JPH03171368A - 文書ファイル装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 産業上の利用分野 本発明は、光ディスク記憶装置などに格納された複数の
文書情報の処理、とくに個々の格納文書ごとに登録され
たキーワードの変更処理を行なう文書ファイル装置に関
する。

従来の技術 従来のこの種の装置は、第３図に示すように、操作者が
キーワードの入力や文書名の指定などの入力操作を行な
うためのキーボード１と、画情報などからなる文書を検
索用のキーワードとともに光ディスクなどの大容量記憶
媒体に記憶・格納する文書記憶装置２と、この文書記憶
装置２に文書ごとに整理されて格納されているキーワー
ドの検索・登録・変更などを制御する検索制御回路３と
、この検索制御回路３によって文書記憶装置２からまと
めて読み出されたキーフードを検索に有利なように体系
的に並べ変えて一時記憶する索引情報メモリー４と、操
作者によって指定された文書名の文書およびそのキーワ
ードを一旦記憶する文書情報メモリー５と、この文書情
報メモリー４に一時記憶された指定文書およびそのキー
ワードをディスプレイ表示する表示装置６と、各部の動
作を集中的に制御する主制御回路７とを有し、次のよう
にしてキーワードの登録変更処理が行なわれていた。

すなわち、上述した構成の装置では、１ず、操作者がキ
ーボード１によってキーワード変更スべき文書名を指定
すると、検索制御回路３がその指定文書名のキーフード
を索引情報メモリー４から検索して読み出すとともに、
主制御回路７がその指定文書名の文書を文書記憶装置２
から読み出す。

読み出された指定文書名の文書釦よびそのキーワードは
、文書情報メモリー４に一時記憶された後、表示装置６
によってディスプレイ表示される。

ここで、表示装置６の表示を見た操作者が、キーボード
１によって、変更すべきキーワードを指定するとともに
、変更によって置き換えるべき新しいキーワードを入力
して変更の指示を行なうと、この変更情報は、主制御目
路７を介して検索制御回路３に伝達される。検索制御目
路３は、索引情報メモリー４に一時記憶されているキー
ワードのウチ、該当するキーワードを新たなキーワード
に置き換える変更処理を行なうとともに、この変更され
たキーワードを文書記憶装置２に新たに登録しなおす。

以上のようにして、１件の文書について登録されたキー
ワードの変更が行なわれる。他の件の文書について登録
されたキーワードも、同様の操作を繰セ返すことによシ
変更することができる。

発明が解決しようとする課題 しかし、かかる構成によれば、登録キーワードの変更を
複数件の文書について行なう場合に、その変更内容が共
通であっても、操作者の負担が大きく、これにともなっ
て誤操作による変更ミスも起きやすい、という問題があ
った。

上述の問題は以下の理由で生じる。

すなわち、上述した装置の場合、キーワード変更を行な
うに際して、操作者は、キーワード変更を行なうべき文
書を指定する操作、指定された文書について変更すべき
キーワードを指定する操作、および変更によって置き換
えるべき新しいキーワードを入力する操作を、１文書ご
とに行なわなければならなかった。このため、キーワー
ドの変更内容が複数件の文書間で共通であっても、操作
者は、その複数件の文書の１件ごとにそれぞれ、上述し
た一連の操作を繰り返さなければならず、非常に繁雑で
あった。たとえば、伝票などの同一フォーマノトの画情
報文書を多く扱う分野では、部門間でのキーワード統一
などのために、多数件の文書にそれぞれに登録されたキ
ーワードを一斉に変更しなければならなくなる場合が度
々生じるが、従来は、その変更内容が同一であっても、
文書１件ごとに変更のための操作を繰り返さなければな
らなかった。筐た、１文書ごとに変更のための操作を繰
り返している間に、誤操作や誤入力による変更ミスも起
きやすかった。

本発明は、上述の課題に鑑みてなされたもので、複数件
の文書間で同一項目のキーワードを変更する場合に、変
更の対象となる文書の件数が多くなっても、操作者の負
担を増すことなく、全文書に対するキーワード変更を短
時間に行なうことができ．る文書ファイル装置を提供す
ることを目的とする。

課題を解決するための手段 本発明は上述の課題全解決するため、操作者によって入
力されたキーワードの変更内容および操作者によってキ
ーワード変更の対象に指定された複数の文書名をメモリ
ーに記憶させておき、この記憶された文書名を１件分ず
つ順次検出して、検出された文書名の文書ごとにそれぞ
れ、上記変更情報メモリーに記憶された変更内容による
キーワードの変更処理を行なわせる、という構成を備え
たものである。

作用 本発明は、上述の構成によって、操作者が、キーワード
変更内容の入力およびキーワード変更の対象となる文書
名の指定を行なうことによ９、その指定された文書名が
複数件であっても、指定された文書名の全文書について
、所定の変更内容によるキーワード変更が自動的に行な
われるため、同一項目のキーワードを変更する場合に、
変更の対象となる文書の件数が多くなっても、操作者の
負担を増すことなく、全文書に対するキーワード変更を
短時間に行なわせることが可能となる。

実施例 第１図は本発明の一実施例による文書ファイル装置の概
酪構成を示すものであって、１は操作者がキーワードの
入力や文書名の指定などの人力操作を行なうためのキー
ボード、２は画情報などからなる文書を検索用のキーワ
ードとともに光ディスクなどの大容量記憶媒体に記憶・
格納する文書記憶装置、３は文書記憶装置２に文書ごと
に整理されて格納されているキーワードの検索・登録・
変更などを制御する検索制御回路、４は検索制御一路３
Ｋよって文書記憶装置２から筐とめて読み出されたキー
ワードを検索に有利なように体系的に並べ変えて一時記
憶する索引情報メモリー５は操作者によって指定された
文書名の文書およびそのキーワードを一旦記憶する文書
情報メモリー６は文省情報メモリー４に一時記憶された
文書およびキーワードをディスブレイ表示する表示装置
、８は変更情報メモリー　９は変更文書検出回路、１０
はキーワード変更制御回路、１１は各部の動作を集中的
に制御する主制御目路である。

ここで、変更情報メモリー８は、操作者によって入力さ
れたキーワードの変更内容ふ・よび操作者によってキー
ワード変更の対象に指定された複数の文書名（文書番号
）を記憶する。

変更文書検出回路９は、変更情報メモリー８に記憶され
た文書名を１件分ずつ順次検出する。

キーワード変更制御回路１０は、変更文書検出回路９に
よって検出された文書名の文書ごとにそれぞれ、変更情
報メモリー８に記憶された変更内容によるキーワードの
変更処理を行なう。

上述した変更文書制御回路９およびキーワード変更制御
回路１０は、主制御回路１１とともに、マイクロ回路化
された汎用情報処理装置いわゆるマイクロコ／ピュータ
を用いて一体に構成することができる。

以上のように構成された文書ファイル装置について、以
下その動作を説明する。

第２図は、第１図に示した装置の要部における動作概要
を７ローチャートで示したものであって、１ず、操作者
がキーボード１によって、キーワード変更の対象とすべ
き複数件の文書をそれぞれ文書名（番号）で指定し、さ
らに各文書に共通のキーワード変更内容すなわち変更す
べきキーワード項目と変更によって置き換えられるべき
新たなキーワードを入力する（Ｓｌ，Ｓ２）。これらの
変更情報は変更情報メモリー８に記憶される（ｓ３）変
更情報が入力されて記憶されると、変更文書検出回路９
は、変更情報メモリー８に記憶された文書名の文書につ
いて登録されたキーワードを文書ｌ件分ずつ読み出す。

この読み出した文書１件分のキーワードに対して、キー
ワード変更制御回路１０が上記変更情報メモリー８に記
憶された変更内容による変更処理を行なう（Ｓ４，Ｓ５
）。

変更処理されたキーワードは、検索制御回路３によって
文書記憶装置２に登録されなおされる（Ｓ６）。これと
ともに、検索制御回路３は索弓情報メモリー８の記憶内
容をキーワード変更後の内容に書き換える（Ｓ７）。こ
れにより、文書１件分のキーワード変更が完了する。

この後、変更文書検出回路９が変更情報メモリー８を参
照して、キーワード変更を指定された文書名が他にある
か否かの検出を行なう（ｓ８）。

ここで、変更を指定された他の文書名が検出されたなら
ば、キーワード変更制御回路１０が、その検出された文
書名の文書について登録されたキーワードを読み出して
、上述した一連の変更処理を再度実行する（Ｓ９）。

以上のようにして、操作者が、キーワード変更内容の入
力およびキーワード変更の対象となる文書名の指定を行
なうことによシ、その指定された文書名が複数件であっ
ても、指定された文書名の全文書について、所定の変更
内容によるキーワード変更が自動的に行なわれる。これ
によって、同一項目のキーワードを変更する場合に、変
更の対象となる文書の件数が多くなっても、操作者の負
担を増すことなく、全文書に対するキーワード変更を短
時間に行なわせることが可能となる。これとともに、誤
操作によるミスも起きにくくなる。

発明の効果 以上の説明から明らかなように、本発８Ａは、操作者に
よって入力されたキーワードの変更内容３よび操作者に
よってキーワード変更の対象に指定された複数の文書名
をメモリーに記憶させておき、この記憶された文書名を
ｌ件分ずつ順次検出して、検出された文書名の文書ごと
にそれぞれ、上記変更情報メモリーに記憶された変更内
容によるキーワードの変更処理を行なわせることによっ
て、操作者が、キーワード変更内容の入力およびキーワ
ード変更の対象となる文書名の指定を行なうことにょシ
、その指定された文書名が複数件であっても、指定され
た文書名の全文書について、所定の変更内容によるキー
ワード変更が自動的に行なわれるため、同一項目のキー
ワードを変更する場合に、変更の対象となる文書の件数
が多くなっても、操作者の頁担を増すことなく、全文書
に対するキーワード変更を短時間に行なわせることがで
きる、という効果を有するものである。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の一実施例による文書ファイル装置の概
略構或図、第２図は同装置の要部における動作例を示す
フローチャート、第３図は従来の文書ファイル装置の概
略構成図である。 １・・・キーボード、２・・・文書記憶装置、３・・・
検索制御目路、４・・・索引情報メモリー　５・・・文
書情報メモリー　６・・・表示装置、８・・・変更情報
メモリー９・・・変更文書検出回路、１０・・・キーワ
ード変更制御回路、１１・・・主制御回路。

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 操作者によって入力されたキーワードの変更内容および
   操作者によってキーワード変更の対象に指定された複数
   の文書名を記憶する変更情報メモリーと、上記変更情報
   メモリーに記憶された文書名を１件分ずつ順次検出する
   変更文書検出手段と、上記変更文書検出手段によって検
   出された文書名の文書ごとにそれぞれ、上記変更情報メ
   モリーに記憶された変更内容によるキーワードの変更処
   理を行なうキーワード変更制御手段とを備えた文書ファ
   イル装置。