JP2007221333A - 文書処理装置、及び文書処理方法 - Google Patents

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Abstract

【課題】実際に流出した複製物を入手することなく、情報の漏洩源を特定することを可能とする文書処理装置、及び文書処理方法を提供する。
【解決手段】画像処理装置のＡＤＦやプラテンなどに電子タグリーダ・ライタを設置し、電子タグを備えた原稿から画像を読み取って、コピーやスキャナ、ファクシミリなどの処理を行うに際して、文書処理装置で利用した機能、及びその設定、ユーザの識別情報、時刻、文書処理装置の識別情報などを処理履歴として原稿の電子タグに記録する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、文書処理装置、及び文書処理方法に関し、特に、機密文書などの漏洩を防止する文書処理装置、及び文書処理方法に関するものである。
カラー複写機やカラープリンタなどの高品質化および多機能化に伴って、高画質かつ高速な文書の複製や配信が可能となる一方、機密文書に関する文書情報の流出や漏洩が問題となっている。
とりわけ、近年は、複合機のネットワーク機能の進歩、及び社会全般のネットワークインフラの整備・普及に伴い、オフィスから機密文書やその複製物を持ち出さなくても、複合機を利用して機密文書を電子化し、ネットワークを介して送出するなどの行為が可能となっている。
機密文書などの漏洩を防止する方法としては、例えば、コピーの結果として紙上に出力する画像に、原稿を識別するための付加情報、及び利用者を識別するための付加情報を埋め込む機能を有する画像処理装置が提案されている（例えば、特許文献１参照）。
また、複合機のＵＩから入力された文書情報を付加した画像ファイルを作成するデータ処理方法が提案されている（例えば、特許文献２参照）。
特開平６−２２１１９号公報 特開２００４−１１２３６６号公報
しかし、特許文献１、及び２で提案されている方法では、オリジナルの原稿をコピーした複製物や画像ファイルに情報を付加するため、実際に流出した複製物や電子文書を入手しなければ情報の漏洩源を特定することができなかった。
そこで、本発明では、実際に流出した複製物を入手することなく、情報の漏洩源を特定することを可能とする文書処理装置、及び文書処理方法を提供することを目的とする。
本発明は、原稿から読み取った画像を処理する文書処理装置において、電子タグに情報を記録する電子タグ記録手段を具備し、前記電子タグ記録手段は、前記電子タグが備えられた原稿を用いた処理が行われると、該処理に関する処理履歴を前記電子タグに記録することを特徴とする。
また、前記処理履歴は、利用した機能、及び該機能に関する設定の情報、ユーザ識別情報、時刻、文書処理装置識別情報の少なくとも一つを含むことが望ましい。
また、前記処理履歴を記憶する記憶手段と、前記記憶手段に前記処理履歴を記録する処理履歴記録手段とをさらに具備し、前記処理履歴記録手段は、前記処理履歴を前記記憶手段に記録することが望ましい。
また、前記電子タグから情報を取得する電子タグ読み取り手段をさらに具備し、前記電子タグは、前記原稿を特定することが可能な原稿識別情報を有し、前記電子タグ読み取り手段は、前記原稿識別情報を前記電子タグから取得し、前記処理履歴記録手段は、前記原稿識別情報を前記記憶手段に記録することが望ましい。
また、前記電子タグを検出する検出手段と、前記原稿を用いた処理操作を制限する制限手段とをさらに具備し、前記制限手段は、前記電子タグへのアクセスが困難となる原稿の処理操作で前記検出手段が前記電子タグを検出すると、該電子タグへのアクセスが困難となる処理操作を制限することが望ましい。
また、前記電子タグ記録手段は、前記原稿の片面から画像を読み取るか、両面から画像を読み取るかに応じて、前記電子タグへのアクセス動作を異ならせることが望ましい。
次に、本発明は、原稿から読み取った画像を処理する文書処理方法において、電子タグが備えられた原稿を用いた処理が行われると、該処理に関する処理履歴を電子タグ記録手段で前記電子タグに記録することを特徴とする。
また、前記処理履歴は、利用した機能、及び該機能に関する設定の情報、ユーザ識別情報、時刻、文書処理装置識別情報の少なくとも一つを含むことが望ましい。
また、前記原稿から画像を読み取って処理する文書処理装置の記憶手段に処理履歴記録手段で前記処理履歴を記録することが望ましい。
また、前記原稿を特定することが可能な原稿識別情報を電子タグ読み取り手段で前記電子タグから取得し、前記原稿識別情報を前記処理履歴記録手段で前記記憶手段に記録することが望ましい。
また、前記電子タグを検出する検出手段が前記電子タグへのアクセスが困難となる原稿の処理操作で前記電子タグを検出すると、該電子タグへのアクセスが困難となる処理操作を前記制限手段で制限することが望ましい。
また、前記原稿の片面から画像を読み取るか、両面から画像を読み取るかに応じて、前記電子タグ記録手段で前記電子タグへのアクセス動作を異ならせることが望ましい。
本発明では、機密情報が漏洩した可能性を文書処理装置や原稿から管理者などが知ることが可能となると共に、機密情報が漏洩した際には、情報漏洩源を確実に突き止めることができる。また、そのことによって、機密情報の漏洩自体が抑止される事を期待することができる。
図１は、本発明おける文書処理装置の構成の一例を示す機能ブロック図である。
同図に示すように、文書処理装置１０には、原稿をスキャンして画像の読み取りを行う原稿入力部２０と、画像を印刷出力する画像出力部３０と、文書処理装置全体を制御するための処理を行う制御部４０と、メモリやＨＤＤ(Hard Disk Drive)などからなる記憶部５０と、タッチパネルなどからなり、ユーザに提供する情報の表示やユーザによる操作の受け付けを行うＵＩ(User Interface)６０とが設けられており、ＬＡＮ(Local Area Network)やインターネット網などのネットワーク７０と接続している。
また、原稿入力部２０には、原稿を搬送する原稿搬送部２１と、原稿をスキャンして画像を読み取る原稿画像読み取り部２２と、原稿が備える電子タグの情報の読み取りや書き込みを行う電子タグリーダ・ライタ２３とが設けられている。
なお、原稿が備える電子タグ(ＩＣチップ)は、非接触でデータの読み書きを行うことができるＲＦＩＤ(Radio Frequency ＩＤ)や無線タグ、ＩＣタグなどのＩＣチップであり、ラベルのようにＩＣチップを原稿に貼り付ける方法や、超微細なＩＣチップを紙に埋め込む方法など、任意の方法を用いて原稿に備えさせることができる。
ここで、原稿搬送部２１は、原稿を一枚毎に搬送する原稿自動搬送装置(ＡＤＦ)や、原稿の表裏を反転させる反転手段などを備えて構成され、画像の読み取りを行う原稿画像読み取り部２２で原稿の読み取り面をスキャンすることができるように原稿を搬送する。
また、電子タグリーダ・ライタ２３は、図２に示すように、ＡＤＦの原稿搬送経路上（図２(ａ)参照）や、プラテン（原稿読み取り部）に原稿を載置した際に電子タグの読み取りや書き込みが可能な位置に設置されている（図２(ｂ)参照）。
制御部４０には、原稿をスキャンして読み取ったスキャン画像や、ファックス受信したＦＡＸ画像、印刷が指示されたプリント文書などを処理し、画像出力部３０で画像を印刷出力するための画像データを生成する画像処理部４１が設けられている。
上記構成を用いて、本発明における文書処理装置１０は、原稿搬送部２１に複数枚の原稿がセットされ、ＵＩで原稿の読み取りが指示されると、原稿画像読み取り部２２で原稿をスキャンして画像を読み取り、画像処理部４１で画像データし、画像出力部３０から画像を印刷出力、又はネットワーク７０を介して画像データを送信する。
また、電子タグリーダ・ライタ２３で原稿に備えられている電子タグを読み取ると共に、原稿の処理の履歴を原稿の電子タグ、及び文書処理装置の記憶部５０に記録する。
ここで処理履歴として、例えば、文書処理装置で利用したコピーやスキャン、ファクシミリなどの機能、及びその設定、文書処理装置を利用したユーザのアカウントやＩＤなどのユーザ識別情報、時刻、文書処理装置の機種名やシリアル番号などの文書処理装置識別情報などを用いることができる。
また、タイトルなど、原稿を特定することが可能な情報（識別情報）が電子タグに記録されている場合は、当該情報を処理履歴に含めて文書処理装置に記録してもよい。
さらに、原稿の一部（例えば、文書の最初の行など）の画像にＯＣＲ(Optical Character Reader)処理を施してテキストに変換し、処理履歴に含めて文書処理装置に記録してもよい。
加えて、ＡＤＦのみに電子タグリーダ・ライタが設置されている場合は、電子タグを検出することが可能な装置をプラテンに設置し、プラテンで電子タグが検出されると、ユーザが利用できる処理操作をＡＤＦを用いた処理操作に限定するなど、ユーザによる文書処理装置の処理操作を電子タグの読み取り・書き込みが可能な処理操作に制限できるように構成してもよい。
また、表裏両面に文書などが印刷された原稿の両面を処理する場合は、表面を処理する際に両面の処理を行う旨を記録し、裏面の処理を行う際には電子タグの読み取り・書き込みを行わないなど、原稿の片面を処理する場合と両面を処理する場合とで、電子タグに対して行う処理（アクセス動作）を異ならせてもよい。
図３は、本願発明に係る画像処理装置における処理の流れの一例を示すフローチャートである。
まず、画像処理装置を利用するためのユーザ認証を行い（ステップ１００）、ＡＤＦに原稿がセットされると共に、画像処理装置で利用する機能（コピー、スキャナ、及びファクシミリなど）の選択、及び当該機能の処理条件が入力されると、利用する機能及び処理条件の設定を行う（ステップ１０１）。
次に、原稿の読み取り開始が指示される（ステップ１０２）と、原稿を一枚スキャンして画像を読み取り、設定されている機能に応じた処理を読み取った画像に実行する（ステップ１０３）。
また、原稿に電子タグが備えられているか否かの判断を行い（ステップ１０４）、電子タグが備えられていると判断する（ステップ１０４でＹＥＳ）と、電子タグに処理履歴を記録し（ステップ１０５）、ＡＤＦにセットされた全ページの処理が完了したか否かの判断を行う（ステップ１０６）。
一方、ステップ１０４で、原稿が電子タグを備えていないと判断する（ステップ１０４でＮＯ）と、ＡＤＦにセットされた全ページの処理が完了したか否かの判断を行う（ステップ１０６）。
そして、ステップ１０６で、ＡＤＦにセットされた全ページの処理が完了していないと判断する（ステップ１０６でＮＯ）と、次の原稿を一枚スキャンして画像を読み取り、設定されている機能に応じた処理を読み取った画像に実行する（ステップ１０３）。
また、ステップ１０６で、ＡＤＦにセットされた全ページの処理が完了したと判断する（ステップ１０６でＹＥＳ）と、ジョブログ（処理履歴）を記録し、処理を終了するための終了処理を行う（ステップ１０７）。
なお、ユーザ認証は、画像処理装置が記憶しているユーザＩＤとパスワードをＵＩから入力する方法や、外部サーバに登録されているユーザアカウントをネットワーク経由で照合する方法、画像処理装置に外付けされる専用機器でＩＤカードなどを認証して、ユーザ認証を行う方法など、任意の方法を用いることができる。
また、画像処理装置で利用する機能の処理条件としては、例えば、
コピーの場合：
部数、用紙サイズ、両面設定、拡大縮小率、カラーモード、原稿種類、Ｎアップなど。
ファクシミリの場合：
送信先、両面設定、拡大縮小率、解像度、Ｇ３／Ｇ４など符号化設定、原稿種類、Ｎアップなど。
スキャナの場合：
メール送信先、ファイル格納先、両面設定、拡大縮小率、解像度、ファイル形式、カラーモード、原稿種類、Ｎアップなど。
任意の処理条件を用いることができる。
このように本発明では、処理を行った原稿に処理の履歴を記録するため、機密情報が漏洩した際に、情報漏洩源を原稿から確実に突き止めることができる。
また、文書処理装置内のジョブ履歴として、電子タグが埋め込まれた原稿を処理した記録が残るため、文書処理装置のジョブ集計時やメンテナンス時に管理者が機密情報漏洩の可能性を知ることが可能であり、機密情報が漏洩した際には、情報漏洩源を文書処理装置から突き止めることが期待できる。
加えて、原稿や文書処理装置から情報漏洩源を突き止めることができることから、情報の漏洩自体が抑止されることを期待することができる。
本発明おける文書処理装置の構成の一例を示す機能ブロック図である。 電子タグリーダ・ライタの設置例を示す図である。 画像処理装置における処理の流れの一例を示すフローチャートである。
符号の説明
１０…文書処理装置
２０…原稿入力部
２１…原稿搬送部
２２…原稿画像読み取り部
２３…電子タグリーダ・ライタ
３０…画像出力部
４０…制御部
４１…画像処理部
５０…記憶部
６０…ＵＩ
７０…ネットワーク

Claims (7)

  1. 原稿から読み取った画像を処理する文書処理装置において、
    電子タグに情報を記録する電子タグ記録手段を具備し、
    前記電子タグ記録手段は、前記電子タグが備えられた原稿を用いた処理が行われると、該処理に関する処理履歴を前記電子タグに記録する
    ことを特徴とする文書処理装置。
  2. 前記処理履歴は、利用した機能、及び該機能に関する設定の情報、ユーザ識別情報、時刻、文書処理装置識別情報の少なくとも一つを含むことを特徴とする請求項１記載の文書処理装置。
  3. 前記処理履歴を記憶する記憶手段と、
    前記記憶手段に前記処理履歴を記録する処理履歴記録手段と
    をさらに具備し、
    前記処理履歴記録手段は、前記処理履歴を前記記憶手段に記録する
    ことを特徴とする請求項１記載の文書処理装置。
  4. 前記電子タグから情報を取得する電子タグ読み取り手段をさらに具備し、
    前記電子タグは、前記原稿を特定することが可能な原稿識別情報を有し、
    前記電子タグ読み取り手段は、前記原稿識別情報を前記電子タグから取得し、
    前記処理履歴記録手段は、前記原稿識別情報を前記記憶手段に記録する
    ことを特徴とする請求項３記載の文書処理装置。
  5. 前記電子タグを検出する検出手段と、
    前記原稿を用いた処理操作を制限する制限手段と
    をさらに具備し、
    前記制限手段は、前記電子タグへのアクセスが困難となる原稿の処理操作で前記検出手段が前記電子タグを検出すると、該電子タグへのアクセスが困難となる処理操作を制限する
    ことを特徴とする請求項１記載の文書処理装置。
  6. 前記電子タグ記録手段は、前記原稿の片面から画像を読み取るか、両面から画像を読み取るかに応じて、前記電子タグへのアクセス動作を異ならせることを特徴とする請求項１又は２記載の文書処理装置。
  7. 原稿から読み取った画像を処理する文書処理方法において、
    電子タグが備えられた原稿を用いた処理が行われると、該処理に関する処理履歴を電子タグ記録手段で前記電子タグに記録する
    ことを特徴とする文書処理方法。
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