JPH09114839A - キーワード管理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 他の文書のキーワード登録状況に応じて、統
一性のある、しかも漏れの少ないキーワード登録が可能
なキーワード管理装置を提供する。 【解決手段】 キーワードの登録／登録解除時に、下位
グループキーワード候補変更部３は、ユーザの指示に従
い、キーワードを下位グループキーワード候補格納部４
に追加／削除する。上位グループキーワード候補変更部
１はこれを受け、上位のキーワード候補として最適なも
ので上位グループキーワード候補格納部２を更新する。
この更新は各下位グループキーワード候補変更部３に伝
えられ、各ユーザの指示に従い、対応する下位グループ
キーワード候補格納部４が更新される。このようにして
最新のキーワード候補が、下位グループキーワード候補
提示部５によりユーザに提示される。ユーザはこれを参
照してキーワードの登録を行なうことができる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書の検索および
管理に利用するキーワード管理装置に関するものであ
る。

【０００２】

【従来の技術】多くの文書データベースで、各文書に文
書内容を代表する単語をキーワードとして登録し、キー
ワードによって大量の文書集合中から利用者の望む文書
を特定する検索手法が採用されている。

【０００３】これまで、文書からキーワードを自動的に
抽出し登録を行なう技術に関する研究が多数行なわれて
いる。キーワードの自動抽出の代表的な実現方法は、文
書を単語に区切り、その品詞を判定する形態素解析技術
に基づくものである。この実現方法に関連する技術とし
ては、例えば、特開昭５７−１３７９６５号公報に記載
されている「漢字かな混じり文からのキーワード自動抽
出方式」等を挙げることができる。

【０００４】しかしながら、現状のキーワードの自動抽
出技術は、文書内容を表現するために充分適切なキーワ
ードを得られるレベルには至っていない。したがって、
実際には文書の作成者が手作業によってキーワードを抽
出する必要が生じる。

【０００５】手作業によるキーワードの抽出および登録
の際の問題点は、キーワードの統一性が困難であること
である。すなわち、異なる複数の文書で、等しい意味内
容を記述しているにもかかわらず、別のキーワードを登
録してしまう場合がある。また、ある文書の記述中に、
他の文書と同様の意味内容が記述されているにもかかわ
らず、それに気付かずキーワードの登録が行なわれない
場合も発生する。これらの問題点を原因として、キーワ
ードの統一的な抽出および登録が困難となり、検索精度
が低下する結果となる。これらの問題点は、文書作成者
が複数の場合に特に顕著な問題となる。

【０００６】異なる複数の文書で等しい意味内容を記述
している場合に、同じキーワードを登録できるようにす
る技術として、例えば、特開平１−２１１０２８号公報
等に記載されているように、予め階層化を行なったキー
ワード候補群を用意し、それらのキーワード候補中から
キーワードを選択して登録することが行なわれている。
しかしながら、この技術では、新規文書の追加登録に伴
って新たなキーワード候補が必要となるため、予めキー
ワード候補群を用意する方法では限界が生じる。また、
キーワードの抽出漏れについては解決できていない。

【０００７】例えば、１９９５年１月１７日に発生した
地震についての文書が多数作成されつつあるとする。こ
の地震を表わす語（キーワード候補）は「兵庫県南部地
震」、「関西大震災」、「神戸大地震」等複数存在す
る。単にキーワードを自動抽出しただけでは、このよう
な新語については、各文書に登録するキーワードの統一
を実現することはできない。また、このような新語につ
いて、予めキーワード候補群を用意することはできな
い。

【０００８】

【発明が解決しようとする課題】本発明は、上述した事
情に鑑みてなされたもので、統一性のある登録が可能で
あるとともに、他の文書のキーワード登録状況に応じ
て、漏れの少ないキーワード登録が可能なキーワード管
理装置を提供することを目的とするものである。

【０００９】

【課題を解決するための手段】請求項１に記載の発明
は、ある文書のグループである上位グループがさらに複
数の下位グループに分類されてなる文書集合を対象とし
たキーワード管理装置において、各下位グループに対応
して存在し下位グループに属する文書のキーワード候補
を保持する下位グループキーワード候補格納手段と、上
位グループの文書全体に共通したキーワード候補を保持
する上位グループキーワード候補格納手段と、前記下位
グループキーワード候補格納手段と一対一に対応して存
在し前記上位グループキーワード候補格納手段中のキー
ワード候補を基に下位グループキーワード候補を変更す
る下位グループキーワード候補変更手段と、前記下位グ
ループキーワード候補格納手段と一対一に対応して存在
し下位グループキーワード候補を利用者に提示する下位
グループキーワード候補提示手段と、前記各下位グルー
プキーワード候補格納手段中のキーワード候補を基に上
位グループキーワード候補を変更する上位グループキー
ワード候補変更手段を具備することを特徴とするもので
ある。

【００１０】請求項２に記載の発明は、キーワード管理
装置において、請求項１に記載のキーワード管理装置を
多階層構造に配置し、上位に存在するキーワード管理装
置の下位グループキーワード候補格納手段を、下位に存
在するキーワード管理装置の上位グループキーワード候
補格納手段で置き換えることにより連結したことを特徴
とするものである。

【００１１】請求項３に記載の発明は、請求項１または
２に記載のキーワード管理装置において、文書内容と該
文書のキーワードの組を保持する文書保持手段と、前記
下位グループキーワード候補変更手段による下位グルー
プキーワード候補の変更内容を検知するキーワード候補
変更検知手段と、該キーワード候補変更検知手段の検知
内容に従って前記文書保持手段に保持されているキーワ
ードの変更を行なうキーワード変更手段をさらに有する
ことを特徴とするものである。

【００１２】請求項４に記載の発明は、キーワード管理
装置において、文書内容と文書に付加されたキーワード
の組を保持する文書保持手段と、文書に付加すべきキー
ワードの候補を保持／変更するキーワード候補変更手段
と、該キーワード候補変更手段によるキーワード候補の
変更内容を検知するキーワード候補変更検知手段と、該
キーワード候補変更検知手段の検知内容に従って文書保
持手段に格納されたキーワードの変更を行なうキーワー
ド変更手段を具備することを特徴とするものである。

【００１３】

【発明の実施の形態】図１は、本発明のキーワード管理
装置の第１の実施の形態を示すブロック図である。図
中、１は上位グループキーワード候補変更部、２は上位
グループキーワード候補格納部、３は下位グループキー
ワード候補変更部、４は下位グループキーワード候補格
納部、５は下位グループキーワード候補提示部である。

【００１４】一般に、同一の人物あるいは同一の作業グ
ループに属する人物によって作成された複数の文書は、
等しい意味内容を含む可能性が高いといえる。ここで、
同一の作業グループとは、大学での研究室や企業での部
課といった、共通の目標を持って作業を進めるコミュニ
ティのことである。本発明は、このような似通った意味
内容を含む可能性が高い文書グループ（上位グルー
プ）、およびそのサブグループ（下位グループ）に注目
し、上位グループおよび各下位グループごとにキーワー
ド候補集合を管理する。

【００１５】上位グループキーワード候補変更部１は、
上位グループキーワード候補格納部２および各下位グル
ープキーワード候補格納部４中のキーワード候補を受け
取り、上位グループキーワード候補格納部２中のキーワ
ード候補を追加／削除する。キーワード候補の追加／削
除は、一定間隔で繰り返し行なう。あるいは、下位グル
ープキーワード候補格納部４内の下位グループキーワー
ドの変更のたびに行なったり、指示を受けて行なうよう
にしてもよい。

【００１６】上位グループキーワード候補格納部２は、
上位グループキーワード候補変更部１の計算結果として
得られる、上位グループ全体のキーワード候補を格納す
る。ここでは、等しいキーワード候補を重複して持つこ
とはないものとする。新たなキーワード候補が追加／削
除された場合、それらのキーワードを下位グループキー
ワード候補変更部３へ通知する。

【００１７】下位グループキーワード候補変更部３は、
上位グループキーワード候補格納部２中に追加／削除さ
れたキーワード候補あるいは新たなキーワード候補を受
け取り、下位グループキーワード候補格納部４を変更す
る。このとき、下位グループキーワード候補変更部３が
有するユーザインタフェースを用いて、ユーザに対して
新たなキーワード候補の追加あるいは既存のキーワード
候補の削除のための確認を行なう。

【００１８】下位グループキーワード候補格納部４は、
下位グループキーワード候補変更部３による計算および
ユーザへの確認の結果得られる、下位グループのキーワ
ード候補を格納する。ここでは、等しいキーワード候補
を重複して持つことはないものとする。

【００１９】下位グループキーワード候補提示部５は、
下位グループキーワード候補格納部４中に保持されるキ
ーワード候補をユーザに対して表示するためのユーザイ
ンタフェースである。

【００２０】なお、下位グループキーワード候補変更部
３、下位グループキーワード候補格納部４、下位グルー
プキーワード候補提示部５は、上位グループに属する下
位グループの数だけ存在する。

【００２１】図２は、本発明のキーワード管理装置の第
１の実施の形態を含む第１の構成例を示すブロック図で
ある。図中、１１は作業グループキーワード候補変更
部、１２は作業グループキーワード候補格納部、１３は
メンバーキーワード候補変更部、１４はメンバーキーワ
ード候補格納部、１５はメンバーキーワード候補提示
部、２１は文書格納部、２２はキーワード抽出部、２３
はキーワード登録部、２４はキーワード格納部である。
この例では、ある作業グループを考え、この作業グルー
プに複数のメンバーが所属しているものとする。このと
き、上位グループは作業グループに属する複数のメンバ
ーが作成した全ての文書の集合である。また、下位グル
ープは、各メンバーに対応して存在し、１人のメンバー
が作成した文書グループである。

【００２２】作業グループキーワード候補変更部１１、
作業グループキーワード候補格納部１２、メンバーキー
ワード候補変更部１３、メンバーキーワード候補格納部
１４、メンバーキーワード候補提示部１５は、それぞ
れ、図１における上位グループキーワード候補変更部
１、上位グループキーワード候補格納部２、下位グルー
プキーワード候補変更部３、下位グループキーワード候
補格納部４、下位グループキーワード候補提示部５に対
応する。これらの構成については図１と同様であるので
説明を省略する。

【００２３】文書格納部２１は、各メンバーの作成した
文書を格納する。キーワード格納部２４は、対応する文
書ごとに、登録されたキーワードを格納する。

【００２４】キーワード抽出部２２は、文書格納部２１
に保持されている文書内容から各文書に対するキーワー
ド候補の自動抽出を行なう。このキーワードの自動抽出
には、既存のキーワード抽出アルゴリズムを用いること
ができる。各ユーザ（メンバー）によって文書が作成さ
れ、文書格納部２１に保持されると、例えば上述の特開
昭５７−１３７９６５号公報に記載されている「漢字か
な混じり文からのキーワード自動抽出方式」等のアルゴ
リズムによって、文書のキーワードとして登録するため
のキーワード候補を切り出すことができる。メンバーキ
ーワード候補提示部１５は、メンバーキーワード候補格
納部１４中に保持されるキーワード候補とともに、キー
ワード抽出部２２によって切り出されたキーワード候補
をユーザ（メンバー）に対して表示する。

【００２５】キーワード登録部２３は、メンバーキーワ
ード候補提示部１５によって表示されるキーワード候補
を参照しながら、ユーザ（メンバー）が各作成文書ごと
にキーワードの登録または登録解除を行なうためのユー
ザインターフェースを持つ。キーワードの登録または登
録解除を行なった場合、それらのキーワードをメンバー
キーワード候補変更部１３へ通知する。メンバーキーワ
ード候補変更部１３は、キーワード登録部２３からのキ
ーワードを受け取り、そのキーワードのメンバーキーワ
ード候補格納部１４への登録または登録解除を行なう。

【００２６】なお、メンバーキーワード候補変更部１
３、メンバーキーワード候補格納部１４、メンバーキー
ワード候補提示部１５は、作業グループに属するメンバ
ーの数だけ存在し、文書格納部２１およびキーワード格
納部２４は、システム全体の文書数だけ存在する。キー
ワード抽出部２２、キーワード登録部１３は、各メンバ
ーごとに設けてもよいし、各メンバーに共通して設けて
もよい。共通した構成とする場合には、メンバーを特定
してそのメンバーに対応するメンバーキーワード候補変
更部１３、メンバーキーワード候補格納部１４、メンバ
ーキーワード候補提示部１５を用いるように切り替えれ
ばよい。

【００２７】次に、本発明のキーワード管理装置の第１
の実施の形態における動作の一例を説明する。ここで
は、図２に示した構成をもとに説明する。図３は、作業
グループキーワード候補変更部１１の動作の一例を示す
フローチャートである。図中のＴｄ１，Ｔｍ１，Ｔｍ
２，Ｔｍ３は定数で、Ｔｄ＞０，１００≧Ｔｍ１＞Ｔｍ
２＞Ｔｍ３≧０を満たすよう設定するものとする。

【００２８】図３に示した動作の一例では、基本的に次
の方針に基づいてキーワードの登録あるいは削除を行な
う。 ・多くのメンバーで採用されたキーワード候補を作業グ
ループのキーワード候補として追加する。 ・メンバーによる採用数が小さい場合でも、採用数の急
増しているキーワード候補があれば作業グループのキー
ワード候補として追加する。 ・メンバーによる採用数が小さく、採用数の増加傾向の
低いキーワード候補を作業グループのキーワード候補か
ら削除する。

【００２９】Ｓ３１において、すべてのメンバーキーワ
ード候補格納部１４中のキーワード候補を取得し、各キ
ーワードについて現在の出現頻度を記録する。また、Ｓ
３２において、作業グループキーワード候補格納部１２
中のキーワード候補を取得する。

【００３０】Ｓ３３において、メンバー数のＴｍ１％を
超える頻度で存在するキーワード候補があるか否かを判
定する。そのようなキーワード候補が存在すれば、Ｓ３
４において、条件を満たすキーワード候補の中で、作業
グループキーワード候補格納部１２中に存在しないもの
を新たに作業グループキーワード候補格納部１２に格納
する。

【００３１】また、Ｓ３５において、最近Ｔｄ１日間で
メンバー数のＴｍ２％を越える頻度増加の合ったキーワ
ード候補が存在するか否かを判定する。このようなキー
ワード候補が存在する場合には、Ｓ３６において、条件
を満たすキーワード候補の中で、作業グループキーワー
ド候補格納部１２中に存在しないものを新たに作業グル
ープキーワード候補格納部１２に格納する。

【００３２】さらに、Ｓ３７において、メンバー数のＴ
ｍ１％未満の出現頻度で、かつ、最近Ｔｄ１日間でＴｍ
３％未満の頻度増加しかないキーワード候補が存在する
か否かを判定する。このようなキーワード候補が存在す
る場合には、Ｓ３８において、条件を満たすキーワード
候補の中で、作業グループキーワード候補格納部１２中
に存在するものを作業グループキーワード候補格納部１
２から削除する。

【００３３】Ｓ３９において、各キーワードに関して、
Ｔｄ１日以前の出現頻度記録が存在すればそれらを削除
し、Ｔｄ１日以後の出現頻度の情報のみを残すようにす
る。作業グループキーワード候補変更部１１では、Ｔｄ
２（＜Ｔｄ１）日間隔で図３に示した処理を繰り返し実
行する。

【００３４】このようにして、作業グループキーワード
候補変更部１１は、メンバーキーワード候補格納部１４
に格納されているメンバーごとのキーワード候補に基づ
き、作業グループ全体にとって有用なキーワード候補が
作業グループキーワード候補格納部１４に常に格納され
ているように、作業グループキーワード候補格納部１４
を更新することができる。

【００３５】図４は、メンバーキーワード候補変更部１
３の動作の一例を示すフローチャートである。図４に示
した動作の一例では、基本的に次の方針に基づいてキー
ワードの登録、追加、あるいは登録解除、削除を行な
う。 ・あるメンバーの文書に登録されたキーワードをそのメ
ンバーのキーワード候補とする。 ・あるメンバーの文書から登録解除されたキーワードを
そのメンバーのキーワード候補から外す。 ・作業グループのキーワード候補として追加されたキー
ワード候補を各メンバーのキーワード候補に追加する。 ・作業グループのキーワード候補として削除されたキー
ワード候補を各メンバーのキーワード候補から削除す
る。

【００３６】Ｓ４１において、メンバーキーワード候補
変更部１３は、作業グループキーワード候補格納部１２
でキーワード候補の追加／削除があった場合、および、
キーワード登録部２３でキーワードの登録／登録解除が
行なわれた場合に、これらの登録あるいは登録解除を行
なうキーワード、または、追加あるいは削除を行なうキ
ーワード候補を受け取る。そして、Ｓ４２において、受
け取ったキーワードまたはキーワード候補が登録または
追加されたものか、あるいは、削除または登録解除され
たものか否かを判定し、それぞれの処理を行なう。

【００３７】受け取ったキーワードまたはキーワード候
補が登録または追加されたものである場合には、Ｓ４２
からＳ４３に進み、さらにそれらの全てがメンバーキー
ワード候補格納部１４中のキーワード候補中に既に含ま
れているか否かを判定する。メンバーキーワード候補格
納部１４中にすべて含まれていれば処理を終了する。メ
ンバーキーワード候補格納部１４中に含まれていないも
のがあれば、Ｓ４４のいて、ユーザに対し、メンバーキ
ーワード候補に新たに追加するか否かの確認を行なう。
Ｓ４５において、ユーザから追加する旨の通知があれ
ば、Ｓ４６において、メンバーキーワード候補格納部１
４中のキーワード候補に追加する。追加しない旨の通知
があれば終了する。

【００３８】受け取ったキーワードまたはキーワード候
補が登録解除または削除されたものである場合には、Ｓ
４２からＳ４７に進み、さらにそれらの全てがメンバー
キーワード候補格納部１４中のキーワード候補中に含ま
れているか否かを判定する。メンバーキーワード候補格
納部１４中にすべて含まれていなければ処理を終了す
る。メンバーキーワード候補格納部１４中に含まれてる
ものがあれば、Ｓ４８において、ユーザに対し、メンバ
ーキーワード候補から削除するか否かの確認を行なう。
Ｓ４９において、ユーザから削除する旨の通知があれ
ば、メンバーキーワード候補格納部１４中のキーワード
候補から削除する。削除しない旨の通知があれば終了す
る。

【００３９】次に、具体例を用いながら上述の動作の例
を説明する。各メンバーは、メンバーキーワード候補提
示部１５が提示するキーワード候補を参照しながら、文
書に対してキーワード登録部２３でキーワードの登録を
行なう。図５は、キーワード登録時に表示されるウィン
ドウの一具体例の説明図である。図５に示すウィンドウ
には、メンバーキーワード候補提示部１５によるメンバ
ーキーワード候補格納部１４内に格納されているキーワ
ード候補と、キーワード抽出手段２２で文書中から抽出
したキーワード候補が表示されている。また、キーワー
ド登録部２３における入力手段を兼ねている。ユーザ
は、メンバーキーワード候補格納部１４に格納されてい
る自分が過去に登録したキーワードや他のメンバーによ
って登録されているキーワードを候補として参照しなが
ら、キーワードの登録を行なうことができる。これによ
り、統一性のあるキーワード登録が可能となる。さら
に、ある項目に関する記述が部分的に行なわれている文
書にキーワードを登録する際に、その項目に関するキー
ワードを付与すべきかどうかを、キーワード候補の表示
を参照することによって判断することができる。したが
って、他の文書のキーワード登録状況に応じて、漏れの
少ないキーワード登録が可能となる。

【００４０】図５に示した例では、文書から抽出された
キーワード「Ｔｒａｎｓｌｅｘ」、「有限オートマト
ン」、「全文検索」、「インデックスファイル」のうち
からキーワード「Ｔｒａｎｓｌｅｘ」を選択し、この語
を登録しようとしている場面を示している。もちろん、
複数のキーワードを選択してもよい。また、表示されて
いるキーワード候補から選択してもよいし、抽出された
キーワードやキーワード候補以外の語をキーワードとし
て登録することもできる。

【００４１】キーワードの登録が行なわれると、登録さ
れたキーワードがキーワード登録部２３からメンバーキ
ーワード候補変更部１３に伝えられる。メンバーキーワ
ード候補変更部１３は、上述の図４に示すような処理を
行ない、登録されたキーワードがメンバーキーワード候
補格納部１４中に存在するか否かを判定した後、存在し
ない場合には、ユーザに対し、メンバーキーワード候補
に新たに追加するか否かの確認を行なう。

【００４２】図６は、キーワード候補登録時に表示され
るウィンドウの一具体例の説明図である。図６に示すウ
ィンドウは、メンバーキーワード候補変更部１３に対応
するものである。このウィンドウには、作業グループキ
ーワード候補格納部１２に追加または削除されたキーワ
ード候補と、キーワード登録部２３で登録または登録解
除したキーワードが表示されている。この中からメンバ
ーキーワード候補格納部１４に格納しておきたいキーワ
ードを選択し、あるいはその他のキーワード候補を入力
することによって、メンバーキーワード候補格納部１４
にキーワード候補を追加あるいは削除することができ
る。図５に示すように、キーワードとして「Ｔｒａｎｓ
ｌｅｘ」を登録することによって、このキーワードが図
６に示すウィンドウに表示されている。ここで、このキ
ーワードを選択することにより、このキーワードがメン
バーキーワード候補格納部１４にキーワード候補として
追加される。同様に、他のメンバーによって登録され、
作業グループキーワード候補格納部１２に追加されたキ
ーワード候補を選択することによって、そのキーワード
候補をメンバーキーワード候補格納部１４に追加するこ
とができる。作業グループキーワード候補格納部１２に
格納されていたキーワード候補の削除およびキーワード
の登録解除の場合も同様である。

【００４３】このようにして、他のメンバーによって登
録されたキーワードを自分のメンバーキーワード候補格
納部１４に随時追加（削除）することにより、キーワー
ド候補は常に更新され、新規な内容の文書のキーワード
登録に対応することができる。さらに、似通った文書を
作成している可能性の高い他のメンバーの登録キーワー
ドを参照することにより、自分の書いた文書でそのキー
ワードと関連の高い部分を想起することが容易となり、
キーワードの登録漏れを減少させることができる。

【００４４】上述のようにして各メンバーは各自のメン
バーキーワード候補格納部１４へのキーワード候補の追
加または削除を行なう。同じ作業グループ内の異なるメ
ンバーによって同じキーワード候補がメンバーのキーワ
ード候補に追加されると、作業グループキーワード候補
変更部１１は、そのキーワード候補を作業グループのキ
ーワード候補として追加する。その後、各メンバーキー
ワード候補変更部１３によって、そのキーワード候補の
存在が各メンバーに伝えられる。多くのユーザがそのキ
ーワード候補を重要と認め、自らのメンバーキーワード
候補に追加すると、作業グループキーワード候補変更部
１１によってそのキーワード候補はキーワード候補とし
て作業グループキーワード候補格納部１２中に存在し続
ける。逆に、多くのユーザはそのキーワード候補を重要
とは認めず、自らのメンバーキーワード候補に追加しな
かった場合は、作業グループキーワード候補変更部１１
によってそのキーワード候補は作業グループキーワード
候補格納部１２から削除される。

【００４５】このように、各メンバーが新たに追加ある
いは削除したキーワード候補を、作業グループのキーワ
ード候補情報を介して、メンバー相互に即座に通知する
ことができる。したがって、新規文書のシステムへの追
加登録に対しても、適切なキーワード候補を参照しなが
ら統一的にキーワードの登録を行なうことができる。さ
らに、似通った意味内容を持つ文書を作成する可能性が
高い、同一作業グループ内のメンバーごとにキーワード
の管理を行ない、メンバー相互に通知を行なうため、自
分の書いた文書と似通った意味内容を代表するキーワー
ドがユーザに提示される可能性が高い。ユーザはそのよ
うなキーワード候補を参照しながらキーワードの登録を
行なうことができるため、キーワードの登録漏れを減少
させることができる。

【００４６】上述の例では、下位グループを一人のメン
バーの作成した文書集合とし、上位グループをメンバー
が属する作業グループ全体の文書集合とする２階層型の
システム構造となっている。しかしながら、例えば、下
位グループを一つの文書とし、上位グループを一人のメ
ンバーの作成した文書集合としたり、あるいは、下位グ
ループをある作業グループに属する文書集合とし、上位
グループを下位の作業グループを複数含むさらに大規模
な作業グループ全体の文書集合とすることもできる。こ
のように異なるレベルによって実現した場合でも、上述
の例と基本的に同様に構成することができる。

【００４７】図７は、本発明のキーワード管理装置の第
１の実施の形態を含む第２の構成例を示すブロック図で
ある。図中、図２と同様の部分には同じ符号を付して説
明を省略する。２５はメンバーキーワード候補変更検知
部、２６はキーワード変更部である。上述の第１の構成
例では、メンバーキーワード候補変更部１３によって頻
繁にメンバーキーワード候補の追加または削除が行なわ
れることが予想される。しかしながら上述の第１の構成
例では、追加または削除が行なわれる以前に作成された
文書に対して登録されたキーワードが更新されることは
ない。すなわち、最新のメンバーキーワード情報は、過
去に登録された文書のキーワードに反映されない。この
第２の構成例では、このような問題を解決するためのも
のである。

【００４８】キーワード候補変更検知部２５は、あるメ
ンバーのメンバーキーワード候補格納部１４に新たなキ
ーワード候補が追加あるいはキーワード候補が削除され
たことを検知する。キーワード変更部２６は、そのメン
バーが過去に作成した文書の中から追加されたキーワー
ド候補を含む文書を検索し、新たにキーワードを登録す
る。あるいは、削除されたキーワード候補をキーワード
として登録している文書を検索し、登録を解除する。

【００４９】あるメンバーのメンバーキーワード候補格
納部１４に新たなキーワード候補が追加された場合、キ
ーワード候補変更検知部２５は追加の旨を検知し、キー
ワード変更部２６はそのメンバーが過去に作成した文書
の中からそのキーワード候補を含む文書を検索し、新た
にキーワードを登録する。

【００５０】また、メンバーキーワード候補格納部１４
からキーワード候補が削除された場合、キーワード候補
変更検知部２５は削除の旨を検知し、キーワード変更部
２６はそのメンバーが過去に作成した文書の中からその
キーワードを登録している文書を検索し、登録を解除す
る。

【００５１】このように、この第２の構成例によれば、
メンバーキーワード候補の変更に従って、過去に登録を
行なったキーワードについても、現状のキーワード候補
の情報に即して変更することが可能となる。

【００５２】なお、この第２の構成例におけるキーワー
ドの自動更新は、この第１の実施の形態に示したような
２階層のシステムに限らず、少なくとも複数の文書に共
通のキーワード候補を保持する手段を有するキーワード
管理装置であれば実現可能である。この例で言えば、作
業グループキーワード候補変更部１１および作業グルー
プキーワード候補格納部１２を有しないキーワード管理
装置であっても、この第２の構成例で示したようなキー
ワードの自動更新機能を実現することができる。

【００５３】次に、本発明の第２の実施の形態について
説明する。上述したように、異なるレベルによって実現
した２階層型のシステムを組み合わせることによって、
多階層型のシステムを構成することが可能である。以下
に示す第２の実施の形態では、２階層型のシステムを組
み合わせた多階層型のキーワード管理装置を示してい
る。

【００５４】図８は、本発明のキーワード管理装置の第
２の実施の形態を示すブロック図である。図中、５１〜
５３は上述の第１の実施の形態で示した２階層型のキー
ワード管理装置である。ここで、キーワード管理装置５
１を上位のキーワード管理装置とするとき、キーワード
管理装置５２を下位のキーワード管理装置と呼ぶことに
する。同様に、キーワード管理装置５２を上位のキーワ
ード管理装置とするとき、キーワード管理装置５３を下
位のキーワード管理装置とする。ここでは、キーワード
管理装置５１を最上位とし、その下位にキーワード管理
装置５２が配置され、さらにその下位にキーワード管理
装置５３が配置されている。もちろん、３層に限らず、
２層や４層以上であってもよい。

【００５５】この第２の実施の形態において、上位のキ
ーワード管理装置に存在する下位グループキーワード候
補格納部を、下位のキーワード管理装置に存在する上位
グループキーワード候補格納手段で置き換える。これに
より、各２階層のキーワード管理装置間の連結が実現で
きる。

【００５６】この第２の実施の形態に示したようにして
実現した多階層のキーワード管理装置は、例えば、文
書、メンバー、作業グループ、作業グループの集合、・
・・といった多階層構造を対象とすることができる。こ
の場合、第１の実施の形態の第１の構成例で示した文書
格納部２１、キーワード抽出部２２、キーワード登録部
２３、キーワード格納部２４は、階層構造の最下層に位
置する２階層のキーワード管理装置に接続するように構
成すればよい。また、メンバーキーワード候補変更検知
部２５、キーワード変更部２６についても同様であり、
メンバーキーワード候補変更検知部２５は、最下層に位
置するキーワード管理装置の下位グループキーワード候
補格納部におけるキーワード候補の変更を検知するよう
に構成すればよい。

【００５７】この第２の実施の形態における動作の概要
を説明する。図８に示したようにキーワード管理装置５
１〜５３を階層的に配置し、キーワード管理装置５１を
最上位のキーワード管理装置とし、キーワード管理装置
５３を最下位のキーワード管理装置とする。このとき、
ある１つのキーワード管理装置５３に例えばキーワード
の登録が通知されると、キーワード管理装置５３の下位
グループキーワード候補変更部３が下位グループキーワ
ード候補格納部４を更新する。この更新によって、キー
ワード管理装置５３の上位グループキーワード候補変更
部１が上位グループキーワード候補格納部２を更新す
る。すると、キーワード管理装置５２の下位グループキ
ーワード候補格納部４が更新されたことになるため、キ
ーワード管理装置５２の上位グループキーワード候補変
更部１がこれを検出し、上位グループキーワード候補格
納部２を更新する。さらに、この更新によってキーワー
ド管理装置５１の下位グループキーワード候補格納部４
が更新されたことになるので、キーワード管理装置５１
の上位グループキーワード候補変更部１がこれを検出
し、上位グループキーワード候補格納部２を更新するこ
とになる。

【００５８】キーワード管理装置５１の上位グループキ
ーワード候補格納部２が更新されると、それが各下位グ
ループキーワード候補変更部３に伝えられ、下位グルー
プキーワード候補格納部４が更新されるとともに、この
更新によってキーワード管理装置５２の各下位グループ
キーワード候補変更部３へと伝えられる。キーワード管
理装置５２の下位グループキーワード候補格納部４が更
新されると、それがキーワード管理装置５３の下位グル
ープキーワード候補変更部３へと伝えられ、下位グルー
プキーワード候補格納部４が更新されることになる。

【００５９】もちろん、各階層において上位のグループ
キーワード候補となる際に、あるいは下位のグループキ
ーワード候補となる際に、伝えられたキーワード候補は
利用回数や増加傾向などによって自動的に取捨選択され
るように構成したり、ユーザあるいは管理者が取捨選択
するように構成することができる。

【００６０】

【発明の効果】以上の説明から明らかなように、本発明
によれば、似通った意味内容を含む可能性が高い文書グ
ループ（上位グループ）、およびそのサブグループ（下
位グループ）に注目し、上位グループおよび各下位グル
ープごとにキーワード候補集合を管理することによっ
て、文書の登録状況に応じた最新のキーワード候補をユ
ーザに提供することが可能である。ユーザはこのキーワ
ード候補を参照しながらキーワード登録を行なうことに
よって、統一性のある登録が可能になるとともに、キー
ワード登録の漏れを減少させることができる。このよう
な階層的なキーワードの管理は、請求項２に記載の発明
のように、２階層に限らず３階層以上にも構成すること
ができる。

【００６１】また、請求項３、４に記載の発明のよう
に、キーワード候補の変更に応じて各文書に付与されて
いるキーワードを自動的に更新することによって、現状
のキーワード候補の情報に即して、過去に登録したキー
ワードの変更を行なうことが可能となるなど、種々の効
果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明のキーワード管理装置の第１の実施の
形態を示すブロック図である。

【図２】 本発明のキーワード管理装置の第１の実施の
形態を含む第１の構成例を示すブロック図である。

【図３】 作業グループキーワード候補変更部１１の動
作の一例を示すフローチャートである。

【図４】 メンバーキーワード候補変更部１３の動作の
一例を示すフローチャートである。

【図５】 キーワード登録時に表示されるウィンドウの
一具体例の説明図である。

【図６】 キーワード候補登録時に表示されるウィンド
ウの一具体例の説明図である。

【図７】 本発明のキーワード管理装置の第１の実施の
形態を含む第２の構成例を示すブロック図である。

【図８】 本発明のキーワード管理装置の第２の実施の
形態を示すブロック図である。

【符号の説明】

１…上位グループキーワード候補変更部、２…上位グル
ープキーワード候補格納部、３…下位グループキーワー
ド候補変更部、４…下位グループキーワード候補格納
部、５…下位グループキーワード候補提示部、１１…作
業グループキーワード候補変更部、１２…作業グループ
キーワード候補格納部、１３…メンバーキーワード候補
変更部、１４…メンバーキーワード候補格納部、１５…
メンバーキーワード候補提示部、２１…文書格納部、２
２…キーワード抽出部、２３…キーワード登録部、２４
…キーワード格納部、５１〜５３…キーワード管理装
置。

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 ある文書のグループである上位グループ
   がさらに複数の下位グループに分類されてなる文書集合
   を対象としたキーワード管理装置において、各下位グル
   ープに対応して存在し下位グループに属する文書のキー
   ワード候補を保持する下位グループキーワード候補格納
   手段と、上位グループの文書全体に共通したキーワード
   候補を保持する上位グループキーワード候補格納手段
   と、前記下位グループキーワード候補格納手段と一対一
   に対応して存在し前記上位グループキーワード候補格納
   手段中のキーワード候補を基に下位グループキーワード
   候補を変更する下位グループキーワード候補変更手段
   と、前記下位グループキーワード候補格納手段と一対一
   に対応して存在し下位グループキーワード候補を利用者
   に提示する下位グループキーワード候補提示手段と、前
   記各下位グループキーワード候補格納手段中のキーワー
   ド候補を基に上位グループキーワード候補を変更する上
   位グループキーワード候補変更手段を具備することを特
   徴とするキーワード管理装置。
2. 【請求項２】 請求項１に記載のキーワード管理装置を
   多階層構造に配置し、上位に存在するキーワード管理装
   置の下位グループキーワード候補格納手段を、下位に存
   在するキーワード管理装置の上位グループキーワード候
   補格納手段で置き換えることにより連結したことを特徴
   とするキーワード管理装置。
3. 【請求項３】 文書内容と該文書のキーワードの組を保
   持する文書保持手段と、前記下位グループキーワード候
   補変更手段による下位グループキーワード候補の変更内
   容を検知するキーワード候補変更検知手段と、該キーワ
   ード候補変更検知手段の検知内容に従って前記文書保持
   手段に保持されているキーワードの変更を行なうキーワ
   ード変更手段をさらに有することを特徴とする請求項１
   または２に記載のキーワード管理装置。
4. 【請求項４】 文書内容と文書に付加されたキーワード
   の組を保持する文書保持手段と、文書に付加すべきキー
   ワードの候補を保持／変更するキーワード候補変更手段
   と、該キーワード候補変更手段によるキーワード候補の
   変更内容を検知するキーワード候補変更検知手段と、該
   キーワード候補変更検知手段の検知内容に従って文書保
   持手段に格納されたキーワードの変更を行なうキーワー
   ド変更手段を具備することを特徴とするキーワード管理
   装置。