JP5268164B2 - 情報処理システム、情報処理方法、情報処理装置及びプログラム - Google Patents

Description

本発明は、コンピュータを使用したワークフローシステムに関し、特に、添付書類を必要とする申請の処理を行うワークフローシステムに関する。

従来、コンピュータを使用した業務ワークフローシステムで、出張や外出をした際の交通費精算の申請が行われている。一般に、電車やバスの交通機関を利用した場合には、ワークフローシステム上の申請だけで、経理処理がなされるが、タクシーや新幹線、航空機を利用した場合には、領収書の提出が必要となる場合がある。従来の業務ワークフローシステムでは、領収書の提出が必要な交通費申請の場合、業務ワークフローシステムでの申請を行った後に、必要となる領収書を台紙に糊付けして提出する等している。

そこで、先行文献１では、ワークフローシステムで交通費精算の申請が行われた場合に、領収書が必要な申請であるか否かを自動判定し、領収書が必要となる申請であると判定すると領収書を張り付けるための台紙を印刷出力し、申請者はこれに領収書を貼付して紙面で提出するワークフローシステムに関する技術が開示されている。この技術では、印刷出力する専用台紙に、交通費申請された申請番号を特定できるバーコードを印刷しているので、領収書が添付された台紙が提出された経理部門では、バーコードリーダーでバーコードを読み取ることで、申請番号とのマッチングを簡単に行うことができる。

特開２００２−２７９１４６号公報

しかし、先行技術１に開示された発明では、ワークフローシステムで電子的に申請を受け付けていながら、承認に必要となる領収書は後ほど送られてくることになり、ワークフローシステムを導入することによる処理の迅速化、効率化が必ずしもはかられているわけではない。

上記については、例えば、領収書を複合機のスキャナ部で読み取り、電子化機能を用いて領収書の電子画像データを作成し、ワークフローシステムで行われる申請に当該電子画像データを添付することで、更なる処理の迅速化、効率化をはかることが予想される。

その場合、交通費申請を行った申請者は、領収書を複合機で電子化し、その後に申請データを添付して申請を行うという操作を行わなければならない。その添付データを作成するタイミングとしては、ワークフローでの交通費申請を開始前、開始後双方が考えられる。そして、双方のデータともに適切にワークフローの申請データに添付を行うことが可能な仕組みが重要になってくる。

業務の効率化を図るためには、申請の開始前に作成された添付データを申請データに容易に添付すること、申請開始前に作成された添付データのみでは、当該申請を行う場合に不十分である場合には、申請開始後に複合機等で電子化することで作成した添付データを、ユーザによりどの申請データに対して添付するかの明示的な指定を行わなくても、添付データを申請データに適切に添付させることが好ましい。

本発明は、上記した課題に鑑み、ワークフローでの申請に必要となる添付書類の添付の人為的なミスを抑制することを可能とするワークフローシステムを提供することを目的とする。

上記した目的を達成するために、本発明の情報処理システムは、以下の構成を備える。即ち、クライアント装置から申請データを受け付ける管理サーバと、読取機構を備える画像処理装置と、を含む情報処理システムであって、前記管理サーバは、クライアント装置から申請データ及び前記申請データに添付するファイルの指定情報を受け付ける第１の受付手段と、前記第１の受付手段で受け付けた前記申請データに含まれる申請内容、及び、前記申請データに添付する前記ファイルの指定情報により指定されるファイルに従って、当該申請データに添付すべきファイルが前記ファイルの指定情報により指定されるファイルでは不足しているかを判定する第１の判定手段と、前記第１の判定手段で前記申請データに添付すべきファイルが不足していると判定した場合に、前記申請データに対して添付するファイルを作成する際に用いられるスキャンチケットを生成する第１の生成手段と、前記第１の生成手段で生成されたスキャンチケットを、当該スキャンチケットを用いて作成されたファイルを添付する申請データと対応付ける対応付け手段と、前記画像処理装置からのスキャンチケットの要求に応じて、スキャンチケットを当該画像処理装置に送信する第１の送信手段と、を備え、前記画像処理装置は、前記管理サーバに対してスキャンチケットデータの要求を行う要求手段と、画像処理装置を操作するユーザが利用可能なスキャンチケットデータの一覧を表示し、画像読取処理に使用するスキャンチケットデータの指定を受け付ける第２の受付手段と、前記第２の受付手段で受け付けたスキャンチケットデータを用いて前記画像読み取り機構による画像読取処理を行うことで、前記申請データに添付するファイルを生成する第２の生成手段と、前記第２の生成手段で生成された前記ファイルを指定された送信先に送信する第２の送信手段と、を備え、前記管理サーバはさらに、画像処理装置から送信された前記ファイルを、前記対応付け手段により当該ファイル作成の際に用いられたスキャンチケットに対応づけられた申請データに添付する添付手段と、を備えることを特徴とする。

上記した目的を達成するために、本発明の情報処理方法は、以下の構成を備える。即ち、クライアント装置から申請データを受け付ける管理サーバと、読取機構を備える画像処理装置と、を含む情報処理システムによって行われる情報処理方法であって、前記管理サーバは、クライアント装置から申請データ及び前記申請データに添付するファイルの指定情報を受け付ける第１の受付工程と、前記第１の受付工程で受け付けた前記申請データに含まれる申請内容、及び、前記申請データに添付する前記ファイルの指定情報により指定されるファイルに従って、当該申請データに添付すべきファイルが前記ファイルの指定情報により指定されるファイルでは不足しているかを判定する第１の判定工程と、前記第１の判定工程で前記申請データに添付すべきファイルが不足していると判定した場合に、前記申請データに対して添付するファイルを作成する際に用いられるスキャンチケットを生成する第１の生成工程と、前記第１の生成工程で生成されたスキャンチケットを、当該スキャンチケットを用いて作成されたファイルを添付する申請データと対応付ける対応付け工程と、前記画像処理装置からのスキャンチケットの要求に応じて、スキャンチケットを当該画像処理装置に送信する第１の送信工程と、を実行し、前記画像処理装置は、前記管理サーバに対してスキャンチケットデータの要求を行う要求工程と、画像処理装置を操作するユーザが利用可能なスキャンチケットデータの一覧を表示し、画像読取処理に使用するスキャンチケットデータの指定を受け付ける第２の受付工程と、前記第２の受付工程で受け付けたスキャンチケットデータを用いて前記画像読み取り機構による画像読取処理を行うことで、前記申請データに添付するファイルを生成する第２の生成工程と、前記第２の生成工程で生成されたファイルを指定された送信先に送信する第２の送信工程と、を実行し、前記管理サーバはさらに、画像処理装置から送信された前記ファイルを、前記対応付け工程により当該ファイル作成の際に用いられたスキャンチケットに対応づけられた申請データに添付する添付工程とを実行することを特徴とする。

上記した目的を達成するために、本発明のコンピュータプログラムは、以下の構成を備える。即ち、クライアント装置から申請データを受け付ける管理サーバと、読取機構を備える画像処理装置と、を含む情報処理システムで実行されるコンピュータプログラムであって、前記管理サーバを、クライアント装置から申請データ及び前記申請データに添付するファイルの指定情報を受け付ける第１の受付手段と、前記第１の受付手段で受け付けた前記申請データに含まれる申請内容、及び、前記申請データに添付する前記ファイルの指定情報により指定されるファイルに従って、当該申請データに添付すべきファイルが前記ファイルの指定情報により指定されるファイルでは不足しているかを判定する第１の判定手段と、前記第１の判定手段で前記申請データに添付すべきファイルが不足していると判定した場合に、前記申請データに対して添付するファイルを作成する際に用いられるスキャンチケットを生成する第１の生成手段と、前記第１の生成手段で生成されたスキャンチケットを、当該スキャンチケットを用いて作成されたファイルを添付する申請データと対応付ける対応付け手段と、前記画像処理装置からのスキャンチケットの要求に応じて、スキャンチケットを当該画像処理装置に送信する第１の送信手段として機能させ、前記画像処理装置を、前記管理サーバに対してスキャンチケットデータの要求を行う要求手段と、画像処理装置を操作するユーザが利用可能なスキャンチケットデータの一覧を表示し、画像読取処理に使用するスキャンチケットデータの指定を受け付ける第２の受付手段と、前記第２の受付手段で受け付けたスキャンチケットデータを用いて前記画像読み取り機構による画像読取処理を行うことで、前記申請データに添付するファイルを生成する第２の生成手段と、前記第２の生成手段で生成された前記ファイルを指定された送信先に送信する第２の送信手段として機能させ、前記管理サーバをさらに、画像処理装置から送信された前記ファイルを、前記対応付け手段により当該ファイル作成の際に用いられたスキャンチケットに対応づけられた申請データに添付する添付手段として機能させることを特徴とする。

上記した目的を達成するために、本発明の情報処理装置は、以下の構成を備える。即ち、クライアント装置、及び、読取機構を備える画像処理装置と通信可能に接続される情報処理装置であって、前記クライアント装置から申請データ及び前記申請データに添付するファイルの指定情報を受け付ける第１の受付手段と、前記第１の受付手段で受け付けた前記申請データに含まれる申請内容、及び、前記申請データに添付する前記ファイルの指定情報により指定されるファイルに従って、当該申請データに添付すべきファイルが前記ファイルの指定情報により指定されるファイルでは不足しているかを判定する第１の判定手段と、前記第１の判定手段で前記申請データに添付すべきファイルが不足していると判定した場合に、前記申請データに対して添付するファイルを作成する際に用いられるスキャンチケットを生成する第１の生成手段と、前記第１の生成手段で生成されたスキャンチケットを、当該スキャンチケットを用いて作成されたファイルを添付する申請データと対応付ける対応付け手段と、前記画像処理装置からのスキャンチケットの要求に応じて、スキャンチケットを当該画像処理装置に送信する第１の送信手段と、前記画像処理装置が、前記第１の送信手段で送信したスキャンチケットを用いて前記読取機構による読取処理を実行した結果作成されたファイルを受信する受信手段と、前記受信手段で受信したファイルを、前記対応付け手段により前記画像処理装置での読取処理の際に用いられたスキャンチケットに対応づけられた申請データに添付する添付手段とを備えることを特徴とする。

本発明では、ワークフローでの申請データに必要な添付書類がすべてそろっていない場合に、当該申請データに添付ファイルを添付するために使用するスキャンチケットを作成し、当該スキャンチケットを用いて複合機等で作成された電子画像データを申請データに添付するよう制御する。これにより、申請に必要な添付ファイルをより効率的に申請データに添付することが可能となり、また、添付ファイルの添付ミスを低減させることが可能となる。

本発明のワークフローシステムのシステム構成の一例を示すシステム構成図である。 本発明のワークフローシステムにおけるサーバ装置１０１として適用可能な情報処理装置のハードウェア構成の一例を示す図である。 本発明のワークフローシステムにおける複合機１０３のハードウェア構成の一例を示す図である。 本発明のワークフローシステムによって行われる処理の概要を示すフローチャートである。 図４のステップＳ４０２の新規申請受付処理の詳細を示すフローチャートである。 図５のステップＳ５０４の添付ファイル設定処理の詳細を示すフローチャートである。 図６のステップＳ６０５のファイル添付処理の詳細を示すフローチャートである。 図４のステップＳ４０４のスキャンチケットを用いたスキャン処理の詳細を示すフローチャートである。 クライアント装置１０２のディスプレイ装置に表示される新規申請画面の一例を示す図である。 クライアント装置１０２のディスプレイ装置に表示される添付ファイル設定画面の構成の一例を示す図である。 複合機１０３のＬＣＤ表示部に表示される操作画面の一例を示す図である。 サーバ装置１０１の外部メモリ２１１に記憶されるスキャンチケットデータテーブルのデータ構成の一例を示す図である。 サーバ装置１０１の外部メモリ２１１に記憶される交通費申請データテーブルの構成の一例を示す図である。

以下、図面を参照して、本発明の実施の形態の一例について説明する。図１は、本発明の情報処理システムのシステム構成の一例を示す構成図である。本発明の情報処理システムは、サーバ装置１０１、クライアント装置１０２−１、１０２−２（以下、まとめてクライアント装置１０２とする）、複合機１０３−１、１０３−２（以下、まとめて複合機１０３とする）等の画像処理装置、ＬＡＮ１０４等を備えて構成されている。

サーバ装置１０１は、クライアント装置１０２より特定のワークフローの開始要求を受け付けることにより、当該開始要求を受け付けた種別のワークフロー処理データを生成する。また、開始要求を受け付けたワークフローに添付書類、例えば交通費申請におけるタクシー等の領収書等が必要な場合には、スキャンチケットの作成も合わせて行う。

スキャンチケットとは、ワークフローの各種処理データ（申請データ）に添付する電子画像データ（添付データ）を作成する際に画像処理装置で用いられるデータであり、電子画像データを作成する際に、紙文書等を複合機１０３のスキャナ機能を使用して読み込む際の解像度やカラー設定などのスキャナ設定や、作成する電子画像データのファイルフォーマット、作成した電子画像データの登録先、スキャンチケットを用いたスキャン処理により作成される電子画像データを添付するワークフローの申請データ等が定義されている。スキャンチケットデータのデータ構成については、図１２を参照して後述することにする。尚、スキャンチケットを発行する機能と、ワークフローデータを管理する機能とは異なるサーバ装置で提供しても構わない。また、サーバ装置１０１は、スキャンチケットデータの使用完了時に行うべき処理をスキャンチケットデータに従って特定し、その処理を実行する。本実施例では、ワークフローによる申請処理を次のアクティビティに進める例を説明するがスキャンチケットデータ使用完了時に行う処理はこれに限られず、メールの送信等であっても構わない。

クライアント装置１０２は、ワークフローシステムで各種の申請を行うユーザが使用する端末装置である。クライアント装置１０２は、ユーザの入力部を用いた操作に従って入力された操作命令に従い、サーバ装置１０１に対して、サーバ装置１０１が提供するワークフロー機能での各種申請要求を行う。その際に、申請を行う項目や、申請に添付する領収書等の書類の電子画像データを作成する際に用いるスキャンチケットの設定に必要な入力指示をユーザによる入力部を介した操作により受け付け、当該入力指示に応じた申請要求やスキャンチケットの発行要求をサーバ装置１０１に対して行う。この申請要求に応じて、サーバ装置１０１では新規申請データの作成を行う。

複合機１０３は、各種申請に添付する書類（例えば領収書）の電子画像データの作成処理に用いる画像処理装置である。申請に添付する書類の電子画像データを作成する際に、複合機１０３は、ユーザに対応するスキャンチケットをサーバ装置１０１に対して要求する。そしてユーザから、サーバ装置１０１から取得したスキャンチケットの選択指示を受け付け、選択されたスキャンチケットに設定されているスキャナ設定に従って、書類の電子画像データ作成処理を行う。作成された電子画像データは、スキャンチケットに設定されている登録先に保存されることになる。

ＬＡＮ１０４は、サーバ装置１０１、クライアント装置１０２、複合機１０３を相互に通信可能に接続するための通信ネットワークである。以上が、本発明の情報処理システムの構成の一例の説明である。

次に、図２を参照して、図１のサーバ装置１０１に適用可能な情報処理装置のハードウェア構成の一例について説明する。

図２において、２０１はＣＰＵで、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０３あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Basic Input / Output System）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、各サーバ或いは各ＰＣの実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。

２０２はＲＡＭで、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＯＭ２０３あるいは外部メモリ２１１からＲＡＭ２０２にロードして、該ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現するものである。

また、２０５は入力コントローラで、キーボードやポインティングデバイス等の入力装置２０９からの入力を制御する。２０６はビデオコントローラで、ディスプレイ装置２１０等の表示器への表示を制御する。これらは必要に応じて操作者が使用するものである。

２０７はメモリコントローラで、ブートプログラム，各種のアプリケーション，フォントデータ，ユーザファイル，編集ファイル，各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）や、フレキシブルディスク（ＦＤ）、或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。

２０８は通信Ｉ／Ｆ（インタフェース）コントローラで、ネットワーク（例えば、図１に示したＬＡＮ１０４）を介して外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いた通信等が可能である。

なお、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０２内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ディスプレイ装置２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ディスプレイ装置２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。

本発明を実現するための後述するフローチャートに示す各ステップの処理は、コンピュータで読み取り実行可能なプログラムにより実行され、そのプログラムは外部メモリ２１１に記録されている。そして、必要に応じてＲＡＭ２０２にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。さらに、上記プログラムの実行時に用いられる定義ファイル及び各種情報テーブル等も、外部メモリ２１１に格納されており、これらについての詳細な説明も後述する。

尚、図１のクライアント装置１０２もサーバ装置１０１と略同様のハードウェア構成を有しているので、詳細な説明は割愛する。

次に、図３を参照して、図１の複合機１０３のハードウェア構成について説明する。図３は、図１の複合機１０３のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。

図３において、３１６はコントローラユニットで、画像入力デバイスとして機能するスキャナ３１４や、画像出力デバイスとして機能するプリンタ３１２と接続する一方、ＬＡＮ１０４や公衆回線（ＷＡＮ）（例えば、ＰＳＴＮまたはＩＳＤＮ等）と接続することで、電子画像データやデバイス情報の入出力を行う。

コントローラユニット３１６において、３０１はＣＰＵで、システム全体を制御するプロセッサである。３０２はＲＡＭで、ＣＰＵ３０１が動作するためのシステムワークメモリであり、プログラムを記録するためのプログラムメモリや、電子画像データを一時記録するための画像メモリでもある。

３０３はＲＯＭで、システムのブートプログラムや各種制御プログラムが格納されている。３０４はハードディスクドライブ（ＨＤＤ）で、システムを制御するための各種プログラム，電子画像データ等を格納する。

３０７は操作部インタフェース（操作部Ｉ／Ｆ）で、操作部３０８とのインタフェース部である。また、操作部Ｉ／Ｆ３０７は、操作部３０８から入力したキー情報（例えば、スタートボタンの押下）をＣＰＵ３０１に伝える役割をする。

３０５はネットワークインタフェース（ネットワークＩ／Ｆ）で、ＬＡＮ１０４等のネットワークに接続し、データの入出力を行う。３０６はモデムで、公衆回線に接続し、ＦＡＸの送受信等のデータの入出力を行う。

３１８は外部インタフェース（外部Ｉ／Ｆ）で、ＵＳＢ、ＩＥＥＥ１３９４，プリンタポート，ＲＳ−２３２Ｃ等の外部入力を受け付けるＩ／Ｆ部であり、本実施形態においてはユーザの認証を行う際に必要となる非接触ＩＣカード（記憶媒体）の読み取り用のカードリーダ３１９が外部Ｉ／Ｆ部３１８に接続されている。そして、ＣＰＵ３０１は、この外部Ｉ／Ｆ３１８を介してカードリーダ３１９によるＩＣカードからの情報読み取りを制御し、該ＩＣカードから読み取られた情報を取得可能である。以上のデバイスがシステムバス３０９上に配置される。

３２０はイメージバスインタフェース（イメージバスＩ／Ｆ）であり、システムバス３０９と電子画像データを高速で転送する画像バス３１５とを接続し、データ構造を変換するバスブリッジである。画像バス３１５は、ＰＣＩバスまたはＩＥＥＥ１３９４で構成される。画像バス３１５上には以下のデバイスが配置される。

３１０はラスタイメージプロセッサ（ＲＩＰ）で、例えば、ＰＤＬコード等のベクトルデータをビットマップイメージに展開する。３１１はプリンタインタフェース（プリンタＩ／Ｆ）で、プリンタ３１２とコントローラユニット３１６を接続し、電子画像データの同期系／非同期系の変換を行う。また、３１３はスキャナインタフェース（スキャナＩ／Ｆ）で、スキャナ３１４とコントローラユニット３１６を接続し、電子画像データの同期系／非同期系の変換を行う。

３１７は画像処理部で、入力画像データに対し補正、加工、編集を行ったり、プリント出力画像データに対して、プリンタの補正、解像度変換等を行ったりする。また、これに加えて、画像処理部３１７は、電子画像データの回転や、多値画像データに対してはＪＰＥＧ、２値画像データはＪＢＩＧ、ＭＭＲ、ＭＨ等の圧縮伸張処理を行う。そして、この画像処理部３１７は、スキャナ３１４を駆動して画像読み取りされた電子画像データを画像処理して、ファイル出力可能な形式（例えば、ＰＤＦ形式ファイル）に変換し、ＣＰＵ３０１と連携して、ネットワークＩ／Ｆ３０５を介して、外部装置に電子画像データのファイルを送信することができる。

スキャナ３１４は、原稿となる紙上の画像を照明し、ＣＣＤラインセンサで走査することで、ラスタイメージデータとして電気信号に変換する。原稿用紙は原稿フィーダのトレイにセットし、装置使用者が操作部３０８から読み取り起動指示することにより、ＣＰＵ３０１がスキャナ３１４に指示を与え、フィーダは原稿用紙を１枚ずつフィードし原稿画像の読み取り動作を行う。

プリンタ３１２は、ラスタイメージデータを用紙上の画像に変換する部分であり、その方式は感光体ドラムや感光体ベルトを用いた電子写真方式、微少ノズルアレイからインクを吐出して用紙上に直接画像を印字するインクジェット方式等があるが、どの方式でも構わない。プリント動作の起動は、ＣＰＵ３０１からの指示によって開始する。なお、プリンタ３１２には、異なる用紙サイズまたは異なる用紙向きを選択できるように複数の給紙段を持ち、それに対応した用紙カセットがある。

操作部３０８は、ＬＣＤ表示部を有し、ＬＣＤ上にタッチパネルシートが貼られており、システムの操作画面を表示するとともに、表示してあるキーが押されるとその位置情報を操作部Ｉ／Ｆ３０７を介してＣＰＵ３０１に伝える。また、操作部３０８は、各種操作キーとして、例えば、スタートキー、ストップキー、ＩＤキー、リセットキー等を備える。

尚、表示部はプリンタによって表示性能が異なり、タッチパネルを介して操作をできるプリンタ、単に液晶画面を備え文字列を表示（印刷状態や印刷している文書名の表示）させるだけのプリンタによって本発明は構成されている。

ここで、操作部３０８のスタートキーは、原稿画像の読み取り動作を開始する時などに用いる。スタートキーの中央部には、緑と赤の２色ＬＥＤがあり、その色によってスタートキーが使える状態にあるかどうかを示す。また、操作部３０８のストップキーは、稼働中の動作を止める働きをする。また、操作部３０８のＩＤキーは、使用者のユーザＩＤを入力する時に用いる。リセットキーは、操作部からの設定を初期化する時に用いる。

カードリーダ３１９は、ＣＰＵ３０１からの制御により、非接触ＩＣカードに記憶されている情報を読み取り、該読み取った情報を外部Ｉ／Ｆ３１８を介してＣＰＵ３０１へ通知する。

以上のような構成によって、複合機１０３は、スキャナ３１４で文書を読む込むことで作成される電子画像データをＬＡＮ１０４上に送信したり、ＬＡＮ１０４から受信した印刷データをプリンタ３１２により印刷出力したりすることができる。

また、スキャナ３１４で文書を読み込むことで作成された電子画像データをモデム３０６により、公衆回線上にＦＡＸ送信したり、公衆回線からＦＡＸ受信した電子画像データをプリンタ３１２により出力したりすることができる。以上が、図１の複合機１０３のハードウェア構成の一例である。

次に、図４を参照して、サーバ装置１０１によって実行される処理の概要について説明する。この処理をサーバ装置１０１のＣＰＵ２０１に行わせるためのプログラムは外部メモリ２１１に記憶されており、必要に応じてＣＰＵ２０１は当該プログラムをＲＡＭ２０２にダウンロードし、その制御に従って本処理を行うことになる。

この処理を実行している際に、ＣＰＵ２０１は常にクライアント装置１０２からのワークフローシステムでの各種の新規申請や、複合機１０３からのスキャンチケット要求を受け付けている。

クライアント装置１０２からワークフローシステムでの新規申請を受け付けた場合には（ステップＳ４０１でＹＥＳ）、ＣＰＵ２０１は処理をステップＳ４０２に進め、サーバ装置１０１のＣＰＵ２０１とクライアント装置１０２のＣＰＵによる新規申請受付処理を行う。この処理の詳細については、図５を参照して後述することにする。

また、複合機１０３からのスキャンチケット要求を受け付けると（ステップＳ４０３でＹＥＳ）、ＣＰＵ２０１は処理をステップＳ４０４に進め、サーバ装置１０１のＣＰＵ２０１と複合機１０３のＣＰＵ３０１によるスキャンチケットを用いたスキャン処理を実行する。この処理の詳細については、図８を参照して後述することにする。尚、複合機１０３は、ＬＣＤ表示部に表示される操作画面１１００（図１１）において、スキャンチケットボタン１１０１に対する押下指示を受け付けることで、複合機１０３はサーバ装置１０１に対してスキャンチケットを用いたスキャン要求を行うことになる。この操作画面１１００の構成については後述することにする。そして、以上の処理を、ＣＰＵ２０１が本図に示す処理を終了すると判定する（ステップＳ４０５でＹＥＳ）まで繰り返し行うことになる。以上が、サーバ装置１０１によって行われる処理の概要である。

次に、図５を参照して、図４のステップＳ４０２の新規申請受付処理の詳細な処理について説明する。図５は新規申請受付処理の詳細を示すフローチャートである。サーバ装置１０１のＣＰＵ２０１は、外部メモリ２１１に記憶されている、ＣＰＵ２０１にステップＳ５０１乃至Ｓ５０５の処理を実行させるためのプログラムをＲＡＭ２０２にロードし、ロードしたプログラムの制御に従って当該処理を行うことになる。また、同様にクライアント装置１０２のＣＰＵ２０１は、外部メモリ２１１に記憶されている、クライアント装置１０２のＣＰＵにステップＳ５１１乃至Ｓ５１４の処理を実行させるためのプログラムをＲＡＭ２０２にロードし、ロードしたプログラムの制御に従って本処理を行うことになる。

まず、不図示のステップで、新規申請（ここでは交通費の新規申請とする）の要求を行ってきたクライアント装置１０２を操作するユーザの認証処理が終了すると、サーバ装置１０１のＣＰＵ２０１は、新規申請画面９００をクライアント装置１０２のディスプレイ装置２１０に表示させるための画面情報を、当該要求を行ってきたクライアント装置１０２に対して送信する（ステップＳ５０１）。画面情報を受信したクライアント装置１０２は、画面情報に従って、新規申請画面９００をディスプレイ装置２１０に表示する（ステップＳ５１１）。

ここで、図９を参照して、図５のステップＳ５１１でクライアント装置１０２のディスプレイ装置２１０に表示される交通費の新規申請画面９００の構成について説明する。

図９に示すように、新規申請画面９００には、利用日入力欄９０１、交通手段指定欄９０２、利用区間入力欄９０３、運賃入力欄９０４、往復指定欄９０５、領収書指定欄９０６、申請ボタン９０８、キャンセルボタン９０９が設定されている。また、交通手段指定欄９０２に対する指定に応じて、領収書指定欄９０６に添付ファイル選択ボタン９０７が設定されることになる。これら項目について、新規申請に含まれる詳細データ毎に入力を受け付けることになる。

利用日入力欄９０１は、交通手段を利用した利用日を入力する入力欄である。交通手段指定欄９０２は、利用した交通手段を指定する指定欄である。ここでは、電車、新幹線、バス、飛行機、タクシー等が指定可能となっている。ここで、新幹線、飛行機、タクシーが指定されると、領収書の電子画像データの添付が必要となる。

利用区間入力欄９０３は、当該交通手段を使用した区間を入力する入力欄である。運賃入力欄９０４は、交通手段の利用に要した運賃を入力する入力欄である。往復指定欄９０５は、その行に入力された交通費申請の詳細データが、区間の片道分のものであるか（チェックなし）、それとも往復分のものであるか（チェックあり）を指定する指定欄である。

交通手段指定欄９０２で領収書の領収書の電子画像データが必要となる交通手段（新幹線、飛行機、タクシー）が指定されると、領収書指定部９０６には、電子画像データを添付するために用いられる添付ファイル選択ボタン９０７が表示される。この添付ファイル選択ボタン９０７に対する押下指示を受け付けると、クライアント装置１０２のＣＰＵ２０１は、ディスプレイ装置２１０に図１０に示す添付ファイル設定画面１０００を表示するよう制御することになる。この添付ファイル設定画面１０００については、図１０を参照して後述することにする。

申請ボタン９０８は、本画面を介して入力された交通費の新規申請データをサーバ装置１０１に送信するために用いられるボタンである。キャンセルボタン９０９は、サーバ装置に１０１に新規申請データを送信することなく本画面を終了する際に用いられるボタンである。以上が、新規申請画面９００の一例の説明である。尚、交通費の新規申請は、複数の申請を一度に行うことができる。その場合は、図９に示すように、複数の詳細データを入力して申請を行えばよい。

次に、図１０を参照して、クライアント装置１０２のディスプレイ装置２１０に表示される添付ファイル設定画面１０００の構成について説明する。この画面は、図９の新規申請画面９００中の添付ファイル選択ボタン９０７に対する押下指示を受け付けることで、クライアント装置１０２のディスプレイ装置１０２に表示される画面である。

図１０に示すように、添付ファイル設定画面１０００には、申請詳細データ表示部１００１、領収書画像データ自動添付指定欄１００２、添付可能ファイル表示欄１００３、添付ファイル表示欄１００４、追加ボタン１００５、削除ボタン１００６、閲覧ボタン１００７−１、１００７−２、ＯＫボタン１００８、キャンセルボタン１００９が設定されている。

申請詳細データ表示部１００１には、図９で押下指示を受け付けた添付ファイル選択ボタン９０７が表示されている行に入力された交通費申請データの詳細データが表示される。領収書画像データ自動添付指定欄１００２は、当該詳細データの添付ファイルとする電子画像データを自動設定するか（チェックあり）否か（チェックなし）を指定する指定欄である。添付ファイルの自動設定処理については後述することにする。

添付可能ファイル表示欄１００３には、サーバ装置１０１上の特定フォルダに記憶されている電子画像データの一覧が表示される。サーバ装置にはそれぞれのユーザに割り当てられた交通費申請データに添付可能な電子画像データを記憶しているフォルダが設定されており、この添付可能ファイル表示欄１００３には、ユーザ認証により特定されたユーザに割り当てられたフォルダに記憶されている電子画像データの一覧が表示されることになる。尚、既に他の詳細データに添付されている電子画像データは表示されない、若しくは表示されても選択できないように制御される。また、電子画像データが記憶されている任意のフォルダの選択を受け付け、選択を受け付けたフォルダ内に記憶されている電子画像データを添付ファイルとして受け付けるようにしても勿論構わない。

添付ファイル表示欄１００４には、当該詳細データに添付する指定を受け付けた電子画像データの一覧が表示される。添付ファイルの指定は、添付可能ファイル表示欄１００３に一覧表示されている何れかの電子画像データが選択されている状態で、追加ボタン１００４の指定を受け付けることで行われる。添付ファイルの指定を受け付けた電子画像データは添付可能ファイル表示欄１００３からは削除され、添付ファイル表示欄１００４に表示されることになる。

一方、添付ファイルの指定を解除するためには、添付ファイル表示欄１００５に一覧表示されている何れかの電子画像データが選択されている状態で、削除ボタン１００６の押下指示を受け付けることで行われる。添付ファイルの解除指定を受け付けた電子画像データは、添付ファイル表示欄１００４からは削除され、添付可能ファイル表示欄１００３に表示されることになる。

閲覧ボタン１００７−１、１００７−２はそれぞれ、添付可能ファイル表示欄１００３、添付ファイル表示欄１００４に表示されている電子画像データを閲覧するために用いられるボタンであり、それぞれの表示欄に表示されている何れかの電子画像データが選択状態でこのボタンに対する押下指示を受け付けると、ＣＰＵ２０１は、選択されている電子画像データの表示を行うことになる。

ＯＫボタン１００８は、本画面を介して入力された設定情報を確定し、本画面の処理を終了するために用いられるボタンである。また、キャンセルボタン１００９は本画面を介して入力された設定情報を無効化して本画面の処理を終了するために用いられるボタンである。以上が、添付ファイル設定画面１０００の説明である。

図５の説明に戻る。クライアント装置１０２は、ステップＳ５１１で表示した新規申請画面９００及び添付ファイル設定画面１０００を介して、ユーザからの新規申請データの詳細データの入力を受け付け（ステップＳ５１２）、入力を受け付けた詳細データを含む新規申請データをサーバ装置１０１に対して送信する（ステップＳ５１３）。

サーバ装置１０１のＣＰＵ２０１は、クライアント装置１０２から新規申請データを受信すると（ステップＳ５０２）、新規申請データを外部メモリ２１１の申請データテーブルに登録する。例えば、新規申請データが交通費申請に関するものであれば交通費申請データテーブル１３００にその情報が登録されることになる。

ここで、図１３を参照して、交通費申請データテーブル１３００のデータ構成について説明する。図１３は交通費申請データテーブル１３００のデータ構成の一例を示す図である。

図１３に示す通り、交通費申請データテーブル１３００はデータ項目として、ユーザＩＤ１３０１、申請ＩＤ１３０２、詳細ＩＤ１３０３、利用日１３０４、交通手段１３０５、利用区間１３０６、運賃１３０７、往復１３０８、スキャンチケットＩＤ１３０９、添付ファイル１３１０等が設定されている。この交通費申請データテーブル１３００には、図９の新規申請画面９００、図１０の添付ファイル設定画面１０００を介して入力された各種の情報が登録されることになる。

ユーザＩＤ１３０１には、当該交通費申請を行ったユーザを特定するためのＩＤ情報が登録される。申請ＩＤ１３０２には、交通費申請データを識別するＩＤ情報が登録される。図９の新規申請画面で複数の詳細データの入力がなされた場合には、それらの申請ＩＤは同一のＩＤ情報が登録されることになる。詳細ＩＤ１３０３には、同一の申請データ中のそれぞれの詳細データを識別するための識別情報が登録される。

利用日１３０４には、新規申請画面９００の利用日入力欄９０１に入力された情報が登録される。交通手段１３０５には、新規申請画面９００の交通手段指定欄９０２で指定された交通手段が登録される。利用区間１３０６には、新規申請画面９００の利用区間入力欄９０３に入力された情報が登録される。運賃１３０７には、新規申請画面９００の運賃入力欄９０４に入力された運賃の情報が登録される。往復１３０８には、新規申請画面９００の往復指定欄９０５で指定された往復／片道に関する情報が登録される。

スキャンチケットＩＤ１３０９には、後述する処理で作成されることになるスキャンチケットを一意に識別するためのＩＤ情報が登録される。添付ファイル１３１０には、添付ファイル設定画面１０００で詳細データに対する添付ファイルとして設定された電子画像データが登録される。以上が交通費申請データテーブル１３００のデータ構成の説明である。

図５の説明に戻る。サーバ装置１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ５０２で受信した新規申請データを申請データテーブルに登録すると（ステップＳ５０３）、その後、添付ファイル設定処理を行う（ステップＳ５０４）。この処理の詳細については図６を参照して説明することにする。

図６は、図５のステップＳ５０４の添付ファイル設定処理の詳細を示すフローチャートである。まずサーバ装置１０１のＣＰＵ２０１は、当該新規申請データに含まれるすべての詳細データを取得する（ステップＳ６０１）。そしてその後、ステップＳ６０１で取得した全ての詳細データについて後述する処理を行う。

サーバ装置１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ６０１で取得した詳細データに、添付ファイルの指定がされているかを判定する（ステップＳ６０２）。詳細データへの添付ファイルの指定は、図１０の添付ファイル設定画面１０００を介した操作指示により、クライアント装置１０２で受け付けており、図５のステップＳ５１３の処理で申請データとともにクライアント装置１０２から送信される。

サーバ装置ＣＰＵ２０１が、ステップＳ６０２で詳細データに添付ファイルの指定がなされている（ＹＥＳ）と判定した場合には、処理をステップＳ６０３に進め、指定されたファイルを当該詳細データの添付ファイルに設定する。より具体的には、交通費申請データテーブル１３００中の当該詳細データを示すデータレコードの添付ファイル１３１０に、添付ファイルとして指定された電子画像データの情報を登録することになる。

また、ステップＳ６０４では、当該申請データに対して、自動的にファイルを添付する添付設定がなされているかを判定する。ＣＰＵ２０１は、詳細データに対して、図１０の添付ファイル設定画面１０００中の領収書画像データ自動添付指定欄１００２にチェックがなされたか（自動添付設定あり）否か（自動添付設定なし）により、この判定を行うことになる。

ファイルを自動的に添付する設定がなされている（ステップＳ６０４でＹＥＳ）とＣＰＵ２０１が判定した場合には、処理をステップＳ６０５に進め、ファイル添付処理を行うことになる。この処理の詳細については、図７を参照して説明する。

ここで、図７を参照して図６のステップＳ６０５のファイル添付処理の詳細について説明する。図７は図６のステップＳ６０５のファイル添付処理の詳細を示すフローチャートである。

まずＣＰＵ２０１は、サーバ装置１０１に設定されたフォルダのうち、ワークフローシステムを用いた新規の申請を行ったユーザに割り当てられたフォルダから電子画像データの一覧を取得する（ステップＳ７０１）。そして、取得した全ての電子画像データに対して、後述するステップＳ７０２からＳ７０４の処理を行う。

ステップＳ７０２では、ＣＰＵ２０１はステップＳ７０１で取得した電子画像データのうち、後述する処理を行っていない電子画像データに対して、当該電子画像ファイルが他の詳細データの添付ファイルとして設定されているかを判定する（ステップＳ７０２）。ＣＰＵ２０１は、外部メモリ２１１に記憶されている交通費申請データテーブル１３００中の何れかの他の詳細データの添付ファイル１３１０に当該電子画像データが添付ファイルとして登録されているかにより、この判定を行うことになる。

ステップＳ７０２の判定処理でＮＯと判定した場合には、ＣＰＵ２０１は処理をステップＳ７０４に進め、当該電子画像データに対してＯＣＲ処理を行うことによって得られる日付情報、運賃情報、交通機関情報等が、詳細データの日付情報、運賃情報、交通機関情報等の添付条件を満たすかにより、添付条件と一致するかを判定する（ステップＳ７０３）。

ステップＳ７０３で添付条件と一致する（ＹＥＳ）と判定した場合には、当該詳細データに関するレコードの添付ファイル１３１０に、当該画像ファイルの情報を登録する（ステップＳ７０４）。そして以上の処理を、ステップＳ７０１で取得した全ての画像ファイルに対して行うことになる。

尚、添付ファイルの自動添付設定の処理対象である詳細データの往復設定が片道を示すものであった場合には、電子画像データを１つ、往復を示すものであった場合には、電子画像データを２つ添付した段階で本処理を終了させても勿論構わない。以上が図６のステップＳ６０５のファイル添付処理の詳細である。

図６の説明に戻る。そして、ステップＳ６０６では、サーバ装置１０１のＣＰＵ２０１は、当該詳細データに対する添付ファイルが不足しているかを判定する。そして、例えば、添付ファイルが必要な詳細データであるにもかかわらず添付ファイルの設定がされていない場合や、添付ファイルをＯＣＲ処理することによって得られる運賃を合算した結果が当該詳細データに設定された運賃に満たない場合など、添付ファイルが不足している（ＹＥＳ）と判定した場合には、当該詳細データに電子画像データを添付するために用いられるスキャンチケットを作成し、図１２に示すスキャンチケットデータテーブル１２００に登録する（ステップＳ６０７）。

ここで、図１２を参照してスキャンチケットデータテーブル１２００のデータ構成について説明する。図１２に示す通り、スキャンチケットデータテーブル１２００はデータ項目に、スキャンチケットＩＤ１２０１、種別１２０２、ユーザＩＤ１２０３、スキャン設定が設定されている。

また、スキャン設定１２０４として、カラー／モノクロ設定情報１２０４−１、解像度設定情報１２０４−２、ファイル形式情報１２０４−３、ファイル送信先情報１２０４−４が登録されている。

スキャンチケットＩＤ１２０１には、スキャンチケットを一意に識別するＩＤ情報が登録される。

種別１２０２には、スキャンチケットの種別が登録される。例えば、全てのユーザが使用可能である交通費申請データに添付する電子画像データを作成するために使用されるスキャンチケットの種別は「交通費申請一般」、立替払申請データに添付する電子画像データを作成するために使用されるスキャンチケットの種別は「立替払申請一般」等と登録される。また、この種別１２０２に「個別」が登録されているスキャンチケットは、ユーザによる何らかの申請に応じて作成され、当該申請データに添付する電子画像ファイルを作成するために用いられるスキャンチケットであることを意味している。

ユーザＩＤ１２０３には、当該スキャンチケットを使用可能なユーザのユーザ情報が登録される。このユーザＩＤ１２０３に情報が登録されていないスキャンチケットは全てのユーザが使用可能なスキャンチケットであることを意味する。

また、スキャンチケット設定１２０４には、複合機でのスキャン処理を行う際のスキャン設定情報が登録されており、カラー／モノクロ１２０４−１には、スキャン時のカラー／モノクロの設定が、解像度１２０４−２には解像度設定が、ファイル形式１２０４−３にはスキャン処理によって作成する電子画像データのファイル形式が、ファイル送信先１２０４−４には、スキャン処理によって作成された電子画像データの送信先情報が登録されている。

尚、ファイル送信先１２０４のＳｅｒｖｅｒ￥交通費￥＜ＵＳＥＲ＞は、サーバ装置１０１に設定されている交通費フォルダ中のフォルダであって、複合機１０３にログイン中のユーザに割り当てられたフォルダを送信先にすることを意味している。以上が図１２のスキャンチケットデータテーブル１２００の説明である。

図６の説明に戻る。ステップＳ６０７でスキャンチケットを発行後、発行されたスキャンチケットを特定するスキャンチケットＩＤ１２０１を、交通費申請データテーブル１３００に登録されている当該詳細データのスキャンチケットＩＤ１３０９に追加登録する（ステップＳ６０８）。そして、ステップＳ６０２からＳ６０８の処理を、新規申請データに含まれるすべての詳細データに対して行うことになる。

新規申請データに含まれる全ての詳細データに対してステップＳ６０２からステップＳ６０８の処理を終了後、処理をステップＳ６０９に進め、当該新規申請データに必要な電子画像データの添付を終えたかを判定する。この処理では、当該新規申請データの詳細データのうち添付ファイルが必要な（交通手段１３０５が、新幹線、飛行機、タクシーである）詳細データの全てに電子画像データが添付されているか否かを判定する。

ステップＳ６０９の判定処理でＣＰＵ２０１がＹＥＳと判定した場合には、処理をステップＳ６１０に進め、当該新規申請データに関するワークフローを次のアクティビティ（例えば、承認者による承認段階）に移行させる。以上が、図５のステップＳ５０４の添付ファイル詳細設定処理の詳細の説明である。

本処理では、新規申請データに必要な添付ファイルが申請時に揃っていない時に、新規申請データに添付ファイルを設定するために用いられるスキャンチケットの発行を行う。そして、そのスキャンチケットを用いた書類の読み取り処理を行うことによって、当該申請データに添付する電子画像データの作成を行うことになる。また、新規申請データに必要な添付ファイルが既に揃っている場合には、スキャンチケットの無駄な発行を行わない。尚、スキャンチケットを用いて新規申請データに電子画像データを添付する処理については図８を参照して後述する。

次に、図８を参照して図４のステップＳ４０４のスキャンチケットを用いたスキャン処理の詳細について説明する。図８はスキャンチケットを用いたスキャン処理の詳細を示すフローチャートである。サーバ装置１０１のＣＰＵ２０１は、外部メモリ２１１に記憶されているＣＰＵ２０１にステップＳ８２１からステップＳ８３２の処理を実行させるためのプログラムをＲＡＭ２０２にロードし、ロードしたプログラムによる制御に従って当該処理を実行する。また、複合機１０３のＣＰＵ３０１は、ＨＤＤ３０４に記憶されているＣＰＵ３０１にステップＳ８０１からステップＳ８０９の処理を実行させるためのプログラムをＲＡＭ３０２にロードし、ロードしたプログラムによる制御に従って当該処理を実行する。

まず、この処理に先立ち複合機１０３のＣＰＵ３０１は、当該複合機１０３を使用するユーザのログイン処理を行う。そして、ログイン処理の後、操作部３０８のＬＣＤ表示部に表示される操作画面に設定されている「スキャンチケットボタン」が押下されると当該ユーザに対応するスキャンチケットの一覧要求をサーバ装置１０１に対して行う（ステップＳ８０１）。この要求に際し、サーバ装置１０１にはログインユーザを識別するためのユーザＩＤ情報が送信されることになる。

サーバ装置１０１は、複合機１０３により行われてスキャンチケットの一覧要求を受信すると（ステップＳ８２１）、外部メモリ２１１に記憶されているスキャンチケットデータテーブル１２００から、複合機１０３より送信されたユーザＩＤがユーザＩＤ１２０１に登録されているレコードを抽出することで、複合機１０３にログイン中のユーザに対応するスキャンチケットを取得する（ステップＳ８２２）。この時、ユーザＩＤ１２０１にユーザＩＤ情報が登録されていないスキャンチケット（例えば図１２のＴＫ００１、ＴＫ００２のスキャンチケット）も合わせて取得することになる。そして、取得したスキャンチケットの一覧を複合機１０３に対して送信する（ステップＳ８２３）。この時、ステップS８２２で取得したスキャンチケットのスキャンチケットＩＤ１２０１がスキャンチケットＩＤ１３０９に登録されている交通費申請データの詳細データも合わせて送信されることになる。

複合機１０３は、サーバ装置１０１から送信されたスキャンチケットの一覧を取得すると（ステップＳ８０２）、スキャンチケットを選択するための操作画面１１００を表示する（ＵＩ表示：ステップＳ８０３）。

ここで、図１１を参照して、図８のステップＳ８０３で複合機１０３の操作部３０８のＬＣＤ表示部に表示される操作画面１１００の一例について説明する。

図１１に示すように操作画面１１００には、操作指定部１１０１、スキャンチケット一覧表示部１１０２、スキャン開始１１０３が設定されている。

操作指定部１１０１は、複合機１０３を用いて行う処理を指定する指定部である。例えばこの操作指定部１１００に設定されている「コピー」ボタンに対する押下指示を受け付けると、複合機１０３のＣＰＵ３０１は、コピーの詳細設定を行うための不図示の画面を表示し、コピーの詳細設定（例えば、部数、両面／片面設定、コピー濃度設定、拡大率設定）の入力を受け付ける。その後、コピーの開始指示を受け付けると、ＣＰＵ３０１は、コピー処理を開始することになる。

その他、「ＦＡＸ」ボタンに対する押下指示を受け付けるとＦＡＸ送信の詳細設定を行うための不図示の画面が表示される。また、「保存データ印刷」ボタンに対する押下指示を受け付けると、複合機１０３の記憶装置に記憶されている印刷データに対する印刷処理を行うための不図示の画面が表示される。

この操作指定部１１０１は、各種処理の設定を行う操作指示画面に共通して設定されるものであり。操作指定部１１０１中の「スキャンチケット」ボタン１１０１−１に対する押下指示を行うことで、ＣＰＵ３０１に対して図８の処理の開始を指示することができる。

スキャンチケット一覧表示部１１０２は、複合機１０３にログインしているユーザが使用可能なスキャンチケットを表示する表示部であり、このスキャンチケット一覧表示部１１０２に表示されているスキャンチケットに対する押下指示を受け付けることで、使用するスキャンチケットの選択を受け付けることになる。選択されたスキャンチケットは１１０２−１に示すように、当該スキャンチケットが選択されていることをユーザに認識可能に表示制御されることになる。

スキャン開始ボタン１１０３は、ＣＰＵ３０１に対してスキャンチケット一覧表示部１１０２で選択を受け付けたスキャンチケットを用いたスキャン処理の開始をＣＰＵ３０１に指示するために用いられるボタンである。以上が図１１の操作画面１１００の説明である。

図８の説明に戻る。図１１に示す操作画面１１００を表示後、複合機１０３のＣＰＵ３０１は、該操作画面による操作指示によりスキャンチケットの選択指示を受け付ける（ステップＳ８０４）。その後、操作画面１１００のスキャン開始ボタン１１０３に対する押下指示により入力されるスキャン開始指示を受け付けると（ステップＳ８０５でＹＥＳ）、ステップＳ８０４で選択指示を受け付けたスキャンチケットに設定されているスキャン設定（例えば、カラー／モノクロ設定１２０４−１、解像度設定１２０４−２）に従ってスキャン処理を実行し（ステップＳ８０６）、当該スキャンチケットのファイル形式１２０４−３に設定されているファイル形式の電子画像データを作成する（ステップＳ８０７）。そして、ステップＳ８０４で選択したスキャンチケットのスキャンチケットＩＤと作成した電子画像データとをサーバ装置１０１に対して送信する（ステップＳ８０８）。

サーバ装置１０１のＣＰＵ２０１は、複合機１０３からスキャンチケットＩＤ、電子画像データを受信すると（ステップＳ８２４）、当該スキャンチケットＩＤにより特定されるスキャンチケットのファイル送信先１２０４−４に登録されている登録先に受信した画像データを保存する（ステップＳ８２５）。

そして、電子画像データ保存後、サーバ装置１０１のＣＰＵ２０１は、交通費申請データテーブル１３００のスキャンチケットＩＤ１３０９に、ステップＳ８２４で複合機１０３より受信したスキャンチケットＩＤが登録されているレコードを検索することで、複合機１０３より受信した電子画像データを添付する詳細データを特定する（ステップＳ８２６）。

そして、ステップＳ８２６の特定処理で、電子画像データを添付する詳細データが特定された場合には（ステップＳ８２７の「画像添付？」でＹＥＳ）、当該詳細データの添付ファイル１３１０に当該電子画像データのファイル名を登録する（ステップＳ８２８）。尚、種別１２０２に「個別」以外が設定されているスキャンチケットを用いたスキャン処理が複合機１０３で行われた場合には、当該電子画像データは、この処理では詳細データに添付されない。また、複合機１０３で種別１２０２が「交通費申請一般」であるスキャンチケットを使用してのスキャン処理の結果作成された電子画像データは、図１０を用いた添付データの選択処理で、詳細データに添付可能な電子画像データとなる。

ステップＳ８２８の処理終了後、複合機１０３のＣＰＵ３０１は、ステップＳ８２８で電子画像データを添付した詳細データを含む申請データに対する添付ファイルの設定が終了したかを判定する（ステップＳ８２９）。この判定処理で、添付ファイルの設定が終了したと判定した場合には（ステップＳ８２９でＹＥＳ）、処理をステップＳ８３０に進め、当該申請をワークフローの次のアクティビティに移行させる。そして、当該申請で用いられたスキャンチケットを削除する（ステップＳ８３１）。

ステップＳ８２７でＮＯ、ステップＳ８２９でＮＯとＣＰＵ３０１が判定した場合、またステップＳ８３１の処理が終了後、ＣＰＵ３０１は、処理をステップＳ８３２に進め、処理結果を複合機１０３に対して送信する（ステップＳ８３２）。そして、複合機１０３のＣＰＵ３０１はサーバ装置１０１からの処理結果を受信し、その処理結果に応じた画面表示を行うことになる（ステップＳ８０９）。以上が、図４のステップＳ４０４のスキャンチケットを用いたスキャン処理の詳細である。

以上説明したように、本発明によれば、ワークフローシステムを用いて、例えば交通費申請など、実際に交通機関を使用したことを示す領収書等の電子画像ファイルが必要な申請を行う場合に、当該申請に電子画像ファイルを添付するために用いるスキャンチケットを発行し、その設定に従って電子画像データの作成、作成した電子画像データの申請データへの添付を行うことが可能となる。これにより、ユーザがワークフローシステムでの申請データ作成後に、当該申請データに添付する電子画像データの指定処理を行わなくて済むので、電子画像データの添付ミスなどを低減させる効果も奏することができる。

また、本発明では、申請データに添付する電子画像データが不足している場合に、当該申請データに電子画像ファイルを添付するためのスキャンチケットを発行するので、不要にスキャンチケットを発行することがなく、ユーザのスキャンチケット選択に係るミスを低減させる効果も奏する。

また、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。

この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。

プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク，ハードディスク，光ディスク，光磁気ディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，ＤＶＤ−ＲＯＭ，磁気テープ，不揮発性のメモリカード，ＲＯＭ，ＥＥＰＲＯＭ，シリコンディスク等を用いることができる。

また、サーバ装置１０１、クライアント装置１０２、複合機１０３が読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。

さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ，データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。

また上記のソフトウェアで実現する各処理を、ファームウェアやハードウェア構成にして、各処理を各手段として実現することも可能であり、本発明の技術的範囲はこのようなファームウェアやハードウェア構成による実現も含むものである。

１０１ サーバ装置
１０２−１、１０２−２ クライアント装置
１０３−１、１０３−２ 複合機
１０４ ＬＡＮ
２０１ ＣＰＵ
２０２ ＲＡＭ
２０３ ＲＯＭ
２０４ システムバス
２０５ 入力コントローラ
２０６ ビデオコントローラ
２０７ メモリコントローラ
２０８ 通信インタフェース（Ｉ／Ｆ）コントローラ
２０９ 入力装置
２１０ ディスプレイ装置
２１１ 外部メモリ

Claims (8)

1. クライアント装置から申請データを受け付ける管理サーバと、読取機構を備える画像処理装置と、を含む情報処理システムであって、
   前記管理サーバは、
   クライアント装置から申請データ及び前記申請データに添付するファイルの指定情報を受け付ける第１の受付手段と、
   前記第１の受付手段で受け付けた前記申請データに含まれる申請内容、及び、前記申請データに添付する前記ファイルの指定情報により指定されるファイルに従って、当該申請データに添付すべきファイルが前記ファイルの指定情報により指定されるファイルでは不足しているかを判定する第１の判定手段と、
   前記第１の判定手段で前記申請データに添付すべきファイルが不足していると判定した場合に、前記申請データに対して添付するファイルを作成する際に用いられるスキャンチケットを生成する第１の生成手段と、
   前記第１の生成手段で生成されたスキャンチケットを、当該スキャンチケットを用いて作成されたファイルを添付する申請データと対応付ける対応付け手段と、
   前記画像処理装置からのスキャンチケットの要求に応じて、スキャンチケットを当該画像処理装置に送信する第１の送信手段と、を備え、
   前記画像処理装置は、
   前記管理サーバに対してスキャンチケットデータの要求を行う要求手段と、
   画像処理装置を操作するユーザが利用可能なスキャンチケットデータの一覧を表示し、画像読取処理に使用するスキャンチケットデータの指定を受け付ける第２の受付手段と、
   前記第２の受付手段で受け付けたスキャンチケットデータを用いて前記画像読み取り機構による画像読取処理を行うことで、前記申請データに添付するファイルを生成する第２の生成手段と、
   前記第２の生成手段で生成された前記ファイルを指定された送信先に送信する第２の送信手段と、を備え、
   前記管理サーバはさらに、
   画像処理装置から送信された前記ファイルを、前記対応付け手段により当該ファイル作成の際に用いられたスキャンチケットに対応づけられた申請データに添付する添付手段と、
   を備えることを特徴とする情報処理システム。
2. 前記管理サーバは、
   前記申請データに添付すべきファイルの添付が終了したかを判定する第２の判定手段と、
   前記第２の判定手段で添付が終了したと判定した場合に、当該申請データを次のアクティビティに移行させる移行手段と
   を更に備えることを特徴とする請求項１に記載の情報処理システム。
3. 前記スキャンチケットには、画像処理装置で読取処理を実行する際の読み取り設定、読取処理により作成するファイルのファイル形式、作成された前記ファイルの送信先が定義されていること
   を特徴とする請求項１または２に記載の情報処理システム。
4. クライアント装置から申請データを受け付ける管理サーバと、読取機構を備える画像処理装置と、を含む情報処理システムによって行われる情報処理方法であって、
   前記管理サーバは、
   クライアント装置から申請データ及び前記申請データに添付するファイルの指定情報を受け付ける第１の受付工程と、
   前記第１の受付工程で受け付けた前記申請データに含まれる申請内容、及び、前記申請データに添付する前記ファイルの指定情報により指定されるファイルに従って、当該申請データに添付すべきファイルが前記ファイルの指定情報により指定されるファイルでは不足しているかを判定する第１の判定工程と、
   前記第１の判定工程で前記申請データに添付すべきファイルが不足していると判定した場合に、前記申請データに対して添付するファイルを作成する際に用いられるスキャンチケットを生成する第１の生成工程と、
   前記第１の生成工程で生成されたスキャンチケットを、当該スキャンチケットを用いて作成されたファイルを添付する申請データと対応付ける対応付け工程と、
   前記画像処理装置からのスキャンチケットの要求に応じて、スキャンチケットを当該画像処理装置に送信する第１の送信工程と、を実行し、
   前記画像処理装置は、
   前記管理サーバに対してスキャンチケットデータの要求を行う要求工程と、
   画像処理装置を操作するユーザが利用可能なスキャンチケットデータの一覧を表示し、画像読取処理に使用するスキャンチケットデータの指定を受け付ける第２の受付工程と、
   前記第２の受付工程で受け付けたスキャンチケットデータを用いて前記画像読み取り機構による画像読取処理を行うことで、前記申請データに添付するファイルを生成する第２の生成工程と、
   前記第２の生成工程で生成されたファイルを指定された送信先に送信する第２の送信工程と、を実行し、
   前記管理サーバはさらに、
   画像処理装置から送信された前記ファイルを、前記対応付け工程により当該ファイル作成の際に用いられたスキャンチケットに対応づけられた申請データに添付する添付工程と
   を実行することを特徴とする情報処理方法。
5. クライアント装置から申請データを受け付ける管理サーバと、読取機構を備える画像処理装置と、を含む情報処理システムで実行されるコンピュータプログラムであって、
   前記管理サーバを、
   クライアント装置から申請データ及び前記申請データに添付するファイルの指定情報を受け付ける第１の受付手段と、
   前記第１の受付手段で受け付けた前記申請データに含まれる申請内容、及び、前記申請データに添付する前記ファイルの指定情報により指定されるファイルに従って、当該申請データに添付すべきファイルが前記ファイルの指定情報により指定されるファイルでは不足しているかを判定する第１の判定手段と、
   前記第１の判定手段で前記申請データに添付すべきファイルが不足していると判定した場合に、前記申請データに対して添付するファイルを作成する際に用いられるスキャンチケットを生成する第１の生成手段と、
   前記第１の生成手段で生成されたスキャンチケットを、当該スキャンチケットを用いて作成されたファイルを添付する申請データと対応付ける対応付け手段と、
   前記画像処理装置からのスキャンチケットの要求に応じて、スキャンチケットを当該画像処理装置に送信する第１の送信手段として機能させ、
   前記画像処理装置を、
   前記管理サーバに対してスキャンチケットデータの要求を行う要求手段と、
   画像処理装置を操作するユーザが利用可能なスキャンチケットデータの一覧を表示し、画像読取処理に使用するスキャンチケットデータの指定を受け付ける第２の受付手段と、
   前記第２の受付手段で受け付けたスキャンチケットデータを用いて前記画像読み取り機構による画像読取処理を行うことで、前記申請データに添付するファイルを生成する第２の生成手段と、
   前記第２の生成手段で生成された前記ファイルを指定された送信先に送信する第２の送信手段として機能させ、
   前記管理サーバをさらに、
   画像処理装置から送信された前記ファイルを、前記対応付け手段により当該ファイル作成の際に用いられたスキャンチケットに対応づけられた申請データに添付する添付手段として機能させることを特徴とするコンピュータプログラム。
6. クライアント装置、及び、読取機構を備える画像処理装置と通信可能に接続される情報処理装置であって、
   前記クライアント装置から申請データ及び前記申請データに添付するファイルの指定情報を受け付ける第１の受付手段と、
   前記第１の受付手段で受け付けた前記申請データに含まれる申請内容、及び、前記申請データに添付する前記ファイルの指定情報により指定されるファイルに従って、当該申請データに添付すべきファイルが前記ファイルの指定情報により指定されるファイルでは不足しているかを判定する第１の判定手段と、
   前記第１の判定手段で前記申請データに添付すべきファイルが不足していると判定した場合に、前記申請データに対して添付するファイルを作成する際に用いられるスキャンチケットを生成する第１の生成手段と、
   前記第１の生成手段で生成されたスキャンチケットを、当該スキャンチケットを用いて作成されたファイルを添付する申請データと対応付ける対応付け手段と、
   前記画像処理装置からのスキャンチケットの要求に応じて、スキャンチケットを当該画像処理装置に送信する第１の送信手段と、
   前記画像処理装置が、前記第１の送信手段で送信したスキャンチケットを用いて前記読取機構による読取処理を実行した結果作成されたファイルを受信する受信手段と、
   前記受信手段で受信したファイルを、前記対応付け手段により前記画像処理装置での読取処理の際に用いられたスキャンチケットに対応づけられた申請データに添付する添付手段と
   を備えることを特徴とする情報処理装置。
7. クライアント装置、及び、読取機構を備える画像処理装置と通信可能に接続される情報処理装置によって行われる情報処理方法であって、
   前記クライアント装置から申請データ及び前記申請データに添付するファイルの指定情報を受け付ける第１の受付工程と、
   前記第１の受付工程で受け付けた前記申請データに含まれる申請内容、及び、前記申請データに添付する前記ファイルの指定情報により指定されるファイルに従って、当該申請データに添付すべきファイルが前記ファイルの指定情報により指定されるファイルでは不足しているかを判定する第１の判定工程と、
   前記第１の判定工程で前記申請データに添付すべきファイルが不足していると判定した場合に、前記申請データに対して添付するファイルを作成する際に用いられるスキャンチケットを生成する第１の生成工程と、
   前記第１の生成工程で生成されたスキャンチケットを、当該スキャンチケットを用いて作成されたファイルを添付する申請データと対応付ける対応付け工程と、
   前記画像処理装置からのスキャンチケットの要求に応じて、スキャンチケットを当該画像処理装置に送信する第１の送信工程と、
   前記画像処理装置が、前記第１の送信工程で送信したスキャンチケットを用いて前記読取機構による読取処理を実行した結果作成されたファイルを受信する受信工程と、
   前記受信工程で受信したファイルを、前記対応付け工程により前記画像処理装置での読取処理の際に用いられたスキャンチケットに対応づけられた申請データに添付する添付工程と
   を備えることを特徴とする情報処理方法。
8. クライアント装置、及び、読取機構を備える画像処理装置と通信可能に接続される情報処理装置を、
   前記クライアント装置から申請データ及び前記申請データに添付するファイルの指定情報を受け付ける第１の受付手段と、
   前記第１の受付手段で受け付けた前記申請データに含まれる申請内容、及び、前記申請データに添付する前記ファイルの指定情報により指定されるファイルに従って、当該申請データに添付すべきファイルが前記ファイルの指定情報により指定されるファイルでは不足しているかを判定する第１の判定手段と、
   前記第１の判定手段で前記申請データに添付すべきファイルが不足していると判定した場合に、前記申請データに対して添付するファイルを作成する際に用いられるスキャンチケットを生成する第１の生成手段と、
   前記第１の生成手段で生成されたスキャンチケットを、当該スキャンチケットを用いて作成されたファイルを添付する申請データと対応付ける対応付け手段と、
   前記画像処理装置からのスキャンチケットの要求に応じて、スキャンチケットを当該画像処理装置に送信する第１の送信手段と、
   前記画像処理装置が、前記第１の送信手段で送信したスキャンチケットを用いて前記読取機構による読取処理を実行した結果作成されたファイルを受信する受信手段と、
   前記受信手段で受信したファイルを、前記対応付け手段により前記画像処理装置での読取処理の際に用いられたスキャンチケットに対応づけられた申請データに添付する添付手段
   として機能させるためのコンピュータプログラム。

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