JP5253190B2 - ワークフロー管理サーバ、ワークフロー管理システム、ワークフロー管理方法、およびワークフロー管理プログラム - Google Patents

Description

本発明は、ワークフロー管理サーバ、ワークフロー管理システム、ワークフロー管理方法、およびワークフロー管理プログラムに関するものである。

近年、多種のビジネスにおいて、証憑スキャン・ソリューションなどのように、起案から申請、承認、決済のような一連の業務の流れ（ワークフロー）を自動化するシステムが提案されている。このシステムは、証憑書類をスキャンし、添付書類としてワークフロー内で業務データと共に持ち回ることで実現されている。例えば、交通費申請というワークフローにおいては、画像処理装置からスキャン機能を利用して領収書を添付書類とし、交通費の申請処理を行うようなケースがある。

このようなワークフロー管理システムとして、特許文献１は、ユーザインターフェース（以下、「ＵＩ」と表記する）を複数用意し、ネットワークを介して接続している他の文書管理装置における文書情報を各端末で確認可能な文書管理装置を開示している。この文書管理装置は、ＰＣ（Personal Computer）端末、モバイル端末、および複合機（ＭＦＰ：Multi
Function Peripheral）等のユーザの実行環境に応じて画面を表示する。

また、特許文献２は、異なる複数の処理の共通部分を一元化し、処理の効率化を図る画像送信装置を開示している。
特開２００５−５０３１８号公報 特開２００５−５７６００号公報

しかしながら、特許文献１の文書管理装置における端末ＵＩでは、一般的に多くの情報を表示できないため、ワークアイテムの各種キーを端末ＵＩに表示しきれず、また、操作性が低く、所望のキーを探す作業が煩雑となるという問題があった。さらに、ユーザは、同様のワークアイテムを連続して処理する場合に、キーを何回も押下しなければならないという問題があった。

また、特許文献２の画像送信装置は、特定のデータに対して複数の処理を実施する際、その共通部分を一元化することで処理をまとめることは可能であるが、異なるワークアイテムの処理を一括で処理する場合には適応できないという問題があった。

本発明は、このような問題点にかんがみ、ワークアイテムを実行させる操作ボタンを画像処理装置の表示手段に表示させる際に、操作ボタンの操作項目や管理情報等を集約し、ユーザにとって利便性の高い操作環境を提供することを目的とする。

上記課題を解決するために、本発明に係るワークフロー管理サーバは、ネットワークへの接続が可能であり、前記ネットワークに接続された画像処理装置で実行されるワークフローを管理するためのワークフロー管理サーバであって、ワークアイテム（ユーザが実行する具体的な作業）に対応するアクティビティ（ワークフローにおける作業の単位）より前記画像処理装置で実行する機能を設定する実行機能設定手段と、前記ワークアイテムに割り当てられているロールから、当該ワークアイテムの実行を許可されたユーザの情報を取得するユーザ情報取得手段と、前記ワークアイテムおよび前記ユーザ情報取得手段が取得したユーザ情報に基づき、前記画像処理装置のポータル画面に登録する操作ボタンの設定内容を定める情報を生成する操作ボタン情報生成手段と、前記ワークアイテムが所定の集約条件を満たすかどうかを判定する集約条件判定手段と、集約できるワークアイテムが存在するかどうかを検出する集約ワークアイテム検出手段と、前記画像処理装置のポータル画面に既に登録されている集約対象のワークアイテムに関連する操作ボタンを削除する操作ボタン削除手段と、前記集約ワークアイテム検出手段の検出結果により、前記操作ボタン情報生成手段で生成された情報に基づき、前記画像処理装置のポータル画面に登録する集約したワークアイテムを実行するための操作ボタンの設定内容を定める情報を生成する集約ワークアイテム操作ボタン情報生成手段と、前記集約ワークアイテム操作ボタン情報生成手段により生成された情報を前記画像処理装置へ送信する通信手段と、を備えていることを特徴とする。

また、本発明に係るワークフロー管理方法は、ユーザがワークフローの処理を指示するクライアント装置と、前記クライアント装置からの指示に基づいて、前記ワークフローを実行させるワークフロー管理サーバと、前記ユーザ固有のポータル画面を有し、前記ワークフロー管理サーバからの指示に基づいて、前記ポータル画面に表示されるスキャン送信または印刷を実行する操作ボタンを登録または削除する機能を有する画像処理装置と、を備えたワークフロー管理システムにおいて実行されるワークフロー管理方法であって、前記複数の操作ボタンの設定情報を集約する集約ステップと、前記集約ステップにおいて集約した操作ボタンの設定情報と、該集約した操作ボタンの設定情報に対応する複数のワークアイテムとを関連付けて保存する保存ステップと、前記集約した操作ボタンの設定情報に基づき、集約ワークアイテムを実行する操作ボタンを前記ポータル画面に登録する登録ステップと、を含むことを特徴とする。

本発明によれば、ユーザは、ワークフロー管理システムを構成する画像処理装置の表示手段に表示される操作ボタンを関連するワークアイテムごとに集約して表示することで、表示される操作ボタンの数が少なくすることができる。したがって、ユーザは容易に所望のワークアイテムを見つけることができ、関連するワークアイテムを効率的に実行することが可能になる。

以下、本発明を実施するための最良の形態について図面等を参照して説明する。

図１は、本発明の実施形態に係るワークフロー管理システムの概略構成を示す図である。ワークフロー管理システム１０は、ワークフロー管理サーバ１１と、クライアント装置１２と、画像処理装置１３Ａ，１３Ｂとを備える。

ワークフロー管理サーバ１１は、ワークフロー処理を管理するコンピュータであり、画像処理装置１３Ａ，１３Ｂを管理するものである。クライアント装置１２は、ユーザがワークフロー管理サーバ１１に対して各種指示を行うコンピュータである。また、画像処理装置１３Ａ，１３Ｂは、ユーザ固有のポータル画面を表示することができるユーザインターフェースと、画像の入出力を行うプリンタおよびスキャナ等を備える複合機である。
尚、ポータルとは玄関を意味し、ポータル画面とはユーザが画像処理装置を利用する際に最初に閲覧される画面を指す。

ワークフロー管理システム１０を構成する各装置は、ネットワーク１４で接続されており、ＴＣＰ／ＩＰやＳＮＭＰ等のプロトコルを用いてデータ通信が可能である。

ワークフロー管理システム１０は、それぞれの装置の数は限定されるものではなく、本実施形態では、１つのワークフロー管理サーバ１１、１つのクライアント装置１２、２つの画像処理装置１３Ａ，１３Ｂがそれぞれ接続されていることを前提に説明を行う。例えば、画像処理装置は、クライアント装置と一体となったコンピュータ複合機としても良い。

図２は、本発明の実施形態に係るワークフロー管理サーバ１１のハードウェア構成を示すブロック図である。ワークフロー管理サーバ１１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）２０２と、プログラムメモリ（以下、「ＰＭＥＭ」と表記する）２０３と、通信制御部２０４と、通信ポート２０５とを備える。

システムバス２０１は、ワークフロー管理サーバ１１を構成する各ブロックをそれぞれ接続する。ＣＰＵ２０２は、ワークフロー管理プログラムを実行する。ＰＭＥＭ２０３は、前記プログラムを、適宜後述のハードディスク２１０から選択および読込みを行う。また、ＰＭＥＭ２０３は、後述のキーボード２１２から入力されるテキストデータをコード情報として格納する。

通信制御部２０４は、通信ポート２０５から入出力されるデータの制御を行う。通信ポート２０５から出力された信号は、通信回線２０６を経由して、ネットワーク上の他の装置に伝えられる。なお、通信制御部２０４に接続される通信ポート２０５および通信回線２０６は、一般の公衆回線であっても適応可能である。

また、ワークフロー管理サーバ１１は、後述の磁気記憶媒体を制御する外部記憶装置制御部２０８と、データファイルを記憶する磁気記憶媒体であるフレキシブルディスク（以下「ＦＤ」）２０９と、ハードディスク（以下「ＨＤＤ」）２１０とを備える。また、ＦＤ２０９やＨＤＤ２１０の磁気記憶媒体には、ワークフロー管理プログラムが記憶されている。なお、該ワークフロー管理プログラムは、ネットワークで接続されている他の装置上に記憶されていても良い。

さらに、ワークフロー管理サーバ１１は、後述の入力装置による指令を制御する入力制御部２１１と、入力装置であるキーボード２１２、マウス２１３とを備える。ユーザは、これらの入力装置を操作することにより、ワークフロー管理システム１０への各種指令を行う。また、ワークフロー管理サーバ１１は、ビデオイメージメモリ（以下、「ＶＲＡＭ」と表記する）２１４と、画像表示装置を制御する表示出力制御部２１５と、前記画像表示装置であるＣＲＴ２１６とを備える。ＣＲＴ２１６に表示される画像情報の加工指示は、ポインティングデバイスであるマウス２１３で行う。具体的には、ユーザは、マウス２１３によりＣＲＴ２１６上のカーソルをＸ、Ｙの任意の方向に移動させ、コマンドメニュー上のコマンドアイコンを選択してワークフロー処理の指示を行い、さらに、編集対象および描画位置の指示等も行う。また、ＶＲＡＭ２１４は、ＣＲＴ２１６に表示するデータをビットマップデータとして内部に展開する。

図３は、本発明の実施形態に係るワークフロー管理サーバ１１の機能的構成を示すブロック図である。ワークフロー管理サーバ１１は、ワークアイテム処理判定部２１と、ワークアイテム実行前処理部２２と、ワークアイテム集約処理部２３と、ワークアイテム実行監視部２４と、を備える。さらに、ワークフロー管理サーバ１１は、入力部２５と、表示部２６と、記憶部２７と、通信部２８と、画像処理装置管理部２９と、を備えている。なお、「ワークアイテム」とは、ここではアクティビティでユーザが実行する具体的な作業を示す。また、「アクティビティ」とは、ワークフローにおける作業の単位として使用する（詳細は後述）。

ワークアイテム処理判定部２１は、指定されたワークアイテムが画像処理装置で処理すべき種類のものか否かを判定する。ワークアイテム実行前処理部２２は、画像処理装置が実行すべきワークアイテムの前処理（準備処理）を行う。ワークアイテム集約処理部２３は、ワークアイテムの集約処理を行う。ワークアイテム実行監視部２４は、ワークアイテムの実行状況を監視する。これらの機能は、図２に示したＣＰＵ２０２が前記ワークフロー管理プログラムを実行することで実現できる。なお、これらの処理の詳細は後述する。

入力部２５は、ワークフロー管理サーバ１１への情報等を入力する。この入力部２５は、図２に示した入力制御部２１１、キーボード２１２、マウス２１３などでその機能を実現できる。表示部２６は、各種情報を表示する。この表示部２６は、図２に示したＶＲＡＭ２１４、表示出力制御部２１５、ＣＲＴ２１６などでその機能を実現できる。記憶部２７は、各種データを格納する。この記憶部２７は、図２に示したＰＭＥＭ２０３や、外部記憶装置制御部２０８、ＦＤ２０９、ＨＤＤ２１０などでその機能を実現できる。通信部２８は、ワークフロー管理サーバ１１とネットワーク１４との間の通信を制御する。この通信部２８は、図２に示した通信制御部２０４、通信ポート２０５などでその機能を実現できる。また、画像処理装置管理部２９は、ネットワーク１４を介してワークフロー管理サーバ１１と接続されている複数の画像処理装置を一括管理するための情報データ管理を行う。この画像処理装置管理部２９は、図２に示したＣＰＵ２０２が前記ワークフロー管理プログラムを実行することでその機能を実現できる。

図４は、ワークアイテム実行前処理部２２の機能的構成を示すブロック図である。このワークアイテム実行前処理部２２は、実行機能設定部４０１と、ユーザ情報取得部４０２と、ワークアイテム種別判別部４０３と、受信フォルダ生成部４０４と、印刷データ生成部４０５と、操作ボタン情報生成部４０６と、を備えている。

実行機能設定部４０１は、ワークアイテムに対応するアクティビティより画像処理装置で実行する機能を設定する。本設定は、例えば、画像をスキャンする際の解像度、カラー／モノクロの設定、スキャンデータのファイル生成方法、および印刷する際の体裁(Ｎ−ｕｐやステイプル)等である。

ユーザ情報取得部４０２は、ワークアイテムに割り当てられているロールから、このワークアイテムの実行を許可されたユーザの情報（権限）を取得する。

ワークアイテム種別判別部４０３は、ワークアイテムの種別を判別する。具体的には、スキャン送信用のワークアイテムか、印刷用のワークアイテムかを判別する。受信フォルダ生成部４０４は、ワークアイテム種別判別部４０３の判別結果がスキャン送信用のワークアイテムである場合に、スキャン送信されるデータを受け取る受信フォルダの生成を行う。印刷データ生成部４０５は、ワークアイテム種別判別部４０３の判別結果が印刷用のワークアイテムである場合に、印刷データの生成を行う。操作ボタン情報生成部４０６は、画像処理装置のポータル画面に登録する操作ボタンの設定内容を定める情報を生成する。なお、前記操作ボタンの設定内容とは、スキャン送信または印刷などをワークフローの実行内容のことである。この処理は、前記ワークアイテムと、これに関連するユーザ情報取得部４０２が取得したユーザ情報に基づき実行される。

図５は、ワークアイテム集約処理部２３の機能的構成を示すブロック図である。ワークアイテム集約処理部２３は、集約条件判定部５０１と、集約ワークアイテム検出部５０２と、操作ボタン削除部５０３と、ワークアイテム種別判別部５０４と、第１の受信フォルダ削除部５０５と、を備える。さらに、ワークアイテム集約処理部２３は、集約ワークアイテム用受信フォルダ生成部５０６と、集約ワークアイテム用印刷データ生成部５０７と、情報保存処理部５０８と、集約ワークアイテム操作ボタン情報生成部５０９と、を備えている。

集約条件判定部５０１は、ワークアイテムが集約条件を満たすかどうかを判定する。集約条件は、（１）集約可能な操作ボタンを必ず集約する、（２）１画面内に操作ボタンが表示しきれなくなった場合に集約する、（３）古いワークアイテム等ワークアイテムの発生時期を基準として集約する、等である。

集約ワークアイテム検出部５０２は、集約できるワークアイテムが存在するかどうかを検出する。なお、「集約できるワークアイテム」とは、同一のプロセス定義で実行されるワークフローにおける、同一アクティビティのワークアイテムのことである。

操作ボタン削除部５０３は、画像処理装置のポータル画面に既に登録されている集約対象のワークアイテムに関連する操作ボタンを削除する。ワークアイテム種別判別部５０４は、ワークアイテムの種別を判別する。具体的には、スキャン送信用のワークアイテムか、印刷用のワークアイテムかを判別する。なお、この処理は、図４に示したワークアイテム実行前処理部２２のワークアイテム種別判別部４０３に委ねてもよい。

第１の受信フォルダ削除部５０５は、ワークアイテムがスキャン送信用のワークアイテムである場合、操作ボタン削除部５０３が削除したボタンに対応するワークアイテムのスキャン文書受信フォルダを削除する。集約ワークアイテム用受信フォルダ生成部５０６は、集約したワークアイテム用のスキャン文書受信フォルダを作成する。

集約ワークアイテム用印刷データ生成部５０７は、ワークアイテムが印刷用のワークアイテムである場合、集約したワークアイテムに対応する印刷データを生成する。情報保存処理部５０８は、集約したワークアイテムとワークフローの情報とを関連付けて記憶部２７に格納する。集約ワークアイテム操作ボタン情報生成部５０９は、画像処理装置のポータル画面に登録する集約したワークアイテムを実行するための操作ボタンの設定内容を定める情報を生成する。この情報は、集約ワークアイテム検出部５０２の検出結果により、操作ボタン情報生成部４０６で生成された情報に基づき生成される。そして、この情報は、通信部２８によって画像処理装置へ送信される。

図６は、ワークアイテム実行監視部２４の機能的構成を示すブロック図である。ワークアイテム実行監視部２４は、アクセス内容判別部６０１と、ワークアイテム・ユーザ決定部６０２と、集約ワークアイテム判別部６０３と、分割部６０４と、ワークフロー決定部６０５と、を備える。さらに、ワークアイテム実行監視部２４は、データ保存処理部６０６と、第２の受信フォルダ削除部６０７と、印刷完了検出部６０８と、印刷データ削除部６０９と、印刷ステータス取得部６１０と、印刷状況把握部６１１と、を備えている。

アクセス内容判別部６０１は、画像処理装置１３Ａ（１３Ｂ）からのアクセス内容を判別する。具体的には、スキャンデータが送られてきたのか、印刷データの取得依頼があったのかを判別する。

ワークアイテム・ユーザ決定部６０２は、スキャンデータを受信した場合、データが送られてきたアクセスフォルダから、対応するワークアイテムまたは集約ワークアイテムを検知する。同時に、フォルダへアクセスしたユーザ情報から、ワークアイテムを実行したユーザを特定する。一方、印刷データの取得依頼だった場合、依頼のあった印刷データから、対応するワークアイテムまたは集約ワークアイテムを検知する。同時に、データへアクセスしたユーザ情報から、ワークアイテムを実行したユーザを特定する。

集約ワークアイテム判別部６０３は、ワークアイテムが集約されたワークアイテムか否かを判別する。分割部６０４は、ワークアイテムが集約ワークアイテムだった場合には、受信したスキャンデータを集約前のワークアイテムに対応するように分割する。詳細は後述する。

ワークフロー決定部６０５は、ワークアイテムに対応するワークフローを全て決定する。データ保存処理部６０６は、スキャンデータをワークフローに関連付けて保存する。第２の受信フォルダ削除部６０７は、受信フォルダ生成部４０４または集約ワークアイテム用受信フォルダ生成部５０６が生成した受信フォルダを削除する。

印刷完了検出部６０８は、画像処理装置の印刷処理が完了したことを検出する。印刷データ削除部６０９は、印刷データを削除する。印刷ステータス取得部６１０は、画像処理装置における印刷処理が終了した際のステータスを取得する。具体的には、ワークフロー管理サーバ１１は、印刷が正常終了したかどうかを判別し、正常に終了していない場合、何ページ目まで印刷されたかのステータスを取得する。

印刷状況把握部６１１は、印刷終了が正常終了か否かの状況を判別する。そして、印刷エラーの場合には、印刷終了ページより、どこまでワークアイテムが終了しているかを把握する。そして、この場合、操作ボタン削除部５０３（図５参照）が、画像処理装置のポータル画面に既に登録されている当該処理に関係する操作ボタンを削除する。

図７は、本発明に係る画像処理装置１３Ａ（１３Ｂ）の構成を示すブロック図である。なお、本実施形態では、本発明の目的が達成される範囲において、全ての機能を有する状態のブロック図を示すが、使用される機器により機能が異なる場合には、存在しない機能もあり得る。

画像処理装置１３Ａは、ユーザＩ／Ｆ装置３０１と、ＣＰＵ３０２と、ＰＭＥＭ３０３と、通信装置３０４と、プログラム格納領域３０５と、情報処理部３０６と、入力装置３０７と、出力装置３０８と、スキャン送信装置３０９と、ＦＡＸ装置３１０とを備える。

ユーザＩ／Ｆ装置３０１は、ユーザによる機器の操作や、ユーザに対する情報の表示処理等を行う。ＣＰＵ３０２は、画像処理の各種プログラムを実行する。ＰＭＥＭ３０３は、前記プログラムを適宜後述のプログラム格納領域３０５から選択し、読込みを行う。また、ＰＭＥＭ２０３は、ユーザＩ／Ｆ装置３０１から入力されたデータや、後述の入力装置３０７で読み込まれる画像データを格納する。

通信装置３０４は、ネットワークへの接続や、ネットワークを経由してデータ入出力制御を行う。なお、本実施形態では、ＬＡＮ等のネットワークに関しては記述するが、通信装置３０４に接続される通信回線は、一般の公衆回線等であっても適応可能である。

プログラム格納領域３０５は、プログラムを記憶する装置であり、ＨＤＤやＲＯＭ等で構成される。情報処理部３０６は、画像処理装置１３Ａが持つ機能情報の保持や提供、ユーザＩ／Ｆ装置３０１に表示するボタンの管理等を行う。

入力装置３０７は、画像の読み込み処理を行う。出力装置３０８は、画像データの出力処理を行う。スキャン送信装置３０９は、入力した画像データをスキャンで読込み電子データ化し、Ｅ−Ｍａｉｌ送信やファイル共有（ＳＭＢ）、ＦＴＰ等のプロトコルを用いて送信する処理を行う。ＦＡＸ装置３１０は、ＦＡＸの送受信を行う。

次に、ワークフローの説明を行う。図８は、本発明の実施形態に係るワークフローのプロセス定義の一例である。ワークフローは、開始（Ｓ）４１と終了（Ｅ）４６との間において、アクティビティ４２〜４５で構成される。

アクティビティ４２〜４５は、画像処理装置１３Ａ（１３Ｂ）で処理すべきアクティビティ４７と、クライアント装置１２で処理すべきアクティビティ４８とのどちらか一方に分類される。例えば、図９において、実線で示す「申請」のアクティビティ４１、「承認」のアクティビティ４４、および「決済」のアクティビティ４５は、クライアント装置１２で処理するアクティビティである。一方、二重線で示す「書類送信」のアクティビティ４３は、画像処理装置１３Ａで処理するアクティビティである。

また、アクティビティ４２〜４５には、それぞれアクティビティのユーザ（実行者）を特定するためのロールが割り当てられる。「申請」４２および「書類送信」４３は一般社員ロール、「承認」４４は主任ロール、「決済」４５は室長ロールである。

本ワークフロー管理システム１０は、各アクティビティ４２〜４５が終了する毎に、次に処理すべきアクティビティに設定されるロールをもつユーザのワークアイテム（ＷＩ）を生成する。なお、「ワークアイテム」とは、本説明において、アクティビティでユーザが実行する具体的な作業を示す。例えば、図８で示す「書類送信」４３のワークアイテムは、スキャンした書類をワークフロー管理サーバ１１に送信することによって実行される。

図９は、図８のワークフローに係るロールとユーザとの関係の一例である。例えば、ユーザＡとユーザＣが一般社員ロールを有し、主任ロールおよび室長ロールをそれぞれユーザＢとユーザＤが有する。

図１０は、図１に基づいたワークフロー管理システム１０の動作フローを示す概略図である。図１０において、図１と同一構成の部分については、説明を省略する。ワークフロー６１は、図８に示すワークフローであって、ワークフロー管理サーバ１１で管理される。

まず、ワークフロー６１が開始されると、ワークフロー管理サーバ１１は、最初のアクティビティである「申請」アクティビティに設定されているロールを持つユーザ（例えば、ユーザＡ）のワークアイテムを生成する。ユーザＡが、クライアント装置１２から「申請」ワークアイテムを処理すると（ステップＳ６２）、次に、ワークフロー管理サーバ１１は、「書類送信」ワークアイテムを生成し、画像処理装置１３Ａが処理を実行する（ステップＳ６３）。ここで、「書類送信」ワークアイテムは、画像処理装置１３Ａで書類をスキャンし、ワークフロー管理サーバ１１にスキャン送信することによって実行される。そして、ユーザＢおよびユーザＤが、クライアント装置１２から「承認」処理（ステップＳ６４）および「決済」処理（ステップＳ６５）を行い、ワークフロー６１が完了する。

図１１は、画像処理装置１３Ａ（１３Ｂ）で表示されるポータル画面の一例である。画像処理装置１３Ａは、各ユーザがクライアント装置１２にログインすると、ユーザ毎に設定されたポータル画面７０１をユーザＩ／Ｆ装置３０１に表示する。図１１は、Ｕｓｅｒ１がログインした場合の例である。

ポータル画面７０１は、画像処理装置１３Ａの機能をワンアクションで実現するための操作ボタン７０２〜７１０で構成される。操作ボタン７０２〜７１０の設定内容は、図７に示す情報処理部３０６にユーザ毎に記憶されており、該記憶情報に基づき表示される。

図１１において、操作ボタン７０２〜７０４は、ワークアイテムを実行するためのボタンである。操作ボタン７０２〜７０４には、ワークフローの名称、ワークアイテムに対応したアクティビティの名称、ワークフローに設定されているコメント等が表示される。さらに、操作ボタン７０５〜７１０は、一般的な機能を実行するためのボタンである。具体的には、操作ボタン７０５〜７０７は、特定フォルダへのスキャン送信を実行するボタンである。また、操作ボタン７０８〜７１０は、ＦＡＸをそれぞれの宛先に送信するボタンである。

次に、画像処理装置１３Ａ（１３Ｂ）で実行する、ワークアイテムの生成からワークアイテム実行終了後の処理までの流れを説明する。

図１２は、新規ワークアイテムの発生後、表示ボタン設定を配信するまでのワークフロー管理プログラムの処理を示すフローチャートである。この処理はすべてワークフロー管理サーバ１１で行われる。

まず、ワークフローが開始されると（ステップＳ８０１）、新規ワークアイテムの発生後、ワークアイテム処理判定部２１が、当該ワークアイテムは画像処理装置で処理可能なワークアイテムか否かを判定する（ステップＳ８０２）。ここで、ワークアイテムが画像処理装置で処理可能と判定された場合（ステップＳ８０２：Ｙｅｓ）、ワークアイテム実行前処理部２２が、画像処理装置が実行すべきワークアイテム実行前処理（準備処理）を行う（ステップＳ８０３）。次に、ワークアイテム集約処理部２３が、ワークアイテムの集約処理を行う（ステップＳ８０４）。そして、通信部２８が、管理している全画像処理装置に対して集約されたワークアイテムを実行する操作ボタンを設定するための情報の配信を行い（配信ステップ：ステップＳ８０５）、処理を終了する（ステップＳ８０６）。一方、ステップＳ８０２においてワークアイテムが画像処理装置で処理不可能と判定された場合（ステップＳ８０２：Ｎｏ）は、直ちに処理を終了する（ステップＳ８０６）。

図１３は、図１２のフローチャートにおける前処理（ステップＳ８０３）の詳細を説明するフローチャートである。

まず、前処理が開始されると（ステップＳ９０１）、実行機能設定部４０１が、ワークアイテムに対応するアクティビティより画像処理装置で実行する機能を設定する（ステップＳ９０２）。本設定は、例えば、画像をスキャンする際の解像度、カラー／モノクロの設定、スキャンデータのファイル生成方法、および印刷する際の体裁(Ｎ−ｕｐやステイプル)等である。

次に、ユーザ情報取得部４０２が、ワークアイテムに割り当てられているロールから、該ワークアイテムの実行を許可されたユーザの情報（権限）を取得する（取得ステップ：ステップＳ９０３）。この処理により、どのユーザのポータル画面に、ワークアイテムの設定を反映させた操作ボタンを登録するかを決定することができるようになる。

次に、ワークアイテム種別判別部４０３が、ワークアイテムの種別を判別する（ステップＳ９０４）。具体的には、スキャン送信用のワークアイテムか、印刷用のワークアイテムかを判別する。

ここで、ワークアイテムがスキャン送信用のワークアイテムである場合、受信フォルダ生成部４０４が、スキャン送信されるデータを受け取る受信フォルダの生成を行う（生成ステップ：ステップＳ９０５）。受信フォルダは、ワークフロー管理サーバ１１においてはワークアイテム毎に一意に識別される。また、ワークアイテムとこれに関連するデータを保持する受信フォルダとは関連付けられて管理される。さらに、受信フォルダには、ステップＳ９０３で取得したユーザに対するアクセス権のみが付与される。

一方、ワークアイテムが印刷用のワークアイテムの場合、印刷データ生成部４０５が、印刷データの生成を行う（生成ステップ：ステップＳ９０６）。印刷データは、ワークフロー管理サーバ１１においてワークアイテム毎に一意に識別される。また、ワークアイテムとこれに関連する印刷データとは関連づけられて管理される。さらに、印刷データには、ステップＳ９０３で取得したユーザに対するアクセス権のみが付与される。

そして、操作ボタン情報生成部４０６が、画像処理装置で表示されるポータル画面に登録する操作ボタンの設定情報を生成し（ステップＳ９０７）、前処理を終了する（ステップＳ９０８）。

図１４は、図１３のフローチャートにおけるワークアイテムの集約処理（ステップＳ８０４）の詳細を説明するフローチャートである。

まず、ワークアイテムの集約処理が開始されると（ステップＳ１００１）、集約条件判定部５０１が、ワークアイテムが集約条件を満たすかどうかを判断する（ステップＳ１００２）。ここで、集約条件は、（１）集約可能な操作ボタンを必ず集約する、（２）１画面内に操作ボタンが表示しきれなくなった場合に集約する、（３）古いワークアイテム等ワークアイテムの発生時期を基準として集約する、等である。なお、集約条件は、特に限定するものではなく、本実施形態では、「集約可能な操作ボタンを必ず集約する場合」の処理とする。ここで、集約条件を満たしていない場合（ステップＳ１００２：Ｎｏ）は、ワークアイテムの集約処理を終了する（ステップＳ１０１１）。

一方、ステップＳ１００２で集約条件を満たしている場合（ステップＳ１００２：Ｙｅｓ）は、集約ワークアイテム検出部５０２が、集約できるワークアイテムが存在するか否かを検出する（ステップＳ１００３）。なお、「集約できるワークアイテム」とは、同一のプロセス定義で実行されるワークフローにおける、同一アクティビティのワークアイテムである。ここで、実行するユーザは、同一とする。これにより、同一ユーザが同様に処理するワークアイテムが集約される。ここで、集約できるワークアイテムが存在しない場合（ステップＳ１００３：Ｎｏ）は、ワークアイテムの集約処理を終了する（ステップＳ１０１１）。

一方、ステップＳ１００３で集約できるワークアイテムが存在する場合（ステップＳ１００３：Ｙｅｓ）、操作ボタン削除部５０３が、既に画像処理装置に登録されている、集約対象のワークアイテムに関係する操作ボタンを削除する（ステップＳ１００４）。

次に、ワークアイテム種別判別部５０４がワークアイテムの種別を判別する（ステップＳ１００５）。具体的には、当該ワークアイテムが、スキャン送信用のワークアイテムであるか、または印刷用のワークアイテムであるかを判別する。

ここで、ワークアイテムがスキャン送信用のワークアイテムである場合、第１の受信フォルダ削除部５０５が、ステップＳ１００４で削除された操作ボタンに対応するワークアイテムのスキャン文書受信フォルダを削除する（ステップＳ１００６）。次に、集約ワークアイテム用受信フォルダ生成部５０６が、集約したワークアイテム用のスキャン文書受信フォルダを作成する（集約ステップおよび生成ステップ：ステップＳ１００７）。

一方、ステップＳ１００５において当該ワークアイテムが印刷用のワークアイテムである場合、集約ワークアイテム用印刷データ生成部５０７が、集約したワークアイテムに対応する印刷データを生成する（生成ステップ：ステップＳ１００８）。なお、印刷データの生成方法としては、複数の文書を１個の文書にマージする方法や、複数の文書をまとめて指定して印刷する方法等が考えられるが、特に限定するものではない。

次に、情報保存処理部５０８が、集約したワークアイテムとワークフローの情報とを関連付けて記憶部２７に保存する（保存ステップ：ステップＳ１００９）。

そして、集約ワークアイテム操作ボタン情報生成部５０９が、集約したワークアイテムを実行する操作ボタンの設定情報を生成し（ステップＳ１０１０）、ワークアイテムの集約処理を終了する（ステップＳ１０１１）。

図１５は、ワークフロー管理プログラムが管理するワークアイテムの情報データである。ワークアイテムの情報データ１１０１は、現在実行可能なワークアイテム全体の情報であって、ＷＩ
ＩＤ１１０２と、ＷＦ（ワークフロー） ＩＤ１１０３と、種別情報１１０４と、実行可能ユーザ情報１１０５とから構成される。

ここで、ＷＩ ＩＤ１１０２は、ワークアイテムを一意に識別するＩＤである。ＷＦ
ＩＤ１１０３は、ワークアイテムに対応したワークフローを一意に識別するＩＤである。種別情報１１０４は、ワークアイテムがスキャン送信であるか、若しくは印刷であるかを識別する情報である。さらに、実行可能ユーザ情報１１０５は、ワークアイテムを実行することが可能なユーザを示す情報である。

図１６は、ワークフロー管理プログラムが管理する、集約したワークアイテムの情報データである。集約したワークアイテムの情報データ１２０１は、現在集約しているワークアイテム全体の情報であって、集約ＷＩ
ＩＤ１２０２と、ＷＩ ＩＤ１２０３と、ワークアイテムに対応したデータサイズ情報１２０４とから構成される。

ここで、集約ＷＩ ＩＤ１２０２は、一意に集約情報を識別する為の情報である。ＷＩ
ＩＤ１２０３は、集約されているＷＩ ＩＤであり、図１１に示すＷＩ ＩＤ１１０３に対応している。ワークアイテムに対応したデータサイズ情報１２０４は、スキャン送信される文書のページ数や、印刷されるデータのページ数の情報である。なお、本実施形態では、集約ＷＩ
ＩＤ１２０２の「０００００１」として、ＷＩ ＩＤ１２０３が「００００００１」と「００００００２」の２個のＷＩが集約されているものが記憶されている。同様に、集約ＷＩ
ＩＤ１２０２の「０００００２」として、ＷＩ ＩＤ１２０３が「００００３０３」と「００００８０１」の２個のＷＩが集約されているものが記憶されている。

次に、画像処理装置１３Ａ（１３Ｂ）で処理するワークアイテムを実行するための、実際に登録された操作ボタンについて説明する。

図１７および図１８は、図１２のステップＳ８０５の処理により操作ボタン設定のための情報の配信が行われた後に、画像処理装置１３Ａ（１３Ｂ）のユーザＩ／Ｆ装置３０１に登録される操作ボタンの例を示す図である。なお、図１７はスキャン送信用のワークアイテムの場合の登録例であり、図１８は印刷用のワークアイテムの場合の登録例である。

操作ボタンの登録内容は、画像処理装置１３Ａの情報処理部３０６に格納されている。なお、本設定例では、Ｕｓｅｒ１が実行可能なワークアイテム単体に対応する操作ボタンが、画像処理装置１３ＡのＵｓｅｒ１のポータルに登録された場合の例と、集約ワークアイテムに対応する操作ボタンが、Ｕｓｅｒ１のポータルに登録された場合の例を示す。

図１７（Ａ）において、ポータル画面「マイポータル」には、ワークアイテム単体の場合の操作ボタン１３０１が表示される。同様に、図１７（Ｂ）において、ポータル画面「マイポータル」には、集約されたワークアイテムの場合の操作ボタン１３０２が表示される。ここで、操作ボタン１３０２は、２個のワークアイテムを集約しており、集約されていることが認識できるように、「一括」というキーワードがタイトルに付与されている。さらに、操作ボタン１３０２内の情報欄には、ワークアイテム２個分の情報が列挙される。なお、本実施形態では、「一括」の表示により集約していることをユーザに通知しているが、集約しているワークアイテムの個数情報を付随させて表示したり、別の表示方法でユーザに通知したりしても良い。

操作ボタン１３０１，１３０２に設定された内容は、具体的には、それぞれ設定データ１３０３，１３０４のように表示できる。設定データ１３０３，１３０４は、それぞれ機能設定１３０５，１３１２と、送信先１３０６，１３１３と、ユーザ名１３０７，１３１４と、パスワード１３０８，１３１５と、スキャン送信する際の設定１３０９〜１３１１，１３１６〜１３１８とから構成される。

機能設定１３０５，１３１２は、図１７の場合「スキャン送信」となる。送信先１３０６には、図１３におけるステップＳ９０５で生成した受信フォルダへのパスが表示される。同様に、送信先１３１３には、図１４におけるステップＳ１００７で生成した受信フォルダへのパスが表示される。これらのパスにより、ワークアイテムや集約ワークアイテムを一意に識別することが可能である。ユーザ名１３０７，１３１４は、各フォルダへアクセスするための識別子である。この識別子により、ワークアイテムを誰が実行したかを識別することが可能である。パスワード１３０８，１３１５は、各フォルダへアクセスするためのパスワードであり、この場合Ｕｓｅｒ１に対応したパスワードが設定される。

設定１３０９〜１３１１，１３１６〜１３１８は、図１３におけるステップＳ９０２で取得された値が設定される。具体的には、スキャンを実行するときの解像度１３０９，１３１６と、スキャンを実行するときの色（カラー）１３１０，１３１７と、送信するデータのファイル形式１３１１，１３１８とがそれぞれ設定される。なお、スキャン送信の設定は、本実施形態に示したものに限定されず、一般的なスキャン送信機能で設定できる値を全て取り得る。

次に、図１８（Ａ）において、ポータル画面「マイポータル」には、ワークアイテム単体の場合の操作ボタン１４０１が表示される。同様に、図１８（Ｂ）において、ポータル画面「マイポータル」には、集約されたワークアイテムの場合の操作ボタン１４０２が表示される。ここで、操作ボタン１４０２は、上述の操作ボタン１３０２と同様に、２個のワークアイテムを集約しており、集約されていることが認識できるように、「一括」というキーワードがタイトルに付与されている。

操作ボタン１４０１，１４０２として登録された内容は、具体的には、それぞれ設定データ１４０３，１４０４のように表示できる。設定データ１４０３、１４０４は、それぞれ機能設定１４０５，１４１２と、ワークフロー管理サーバ情報１４０６，１４１３と、印刷データ１４０７，１４１４と、ユーザ名１４０８，１４１５と、パスワード１４０９，１４１６とで構成される。さらに、リモート印刷する際の設定１４１０〜１４１１，１４１７〜１４１８をも含む。

機能設定１４０５，１４１２は、図１８の場合「リモート印刷」となる。ここで、「リモート印刷」とは、他のワークフロー管理サーバや画像処理装置に存在する印刷データを取得し、印刷する機能である。ワークフロー管理サーバ情報１４０６，１４１３は、印刷データが存在するワークフロー管理サーバの設定であり、本実施形態では、ワークフロー管理サーバ１１となる。印刷データ１４０７は、図１３におけるステップＳ９０６で生成した印刷データであり、ワークアイテムを一意に識別することが可能である。同様に、印刷データ１４１４は、図１４におけるステップＳ１００８で生成した印刷データであり、集約ワークアイテムを一意に識別することが可能である。なお、本実施形態の場合、集約前の複数の印刷データを１ファイルのデータにマージした形式であるが、集約前の複数印刷データを複数指定する設定方法でも良い。ユーザ名１４０８，１４１５は、ワークフロー管理サーバ装置へアクセスするための識別子である。この識別子により、ワークアイテムを誰が実行したかを識別することが可能である。パスワード１４０９，１４１６は、ワークフロー管理サーバ１１へアクセスするためのパスワードであり、この場合、Ｕｓｅｒ１に対応したパスワードが設定される。

設定１４１０〜１４１１，１４１７〜１４１８は、図１３におけるステップＳ９０２で取得された値が設定される。具体的には、印刷する時の用紙サイズ１４１０，１４１７と、印刷体裁１４１１，１４１８とがそれぞれ設定される。なお、リモート印刷の設定は、本実施形態に示したものに限定されず、一般的なリモート印刷機能で設定できる値を全て取り得る。

次に、ワークフロー管理サーバ１１にてワークフロー管理プログラムが行うワークアイテムの実行を監視する実行監視処理と、該実行監視処理が終了した後の処理について説明する。図１９は、本発明の実施形態に係る実行監視処理と、該実行監視処理が終了した後の処理を説明するフローチャートである。

まず、ワークアイテムの実行監視処理が開始されると（監視ステップ：ステップＳ１５０１）、アクセス内容判別部６０１が、ワークフロー管理サーバ１１へのアクセス内容を判別する（ステップＳ１５０２）。具体的には、画像処理装置より、スキャンデータが送られてきたのか、印刷データの取得依頼があったのかを判別する。

ここで、スキャンデータを受信した場合、ワークアイテム・ユーザ決定部６０２が、データが送られてきたアクセスフォルダより、対応するワークアイテムまたは集約ワークアイテムを検知する（第１の検知ステップ：ステップＳ１５０３）。同時に、フォルダへアクセスしたユーザ情報より、ワークアイテムを実行したユーザを特定する（第１の特定ステップ：ステップＳ１５０３）。

次に、集約ワークアイテム判別部６０３が、当該ワークアイテムが集約されたワークアイテムか否かを判別する（ステップＳ１５０４）。ここで、ワークアイテムが集約ワークアイテムだった場合（ステップＳ１５０４：Ｙｅｓ）には、分割部６０４が、受信したスキャンデータを集約前のワークアイテムに対応するように分割する（ステップＳ１５０５）。具体的には、受信したスキャンデータは、図１６におけるデータサイズ１２０４の情報に基づきページ数単位に分割のデータを生成する。例えば、集約ＷＩ
ＩＤ１２０２が「０００００１」の場合、対応するワークアイテムは、ＷＩ ＩＤ１２０３が「００００００１」と「００００００２」である。それぞれ５ページのデータになるので、計１０ページ分のデータがまとめて送信されてくることになる。このデータの１〜５ページ目までをＷＩ
ＩＤ「００００００１」のデータとして、６〜１０ページ目までをＷＩ ＩＤ「００００００２」のデータとして分割する。なお、本実施形態では、ページ数で分割する方法を採用しているが、ＯＣＲ処理で帳票認識を行い、帳票毎に分割する方法でも良い。

次に、ワークフロー決定部６０５が、ワークアイテムに対応するワークフローを全て決定する（ステップＳ１５０６）。次に、データ保存処理部６０６が、スキャンデータをワークフローに関連付けて記憶部２７に保存する（ステップＳ１５０７）。そして、第２の受信フォルダ削除部６０７が、図１３におけるステップＳ９０５または図１４におけるステップＳ１００７で生成した受信フォルダを削除する（ステップＳ１５０８）。

次に、ワークフロー管理サーバ１１は、全てのワークフローを次の工程に進める（ステップＳ１５１３）。そして、操作ボタン削除部５０３が、図１２におけるステップＳ８０５によって、画像処理装置に対して配信されて登録された全ての操作ボタンを削除し（ステップＳ１５１４）、処理を終了する（ステップＳ１５１５）。

一方、ステップＳ１５０２の判別結果が印刷データの取得依頼だった場合、ワークアイテム・ユーザ決定部６０２が、依頼のあった印刷データより、対応するワークアイテムまたは集約ワークアイテムを検知する（第２の検知ステップ：ステップＳ１５０９）。同時に、データへアクセスしたユーザ情報より、ワークアイテムを実行したユーザを特定する（第２の特定ステップ：ステップＳ１５０９）。

次に、ワークフロー決定部６０５が、ワークアイテムに対応するワークフローを全て決定する（ステップＳ１５１０）。ここで、ワークアイテムが集約ワークアイテムだった場合、図１６におけるデータサイズ１２０４の情報に基づき全ワークアイテムに対して処理を行う。

次に、印刷完了検出部６０８が、画像処理装置における印刷処理が完了したかを検出する（ステップＳ１５１１）。なお、印刷処理完了の検出方法としては、いくつかの方法が考えられる。例えば、ワークフロー管理サーバ１１が画像処理装置の印刷ジョブのステータスをチェックする方法や、リモート印刷の印刷後データ削除機能を利用し、画像処理装置よりデータ削除依頼を受け付けた時に削除する方法等が考えられる。

そして、印刷データ削除部６０９が、印刷データを削除する（ステップＳ１５１２）。ステップＳ１５１３以降の処理については、前述の通りである。

次に、ワークフロー管理サーバ１１が管理している、画像処理装置の情報について説明する。図２０は、画像処理装置の情報データの一例である。なお、ワークフロー管理サーバ１１は、この情報データに基づき、図１２におけるステップＳ８０５のボタン配信処理を行う。

画像処理装置の情報データ１６０１は、登録されている画像処理装置を一括管理するための全情報であって、画像処理装置を一意に識別するＩＤ１６０２と、画像処理装置のＩＰアドレス１６０３とから構成される。該ＩＰアドレス１６０３は、ネットワーク通信に利用される。なお、本情報データの生成方法は、本実施形態で特に限定するものではない。例えば、事前にシステム管理者により画像処理装置を登録する方法や、同一の認証ワークフロー管理サーバを利用している画像処理装置群を自動登録する方法、若しくは、同一サブネット内の画像処理装置を自動登録する方法等が考えられる。

以上のように、本発明によれば、画像処理装置上の操作ボタンを、ワークフローの進み方に応じて、表示、削除することが可能となり、画像処理装置の実行ワークアイテムの処理が実行できる。さらに、複数のワークアイテムを一括処理する為の操作ボタン集約、およびワークアイテム一括実行が可能となる。

本発明は、上記実施形態に限定するものでなく、本発明の目的が達成される範囲において、各構成が代替的に置換されても良い。

図２０は、図１１９におけるステップＳ１５１１からステップＳ１５１３までの処理の他の実施形態を説明するフローチャートである。具体的には、ワークフロー管理サーバ１１が、画像処理装置にて一括実行された印刷処理の印刷ステータスを詳細に取得し、印刷が途中でエラーとなった場合でも、印刷が終了しているデータのワークアイテムまでワークフローを進める処理のフローチャートである。

まず、処理が開始されると（ステップＳ１７０１）、印刷完了検出部６０８が、画像処理装置における印刷完了を検出する（ステップＳ１７０２）。次に、印刷ステータス取得部６１０が、印刷が終了した際のステータスを取得する（ステータス取得ステップ：ステップＳ１７０３）。具体的には、印刷状況把握部６１１が、印刷が正常終了したかどうかを判別し、正常に終了していない場合、何ページ目まで印刷されたかのステータスを取得する。

次に、印刷状況把握部６１１が、印刷終了が正常終了か否かの状況を判別する（ステップＳ１７０４）。ここで、印刷終了が正常終了した場合（ステップＳ１７０４：Ｙｅｓ）は、処理を終了する（ステップＳ１７１２）。

一方、ステップＳ１７１２において印刷終了が正常終了しなかった場合（ステップＳ１７０４：Ｎｏ）は、印刷状況把握部６１１が、印刷終了ページより、どこまでワークアイテムが終了しているかを特定する（第３の特定ステップ：ステップＳ１７０５）。例えば、図１６に示した情報データ１２０１において、集約ＷＩ
ＩＤ１２０２が「０００００１」の場合、全１０ページのデータがあり、１〜５ページがＷＩ ＩＤ１２０３が「００００００１」のデータで、６〜１０ページが「００００００２」のデータである。この場合、エラー終了しても、印刷が５ページ目まで終了していると、ＷＩ
ＩＤ１２０３が「００００００１」のワークアイテムまでは、印刷が終了していることになる。

次に、印刷データ削除部６０９が、印刷データを削除する（ステップＳ１７０６）。次に、ワークフロー管理サーバ１１は、ステップＳ１７０５で決定した、終了しているワークアイテムに対応するワークフローを次工程に進める（ステップＳ１７０７）。次に、操作ボタン削除部５０３（図５参照）が、図１２におけるステップＳ８０５によって、画像処理装置に対して配信されて登録された全ての操作ボタンを削除する（ステップＳ１７０８）。

次に、印刷データ生成部４０５（図４参照）が、ステップＳ１７０５で決定した、まだ終了していないワークアイテムの印刷データを再生成する（再生成ステップ：ステップＳ１７０９）。そして、操作ボタン情報生成部４０６（図４）が、画像処理装置のポータル画面に登録する操作ボタンの設定内容を定める情報を生成する（ステップＳ１７１０）。最後に、通信部２８が、管理している全画像処理装置に対して操作ボタン設定のための情報の配信を行い（ステップＳ１７１１）、処理を終了する（ステップＳ１７１２）。

ここで、例えば、前述の例に挙げた集約ＷＩ ＩＤ１２０２の「０００００１」において、５ページ目まで印刷が終了していた場合、ＷＩ
ＩＤ１２０３が「００００００２」のワークアイテムは、印刷が終了していない。したがって、ＷＩ ＩＤ１２０３が「００００００２」のワークアイテムに対応した印刷データの生成とボタンの配信を実施する。なお、この場合、集約ワークアイテムから通常ワークアイテムにボタンが変化するが、印刷が終了していないワークアイテムが複数存在する場合には、再度集約ワークアイテムとして処理を実行する。

以上のように、本発明によれば、画像処理装置上の操作ボタンをワークフローの進み方に応じて、表示、削除し、実行を制御するワークフロー管理システムにおいて、複数のワークアイテムの集約と一括実行を実現することが可能となる。

なお、本発明は、その精神、又はその主要な特徴から逸脱することなく、様々な形で実現する事ができる。したがって、前述の実施形態はあらゆる点に於いて単なる例示に過ぎず、限定的に解釈してはならない。

本発明の実施形態に係るワークフロー管理システムの概略構成を示す図である。 本発明の実施形態に係るワークフロー管理サーバのハードウェア構成を示すブロック図である。 本発明の実施形態に係るワークフロー管理サーバの機能的構成を示すブロック図である。 ワークアイテム実行前処理部２２の機能的構成を示すブロック図である。 ワークアイテム集約処理部２３の機能的構成を示すブロック図である。 ワークアイテム実行監視部２４の機能的構成を示すブロック図である。 本発明の実施形態に係る画像処理装置の構成を示すブロック図である。 本発明の実施形態に係るワークフローのプロセス定義の一例である。 図８のワークフローに係るロールとユーザとの関係の一例である。 本発明の実施形態に係るワークフロー管理システムの動作フローを示す概略図である。 本発明の実施形態に係る画像処理装置で表示されるポータル画面の一例である。 新規ワークアイテムの発生後、ボタン設定を配信するまでのワークフロー管理プログラムの処理を示すフローチャートである。 図１２のフローチャートにおける前処理の詳細を説明するフローチャートである。 図１２のフローチャートにおけるワークアイテムの集約処理の詳細を説明するフローチャートである。 本発明の実施形態に係るワークフロー管理サーバが管理するワークアイテムの情報データである。 本発明の実施形態に係るワークフロー管理サーバが管理する、集約したワークアイテムの情報データである。 本発明の実施形態に係る画像処理装置に配信された操作ボタンの登録例（スキャン送信ワークアイテムの場合）を示す図である。 本発明の実施形態に係る画像処理装置に配信された操作ボタンの登録例（印刷ワークアイテムの場合）を示す図である。 本発明の実施形態に係る実行監視処理と、該実行監視処理が終了した後の処理を説明するフローチャートである。 本発明の実施形態に係る画像処理装置の情報データの一例である。 図１５における処理の他の実施形態を説明するフローチャートである。

１０ ワークフロー管理システム
１１ ワークフロー管理サーバ
１２ クライアント装置
１３Ａ，１３Ｂ 画像処理装置
２１ ワークアイテム処理判定部
２２ ワークアイテム実行前処理部
２３ ワークアイテム集約処理部
２４ ワークアイテム実行監視部
２５ 入力部
２６ 表示部
２７ 記憶部
２８ 通信部
２９ 画像処理装置管理部
４０１ 実行機能設定部
４０２ ユーザ情報取得部
４０３，５０４ ワークアイテム種別判別部
４０４ 受信フォルダ生成部
４０５ 印刷データ生成部
４０６ 操作ボタン情報生成部
５０１ 集約条件判定部
５０２ 集約ワークアイテム検出部
５０３ 操作ボタン削除部
５０５ 第１の受信フォルダ削除部
５０６ 集約ワークアイテム用受信フォルダ生成部
５０７ 集約ワークアイテム用印刷データ生成部
５０８ 情報保存処理部
５０９ 集約ワークアイテム操作ボタン情報生成部
６０１ アクセス内容判別部
６０２ ワークアイテム・ユーザ決定部
６０３ 集約ワークアイテム判別部
６０４ 分割部
６０５ ワークフロー決定部
６０６ データ保存処理部
６０７ 第２の受信フォルダ削除部
６０８ 印刷完了検出部
６０９ 印刷データ削除部
６１０ 印刷ステータス取得部
６１１ 印刷状況把握部

Claims (12)

1. ネットワークへの接続が可能であり、前記ネットワークに接続された画像処理装置で実行されるワークフローを管理するためのワークフロー管理サーバであって、
   ユーザが実行する具体的な作業であるワークアイテムに対応する、ワークフローにおける作業の単位であるアクティビティより前記画像処理装置で実行する機能を設定する実行機能設定手段と、
   前記ワークアイテムに割り当てられているロールから、当該ワークアイテムの実行を許可されたユーザの情報を取得するユーザ情報取得手段と、
   前記ワークアイテムおよび前記ユーザ情報取得手段が取得したユーザ情報に基づき、前記画像処理装置のポータル画面に登録する操作ボタンの設定内容を定める情報を生成する操作ボタン情報生成手段と、
   前記ワークアイテムがあらかじめ設定された集約条件を満たすかどうかを判定する集約条件判定手段と、
   集約できるワークアイテムが存在するかどうかを検出する集約ワークアイテム検出手段と、
   前記画像処理装置のポータル画面に既に登録されている集約対象のワークアイテムに関連する操作ボタンを削除する操作ボタン削除手段と、
   前記集約ワークアイテム検出手段の検出結果により、前記操作ボタン情報生成手段で生成された情報に基づき、前記画像処理装置のポータル画面に登録する集約したワークアイテムを実行するための操作ボタンの設定内容を定める情報を生成する集約ワークアイテム操作ボタン情報生成手段と、
   前記集約ワークアイテム操作ボタン情報生成手段により生成された情報を前記画像処理装置へ送信する通信手段と、
   を備えていることを特徴とするワークフロー管理サーバ。
2. 前記ネットワークに接続された複数の画像処理装置を一括管理するための情報データ管理を行う画像処理装置管理手段を備えていることを特徴とする請求項１に記載のワークフロー管理サーバ。
3. 前記画像処理装置の印刷ステータスを取得する印刷ステータス取得手段と、
   前記印刷ステータスから印刷が正常に終了したか否かの状況を把握する印刷状況把握手段と、
   を備え、
   操作ボタン削除手段は、前記印刷状況把握手段により印刷が正常に終了しなかったことを把握した場合、前記画像処理装置のポータル画面に既に登録されている操作ボタンを削除することを特徴とする請求項１または２に記載のワークフロー管理サーバ。
4. ユーザがワークフローの処理を指示するクライアント装置と、
   請求項１〜３のいずれかひとつに記載のワークフロー管理サーバと、
   前記ユーザ固有のポータル画面を有し、前記ワークフロー管理サーバからの指示に基づいて、前記ポータル画面に表示されるスキャン送信または印刷を実行する操作ボタンを登録または削除する機能を有する画像処理装置と、
   を備えていることを特徴とするワークフロー管理システム。
5. ユーザがワークフローの処理を指示するクライアント装置と、
   前記クライアント装置からの指示に基づいて、前記ワークフローを実行させるワークフロー管理サーバと、
   前記ユーザ固有のポータル画面を有し、前記ワークフロー管理サーバからの指示に基づいて、前記ポータル画面に表示されるスキャン送信または印刷を実行する操作ボタンを登録または削除する機能を有する画像処理装置と、
   を備えたワークフロー管理システムにおいて実行されるワークフロー管理方法であって、
   前記複数の操作ボタンの設定情報を集約する集約ステップと、
   前記集約ステップにおいて集約した操作ボタンの設定情報と、該集約した操作ボタンの設定情報に対応する複数のワークアイテムとを関連付けて保存する保存ステップと、
   前記集約した操作ボタンの設定情報に基づき、集約ワークアイテムを実行する操作ボタンを前記ポータル画面に登録する登録ステップと、
   を含むことを特徴とするワークフロー管理方法。
6. さらに、前記画像処理装置で実行される前記ワークアイテムの処理を監視する監視ステップを含むことを特徴とする請求項５に記載のワークフロー管理方法。
7. さらに、前記ワークアイテムを実行可能なユーザの権限を取得する取得ステップを有し、
   前記登録ステップは、前記取得ステップにて取得した権限に基づいて、該権限を有するユーザのポータル画面に前記ワークアイテムの設定を反映した操作ボタンを登録することを特徴とする請求項５または６に記載のワークフロー管理方法。
8. さらに、前記ワークアイテムの情報に基づいて、スキャン送信を受信するための受信フォルダまたは印刷するための印刷データを生成する生成ステップを含むことを特徴とする請求項５〜７のいずれかひとつに記載のワークフロー管理方法。
9. さらに、前記ワークフロー管理サーバの受信フォルダへデータが保存されたことでスキャン送信用のワークアイテムの実行を検知する第１の検知ステップと、
   前記スキャン送信用のワークアイテムの実行を検知した際に、前記ワークフロー管理サーバの受信フォルダへどのユーザがワークアイテムを実行したかを特定する第１の特定ステップと、
   を含むことを特徴とする請求項５〜８のいずれかひとつに記載のワークフロー管理方法。
10. さらに、前記ワークフロー管理サーバの印刷データのアクセスまたは前記画像処理装置での印刷完了の監視によって印刷用のワークアイテムの実行を検知する第２の検知ステップと、
    前記印刷用のワークアイテムの実行を検知した際に、前記ワークフロー管理サーバの印刷データへどのユーザがワークアイテムを実行したかを特定する第２の特定ステップと、
    を含むことを特徴とする請求項５〜９のいずれかひとつに記載のワークフロー管理方法。
11. さらに、前記画像処理装置において一括で実行された印刷処理の印刷ステータスを取得するステータス取得ステップと、
    前記印刷処理が途中でエラーとなった場合、前記印刷処理が終了したページまでに対応するワークアイテムを特定する第３の特定ステップと、
    前記印刷処理が終了したワークアイテムの状況に基づいて、前記画像処理装置の操作ボタンや、前記印刷処理の設定、および前記ワークフロー管理サーバでの印刷データを再生成する再生成ステップと、
    を含むことを特徴とする請求項５〜１０のいずれかひとつに記載のワークフロー管理方法。
12. 請求項５〜１１のいずれかひとつに記載のワークフロー管理方法をコンピュータに実行させることを特徴とするワークフロー管理プログラム。

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