JP2009260499A - 電子メール通信装置 - Google Patents

Abstract

【課題】 パスワードでロックされたデータファイルを電子メールに添付して送信する際に、ロックを解除するためのパスワードを、セキュリティを確保しつつ手軽に通知することが可能な電子メール通信装置を提供する。
【解決手段】 ネットワーク複合機１は、電子メールを送信する機能及び電子メールを受信する機能を有する電子メール送受信部２０を備えている。電子メール送受信部２０は、暗号化ＰＤＦファイルが添付された電子メールを送信する際に、該電子メールに既読確認（ＭＤＮ）要求情報を付加する。また、電子メール送受信部２０は、クライアント端末３から送信された既読確認（ＭＤＮ）情報を含む返信メールが受信されたときに、該返信メールに対して、暗号化ＰＤＦファイルを復号するためのパスワードを含む電子メールを返信する。
【選択図】 図２

Description

本発明は、電子メール通信装置に関する。

近年、ネットワーク通信技術の進展及びネットワーク環境の普及に伴い、ネットワーク対応されたスキャナ、プリンタ、及びファクシミリ等を備えたネットワーク複合機（ＭＦＰ：Ｍｕｌｔｉ Ｆｕｎｃｔｉｏｎａｌ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）が広く用いられるようになっている。このようなネットワーク複合機には、スキャンした原稿を電子メールの添付ファイル（ＰＤＦ、ＴＩＦＦ、ＪＰＥＧ形式）として、指定されたメールアドレスに送信する所謂スキャンｔｏＥ−ｍａｉｌ機能を備えたものがある（例えば特許文献１参照）。

また、ネットワーク複合機には、文書管理のセキュリティを高めるため、原稿をスキャンする際にパスワードで暗号化されたＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｆｏｒｍａｔ）ファイルを生成するものが実用化されている。このようなネットワーク複合機では、パスワードの設定により情報漏洩の防止を図っており、スキャンデータを暗号化ＰＤＦファイルにすることで、権限を持たないユーザによる閲覧、印刷等を防止している。
特開２００５−２４４４１１号公報

ここで、スキャンｔｏＥ−ｍａｉｌ機能を利用し、パスワードで暗号化されたＰＤＦファイルを電子メールに添付して送信する場合には、該暗号化ＰＤＦファイルを復号するためのパスワードを、電子メールの受信者に対して知らせる手立てが必要になる。しかしながら、暗号化ＰＤＦファイルとパスワードとを同じ電子メールで一緒に送信したのでは、例えば当該電子メールが第三者に盗聴された場合等、セキュリティ上の問題が生じるおそれがある。一方、パスワードを通知する手法を複雑かつ厳重にすれば、ネットワーク複合機を利用するユーザに煩わしさを与えるおそれがある。

本発明は、上記問題点を解消する為になされたものであり、パスワードでロックされたデータファイルを電子メールに添付して送信する際に、ロックを解除するためのパスワードを、セキュリティを確保しつつ手軽に通知することが可能な電子メール通信装置を提供することを目的とする。

本発明に係る電子メール通信装置は、電子メールを送信する送信手段と、電子メールを受信する受信手段とを備える電子メール通信装置であって、送信手段が、パスワードでロックされたデータファイルが添付された電子メールを送信する際に、該電子メールに既読確認要求情報を付加するとともに、受信手段により既読確認情報を含む返信メールが受信されたときに、該返信メールに対してパスワードを含む電子メールを返信することを特徴とする。

本発明に係る電子メール通信装置によれば、既読確認情報を含む返信メールが受信されたときに、該返信メールに対して、パスワードを含む電子メールが返信される。すなわち、パスワードでロックされたデータファイルと、ロックを解除するパスワードとが別々に送信されるため、セキュリティを確保することができる。また、既読確認情報が受信されたときに、パスワードが自動的に返信されるため、ユーザに煩わしさを与えることがない。その結果、パスワードでロックされたデータファイルを電子メールに添付して送信する際に、ロックを解除するためのパスワードを、セキュリティを確保しつつ手軽に通知することが可能となる。

本発明に係る電子メール通信装置は、電子メールのメッセージＩＤと、該電子メールに添付されたデータファイルをロックしたパスワードとを対応付けて管理するパスワード管理テーブルを記憶する記憶手段を備え、送信手段が、受信手段により既読確認情報を含む返信メールが受信されたときに、既読確認情報に含まれるメッセージＩＤに対応するパスワードを記憶手段に記憶されているパスワード管理テーブルから取得して返信することが好ましい。

このようにすれば、電子メールに添付されて送信されたデータファイルに対応するパスワードを正確に通知することが可能となる。

本発明に係る電子メール通信装置では、送信手段が、受信手段により既読確認情報を含む返信メールが受信されたときに、該返信メールに公開鍵が付加されている場合には、該返信メールに対して、公開鍵で暗号化されたパスワードを返信することが好ましい。

この場合、返信メールに付加されていた公開鍵でパスワードが暗号化されるため、パスワードを通知する際のセキュリティをより向上することが可能となる。一方、ユーザは公開鍵を取りに行く必要がなく、かつ暗号化は自動的に行われるため、ユーザに煩わしさを与えることはない。

本発明に係る電子メール通信装置では、パスワードでロックされたデータファイルが、暗号化画像ファイルであることが好ましい。

この場合、暗号化画像ファイルを復号するためのパスワードを、セキュリティを確保しつつ手軽に通知することが可能となる。

本発明によれば、パスワードでロックされたデータファイルが添付された電子メールを送信する際に、該電子メールに既読確認要求情報を付加するとともに、既読確認情報を含む返信メールが受信されたときに、該返信メールに対してパスワードを含む電子メールを返信する構成としたので、パスワードでロックされたデータファイルを電子メールに添付して送信する際に、ロックを解除するためのパスワードを、セキュリティを確保しつつ手軽に通知することが可能となる。

以下、図面を参照して本発明の好適な実施形態について詳細に説明する。なお、各図において、同一要素には同一符号を付して重複する説明を省略する。また、ここでは、実施形態に係る電子メール通信装置として、電子メール通信機能を有するネットワーク複合機を例にして説明する。

まず、図１、２を用いて、実施形態に係るネットワーク複合機１を含むネットワークシステムの構成、及び、ネットワーク複合機１の構成について説明する。図１は、ネットワーク複合機１を含むネットワークシステムの構成を示す図である。また、図２は、ネットワーク複合機１の構成を示すブロック図である。

図１に示されるネットワークシステムは、ネットワーク複合機１、ＬＡＮ５１を介してネットワーク複合機１と接続されるクライアント端末２、及び、インターネット５２を介してネットワーク複合機１と接続されるクライアント端末３を備えて構成されている。なお、図１では、ＬＡＮ５１及びインターネット５２を介して２台のクライアント端末２，３がネットワーク複合機１と接続されている例を示したが、ネットワーク複合機１に接続されるクライアント端末の数は２台に限られない。

ネットワーク複合機１は、ネットワーク対応されたスキャナ、プリンタ、コピー、ファクシミリ、ＩＦＡＸ（インターネットファクシミリ）、Ｗｅｂサーバの各機能に加えて、電子メール送受信機能を有するものである。また、ネットワーク複合機１は、スキャンｔｏＥ−ｍａｉｌ機能を有し、暗号化ＰＤＦファイル（特許請求の範囲に記載の暗号化画像ファイルに相当）を生成するとともに、該暗号化ＰＤＦファイルを電子メールに添付して、例えばクライアント端末２又はクライアント端末３に対して送信する。その際に、ネットワーク複合機１は、該電子メールに既読確認（ＭＤＮ：ｍｅｓｓａｇｅ ｄｉｓｐｏｓｉｔｉｏｎ ｎｏｔｉｆｉｃａｔｉｏｎｓ）要求情報を付加する。そして、ネットワーク複合機１は、既読確認（ＭＤＮ）情報を含む返信メールが受信されたときに、該返信メールに対して暗号化ＰＤＦファイルを復号するためのパスワードを含む電子メールを返信する。これらの各機能を実現するためにネットワーク複合機１は、制御部１０、操作部１１、表示部１２、読取部１３、記録部１４、コーデック１５、画像記憶部１６、モデム１７、ＮＣＵ１８、ＩＦＡＸ制御部１９、電子メール送受信部２０、Ｗｅｂサーバ２１、及び、ＬＡＮインターフェース２２等を備えている。なお、各部は通信線２３で相互に通信可能に接続されている。

制御部１０は、演算を行うマイクロプロセッサ、マイクロプロセッサに各処理を実行させるためのプログラム等を記憶するＲＯＭ、演算結果などの各種データを一時的に記憶するＲＡＭ、及びデータがバックアップされているバックアップＲＡＭ１０Ａ等により構成されている。制御部１０は、ＲＯＭに記憶されているプログラムを実行することにより、以下に説明するネットワーク複合機１を構成する各部の機能を実現するとともに、ネットワーク複合機１を構成するハードウェアを統合的に制御する。

制御部１０を構成するバックアップＲＡＭ１０Ａは、スキャンｔｏＥ−ｍａｉｌ機能により送信された、暗号化ＰＤＦファイルが添付された電子メールのメッセージＩＤと、操作部１１から入力された、ＰＤＦファイルを暗号化するためのパスワードとを対応付けて管理するパスワード管理テーブルを記憶している。すなわち、バックアップＲＡＭ１０Ａは、特許請求の範囲に記載の記憶手段として機能する。

ここで、バックアップＲＡＭ１０Ａに記憶されているパスワード管理テーブルの一例を図３に示す。図３に示されるように、パスワード管理テーブルは、連番で付与される履歴番号が記録される履歴番号欄６０、電子メールのメッセージＩＤが記録されるメッセージＩＤ欄６１、及び、電子メールに添付された暗号化ＰＤＦファイルのパスワードが記録されるパスワード欄６２から構成されている。なお、図３に示された例では、履歴番号１番として、電子メールのメッセージＩＤ「２００７１２２６１１５７３６．９Ａ０９．ｔｅｓｔ＠ｅｘａｍｐｌｅ．ｃｏｍ」と暗号化ＰＤＦファイルのパスワード「ａｂｃｄｅｆ」とが対応付けられて管理されている。また、履歴番号２番として、電子メールのメッセージＩＤ「２００７１２２６１１５７３６．９Ａ０９．Ｔｅｓｔ２＠ｅｘａｍｐｌｅ．ｃｏｍ」と暗号化ＰＤＦファイルのパスワード「Ｔｅｓｔ１２３」とが対応付けられて管理されている。

操作部１１は、ネットワーク複合機１の各機能を利用するために用いられる複数のキー、例えば、テンキー、短縮キー、スタートキー、ストップキー、及び各種のファンクションキー等を備えている。操作部１１は、ユーザによる、スキャンｔｏＥ−ｍａｉｌ機能を呼び出す操作、メールアドレスを入力する操作、及びＰＤＦファイルを暗号化するためのパスワードを入力する操作等を受け付ける。なお、操作部１１から入力されたパスワードは後述する読取部１３に出力される。操作部１１は、また、送信される電子メールに既読確認要求情報が付加されるように設定する操作を受け付ける。ここで、スキャンした原稿を電子メールの添付ファイルとして例えばクライアント端末３に送信する場合、ネットワーク複合機１のユーザは、スキャンする原稿をセットするとともに、ファンクションキー等を操作してスキャンｔｏＥ−ｍａｉｌ機能を呼び出し、テンキー又は短縮キー等を用いて送信先（クライアント端末３）のメールアドレス及びＰＤＦファイルを暗号化するためのパスワードを入力した後、スタートキーを押下げることによりスキャンｔｏＥ−ｍａｉｌを実行することができる。

読取部１３は、光源及びＣＣＤ等によって構成されており、紙文書等の原稿を設定された副走査線密度に応じてライン毎に読み取り、画像データを生成する。また、読取部１３は、ユーザの要求に応じ、操作部１１から入力されたパスワードを暗号キーとして、画像データを暗号化し、暗号化ＰＤＦファイルを生成する。なお、読取部１３で生成された暗号化ＰＤＦファイルは電子メール送受信部２０に出力される。

電子メール送受信部２０は、ＳＭＴＰ（Ｓｉｍｐｌｅ Ｍａｉｌ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）に従って電子メールを送信する機能、及び、ＰＯＰ（Ｐｏｓｔ Ｏｆｆｉｃｅ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）に従って電子メールを受信する機能を有している。すなわち、電子メール送受信部２０は、特許請求の範囲に記載の送信手段及び受信手段として機能する。

電子メール送受信部２０は、スキャンｔｏＥ−ｍａｉｌ機能が実行される際に、読取部１３で生成された暗号化ＰＤＦファイルを既読確認要求情報が付加された電子メールに添付し、操作部１１から入力されたメールアドレス宛に送信する。ここで、暗号化ＰＤＦファイルが添付された電子メールが送信される際に、該電子メールのメッセージＩＤと、該電子メールに添付された暗号化ＰＤＦファイルのパスワードとがパスワード管理テーブルに対応付けて記録される。

さらに、電子メール送受信部２０は、既読確認情報を含む返信メールを受信したときに、該既読確認情報からメッセージＩＤを抽出し、該メッセージＩＤに対応するパスワードをパスワード管理テーブルから取得する。そして、電子メール送受信部２０は、既読確認情報を含む返信メールに対して、暗号化ＰＤＦファイルを復号するためのパスワードを含む電子メールを返信する。

その他、表示部１２は、ＬＣＤ等を用いた表示装置であり、ネットワーク複合機１の動作状態及び／又は各種設定内容等を表示する。記録部１４は、電子写真方式のプリンタであり、読取部１３により読み取られた画像データ、及び、ファクシミリで受信された画像データ等を用紙にプリントアウトする。

コーデック１５は、読取部１３で読み取られた画像データを符号化圧縮（以下、単に「符号化」という）するとともに符号化されている画像データを復号する。画像記憶部１６は、ＤＲＡＭ等で構成されており、コーデック１５で符号化された画像データ、及びファクシミリ受信された画像データ等を記憶する。モデム（変復調器）１７は、ディジタル信号とアナログ信号との間の変復調を行う。また、モデム１７は、ディジタル命令信号（ＤＣＳ）等の各種機能情報の発生及び検出を行う。ＮＣＵ（Ｎｅｔｗｏｒｋ Ｃｏｎｔｒｏｌ Ｕｎｉｔ）１８は、モデム１７と接続されており、モデム１７と公衆交換電話網（ＰＳＴＮ）５０との接続を制御する。また、ＮＣＵ１８は、送信先のファクシミリ番号に対応した呼出信号の送出、及びその着信を検出する機能を備えている。

ＩＦＡＸ制御部１９は、インターネット環境を利用したインターネットＦＡＸ（ＩＦＡＸ）機能を司る。ＩＦＡＸ制御部１９は、送信原稿をＴＩＦＦ形式等の画像データとして電子メールに添付し、メールアドレス宛てに送信する。また、ＩＦＡＸ制御部１９は、設定された時間毎にＰＯＰサーバから電子メールを受信してプリントアウトする。

Ｗｅｂサーバ２１は、例えばＨＴＭＬで記述されたホームページ、ログインページ、及びファクシミリ操作ページ等のデータに対して、クライアント端末２，３からアクセスして所定のＨＴＴＰタスクを実行することを可能にする。ＬＡＮインターフェース２２は、ルータ３０等が接続されたＬＡＮ５１に接続され、インターネット５２からの信号をルータ３０を介して受信するとともに、ＬＡＮ５１に対して信号やデータを送信する。ＬＡＮインターフェース２２は、信号変換及びプロトコル変換等のインターフェース処理を実行するとともに、データ通信中の通信エラーを検出する。

一方、クライアント端末２，３は、ユーザによって利用されるパーソナルコンピュータであり、ＳＭＴＰ及びＰＯＰに従って電子メールの送受信を行うメーラが搭載されている。クライアント端末２，３に搭載されているメーラは、メール到達後のステータスを送信元（ここではネットワーク複合機１）に対して通知するＭＤＮに対応しており、既読確認（ＭＤＮ）要求情報が付加された電子メールに対して、既読確認（ＭＤＮ）情報を含む電子メールを返信することができるものである。また、クライアント端末２，３は、ネットワーク複合機１から電子メールで送られたパスワードを取得し、該パスワードを復号キーとして暗号化ＰＤＦファイルを復号する機能を有している。

次に、図４を用いて、ネットワーク複合機１の動作について説明する。図４は、ネットワーク複合機１による電子メール通信処理の処理手順を示すシーケンス図である。なお、ここでは、ネットワーク複合機１からクライアント端末３に対して、暗号化ＰＤＦファイル及び該暗号化ＰＤＦファイルを復号するためのパスワードを電子メールで送信する場合を例にして説明する。

まず、ネットワーク複合機１においてスキャンｔｏＥ−ｍａｉｌ処理が実行され、暗号化ＰＤＦファイルが添付された電子メールがクライアント端末３に対して送信される（ステップＳ１００）。より詳細には、まず、読取部１３において原稿がスキャンされるとともに、生成されたＰＤＦファイルが、操作部１１から入力されたパスワードを暗号キーとして暗号化され、暗号化ＰＤＦファイルが生成される。次に、生成された暗号化ＰＤＦファイルが、既読確認要求情報が付加された電子メールに添付され、操作部１１から入力されたクライアント端末３のメールアドレス宛に送信される。なお、暗号化ＰＤＦファイルが添付された電子メールが送信される際に、該電子メールのメッセージＩＤと、該電子メールに添付された暗号化ＰＤＦファイルのパスワードとがパスワード管理テーブルに記録される。

ネットワーク複合機１から既読確認要求情報が付加された電子メールを受信したクライアント端末３は、該電子メールがユーザにより開封されたときに、既読確認情報を含む電子メールをネットワーク複合機１に対して返信する（ステップＳ１０２）。

ネットワーク複合機１は、クライアント端末３からの既読確認情報を含む返信メールが電子メール送受信部２０により受信されたときに、該既読確認情報からメッセージＩＤを抽出し、該メッセージＩＤに対応するパスワードをパスワード管理テーブルから取得する。そして、ネットワーク複合機１は、ステップＳ１００で送信した暗号化ＰＤＦファイルを復号するためのパスワードを含む電子メールをクライアント端末３に対して送信する（ステップＳ１０４）。

ネットワーク複合機１から電子メールで送られたパスワードを取得したクライアント端末３は、該パスワードを復号キーとして暗号化ＰＤＦファイルを復号し、元のＰＤＦファイルを取得する。

本実施形態によれば、クライアント端末２，３から既読確認情報を含む返信メールが受信されたときに、該返信メールに対して、パスワードを含む電子メールが返信される。すなわち、パスワードで暗号化された暗号化ＰＤＦファイルと、暗号化ＰＤＦファイルを復号するパスワードとが別々に送信されるため、セキュリティを確保することができる。また、既読確認情報が受信されたときに、パスワードが自動的に返信されるため、ネットワーク複合機１のユーザに煩わしさを与えることがない。その結果、スキャンｔｏＥ−ｍａｉｌ機能を利用して暗号化されたＰＤＦファイルを電子メールに添付して送信する際に、該暗号化ＰＤＦファイルを復号するためのパスワードを、セキュリティを確保しつつ手軽に通知することが可能となる。

本実施形態によれば、電子メールのメッセージＩＤと、該電子メールに添付された暗号化ＰＤＦファイルのパスワードとがパスワード管理テーブルに対応付けて記録される。そして、既読確認情報を含む返信メールが受信されたときに、該既読確認情報に含まれるメッセージＩＤに対応するパスワードがパスワード管理テーブルから取得されて返信される。そのため、電子メールに添付されて送信された暗号化ＰＤＦファイルに対応するパスワードを正確に通知することが可能となる。

上記実施形態では、クライアント端末２，３にパスワードを送信する際、該パスワードを平文で送信したが、該パスワードを暗号化して送信する構成としてもよい。この実施形態では、ネットワーク複合機１（電子メール送受信部２０）及びクライアント端末２，３として、例えばＳ／ＭＩＭＥ（Ｓｅｃｕｒｅ Ｍｕｌｔｉｐｕｒｐｏｓｅ Ｉｎｔｅｒｎｅｔ Ｍａｉｌ Ｅｘｔｅｎｓｉｏｎｓ）に対応し、暗号化／復号機能を有するものを用いる。

この場合、上述したステップＳ１０２において、クライアント端末３は、既読確認情報を含む電子メールをネットワーク複合機１に対して返信する際に、該電子メールにクライアント端末３の公開鍵を付加して返信する。

また、上述したステップＳ１０４において、電子メール送受信部２０は、受信した返信メールからクライアント端末３の公開鍵を取得し、該公開鍵を用いてパスワードを暗号化してクライアント端末３へ送信する。

電子メールを受信したクライアント端末３は、受信した電子メールに含まれる暗号化されたパスワードを自機の秘密鍵を用いて復号し、パスワードを取得する。そして、クライアント端末３は、復号されたパスワードを復号キーとして暗号化ＰＤＦファイルを復号し、元のＰＤＦファイルを取得する。

本実施形態によれば、既読確認情報を含む返信メールに付加されたクライアント端末３の公開鍵を用いてパスワードが暗号化され、送信されるため、パスワードを通知する際のセキュリティをより向上することが可能となる。また、公開鍵は、既読確認情報を含む返信メールに付加されて送られてくるため、ネットワーク複合機１のユーザは公開鍵を取りに行く必要がなく、パスワードの暗号化も自動的に行われるため、ユーザに煩わしさを与えることはない。

以上、本発明の実施の形態について説明したが、本発明は、上記実施形態に限定されるものではなく種々の変形が可能である。例えば、上記実施形態では、パスワードロックされたデータファイルの例として暗号化ＰＤＦファイルを挙げて説明したが、本発明で使用することができるパスワードロックされたデータファイルは、暗号化ＰＤＦファイルに限られない。

また、上記実施形態では、暗号化ＰＤＦファイルを電子メールに添付して送信する例としてスキャンｔｏＥ−ｍａｉｌ機能を挙げて説明したが、本発明の適用範囲は、スキャンｔｏＥ−ｍａｉｌに限られることなく、パスワードロックされたデータファイルを電子メールに添付して送信する通常の用途においても適用することができる。

また、上記実施形態では、本発明をネットワーク複合機に適用した場合を例にして説明したが、本発明は、電子メール機能が搭載された一般的なパーソナルコンピュータ等にも適用することができる。

実施形態に係るネットワーク複合機を含むネットワークシステムの構成を示す図である。 実施形態に係るネットワーク複合機の構成を示すブロック図である。 パスワード管理テーブルの一例を示す図である。 実施形態に係るネットワーク複合機による電子メール通信処理の処理手順を示すシーケンス図である。

符号の説明

１ ネットワーク複合機
２，３ クライアント端末
１０ 制御部
１０Ａ バックアップＲＡＭ
１１ 操作部
１２ 表示部
１３ 読取部
１４ 記録部
１５ コーデック
１６ 画像記憶部
１７ モデム
１８ ＮＣＵ
１９ ＩＦＡＸ制御部
２０ 電子メール送受信部
２１ Ｗｅｂサーバ
２２ ＬＡＮインターフェース
３０ ルータ
５０ ＰＳＴＮ
５１ ＬＡＮ
５２ インターネット

Claims (4)

1. 電子メールを送信する送信手段と、電子メールを受信する受信手段とを備える電子メール通信装置であって、
   前記送信手段は、パスワードでロックされたデータファイルが添付された電子メールを送信する際に、該電子メールに既読確認要求情報を付加するとともに、前記受信手段により既読確認情報を含む返信メールが受信されたときに、該返信メールに対して前記パスワードを含む電子メールを返信することを特徴とする電子メール通信装置。
2. 前記電子メールのメッセージＩＤと、該電子メールに添付されたデータファイルをロックしたパスワードとを対応付けて管理するパスワード管理テーブルを記憶する記憶手段を備え、
   前記送信手段は、前記受信手段により既読確認情報を含む返信メールが受信されたときに、前記既読確認情報に含まれるメッセージＩＤに対応するパスワードを前記記憶手段に記憶されているパスワード管理テーブルから取得して返信することを特徴とする請求項１に記載の電子メール通信装置。
3. 前記送信手段は、前記受信手段により既読確認情報を含む返信メールが受信されたときに、該返信メールに公開鍵が付加されている場合には、該返信メールに対して、前記公開鍵で暗号化されたパスワードを返信することを特徴とする請求項１又は２に記載の電子メール通信装置。
4. 前記パスワードでロックされたデータファイルは、暗号化画像ファイルであることを特徴とする請求項１〜３のいずれか１項に記載の電子メール通信装置。
   

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