JP2004246582A

JP2004246582A - 電子文書又はファイルの表示装置

Info

Publication number: JP2004246582A
Application number: JP2003035167A
Authority: JP
Inventors: Takeshi Takahashi; 武司高橋
Original assignee: Canon Inc
Current assignee: Canon Inc
Priority date: 2003-02-13
Filing date: 2003-02-13
Publication date: 2004-09-02

Abstract

【目的】アイコンやサムネイルの並び位置から直感的に目的の管理情報を有する文書を特定できる電子文書又はファイルの表示装置を提供すること。
【構成】所定の管理情報に関連付けられた電子文書を管理する電子文書管理システム等において、単一若しくは複数の文書を表わすアイコンやサムネイルを複数含むことが可能な格子状に区切られた表示領域を有し、各格子状領域を特定づける文書又はフォルダやデータベースに関連付けられた管理情報の分類範囲を表示する領域群を格子状表示領域のインデックスとなる２個所の位置に有するとともに、前記管理情報をユーザが指定でき、又は前記分類範囲の値をユーザが変更することが可能で、指定した分類範囲の値に従って格子状領域内部に含まれるアイコンやサムネイルが再配置されることを特徴とする。
【選択図】図１

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、ファイル管理システム又は電子文書管理システム、電子ファイリングシステム等において提供される電子文書又はファイルを表わすアイコンやサムネイルを所定の管理情報に従って並び替えを行い表示する装置又は検索結果に従ってその結果を表示する装置に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
近年、文書をスキャナ等で読み込む等して作成した文書のイメージデータに文書管理情報を関連付けて記憶し、これらの情報に対して検索、表示、印刷等を行う電子ファイリングシステム又は文書管理システムが発表されている。このような電子ファイリング装置では、従来、文書管理情報として、文書名、ページ数、登録日、キーワード等を登録し、文書の一覧や検索結果リスト等を表示する場合には、文書を識別するための情報として、これらの文書管理情報を表示している。
【０００３】
しかし、このような文書管理情報のみでは、その文書の概要を識別するのは困難である。そのため、文書のアイコンやサムネイルを作成、登録し、それを文書の一覧や検索結果リスト等において表示することができる電子ファイリング装置も提案されている。
【０００４】
アイコンやサムネイルの一覧方法については、或る表示領域の中で自由に配置するものや、図３に示すように表示領域３０１の中を格子状に区画整理された領域３０２に従って並べ、表示しているもの等がある。この格子状の領域３０２にアイコンやサムネイル３０３を並べる方式でソートを行う場合、並びの順序としては、左上から始まって右端まで水平に並び、その次は２列目の左端から始まって２列目の右端まで並ぶといった順序でソートされているものが殆どである。
【０００５】
又、図４のように、アイコン４０１が表わす文書と関連付けられた複数の管理情報４０２に従ってその管理情報を並べた行４０３を１つの文書と見なし、それらの行を１列に並べて表示する方法も有る。
【０００６】
尚、ファイル管理システムにおいても上述の従来技術と同様の技術が用いられている。
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記従来のファイル管理システム又は電子文書管理システム、電子ファイリングシステム等において用いられている、ファイルや文書のアイコンやサムネイルを並べて表示する方法では、或る１つの管理情報について並び替え、表示することはできるものの、複数の管理情報に基づいてファイル又は文書を特定したいといった要求には応えられないという問題が有る。
【０００８】
又、アイコンを文書と関連付けられた複数の管理情報と共に表示させてファイル又は文書を１つの行として表現したものを、１列に並べる表示方法では、複数の管理情報が表示されるため、表示されるファイル又は電子文書の数が少ない場合は複数の管理情報に基づいて文書を特定することも可能であるが、２種類以上の情報で同時にソート・並び替えて表示することができないので、大量のファイル又は電子文書が存在する場合は、１種類の管理情報で並び替えを行って文書特定のための目安とすることができるだけで、それ以上の管理情報に関しては順番に並べられてはいないので、１つ１つ目で追っていかなければならず、非直感的であり、非常に煩雑な作業を必要とする。
【０００９】
本発明は上述した問題を解決するためになされたものであり、その目的とする処は、ファイルや文書を表わすアイコンやサムネイルを一覧表示する際に２種類のファイル又は文書に関連付けられた管理情報に基づいてのソート・並び替えを行うことを可能とし、アイコンやサムネイルの並び位置から直感的に目的の管理情報を有する文書を特定できる電子文書又はファイルの表示装置を提供することにある。
【００１０】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するための手段として、本発明に係る電子文書又はファイルの表示装置は以下の構成を備える。
【００１１】
即ち、電子文書又はファイルを表わすアイコン若しくはサムネイルと、それらを複数含むことが可能な格子状に区切られた表示領域を有し、格子状領域を並べ替え、文書を管理情報で特定することを可能とするために参照される管理情報の範囲を表示する領域群を２箇所に有することを特徴とする。
【００１２】
又、前記管理情報の範囲を表示する領域群を並び替えたり、変更したりすることにより、格子状に区画された領域内のアイコン又はサムネイル格納領域を並び替えることが可能な手段を有することを特徴とする。
【００１３】
【発明の実施の形態】
以下に本発明の実施の形態を添付図面に基づいて説明する。
【００１４】
＜実施の形態１＞
図１は本発明の特徴を最も良く表わす図面であり、本実施の形態における表示装置の構成の一例を示している。
【００１５】
図１において、１０１は格子状に区切られたアイコン又はサムネイルを複数格納・表示することが可能な表示領域であり、１０２はその格子状格納・表示領域に含まれるアイコン又はサムネイルである。１０３，１０５は格子状の格納・表示領域をソート・並び替えを行うのに参照される作成日付や特定のインデックス情報等の管理情報を指定・識別するために用意される表示領域であり、１０４，１０６は１０３，１０５で示された管理情報における分類を実施するための指標となる値の範囲を表示する領域である。
【００１６】
１０１は複数のアイコン又はサムネイルを格納表示することができ、又は１つも含まないことも可能である。更に、１０１は区画整理されており、その内部に格納表示させるアイコン及びサムネイルが大量なため、一度には表示し切れない場合は、１０１内部の横若しくは縦方向にスクロールするスクロールバーが表示され、そのスクロールバーを操作することによって全てアイコン又はサムネイルを表示させることができる。
【００１７】
１０２はそれぞれが特定の文書を表わしており、マウスやキーボードといった入力手段を用いて、複数又は単独に選択することが可能である。１０３，１０５は格納されている各文書又はフォルダやデータベースといった格納媒体自体に関連付けられた所定の管理情報のうち２種類を指定しそれぞれに割り当てることができる。１０４，１０６は１０３，１０５で指定された管理情報における分類に従って領域を区切ることができる。又、その分類はユーザが自由に定義することができる。
【００１８】
図２は上記構成における本実施の形態による電子文書またはファイルの表示装置の動作を説明するフローチャートである。
【００１９】
先ず、ステップ２０１で、ユーザは１０３及び１０５１０５に、並び替え・分類・ソートの基準としたい管理情報を２つ指定する。次に、ステップ２０２で１０３及び１０５に指定した管理情報におけるデフォルトの分類に従って１０４と１０６の領域群が用意される。更に、ステップ２０３で、２種類の管理情報の指標が交差する各格子状領域１０１の内部に、該当する管理情報に関連付けられた文書を示すアイコン又はサムネイル１０２を全て格納し、表示を行う。
【００２０】
ここまでで、２種類の管理情報でアイコン又はサムネイルを分類・ソートしての表示する一連の流れは示したが、ユーザは１０４又は１０６を任意の分類範囲に変更することも可能であり、ステップ２０４で１０４又は１０６の変更が行われた場合はその後、再びステップ２０３に戻ることとなる。ステップ２０４で変更が行われなかった場合はそのまま次のステップ２０５へと進み、ここで１０３及び１０５で指定されている管理情報を変更する場合は再びステップ２０２へと戻り処理を繰り返すことになる。
【００２１】
上述のようにして分類表示されたアイコンやサムネイルは当然、マウスやキーボードのような入力手段によって単一若しくは複数個選択することが可能である。
【００２２】
本実施の形態によれば、ユーザが望む２種類の文書に関連付けられている管理情報を元に文書を表わすアイコン又はサムネイルを分類・ソートすることを可能とするため目的の文書をより直感的に、且つ、容易に特定することが可能となる。
【００２３】
＜実施の形態２＞
前記実施の形態では、格子状に区切られているファイル又は電子文書の格納・表示領域は格納し表示を行う領域としたが、領域自体をマウスやキーボード等の入力手段を通して、複数又は単独に選択することを可能にしても良い。
【００２４】
本実施の形態により、２種類の管理情報において特定の範囲の値を有するファイル又は電子文書を容易な操作によって一度に選択することが可能となる。
【００２５】
＜実施の形態３＞
前記実施の形態では、１０１内部に格納表示させるアイコン及びサムネイルが大量な際は、一度には表示し切れない場合は、１０１内部の横若しくは縦方向にスクロールするスクロールバーが表示され、そのスクロールバーを操作することによって全てアイコン又はサムネイルを表示させることができるとしたが、表示できる数だけを表示し、それ以上の数に関しては他にもその領域に含まれるアイコン若しくはサムネイルが存在することを示す記号（「…」等）を表示する方法でも良い。この場合その領域を指定することで、領域内に含まれるファイル若しくは電子文書の一覧表示をさせることができる。
【００２６】
本実施の形態により、同一の領域に含まれるべきアイコン若しくはサムネイルが大量にある場合に、格子状に区切られた領域の或る領域のみがスクロールする等という複雑な構造を単純化することができる。又、大量のアイコン若しくはサムネイルを格納する領域の割合が多勢を占めた場合に、その全ての領域においてスクロールさせる場合に比べ、メモリ使用量を節約することが可能となる。
【００２７】
＜実施の形態４＞
前記実施の形態では、１０３及び１０５に分類・ソートするための管理情報を表示したが、この領域を別の位置若しくは別のダイアログ、別のアプリケーションで表示・設定できるようにして、図１から削除してしまっても良い。
【００２８】
本実施の形態により、格子状の領域部分により多くのスペースを割くことができ、より多くのアイコン若しくはサムネイルを表示させることができるように、より大きな格子状領域を確保することができる。又は、より多くの格子状領域を表示することが可能となる。
【００２９】
＜実施の形態５＞
前記実施の形態では、格子状に区切られた領域内部に格納表示させるアイコン若しくはサムネイルが大量で表示し切れない際には、スクロールバーが表示されたり、他の文書が存在することを意味する記号（「…」等）が表示されたりしたが、大量のアイコン若しくはサムネイルが存在する場合にはその行若しくは列の幅を自動的に広げてより多くのアイコン若しくはサムネイルを表示させるようにしても良い。
【００３０】
本実施の形態により、大量のアイコン若しくはサムネイルが存在する領域の視認性を高め、アイコンやサムネイル等を特定し易くすることができる。
【００３１】
＜実施の形態６＞
前記実施の形態では、管理情報の分類範囲を示す１０４や１０６の幅は均等に区切られ、格子状の領域に含まれるアイコン若しくはサムネイルが大量の場合に自動的に行や列の幅が広がったが、管理情報の分類範囲を示す１０４や１０６の幅をユーザが任意に調節できるようにしても良い。
【００３２】
本実施の形態によって、任意の格子状領域の視認性を高めることが可能となる。
【００３３】
＜実施の形態７＞
前記実施の形態では、管理情報の分類範囲を示す１０４や１０６は単に分類範囲を表示する部分でしかなかったが、この１０４や１０６の部分若しくはその領域群が重なる部分をマウスやキーボード等の入力機器でクリックする等、何らかのアクションを与えることで、行や列の並び順を反転させたり、指定された管理情報の分類範囲を示す領域の値の範囲を変更したりする等のアクションを本表示装置に対して起こすことを可能としても良い。
【００３４】
本実施の形態によって、１０４や１０６をボタンのように動作させることができ、ユーザが頻繁に使うと予測される機能を割り当てることが可能となる。
【００３５】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、所定の管理情報と関連付けて記憶された電子文書又はファイルを表現するアイコン若しくはサムネイルを２種類の管理情報に基づいて分類・ソートすることが可能となり、従来に比べ２種類の管理情報において特定の値を保持しているファイルや電子文書の特定がより直感的且つ容易に行うことが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施例の構成図である。
【図２】本発明の実施例のフローチャートである。
【図３】従来の技術で行われていた格子状領域にサムネイルを並べ表示する例の構成図である。
【図４】従来の技術で行われていたアイコンを複数の管理情報と共に１行に収め、それを１列に配置して表示する例の構成図である。
【符号の説明】
１０１アイコン又はサムネイル格納用の格子状領域
１０２電子文書又はファイルを表わすアイコン若しくはサムネイル
１０３電子文書又はファイルに関連付けられた管理情報を指定する領域
１０４１０３で指定された管理情報の分類範囲を表示する領域
１０５電子文書又はファイルに関連付けられた管理情報を指定する領域
１０６１０５で指定された管理情報の分類範囲を表示する領域
３０１サムネイルの一覧表示領域
３０２単一サムネイル格納用の格子状領域
３０３電子文書又はファイルを表わすサムネイル
４０１電子文書又はファイルを表わすアイコン
４０２電子文書又はファイルに関連付けられている管理情報の種類
４０３電子文書又はファイルに関連付けられている管理情報とアイコンを１行で表わしたもの

Claims

所定の管理情報に関連付けられた電子文書を管理する電子文書管理システム等において、単一若しくは複数の文書を表わすアイコンやサムネイルを複数含むことが可能な格子状に区切られた表示領域を有し、各格子状領域を特定づける文書又はフォルダやデータベースに関連付けられた管理情報の分類範囲を表示する領域群を格子状表示領域のインデックスとなる２個所の位置に有するとともに、前記管理情報をユーザが指定でき、又は前記分類範囲の値をユーザが変更することが可能で、指定した分類範囲の値に従って格子状領域内部に含まれるアイコンやサムネイルが再配置されることを特徴とする電子文書又はファイルの表示装置。
格子状に区切られているファイル若しくは電子文書の格納・表示領域について、領域自体をマウスやキーボード等の入力手段を通して、複数又は単独に選択することが可能であることを特徴とする請求項１記載の電子文書又はファイルの表示装置。
格子状に区切られた領域内部に格納表示させるアイコン及びサムネイルが大量で表示し切れない際は、表示できる数だけを表示し、それ以上の数に関しては他にもその領域に含まれるアイコン若しくはサムネイルが存在することを示す記号（「…」等）を表示させることを特徴とする電子文書又はファイルの表示装置。
分類・ソートするための管理情報を本表示装置とは分離し、別の位置若しくは別のダイアログ、別のアプリケーションで表示・設定できるようにし、それと連動した形で動作することを特徴とする請求項１記載の電子文書又はファイルの表示装置。
大量のアイコン若しくはサムネイルが存在する場合にはその行若しくは列の幅を自動的に広げ、より多くのアイコン若しくはサムネイルを表示させることを特徴とする請求項１記載の電子文書又はファイルの表示装置。
管理情報の分類範囲を示す領域の幅をユーザが任意に調節できることを特徴とする請求項１記載の電子文書又はファイルの表示装置。
管理情報の分類範囲を示す領域若しくは縦と横２つの領域群同士が重なる部分をマウスやキーボード等の入力機器でクリックする等、何らかのアクションを与えることで行や列の並び順を反転させたり、指定された管理情報の分類範囲を示す領域の値の範囲を変更したりする等のアクションを本表示装置に対して起こすことが可能とすることを特徴とする請求項１記載の電子文書又はファイルの表示装置。