JPH0451361A - 文書ファイル装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 （産業上の利用分野〕 本発明は、電子ノー１−、電子手帳、ワードブロセッザ
　ワークステーション等の文書ファイル装置に関する。

〔従来の技術及び発明が解決しようとする課題〕従来の
文書ファイル装置では、複数の文書を、例えば「あいう
えお順」　「アルファベット順」等、それぞれのシステ
ムが固定的に定めた分類基準でグループ分けして記憶し
ている。文書を検索する際は、検索しようとする文書が
属するグループを分類基準に従って特定し、特定したグ
ループに属する文書を検索することによって所要文書を
得る。

このような固定的な分類基準は、分類基準が多数の人に
共通している、例えば住所録、電話帳等にあっては情報
の検索に有効であるが、多くの場合、同定的な分類基準
では的確に分類できない一般文書では、この分類基準に
則って文書を分類管理しておいても、必ずしも所要文書
の検索の効率化につながらない。

このような欠点を解消する目的で、文書を１冊の木のイ
メージに準えて画像表示し、本のページをめくって任意
のページに目印を付Ｊｌながら所要文書を探す感覚を模
して、画像化された木にページめくり、菜等の機能を設
け、個々のオペレータが任意の基準で文書を分類し得る
ようにした文書ファイル装置が考案されている（特開昭
５９−３６８６７号、特開昭６３−６８９７４号）。ま
た、任意の位置に付は替え可能なインデックスを画像化
された木の端部に付け、このインデックスに分類基準の
内容を表示する機能を設けた文書ファイル装置が考案さ
れている。

しかし、上述のようなインデックスは大きさ及びインデ
ックスに表示する文字数等の情報量がシステムによって
予め定められている。従って、物理的に存限な表示画面
に表示できるインデックスの数は限られているので、文
書の分類項目数が限られて検索効率が低く、一方、イン
デックス数を多くするほど各インデックスが小さくなり
、各インデックスに表示し得る情報量が減るので検索手
段としての有効性が低いという問題がある。

本発明はこのような問題点を解決するためになされたも
のであって、例えば付は替え可能なインデックスの大き
さ及びこの領域に表示する情報量の変更を可能とし、検
索時の必要度に応じた量の特定情報を表示する構成とす
ることにより、検索効率が高い文書ファイル装置の提供
を目的とする。

また、文書を構成する要素に複数の特定情報を設定し、
１つの特定情報が指示されると、この特定情報と同一の
特定情報を有する要素に対応するインデックスのみに指
示された特定情報のみを表示する構成とすることにより
、文書のきめ細かい分類を可能とする一方、検索に必要
な所定量の特定情報の表示を可能として検索効率が高い
文書ファイル装置の提供を目的とする。

また、複数階層に分化され得る文書の各階層を構成する
要素に特定情報を設定しておき、特定情報が指示される
と、指示されたに特定情報が特定する要素の下位の階層
に属する要素のみをインデックスに表示する構成とする
ことにより、文書のきめ細かい分類を可能とする一方、
検索に必要な所定量の特定情報の表示を可能として検索
効率が高い文書ファイル装置の提供を目的とする。

〔課題を解決するための手段〕 本発明の文書ファイル装置は、複数要素からなる文書の
各要素を所定量を１単位として記憶する一方、各要素と
文書全体との位置関係を示す画像を表示し、各要素を特
定する情報の一部又は全部を該要素が全体に占める位置
に対応する所定領域にそれぞれ表示し、指示された所定
領域の位置によって、該所定領域の特定情報が特定する
要素の１単位を表示する文書ファイル装置において、前
記所定領域の範囲を変更する手段と、所定領域の範囲に
応じて、該所定領域に表示する前記特定情報の量を変更
する手段とを備えたことを特徴とする。

また、本発明の文書ファイル装置は、複数要素からなる
文書の各要素を所定量を１単位として記憶する一方、各
要素と文書全体との位置関係を示す画像を表示し、各要
素を特定する情報の一部又は全部を該要素が全体に占め
る位置に対応する所定領域にそれぞれ表示し、指示され
た所定領域の位置によって、該所定領域の特定情報が特
定する要素の１単位を表示する文書ファイル装置におい
て、文書を構成する各要素に複数の特定情報を設定する
手段と、複数の特定情報の一つを指示する手段と、指示
した特定情報を、該情報と同一の特定情報を有する要素
に対応する前記所定領域に表示する手段とを備えたこと
を特徴とする。

また、本発明の文書ファイル装置は、複数要素からなる
文書の各要素を所定量を１単位として記憶する一方、各
要素の位置関係を示す画像を表示し、各要素を特定する
情報の一部又は全部を該要素が占める位置に対応する所
定領域にそれぞれ表示し、指示された所定領域の位置に
よって、該所定領域の特定情報が特定する要素の１単位
を表示する文書ファイル装置において、複数階層に分化
され得る文書の各階層を構成する要素を、所定量を１単
位として記憶する手段と、指示された特定情報が特定す
る要素の下位の階層に属する要素の特定情報を、対応す
る前記所定領域にそれぞれ表示する手段とを備えたこと
を特徴とする。

〔作用〕

本発明の文書ファイル装置は、複数要素からなる文書を
、例えば１冊の本に準えて表示し、木の端部の各章に対
応する位置に、例えば付は替え可能なインデックスを付
して文書の各要素、即ち本の各章の位置を示し、各イン
デックスに、各要素を特定する情報、例えば各章の題名
を表示し、インデックスが指示されると、指示されたイ
ンデックスに表示している情報が特定する章の１ページ
を表示する。その際、指示に応じて領域の範囲、即ちイ
ンデックスの大きさを拡大又は縮小変更するとともに、
変更した大きさに応じてインデックスに表示する特定情
報の量を変更する。

また、本発明の文書ファイル装置は、１つの要素に、例
えば章の題名の他に、その属性である分類条件３作成者
１作成日等の複数の特定情報を設定し、１つの要素の特
定情報の１つが指示されると、指示された特定情報を、
その特定情報と同一の特定情報を有する要素に対応する
インデックスに表示する。

また、本発明の文書ファイル装置は、複数階層に分化し
得る文書を構成する要素の特定情報が指示されると、指
示された要素の下位の階層に属する要素の特定情報を対
応するインデックスにそれぞれ表示する。

〔実施例〕

以下、本発明をその実施例を示す図面に基づき説明する
。

第１図は本発明の文書ファイル装置の一実施例構成を示
すブロック図である。図中７は、例えば量刑等の基準で
分類された文書の各章の先頭ページにインデックスが付
された１冊の本のイメージで文書を画面表示する表示部
であって、表示部７の画面には画面と同じ大きさの透明
な感圧パネルからなる座標入力部６が貼り付けられであ
る。座標入力部６からはライトベン、指等の押圧によっ
てデータが入力される。座標人力部６の感圧パネルが押
された位置に対応する画面上の位置はｘｙ座標によって
特定される。制御回路部８は画面上の位置が特定された
入力データの座標情報に基づき、表示上のどのインデッ
クスが指示されたかを判別し、指示されたインデックス
の表示範囲及びそのインデックスに表示する情報量の変
更を指示する記号（例えば、矢符）の筆記又は所定の位
置の指示の有無を判定し、記号の筆記又は所定の位置が
指示された場合は、新しいインデックスの範囲及びこの
インデックスに表示する情報の変更量をインデックス表
示内容設定部１１に与える。ラヘル・某メモリ部９は、
インデックスに関連する情報、例えばインデックスが付
されたページ番号。

インデックスの項目名等を記憶する書き換え可能なメモ
リである。インデックス表示内容設定部１１は、制御回
路部８から与えられた変更量の情報に基づいて、インデ
ックスの表示範囲及びインデックスに表示する情報量を
設定し、設定結果を制御回路８へ出力する。制御回路部
８はインデックス表示内容設定部１１の設定結果に応じ
て表示部７におけるインデックスの表示範囲及び表示す
る情報量を更新する。ブックイメージメモリ部１０は、
本の表示イメージ等の画像情報を記憶する。

第２図は、ラベル・某メモリ部９におけるインデックス
情報の記憶状態を示す概念図であって、各インデックス
の項目名と、各章の先頭ページ番号が対応付けて記憶さ
れている。なお、表示部７には斜線で示した部分の項目
名のみが表示される。

第３図（ａ）　（ｂ）は以上のような構成の文書ファイ
ル装置による画面表示例であって、１つの文書を１冊の
木として表し、文書を構成する各章の先頭ページの位置
を、本の側端部に項目名を記載したインデックス１３〜
１ｅを付して目印とし、このインデックス１ａ〜１ｅが
指示されると、対応するページを表示する。本実施例は
、インデックス１ｃが指示されて対応するページを表示
している状態を示す。

下端の固定インデックス２８〜２ｆは、予め装置に定め
られた固定的な処理項目、即ち、初期設定、目次の表示
、文書の文頭・文末の表示、インデックスの登録・変更
又は処理終了を指示するアイコンである。

また、第３図（ｂ）は第３図（ａ）に示すインデックス
１ｈの表示範囲及びこれに表示する情報量の変更を指示
する矢符等の筆記、又は所定の位置が指示された結果、
インデックス１ｈがインデックス３へと更新された状態
を示す図である。

以上のような文書ファイル装置による文書ファイルの表
示手順を第４図に示すフローチャートに基づいて説明す
る。

新規文書作成１文書更新等の処理項目をアイコンでボし
た初期設定画面を表示しくＳｌ）、ライトペンにより指
示されたアイコンの位置に基づいて新規文書ファイルの
作成又は登録済みの文書ファイル更新かを判定する（ｓ
２）。登録済みの文書ファイルを更新する場合は、ラベ
ル・某メモリ部９からインデックス情報を読み込み（ｓ
ｌｏ）　、画面表示する（Ｓ１２）。新規文書ファイル
の作成の場合、記憶しであるインデックス情報を使用す
るが否がの判定を求め（Ｓ３）、記憶しであるインデッ
クス情報の使用が指示された場合は、ラベル・業メモリ
部９からインデックス情報を読め込み（Ｓｈｏ）、画面
表示する（ｓｌ２）。また、記憶しであるインデックス
情報を使用しないと指定された場合は、インデックスの
初期設定方法を、Ｕアルファヘット順」　「アイウェオ
順」　「付けない」等の設定項目から選択させる（５４
〜８）。何らかのインデックス情報を新規大刀する項目
が選択された場合、選択された方法に応したインデック
スデークをセラＩ・する（Ｓｌｌ）。

次に、ペン入力の有無を判定しく５１３）、ペン入力さ
れるとその指示位置を判定する。インデックス登録の固
定インデックス２ｅが指示された場合（Ｓ１４）、ラベ
ル・某メモリ部９がら読み出したインデックス状態表を
表示しく５２２）　、インデックス状態表に対して加え
られた変更に基づいて、状態表の設定処理を行い（Ｓ２
３）　、これが終了すると状態表の表示を消去する（Ｓ
２４）。その際、変更できるのは、付は替え可能なイン
デックス１８〜１ｅのみであって、固定インデックス２
８〜２ｆの変更は不可能であり、固定インデックス２８
〜２ｆはインデックス状態表に表示しない。付は替え可
能なインデックスｌａ〜１ｅが指示された場合（ｓｌ５
）　、指示されたインデックス１８〜１ｅに応じたペー
ジを表示領域に表示する（Ｓ２０）。固定インデックス
２８〜２ｄ、　２ｆが指示された場合（Ｓ１６）　、そ
れぞれに応した処理を行う（５２１）。また、ペンの指
示位置が文書の表示領域の場合（Ｓｌ８）　、表示され
ている文書を入力する（５１９）。

インデックス１ａ〜１ｆ及び固定インデックス２ａ〜２
ｅに関する処理の終了が指示される々（ｓｌ７）　、作
成した文書データを保有するが否がの判定を求め（Ｓ２
６）　、−保存しない場合は初期設定画面（ｓｌ）に戻
る。保有する場合はデータ保存処理を行い（Ｓ２７）作
成したインデックス情報を一緒に保有するか否かの判定
を求め（Ｓ２８）　、保有する場合はインデックスの保
存処理を行う（Ｓ２９）。

次に、本発明の文書ファイル装置によるインデックスの
範囲変更及びこれに表示する情報量の変更の手順を第５
図に示すフローチャートに基づいて説明する。なお、Ｆ
はインデックスの表示範囲及びこれに表示する情報量の
変化の有無を示すフラグであって、変更がない場合ば’
ｏ”、変更した場合は“１°゛がセントされる。また、
Ｎは、画面からデータを入力する手段であるペンの画面
上での移動量、例えばペンダウンからペンアップまでの
移動距離により、インデックスの表示範囲及びこれに表
示する情報量の変更を行うか否かを判定する際のペンの
移動量の境界値である。

まず、Ｆに“０゛°をセントする（５３０）。ペンダウ
ンされた座標を読み取り（Ｓ３］、）　、インデックス
が指示されたと判定すると、ペンが上がったか否かを見
て（Ｓ３２）　、ペンが上げられるまで常にペンの移動
量を調べる（Ｓ３３）。ペンの移動量がＮを超えた場合
はインデックスの表示範囲及びこれに表示する情報量を
、第３図（ｂ）に示すインデックス３のように変更しく
５３４）　、Ｆに“１”をセットする（Ｓ３５）。

また、移動量がＮを超えるまでにペンが上げられた場合
、フラグＦを調べてインデックスの表示範囲及びこれに
表示する情報量が変更されたか否かを調べる（Ｓ３６）
。Ｆが０”の場合、指定されたインデックスに対応する
ページを表示しく３７）、Ｆが１”の場合、インデック
スの表示範囲を、第３図（ａ）に示すインデックス１ｂ
のように元の状態に戻しく３３８）　、Ｆに０“をセン
トする　。

第６図は本発明の文書ファイル装置の他の実施例構成を
示すブロックｌである。図中７は、例えば量刑等の基準
で分類された文書の各章の先頭ページにインデックスが
付された１冊の本のイメージで文書を画面表示する表示
部であって、表示部７の画面には画面と同じ大きさの透
明な感圧パネルからなる座標人力部６が貼り付けられで
ある。

座標入力部６からはライトペン、指等の押圧によってデ
ータが入力される。座標入力部６の感圧パネルが押され
た位置に対応する画面上の位置はχｙ座標によって特定
される。制御回路部８は画面上の位置が特定された入力
データの座標情報に基づき、表示上のどのインデックス
が指示されたかを判別し、指示されたインデックスに対
応した処理を行う。ラベル・某メモリ部９は、インデッ
クスが付されたページ番号、インデックスの項目名等の
情報及びインデックスが特定する文書を特定し得る各イ
ンデックスに関連する他の情報を記憶する書き換え可能
なメモリである。ブックイメージメモリ部１０は、本の
表示イメージ等の画像情報を記憶する。

本実施例では、文書を階層化して管理する。第７図は文
書の階層化の状態を表示した図である。

上位の第１階層で“ｒｏｏ　ｔ”４として分類されてい
る文書が、第２階層で゛論文］、　”　４ａ、　　”論
文２”４ｂ。

・・・に、第３階層で“論文１”４ａが゛まえがき°゛
４１ａ゛４１ａ゛要約、　・・・に、″゛論文２°’４
ｂが′″緒言　４２ａ。

°゛原理　４２ｂ、　’“本論”４２ｃ、・・・に細分
され、最下位の第４階層で゛本論”　４２ｃが“前半”
　４２１ａと“後半゛４２１ｈとに細分して登録されて
いる。

第８図（ａ）　（ｂ）は、インデックス登録の際に表示
するインデックス登録表の表示例である。［上位インデ
ックス塩」は登録表の下半部に記載されているインデッ
クス群が属する上位ペンダ・ノクスの項目名、ｒＰｒｏ
ｔｅｃｔ　Ｊは登録表に登録されているインデックス群
全部への読み出し禁止のフラグの有無、ｒ　ｎｕｍｂｅ
ｒ　」はインデックス群それぞれの通し番号、ｒｄｉｓ
ｐｌａｙ　Ｊはインデックスの表示を行うか否かのフラ
グ、「形状」はインデックスの表示形状、「色」はイン
デックスを表示する色、「インデックス項目内容」は「
上位インデックス塩」のインデックスに属するすく下位
のインデックスの全項目内容、’　Ｉｍａｇｅ　Ｊは各
インデックスに対応する文書画像のページ数、ｒｐｒｏ
ｔｅｃｔ　Ｊは各インデックス及び各インデックスに対
応する文書画像への書き込みに対する読み出し禁止のフ
ラグの有無が記載される。インデックスには、斜線で示
した部分を表示する。なお、インデックス群全体に対す
るｒＰｒｏｔｅｃｔ　Ｊのフラグがオン（ＯＮ）の場合
は、各インデックスのフラグｒｐｒｏｔｅｃｔ　Ｊのフ
ラグがオフ（ＯＦＦ）であっても読み出すことはできな
い。

以上のような、インデックスの登録表の情報を含む関連
情報はラベル・某メモリ部９が管理する。

登録表は項目はペンの指示によって対応する処理を行い
、またキーボード等から入力されるデータによって各欄
の書き込み、変更が行われる。

また、第７図に示した階層化の図と第８図に示した登録
表とは連動するようになっている。例えば階層化の図の
項目がペンで指示されると、そのインデックス項目を第
７図に示すように四角枠で囲むとともに、指示されたイ
ンデックス項目名を［上位インデックス塩」に表示し、
この上位インデックスに属するインデックス群に対応す
る内容をそれぞれの欄に表示する。第８図（ａ）は“’
　ｒｏｏ　ｔ　’”が指示された場合、第８図（ｂ）は
“論文２“′が指示された場合の登録表の画面表示例で
ある。

第９図（ａ）　（ｔ＞）は以上のような構成の文書ファ
イル装置による画面表示例であって、１つの文書を１冊
の本として表し、木の側端部に項目名を記載したインデ
ックス４ａ〜４ｄ又は４２ａ〜４２ｄを付して先頭ペー
ジの目印とする。インデックス４又は４ｂには、インデ
ックス４８〜４ｄ又は４２ａ〜４２ｄが属する上位イン
デックス塩を表示しており、このインデックス４又は４
ｂが指示されると、−段」二の階層に属するインデック
ス群の表示に戻る。また、無地のインデックス４Ｌ４２
又は４２１　は、現在表示しているインデックスに下位
の階層のインデックスが存在することを示しており、こ
のインデックス４１４２又は４２１が指示されると、す
く左のインデックス４１．４２又は４２ｃを上位インデ
ックスとするインデックス群を表示する。固定インデッ
クス５８〜５ｒは前記実施例の固定インデックス２８〜
２ｆに対応する。

第９図（ａ）はインデックス４ｂが指示されて「論文２
」のページが表示されている状態を示す。第９図（ｂ）
は第９図（ａ）の表示状態においてインデックス４２が
指示された後、インデックス４２ｃが指示されて「本論
」のページが表示されている状態を示す。

次に、以上のような構成の文書ファイル装置によるイン
デックスの表示手順を第１１図に示すフロチャートに基
づいて説明する。なお、文書画像の作成・更新の手順は
前記実施例（Ｓｌ−５２９）と同様であるので説明を省
略する。なお、Ｍは現階層レベルに属するインデックス
群のうち、すでにインデックス情報を読み込んだ数を示
す。

左上端のインデックス４又は４ｂに上位インデックスの
項目名を表示する（Ｓ４０）。Ｍに“０″”をセットす
る（Ｓ４１）。Ｍが現階層レベルに登録されているイン
デックス数に達するまで各インデックス情報を読み込む
（Ｓ４２）。その際、全インデックス又は各インデック
スが読み込み及び表示を許可されているか否かをフラグ
で確認する（Ｓ４３，５４４）。

インデックスの読み込み及び表示の両方が許可されてい
るインデックスのみを表示部７に表示する（Ｓ４５）。

さらに、各インデックスがさらに細分された下位の階層
が存在するか否かをインデックスの登録表（第８図参照
）によって確認しく５４６）、存在する場合は、下位の
インデックスの存在を表ず無地のインデックスを表示す
る（５４８）。

第１０図は、上述の実施例装置による他の画面表示例で
ある。上述の表示例と異なる点は、指示されたインデッ
クスのすく下位の階層のインデックス群の項目名も表示
する点にある。第１０図の表示例では、インデックス４
ｂによって「論文２」が指示され、「論文２」のすぐ下
位の階層に属するインデックス群４２ａ〜４２ｅの項目
名「緒言」　「原理」「本論」　「結論」　「・・・Ｊ
が表示され、さらに、インデックス４２ｃによって指示
された「本論」のペンが表示されている。「本論」が指
示された際、「本論」のすぐ下位の階層に属するインデ
ックス群４２１ａ、４２１ｂの項目名「前半」　「後半
」がやや小さいインデックスに表示される。

なお、本実施例では文書を階層化して細分した場合につ
いて説明したが、各インデックスで分類される文書毎に
、分類条件１作成者１作成日等の各インデックスの属性
を登録しておき、これら属性を各文書の特定情報として
登録し、各文書に複数の特定情報を設定してもよい。そ
の際、複数の特定情報のいずれを指定しても対応する文
書が検索できる構成としておけば、例えば同一文書に複
数の利用者がそれぞれ異なった特定情報を設定した場合
であっても検索が可能となり、装置の汎用性が高まる。

〔発明の効果］ 本発明の文書ファイル装置は、検索時の必要度に応して
必要な検索情報のみの表示量を増し、又は必要な検索情
報のみを表示する構成であって、画面等の表示領域の物
理的面積の制限に影響されずに文書をきめ細かく管理で
きるので、文書の検索効率が高いという優れた効果を奏
する。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明に係る文書ファイル装置の一実施例構成
を示すブロック図、第２図及び第３図はその画面表示例
を示す図、第４図は文書作成・更新の手順を示すフロー
チャート、第５図はインデックスの領域及び表示する情
報量の変更手順を示すフローチャート、第６図は本発明
に係る文書ファイル装置の他の実施例構成を示すブロッ
ク図、第７図乃至第９図はその画面表示例を示す図、第
１０図は他の画面表示例を示す図、第１１図は第９図に
示す画面表示例の表示手順を示すフローチャートである
。 １８〜１ｅ・・・インデックス　２ａ〜２ｆ、　５ａ〜
５ｆ・・・固定インデックス　４　、４ａ〜４ｄ、　４
Ｌ　４２．４２ａ〜４２ｅ。 ４２１、４２１．ａ、４２１ｂ・・・インデックス　６
・・・座標入力部７・・・表示部　８・・・制御回路部
　９・・・ラベル・某メモリ部　１０・・・ブックイメ
ージメモリ部　１１・・・インデックス表示内容設定部 特　許　出願人　　三洋電機株式会社 代理人　弁理士　　河　野　　登　夫

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 １、複数要素からなる文書の各要素を所定量を１単位と
   して記憶する一方、各要素と文書全体との位置関係を示
   す画像を表示し、各要素を特定する情報の一部又は全部
   を該要素が全体に占める位置に対応する所定領域にそれ
   ぞれ表示し、指示された所定領域の位置によって、該所
   定領域の特定情報が特定する要素の１単位を表示する文
   書ファイル装置において、前記所定領域の範囲を変更す
   る手段と、 所定領域の範囲に応じて、該所定領域に表 示する前記特定情報の量を変更する手段と を備えたことを特徴とする文書ファイル装 置。 ２、複数要素からなる文書の各要素を所定量を１単位と
   して記憶する一方、各要素と文書全体との位置関係を示
   す画像を表示し、各要素を特定する情報の一部又は全部
   を該要素が全体に占める位置に対応する所定領域にそれ
   ぞれ表示し、指示された所定領域の位置によって、該所
   定領域の特定情報が特定する要素の１単位を表示する文
   書ファイル装置において、文書を構成する各要素に複数
   の特定情報を 設定する手段と、 複数の特定情報の一つを指示する手段と、 指示した特定情報を、該情報と同一の特定 情報を有する要素に対応する前記所定領域に表示する手
   段と を備えたことを特徴とする文書ファイル装 置。 ３、複数要素からなる文書の各要素を所定量を１単位と
   して記憶する一方、各要素の位置関係を示す画像を表示
   し、各要素を特定する情報の一部又は全部を該要素が占
   める位置に対応する所定領域にそれぞれ表示し、指示さ
   れた所定領域の位置によって、該所定領域の特定情報が
   特定する要素の１単位を表示する文書ファイル装置にお
   いて、 複数階層に分化され得る文書の各階層を構 成する要素を、所定量を１単位として記憶する手段と、 指示された特定情報が特定する要素の下位 の階層に属する要素の特定情報を、対応する前記所定領
   域にそれぞれ表示する手段と を備えたことを特徴とする文書ファイル装 置。