을 서로 식별하는 처리를 실행하여 문서데이터를 더욱 특정화하는 부가데이터를 얻는다(단계 P32). 또한, 문서데이터의 문자데이터는 광학문자인식(OCR)으로 처리되어 부호화되고 문장에서 자주 사용되는 키워드(keyword)가 얻어진다(단계 P34). 이후, 상기 키워드는 저장된 문서데이터와 연관되도록 데이터베이스에 등록된다(단계 P35). 그러므로, 대용량 저장장치(13,16)에 저장된 문서데이터는 상기 언급된 부가데이터에 따라 용이하게 특정화된다.
따라서, 상기 서버장치(12)에서 사용자가 사용자 ID를 입력하는 것에 의해 기준문서데이터를 요청하는 경우, CPU(41)가 대용량 저장장치(13,16)로부터 사용자 ID에 관련된 문서정보를 판독하고 서버장치(12)의 하드디스크부(43)로부터 부가정보를 판독한 후, 이들을 기준명령에 따라 표시장치(44)상에 표시한다. 이때, 도 14의 플로우챠트에 나타낸 바와 같이, CPU(41)가 도 15에 도시된 바와 같이 스크롤버튼(scroll button)(59)에 의해 큰 속도 혹은 낮은 속도도 스크롤되는 카렌다뷰 형태로 표시스크린을 생성하며, 문서데이터의 첫 번째 페이지를 감축하여 도 16에 도시된 바와 같은 섬네일화상을 생성하여 각각의 처리데이터(처리데이터 정보)에 따라 섬네일화상(61)을 표시한다(단계 P51). 후술하는 관련문서를 첨부하여 표시하라는 명령이 있는 경우에는 CPU(41)가 대응하는 처리를 실행하고(단계 P52,P53), 이어서 문서데이터의 검색에 대한 조작명령이 입력되면(단계 P54) CPU(41)가 각종 처리를 실행한다(단계 P55). 예를 들면, 사용자가 문서 내용을 검사하기를 원한다면, 마우스(47)의 클릭이나 터치패널(45)위의 섬네일화상(61)의 표시위치를 조작하여 대응하는 섬네일화상(61)을 선택함으로써 선택된 문서데이터가 전체 표시장치(44)에 확장되어 표시된다. 표시된 화상은 스코롤버튼(59)을 조작함으로써 스크롤된다.
또한, 서버장치(12)에서 도 17에 표시된 일람이 표시장치(44)의 카렌다뷰 형태(60)의 표시스크린에서 검색버튼(64)를 선택하는 것에 의해 일람의 좌측상부로부터 순차적으로 표시되어 사용자가 문서데이터 처리의 내용을 검사할 수 있게 된다. 사용자가 복사되는 화상의 문서데이터의 내용을 검사하는 경우에 복사버튼(65)의 선택에 의해 제목과 키워드를 포함하는 부가데이터 일람(66)이 표시되어 사용자가 내용을 검사할 수 있게 되며, 또한 일람(66)에서 처리조건을 선택함으로써 복사의 수와 문서형태 등을 포함하는 부가데이터 일람(67)이 검사된다. 이러한 처리에 있어서, 데이터정보를 입력하여 부가정보로서 기간을 특정화함으로써 임의의 기간에 포함된 참조문서데이터를 사용자가 요청하는 경우 서버장치(12)는 기간이 표시되는 카렌다를 사용하여 참조처리를 실행한다.
또한, 사용자가 사용자 ID를 입력하여 참조데이터를 요청하는 경우, 서버장치(12)는 도 15에 도시된 요약(rarrow down)버튼(63)을 선택함으로써 도 14에 도시된 일람을 좌측상부로부터 순차적으로 표시장치(44)에 표시하며, 부가데이터의 종류를 선택하는 것에 의해 불필요한 데이터를 생략하고 섬네일화상(61)을 카렌다뷰(60)에 선택가능하게 표시한다. 문서버튼(68)을 선택하여 문서에 관련된 부가데이터를 기초로하여 요약처리가 실행되는 경우, 모드설정가능 조건일람(69)이 표시되고 문서크기의 우측열 등의 '∇'마크를 클릭하는 것에 의해 특정화될 수 있다. 예를 들면, 양면복사모드에서 서버장치(11)는 단면→양면, 양면→양면, 좌우페이지 양면, 양페이지 양면을 선택가능하게 표시하고, 선택후에 대응하는 부가데이터에 관련된 문서데이터의 카렌다뷰(60)에서 섬네일화상(61)을 동일한 스크린에 표시되는 실행버튼(70)을 선택하는 것에 의해 변환시킨다. 복수의 대응하는 문서데이터가 존재하는 경우에는 상기한 방법과 동일한 방법으로 도 15 및 17에 도시된 검색버튼(64)과 복사버튼(65)을 선택하는 것에 의해 문서데이터의 제목과 키워드를 포함하는 부가데이터일람(66)을 또한 표시할 수 있다. 그러면, 사용자가 원하는 섬네일화상(61)을 선택하며, 콜버튼(62)을 선택함으로써 문서데이터를 전체 표시장치(44)에 표시한다.
그러므로, 사용자가 참조요청을 위한 메뉴를 선택하여 문서데이터를 재사용하기 위해 복사장치(11)에 의해 처리된 문서데이터를 검색하기를 원하는 경우, 서버장치(12)는 예를 들면 마지막 하나 혹은 임의의 시간의 하나와 동일한 사용자 ID를 갖는 문서데이터의 섬네일화상(61)을 카렌다형태로 표시할 수 있게 된다. 또한, 마우스를 사용해서 원하는 문서데이터의 섬네일화상(61)을 선택함으로써 원하는 문서데이터(이미 처리되어 다시 얻어진 전체의 문서데이터)가 대용량 저장장치(13)로부터 적절하게 판독될 수 있다. 그후, 문서데이터는 부가데이터와 함께복사장치(11)로 전송되며, 상기 복사장치(11)는 화상처리부(29)를 사용하여 문서데이터를 부호화하여 재저장하고 화상처리를 위해 사용되는 부가데이터를 기초로하여 문서데이터를 기록한다. 그래서, 어떤 처리조건에서 처리될 때 백업데이터로서 저장되는 문서데이터는 재생성되어 처리조건의 입력조작없이 사용될 수 있게 된다.
도 14에 도시된 바와 같이, 대응하는 섬네일화상을 마우스나 터치패널에 의해 선택하고 출력수신지를 특정화하는 콜버튼(62)을 선택하여 원하는 문서데이터를 발견하는 경우(단계 P56), 문서데이터(이미 처리되어 다시 얻어진 전체 문서데이터)가 대용량 저장장치(13)로부터 적절하게 판독되어 전체의 표시장치(44)상에 표시되며, 혹은 문서데이터가 화상처리부(29)에 의해 부호화되어 저장되고 문서데이터와 함께 부가데이터를 복사장치(11)로 전송함으로써 화상처리용으로 사용되는 부가데이터에 기초하여 저장되어, 문서데이터가 처리될 때 백업데이터로서 저장되는 상기 문서데이터가 처리조건의 다른 입력조작없이도 사용될 수 있게 된다. 중지버튼(도면표시하지 않음)이 선택될 때까지, 처리가 단계 P51로 복귀하여 이어지는 동일한 처리를 반복한다. 이러한 처리는 중지버튼이 선택되는 경우에 종료된다(단계 P58). 문서데이터를 참조하는 사용자는 복사장치(11)의 조작부(23)로부터 화상처리용 부가데이터를 입력할 수 있다. 또한, 참조요청이 대용량 저장장치(13)에 저장된 데이터 보다 더 오래된 문서데이터에 대하여 만들어지는 경우, 서버장치(12)는 서비스제공회라의 어드레스, 각 사용자 ID에 대한 등록 ID 및 장착된 비휘발성 RAM으로부터의 패스워드를 판독하고 인터넷상의 대용량 저장장치(16)가 저장된 문서데이터를 참조하기 위하여 대용량 저장장치(13)와 동일한 방법으로 연속적으로 처리될수 있는 인터넷상의 서비스제공회사에 접근하여 문서데이터의 참조명령을 전송한다. 복사장치(11)용으로 사용되는 사용자 ID가 입력되는 조건하에서 공유된 문서데이터의 참조명령에 따라 복사장치(11)의 공유된 ID를 참조용으로 사용되는 사용자 ID로서 고려하는 것에 의해 서버장치(12)는 또한 사용자 ID의 입력없이 공유 ID에 관련되어 처리되는 공유된 문서데이터를 참조할 수 있다.
이러한 처리에서, 서버장치(12)의 CPU(41)는 복사장치(11)로부터 전송된 문서데이터가 데이터베이스의 동일한 사용자 ID와 연관되는 대용량 저장장치(13 혹은 16)에 이미 저장된 문서데이터의 관계를 갖는지를 검사하는 도 19에 도시된 동일성 판단장치(53)를 포함한다. 문서데이터가 관계를 갖고 있다고 판단되면, 문서데이터가 저장되기 전에 링크정보가 문서데이터의 양쪽에 부가된다(즉, 관계가 확장된다). 본 실시예에서는 문서데이터가 수신된 이후 즉시 상기 CPU(41)가 동일성 판단장치(53)로서 기능하지만, 상기 CPU(41)는 복사장치(11)가 사용되지 않는 밤시간과 같은 시간대에 동일성 판단장치(53)로서 기능하도록 구성될 수 있다.
도 13에 있어서, 특히 복사장치(11)로부터 수시된 문서데이터에 OCR처리를 적용하여 키워드를 얻고 키워드를 데이터베이스에 저장한 후(단계 P34 및 P35), 동일성 판단장치(53)가 신규 문서데이터가 이미 저장된 문서데이터(기존 문서데이터)와 관계를 갖는지, 예를 들면 신규 데이터가 기존 데이터와 완전히 동일한지, 신규 데이터가 기존 문서데이터로부터 부분적으로 변화된 갱신된 문서인지, 혹은 신규 데이터가 기존 문서데이터의 내용과 관계를 갖는 관련된 데이터인지를 판단한다(단계 P36).
판단의 결과로서 신규 문서데이터가 기존 문서데이터와 완전하게 동일하다고 판단되면(단계 P37), 동일한 링크정보가 양쪽의 부가데이터와 관련되어 부가데이터를 데이터베이스에 등록하고 대용량 저장장치(13)로부터의 신규 데이터를 삭제(취소)한다(단계 P38). 도 14에서 단계 P53이 실행되면, 기존 문서데이터를 사용하여 섬네일화상(61)이 생성되고 각각의 데이터에 대한 카렌다뷰(60)에 공동으로 표시되며, 각각의 섬네일화상(61)에 의해 표시되는 문서데이터가 동일한 문서데이터임을 강조하도록 각 데이터에 대한 섬네일화상(61)이 다른 것과 동시에 점멸한다. 동일한 문서의 존재는 부가데이터의 일람에서 표시되어, 부가데이터가 검사를 위해 표시될 수 있다. 그러므로, 섬네일화상을 선택하고 부가데이터를 검사하는 동일한 연속적인 방법에 의해 사용자는 문서데이터를 재사용할 수 있다. 상기 조작은 또한 후술하는 기존 문서데이터와 완전하게 동일하지 않은 문서데이터의 경우에도 적용할 수 있다.
신규 문서데이터가 기존 문서데이터로부터 부분적으로 변화된 갱신 데이터라고 판단되면(단계 P39), 갱신영역(갱신데이터)의 문서데이터와는 다른 문서데이터는 대용량 저장장치(13 혹은 16)로부터 삭제되어 부가데이터와 관련된다. 또한, 예를 들어 버전(version)정보와 같은 갱신된 링크정보는 양문서데이터의 부가정보에 관련되어(단계 P40), 대응하는 영역의 기존 문서데이터를 갱신된 데이터로 교체하는 것에 의해 갱신된 문서데이터의 섬네일화상(61)이 생성되고 표시된다. 도 14에서 단계 P53이 실행될 때, 갱신된 영역이 작아짐에 따라 대응하는 섬네일화상(61)이 동일한 문서데이터 보다 상대적으로 긴 기간에서 점멸로 변환되어 카렌다뷰(60)에서 동일성의 정도가 강조된다.
일치가 사전설정이나 신규 문서데이터와 기존 문서데이터 사이의 많은 수의 키워드에서 발견되어 그 결과 신규 문서데이터가 기존 문서데이터와 관계를 갖는 문서데이터와 관련되도록 판단되는 경우(단계 P41), 관련된 링크정보는 동일한 방법으로 양문서데이터의 부가정보와 결합된다(단계 P42). 도 14에 도시된 단계 P53의 실행시, 예를 들어 작은 수의 일치된 키워드와 같은 신규 문서데이터와 기존 문서데이터 사이에 더 작은 관계만이 존재하기 때문에, 대응하는 섬네일화상(61)은 동일한 문서데이터 보다 상대적으로 더 긴 기간동안 점멸로 변환되어 카렌다뷰(60)에 동일성의 정도를 강조한다.
따라서, 백업파일인 대용량 저장장치(13 혹은 16)의 파일문서데이터에서, 동일하거나 갱신된 문서를 제거하는 것에 의해 대용량 저장장치(13,16)의 저장용량이 쓸데없이 낭비되는 것을 방지할 수 있게 되어, 대용량 저장장치(13,16)에 저장되는 문서데이터의 수가 증가한다. 더욱이, 동일성을 갖는 문서데이터는 다른 문서데이터로부터 용이하게 식별되어 선택가능하게 된다.
신규 문서데이터가 기존 문서데이터와 동일한지 혹은 갱신된 문서인가의 여부는 CPU(41)가 OCR처리를 해서 변환된 문자코드데이터와 함께 화상영역의 화상데이터를 하드디스크부(43)에 일정 시간동안(예를 들면, 1개월) 유지해서 신규 문서데이터와 기존 문서데이터를 페이지단위 혹은 페이지의 각 블럭에 대해 비교하는 것에 의해 검사된다. 화상데이터는 모서리 일치와 같은 보정이나 정정 후에 비교된다. 도 20에 도시된 바와 같이 각 블럭의 비교에서, 예를 들면 p1-p5와 같은 문서블럭과 p5,p6와 같은 화상블럭이 문서에 포함되면 데이터는 각 블럭에 대하여 비교된다. 예를 들어, 블럭 p4와 같은 블럭의 일부분이 일치하지 않는다면, 블럭 p4는 갱신된 데이터로서 파일을 위해 저장된다. 또한, 문서데이터가 문자만을 포함하는 경우 문서데이터의 OCR처리가 완전하게 실행되지 않기 때문에, 이들이 문자의 수, 구두점마크의 위치 및 워드(word)의 수(영어문장에서 문자 사이의 공간을 포함하는)와 완전히 일치한다면 문서데이터는 기존 문서데이터와 완전히 동일하도록 판단되며, 폰트의 크기나 문자의 컬러명세가 그들 사이에서 다르거나 문장이 교정기호(문장에서 수정을 나타내는 특정기호)를 포함한다면 갱신된 문서데이터가 되도록 판단된다.
또한, 신규 문서데이터가 완전히 동일하거나 갱신된 문서데이터로서 판단되지 않는 경우에도, 일치가 사전설정 혹은 신규 문서데이터와 기존 문서데이터 사이의 많은 수의 키워드 사이에서 나타나거나 제목이 일치하면, 상기 신규 문서데이터가 관련된 문서데이터로서 파일을 위해 저장된다. 더욱이, 예를 들어 일본국 특개평 제9-34905호에 개시된 방법에서, 문서데이터로부터 유추될 수 있는 신규 문서데이터의 중요 문장이 기존 문서데이터의 중요문장과 일치하는 경우, 상기 신규 문서데이터는 또한 동일 문장을 포함하는 다른 기존 문서데이터에 대한 관련된 문서데이터로서 저장될 수 있다. 이러한 처리에서, 다른 기존 문서데이터에 공통으로 포함되지 않는 키워드는 다른 기존 문서데이터에 부가적으로 등록(즉, 병합)되어 문서데이터에 포함되지 않은 키워드에 따라 다른 기존 문서데이터를 검색할 수 있게 된다. 그래서, 문서데이터에 포함되는 키워드에 기초하여 검색할 수 없는 관련된문서데이터는 부가된 키워드에 따라 유추가능하게 되어 검색효율이 향상된다.
또한, 링크정보는 서버장치(12)에 대해 마우스(47)를 조작하여 카렌다뷰(60)에서 섬네일화상(61)을 다른 것의 위에 이동시켜서(소위, 드래그 및 드롭조작) 링크정보를 데이터베이스에 입력하는 것에 의해 상기 데이터베이스에 등록될 수 있다. 긴시간이 경과한 후 관계가 불명료해지면, 각 문서데이터의 키워드나 제목과 같은 부가정보를 비교가능하도록 특정화하여 표시하고 용지위에 행으로 기록하거나 OCR처리로 문서데이터를 처리하고 OCR처리에서 다른 부분만을 변환하는 것에 의해 문서데이터를 검사한 후 드래그(drag) 및 드롭(drop)조작을 통해 링크정보를 등록한다.
상기한 바와 같이, 본 실시예에서는 복사장치(11)에 의해 처리된 신규 문서데이터가 기존 문서데이터와 비교되어, 신규 문서데이터와 기존 문서데이터 사이에 동일성이 발견되면 링크정보에 따라 서로 관련된다. 신규 문서데이터와 기존 문서데이터가 동일하다면, 신규 문서데이터의 저장을 피할 수 있게 된다. 신규 문서데이터가 갱신된 문서데이터가 되도록 판단되면, 단지 갱신된 부분만이 저장된다. 그래서, 대용량 저장장치(13,16)의 저장능력이 효율적으로 사용될 수 있게 된다. 더욱이, 기존 문서데이터와의 동일성을 갖는 문서데이터에 대하여, 카렌다뷰(60)의 각 섬네일화상(61)이 점멸로 변환되어 동일성의 정도를 강조하여 유사한 문서데이터의 존재나 부재, 이중문서데이터 혹은 문서데이터의 관계가 카렌다뷰(60)에서 날짜별로 용이하게 인식되며 섬네일화상(61)의 형태가 표시된다. 그러므로, 동일성을 갖는 문서데이터는 다른 문서데이터로부터 용이하게 식별되어 선택가능하게 된다.
따라서, 사용자는 복사장치(11)로 처리되는 문서데이터를 다른 파일작업없이 백업파일로서 대용량 저장장치에 저장할 수 있게 되며, 또한 파일에서 문서를 복사물로 보관할 필요없이 문서데이터를 선택하거나 유용하게 재사용할 수 있게 된다.
또한, 복사장치(11)에 의해 처리된 신규 문서데이터는 대용량 저장장치(13 혹은 16)에 저장되고 동일한 사용자 ID가 사용되는 조건에서 저장이 취소된다. 그러므로, 사용자에 의해 복사장치(11)나 인터넷상의 다른 복사장치를 사용하여 회의용 자료를 생성, 배포하고 다른 사용자가 배포된 자료를 복사장치(11)에 의해 다시 복사는 경우와 같이, 동일한 문서가 복수의 사용자에 의해 복사장치(11)나 인터넷상의 다른 복사장치에 의해 처리되는 경우에도, 동일한 문서데이터가 각각의 사용자를 위해 대용량 저장장치(13 혹은 16)에 저장되어 동일한 문서라는 이유로 다른 사용자에 의해 사용된 동일한 문서의 저장이 취소된다. 더욱이, 어떤 사용자 ID와 함께 대용량 저장장치(13 혹은 16)에 저장된 문서데이터는 동일한 사용자 ID가 사용되는 경우에만 참조될 수 있기 때문에, 문서데이터의 비밀성은 보증될 수 있다.
도면에는 비록 도시하지 않았지만, 본 실시예의 다른 관점으로서, 동일성을 보유하는 문서데이터의 섬네일화상(61)이 예를 들어 문서데이터가 동일한 경우에는 적색으로 표시되며, 표시의 색상은 동일성의 정도가 저하됨에 따라 점차 저하된다. 또한, 유사한 색상이 동일성의 정도를 강조하기 위해 사용될 수 있다. 예를 들면, 동일성을 보유하는 문서데이터가 장미빛이나 오랜지색으로 표시되는 반면에, 동일한 문서데이터는 적색으로 표시될 수 있다.
상기 실시예의 다른 관점으로서, 복사장치(11)를 사용하는 사용자에게 문서데이터가 대용량 저장장치(13 혹은 16)에 저장되었는지 혹은 신규 문서데이터가 갱신된 문서데이터로 되도록 결정되었는지를 질문하는 메세지가 표시장치(44)에 표시되도록 파일장치가 구성될 수 있다. 이러한 구성은 사용자가 대용량 저장장치(13 혹은 16)내의 처리된 데이터의 저장을 취소할 수 있게 하며, 또는 복사장치(11)에 의해 처리된 신규 문서데이터가 저장된 기존 문서데이터와 일치하거나 신규 데이터가 갱신된 문서데이터라는 것을 사용자가 확신하여 명령하는 경우에만 갱신된 문서데이터로서 문서데이터를 저장할 수 있게 하여, 사용자의 의지에 어긋나는 처리의 실행을 피할 수 있게 한다.
특히, 예를 들어 문서(P)의 개정이나 문서(P)의 오염 등 때문에 실수없이 신규 문서데이터와 기존 문서데이터 사이의 동일성을 판단하는 것을 어려운 일이다. 만약 판단기준이 낮다면, 많은 문서데이터가 동일성이 있다고 유추하고, 판단기준이 높으면 판단에 긴 시간이 소요될 뿐만 아니라 동일한 문서데이터로 됨에도 불구하고 동일성이 있다고 또는 동일성이 있어도 동일성이 없다고 부정확한 판단을 할 수도 있다.
따라서, 복사장치(11)로의 처리시 먼지등이 생성되지 않는 경계레벨에서 신규 문서데이터에 대하여 동일성을 갖도록 판단되는 결과로서 기존 문서데이터의 존재가 확인되는 경우에는, 서버장치(12)는 우선 신규 문서데이터의 섬네일화상(61)을 생성하고 상기 섬네일화상(61)을 대용량 저장장치(13 혹은 16)내의 대응하는 기존 문서데이터와 함께 카렌다뷰(60)에 반전된 점멸로 되도록 표시한다. 사용자는 카렌다뷰(60)의 일자에 기초하여 신규 문서데이터가 기존 문서데이터와 일치하는지와 섬네일화상(61)의 표시형태를 결정하거나 혹은 기존 문서데이터의 섬네일화상(61)을 더블 클릭함으로써 구별되지 않는 문서데이터에 대해서는 표시장치(44)상에 기존 문서데이터를 표시함으로써 그 동일성과 필요성을 판단한다. 만약, 판단의 결과로서 반전 점멸하는 신규 문서데이터의 섬네일화상(61)이 클릭된 후 삭제버튼(도면표시하지 않음)이 클릭되면, 신규 문서데이터가 대용량 저장장치(13 혹은 16)에 저장되는 것이 취소되며, 섬네일화상(61)의 클릭후에 독립등록, 영역지정 갱신등록이나 관련등록에 대한 등록버튼(도면표시하지 않음)이 클릭되면 신규 문서데이터가 상기 실시예와 동일한 방법으로 대용량 저장장치(13 혹은 16)에 저장된다.
따라서, 복사장치(11)에 의해 처리된 원문서의 문서데이터는 실수에 의해 삭제되는 것이 방지되거나 원문서상의 먼지에 기인하여 부정확하게 결정되어 갱신되는 문서데이터의 저장을 방지할 수 있게 되어, 신규 문서데이터가 대용량 저장장치(13 혹은 16)에 적절하게 저장된다. 대용량 저장장치(13 혹은 16)에 데이터를 저장하기 전에 신규 문서데이터가 서버장치(12)의 하드디스크부(43)에 임시로 저장되어 상기 동일성 판단을 실행하고 삭제된 문서데이터의 섬네일화상(61)이 카렌다뷰(60)로부터 삭제되는 것은 말할 필요도 없다.
또한, 복사장치(11)에 의해 처리되는 데이터의 동일성 정도는 복사장치(11)에 의해 얻어지는 처리데이터로부터 원문서 화상의 동일성의 정도와 원문서 자체를 기초로 하여 판단될 수 있다.
특히, 도 21(a)에 도시된 바와 같이, 원문서 화상의 동일성은 화상의 각 관점, 예를 들면, 화상영역과 문자영역의 배열, 화상영역과 문자영역 사이의 비 및 화상 및 문자영역의 각 내용의 동일성을 평가하는 것에 의해 판단될 수 있다. 화상영역은 예를 들면, 화상의 배열 및 화상의 색상과 같은 관점을 평가함으로써 평가될 수 있으며, 문자영역은 예를 들어 문자의 배열, 문자의 색상, 문자의 수, 구두점의 수 및 폰트의 종류와 같은 관점을 평가함으로써 평가될 수 있으며, 각 관점들은 도면에서 표시된 바와 같이 가중된다. OCR처리에 의해 추출된 워드는 동일성의 정도를 판단하는데 사용되지 않고 문서가 동일한 경우를 판단하는데에만 사용된다.
또한, 도 21(b)에 도시된 바와 같이, 원문서 자체의 동일성은 원문서 자체의 관점의 동일성, 예를 들면 크기, 방향, 단면인가 양면인가, 용지인가 서적인가를 판단하는 것에 의해 판단될 수 있다.
각 관점은 평가치를 주고 그 총량은 동일성 정도를 판단하는 동일평가치로서 주어진다. 예를 들면, 최대 총량 100이 완전한 동일임을 나타낸다고 가정하면, 총량이 0-40인 경우 데이터는 동일성을 갖지 않는다고 판단하며, 총량이 40-95인 경우 데이터는 동일성을 갖는다고 가정하고 총량이 95를 초과하면 데이터는 동일하다고 판단한다.
간단한 방법으로 신속하게 판단을 실행하기 위해, 데이터의 동일성은 상기한 바와 같이 원문서와 원문서 자체, 양자의 모든 면들의 평가결과에 기초하여 판단되거나 원문서의 화상의 관점이나 원문서 자체의 관점 중 단지 하나를 판단함으로써 판단되거나 혹은 원문서의 화상 및/혹은 원문서 자체의 선택된 관점들을 판단함으로써 판단될 수 있다.
상기 판단의 결과는 예를 들면, 상기 총숫자나 숫자를 나타내는 그래프를 표시장치(44)에 표시함으로써 조작자에게 통지하거나 동일성의 정도에 따라 상기와 연속적인 동일한 방법으로 연관된 섬네일화상(61)의 표시를 변화시키는 것에 의해 조작자에게 통지하여, 조작자가 데이터를 저장할 것인가 혹은 링크정보를 부가하여 데이터를 삭제할 것인가를 판단한다.
데이터가 동일한 것으로 판단되는 경우에는 데이터는 부가된 링크정보와 함께 저장되지 않고 데이터가 동일성을 보유하지 않는다고 판단되는 경우에는 데이터는 저장되며, 데이터가 동일성을 보유한 것으로 판단되는 경우에는 화상데이터는 부가된 링크정보와 함께 저장되거나 삭제된다.
상기한 실시예에서는 동일한 사용자 ID를 사용하여 처리하는 것이 설명되어 있지만, 사용자 ID가 복사장치(11)를 사용하기 위해 사용되거나 복사장치(11)에 의한 문서데이터를 처리하는데 사용된다는 것을 말할 필요도 없으며, 또한 모든 문서데이터가 사용자 ID의 사용없이도 재사용될 수 있다는 것도 물론 말할 필요가 없다.
더욱이, 문서데이터가 카렌다뷰(60)에 섬네일화상(61)이나 강조를 위해 가장 높은 것에서 시작하는 순차적인 동일성 정도의 일람 등이나 이것들의 결합으로서 표시되는 것도 역시 말할 필요가 없을 것이다.
본 발명에 따르면, 처리부에 의해 처리된 처리데이터는 그 동일성이 저장된 데이터베이스와 동일하게 판단되는 경우 메모리장치에 저장되는 것이 방지되어 메모리장치의 저장능력을 효율적으로 사용할 수 있게 된다. 처리데이터가 동일성을 보유하도록 판단되는 경우에는 상기 처리데이터가 부가된 링크정보와 함께 저장되어 저장된 데이터와 연관되어, 링크정보가 부가된 처리데이터에 대하여 데이터를 특정화하는 특정정보, 예를 들면 카렌다 형태로 표시되는 동일성을 갖는 축소된 화상(섬네일화상)이 강조되어 그 동일성 정도를 나타낼 수 있으며, 따라서 동일성을 갖는 처리데이터는 다른 처리데이터로부터 용이하게 식별되어 선택가능하게 된다.
또한, 사용자는 다른 파일작업없이 백업파일로서 처리되는 처리데이터를 저장할 수 있게 되어, 데이터가 유용하게 재사용될 수 있다. 그러므로, 예를 들면, 복사된 자료를 분실했을 경우 원하는 처리데이터가 재사용을 위해 용이하게 선택될 수 있다.
또한, 데이터를 저장하거나 취소하는 것에 의해, 혹은 각 사용자 ID에 대하여 다른 처리데이터와 관계짓는 것에 의해, 처리데이터가 각 사용자를 위해 저장될 수 있으며 처리데이터의 비밀성이 확증된다. 또한, 사용자의 확신과 처리데이터를 저장하는 명세에 의해, 문서데이터의 부정확한 삭제나 다른 문서데이터와의 부정확한 관계를 피할 수 있게 된다. 그 결과, 유용한 파일장치가 제공된다.

Claims (56)

  1. 원문서의 화상데이터를 판독하여 판독된 화상데이터를 용지에 기록하는 복사기능, 화상데이터 및/혹은 문자데이터를 통신선을 통해 송신 및 수신하는 전송기능, 수신된 화상데이터 및/혹은 문자데이터를 용지에 기록하는 기록기능중 적어도 하나을 보유하여 데이터를 처리하는 처리수단;
    상기 처리수단에 의해 처리된 처리데이터를 저장하는 메모리수단;
    상기 처리수단에 의해 처리된 처리데이터의 처리정보에 기초하여 처리데이터와 메모리수단에 저장된 데이터 사이의 동일성 정도를 판단하는 동일성 판단수단; 및
    상기 동일성 판단수단에 의한 판단결과를 기초로하여 처리데이터를 상기 메모리수단에 저장하는 저장관리수단으로 구성되며;
    상기 저장관리수단은 동일성 판단수단이 처리데이터가 메모리수단에 저장된 데이터와 동일하다고 판단하는 경우 상기 메모리수단으로의 처리데이터의 저장을 취소하는 것을 특징으로 하는 파일장치.
  2. 제1항에 있어서, 상기 저장관리수단은 상기 동일성 판단수단에 의해 메모리수단에 저장된 데이터와 동일하다고 판단된 처리데이터를 메모리수단에 저장된 데이터와 관련시키는 링크정보를 부가하는 것을 특징으로 하는 파일장치.
  3. 제1항에 있어서, 상기 처리정보는 처리데이터에 관련된 원문서의 정보를 포함하는 것을 특징으로 하는 파일장치.
  4. 제4항에 있어서, 상기 원문서의 정보는 원문서의 크기 및 방향정보을 포함하는 것을 특징으로 하는 파일장치.
  5. 제4항에 있어서, 상기 원문서의 정보는 원문서가 단면상의 화상을 보유하는지 양면상의 화상을 보유하는지에 대한 정보를 포함하는 것을 특징으로 하는 파일장치.
  6. 제4항에 있어서, 상기 원문서의 정보는 원문서가 용지인지 서적인지에 대한 정보를 포함하는 것을 특징으로 하는 파일장치.
  7. 제1항에 있어서, 상기 동일성 판단수단은 처리데이터에 연관된 원문서의 화상의 동일성 정도 및/혹은 원문서의 동일성 정도에 기초하여 처리데이터와 메모리수단에 저장된 데이터 사이의 동일성 정도를 판단하는 것을 특징으로 하는 파일장치.
  8. 제9항에 있어서, 상기 저장관리수단은 상기 동일성 판단수단에 의해 판단된 동일성 정도에 기초하여 처리데이터를 메모리수단에 저장된 데이터에 관련시키는 링크정보를 부가하는 것을 특징으로 하는 파일장치.
  9. 제10항에 있어서,
    정보를 표시하는 표시수단;
    명령을 입력하는 조작수단; 및
    메모리의 정보를 특정화하는 특정화 정보를 생성하고 상기 특정화된 정보를 상기 조작수단에 의해 선택가능하게 표시수단에 표시하며 메모리수단으로부터 데이터를 특정화하는 특정화정보의 선택을 통해 특정화되는 데이터를 판독하여 처리수단으로 출력하는 출력관리수단을 추가로 포함하며;
    상기 출력관리수단은 강조된 동일성 정도와 함께 링크정보를 표시수단에 표시하는 처리데이터의 특정화정보를 표시하는 것을 특징으로 하는 파일장치.
  10. 제11항에 있어서, 상기 저장관리수단은 처리데이터를 처리하는 사용자에게 메모리수단으로의 처리데이터 저장에 관한 질문을 하는 메세지를 조작수단에 표시하는 것을 특징으로 하는 파일장치.
  11. 제1항에 있어서, 상기 저장관리수단은 처리수단으로 처리데이터를 처리하는 사용자의 사용자 ID를 획득하는 ID획득수단을 포함하고 획득된 사용자 ID를 메모리수단에 저장되는 처리데이터에 부가하며, 동일성은 동일성 판단수단에 의해 동일한 사용자 ID를 갖는 처리데이터와 메모리수단에 저장된 데이터 사이에서 판단되는 것을 특징으로 하는 파일장치.
  12. 제1항에 있어서, 상기 처리수단과 메모리수단은 동일한 인트라넷상에 존재하는 것을 특징으로 하는 파일장치.
  13. 원문서의 화상데이터를 판독하여 판독된 화상데이터를 용지에 기록하는 복사기능, 화상데이터 및/혹은 문자데이터를 통신선을 통해 송신 및 수신하는 전송기능, 수신된 화상데이터 및/혹은 문자데이터를 용지에 기록하는 기록기능중 적어도 하나을 보유하여 데이터를 처리하는 처리수단;
    상기 처리수단에 의해 처리된 처리데이터를 저장하는 제1메모리수단;
    상기 처리수단에 의해 처리된 처리데이터를 저장하는 제2메모리수단;
    상기 처리수단에 의해 처리되는 처리데이터의 처리정보에 기초하여 상기 처리데이터와 제1 또는 제2메모리수단에 저장된 데이터 사이의 동일성 정도를 판단하는 동일성 판단수단; 및
    상기 동일성 판단수단에 의한 판단결과를 기초로하여 처리데이터를 상기 제1메모리수단에 저장하는 저장관리수단으로 구성되며;
    상기 저장관리수단은 동일성 판단수단이 처리데이터가 제1 또는 제2메모리수단에 저장된 데이터와 동일하다고 판단하는 경우 상기 제1메모리수단으로의 처리데이터의 저장을 취소하며, 상기 저장관리수단은 제1메모리수단으로부터의 주어진 양의 문서데이터를 판독하고 제1메모리수단의 사전 설정된 용량이 초과하는 경우 주어진 양의 문서데이터를 제2메모리수단에 전송하는 것을 특징으로 하는 파일장치.
  14. 제15항에 있어서, 상기 제2메모리수단은 인터넷상에 존재하는 것을 특징으로 하는 파일장치.
  15. 제15항에 있어서, 상기 저장관리수단은 상기 동일성 판단수단에 의해 제1 또는 제2메모리수단에 저장된 데이터와 동일하다고 판단된 처리데이터를 제1 또는 제2메모리수단에 저장된 데이터와 관련시키는 링크정보를 부가하는 것을 특징으로 하는 파일장치.
  16. 제15항에 있어서, 상기 처리정보는 처리데이터에 관련된 원문서의 정보를 포함하는 것을 특징으로 하는 파일장치.
  17. 제19항에 있어서, 상기 원문서의 정보는 원문서의 크기 및 방향에 대한 정보를 포함하는 것을 특징으로 하는 파일장치.
  18. 제19항에 있어서, 상기 원문서의 정보는 원문서가 단면상의 화상을 보유하는지 양면상의 화상을 보유하는지에 대한 정보를 포함하는 것을 특징으로 하는 파일장치.
  19. 제19항에 있어서, 상기 원문서의 정보는 원문서가 용지인지 서적인지에 대한 정보를 포함하는 것을 특징으로 하는 파일장치.
  20. 제15항에 있어서, 상기 동일성 판단수단은 처리데이터에 연관된 원문서의 화상의 동일성 정도 및/혹은 원문서의 동일성 정도에 기초하여 처리데이터와 제1 또는 제2메모리수단에 저장된 데이터 사이의 동일성 정도를 판단하는 것을 특징으로 하는 파일장치.
  21. 제24항에 있어서, 상기 저장관리수단은 상기 동일성 판단수단에 의해 판단된 동일성 정도에 기초하여 처리데이터를 제1 또는 제2메모리수단에 저장된 데이터에 관련시키는 링크정보를 부가하는 것을 특징으로 하는 파일장치.
  22. 제25에 있어서,
    정보를 표시하는 표시수단;
    명령을 입력하는 조작수단; 및
    제1 또는 제2메모리수단의 정보를 특정화하는 특정화 정보를 생성하여 상기 특정화된 정보를 상기 조작수단에 의해 선택가능하게 표시수단에 표시하며 제1 또는 제2메모리수단으로부터 데이터를 특정화하는 특정화정보의 선택을 통해 특정화되는 데이터를 판독하여 처리수단으로 출력하는 출력관리수단을 추가로 포함하며;
    상기 출력관리수단은 강조된 동일성 정도와 함께 링크정보를 표시수단에 표시하는 처리데이터의 특정화정보를 표시하는 것을 특징으로 하는 파일장치.
  23. 제26항에 있어서, 상기 저장관리수단은 처리데이터를 처리하는 사용자에게 제1메모리수단으로의 처리데이터 저장에 관한 질문을 하는 메세지를 조작수단에 표시하는 것을 특징으로 하는 파일장치.
  24. 제15항에 있어서, 상기 저장관리수단은 처리수단으로 처리데이터를 처리하는 사용자의 사용자 ID를 획득하는 ID획득수단을 포함하고 획득된 사용자 ID를 제1메모리수단에 저장되는 처리데이터에 부가하며, 동일성은 동일성 판단수단에 의해 동일한 사용자 ID를 갖는 처리데이터와 제1 또는 제2메모리수단에 저장된 데이터 사이에서 판단되는 것을 특징으로 하는 파일장치.
  25. 원문서의 화상데이터를 판독하여 판독된 화상데이터를 용지에 기록하는 복사기능, 화상데이터 및/혹은 문자데이터를 통신선을 통해 송신 및 수신하는 전송기능, 수신된 화상데이터 및/혹은 문자데이터를 용지에 기록하는 기록기능중 적어도 하나을 보유하여 데이터를 처리하는 단계;
    처리데이터를 메모리장치에 저장하는 단계;
    상기 처리데이터의 처리정보에 기초하여 상기 처리데이터와 메모리장치에 저장된 데이터 사이의 동일성 정도를 판단하는 단계; 및
    상기 동일성 판단단계에서 처리데이터가 메모리장치에 저장된 데이터와 동일하다고 판단되는 경우 상기 메모리장치로의 처리데이터 저장을 취소하는 단계로 구성된 데이터를 파일링하는 방법.
  26. 제29항에 있어서, 상기 동일성 판단단계에서 메모리장치에 저장된 데이터와동일하다고 판단된 처리데이터를 메모리장치에 저장된 데이터와 관련시키는 링크정보를 부가하는 단계를 추가로 포함하는 것을 특징으로 하는 방법.
  27. 제29항에 있어서,처리데이터와 메모리장치에 저장된 데이터 사이의 동일성 정도는 처리데이터에 연관된 원문서의 화상의 동일성 정도 및/혹은 원문서의 동일성 정도에 기초하여 판단되는 것을 특징으로 하는 방법.
  28. 제33항에 있어서, 동일성 판단단계에서 판단된 동일성 정도를 기초로하여 처리데이터를 메모리에 저장된 데이터에 관련시키는 링크정보는 부가하는 단계를 추가로 포함하는 것을 특징으로 하는 방법.
  29. 제34항에 있어서,
    메모리장치에 저장된 데이터를 특정화하는 특정정보를 생성하고 상기 특정정보를 조작장치에 의해 선택가능하게 표시장치상에 표시하는 단계;
    링크정보가 부가된 처리데이터의 특정정보를 강조된 동일성 정도와 함께 표시장치에 표시하는 단계; 및
    특정화된 데이터를 출력하기 위해 메모리장치로부터의 데이터를 특정화하는특정정보의 선택을 통해 특정화되는 데이터를 판독하는 단계를 추가로 포함하는 것을 특징으로 하는 방법.
  30. 제29항에 있어서, 처리데이터를 처리하는 사용자에게 메모리장치로의 처리데이터 저장에 관한 질문을 하는 메세지를 표시하는 단계를 추가로 포함하는 것을 특징으로 하는 방법.
  31. 제29항에 있어서,
    처리데이터를 처리하는 사용자의 사용자 ID를 획득하는 단계; 및
    ID획득단계에서 얻어진 사용자 ID를 메모리장치에 저장되는 처리데이터에 부가하는 단계를 추가로 포함하며;
    동일성은 동일성 판단단계에서 동일한 사용자 ID를 보유하는 처리데이터와 메모리장치에 저장된 데이터 사이에서 판단되는 것을 특징으로 하는 방법.
  32. 원문서의 화상데이터를 판독하여 판독된 화상데이터를 용지에 기록하는 복사기능, 화상데이터 및/혹은 문자데이터를 통신선을 통해 송신 및 수신하는 전송기능, 수신된 화상데이터 및/혹은 문자데이터를 용지에 기록하는 기록기능중 적어도 하나을 보유하여 데이터를 처리하는 단계;
    제1메모리장치에 처리데이터를 저장하는 단계;
    제1메모리장치로부터 주어진 양의 데이터를 판독하고 사전 설정된 제1메모리장치의 용량이 초과되는 경우 주어진 양의 데이터를 제2메모리장치로 전송하는 단계;
    처리데이터와 제1 또는 제2메모리장치에 저장된 데이터 사이의 동일성을 판단하는 단계; 및
    상기 동일성 판단단계에서 처리데이터가 제1 또는 제2메모리장치에 저장된 데이터와 동일하다고 판단되는 경우 제1메모리장치로의 처리데이터 저장을 취소하는 단계로 구성된 데이터를 파일링하는 방법.
  33. 원문서의 화상데이터를 판독하여 판독된 화상데이터를 용지에 기록하는 복사기능, 화상데이터 및/혹은 문자데이터를 통신선을 통해 송신 및 수신하는 전송기능, 수신된 화상데이터 및/혹은 문자데이터를 용지에 기록하는 기록기능중 적어도 하나을 보유하여 데이터를 처리하는 처리장치;
    상기 처리장치에 의해 처리된 처리데이터를 저장하는 메모리장치;
    상기 처리장치에 의해 처리되는 처리데이터의 처리정보에 기초하여 상기 처리데이터와 메모리장치에 저장된 데이터 사이의 동일성 정도를 판단하는 동일성 판단장치; 및
    상기 동일성 판단장치에 의한 판단결과를 기초로하여 처리데이터를 상기 메모리장치에 저장하는 저장관리장치로 구성되며;
    상기 저장관리장치는 처리데이터가 메모리장치에 저장된 데이터와 동일하다고 동일성 판단장치가 판단하는 경우 상기 메모리장치로의 처리데이터의 저장을 취소하는 것을 특징으로 하는 파일장치.
  34. 제39항에 있어서, 상기 저장관리장치는 상기 동일성 판단장치에 의해 메모리장치에 저장된 데이터와 동일하다고 판단된 처리데이터를 메모리장치에 저장된 데이터와 관련시키는 링크정보를 부가하는 것을 특징으로 하는 파일장치.
  35. 제39항에 있어서, 상기 처리정보는 처리데이터에 관련된 원문서의 정보를 포함하는 것을 특징으로 하는 파일장치.
  36. 제42항에 있어서, 상기 원문서의 정보는 원문서의 크기 및 방향정보을 포함하는 것을 특징으로 하는 파일장치.
  37. 제42항에 있어서, 상기 원문서의 정보는 원문서가 단면상의 화상을 보유하는지 양면상의 화상을 보유하는지에 대한 정보를 포함하는 것을 특징으로 하는 파일장치.
  38. 제42항에 있어서, 상기 원문서의 정보는 원문서가 용지인지 서적인지에 대한정보를 포함하는 것을 특징으로 하는 파일장치.
  39. 제39항에 있어서, 상기 동일성 판단장치는 처리데이터에 연관된 원문서의 화상의 동일성 정도 및/혹은 원문서의 동일성 정도에 기초하여 처리데이터와 메모리장치에 저장된 데이터 사이의 동일성 정도를 판단하는 것을 특징으로 하는 파일장치.
  40. 제47항에 있어서, 상기 저장관리장치는 상기 동일성 판단장치에 의해 판단된 동일성 정도에 기초하여 처리데이터를 메모리장치에 저장된 데이터에 관련시키는 링크정보를 부가하는 것을 특징으로 하는 파일장치.
  41. 제48항에 있어서,
    정보를 표시하는 표시장치;
    명령을 입력하는 조작장치; 및
    메모리의 정보를 특정화하는 특정화 정보를 생성하여 상기 특정화된 정보를 상기 조작장치에 의해 선택가능하게 표시장치에 표시하며 메모리장치로부터 데이터를 특정화하는 특정화정보의 선택을 통해 특정화되는 데이터를 판독하여 처리장치로 출력하는 출력관리장치를 추가로 포함하며;
    상기 출력관리장치는 강조된 동일성 정도와 함께 링크정보를 표시장치에 표시하는 처리데이터의 특정화정보를 표시하는 것을 특징으로 하는 파일장치.
  42. 제49항에 있어서, 상기 저장관리장치는 처리데이터를 처리하는 사용자에게 메모리장치로의 처리데이터 저장에 관한 질문을 하는 메세지를 조작장치에 표시하는 것을 특징으로 하는 파일장치.
  43. 제39항에 있어서, 상기 저장관리장치는 처리장치로 처리데이터를 처리하는 사용자의 사용자 ID를 획득하는 ID획득장치를 포함하고 획득된 사용자 ID를 메모리장치에 저장되는 처리데이터에 부가하며, 동일성은 동일성 판단장치에 의해 동일한 사용자 ID를 갖는 처리데이터와 메모리장치에 저장된 데이터 사이에서 판단되는 것을 특징으로 하는 파일장치.
  44. 제39항에 있어서, 상기 처리장치와 메모리장치는 동일한 인트라넷상에 존재하는 것을 특징으로 하는 파일장치.
  45. 원문서의 화상데이터를 판독하여 판독된 화상데이터를 용지에 기록하는 복사기능, 화상데이터 및/혹은 문자데이터를 통신선을 통해 송신 및 수신하는 전송기능, 수신된 화상데이터 및/혹은 문자데이터를 용지에 기록하는 기록기능중 적어도 하나을 보유하여 데이터를 처리하는 처리장치;
    상기 처리장치에 의해 처리된 처리데이터를 저장하는 제1메모리장치;
    상기 처리장치에 의해 처리된 처리데이터를 저장하는 제2메모리장치;
    상기 처리장치에 의해 처리되는 처리데이터의 처리정보에 기초하여 상기 처리데이터와 제1 또는 제2메모리장치에 저장된 데이터 사이의 동일성 정도를 판단하는 동일성 판단장치; 및
    상기 동일성 판단장치에 의한 판단결과를 기초로하여 처리데이터를 상기 제1메모리장치에 저장하는 저장관리장치로 구성되며;
    상기 저장관리장치는 처리데이터가 제1 또는 제2메모리장치에 저장된 데이터와 동일하다고 동일성 판단장치가 판단하는 경우 상기 제1메모리장치으로의 처리데이터의 저장을 취소하며, 상기 저장관리장치는 제1메모리로장치로부터의 주어진 양의 문서데이터를 판독하고 제1메모리장치의 사전 설정된 용량이 초과하는 경우 주어진 양의 문서데이터를 제2메모리장치에 전송하는 것을 특징으로 하는 파일장치.
  46. 제53항에 있어서, 상기 제2메모리장치는 인터넷상에 존재하는 것을 특징으로 하는 파일장치.
  47. 제53항에 있어서, 상기 저장관리장치는 상기 동일성 판단장치에 의해 제1 또는 제2메모리장치에 저장된 데이터와 동일하다고 판단된 처리데이터를 제1 또는 제2메모리장치에 저장된 데이터와 관련시키는 링크정보를 부가하는 것을 특징으로 하는 파일장치.
  48. 제53항에 있어서, 상기 처리정보는 처리데이터에 관련된 원문서의 정보를 포함하는 것을 특징으로 하는 파일장치.
  49. 제57항에 있어서, 상기 원문서의 정보는 원문서의 크기 및 방향에 대한 정보를 포함하는 것을 특징으로 하는 파일장치.
  50. 제57항에 있어서, 상기 원문서의 정보는 원문서가 단면상의 화상을 보유하는지 양면상의 화상을 보유하는지에 대한 정보를 포함하는 것을 특징으로 하는 파일장치.
  51. 제57항에 있어서, 상기 원문서의 정보는 원문서가 용지인지 서적인지에 대한 정보를 포함하는 것을 특징으로 하는 파일장치.
  52. 제53항에 있어서, 상기 동일성 판단장치는 처리데이터에 연관된 원문서의 화상의 동일성 정도 및/혹은 원문서의 동일성 정도에 기초하여 처리데이터와 제1 또는 제2메모리장치에 저장된 데이터 사이의 동일성 정도를 판단하는 것을 특징으로 하는 파일장치.
  53. 제62항에 있어서, 상기 저장관리장치는 상기 동일성 판단장치에 의해 판단된 동일성 정도에 기초하여 처리데이터를 제1 또는 제2메모리장치에 저장된 데이터에 관련시키는 링크정보를 부가하는 것을 특징으로 하는 파일장치.
  54. 제63항에 있어서,
    정보를 표시하는 표시장치;
    명령을 입력하는 조작장치; 및
    제1 또는 제2메모리장치의 정보를 특정화하는 특정화 정보를 생성하여 상기 특정화된 정보를 상기 조작장치에 의해 선택가능하게 표시장치에 표시하며 제1 또는 제2메모리장치으로부터 데이터를 특정화하는 특정화정보의 선택을 통해 특정화되는 데이터를 판독하여 처리장치로 출력하는 출력관리장치를 추가로 포함하며;
    상기 출력관리장치는 강조된 동일성 정도와 함께 링크정보를 표시장치에 표시하는 처리데이터의 특정화정보를 표시하는 것을 특징으로 하는 파일장치.
  55. 제64항에 있어서, 상기 저장관리장치는 처리데이터를 처리하는 사용자에게 제1메모리장치로의 처리데이터 저장에 관한 질문을 하는 메세지를 조작장치에 표시하는 것을 특징으로 하는 파일장치.
  56. 제53항에 있어서, 상기 저장관리장치는 처리장치로 처리데이터를 처리하는 사용자의 사용자 ID를 획득하는 ID획득장치를 포함하고 획득된 사용자 ID를 제1메모리장치에 저장되는 처리데이터에 부가하며, 동일성은 동일성 판단장치에 의해 동일한 사용자 ID를 갖는 처리데이터와 제1 또는 제2메모리장치에 저장된 데이터 사이에서 판단되는 것을 특징으로 하는 파일장치.
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