JP2019186773A - 情報処理システム、制御方法およびそのプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 本発明は、文書管理システムにスキャンデータが格納されたことを、ユーザーに自動で通知し、通知された画面からスキャンデータを編集する画面に遷移させることを目的とする。【解決手段】 スキャンデータが前記文書管理システムに対して登録されたことに伴い、前記文書管理システムによって発行される前記スキャンデータの識別子を取得する第一の取得手段と、前記識別子を前記デバイスから取得する第二の取得手段と、前記第二の取得手段によって取得された識別子を前記文書管理システムに送信する送信手段と、前記送信手段によって送信された識別子で特定されたスキャンデータが、前記文書管理システムに登録された旨を通知画面として通知する通知手段と、を有し、通知画面から、前記識別子で特定されたスキャンデータを編集する編集画面に遷移する。【選択図】 図１２

Description

本発明は、文書管理システムで管理される文書を検索する情報処理システム、制御方法およびそのプログラムに関する。

従来からオフィスでは、業務上発生するさまざまな紙文書をデジタル化したスキャンデータや、アプリケーションで作成した文書データ等を格納することにより文書を管理する文書管理システムが利用されている。文書管理システムには、文書に対して付与されたインデックスを用いて文書を管理する方法がある。この方法によりフォルダーの階層構造を使用せずに文書を登録し、インデックスを用いて所望の文書を検索する事ができる。

また、文書管理システムにおいて管理される文書を閲覧・登録する際には、クライアントＰＣにインストールされたクライアントアプリケーションが用いられる。特許文献１には、クライアントアプリケーションが文書管理システムを監視し、特定の条件に合致した文書が登録された際に、通知する機能について開示されている。

特願２０１５−２２８２１２

ＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）の有するデバイスアプリケーションの１つに、ＭＦＰで取得されたスキャンデータを文字解析し、解析された文字列をインデックスとしてスキャンデータと関連付けて、文書管理システムに格納する機能がある。そのスキャンデータを文書管理システムに格納した際、特許文献１で示したようなクライアントアプリケーションの機能を用いて、スキャンデータの格納をクライアントＰＣに通知させたい場合がある。そして、通知された画面からダイレクトに、該当のスキャンデータを編集する編集画面に遷移したいという要望がある。

しかし、スキャンデータのみならずその他の文書データを管理する文書管理システムには、どのデータがスキャンデータであるかを認識する機能が備わっていない場合がある。その結果、通知対象の条件としてスキャンデータを登録することや、スキャンデータとして認識された文書データを文書管理システムから取得することが困難となる場合がある。

本発明は、文書管理システムにスキャンデータが格納されたことを、ユーザーに自動で通知し、通知された画面からスキャンデータを編集する画面に遷移させることを目的とする。

本願は上記課題を解決するために以下の構成を有する。すなわち、文書をスキャンするスキャン機能を有するデバイスと、前記スキャン機能によって取得されたスキャンデータであって、文書管理システムにおいて管理されている前記スキャンデータに関する情報を表示するクライアントと、を含む情報処理システムであって、前記デバイスは、前記スキャンデータが前記文書管理システムに対して登録されたことに伴い、前記文書管理システムによって発行される前記スキャンデータの識別子を取得する第一の取得手段と、前記クライアントは、前記識別子を前記デバイスから取得する第二の取得手段と、前記第二の取得手段によって取得された識別子を前記文書管理システムに送信する送信手段と、前記送信手段によって送信された識別子で特定されたスキャンデータが、前記文書管理システムに登録された旨を通知画面として通知する通知手段と、を有し、前記情報処理システムは、前記通知手段によって通知された通知画面から、前記識別子で特定されたスキャンデータを編集する編集画面に遷移することを特徴とする情報処理システム。

本発明により、文書管理システムにスキャンデータが格納されたことを、ユーザーに自動で通知し、通知された画面からスキャンデータを編集する画面に遷移させることができる。

システムの構成を示す図。 クライアントＰＣ、サーバー、ＭＦＰのハードウェア構成を示す図。 ソフトウェア構成を示す図。 クライアントアプリケーションのＵＩの一例を示す図。 クライアントアプリケーションの文書管理システムへの認証ダイアログのＵＩの一例を示す図。 クライアントアプリケーションの文書管理システムの文書検索ダイアログのＵＩの一例を示す図。 クライアントアプリケーションの文書管理システムの文書登録ダイアログのＵＩの一例を示す図。 クライアントアプリケーションの文書登録通知ウィンドウのＵＩの一例を示す図。 デバイスアプリケーションの画面ＵＩの一例を示す図。 デバイスアプリケーションから文書管理システムにスキャンデータを登録するフロー。 スキャンデータの監視処理の前処理を示すフロー。 スキャンデータの監視処理を示すフロー。 文書データの検索結果を表示する処理を示すフロー。 スキャンデータの編集画面の一例。 文書データの監視処理を示すフロー。 実施例２における通知処理を示すフロー。 実施例２における、デバイスアプリケーションから文書管理システムにスキャンデータを登録するフロー。 実施例３における、クライアントアプリケーションから文書管理システムにログインした後の処理を示すフロー。 文書ＩＤを送信してから編集画面に遷移する処理。

以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。

［実施例１］
＜システム構成＞
図１は、本発明の実施の形態に係る、情報処理システムと文書管理システム１０２とを含むシステムの構成図である。

図１において、クライアントＰＣ１０１、文書管理システム１０２、画像処理装置１０３は、ネットワーク１１０を介して接続されている。クライアントＰＣ１０１と文書管理システム１０２は、それぞれ複数台で構成されていても構わない。ネットワーク１１０は、例えば、インターネット等のＬＡＮ、ＷＡＮ、電話回線、専用デジタル回線等のいずれであり、またこれらの組み合わせにより実現される、いわゆる通信ネットワークである。つまりネットワーク１１０は、データの送受信が可能であればよく、有線、無線どちらでも構わない。クライアントＰＣ１０１には、オフィスアプリケーションやプリンタードライバー等のプログラムを実行する環境が内蔵されている。クライアントＰＣ１０１としては例えば、デスクトップパソコン、ノートパソコン、モバイルパソコン、タブレット端末、プログラムの実行環境が内蔵されたスマートフォン等である。文書管理システム１０２は文書を管理する機能を有し、格納された文書に対しクライアントＰＣ１０１はネットワーク１１０を介してアクセスすることができる。文書管理システム１０２の機能は、複数台のサーバーで実現されていても良く、１台のサーバーによって実現されても良い。画像処理装置１０３は、スキャン機能やコピー機能といった複数の機能を有する。

＜ハードウェア構成＞
図２は、本発明の実施例に係る、クライアントＰＣ１０１および文書管理システム１０２、画像処理装置１０３のハードウェア構成図である。

Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ（ＣＰＵ）２０２は装置全体の制御を行う。ＣＰＵ２０２はハードディスク（ＨＤＤ）２０５に格納されているアプリケーションプログラム、ＯＳ等を実行し、Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ（ＲＡＭ）２０３にプログラムの実行に必要な情報、文書等を一時的に格納する制御を行う。Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ（ＲＯＭ）２０４は記憶手段であり、基本Ｉ／Ｏプログラム等の各種データを記憶する。ＲＡＭ２０３は一時記憶手段であり、ＣＰＵ２０２の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＨＤＤ２０５は外部記憶手段の一つであり、大容量メモリとして機能し、オフィスアプリケーションやＷｅｂブラウザー等のアプリケーションプログラム、ＯＳ、関連プログラム等を格納している。

ディスプレイ２０６はクライアントＰＣ１０１、文書管理システム１０２の表示手段であり、キーボード２０７から入力したコマンド等を表示したりするものである。インターフェース２０８は外部装置Ｉ／Ｆであり、ＵＳＢ機器、周辺機器を接続する。キーボード／マウス２０７は指示入力手段である。システムバス２０１は、装置内におけるデータの流れを司るものである。

画像処理装置１０３のＣＰＵ、ＲＡＭ，ＲＯＭ，ＨＤＤ，システムバスは、クライアントＰＣ１０１や文書管理システム１０２の場合と同じ一般的な機能を有するので、同じ符番を振り、詳細な説明は省略する。

ネットワークインターフェースカード（ＮＩＣ）２０９は、インターフェース２０９、ネットワーク１１０を介して外部装置とのデータのやり取りを行う。なお、上記コンピューターの構成はその一例であり、図２の構成例に限定されるものではない。例えば、データやプログラムの格納先は、その特徴に応じてＲＯＭ２０４、ＲＡＭ２０３、ＨＤＤ２０５などで変更することも可能である。以降の実施例では特に明記しない限り、各種処理はＲＯＭ２０４等に記憶されているプログラムをＲＡＭ２０３等にロードし、ＣＰＵ２０２で実行することによって実現されるものとする。液晶パネル２１０は画像処理装置１０３の表示手段及び指示入力手段である。プリンター２１１は、電子データを紙に出力するための装置である。スキャナー２１２は、オートドキュメントフィーダ機能などを有する文書を読み込むための装置であり、文書を読み込んで画像データ（スキャンデータ）を生成する。

＜ソフトウェア構成＞
図３は、図１に示したクライアントＰＣ１０１および文書管理システム１０２、画像処理装置１０３のソフトウェア構成を示すブロック図である。

クライアントアプリケーション３０１は、文書管理サーバー３０５や画像処理装置１０３と連携することを可能とするアプリケーションである。クライアントアプリケーション３０１はさらに、ＵＩ部３０２、サーバー通信部、デバイス通信部等の機能を有する。ＵＩ部３０２は、文書一覧の表示や文書を操作するためのユーザーインターフェースを制御する機能である。サーバー通信部３０３は、文書管理システム１０２に属する文書管理サーバー３０５と通信し、文書の登録や文書を取得する処理を担う機能である。デバイス通信部３０４は、画像処理装置１０３のデバイスアプリケーション３１１と通信し、スキャンデータ情報を取得する処理などを担う機能である。

文書管理サーバー３０５はインデックスを用いて文書を管理する。データ管理部３０６は、文書管理サーバー３０５に登録される文書を管理する役割を担う。データ送受信部３０７は、文書管理サーバー３０５に対して文書の登録や取得命令がなされた場合に、文書を受送信する機能である。以下説明の都合上、クライアントＰＣ１０１と画像処理装置１０３とのやりとりは全て「文書管理システム１０２」を主体に実行されているものとして記載する。

画像処理装置１０３はネイティブ機能部３０８とデバイスアプリケーション３１１を有する。ネイティブ機能部３０８は、画像処理装置１０３の根幹の機能を担う。スキャン部３０９はスキャナー２１２によって読み込まれた文書を電子化する処理を担う。印刷処理部３１０は、電子文書をプリンター２１１に出力する処理を担う。デバイスアプリケーション３１１は、スキャンデータを文書管理システム１０２へ登録する処理などを行う。ＵＩ部３１２は、スキャンデータのプレビューや、文書管理システム１０２へ文書データを登録する際のユーザーインターフェースを制御する。スキャン指示部３１３は、スキャン部３０９に対してスキャンの実行開始を命令する。スキャン情報管理部３１４は、スキャン指示部３１３でスキャン実行して取り込まれたスキャンデータの情報（例えばインデックス等の属性情報）及び、文書管理システム１０２へ文書データを登録した際の文書の情報（例えばスキャンデータの識別子）の管理を担う。スキャン情報通信部３１５は、スキャンデータやそのインデックスを文書管理システム１０２やクライアントアプリケーション３０１に送信する処理を担う。

＜文書管理システムで管理されるインデックス一覧＞
表１に、文書管理システム１０２で管理されているインデックス一覧の一例を示す。表１のインデックス一覧はＨＤＤ２０５において保存されており、その保存されたインデックス一覧をデータ管理部３０６が管理する。

表１は、文書管理システム１０２で管理されている文書を一意に識別するＩＤである「文書ＩＤ」と、文書のインデックスである「文書種類」、「会社名」、「ステータス」を含む。「文書種類」はどのような種類の文書であるかを示すインデックスであり、「会社名」はどの会社との受発注文書であるかを示すインデックスである。「ステータス」は、文書の内容確認や返送などの処理を実施したかの状態を示すインデックスである。このように文書管理システム１０２では、文書ＩＤとインデックスとが関連付けて管理される。また、インデックスは、文書管理システム１０２においてユーザーにより予め設定された情報であり、設定方法などの具体的な説明はここでは省略する。

＜クライアントアプリケーションのＵＩ＞
図４は、クライアントアプリケーション３０１の表示画面であるメインＵＩ５０１を模式的に示した図である。文書格納先５０２は、クライアントアプリケーション３０１を介して登録された文書の格納先を一覧表示する領域である。今回は格納先の一例として、文書管理システム１０２で管理されている格納領域５０３が表示されている。格納領域５０３は予めユーザーにより、定義されたものであり、今回は「受発注」と定義された格納領域が表示されている。

検索実行ＵＩ５０４は、格納領域５０３に管理されている文書を検索する検索ダイアログ７０１（後述）を表示するためのＵＩである。アドレス表示領域５０５には、文書格納先５０２で選択されている格納領域（今回は格納領域５０３）のアドレスパスが表示される。一覧表示領域５０６は、文書格納先５０２で選択した格納領域の文書及び格納領域から文書を検索した結果の文書情報が一覧表示される。本実施例における文書情報とは、格納領域に格納された文書の属性情報であり、インデックスも含む。今回は主に、文書のインデックスが一覧表示領域５０６に表示されるものとし、図４では、「会社名」インデックスが「Ａ株式会社」である文書が検索結果として表示されている。「スキャン登録」欄については後述する。

図５は、クライアントアプリケーション３０１から文書管理システム１０２にログインする際に表示される認証画面の一例である。認証ダイアログ６０１でユーザー名とパスワードが入力されログインボタン６０２が押下されると、文書管理システム１０２へのログイン処理が実行される。ログイン処理が成功した場合、文書管理システム１０２に接続され、ＵＩ５０１（図４）を介した文書の登録処理や検索処理が実行できるようになる。また、一度ログイン処理が成功した後、再度文書管理システム１０２へ接続する場合には、認証ダイアログ６０１におけるログイン処理を省略するようにしてもよい。認証キャンセルボタン６０３が押下されると、ログイン処理を実行することなく認証ダイアログ６０１が閉じる。

図６は、ＵＩ５０４が押下されたことによって表示される検索ダイアログ７０１の一例である。検索ダイアログ７０１には、格納領域５０３のインデックスである「文書種類」、「会社名」、「ステータス」の設定値が入力されることで文書を検索することができる。本実施例では図６の例のようにインデックスだけではなく、スキャンによって登録された文書であるかを示す「スキャン登録」情報で検索することも可能である。検索保存ボタン７０２は、検索ダイアログ７０１に入力した検索条件を保存することができる。保存された検索条件は、検索実行ＵＩ５０４に並んで表示され、表示された検索条件を選択すると、検索ダイアログ７０１で検索条件を入力することなく、保存した検索条件に基づいて再度文書を検索することができる。検索実行ボタン７０３が押下されると、検索ダイアログ７０１に入力した検索情報で検索が実行される。図６の例では、「会社名」インデックスの設定値が「Ａ株式会社」である文書の検索を開始される。検索結果は、一覧表示領域５０６に表示される。キャンセルボタン７０４が押下されると、検索を実行せず検索ダイアログ７０１を閉じる。

図７は、文書管理システム１０２の格納領域５０３に文書を登録する際に表示される文書登録ダイアログ８０１であり、格納領域５０３に対して文書をドラッグアンドドロップした際に表示される。

文書登録ダイアログ８０１を介して、格納領域５０３のインデックス「文書種類」、「会社名」、「ステータス」への設定値が入力されることで、文書とインデックスとが関連付けて登録される。登録ボタン８０２が押下されると、その登録処理が実行される。登録キャンセルボタン８０３が押下されると、登録を実行せず文書登録ダイアログ８０１が閉じる。

図８は、文書登録ダイアログ８０１を介して文書が登録されたことを通知する通知画面の一例である。通知画面９０１は、インデックスが「見積書」、「Ａ株式会社」、「未処理」であるスキャンデータが格納領域５０３に登録されたことを意味する。スキャンデータの登録を通知するための処理については後述する。

９０２を選択すると、該当の文書を開いて編集することが可能である。選択された文書はユーザーによって認知したとみなされ、通知画面９０１から該当の文書の表示が削除される。通知画面９０１から文書を編集する画面に遷移する処理については後述する。

図９（ａ）は、画像処理装置１０３の液晶パネル２１０に表示するメニュー画面１００１の一例である。メニュー画面１００１には、画像処理装置１０３で実行できる機能として、「コピー」機能１００２、「スキャンして送信」機能１００３、「スキャンしてインデックス文書管理システムへ登録」機能１００４が表示されている。１００２〜１００４のいずれかが押下されることで、表示内容に対応した機能が実行される。１００４が押下されるとデバイスアプリケーション３１１が起動する。１００４の押下による格納領域の指定は、デバイスアプリケーション３１１が画像処理装置１０３にインストールされた際に指定できるようにしてもよく、１００４が押下された後に指定できる形態でもよい。

図９（ｂ）は、画像処理装置１０３の液晶パネル２１０に表示される文書管理システム１０２への認証画面１１０１の一例である。１００４が押下されたことをきっかけに認証画面１１０１が表示される。認証画面１１０１において、ユーザー名とパスワードが入力され、ログインボタン１１０２が押下されると、文書管理システム１０２へログイン処理が実行される。ログインが成功した場合、文書管理システム１０２への接続を可能とする。また、一度ログインが成功した後、再度文書管理システム１０２へ接続する場合には、認証画面１１０１を都度表示することはしないようにしてもよい。１１０３はデバイスアプリケーション３１１における認証キャンセルボタンであり、押下されるとログインを実行することなくメニュー画面１１０１に戻る。

図９（ｃ）は、画像処理装置１０３の液晶パネル２１０に表示されるスキャン開始画面１２０１の一例である。文書管理システム１０２へ登録する対象となる原稿をスキャンする際に開始する画面であり、ログインボタン１１０２が押下され、ログインに成功した場合に表示される。スキャン開始ボタン１２０２が押下されると、スキャン指示部３１３からスキャン部３０９へスキャン命令を実行する。キャンセルボタン１２０３が押下されると、スキャンを実行することなくメニュー画面１１０１に戻る。

図９（ｄ）は、画像処理装置１０３の液晶パネル２１０に表示するデバイスアプリケーション３１１の文書登録画面１３０１の一例であり、スキャン開始ボタン１２０２が押下されスキャン処理が完了したことをきっかけに表示される。文書登録画面１３０１は、スキャンされた文書のプレビューが表示されたプレビュー表示領域１３０３と、インデックスを入力する画面であるインデックス表示領域１３０２を含む。

インデックス表示領域１３０２に入力されたインデックスは、スキャンデータと関連づいて文書管理システム１０２に登録される。図９（ｄ）には、スキャンデータの格納先として予め設定された受発注格納領域４０３のインデックスが表示されており、「文書種類」インデックスに「見積書」、「会社名」インデックスに「Ａ株式会社」が、ユーザー操作等で入力された状態である。

１３０４は、プレビュー表示領域１３０３に表示されている領域を上に向かってスクロールするためのボタンである。１３０５は、プレビュー表示領域１３０３に表示されている領域を下に向かってスクロールするためのボタンである。１３０６は、プレビュー表示領域１３０３に表示されている領域を拡大表示するためのボタンである。１３０７は、プレビュー表示領域１３０３に表示されている領域を縮小表示するためのボタンである。

登録ボタン１３０９が押下されると、スキャンデータとともにインデックス表示領域１３０２に入力されたインデックスが、文書管理システム１０２に登録される。登録キャンセルボタン１３１０が押下されると、スキャンデータとインデックスを登録することなく、メニュー画面１１０１に戻る。

表２に、スキャンデータが文書管理システム１０２に登録されたことをきっかけに、文書管理システム１０２によって割り振られる識別子（文書ＩＤ）を示す。ユーザー名は、スキャンを実行した際に文書管理システム１０２にログインしているユーザー名である。

＜スキャンデータの登録処理＞
デバイスアプリケーション３１１から文書管理システム１０２にスキャンデータを登録するフローを、図１０を用いて説明する。本フローは実施例１におけるデバイスアプリケーション３１１から登録ボタン１３０９が押下されたことをきっかけに開始される。

デバイスアプリケーション３１１はスキャンデータおよびそのインデックスを文書管理システム１０２に送信する（Ｓ１５０１）。具体的にスキャン情報通信部３１５は、スキャンデータ及びインデックス表示領域１３０２に入力されたインデックスを、文書管理システム１０２へ送信する。送信されたデータを、文書管理システム１０２のデータ送受信部３０７が受信し、データ管理部３０６は受信したデータをＨＤＤ２０５に保存する（Ｓ１５０２）。データ管理部３０６は保存したスキャンデータに対して文書ＩＤを発行し（Ｓ１５０３）、データ送受信部３０７はデバイスアプリケーション３１１に文書ＩＤを送信する（Ｓ１５０４）。

デバイスアプリケーション３１１は、文書管理システム１０２から受信した文書ＩＤとログインユーザーを記憶する（Ｓ１５０５）。具体的には、スキャン情報管理部３１４は、Ｓ１５０４で取得した文書ＩＤと、認証画面１１０１でログインした際のユーザー名とをＨＤＤ２０５に記憶する。その際に記憶される情報の一例は表２に示した通りである。以上が文書管理システム１０２にスキャンデータを登録する処理である。

＜スキャンデータの監視処理の前処理＞
スキャンデータの監視処理の前処理を、図１１を用いて説明する。本フローは実施例１におけるクライアントアプリケーション３０１の認証ダイアログ６０１のログインボタン６０２が押下され、クライアントアプリケーション３０１を介した文書管理システム１０２へのログインに成功した後の処理を示す。ただし、認証ダイアログ６０１で入力されるパスワードとユーザーＩＤ、画像処理装置１０３の認証画面１１０１で入力されるパスワードとユーザーＩＤは同じである。

クライアントアプリケーション３０１は、ＯＳにインストールされているプリンターオブジェクト一覧を取得する（Ｓ１６０１）。

クライアントアプリケーション３０１は、取得したプリンターオブジェクト一覧の中から自社製品プリンターが存在するかを判定する（Ｓ１６０２）。具体的には、自社製品のプリンターオブジェクトＳＤＫを介してプリンターオブジェクトの構成情報を取得できるか否かで判定する。該当のプリンターが存在すると判定された場合、Ｓ１６０３の処理に進み、存在しないと判定された場合は本処理を終了する。

自社製品プリンターのＩＰアドレスを取得する（Ｓ１６０３）。具体的には、自社製品のプリンターオブジェクトＳＤＫからＩＰアドレスの取得を行う。クライアントアプリケーション３０１は、文書管理システム１０２と接続可能なデバイスアプリケーション３１１が存在するかを判定する（Ｓ１６０４）。デバイス通信部３０４が、Ｓ１６０３で取得したＩＰアドレスをもとに画像処理装置１０３と通信を行い、文書管理システム１０２と接続可能なデバイスアプリケーション３１１がインストールされているかを問い合わせる。該当のデバイスアプリケーションが存在すると判定された場合、Ｓ１６０５の処理へ進み、存在しないと判定した場合は本処理を終了する。

スキャンデータの登録を監視する（Ｓ１６０５）。具体的には、デバイス通信部３０４がデバイスアプリケーション３１１のスキャン情報通信部３１５と定期的に通信を行う。

以上が、クスキャンデータの監視処理の前処理である。Ｓ１６０４において、文書管理システム１０２と接続可能なデバイスアプリケーション３１１が複数存在することが確認された場合は、各デバイスアプリケーションに対してスキャンデータの監視処理を実行する。

＜スキャンデータの監視処理＞
図１２において、クライアントアプリケーション３０１によるスキャンデータの監視処理（図１１のＳ１６０５）について説明する。

デバイス通信部３０４は、デバイスアプリケーション３１１からスキャンデータ一覧（表２）を取得する（Ｓ１７０１）。Ｓ１７０１で取得されるスキャンデータのデータ形式は、テキスト形式、またはスキャンデータの一覧が一つの文字列として取得される形式等が考えられる。つまり、スキャンデータのデータ形式は特に問わないが、スキャンデータ一覧に複数項目のデータが含まれていたとしても、Ｓ１７０１の処理が１度の通信で実行される。さらに本実施例では、取得済みのスキャンデータ一覧も含め、スキャンデータ一覧が取得されるものとする。

Ｓ１７０１で取得したスキャンデータ一覧から、前回取得したスキャンデータ一覧に存在する情報（文書ＩＤ）を除外する（Ｓ１７０２）。取得済みの情報を除外した結果、残った情報の中に、クライアントアプリケーション３０１を介して文書管理システム１０２にログイン中のログインユーザー情報が存在するか判定する（Ｓ１７０３）。具体的には、現在ログインしているユーザー名が「ｔａｒｏ」である場合、スキャンデータ一覧１４０１（表２）にログインユーザー情報「ｔａｒｏ」が存在することから、Ｓ１７０３の処理においてログインユーザー情報が存在すると判定される。ログインユーザー情報が存在しないと判定された場合はＳ１７０７の処理へ進む。

ログインユーザー情報が存在すると判定された場合、サーバー通信部３０３（クライアントＰＣ１０１）からデータ送受信部３０７（文書管理システム１０２）に、スキャンデータの文書ＩＤ「０００００３」が送信される（Ｓ１７０４）。データ管理部３０６は、文書ＩＤ「０００００３」の文書情報（インデックスを含む）を文書管理システム１０２のＨＤＤ２０５から取得し、クライアントＰＣ１０１のサーバー通信部３０３に送信する。今回は表１より、文書ＩＤ「０００００３」のインデックスである「見積書」、「Ａ株式会社」、「未処理」が送信されるものとする。

文書ＩＤを送信した応答として文書管理システム１０２から取得したインデックスを、クライアントアプリケーション３０１が表示する（Ｓ１７０６）。具体的には通知画面９０１において、スキャンデータが登録された旨と、そのスキャンデータのインデックスとを表示する。スキャンデータの監視処理を継続するかを判定する（Ｓ１７０７）。ここでの判定は、クライアントアプリケーション３０１を終了していないかどうか（ウィンドウが閉じているかどうか）で、監視処理を継続するかどうかが判定される。監視処理を継続すると判定された場合はＳ１７０１の処理に戻り、継続しないと判定された場合は本処理を終了する。Ｓ１７０７から再びＳ１７０１の処理を実行するまでに、一定時間待機する形態でもよい。その際の待機時間は、ユーザーが設定できるようにしてもよい。以上がスキャンデータの監視処理である。

＜編集画面を表示する処理＞
クライアントＰＣ１０１が文書管理システム１０２に文書ＩＤを送信（Ｓ１７０４）してから、通知画面９０１を表示し、スキャンデータの編集画面２７００（図１４）を表示するまでの処理について、図１９を用いて説明する。尚、上記で説明済みの処理については同じ符番を振り、詳細な説明は省略する。

Ｓ１７０４において文書管理システム１０２に対し、インデックスを取得するためのリクエストが文書ＩＤとともに送信されると、文書管理システム１０２は受信した文書ＩＤに紐付くインデックスを特定する（Ｓ２６００）。その際に参照される情報は表１に示した通りである。

文書管理システム１０２はクライアントＰＣ１０１に対し、特定されたインデックスをＳ１７０４のレスポンスとして送信する（Ｓ２６０１）。通知画面９０１が表示され（Ｓ１７０６）、通知画面９０１を介してスキャンデータの選択操作を受け付ける（Ｓ２６０２）。ユーザーがスキャンデータを選択する形態は特に問わないが、本実施例では、９０２に表示されたインデックス、またはインデックス横のアイコン（□）が選択されたものとする。

クライアントＰＣ１０１は、文書管理システム１０２に対して、スキャンデータを取得するためのリクエストを文書ＩＤとともに送信する（Ｓ２６０３）。文書データをフォルダーで階層的に管理する文書管理システムであれば、Ｓ２６０３で送信される取得リクエストは、通知画面９０１で選択されたスキャンデータのファイルパスに送信される。本実施例は文書データをインデックスで管理する文書管理システム１０２を想定しているため、Ｓ２６０３で送信される取得リクエストにはファイルパスの代わりに文書ＩＤが含まれる。

文書管理システム１０２は、取得した文書ＩＤを用いて文書管理システム１０２内で管理された文書データを検索し、該当のスキャンデータを特定する（Ｓ２６０４）。

Ｓ２６０３のレスポンスとしてクライアントＰＣ１０１にスキャンデータが送信され（Ｓ２６０５）、スキャンデータを編集する編集画面２７００が表示される（Ｓ２６０６）。編集画面２７００の一例は図１９に示す。編集画面には、通知画面９０１で選択されたスキャンデータに対応するスキャンデータ「見積書」が表示されている。編集画面２７００におけるツールバー等のアイコンは、一例にしか過ぎない。

以上が、通知画面９０１においてスキャンデータが選択され、選択されたスキャンデータを編集する画面が表示されるまでの処理である。

＜文書データの監視処理＞
図１５を用いて、文書データの監視処理について説明する。ここでの文書データとは、予めユーザーが通知対象として登録した特定のインデックスの文書データである。本フローの処理が実行されることにより、該当の文書データが文書管理システム１０２に登録された際に、クライアントアプリケーション３０１に通知画面が表示される。図１５の監視処理は、図１２に示したスキャンデータの監視処理とは独立して実行される。

サーバー通信部３０３は、文書管理システム１０２から特定のインデックスで検索した文書情報を取得する（Ｓ２００１）。文書情報は文書ＩＤとインデックスが含まれる。Ｓ２００１で取得した文書情報から、前回の監視処理によって取得済みの文書情報を除外する（Ｓ２００２）。取得済みでない文書情報が存在するかを判定する（Ｓ２００３）。存在すると判定された場合はＳ２００６の処理に進み、存在しないと判定された場合はＳ２００７の処理に進む。

取得済みの文書の文書情報を通知画面に表示する（Ｓ２００６）。通知画面の一例を図８に示す。本フローにおける特定のインデックスが「注文書」である場合、９０３のように、インデックス「注文書」が設定された文書データが文書管理システム１０２に登録されたことが通知される。

文書データの監視処理を継続するか判断する（Ｓ２００７）。ここでの処理はＳ１７０７と同様であるため、詳細な説明は省略する。監視処理を継続すると判定場合はＳ２００１の処理に戻り、継続しないと判定された場合は本処理を終了する。以上が文書データの監視処理である。

＜文書データの検索結果を表示する処理＞
クライアントアプリケーション３０１が文書管理システム１０２から該当の（特定のインデックスが設定された）文書データを検索し、検索結果を一覧表示領域５０６に表示する処理について、図１３を用いて説明する。本処理により検索結果に加えて、検索した文書データがスキャンデータであることを示す「スキャン登録」（表４）が表示される。検索ダイアログ７０１の検索実行ボタン７０３が押下されたことをきっかけに実行される。また、図１３の処理はスキャンデータの監視処理（図１２）と独立して実行される。

文書管理システム１０２から検索条件に合致した文書情報を取得する（Ｓ１８０１）。検索ダイアログ７０１（図７）の例では、「会社名」インデックスが「Ａ株式会社」である文書情報の取得命令が、サーバー通信部３０３（クライアントＰＣ１０１）からデータ送受信部３０７（文書管理システム１０２）に送信される。そして、文書管理システム１０２はデータ管理部３０６から検索条件に合致する文書情報をＨＤＤ２０５（表１）から取得して、サーバー通信部３０３に送信する。

スキャンデータの監視対象のデバイスアプリケーション３１１が存在するかどうかを判断する（Ｓ１８０２）。具体的には、Ｓ１６０５の処理が実施されているデバイスアプリケーション３１１の存在を確認する。存在が確認された場合、一覧表示領域５０６に、スキャンデータであることを示す情報「スキャン登録」の欄を追加する（Ｓ１８０３）。

デバイスアプリケーション３１１からスキャンデータ一覧１４０１を取得する（Ｓ１８０４）。本処理はＳ１７０１と同一である。Ｓ１８０１で取得した文書情報（文書ＩＤ）と同一の文書情報が、Ｓ１８０４で取得したスキャンデータ一覧１４０１に存在するかを判定する（Ｓ１８０５）。具体的には、取得したそれぞれの文書情報に同一の文書ＩＤが存在するかを確認する。存在すると判定された場合、ユーザーが設定した検索条件に当てはまるスキャンデータが存在することがわかり、Ｓ１８０６の処理に進む。存在しないと判定された場合はＳ１８０７の処理へ進む。

Ｓ１８０５で存在を確認した文書データに対し、スキャンデータであることを示す情報（スキャン情報）を付与し（Ｓ１８０６）、文書データのインデックスとスキャン情報に基づいて一覧表示領域５０６を表示する（Ｓ１８０７）。その際に表示される一覧表示領域５０７の一例を図４に示す。図４より、インデックスが「見積書」、「Ａ株式会社」、「未処理」である文書データが、画像処理装置１０３のスキャン処理によって取得されたスキャンデータであることがわかる。

Ｓ１８０２において監視対象であるデバイスアプリケーションが存在しないと判定された場合、「スキャン登録」欄が設けられることなく、文書情報（インデックス）のみが一覧表示領域５０６に表示される（Ｓ１８０８）。以上が検索条件に合致したスキャンデータを、一覧表示領域に表示する処理である。

図１２と図１３の処理により、文書管理システム１０２に登録されたスキャンデータを通知、あるいは検索結果としてクライアントアプリケーション３０１に表示させることができる。

［実施例２］
スキャンデータの監視処理（図１２）と文書データの監視処理（図１５）とが独立して実行される。通知対象の文書データによっては同じ文書データの登録通知であるにも関わらず、スキャンデータの登録通知と、特定のインデックスの文書データ登録通知とで２種類の通知が表示され、煩わしい。その際の通知画面の一例を９０４（図８）に示す。このように、インデックス「注文書」、「Ｂ株式会社」、「未処理」が付与された文書データが１つしかないにも関わらず、２種類の通知が表示されてしまっている。

一方の通知画面１９０１は、実施例２における通知画面を模式的に示した図である。インデックスが「注文書」、「Ｂ株式会社」、「未処理」である文書データがスキャンデータであり、且つ通知対象として設定されたインデックス「注文書」の文書データであることが、一つの通知画面からわかる。

本実施例では、上記課題を解消するための最良の形態について図面を用いて説明する。また、基本的な実施例については、実施例１に基づき、実施例１と同様の内容の部分は説明を割愛する。

実施例２における通知処理について、図１６を用いて説明する。本フローは、スキャンデータの監視処理（図１２）におけるインデックスの通知（Ｓ１７０６）の代わりに実行される。既に説明済みの部分については同じ符番を振り、詳細な説明は省略する。

また、本フローは、クライアントアプリケーション３０１がＳ１７０４のレスポンスでスキャンデータのインデックスを文書管理システム１０２から取得したことをきっかけに開始される。

特定のインデックスが監視対象として設定されているかを判定する（Ｓ２２０１）。つまり、文書データの監視処理（図１５）の対象として、特定のインデックスが設定されているかを判定する。設定されていると判定された場合はＳ２２０２に進み、設定されていないと判定された場合はＳ１７０６に進み、取得したスキャンデータのインデックスを通知画面に表示する。今回は、特定のインデックスとして、「注文書」、「Ｂ株式会社」、「未処理」が設定されているものとする。

取得したスキャンデータのインデックスと、特定のインデックスとが合致しているかを判定する（Ｓ２２０２）。合致すると判定された場合はＳ２２０３の処理へ進み、存在しないと判定された場合はＳ１７０６の処理へ進む。今回、スキャンデータのインデックスが「注文書」、「Ｂ株式会社」、「未処理」であり、特定のインデックス「注文書」、「Ｂ株式会社」、「未処理」と合致したものとする。

該当のスキャンデータは通知済みであるかが通知済みであるかを判定する（Ｓ２２０３）。具体的には、後述のＳ２２０５で登録される文書ＩＤを参照し、デバイスアプリケーション３１１から取得したスキャンデータの文書ＩＤが通知済みの文書データであるかを判定する。通知済みでないと判定された場合はＳ２２０４へ進み、通知済みであると判定された場合は本処理を終了する。

通知済みでないと判定された場合、スキャンデータおよび特定のインデックスに該当する文書データが登録された旨を通知する（Ｓ２２０４）。その際の通知画面の一例を１９０１（図８）に示す。１９０１では、インデックス「注文書」、「Ｂ株式会社」、「未処理」の文書データが特定のインデックスの検索対象であり、かつスキャンデータでもあるため、「スキャンした文書／文書種類［注文書］が登録されました」と表示されている。Ｓ２２０４で通知された文書データの文書ＩＤを記憶する（Ｓ２２０５）。Ｓ２２０５で通知された文書ＩＤを登録することで、１回目の図１６の処理で通知された文書データが、２回目以降の図１６の処理で再度通知対象となることを防止することができる。

本実施例により、複数の通知条件に該当するスキャンデータであっても、そのスキャンデータの登録通知を一つの通知画面にまとめることができる。

［実施例３］
上記の実施例の方法では、スキャンデータを通知するために、デバイスアプリケーション３１１へスキャンデータ情報を定期的に取得する必要があり、画像処理装置１０３に対する通信負荷がかかってしまう。実施例３では、上記課題を解消するための最良の形態について図面を用いて説明する。また、既に上記で説明済みの処理については同じ符番を振り、詳細な説明は省略する。

デバイスアプリケーション３１１の記憶情報の一例を表３と表４に示す。表３は、クライアントアプリケーション情報一覧であり、デバイスアプリケーション３１１と通信するクライアントアプリケーション３０１を有するクライアントＰＣ１０１のＩＰアドレス、及びクライアントアプリケーション３０１に接続された文書管理システム１０２へのログインユーザー名を記憶する。デバイスアプリケーション３１１が表３の情報を取得する処理については後述（図１８）する。

表４は、クライアントアプリケーション３０１に未通知であるスキャンデータの文書ＩＤと、文書管理システム１０２へのログインユーザー名の一覧である。

＜実施例３における、デバイスアプリケーションの処理＞
本実施例における、デバイスアプリケーション３１１から文書管理システム１０２にスキャンデータを登録するフローを、図１７を用いて説明する。本フローは実施例３におけるデバイスアプリケーション３１１から登録ボタン１３０９が押下されたことをきっかけに実行される。

クライアントアプリケーション情報一覧（表３）に、スキャンデータを登録したログインユーザーと同一ユーザーの情報が存在するか否かを判定する（Ｓ２４０１）。例えば、スキャンデータを文書管理システム１０２に登録したログインユーザー名が「ｔａｒｏ」である場合、同一ユーザーの情報が存在すると判定され、Ｓ２４０２に進む。存在しないと判定された場合、本処理を終了する。

デバイスアプリケーション３１１が、表３で特定されるＰＣクライアント１０１のクライアントアプリケーション３０１と通信可能であるかを判定する（Ｓ２４０２）。具体的には、表３において、ログインユーザー名「ｔａｒｏ」で特定されるＩＰアドレス「ｘｘｘ．ｘｘ．ｘｘｘ」のクライアントＰＣが有するクライアントアプリケーション３０１に対し、デバイスアプリケーション３１１が通信可能であるかを問い合わせる。通信可能であると判定された場合、Ｓ２４０３の処理へ進み、通信可能でないと判定された場合はＳ１５０５の処理へ進に、未通知のスキャンデータを管理する（表４）。

クライアントアプリケーション情報（表３）と表４に基づいて、ログインユーザーに対して未通知のスキャンデータが存在するかを判定する（Ｓ２４０３）。未通知のスキャンデータが存在すると判定された場合はＳ２４０４に進み、そうでない場合は本フローを終了する。

未通知のスキャンデータが存在すると判定されると、デバイスアプリケーション３１１はクライアントアプリケーション３０１に対して未通知のスキャンデータの文書ＩＤを送信し（Ｓ２４０４）、処理が終了する。

以上が本実施例におけるデバイスアプリケーションの処理である。本処理により、クライアントアプリケーション３０１から受信した情報に基づいて、クライアントアプリケーション３０１に未通知のスキャンデータを特定して、そのスキャンデータの文書ＩＤをクライアントアプリケーション３０１に送信することができる。

＜実施例３における、クライアントアプリケーションによる通知処理＞
本実施例における、クライアントアプリケーション３０１の通知処理について、図１８を用いて説明する。上記で説明済みの処理については同じ符番を振り、詳細な説明を省略する。

Ｓ１６０１〜１６０４の処理により、文書管理システム１０２と通信可能なデバイスアプリケーション３１１が存在することを、クライアントアプリケーション３０１が確認する。

クライアントアプリケーション３０１は、デバイスアプリケーション３１１にクライアントアプリケーション情報を送信する（Ｓ２５０１）。具体的には、クライアントＰＣのＩＰアドレスと、文書管理システム１０２へのログインユーザー名を送信する。この送信されたクライアントアプリケーション情報が、デバイスアプリケーション３１１が管理するクライアントアプリケーション情報（表３）に相当する。

デバイスアプリケーション３１１はクライアントアプリケーション３０１に対し、未通知のスキャンデータの文書ＩＤを送信する（Ｓ２５０４）。Ｓ２５０４は、図１７のＳ２４０４の処理が実行されることに伴ってクライアントアプリケーション３０１で実行される処理である。本処理後Ｓ１７０６により、クライアントアプリケーション３０１は文書情報を文書管理システム１０２から取得し、文書情報を通知後、本フローを終了する。

本実施例の処理により、クライアントアプリケーション３０１がデバイスアプリケーション３１１の監視を行うことなく、画像処理装置１０３から該当のスキャンデータを取得する事ができ、監視による通信負荷を軽減できる。

［その他の実施例］
上記の実施例では、検索条件に合致したスキャンデータを通知、または検索結果に表示するようにしているが、特定のインデックスに関連付く文書データを通知、または表示しないようにし、検索条件を排他的に用いてもよい。

また、本発明の目的は以下の処理を実行することによっても達成される。即ち、上述した実施例の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出す処理である。この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施例の機能を実現することになり、そのプログラムコード及び該プログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

１０１ クライアントＰＣ
１０２ 文書管理システム
１０３ 画像処理装置
３０１ クライアントアプリケーション
３１１ デバイスアプリケーション

Claims (11)

1. 文書をスキャンするスキャン機能を有するデバイスと、
   前記スキャン機能によって取得されたスキャンデータであって、文書管理システムにおいて管理されている前記スキャンデータに関する情報を表示するクライアントと、
   を含む情報処理システムであって、
   前記デバイスは、
   前記スキャンデータが前記文書管理システムに対して登録されたことに伴い、前記文書管理システムによって発行される前記スキャンデータの識別子を取得する第一の取得手段と、
   前記クライアントは、
   前記識別子を前記デバイスから取得する第二の取得手段と、
   前記第二の取得手段によって取得された識別子を前記文書管理システムに送信する送信手段と、
   前記送信手段によって送信された識別子で特定されたスキャンデータが、前記文書管理システムに登録された旨を通知画面として通知する通知手段と、を有し、
   前記情報処理システムは、
   前記通知手段によって通知された通知画面から、前記識別子で特定されたスキャンデータを編集する編集画面に遷移することを特徴とする情報処理システム。
2. 前記クライアントは、
   前記文書管理システムと通信可能なデバイスを検索する検索手段を更に有し、
   前記検索手段によって前記通信可能なデバイスが検索された場合、
   前記第二の取得手段は、
   前記通信可能なデバイスに対して監視処理を実行し、前記監視処理の対象であるデバイスから前記識別子を取得することを特徴とする請求項１に記載の情報処理システム。
3. 前記デバイスは、
   前記スキャンデータを取得するためのスキャン機能を実行する際に前記デバイスを介して前記文書管理システムにログインしたログインユーザーのユーザー情報と、前記識別子とを管理する管理手段を更に有し、
   前記監視処理は、
   前記クライアントが前記デバイスに対して定期的に通信を実行し、管理手段によって管理された情報を取得し、
   前記送信手段は、
   前記監視処理により取得された情報と、前記クライアントを介して前記文書管理システムにログインした前記ログインユーザーの前記ユーザー情報とに基づいて特定された前記識別子を、前記文書管理システムに送信することを特徴とする請求項２に記載の情報処理システム。
4. 前記デバイスは、
   前記スキャンデータを取得するためのスキャン機能を実行する際に前記デバイスを介して前記文書管理システムにログインしたログインユーザーのユーザー情報と、前記識別子とを管理する管理手段を更に有し、
   前記クライアントは、
   前記クライアントを介して前記文書管理システムにログインしたログインユーザーのユーザー情報を、前記デバイスに登録する登録手段を更に有し、
   前記デバイスは、
   前記管理手段によって管理された情報と、前記登録手段によって登録されたユーザー情報とに基づいて、前記スキャンデータの識別子を特定し、
   前記第二の取得手段は、
   前記デバイスにおいて特定された識別子が前記クライアントに送信されることによって、前記デバイスにおいて特定された識別子が前記クライアントによって取得されることを特徴とする請求項１に記載の情報処理システム。
5. 前記編集画面は、
   前記通知画面において選択されたスキャンデータの識別子が、前記文書管理システムに送信され、前記選択されたスキャンデータの識別子を用いて、前記文書管理システムで特定されたスキャンデータが前記クライアントに送信されたことによって表示されることを特徴とする請求項１乃至４のいずれか一項に記載の情報処理装置。
6. 前記クライアントは、
   ユーザー操作によって検索されたスキャンデータを検索結果として表示する表示手段と、
   前記文書管理システムと通信可能なデバイスを検索する検索手段とを有し、
   前記検索手段によって前記通信可能なデバイスが検索された場合、
   前記表示手段は、
   前記スキャンデータに関する情報に加えて、前記スキャンデータが前記スキャン機能によって取得されたスキャンデータであることを示す情報を表示することを特徴とする請求項１乃至５のいずれか一項に記載の情報処理システム。
7. 前記スキャンデータに関する情報は、
   前記スキャンデータに対して付与された属性情報の項目であるインデックスと前記インデックスに対する設定値を含む請求項６に記載の情報処理システム。
8. 前記情報処理システムは、
   前記送信手段によって送信された識別子で特定されたスキャンデータのインデックスを取得する第三の取得手段を更に有し、
   前記通知手段は、
   前記第三の取得手段によって取得されたインデックスを少なくとも含む前記通知画面を通知することを特徴とする請求項１乃至７のいずれか一項に記載の情報処理システム。
9. 前記情報処理システムは、
   特定のインデックスを監視対象として設定し、前記文書管理システムに対し前記特定のインデックスが設定された文書データが登録されたかどうかを監視する監視手段と、
   前記第三の取得手段によって取得されたインデックスと、前記特定のインデックスとが同一であるかを判定する判定手段と、
   前記判定手段によって同一であると判定された場合、
   前記通知手段は、
   前記送信手段によって送信された識別子で特定されたスキャンデータであって、前記特定のインデックスが設定されたスキャンデータが前記文書管理システムに登録された旨を通知することを特徴とする請求項８に記載の情報処理システム。
10. 前記通知画面は、
    前記識別子で特定されたスキャンデータのインデックスを少なくとも含み、
    前記編集画面は、
    前記通知画面に表示されたインデックスがユーザー操作によって選択されたことで表示されることを特徴とする請求項１乃至８のいずれか一項に記載の情報処理システム。
11. 文書をスキャンするスキャン機能を有するデバイスと、
    前記スキャン機能によって取得されたスキャンデータであって、文書管理システムにおいて管理されている前記スキャンデータに関する情報を表示するクライアントと、
    を含む情報処理システムの制御方法であって、
    前記デバイスは、
    前記スキャンデータが前記文書管理システムに対して登録されたことに伴い、前記文書管理システムによって発行される前記スキャンデータの識別子を取得する第一の取得手段と、
    前記クライアントは、
    前記識別子を前記デバイスから取得する第二の取得手段と、
    前記第二の取得手段によって取得された識別子を前記文書管理システムに送信する送信手段と、
    前記送信手段によって送信された識別子で特定されたスキャンデータが、前記文書管理システムに登録された旨を通知画面として通知する通知手段と、を有し、
    前記情報処理システムの制御方法は、
    前記通知手段によって通知された通知画面から、前記識別子で特定されたスキャンデータを編集する編集画面に遷移することを特徴とする情報処理システムの制御方法。

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