JP5195519B2 - 文書管理装置、文書処理システム、文書管理方法 - Google Patents

Description

本発明は、入力された文書の画像データと印刷した文書の対応関係を管理する文書管理装置に関し、印刷した文書から入力された文書を特定できる文書管理装置、文書処理システム及び文書管理方法に関する。

情報システムやネットワークが普及するにつれ、企業間、企業内の部署間の情報のやり取りは、電子文書をネットワーク経由で送受信する態様が大きな割合を占めるようになった。しかし、インフラである電話回線やＦＡＸ送受信機の普及率の高さ、紙媒体の取り扱いやすさから、ＦＡＸにより情報をやり取りする業務態様も根強く残っている。ＦＡＸが画像データをデジタルとして取り扱うことを利用して、受信したＦＡＸの受付処理などにおいて、イメージワークフローと呼ばれる画像ベースの情報エントリーシステムの導入も行われている。こうすることで、受信したＦＡＸによる申込み内容の確認業務を効率的に行うことが可能になる。しかし、イメージワークフローでは、画像データをディスプレイ上に表示することができるが、一般のディスプレイの大きさや解像度では通常のＦＡＸ画像（A4/200DPI）を表示するには、縮小表示することが必須となってしまい、視認性が低下してしまう。このため、イメージワークフローはそれほど普及しているとは言えない。

また、電子化された文書と紙文書が混在しているような業務フローにおいて、紙文書と電子化された文書との対応付付けを容易にするための技術が提案されている（例えば、特許文献１参照。）。特許文献１には、業務フローのアクションに従って発生する文書を一意に識別できる文書識別コード、該文書を制御する制御情報、該文書にアクセスするための文書リンクを記憶しておき、業務フローに従って生成された文書に制御情報を付する業務支援システムが開示されている。

また、入力した画像にフォーム画像を合成して印刷する際、フォーム画像を符号化しておきそれを埋め込んだフォーム合成画像を印刷したり、また、フォーム合成画像を読み取って、埋め込まれたフォーム画像を復元して印刷、登録する技術が考えられている（例えば、特許文献２参照。）。こうすることで、フォーム画像を利用した印刷の利便性が向上し、フォーム画像の再利用性が向上するとしている。

また、紙文書を用いたワークフローシステムで、ワークフローに使用する帳票を印刷し，その帳票に手書きで記入してスキャナで読み取る文書処理装置が提案されている（例えば、特許文献３参照。）。この文書処理装置によれば、帳票に埋め込まれているＩＤに基づき特定された帳票定義に従って記入領域の記入の有無などを判定し、記入の内容に応じた出力を行うことができる。また、この文書処理装置は、出力態様の一つとして、別の帳票に手書きの記入内容などを合成印刷するよう指定することができる。

しかしながら、従来のイメージワークフローは、画像データの一部の取り扱い性の向上について充分に考慮されていないという問題がある。例えば、特許文献１記載の業務支援システムでは、各文書にアクセスできても文書の一部を指定することはできない。画像データの一部のみが必要な場合、それだけを取り出すようなことができないため、原稿が複数枚あれば、原稿の画像データの全体を印刷するため、用紙の消費量が膨大になってしまうという問題がある。

また、例えば特許文献２に記載の技術では、紙帳票に復元したいデータを符号化し埋め込んでいるため、システム側に復元データを管理する仕組みを持つ必要がないが、一方で、符号化して埋め込む領域の大きさには限りがあり、復元したいデータを全て埋め込むことができるとは限らないという問題がある。
これに対し、特許文献３記載の文書管理装置は、記入の内容を複数の帳票に印刷することができるが、元の画像データを復元することについて考慮されていないため、画像データの全体が必要になったときに利便性が低下するという問題がある。

本発明は、これら問題を解決するために、業務に必要な部分的な領域を抽出して提供し、かつ、必要に応じて原本である元の文書を簡単に提供できる文書管理装置、文書処理システム及び文書管理方法を提供することを目的とする。

上記課題に鑑み、本発明は、レイアウトが定義された元文書の元画像データを取得する画像データ取得手段（例えば、ＦＡＸ受信部５１，画像受信部５５）と、前記元文書を一意に特定する文書ＩＤと共に、前記元文書の前記レイアウトを判別するレイアウト情報を記憶したレイアウト情報記憶手段（例えば、帳票定義リスト５７）と、前記レイアウト情報と前記元画像データのレイアウトを比較して、前記元文書の前記文書ＩＤを判別する元文書判別手段（例えば、帳票定義管理部５６）と、前記文書ＩＤ毎に、前記元画像データの部分領域を指定する部分領域情報を記憶した部分領域情報記憶手段（例えば、帳票定義リスト５７）と、前記部分領域情報が指定する、前記元画像データの前記部分領域を抽出する部分領域抽出手段（例えば、帳票処理部５２）と、前記文書ＩＤに対応づけて、前記部分領域毎に、用紙における配置情報を記憶した配置情報記憶手段（例えば、入出力対応テーブル５９）と、前記配置情報に従い前記部分領域が配置された合成画像データと、該合成画像データを一意に識別する識別情報を該合成画像データに形成する合成画像データ生成手段（例えば、文書生成部６０）と、前記識別情報を、前記元画像データに対応づけてデータ記憶手段（例えば、コンテンツデータＤＢ５４）に記憶させるデータ蓄積手段（例えば、データ蓄積部５３）と、前記合成画像データが形成された合成文書を印刷する印刷手段と、を有することを特徴とする文書管理装置を提供する。

業務に必要な部分的な領域を抽出して提供し、かつ、必要に応じて原本である元の文書を簡単に提供できる文書管理装置を提供することができる。

文書管理システムの概略を説明する図の一例である。 文書管理システムの構成図の一例である。 文書処理サーバのハードウェア構成図の一例である。 デジタル複合機のハードウェア構成の一例を示す図である。 文書管理システムの機能ブロック図の一例である。 操作部のタッチパネルに表示された選択キーの一例を示す図である。 帳票定義リストの一例を示す図である。 元文書の判別を説明する図の一例である。 帳票定義ファイルに記述された帳票定義の一例を示す図である。 入出力対応テーブルの一例を示す図である。 合成画像データ用の帳票定義の一例を示す図である。 いくつかの帳票定義ファイルの背景情報を視覚的に示す図の一例である。 コンテンツＩＤ管理テーブルの一例を示す図である。 オリジナル文書印刷モードにおける文書管理システムの機能ブロック図の一例を示す図である。 合成文書印刷モードにおける文書管理システムのシーケンス図の一例である。 オリジナル文書印刷モードにおける文書管理システムのシーケンス図の一例である。 文書管理システムの構成図の一例である（実施例２）。 文書管理システムの機能ブロック図の一例である（実施例２）。 オリジナル文書印刷モードにおける文書管理システムの機能ブロック図の一例である（実施例２）。 オリジナル文書印刷モードの手順を模式的に説明する図の一例である。 操作部のタッチパネルに表示された選択キーの一例を示す図である（実施例２）。 元文書Ａと合成文書αの関係の一例を示す図である。 文書管理システムの機能ブロック図の一例である（変形例）。

以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を参照しながら実施例を挙げて説明する。

図１（ａ）（ｂ）は、文書管理システム５００の概略を説明する図の一例である。図１（ａ）は、元文書Ａを合成して合成文書αを印刷する合成文書印刷モードを、図１（ｂ）は合成文書αをスキャンして元文書Ａを印刷するオリジナル文書印刷モードを、それぞれ模式的に示す。

まず、図１（ａ）の合成文書印刷モードについて説明する。元文書Ａは、例えば、業務に用いるアンケート用紙や保証書等、レイアウトが定まっている文書である（以下、総称して「帳票」という場合がある）。元文書Ａは、その業務で用いる１セットの文書の集合であり、ページ数の下限は１ページ、上限はない。図１では、元文書Ａは３ページで１セットである。文書管理システム５００は、元文書Ａのレイアウトに基づき抽出すべき記入領域ａ〜ｄの位置情報を予め定義している。

デジタル複合機１００が、電話回線網４０１又はネットワーク２０１を介して元文書Ａの電子データである元画像データを取得すると、デジタル複合機１００は、元画像データのレイアウトを判別して、この帳票に対し定義された記入領域ａ〜ｄの位置と大きさに基づき、元画像データから記入領域ａ〜ｄを抽出する（その記入領域のコピーデータを取得する）。なお、元画像データは不図示の文書処理サーバ２００やデジタル複合機１００に記憶される。

また、文書管理システム５００は、元文書Ａに対し記入領域ａ〜ｄの配置情報を予め定義している。文書管理システム５００は、レイアウトに基づき元文書Ａを識別すると、記入領域ａ〜ｄの配置情報に従い、記入領域ａ〜ｄを用紙１枚分の画像データに配置する。この画像データを「合成画像データ」という。また、合成画像データには、後に識別するためのシンボル（例えばバーコード）１１が形成（配置）されている。

そして、文書管理システム５００は、合成画像データをプリントアウトしたり、ユーザのＰＣ（Personal Computer）に送信する。したがって、文書管理システム５００は、合成画像データを用紙に印刷することができる（以下、合成画像データが印刷された用紙を「合成文書α」という）。このように、複数の元画像データからユーザが所望する記入領域ａ〜ｄのみを合成するので、印刷に消費する紙の消費量を最小限に抑制でき、かつ、紙媒体の資料の取り扱いが容易になる。

続いて、図１（ｂ）を用いて、オリジナル文書印刷モードについて説明する。デジタル複合機１００が、合成画像データを印刷した合成文書αをスキャンすると、そのシンボル１１を逆変換して、元文書Ａを特定する。そして、デジタル複合機１００は、文書処理サーバ２００やデジタル複合機１００から 元文書Ａの元画像データを読み出し、及び、元画像データに関連した添付文書があればそれを印刷する。復元されたオリジナル文書β１〜β３はスキャンされた元文書Ａと同じものであるが、両者を区別するため、復元された文書を「オリジナル文書」という。また、オリジナル文書β１〜β３を区別しない場合、オリジナル文書βという。

こうすることで、合成文書αをスキャナで読取るだけで、合成文書αに配置された記入領域ａ〜ｄを有する元文書Ａを復元することができるので、合成文書αが判読しづらい場合や全文を読みたい場合などに、ユーザはオリジナル文書βを容易に入手することができる。

〔システム構成〕
図２は、文書管理システム５００の構成図の一例を示す。文書管理システム５００は、電話回線網４０１に接続された文書処理サーバ２００、文書処理サーバ２００とＬＡＮやインターネットなどのネットワーク２０１経由で接続された一台以上のデジタル複合機１００を有する。また、好適な実施形態として、電話回線網４０１には任意のＦＡＸ端末４００が接続されている。ＦＡＸ端末４００のユーザにとって、文書処理サーバ２００のＦＡＸ番号は既知である。電話回線網４０１でなくネットワーク２０１を介してＦＡＸを送受信してもよい。

文書処理サーバ２００が元画像データを取得する態様はいくつかある。すなわち、ＦＡＸ端末４００から受信する態様、デジタル複合機１００が元文書Ａをスキャンして元文書Ａの元画像データを文書処理サーバ２００に送信する態様、不図示のＰＣから文書処理サーバ２００に送信する態様等である。

ユーザは、デジタル複合機１００を操作することで文書処理サーバ２００を利用する。例えば、ユーザは、合成文書αを印刷するかオリジナル文書βを印刷するかをデジタル複合機１００に設定できるようになっている。以下、合成文書αを印刷する動作モードを合成文書印刷モードといい、オリジナル文書βを印刷する動作モードをオリジナル文書印刷モードという。

文書処理サーバ２００が合成文書印刷モードの状態で、例えば、文書処理サーバ２００が外部のＦＡＸ端末４００から元画像データを受信すると、元画像データの記入領域を合成した合成画像データを生成し、ユーザが指定したデジタル複合機１００に送信する。デジタル複合機１００は合成画像データを用紙に印刷する。これにより、ユーザは合成文書αを取得できる。

また、文書処理サーバ２００が合成文書印刷モードの状態で、ユーザがデジタル複合機１００のフィーダ上に、元紙文書をセットしスキャンを実行すると、文書処理サーバ２００はＦＡＸ受信を用いた場合と同様に元画像データをデジタル複合機１００から受信する。文書処理サーバ２００はスキャンして得られた元画像データから合成画像データを生成し、ユーザが指定したデジタル複合機１００に送信する。デジタル複合機１００は合成画像データを用紙に印刷する。これにより、ユーザは合成文書αを取得できる。

また、文書処理サーバ２００がオリジナル文書印刷モードの状態で、ユーザが合成文書αをデジタル複合機１００のフィーダ上にセットしスキャンを実行すると、文書処理サーバ２００は合成文書αの合成画像データを受信する。文書処理サーバ２００は、合成画像データを生成するため記入領域が抽出された元画像データをＨＤＤ（Hard Disk Drive）２４から読み出し、ユーザが指定するデジタル複合機１００に送信する。デジタル複合機１００は元画像データを用紙に印刷する。これにより、ユーザはオリジナル文書β１〜β３を取得できる。

〔ハードウェア構成〕
図３は、文書処理サーバ２００のハードウェア構成図の一例を示す。文書処理サーバ２００は、それぞれバスで相互に接続されているＣＰＵ２１、ＲＡＭ２２、ＲＯＭ２３、ＨＤＤ２４、入力装置２５、表示制御部２６、記憶媒体装着部２７及び通信装置２８、を有するコンピュータを実体とする。

ＣＰＵ２１は、ＨＤＤ２４から文書管理プログラム３０を読み出しプログラムに記述されたコードを実行することで、文書処理サーバ２００を統括的に制御する。ＲＡＭ２２は、ＤＲＡＭなどの揮発性メモリで、ＣＰＵ２１が文書管理プログラム３０を実行する際の作業エリアとなる。ＲＯＭ２３には、ＢＩＯＳ（Basic Input/Output System）やマウスやキーボード等のハードウェアと最低限のアクセスを可能とするデバイスドライバ等を記憶している。ＢＩＯＳからブートローダを呼び出すことで、ＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ）を起動することができる。ＨＤＤ２４は、文書管理プログラム３０、ＯＳ、後述する帳票定義ファイル等のファイルを記憶している。ＨＤＤ２４でなくＳＳＤ（Solid State Drive）を搭載してもよい。

入力装置２５は、マウスやキーボードなど、管理者が文書処理サーバ２００を操作する指示を入力するための装置である。表示制御部２６はディスプレイ３２と接続され、例えば文書管理プログラム３０やＯＳからのＡＰＩ（Application Program Interface）を用いた描画要求を受け取り、所定の解像度や色数で、ＧＵＩ（Graphical User Interface）画面をディスプレイ３２に表示する。記憶媒体装着部２７は、ＣＤ−ＲＯＭ２３やＤＶＤ−ＲＯＭ２３等の光ディスクメディア、フラッシュメモリ等のメモリカード３３が脱着可能に構成され、これらのメモリカード３３からデータを読み出し、また、メモリカード３３にデータを書き込む際に利用される。文書管理プログラム３０は、メモリカード３３に記憶された状態で配布され、メモリカード３３から読み出されＨＤＤ２４にインストールされる。なお、文書管理プログラム３０は、ネットワーク２０１に接続された不図示のサーバから文書処理サーバ２００にダウンロードされてもよい。

通信装置２８は、ＬＡＮやインターネットなどのネットワーク２０１に接続するためのインターフェイスであり、例えばイーサネット（登録商標）カードを実体とする。通信装置２８は、所定のアプリケーションプログラム（例えば、デジタル複合機が実行するプログラム）がＨＴＴＰやＦＴＰ等に従って生成したデータを受信する。また、通信装置２８は、ＯＳＩ基本参照モデルの物理層、データリンク層に規定されたプロトコルに従う処理を施してネットワーク２０１に送出する。ネットワーク２０１に備えられたルータがＴＣＰ／ＩＰに従いデータをルーティングすることでデータがデジタル複合機１００に送信される。ＦＡＸ通信装置２９は、例えば、電話回線網４０１やＩＳＤＮ回線を介して画像データをＭＨ、ＭＲ又はＭＭＲ圧縮し、変調して送信する、ＩＴＵ−Ｔ勧告のＧ３等の規格に従うものである。受信時は、相手先から受信した画像データにデータ伸長やエラー訂正等を施し画像データを復元する。

図４は、デジタル複合機１００のハードウェア構成の一例を示す図である。デジタル複合機１００は、主にプログラムを実行してデジタル複合機１００の全体を統括して制御するＣＰＵ４３と、コピーなどのデジタル複合機１００の機能を提供するＡＳＩＣ（Application Specific Integrated Circuit）４５とがブリッジ４４を介して接続された構成を有する。ＡＳＩＣ４５は、多数のレジスタや論理回路を備え、用紙の搬送用モータのドライバの制御の他、ヘッドパルス生成部等として機能する。なお、ＲＡＭ４１は、デジタル複合機１００が画像形成用のメモリなどとして用いられたり、コピー用画像バッファ、符号バッファとして用いられる作業用のメモリである。

ＨＤＤ４２は、画像データ、プログラム、フォントデータ、フォーム等を記憶するための記憶手段である。ＨＤＤ４２でなくＳＳＤを搭載してもよい。操作部４６は、ユーザからの入力操作を受け付け、また、ユーザにメニューや状態を表示するユーザインターフェイスである。操作部４６はタッチパネルと一体に構成されることが多い。また、操作部４６には、テンキー、スタートボタン、リセットボタン、コピーボタン、スキャナボタン、ＦＡＸボタン、等のキーボードを有する。通信装置４７は、文書処理サーバ２００が有する通信装置２８と同様に、ＬＡＮやインターネットなどのネットワーク２０１に接続するためのインターフェイスである。

ＦＡＸ通信装置４８は、文書処理サーバ２００が有するＦＡＸ通信装置２９と同様に、電話回線網４０１等を介して画像データを送受信する装置である。スキャナ装置４９は、コンタクトガラスに載置された原稿を光学的に走査して、その反射光をＡ／Ｄ変換して誤差拡散やガンマ変換などの画像処理を施し、所定の解像度のデジタルデータに変換した画像データを生成する。プロッタ５０は、ＦＡＸ通信装置２９が受信した画像データ又はスキャナ装置４９が読み取った画像データに基づき、１ページ毎の画像を形成し、用紙に転写する。例えば、レーザービームを用いた電子写真プロセスを使って、感光ドラム等に形成したトナー画像を用紙に転写し、定着装置により熱と圧力により定着して出力する。

なお、デジタル複合機１００は、プロッタ５０、スキャナ装置４９及びＦＡＸ通信装置２９の全ての機能を備えていなくてもよい。本実施形態ではスキャナ装置４９を有するデジタル複合機１００であれば、文書処理サーバ２００が合成文書αの合成画像データを生成することができる。合成画像データが生成されれば、元画像データを読み取ったデジタル複合機１００以外のプリンタでも印刷が可能となる。

〔文書管理システム５００の機能ブロック〕
図５は、文書管理システム５００の機能ブロック図の一例を示す。文書処理サーバ２００の各機能は、ＣＰＵ２１が、ＨＤＤ２４に記憶された文書管理プログラム３０を実行すること、及び、所定のハードウェアにより実装される。ＦＡＸ端末４００のＦＡＸ送信部４００ａ、又は、デジタル複合機１００の画像読取部６１から、元文書Ａの元画像データが文書処理サーバ２００に送信される。文書処理サーバ２００は合成画像データを生成し、デジタル複合機１００に送信する。デジタル複合機１００は、合成画像データを用紙に印刷して合成文書αを出力する。

＜デジタル複合機１００＞
デジタル複合機１００の機能ブロックについて説明する。なお、この説明は、必ずしも処理手順とは一致していない。

まず、デジタル複合機１００の操作部４６は、上記のように各種の操作を入力するためにユーザにより利用されるが、本実施形態では特に、操作部４６は、合成文書印刷モードとオリジナル文書印刷モードをユーザが選択するための選択キー７１を提供する。

図６は、操作部４６のタッチパネルに表示された選択キー７１の一例を示す。選択キー７１は、ユーザがデジタル複合機１００を所定の方法で操作すると表示される。ユーザが『合成文書印刷』をタッチすると、デジタル複合機１００は合成文書印刷モードとなり、ユーザが『オリジナル文書印刷』をタッチするとデジタル複合機１００はオリジナル文書印刷モードになる。デジタル複合機１００は、合成文書印刷モードになると、フィーダ上にセットされた元文書Ａを、合成文書αを印刷する対象であることを検出する。なお、操作部４６は、画像読取部６１から通知される画像読み取りの成否をユーザに表示する。

合成文書印刷モードにおいて、画像読取部６１は、フィーダ上にセットされた元文書Ａをスキャナ装置４９で読み取り、元画像データを生成して画像送信部６２に送出する。したがって、画像読取部６１はスキャナ装置４９を実体とする。合成文書印刷モードでは、デジタル複合機１００は読み取った画像データをそのままプロッタ５０で印刷しない。なお、画像読取部６１は、画像送信部６２から文書処理サーバ２００への送信の成否を受け取る。また、画像読取部６１が元文書Ａの読み取りに失敗した場合、又は、画像送信部６２から送信失敗を受け取った場合、画像読取部６１は、操作部４６に、画像読取が失敗した旨を表示するよう通知する。

画像送信部６２は、画像読取部６１から受け取った元画像データを、ネットワーク２０１を介して文書処理サーバ２００に送信する。したがって、画像送信部６２は通信装置２８を実体とする。送信に失敗した場合は、その旨を画像読取部６１に通知する。

＜文書処理サーバ２００：合成文書作成＞
文書処理サーバ２００は、大きく分けて、合成文書作成機能と元画像データ読み出し機能の２つの機能を有する。デジタル複合機１００が合成文書印刷モードで画像データを送信した場合やＦＡＸ受信部５１が元画像データを受信した場合は、合成文書作成機能を提供し、デジタル複合機１００がオリジナル文書印刷モードで画像データを送信した場合は、元画像データ読み出し機能を提供する。このため、デジタル複合機１００の動作モードは画像データと共に文書処理サーバ２００に送信される。

図５は、このうち合成文書作成機能に関係する機能を示すものである。
・ＦＡＸ受信部５１、画像受信部５５
文書処理サーバ２００は、ＦＡＸにより元画像データを受信する場合とデジタル複合機１００から画像データを受信する場合がある。ＦＡＸ受信部５１は、このうち電話回線等を通じて送信されてくる元画像データを受信し、受信した元画像データを帳票処理部５２に送出する。したがって、ＦＡＸ受信部５１はＦＡＸ通信装置２９を実体とする。ＦＡＸ受信部５１は、例えば、予め定められたＦＡＸ番号宛に元画像データが送信された場合、元画像データが合成画像データの生成対象であることを検出してもよいし、ＦＡＸ送信の前後にユーザが元画像データの送信を知らせる定められた番号やシャープキー等を押下したことを検出して、元画像データが合成画像データの生成対象であることを検出してもよい。ＦＡＸ受信部５１は、受信した元画像データを帳票処理部５２に送出する。

また、画像受信部５５は、ネットワーク２０１経由でデジタル複合機１００から送られてくる元画像データを受信し、受信した元画像データを帳票処理部５２に送出する。したがって、画像受信部５５は通信装置２８を実体とする。

・帳票定義管理部５６
帳票定義管理部５６は、帳票毎に付与される一意の帳票ＩＤ(識別子)と、帳票の元画像データを画像識別するための画像辞書、及び、帳票処理に用いる帳票定義ファイルを関連付けて管理する。関連づけたリストを以下、帳票定義リスト５７という。帳票定義管理部５６は、帳票処理部５２から元画像データを受け取ると、帳票ＩＤ（識別子）及び帳票定義ファイル（帳票定義ファイルロケーションを返してもよい）を帳票処理部５２に返す。

図７は、帳票定義リスト５７の一例を示す図である。帳票ＩＤに対応づけて、画像辞書（又は画像辞書のロケーション）及び帳票定義ファイルロケーション（又は帳票定義ファイルでもよい）が登録されている。この帳票定義ファイルに、合成画像データを生成するための帳票定義が記述されている。

帳票定義管理部５６は、例えばパターンマッチング等の手法を用いて元文書Ａを判別し、帳票処理部５２から受け取った元文書Ａの画像データの帳票ＩＤを決定する。

図８（ａ）は、元文書Ａの判別を説明する図の一例である。画像辞書には、予め登録された元文書のレイアウト情報が記憶されている。なお、図８（ａ）の画像辞書は、レイアウトを肉眼で判別できるように示されているが、画像辞書の格納フォーマットは特徴点の座標や関数で表現されている場合もある。帳票定義管理部５６は、元画像データを二値化して、画像辞書の各レイアウト情報と比較する。帳票定義管理部５６は元画像データの画素を１つずつずらしながら画素値が一致するか否かを判定して、一致度が所定値以上であることを条件に最も一致するレイアウト情報を決定し、そのレイアウトの元文書Ａであると判別する。

元文書Ａが複数のページから構成される場合、そのうちの１ページのみ（例えば、表紙や必須のページ）で元文書Ａを判別してもよいし、全てのページの元画像データをパターンマッチングして元文書Ａを判別してもよい。

また、元文書Ａのレイアウトには、必ずしも枠線は不要である。図８（ｂ）は、枠線のない元文書Ａの判別を説明する図の一例である。図８（ｂ）では元文書Ａにテキスト７２が記載されているが、テキスト７２を囲む枠線はない。このような場合、帳票定義管理部５６は、テキスト７２の外接矩形を認識し、テキスト７２を外接矩形７３に置き換えた元画像データを画像辞書のレイアウト情報と比較する。枠線が不要であることで、元文書Ａのレイアウトの自由度を増大させることができる。

なお、このようにパターンマッチングせずに、予め元文書Ａに１次元又は２次元バーコードを印刷しておき、読み取ったバーコードを復号化して元文書Ａを判別してもよい。

図５に戻り、さらに、帳票定義管理部５６は、オリジナル文書印刷モードでは、後述する出力帳票ＩＤを文書生成部６０から取得して、帳票定義リスト５７から出力帳票ＩＤに対応づけられた帳票定義ファイル（帳票定義ファイルロケーションを受け取ってもよい）を読み出し文書生成部６０に返す。

帳票処理部５２について説明する。帳票処理部５２は、ＦＡＸ受信部５１又は画像受信部５５から送出された元画像データに対し、帳票定義管理部５６から帳票ＩＤ及び帳票定義ファイルを取得する。なお、帳票定義管理部５６が、元文書Ａを判別できなかった場合、又は、元文書Ａが帳票定義リスト５７に登録されていなかった場合、帳票処理部５２は、その旨を帳票定義管理部５６から通知される。

元画像データが登録済みの帳票であった場合、帳票処理部５２は、帳票定義ファイルに記述された帳票定義に従い、元画像データを処理する。
図９は帳票定義ファイルに記述された帳票定義の一例を示す図である。図９はタグ形式で記述された帳票定義である。
<フォーム 名前='Incident/Accident Report'>〜<／フォーム＞により、帳票の名前「Incident/Accident Report」が定義されている。
<デザインファイル 名前='c:\form\form1.pdf'/>は、この帳票定義ファイルが定義するレイアウトの一例の帳票のファイル名と格納場所を示す。
<ページ ページ番号='1'>〜</ページ>は、帳票の１ページ目の各記入領域を定義する。元文書が複数ページを有し、それらのページから記入領域を読み出す場合、１ページ以降も同様に定義される。

なお、記入領域は、ユーザが帳票に記入する領域であることを想定した呼び名であり、ユーザが文字や数字を記入しない部分的な領域、又は、ワープロなどで機械的に文字や数字が印字された領域を指定することもできる。

<記入領域 領域ID='rid:0001' 名前='氏名' 横='167' 縦='164' 幅='130' 高さ='25' 処理方法='画像保存' 記入必須='真'/>は、帳票の記入領域の位置、大きさ、処理方法等を定義する。例えば、この記入領域を一意に識別する領域ＩＤは「rId:０００１」である。この記入領域の名前は「氏名」であり、帳票に記入した人物の名前が記入されている。記入領域の位置は、例えば、元画像データの左上の頂点を原点として座標（１６７，１６４）である。記入領域の大きさは座標（１６７，１６４）を基準に幅１３０、高さ２５である。また、処理方法は「画像保存」であり、記入必須が「真」であること（記入が必須であること）が定義されている。このような領域処理の方法が記入領域毎に定義されている。

なお、帳票定義ファイルには<追加管理項目>〜</追加管理項目>のように、処理対象とならない領域についても定義されており、必要であればこれらに対し記入領域の位置・大きさ及び処理方法を定義することができる。

帳票処理部５２は、処理方法の記述内容に基づきその記入領域の処理を決定する。処理方法が「画像保存」の場合、記入領域をコピーして保存すること（抽出すること）を意味する。画像データから抽出された記入領域の読み取り画像が後述するコンテンツデータとなる。また、処理方法が「チェック認識」の場合、記入領域に記入があるか否か又はチェックマークが記入されているか否を判定することを意味する。また、処理方法が「文字認識」の場合、記入領域にＯＣＲ（Optical Character Recognition）を施し、記入された文字や記号を文字コードに変換することを意味する。

帳票処理部５２は、帳票定義ファイルの記述に従った処理を実行し、記入領域の読取り画像、元画像データ、帳票ＩＤ及び領域ＩＤを、データ蓄積部５３に送出する。データ蓄積部５３は、後述するように記入領域の読み取り画像をコンテンツデータとして扱い、各コンテンツデータを一意に識別するためのコンテンツデータＩＤを付与する。また、帳票処理部５２は、データ蓄積部５３から、コンテンツデータＩＤを受け取る。

また、帳票処理部５２は、コンテンツデータＩＤを受け取った後、文書生成部６０に対し、合成文書データの生成指示、各コンテンツデータＩＤ、元画像データから判別した元文書Ａの帳票ＩＤ及び領域ＩＤ、を送出する。

・関連帳票管理部５８
関連帳票管理部５８は、入力帳票ＩＤと出力帳票ＩＤを関連付けて管理する。入力帳票ＩＤは帳票ＩＤと等しく、出力帳票ＩＤは、合成文書αのレイアウトを指定する帳票定義ファイルの識別子である。すなわち、この帳票定義ファイルは合成文書αのレイアウトを指定する。入力帳票ＩＤと出力帳票ＩＤは、文書管理システム５００の管理者により対応づけて関連帳票管理部５８に登録される。

図１０は、入出力対応テーブル５９の一例を示す図である。入出力対応テーブル５９は、入力帳票ＩＤと出力帳票ＩＤを関連付けるテーブルである。例えば、帳票処理部５２から受け取った元画像データの帳票ＩＤが「formId:00001」であれば、「formId:a0001」が印刷する合成文書αのレイアウトを定義する帳票定義ファイルの出力帳票ＩＤとなる。関連帳票管理部５８は、文書生成部６０から入力帳票ＩＤを受け取り、入出力対応テーブル５９を参照して、入力帳票ＩＤに対応づけられた出力帳票ＩＤを返す。

文書生成部６０は、帳票処理部５２から受け取った合成文書データの生成指示と各コンテンツデータＩＤを受け取ると、元画像データの帳票ＩＤ（入力帳票ＩＤ）を関連帳票管理部５８に送ることで、印刷する合成文書αのレイアウトを定義する帳票定義ファイルの出力帳票ＩＤを取得する。

文書生成部６０は、取得した出力帳票ＩＤを帳票定義管理部５６に送出し、合成画像データ用の帳票定義ファイルを入手する。なお、文書生成部６０が帳票定義ファイルを保持していてもよい。
図１１は、合成画像データ用の帳票定義の一例を示す図である。
<フォーム 名前='Incident/Accident Report'>〜<／フォーム＞により、合成文書αの名前「Incident/Accident Report」が定義されている。
<デザインファイル 名前='c:\form\form1.pdf'/>には、この合成画像データを生成する際の背景情報が定められている。
<ページ ページ番号='1'>〜</ページ>は、帳票の１ページ目の各差込領域を定義する。
<差込領域 名前='差込画像１' 横='40' 縦='260' 幅='80' 高さ='20' 背景=' {formId:00001/rId:0001} '/>は、合成画像データの差込領域の位置、大きさ、差し込む記入領域の領域ＩＤを定義する。例えば、座標（40，260）を始点に、幅８０高さ２０の領域に、帳票ＩＤが「formId:00001」、領域ＩＤが「rId:0001」のコンテンツデータを合成するという処理を定義する。図示するように、このような記入領域毎に差込する位置と大きさがそれぞれ定義されている。

ここで、帳票定義ファイルのデザインファイル「form1.pdf」が有する背景情報について説明する。図１２は、いくつかの帳票定義ファイルの背景情報を視覚的に示す図の一例である。図１２（ａ）は最もシンプルな背景情報である。すなわち、図１２（ａ）の背景は白紙であり、そこにコンテンツデータが差し込まれることになる。

また、例えば、所定のコンテンツデータを強調して合成文書に出力したい場合がある。このような場合、図１２（ｂ）のような強調枠７４を有する背景をデザインファイルに指定することができる。図１２（ｂ）では、左下に強調枠７４が描画されている。このような強調枠７４は、差込領域を囲むように位置を決定しておくことで、強調したいコンテンツデータを強調枠７４内に配置することができる。強調枠７４を赤などのカラーで描画してもよい。

また、ユーザが元文書Ａである帳票に、手書き等で記入領域に記入することを想定すると、ユーザが記入を飛ばす又は忘れる記入領域が存在することが考えられる。そして、記入領域には、名前のような必須の記入領域と、性別や年齢などの必ずしも必須でない記入領域があることが多い。そこで、このような記入領域毎に、必須か否か、又は、どのようなコンテンツが差し込まれるはずだったかをユーザが把握できれば、文書管理システム５００の利便性が向上すると考えられる。

図１２（ｃ）では、差込領域毎に、差し込まれる予定のコンテンツデータが、必須か否かを示すメッセージ７５が記載されている。差込した結果、記入領域Ｂ、Ｃ、Ｄに対応したコンテンツデータは差し込まれているが、記入領域Ａに対応したコンテンツデータは差し込まれていないので、背景に記載された「必須」のメッセージ７５をユーザが読み取れるようになっている。したがって、ユーザは一目で必須のコンテンツが記入されていないことを把握できる。

なお、記入されていない記入領域でもそのまま白い（無地の）コンテンツデータとして、差込領域に差し込むと、背景のメッセージ７５が白い画素で置き換えられ読み取れなくなってしまう。このため、例えば、文書生成部６０は半透明処理を施したコンテンツデータを差し込むか、記入領域に占める黒画素の比率から記入領域に記入されているか否かを判定して、記入されていない場合にはそのコンテンツデータを差し込まない。

また、図１２（ｄ）では、差込領域毎に、差し込まれる予定のコンテンツデータの内容を示すメッセージ７６が記載されている。したがって、ユーザは一目で差し込まれなかったコンテンツデータが何かを把握できる。

図５に戻り、文書生成部６０は、帳票処理部５２から受け取った各コンテンツデータＩＤに対応する領域ＩＤ,帳票ＩＤの中から、合成画像データの帳票定義ファイル内で指定される帳票ＩＤと領域ＩＤの組合せがあった場合、データ蓄積部５３に、各コンテンツデータＩＤを通知する。そして、文書生成部６０は、各コンテンツデータＩＤに対応したコンテンツデータ（又はコンテンツデータロケーションでもよい）データ蓄積部５３から取得する。

文書生成部６０は、コンテンツデータを合成画像データの帳票定義ファイルにより指定される位置に合成する。帳票処理部５２から受け取った全てのコンテンツデータＩＤに対応するコンテンツデータを差し込むと、合成画像データが生成されたことになる。

なお、文書生成部６０がコンテンツデータを差し込む際、コンテンツデータと差込先の領域の大きさが異なる場合もある。このため、文書生成部６０は、コンテンツデータの大きさと差込先の領域の大きさを比較し、コンテンツデータの方が大きい場合、コンテンツデータを縮小する。縮小は、コンテンツデータの大きさと差込領域の大きさの比率に応じて、コンテンツデータの画素を間引きすればよい。また、コンテンツデータの方が差込先の領域より小さい場合、コンテンツデータの大きさと差込領域の大きさの比率に応じて、コンテンツデータを拡大してもよい。

また、文書生成部６０は、合成画像データを一意に識別するための出力紙ＩＤを生成し、それをＱＲコードなどの機械可読なシンボル１１に変換して合成画像データの所定の位置に重畳するようにして形成（配置）する。文書生成部６０は、生成した出力紙ＩＤと合成画像データに使用したコンテンツデータＩＤをデータ蓄積部５３に送出する。最後に、文書生成部６０は、生成した合成画像データをデジタル複合機１００に送信する。なお、バーコード等のシンボルを合成画像データの一部に形成するのでなく、地紋印刷などのように全面にシンボルを印刷してもよいし、電子透かしやマイクロ文字のように肉眼では確認が困難な態様でシンボル１１を形成してもよい。

・データ蓄積部
データ蓄積部５３は、コンテンツデータと、コンテンツデータを切り出した元文書Ａの元画像データの帳票ＩＤ、領域ＩＤ、出力紙ＩＤ等、コンテンツデータに関連する情報を管理する。
図１３は、コンテンツＩＤ管理テーブル６４の一例を示す図である。コンテンツＩＤ管理テーブル６４は、データ蓄積部５３が管理している。各コンテンツデータＩＤに、コンテンツデータの保存場所であるコンテンツデータロケーション、元画像データロケーション、領域ＩＤ、入力帳票ＩＤ、及び、出力紙ＩＤが格納される。

データ蓄積部５３は、帳票処理部５２から送出されたコンテンツデータと、コンテンツデータの領域ＩＤ、コンテンツデータの元となった元画像データ、元画像データの帳票ＩＤ、を受け取ると、コンテンツデータを一意に識別するためのコンテンツデータＩＤを生成する。そして、それらを関連付けてコンテンツデータＤＢ５４に保存し、生成したコンテンツデータＩＤを帳票処理部５２に返す。

元画像データロケーションは、同じ元画像データに共通なので、1枚の元画像データから複数のコンテンツデータが抽出された場合、元画像データロケーションには同じ情報が格納される。また、元文書Ａのどの記入領域かを示す領域ＩＤ、元画像データの識別結果である入力帳票ＩＤ、コンテンツデータを合成して生成した合成画像データを識別する出力紙ＩＤも格納されている。

また、データ蓄積部５３は、文書生成部６０からコンテンツデータＩＤと出力紙ＩＤを受け取ると、そのコンテンツデータＩＤに対応する行の出力紙ＩＤ列に、受け取った出力紙ＩＤを格納する。

・印刷部６３
図５に戻り、印刷部６３は、文書処理サーバ２００から受信した合成画像データを用紙に印刷する。したがって、印刷部６３はプロッタ５０を実体とする。合成画像データのフォーマットは、ＰＤＦ、ＰｏｓｔＳｃｒｉｐｔ等のＰＪＬ（Printer Job Language)、ラスタデータ等、どのようなものでもよい。

なお、図５では、元文書Ａを読み取ったデジタル複合機１００と印刷するデジタル複合機１００が異なっているが、両者は同じデジタル複合機１００でもよい。

＜文書処理サーバ２００：オリジナル文書印刷＞
続いて、文書管理システム５００がオリジナル文書βを印刷するための構成について説明する。
図１４は、オリジナル文書印刷モードにおける文書管理システム５００の機能ブロック図の一例を示す。デジタル複合機１００の画像読取部６１から、合成文書αが読み取られ、合成画像データが文書処理サーバ２００に送信される。文書処理サーバ２００は合成画像データを受信して、コンテンツＩＤ管理テーブル６４にて紐付けされている元画像データをデジタル複合機１００に送信する。デジタル複合機１００は、元画像データを用紙に印刷してオリジナル文書βを出力する。

＜デジタル複合機１００＞
オリジナル文書βを印刷する場合、ユーザは図６の操作部４６に表示させた選択キー７１のうち、『オリジナル文書印刷』にタッチする。これによりデジタル複合機１００は、オリジナル文書印刷モードになる。

オリジナル文書印刷モードにおいて、画像読取部６１は、フィーダ上にセットされた合成文書αをスキャナ装置４９で読み取り、合成画像データを生成して画像送信部６２に送出する。オリジナル文書印刷モードでは、デジタル複合機１００は読み取った画像データをそのままプロッタ５０で印刷しない。なお、画像読取部６１は、画像送信部６２から文書処理サーバ２００への送信の成否を受け取る。また、画像読取部６１が合成文書αの読み取りに失敗した場合、又は、画像送信部６２から送信失敗を受け取った場合、画像読取部６１は、操作部４６に、画像読取が失敗した旨を表示するよう通知する。

画像送信部６２は、画像読取部６１から受け取った元画像データを、ネットワーク２０１を介して文書処理サーバ２００に送信する。送信に失敗した場合は、その旨を画像読取部６１に通知する。なお、図１４では、デジタル複合機１００が合成画像データを文書処理サーバ２００に送信するが、ＦＡＸ端末４００が合成画像データを文書処理サーバ２００に送信してもよい。このような場合を想定すると、ＦＡＸの解像度（例えば２００ｄｐｉ）でもシンボル１１が読み取れるように、シンボル１１を大きめに印刷することが好ましい。

文書処理サーバ２００の画像受信部５５は、ネットワーク２０１経由で送信されてくる合成画像データを受信し、受信した合成画像データを画像処理部６５に送出する。

画像処理部６５は、画像受信部５５から送出された合成画像データの中から、出力紙ＩＤの変換結果であるシンボル１１を探索する。画像処理部６５は、合成画像データにおいてシンボル１１が配置される候補の領域を探索して出力紙ＩＤのシンボル１１が探索できたか否かに応じて、シンボル探索の成否をデジタル複合機１００に通知する。デジタル複合機１００は、操作部４６に探索の成否を表示する。なお、候補の領域は、例えば、合成画像データの４角から所定範囲内である。また、シンボル（例えば、ＱＲコード）１１の探索は公知であるが、例えば、シンボル１１の３つのコーナに配置される基準のパターンのエッジを所定方向から１と０に変換し、１と０のパターンにより基準のパターンを見つける。基準のパターンが検出されれば、シンボル１１が探索されたと判定してよい。

画像処理部６５は、シンボル１１の探索に成功した場合、シンボル１１を逆変換することで出力紙ＩＤを取得する。画像処理部６５が取得した出力紙ＩＤをデータ蓄積部５３に送出する。データ蓄積部５３は、出力紙ＩＤをキーにコンテンツＩＤ管理テーブル６４を参照し、この出力紙ＩＤが対応づけられた全ての元画像データロケーションを読み出し、コンテンツデータＤＢ５４から元画像データを読み出す。なお、１つの合成画像データに同じ元画像データからコンテンツデータを差し込む場合もあるので、データ蓄積部５３は、重複した元画像データを取り除く。このようにして、合成画像データの出力紙ＩＤから、元画像データを取得することができる。

画像処理部６５は、データ蓄積部５３から元画像データを受け取るとそれらを全てデジタル複合機１００に送信する。デジタル複合機１００は、全ての元画像データを受信して、印刷部６３が用紙に印刷する。こうすることで、１枚の合成文書αから、例えば３枚のオリジナル文書β１〜β３が印刷される。

〔動作手順〕
図１５は、合成文書印刷モードにおける文書管理システム５００のシーケンス図の一例を示す。
デジタル複合機１００は画像受信部５５に、ＦＡＸ端末４００はＦＡＸ受信部５１に、元画像データを送信する（Ｓ１０）。

画像受信部５５又はＦＡＸ受信部５１は、元画像データを帳票処理部５２に送出する（Ｓ２０）。
帳票処理部５２は、元画像データを帳票定義管理部５６に送出する（Ｓ３０）。これにより、帳票定義管理部５６は、帳票定義リスト５７が指定する画像辞書に基づき元画像データから元文書Ａを判別し、読み取られた元文書Ａの帳票ＩＤを決定する。また、帳票定義管理部５６は、帳票定義リスト５７の帳票ＩＤに対応づけられた帳票定義ファイル（又はそのロケーション）を読み出す。帳票定義管理部５６は、帳票ＩＤ及び帳票定義ファイルを帳票処理部５２に送出する（Ｓ４０）。

帳票処理部５２は、帳票定義ファイルに基づき各記入領域を抽出する（Ｓ５０）。帳票処理部５２は、記入領域を抽出する際、帳票定義ファイルに記述された記入領域の領域ＩＤを読み出す。

そして、帳票処理部５２は、記入領域の読み取り画像、元画像データ、帳票ＩＤ及び領域ＩＤをデータ蓄積部５３に送出する（Ｓ６０）。

データ蓄積部５３は、各読み取り画像毎にコンテンツデータＩＤを付与し、付与したコンテンツデータＩＤを帳票処理部５２に送出する（Ｓ７０）。以降は、読み取り画像はコンテンツデータと称される。また、データ蓄積部５３は、コンテンツデータＩＤに対応づけて、コンテンツデータロケーション、元画像データロケーション、領域ＩＤ及び入力帳票ＩＤを、コンテンツデータＤＢ５４に記憶する。

帳票処理部５２は、文書生成部６０に、合成文書データの生成指示、各コンテンツデータＩＤ、帳票ＩＤ及び領域ＩＤを送出する（Ｓ８０）。

文書生成部６０は、帳票ＩＤを入力帳票ＩＤとして、関連帳票管理部５８に送出する（Ｓ９０）。関連帳票管理部５８は、入出力対応テーブル５９を参照して出力帳票ＩＤを読み出し、文書生成部６０に送出する（Ｓ１００）。

文書生成部６０は、出力帳票ＩＤを帳票定義管理部５６に送出する（Ｓ１１０）。帳票定義管理部５６は、帳票定義リスト５７を参照して出力帳票ＩＤに対応づけられた帳票定義ファイル（又はそのロケーション）を読み出す。帳票定義管理部５６は、帳票定義ファイルを文書生成部６０に送出する（Ｓ１２０）。

また、文書生成部６０は、帳票定義ファイルを参照して、帳票ＩＤ及び領域ＩＤにより指定される差込領域毎に、帳票処理部５２から送出された帳票ＩＤ及び領域ＩＤに基づきコンテンツデータＩＤを特定し、このコンテンツデータＩＤをデータ蓄積部５３に送出する（Ｓ１３０）。

データ蓄積部５３は、コンテンツＩＤ管理テーブル６４を参照し、コンテンツデータＩＤに対応づけられたコンテンツデータロケーションに基づき、コンテンツデータをコンテンツデータＤＢ５４から読み出し、文書生成部６０に送出する（Ｓ１４０）。

文書生成部６０は、帳票定義ファイルに基づきコンテンツデータを配置することで、合成画像データを生成する（Ｓ１５０）。

また、文書生成部６０は、合成文書を一意に特定する出力紙ＩＤを生成し、そのシンボル１１を合成画像データに重畳する（Ｓ１６０）。

文書生成部６０は、生成した出力紙ＩＤをデータ蓄積部５３に送出する（Ｓ１７０）。これにより、データ蓄積部５３は、合成画像データに配置したコンテンツのコンテンツデータＩＤに出力紙ＩＤを登録する。

文書生成部６０は、出力紙ＩＤのシンボル１１が重畳された合成画像データをデジタル複合機１００に送信する（Ｓ１８０）。これにより、デジタル複合機１００は合成画像データを用紙に印刷して、合成文書αを出力することができる（Ｓ１９０）。

図１６は、オリジナル文書印刷モードにおける文書管理システム５００のシーケンス図の一例を示す。
デジタル複合機１００は文書処理サーバ２００に、合成画像データを送信する（Ｓ２１０）。

画像受信部５５は、合成画像データを画像処理部６５に送出する（Ｓ２２０）。

画像処理部６５は、合成画像データの所定位置からシンボル１１を検出し、シンボル１１を出力紙ＩＤに変換する（Ｓ２３０）。

そして、画像処理部６５は、出力紙ＩＤをデータ蓄積部５３に送出する（Ｓ２４０）。データ蓄積部５３は、コンテンツＩＤ管理テーブル６４を参照して出力紙ＩＤに対応づけられた全ての元画像データをコンテンツデータＤＢ５４から読み出し、画像処理部６５に送出する（Ｓ２５０）。

画像処理部６５は元画像データの重複を排除して、デジタル複合機１００に送出する（Ｓ２６０）。これにより、デジタル複合機１００は元画像データを用紙に印刷して、オリジナル文書βを出力することができる（Ｓ２７０）。

以上説明したように、本実施例の文書管理システム５００によれば、元文書が複数枚でもユーザが所望の領域のみを集約した合成文書を出力することができるので、不要な文書を印刷することがなくなるので、紙の消費量を抑制することができ、かつ、紙文書の枚数が減るので、取り扱いが容易になる。

また、ユーザが合成文書をデジタル複合機１００で読取るだけで、合成文書に含まれるコンテンツを有するオリジナル文書を印刷することができるので、合成文書が判読しづらい場合などに、オリジナルの文書を入手することができる。

実施例１では、文書処理サーバ２００が元文書Ａの合成、合成画像データのシンボル１１から元文書Ａの復元、を行った。しかし、実施例１の一連の画像データの管理は、デジタル複合機１００単体でも実現できる。

図１７は、本実施例の文書管理システム５００の構成図の一例を示す。図１７において図２と同一部には同一の符号を付しその説明は省略する。図１７は、図２の点線内をデジタル複合機１００で置き換えた図になっている。すなわち、図１７では、文書処理サーバ２００がなく、デジタル複合機１００が電話回線網４０１と接続されている。デジタル複合機１００は、ＦＡＸ通信装置２９を利用して、電話回線網４０１を介して外部のＦＡＸ端末４００から送信されてきたＦＡＸデータ（画像データ）を直接受信する。また、デジタル複合機１００と文書処理サーバ２００が一体であることになるので、デジタル複合機１００から文書処理サーバ２００に元画像データを、文書処理サーバ２００からデジタル複合機１００に合成画像データと元画像データを送信する必要がない。

図１８は、本実施例における文書管理システム５００の機能ブロック図の一例を示す。図１８は、デジタル複合機１００が合成文書αを印刷する際の機能ブロック図である。図１８において図５と同一部には同一の符号を付しその説明は省略する。

図１８と図５を比較すると、画像読取部６１、操作部４６及び印刷部６３が全てデジタル複合機１００に収容されている。一方、文書管理システム５００が提供する機能は、文書管理システム５００が文書処理サーバ２００を有する場合と同様である。すなわち、ＦＡＸ端末４００のＦＡＸ送信部４００ａから、元文書Ａの元画像データがデジタル複合機１００に送信される。または、デジタル複合機１００の画像読取部６１が元文書Ａを読み取って、元画像データを取得する。デジタル複合機１００は合成画像データを生成し、同じデジタル複合機１００が、合成画像データを用紙に印刷して合成文書αを出力する。

このように、１台のデジタル複合機１００が元画像データから合成文書αの出力まで実行できることで、デジタル複合機１００と文書処理サーバ２００で通信する時間を排除でき、ユーザの待ち時間を短くできる。

なお、デジタル複合機１００を複数台、ネットワーク２０１に接続し、一方のデジタル複合機１００で元文書Ａを読み取り、その元画像データを他方のデジタル複合機１００に送信し、他方のデジタル複合機１００が合成画像データを生成し合成文書αを出力してもよい。また、一方のデジタル複合機１００で元文書Ａを読み取り、その元画像データから合成画像データを生成し、合成画像データを他方のデジタル複合機１００に送信し、他方のデジタル複合機１００が合成文書αを出力してもよい。

図１９は、オリジナル文書印刷モードにおける文書管理システム５００の機能ブロック図の一例を示す。図１９は、デジタル複合機１００がオリジナル文書βを印刷する際の機能ブロック図である。図１９において図１４と同一部には同一の符号を付しその説明は省略する。

図１９と図１４を比較すると、画像読取部６１、操作部４６及び印刷部６３が全てデジタル複合機１００に収容されている。一方、文書管理システム５００が提供する機能は、文書管理システム５００が文書処理サーバ２００を有する場合と同様である。すなわち、デジタル複合機１００の画像読取部６１が合成文書αを読み取って、データ蓄積部５３が元画像データを特定する。そして、同じデジタル複合機１００が、元画像データを用紙に印刷してオリジナル文書βを出力する。

このように、１台のデジタル複合機１００が合成文書αの読み取りからオリジナル文書βの出力まで実行できることで、デジタル複合機１００と文書処理サーバ２００で通信する時間を排除でき、ユーザの待ち時間を短くできる。

なお、デジタル複合機１００を複数台、ネットワーク２０１に接続し、一方のデジタル複合機１００で合成文書αを読み取って取得した合成画像データを他方のデジタル複合機１００に送信し、他方のデジタル複合機１００が元画像データを特定しオリジナル文書βを出力してもよい。

本実施例の文書管理システム５００によれば、実施例１の効果に加え、元文書Ａの読み取りから合成文書αが出力されるまでの時間、及び、合成文書αの読み取りからオリジナル文書βが出力されるまでの時間を短くして、ユーザの待ち時間を短くすることができる。

本実施例では、実施例１又は２の文書管理システム５００における好適な変形例について説明する。
〔変形例１〕
実施例１及び２では、合成文書βを印刷した後スキャナで読み取ることで、全ての元画像データをオリジナル文書βとして打ち出したが、合成文書に含まれたコンテンツデータに関連する全ての元文書Ａを打ち出す必要がない場合もある。このような場合、ユーザが印刷する元文書Ａを選択できたら便利である。

図２０は、オリジナル文書印刷モードの手順を模式的に説明する図の一例である。図２０において図１と同一部の説明は省略する。オリジナル文書印刷モードを選択し、合成文書αをデジタル複合機１００により読み取らせると、実施例１，２にて説明したようにデジタル複合機１００は元画像データをコンテンツデータＤＢ５４から読み出すことができる。そして、本変形例のデジタル複合機１００は、操作部４６に元文書Ａのサムネイル画像を表示する。サムネイル画像と共に、「打ち出す元文書のページを選択してください」というメッセージを表示することが好適である。

ユーザは、サムネイル画像を視認して、打ち出したい元文書のページにタッチすることで選択できる。図では、元文書のP1（１ページ目）とP２（２ページ目）に対応するサムネイル画像が選択されている。ユーザは選択が終了すると「OK」ボタン７７をタッチする。これにより、デジタル複合機１００は、元文書Ａの元画像データのうちページ１とページ２だけ用紙に印刷し、オリジナル文書β１，β２を出力する。

なお、本変形例のようにサムネイル画像を表示するか、実施例１又は２のようにサムネイル画像を表示せずにオリジナル文書を印刷するかは、オリジナル文書印刷モードを選択する際にユーザが選択できるようになっている。

図２１は、操作部４６のタッチパネルに表示された「サムネイル表示」ボタン７８の一例を示す。図２１において図６と同一部の説明は省略する。例えば、デジタル複合機１００は、オリジナル文書印刷モードの選択キー７１の近く、又は、選択キー７１を押下した後に、図示する「サムネイル表示」ボタン７８を表示する。ユーザはサムネイル画像を表示するか否かを選択できる。

本変形例によれば、合成文書に含まれるコンテンツデータを有する元文書α（オリジナル文書β）を印刷する際においても、紙の消費量を抑制することができる。

〔変形例２〕
また、実施例１又は２では、帳票定義ファイルにより記入領域を抽出し、記入領域を合成画像データに再配置したが、記入領域を抽出せず元画像データの全体を再配置することもできる。

図２２（ａ）は、元文書Ａと合成文書αの関係の一例を示す。本変形例の文書管理システム５００は、複数ページの元文書Ａを予め決まったレイアウトに配置して合成画像データを生成する。すなわち、元文書Ａのレイアウトに基づき元文書Ａを判別しない。図２２（ａ）では、元文書Ａの３ページの原稿がそれぞれ約１／４に縮小されて、合成文書αが印刷されている（いわゆる集約印刷）。したがって、比較的ページ数の少ない元文書に対しては、記入領域を抽出することなく、元画像データの全てを合成文書αに印刷することができる。必要であれば合成文書αをデジタル複合機に読み取らせることで、オリジナル文書βを印刷することができる。なお、図２２（ａ）では、４ページまでの元文書Ａを１枚の合成文書βに印刷できるが、２ページを１枚の合成文書βに、又は、８ページ以上を１枚の合成文書βに印刷してもよい。

図２３は、文書管理システム５００の機能ブロック図の一例を示す。図２３において図５と同一部の説明は省略する。図示するように、実施例１又は２の機能ロック図と比べて、帳票定義管理部５６及び関連帳票管理部５８が不要である。また、帳票処理部５２は、元画像データをデータ蓄積部５３に送出し、データ蓄積部５３は元画像データに一意の帳票ＩＤを付与してコンテンツデータＤＢ５４に記憶する。

また、帳票処理部５２は、元画像データを文書生成部６０に送出する。文書生成部６０は画像データを縮小して合成画像データを生成し、出力紙ＩＤを付与すればよい。文書生成部６０は出力紙ＩＤをデータ蓄積部５３に送出する。データ蓄積部５３は、帳票ＩＤに対応づけて出力紙ＩＤを登録する。

すなわち、記入領域の抽出、コンテンツデータＩＤによる管理、コンテンツデータの再配置、が不要となる。したがって、コンテンツＩＤ管理テーブル６４には、元画像データロケーション、入力帳票ＩＤ及び出力紙ＩＤのみが登録されていればよい。なお、オリジナル文書印刷モードの機能ブロック図は変更がないので省略する。

また、図２２（ｂ）では、元文書Ａのページ数が４ページ以上の場合、合成文書αに印刷しきれなかった元文書のページ数７９が記述されている。これにより、ユーザは後何枚、元文書があるかを把握することができる。元文書Ａのページ数は、帳票定義ファイルに記述されているので、帳票処理部５２がデータ蓄積部５３に元文書Ａのページ数を通知すればよい。これにより、データ蓄積部５３が、コンテンツデータＤＢ５４に、元文書Ａのページ数を例えばコンテンツデータＩＤに対応づけて登録できる。

また、オリジナル文書印刷モードでは、文書生成部６０は、データ蓄積部から元文書Ａのページ数を取得し、予め定められた１枚の用紙へ集約する元文書Ａのページ数と比較する。例えば、元文書Ａが１４ページで、４ページの元文書Ａを１枚の用紙に集約する場合、１０ページの元文書Ａが印刷されないことになる。文書生成部６０は、元文書Ａのページ数と、差分のページ数を示す情報を、文書生成部６０は、これらの情報を合成画像データに形成する。形成する位置は帳票定義ファイルに記述されている。

図２２（ｂ）では、「残り１０ページです。計１４ページです」と表示されている。ユーザが、ページ数の大小に応じて、オリジナル文書βを印刷するか否かを判断する材料を提供できる。

この変形例は、特に変形例１と組み合わせるとさらに効果的となる。すなわち、ユーザがデジタル複合機１００に合成文書αを読み取らせると、デジタル複合機１００は図２１（ａ）の合成文書αを印刷すると共に、操作部４６に、「残り１０ページです。計１４ページです」と表示する。ユーザは操作部４６の表示により、残りのページ数を把握できる。また、デジタル複合機１００は、全部のページのサムネイル画像を、例えばスクロールさせながら操作部４６に表示してもよい。ユーザは、元文書のページ数が多くても、その中から所望のページを選択的に印刷することができ、紙の消費量を抑制できる。

本変形例によれば、ページ数の少ない元文書に対し簡易的な構成でオリジナル文書を印刷することができ、また、ページ数が多い場合にも全ページ数の把握が容易で、かつ、紙の消費量を抑制して、元文書α（オリジナル文書β）を印刷することができる。

４６ 操作部
５１ ＦＡＸ受信部
５２ 帳票処理部
５３ データ蓄積部
５４ コンテンツデータＤＢ
５５ 画像受信部
５６ 帳票定義管理部
５７ 帳票定義リスト
５８ 関連帳票管理部
５９ 入出力対応テーブル
６０ 文書生成部
６１ 画像読取部
６２ 画像送信部
６３ 印刷部
６４ コンテンツＩＤ管理テーブル
１００ デジタル複合機
２００ 文書処理サーバ
２０１ ネットワーク
４００ ＦＡＸ端末
４０１ 電話回線網
５００ 文書管理システム

特開２００７−２００１３６号公報 特開２００６−７４４３９号公報 特開２００８−２９３２２１号公報

Claims (12)

1. レイアウトが定義された元文書の元画像データを取得する画像データ取得手段と、
   前記元文書を一意に特定する文書ＩＤと共に、前記元文書の前記レイアウトを判別するレイアウト情報を記憶したレイアウト情報記憶手段と、
   前記レイアウト情報と前記元画像データのレイアウトを比較して、前記元文書の前記文書ＩＤを判別する元文書判別手段と、
   前記文書ＩＤ毎に、前記元画像データの部分領域を指定する部分領域情報を記憶した部分領域情報記憶手段と、
   前記部分領域情報が指定する、前記元画像データの前記部分領域を抽出する部分領域抽出手段と、
   前記文書ＩＤに対応づけて、前記部分領域毎に、用紙における配置情報を記憶した配置情報記憶手段と、
   前記配置情報に従い前記部分領域が配置された合成画像データと、該合成画像データを一意に識別する識別情報を該合成画像データに形成する合成画像データ生成手段と、
   前記識別情報を、前記元画像データに対応づけてデータ記憶手段に記憶させるデータ蓄積手段と、
   前記合成画像データが形成された合成文書を印刷する印刷手段と、
   を有することを特徴とする文書管理装置。
2. 前記合成文書を光学的に読み取り前記合成画像データを取得する合成画像データ取得手段と、
   前記合成画像データに配置された前記識別情報に対応づけられた、前記データ記憶手段の前記元画像データを読み出す画像読み出し手段と、を有し、
   前記印刷手段は、前記元画像データが形成されたオリジナル文書を印刷する、
   ことを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
3. 前記印刷手段が前記オリジナル文書を印刷する前に、前記画像読み出し手段が読み出した前記元画像データを表示する表示手段と、
   前記表示手段に表示された前記元画像データの一以上の指定を受け付ける入力受け付け手段と、を有し、
   前記印刷手段は、前記入力受け付け手段が受け付けた、前記元画像データが形成されたオリジナル文書を印刷する、
   ことを特徴とする請求項２記載の文書管理装置。
4. 前記配置情報記憶手段は、前記文書ＩＤに対応づけて、前記配置情報が指定する前記部分領域の用紙上の領域に、文字又は記号が記述されたデザイン用画像データを記憶しており、
   前記合成画像データ生成手段は、前記デザイン用画像データの前記用紙上の領域に、前記部分領域を配置して合成画像データを生成する、
   ことを特徴とする請求項１〜３いずれか1項記載の文書管理装置。
5. 前記合成画像データ生成手段は、
   筆記情報が記入されている前記部分領域のみを、前記配置情報に従い前記用紙上の領域に配置して合成画像データを生成する、
   ことを特徴とする請求項４記載の文書管理装置。
6. 前記配置情報記憶手段は、前記文書ＩＤに対応づけて、前記配置情報が指定する前記部分領域の用紙上の領域に図形が記述されたデザイン用画像データを記憶しており、
   前記合成画像データ生成手段は、前記デザイン用画像データの前記用紙上の領域に前記部分領域を配置して合成画像データを生成する、
   ことを特徴とする請求項１〜３いずれか1項記載の文書管理装置。
7. 前記合成画像データ生成手段は、前記元画像データを縮小して配置した合成画像データを生成し、
   前記元文書が複数のページを有する場合、前記合成画像データに配置されなかった前記元文書のページ数を前記合成画像データに記述する、
   ことを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
8. 前記元文書は、商品又はサービスのアンケートに対する回答を人間が記入する紙文書である、ことを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
9. 前記部分領域は、手書きされた文字もしくは数字、又は、所定のフォントでプリンタが描画した文字又は記号、が記載されている、
   ことを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
10. レイアウトが定義された元文書の元画像データを送信する画像データ送信手段と、
    前記元画像データを受信する画像データ受信手段と、
    前記元文書を一意に特定する文書ＩＤと共に、前記元文書の前記レイアウトを判別するレイアウト情報を記憶したレイアウト情報記憶手段と、
    前記レイアウト情報と前記元画像データのレイアウトを比較して、前記元文書の前記文書ＩＤを判別する元文書判別手段と、
    前記文書ＩＤ毎に、前記元画像データの部分領域を指定する部分領域情報を記憶した部分領域情報記憶手段と、
    前記部分領域情報が指定する、前記元画像データの前記部分領域を抽出する部分領域抽出手段と、
    前記文書ＩＤに対応づけて、前記部分領域毎に、用紙における配置情報を記憶した配置情報記憶手段と、
    前記配置情報に従い前記部分領域が配置された合成画像データと、該合成画像データを一意に識別する識別情報を該合成画像データに形成する合成画像データ生成手段と、
    前記識別情報を、前記元画像データに対応づけてデータ記憶手段に記憶させるデータ蓄積手段と、
    前記合成画像データが形成された合成文書を印刷する印刷手段と、
    を有することを特徴とする文書管理システム。
11. 前記画像データ送信手段はＦＡＸ端末であり、前記印刷手段は画像形成装置である、ことを特徴とする請求項１０記載の文書管理システム。
12. 画像データ取得手段が、レイアウトが定義された元文書の元画像データを取得するステップと、
    元文書判別手段が、前記元文書を一意に特定する文書ＩＤと、前記元文書の前記レイアウトを判別するレイアウト情報を記憶したレイアウト情報記憶手段から読み出した、前記レイアウト情報と前記元画像データのレイアウトを比較して、前記元文書の前記文書ＩＤを判別するステップと、
    部分領域抽出手段が、前記文書ＩＤ毎に、前記元画像データの部分領域を指定する部分領域情報を記憶した部分領域情報記憶手段から、前記部分領域情報が指定する、前記元画像データの前記部分領域を抽出するステップと、
    前記文書ＩＤに対応づけて、前記部分領域毎に、用紙における配置情報を記憶した配置情報記憶手段が記憶する前記配置情報に従い、合成画像データ生成手段が、前記配置情報に従い前記部分領域が配置された合成画像データと、該合成画像データを一意に識別する識別情報を該合成画像データに形成するステップと、
    データ蓄積手段が、前記識別情報を、前記元画像データに対応づけてデータ記憶手段に記憶させるステップと、
    印刷手段が、前記合成画像データが形成された合成文書を印刷するステップと、
    を有することを特徴とする文書管理方法。

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