CN1178149C - 文件数据处理方法及文件系统 - Google Patents

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Abstract

本发明涉及文件数据处理方法及文件系统，复印机(11)将所处理的文书数据与用户ID、处理时间等附加数据一起送向数据保存管理装置(12)，其将该文书数据存储在大容量存储装置(13)中，同时，硬磁盘装置(43)内的数据库中，对于每个用户ID存有存储地址和附加数据，当新文书数据与已存储的老文书数据为同一时，取消新文书数据的存储。数据处理时无浪费地存储处理数据作为备用，当需要该处理数据时，很容易能再利用，是一种利用性高的文件系统。

Description

文件数据处理方法及文件系统
技术领域
本发明涉及文件数据处理方法及文件系统，使用于进行数据复制、传真通信、打印输出等数据处理方法及处理系统，更具体地说，其涉及将处理的数据作为备用、希望再利用时能很容易到手的文件数据处理方法及文件系统。
背景技术
以往，对于因重要而保管的文书(以图像、文字表示的文书)、将来存在使用可能性的文书等资料往往以记录在纸上状态作为文件建立案卷存放于文书柜中。但是，在资料量大的公司，需要很大的保管资料场所，而且，寻找所要资料很麻烦。
近年来，随着数据处理高技术化、高速化及存储装置低价格化，对于必须保存的文书资料，预先由扫描装置读取存储到大容量存储装置中，出现了所谓文件系统，导入这种文件系统的已不局限于资料量大的公司。
这种文件系统在数据库中根据文书种类将其进行按系统分类，使得相关文书能很容易地检索，近来，进一步提出了各种各样的利用性高的文件系统。例如，特开平5-35737号公报中公开了制作存储文书数据的缩小图像以日程表形式显示输出的装置；在特开平6-119393号公报中公开了以箱形方式、日程表方式、卡片式进行数据分类、存储、检索的装置；在特开平8-255220号和特开平9-128402号公报中公开了分析文书数据连续性和类似性的方法。
但是，在以往文件系统中，都需要通过扫描装置读取文书，每次来不及整理时都将其推迟处理，往往成为堆置状态。另外，当整理这种资料时，确认是否需要保管之后，对需保管文书一份份地用扫描装置读取，并进行分类，为此必须进行输入作业，还须进行汇总成案卷作业，这些作业都很烦杂。结果导致保管文书数量少。
另外，如上所述，在文件系统中保管的文书是经过确认是否需要保管之后整理而成的，所以，有的文书就被废弃了，对这些没有保管的被废弃的文书，若在以后感到需要时，就无法再入手了。
因此，当确认文书是否需要保管时，有时判断并不容易，需要花费不少时间。即使那样，经过慎重判断成为废弃的资料，以后有时还会感到需要。
在文件系统中保管的文书或是由于在会议中使用进行过复印的资料，或是通过传真装置等与交易方进行过送受信的资料，或是通过工作台或个人计算机等制作而成再打印输出过的资料等，总之，保管的文书至少一次被变换处理为电信号，记录在纸上输出。另外，例如，会议中使用的资料或传阅资料等有时随着时间场所变更，被复印过多次。
发明内容
本发明就是鉴于上述先有技术所存在的问题而提出来的，本发明的目的在于，提供一种利用性高的文件系统，在进行处理时，取得与处理数据相同的数据并存储，将该数据作为备用以避免浪费，必要时能很容易地再利用所处理的数据。
为了实现上述目的，本发明提出一种文件数据处理方法，处理数据在至少具有读取图像数据记录在纸上输出的复印功能、通过通信线发送接收图像数据和/或文字数据的传送功能、将接收的图像数据和/或文字数据记录在纸上输出的记录功能中一种功能的过程中进行；其特征在于，包括以下步骤：
将上述处理数据存储在存储装置中；
判断上述处理数据与以前存储在存储装置中的数据之间的同一性；
当由上述同一性判断步骤判定上述功能所处理的处理数据与以前存储在存储装置中的数据为同一时，取消上述存储步骤所存储的处理数据。
根据本发明的文件数据处理方法，其特征还在于，上述处理数据与以前存储在存储装置中的数据之间的同一性判断根据处理信息进行，上述处理信息是指上述处理数据被处理过程中所得的处理信息。
根据本发明的文件数据处理方法，其特征还在于，进一步包括下列步骤：当由上述同一性判断步骤判定上述功能过程所处理的处理数据和以前存储在存储装置中的数据之间具有同一性时，附加关联信息。
根据本发明的文件数据处理方法，其特征还在于，在上述同一性判断步骤中判定上述功能过程所处理的处理数据和以前存储在存储装置中的数据之间的同一性程度。
根据本发明的文件数据处理方法，其特征还在于，上述处理数据和以前存储在存储装置中的数据之间的同一性程度判定是根据涉及上述处理数据的原稿图像的同一性程度和/或原稿形态的同一性程度。
根据本发明的文件数据处理方法，其特征还在于，进一步包括下列步骤：根据在上述同一性判断步骤中判定的同一性程度，附加涉及上述处理数据和以前存储在存储装置中的数据的关联信息。
根据本发明的文件数据处理方法，其特征还在于，进一步包括下列步骤：
设定用于说明数据的特定信息，在显示装置上表示上述存储装置中数据的特定信息，以便通过操作装置进行选择；
在显示装置上表示上述处理数据的特定信息，关联信息附加于上述处理数据上，强调显示同一性程度；
通过选择上述表示数据的特定信息从存储装置读取输出数据。
根据本发明的文件数据处理方法，其特征还在于，进一步包括下列步骤：显示询问信息，询问操作者是否将处理数据保存在存储装置中。
根据本发明的文件数据处理方法，其特征还在于，进一步包括下列步骤：
取得进行数据处理的用户ID；
将在上述用户ID取得步骤中所取得的用户ID附加到上述处理数据上，存储在存储装置中；
上述同一性判断步骤中处理数据和以前存储在存储装置中的数据之间的同一性判断在相同用户ID范围内进行。
为了实现上述目的，本发明还提出另一种文件数据处理方法，处理数据在至少具有读取图像数据记录在纸上输出的复印功能、通过通信线发送接收图像数据和/或文字数据的传送功能、将接收的图像数据和/或文字数据记录在纸上输出的记录功能中一种功能的过程中进行；其特征在于，包括以下步骤：
将上述处理数据存储在第1存储装置中；
当第1存储装置的存储余量不足时，从上述第1存储装置读取部分数据转存入第2存储装置中；
判断上述处理数据与以前存储在第1或第2存储装置中的数据之间的同一性；
当由上述同一性判断步骤判定上述处理数据与以前存储在第1或第2存储装置中的数据为同一时，取消上述存储步骤所存储的处理数据。
为了实现上述目的，本发明提出一种文件系统，设有处理装置，在至少具有读取图像数据记录在纸上输出的复印功能、通过通信线发送接收图像数据和/或文字数据的传送功能、将接收的图像数据和/或文字数据记录在纸上输出的记录功能中一种功能的过程中进行数据处理；其特征在于，还包括：
存储装置，用于存储上述处理装置进行处理的处理数据；
同一性判断装置，用于判断上述处理数据与以前存储在上述存储装置中的数据之间的同一性；
存储管理装置，用于将上述处理数据存储到存储装置中；
当由上述同一性判断装置判定上述处理数据与以前存储在存储装置中的数据为同一时，取消往上述存储装置存储上述处理数据。
根据本发明的文件系统，其特征还在于，当由上述同一性判断装置判定上述处理数据和以前存储在存储装置中的数据之间具有同一性时，附加关联信息。
根据本发明的文件系统，其特征还在于，上述同一性判断装置根据处理信息判断上述处理数据与以前存储在存储装置中的数据之间的同一性，上述处理信息是指处理数据被上述处理装置处理过程中所得的处理信息。
根据本发明的文件系统，其特征还在于，上述处理信息包括与上述处理数据有关的原稿信息。
根据本发明的文件系统，其特征还在于，上述原稿信息包括原稿尺寸和原稿方向的信息。
根据本发明的文件系统，其特征还在于，上述原稿信息包括原稿是在一侧还是两侧有图像的信息。
根据本发明的文件系统，其特征还在于，上述原稿信息包括原稿是单页纸还是一本书的信息。
根据本发明的文件系统，其特征还在于，上述同一性判断装置判定上述处理数据和以前存储在存储装置中的数据之间的同一性程度。
根据本发明的文件系统，其特征还在于，上述同一性判断装置根据与上述处理数据有关的原稿图像的同一性程度和/或原稿形态的同一性程度判定上述处理数据和以前存储在存储装置中的数据之间的同一性程度。
根据本发明的文件系统，其特征还在于，上述存储管理装置根据同一性判断装置判定的同一性程度附加涉及上述处理数据和以前存储在存储装置中的数据的关联信息。
根据本发明的文件系统，其特征还在于，进一步包括：
用于显示信息的显示装置；
用于输入指示的操作装置；
输出管理装置，制作特定信息，用于特定上述存储装置内处理数据，表示在显示装置上，从操作装置选择上述特定信息，从存储装置读取该处理数据输出到处理装置；
上述输出管理装置以强调同一性程度的形态将附加有关联信息的处理数据的特定信息表示在显示装置上。
根据本发明的文件系统，其特征还在于，上述存储管理装置使得在上述操作装置上显示询问信息，询问操作者是否将处理数据保存在存储装置中。
根据本发明的文件系统，其特征还在于，上述存储管理装置设有用于取得以处理装置进行数据处理的用户ID的ID取得装置，并将上述ID取得装置所取得的用户ID附加于处理数据上，存储在存储装置中，上述同一性判断装置对处理数据和以前存储在存储装置中的数据之间的同一性判断在相同用户ID范围内进行。
根据本发明的文件系统，其特征还在于，上述处理装置和存储装置处于同一内部网络。
为了实现上述目的，本发明还提出另一种文件系统，设有处理装置，在至少具有读取图像数据记录在纸上输出的复印功能、通过通信线发送接收图像数据和/或文字数据的传送功能、将接收的图像数据和/或文字数据记录在纸上输出的记录功能中一种功能的过程中进行数据处理；其特征在于，还包括：
第1存储装置，用于存储由上述处理装置进行处理的处理数据；
第2存储装置，用于存储由上述处理装置进行处理的处理数据；
同一性判断装置，用于判断上述处理数据与以前存储在上述第1或第2存储装置中的数据之间的同一性；
存储管理装置，用于将上述处理数据存储到第1存储装置中；
当由上述同一性判断装置判定上述处理数据与以前存储在第1或第2存储装置中的数据为同一时，上述存储管理装置取消在上述第1存储装置存储上述处理数据；
当第1存储装置的存储余量不足时，上述存储管理装置从上述第1存储装置读取部分数据转存入第2存储装置中。
根据本发明的文件系统，其特征还在于，上述第2存储装置处于一网络中。
下面说明本发明的效果。
按照本发明，由处理装置本体处理的处理数据根据是否与已存储数据具有同一性判断，当为同一时，避免往存储装置存储，所以能有效地使用存储装置的存储容量。另外，有同一性时，能附加关联信息，标以与已存储数据相关而存储，附加有该关联信息的处理数据能以特定信息、例如以日程表形式显示输出的缩小图像强调表示具有同一性，因此，很容易与其它处理数据相区别，进行选择处理。
因此，用户不用预先进行案卷化作业，而将所处理数据作为备用保管管理，以使能无浪费地加以再利用，当例如复印等资料遗失时，能很容易地选择所希望的处理数据加以再利用。
另外，通过以用户识别信息进行处理数据的存储、取消、或标以与其它处理数据相关，能以用户为单位保管管理处理数据，能确保处理数据的保密性。另外，通过用户确认指示处理数据的存储处理，能避免误削除或误标相关。
结果，能提供利用性高的文件数据处理方法及文件系统。
附图说明
图1表示本发明涉及的文件系统一实施例，是整体构成概略图；
图2是表示该系统内处理装置的方框图；
图3是表示其显示装置及操作装置的平面图；
图4是其读取装置斜视图；
图5是概略表示读取装置的透视侧面图；
图6表示构成该系统内文件装置的主要部分的方框图；
图7是用于说明作为该文件装置的文件处理一部分的流程图；
图8是说明该文件处理数据的时间图；
图9是说明与上述图8不同的文件处理的时间图；
图10是表示用于说明该文件处理的附加数据的显示装置及操作装置的一部份的平面图；
图11是说明该文件处理附加数据的一览表；
图12是说明该文件处理附加数据之一的一览表；
图13是说明与上述图7不同的文件处理的一部份的流程图；
图14是说明该文件处理数据再利用的流程图；
图15是说明该文件处理数据的参看处理的显示画面；
图16是上述显示画面局部放大图；
图17是上述图15说明的继续，为说明参看处理的流程图；
图18是上述图15说明的继续，为说明与图17不同的参看处理的流程图；
图19是说明该文件处理数据取舍的概略方框图；
图20是表示该文件处理原稿一例的概略图。
具体实施方式
下面参照附图说明本发明实施例。
图1-20表示本发明涉及的文件系统一实施例，在图1中，10是为了有效利用数据而形成的数据管理系统，该数据管理系统10起着将用户所处理的数据作为备用数据的数据备用系统的功能，同时，根据用户需要起着文件系统的功能，能再利用数据，其由连接在用户公司内的内部网络上的多功能数字式复印机11、数据保存管理装置12、大容量存储装置(Infinit MemoryServer，简记为IMS)13、个人计算机(简记为PC)14、连接装置15以及网络上的提供服务公司的大容量存储装置(WebIMS)16组成。
如图2所示，复印机11中设有控制部21，综合控制装置各部分，显示部22、操作部23、通信控制部25、读取装置26、记录装置27、图像存储部28以及图像处理部29通过母线30与上述控制部21相连接，控制部21内设有中央处理装置(Central Processing Unit，简记为CPU)，CPU根据从只读存储器(Read Only Memory，简记为ROM)内读出的控制程序，存储装置各部的驱动条件、管理数据等各种信息，同时利用存储必要数据的随机存取存储器(Random Access Memory，简记为RAM)，实行本发明的各种处理。
通信控制部25与网络控制装置(NCU部)24相连接，当通过公用交换电话网(Public Switched Telephone Network，简记为PSTN)进行收发通信时，上述网络控制装置24进行所定的回线控制，连接或切换回线，通过内存有图像数据和各种程序信号的调制·解调装置进行信号调制，通信控制部25通过NCU部24进行传真通信(收发信)，同时，通过没有图示的I/F接口与内部网络连接，收发图像文字数据等文书数据。
显示部22和操作部23如图3所示，其设有带接触式面板的操作液晶显示(Liquid Crystal Display，简记为LCD)22a、数字键23b、开始键23d及停止键23e等，它们设于装置本体前部上面的操作显示板内，还配设有用于插入身份识别(identify，简记为ID)卡读取各种信息的槽隙(没有图示)，上述LCD显示驱动条件、设置状态或输入信息等的各种信息，用户可以进行设定、命令等输入操作。
读取装置26如图4和图5所示，原稿P载置于大面积接触玻璃26a上，使得原稿的角与由原稿标尺26b夹角所形成的原稿位置基准26c一致，定位载置后，通过压板26d使原稿P与上述接触玻璃26a处于密接状态，上述压板26d安装为可与接触玻璃26a接离，在上述原稿密接状态下从原稿P读取要发送或复制的图像数据，曝光灯26f沿主扫描方向延伸，安装在沿原稿P副扫描方向移动的第一车架26e上，从上述曝光灯26f发出照射光，图像面的反射光通过第1反射镜26g偏转，接着通过安装在第二车架26h上的第2、第3反射镜26i、26j使其反转，上述第二车架26h以第一车架26e的二分之一速度移动，使反射光的光路长L保持一定，上述从第3反射镜26j的反射光通过成像透镜26k投影到电荷藕合器件(Charge Coupled Device，简记为CCD)26m上，通过光电变换读取图像数据。在该读取装置26中，也可用自动运送装置(Auto Document Feeder，简记为ADF)代替上述压板，其能将载置于原稿盘上的原稿P自动运送到上述接触玻璃26a上，读取后再将该原稿排出到排纸盘中，这样，能自动处理多张原稿P。
记录装置27将读取或受信的以位映像展开形式存储在由硬磁盘装置构成的图像存储部28中的图像数据用例如公知的电子照相记录方式以400dpi、256灰度等级记录在纸上，简单地说，根据读取或受信的图像数据进行光写入，在一边被驱动回转一边带电的感光体上形成静电潜像，之后，使墨粉附于其上，再使墨粉显影，另一方面，从供纸盒运送对于所记录图像合适的或指定尺寸的记录纸，使上述墨像转印定影在记录纸上，然后排出到装置外。当然，除了上述电子照相记录方式之外，记录装置27也可以是例如喷墨方式、热敏头方式、点墨方式等。
图像处理部29具有编码解码功能，即、将送信图像数据进行数据压缩，对其进行编码，另一方面，将受信图像数据展长，进行解码，同时，根据要求将用户以PC14等完成的文书等文字数据(代码数据)展开为映像码存储在图像存储部28中作为图像数据，进行变换处理等。在该图像处理部29进行的图像数据压缩是为了使数据容量小，所以，只要复印机11和数据保存管理装置12双方可以处理，不管用公知的哪种方式都行，例如，可以考虑以通用的块切除码(Generalized Block Truncation Coding，简记为GBTC)方式压缩图像存储部28内的400dpi、各像素8位的位标志数据。
因此，该复印机11构成具有在PC14之间等进行传送传真通信和文书数据的数据通信等的传送功能、记录所读取图像数据输出的复制(复印)功能以及记录受信文书数据输出的记录功能的处理装置，不仅作为复印机而且也可以作为传真装置、打印装置、扫描装置利用。
装到该复印机11的操作部23中的ID卡上写有传真通信对方的电话号码、PC14的地址或复印时的缩小率等处理条件，同时，还写入用户ID、用户名等。
因此，按压操作部23的功能键23c选择功能后，按压开始键23d时，复印机11读出处理条件，能很容易地利用各种功能，同时，从ID卡读出用户ID(利用PC14场合与文书数据同时接收)，能对各用户ID将所利用的处理功能和处理张数等管理信息存储在控制部21的RAM内，用于进行费用处理等，按照用户的处理命令(包含从PC14的处理命令和自机内处理的受信文书数据的记录输出命令等)，进行所希望的数据处理，同时，如后所述，当该文书数据送向数据保存管理装置12时，不要求输入该用户ID，而将其作为附加数据(特定信息)附加于该文书数据上。这时，当ID卡没有插入、即没有输入用户ID而动作场合，费用处理时作为共同使用费，从非易失性RAM中读取预先分配给复印机11的共有ID作为用户ID使用，文书数据作为共有文书数据处理。
连接装置15起着复印机11、数据保存管理装置12、PC14等终端装置的网络连接功能，中继相互间的数据通信，构筑网络环境，起着从复印机11、数据保存管理装置12或PC14与网络上的提供服务公司连接能利用各种信息的功能。
PC14由CPU、存储器(ROM、RAM等)及输入/输出(Input/Output，简记为I/O)电路等组成，一边看着显示器一边操作键盘或鼠标器等，根据从没有图示的硬磁盘装置(存储媒体)内读取的应用程序进行计算处理等，能用作进行文书和图像制作等各种处理的系统，通过向复印机11发送用户ID和处理指令，可以利用复印机11的各种功能，或打印该文书数据输出，或向已输入的送信地址发送传真，同时，复印机11接收传真来的图像数据，或接收读取的图像数据。
大容量存储装置16通过提供服务公司的没有图示的通信控制装置与网络连接，该通信控制装置的CPU根据从记录媒体内读取的控制程序，通过来自登记用户的存取，打开大容量存储装置16，以便可写入读取，当有用作备用的存储指令时，就将带有对应附加数据(特定信息)的文书数据原封不动地存储，另一方面，当有所存储的文书数据的参看指令时，按照该参看指令、例如当传来通过特定附加数据(用户ID)地址被指定的文书数据的转送指令时，就从大容量存储装置16读取该地址的文书数据返送。
数据保存管理装置12如图6所示，设有CPU41、存储装置(ROM、RAM等)42、硬磁盘装置(存储媒体)43、显示装置44、接触式面板45、键盘46、鼠标器47、I/O电路48、网络I/F49以及计时器50，其由与PC14一样可使用的PC构成，CPU41根据从硬磁盘装置43内读取的应用程序，通过由公知回路构成的如图19所示的文件驱动器、显示驱动器等各种驱动器综合控制上述装置各部42-49，实行本发明的各种处理。该数据保存管理装置12通过I/O电路48与大容量存储装置13相连接，同时，网络电缆等与网络I/F49相连接，用于形成内部网络，为了接收提供服务公司的备用服务，在存储装置42内的非易失性RAM存储该提供服务公司的地址、登记ID(用于接收服务的用户ID，可以与使用复印机11的ID卡内的用户ID相同)以及密码等数据，这些数据对于与网络连接接收所提供的服务是必要的。当不通过网络而是通过电话回线等与提供服务公司等连接场合，网络I/F49起着调制·解调器功能。
数据保存管理装置12通过内部网络接收复印机11处理的数据，送向构成存储装置的大容量存储装置13存储，这时，确认大容量存储装置13的使用容量(存储容量)，当超过预先设定容量时，在实行文书数据存储前或后，通过存储装置42内的提供服务公司的地址、登录ID及密码等访问网络上的提供服务公司，顺序读取一定容量的文字数据并传送存储到大容量存储装置16中。另外，该数据保存管理装置12根据用户要求读取存储在大容量存储装置13中的文书数据一部分，例如初页的缩小略像和附加数据，可选择地表示在显示器44上，从大容量存储装置13读取所选择的文书数据传送到复印机11，通过例如记录输出等起着文件处理装置功能，也可以将数据管理系统10作为文件系统，当需要参看从大容量存储装置13传送到大容量存储装置16存储的文书数据时，可通过存储装置42内的提供服务公司的地址、登录ID及密码等访问网络上的提供服务公司，进行同样处理。即，数据保存管理装置12构成存储管理装置和输出管理装置。
具体地说，如图7流程图所示，当操作例如复印机11的操作部23选择复印时，通过按压开始键23d(步骤P1、P2)，由读取装置26从载置原稿图像读取文书数据进行复印(步骤P3)，与此并行，当操作部23中插入ID卡时，根据从该ID卡读取的用户ID确认操作者，即、使用复印机11的用户，另一方面，当没有取得用户ID时，从控制部21的非易失性RAM内读取共有ID作为用户ID，操作者作为“无设定”(步骤P4、P5、P6、P7)。
与上述所选择的功能处理并行，复印机11通过图像处理部29对上述同一文书数据进行编码压缩之后，为了存储到内部网络上的大容量存储装置13中，将用户ID、没有图示的计时器的处理时间信息和处理时条件、如缩小率等作为附加数据(代码数据)附加于该文书数据上，送向数据保存管理装置12进行存储、即文件化(步骤P8)。这时，文书数据暂时存储在图像存储部28内之后，表示图像区域信号和表示附加数据信息区域信号同步送向数据保存管理装置12。这时的附加数据配置如图8所示，原稿P页数为若干张场合，以仅仅添附在初页文书数据后面形式送出，汇总处理，标上相对应的处理条件存储，节约在大容量存储装置13、16中占有的存储容量。当然，附加数据也可添附在其它页、例如最后页文书数据后面。另外，如复印处理等每页调整复印浓度等时，想更细地把握处理条件场合，也可以如图9所示，使附加数据添附在各页的文书数据之后，送向数据保存管理装置12。
因此，对于复印机11处理的文书数据，除了实行该处理的操作之外，不要求特别输入操作，即、不管有无输入存储指令，用于特定该文书数据的附加数据被相对应地附加，自动存储作为备用。另外，这时，即使是无用户ID状态下处理的文书数据，也不要求输入用户ID，利用共有ID而被存储。
接着再说明图7，在步骤P9判断ID卡是否被抽取收回，当已被收回时，判断操作者处理结束，另外，通过没有图示的计时器计算载置原稿读取处理结束后的时间，当检测到预先设定的一定时间经过时，也判断操作者处理结束(步骤P11)，当满足上述无论哪一个条件时，消除特定进行文书数据处理的操作者的用户ID，设定共有ID，该共有ID是在不能取得用户ID时使用的，操作者为“无设定”(步骤P12)，避免不同用户使用相同的用户ID。在步骤P9、P11中，在插入ID卡状态下，通过计时器进行计时，一定时间没有经过，而当通过其它键输入、例如按压功能键23c和开始键23d，有新的处理开始指令时(步骤P10)，保持相同的用户ID，回到步骤P1，反复进行同样处理。
因此，能可靠地检测操作者的变换，再次取得用户ID，能无误地将用户ID附加在文书数据上。
这时，在步骤P2-P11之间，通过按压没有图示的“Un·Do”按钮(步骤P100)，跳过控制程序中的后备处理步骤，仅继续所设定的功能处理，上述“Un·Do”按钮配设在用于输入回避存储指令的操作部上，其与图3中的“作业取消按扭”23f不同。步骤P8实行开始存储文书数据后，当按压该“Un·Do”按扭时，在实行下次处理指令前，消去存储中或者刚存储的存储数据的附加数据，使得该文书数据不能读取，取消了文书数据的存储。为了取消复印处理指令状态，按压“作业取消”按钮23f时，也与按压“Un·Do”按钮进行同样处理。
因此，用户除了复印机11的功能操作之外，不需要其它输入操作，就能将文书数据作为备用。而在上述步骤P2-P11之间，仅仅通过按压操作部23的“Un·Do”按钮，就能取消上述存储，在复印例如要求高度保密的图像时，能避免该文书数据被再利用。
在此，作为复印机11送向数据保存管理装置12的附加数据，是送信处理时的对方电话号码、地址等送信处理条件、复印处理(记录处理)时的涉及原稿和纸的原稿·记录纸条件以及涉及图像数据加工处理的图像加工条件所组成的处理条件，附加在文书数据上。该附加数据若是用于特定处理的信息，可以是各种各样信息，例如复印处理场合，在该复印机11中，为了提高复印处理的方便性，可以选择复印浓度、图像模式(补正处理等)、放大缩小率、将复印完纸分类排出或装订等纸后处理、图像双面复印、图像局部复印、图像集中复印、附加日期·标记·页码等的印字、图像的编辑复印等。上述所选择的信息加上复印张数、根据自动识别的原稿尺寸·方向及设定而选择的纸尺寸·方向等的原稿·记录纸条件成为图像加工条件，将该图像加工条件作为处理条件，附加在所存储的文书数据上。
该复印机11在复印处理时若不是仅按压开始键23d以标准复印条件(自动记录纸选择·放大缩小率100％·自动浓度等)复印原稿而是按压键23c选择复印功能时，图10所示画面显示在LCD22a上，通过数字键23b和上述LCD22a所显示画面，能选择设定原稿·记录纸条件、图像加工条件的数值、各种模式(图11中指令)，例如图11、12所示，从数字键23b输入复印张数附在指令26H后作为附加数据，如复印张数为“1”时，附在指令后成为“26”“00”“01”。另外，从LCD22a输入的原稿·记录纸条件和图像加工条件的附加数据使用涉及根据图像复印浓度的自动复印浓度或7段式的任意复印浓度的指令33H的浓度设定数据、涉及原稿图像的文字或照片等原稿种类的指令28H的原稿种类数据、通过指定某一个供纸盒记录纸尺寸·方向的指令31H的供纸位置数据、涉及根据原稿尺寸·方向和放大缩小率自动选择供纸盒的指令32H的自动浓度选择模式设定数据、涉及由原稿尺寸和记录纸尺寸决定的定型变化率、通过任意的输入设定以1％单位可变的图像电子放大、输入设定原稿图像和复印图像的长度的尺寸变化率、纵横分别输入设定变化率的独立变化率等的指令35H的变化率模式的设定数据、涉及双面·单面原稿和打开式原稿等图像记录在纸双面的指令27H的双面模式的设定数据、涉及双面原稿、打开式原稿等图像分别记录在纸单面上的指令28H的分开模式的设定数据、涉及若干原稿图像汇总到一面或两面的指令29H的集中模式的设定数据、涉及在复印图像上自动附加处理日、“紧急”、用户标志等标记·页数等的指令2AH的印字模式、涉及包括相同图像排列在一面上的多图像复印、使手册等原稿的中心或周围白化的白化制作、使记录纸一边白化的装订白化部制作、仅消去指定色的消去处理等的指令34H的编辑模式等。
另一方面，为了容易检索存储在大容量存储装置13、16中的文书数据，存储附加数据的数据库区分为每个用户ID形成在硬磁盘装置43内，实行图7的步骤P8，数据保存管理装置12从复印机11接收到文书数据、用户ID、处理时间信息、处理条件，从PC14接收到添附在文书数据上的包含题目等的添附信息，上述文书数据和附加数据通过内部网络接收，如图13所示，先将接收到的文书数据存储在大容量存储装置13中作为备用，同时为了容易作为文件装置使用，将传送来的用于特定文书数据的处理时间信息、处理条件、题目等附加数据在硬磁盘装置43的数据库内按类别区分准备的栏中标以相对应的用户ID进行登录(步骤P31)。
为了取得用户特定文书数据的附加数据，数据保存管理装置12的CPU41进行文书解析处理(步骤P32)，上述文书解析处理是指补正文书数据等处理或用于识别如图20所示原稿P内文字区域P1-P4、图像区域P5、P6的处理等，对该文书数据施以视觉特征读取(Optical Character Reader，简记为OCR)处理，将文字数据代码化，取得文中反复使用的关键字(步骤P34)，登录附加在数据库内，使其与存储的文书数据相对应(步骤P35)。因此，存储在大容量存储装置13、16中的文书数据通过这些附加数据很容易特定。
当用户输入用户ID要求参看文书数据时，数据保存管理装置12的CPU41根据该参看指令从大容量存储装置13、16读取与用户ID对应的文书数据、从硬磁盘装置43读取附加数据，输出表示在显示器44上，这时，CPU41制作日程表60形式(图15)的显示画面，通过按压按钮59，可高速或低速地使画面移动，选择所想看的画面，同时制作将文书数据的初页缩小的如图16所示图像61，显示输出处理时间信息(图14的步骤P51)。当有显示下述关联文书指令时，实行该处理(步骤P52、P53)，此后，当用于检索再利用的文书数据的操作指令输入时(步骤P54的“是”)，就实行各种处理(步骤P55)。例如，想确认文字等文书内容时，通过按压鼠标器47或按压接触式面板45的显示处选择图像61，能使所选择的文书数据展开表示在显示器44整个面上。
通过选择显示器44的日程表60显示画面中的检索按钮64，图17所示一览从左上顺序显示，能确认文书数据处理。在确认复印处理的文书数据种类等内容时，若选择复印按扭65，则显示文书数据的题目、关键字等附加数据一览表66，能进行确认。若再进一步从一览表66中选择“处理条件”，则显示复印份数、原稿种类等附加数据一览表67，能进行确认。当用户通过输入时间信息指定任意期间作为附加数据，当要求参看包含在上述期间内的文书数据场合，通过表示该期间的日程表，实行参照处理。
当用户输入用户ID要求参看文书数据时，通过选择图15中所示特定按钮65，如图18所示一览表从左上顺序表示在显示器44上，根据处理时的存储，通过选择附加数据的种类，可以省略日程表60中不需要的文书数据，有选择性地显示缩小略图61。例如，当从涉及原稿的附加数据进入的话，选择原稿按钮68，然后在右栏的原稿尺寸等处的“”进行按压，能指定模式设定条件，如在双面模式场合，顺序表示单面→双面、双面→双面、左右页双面、正反双面，作出选择之后，再按压实行按钮70，则使与附加数据对应的表示在日程表60中的缩小略图61反转显示。当相应文书有若干份时，与上述相同，选择图15、图17所示检索按钮64和复印按钮65，显示文书数据的题目和关键字等附加数据一览表66，经确认后选择呼叫按钮62，也可以使所希望的文书数据表示在显示器44整个面上。
因此，在显示器44上选择要求参看文书数据的菜单再利用文书数据场合，能从最新数据或任意时期数据以日程表形式显示与该用户ID一致的文书数据的缩小略图61，另外，通过鼠标器等可很容易地从上述缩小略图61中选择文书数据，从大容量存储装置13读取，使已处理完的文书数据再入手，与附加数据一起送向复印机11，该复印机11通过图像处理部29对文书数据译码，同时，根据图像加工时用的附加数据将文书数据记录输出，不需要输入处理条件，能使作为备用输出的文书数据再入手。
此后，当存在所希望文书数据时，用鼠标器或接触面板选择该缩小略图61，再选择呼出按钮62指定输出处(图14的步骤P56的“是”)，从大容量存储装置13读取文书数据，使处理完的文书数据再入手，显示在显示器44整个面上，通过将附加数据一起送向复印机11，经图像处理部29译码复原，同时，根据用于图像加工的附加数据记录输出(步骤P57)，不用输入处理条件就能将作为备用的文书数据再入手。并且，在按下结束按钮(没有图示)前回到步骤P51反复同样处理。当选择结束按钮时(步骤P58的“是”)，处理结束。图像加工用附加数据也可以由用户从复印机11的操作部23输入。另外，当指示需参看比存储在大容量存储装置13中的文书早的文书数据时，可从内藏的非易失性RAM内读取提供服务公司的地址、各用户ID的登录ID及关键字等，向网络上的提供服务公司发送参看文书数据指示，能同样参看存储在大容量存储装置16中的文书数据。另外，对于没有输入用户ID处理的共有文书数据，以输入在复印机11中使用的用户ID作为条件，根据参看共有文书数据指示，将复印机11的共有ID作为参看时使用的用户ID，同样可以参看与该用户ID(共有ID)相对应的文书数据。
在此，对于从复印机11送来的文书数据，数据保存管理装置12的CPU41构成图19所示同一性判断装置，确认与数据库内的相同用户ID相对应、存储在大容量存储装置13、16中的文书数据有无什么关联，当确认是关联文书时，在双方附加连接信息，存储管理。使CPU41作为同一性判断装置在本实施例中是在刚接收到文书数据后进行的，但也可以在复印机11不使用的时间带、例如夜间等进行。
具体地说，回到图13，在步骤P34、P35对从复印机11接收到的文书数据施以OCR处理取得关键字登录在数据库内，此后，在步骤P36进行判定处理，判断新文书数据与已存储数据是完全相同文书、新文书数据是更新了已存储的文书的一部分的更新文书、或新文书数据与已存储文书数据的内容有某种关系的关系文书等。上述处理内容由图19中的同一性判断装置进行处理。
根据上述判断结果，当新文书数据与老文书数据完全相同时(步骤P37的“是”)，则从大容量存储装置13消去新文书数据，仅进行附加数据登录，双方的附加数据上标以相同信息(步骤P38)，当实行图14的步骤P53时，缩小略图61使用老文书数据表示在日程表60中，同时，使双方的缩小略图61同步反转闪烁表示，强调表示为同一文书。在确认同一文书数据的附加数据时，同一文书的存在表示在一览表中，不管选择哪个文书，都能显示其附加数据加以再利用，下面所说明的不完全相同场合也同样。
当新文书数据是更换老文书数据一部分而得的更新文书数据场合(步骤P39的“是”)，从大容量存储装置13消去更新区域以外的文书数据，即、仅将更新数据与附加数据相对应存储到大容量存储装置13、16中，在双方附加数据上标以更新关联信息(步骤P40)，更新文书数据的缩小略图61通过将老文书数据的更新区域以更新数据代替后制作而成，当实行图14的步骤P53时，该缩小略图61以比相同文书数据场合长的间隔进行反转闪烁，并且更新区域越小，上述间隔越接近相同文书数据场合，以此强调表示日程表60中的同一性程度。
当新文书数据的关键字与老文书数据相比至少有预先设定的个数一致、表示两者有某种关系的相关文书数据场合(步骤P41的“是”)，也与上述相同，在双方的附加数据中标以对应的关联信息(步骤P42)，当实行图14的步骤P53时，该缩小略图61以比相同文书数据场合长的间隔进行反转闪烁，并且，一致关键字越少，上述间隔越长，以此强调表示日程表60中的同一性程度。
因此，当同一文书、更新文书作为备用时，不会浪费地使用大容量存储装置13、16的存储容量，提高可存储文书数据，能扩大文件容量，同时，具有同一性的文书数据很容易与其它文书数据加以区别而选择。
关于新文书数据与老文书数据是否具有同一/更新的关联性，CPU41将文书数据进行OCR处理变换而得的文字代码数据与图像区域的图像数据一起保持在硬磁盘装置43内仅仅一定期间、例如一个月，对新文书数据与老文书数据以页为单位或以页内方块为单位进行比较，例如，对图像数据施以补正以使边缘一致进行比较，对于每个方块，如图20所示，原稿P中有文字方块P1-P4与图像方块P5、P6场合，则以方块为单位进行比较，确认完全相同还是一部分更新，当例如方块P4不一致时，该方块P4作为更新数据存储管理。在仅有文字的文书数据场合，也可以在其文字数、标点符号位置、单词数完全一致时判断为同一，字体大小、文字颜色不同、文中有订正记号等场合则判断为更新文书数据。
另外，在不属于上述同一或更新文书数据场合，当新文书数据与老文书数据的关键字至少有一定个数相同、或题目一致时，作为相关文书数据存储管理，这时从文中提取重要句，例如特开平9-34905号公报中记载的方法，当该关键句一致时，作为相关文书数据存储管理。这时，对于与上述老文书数据相关的别的老文书数据中提供的关键字，也可以追加登录，即使是没有包含在文书数据中的关键字也能够检索，通过所追加的关键字使相关文书数据能如薯蔓式引出确认，提高检索效率。
如上所述，该文书数据的相互关联自动进行，即使没有自动化场合，也可操作数据保存管理装置12的鼠标器47等使日程表60中的缩小略图61移动叠合、即所谓牵引落下，在数据库内登录相关信息；即使历时长久关联性不明场合也可指定各文书数据的关键字、题目等附加数据进行一览表示或记录输出，或者排列文书数据进行比较，仅反转显示OCR处理中不同的地方，加以确认后，通过牵引落下登录相关信息。
这样，在本实施例中，复印机11处理的新文书数据与已存储的老文书数据比较，当有同一性时，双方通过连接信息而相关，存储在大容量存储装置13、16中，当完全相同时，新文书数据本身避免存储，当为更新数据时，仅存储更新部分，因此，能有效地使用大容量存储装置13、16的存储容量。另外，有同一性的文书，通过反转闪烁强调日程表60中的缩小略图61的同一性程度，从日程表60的日期及缩小略图61的表示形式很容易识别有无重复文书数据、类似文书数据，能很容易从其它文书数据中区别选择处理。
因此，用户不用预先进行文件化作业而能将处理文书数据作为备用保管管理着，能无浪费地加以再利用，复印等资料不用保管管理，能很容易地选择再利用。
另外，复印机11处理的新文书数据往大容量存储装置13、16的存储或取消在同一用户ID范围内进行，所以，若干用户通过共同使用的复印机11或内部网络上其它复印机制作分发会议等资料、或其它用户再次复印该分发资料场合，虽是同一文书，但为每个用户独立要求的文书数据，因此，将进行该文书数据存储，能确保文书数据保密性。
本实施例的第1种变型方式没有用图表示，其是通过颜色表示同一性程度，例如，相同文书数据场合用红色表示，同一性程度越低颜色越淡。也可以用同系色强调表示其同一性程度，例如，同一文书数据场合用红色表示，而在有同一性场合用桃色、橙色等表示。
本实施例的第2种变型方式是将“文书数据是否存储管理在大容量存储装置13、16中(是否取消)”、“是否作为更新文书数据”向使用复印机11的用户进行确认。通过采用这种结构，仅当用户确认指示复印机11处理的新文书数据与已存储的老文书数据同一或是更新文书数据时，才取消往大容量存储装置13、16的存储，或作为更新文书数据存储保管管理，不会进行与本意相反的处理。
具体地说，新文书数据与老文书数据之间同一性的判断因原稿P的追加或污脏等有时识别很困难，若放松该判断基准，则许多文书数据会被提取出来看作有同一性，相反，若从严执行判断基准，不仅判断时间长，而且有时会把具有同一性的文书数据误判断为没有同一性。
在本实施例中，根据下列表1-表3计算同一性程度。
表1：图像形态同一性程度判定分
  图像形态(图样·文字) 同一性程度分
    配置     0-10
    比例     0-10
    种类     0-80
表2：细项同一性程度判定分
种类   细项 同一性程度分
图样   配置     0-50
  颜色     0-30
文字   配置     0-30
  颜色     0-20
  字数     0-20
  标点符号     0-5
  单词     另作处理
  文字书体     0-5
表3：原稿形态同一性程度判定分
原稿形态 同一性程度判定分
原稿尺寸     0-50
原稿方向     0-10
单面·双面     0-20
单张·书     0-20
在本实施例中，从图像形态和原稿形态判定同一性，将判定要素折合成分进行加权处理。如表1所示，图像形态同一性程度判定分由配置、比例和种类共三项构成，其中种类分最高可达80分。上述种类可以区分为图样或文字，或者图像文字混合，而对于图像或文字又可细分为如表2所示各项。由OCR所得单词或关键字用于文书完全一致判定。合计作为图像形态同一性程度判定分，最高100分。
原稿形态同一性判定分也同样，如表3所示，由涉及原稿信息的原稿尺寸、原稿方向、单面·双面及单张·书共四项构成，合计作为原稿形态同一性程度判定分，最高100分。
可以将上述图像形态和原稿形态同一性程度判定分相加得出最终同一性程度，也可以对双方设定比例进行计算。
另外，也可以将上述各判定要素分设定为0-1，通过各判定要素分相乘，得出同一性程度分。或者为了判定简易化、高速化也可以从上述判定要素内选择一个或几个判定要素进行判定。
在本实施例中，将最终同一性程度判定分0-40判定为“不一致”，最终同一性程度判定分41-95判定为“类似”，最终同一性程度判定分超过95者判定为“相同”。
根据上述同一性程度判定，向操作者告知同一性程度，以便进行文书处理。作为告知方法，可以采用根据其同一性程度进行上述缩小略图的反转、色变换、闪烁等，或者也可以直接显示同一性数值或图线。
因此，复印机11处理时，以不取噪声的阈值进行判断，当确认相对新文书数据存在具有同一性的老文书数据场合，先制作新文书数据的缩小略图61，将其与已存储的老图像数据一起在日程表60中反转闪烁显示，然后，用户从日程表60的日期以及缩小略图61的显示形式进行推定。当还是难以辨察时，将该老文书数据的缩小略图61连续二次按压展开在显示器44上判断其同一性。判断为相同图像场合，选择反转闪烁的新文书数据的缩小略图61按压后，按压消去按钮(没有图示)，取消该新文书数据往大容量存储装置13、16的存储；另一方面，判断为无同一性或局部相同等场合，选择反转闪烁的该缩小略图61后，按压没有图示的登录按钮(独立登录、区域指定更新登录、相关登录等)，将该新文书数据存储在大容量存储装置13、16中保管管理。
因此，不会发生误消除文书数据，不会因噪声数据等而作为更新文书数据进行存储管理，能合适地存储新文书数据进行管理。当然，也可以在往大容量存储装置13、16进行存储处理前，先在硬磁盘装置43内暂时存储新文书数据，进行上述同一性判断处理；另外，也可以使消除的文书数据的缩小略图61从日程表60中消去。
上面说明了本发明的实施例，但是，本发明并不局限于此，在说明书范围内可以对本发明进行各种变型。例如，在上述实施例中，说明了在用户ID相同范围内处理的场合，但是，本发明也可以设定为例如用户ID仅用作许可使用复印机11和文书数据的处理，而能再利用所有文书数据。
另外，当然，文书数据的显示既可以用缩小略图61、日程表、或按同一性程度顺序强调表示的表等之中的某个表示，也可以是它们之间的组合表示。
在本发明的文件数据处理方法及文件系统中，可以先将处理数据存储在存储装置中，然后再判断上述处理数据与以前存储在存储装置中的数据之间的同一性，根据上述同一性判断结果，进行各种对应处理，当判定为同一时，取消上述所存储的处理数据；当判定为不同时，保存上述所存储的处理数据；当判定为局部相同时，消除上述所存储的处理数据的相同部分，仅保存不同部分、即更新部分。
当然，在本发明的文件数据处理方法及文件系统中，也可以先判断上述处理数据与以前存储在存储装置中的数据之间的同一性，根据上述同一性判断结果，进行各种对应处理，当判定为同一时，不存储上述处理数据；当判定为不同时，将上述处理数据存储到存储装置中；当判定为局部相同时，仅将上述处理数据中的不同部分存储到存储装置中。

Claims (38)

1.一种文件数据处理方法，处理数据在至少具有读取图像数据记录在纸上输出的复印功能、通过通信线发送接收图像数据和/或文字数据的传送功能、将接收的图像数据和/或文字数据记录在纸上输出的记录功能中一种功能的过程中进行；其特征在于，包括以下步骤：
将上述处理数据存储在存储装置中；
判断上述处理数据与以前存储在存储装置中的文书数据之间的同一性；
当由上述同一性判断步骤判定上述功能所处理的处理数据与以前存储在存储装置中的文书数据为同一时，取消上述存储步骤所存储的处理数据。
2.根据权利要求1中所述的文件数据处理方法，其特征在于，上述处理数据与以前存储在存储装置中的数据之间的同一性判断根据处理信息进行，上述处理信息是指上述处理数据被处理过程中所得的处理信息。
3.根据权利要求1中所述的文件数据处理方法，其特征在于，进一步包括下列步骤：当由上述同一性判断步骤判定上述功能过程所处理的处理数据和以前存储在存储装置中的数据之间具有同一性时，附加关联信息。
4.根据权利要求1中所述的文件数据处理方法，其特征在于，在上述同一性判断步骤中判定上述功能过程所处理的处理数据和以前存储在存储装置中的数据之间的同一性程度。
5.根据权利要求4中所述的文件数据处理方法，其特征在于，上述处理数据和以前存储在存储装置中的数据之间的同一性程度判定是根据涉及上述处理数据的原稿图像的同一性程度和/或原稿形态的同一性程度。
6.根据权利要求5中所述的文件数据处理方法，其特征在于，进一步包括下列步骤：根据在上述同一性判断步骤中判定的同一性程度，附加涉及上述处理数据和以前存储在存储装置中的数据的关联信息。
7.根据权利要求6中所述的文件数据处理方法，其特征在于，进一步包括下列步骤：
设定用于说明数据的特定信息，在显示装置上表示上述存储装置中数据的特定信息，以便通过操作装置进行选择；
在显示装置上表示上述处理数据的特定信息，关联信息附加于上述处理数据上，强调显示同一性程度；
通过选择上述表示数据的特定信息从存储装置读取输出数据。
8.根据权利要求1中所述的文件数据处理方法，其特征在于，进一步包括确认步骤：
显示询问信息，询问操作者是否将处理数据保存在存储装置中。
9.根据权利要求1中所述的文件数据处理方法，其特征在于：
进一步包括下列步骤：
取得进行数据处理的用户ID；
将在上述用户ID取得步骤中所取得的用户ID附加到上述处理数据上，存储在存储装置中；
上述同一性判断步骤中处理数据和以前存储在存储装置中的数据之间的同一性判断在相同用户ID范围内进行。
10.一种文件数据处理方法，处理数据在至少具有读取图像数据记录在纸上输出的复印功能、通过通信线发送接收图像数据和/或文字数据的传送功能、将接收的图像数据和/或文字数据记录在纸上输出的记录功能中一种功能的过程中进行；其特征在于，包括以下步骤：
将上述处理数据存储在第1存储装置中；
当第1存储装置的存储余量不足时，从上述第1存储装置读取部分数据转存入第2存储装置中；
判断上述处理数据与以前存储在第1或第2存储装置中的文书数据之间的同一性；
当由上述同一性判断步骤判定上述处理数据与以前存储在第1或第2存储装置中的文书数据为同一时，取消上述存储步骤所存储的处理数据。
11.一种文件系统，设有处理装置，在至少具有读取图像数据记录在纸上输出的复印功能、通过通信线发送接收图像数据和/或文字数据的传送功能、将接收的图像数据和/或文字数据记录在纸上输出的记录功能中一种功能的过程中进行数据处理；其特征在于：
还包括：
存储装置，用于存储上述处理装置进行处理的处理数据；
同一性判断装置，用于判断上述处理数据与以前存储在上述存储装置中的文书数据之间的同一性；
存储管理装置，用于将上述处理数据存储到存储装置中；
当由上述同一性判断装置判定上述处理数据与以前存储在存储装置中的文书数据为同一时，取消往上述存储装置存储上述处理数据。
12.根据权利要求11中所述的文件系统，其特征在于，当由上述同一性判断装置判定上述处理数据和以前存储在存储装置中的数据之间具有同一性时，附加关联信息。
13.根据权利要求11中所述的文件系统，其特征在于，上述同一性判断装置根据处理信息判断上述处理数据与以前存储在存储装置中的数据之间的同一性，上述处理信息是指处理数据被上述处理装置处理过程中所得的处理信息。
14.根据权利要求13中所述的文件系统，其特征在于，上述处理信息包括与上述处理数据有关的原稿信息。
15.根据权利要求14中所述的文件系统，其特征在于，上述原稿信息包括原稿尺寸和原稿方向的信息。
16.根据权利要求14中所述的文件系统，其特征在于，上述原稿信息包括原稿是在一侧还是两侧有图像的信息。
17.根据权利要求14中所述的文件系统，其特征在于，上述原稿信息包括原稿是单页纸还是一本书的信息。
18.根据权利要求11中所述的文件系统，其特征在于，上述同一性判断装置判定上述处理数据和以前存储在存储装置中的数据之间的同一性程度。
19.根据权利要求18中所述的文件系统，其特征在于，上述同一性判断装置根据与上述处理数据有关的原稿图像的同一性程度和/或原稿形态的同一性程度判定上述处理数据和以前存储在存储装置中的数据之间的同一性程度。
20.根据权利要求19中所述的文件系统，其特征在于，上述存储管理装置根据同一性判断装置判定的同一性程度附加涉及上述处理数据和以前存储在存储装置中的数据的关联信息。
21.根据权利要求20中所述的文件系统，其特征在于：
进一步包括：
用于显示信息的显示装置；
用于输入指示的操作装置；
输出管理装置，制作特定信息，用于特定上述存储装置内处理数据，表示在显示装置上，从操作装置选择上述特定信息，从存储装置读取该处理数据输出到处理装置；
上述输出管理装置以强调同一性程度的形态将附加有关联信息的处理数据的特定信息表示在显示装置上。
22.根据权利要求21中所述的文件系统，其特征在于，上述存储管理装置使得在上述操作装置上显示询问信息，询问操作者是否将处理数据保存在存储装置中。
23.根据权利要求11中所述的文件系统，其特征在于，上述存储管理装置设有用于取得以处理装置进行数据处理的用户ID的ID取得装置，并将上述ID取得装置所取得的用户ID附加于处理数据上，存储在存储装置中，上述同一性判断装置对处理数据和以前存储在存储装置中的数据之间的同一性判断在相同用户ID范围内进行。
24.根据权利要求11中所述的文件系统，其特征在于，上述处理装置和存储装置处于同一内部网络。
25.一种文件系统，设有处理装置，在至少具有读取图像数据记录在纸上输出的复印功能、通过通信线发送接收图像数据和/或文字数据的传送功能、将接收的图像数据和/或文字数据记录在纸上输出的记录功能中一种功能的过程中进行数据处理；其特征在于：
还包括：
第1存储装置，用于存储由上述处理装置进行处理的处理数据；
第2存储装置，用于存储由上述处理装置进行处理的处理数据；
同一性判断装置，用于判断上述处理数据与以前存储在上述第1或第2存储装置中的文书数据之间的同一性；
存储管理装置，用于将上述处理数据存储到第1存储装置中；
当由上述同一性判断装置判定上述处理数据与以前存储在第1或第2存储装置中的文书数据为同一时，上述存储管理装置取消在上述第1存储装置存储上述处理数据；
当第1存储装置的存储余量不足时，上述存储管理装置从上述第1存储装置读取部分数据转存入第2存储装置中。
26.根据权利要求25中所述的文件系统，其特征在于，上述第2存储装置处于一网络中。
27.根据权利要求25中所述的文件系统，其特征在于，当由上述同一性判断装置判定上述处理数据和以前存储在第1或第2存储装置中的数据之间具有同一性时，上述存储管理装置附加关联信息。
28.根据权利要求25中所述的文件系统，其特征在于，上述同一性判断装置根据处理信息判断上述处理数据与以前存储在第1或第2存储装置中的数据之间的同一性，上述处理信息是指处理数据被上述处理装置处理过程中所得的处理信息。
29.根据权利要求28中所述的文件系统，其特征在于，上述处理信息包括与上述处理数据有关的原稿信息。
30.根据权利要求29中所述的文件系统，其特征在于，上述原稿信息包括原稿尺寸和原稿方向的信息。
31.根据权利要求29中所述的文件系统，其特征在于，上述原稿信息包括原稿是在一侧还是两侧有图像的信息。
32.根据权利要求29中所述的文件系统，其特征在于，上述原稿信息包括原稿是单页纸还是一本书的信息。
33.根据权利要求25中所述的文件系统，其特征在于，上述同一性判断装置判定上述处理数据和以前存储在第1或第2存储装置中的数据之间的同一性程度。
34.根据权利要求33中所述的文件系统，其特征在于，上述同一性判断装置根据与上述处理数据有关的原稿图像的同一性程度和/或原稿形态的同一性程度判定上述处理数据和以前存储在第1或第2存储装置中的数据之间的同一性程度。
35.根据权利要求34中所述的文件系统，其特征在于，上述存储管理装置根据同一性判断装置判定的同一性程度附加涉及上述处理数据和以前存储在第1或第2存储装置中的数据的关联信息。
36.根据权利要求35中所述的文件系统，其特征在于：
进一步包括：
用于显示信息的显示装置；
用于输入指示的操作装置；
输出管理装置，制作特定信息，用于特定上述第1或第2存储装置内处理数据，表示在显示装置上，从操作装置选择上述特定信息，从第1或第2存储装置读取该处理数据输出到处理装置；
上述输出管理装置以强调同一性程度的形态将附加有关联信息的处理数据的特定信息表示在显示装置上。
37.根据权利要求36中所述的文件系统，其特征在于，上述存储管理装置使得在上述操作装置上显示询问信息，询问操作者是否将处理数据保存在第1存储装置中。
38.根据权利要求25中所述的文件系统，其特征在于，上述存储管理装置设有用于取得以处理装置进行数据处理的用户ID的ID取得装置，并将上述ID取得装置所取得的用户ID附加于处理数据上，存储在第1存储装置中，上述同一性判断装置对处理数据和以前存储在第1或第2存储装置中的数据之间的同一性判断在相同用户ID范围内进行。
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