JP5924817B2 - 情報処理装置、情報処理方法及びプログラム - Google Patents

Description

本発明は、スキャンチケットを適切に管理する技術に関するものである。

多くの企業では、複合機で紙文書を電子化する機会が増えてきている。また、複合機も高度化してきており、電子化する際に様々な読み取り設定が可能になっている。また、読み取った画像データをどこに送信するかという情報も設定することができる。

しかしながら、設定項目が増えることで電子化が煩雑になったり、間違いが発生しやすくなったりしており、必ずしも電子化によって業務が効率化されているとはいえない。この問題を解決するために、特許文献１には、画像データの読取条件をジョブテンプレートに記述し、予めサーバに登録しておき、ユーザが複合機で画像データを読み取る際に、そのジョブテンプレートを利用することにより、容易に画像データを読み取る仕組みが開示されている。

従来から、企業では、ワークフローシステムを使って申請が必要な業務を効率化している。上述したジョブテンプレート（以下、スキャンチケットと称す）とワークフローとを組み合わせることにより、業務をより効率化することも可能である。例えば、特許文献２には、交通費申請業務において、ＰＣで業務システムにログインして、交通費申請を行うと、サーバで領収書のスキャンに適したスキャン条件が設定されたスキャンチケットを発行する。ユーザは、複合機において、発行されたスキャンチケットを選択してスキャンを行い、スキャンした画像データを、申請したワークフローに対応付けて保存することが考えられる。

特開２０００−２７０１４８号公報 特開２０１１−１２４９６２号公報

しかしながら、実際の業務では、複合機を使って領収書等の証明書類をスキャンすることもあるが、既に電子化された書類の電子ファイルを持っているケースもある。電子ファイルがあることに気づいて、ＰＣから電子ファイルをワークフローに登録すると、既にスキャンチケットが発行されていることから、使用しないスキャンチケットが残ってしまうということが考えられる。使用しないスキャンチケットが残ってしまうと、不要なスキャンチケットが複合機上に表示され、使い勝手の低下につながってしまう。そのため、スキャンチケットの適切な管理が必要であった。

そこで、本発明の目的は、外部装置からアップロードされたファイルが指定された登録情報に関連付けられた場合に、登録情報に対するスキャンチケットを適切に管理することにある。

本発明の情報処理装置は、登録情報とスキャンチケットを管理する管理サーバとしての情報処理装置であって、登録情報に対応する、画像処理装置で画像の読み取りの実行にかかる情報を定義するスキャンチケットを生成するスキャンチケット生成手段と、前記スキャンチケットを用いて生成されたファイルを、該スキャンチケットに対応する登録情報に関連付けて登録する登録手段と、前記スキャンチケット生成手段により生成されたスキャンチケットを前記画像処理装置で用いることなく、外部装置から登録情報を指定することにより該外部装置からアップロードされたファイルが前記登録された登録情報に関連付けて登録された場合、該登録情報に対応する前記スキャンチケットが利用されないようにスキャンチケットを無効にするスキャンチケット管理手段とを有することを特徴とする。

本発明によれば、外部装置からアップロードされたファイルが指定された登録情報に関連付けられた場合に、登録情報に対するスキャンチケットを適切に管理することが可能となる。

本発明の実施形態に係る情報処理システムの構成を示す図である。 クライアントＰＣ、スキャンチケットサーバ及びワークフローサーバのハードウェア構成を示す図である。 複合機のハードウェア構成を示す図である。 複合機、スキャンチケットサーバ及びワークフローサーバ０の機能的な構成を示す図である。 ワークフロー申請処理を示すフローチャートである。 申請画面を示す図である。 ワークフローテーブル及びファイル管理テーブルを示す図である。 スキャンチケットテーブルを示す図である。 ワークフロー開始処理を示すフローチャートである。 ログイン開始処理を示すフローチャートである。 スキャンチケットリスト表示画面を示す図である。 ユーザ情報テーブルを示す図である。 画面制御処理を示すフローチャートである。 ファイル添付問い合わせ画面を示す図である。 スキャン処理を示すフローチャートである。 ファイル添付処理を示すフローチャートである。 ワークフロー承認処理を示すフローチャートである。 承認待一覧画面を示す図である。

以下、本発明を適用した好適な実施形態を、添付図面を参照しながら詳細に説明する。

図１は、本発明の実施形態に係る情報処理システムの構成を示す図である。図１に示すように、本実施形態に係る情報処理システム１は、複合機１００、クライアントＰＣ２００、スキャンチケットサーバ３００及びワークフローサーバ４００がローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）５００を介して接続され、互いにデータの送受信が可能である。なお、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）５００でなく、ＷＡＮであってもよい。

本実施形態では、スキャンチケットサーバ３００とワークフローサーバ４００とは別筺体として説明するが、同一筺体であってもよい。即ち、スキャンチケットサーバ３００とワークフローサーバ４００とを一体化して管理サーバと言い換えることも可能である。

クライアントＰＣ２００は、ワークフローサーバ４００にログインして、承認を得るための情報を入力する。ワークフローサーバ４００は、クライアントＰＣ２００から入力された情報に従って申請データを生成し、承認処理を実行する。申請データの生成は、起案ともいう。承認処理は、申請データを承認するユーザ（例えば、管理者）のクライアントＰＣで承認指示することで承認がなされる。

また、ワークフローサーバ４００は、申請データの種別を確認して、ワークフローにファイル（例えば、領収書をスキャンすることにより得られたファイル）の添付が必要と判断すると、申請データの生成の際に、スキャンチケットサーバ３００に対してスキャンチケット生成命令を発行する。スキャンチケットサーバ３００は、スキャンチケット生成命令を受け付けると、複合機１００でスキャンの際に用いられる設定を含むスキャンチケットを生成する。スキャンチケットが発行された申請データは、ファイル（スキャンファイル、又は、クライアントＰＣのローカルにあるファイル）の添付が行われると、承認処理がスタートする。

スキャンチケットサーバ３００は、スキャンチケットを生成すると、スキャンチケットを記憶する。そして、スキャンチケットサーバ３００は、複合機１００からのスキャンチケット要求に応じて、複合機１００にログインしたユーザのスキャンチケットを抽出し、スキャンチケット一覧を複合機１００に送信する。

複合機１００でスキャンチケットが使用されると、スキャンチケットは削除される。また、スキャンチケットサーバ３００は、複合機１００でスキャンチケットを利用せず、予めクライアントＰＣ２００に保存されていたファイル（領収書のデータ）が申請データに添付された場合には、申請データの生成に伴って作成されたスキャンチケットは削除される。

複合機１００は、ユーザ認証によりログインを行い、ログインしたユーザ情報を含むスキャンチケット要求をスキャンチケットサーバ３００に送信し、スキャンチケットサーバ３００から受信したスキャンチケット一覧を表示する。複合機１００は、ユーザの操作に応じてスキャンチケットが選択されると、スキャンチケットに含まれるスキャン条件に基づいてスキャンを実行する。複合機１００は、スキャン条件に含まれる格納先に従って、スキャンが実行されて生成されたファイルをワークフローサーバ４００に送信する。

次に、図２を参照しながら、クライアントＰＣ２００、スキャンチケットサーバ３００及びワークフローサーバ４００に適用可能な情報処理装置のハードウェア構成について説明する。

ＣＰＵ２０１は、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０２又は外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Basic Input／Output System）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳと称す）や、各サーバ又は各ＰＣにより実行される機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。

ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１の主メモリ及びワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＯＭ２０２又は外部メモリ２１１からＲＡＭ２０３にロードし、当該ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現するものである。

入力コントローラ２０５は、キーボード（ＫＢ）２０９や不図示のマウス等のポインティングデバイス等からの入力を制御する。ビデオコントローラ２０６は、ＣＲＴディスプレイ（ＣＲＴ）２１０等の表示装置における表示処理を制御する。なお、図２では、ＣＲＴ２１０と記載しているが、表示装置はＣＲＴだけでなく、液晶ディスプレイ等の他の表示器であってもよい。これらは必要に応じて管理者が使用するものである。

メモリコントローラ２０７は、ブートプログラム、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル及び各種データ等を記憶する外部記憶装置（ハードディスク（ＨＤ））や、フレキシブルディスク（ＦＤ）、又は、ＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。

通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８は、ネットワーク（例えば、図１に示したＬＡＮ５００）を介して外部装置と接続及び通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行するものであり、例えばＴＣＰ／ＩＰを用いた通信等が可能である。

なお、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ＣＲＴ２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ＣＲＴ２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。

本発明を実現するための後述する各種プログラムは、外部メモリ２１１に記録されており、ＣＰＵ２０１が必要に応じてＲＡＭ２０３にロードして実行するものである。さらに、上記プログラムの実行時に用いられる定義ファイル及び各種情報テーブル等も、外部メモリ２１１に格納されており、これらについての詳細な説明も後述する。

次に、図３を参照しながら、複合機１００のハードウェア構成について説明する。コントローラユニット３１６は、画像入力デバイスとして機能するスキャナ３１４や、画像出力デバイスとして機能するプリンタ３１２と接続される一方、ＬＡＮ（例えば、図１に示したＬＡＮ５００）や公衆回線（ＷＡＮ）（例えば、ＰＳＴＮ又はＩＳＤＮ等）と接続することにより、画像データやデバイス情報の入出力を行う。

コントローラユニット３１６において、ＣＰＵ３０１は、システム全体を制御するプロセッサである。ＲＡＭ３０２は、ＣＰＵ３０１が動作するためのシステムワークメモリであり、プログラムを記録するためのプログラムメモリや、画像データを一時記録するための画像メモリでもある。

ＲＯＭ３０３は、システムのブートプログラムや各種制御プログラムが格納されている。外部記憶装置（ハードディスクドライブ（ＨＤＤ））３０４は、システムを制御するための各種プログラム及び画像データ等を格納する。

操作部インタフェース（操作部Ｉ／Ｆ）３０７は、操作部（ＵＩ）３０８とのインタフェース部であり、操作部３０８に表示する画像データを操作部３０８に対して出力する。また、操作部Ｉ／Ｆ３０７は、操作部３０８から本システム使用者が入力した情報（例えば、ユーザ情報等）をＣＰＵ３０１に伝える役割をする。なお、操作部３０８は、タッチパネルを有する表示部を備え、表示部に表示されたボタンを、ユーザが押下（指等でタッチ）することにより、各種指示を行うことができる。

ネットワークインタフェース（Network I/F）３０５は、ネットワーク（ＬＡＮ）に接続し、データの入出力を行う。モデム（ＭＯＤＥＭ）３０６は、公衆回線に接続し、ＦＡＸの送受信等のデータの入出力を行う。

外部インタフェース（外部Ｉ／Ｆ）３１８は、ＵＳＢ、ＩＥＥＥ１３９４、プリンタポート及びＲＳ−２３２Ｃ等の外部入力を受け付けるＩ／Ｆ部であり、本実施形態においては認証で必要となるＩＣカードの読み取り用のカードリーダ３１９が外部Ｉ／Ｆ部３１８に接続されている。そして、ＣＰＵ３０１は、外部Ｉ／Ｆ３１８を介してカードリーダ３１９によるＩＣカードからの情報読み取りを制御し、当該ＩＣカードから読み取られた情報を取得可能である。なお、ＩＣカードに限らず、ユーザを特定することが可能な記憶媒体であればよい。この場合、記憶媒体にはユーザを識別するための識別情報が記憶される。この識別情報は、記憶媒体の製造番号でも、ユーザが企業内で与えられるユーザコードであってもよい。以上のデバイスがシステムバス３０９上に配置される。

イメージバスインタフェース（IMAGE BUS I/F）３２０は、システムバス３０９と画像データを高速で転送する画像バス３１５とを接続し、データ構造を変換するバスブリッジである。画像バス３１５は、ＰＣＩバス又はＩＥＥＥ１３９４で構成される。画像バス３１５上には以下のデバイスが配置される。

ラスタイメージプロセッサ（ＲＩＰ）３１０は、例えば、ＰＤＬコード等のベクトルデータをビットマップイメージに展開する。プリンタインタフェース（プリンタＩ／Ｆ）３１１は、プリンタ３１２とコントローラユニット３１６とを接続し、画像データの同期系／非同期系の変換を行う。スキャナインタフェース（スキャナＩ／Ｆ）３１３は、スキャナ３１４とコントローラユニット３１６とを接続し、画像データの同期系／非同期系の変換を行う。

画像処理部３１７は、入力画像データに対して補正、加工及び編集を行ったり、プリント出力画像データに対して、プリンタの補正及び解像度変換等を行う。また、画像処理部３１７は、画像データの回転や、多値画像データに対してはＪＰＥＧ、２値画像データはＪＢＩＧ、ＭＭＲ、ＭＨ等の圧縮伸張処理を行う。

スキャナ部３１４は、原稿となる紙上の画像を照明し、ＣＣＤラインセンサで走査することにより、ラスタイメージデータとして電気信号に変換する。原稿用紙は原稿フィーダのトレイにセットし、装置使用者が操作部３０８から読み取り起動指示することにより、ＣＰＵ３０１がスキャナ３１４に指示を与え、フィーダは原稿用紙を１枚ずつフィードし原稿画像の読み取り動作を行う。

プリンタ部３１２は、ラスタイメージデータを用紙上の画像に変換する部分であり、その方式は感光体ドラムや感光体ベルトを用いた電子写真方式、微少ノズルアレイからインクを吐出して用紙上に直接画像を印字するインクジェット方式等があるが、どの方式でも構わない。プリント動作の起動は、ＣＰＵ３０１からの指示によって開始する。なお、プリンタ部３１２には、異なる用紙サイズまたは異なる用紙向きを選択できるように複数の給紙段を持ち、それに対応した用紙カセットがある。

操作部３０８は、ＬＣＤ表示部を有し、ＬＣＤ上にタッチパネルシートが貼られており、システムの操作画面を表示するとともに、表示してあるキーが押されるとその位置情報を操作部Ｉ／Ｆ３０７を介してＣＰＵ３０１に伝える。また、操作部３０８は、各種操作キーとして、例えば、スタートキー、ストップキー、ＩＤキー、リセットキー等を備える。

ここで、操作部３０８のスタートキーは、原稿画像の読み取り動作を開始する際等に用いられる。スタートキーの中央部には、緑と赤の２色ＬＥＤがあり、その色によってスタートキーが使える状態にあるかどうかを示す。また、操作部３０８のストップキーは、稼働中の動作を止める働きをする。また、操作部３０８のＩＤキーは、使用者のユーザＩＤを入力する時に用いる。リセットキーは、操作部からの設定を初期化する時に用いる。

カードリーダ３１９は、ＣＰＵ３０１からの制御により、ＩＣカード（例えば、ソニー社のフェリカ（ＦｅｌｉＣａ）（登録商標））内に記憶されている情報を読み取り、当該読み取った情報を外部Ｉ／Ｆ３１８を介してＣＰＵ３０１へ通知する。

次に、図４を参照しながら、複合機１００、スキャンチケットサーバ３００及びワークフローサーバ４００の機能的な構成について説明する。なお、図４に示す各機能による詳細な処理は、後述のフローチャートを用いて説明する。

スキャンチケットサーバ３００及びワークフローサーバ４００は、クライアントＰＣ２００からの申請を受け付ける管理サーバであり、スキャンチケット生成部４０１、一覧送信部４０２、チケット送信部４０３、ファイル登録部４０４及び削除部４０５を備える。

スキャンチケット生成部４０１は、クライアント装置（例えば、クライアントＰＣ２００）からの申請に従って、画像処理装置（例えば、複合機１００）で画像データの読み取りを実行するための指示内容が定義されているスキャンチケットを生成する。一覧送信部４０２は、画像処理装置からの要求に応じて、スキャンチケットを特定するためのチケット識別情報を含むスキャンチケットの一覧情報を、画像処理装置に送信する。

チケット送信部４０３は、画像処理装置からのチケット識別情報を含むスキャンチケット取得要求に応じて、当該スキャンチケット取得要求に含まれるチケット識別情報で特定されるスキャンチケットを、画像処理装置に送信する。

ファイル登録部４０４は、クライアント装置からの申請に応じてファイルを登録する。削除部４０５は、ファイル登録部４０４によるファイルの登録に応じて、画像処理装置からスキャンチケットが利用されないように、スキャンチケットを削除する。

なお、上述した４０１〜４０５の構成は、図２のＣＰＵ２０１がＲＯＭ２０２や外部メモリ２１１から必要なデータ及びプログラムをＲＡＭ２０３に一時読み出し、実行することにより実現する構成である。

複合機１００は、画像読み取り機構を備える画像処理装置であり、表示制御部４０６、ユーザ操作受付部４０７、スキャンチケット取得要求部４０８及び画像処理部４０９を有する。

表示制御部４０６は、管理サーバから送信されるスキャンチケットの一覧情報を用いて、表示部にスキャンチケットの一覧を表示する。ユーザ操作受付部４０７は、表示部に表示されたスキャンチケットの一覧に対するスキャンチケットの選択と、選択されたスキャンチケットの実行指示とを受け付ける。スキャンチケット取得要求部４０８は、ユーザ操作受付部４０７により受け付けたスキャンチケットに対応するチケット識別情報を含むスキャンチケット取得要求を、管理サーバに送信する。画像処理部４０９は、スキャンチケット取得要求に応じて管理サーバから送信されるスキャンチケットを受信し、当該スキャンチケットを用いて画像読み取り処理を行う。そして、画像処理部４０９は、画像読み取り処理により得られた画像のファイルを、管理サーバに送信する。

なお、上述した４０６〜４０９の構成は、図３のＣＰＵ３０１がＲＯＭ３０３やＨＤＤ３０４から必要なデータ及びプログラムをＲＡＭ３０２に一時読み出し、実行することにより実現する構成である。

次に、図５を参照しながら、ワークフロー申請処理について説明する。ステップＳ５０１において、クライアントＰＣ２００のＣＰＵ２０１は、ワークフローサーバ４００に対して申請画面要求を送信する。ステップＳ５０２において、ワークフローサーバ４００のＣＰＵ２０１は、クライアントＰＣ２００から申請画面要求を受信する。ステップＳ５０３において、ワークフローサーバ４００のＣＰＵ２０１は、例えばＨＴＭＬ形式の申請画面を送信する。ステップＳ５０４において、クライアントＰＣ２００のＣＰＵ２０１は、ワークフローサーバ４００から申請画面を受信する。ステップＳ５０５において、クライアントＰＣ２００のＣＰＵ２０１は、図６の６０１に示す申請画面をブラウザで表示する。

ステップＳ５０６において、クライアントＰＣ２００のＣＰＵ２０１は、申請画面６０１の各項目に対する入力を受け付ける。ステップＳ５０７において、クライアントＰＣ２００のＣＰＵ２０１は、申請画面６０１で「申請」ボタン６０２が押下されたか否かを判定する。「申請」ボタン６０２が押下された場合、処理はステップＳ５０８に移行する。一方、「申請」ボタン６０２が押下されていない場合、処理はステップＳ５０６に戻る。

ステップＳ５０８において、クライアントＰＣ２００のＣＰＵ２０１は、ステップＳ５０６にて入力された申請情報をワークフローサーバ４００に対して送信する。ステップＳ５０９において、ワークフローサーバ４００のＣＰＵ２０１は、クライアントＰＣ２００から申請情報を受信する。ステップＳ５１０において、ワークフローサーバ４００のＣＰＵ２０１は、受信した申請情報に基づいてワークフローを生成する。ワークフローサーバ４００のＣＰＵ２０１は、生成したワークフローをワークフローテーブルに１レコード追加する。

図７は、ワークフローテーブルを示す図である。図７において、７０１は、ワークフローテーブルであり、ワークフローサーバ４００の外部メモリ２１１に記憶されている。７０２は、ワークフローが生成された場合に一意に発行されるワークフローＩＤである。７０３は、ワークフローの所有者であり、ワークフローを申請したユーザ（ワークフローシステムにログインしたユーザ）のユーザＩＤが割り当てられる。７０４は、ワークフローが生成された日時であり、ワークフローサーバ４００で管理されているシステム時間をもとに記憶される。７０５は、ワークフローが生成された場合に発行されたスキャンチケットＩＤである。スキャンチケットが使用された場合、スキャンチケットが発行されなかった場合、又は、スキャンチケットが削除された場合、ＮＵＬＬが設定される。７０６は、ワークフローの状況を表す状況フラグである。「０」から「３」まで存在し、「０」は開始待ちを示し、「１」は開始されており承認待ちを示し、「２」は承認済みを示し、「３」は否認を示す。７０７は、ワークフローの承認者ＩＤであり、所有者７０３のユーザの上司のユーザＩＤが設定される。また、承認者ＩＤは、ユーザが任意に設定したＩＤであってもよい。７１１は、削除フラグであり、複合機１００からスキャンチケットを選択された後に、ワークフローに対して添付される別のファイルがあると指定された場合、クライアントＰＣ２００からファイルが添付されても、スキャンチケットが削除されないようにするためのフラグである。初めのフラグは「０」で登録されている。７１２は、図６の６０７に示す申請画面で入力された申請データが記憶されている。７０８は、ワークフローと紐付けられたファイルを管理するファイル管理テーブルである。７０９には、ワークフローＩＤが記憶される。７１０には、スキャンチケットを利用して保存されたファイルのファイル名（ファイルパスであってもよい）が記憶される。なお、クライアントＰＣ２００から登録されたファイルのファイル名が記憶されるようにしてもよい。

ステップＳ５１０の具体的な処理としては、ワークフローサーバ４００のＣＰＵ２０１は、申請者となるワークフローサーバにログインしているユーザを所有者７０３に記憶し、ワークフローの登録日時を生成日時７０４に記憶し、状況フラグ７０６に開始待ちである「０」を記憶する。承認者ＩＤ７０７には、所有者の上司のＩＤが自動で登録される。なお、申請画面からユーザにより指定された承認者ＩＤが入るように構成してもよい。ワークフローＩＤ７０２及びスキャンチケットＩＤ７０５は、ここではＮＵＬＬとなっている。また、図６の申請画面６０１で入力された申請情報である入力データ（外出日等）は７１２に記憶される。

ステップＳ５１１において、ワークフローサーバ４００のＣＰＵ２０１は、ワークフローＩＤを発行する。ワークフローサーバ４００のＣＰＵ２０１は、発行したワークフローＩＤを図７のワークフローＩＤ７０２に登録する。なお、ステップＳ５１１の処理を、ステップＳ５１０の前に行うようにしてもよい。

ステップＳ５１２において、ワークフローサーバ４００のＣＰＵ２０１は、クライアントＰＣ２００にワークフロー作成通知を送信する。ステップＳ５１３において、クライアントＰＣ２００のＣＰＵ２０１は、ワークフローサーバ４００からワークフロー作成通知を受信する。これにより、クライアントＰＣ２００のＣＰＵ２０１は、図６の６０４に示す申請画面を表示する。

ステップＳ５１４において、クライアントＰＣ２００のＣＰＵ２０１は、スキャンが必要か否か、即ち、図６の申請画面６０４で「スキャンして開始」ボタン６０５が押下されたか、「すぐに開始」ボタン６０６が押下されたかを判定する。「スキャンして開始」ボタン６０５が押下された場合、処理はステップＳ５１５に移行する。一方、「すぐに開始」ボタン６０６が押下された場合、処理はステップＳ５２４に移行する。

ステップＳ５１５において、クライアントＰＣ２００のＣＰＵ２０１は、スキャンチケットサーバ３００に対してスキャンチケット生成要求を送信する。なお、ワークフローサーバ４００がクライアントＰＣ２００からスキャンチケット生成要求を受信し、ワークフローサーバ４００からスキャンチケットサーバ３００に対してスキャンチケット生成要求を送信するようにしてもよい。

ステップＳ５１６において、スキャンチケットサーバ３００のＣＰＵ２０１は、クライアントＰＣ２００からスキャンチケット生成要求を受信する。ステップＳ５１７において、スキャンチケットサーバ３００のＣＰＵ２０１は、スキャンチケットを生成する。スキャンチケットサーバ３００のＣＰＵ２０１は、生成したスキャンチケットに係る情報をスキャンチケットテーブルに登録する。

図８は、スキャンチケットテーブルを示す図である。図８において、８０１は、スキャンチケットテーブルであり、スキャンチケットサーバ３００の外部メモリ２１１に記憶されている。スキャンチケットが生成される度に、スキャンチケットテーブル８０１にレコードが追加され、各種データが記憶される。８０２は、スキャンチケットが生成された場合に一意に発行されるスキャンチケットＩＤである。８０３は、スキャンチケットの所有者であり、申請することで生成されたワークフローと同一のユーザのユーザＩＤが割り当てられる。なお、スキャンチケットは、ワークフローの生成に関わらず、複合機１００から生成することができるため、その場合には、複合機１００にログインしているユーザのユーザＩＤが記憶される。８０４は、スキャンチケットが生成された日時であり、スキャンチケットサーバ３００で管理されているシステム時間をもとに記憶される。８０５は、ファイル形式であり、スキャンデータはこのファイル形式でファイルに変換される。８０６は、解像度であり、スキャンデータはこの解像度でスキャンデータが生成される。８０７は、読取設定（モノクロ、カラー）であり、スキャンデータはこの読取設定でスキャンデータが生成される。８０８は、ファイルの格納先情報であり、例えば、格納先のサーバの格納先フォルダのパスが記憶されている。

ステップＳ５１７の具体的な処理としては、所有者８０３には、所有者７０３と同じユーザ情報が記憶され、生成日時８０４には、スキャンチケットが生成された日時が記憶され、ファイル形式８０５、解像度８０６及び読取設定８０７には、予め設定ファイル等に記憶されたスキャン条件が記憶される。また、格納先８０８には、格納先情報（例えば、格納先のフォルダパス）が記憶されるものとする。

なお、スキャンチケットの生成の他の形態として、複合機１００からスキャンチケットを生成することがある。この場合には、複合機１００上で８０５〜８０８をユーザの選択に応じて任意に設定してもよい。但し、ワークフローの生成に応じてスキャンチケットが生成された場合には、８０８は予め決められた格納先である必要があるため、少なくとも８０８は変更ができない構成をとることが望ましい。そのため、８０８は、図１１の１１０２に示す複合機１００のスキャンチケットリスト表示では、表示されないようにすることが望ましい。

ステップＳ５１８において、スキャンチケットサーバ３００のＣＰＵ２０１は、スキャンチケットＩＤを発行する。スキャンチケットサーバ３００のＣＰＵ２０１は、発行したスキャンチケットＩＤをスキャンチケットＩＤ８０２に登録する。なお、ステップＳ５１８の処理を、ステップＳ５１７の前に実行するようにしてもよい。ステップＳ５１９において、スキャンチケットサーバ３００のＣＰＵ２０１は、ワークフローサーバ４００にスキャンチケットＩＤを送信する。

ステップＳ５２０において、ワークフローサーバ４００のＣＰＵ２０１は、スキャンチケットサーバ３００からスキャンチケットＩＤを受信する。ステップＳ５２１において、ワークフローサーバ４００のＣＰＵ２０１は、ステップＳ５１１で発行したワークフローＩＤとステップＳ５１８で発行されたスキャンチケットＩＤとを紐付ける。即ち、ワークフローサーバ４００のＣＰＵ２０１は、図７のスキャンチケットＩＤ７０５に、ステップＳ５１８で発行されたスキャンチケットＩＤを登録する。

ステップＳ５２２において、ワークフローサーバ４００のＣＰＵ２０１は、クライアントＰＣ２００にスキャンチケット生成通知を送信する。ステップＳ５２３において、クライアントＰＣ２００のＣＰＵ２０１は、ワークフローサーバ４００からスキャンチケット生成通知を受信する。スキャンチケット通知を受けたクライアントＰＣ２００のＣＰＵ２０１は、図６の６０７に示す、ワークフローを開始するための方法を案内する画面を表示する。

ステップＳ５２４において、ワークフロー開始処理が実行される。図５においては、便宜上、ステップＳ５２４のワークフロー開始処理を、クライアントＰＣ２００に該当する位置に記載しているが、本処理は、ワークフローサーバ４００及びスキャンチケットサーバ３００によって実行される処理である。なお、ステップＳ５２４については、図９を用いて詳細に説明する。ワークフローが開始されると、クライアントＰＣ２００のＣＰＵ２０１は、図６の６０８に示す、ワークフロー開始処理を通知する画面を表示する。

次に、図９を参照しながら、図５のステップＳ５２４におけるワークフロー開始処理について詳細に説明する。ステップＳ９０１において、ワークフローサーバ４００のＣＰＵ２０１は、スキャンチケットが存在するか否かを判定する。なお、図５のステップＳ５１４において、「すぐに開始」ボタン６０６が押下された場合には、スキャンチケットは存在しないため、処理はステップＳ９０８に移行する。また、後述する図１３のステップＳ１３０５におけるワークフロー開始処理の際には、選択されたスキャンチケットのスキャンチケットＩＤが図７のワークフローテーブル７０１に存在するか否かが確認され、存在すれば、処理はステップＳ９０２に移行する。

ステップＳ９０２において、ワークフローサーバ４００のＣＰＵ２０１は、図７に示すワークフローテーブル７０１の削除フラグ７１１が「０」であるか否かを判定する。即ち、ワークフローサーバ４００のＣＰＵ２０１は、スキャンチケットを削除してよいか否かを判定する。スキャンチケットを削除してよい場合（削除フラグ７１１が「０」である場合）、処理はステップＳ９０３に移行する。一方、スキャンチケットを削除しない場合（削除フラグ７１１が「１」である場合）、処理は終了し、スキャンチケットを用いたファイル添付待ちの状態となる。ここで、スキャンチケットを削除してよい場合とは、後述する図１６のステップＳ１６０４でスキャンチケットを使用しないと判定された場合、又は、後述する図１３のステップＳ１３０３でスキャンが必要と判定され、ステップＳ１３０４でスキャンが実行された（スキャンチケットが使用された）場合である。

ステップＳ９０３において、ワークフローサーバ４００のＣＰＵ２０１は、スキャンチケットサーバ３００に対して、スキャンチケットＩＤを含むスキャンチケット削除要求を送信する。ステップＳ９０４において、スキャンチケットサーバ３００のＣＰＵ２０１は、ワークフローサーバ４００からスキャンチケット削除要求を受信する。ステップＳ９０５において、スキャンチケットサーバ３００のＣＰＵ２０１は、受信したスキャンチケット削除要求に含まれるスキャンチケットＩＤに対応するスキャンチケットを、図８の８０１に示すスキャンチケットテーブルから削除する。ステップＳ９０６において、スキャンチケットサーバ３００のＣＰＵ２０１は、ワークフローサーバ４００に対してスキャンチケット削除完了通知を送信する。

ステップＳ９０７において、ワークフローサーバ４００のＣＰＵ２０１は、スキャンチケットサーバ３００からスキャンチケット削除完了通知を受信する。ステップＳ９０８において、ワークフローサーバ４００のＣＰＵ２０１は、ワークフローの状況フラグを「１」に設定する。この状況フラグを「１」にすることにより、次の処理（アクティビティ）に移る。ステップＳ９０９において、ワークフローサーバ４００のＣＰＵ２０１は、ワークフローの承認者に対して承認業務通知を送信する。承認業務通知はメールによって行われ、承認者は、メールに記載されているワークフロー（申請情報）にアクセスして、承認又は否認を行う。

なお、本実施形態では、承認者を１人としたが、複数人に承認させることも可能である。また、簡易的に状況フラグが「１」に変更されると、承認待ちとなり、承認処理がなされるが、ワークフローシステムでは、作業の単位であるアクティビティ（作業内容、開始、終了条件）が順番に設定され、定義されているため、この定義に従って、ワークフロー処理がなされてもよい。

次に、図１０を参照しながら、ログイン開始処理について説明する。ステップＳ１００１において、複合機１００のＣＰＵ３０１は、図１１の１１０１に示す、複合機１００のカードリーダ３１９にカードをかざすことを促す画面を表示する。カードリーダ３１９にカードがかざされると、カード検知が行われる。ステップＳ１００２において、複合機１００のＣＰＵ３０１は、かざされたカードからユーザ情報を読み取る。なお、ユーザ情報ではなく、カードＩＤを読み取るようにしてもよい。

ステップＳ１００３において、複合機１００のＣＰＵ３０１は、ユーザ情報テーブルに読み取られたユーザ情報が存在するか確認することにより、ユーザ認証を行う。図１２は、ユーザ情報テーブルを示す図である。図１２において、１２０１は、ユーザ情報テーブルである。このユーザ情報テーブル１２０１を用いて、複合機１００へログインする際の認証を行う。１２０２は、ユーザＩＤであり、カードから読み取られる値、又は、複合機１００のタッチパネル等の入力部で入力された値と比較するためのデータである。１２０３は、ユーザ名であり、複合機１００の表示部において表示される。１２０４は、ユーザのパスワードであり、複合機１００のタッチパネル等でユーザ名と合わせて入力されたパスワードとの比較に使用される。なお、ユーザ情報テーブル１２０１は、複合機１００のＨＤＤ３０４に記憶されているが、認証サーバ（不図示）に記憶され、この認証サーバと通信することでユーザ認証を行うようにしてもよい。

ステップＳ１００４において、複合機１００のＣＰＵ３０１は、ユーザ情報がユーザ情報テーブル１２０１に存在することが確認されると（ユーザ認証されると）、複合機１００へのユーザのログインを許可する。これにより、ユーザは複合機１００の操作が可能となる。

ステップＳ１００５において、複合機１００のＣＰＵ３０１は、スキャンチケットサーバ３００にスキャンチケットリスト要求を送信する。スキャンチケットリスト要求には、複合機１００にログインしたユーザのユーザＩＤが含まれる。ステップＳ１００６において、スキャンチケットサーバ３００のＣＰＵ２０１は、複合機１００からスキャンチケットリスト要求を受信する。ステップＳ１００７において、スキャンチケットサーバ３００のＣＰＵ２０１は、スキャンチケットリスト要求に含まれるユーザＩＤとスキャンチケットの所有者８０３とが一致するスキャンチケットを図８のスキャンチケットテーブル８０１から検索する。ステップＳ１００８において、スキャンチケットサーバ３００のＣＰＵ２０１は、ユーザＩＤと一致する所有者８０３のスキャンチケットをリスト化したスキャンチケットリストを、複合機１００に対して送信する。

ステップＳ１００９において、複合機１００のＣＰＵ３０１は、スキャンチケットサーバ３００からスキャンチケットリストを受信する。ステップＳ１０１０において、複合機１００のＣＰＵ３０１は、図１１の１１０２に示すように、受信したスキャンチケットリストを表示する。ステップＳ１０１１において、複合機１００のＣＰＵ３０１は、ユーザの操作に応じて、画面制御処理を実行する。なお、ステップＳ１０１１における画面制御処理の詳細については、図１３を用いて説明する。

次に、図１３を参照しながら、図１０のステップＳ１０１１における画面制御処理について説明する。ステップＳ１３０１において、複合機１００のＣＰＵ３０１は、図１１の１１０３に示すように、表示されているスキャンチケットリストからスキャンチケットが選択され、図１１の「スキャン」ボタン１１０４が押下される。

「スキャン」ボタン１１０４が選択されると、図１４の１４０１に示す、クライアントＰＣ２００からのファイル添付が必要か否かを問い合わせる画面が表示される。ステップＳ１３０２において、複合機１００のＣＰＵ３０１は、クライアントＰＣ２００からのファイル添付が必要であるか否か、即ち、画面１４０１で「必要」ボタン１４０２が押下されたか、「不要」ボタン１４０３が押下されたかを判定する。「必要」ボタン１４０２が押下された場合、処理はステップＳ１３０６に移行する。一方、「必要」ボタン１４０２が押下されていない場合、処理はステップＳ１３０３に移行する。ここで、クライアントＰＣ２００からファイル添付が必要であるか否かをユーザに問い合わせる画面１４０１を表示するのは、複合機１００からスキャンして、ワークフローに対するファイル添付が実行されると、ワークフローが開始され、他のファイル添付が実行できないためである。なお、本実施形態において、スキャンによるワークフローへのファイル添付は、１スキャンチケット選択、１ファイル生成を前提として説明するが、１つのスキャンチケットを選択してスキャンを実行した場合、スキャンする原稿が複数単位あれば、原稿単位でスキャンして、複数のファイルを生成し、複数のファイルを１つのワークフローに紐付けるようにすることも可能である。

次に、複合機１００のＣＰＵ３０１は、画面１４０１の後に、スキャンを促すための画面１４０６を表示させる。そして、ステップＳ１３０３において、複合機１００のＣＰＵ３０１は、スキャンが必要であるか否か、即ち、「スキャン」ボタン１４０７が押下されたか、「キャンセル」ボタン１４０８が押下されたかを判定する。「スキャン」ボタン１４０７が押下された場合、処理はステップＳ１３０４に移行する。一方、「キャンセル」ボタン１４０８が押下された場合、複合機１００のＣＰＵ３０１は、スキャンからのファイル添付が不要と判定し、処理はステップＳ１３０５に移行する。

ステップＳ１３０４において、スキャン処理が実行される。ステップＳ１３０４におけるスキャン処理の詳細は、図１５を用いて説明する。なお、便宜上、図１３において複合機１００に該当する位置にステップＳ１３０４を記載しているが、本処理は、図１５に示すように、複合機１００、スキャンチケットサーバ３００及びワークフローサーバ４００によって実行される処理である。

ステップＳ１３０５において、ワークフロー開始処理が実行される。ステップＳ１３０５におけるワークフロー開始処理の詳細は、図９を用いて説明したとおりである。便宜上、図１３における複合機１００に該当する位置に、ステップＳ１３０５のワークフロー開始処理を記載しているが、本処理は、図９に示すように、ワークフローサーバ４００及びスキャンチケットサーバ３００によって実行される処理である。

ステップＳ１３０６において、複合機１００のＣＰＵ３０１は、クライアントＰＣ２００からのファイル添付を、スキャンデータに基づくファイル添付より先に実行することを促すメッセージを、図１４の１４０４に示すように表示する。ステップＳ１３０７において、複合機１００のＣＰＵ３０１は、ユーザの操作に従って、複合機１００にログインしているユーザのログアウトを行う。なお、ログアウト処理は、一定期間ユーザ操作がない場合、自動的にログアウトする構成であってもよい。

次に、図１５を参照しながら、図１３のステップＳ１３０４におけるスキャン処理について詳細に説明する。ステップＳ１５０１において、複合機１００のＣＰＵ３０１は、ステップＳ９０１で選択されたスキャンチケットのスキャンチケットＩＤをスキャンチケットサーバ３００に送信する。ステップＳ１５０２において、スキャンチケットサーバ３００のＣＰＵ２０１は、複合機１００からスキャンチケットＩＤを受信し、スキャンチケットＩＤに該当するスキャンチケットを複合機１００に送信する。

ステップＳ１５０３において、複合機１００のＣＰＵ３０１は、スキャンチケットサーバ３００からスキャンチケットを受信し、当該スキャンチケットに含まれるスキャン条件（例えば、図８のファイル形式８０５、解像度８０６及び読取設定８０７）を読み込む。

ステップＳ１５０４において、複合機１００のＣＰＵ３０１は、スキャンを開始する。ステップＳ１５０５において、複合機１００のＣＰＵ３０１は、原稿をスキャンし、スキャンによって得られたスキャンデータ（例えば、画像データ）を、取得したスキャン条件のファイル形式（例えば、ＰＤＦ）に従って、ファイルに変換（生成）する。

ステップＳ１５０６において、複合機１００のＣＰＵ３０１は、スキャン条件に含まれる図８に示す格納先（パス）８０８に従って、例えば、複合機１００のＳＭＢプロトコルによって、ステップＳ１５０５で生成したファイルをワークフローサーバ４００に送信する。なお、複合機１００で格納先を指定してファイルを送信する構成でなく、ＳＯＡＰやＦＴＰ通信でファイルをワークフローサーバ４００に送信してもよい。ファイル送信の際、例えば、ファイル名にスキャンチケットＩＤを設定しておき、ファイルを受信したワークフローサーバ４００は、ファイル名のスキャンチケットＩＤを取得し、このスキャンチケットＩＤを有するワークフローを特定して、ファイルと紐付ける。

ステップＳ１５０７において、ワークフローサーバ４００のＣＰＵ２０１は、複合機１００からファイルを受信し、所定のフォルダにファイルを格納する。例えば、格納先が各ワークフローに対応し、\\workflow-server\WF00001に対してファイルが格納される。このファイルの納方法は飽くまでも一例であり、これに限る必要はない。例えば、\\workflow-server\shareという、共有フォルダにスキャンファイルが全て記憶され、ファイル名としてスキャンチケットＩＤを付けて格納するようにしてもよい。

ステップＳ１５０８において、ワークフローサーバ４００のＣＰＵ２０１は、受信したファイルとワークフローとを紐付ける。即ち、図７の７１０にファイル名を記憶させ、７０９にファイルを紐付けるワークフローＩＤを記憶させる。ステップＳ１５０９において、ワークフローサーバ４００のＣＰＵ２０１は、複合機１００にファイル受信完了通知を送信する。

ステップＳ１５１０において、複合機１００のＣＰＵ３０１は、ワークフローサーバ４００からファイル受信完了通知を受信する。ステップＳ１５１１において、複合機１００のＣＰＵ３０１は、スキャンチケットサーバ３００に対してスキャンチケットＩＤを含むスキャンチケット削除要求を送信する。なお、ワークフローサーバ４００からスキャンチケットサーバ３００に対してスキャンチケット削除要求を送信するようにしてもよい。また、ステップＳ１３０１で選択されたスキャンチケットのスキャンチケットＩＤは、ＲＡＭ３０２上で管理されており、スキャンチケットサーバ３００と通信する際には、ＲＡＭ３０２に記憶されているスキャンチケットＩＤが送信される。

ステップＳ１５１２において、スキャンチケットサーバ３００のＣＰＵ２０１は、複合機１００からスキャンチケット削除要求を受信する。ステップＳ１５１３において、スキャンチケットサーバ３００のＣＰＵ２０１は、図８のテーブル８０１からスキャンチケット削除要求に含まれるスキャンチケットＩＤと合致するスキャンチケットを検索し、該当するスキャンチケットを削除する。ステップＳ１５１４において、スキャンチケットサーバ３００ＣＰＵ２０１は、複合機１００に対してスキャンチケット削除完了通知を送信する。ステップＳ１５１５において、複合機１００のＣＰＵ３０１は、スキャンチケットサーバ３００からスキャンチケット削除完了通知を受信する。

ワークフローＩＤをスキャンチケット側に含めて管理し、ワークフローＩＤを用いて、ファイルの送信及びスキャンチケットの削除を行うようにしてもよい。即ち、ワークフローやスキャンチケットを特定することができる識別情報を用いて、ファイルとワークフローとの紐付けや、スキャンチケットの削除を行うようにしてもよい。

次に、図１６を参照しながら、クライアントＰＣ２００からのファイル添付処理について詳細に説明する。ステップＳ１６０１において、クライアントＰＣ２００のＣＰＵ２０１は、外部メモリ２１１に記憶されているファイルを添付するための申請情報を表示する。このとき、ワークフローは開始されていない状態である。このとき、図７に示すワークフローテーブル７０１における状況フラグ７０６には、「０」が設定される。

ステップＳ１６０２において、クライアントＰＣ２００のＣＰＵ２０１は、ユーザにより選択されたファイルを入力する。ステップＳ１６０３において、クライアントＰＣ２００のＣＰＵ２０１は、図７に示すワークフローテーブルのスキャンチケットＩＤ７０５を参照し、ファイルを添付する対象となるワークフローに対応するスキャンチケットがあるか否かを判定する。スキャンチケットがある場合には、スキャンチケットがある旨の画面（不図示）をクライアントＰＣ２００で表示する。

クライアントＰＣ２００のＣＰＵ２０１は、スキャンチケットがある旨の画面を表示し、後でスキャンチケットを使用するのか、スキャンチケットを使用しないのかをユーザに選択させる。ステップＳ１６０４において、クライアントＰＣ２００のＣＰＵ２０１は、ユーザによりスキャンチケットを使用しないことが選択されたか否かを判定する。スキャンチケットを使用しないことが選択された場合、処理はステップＳ１６０６に移行する。一方、スキャンチケットを使用することが選択された場合、処理はステップＳ１６０５に移行する。

ステップＳ１６０５において、クライアントＰＣ２００のＣＰＵ２０１は、クライアントＰＣ２００からファイルが添付された場合でも、スキャンチケットが削除されないように、ワークフローＩＤをワークフローサーバ４００に対して送信する。ステップＳ１６０７において、ワークフローサーバ４００のＣＰＵ２０１は、ワークフローＩＤを受信し、図７に示すワークフローテーブル７０１に記憶されているワークフローＩＤと一致するワークフローを特定し、削除フラグ７１１を「１」に変更する。

ステップＳ１６０６において、クライアントＰＣ２００のＣＰＵ２０１は、入力されたファイルをワークフローサーバ４００に送信する。このとき、クライアントＰＣ２００のＣＰＵ２０１は、ワークフローＩＤもワークフローサーバ４００に送信する。現在のワークフローを特定するためにワークフローＩＤを送信しているが、ステップＳ１６０１でワークフロー申請情報を表示しているため、同一セッションの場合には、同一ワークフローに対する送信とし、ワークフローＩＤをステップＳ１６０５で送信しないようにすることも可能である。

ステップＳ１６０８において、ワークフローサーバ４００のＣＰＵ２０１は、ファイルをクライアントＰＣ２００から受信する。ステップＳ１６０９において、ワークフローサーバ４００のＣＰＵ２０１は、受信したファイルとワークフローとを紐付ける。紐付け方法としては、図７のファイル管理テーブル７０８に示すように、ワークフローＩＤ７０９とファイル名７１０とを紐付けて管理する。

ステップＳ１６１０において、ワークフローサーバ４００のＣＰＵ２０１は、ワークフロー開始処理を実行する。ステップＳ１６１０におけるワークフロー開始処理の詳細は、図９を用いて説明したとおりである。便宜上、図１６における複合機１００に該当する位置に、ステップＳ１６１０のワークフロー開始処理を記載しているが、本処理は、図９に示すように、ワークフローサーバ４００及びスキャンチケットサーバ３００によって実行される処理である。

次に、図１７を参照しながら、ワークフロー承認処理について説明する。ステップＳ１７０１において、クライアントＰＣ２００のＣＰＵ２０１は、ワークフローサーバ４００にアクセスし、ワークフローサーバ４００に承認待一覧要求を送信する。ステップＳ１７０２において、ワークフローサーバ４００のＣＰＵ２０１は、クライアントＰＣ２００から承認待一覧要求を受信する。

ステップＳ１７０３において、ワークフローサーバ４００のＣＰＵ２０１は、図７のテーブル７０１から、承認待一覧要求に含まれるユーザＩＤ（ログインユーザのＩＤ）と承認者ＩＤ７０７とが一致するワークフローを検索し、クライアントＰＣ２００に承認待一覧画面として送信する。

ステップＳ１７０４において、クライアントＰＣ２００のＣＰＵ２０１は、ワークフローサーバ４００から承認待一覧画面を受信する。ステップＳ１７０５において、クライアントＰＣ２００のＣＰＵ２０１は、図１８の１８０１に示す承認待一覧画面を表示する。

ステップＳ１７０６において、クライアントＰＣ２００のＣＰＵ２０１は、図１８の１８０２に示す承認待一覧画面にてワークフローの選択操作を受け付け、「詳細」ボタン１８０３が押下される。これにより、図１８の１８０４に示す承認待詳細画面が表示される。ステップＳ１７０７において、クライアントＰＣ２００のＣＰＵ２０１は、承認待一覧画面１８０４で「承認」ボタン１８０５が押下されたか、「否認」ボタン１８０６が押下されたかを判定する。「承認」ボタン１８０５が押下された場合、処理はステップＳ１７０８に移行する。一方、「否認」ボタン１８０６が押下された場合、処理はステップＳ１７１０に移行する。

ステップＳ１７０８において、クライアントＰＣ２００のＣＰＵ２０１は、ワークフローサーバ４００に承認状況フラグ変更要求（承認）を送信する。ステップＳ１７０９において、ワークフローサーバ４００のＣＰＵ２０１は、クライアントＰＣ２００から承認状況フラグ変更要求（承認）を受信し、状況フラグ７０６を「２」に変更する。

ステップＳ１７１０において、クライアントＰＣ２００のＣＰＵ２０１は、ワークフローサーバ４００に承認状況フラグ変更要求（否認）を送信する。ステップＳ１７１１において、ワークフローサーバ４００のＣＰＵ２０１は、クライアントＰＣ２００から承認状況フラグ変更要求（否認）を受信し、状況フラグ７０６を「３」に変更する。

本実施形態によれば、ワークフローに対してファイルが添付された場合、当該ワークフローに対応付けて管理されているスキャンチケットを削除して、スキャンチケットを適切に管理することができる。

特に、交通精算入力等の申請において、領収書を添付する必要があるため、添付が必要な申請があった場合には、スキャンチケットを生成されるが、ファイルがクライアントＰＣ２００に保存されていて、クライアントＰＣ２００からワークフローにファイルを添付した場合、使用しないスキャンチケットが残ってしまうということを防ぐことができる。また、スキャンチケットを用いてファイルがワークフローに添付されると、スキャンチケットが削除されるため、誤ったスキャンチケットを使用することを防ぐことができる。

クライアントＰＣ２００からファイルが添付された場合であっても、スキャンチケットを使用する場合には、スキャンチケットを使用しないように制御することにより、クライアントＰＣ２００からファイルが添付された後でも、スキャンチケットを用いたワークフローへのファイル添付及びワークフローの開始を行うことができるため、申請処理を効率化することができる。

また、スキャンチケットを用いて、ファイルがワークフローに添付されると、ワークフローが開始されるため、ワークフローシステムにログインして、ワークフロー開始指示をする手間を省くことができる。さらに、ファイル添付が必要のない申請の場合には、自動でワークフローが開始されるため、ワークフロー開始指示をする手間を省くことができる。

なお、上述した各種データの構成及びその内容はこれに限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることはいうまでもない。以上、本発明の実施形態について説明したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用してもよいし、また、一つの機器からなる装置に適用してもよい。

また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。

１：情報処理システム、１００：複合機、２００：クライアントＰＣ、３００：スキャンチケットサーバ、４００：ワークフローサーバ、５００：ＬＡＮ

Claims (7)

1. 登録情報とスキャンチケットを管理する管理サーバとしての情報処理装置であって、
   登録情報に対応する、画像処理装置で画像の読み取りの実行にかかる情報を定義するスキャンチケットを生成するスキャンチケット生成手段と、
   前記スキャンチケットを用いて生成されたファイルを、該スキャンチケットに対応する登録情報に関連付けて登録する登録手段と、
   前記スキャンチケット生成手段により生成されたスキャンチケットを前記画像処理装置で用いることなく、外部装置から登録情報を指定することにより該外部装置からアップロードされたファイルが前記指定された登録情報に関連付けて登録された場合、該登録情報に対応する前記スキャンチケットが利用されないようにスキャンチケットを無効にするスキャンチケット管理手段と
   を有することを特徴とする情報処理装置。
2. 前記スキャンチケット生成手段は、前記登録情報を登録した外部装置において、スキャンチケットの生成指示があった場合に、該登録情報に対するスキャンチケットを生成し、
   前記スキャンチケット生成手段によりスキャンチケットが生成された場合に、スキャンチケットに対応する登録情報のワークフローを進める処理を待機し、前記スキャンチケットの生成指示がなかった場合に、前記登録情報のワークフローを進める処理手段と
   を更に備えることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
3. 前記スキャンチケット管理手段は、前記スキャンチケット生成手段でスキャンチケットが生成された後、外部装置でのユーザの操作により、前記画像処理装置からファイルを登録情報に関連付けて登録する指示があり、外部装置から登録情報にファイルが関連付けて登録された場合には、該登録情報に対応するスキャンチケットが無効とならないように、スキャンチケットに対応する管理フラグを更新することを特徴とする請求項１又は２に記載の情報処理装置。
4. 前記スキャンチケット管理手段は、前記画像処理装置からスキャンチケットを用いてファイルが前記登録情報に関連付けて登録された場合、該登録情報に対応する前記スキャンチケットが利用されないようにスキャンチケットを無効にすることを特徴とする請求項１乃至３の何れか１項に記載の情報処理装置。
5. 前記スキャンチケット管理手段によるスキャンチケットの無効は、スキャンチケットの削除であることを特徴とする請求項１乃至４の何れか１項に記載の情報処理装置。
6. 登録情報とスキャンチケットを管理する管理サーバとしての情報処理装置が実行する情報処理方法であって、
   登録情報に対応する、画像処理装置で画像の読み取りの実行にかかる情報を定義するスキャンチケットを生成するスキャンチケット生成ステップと、
   前記スキャンチケットを用いて生成されたファイルを、該スキャンチケットに対応する登録情報に関連付けて登録する登録ステップと、
   前記スキャンチケット生成ステップにおいて生成されたスキャンチケットを前記画像処理装置で用いることなく、外部装置から登録情報を指定することにより該外部装置からアップロードされたファイルが前記指定された登録情報に関連付けて登録された場合、該登録情報に対応する前記スキャンチケットが利用されないようにスキャンチケットを無効にするスキャンチケット管理ステップと
   を含むことを特徴とする情報処理方法。
7. コンピュータを、
   登録情報に対応する、画像処理装置で画像の読み取りの実行にかかる情報を定義するスキャンチケットを生成するスキャンチケット生成手段と、
   前記スキャンチケットを用いて生成されたファイルを、該スキャンチケットに対応する登録情報に関連付けて登録する登録手段と、
   前記スキャンチケット生成手段により生成されたスキャンチケットを前記画像処理装置で用いることなく、外部装置から登録情報を指定することにより該外部装置からアップロードされたファイルが前記指定された登録情報に関連付けて登録された場合、該登録情報に対応する前記スキャンチケットが利用されないようにスキャンチケットを無効にするスキャンチケット管理手段と
   として機能させるためのプログラム。

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