JP4052794B2 - 文書取込装置およびファイリング・システム - Google Patents

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書取込装置およびファイリング・システムに関し、データ処理によって取り込まれたデータを意識せずにバックアップすると共に、このデータを特定の使用者に対してのみ再利用可能とする文書取込装置およびこの文書取込装置を用いて構成したファイリング・システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、文書取込装置およびファイリング・システムは一般に、文書の複写、ファクシミリ通信、文書のスキャン等のデータ処理を行う処理装置およびシステムとして適用される。
【０００３】
従来から、重要であるために保管が必要な文書（画像や文字が表示された文書）や、将来使用する可能性のある文書等の書類は、一般的に、紙に記録された状態のままファイルされて書棚等に整理されている。
【０００４】
しかし、書類が膨大な量となる事業所等では、その保管に場所が取られてしまうと共に、所望の書類を探すのに手間を要していた。このため、近年では、データ処理技術の高度化・高速化と記憶手段の低価格化に伴って保管する必要のある文書はスキャナ装置により読み取らせて、大容量記憶装置に蓄積させておく傾向にある。このような状況において、文書取込装置およびファイリング・システムが活用されており、この文書取込装置およびファイリング・システムは、取り扱う書類の種類が膨大な事業所等に限らずに一般的に普及し導入されてきている。
【０００５】
このような従来の文書取込装置およびファイリング・システムでは、スキャナ装置等を用いて目的の文書を読み取らせている。しかしこの文書取込装置およびファイリング・システムでは、いずれにしてもスキャナ装置により文書を読み取る必要があり、この作業が煩雑である。
【０００６】
この問題を解消すべく、本発明の発明者等は、鋭意検討・研究を進めることにより、ファイル装置に保管する文書の大半は、会議に使用するために複写機によりコピーした書類であったり、取引先とファクシミリ装置等により送受信した書類等であることを突き止めた。このことから、保管する文書が１回以上電気信号に変換処理されることを利用して、その電子化した画像データと同一のデータを蓄積手段に送って蓄積・保持させる文書取込装置およびファイリング・システムを発明した。
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記従来の文書取込装置およびファイリング・システム（より具体的には文書の電子化を行う複写機能、ファクシミリ機能、スキャナ機能等を統合したデジタル複合機（ＭＦＰ：Multi Function Peripheral ））においても、蓄積ファイルへのセキュリティ対策が必要となっているという問題がある。
【０００８】
そこで、本発明者は、デジタル複合機本体の操作パネルを用いて、複写機能、ファクシミリ機能、スキャナ機能を使用するユーザを特定して、各機能において電子化された画像データと該使用ユーザ情報を対応付けて蓄積手段に蓄積することとした。このことによって、該ユーザ情報により蓄積した画像データのセキュリティを確保すると共に、必要なデータを容易に検索することができるようにして、利便性の高い文書取込装置およびファイリング・システムを発明した。
【０００９】
しかしながら、本文書取込装置およびファイリング・システムへの入力手段として主に用いられるデジタル複合機（ＭＦＰ）は、複写機能、ファクシミリ機能およびスキャナ機能を統合した複合機である。このため、同一社内の複数の部門で共有していたり、または同一オフィスビル内の複数の会社間で共有している場合が多い。このような場合、利用者の選択において他部門の利用者が混在した利用者リストの中から所望の利用者を選択することになったり、または他会社との共用の場合はひとつの利用者リストに全ての会社の利用者を登録することになり、操作性やセキュリティ上の問題が生じてしまう。
【００１０】
そこで本発明では、利用者リストを複数持ち、かつそれらの利用者リストにアクセスするためのアクセス制御をかけることで、利便性と安全性を高めた文書取込装置およびファイリング・システムを提供することを目的とする。
【００１１】
【課題を解決するための手段】
かかる目的を達成するため、請求項１記載の発明は、読み取った画像データを２次記憶装置に蓄積する、あるいは回線またはネットワークを介して接続される蓄積装置に読取画像を送信して蓄積を依頼する機能を有する文書取込装置であって、文書を画像データとして読み取る画像入力手段と、前記画像データを印字する印字手段あるいは該画像データを前記依頼先に送信する送信手段と、各種操作用の表示部と、タッチパネル或いは専用キー、および前記文書取込装置の複写機能、相手先への文書送信機能、あるいは文書読取機能を操作する操作画面、複数の利用者リストの中から一の利用者リストを選択表示する画面、および前記利用者リストに属する利用者の中から利用者を選択する画面を切り替える利用者リスト選択手段と、前記利用者リストごとにアクセス制御を行うアクセス制御手段と、前記利用者リストに登録されている利用者を選択する手段と、を備え、前記選択する手段は、前記利用者リストに登録されている全ての利用者を一括選択する手段若しくは前記利用者リストに登録されている利用者を利用者ごとに選択する手段であり、所望の前記利用者リストを選択して利用者を決定し処理することを特徴としている。本発明により、社内の利用者リストで本システムを共有しているような場合に、自分が属する利用者リストを選択してリストの範囲内で利用者を探して選択するため、利用者選択の操作性が向上し、また、部門毎の利用者の管理が容易になる。
【００１２】
また、請求項１記載の発明は、利用者リスト選択画面において利用者リストを選択した場合、前記利用者リストを表示する前に、利用者がそのリストへのアクセス権があるか否かを判断する機能を持つことにより、利用者リストへのアクセス制御をかけることができる。アクセス権の判断方法としてはリスト固有のパスワードを設け利用者にパスワードを入力させる方法や、キーカード読取装置をＭＦＰに装着し部門毎のキーカードを通して使用する方法等がある。さらに、選択した利用者リストに登録されている全ての利用者を一括選択する機能を有することを特徴とする。利用者リストを選択して所望の利用者リストが表示されている画面において、前記利用者リストに登録されている全ての利用者を一括選択する機能を有することにより、利用者選択の操作性が向上できる。
【００１３】
請求項２記載の発明は、請求項１記載の発明の構成に加えて、前記利用者一括選択を解除する機能を有することを特徴とする。これにより、利用者選択の操作性が向上できる。
【００１４】
請求項３記載の発明は、請求項１又は２に記載の文書取込装置を用いて構成したファイリング・システムであることを特徴としている。
【００１５】
【発明の実施の形態】
次に添付図面を参照して本発明による文書取込装置およびファイリング・システムの実施の形態を詳細に説明する。図１から図８を参照すると本発明の文書取込装置およびファイリング・システムの一実施形態が示されている。
【００１６】
図１において、ＭＦＰ１０は、デジタル複写機（ＭＦＰ：Multi Function Peripheral ）である。このＭＦＰ１０は、ＣＰＵ１１が予めＲＯＭ１２内に格納した制御プログラムを読み出してＲＡＭ１３を画像データやセンサ信号等を一時記憶するワークエリアとして使用しつつ、装置各部を統括制御する。このことにより、データ処理装置としての各種処理を行うとと共に、本発明に係る処理を実行する。
【００１７】
またＭＦＰ１０には、データを検索・読出可能にする大容量記憶装置（蓄積手段）内に蓄積管理する不図示のファイル装置とネットワークＩ／Ｆ（インタフェイス）２０によりイントラネットを介して接続されており、ユーザの処理する画像データを転送命令の有無に係わらずにそのファイル装置にそのまま転送する。このことにより、処理した画像データを再利用可能にファイル（蓄積保存）するファイルシステムを構築している。なお、ファイル装置は、ネットワークを介して接続する構成に限らず直接接続してもよいことはいうまでもない。このＭＦＰ１０は、ＣＰＵ１１にシステムバスを介して、ＲＯＭ１２、ＲＡＭ１３およびネットワークＩ／Ｆ２０と共に、スキャナ１４、プロッタ１５、モデム１６、ＮＣＵ（網制御装置）１７、操作部１８およびハードディスク装置１９が接続されている。
【００１８】
ＣＰＵ１１がこれら装置各部１２〜２０を統括制御することにより、スキャナ１４が画像読取装置として機能して、ファクシミリ通信により画像データを伝送する伝送機能と、読取画像データを記録出力する複写（コピー）機能と、受信画像データを記録出力する記録機能とを備える複写機として使用することができる。また、図１において、ＣＰＵ１１が装置各部を制御する際に利用するタイマ（機能部）１１ａがあり、このタイマ１１ａは、例えば、装置各部を同期させるためのタイミングをカウントする際に利用する。なお、ＭＦＰ１０は、ＰＣから画像データを受け取って記録し出力するプリンタ装置や、読取画像データをＰＣに送出するスキャナ装置として利用可能に構成してもよい。また、これら画像データを本発明により処理する画像データと同様の処理をするようにしてもよい。
【００１９】
簡潔に説明すると、スキャナ１４は、例えば、原稿テーブルにセットしたシート状の原稿を自動原稿搬送装置（ＡＤＦ）により１枚ずつ分離給送してコンタクトガラス（読取位置）上に位置決めした後に、公知の読取方法により、その原稿（画像や文字等からなる文書）に露光ランプの光を照射して、その画像面からの反射光をＣＣＤにより光電変換して画像データを読み取る。
【００２０】
プロッタ１５は、読取／受信して画像メモリ部を構成するＲＡＭ１３内にラッチする画像データを、例えば、公知の電子写真記録方式により用紙に転写・定着させ装置外に排紙する。この電子写真記録方式は、回転駆動させつつ帯電させた感光体上に光書き込みした静電潜像にトナーを付着させ（トナー現像した）、このトナー像を給紙カセットから搬送する用紙に転写・定着させる。
【００２１】
モデム１６およびＮＣＵ１７は、モデム１６が画像データや各種手順信号を変復調するとともに、ＮＣＵ１７がＰＳＴＮ（公衆回線）との回線制御を実行して回線接続あるいはその切断を行うことにより、相手先のファクシミリ端末との間でファクシミリデータを送受信するファクシミリ通信を行う。なお、ＭＦＰ１０は、画像データを符号化圧縮するとともに、再現する際に復号化伸長するＤＣＲ（符号化復号化）として機能する画像処理部を備えていてもよく、コピー時等にはユーザにより指示されたサイズの画像に拡大・縮小する画像処理等を画像データに施すことができることはいうまでもない。
【００２２】
操作部１８は、装置本体の前面上部に設けられたオペレーションポート内に準備されたキーポート２１、表示ポート３１およびスピーカー４１により構成されており、表示ポート３１では、駆動条件、装置状態、入力条件等の各種情報を表示すると共に、ユーザによる機能選択等の選択入力を行うためのタッチパネル付き表示操作ＬＣＤ（Liquid Crystal Display）で構成されている。
【００２３】
ＭＦＰ１０のＣＰＵ１１は、転送手段として構成されており、例えば、スキャナ１４で読み取った読取画像データを、プロッタ１５により用紙に記録出力したり、モデム１６およびＮＣＵ１７によりファクシミリ送信する。これと並行して、読取画像データを指定するための処理日時情報と部数情報や相手先電話番号等の指定情報を付加してハードディスク装置（記憶手段）１９内にも同一の画像データを一時記憶させた後に、ネットワークＩ／Ｆ２０を介して図外のファイル装置に送出する転送処理を行う。
【００２４】
一方、このＭＦＰ１０に接続されるファイル装置は、図示を省略して簡単に説明すると、一般的なパーソナルコンピュータ（ＰＣ）により構成することができ、ディスプレイを見ながらキーボードやマウス等を操作することにより、メモリ内から読み出したアプリケーションプログラムに従って演算処理等を行う。このことにより、文書や画像の作成等の各種処理を行うと同様に、ＭＦＰ１０から転送された画像データを検索・読出して表示／記録出力する。
【００２５】
さらに、再利用可能に大容量記憶装置内に蓄積管理するようになっており、連続処理された一文書毎に画像データを指定情報に対応付けして大記憶容量装置に蓄積保存する。その後のユーザによる要求に応じて、文書の一部（例えば、先頭ページのサムネイル画像）を、処理日時等の指定情報に基づいて選択可能にするカレンダ表示形式等によりディスプレイに表示出力する。これによって、その内から選択された画像データを文書単位に大容量記憶装置から読み出して、例えば、ＭＦＰ１０に送出する等して記録出力等させ、その内容を確認する等再利用することができるようになっている。なお、文書単位の画像データをもディスプレイに順次に表示出力させることができるようにして、電子化されたままの画像データをＰＣで加工する等再利用可能にしてもよい。
【００２６】
次に、本発明の中心である利用者リストの選択について説明する。図２において、１００は操作部１８の一部を示している。操作部は、タッチパネル付き表示操作ＬＣＤ１００で構成される表示ポート３１、コピー機能選択キー１０１、ＦＡＸ機能選択キー１０２、スキャナ（Ｓｃａｎｎｅｒ）機能選択キー１０３および利用者指定画面選択キー１０４、そしてコピー機能が選択されていることを示すＬＥＤ１０５、ＦＡＸ機能が選択されていることを示すＬＥＤ１０６、スキャナ（Ｓｃａｎｎｅｒ）機能が選択されていることを示すＬＥＤ１０７、および利用者指定画面が選択されていることを示すＬＥＤ１０８、そしてテンキー１０９、クリアキー１１０、蓄積手段への蓄積を拒否する場合に押下するノーセーブ（Ｎｏ Ｓａｖｅ）キー１１１、スタートキー１１２から成る。
【００２７】
（実施例１）
図８に本実施例に関するフローチャートを示す。本実施例１では、ＭＦＰ１０の電源投入時または利用者指定画面選択キー１０４が押下された場合には、表示ポート３１には利用者リストの指定を促す画面が表示される（ステップＳ１、ステップＳ２）。通常は、利用者リストを指定して利用者を選択しなければ処理できない（ステップＳ３、ステップＳ４）。しかし、デフォルトの利用者リストを設定しておきリストの選択を行わない場合は、デフォルトの利用者リストを使用するようにしてもよい（ステップＳ３、ステップＳ５）。
【００２８】
あらかじめ利用者リストをテンキー１０９の各キーに割り当てておき、例えば「Ｇｒｏｕｐ１」を「１」のキーに割り当てておいた場合には図３に示すようにキー「１」を押下して選択し、ＯＫキー３０１を押下した場合には、図４に示すようにＧｒｏｕｐ１の利用者リストを表示する。
【００２９】
設定入力操作でない場合には（ステップＳ６、ステップＳ７）、スキャナ（Ｓｃａｎｎｅｒ）機能（ステップＳ１１〜ステップＳ１６）、コピー機能（ステップＳ２１〜ステップＳ２６）、ＦＡＸ機能（ステップＳ３１〜ステップＳ３６）のいずれかの選択に基づく各機能が実行される。
【００３０】
（実施例２）
実施例２では、各利用者リストへのアクセス制御を設ける。アクセス制御の方法としては、利用者リスト毎にパスワードを設けたり、部門毎のキーカードを差し込んだり、利用者の識別情報（指紋、虹彩、顔画像等）を部門毎に登録しておいて利用者を認識する等の方法が考えられる。しかし、ここでは簡単のため、アクセスコードをリスト毎に設ける方法について説明する。
【００３１】
図３において、利用者リストを選択しＯＫキー３０１を押下した場合、図５に示すようにアクセスコード入力画面が表示される。アクセスコード入力画面では、指定した利用者リストのアクセスコードをテンキー１０９を用いて入力し、最後にＯＫキー５０２を押下する。コードが正しい場合は、図４に示すような利用者選択画面が表示される。しかし、コードが不正である場合は、その旨のメッセージを表示して再度コードの入力を促す。キャンセル（Ｃａｎｃｅｌ）キー５０１を押下すると、図３の利用者リスト選択画面に戻る。
【００３２】
（実施例３）
実施例３では、図４に示すように利用者選択画面において、利用者リスト内において前ページへ移動するためのボタン４０１、次ページへ移動するためのボタン４０２、図３の利用者リスト選択画面へ戻るためのボタン４０４に加えて、指定したリストに登録されている全ての利用者を選択するボタン４０３を持って構成される。
【００３３】
利用者指定について簡単に説明する。図６および図７は、Ｇｒｏｕｐ１の利用者選択画面を用いた利用者リストの利用例を説明するための図である。図２に示すテンキー１０９には、数字と共にアルファベットが表示されている。ここでは簡単のためにアルファベットの場合の説明を行うが、仮名の場合も同様である。テンキー１０９は、アルファベットＡ、ＢまたはＣで始まるリスト内の利用者を頭出しするキーを意味する。テンキー１０９やＰｒｅｖキー４０１、Ｎｅｘｔキー４０２を用いて選択したい利用者を画面上に表示させ、利用者名をタッチすると、タッチパネルの機能により該当する利用者が反転表示される等して選択される。ボタン４０３を押下した場合、図７に示すようにリスト内の全ての利用者名が反転表示される。再びボタン４０３を押下すると解除される。
【００３４】
上記のようにして利用者を選択して機能選択キー１０１〜１０３を押下した場合、表示ポート３１は選択された機能を操作するために必要な駆動条件、装置状態、入力条件等の各種情報を表示すると共に、タッチパネルによる利用者による設定入力操作を受け付ける。処理された文書には設定した利用者情報が付加されて蓄積される。
【００３５】
【発明の効果】
以上の説明より明らかなように、請求項１記載の発明は、複数の利用者リストを選択表示することにより本文書取込装置を利用者リストにおいて共用可能となり、また所望のリスト内において利用者を選択することが可能となる。このため、利用者選択処理の操作性が向上する。
【００３６】
また、請求項１記載の発明によれば、複数の利用者リストを選択表示する場合に、各リストへのアクセス制御を行うことで、利用者リストにおいて本文書取込装置を共用する場合に発生するセキュリティの問題を回避することができる。また、複数の利用者リストを選択表示した場合に、選択したリストに登録されている全ての利用者を一括選択できる。このため、利用者選択処理の操作性が向上する。
【００３７】
請求項２記載の発明によれば、前記利用者一括選択を解除できる。このため、利用者選択処理の操作性が向上する。
【００３８】
請求項３記載の発明によれば、請求項１又は２の文書取込装置を用いて操作性の高いファイリング・システムを構成することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の文書取込装置およびファイリング・システムの実施形態を示すブロック構成図である。
【図２】文書取込装置の操作部の構成例を示す平面図である。
【図３】図２の表示ポートにおける表示例１を示す図である。
【図４】図２の表示ポートにおける表示例２を示す図である。
【図５】図２の表示ポートにおける表示例３のアクセスコード入力画面表示例を示す図である。
【図６】Ｇｒｏｕｐ１の利用者選択画面を用いた利用者リストの利用例を説明するための第１図である。
【図７】Ｇｒｏｕｐ１の利用者選択画面を用いた利用者リストの利用例を説明するための第２図である。
【図８】動作例を示すフローチャートである。
【符号の説明】
１０ ＭＦＰ
１１ ＣＰＵ
１１ａ タイマ
１２ ＲＯＭ
１３ ＲＡＭ
１４ スキャナ
１５ プロッタ
１６ モデム
１７ ＮＣＵ（網制御装置）
１８ 操作部
１９ ハードディスク装置
２０ ネットワークＩ／Ｆ（インタフェイス）
２１ キーポート
３１ 表示ポート
４１ スピーカー
１００ タッチパネル付き表示操作ＬＣＤ
１０１ コピー機能選択キー
１０２ ＦＡＸ機能選択キー
１０３ スキャナ（Ｓｃａｎｎｅｒ）機能選択キー
１０４ 利用者指定画面選択キー
１０５、１０６、１０７、１０８ ＬＥＤ
１０９ テンキー
１１０ クリアキー
１１１ ノーセーブ（Ｎｏ Ｓａｖｅ）キー
１１２ スタートキー
３０１、５０２ ＯＫキー
４０１、４０２、４０３、４０４ ボタン
５０１ キャンセル（Ｃａｎｃｅｌ）キー

Claims (3)

1. 読み取った画像データを２次記憶装置に蓄積する、あるいは回線またはネットワークを介して接続される蓄積装置に読取画像を送信して蓄積を依頼する機能を有する文書取込装置であって、
   文書を画像データとして読み取る画像入力手段と、
   前記画像データを印字する印字手段あるいは該画像データを前記依頼先に送信する送信手段と、
   各種操作用の表示部と、
   タッチパネル或いは専用キー、および前記文書取込装置の複写機能、相手先への文書送信機能、あるいは文書読取機能を操作する操作画面、複数の利用者リストの中から一の利用者リストを選択表示する画面、および前記利用者リストに属する利用者の中から利用者を選択する画面を切り替える利用者リスト選択手段と、
   前記利用者リストごとにアクセス制御を行うアクセス制御手段と、
   前記利用者リストに登録されている利用者を選択する手段と、を備え、
   前記選択する手段は、前記利用者リストに登録されている全ての利用者を一括選択する手段若しくは前記利用者リストに登録されている利用者を利用者ごとに選択する手段であり、
   所望の前記利用者リストを選択して利用者を決定し処理することを特徴とする文書取込装置。
2. 前記一括選択を解除することを特徴とする請求項１記載の文書取込装置。
3. 請求項１又は２記載の文書取込装置を用いて構成したことを特徴とするファイリング・システム。

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