JP4830955B2 - デジタル複合機 - Google Patents

Description

本発明は、デジタル複合機に関し、なかでもデジタル複合機が備える電子メールの送受信技術に関する。

プリンタ機能やファクシミリ機能等のほか、インターネットファクシミリ機能や電子メールの送受信機能などを備えた多機能なデジタル複合機（ＭＦＰ）が公知である（特許文献１）。

このようなデジタル複合機を利用すれば、たとえば、スキャナで原稿から画像データを読み取って画像データを生成し、電子メールにその生成した画像データを添付して、所望の相手先にインターネットを経由して送信することができる。

特開２００４−２３５７１７号公報

この種のデジタル複合機は装置固有のメールアドレスを有し、通常、そのデジタル複合機から電子メールが送信される際には送信元であるその装置のメールアドレスが送信者としてセットされる。インターネットファクシミリ送信など、送信先がデジタル複合機等であれば、それでもとくに支障はないが、送信先のユーザによってその電子メールを利用した返信が行われるような場合に問題があった。

たとえば、返信メールにファイルが添付されていたときにその添付ファイルの受信ができない、返信メールのテキストデータが紙媒体にプリントアウトされて電子データのまま受け取ることができない、等の問題である。したがって、このような場合には、デジタル複合機のメールアドレスではなく、送信したユーザが受信できるメールアドレスが、電子メールの返信先としてセットされるのが好ましい。

この点、先の特許文献１のデジタル複合機は、送信元のデジタル複合機のメールアドレスに代えて、登録されているユーザのメールアドレスをセットする手段を備える。しかし、メールを送信するたびにメールアドレスをセットする操作が必要になるなど、利便性の観点からは改良の余地があった。

そこで、本発明は上記問題が解決でき、さらに利便性にも優れるデジタル複合機の提供を目的とする。

上記課題を解決するため、請求項１記載の発明は、 電子メールの送受信機能を備えるデジタル複合機であって、前記デジタル複合機のメールアドレスと、前記デジタル複合機のメールアドレスと異なる返信用メールアドレスとを含む装置情報を登録する手段と、前記デジタル複合機にログインするための第１ユーザ情報を登録する手段と、前記デジタル複合機にユーザがログインしている場合には、送信メールの送信者のメールアドレスを前記ユーザの第１ユーザ情報に基づいて設定し、前記デジタル複合機に前記ユーザがログインしていない場合には、前記送信者のメールアドレスとして前記デジタル複合機のメールアドレスを設定する手段と、前記送信者のメールアドレスとして前記デジタル複合機のメールアドレスが設定される場合、前記送信メールの返信先として、前記返信用メールアドレスを前記送信メールに設定する手段と、を備えることを特徴とする。

請求項２記載の発明は、電子メールの送受信機能を備えるデジタル複合機であって、前記デジタル複合機のメールアドレスと、前記デジタル複合機のメールアドレスと異なる返信用メールアドレスとを含む装置情報を登録する手段と、前記デジタル複合機にログインするための第１ユーザ情報を登録する手段と、前記デジタル複合機に接続するための第２ユーザ情報を記憶するサーバにアクセスして前記第２ユーザ情報を取得する手段と、前記デジタル複合機にユーザがログインしている場合には、送信メールの送信者のメールアドレスを前記ユーザの第１ユーザ情報に基づいて設定し、前記デジタル複合機に前記ユーザがログインしておらず、かつ、前記ユーザの第２ユーザ情報が取得できる場合には、前記送信者のメールアドレスを前記ユーザの第２ユーザ情報に基づいて設定し、前記デジタル複合機に前記ユーザがログインしておらず、かつ、前記ユーザの第２ユーザ情報が取得できない場合には、前記送信者のメールアドレスとして前記デジタル複合機のメールアドレスを設定する手段と、前記送信者のメールアドレスとして前記デジタル複合機のメールアドレスが設定される場合、前記送信メールの返信先として、前記返信用メールアドレスを前記送信メールに設定する手段と、を備えることを特徴とする。

本発明のデジタル複合機によれば、電子メールの返信先が状況に応じて設定できるよう、異なる設定手段が重畳的に組み合わせられているので、添付ファイルの受信不能や意に反するプリントアウトを確実に防止することができ、支障のない利便性に優れた電子メールの送受信環境が構築できる。

電子メールに返信用のメールアドレスを付加する手段を備え、その返信用のメールアドレスにユーザ代表のメールアドレス等を設定することで、一律に電子メールをそのメールアドレスに受信することができ、簡単でありながら添付ファイルの受信不能等を確実に防止することができる。

以下、図面を参照しつつ本発明の最良の実施の形態について説明する。図１は、本発明にかかるデジタル複合機（ＭＦＰ）１が接続されたネットワークシステムを示している。図１に示すように、ネットワークシステムはインターネット３０に接続された複数のＬＡＮ３１で構成され、各ＬＡＮ３１には、デジタル複合機１や、端末装置３２、ＬＤＡＰサーバ３３などが含まれている。なお、図１のＬＡＮ３１の数はもちろん、そのＬＡＮ３１に含まれる端末装置３２も例示であって、その数や種類等はこれに限定されるものではない。

デジタル複合機１は、プリンタ機能やファクシミリ機能、コピー機能、スキャン機能のほか、インターネットを経由してファクシミリの送受信を行うインターネットファクシミリ機能、電子メールを送受信する電子メール機能をも一台で発揮できる多機能装置である。デジタル複合機１は、通常、同一ＬＡＮ３１内の各端末装置３２を利用する複数のユーザで共用されており、各ユーザは、デジタル複合機１を直接的に操作することもできるし、デジタル複合機１にアクセス可能に接続している各端末装置３２からＬＡＮ３１を介して間接的に操作することもできる。

デジタル複合機１の構成を図２に示す。そこに示すように、デジタル複合機１には、インターフェイス２、処理部３、表示部４、操作部５、通信部６、画像読取部７、印刷部８が備えられている。処理部３は、記憶部３ａを含む。

インターフェイス２は、デジタル複合機１と、ＬＡＮ３１に接続されている端末装置３２やＬＤＡＰサーバ３３とのアクセスを可能にするインターフェイスである。デジタル複合機１で作成された画像情報や電子メールもまた、インターフェイス２を介して送受信される。たとえば、デジタル複合機１で作成された画像情報が他のＬＡＮ３１のデジタル複合機１にインターネットファクシミリ送信される場合や、デジタル複合機１で作成された画像情報が電子メールに添付されて、ＬＡＮ３１内外の端末装置３２に送信される場合など、いずれもインターフェイス２を経由して送信される。

処理部３は、ＣＰＵやＲＯＭ、ＲＡＭなどで構成されており（図示せず）、デジタル複合機１が備える各部と協働して、デジタル複合機１が発揮する各機能の処理を制御し実行する。たとえば、取得した画像情報の符号化および復号等の画像処理や、画像情報を記憶する処理、ログインやネットワーク認証を判断する処理、電子メールの送受信を制御する処理等を実行する。ここで、ログインとは、デジタル複合機１に登録されたユーザ情報に従ってデジタル複合機１を操作可能な状態にすることをいい、ネットワーク認証とは、たとえば、ＬＤＡＰサーバ３３等の認証サーバを用いたアクセス認証により、デジタル複合機１に接続を試みるユーザの正当性を検証することを意味する。ログイン、あるいはネットワーク認証が成功することによって、ユーザはデジタル複合機１の所定の操作を行うことが可能になる。

記憶部３ａは、第１ユーザ情報および装置情報の登録を受け付けて記憶する。通常、第１ユーザ情報は複数であるが、装置情報は１つである。第１ユーザ情報は、ユーザがログインする際に要求される情報であり、そのユーザの名称１０ａおよびそのユーザのメールアドレス１１ａからなるログイン情報を含む。

一方、装置情報は、デジタル複合機１に関する情報である。図３に、装置情報の登録画面の一例を示す。そこに示されるように、装置情報には、デジタル複合機の名称１０ｂや、デジタル複合機のメールアドレス１１ｂとともに、返信用のメールアドレス１２が含まれる。

返信用のメールアドレス１２は、返信メールに添付された添付ファイルの受信不能や、返信メールのテキストデータが意に反してプリントアウトされるのを避けるために設けられている。つまり、返信用のメールアドレス１２を登録しておくと、たとえば、その電子メールを受信したユーザが通常の電子メールと同様に返信メールを送信した場合、その返信メールは、電子メールの送信者であるデジタル複合機１のメールアドレス１１ｂではなく、返信用のメールアドレス１２に対して送信される。

したがって、たとえば、そのデジタル複合機１を利用する全てのユーザを代表するメールアドレスを返信用のメールアドレス１２として一つ登録しておけば、各ユーザは、後にそのメールアドレスを利用して返信メールを取得することができ、添付ファイルの受信不能やテキストデータの意に反するプリントアウトを確実に防止することができる。全てのユーザがメールアドレスを登録する必要がないため、登録の手間が軽減され、実装する記憶部３ａの容量も小さくて足りる。

なお、装置情報のうち、デジタル複合機のメールアドレス１１ｂの登録は必須であるが、デジタル複合機の名称１０ｂと返信用のメールアドレス１２の登録は任意である。図３は、各情報が登録されている状態を示している。

表示部４は、液晶パネルやＬＥＤランプなどで構成されている。液晶パネルには、デジタル複合機１の各種設定状態や動作状態などが文字や図形を用いて表示される。また、液晶パネルは、タッチパネルを切り替え可能に表示し、操作部としての機能も兼ねている。

操作部５は、スタートキーやテンキー、ショートカットキーなどの操作ボタンなどで構成されている。ユーザは、表示部４の表示を見ながら操作部５を操作し、ログインの操作など、各種情報を入力してデジタル複合機１に指示を行うことができる。

通信部６は、公衆電話回線網（ＰＳＴＮ）に接続されたモデムなどで構成されており、たとえば、処理部３等との協働によってファクシミリ機能を発揮する。

画像読取部７は、原稿等を光学的に読み取ってデジタルデータからなる画像情報に変換する処理を実行する（スキャン機能）。読み取られた画像情報は、コピーして印刷（コピー機能）や、公衆電話回線網やインターネット３０を経由して他のデジタル複合機１に送信（ファクシミリ送信機能、インターネットファクシミリ送信機能）等される。また、各端末装置３２へ直接転送される場合や、電子メールに添付して送信される場合もある。

印刷部８は、画像情報を紙媒体等に印刷して出力する処理を実行し、コピー機能のほか、受信した画像情報を印刷して出力する処理なども実行する（ファクシミリ受信機能）。

ＬＤＡＰサーバ３３は、同一ＬＡＮ３１内のデジタル複合機１を利用するユーザの第２ユーザ情報を記憶し管理している。そして、その第２ユーザ情報には、ネットワーク認証の際に要求されるユーザの名称およびユーザのメールアドレスからなる認証情報が含まれている。

次に、以上の構成からなるネットワークシステムにおいて、デジタル複合機１から電子メールが送信される場合の処理の流れについて、図４および図５を参照して説明する。図４は、電子メールを送信する際に、メールヘッダに送信者等の情報をセットする処理の流れを示している。図５は、装置情報に基づいてメールヘッダがセットされる場合における処理の流れを示している。

電子メールの送信処理に際し、図４に示すように、処理部３は、まずデジタル複合機１にユーザがログインしているか否かをチェックする（ステップＳ１）。そして、ユーザがデジタル複合機１にログインしている場合には（ステップＳ１のＹＥＳ）、デジタル複合機１の記憶部３ａに記憶されている第１ユーザ情報からユーザの名称１０ａおよびユーザのメールアドレス１１ａからなるログイン情報を取得し、電子メールの送信者を示すＦｒｏｍフィールドにセットされるべきデジタル複合機のメールアドレス１１ｂに代えて、そのユーザの名称１０ａおよびメールアドレス１１ａを設定する（ステップＳ２）。たとえば、図６に示すように、メールヘッダのＦｒｏｍフィールド１５に、ユーザの名称１０ａとユーザのメールアドレス１１ａとが設定されるのである。

この場合、デジタル複合機１内の記憶部３ａから第１ユーザ情報を取得するため、迅速かつ確実に処理することができる。そして、返信メールは送信者であるユーザのメールアドレス１１ａに送信されるため、添付ファイルの受信不能等の不具合が発生することはない。送信された電子メールにユーザの名称１０ａ等が送信者として表示されるため、受信者は、通常の電子メールと同様に扱うことができる。

したがって、第１ユーザ情報を登録しているユーザは、予め電子メールを送信する前にログインしておくのが好ましい。いったんログインしておけば、電子メールを送信するたびにメールアドレスをセットする操作をしなくて済む。

ユーザがデジタル複合機１にログインしていない場合には（ステップＳ１のＮＯ）、処理部３は、ネットワーク認証が行われているか否かをチェックする（ステップＳ３）。ＬＤＡＰサーバ３３等の認証サーバにアクセスし、使用者認証を行った状態でユーザがデジタル複合機１を操作している場合など、ネットワーク認証が行われている場合には（ステップＳ３のＹＥＳ）、処理部３がＬＡＮ３１を介してＬＤＡＰサーバ３３にアクセスし、ＬＤＡＰサーバ３３に記憶されている第２ユーザ情報からユーザの名称およびユーザのメールアドレスからなる認証情報を取得して、Ｆｒｏｍフィールド１５にそのユーザの名称およびメールアドレスを設定する（ステップＳ４）。

この場合、ＬＡＮ３１を介して第２ユーザ情報を取得するため、通信処理を要するものの、既存の情報が利用でき、設備増設や登録手続き等の面で効果的である。もちろん、ログインの場合と同様、添付ファイルの受信不能等の不具合は発生しないし、受信者は通常の電子メールと同様に扱うことができる。

ログインもネットワーク認証も行われていない場合には、処理部３は、装置情報をメールヘッダに設定する（ステップＳ５）。装置情報のメールヘッダへの設定は、図５に示すように、装置情報の登録内容に応じて処理される。

具体的には、処理部３は、記憶部３ａにアクセスして装置情報に返信用のメールアドレス１２の登録があるか否かをチェックする（ステップＳ５１）。そして、返信用のメールアドレス１２の登録がある場合には（ステップＳ５１のＹＥＳ）、メールヘッダに返信用のメールアドレス１２を付加する（ステップＳ５２）。その付加後のメールヘッダを図７に例示する。そこに示されるように、送信者を示すＦｒｏｍフィールド１５の下側に新たにＲｅｐｌｙ−Ｔｏフィールド１６が生成され、そこにユーザを代表する返信用のメールアドレス１２が設定されるのである。

これにより、この電子メールに基づいて返信される返信メールは、Ｆｒｏｍフィールド１５のメールアドレスではなく、Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏフィールド１６に設定されたユーザ代表のメールアドレス１２に対して一律に送信される。したがって、各ユーザは、ユーザ代表のメールアドレス１２に送信された返信メールをチェックするなどして、自身に返信された電子メールを取得することができ、添付ファイルの受信不能やテキストデータの意に反するプリントアウトを確実に防止することができる。なお、返信用のメールアドレス１２が登録されていない場合（ステップＳ５１のＮＯ）には、メールヘッダに返信用のメールアドレス１２は付加されない。

次に、処理部３は、装置情報にデジタル複合機の名称１０ｂの登録があるか否かをチェックする（ステップＳ５３）。そして、デジタル複合機の名称１０ｂの登録がある場合には（ステップＳ５３のＹＥＳ）、処理部３は、図７に示されるように、Ｆｒｏｍフィールド１５にデジタル複合機の名称１０ｂとメールアドレス１１ｂとを設定し（ステップＳ５５）、デジタル複合機の名称１０ｂの登録がない場合には（ステップＳ５３のＮＯ）、Ｆｒｏｍフィールド１５にデジタル複合機のメールアドレス１１ｂのみを設定する（ステップＳ５４）。

つまり、装置情報がメールヘッダに設定される場合には、送信者を示すＦｒｏｍフィールド１５にはデジタル複合機の名称１０ｂやメールアドレス１１ｂが設定され、受信者は従来通りデジタル複合機１から送信された電子メールであることを特定できる。Ｆｒｏｍフィールド１５の書き換えもなく、信頼性が損なわれるおそれもない。

そして、返信用のメールアドレス１２が登録されていて、それがメールヘッダに付加されると、受信者はそのまま通常の電子メールと同様に返信すれば、代表の返信用のメールアドレス１２に送信されて、最終的には送信者の手元に届くこととなる。

以上説明したとおり、本発明のデジタル複合機１によれば、電子メールの返信先が状況に応じて設定できるよう異なる設定手段が重畳的に組み合わせられているので、支障のない利便性に優れた電子メールの送受信環境を構築することができる。

ＬＤＡＰサーバ３３は必ずしも必要ではなく、第１ユーザ情報と装置情報とに基づいて電子メールの返信先をセットしてもよい。つまり、デジタル複合機１にユーザがログインしている場合には、第１ユーザ情報に基づいて、送信元のユーザ名やメールアドレスの設定を行い、ユーザがログインしていない場合には、装置情報を用いて送信元のユーザ名（装置名）やメールアドレスを設定するという形態でもよい。

本発明のデジタル複合機で構成されたネットワークシステムを示す図である。 デジタル複合機の構成を説明するための図である。 装置情報の登録画面を示す図である。 電子メールの送信時における、メールヘッダ設定の処理の流れを示す図である。 装置情報に基づいてメールヘッダが設定される場合の処理の流れを示す図である。 メールヘッダの設定状態を示す図である。 返信用のメールアドレスが付加されたメールヘッダの設定状態を示す図である。

符号の説明

１ デジタル複合機
１０ａ、１０ｂ デジタル複合機の名称
１１ａ、１１ｂ デジタル複合機のメールアドレス
１２ 返信用のメールアドレス
１５ Ｆｒｏｍフィールド
１６ Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏフィールド
３０ インターネット
３１ ＬＡＮ
３２ 端末装置
３３ ＬＤＡＰサーバ

Claims (2)

1. 電子メールの送受信機能を備えるデジタル複合機であって、
   前記デジタル複合機のメールアドレスと、前記デジタル複合機のメールアドレスと異なる返信用メールアドレスとを含む装置情報を登録する手段と、
   前記デジタル複合機にログインするための第１ユーザ情報を登録する手段と、
   前記デジタル複合機にユーザがログインしている場合には、送信メールの送信者のメールアドレスを前記ユーザの第１ユーザ情報に基づいて設定し、前記デジタル複合機に前記ユーザがログインしていない場合には、前記送信者のメールアドレスとして前記デジタル複合機のメールアドレスを設定する手段と、
   前記送信者のメールアドレスとして前記デジタル複合機のメールアドレスが設定される場合、前記送信メールの返信先として、前記返信用メールアドレスを前記送信メールに設定する手段と、
   を備えることを特徴とするデジタル複合機。
2. 電子メールの送受信機能を備えるデジタル複合機であって、
   前記デジタル複合機のメールアドレスと、前記デジタル複合機のメールアドレスと異なる返信用メールアドレスとを含む装置情報を登録する手段と、
   前記デジタル複合機にログインするための第１ユーザ情報を登録する手段と、
   前記デジタル複合機に接続するための第２ユーザ情報を記憶するサーバにアクセスして前記第２ユーザ情報を取得する手段と、
   前記デジタル複合機にユーザがログインしている場合には、送信メールの送信者のメールアドレスを前記ユーザの第１ユーザ情報に基づいて設定し、前記デジタル複合機に前記ユーザがログインしておらず、かつ、前記ユーザの第２ユーザ情報が取得できる場合には、前記送信者のメールアドレスを前記ユーザの第２ユーザ情報に基づいて設定し、前記デジタル複合機に前記ユーザがログインしておらず、かつ、前記ユーザの第２ユーザ情報が取得できない場合には、前記送信者のメールアドレスとして前記デジタル複合機のメールアドレスを設定する手段と、
   前記送信者のメールアドレスとして前記デジタル複合機のメールアドレスが設定される場合、前記送信メールの返信先として、前記返信用メールアドレスを前記送信メールに設定する手段と、
   を備えることを特徴とするデジタル複合機。

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