JP5599035B2 - 文書管理システム、文書管理方法及びプログラム - Google Patents

Description

本発明は、スキャン／印刷ボタンの設定に処理フローを結び付け、スキャン／印刷時に処理フローに従った処理を簡単に選択・実行することが可能な文書管理システム、文書管理方法及びプログラムに関する。

近年、オフィスＰＣ環境のＷｅｂ化が定着してきており、これに伴い、複合機（Ｍｕｌｔｉ Ｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）の世界でもＵＩのＷｅｂ化が進み、他社との差別化技術の１つとなっている。その中で特に、Ｗｅｂで繋がるクライアントＰＣと複合機のそれぞれの性格を活かした効率的な利用方法が注目されている。一般的に、ＰＣは各個人が専有して使用するが、複合機は複数人が共用で使用するものであるため、個々人の複合機の占有時間は最低限に抑えたいという要望がある。このような要望に対応するために、例えば、現状の複合機は、複合機においてスキャンした文書を文書管理サーバやファイルサーバのフォルダに保存することができる機能を有している。その場合、クライアントＰＣで格納先フォルダを設定し、該設定に対応したボタンを複合機のブラウザから選択することで、スキャン文書を文書管理サーバやファイルサーバのフォルダに文書を保存することができる。さらには、文書をスキャンする他に「注釈の付与」や「他の文書データと結合」といった操作をワークフローとして登録することで、次回からスキャンボタンを押すだけで、一連の処理をまとめて一つの操作で行うことができる機能も存在する。このような機能はスキャンに限らず、例えば印刷する場合についても同様に適用可能である。

この点に関し、例えば、特許文献１では、予めテンプレートを用意し、これと複合機から行った各種操作とを比較し、当該テンプレートと合致する操作である場合に、その一連の操作をワークフローとして登録することができるシステムが提案されている。

特開２００９-１１１６１２号公報

上述のようなオフィスＰＣ環境において、複合機でスキャン等を行って文書管理サーバ等に保存された文書データに対して、「別フォルダに移動」や「他の文書データと結合」といった各種操作が引き続いて行われることがある。特許文献１では、ユーザの操作履歴に基づくワークフローを一連の処理として登録し、スキャンボタンや印刷ボタンから当該一連の処理をまとめて実行できるように設定することが可能である。例えば、「別フォルダに移動」、「他の文書データと結合」、「メール送信」という３つの処理がワークフローとしてスキャンボタンに関連付けて登録されていれば、スキャンボタンの押下によってこれら３つの処理が順に実行される。しかしながら、ユーザが文書をスキャンしようとする時に、同内容の一連の処理が常に必要であるとは限らない。上記の例において、とりあえず、「他の文書データと結合」までを行いたいということもあるはずである。にもかかわらず、特許文献１の技術では、ワークフローが登録されたスキャンボタンが押下されると、登録された一連の処理のすべてが実行されてしまう。仮に、今回は「他の文書データと結合」まで行いたいとユーザが考えた場合であっても、スキャンボタンの押下により「メール送信」の処理までが実行されることになる。このように、特許文献１の技術では、登録された一連の処理のうち任意の処理までをその時々の状況に応じて実行するといったことはできなかった。その様な場合には、その時々の必要に合わせた新たなワークフローをその都度登録するしかなかった。

本発明に係る文書管理システムは、スキャナ機能を有する複合機、文書データを保存し管理するＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ、前記文書データに対しユーザが操作指示を行うためのクライアントＰＣ、がネットワークで接続された文書管理システムにおいて、 前記複合機は、ユーザインタフェースと、スキャンに続いて実行可能な処理フローを含むスキャン設定情報を前記ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣから取得し、当該処理フローをスキャン時のメニューとして前記ユーザインタフェースに表示する手段と、前記メニューとして表示された処理フローの中からユーザがどの処理を選択したかを示すメニュー選択情報を生成する手段と、を備え、前記ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣは、前記スキャン設定情報を保存する手段と、前記メニュー選択情報を前記複合機から取得し、ユーザが選択した処理までの処理を前記処理フローに従いスキャン後に実行する実行手段と、 前記処理フローのうち前記実行手段で実行されなかった残りの処理がある場合に、当該残りの処理を、前記複合機でスキャンされたスキャン文書データに関連付ける手段と、前記スキャン文書データに関連付けられた残りの処理を示す付随処理情報を生成する手段と、 を備え、前記クライアントＰＣは、ユーザインタフェースと、前記操作指示の対象の文書データとして、前記残りの処理が関連付けられたスキャン文書データをユーザが選択した場合に、前記付随処理情報を前記ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣから取得し、前記選択されたスキャン文書データに関連付けられた残りの処理を前記ユーザインタフェースに表示する手段と、を備える、ことを特徴とする。

本発明によれば、スキャンや印刷に引き続いて実行されることの多い様々な処理を効率よく実行することができる。

本発明に係る文書管理システムのシステム構成図の一例である。 クライアントＰＣ及び各サーバＰＣのハードウェア構成の一例を示す図である。 複合機のハードウェア構成の一例を示す図である。 本発明に係る文書管理システムのソフトウェア構成の一例を示す図である。 第１の実施形態に係る、スキャン設定情報の登録処理の流れを示すフローチャートである。 ＸＭＬで記述されたスキャン設定情報のデータ構造を示す図である。 第１の実施形態に係る、初回スキャン時の処理の流れを示すフローチャートである。 第１の実施形態に係る、スキャン設定情報の追加登録の処理の流れを示したフローチャートである。 第１の実施形態に係る、スキャン設定情報にメニューとして追加登録される処理フローの一例を示す図である。 ＸＭＬで記述された、ユーザ操作情報がメニューとして追加登録されたスキャン設定情報のデータ構造を示す図である。 第１の実施形態に係る文書管理システムにおける、２回目以降のスキャン時の処理の流れを示すフローチャートである。 第１の実施形態に係る、スキャン設定情報に基づくメニュー表示の態様を示す図である。 第１の実施形態に係る、後続の処理が関連付けられたスキャン文書データに対する処理の流れを示すフローチャートである。 第１の実施形態に係る、スキャン文書データに関連付けられた処理の表示態様の一例を示す図である。 ＸＭＬで記述された、ユーザ操作情報が繰り返し追加登録されたスキャン設定情報のデータ構造を示す図である。 第２の実施形態に係る、印刷設定情報の登録処理の流れを示すフローチャートである。 ＸＭＬで記述された印刷設定情報のデータ構造を示す図である。 第２の実施形態に係る、初回印刷時の処理の流れを示すフローチャートである。 第２の実施形態に係る、印刷設定情報の追加登録の処理の流れを示したフローチャートである。 第２の実施形態に係る、印刷設定情報にメニューとして追加登録される処理フローの一例を示す図である。 ＸＭＬで記述された、ユーザ操作情報がメニューとして追加登録された印刷設定情報のデータ構造を示す図である。 第２の実施形態に係る文書管理システムにおける、２回目以降の印刷時の処理の流れを示すフローチャートである。 第２の実施形態に係る、印刷設定情報に基づくメニュー表示の態様を示す図である。 第２の実施形態に係る、後続の処理が関連付けられた印刷文書データに対する処理の流れを示すフローチャートである。 第２の実施形態に係る、印刷文書データに関連付けられた処理の表示態様の一例を示す図である。 ＸＭＬで記述された、ユーザ操作情報が繰り返し追加登録された印刷設定情報のデータ構造を示す図である。

以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。

［第１の実施形態］
（システム構成）
図１は、本発明に係る文書管理システムのシステム構成図の一例である。

クライアントＰＣ１０は、ユーザが本文書管理システムで保存・管理される文書データに対して各種の操作指示を行うためのコンピュータである。ユーザは、不図示のＵＩ（ユーザインタフェース）を介して本文書管理システムにアクセスすることができ、本実施形態では、Ｗｅｂブラウザを使用して情報をディスプレイ１０８に表示することでＵＩを構成している。

ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０は、本文書管理システムにおいてＷｅｂアプリケーションを提供するサーバコンピュータである。

ユーザ管理サーバＰＣ３０は、本文書管理システムにアクセスするユーザの情報を管理するためのサーバコンピュータである。

文書管理サーバＰＣ４０は、文書を保存/管理する機能を有するサーバコンピュータである。

複合機５０は、プリンタ、スキャナ、コピー、ＦＡＸといった複数の機能を備えたＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ Ｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）である。ユーザは、不図示のＵＩを介して本文書管理システムにアクセスすることができ、本実施形態では、Ｗｅｂブラウザを使用して情報を表示装置２０１に表示することでＵＩを構成している。

クライアントＰＣ１０、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０、ユーザ管理サーバＰＣ３０、文書管理サーバＰＣ４０、及び複合機５０は、それぞれネットワークを介して接続されている。

なお、図１の例では、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０、ユーザ管理サーバＰＣ３０、及び文書管理サーバＰＣ４０は、別個の装置として構成されているが、これらの機能を供えた一のサーバコンピュータで構成しても構わない。

また、以下では、ユーザからの各種操作指示は、クライアントＰＣ１０で行うものとして説明するが、これに限られない。他の３つのサーバＰＣ２０〜４０のいずれか又はすべてがクライアントＰＣの役割を兼ね、これらを用いて各種操作指示を行うようにしても構わない。

さらに、スキャンや印刷の各処理は、複合機５０に備えられたスキャナ機能及び印刷機能で実行される構成としているが、クライアントＰＣ１０に接続された独立のスキャナやプリンタで実行されるような構成であっても構わない。

なお、本実施形態では、クライアントＰＣ１０及び複合機５０のＷｅｂブラウザを使用したＵＩを介して文書管理システムにアクセスする構成としている。しかし、例えば、専用のクライアントアプリケーションをクライアントＰＣ１０及び複合機５０に配置し、これを用いてアクセスするような構成であっても構わない。この場合、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０ではなく、文書管理サーバＰＣ４０と専用クライアントアプリケーションが通信する構成でも構わない。

（ハードウェア構成）
図２は、クライアントＰＣ１０及び各サーバＰＣ２０〜４０のハードウェア構成の一例を示す図であり、図３は、複合機５０のハードウェア構成の一例を示す図である。

図２において、ＣＰＵ１００は、ＲＯＭ１０２のプログラム用ＲＯＭに記憶された、或いはハードディスク１０９からＲＡＭ１０１にロードされたＯＳやアプリケーション等のプログラムを実行する。ここでＯＳとはコンピュータ上で稼動するオペレーティングシステムの略語である。後述のフローチャートを用いて説明される各種処理はこのプログラムの実行により実現される。ＲＡＭ１０１は、ＣＰＵ１００の主メモリ、ワークエリア等として機能する。キーボードコントローラ１０３は、キーボード１０７や図示しないポインティングデバイスからのキー入力を制御する。ディスプレイコントローラ１０４は、各種ディスプレイ１０８の表示を制御する。ディスクコントローラ１０５は、各種データを記憶するハードディスク（ＨＤ）１０９やフロッピー（登録商標）ディスク（ＦＤ）等におけるデータアクセスを制御する。ＮＣ１０６はネットワークに接続されて、ネットワークに接続された他の機器との通信制御処理を実行する。

図３において、ＣＰＵ２００は複合機５０を統括的に制御するプロセッサであって、内部バス２０７を介して接続された後述する各装置等を制御するものである。表示装置２０１は、タッチパネルなどの画面を表示するための装置である。ユーザは、所望の処理を行うための操作等を表示装置２０１に表示される画面を介して行う。スキャナ装置２０２は、スキャンを行うための装置であり、スキャナ情報管理部２０３は、スキャナ装置２０２の機能／状態の情報を管理／保持する。メモリ２０４は、ＣＰＵ２００が複合機５０を制御するために実行する各種命令（アプリケーションプログラム含む）を記憶し、大容量記憶装置２０５には、スキャナ装置２０２でスキャンしたデータを一時保存する。ネットワークインターフェース２０６は、ＣＰＵ２００に従いＬＡＮを介して信号の送受信を行う。

（ソフトウェア構成）
図４は、本文書管理システムのソフトウェア構成の一例を示す図である。破線は、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０、ユーザ管理サーバＰＣ３０、及び文書管理サーバＰＣ４０をそれぞれ示している。

メイン制御部４００は、本文書管理システムの全体を制御し、後述する各部に対する指示、管理を行う。

データ送受信部４０１は、クライアントＰＣ１０や複合機５０のＵＩを介して与えられたユーザの操作指示を受け取り、また、当該操作指示に基づいた処理結果をメイン制御部４００から受け取って、クライアントＰＣ１０や複合機５０に送信する。

セッション記憶部４０２は、クライアントＰＣ１０及び複合機５０でユーザが本文書管理システムにアクセスした場合に、同一ユーザのアクセスであることを示すセッション情報を生成する。更に、ユーザが本文書管理システムへのアクセスをやめる（ログアウト）、もしくは自動タイムアウトなどでセッションが切れるまでの間、繰り返し使用する各種情報をセッション情報と関連付けて保持する。

Ｗｅｂ ＵＩ生成部４０３は、メイン制御部４００からの指示に基づいて、状況に応じたＷｅｂ ＵＩを生成する。ここで、Ｗｅｂ ＵＩ生成部４０３が生成するＷｅｂ ＵＩとしては、例えば、ＨＴＭＬであり、さらにＪａｖａＳｃｒｉｐｔなどのスクリプト言語が埋まっていても構わない。

ユーザ情報処理部４１０は、メイン制御部４００からの指示に従い、ユーザ情報記憶部４１１に保存されている、本文書管理システムにアクセスするユーザを管理するための情報やユーザ毎の各種設定に関する情報（ユーザ設定情報）の抽出、設定などの処理を行う。なお、ユーザ管理に関しては、既知の技術であるＡｃｔｉｖｅ Ｄｉｒｅｃｔｏｒｙ、ＬＤＡＰなどとユーザ情報処理部４１０が連携し、ユーザ情報記憶部４１１においてはユーザ設定情報のみを保存しても構わない。

文書情報処理部４２１は、メイン制御部４００からの指示に従い、文書情報記憶部４２２への文書データや当該文書データの属性情報（インデックス情報を含む）の登録、保存、抽出、編集などの処理を行う。また、文書情報記憶部４２２には、以下に述べる、文書データに対する操作可能なメニュー（処理フロー）の情報も保存される。

文書操作情報処理部４２３は、メイン制御部４００からの指示に従い、文書データに対するユーザの操作指示の内容（ユーザ操作情報）を文書操作情報記憶部４２４に保存する。

以下、第１の実施形態に係る、スキャンに続いて実行されることの多い特定の処理を効率よく実行することが可能な文書管理システムの詳細について説明する。

（スキャンボタンの設定処理）
まず、ユーザが複合機５０でスキャン処理を指示する際に使用するスキャンボタンの詳細を設定する処理、すなわち、スキャン設定情報の登録処理について説明する。

図５は、スキャン設定情報の登録処理の流れを示すフローチャートである。ここでは、クライアントＰＣ１０を用いて登録する場合について述べるが、各サーバＰＣや複合機５０を使用して行うようにしてもよい。

まず、ステップ５００において、ユーザは、クライアントＰＣ１０のＵＩを介して文書管理システムにログインする。すなわち、クライアントＰＣ１０からＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０に接続し、メイン制御部４００の制御下でユーザ管理サーバＰＣ３０によるユーザ認証が実行される。ユーザのアクセス権限が確認されると、ステップ５０１に進む。

次に、ステップ５０１において、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０は、メイン制御部４００を介して、ユーザ情報記憶部４１１にすでにスキャン設定情報が登録されているか否かを確認する。既にスキャン設定情報が登録されている場合には、ステップ５０２に進む。スキャン設定情報が登録されていない場合には、ステップ５０３に進む。

ステップ５０２において、クライアントＰＣ１０は、既に登録されているスキャン設定情報を取得し、クライアントＰＣ１０のディスプレイ１０８上に表示する。

ステップ５０３において、クライアントＰＣ１０は、ユーザがスキャンを指示する際に使用するスキャンボタンに関する設定をキーボード１０７を介して受け付ける。このボタン設定には、ボタンＩＤ、ボタン名、ボタンの表示形体などの情報が含まれる。

ステップ５０４において、クライアントＰＣ１０は、スキャンの詳細に関する設定（スキャン設定）をキーボード１０７を介して受け付ける。スキャン設定の内容としては、スキャン時のカラー／白黒モード、２ｉｎ１などのページレイアウト、スキャンした文書の格納先フォルダの設定等を含む。以後、ステップ５０３におけるボタン設定とステップ５０４におけるスキャン設定とを併せて「スキャン設定情報」と呼ぶ。スキャン設定情報は、例えば、図６のようなＸＭＬで記述されたデータ形式で保存される。

ステップ５０５において、クライアントＰＣ１０は、スキャン設定情報をＷｅｂ アプリケーションサーバＰＣ２０に送信する。ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０は、受け取ったスキャン設定情報をメイン制御部４００を介して、ユーザ情報記憶部４１１に保存する。

（スキャン時の処理＜初回＞）
図７は、本実施形態に係る文書管理システムにおける、初回スキャン時の処理の流れを示すフローチャートである。なお、以下のフローチャートにおいては、便宜上、ユーザが操作指示を直接与える複合機５０若しくはクラインアントＰＣ１０、及びメイン制御部４００を備えるＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０のみを示す。メイン制御部４００の制御下で前述の所定の機能を担うユーザ管理サーバＰＣ３０と文書管理サーバＰＣ４０についてはフローチャート上は省略し、各ステップの説明中において適宜言及するものとする。

ステップ７００において、ユーザは、複合機５０を介して、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０に接続し、文書管理システムにログインする。メイン制御部４００の制御下でユーザ管理サーバＰＣ３０によるユーザ認証が実行され、ユーザのアクセス権限が確認できるとステップ７０１に進む。

次に、ステップ７０１において、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０は、メイン制御部４００を介して、ユーザ情報記憶部４１１にスキャン設定情報が既に登録されているかどうかを確認する。既に登録されている場合には、そのスキャン設定情報を取得し、複合機５０に送信する。

ステップ７０２において、複合機５０は、受信したスキャン設定情報に基づいてスキャンボタンを表示装置２０１上に表示する。

ステップ７０３において、複合機５０は、ユーザによるスキャンボタンの押下を受け付けると、スキャンを実行する。

ステップ７０４において、複合機５０は、スキャンにより得られたスキャン文書データをＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０に送信する。

ステップ７０５において、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０は、スキャン設定情報において指定された文書管理サーバＰＣ３０内の対象フォルダに、受信したスキャン文書データを格納する。

なお、ステップ７０３で、ユーザは、スキャンボタンの押下に先立ち、スキャン設定の内容を変更（例えば、「２ｉｎ１」を「４ｉｎ１」に変更等）することもできる。この場合、変更された内容に従ってスキャンが実行され、ステップ７０４でスキャン文書データと共に変更後のスキャン設定情報がＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０に送信される。そして、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０は、受信した変更後のスキャン設定情報を、当該ユーザのスキャン設定情報として更新し、ユーザ情報記憶部４１１に保存する。

（スキャン設定情報への追加登録処理）
図８は、文書管理サーバＰＣ３０内の対象フォルダに格納されたスキャン文書データに対して任意の処理をユーザが指示した場合に、その指示に係るユーザ操作情報をスキャン設定情報に追加登録する処理の流れを示したフローチャートである。

まず、ステップ８００において、ユーザはクライアントＰＣ１０を介して、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０に接続し、文書管理システムにログインする。メイン制御部４００の制御下でユーザ管理サーバＰＣ３０によるユーザ認証が実行され、ユーザのアクセス権限が確認できるとステップ８０１に進む。

次に、ステップ８０１において、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０は、メイン制御部４００を介して、文書情報記憶部４２２に保存されている当該ログインユーザに関する文書データの一覧情報をクライアントＰＣ１０に送信する。

ステップ８０２において、クライアントＰＣ１０は、受信した文書データの一覧情報に基づいて文書の一覧をディスプレイ１０８上に表示する。文書の一覧は、例えば、ツリー構造で表示される。

ステップ８０３において、一覧表示された中からユーザが選択した文書データに対するユーザの操作指示を受け付け、当該指示の内容を示すユーザ操作情報を生成し、これをＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０に送信する。ここで操作指示とは、例えば、「別フォルダに移動」や「他の文書データと結合」といったような所定の処理の実行を命令する、ユーザから与えられる指示を意味する。なお、受付可能な操作指示は１つに限られず、複数でもよい。例えば、別フォルダに移動する旨の操作指示に続いて、他の文書データと結合する旨の操作指示を与えられた場合等、複数の処理に亘る複数の操作指示でもよい。このように複数の操作指示を受け付けた場合には、当該複数の処理がその受け付け順で時系列に実行されるようなユーザ操作情報が生成される。

ステップ８０４において、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０は、受信したユーザ操作情報に従って、当該操作指示の内容（例えば、別フォルダに移動）を実行する。また、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０は、当該ユーザ操作情報に含まれる各操作指示について、個々の操作指示の識別を可能にするユーザ操作ＩＤを付して、文書操作情報記憶部４２４に登録する。

ステップ８０５において、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０は、ユーザ操作情報に従って実行された操作指示対象の文書データが前述の図５の処理で設定されたスキャンボタンを用いてスキャンされた文書データかどうかを判定する。この判定は、文書データに付与された所定の識別子をチェックすること等によりなされる。すなわち、スキャンを実行して文書データを格納する際、例えば、文書データのプロパティにスキャンした文書であることを識別可能なフラグ（例として、１：スキャン文書、０：非スキャン文書）を付与しておくことにより、このような判定が可能となる。この他にも、例えば、"スキャン文書"というテキストをスキャン時にインデックスとして付し、その有無で判定するようにしてもよい。判定の結果、先のスキャンボタンを使用してスキャンされた文書データであった場合には、ステップ８０６に進み、それ以外の文書データであった場合には本処理を終了する。

ステップ８０６において、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０は、当該スキャン文書データのスキャン時に使用されたスキャンボタンに係るスキャン設定情報に、ユーザ操作情報の内容をスキャン時のメニューとして付加する。すなわち、前述のスキャン設定情報の登録処理（図５）で設定されたスキャン設定情報に、ステップ８０４で実行した各処理を、スキャンに続いて実行することができる処理のフローとして追加登録する。この際、ステップ８０３で複数の操作指示がなされていた場合には、当該操作指示に対応する一連の処理が指示された順の処理フローでスキャン設定情報に追加登録される。例えば、スキャン文書データに対して、別フォルダに移動した後で別の文書データと結合し、最後にメールで送信するといった３つの処理を命令する操作指示がなされていた場合には、図９に示すような処理フローがメニューとして追加登録される。すなわち、「スキャン」から「メール送信」までの一連の処理の処理フローがスキャン設定情報にスキャン時のメニューとして登録される。図１０は、ユーザ操作情報がメニューとして追加登録されたＸＭＬ記述のスキャン設定情報の一例であり、上述の３つの処理を指示するユーザ操作情報がスキャン設定情報に追加登録された状態を示している。新たに「ＭｅｎｕＳｅｔｔｉｎｇ（１００１）」の項目が追加され、「別フォルダに移動（１００２）」、「他の文書データと結合（１００３）」、「メール送信（１００４）」の各処理が追加登録されている。なお、各処理について付された「ＯｐｅｒａｔｉｏｎＩＤ（１００５〜１００７）」は、ステップ８０４で文書操作情報記憶部４２４に登録された各ユーザ操作ＩＤに対応している。

（スキャン時の処理＜２回目以降＞）
図１１は、２回目以降のスキャン時の処理の流れを示すフローチャートである。

ステップ１１００において、ユーザは、複合機５０を介して、Ｗｅｂ アプリケーションサーバＰＣ２０に接続し、文書管理システムにログインする。メイン制御部４００の制御下でユーザ管理サーバＰＣ３０によるユーザ認証が実行され、ユーザのアクセス権限が確認できるとステップ１１０１に進む。

次に、ステップ１１０１において、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０は、メイン制御部４００を介して、ユーザ情報記憶部４１１に登録されているスキャン設定情報を取得し、複合機５０に送信する。ここで送信されるスキャン設定情報は、先のスキャン設定情報の追加登録処理（図８）において追加登録がなされたスキャン設定情報である。

ステップ１１０２において、複合機５０は、受信したスキャン設定情報に基づいてスキャンボタンを表示装置２０１上に表示する。スキャン設定情報には、図８のステップ８０４で実行された処理に対応するユーザ操作情報がスキャン設定情報として追加登録されているので、スキャンボタンに加えて当該ユーザ操作の内容がメニューとして表示される。図１２の（ａ）は、スキャン設定情報が上述の図１０の場合における、表示装置２０１上に表示されるメニュー表示の一例を示す図である。スキャンボタン１２０１の右横に、「別フォルダに移動」、「他の文書データと結合」、「メール送信」の順に並んだ処理フローが、メニューとして表示されている。

ステップ１１０３において、複合機５０は、ステップ１１０２で表示されたスキャンボタン１２０１の押下及びメニューに対するユーザの選択を受け付ける。メニューの選択はスキャンボタンを押下する前に行う必要があり、図１２の（ａ）の例で言えば、ユーザが所望の処理の領域１２０２〜１２０４のいずれかを押下すると、当該領域がハイライト表示される等により選択されたことが分かるように表示処理がなされる。例えば、メニュー表示されたすべての処理をスキャン後に実行したい場合には、ユーザは、「メール送信」の領域１２０４を選択し、その後にスキャンボタン１２０１を押下する。スキャンボタンが押下されると、複合機５０はスキャンを実行する。

ステップ１１０４において、複合機５０は、スキャンにより得られた文書データをＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０に送信する。また、メニューからいずれかの処理が選択されていた場合には、複合機５０は、当該選択された処理を示すメニュー選択情報を生成し、これをＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０に送信する。例えば、メニューから「別フォルダに移動」を選択する操作をユーザが行った場合には、スキャン文書データと「別フォルダに移動」が選択された事実を示すメニュー選択情報が生成され、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０に送信される。

ステップ１１０５において、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０は、受信したスキャン文書データを、スキャン設定情報において指定された対象フォルダに格納する。

ステップ１１０６において、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０は、スキャン文書データとは別にメニュー選択情報を受信したかどうかを確認する。メニュー選択情報を受信していた場合には、ステップ１１０７に進み、受信していない場合には処理を終了する。

ステップ１１０７において、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０は、スキャン設定情報にメニューとして登録された処理フローのうち、受信したメニュー選択情報において示された処理までの各処理を実行する。例えば、受信したメニュー選択情報で示される処理が「他の文書データと結合」であった場合は、まずスキャン文書データを別フォルダに移動する処理が実行され、続いて、当該スキャン文書データを他の文書データと結合する処理が実行される。このように、スキャン設定情報に登録されたメニューに基づき、ステップ１１０３でユーザが選択した処理までの一連の処理が、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０で実行される。

ステップ１１０８において、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０は、メニュー選択情報が示す処理が処理フローの最後尾の処理でない場合、残りの処理を当該スキャン文書データに関連付ける。つまり、メニューとして登録された処理フローに、ステップ１１０７では実行されなかった続きの処理が残っている場合は、その残りの処理をステップ１１０５で格納されたスキャン文書データに関連付けて、文書情報記憶部４２２に格納する。例えば、ユーザが「別フォルダに移動」をメニューから選択した場合は、後続の処理である「他の文書データと結合」から「メール送信」という残りの処理フローが、当該スキャン文書データに関連付けられて格納される。

（残りの処理が関連付けられたスキャン文書データに対する処理）
図１３は、図１１のフローチャートに従って、残りの処理が関連付けられたスキャン文書データに対する処理の流れを示すフローチャートである。

まず、ステップ１３００において、ユーザは、クライアントＰＣ１０を介して、Ｗｅｂ アプリケーションサーバＰＣ２０に接続し、文書管理システムにログインする。メイン制御部４００の制御下でユーザ管理サーバＰＣ３０によるユーザ認証が実行され、ユーザのアクセス権限が確認できるとステップ１３０１に進む。

次に、ステップ１３０１において、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０は、メイン制御部４００を介して、文書情報記憶部４２２に保存されている文書データの一覧情報をクライアントＰＣ１０に送信する。

ステップ１３０２において、クライアントＰＣ１０は、受信した文書データの一覧情報に基づいて文書の一覧をクライアントＰＣ１０のディスプレイ１０８上に表示する。文書の一覧は、例えば、ツリー構造で表示される。

ステップ１３０３において、クライアントＰＣ１０は、一覧表示された中からユーザによる文書の選択を受け付け、どの文書が選択されたかを示す文書選択情報をＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０に送信する。

ステップ１３０４において、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０は、選択された文書が前述の図５で設定されたスキャンボタンを用いてスキャンされた文書データかどうかを判定する。この判定は、図８のステップ８０５における判定と同様であり、詳細は省略する。判定の結果、先のスキャンボタンを使用して得られたスキャン文書データであった場合には、ステップ１３０５に進む。それ以外の文書データであった場合にはステップ１３０８に進む。

ステップ１３０５において、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０は、当該スキャン文書データに前述した残りの処理が関連付けられているかどうかを確認する。 残りの処理が関連付けられている場合はステップ１３０６に進み、関連付けられていない場合はステップ１３０８に進む。

ステップ１３０６において、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０は、当該スキャン文書データに関連付けられている残りの処理を示す情報である付随処理情報を生成し、これをクライアントＰＣ１０に送信する。

ステップ１３０７において、クライアントＰＣ１０は、受信した付随処理情報に従い当該スキャン文書データに関連付けられた残りの処理（処理フロー）をディスプレイ１０８上に表示する。例えば、受信した付随処理情報が「他の文書データと結合」から「メール送信」という処理フローを示す場合、図１４のように表示される。したがって、ユーザは、最初のスキャン時に「別フォルダに移動」までの処理を終えているスキャン文書データに対し、続きの処理である「他の文書データと結合」或いは「メール送信」を所望のタイミングで実行することができる。

ステップ１３０８において、クライアントＰＣ１０は、ステップ１３０７で表示された処理フロー（メニュー）又は通常の機能選択におけるユーザの操作指示を受け付ける。そして、クライアントＰＣ１０は、ユーザがステップ１３０３で選択した文書データに対しどのような処理を指示したかを示すユーザ操作情報を生成し、これをＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０に送信する。

ステップ１３０９において、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０は、受信したユーザ操作情報に従って、ユーザがステップ１３０８で指示した各種処理を実行する。

ステップ１３１０において、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０は、ステップ１３０９で受信し実行されたユーザ操作情報に係る処理が、スキャン設定情報内にメニューとして登録されている処理フロー中に含まれているかどうかを判定する。スキャン設定情報に含まれていない場合にはステップ１３１１に進み、含まれている場合には処理を終了する。

ステップ１３１１において、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０は、スキャン設定情報に含まれていない処理に係る当該操作を、新たなメニュー選択肢としてスキャン設定情報に追加登録する。図１５は、本ステップで繰り返し追加登録がなされたスキャン設定情報の一例である。「ＭｅｎｕＳｅｔｔｉｎｇ（１００１）」タグにおいて、「別フォルダに移動」、「他の文書データとの結合」、「メール送信」からなる当初の処理フローに、「ＰＤＦ変換」、「注釈付与」、「コピー」の各操作が階層構造で追加されている。図１５に示されたようにスキャン設定情報に追加登録がなされた以後、本文書管理システムにログインし複合機５０でスキャンを実行する際には、階層に従って表示される上記各操作を選択することが可能となる。具体的には、最初に表示される図１２の（ａ）の画面において、ユーザが「別フォルダに移動」を選択すると、図１２の（ｂ）のように表示が切り替わる。すなわち、「他の文書データと結合」に加え、「ＰＤＦ変換」と「コピー」が「別フォルダに移動」に引き続いて実行可能な処理の候補として表示される。ここで、「ＰＤＦ変換」をユーザが選択すると、図１２の（ｃ）に示すように、「注釈付与」と「メール送信」が「ＰＤＦ変換」に引き続いて実行可能な処理の候補として表示されることになる。

これによりユーザは、スキャン後に続けて実行することのある様々な処理を効率よくその時々の状況に応じて実行することが可能となる。

このように、本実施形態に係る文書管理システムによれば、ユーザがスキャン実行時に併せて行った一連の操作がスキャンボタンに関連付けられて登録され、次回のスキャン時にはそれがメニューとして表示される。ユーザは、メニューの中からどの操作までを実行するかを選択することでき、また、選択しなかった残りの操作を事後に実行することもできる。このような構成により、スキャンボタンに関連付けられた一連の処理の途中までのみ実行する必要がある場合においても、そのためのワークフローを別途設定したり登録したりする必要がなくなる。また、途中まで実行された一連の処理の残りの処理も、所望の時に簡単に実行することができる。

［第２の実施形態］
実施形態１では、複合機５０のスキャナ機能の使用時における態様について説明した。次に、複合機５０の印刷機能の使用時において本発明を適用した場合の態様について、第２の実施形態として以下説明する。なお、実施形態１に係る各種フローチャートと共通する部分については説明を簡略化ないしは省略し、実施形態１と異なる点を中心に説明するこことする。

（印刷ボタンの設定処理）
まず、ユーザが複合機５０で印刷処理を指示する際に使用する印刷ボタンの詳細を設定する処理、すなわち、印刷設定情報の登録処理について説明する。

図１６は、印刷設定情報の登録処理の流れを示すフローチャートである。ここでは、クライアントＰＣ１０を用いて登録する場合について述べるが、各サーバＰＣや複合機５０を使用して行うようにしてもよい。

ステップ１６００はユーザ認証処理であり、実施形態１における図５のステップ５００と同様である。ユーザのアクセス権限が確認されると、ステップ１６０１に進む。

次に、ステップ１６０１において、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０は、メイン制御部４００を介して、ユーザ情報記憶部４１１にすでに印刷設定情報が登録されているか否かを確認する。既に印刷設定情報が登録されている場合には、ステップ１６０２に進む。印刷設定情報が登録されていない場合には、ステップ１６０３に進む。

ステップ１６０２において、クライアントＰＣ１０は、既に登録されている印刷設定情報を取得し、クライアントＰＣ１０のディスプレイ１０８上に表示する。

ステップ１６０３において、クライアントＰＣ１０は、ユーザが印刷を指示する際に使用する印刷ボタンに関する設定をキーボード１０７を介して受け付ける。このボタン設定には、ボタンＩＤ、ボタン名、ボタンの表示形体などの情報が含まれる。

ステップ１６０４において、クライアントＰＣ１０は、印刷の詳細に関する設定（印刷設定）をキーボード１０７を介して受け付ける。印刷設定の内容としては、プリント時のカラー／白黒モード、２ｉｎ１などのページレイアウト等を含む。以後、ステップ１６０３におけるボタン設定とステップ１６０４における印刷設定とを併せて「印刷設定情報」と呼ぶ。印刷設定情報は、例えば、図１７のようなＸＭＬで記述されたデータ形式で保存される。なお、ユーザはこの印刷設定を行う際に、印刷対象となる文書の指定を併せて行うことも可能である。

ステップ１６０５において、クライアントＰＣ１０は、印刷設定情報をＷｅｂ アプリケーションサーバＰＣ２０に送信する。ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０は、受け取った印刷設定情報をメイン制御部４００を介して、ユーザ情報記憶部４１１に保存する。

（印刷時の処理＜初回＞）
図１８は、本実施形態に係る文書管理システムにおける、初回印刷時の処理の流れを示すフローチャートである。なお、実施形態１の場合と同様、以下のフローチャートにおいては、複合機５０若しくはクラインアントＰＣ１０、及びＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０のみを示す。

ステップ１８００はユーザ認証処理であり、実施形態１における図７のステップ７００と同様である。ユーザのアクセス権限が確認されると、ステップ１８０１に進む。

次に、ステップ１８０１において、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０は、メイン制御部４００を介して、ユーザ情報記憶部４１１に印刷設定情報が既に登録されているかどうかを確認する。既に登録されている場合には、その印刷設定情報を取得し、複合機５０に送信する。

ステップ１８０２において、複合機５０は、受信した印刷設定情報に基づいて印刷ボタンを表示装置２０１上に表示する。

ステップ１８０３において、複合機５０は、ユーザによる印刷ボタンの押下を受け付ける。前述の図１６のステップ１６０４で印刷対象の文書が指定されなかった場合には、本ステップでユーザは印刷対象の文書の指定も行う。

ステップ１８０４において、複合機５０は、印刷ボタンが押下されたことを示すボタン操作情報を生成し、これをＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０に送信する。また、ステップ１８０３で印刷対象の文書の指定もなされた場合には、印刷文書の指定情報も生成し、これもＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０に送信する。

ステップ１８０５において、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０は、ボタン操作情報（及び印刷文書指定情報）を受信すると、ユーザが指定した文書データを複合機５０に送信する。

ステップ１８０６において、複合機５０は、文書データを受信し、ステップ１８０２で受信した印刷設定情報に従い、不図示のプリンタ部で当該文書データを印刷する。

（印刷設定情報への追加登録処理）
図１９は、印刷された文書データに対して任意の処理をユーザが指示した場合に、その指示に係るユーザ操作情報を印刷設定情報に追加登録する処理の流れを示したフローチャートである。

ステップ１９００はユーザ認証処理であり、実施形態１における図８のステップ８００と同様である。ユーザのアクセス権限が確認されると、ステップ１９０１に進む。

次に、ステップ１９０１において、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０は、メイン制御部４００を介して、文書情報記憶部４２２に保存されている当該ログインユーザに関する文書データの一覧情報をクライアントＰＣ１０に送信する。

ステップ１９０２において、クライアントＰＣ１０は、受信した文書データの一覧情報に基づいて文書の一覧をディスプレイ１０８上に表示する。文書の一覧は、例えば、ツリー構造で表示される。

ステップ１９０３において、一覧表示された中からユーザが選択した文書データに対するユーザ操作指示を受け付け、当該指示の内容を示すユーザ操作情報を生成し、これをＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０に送信する。ここでの操作指示とは、例えば、「ごみ箱フォルダに移動」や「ＦＡＸ送信」といったような所定の処理の実行を命令する、ユーザから与えられる指示を意味する。なお、実施形態１に係る図８のステップ８０３の場合同様、受付可能な操作指示は複数でもよい。

ステップ１９０４において、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０は、受信したユーザ操作情報に従って、当該操作指示の内容（例えば、ごみ箱フォルダに移動）を実行する。また、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０は、当該ユーザ操作情報に含まれる各操作指示について、個々の操作指示の識別を可能にするユーザ操作ＩＤを付して、文書操作情報記憶部４２４に登録する。

ステップ１９０５において、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０は、ユーザ操作情報に従って実行された操作指示対象の文書データが前述の図１６の処理で設定された印刷ボタンを用いて印刷された文書データかどうかを判定する。この判定は、図８のステップ８０５と同様、文書データに付与された所定の識別子をチェックすること等によりなされる。すなわち、印刷を実行する際、例えば、文書データのプロパティに印刷を行ったことを識別可能なフラグを付与しておくこと等により、このような判定が可能となる。判定の結果、先の印刷ボタンを使用して印刷が実行された文書データであった場合には、ステップ１９０６に進み、それ以外の文書データであった場合には本処理を終了する。

ステップ１９０６において、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０は、当該文書データの印刷時に使用された印刷ボタンに係る印刷設定情報に、ユーザ操作情報の内容を印刷時のメニューとして付加する。すなわち、前述の印刷設定情報の登録処理（図１６）で設定された印刷設定情報に、ステップ１９０４で実行した各処理を、印刷に続いて実行することのできる処理のフローとして追加登録する。この際、ステップ１９０３で複数の操作指示がなされていた場合には、当該操作指示に対応する一連の処理が指示された順の処理フローで印刷設定情報に追加登録される。例えば、印刷を行った文書データに対して、メール送信した後にごみ箱フォルダに移動するといった２つの処理を命令する操作指示がなされていた場合には、図２０に示すような処理フローがメニューとして追加登録される。すなわち、「印刷」から「ＦＡＸ送信」を経て「ごみ箱フォルダに移動」するまでの一連の処理の処理フローが印刷設定情報にメニューとして追加登録される。図２１は、ユーザ操作情報がメニューとして追加登録されたＸＭＬ記述の印刷設定情報の一例であり、上述の２つの処理を指示するユーザ操作情報が印刷設定情報に追加登録された状態を示している。実施形態１の図１０の場合と同様、新たに「ＭｅｎｕＳｅｔｔｉｎｇ（２１０１）」の項目が追加され、「ＦＡＸ送信（２１０１）」、「ごみ箱フォルダに移動（２１０３）」の各処理が追加登録されている。なお、各処理について付された「ＯｐｅｒａｔｉｏｎＩＤ（２１０４および２１０５）」は、ステップ１９０４で文書操作情報記憶部４２４に登録された各ユーザ操作ＩＤに対応している。

（印刷時の処理＜２回目以降＞）
図２２は、２回目以降の印刷時の処理の流れを示すフローチャートである。

ステップ２２００は、ユーザ認証処理であり、実施形態１における図１１のステップ１１００と同様である。ユーザのアクセス権限が確認されると、ステップ２２０１に進む。

次に、ステップ２２０１において、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０は、メイン制御部４００を介して、ユーザ情報記憶部４１１に登録されている印刷設定情報を取得し、複合機５０に送信する。ここで送信される印刷設定情報は、先の印刷設定情報の追加登録処理（図１９）において追加登録がなされた印刷設定情報である。

ステップ２２０２において、複合機５０は、受信した印刷設定情報に基づいて印刷ボタンを表示装置２０１上に表示する。印刷設定情報には、図１９のステップ１９０４で実行された処理に対応するユーザ操作情報が印刷設定情報として追加登録されているので、印刷ボタンに加えて当該ユーザ操作の内容がメニューとして表示される。図２３は、印刷設定情報が上述の図２１の場合における、表示装置２０１上に表示されるメニュー表示の一例を示す図である。印刷ボタン２３０１の右横に、「ＦＡＸ送信」、「ごみ箱フォルダに移動」の順に並んだ処理フローが、メニューとして表示される。

ステップ２２０３において、複合機５０は、ステップ２２０２で表示された印刷ボタン２３０１の押下及びメニューに対するユーザの選択を受け付ける。メニューの選択は印刷ボタンを押下する前に行う必要があり、図２３の例で言えば、ユーザが所望の処理の領域２３０２又は２３０３のいずれかを押下すると、当該領域がハイライト表示される等により選択されたことが分かるように表示処理がなされる。例えば、メニュー表示されたすべての処理を実行したい場合には、ユーザは、「ごみ箱フォルダに移動」の領域２３０３を選択し、その後に印刷ボタン２３０１を押下する。なお、前述の図１８のステップ１８０４と同様、ユーザは、本ステップで印刷対象の文書の指定を行ってもよい。

ステップ２２０４において、複合機５０は、印刷ボタンが押下されたことを示すボタン操作情報及びメニューからいずれかの処理が選択された場合のメニュー選択情報を生成し、これらをＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０に送信する。さらに、ステップ２２０３で印刷対象の文書の指定もなされた場合には、印刷文書の指定情報を生成し、これをＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０に送信する。

ステップ２２０５において、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０は、ボタン操作情報、メニュー選択情報（及び印刷文書指定情報）を受信すると、ユーザが指定した文書データを複合機５０に送信する。

ステップ２２０６において、複合機５０は、文書データを受信し、ステップ２２０２で受信した印刷設定情報に従い、不図示のプリンタ部で受信した文書データを印刷する。印刷処理の終了後、複合機５０は、印刷処理が終了した旨をＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０に通知する。

ステップ２２０７において、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０は、ステップ２２０５でメニュー選択情報を受信しているかどうかを確認する。メニュー選択情報を受信していた場合には、ステップ２２０８に進み、受信していない場合には処理を終了する。

ステップ２２０８において、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０は、印刷設定情報にメニューとして登録された処理フローのうち、受信したメニュー選択情報において示された処理までの各処理を実行する。例えば、受信したメニュー選択情報で示される処理が「ごみ箱フォルダに移動」であった場合は、まず当該印刷文書データをＦＡＸ送信する処理が実行され、続いて、当該印刷文書データをごみ箱フォルダに移動する処理が実行される。このように、印刷設定情報に登録されたメニューに基づき、ステップ２２０３でユーザが選択した処理までの一連の処理が、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０で実行される。

ステップ２２０９において、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０は、メニュー選択情報が示す処理が処理フローの最後尾の処理でない場合、残りの処理を当該印刷文書データに関連付ける。つまり、メニューとして登録された処理フローに、ステップ２２０８では実行されなかった続きの処理が残っている場合は、その残りの処理を当該印刷文書データに関連付けて、文書情報記憶部４２２に格納する。例えば、ユーザが「ＦＡＸ送信」をメニューから選択した場合は、後続の処理である「ごみ箱フォルダに移動」の処理が、当該印刷文書データに関連付けられて格納される。

（残りの処理が関連付けられた印刷文書データに対する処理）
図２４は、図２２のフローチャートに従って、残りの処理が関連付けられた印刷文書データに対する処理の流れを示すフローチャートである。

ステップ２４００は、ユーザ認証処理であり、実施形態１における図１３のステップ１３００と同様である。ユーザのアクセス権限が確認されると、ステップ２４０１に進む。

次に、ステップ２４０１において、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０は、メイン制御部４００を介して、文書情報記憶部４２２に保存されている文書データの一覧情報をクライアントＰＣ１０に送信する。

ステップ２４０２において、クライアントＰＣ１０は、受信した文書データの一覧情報に基づいて文書の一覧をクライアントＰＣ１０のディスプレイ１０８上に表示する。文書の一覧は、例えば、ツリー構造で表示される。

ステップ２４０３において、クライアントＰＣ１０は、一覧表示された中からユーザによる文書の選択を受け付け、どの文書が選択されたかを示す文書選択情報をＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０に送信する。

ステップ２４０４において、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０は、選択された文書が前述の図１６の処理で設定された印刷ボタンを用いて印刷された文書データかどうかを判定する。この判定は、図１９のステップ１９０５における判定と同様であり、詳細は省略する。判定の結果、先の印刷ボタンを使用して得られた印刷文書データであった場合には、ステップ２４０５に進む。それ以外の文書データであった場合にはステップ２４０８に進む。

ステップ２４０５において、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０は、当該印刷文書データに前述した残りの処理が関連付けられているかどうかを確認する。残りの処理が関連付けられている場合はステップ２４０６に進み、関連付けられていない場合はステップ２４０８に進む。

ステップ２４０６において、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０は、当該印刷文書データに関連付けられている残りの処理を示す情報である付随処理情報を生成し、これをクライアントＰＣ１０に送信する。

ステップ２４０７において、クライアントＰＣ１０は、受信した付随処理情報に従い当該印刷文書データに関連付けられた残りの処理（処理フロー）をディスプレイ１０８上に表示する。例えば、受信した付随処理情報が「ごみ箱フォルダに移動」という処理を示す場合、図２５のように表示される。したがって、ユーザは、最初の印刷時に「ＦＡＸ送信」までの処理を終えている印刷文書データに対し、続きの処理である「ごみ箱フォルダに移動」を所望のタイミングで実行することができる。

ステップ２４０８において、クライアントＰＣ１０は、ステップ２４０７で表示された処理フロー（メニュー）又は通常の機能選択におけるユーザの操作指示を受け付ける。そして、クライアントＰＣ１０は、ユーザがステップ２４０３で選択した文書データに対しどのような処理を指示したかを示すユーザ操作情報を生成し、これをＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０に送信する。

ステップ２４０９において、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０は、受信したユーザ操作情報に従って、ユーザがステップ２４０８で指示した各種処理を実行する。

ステップ２４１０において、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０は、ステップ２４０９で受信し実行されたユーザ操作情報に係る処理が、印刷設定情報内にメニューとして登録されている処理フロー中に含まれているかどうかを判定する。印刷設定情報に含まれていない場合にはステップ２４１１に進み、含まれている場合には処理を終了する。

ステップ２４１１において、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０は、印刷設定情報に含まれていない処理に係る当該操作を、新たなメニュー選択肢として印刷設定情報に追加登録する。図２６は、本ステップで繰り返し追加登録がなされた印刷設定情報の一例である。「ＭｅｎｕＳｅｔｔｉｎｇ（２１０１）」タグにおいて、「ＦＡＸ送信」、「ごみ箱フォルダに移動」からなる当初の処理フローに、「ＰＤＦ変換」の操作が階層構造で追加されている。図２６に示されたように印刷設定情報に追加登録がなされた以後、本文書管理システムにログインし複合機５０で印刷を実行する際には、階層に従って表示される上記各操作を選択することが可能となる。具体的には、最初に表示される図２３の（ａ）の画面において、ユーザが「ＦＡＸ送信」を選択すると、図２３の（ｂ）のように表示が切り替わる。すなわち、「ごみ箱フォルダに移動」に加え、「ＰＤＦ変換」が「ＦＡＸ送信」に引き続いて実行可能な処理の候補として表示される。ここで、「ＰＤＦ変換」をユーザが選択すると、図２３の（ｃ）に示すように、「ごみ箱フォルダに移動」が「ＰＤＦ変換」に引き続いて実行可能な処理の候補として表示されることになる。

これによりユーザは、印刷後に続けて実行することのある様々な処理を効率よくその時々の状況に応じて実行することが可能となる。

このように、本実施形態に係る文書管理システムによれば、ユーザが印刷実行時に併せて行った一連の操作が印刷ボタンに関連付けられて登録され、次回の印刷時にはそれがメニューとして表示される。ユーザは、メニューの中からどの操作までを実行するかを選択することでき、また、選択しなかった残りの操作を事後に実行することもできる。

（その他の実施例）
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。

Claims (9)

1. スキャナ機能を有する複合機、文書データを保存し管理するＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ、前記文書データに対しユーザが操作指示を行うためのクライアントＰＣ、がネットワークで接続された文書管理システムにおいて、
   前記複合機は、
   ユーザインタフェースと、
   スキャンに続いて実行可能な処理フローを含むスキャン設定情報を前記ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣから取得し、当該処理フローをスキャン時のメニューとして前記ユーザインタフェースに表示する手段と、
   前記メニューとして表示された処理フローの中からユーザがどの処理を選択したかを示すメニュー選択情報を生成する手段と、
   を備え、
   前記ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣは、
   前記スキャン設定情報を保存する手段と、
   前記メニュー選択情報を前記複合機から取得し、ユーザが選択した処理までの処理を前記処理フローに従いスキャン後に実行する実行手段と、
   前記処理フローのうち前記実行手段で実行されなかった残りの処理がある場合に、当該残りの処理を、前記複合機でスキャンされたスキャン文書データに関連付ける手段と、
   前記スキャン文書データに関連付けられた残りの処理を示す付随処理情報を生成する手段と、
   を備え、
   前記クライアントＰＣは、
   ユーザインタフェースと、
   前記操作指示の対象の文書データとして、前記残りの処理が関連付けられたスキャン文書データをユーザが選択した場合に、前記付随処理情報を前記ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣから取得し、前記選択されたスキャン文書データに関連付けられた残りの処理を前記ユーザインタフェースに表示する手段と、
   を備える、
   ことを特徴とする文書管理システム。
2. 前記クライアントＰＣは、
   ユーザが前記文書データに対して行った操作指示を示すユーザ操作情報を生成する手段を備え、
   前記ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣは、
   ユーザが前記クライアントＰＣで操作指示を行った文書データが前記複合機でスキャンされたスキャン文書データである場合に、前記ユーザ操作情報を取得して当該操作指示に対応する一連の処理を、前記スキャンに続いて実行可能な処理フローとして前記スキャン設定情報に登録する手段を備える、
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
3. 前記ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣは、
   前記残りの処理が前記クライアントＰＣのユーザインタフェースに表示された場合においてユーザが前記文書データに対して行った操作指示を示すユーザ操作情報を前記クライアントＰＣから取得し、当該ユーザ操作情報の操作指示に対応する一連の処理が前記処理フロー中に含まれるかどうかを判定する判定手段と、
   前記判定手段で前記操作指示に対応する一連の処理が前記処理フロー中に含まれないと判定された場合に、当該操作指示に対応する一連の処理を、前記スキャンに続いて実行可能な処理フローとして前記スキャン設定情報に追加登録する手段と、
   を備えたことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
4. 印刷機能を有する複合機、文書データを保存し管理するＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ、前記文書データに対しユーザが操作指示を行うためのクライアントＰＣ、がネットワークで接続された文書管理システムにおいて、
   前記複合機は、
   ユーザインタフェースと、
   印刷に続いて実行可能な処理のフローを含む印刷設定情報を前記ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣから取得し、当該処理フローを印刷時のメニューとして前記ユーザインタフェースに表示する手段と、
   前記メニューとして表示された処理フローの中からユーザがどの処理を選択したかを示すメニュー選択情報を生成する手段と、
   を備え、
   前記ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣは、
   前記印刷設定情報を保存する手段と、
   前記メニュー選択情報を前記複合機から取得し、ユーザが選択した処理までの処理を前記処理フローに従い印刷後に実行する実行手段と、
   前記処理フローのうち前記実行手段で実行されなかった残りの処理がある場合に、当該残りの処理を、前記複合機で印刷された印刷文書データに関連付ける手段と、
   前記印刷文書データに関連付けられた残りの処理を示す付随処理情報を生成する手段と、
   を備え、
   前記クライアントＰＣは、
   ユーザインタフェースと、
   前記操作指示の対象の文書データとして、前記残りの処理が関連付けられた前記印刷文書データをユーザが選択した場合に、前記付随処理情報を前記ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣから取得し、前記選択された印刷文書データに関連付けられた残りの処理を前記ユーザインタフェースに表示する手段と、
   を備える、
   ことを特徴とする文書管理システム。
5. 前記クライアントＰＣは、
   ユーザが前記文書データに対して行った操作指示を示すユーザ操作情報を生成する手段を備え、
   前記ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣは、
   ユーザが前記クライアントＰＣで操作指示を行った文書データが前記複合機で印刷された印刷文書データである場合に、前記ユーザ操作情報を取得して当該操作指示に対応する一連の処理を前記印刷に続いて実行可能な処理フローとして前記印刷設定情報に登録する手段を備える、
   ことを特徴とする請求項４に記載の文書管理システム。
6. 前記ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣは、
   前記残りの処理が前記クライアントＰＣのユーザインタフェースに表示された場合においてユーザが前記文書データに対して行った操作指示を示すユーザ操作情報を前記クライアントＰＣから取得し、当該ユーザ操作情報の操作指示に対応する一連の処理が前記処理フロー中に含まれるかどうかを判定する判定手段と、
   前記判定手段で前記操作指示に対応する一連の処理が前記処理フロー中に含まれないと判定された場合に、当該操作指示に対応する一連の処理を、前記印刷に続いて実行可能な処理フローとして前記印刷設定情報に追加登録する手段と、
   を備えたことを特徴とする請求項４に記載の文書管理システム。
7. スキャナ機能を有する複合機、文書データを保存し管理するＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ、前記文書データに対しユーザが操作指示を行うためのクライアントＰＣ、がネットワークで接続された文書管理システムにおける文書管理方法であって、
   前記複合機における、
   スキャンに続いて実行可能な処理フローを含むスキャン設定情報を前記ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣから取得し、当該処理フローをスキャン時のメニューとしてユーザインタフェースに表示するステップと、
   前記メニューとして表示された処理フローの中からユーザがどの処理を選択したかを示すメニュー選択情報を生成するステップと、
   を含み、
   前記ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣにおける、
   前記スキャン設定情報を保存するステップと、
   前記メニュー選択情報を前記複合機から取得し、ユーザが選択した処理までの処理を前記処理フローに従いスキャン後に実行する実行ステップと、
   前記処理フローのうち前記実行ステップで実行されなかった残りの処理がある場合に、当該残りの処理を、前記複合機でスキャンされたスキャン文書データに関連付けるステップと、
   前記スキャン文書データに関連付けられた残りの処理を示す付随処理情報を生成するステップと、
   を含み、
   前記クライアントＰＣにおける、
   前記操作指示の対象の文書データとして、前記残りの処理が関連付けられたスキャン文書データをユーザが選択した場合に、前記付随処理情報を前記ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣから取得し、前記選択されたスキャン文書データに関連付けられた残りの処理をユーザインタフェースに表示するステップと、
   を含む、
   ことを特徴とする文書管理システムにおける文書管理方法。
8. 印刷機能を有する複合機、文書データを保存し管理するＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ、前記文書データに対しユーザが操作指示を行うためのクライアントＰＣ、がネットワークで接続された文書管理システムにおける文書管理方法であって、
   前記複合機における、
   印刷に続いて実行可能な処理のフローを含む印刷設定情報を前記ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣから取得し、当該処理フローを印刷時のメニューとしてユーザインタフェースに表示するステップと、
   前記メニューとして表示された処理フローの中からユーザがどの処理を選択したかを示すメニュー選択情報を生成するステップと、
   を備え、
   前記ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣにおける、
   前記印刷設定情報を保存するステップと、
   前記メニュー選択情報を前記複合機から取得し、ユーザが選択した処理までの処理を前記処理フローに従い印刷後に実行する実行ステップと、
   前記処理フローのうち前記実行ステップで実行されなかった残りの処理がある場合に、当該残りの処理を、前記複合機で印刷された印刷文書データに関連付けるステップと、
   前記印刷文書データに関連付けられた残りの処理を示す付随処理情報を生成するステップと、
   を含み、
   前記クライアントＰＣにおける、
   前記操作指示の対象の文書データとして、前記残りの処理が関連付けられた前記印刷文書データをユーザが選択した場合に、前記付随処理情報を前記ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣから取得し、前記選択された印刷文書データに関連付けられた残りの処理をユーザインタフェースに表示するステップと、
   を含む、
   ことを特徴とする文書管理システムにおける文書管理方法。
9. 請求項７又は８に記載の文書管理方法をコンピュータに実行させるためのプログラム。

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