JP5599035B2 - 文書管理システム、文書管理方法及びプログラム - Google Patents
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Description
(システム構成)
図1は、本発明に係る文書管理システムのシステム構成図の一例である。
図2は、クライアントPC10及び各サーバPC20〜40のハードウェア構成の一例を示す図であり、図3は、複合機50のハードウェア構成の一例を示す図である。
図4は、本文書管理システムのソフトウェア構成の一例を示す図である。破線は、WebアプリケーションサーバPC20、ユーザ管理サーバPC30、及び文書管理サーバPC40をそれぞれ示している。
まず、ユーザが複合機50でスキャン処理を指示する際に使用するスキャンボタンの詳細を設定する処理、すなわち、スキャン設定情報の登録処理について説明する。
図7は、本実施形態に係る文書管理システムにおける、初回スキャン時の処理の流れを示すフローチャートである。なお、以下のフローチャートにおいては、便宜上、ユーザが操作指示を直接与える複合機50若しくはクラインアントPC10、及びメイン制御部400を備えるWebアプリケーションサーバPC20のみを示す。メイン制御部400の制御下で前述の所定の機能を担うユーザ管理サーバPC30と文書管理サーバPC40についてはフローチャート上は省略し、各ステップの説明中において適宜言及するものとする。
図8は、文書管理サーバPC30内の対象フォルダに格納されたスキャン文書データに対して任意の処理をユーザが指示した場合に、その指示に係るユーザ操作情報をスキャン設定情報に追加登録する処理の流れを示したフローチャートである。
図11は、2回目以降のスキャン時の処理の流れを示すフローチャートである。
図13は、図11のフローチャートに従って、残りの処理が関連付けられたスキャン文書データに対する処理の流れを示すフローチャートである。
実施形態1では、複合機50のスキャナ機能の使用時における態様について説明した。次に、複合機50の印刷機能の使用時において本発明を適用した場合の態様について、第2の実施形態として以下説明する。なお、実施形態1に係る各種フローチャートと共通する部分については説明を簡略化ないしは省略し、実施形態1と異なる点を中心に説明するこことする。
まず、ユーザが複合機50で印刷処理を指示する際に使用する印刷ボタンの詳細を設定する処理、すなわち、印刷設定情報の登録処理について説明する。
図18は、本実施形態に係る文書管理システムにおける、初回印刷時の処理の流れを示すフローチャートである。なお、実施形態1の場合と同様、以下のフローチャートにおいては、複合機50若しくはクラインアントPC10、及びWebアプリケーションサーバPC20のみを示す。
図19は、印刷された文書データに対して任意の処理をユーザが指示した場合に、その指示に係るユーザ操作情報を印刷設定情報に追加登録する処理の流れを示したフローチャートである。
図22は、2回目以降の印刷時の処理の流れを示すフローチャートである。
図24は、図22のフローチャートに従って、残りの処理が関連付けられた印刷文書データに対する処理の流れを示すフローチャートである。
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア(プログラム)を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ(またはCPUやMPU等)がプログラムを読み出して実行する処理である。
Claims (9)
- スキャナ機能を有する複合機、文書データを保存し管理するWebアプリケーションサーバPC、前記文書データに対しユーザが操作指示を行うためのクライアントPC、がネットワークで接続された文書管理システムにおいて、
前記複合機は、
ユーザインタフェースと、
スキャンに続いて実行可能な処理フローを含むスキャン設定情報を前記WebアプリケーションサーバPCから取得し、当該処理フローをスキャン時のメニューとして前記ユーザインタフェースに表示する手段と、
前記メニューとして表示された処理フローの中からユーザがどの処理を選択したかを示すメニュー選択情報を生成する手段と、
を備え、
前記WebアプリケーションサーバPCは、
前記スキャン設定情報を保存する手段と、
前記メニュー選択情報を前記複合機から取得し、ユーザが選択した処理までの処理を前記処理フローに従いスキャン後に実行する実行手段と、
前記処理フローのうち前記実行手段で実行されなかった残りの処理がある場合に、当該残りの処理を、前記複合機でスキャンされたスキャン文書データに関連付ける手段と、
前記スキャン文書データに関連付けられた残りの処理を示す付随処理情報を生成する手段と、
を備え、
前記クライアントPCは、
ユーザインタフェースと、
前記操作指示の対象の文書データとして、前記残りの処理が関連付けられたスキャン文書データをユーザが選択した場合に、前記付随処理情報を前記WebアプリケーションサーバPCから取得し、前記選択されたスキャン文書データに関連付けられた残りの処理を前記ユーザインタフェースに表示する手段と、
を備える、
ことを特徴とする文書管理システム。 - 前記クライアントPCは、
ユーザが前記文書データに対して行った操作指示を示すユーザ操作情報を生成する手段を備え、
前記WebアプリケーションサーバPCは、
ユーザが前記クライアントPCで操作指示を行った文書データが前記複合機でスキャンされたスキャン文書データである場合に、前記ユーザ操作情報を取得して当該操作指示に対応する一連の処理を、前記スキャンに続いて実行可能な処理フローとして前記スキャン設定情報に登録する手段を備える、
ことを特徴とする請求項1に記載の文書管理システム。 - 前記WebアプリケーションサーバPCは、
前記残りの処理が前記クライアントPCのユーザインタフェースに表示された場合においてユーザが前記文書データに対して行った操作指示を示すユーザ操作情報を前記クライアントPCから取得し、当該ユーザ操作情報の操作指示に対応する一連の処理が前記処理フロー中に含まれるかどうかを判定する判定手段と、
前記判定手段で前記操作指示に対応する一連の処理が前記処理フロー中に含まれないと判定された場合に、当該操作指示に対応する一連の処理を、前記スキャンに続いて実行可能な処理フローとして前記スキャン設定情報に追加登録する手段と、
を備えたことを特徴とする請求項1に記載の文書管理システム。 - 印刷機能を有する複合機、文書データを保存し管理するWebアプリケーションサーバPC、前記文書データに対しユーザが操作指示を行うためのクライアントPC、がネットワークで接続された文書管理システムにおいて、
前記複合機は、
ユーザインタフェースと、
印刷に続いて実行可能な処理のフローを含む印刷設定情報を前記WebアプリケーションサーバPCから取得し、当該処理フローを印刷時のメニューとして前記ユーザインタフェースに表示する手段と、
前記メニューとして表示された処理フローの中からユーザがどの処理を選択したかを示すメニュー選択情報を生成する手段と、
を備え、
前記WebアプリケーションサーバPCは、
前記印刷設定情報を保存する手段と、
前記メニュー選択情報を前記複合機から取得し、ユーザが選択した処理までの処理を前記処理フローに従い印刷後に実行する実行手段と、
前記処理フローのうち前記実行手段で実行されなかった残りの処理がある場合に、当該残りの処理を、前記複合機で印刷された印刷文書データに関連付ける手段と、
前記印刷文書データに関連付けられた残りの処理を示す付随処理情報を生成する手段と、
を備え、
前記クライアントPCは、
ユーザインタフェースと、
前記操作指示の対象の文書データとして、前記残りの処理が関連付けられた前記印刷文書データをユーザが選択した場合に、前記付随処理情報を前記WebアプリケーションサーバPCから取得し、前記選択された印刷文書データに関連付けられた残りの処理を前記ユーザインタフェースに表示する手段と、
を備える、
ことを特徴とする文書管理システム。 - 前記クライアントPCは、
ユーザが前記文書データに対して行った操作指示を示すユーザ操作情報を生成する手段を備え、
前記WebアプリケーションサーバPCは、
ユーザが前記クライアントPCで操作指示を行った文書データが前記複合機で印刷された印刷文書データである場合に、前記ユーザ操作情報を取得して当該操作指示に対応する一連の処理を前記印刷に続いて実行可能な処理フローとして前記印刷設定情報に登録する手段を備える、
ことを特徴とする請求項4に記載の文書管理システム。 - 前記WebアプリケーションサーバPCは、
前記残りの処理が前記クライアントPCのユーザインタフェースに表示された場合においてユーザが前記文書データに対して行った操作指示を示すユーザ操作情報を前記クライアントPCから取得し、当該ユーザ操作情報の操作指示に対応する一連の処理が前記処理フロー中に含まれるかどうかを判定する判定手段と、
前記判定手段で前記操作指示に対応する一連の処理が前記処理フロー中に含まれないと判定された場合に、当該操作指示に対応する一連の処理を、前記印刷に続いて実行可能な処理フローとして前記印刷設定情報に追加登録する手段と、
を備えたことを特徴とする請求項4に記載の文書管理システム。 - スキャナ機能を有する複合機、文書データを保存し管理するWebアプリケーションサーバPC、前記文書データに対しユーザが操作指示を行うためのクライアントPC、がネットワークで接続された文書管理システムにおける文書管理方法であって、
前記複合機における、
スキャンに続いて実行可能な処理フローを含むスキャン設定情報を前記WebアプリケーションサーバPCから取得し、当該処理フローをスキャン時のメニューとしてユーザインタフェースに表示するステップと、
前記メニューとして表示された処理フローの中からユーザがどの処理を選択したかを示すメニュー選択情報を生成するステップと、
を含み、
前記WebアプリケーションサーバPCにおける、
前記スキャン設定情報を保存するステップと、
前記メニュー選択情報を前記複合機から取得し、ユーザが選択した処理までの処理を前記処理フローに従いスキャン後に実行する実行ステップと、
前記処理フローのうち前記実行ステップで実行されなかった残りの処理がある場合に、当該残りの処理を、前記複合機でスキャンされたスキャン文書データに関連付けるステップと、
前記スキャン文書データに関連付けられた残りの処理を示す付随処理情報を生成するステップと、
を含み、
前記クライアントPCにおける、
前記操作指示の対象の文書データとして、前記残りの処理が関連付けられたスキャン文書データをユーザが選択した場合に、前記付随処理情報を前記WebアプリケーションサーバPCから取得し、前記選択されたスキャン文書データに関連付けられた残りの処理をユーザインタフェースに表示するステップと、
を含む、
ことを特徴とする文書管理システムにおける文書管理方法。 - 印刷機能を有する複合機、文書データを保存し管理するWebアプリケーションサーバPC、前記文書データに対しユーザが操作指示を行うためのクライアントPC、がネットワークで接続された文書管理システムにおける文書管理方法であって、
前記複合機における、
印刷に続いて実行可能な処理のフローを含む印刷設定情報を前記WebアプリケーションサーバPCから取得し、当該処理フローを印刷時のメニューとしてユーザインタフェースに表示するステップと、
前記メニューとして表示された処理フローの中からユーザがどの処理を選択したかを示すメニュー選択情報を生成するステップと、
を備え、
前記WebアプリケーションサーバPCにおける、
前記印刷設定情報を保存するステップと、
前記メニュー選択情報を前記複合機から取得し、ユーザが選択した処理までの処理を前記処理フローに従い印刷後に実行する実行ステップと、
前記処理フローのうち前記実行ステップで実行されなかった残りの処理がある場合に、当該残りの処理を、前記複合機で印刷された印刷文書データに関連付けるステップと、
前記印刷文書データに関連付けられた残りの処理を示す付随処理情報を生成するステップと、
を含み、
前記クライアントPCにおける、
前記操作指示の対象の文書データとして、前記残りの処理が関連付けられた前記印刷文書データをユーザが選択した場合に、前記付随処理情報を前記WebアプリケーションサーバPCから取得し、前記選択された印刷文書データに関連付けられた残りの処理をユーザインタフェースに表示するステップと、
を含む、
ことを特徴とする文書管理システムにおける文書管理方法。 - 請求項7又は8に記載の文書管理方法をコンピュータに実行させるためのプログラム。
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