JP3657475B2 - ファイリングシステム - Google Patents

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、ファイリングシステムに関し、文書の複写、ファクシミリ通信、文書のスキャンなどのデータ処理を行う処理システムに適用され、データ処理によって取り込まれたデータを意識せずにバックアップするとともに、該データを特定の利用者に対してのみ再利用可能とするものに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来から、重要であるために保管が必要な文書（画像や文字が表示された文書）や、将来使用する可能性のある文書などの書類は、紙に記録させた状態のままファイルされて書棚等に整理されていた。しかし、書類が膨大な事業所などでは、その保管に場所が取られてしまうのと共に、所望の書類を探すのにも手間が掛かっていた。
【０００３】
このため、近年では、データ処理技術の高度化・高速化とともに、記憶装置の低価格化に伴って、保管する必要のある文書は、スキャナ装置により読み取らせて大容量記憶装置に蓄積させておく、所謂、ファイリングシステムが出現しており、このファイリングシステムは、書類が膨大な事業所などに限らず導入されている。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、このような従来のファイリングシステムにあっては、いずれにしてもスキャナ装置により文書を読み取らせる必要があるため、作業が煩雑であるという問題があった。
【０００５】
また、スキャナ装置により文書を読み取らせ蓄積する作業において、該文書は作業担当者の目に触れ、蓄積ファイルへアクセスする為のパスワード等も知られることとなり、セキュリティの面で問題があった。
【０００６】
この問題を解消すべく、本発明者は、鋭意検討・研究を進めることにより、ファイル装置に保管する文書は、会議に使用するために複写機によりコピーした書類であったり、取引先とファクシミリ装置などにより送受信した書類であるなどすることから、保管する文書が１回以上電気信号に変換処理されることを利用して、その電子化した画像データと同一のデータを蓄積手段に送って蓄積・保持させるファイリングシステムを発明した。
【０００７】
このファイリングシステムにおいても、蓄積ファイルのセキュリティへの対策が必要となっている。
【０００８】
そこで、本発明は、処理する画像データを蓄積手段に蓄積し、蓄積した画像データと対応付けて画像データを処理する使用者情報及び画像データを再利用できる再利用者情報をそれぞれ併せて蓄積することによって、該使用者情報及び該再利用者情報により蓄積した画像データのセキュリティを確保するとともに、必要なデータを容易に検索することができるようにして利便性の高いファイリングシステムを提供することを目的とする。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
上記目的達成のため、請求項１に記載の発明は、装置本体に搭載されて該装置本体の処理する画像データを取り込む取込手段と、取り込まれた画像データを蓄積する蓄積手段と、蓄積手段に蓄積する画像データに前記装置本体により画像データを処理する使用者情報及び前記蓄積手段に蓄積する画像データの検索・読み出しを許可するユーザ単位またはグループ単位の一方あるいは双方の再利用者情報を対応付けして該画像データを検索・読み出し可能に管理する蓄積管理手段と、蓄積手段に蓄積されている画像データを蓄積管理手段の管理する前記使用者情報または前記再利用者情報により検索・読み出して再利用可能に出力する出力手段と、により構築されるファイリングシステムであって、前記使用者情報を取得する使用者特定手段と、前記再利用者情報を１または２以上取得する再利用者特定手段と、を備え、前記特定手段は、前記使用者情報または前記再利用者情報として名前またはＩＤの一方または双方を一覧表示する一覧表示手段と、一覧表示手段に表示されている前記使用者情報または前記再利用者情報を選択入力する選択入力手段と、前記使用者情報または前記再利用者情報毎の取得回数を記憶する履歴記憶手段とを有し、前記蓄積管理手段は、取込手段から送られてきた画像データを蓄積手段に蓄積させると共に使用者特定手段により取得された使用者情報及び再利用者特定手段により取得された再利用者情報をそれぞれ蓄積手段の蓄積する画像データに対応付けして管理し、前記特定手段は、前記履歴記憶手段内の取得回数に基づいて前記使用者情報または前記再利用者情報のうちの一部を一覧表示手段に一覧表示し、一覧中からの選択により使用者情報または再利用者情報を取得し、
前記出力手段は、指定された前記使用者情報または前記再利用者情報の一致する画像データを検索・読み出して再利用可能に出力することを特徴とするものである。
【００１０】
この請求項１に記載の発明では、装置本体により処理される画像データが蓄積手段に蓄積されると共に、再利用者特定手段により取得された再利用者情報が当該画像データに対応付けされて管理される。蓄積手段内の画像データは、出力手段により指定された再利用者情報の一致する場合に読み出されて任意の出力先に出力される。したがって、処理する画像データを蓄積することができるとともに、その蓄積画像データは再利用者情報で指定されたユーザまたはグループ内のユーザのみが検索・読出しすることができ、他のユーザからの検索・読出しは制限することができる。
【００１２】
さらに、使用者特定手段により使用者情報が取得されたとき、再利用者情報に加えその使用者情報が画像データに対応付けされて管理される。蓄積手段内の画像データは、出力手段により指定された使用者情報の一致する場合にも読み出されて任意の出力先に出力される。したがって、蓄積画像データは再利用者情報で指定されたユーザまたはグループ内のユーザに加え、蓄積画像データを装置本体により処理した使用者にも検索・読み出しが可能となる。
また、使用者や再利用者の名前またはＩＤが一覧として表示され、その中から選択入力することができる。したがって、使用者情報や再利用者情報の入力を容易かつ速やかに行うことができる。
また、使用者情報や再利用者情報毎の取得回数が記憶され、例えば取得回数が多い使用者情報や再利用者情報を一覧表示手段に一覧表示することができる。したがって、利用頻度の高い使用者や再利用者を容易かつ速やかに入力することができる。
【００１３】
請求項２に記載の発明は、装置本体に搭載されて該装置本体の処理する画像データを取り込む取込手段と、取り込まれた画像データを蓄積する蓄積手段と、蓄積手段に蓄積する画像データに前記装置本体により画像データを処理する使用者情報及び前記蓄積手段に蓄積する画像データの検索・読み出しを許可するユーザ単位またはグループ単位の一方あるいは双方の再利用者情報を対応付けして該画像データを検索・読み出し可能に管理する蓄積管理手段と、蓄積手段に蓄積されている画像データを蓄積管理手段の管理する前記使用者情報または前記再利用者情報により検索・読み出して再利用可能に出力する出力手段と、により構築されるファイリングシステムであって、前記使用者情報を取得する使用者特定手段と、前記再利用者情報を１または２以上取得する再利用者特定手段と、を備え、前記特定手段は、前記使用者情報または前記再利用者情報として名前またはＩＤの一方または双方を一覧表示する一覧表示手段と、一覧表示手段に表示されている前記使用者情報または前記再利用者情報を選択入力する選択入力手段とを有し、前記蓄積管理手段は、取込手段から送られてきた画像データを蓄積手段に蓄積させると共に使用者特定手段により取得された使用者情報及び再利用者特定手段により取得された再利用者情報をそれぞれ蓄積手段の蓄積する画像データに対応付けして管理し、前記特定手段は、前記一覧表示手段により表示されている一覧中の前記選択入力手段による選択入力の順位に従って使用者情報および再利用者情報を取得し、前記出力手段は、指定された前記使用者情報または前記再利用者情報の一致する画像データを検索・読み出して再利用可能に出力することを特徴とする。
【００１４】
この請求項２に記載の発明では、装置本体により処理される画像データが蓄積手段に蓄積されると共に、再利用者特定手段により取得された再利用者情報が当該画像データに対応付けされて管理される。蓄積手段内の画像データは、出力手段により指定された再利用者情報の一致する場合に読み出されて任意の出力先に出力される。したがって、処理する画像データを蓄積することができると共に、その蓄積画像データは再利用者情報で指定されたユーザまたはグループ内のユーザのみが検索・読み出しすることができ、他のユーザからの検索・読み出しは制限することができる。
さらに、使用者特定手段により使用者情報が取得されたとき、再利用者情報に加えその使用者情報が画像データに対応付けされて管理される。蓄積手段内の画像データは、出力手段により指定された使用者情報の一致する場合にも読み出されて任意の出力先に出力される。したがって、蓄積画像データは再利用者情報で指定されたユーザまたはグループ内のユーザに加え、蓄積画像データを装置本体により処理した使用者にも検索・読み出しが可能となる。
また、使用者や再利用者の名前またはＩＤが一覧として表示され、その中から選択入力することができる。したがって、使用者情報や再利用者情報の入力を容易かつ速やかに行うことができる。
また、選択入力の順位によって使用者情報と再利用者情報が決定される。したがって、使用者情報と再利用者情報を別個の操作で入力する必要がなく、使用者情報と再利用者情報を連続して入力することができ、使用者情報や再利用者情報の入力を速やかに行うことができる。
【００１５】
請求項３に記載の発明は、装置本体に搭載されて該装置本体の処理する画像データを取り込む取込手段と、取り込まれた画像データを蓄積する蓄積手段と、蓄積手段に蓄積する画像データに前記装置本体により画像データを処理する使用者情報及び前記蓄積手段に蓄積する画像データの検索・読み出しを許可するユーザ単位またはグループ単位の一方あるいは双方の再利用者情報を対応付けして該画像データを検索・読み出し可能に管理する蓄積管理手段と、蓄積手段に蓄積されている画像データを蓄積管理手段の管理する前記使用者情報または前記再利用者情報により検索・読み出して再利用可能に出力する出力手段と、により構築されるファイリングシステムであって、前記使用者情報を取得する使用者特定手段と、前記再利用者情報を１または２以上取得する再利用者特定手段と、を備え、前記特定手段は、前記使用者情報または前記再利用者情報として名前またはＩＤの一方または双方を一覧表示する一覧表示手段と、一覧表示手段に表示されている前記使用者情報または前記再利用者情報を選択入力する選択入力手段とを有し、前記蓄積管理手段は、取込手段から送られてきた画像データを蓄積手段に蓄積させると共に使用者特定手段により取得された使用者情報及び再利用者特定手段により取得された再利用者情報をそれぞれ蓄積手段の蓄積する画像データに対応付けして管理し、前記特定手段は、前記取込手段が画像データの複写機能、送信機能、受信機能、読取出力機能あるいは記録出力機能のうちの少なくとも２以上を備える装置本体に搭載される場合には、前記一覧表示手段により前記使用者情報または前記再利用者情報の一覧を該装置本体の機能の選択画面中に表示し、一覧中からの選択により使用者情報または再利用者情報を取得し、前記出力手段は、指定された前記使用者情報または前記再利用者情報の一致する画像データを検索・読み出して再利用可能に出力することを特徴とする。
【００１６】
この請求項３に記載の発明では、装置本体により処理される画像データが蓄積手段に蓄積されると共に、再利用者特定手段により取得された再利用者情報が当該画像データに対応付けされて管理される。蓄積手段内の画像データは、出力手段により指定された再利用者情報の一致する場合に読み出されて任意の出力先に出力される。したがって、処理する画像データを蓄積することができると共に、その蓄積画像データは再利用者情報で指定されたユーザまたはグループ内のユーザのみが検索・読み出しすることができ、他のユーザからの検索・読み出しは制限することができる。
さらに、使用者特定手段により使用者情報が取得されたとき、再利用者情報に加えその使用者情報が画像データに対応付けされて管理される。蓄積手段内の画像データは、出力手段により指定された使用者情報の一致する場合にも読み出されて任意の出力先に出力される。したがって、蓄積画像データは再利用者情報で指定されたユーザまたはグループ内のユーザに加え、蓄積画像データを装置本体により処理した使用者にも検索・読み出しが可能となる。
また、使用者や再利用者の名前またはＩＤが一覧として表示され、その中から選択入力することができる。したがって、使用者情報や再利用者情報の入力を容易かつ速やかに行うことができる。
また、一覧表示手段に使用者情報または再利用者情報の一覧と機能の選択画面とが同時に表示される。したがって、単一の画面中で使用者情報や再利用者情報の入力と機能の選択ができる。
【００３５】
請求項４に記載の発明は、請求項１から３のいずれかに記載の発明の構成に加え、前記特定手段を、画像データの複写機能、送信機能あるいは読取出力機能のうちの少なくとも１以上を備えて使用者により操作される装置本体に前記取込手段が搭載されているのにも拘わらずに、前記使用者情報または前記再利用者情報を取得できない場合には予め設定された設定者情報を使用者情報とするように構成し、前記蓄積管理手段を、前記使用者情報または前記再利用者情報の追加または変更の一方または双方を可能に構成したことを特徴とする。
【００３６】
この請求項４に記載の発明では、使用者情報や再利用者情報を取得できない場合にも、予め設定された設定者情報を対応付けして蓄積することができ、蓄積管理手段により、蓄積後に再利用者情報を追加したり、更に変更することができる。したがって、使用者情報を入力しないで装置本体の機能により処理した画像データを蓄積することができ、蓄積後に再利用可能に管理させることができる。
【００３７】
請求項５に記載の発明は、請求項１から３のいずれかに記載の発明の構成に加え、前記特定手段を、画像データの受信機能あるいは記録出力機能の一方または双方を備えて使用者により直接操作されない装置本体に前記取込手段が搭載されているために、前記使用者情報または前記再利用者情報を取得できない場合には予め設定された設定者情報を使用者情報とするように構成し、前記蓄積管理手段を、前記使用者情報または前記再利用者情報の追加または変更の一方または双方を可能に構成したことを特徴とする。
【００３８】
この請求項５に記載の発明では、使用者が直接操作しないために使用者情報や再利用者情報を取得できない場合にも、予め設定された設定者情報を使用者として蓄積することができ、蓄積管理手段により、蓄積後に再利用者情報を追加したり、更に変更することができる。したがって、例えばファクシミリ受信データやプリントデータの場合に使用者を特定できないときでも画像データを蓄積することができ、蓄積後に再利用可能に管理することができる。
【００３９】
請求項６に記載の発明は、請求項４または５に記載の発明の構成に加え、前記蓄積管理手段は、ＷＥＢサーバ機能による前記設定者情報を設定するページを有して、該ページでネットワークを介して接続されるクライアント装置から設定者情報を設定可能に構成したことを特徴とする。
【００４０】
この請求項６に記載の発明では、ＷＥＢブラウザを利用して設定者情報を設定することができる。したがって、装置本体とネットワークで接続されたクライアント装置から、設定者情報を設定入力して、使用者情報や再利用者情報を追加・変更することができる。
【００４１】
請求項７に記載の発明は、請求項１から６のいずれかに記載の発明の構成に加え、前記蓄積手段の空き容量を計測する計測手段および情報を表示出力する情報表示手段を備え、前記蓄積管理手段は、計測手段の計測結果に基づいて蓄積手段の空き容量または蓄積手段の空き容量が一定量を下回ったことの警告を情報表示手段に表示出力することを特徴とする。
【００４２】
この請求項７に記載の発明では、蓄積手段の空き容量が報知され、また、その空き容量不足が警告される。したがって、蓄積手段の空き容量不足による画像データの取り込みミスを防止することができる。
【００４３】
請求項８に記載の発明は、請求項１から７のいずれかに記載の発明の構成に加え、前記蓄積手段として、前記装置本体に内蔵あるいは直接接続される一次蓄積手段および当該装置本体に通信線を介して接続される二次蓄積手段を有すると共に、前記蓄積管理手段に、予め設定されたタイミングあるいは任意のタイミングに一次蓄積手段に蓄積する画像データを二次蓄積手段に転送する転送手段を設けたことを特徴とする。
【００４４】
この請求項８に記載の発明では、一次蓄積手段に蓄積する画像データを二次蓄積手段に転送することができる。したがって、一次蓄積手段が空き容量不足になった場合でも、二次蓄積手段に転送することで画像データの取り込みミスを防止することができる。
【００４５】
【発明の実施の形態】
以下、本発明を図面に基づいて説明する。
図１〜図１４は、第１実施形態を示す図である。
【００４６】
図１において、データ処理装置１００とサーバ装置１０８はイントラネット１０７を介して接続され、ユーザが取り扱うデータをバックアップするデータバックアップシステムとして機能すると共に、そのユーザの必要に応じてファイリングシステムとしても機能してデータを再利用することができるように構築されている。
【００４７】
このデータ処理装置１００は制御装置１１０に、送信／複写する原稿画像から画像データを読み取るスキャナ（取込手段）１０１と、読み取り／受信した画像データに基づいて、記録媒体により画像を用紙に記録して出力するプリンタ（出力手段）１０２と、通信回線１０９を介してＰＳＴＮ（Public Switched Telephone Network）に接続され、発着信の際に所定の回線制御を実行して回線接続あるいはその切断を行い、画像データや各種手順信号を内蔵するモデム装置により変復調しファクシミリ通信（送受信）を実行する通信制御部（出力手段）１０３と、読み取り／受信した画像データを蓄積する蓄積装置（一次蓄積手段）１０４と、操作手段として各種情報を表示・入力するタッチパネル１０５及び駆動条件、装置状態、あるいはユーザによる設定や命令等の入力操作を行うための操作キー１０６と、が接続されており、制御装置１１０は内蔵するＣＰＵ（Central Processing Unit：中央処理装置）がＲＯＭ（Read Only Memory：記憶媒体）内から読み出した制御プログラムに従って装置各部の駆動条件や管理データ等の各種情報を記憶すると共に、動作する上で必要なデータを記憶するＲＡＭ（Random Access Memory）を利用しつつ、上記各部１０１〜１０６を統括制御してデータ処理装置としての各種機能を実行すると共に本発明の各種処理を実行する。
【００４８】
すなわち、データ処理装置１００は、スキャナ１０１から読み込んだ画像データをプリンタ１０２により記録出力する複写機能と、読み込んだ画像データをＰＳＴＮを介してファクシミリ送信する送信機能と、画像データをＰＳＴＮを介してファクシミリ受信する受信機能と、蓄積されている画像データをプリンタ１０２により記録出力する記録出力機能と、を備え、これら機能により処理するデータを蓄積装置１０４に読み出し可能に蓄積管理し、任意のタイミングに蓄積データをサーバ装置１０８に送って読み出し可能に蓄積管理させる。
【００４９】
一方、サーバ装置１０８は、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）もしくはワークステーションにより構築され、図２に示すように、ネットワークＩ／Ｆ（インタフェース）２０２、ＣＰＵ２０３、ＲＯＭ２０４、ＲＡＭ２０５、ディスクＩ／Ｆ２０６、ハードディスク装置２０７、ディスプレイＩ／Ｆ２０８、ディスプレイ２０９、キーボードＩ／Ｆ２１０、キーボード２１１、を備えており、ＣＰＵ２０３がハードディスク装置２０７から読み出したアプリケーションプログラムに従って、装置各部２０２、２０４〜２１１を統括制御して各種処理を実行する。
【００５０】
このサーバ装置１０８は、ネットワークＩ／Ｆ２０２にイントラネット１０７を構築するイーサネットケーブルが接続されており、制御装置１１０から転送されてくる画像データ等を、イントラネットを介して受け取って、二次蓄積手段を構成するハードディスク装置２０７に蓄積する。
【００５１】
このようなシステム構成により、これらデータ処理装置１００及びサーバ装置１０８は、読み取った画像データを蓄積したり、蓄積画像データを検索・読み出しすることによりファイリングシステムとして機能する。
【００５２】
次に、データ処理装置１００における処理を説明する。
まず、図３〜図４は、このデータ処理装置１００のタッチパネル１０５に表示する画面を示す図である。なお、本実施形態では、タッチパネル１０５の表示画面が２画面の場合を示しているが、本発明はこれに限定されるものではなく１画面でも３画面以上でもよいことはいうまでもない。要するに、ユーザを識別する情報（名前やＩＤ）を見やすく、かつ見つけやすく表示できればよい。
【００５３】
タッチパネル１０５には、図３〜図４に示すように、ユーザ指定ボタン３０２群、クリアボタン３０３、取り込み禁止ボタン３０４、履歴情報表示領域３０５、履歴ユーザ指定ボタン３０６群、次画面切替ボタン３０７、前画面切替ボタン３０８、空き容量表示領域３０９、メッセージ表示領域３１０、公開ボタン３１１、グループ指定ボタン４０１群が表示される。
【００５４】
このユーザ指定ボタン３０２は、図３に示すように、データ処理装置１００を使用するユーザのＩＤをそれぞれ表示する一覧表示手段として構成されており、１つのボタンを選択入力されたときに、制御装置１１０が該ボタンに表示されているユーザの情報（ＩＤや名前）を、処理する画像データの使用者情報または再利用者情報として取得する。その制御装置１１０は、そのユーザ指定ボタン３０２の入力により、データ処理装置を操作して画像データを処理する使用者情報や蓄積画像データの検索・読み出しを許可する再利用者情報として画像データと対応付けする。すなわち、ユーザ指定ボタン３０２は、選択入力手段、使用者特定手段、再利用者特定手段を構成する。このユーザ指定ボタン３０２は、ユーザのＩＤがアルファベット順に一覧で表示されている。
【００５５】
また、グループ指定ボタン４０１は、図４に示すように、データ処理装置１００を使用するユーザの複数人からなるグループのＩＤをそれぞれ表示する一覧表示手段として構成されており、１つのボタンを選択入力されたときに、制御装置１１０が該ボタンに表示されているグループの情報を、処理する画像データの再利用者情報として取得する。その制御装置１１０は、そのグループ指定ボタン４０１の入力により再利用者情報として画像データと対応付けする。すなわち、グループ指定ボタン４０１は選択入力手段、再利用者特定手段を構成する。
【００５６】
また、履歴ユーザ指定ボタン３０６は、図３に示すように、データ処理装置１００を使用するユーザの内、使用者情報または再利用者情報として取得された回数の多いユーザまたはグループのＩＤを４人（グループ）分表示（図ではユーザのみ表示している場合を示す）する一覧表示手段として構成されており、１つのボタンを選択入力されたときに、制御装置１１０が該ボタンに表示されているユーザまたはグループの情報を、処理する画像データの使用者情報または再利用者情報として取得する。その制御装置１１０は、その履歴ユーザ指定ボタン３０６の入力により、使用者情報または再利用者情報として画像データと対応付けする。すなわち、履歴ユーザ指定ボタン３０６は選択入力手段、使用者特定手段、再利用者特定手段を構成する。
【００５７】
また、履歴情報表示領域３０５は、履歴ユーザ指定ボタン３０６群をユーザ指定ボタン３０２群と区別し易いように、表示領域の色を変えて表示する。
【００５８】
図５〜図８は、各ボタンを操作した場合の表示の切り替わりと情報の取得を示す図である。
【００５９】
まず、図５〜図６を参照して使用者情報及び再利用者情報を入力する操作について説明する。
【００６０】
図５は初期画面（表示順１番目の画面；図３）において使用者としてｕｓｅｒ９、再利用者としてｕｓｅｒ１１、１２を入力した場合の画面表示である。
【００６１】
図６は次画面（表示順２番目の画面；図４）において再利用者としてｇｒｏｕｐ９を入力した場合の画面表示である。
【００６２】
図５に示すように、ｕｓｅｒ９はユーザ指定ボタン５０２にて表示されているとともに、履歴ユーザ指定ボタン５０１にも表示されている。このような場合、ｕｓｅｒ９のユーザ指定ボタン５０２、またはｕｓｅｒ９の履歴ユーザ指定ボタン５０１のどちらが押下されても、ｕｓｅｒ９が選択される。
【００６３】
まず、ｕｓｅｒ９のユーザ指定ボタン５０２が押下され、ｕｓｅｒ９は使用者として選択され、ｕｓｅｒ９の情報は使用者情報として取得される。それとともに、ｕｓｅｒ９の指定ボタン５０１、５０２は使用者として選択されたことを示すため、使用者を示す表示色に変えられる。
【００６４】
次いで、ｕｓｅｒ１１のユーザ指定ボタン５０３、ｕｓｅｒ１２のユーザ指定ボタン５０４が押下され、ｕｓｅｒ１１及びｕｓｅｒ１２は再利用者として選択され、ｕｓｅｒ１１及びｕｓｅｒ１２の情報は再利用者情報として取得される。それとともに、ｕｓｅｒ１１のユーザ指定ボタン５０３、ｕｓｅｒ１２のユーザ指定ボタン５０４は再利用者として選択されたことを示すため、再利用者を示す表示色に変えられる。
【００６５】
次画面においては、図６に示すように、ｇｒｏｕｐ９のグループ指定ボタン６０１が押下され、ｇｒｏｕｐ９は再利用者として選択され、ｇｒｏｕｐ９の情報は再利用者情報として取得される。それとともに、ｇｒｏｕｐ９のグループ指定ボタン６０１は再利用者として選択されたことを示すため、再利用者を示す表示色に変えられる。
【００６６】
すなわち、選択入力の順位に従って、最初に選択入力されたユーザを使用者情報として取得し、その後に選択入力されたユーザ及びグループを再利用者情報として取得している。
【００６７】
なお、本実施形態では、最初に選択入力されたユーザを使用者情報として取得し、その後に選択入力されたユーザ及びグループを再利用者情報として取得する場合を示したが、本発明はこれに限定されるものではない。
【００６８】
また、再利用者として選択されたｕｓｅｒ１１のユーザ指定ボタン５０３またはｇｒｏｕｐ９のグループ指定ボタン６０１を再度押下すると、再利用者としての選択は取り消され、取得された情報は削除され、ｕｓｅｒ１１のユーザ指定ボタン５０３またはｇｒｏｕｐ９のグループ指定ボタン６０１の表示色も元に戻される。
【００６９】
次に、図７を参照して取り込み禁止ボタン３０４が押下された時の画面表示について説明する。
【００７０】
取り込み禁止ボタン３０４は、画像データの蓄積を禁止する指示を入力する蓄積禁止指定手段として構成されており、この入力により画像データの蓄積の禁止を指示する禁止情報が取得される。
【００７１】
図７に示すように、取り込み禁止ボタン３０４を押下すると、その表示色は取り込み禁止中を示す色に変えられ、禁止情報に蓄積禁止が設定され、その禁止情報によりスキャナ１０１から読み込まれた画像データは、蓄積装置１０４には蓄積されない。
【００７２】
次に、図８を参照して空き容量表示領域３０９及びメッセージ表示領域３１０の表示について説明する。
【００７３】
空き容量表示領域３０９は情報表示手段として構成されており、蓄積装置１０４の空き容量を図により表示する。
【００７４】
メッセージ表示領域３１０は情報表示手段として構成されており、蓄積装置１０４の空き容量が一定量を下回った時、警告メッセージを表示する。
【００７５】
図８に示すように、制御装置１１０は蓄積装置１０４の空き容量を蓄積装置１０４内の周知の管理情報を基に計測する計測手段を構成しており、常時空き容量表示領域３０９に空き容量の目安を図により表示させる。画像データの蓄積は初期状態では蓄積装置１０４に蓄積し、蓄積装置１０４の空き容量が一定量を下回った時には、メッセージ表示領域３１０にメッセージを出力させ、それ以降は画像データをサーバ装置１０８に転送する。
【００７６】
なお、本実施形態では、蓄積装置１０４の空き容量が一定量を下回った時に画像データをサーバ装置１０８に転送する場合を示したが、本発明はこれに限定されるものではなく、例えば毎日定時に蓄積装置１０４内の画像データをサーバ装置１０８に転送する構成であってもよい。要するに、画像データの蓄積ミス等を無くすことができればよい。
【００７７】
また、公開ボタン３１１は、取り込む画像データを全ユーザに対して検索・読み出し可能とする指示を入力する公開指定手段として構成されており、この入力により、取り込む画像データを全ユーザに対して検索・読み出し可能に設定する公開情報が取得される。
【００７８】
また、クリアボタン３０３は初期化指示手段として構成されており、使用者情報、再利用者情報、公開情報及び禁止情報を初期化する指示を入力する。この入力により、取得した情報の初期化を指示する指示情報が取得される。
【００７９】
また、次画面切替ボタン３０７及び前画面切替ボタン３０８は、切替入力手段として構成されており、画面表示を複数面有する時に使用され、次画面切替ボタン３０７は、画面表示を表示順の次の画面に切り替え、前画面切替ボタン３０８は、画面表示を表示順の画面表示を前の画面に切り替える。
【００８０】
次に、このようなデータ処理装置１００の制御装置１１０における処理内容について図９〜図１４のフローチャートを参照して説明する。
【００８１】
ここで、制御装置１１０は、蓄積管理手段、出力手段、特定手段、初期化指示手段、初期化手段、保持手段、計時手段及び履歴記憶手段として機能する。
【００８２】
図９はタッチパネルからの情報取得の処理例を説明するフローチャートである。なお、この処理はデータ処理装置１００の電源投入等による初期設定処理の中で開始される。
【００８３】
図９に示すように、まず蓄積装置１０４に蓄積されている、データ処理装置１００の全ユーザ及び全グループの情報が収容されたユーザ情報ファイルからユーザＩＤ及びグループＩＤを読み出す（Ｓ１１）。
【００８４】
次いで、読み出したユーザＩＤ及びグループＩＤをタッチパネル１０５の所定領域に表示する（Ｓ１２）。次いで、他のプログラムで実現する初期化指示手段からの一定時間の操作がなかったことによる、または一連の画像データの処理が終了したことを示す指示情報が送られてきたか判定し（Ｓ１３）、指示情報が送られてきていれば、ＲＡＭ上に保持された使用者情報、再利用者情報、公開情報、禁止情報を初期化し（Ｓ２４）、初期化指示手段に計時手段による計時時間の初期化を指示し（Ｓ４０）、タッチパネル１０５の表示を初期状態に戻し（Ｓ４１）、Ｓ１３に戻る。
【００８５】
送られてきていなければ、次いでタッチパネル１０５からの入力があったか判定する（Ｓ１４）。タッチパネル１０５に入力があった場合、まずクリアボタン３０３かどうかを判定する（Ｓ１５）。クリアボタン３０３であれば、ＲＡＭ上に保持された使用者情報、再利用者情報、公開情報、禁止情報を初期化し（Ｓ２４）、Ｓ４０、Ｓ４１を行いＳ１３に戻る。
【００８６】
クリアボタン３０３でなければ、次いで取り込み禁止ボタン３０４かどうかを判定する（Ｓ１６）。取り込み禁止ボタン３０４であれば、禁止情報が取り込み禁止になっているかを判定し（Ｓ２５）、禁止になっていなければ取り込み禁止を設定し（Ｓ２６）、禁止になっていれば取り込み禁止を解除し（Ｓ２７）、Ｓ４０、Ｓ４１を行いＳ１３に戻る。
【００８７】
取り込み禁止ボタン３０４でなければ、次いで禁止情報が取り込み禁止になっているかを判定する（Ｓ１７）。取り込み禁止になっていればＳ４０、Ｓ４１を行いＳ１３に戻る。
【００８８】
取り込み禁止になっていなければ、次いで次画面切替ボタン３０７かどうかを判定する（Ｓ１８）。次画面切替ボタン３０７であれば、タッチパネル１０５に次画面を表示し（Ｓ２８）、Ｓ４０、Ｓ４１を行いＳ１３に戻る。
【００８９】
次画面切替ボタン３０７でなければ、次いで前画面切替ボタン３０８かどうかを判定する（Ｓ１９）。前画面切替ボタン３０８であれば、タッチパネル１０５に前画面を表示し（Ｓ２９）、Ｓ４０、Ｓ４１を行いＳ１３に戻る。
【００９０】
前画面切替ボタン３０８でなければ、次いで使用者情報が未特定かどうかを判定する（Ｓ２０）。未特定であれば、ユーザ指定ボタン３０２かどうか判定し（Ｓ２１）、ユーザ指定ボタンでなければ、Ｓ４０、Ｓ４１を行いＳ１３に戻り、ユーザ指定ボタン３０２であれば、押下されたユーザ指定ボタン３０２のユーザの情報を使用者情報として取得し（Ｓ２２）、ＲＡＭ上にある履歴記憶手段内の取得回数を更新して（Ｓ２３）、Ｓ４０、Ｓ４１を行いＳ１３に戻る。
【００９１】
使用者情報が特定されていれば、ユーザ指定ボタン３０２またはグループ指定ボタン４０１であるか判定する（Ｓ３０）。ユーザ指定ボタン３０２またはグループ指定ボタン４０１であれば、押下されたユーザ指定ボタン３０２またはグループ指定ボタン４０１のユーザまたはグループが既に再利用者情報に取得されているかを判定し（Ｓ３６）、既に取得されていれば、当該ユーザまたはグループの情報を再利用者情報から削除し（Ｓ３７）、未だ取得されていなければ、当該ユーザまたはグループの情報を再利用者情報として取得し（Ｓ３８）、ＲＡＭ上にある履歴記憶手段内の取得回数を更新して（Ｓ３９）、Ｓ４０、Ｓ４１を行いＳ１３に戻る。
【００９２】
ユーザ指定ボタン３０２またはグループ指定ボタン４０１でなければ、次いで公開ボタン３１１かどうか判定する（Ｓ３１）。公開ボタン３１１でなければ、Ｓ４０、Ｓ４１を行いＳ１３に戻り、公開ボタン３１１であれば、公開情報が既に公開になっているか判定し（Ｓ３２）、公開になっていれば、公開を解除し（Ｓ３３）、Ｓ４０、Ｓ４１を行いＳ１３に戻り、公開になっていなければ、公開を設定し（Ｓ３４）、使用者情報、再利用者情報を初期化して（Ｓ３５）、Ｓ４０、Ｓ４１を行いＳ１３に戻る。
【００９３】
このような処理により、タッチパネル１０５から最初に選択されたユーザを使用者情報として、それ以降に選択されたユーザまたはグループを再利用者情報として取得することができ、取得された使用者情報、再利用者情報、公開情報及び禁止情報は、一定時間の経過後、一連の処理の終了またはクリアボタン３０３の入力によって初期化される。
【００９４】
なお、本実施形態では、一定時間の経過後、一連の処理の終了またはクリアボタン３０３の入力によって初期化される情報が、取得した全ての情報である場合を示したが、本発明はこれに限定されるものではなく、例えばその一部を初期化する構成であってもよい。
【００９５】
また、本実施形態では、使用者情報または再利用者情報として取得された回数を記憶し、取得された回数が多いユーザまたはグループのＩＤを履歴情報表示領域に表示したが、本発明はこれに限定されるものではなく、例えば、使用者情報または再利用者情報として取得されたユーザまたはグループのうち、最後に取得されたものから順に所定の数分を記憶し、そのＩＤを履歴情報表示領域に表示してもよい。
【００９６】
次に、図１０は、画像データの読み込みの処理例を説明するフローチャートである。なお、この処理は図９による情報の取得終了後、データ処理装置１００の機能による処理が開始するとともに開始される。
【００９７】
図１０に示すように、まず、他のプログラムで制御する画像データの取り込みが開始されたかを判定する（Ｓ１０１）。開始されていなければ開始されるまで待つ。開始されていれば、図９に示したフローチャートにより取得された使用者情報、再利用者情報、公開情報、禁止情報を読み出す（Ｓ１０２）。
【００９８】
次いで、画像データの取り込みが終了したかを判定する（Ｓ１０３）。終了していなければ終了するまで待つ。終了していれば、禁止情報を判定する（Ｓ１０４）。取り込み禁止が設定されていればＳ１０１に戻る。
【００９９】
取り込み禁止が設定されていなければ、取り込んだ画像データから蓄積するための画像ファイルを作成する（Ｓ１０５）。
【０１００】
次いで、使用者情報が特定されているかを判定し（Ｓ１０６）、使用者情報が特定されていなければ予め設定されている標準ユーザの情報（設定者情報）を使用者情報として設定する（Ｓ１０７）。
【０１０１】
次いで、使用者情報、再利用者情報、公開情報を添付ファイルとして画像ファイルに添付する（Ｓ１０８）。
【０１０２】
次いで、画像ファイル及び添付ファイルの送信を制御するプログラムに、ファイルを作成したことを通知する（Ｓ１０９）。
【０１０３】
次いで、ファイル蓄積後の蓄積装置１０４の空き容量を計測するとともに、空き容量表示領域３０９に空き容量の状況を図で表示する（Ｓ１１０）。
【０１０４】
次いで、空き容量が一定量を超えているかを判定し（Ｓ１１１）、超えていなければメッセージ表示領域３１０に警告メッセージを表示し（Ｓ１１２）、Ｓ１０１へ戻る。
【０１０５】
このような処理により、取り込んだ画像データに使用者情報、再利用者情報、及び公開情報を添付して蓄積装置またはサーバ装置に蓄積することができ、使用者情報が特定されていない場合は、標準ユーザが使用者情報として設定され、画像データ蓄積後には蓄積装置の空き容量を計測してメッセージを表示することができる。
【０１０６】
次に、図１１は、画像ファイル及び添付ファイルを蓄積装置あるいはサーバ装置の蓄積を制御するプログラムへ送信する処理例を説明するフローチャートである。なお、この処理は図１０のフローチャートのＳ１０９のファイル作成通知により開始される。
【０１０７】
図１１に示すように、まず、図１０のフローチャートのＳ１０９によるファイル作成の通知が来ているかを判定する（Ｓ２０１）。ファイル作成の通知が来ていなければ来るまで待つ。
【０１０８】
ファイル作成の通知が来ていれば、添付ファイルを蓄積装置あるいはサーバ装置の蓄積を制御するプログラムへ送信し（Ｓ２０２）、次いで、画像ファイルを送信する（Ｓ２０３）。
【０１０９】
このような処理により、蓄積先が蓄積装置でもサーバ装置であっても、同一の処理で蓄積を行わせることができる。
【０１１０】
次に、図１２は蓄積装置を制御するプログラムまたはサーバ装置のプログラムでの蓄積の処理例を説明するフローチャートである。なお、この処理は図１１のフローチャートのＳ２０２、Ｓ２０３のファイル送信により開始される。
【０１１１】
図１２に示すように、まず、添付ファイル及び画像ファイルを受信する（Ｓ３０１）。次いで、周知のＯＣＲ（Optical Character Reader：光学式文字読取装置）により、画像データ中の文字情報の抽出を開始する（Ｓ３０２）。
【０１１２】
ＯＣＲによる文字抽出が終了したか判定し（Ｓ３０３）、終了していなければ終了を待つ。
【０１１３】
文字抽出が終了すると、抽出した文字の中から、例えば出現頻度の高い文字または単語（良く使われている文字または単語・熟語等）あるいは指定領域に書かれている文字を該当画像データのキーワードとして抽出する（Ｓ３０４）。
【０１１４】
次いで、添付ファイル及び抽出したキーワードとともに画像ファイルを蓄積装置１０４またはサーバ装置１０８内のハードディスク装置２０７に記録する（Ｓ３０５）。
【０１１５】
このような処理により、画像データとともに画像データ中に出現する頻度の高い文字または単語、あるいは指定領域の情報がキーワードとして蓄積することができる。
【０１１６】
次に、図１３は、蓄積された画像データの再利用処理例を説明するフローチャートである。なお、この処理はユーザからの検索要求が発生したときに開始される。
【０１１７】
図１３に示すように、まず、再利用するユーザの認証が正常かどうかを判定する（Ｓ４０１）。正常でなければ正常なユーザによる要求まで待つ。正常なユーザであれば、検索するための図１２で抽出したようなキーワードを受け付ける（Ｓ４０２）。
【０１１８】
次いで、後述する図１４に示す検索処理により画像データを検索し（Ｓ４０３）、検索した画像データの一部を取り出した（間引いた）画像を作成し（Ｓ４０４）、再利用するユーザが使用している端末のディスプレイ装置に表示する（Ｓ４０５）。
【０１１９】
次いで、ディスプレイ装置上で、例えばマウスクリックにより文書を指定させ（Ｓ４０６）、指定された画像データを蓄積された形式から取り込み時の画像に展開する（Ｓ４０７）。
【０１２０】
次いで、展開した画像データをディスプレイ装置に表示させユーザに確認させ（Ｓ４０８）、確認された画像データは、プリンタ１０２により用紙に記録出力を行うことができ、通信制御部１０３により所望の宛先にファクシミリ送信を行うことができるなど、再利用が可能となる。
【０１２１】
このような処理により、認証が正常となったユーザが使用者または再利用可能者となっている画像データのみ再利用可能となる。
【０１２２】
次に、図１４は、蓄積された画像データの検索処理例を説明するフローチャートである。なお、この処理は図１４のフローチャートのＳ４０３から開始される。
【０１２３】
図１４に示すように、まず検索画面であるかを判定する（Ｓ５０１）、検索画面であれば、図１３のフローチャートで認証が正常となったユーザの情報を特定する（Ｓ５０２）。
【０１２４】
次いで、図１３のフローチャートで入力されたキーワードを読み出し（Ｓ５０３）、特定されたユーザの情報とキーワードを基に、蓄積されている画像データの使用者情報、再利用者情報内、またはキーワードの検索を開始する（Ｓ５０４）。検索により１つのあるいは複数の文書（画像データ）が指定される（Ｓ５０５）。
【０１２５】
次いで、指定された文書を蓄積装置１０４またはサーバ装置１０８から取り出す（Ｓ５０６）。
【０１２６】
このような処理により、指定されたユーザが使用者または再利用者となっている画像データのキーワードが一致するものが検索され取り出すことができる。
【０１２７】
本実施形態によれば、使用者が処理命令を入力してデータ処理装置１００に処理させる画像データが、タッチパネル１０５のユーザ指定ボタン３０２や履歴ユーザ指定ボタン３０６やグループ指定ボタン４０１の入力により制御装置１１０に取得された使用者情報や再利用者情報を添付されて蓄積される。蓄積画像データは、使用者情報の一致する、あるいは再利用者情報の一致する場合に読み出されてプリンタ１０２あるいは通信制御部１０３により出力される。したがって、処理する画像データを蓄積することができるとともに、その蓄積画像データはデータ処理装置１００により処理した使用者、及び画像データの検索・読み出しを許可した再利用者のみが検索・読み出しすることができ、他のユーザからの検索・読み出しは制限することができる。
【０１２８】
また、タッチパネル１０５の公開ボタン３１１の入力により制御装置１１０に公開情報が取得されたときは、画像データが公開情報を添付されて蓄積される。蓄積画像データは、使用者情報または再利用者情報の一致・不一致に拘らず検索・読み出されてプリンタ１０２あるいは通信制御部１０３により出力される。したがって、当該画像データは全てのユーザによる検索・読み出しが可能となる。
【０１２９】
また、タッチパネル１０５の取り込み禁止ボタン３０４の入力により制御装置１１０に禁止情報が取得されたときは、画像データは蓄積されない。したがって、ファイリングシステム内に蓄積したくない秘密文書等を、取り込みを行わずに処理することができる。
【０１３０】
また、タッチパネル１０５のクリアボタン３０３の入力により取得した情報が初期化される。したがって、例えば操作ミス等によって誤って入力された情報を容易にクリアすることができる。
【０１３１】
また、初期化指示手段による一定時間の操作がなかったことによる、または一連の画像データの処理が終了したことを示す指示情報により取得した情報が初期化される。したがって、前の使用者が入力した情報を誤って取得した情報としてしまうことを防ぐことができる。
【０１３２】
また、ユーザのＩＤがアルファベット順に一覧として表示される。したがって、入力したいユーザを容易に探すことができ、その入力を速やかに行うことができる。
【０１３３】
また、タッチパネル１０５の次画面切替ボタン３０７または前画面切替ボタン３０８の入力により画面表示が切り替えられる。したがって、ユーザのＩＤが一画面に表示できない場合でも、表示を切り替えることでより多くの使用者や再利用者のＩＤを表示・入力することができる。
【０１３４】
また、使用者情報または再利用者情報として取得された回数が多いユーザを履歴ユーザ指定ボタン３０６群として一覧表示している。したがって、利用頻度の高い使用者または再利用者を容易にかつ速やかに入力することができる。
【０１３５】
また、タッチパネル１０５のユーザ指定ボタン３０２群や履歴ユーザ指定ボタン３０６群やグループ指定ボタン４０１群の最初に選択入力されたユーザを使用者情報として取得し、その後に選択入力されたユーザ及びグループを再利用者情報として取得している。したがって、使用者情報と再利用者情報を別個の操作で入力する必要がなく、使用者情報と再利用者情報を連続して入力することができ、使用者情報や再利用者情報の入力を速やかに行うことができる。
【０１３６】
また、使用者情報を取得できない場合にも、予め設定された標準ユーザの情報を添付して蓄積することができ、蓄積後に再利用者情報を追加したり、更に変更したりできる。したがって、使用者情報を入力しないでデータ処理装置１００の機能により処理した画像データを蓄積することができ、蓄積後に再利用可能に管理させることができる。
【０１３７】
また、蓄積装置１０４の空き容量が報知され、また、その空き容量不足が警告される。したがって、蓄積装置１０４の空き容量不足による画像データの取り込みミスを防止することができる。
【０１３８】
また、蓄積装置１０４に蓄積する画像データをサーバ装置１０８に転送することができる、したがって、蓄積装置１０４が空き容量不足になった場合でも、サーバ装置１０８に転送することで画像データの取り込みミスを防止することができる。
【０１３９】
次に、図１５〜図１７は第２実施形態を示す図である。
図１５は本発明に係るファイリングシステムの第２実施形態の全体構成を示す図である。なお、本実施形態は第１実施形態と略同等に構成されているので、同等の構成には同一の符号を付してその説明を省略する。
【０１４０】
図１５に示すように、データ処理装置１００は、第１実施形態の操作キー１０６を省き、コピー機能、ファクシミリ送信機能、あるいはスキャナ機能の処理命令等の入力操作を行う機能を、タッチパネル１０５に持たせている。
【０１４１】
次に、このようなデータ処理装置１００におけるタッチパネル１０５について、図１６を参照して説明する。
【０１４２】
タッチパネル１０５には、図１６に示すように、ユーザ指定ボタン３０２群、クリアボタン３０３、取り込み禁止ボタン３０４、履歴情報表示領域３０５、履歴ユーザ指定ボタン３０６群、空き容量表示領域３０９、メッセージ表示領域３１０、公開ボタン３１１等に加え、機能表示領域６０１に、コピー機能選択ボタン６０２、ファクシミリ送信機能選択ボタン６０３、スキャナ機能選択ボタン６０４が表示される。
【０１４３】
コピー機能選択ボタン６０２は、表示画面をコピー機能操作画面に切り替えるもので、コピー機能操作画面によってコピー枚数やコピー機能を選択してコピー処理を実行させることができる。ファクシミリ送信機能選択ボタン６０３は、表示画面をファクシミリ送信機能操作画面に切り替えるもので、ファクシミリ送信機能操作画面によってファクシミリ送信先の電話番号等を入力してファクシミリ送信処理を実行させることができる。スキャナ機能選択ボタン６０４は、表示画面をスキャナ機能操作画面に切り替えるもので、スキャナ機能操作画面によってスキャナの解像度や取り込み領域の指定等を入力してスキャナ処理を実行させることができる。
【０１４４】
すなわち、それぞれのボタンを押下することによりそれぞれの機能に対応した操作画面が表示される。
【０１４５】
例えば、コピー機能選択ボタン６０４が押下されると、図１７に示すように、コピー機能操作画面に切り替わり、テンキー７０３によりコピー枚数を入力し、スタートボタン７０２を押下することによりコピーが開始される。そして、モードクリアボタン７０１を押下することにより、図１６に示す情報入力画面に戻ることができる。
【０１４６】
次に、図１８は、このようなデータ処理装置１００の制御装置１１０における、図１６に示すタッチパネルからの情報取得及び機能選択の処理例を示すフローチャートである。なお、図１８に示すフローチャートは図９に示すフローチャートに各機能操作の選択と処理を追加したものである。そのため、ここでは追加部分のみ説明し、図９と同一の部分については説明を省略する。
【０１４７】
図１８に示すように、Ｓ６０５において、各機能を操作する画面に切り替わっている状態を示す操作モードかどうかを判定する。操作モードでなければ、情報取得の処理を続ける。
【０１４８】
操作モードであれば、押下されたボタンがモードクリアボタン７０１であるかを判定する（Ｓ６３２）。モードクリアボタンであれば、操作モードから使用者情報等の情報を入力し、または各機能を選択するユーザ／機能選択モードへ切り替える（Ｓ６３３）。
【０１４９】
モードクリアボタンでなければ、コピー機能の操作入力を受け付けるコピー操作モードであるか判定する（Ｓ６３４）。コピー操作モードであれば、コピー機能の操作命令等の入力を受け付ける処理を行う（Ｓ６３５）。
【０１５０】
コピー操作モードでなければ、ファクシミリ機能の操作入力を受け付けるファクシミリ操作モードであるか判定する（Ｓ６３６）。ファクシミリ操作モードであれば、ファクシミリ機能の操作命令等の入力を受け付ける処理を行う（Ｓ６３７）。
【０１５１】
ファクシミリ操作モードでなければ、スキャナ機能の操作入力を受け付けるスキャナ操作モードであるか判定する（Ｓ６３８）。スキャナ操作モードであれば、スキャナ機能の操作命令等の入力を受け付ける処理を行う（Ｓ６３９）。
【０１５２】
次に、Ｓ６２２において、押下されたボタンがコピー機能選択ボタン６０２であるか判定する。コピー機能選択ボタン６０２であれば、ユーザ／機能選択モードからコピー操作モードに切り替える（Ｓ６２９）。
【０１５３】
コピー機能選択ボタン６０２でなければ、ファクシミリ機能選択ボタン６０３であるか判定する（Ｓ６２４）。ファクシミリ機能選択ボタン６０３であれば、ユーザ／機能選択モードからファクシミリ操作モードに切り替える（Ｓ６３０）。
【０１５４】
ファクシミリ機能選択ボタン６０３でなければ、スキャナ機能選択ボタン６０４であるか判定する（Ｓ６２８）。スキャナ機能選択ボタン６０４であれば、ユーザ／機能選択モードからスキャナ操作モードに切り替える（Ｓ６３１）。
【０１５５】
このような処理により、単一のタッチパネルを用いて、使用者及び再利用者の特定と、利用する機能の選択と、各機能の操作命令の入力を行うことができる。本実施形態によれば、タッチパネル１０５にユーザ指定ボタン３０２群や履歴ユーザ指定ボタン３０６群が一覧表示されるとともに、機能表示領域６０１に機能選択ボタン６０２〜６０４が表示される。したがって、単一の画面中で使用者情報や再利用者情報の入力と機能の選択ができる。
【０１５６】
次に、図１９は第３実施形態を示す図である。
図１９は本発明に係るファイリングシステムの第３実施形態の全体構成を示す図である。なお、本実施形態は、上述した各実施形態と略同等に構成されているので、その図面を流用し同等の構成には同一の符号を付してその説明を省略する。
【０１５７】
図１９に示すように、データ処理装置１００は、通信制御部１０３により受信したファクシミリの画像データを蓄積し再利用するようになっている。すなわち、通信制御部１０３が取込手段を構成する。
【０１５８】
次に、図２０は、このようなデータ処理装置１００の制御装置１１０における、画像データの取り込み処理例を示すフローチャートである。なお、この処理はファクシミリが受信してきたとき開始される。
【０１５９】
まず、図２０に示すように、他のプログラムにより制御されるファクシミリの受信による画像データの取り込みが開始されたか（ファクシミリが受信されてきたか）を判定する（Ｓ７０１）。開始されていなければ、開始されるまで待つ。開始されていれば、取り込みが終了したかを判定し（Ｓ７０２）、取り込みが終了していなければ、終了するまで待つ。
【０１６０】
取り込みが終了していれば、取り込んだ画像データから蓄積するための画像ファイルを作成する（Ｓ７０３）。
【０１６１】
次いで、予め設定者情報として設定されている標準ユーザの情報を使用者情報として設定し（Ｓ７０４）、使用者情報を添付ファイルとして画像ファイルに添付し（Ｓ７０５）、画像ファイル及び添付ファイルの送信を制御するプログラムに、ファイルを作成したことを通知する（Ｓ７０６）。
【０１６２】
このような処理により、通信制御部１０３から受信した画像データを、標準ユーザを使用者として蓄積することができる。
【０１６３】
本実施形態によれば、ファクシミリ受信データのように使用者情報や再利用者情報を取得できない場合でも、予め設定された標準ユーザの情報を添付して蓄積することができ、蓄積後に再利用者情報を追加して、更に変更することができる。したがって、使用者を特定できないときでも画像データを蓄積することができ、蓄積後に再利用可能に管理することができる。
【０１６４】
なお、本実施形態においては、ファクシミリ受信データを蓄積する場合を示したが、本発明はこれに限定されるものではない。
【０１６５】
次に、図２１は、設定情報として設定される標準ユーザの設定方法を示す図である。
【０１６６】
図２１に示すように、標準ユーザの設定は上述した各実施形態の制御装置１１０がＷＥＢサーバ機能を有し、制御装置１１０にネットワークを介して接続されるクライアント装置において、周知のＷＥＢブラウザ８０１を使って制御装置１１０の蓄積装置１０４内に設定されている標準ユーザ設定ページ８０２にアクセスし、標準ユーザ入力領域８０３に標準ユーザとして設定したいユーザのＩＤもしくは名前等を入力し、設定ボタン８０５をマウスクリックすることにより、標準ユーザとして入力したユーザが設定される。誤った入力等をした場合は、入力クリアボタン８０４をマウスクリックすることにより標準ユーザ入力領域８０３の入力がクリアされ、何も入力されていない状態に戻される。
【０１６７】
このような方法によれば、ＷＥＢブラウザを利用して標準ユーザを設定することができる。したがって、データ処理装置１００とネットワークを介して接続されたクライアント装置から標準ユーザを設定入力して、使用者情報や再利用者情報を追加・変更することができる。
【０１６８】
なお、上述した各実施形態においては、サーバ装置をイントラネットを介して制御装置に接続した場合を示したが、本発明はこれに限定されるものではなく、例えばインターネットを介して接続したものや、回線により直接接続したものであってもよい。要するに、制御装置とサーバ装置の間で良好に画像データの転送を行うことができればよい。
【０１６９】
また、上述した各実施形態においては、使用者情報、再利用者情報、及び公開情報を画像データに添付して蓄積する場合を示したが、本発明はこれに限定されるものではない。要するに、使用者情報または再利用者情報により容易に検索ができ、使用者情報または再利用者情報から画像データを読み出し可能であればよい。
【０１７０】
本発明によれば、装置本体により画像データを処理、例えば、複写機能により原稿から画像データを読み取って記録出力（コピー）する際に、再利用を許可するユーザや複数のユーザからなるグループの再利用者情報を添付して、その画像データを蓄積手段に蓄積することにより、蓄積手段内の画像データは、再利用者情報を入力したユーザからの要求でしか検索・読み出しを許可しないようにすることができる。したがって、処理する画像データをバックアップして保管管理することができ、再利用を許可するユーザや複数のユーザからなるグループ以外の者からの検索・読み出しによる再利用を制限することができ、セキュリティを高めることができる。
【０１７１】
また、当該処理を行わせたユーザの使用者情報を添付したり、全ユーザに再利用を許可する公開情報を添付することにより、画像データへのアクセス権を自由に設定でき、セキュリティを確保しつつ蓄積画像データの利用性を向上させることができる。
【０１７２】
また、装置本体により画像データを処理する際に、蓄積を制限する情報を取得することにより、画像データの蓄積処理を取り消すことができ、バックアップの明らかに不要なデータやセキュリティの高いデータを蓄積することを回避することができる。
【０１７３】
また、使用者情報または再利用者情報を取得できない場合には、予め設定された設定者情報を使用者情報とするとともに、使用者情報または再利用者情報の追加や変更を可能とすることにより、使用者情報または再利用者情報を取得できない場合でも、画像データを蓄積して、蓄積後に再利用可能に管理することができる。
【０１７４】
また、蓄積手段の空き容量を表示したり、蓄積手段の空き容量が一定量を下回ったことを警告したりすることにより、また、蓄積する画像データを二次蓄積手段に転送することにより、画像データの取り込みミスを防止することができる。
【０１７５】
また、取得された情報を自動的にまたは手動入力によりクリア可能にする、入力する使用者情報や再利用者情報の一覧表示する、入力の順位に従って使用者と再利用者を決定する、装置本体の機能の選択画面中に使用者情報及び再利用者情報を一覧表示する、ＷＥＢサーバ機能によりクライアント装置から設定者情報を設定可能にする、このようなことをすることにより利用性を向上させることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明に係るファイリングシステムの第１実施形態を示す図であり、その全体構成図である。
【図２】そのシステム内のサーバ装置を示す概略構成図である。
【図３】そのシステム内のタッチパネルの初期画面を示す図である。
【図４】そのシステム内のタッチパネルの次画面を示す図である。
【図５】そのシステム内のタッチパネルのユーザ選択済み画面を示す図である。
【図６】そのシステム内のタッチパネルのグループ選択済み画面を示す図である。
【図７】そのシステム内のタッチパネルの取り込み禁止中画面を示す図である。
【図８】そのシステム内のタッチパネルの警告表示中画面を示す図である。
【図９】そのシステム内の制御装置における情報取得の処理例を説明するフローチャートである。
【図１０】そのシステム内の制御装置における画像データ読み込みの処理例を説明するフローチャートである。
【図１１】そのシステム内の制御装置における画像ファイル送信の処理例を説明するフローチャートである。
【図１２】そのシステム内の制御装置における蓄積の処理例を説明するフローチャートである。
【図１３】そのシステム内の制御装置における再利用処理例を説明するフローチャートである。
【図１４】そのシステム内の制御装置における検索処理例を説明するフローチャートである。
【図１５】本発明に係るファイリングシステムの第２実施形態を示す図であり、その全体構成図である。
【図１６】そのシステム内のタッチパネルのユーザ／機能選択画面を示す図である。
【図１７】そのシステム内のタッチパネルのコピー操作画面を示す図である。
【図１８】そのシステム内の制御装置における情報取得の処理例を説明するフローチャートである。
【図１９】本発明に係るファイリングシステムの第３実施形態を示す図であり、その全体構成図である。
【図２０】そのシステム内の制御装置における画像データ取り込みの処理例を説明するフローチャートである。
【図２１】本発明に係るファイリングシステムにおける標準ユーザ設定画面例を示す図である。
【符号の説明】
１００ データ処理装置
１０１ スキャナ（取込手段）
１０２ プリンタ（出力手段）
１０３ 通信制御部（取込手段、出力手段）
１０４ 蓄積装置（一次蓄積手段）
１０５ タッチパネル（特定手段、公開指定手段、蓄積禁止指定手段、初期化指示手段、一覧表示手段、選択入力手段、切替入力手段、情報表示手段）
１０６ 操作キー
１０７ イントラネット
１０８ サーバ装置（二次蓄積手段）
１０９ 通信回線
１１０ 制御装置（蓄積管理手段、出力手段、特定手段、初期化指示手段、初期化手段、保持手段、計時手段、履歴記憶手段）
２０２ ネットワークＩ／Ｆ
２０３ ＣＰＵ
２０４ ＲＯＭ
２０５ ＲＡＭ
２０８ ディスプレイＩ／Ｆ
２０９ ディスプレイ
２０６ ディスクＩ／Ｆ
２０７ ハードディスク装置
２１０ キーボードＩ／Ｆ
２１１ キーボード
３０１ タッチパネル（特定手段、公開指定手段、蓄積禁止指定手段、初期化指示手段、一覧表示手段、選択入力手段、切替入力手段、情報表示手段）
３０２ ユーザ指定ボタン（使用者特定手段、再利用者特定手段、一覧表示手段、選択入力手段）
３０３ クリアボタン（初期化指示手段）
３０４ 取り込み禁止ボタン（蓄積禁止指定手段）
３０５ 履歴情報表示領域
３０６ 履歴ユーザ指定ボタン（使用者特定手段、選択入力手段、一覧表示手段）
３０７ 次画面切替ボタン（切替入力手段）
３０８ 前画面切替ボタン（切替入力手段）
３０９ 空き容量表示領域（情報表示手段）
３１０ メッセージ表示領域（情報表示手段）
３１１ 公開ボタン（公開指定手段）
４０１ グループ指定ボタン（再利用者特定手段、選択入力手段、一覧表示手段）
５０１ ｕｓｅｒ９の履歴ユーザ指定ボタン
５０２ ｕｓｅｒ９のユーザ指定ボタン
５０３ ｕｓｅｒ１１のユーザ指定ボタン
５０４ ｕｓｅｒ１２のユーザ指定ボタン
６０１ ｇｒｏｕｐ９のグループ指定ボタン
６０１ 機能表示領域
６０２ コピー機能選択ボタン
６０３ ファクシミリ送信機能選択ボタン
６０４ スキャナ機能選択ボタン
７０１ モードクリアボタン
７０２ スタートボタン
７０３ テンキー
８０１ ＷＥＢブラウザ
８０２ 標準ユーザ設定ページ
８０３ 標準ユーザ入力領域
８０４ 入力クリアボタン
８０５ 設定ボタン

Claims (8)

1. 装置本体に搭載されて該装置本体の処理する画像データを取り込む取込手段と、取り込まれた画像データを蓄積する蓄積手段と、蓄積手段に蓄積する画像データに前記装置本体により画像データを処理する使用者情報及び前記蓄積手段に蓄積する画像データの検索・読み出しを許可するユーザ単位またはグループ単位の一方あるいは双方の再利用者情報を対応付けして該画像データを検索・読み出し可能に管理する蓄積管理手段と、蓄積手段に蓄積されている画像データを蓄積管理手段の管理する前記使用者情報または前記再利用者情報により検索・読み出して再利用可能に出力する出力手段と、により構築されるファイリングシステムであって、
   前記使用者情報を取得する使用者特定手段と、前記再利用者情報を１または２以上取得する再利用者特定手段と、を備え、
   前記特定手段は、前記使用者情報または前記再利用者情報として名前またはＩＤの一方または双方を一覧表示する一覧表示手段と、一覧表示手段に表示されている前記使用者情報または前記再利用者情報を選択入力する選択入力手段と、前記使用者情報または前記再利用者情報毎の取得回数を記憶する履歴記憶手段とを有し、
   前記蓄積管理手段は、取込手段から送られてきた画像データを蓄積手段に蓄積させると共に使用者特定手段により取得された使用者情報及び再利用者特定手段により取得された再利用者情報をそれぞれ蓄積手段の蓄積する画像データに対応付けして管理し、
   前記特定手段は、前記履歴記憶手段内の取得回数に基づいて前記使用者情報または前記再利用者情報のうちの一部を一覧表示手段に一覧表示し、一覧中からの選択により使用者情報または再利用者情報を取得し、
   前記出力手段は、指定された前記使用者情報または前記再利用者情報の一致する画像データを検索・読み出して再利用可能に出力することを特徴とするファイリングシステム。
2. 装置本体に搭載されて該装置本体の処理する画像データを取り込む取込手段と、取り込まれた画像データを蓄積する蓄積手段と、蓄積手段に蓄積する画像データに前記装置本体により画像データを処理する使用者情報及び前記蓄積手段に蓄積する画像データの検索・読み出しを許可するユーザ単位またはグループ単位の一方あるいは双方の再利用者情報を対応付けして該画像データを検索・読み出し可能に管理する蓄積管理手段と、蓄積手段に蓄積されている画像データを蓄積管理手段の管理する前記使用者情報または前記再利用者情報により検索・読み出して再利用可能に出力する出力手段と、により構築されるファイリングシステムであって、
   前記使用者情報を取得する使用者特定手段と、前記再利用者情報を１または２以上取得する再利用者特定手段と、備え、
   前記特定手段は、前記使用者情報または前記再利用者情報として名前またはＩＤの一方または双方を一覧表示する一覧表示手段と、一覧表示手段に表示されている前記使用者情報または前記再利用者情報を選択入力する選択入力手段とを有し、
   前記蓄積管理手段は、取込手段から送られてきた画像データを蓄積手段に蓄積させると共に使用者特定手段により取得された使用者情報及び再利用者特定手段により取得された再利用者情報をそれぞれ蓄積手段の蓄積する画像データに対応付けして管理し、
   前記特定手段は、前記一覧表示手段により表示されている一覧中の前記選択入力手段による選択入力の順位に従って使用者情報および再利用者情報を取得し、
   前記出力手段は、指定された前記使用者情報または前記再利用者情報の一致する画像データを検索・読み出して再利用可能に出力することを特徴とするファイリングシステム。
3. 装置本体に搭載されて該装置本体の処理する画像データを取り込む取込手段と、取り込まれた画像データを蓄積する蓄積手段と、蓄積手段に蓄積する画像データに前記装置本体により画像データを処理する使用者情報及び前記蓄積手段に蓄積する画像データの検索・読み出しを許可するユーザ単位またはグループ単位の一方あるいは双方の再利用者情報を 対応付けして該画像データを検索・読み出し可能に管理する蓄積管理手段と、蓄積手段に蓄積されている画像データを蓄積管理手段の管理する前記使用者情報または前記再利用者情報により検索・読み出して再利用可能に出力する出力手段と、により構築されるファイリングシステムであって、
   前記使用者情報を取得する使用者特定手段と、前記再利用者情報を１または２以上取得する再利用者特定手段と、を備え、
   前記特定手段は、前記使用者情報または前記再利用者情報として名前またはＩＤの一方または双方を一覧表示する一覧表示手段と、一覧表示手段に表示されている前記使用者情報または前記再利用者情報を選択入力する選択入力手段とを有し、
   前記蓄積管理手段は、取込手段から送られてきた画像データを蓄積手段に蓄積させると共に使用者特定手段により取得された使用者情報及び再利用者特定手段により取得された再利用者情報をそれぞれ蓄積手段の蓄積する画像データに対応付けして管理し、
   前記特定手段は、前記取込手段が画像データの複写機能、送信機能、受信機能、読取出力機能あるいは記録出力機能のうちの少なくとも２以上を備える装置本体に搭載される場合には、前記一覧表示手段により前記使用者情報または前記再利用者情報の一覧を該装置本体の機能の選択画面中に表示し、一覧中からの選択により使用者情報または再利用者情報を取得し、
   前記出力手段は、指定された前記使用者情報または前記再利用者情報の一致する画像データを検索・読み出して再利用可能に出力することを特徴とするファイリングシステム。
4. 前記特定手段を、画像データの複写機能、送信機能あるいは読取出力機能のうちの少なくとも１以上を備えて使用者により操作される装置本体に前記取込手段が搭載されているのにも拘わらずに、前記使用者情報または前記再利用者情報を取得できない場合には予め設定された設定者情報を使用者情報とするように構成し、
   前記蓄積管理手段を、前記使用者情報または前記再利用者情報の追加または変更の一方または双方を可能に構成したことを特徴とする請求項１から３のいずれかに記載のファイリングシステム。
5. 前記特定手段を、画像データの受信機能あるいは記録出力機能の一方または双方を備えて使用者により直接操作されない装置本体に前記取込手段が搭載されているために、前記使用者情報または前記再利用者情報を取得できない場合には予め設定された設定者情報を使用者情報とするように構成し、
   前記蓄積管理手段を、前記使用者情報または前記再利用者情報の追加または変更の一方または双方を可能に構成したことを特徴とする請求項１から３のいずれかに記載のファイリングシステム。
6. 前記蓄積管理手段は、ＷＥＢサーバ機能による前記設定者情報を設定するページを有して、該ページでネットワークを介して接続されるクライアント装置から設定者情報を設定可能に構成したことを特徴とする請求項４または５に記載のファイリングシステム。
7. 前記蓄積手段の空き容量を計測する計測手段および情報を表示出力する情報表示手段を備え、
   前記蓄積管理手段は、計測手段の計測結果に基づいて蓄積手段の空き容量または蓄積手段の空き容量が一定量を下回ったことの警告を情報表示手段に表示出力することを特徴とする請求項１から６のいずれかに記載のファイリングシステム。
8. 前記蓄積手段として、前記装置本体に内蔵あるいは直接接続される一次蓄積手段および当該装置本体に通信線を介して接続される二次蓄積手段を有すると共に、
   前記蓄積管理手段に、予め設定されたタイミングあるいは任意のタイミングに一次蓄積手段に蓄積する画像データを二次蓄積手段に転送する転送手段を設けたことを特徴とする請求項１から７のいずれかに記載のファイリングシステム。

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