DE19534255C2

DE19534255C2 - Verfahren zur Verteilung von Fax-Dokumenten über ein EDV-System

Info

Publication number: DE19534255C2
Application number: DE1995134255
Authority: DE
Inventors: Manfred Baumkoetter
Original assignee: Deutsche Telekom AG
Current assignee: Deutsche Telekom AG
Priority date: 1995-09-15
Filing date: 1995-09-15
Publication date: 1999-08-05
Anticipated expiration: 2015-09-16
Also published as: DE19534255A1

Description

Nach dem Stand der Technik werden Fax-Dokumente immer von bestimmten Faxgeräten empfangen. Eine Unterverteilung von empfangenen Dokumenten erfolgt in der Regel manuell. In größeren Betrieben werden mehrere Faxgeräte in verschiede nen Abteilungen aufgestellt. Um seine Dokumente gezielt zu versenden, muß ein Absender die genaue Rufnummer des Fax gerätes in der entsprechenden Unterabteilung kennen. Da bei größeren Betrieben aber häufig nur eine Zentralfaxrufnummer veröffentlicht wird, wird ein Großteil der ankommenden Dokumente an zentralen Stellen empfangen. Dadurch entsteht insbesondere zusätzlicher manueller Aufwand bei der zielgenauen Verteilung der per Fax empfangenen Dokumente.

In EP 0 465 011 A2 wird ein Verfahren zur Verteilung von Faxdokumenten über ein EDV-System beschrieben. Dieses Verfahren basiert auf der Codierung einer E-Mail-Adresse in einer Fax-Mitteilung und der Leitweglenkung der Fax- Mitteilung an ein Ziel in einem Netz. Dabei ist unabdingbar, daß die Fax-Mitteilung strichcodierte Nachrichtenköpfe auf der 1. Seite enthält und daß mindestens einer dieser Nachrichtenköpfe den Namen des Empfängers enthält, welcher zugleich Nutzer in diesem Netz ist. Ein Faxserver, der die ankommende Faxmitteilung empfängt, prüft die erste Seite der ankommenden Fax- Mitteilung und lokalisiert die strichcodierten Nachrichtenköpfe. Wenn ein Nachrichtenkopf mit Angabe des Empfängers (TO: header) gefunden wird, wird er zur Ermittlung der entsprechenden E-Mail-Adresse genutzt und das Fax wird automatisch als E-Mail im Netz an den Empfänger geleitet.

Die Lösung EP 0 465 011 ist auf einen begrenzten Nutzerkreis beschränkt, welcher bereit und in der Lage ist, auf dem ersten Blatt seiner Fax-Mitteilung strichcodierte Nachrichtenköpfe zu plazieren, von denen einer seinen Namen enthält. Voraussetzung für die Nutzer des beschriebenen Verteilernetzes ist dabei der Zugriff sowohl auf eine Codier-, als auch auf eine Decodiereinrichtung.

Die der Erfindung zugrunde liegende Aufgabe ist auf ein Verfahren zur Verteilung von Fax-Dokumenten über ein EDV- Verfahren ausgerichtet, bei dem die beschriebenen Nachteile vermieden werden.

Die Aufgabe wird dadurch gelöst, daß ein Rechner (beispielsweise ein PC) mit mindestens einem Fax-Modem verbunden wird. In diesem PC wird nun eine Vorlage einge scannt. Auf der Vorlage befindet sich beispielsweise ein Firmenlogo. Der Betreiber des Systems wünscht, daß alle eingehenden Dokumente, die dieses Logo enthalten, an eine bestimmte Abteilung weitergeleitet werden. Das Dokument wird auf dem Bildschirm sichtbar gemacht. Der Bereich, in dem sich das Logo befindet, wird markiert, indem beispiels weise mit einer Maus ein Fenster aufgezogen/gezogen wird. (Es können im Prinzip beliebige Bereiche, wie zum Beispiel der Absenderadresstext oder eine Strichcodierung, markiert werden.) Die Suche nach dem markierten Bereich kann aus schließlich an der Orginalposition wie auch an einer be liebigen Position erfolgen. Dem markierten Bereich wird eine Zielrufnummer/Adresse zugeordnet und die Informationen werden im System abgespeichert. (Es können auch mehrere Ziele zugeordnet werden.)

Wenn nun ein Fax-Dokument empfangen wird, wird es zuerst im PC abgespeichert.

Nach dem Stand der Technik sind Verfahren bekannt, nach denen Bilder elektronisch mit Computern verglichen werden. Derartige Verfahren werden beispielsweise in der Verbre chensbekämpfung angewendet. Diese oder vergleichbare Verfahren werden auch im Rahmen der erfindungsgemäßen Lösung angewendet, wobei aber zwei Dinge zu beachten sind:

1. Die ankommenden Fax-Dokumente können um 180 Grad verdreht ankommen. Dieses Problem läßt sich durch einen doppelten Vergleich lösen.
2. Der Inhalt der ankommenden Fax-Dokumente kann durch Übertragungs- und/oder Lesefehler mehr oder weniger verfälscht werden. Diese Tatsache muß beim Bildvergleich durch variable Toleranzgrenzen berücksichtigt werden.

Nachdem das Dokument empfangen wurde, werden die in den Vorlagedokumenten markierten Bereiche in dem empfangenen Dokument durch die o. a. Verfahren gesucht. Wenn nun der Bereich mit dem o. a. Firmenlogo in dem Dokument gefunden wurde, wird das Dokument nach den dem Bereich zugeordneten Zielinformationen weitergeleitet. Im einfachsten Fall kann das Fax-Dokument über das Fax-Modem an ein Zielfaxgerät weitergeleitet werden. Dabei kann das Zielfaxgerät an jeder beliebigen Rufnummer angeschlossen sein (Nebenstellen der firmeneigenen Telefonanlage, wie auch Rufnummern bei Mitar beitern an anderen Stellen). Das Ziel, an da s ein Dokument weitergeleitet wird, kann auch zeitabhängig gemacht werden.

Denkbar wäre z. B., daß der Chef einer Firma bestimmte nach dem erfindungsgemäßen Verfahren selektierte Dokumente ab einer bestimmten Uhrzeit anstatt in sein Büro in seine Pri vatwohnung weiterleiten läßt. Ein vollständiges Weiterlei ten aller Dokumente ab einer bestimmten Uhrzeit wäre eben falls möglich.

Bei einem empfangenen Dokument, bei dem keine Bereiche nach den gespeicherten Vorlagen gefunden wurden, kann das Doku ment an ein Standardausgabegerät gegeben werden. Hierbei kann es sich um einen Drucker oder ein Faxgerät handeln. Desweiteren ist auch möglich, das Dokument vorerst nur ab zuspeichern. Die so abgespeicherten Dokumente können dann von einem Benutzer gesichtet und manuell mit Zielinforma tionen versehen werden. Mit diesen Zielinformationen wird das Dokument dann entsprechend weitergeleitet.

Zum Einlesen/Einscannen der Vorlagen ist ein Scanner nicht unbedingt erforderlich. Es ist ebenfalls möglich, einmal empfangene Fax-Dokumente als Vorlagen zu verwenden. Das Markieren der Bereiche, das Zuordnen der Zielinformationen und das Abspeichern erfolgt dann wie bereits beschrieben.

Ein empfangenes Dokument muß nicht zwingend an ein Faxgerät weitergeleitet werden. Es kann auch z. B. über ein Netzwerk zu einem weiteren PC übertragen werden. Wenn das Dokument vorher in ein druckbares Format umgewandelt wird, kann es auch über ein Netzwerk direkt zu einem Drucker geschickt werden.

Um die Betriebssicherheit des Systems zu verbessern, kann eine Firma vorgedruckte Formulare an ihre Geschäftspartner verteilen. In diesen Formularen sollten sich dann besondere Kennzeichen befinden, nach denen das erfindungsgemäße System die empfangenen Dokumente besonders sicher verteilen kann. Auch könnte beispielsweise mit einem Stempel, der eine bestimmte Grafik enthält, oder mit einem Textblock ein bestimmtes Ziel direkt adressiert werden. Eine genormte oder vereinbarte Position für die Zielinformation kann die Verteilsicherheit bzw. die Geschwindigkeit der Verteilung ebenfalls erhöhen.

Um die Leistungsfähigkeit des EDV-Systems zu erhöhen, können an dem System mehrere Geräte zum Empfangen und Senden angeordnet werden. Dazu gehören ISDN- Karten/Adapter, Modems und LAN/Netzwerkkarten. Durch diese Zusätze enthält das EDV-System mehrere Sende- und Empfangsmöglichkeiten, die auch gleichzeitig genutzt werden können. Ein per Fax-Modem empfangenes Fax-Dokument kann beispielsweise über die ISDN-Karte an ein betriebsinternes ISDN-Faxgerät oder über die Netzwerkkarte an einen Drucker weitergeleitet werden. Das Weiterleiten eines Dokuments per. ISDN minimiert die Gebühren. Denkbar wäre auch ein zeitversetztes Weiterleiten der Dokumente, um Gebührenvorteile, besonders bei Fernverbindungen, zu nutzen.

Für die Dokumentation des Fax-Verkehrs bzw. um zu dokumentieren, welches eingegangene Fax-Dokument wohin weitergeleitet wurde, sollte in dem System eine Liste/Datei geführt werden, in der laufend dokumentiert wird, welches empfangene Dokument wann, wohin weitergeleitet wurde.

Claims

1. Verfahren zur Verteilung von Fax-Dokumenten über ein EDV-System, wobei ein Muster-Dokument in das EDV-System übernommen und auf einem Bildschirm sichtbar gemacht wird, dadurch gekennzeichnet,

1. daß ein den Absender kennzeichnender Bildbereich auf dem Muster-Dokument ermittelt und gekennzeichnet wird, dessen Inhalt eine möglichst eindeutige Zuordnung von ankommenden Fax Dokumenten mit identischem Bildbereich ermöglicht,
2. daß dem gekennzeichneten Bildbereich eine Zielinformation zugeordnet wird, und daß sowohl der Inhalt des gekennzeichneten Bildbereiches als auch die dazugehörige Zielinformation in einem Speicher des EDV- Systems eingespeichert werden,
3. daß ein im EDV-System eingehendes Fax-Dokument automatisch auf das Vorhandensein eines Bildbereiches abgeprüft wird, dessen Inhalt identisch mit einem im EDV-System eingespeicherten Bildbereich ist,
4. daß bei Übereinstimmung des Inhaltes eines Bildbereiches des empfangenen Fax-Dokuments mit dem Inhalt eines im EDV-Sytem gespeicherten Bildbereiches, das Fax-Dokument automatisch über die dem Bildbereich zugeordnete Zielinformation an den/die durch die Zielinformation bezeichneten Teilnehmer/Endstellen weitergeleitet wird.

2. Verfahren nach Anspruch 1 dadurch gekennzeichnet, daß ein im EDV-System eingehendes Fax-Dokumente bei dem keine der im EDV-System gespeicherten Bildinformationen erkannt werden konnte, an ein vorgegebenes Standardziel zur Ausgabe/Bearbeitung weitergeleitet wird.

3. Verfahren nach Anspruch 1 dadurch gekennzeichnet, daß ein eingehendes Fax-Dokument, bei dem keine Bildinformation erkannt werden konnte, im EDV- System gespeichert, gesichtet und manuell mit einer Zielinformation gekennzeichnet wird, und daß das Fax- Dokument danach entsprechend der Zielinformation automatisch über das EDV-System zum bestimmungsgemäßen Empfänger weitergeleitet wird.

4. Verfahren nach Anspruch 1 dadurch gekennzeichnet, daß im EDV-System eingehende bzw. eingegangene Fax- Dokumente als Musterdokumente genutzt werden.

5. Verfahren nach Anspruch 1 dadurch gekennzeichnet, daß im EDV-System automatisch eine Nachweisdatei erstellt wird, aus der der Verbleib der verteilten Fax-Dokumente zu ersehen ist.

6. Verfahren nach Anspruch 1 dadurch gekennzeichnet, daß ein im Fax-Format empfangenes Dokument vom Fax-Format in ein vom Zielgerät verwertbares Format umgewandelt und mit Hilfe der gewonnenen Zielinformation über ein Netzwerk an das bestimmungsgemäße Zielgerät weitergeleitet wird.

7. Verfahren nach Anspruch 1 dadurch gekennzeichnet, daß im EDV-System mehrere Ein/Ausgangssysteme wie Modems, ISDN Karten oder LAN Karten angeordnet werden, um gleichzeitiges bzw. mehrfaches Weiterleiten bzw. Empfangen zu ermöglichen.

8. Verfahren nach Anspruch 1 dadurch gekennzeichnet, daß die gespeicherten Zielinformationen um eine Zeitkomponente in Verbindung mit weiteren Zielinformationen erweitert werden, die bewirken, daß das Fax-Dokument vom EDV-System zu definierten Zeiten an andere/weitere Ziele/Endgeräte weitergeleitet wird.

9. Verfahren nach Anspruch 1 dadurch gekennzeichnet, daß weiterzuleitende Fax-Dokumente zeitversetzt weitergeleitet werden.