CN100553284C - 文档处理装置及文档处理方法 - Google Patents

Abstract

本发明公开了一种用于对从原始文档读取的图像进行处理的文档处理装置和文档处理方法，所述文档处理装置包括将信息记录到电子标签中的电子标签记录部分，并且当执行使用具有电子标签的原始文档的处理时，所述电子标签记录部分将与该处理有关的处理历史记录到该电子标签中。

Description

文档处理装置及文档处理方法

技术领域

本发明涉及文档处理装置和文档处理方法，更具体地，涉及一种可防止机密文档等泄露的文档处理装置和文档处理方法。

背景技术

随着彩色复印机和彩色打印机质量的提高和功能的增多，在以较高的速度复制和分发高图像质量文档成为可能的同时，出现了与机密文档相关的文档信息外流或泄露的问题。

其中，近来，随着多功能机的网络功能得到不断发展，以及针对整个社会的网络基础设施的建立和改善，有可能使用多功能机将机密文档数字化，并可以通过网络将它们发送出去，而无需将机密文档或其副本带出办公室。

作为防止机密文档或同类文档被泄露的一种方法，例如，提出了一种具有以下功能的图像处理装置：将用于识别原始文档和用户的附加信息输入到要作为复制的结果输出到纸张上的图像中(例如，参见日本专利申请特开No.6-22119)。

另外，还提出了一种产生以下图像文件的数据处理方法，该图像数据中添加有从多功能机的UI输出的文档信息(例如，参见日本专利申请特开No.2004-112366)。

但是，由于信息是添加在从原始文档或图像文件复制出的副本上的，所以如果没有获得实际泄露的副本或电子文档，则无法识别信息泄露源。

发明内容

因此，考虑到上述情况而提出本发明，本发明提供了一种无需获得实际泄露的副本就可以识别信息泄露源的文档处理装置和文档处理方法。

本发明的一方面提供了一种用于对从原始文档读取的图像进行处理的文档处理装置，该文档处理装置包括向电子标签中记录信息的电子标签记录部分，并且在执行使用带有电子标签的原始文档的处理时，将与该处理有关的处理历史记录到该电子标签中。

本发明的另一方面提供了所述文档处理装置，其中所述处理历史包括所使用的功能、与该功能有关的设置信息、用户识别信息、时间，以及该文档处理装置的识别信息中的至少任意一个。

本发明的另一方面提供了所述文档处理装置，该文档处理装置还包括：存储所述处理历史的存储器；以及将所述处理历史记录在所述存储器中的处理历史记录部分，其中所述处理历史记录部分将所述处理历史记录在所述存储器中。

本发明的另一方面提供了所述文档处理装置，该文档处理装置还包括：从所述电子标签获取信息的电子标签读取部分，其中：所述电子标签具有可以识别所述原始文档的原始文档识别信息；所述电子标签读取部分从所述电子标签获取原始文档识别信息；并且所述处理历史记录部分将所述原始文档识别信息记录在所述存储器中。

本发明的另一方面提供了所述文档处理装置，该文档处理装置还包括：检测所述电子标签的检测部分；以及限制使用所述原始文档的处理操作的限制部分，其中，当所述检测部分在原始文档的其中难以访问所述电子标签的处理操作中检测到电子标签时，所述限制部分对其中难以访问电子标签的该处理操作进行限制。

本发明的另一方面提供了所述文档处理装置，其中所述电子标签记录部分根据所述图像是从原始文档的一面还是从原始文档的两面读取的，来改变对所述电子标签的访问操作。

本发明的另一方面提供了一种用于对从原始文档读取的图像进行处理的文档处理方法，该文档处理方法包括：当执行使用带有电子标签的原始文档的处理时，将与该处理有关的处理历史记录到所述电子标签中。

本发明的另一方面提供了所述文档处理方法，其中所述处理历史包括所使用的功能、与该功能有关的设置信息、用户识别信息、时间，以及该文档处理装置的识别信息中的至少任意一个。

本发明的另一方面提供了所述文档处理方法，该文档处理方法还包括：存储所述处理历史的存储器；以及将所述处理历史记录在所述存储器中的处理历史记录部分，其中所述处理历史记录部分将所述处理历史记录在所述存储器中。

本发明的另一方面提供了所述文档处理方法，该文档处理方法还包括：从所述电子标签获取信息的电子标签读取部分，其中：所述电子标签具有可以识别所述原始文档的原始文档识别信息；所述电子标签读取部分从所述电子标签获取所述原始文档识别信息；并且所述处理历史记录部分将所述原始文档识别信息记录在所述存储器中。

本发明的另一方面提供了所述文档处理方法，该文档处理方法还包括：检测所述电子标签的检测部分；以及限制使用所述原始文档的处理操作的限制部分，其中，当所述检测部分在原始文档的其中难以访问所述电子标签的处理操作中检测到电子标签时，所述限制部分对其中难以访问电子标签的该处理操作进行限制。

本发明的另一方面提供了所述文档处理方法，其中所述电子标签记录部分根据所述图像是从原始文档的一面还是从原始文档的两面读取的，来改变对所述电子标签的访问操作。

附图说明

下面将基于以下附图对本发明的示例性实施例进行详细描述，附图中：

图1是表示根据本发明的文档处理装置的结构的一个示例的功能框图；

图2A和2B表示电子标签读/写器的安装示例；以及

图3是表示图像处理装置中的处理流程的一个示例的流程图。

具体实施方式

图1是表示根据本发明的文档处理装置的结构的一个示例的功能框图。

如图1所示，文档处理装置10包括：扫描原始文档并读取图像的原始文档输入部分20；打印出所述图像的图像输出部分30；执行用于控制整个文档处理装置的处理的控制器40；由存储单元或HDD(硬盘驱动器)等构成的存储器50，并且文档处理装置10具有包括触摸板等并用于显示要提供给用户的信息和接收该用户执行的操作的UI(用户界面)60。该文档处理装置10与诸如LAN(局域网)或互联网的网络70相连。

此外，原始文档输入部分20配备有：馈送原始文档的原始文档馈送部分21；扫描原始文档并读取图像的原始文档图像读取部分22；以及从/向设置在原始文档上的电子标签读取/写入信息的电子标签读/写器23。

此外，设置在原始文档上的电子标签(IC芯片)是可以通过非接触方式读取和写入数据的IC芯片，例如RFID(射频ID)、无线标签、IC标签等。此外，电子标签可以通过任意方式设置在原始文档上，例如将IC芯片像标签那样附在原始文档上、在纸张中嵌入超微IC芯片，等等。

这里，原始文档馈送部分21包括：自动文档馈送器(ADF)；原始文档反转部分，其将原始文档翻转至其背面，等等，并馈送原始文档，使得读取图像的原始文档图像读取部分22可以扫描该原始文档的待扫描的那面。

此外，如图2A和2B所示，电子标签读/写器23被设置在，当原始文档被放置在原始文档馈送路径(参见图2A)或台板(platen)(原始文档读取部分)上时，可以对电子标签进行读取或写入的位置。

控制器40配备有图像处理部分41，该图像处理部分41对通过扫描并读取原始文档而获得的扫描图像进行处理、对通过传真而接收的图像进行处理、对被指示要打印出来的打印文档等进行处理，并且产生用于由图像输出部分30打印出图像的图像数据。

使用上述结构，在本发明的文档处理装置10中，在将多个原始文档设置在原始文档馈送部分21中并从UI给出读取原始文档的指令之后，原始文档图像读取部分22扫描这些原始文档并读取图像，图像处理部分41生成图像数据，并且图像输出部分30打印出图像，或者通过网络70传输图像数据。

此外，电子标签读/写器23读取设置在原始文档上的电子标签，并且文档处理装置10将原始文档的处理历史记录到设置在该原始文档上的电子标签中，并记录到存储器50中。

这里，例如，以下内容可用作处理历史：文档处理装置中所使用的诸如复印、扫描或传真功能的多种功能以及这些功能的设置；用户识别信息，例如使用该文档处理装置的用户的账号、ID；文档处理装置的识别信息，例如该文档处理装置的时间、型号名称或序列号，等等。

此外，当电子标签中记录有可以识别原始文档的标题或其他信息(识别信息)时，可通过将该信息包括在处理历史中而将该信息记录在文档处理装置中。

此外，可以通过对原始文档的一部分(例如，文档的第一行等)的图像进行OCR(光学字符识别)将该图像转换为文本而将该图像包括在处理历史中，来将该图像记录在文档处理装置中。

另外，当只为ADF配备了电子标签读/写器时，可以将所述文档处理装置构造为，将该文档处理装置的用户处理操作限制为其中电子标签可被读/写的处理操作，从而将可以检测该电子标签的单元安装到台板上，并且当在台板上检测到电子标签时，将用户可以使用的处理操作限制为使用ADF的处理操作。

此外，当对其中文档等被双面打印的原始文档的两面都进行处理时，可以将所述文档处理装置构造为，在只对原始文档的一面进行处理的情况和对双面均进行处理的情况之间改变对于电子标签的处理(访问操作)，使得在对正面进行处理的情况下，记录对双面进行处理的信息，而在对背面进行处理的情况下，不对电子标签进行读取或写入。

图3是表示根据本发明的图像处理装置中的处理流程的一个示例的流程图。

首先，为使用图像处理装置而进行用户验证(步骤100)，将原始文档设置在ADF中，选择某个功能(复印、扫描、传真等)来使用该图像处理装置，输入针对该功能的处理条件，并且设置要使用的功能以及处理条件(步骤101)。

接下来，在给出开始读取原始文档的指令后(步骤102)，扫描原始文档的一页并读取图像，随后对所读取的图像进行根据所设定功能的处理(步骤103)。

接下来，确定该原始文档是否具有电子标签(步骤104)，如果确定出该文档具有电子标签(步骤104中为“是”)，则将处理历史记录到该电子标签中(步骤105)，而且确定是否完成了设置在ADF中的所有页(步骤106)。

另一方面，如果在步骤104中确定为该原始文档没有电子标签，则确定是否完成了设置在ADF中的所有页(步骤106)。

然后，如果在步骤106中确定为尚未完成对设置在ADF中的所有页的处理(步骤106中为“否”)，则对原始文档的下一页进行扫描并读取图像，随后对所读取的图像进行根据所设定功能的处理(步骤103)。

然后，如果在步骤106中确定已完成设置在ADF中的所有页(步骤106中为“是”)，则记录作业日志(处理历史)，并且执行结束处理以结束该处理(步骤107)。

此外，可以使用任意方法来进行用户验证，例如从UI输入存储在所述图像处理装置记录中的用户ID和密码的方法、通过网络对注册于外部服务器中的用户账号进行匹配的方法，以及通过与所述图像处理装置相连接的外部专用单元使用ID卡等进行用户验证的方法。

此外，作为处理条件，可以针对所述图像处理装置中使用的功能应用任意处理条件，例如：

对于复印的情况：复印数量、纸张大小、面设置、缩放率、色彩模式、原始文档的类型、分栏等，

对于传真的情况：发送目的地、面设置、缩放率、分辨率、诸如G3/G4的编码设置、原始文档的类型、分栏等，

对于扫描的情况：邮件发送目的地、文件存储目的地、面设置、缩放率、分辨率、文件格式、色彩模式，原始文档的类型、分栏等。

如上所述，在本发明中，由于将处理的历史记录在被处理的原始文档中，所以当机密信息泄露时，就可以从原始文档中确定地识别出机密信息的泄露源。

此外，作为文档处理装置中的作业历史，由于保存了对具有电子标签的原始文档进行的处理的记录，所以管理员就可以在作业收集或维护所述文档处理装置时获知机密信息被泄露的可能性，并且在发生机密信息泄露时，有望从所述文档处理装置中识别出机密信息的泄露源。

此外，因为可以从原始文档或文档处理装置中识别出机密信息的泄露源，所以有望阻止潜在的信息泄露。

根据本发明，管理员等可以从文档处理装置或原始文档中获知机密信息被泄露的可能性，并在发生机密信息泄露时，确定地识别出信息泄露源。这样就有望防止潜在的机密信息泄露。

出于说明和描述的目的给出了以上对本发明的示例性实施例的以上描述。并非旨在将本发明穷尽或局限为所公开的确切形式。显然，多种修改和改变对本领域技术人员是显而易见的。为了最好地说明本发明的原理及其实际应用而选择和描述了该示例性实施例，因此使得本领域技术人员可以针对各种实施例，以及适于预期的特定用途的各种变型例来理解本发明。旨在通过由以下权利要求及其等同物来限定本发明的范围。

Claims (8)

1、一种用于对从原始文档读取的图像进行处理的文档处理装置，该文档处理装置包括：

电子标签记录部分，用于向电子标签中记录信息，并且在执行使用带有所述电子标签的原始文档的处理时，所述电子标签记录部分将与该处理有关的处理历史记录到所述电子标签中。

2、根据权利要求1所述的文档处理装置，其中，所述处理历史包括该文档处理装置所使用的功能、与该功能有关的设置信息、用户识别信息、时间，以及所述文档处理装置的识别信息中的至少一个。

3、根据权利要求1所述的文档处理装置，该文档处理装置还包括：

存储所述处理历史的存储器；以及

将所述处理历史记录在所述存储器中的处理历史记录部分，并且

其中所述处理历史记录部分将所述处理历史记录在所述存储器中。

4、根据权利要求3所述的文档处理装置，该文档处理装置还包括：

从所述电子标签获取用于识别所述原始文档的信息的电子标签读取部分，

其中：

所述处理历史记录部分将原始文档识别信息记录在所述存储器中。

5、根据权利要求1的所述文档处理装置，该文档处理装置还包括：

检测所述电子标签的检测部分；以及

限制部分，当所述检测部分检测到所述电子标签时，所述限制部分进行控制，使得不进行这样的使用所述原始文档的处理操作，即，其中所述电子标签记录部分无法向所述电子标签中记录信息。

6、根据权利要求1所述的文档处理装置，其中

对于所述电子标签的访问操作根据所述图像是从所述原始文档的一面还是从所述原始文档的两面读取的而改变。

7、根据权利要求2所述的文档处理装置，其中

对于所述电子标签的访问操作根据所述图像是从所述原始文档的一面还是从所述原始文档的两面读取的而改变。

8、一种用于对从原始文档读取的图像进行处理的文档处理方法，该方法包括：

当执行使用具有电子标签的原始文档的处理时，

将与该处理有关的处理历史记录到所述电子标签中。

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