JP2008015836A - 画像形成装置、画像形成システム、および画像形成装置の制御方法 - Google Patents

Abstract

【課題】ワークフローを効率的に実行することができる画像形成装置を提供する。
【解決手段】複数のステップ（１〜５）からなるワークフローをＭＦＰに登録する。登録された操作ユーザが、ワークフローキーを押下するごとにワークフローのステップが進行する。登録された操作ユーザ以外のユーザがログインすると、ワークフローキーは非表示、またはグレーアウトで表示される。
【選択図】図４

Description

この発明は画像形成装置、画像形成システム、および画像形成装置の制御方法に関し、特にワークフローを実行することができる画像形成装置、画像形成システム、および画像形成装置の制御方法に関する。

ＭＦＰ（Multi Function Peripheral）などの画像形成装置にワークフローを登録し、一連の流れに沿った仕事を自動で行なわせることが、実現されている。

下記特許文献１においては、１個のワンタッチボタンに対し、複数の状態を割り付けることができるファクシミリ装置であって、ワンタッチボタンにより、ある状態から他の状態へ遷移がされると、ワンタッチボタンのＬＥＤの発光色を変化させ、色に応じた登録先を呼び出すものが記載されている。
特開平５−３１６２６６号公報

ユーザ選択、またはネットワークから隔離されている作業などを含んだワークフローは、どうしても人を介在させる必要があり、人が判断や作業を行なうステップが必要となる。このようなワークフローを、完全に自動化することは無理である。そのため、１つのワークフローを、一連の流れに沿った仕事を自動化できる複数のワークフローに細かく分け、複数のワークフローとして登録することが一般的である。そのため、現実的には必ずしも、ユーザの業務を向上させるものになるとは言えなかった。

この発明は上記問題点を解決するためになされたものであり、ワークフローを効率的に実行することができる画像形成装置、画像形成システム、および画像形成装置の制御方法を提供することを目的としている。

上記目的を達成するためこの発明のある局面に従うと、複数のステップからなるワークフローを実行することができる画像形成装置は、ワークフローの進行を指示するためのキーを登録する登録手段と、登録手段で登録されたキーが押下されたことに従い、ワークフローのステップを進めるための制御を行なう制御手段とを備える。

好ましくは登録手段は、１つのキーに１つのワークフローの進行を割当て、制御手段は、１つのキーが押下されるごとに、割当てられたワークフローのステップを１つ進めることを特徴とする。

好ましくは画像形成装置は、実行するステップに関する情報を表示する表示手段をさらに備える。

好ましくは画像形成装置は、ワークフローの一部の変更を受付ける受付手段をさらに備える。

好ましくは画像形成装置は、ワークフローのステップに対して、有効期限を設定する設定手段をさらに備える。

好ましくは、キーは表示手段上に表示され、ワークフローの処理内容および処理状況に基づき、キーの表示方法が変更されることを特徴とする。

好ましくは画像形成装置は、画像形成装置を使用するユーザを特定する特定手段をさらに備え、表示手段は、特定されたユーザに基づいてキーの表示を変化させる。

この発明の他の局面に従うと、画像形成システムは、上述のいずれかに記載の画像形成装置と、ワークフローの管理を行なうサーバとを備える。

この発明の他の局面に従うと、複数のステップからなるワークフローを実行することができる画像形成装置の制御方法において、画像形成装置は、ワークフローの進行を指示するためのキーを登録し、制御方法は、登録されたキーの押下を検出する検出ステップと、登録されたキーが押下されたことに従い、ワークフローのステップを進めるための制御を行なう制御ステップとを備える。

この発明に従うと、登録されたキーが押下されたことに従い、ワークフローのステップを進めるための制御が行なわれるため、ワークフローを効率的に実行することができる画像形成装置、画像形成システム、および画像形成装置の制御方法を提供することができる。

［第１の実施の形態］
以下、本発明の第１の実施の形態におけるワークフロー実行システムについて説明する。本実施の形態におけるシステムは、人の介在が必要なワークフローを処理する。ワークフローは、複数のステップから構成される。ワークフローのステップを進めるためのトリガーは、１つのキーの押下に対応する。すなわち、担当者が１つのキーを押下することで、ＭＦＰにワークフローを進める指示が行なわれる。これにより、滞りなくワークフローを遂行させることができる。

図１は、本発明の第１の実施の形態におけるワークフロー実行システムの構成を示す図である。

図に示されるように、ワークフロー実行システムは、ＭＦＰ１００と、複数のＰＣ（Personal Computer）２００ａ〜２００ｃとがネットワークにより接続された構成を有している。

図２は、図１のＰＣ１台の構成を示す図である。
図を参照して、ＰＣは、記憶部（ＨＤＤ（Hard disk Drive））２０３と、操作部２０１と、ディスプレイ部２０５と、ＣＰＵ２０７と、ネットワークＩ／Ｆ部２０９とを有し、ネットワークに接続されている。

記憶部２０３には、ユーザがインストールした様々なアプリケーションソフトウェアが記憶されている。その中には、ＭＦＰと関係づけられたドライバも存在し、ユーザがＰＣで印刷指示を行なうと、ドライバを通ってＭＦＰ１００にデータが送信され、ＭＦＰ１００は印刷を行なう。

また、記憶部２０３の中にはブラウザ（閲覧ソフト）も存在し、ユーザがデバイスのＩＰアドレスを指定し、データ取得指示を行なうことで、ＰＣはブラウザを介してデータを取得することができる。また、記憶部２０３の中には、メールソフトも存在し、デバイスにあるデータや、デバイスでスキャンしたデータを、そのデバイスから取得することができる。

図３は、ＭＦＰ１００の構成を示す図である。
図を参照して、ＭＦＰ１００は、スキャン部（原稿読取り部）１０１、画像処理部１０９、および画像転送部１１１を備えた画像制御部１１９と、受信データ解析部１１３と、一時メモリ部１０７と、操作パネル部１１５と、ネットワークＩ／Ｆ部１１７と、画像印刷部１０３と、ＨＤＤ１０５とを有し、ネットワークに接続されている。

画像送信時には、スキャン部１０１は操作パネル部１１５で設定された読取り条件に基づいて原稿画像をスキャンし、画像制御部１１９に転送する。画像制御部１１９では、まずスキャン部１０１から受信した画像を、操作パネル部１１５の画像処理設定に基づいて画像処理部１０９で画像変換し、画像転送部１１１に転送する。

画像転送部１１１は、操作パネル部１１５の送信設定に基づいて送信先を決定し、ネットワークＩ／Ｆ部１１７を通じて画像データを転送する。

一方、画像受信時には、ＭＦＰ１００はデータをネットワークＩ／Ｆ部１１７を通じて受信し、受信データ解析部１１３に転送し、データを解析する。データがＦＡＸおよび印刷データであれば、画像処理部１０９で画像処理設定に基づいて画像変換し、画像印刷部１０３に転送し、画像印刷部１０３で印刷を行なう。データが格納データであれば、それをＨＤＤ１０５に保存する。

また、上述したようにＭＦＰ１００は、画像送信時には読取り条件や送信条件を設定する必要があるが、ユーザの手間を軽減するために、宛先情報、読取り条件、送信条件、ワークフローなどをプログラムキーとして、操作パネル部１１５またはＰＣのソフトウェアから登録することができる。ユーザはプログラムキーを選択するだけで、登録された設定に基づいた動作を実行することができる。

ここで言うプログラムキーとは、ある動作が関連づけされたキーのことであり、一般には、動作目的別にワンタッチキー、ワークフローキーなどと呼ばれる。キーは操作パネル部１１５において、ボタンなどの形状で表示される。

今、下記の（１）〜（７）のステップから構成されるワークフローがあることを想定する。これは、発注システムのワークフローである。

（１） 営業職のＡ（営業Ａ）は、ＭＦＰ１００の操作パネル部１１５より、ＭＦＰのＨＤＤ１０５内のＢＯＸ１に格納された購入申請文書フォーマット（購入申請.pdf）を、営業ＡのＰＣ（メールアドレス：aaa@abcde.jp）に送付する。

（２） 営業ＡはＰＣ、電話、メール、口頭等で必要な情報の収集を行なったり、あるいは、状況に応じた選択を行ない、購入申請文書フォーマットに従い、購入商品情報を記入した購入申請文書をＭＦＰで印刷する。

（３） 営業Ａは、印刷した購入申請文書に課長Ｂの判子をもらう。営業Ａは、承認された購入申請文書をＭＦＰでスキャンし、電子データにする。営業Ａは、電子データを庶務ＣのＰＣ（ccc@abcde.jp）に送付する。

（４） 庶務Ｃは、購入申請文書を確認する。その後、ＭＦＰの操作パネル部１１５を操作することにより、ＭＦＰのＨＤＤ１０５内のＢＯＸ２に格納された注文文書フォーマット（注文.pdf）を、庶務ＣのＰＣ（ccc@abcde.jp）に送付する。

（５） 庶務Ｃは、注文文書フォーマットに従い、購入申請文書の情報を記入した注文文書を作成し、ＭＦＰで印刷を行なう。

（６） 庶務Ｃは、印刷された注文文書に判子を押し、ＭＦＰで注文文書をスキャンし、業者Ｄ（ＦＡＸ番号：03-1234-5678）にＧ３ＦＡＸで送付する。

（７） ＭＦＰは、Ｇ３ＦＡＸの送信が完了すると、連絡先を入力し、完了通知を送付する。

営業Ａは、ＭＦＰの操作パネル部１１５やＭＦＰの設定を行なうアプリケーションにより、上記ワークフローに従って、動作情報を１つのワークフローキーに対応させて登録する。動作情報は、ＭＦＰの一時メモリ部１０７に保存される。

図４は、営業Ａが登録する動作情報の具体例を示す図である。
図に示されるように、上述のワークフローのうち送信を伴なう処理が、動作番号１〜５の５つのステップの動作として動作情報に登録されている。

各動作番号に対応して、操作ユーザと、対象文書と、アクション前提条件と、アクション条件と、アクションと、宛先と、読取条件と、送信条件と、本文と、有効期間（表示する期間）とが登録される。

なお、操作ユーザとは、操作が予定されるユーザであり、対象文書とは処理の対象となる文書である。対象文書としては、その格納場所とファイル名とが記載される。

アクション前提条件とは、その動作番号の動作を開始する条件である。例えば動作番号１の動作は、ワークフローの実行に対応するキー（ボタン）が押された（選択された）ことを条件として開始される。動作番号２の動作は、動作番号１の動作が正常終了し、かつワークフローの実行に対応するキーが押されたことを条件として開始される。

アクション条件は、ＭＦＰの処理部が判断する動作実行の条件である。アクション条件が満たされているときに、その動作番号の動作が実行され、満たされていない場合はエラーとなる。例えば、動作番号２の動作は、スキャンされた書類に予め登録された課長の判子が押されていないと（すなわち課長の判子の画像データが含まれていないと）、実行されない。

アクションは、動作の内容を示すものであり、宛先はメールやＦＡＸの送信先を示すものである。

読取条件は、スキャン動作がある場合に、その画像読取条件を示すものである。読取条件としては、画素数、カラー／モノクロ、出力ファイル形式とが記載される。ここでは、送信条件としては、Ｎｉｎ１の設定を行なうことができるものとする。本文とは、送信を行なう場合に必要に応じて送信内容の本文を事前に登録するものである。

有効期限は、その動作の有効期限を定めるものである。現在の日時が有効期限内であれば、その動作を実行するためのキーを表示するが、有効期限内でなければキーを表示しない（グレーアウトの表示で選択できなくするなどを含む）。例えば動作番号３の動作を行なうためのキーは、２９、３０、３１日のみに表示される。

図５は、一時メモリ部１０７に記憶される現在の動作情報を示す図である。
ここでは、図４の動作番号２までの動作が完了した状態を示し、動作番号３の動作が現在の動作情報として記録されている。

ユーザが操作パネル部１１５より、ワークフローキーを選択すると、ＭＦＰは一時メモリ部１０７にアクセスを行ない、図４の動作情報を取得する。取得した動作情報に基づき、ＭＦＰは処理を実行し、かつ操作パネル部１１５に情報を表示する。

図６〜１８は、図４で示されるワークフロー実行における操作パネル部１１５の表示の具体例を示す図である。

図６〜１８を用いて、以下に上記ワークフローにおける操作パネル部１１５の表示とユーザの動作とを説明する。なお、図において白で記載されたキーは選択可能なキーを示し、斜線ハッチングで示されるキーはユーザが選択したキーを示し、ドットのハッチングで示されるキーは、グレーアウトにより選択できないキーを示している。

図６の画面がＭＦＰのトップ画面として操作パネル部１１５に表示される。
営業ＡはＭＦＰの前に行き、操作パネル部１１５より、「ワークフロー」キーを選択する。選択に伴ない、図７に示されるように、ＭＦＰには登録されたワークフローを実行するためのキーが一覧として表示される。

すなわち、図７では、「発注１」、「発注２」、「勤怠」、「ワーク１」、「ワーク２」、「ワーク３」の６つのワークフローが登録されていることを示しており、ユーザは実行したいワークフローのキーを押下する。ここでは「発注２」のキーが押されたものとする。これにより、「発注２」のワークフローが開始され、図８に示されるようにトップ画面に戻る。なお、「発注２」は、図４の動作情報に示されるワークフローであるものとする。

図８のトップ画面では、「発注２」のワークフローが終了するまで、画面下部に業務を知らせる情報と、選択可能なキーとが表示される。各ユーザがキーを選択すると、取得した設定情報に基づき、処理が実行される。

ここでは、図４の動作番号１の動作が行なわれている。すなわち、画面下に実行すべき動作としてＢＯＸ１の購入申請.pdfのファイルを、aaa@abcde.jpに送信することが表示され、「発注２」のキーが表示される。また、動作を編集するための編集キーが表示されている。ユーザは編集キーを押すことで、動作の内容（対象とする文書、送信先など）を変更することができる。

ユーザ（ここでは営業Ａ）が「発注２」のキーを押下すると、ＭＦＰは、ＢＯＸ１に保存されている、購入申請.pdfのファイルを取得し、それを電子メールでaaa@abcde.jpに送信する。すなわち、図８で「発注２」キーが押されると、動作番号１の処理が実行される。図９に示されるように、処理の実行中は「発注」、「編集」のキーがグレーアウトとされ、選択できなくなっている。

動作番号１の動作が終了すると、図１０に示されるように、次の動作番号２の動作がトップ画面に表示される。ここでは、図４の動作番号２の動作が行なわれている。すなわち、画面下に実行すべき動作としてスキャンによりデータを得て、そのファイルを、ccc@abcde.jpに送信することが表示され、「発注２」のキーが表示される。また、動作を編集するための編集キーが表示されている。ユーザ（ここでは営業Ａ）は、編集キーを押すことで、動作の内容（画素数、カラー／モノクロ、ファイル形式、ファイルの送信先など）を変更することができる。

すなわち、図１１に示されるように「編集」キーが押されると、図１２に示されるように各種設定を変更するための編集画面が表示され、ユーザからの変更を受付ける。図１２において、ユーザが「ＯＫ」キーを押すと、図１３のトップ画面に戻る。ここでは、１ｉｎ１が２ｉｎ１に変更されたものとする。

図１３の画面において営業Ａが「発注２」キーを押下すると、ＭＦＰはＡＤＦ（Auto Document Feeder）にセットされた文書を、設定された条件（４００ｄｐｉ、カラー）で読込み、ｊｐｅｇファイルで２ｉｎ１に変換し、ccc@abcde.jpに送信する。

処理中にエラーが生じた場合は、図１４に示されるエラー画面の表示が行なわれる。「ＯＫ」キーが押下されると、図１３の表示に戻り、「終了」キーが押下されると図６の表示に戻る。エラーとしては、スキャン時のエラー、送信時のエラーなどの他、アクション条件を満たさなかった場合などがある。

図４に示されるように、次の動作である動作番号３には有効期限が設けられている。ここでは現在の日時が有効期限内であると想定する。有効期限内であれば、動作番号２の動作が終了すると、図１５に示されるように、次の動作番号３の動作がトップ画面に表示される。

ユーザ（ここでは庶務Ｃ）が、「発注２」のキーを押すと、ＭＦＰはＢＯＸ２内の注文.pdfのファイルを取得し、ccc@abcde.jpに送信する。

図１６（動作番号４）、図１７（動作番号５）と、登録された動作が終了するまで、操作パネル部１１５の表示とキー入力とが繰返される。また、ユーザは各動作の設定を変更したいとき、編集キーを選択し、編集画面で変更を行なう。

また、動作番号３の動作において、有効期限の条件を満たしていない場合は、図１８に示されるように、「発注２」のキーはグレーアウトとされ、押下できない。

なお、ＭＦＰにおいてユーザにログインを要求し、ログインしたユーザと、登録情報に登録された操作ユーザとが一致した場合にのみ、ワークフローキーの押下ができるようにしてもよい。

図１９〜２９は、ログインのユーザ情報を用いた場合の操作パネル部１１５の表示の具体例を示す図である。

図において、左は営業Ａがログインした場合の表示を、右は庶務Ｃがログインしたときの表示を示す。ログインは、図１９に示される画面で、ログイン名とパスワードとを入力することにより行なわれる。

図２０に示されるように、トップ画面が表示されている状態において、ワークフローの実行は両ユーザともに可能である。しかし、「発注２」のワークフローを開始することができるのは、図４に示されるように営業Ａのみであるため、図２１に示されるワークフローの一覧画面において、「発注２」のキーは、営業Ａがログインしたときにのみ表示される。

図２２（動作番号１の動作の開始）および図２３（動作番号１の動作の実行中）、ならびに図２４（動作番号２の動作の開始）、図２５（動作番号２の動作の実行中）、および図２６（動作番号２の動作のエラー表示中）においても、操作ユーザは営業Ａであるため（図４参照）、「発注２」のキーおよび情報は、営業Ａがログインしたときにのみ表示される。

一方、図２７（動作番号３の動作の開始）、図２８（動作番号４の動作の実行中）、および図２９（動作番号５の動作の実行中）においては、操作ユーザは庶務Ｃであるため（図４参照）、「発注２」のキーおよび情報は、庶務Ｃがログインしたときにのみ表示される。

以上の動作は、ＭＦＰの以下の処理により実行される。
操作パネル部１１５の「ワークフロー一覧画面」で「発注２」キーが押されると、ＭＦＰは一部メモリ部１０７の動作情報（図４）にアクセスし、現在の動作情報（図５）に次に行なう処理の情報を格納する。

ＭＦＰは、現在の動作情報にアクセスし、動作情報を操作パネル部１１５に表示する。このとき、ユーザにより編集キーが押されたときは編集画面を表示し、編集された情報を現在の動作情報に上書きする。

編集画面において、ＯＫキーが押された際は再び、現在の動作情報を表示する。
ユーザから「発注２」キーが押されるごとに、現在の動作情報に従い、その動作を実行する。アクション条件として、スキャン文書に予め登録された課長の判子が存在したときのみ動作を行なうなどがあるが、このような条件がある場合は、条件を満たす場合にのみ動作を実行する。

例えば、図４の動作番号２の動作であれば、ＡＤＦを用いて原稿のプレスキャンを行ない、画像をチェックする。条件を満たしているときは、読取条件に従い、再度、原稿をスキャンし、設定された送信先に送信を行なう。送信が成功ならば、動作情報（図４）にアクセスし、現在の動作情報（図５）に次に行なう情報を格納する。

このような処理が、動作情報（図４）に登録された動作が終了するまで繰返し行なわれる。送信失敗などのときには、エラー画面が表示される。ユーザによりエラー画面において、ＯＫキーが選択されたときは、失敗した動作をトップ画面に表示し、やり直しを促す。終了キーが選択されたときは、現在の動作情報（図５）のデータを削除し、トップ画面を表示する。

図３０は、本実施の形態におけるＭＦＰの実行する処理を示すフローチャートである。
図を参照して、ステップＳ１０１において操作パネル部１１５のワークフロー一覧画面（図７）で「発注２」キーが押下されたかを判定する。ＹＥＳとなれば、ステップＳ１０３で現在のフローの番号を示す変数Ｉに「１」を代入する。

ステップＳ１０５において、変数Ｉが、ワークフロー全体に存在するフロー数を示すＮ以下であるかを判定し、ＹＥＳであればステップＳ１０７へ、ＮＯであればステップＳ１３９へ進む。なお、図４ではＮは５である。

ステップＳ１０７においては、Ｉ番目の動作番号の動作を、現在の動作情報（図５）にコピーする。続いて、ステップＳ１０９で現在の動作情報をトップ画面に表示する。

ステップＳ１１１において「編集」キーが押されたかを判定し、ＮＯであれば、ステップＳ１１３で「発注２」キーが押されたかを判定する。

ステップＳ１１３でＹＥＳであれば、ステップＳ１１５で操作パネル部１１５の「発注２」キーと、「編集」キーとをグレーアウトとし、ステップＳ１１７で、現在の動作情報（図５）の動作を実行する。ステップＳ１１９で正常に実行が終了したかを判定し、ＹＥＳであればステップＳ１２１でＩの値を１インクリメントし、ステップＳ１０５へ戻る。

ステップＳ１０５でＩがＮ以下でなければ、ステップＳ１３９で現在の動作情報のデータを削除し、ステップＳ１４１で操作パネル部１１５にトップ画面を表示し、処理を終了する。

ステップＳ１１１でＹＥＳであれば、ステップＳ１２３で編集画面を表示し、編集を受付ける。ステップＳ１２５で「ＯＫ」キーが押されたかを判定し、ＹＥＳであれば編集内容を一時メモリ部１０７に記憶し、ステップＳ１０９に戻る。

ステップＳ１２５でＮＯであれば、ステップＳ１２９で所定の時間経過したかを判定し、ＹＥＳであればステップＳ１３９へ進み、ＮＯであればステップＳ１２３へ戻る。

ステップＳ１１３でＮＯであれば、ステップＳ１１１へ戻る。
ステップＳ１１９でＮＯであれば、ステップＳ１３１でエラー画面を表示し、ステップＳ１３３で終了キーが押されたかを判定する。ＹＥＳであればステップＳ１３９へ進む。ＮＯであれば、ステップＳ１３５で「ＯＫ」キーが押されたかを判定し、ＹＥＳであればステップＳ１０９へ戻る。ＮＯであれば、ステップＳ１３７で所定時間経過したかを判定し、ＮＯであればステップＳ１３１へ、ＹＥＳであればステップＳ１０９へ戻る。

図３１は、図３０のステップＳ１１７の現在の動作情報の動作実行処理を示すフローチャートである。

ステップＳ２０１で、現在の動作情報（図５）の中に、アクション条件が存在するかを判定し、ＹＥＳであればステップＳ２０３でアクション条件の情報を取得する。ステップＳ２０５において、アクション条件を満たしているかを判定し、ＹＥＳであれば、ステップＳ２０７において、対象文書はスキャンデータであるかを判定する。ＹＥＳであれば、ステップＳ２０９において読取条件を設定する。

ステップＳ２１１において、操作パネル部１１５内のスキャンボタンが選択されたかを判定し、ＹＥＳであればステップＳ２１３でスキャンを実行する。ステップＳ２１５において、送信条件を取得し、データを変換する。その後、ステップＳ２１７において、図４に示された本文があれば取得し、ステップＳ２１９で宛先にデータ送信を行なう。ステップＳ２２１で送信が成功したかを判定し、ＹＥＳであればメインルーチンへ戻る。

ステップＳ２０１でＮＯであれば、ステップＳ２０７へ進む。
ステップＳ２０５でＮＯであれば、ステップＳ２２５で失敗フラグを立て、メインルーチンへ戻る。

ステップＳ２０７でＮＯであれば、ステップＳ２２７においてファイル格納場所から文書を取得する。ステップＳ２２９で対象文書の取得に成功したかを判定し、ＹＥＳであればステップＳ２１７へ進む。ＮＯであればステップＳ２２５へ進む。

ステップＳ２１１でＮＯであれば、ステップＳ２２３で所定時間経過したかを判定し、ＮＯであればステップＳ２１１へ戻り、ＹＥＳであればステップＳ２２５へ進む。

ステップＳ２２１でＮＯであれば、ステップＳ２２５へ進む。
なお、図１９〜図２９に示されるように、ログインの条件に応じて表示を変える場合には、以下の処理が行なわれる。

図３２は、図３０のステップＳ１０５とＳ１０７との間に実行される処理を示すフローチャートである。

図を参照して、ステップＳ７０１においてログイン処理を行なう。ステップＳ７０３において、ログインユーザＵを取得し、ステップＳ７０５においてＩ番目の動作の操作ユーザ（図４）Ｕｉを取得する。

ステップＳ７０７において、Ｕ＝Ｕｉであるかを判定し、ＹＥＳであればステップＳ１０７へ進む。ＮＯであれば、ステップＳ７０９において、実行中のワークフロー以外の処理を受付け、その処理を実行する。その後、ステップＳ７０１へ戻る。

［第２の実施の形態］
以下、本発明の第２の実施の形態におけるワークフロー実行システムについて説明する。

図３３は、本発明の第２の実施の形態におけるワークフロー実行システムの構成を示す図である。

図に示されるように、ワークフロー実行システムは、複数のＭＦＰ１００ａ〜１００ｃと、ＰＣ２００（複数であってもよい）と、各拠点のＭＦＰを制御するＭＦＰ制御サーバ３００がネットワークにより接続された構成を有している。ＭＦＰ１００ａ〜１００ｃは、それぞれ異なる場所に存在するものとし、東京にあるＭＦＰ１００ａ、大阪にあるＭＦＰ１００ｂ、名古屋にあるＭＦＰ１００ｃは、決められた一定の間隔でＭＦＰ制御サーバ３００に、例えばＨＴＴＰを使用してアクセスを行なっている。また、各ＭＦＰはユーザ認証により管理されている。

ＭＦＰ制御サーバ３００には、アプリケーションや各拠点のＭＦＰの操作パネル部１１５により設定された設定情報が格納されている。設定情報には、ユーザ認証表（図３４参照）、アドレス帳、キーごとの動作情報（図３５参照。これはワークフローキーに対する動作情報を示す。）、現在の動作情報（図３６参照）、キー表示フラグ情報（図３７参照。これは、キーを表示するためのフラグを示す。）などが含まれる。

図３４は、ユーザ認証表の具体例を示す図である。
図を参照して、ユーザ認証表はユーザ認証とアクセス権限の管理を行なうために用いられるものであり、登録Ｎｏ．に対応させて、名前と、ユーザ名と、パスワードと、アクセス権限とが記録される。アクセス権限の欄では、ワークフローのそれぞれにおいて、アクセス権限のあるユーザが「１」として登録されている。

図３５は、動作情報の具体例を示す図である。
ここでは具体例として、図４と同様の動作を行なうための動作情報を示している。ここではアクション条件として、図４での条件に加えて、正当な操作ユーザの操作であるかを判定することとしている。

図３６は、現在の動作情報の具体例を示す図である。
第２の実施の形態において、現在の動作情報として、図３５の中から現在実行中の情報が記録される。

図３７は、キー表示フラグ情報の具体例を示す図である。
各ワークフローのキーを非表示にするか、アクティブ表示させるか、グレーアウト表示とするかが、図３７の情報により決定される。

なお、本実施の形態において、ＰＣやサーバの構成は図２に示されるものと同様であり、ＭＦＰの構成は図３に示されるものと同様である。

本実施の形態においては、社内外を連携させたワークフローを完遂させることとしている。ここでは例として、第１の実施の形態におけるワークフローを別々の場所に存在するＭＦＰで実行するものとする。営業Ａは大阪におり、庶務Ｃは名古屋にいるものとする。

営業Ａは、ＭＦＰの操作パネル部１１５やＭＦＰの設定を行なうアプリケーションから、ワークフローに従って、動作するワークフローキーを登録する。動作情報（図３５）は、ＭＦＰ制御サーバ３００に保存される。ユーザが操作パネル部１１５よりログインし、ワークフローキーを選択すると、ＭＦＰはＭＦＰ制御サーバ３００にアクセスを行ない、動作情報を取得する。

ＭＦＰは、取得した動作情報に基づき処理を実行し、かつ操作パネル部１１５に情報を表示する。

図３８〜４１は、操作パネル部１１５の表示の具体例を示す図である。
図３８に示されるように、営業Ａは大阪にあるＭＦＰ１００ｃの画面から、ログインを行なう。大阪にあるＭＦＰ１００ｃは、ＭＦＰ制御サーバ３００にアクセスを行ない、アクセス権限を問い合わせる。ＭＦＰ制御サーバ３００は、ユーザ認証表（図３４）を参照して、営業Ａの操作権限のあるキーを返す。

図３９左に示されるように、大阪にあるＭＦＰ３００ｃは、取得したキーを、操作パネル部１１５に表示する。なお、図３９右は、営業Ｂがログインしたときの画面を示す図である。営業Ｂのログインに対しては、営業Ｂがアクセス権限を有するキーが表示される。

営業Ａが、操作パネル部１１５で、「発注２」のキーを選択すると、大阪にあるＭＦＰ１００ｃは、ＭＦＰ制御サーバ３００にそれを通知する。

ＭＦＰ制御サーバ３００は、通知を受けると、キー表示フラグ情報（図３７）の「発注２」キーのフラグを「１」にする。そして、記憶部にある動作情報（図３５）にアクセスし、現在の動作情報（図３６）に次に行なう情報を格納する。

各ユーザが各ＭＦＰに操作パネル部１１５よりログインすると、ＭＦＰは、ある一定の間隔で、「発注２」キーの動作情報（図３５）、現在の動作情報（図３６）、キー表示フラグ情報（図３７）を取得し、各操作パネル部１１５に表示する情報を決定する。

大阪にあるＭＦＰ１００ｃは、営業Ａに対して図４０左の画面を表示する。一方、このとき、庶務ＣがＭＦＰにログインすると、ＭＦＰは、ＭＦＰ制御サーバ３００からの情報に従い、図４０中央の画面を表示する。すなわち、「発注２」のキーは表示されるものの、グレーアウトにより操作不可能とされる。営業Ａおよび庶務Ｃ以外のユーザのログインに対しては、図４０の右の画面を表示する。すなわち、「発注２」に関する情報は表示されない。

営業Ａが図４０右の画面より、「発注２」キーを選択すると、大阪にあるＭＦＰ１００ｃは、ＭＦＰ制御サーバ３００にそれを通知する。ＭＦＰ制御サーバ３００は「発注２」キーが選択されたことを知ると、図３７のキー表示フラグ情報の「発注２」キーの部分を 「２」にする。大阪にあるＭＦＰ１００ｃは、ＭＦＰ制御サーバ３００より、キー表示フラグ情報（図３７）を取得し、図４１に示されるように操作パネル部１１５の表示を行なう。

大阪にあるＭＦＰ１００ｃが１つのステップの動作を終了すると、それをＭＦＰ制御サーバ３００に通知する。ＭＦＰ制御サーバ３００は、動作情報（図３５）にアクセスし、現在の動作情報（図３６）に次に行なう情報を格納し、図３７のキー表示フラグ情報の「発注２」キーの部分を「１」にする。このような処理が登録された動作が終了するまで、繰返し行なわれる。

また、ＭＦＰの操作パネル部１１５において、編集キーが押された際は、ＭＦＰに保存している現在の動作情報を設定されたとおりに上書きし、ＯＫキーが押されると、現在の動作情報を参照して動作する。また、動作結果がエラーのとき、ＭＦＰは操作パネル部１１５にエラー画面を表示する。ユーザによりエラー画面において、ＯＫキーが選択されたときは、失敗した動作をトップ画面に表示し、やり直しを促す。終了キーが選択されたときは、ＭＦＰ制御サーバ３００に失敗したことを通知する。

ＭＦＰより、失敗結果を受け取ったＭＦＰ制御サーバ３００は、現在の動作情報（図３６）を削除し、キー表示フラグ情報（図３７）の「発注２」キーのフラグを「０」にする。また、各デバイスにワークフローの中止を通知する。ＭＦＰ制御サーバ３００より、中止を受け取ったＭＦＰは、記憶している「発注２」キーの動作情報（図３５）、現在の動作情報（図３６）、キー表示フラグ情報（図３７）を削除し、トップ画面を表示する。

図４２は、ＭＦＰの行なうトップ画面表示処理を示すフローチャートである。
図を参照して、ステップＳ３０１において、所定時間が経過したかを判定し、ＹＥＳとなればステップＳ３０３で、ＭＦＰ制御サーバ３００から「発注２」キーの動作情報（図３５）、現在の動作情報（図３６）、およびキー表示フラグ情報（図３７）を取得する。ステップＳ３０５で、キー表示フラグ情報（図３７）の「発注２」キーのフラグの値が「０」であるかを判定し、ＹＥＳであればステップＳ３１５で「発注２」キーを非表示とする。

ステップＳ３０５でＮＯであれば、ステップＳ３０７で、キー表示フラグ情報（図３７）の「発注２」キーのフラグの値が「２」であるかを判定する。ＹＥＳであれば、ステップＳ３１７でログインユーザが「発注２」キーの動作情報（図３６）の操作ユーザであるかを判定する。ＹＥＳであれば、ステップＳ３１９で「発注２」キーをグレーアウト表示とする。ＮＯであれば、ステップＳ３１５で「発注２」キーを非表示とする。

ステップＳ３０７でＮＯであれば、ステップＳ３０９で、キー表示フラグ情報（図３７）の「発注２」キーのフラグの値が「１」であるかを判定する。ＹＥＳであれば、ステップＳ３１１で、ログインユーザが「発注２」キーの動作情報（図３６）の操作ユーザであるかを判定する。ＹＥＳであれば、ステップＳ３１３で「発注２」キーをアクティブ表示とする。

ステップＳ３１１でＮＯであれば、ステップＳ３１９で「発注２」キーをグレーアウト表示とする。

図４３は、ＭＦＰ制御サーバ３００の実行する処理を示すフローチャートである。
ステップＳ４０１で「発注２」キーが押されたという通知がＭＦＰからあったかを判定する。ＹＥＳであれば、ステップＳ４０３でキー表示フラグ情報（図３７）の「発注２」フラグを「１」（アクティブ表示）にする。

ステップＳ４０５で現在のフローの番号を示す変数Ｉに「１」を代入する。
ステップＳ４０７において、変数Ｉが、ワークフロー全体に存在するフロー数を示すＮ以下であるかを判定し、ＹＥＳであればステップＳ４０９へ、ＮＯであればステップＳ４３３へ進む。なお、図３５ではＮは５である。

ステップＳ４０９においては、Ｉ番目の動作番号の動作を、現在の動作情報（図３６）にコピーする。続いて、ステップＳ４１１で「発注２」キーが押されたという通知がＭＦＰからあったかを判定する。ＹＥＳであれば、ステップＳ４１３でキー表示フラグ情報（図３７）の「発注２」フラグを「２」（グレーアウト表示）にする。

ステップＳ４１５で、Ｉ番目の動作が正常終了したという通知がＭＦＰからあったかを判定し、ＹＥＳであれば、ステップＳ４１７でキー表示フラグ情報（図３７）の「発注２」フラグを「１」（アクティブ表示）にする。その後、ステップＳ４１９でＩの値を１インクリメントし、ステップＳ４０７へ戻る。

ステップＳ４１１でＮＯであれば、ステップＳ４２１で所定時間が経過したかを判定し、ＮＯであればステップＳ４１１に戻り、ＹＥＳであればステップＳ４２３において、現在の動作情報（図３６）を削除する。その後、ステップＳ４２５において、キー表示フラグ情報（図３７）の「発注２」キーのフラグを「０」（非表示）とし、ステップＳ４２７においてＭＦＰなどの各デバイスへワークフローの中止を通知する。その後、ステップＳ４３３でキー表示フラグ情報（図３７）の「発注２」キーのフラグを「０」（非表示）とする。

ステップＳ４１５でＮＯであれば、ステップＳ４２９で所定時間が経過したかを判定し、ＮＯであればステップＳ４１５に戻り、ＹＥＳであればステップＳ４３１において、現在の動作情報（図３６）を削除する。その後、ステップＳ４３３へ進む。

図４４は、ＭＦＰの行なう処理を示すフローチャートである。
図に示されるように、ステップＳ５０１で操作パネル部１１５のワークフロー一覧画面で「発注２」キーが押されたのであれば、ＭＦＰ制御サーバ３００にその旨の通知を行なう。

図４５は、ＭＦＰのトップ画面で発注キーが押された時におけるＭＦＰの処理を示すフローチャートである。

図を参照して、ステップＳ６０１でユーザのログイン処理を行なう。ステップＳ６０３で、ＭＦＰ制御サーバ３００から「発注２」キーの動作情報（図３５）、現在の動作情報（図３６）、およびキー表示フラグ情報（図３７）を取得する。

ステップＳ６０５において、現在の動作情報をトップパネルに表示する。
ステップＳ６０７において、編集キーが押されたかを判定し、ＹＥＳであれば、ステップＳ６１９において編集画面を表示する。ステップＳ６２１でＯＫキーが押されたかを判定し、ＹＥＳであればステップＳ６２３で編集内容を一時メモリ部１０７に記憶し、ステップＳ６０３へ戻る。

ステップＳ６２１でＮＯであれば、ステップＳ６２５において所定時間経過したかが判定され、ＮＯであればステップＳ６１９に戻り、ＹＥＳであればステップＳ６３５に進む。

ステップＳ６０７でＮＯであれば、ステップＳ６０９でトップ画面において「発注２」キーが押されたかを判定し、ＮＯであれば、ステップＳ６０７へ、ＹＥＳであればステップＳ６１１へ進む。

ステップＳ６１１においては、現在の動作情報の動作の実行を行なう。この処理の詳細は、図３１のフローチャートで説明したものと同じである。

その後、ステップＳ６１３で処理が正常に終了したかを判定し、ＹＥＳであれば、ステップＳ６１５において、ＲｅｓｕｌｔＦｌａｇを正常終了に設定し、ステップＳ６１７において、ＭＦＰ制御サーバ３００に結果を送信する。

ステップＳ６１３においてＮＯであれば、ステップＳ６２７においてエラー画面を表示する。ステップＳ６２９において、終了キーが押されたかを判定し、ＮＯであれば、ステップＳ６３１でＯＫキーが押されたかを判定し、ＹＥＳであればステップＳ６０３へ戻る。

ステップＳ６３１でＮＯであれば、ステップＳ６３３において所定時間経過したかが判定され、ＮＯであればステップＳ６２７に戻り、ＹＥＳであればステップＳ６３５に進む。

ステップＳ６３５においては、ＲｅｓｕｌｔＦｌａｇを異常終了に設定し、ステップＳ６１７へ進む。

なお、第２の実施の形態においては、ＭＦＰ制御サーバを使用したが、その機能をいずれかのＭＦＰが代行することで、ＭＦＰ制御サーバを有しないシステムにおいても処理を実行可能である。

［実施の形態における効果］
以上の処理により、これまでは１つのワークフローとして設定できなかった一連の作業を１つのプログラムキー（ワークフローキー）として設定でき、設定したプログラムキー押すことでワークフローのステップを進めることができる。

また、１つのキー（第２の実施の形態では、異なるＭＦＰに表示される１つのキー）を押すことで、ワークフローを順次実行できるため、ユーザの使い勝手がよい。

さらに、ログイン処理およびワークフローの進行状況によって、ログインしたユーザが処理すべきワークフローのキーが自動的に表示されるため、ユーザは自己の処理すべき仕事を容易に把握することができ、作業の効率が上がるという効果がある。

さらに、ワークフローの一部の編集キーを設けることで、例えば、ワークフローに登録された宛先が送信不可（ＰＣダウン等）であった場合において、操作パネルにその旨のエラーが表示されると、ユーザは別の宛先を入力することが可能となる。

［その他］
なお、操作パネル部において、ワークフローの進行状況を表示するようにしてもよい。すなわち、全体の中のどのステップが実行中であるか、どのステップまで進んだかが判るように表示を行なってもよい。

なお、上述の実施の形態における処理は、ソフトウエアにより行なってもよいし、ハードウエア回路を用いて行なってもよい。

また、上述の実施の形態におけるフローチャートの処理を実行するプログラムを提供することもできるし、そのプログラムをＣＤ−ＲＯＭ、フレキシブルディスク、ハードディスク、ＲＯＭ、ＲＡＭ、メモリカードなどの記録媒体に記録してユーザに提供することにしてもよい。また、プログラムはインターネットなどの通信回線を介して、装置にダウンロードするようにしてもよい。

また、本発明はネットワークに接続されたシステムにおいても、ネットワーク環境に接続されていないシステムにも適用することができる。

今回開示された実施の形態はすべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。

本発明の第１の実施の形態におけるワークフロー実行システムの構成を示す図である。 図１のＰＣ１台の構成を示す図である。 ＭＦＰ１００の構成を示す図である。 営業Ａが登録する動作情報の具体例を示す図である。 一時メモリ部１０７に記憶される現在の動作情報を示す図である。 図４で示されるワークフロー実行における操作パネル部１１５の表示の具体例を示す図である。 図４で示されるワークフロー実行における操作パネル部１１５の表示の具体例を示す図である。 図４で示されるワークフロー実行における操作パネル部１１５の表示の具体例を示す図である。 図４で示されるワークフロー実行における操作パネル部１１５の表示の具体例を示す図である。 図４で示されるワークフロー実行における操作パネル部１１５の表示の具体例を示す図である。 図４で示されるワークフロー実行における操作パネル部１１５の表示の具体例を示す図である。 図４で示されるワークフロー実行における操作パネル部１１５の表示の具体例を示す図である。 図４で示されるワークフロー実行における操作パネル部１１５の表示の具体例を示す図である。 図４で示されるワークフロー実行における操作パネル部１１５の表示の具体例を示す図である。 図４で示されるワークフロー実行における操作パネル部１１５の表示の具体例を示す図である。 図４で示されるワークフロー実行における操作パネル部１１５の表示の具体例を示す図である。 図４で示されるワークフロー実行における操作パネル部１１５の表示の具体例を示す図である。 図４で示されるワークフロー実行における操作パネル部１１５の表示の具体例を示す図である。 ログインのユーザ情報を用いた場合の操作パネル部１１５の表示の具体例を示す図である。 ログインのユーザ情報を用いた場合の操作パネル部１１５の表示の具体例を示す図である。 ログインのユーザ情報を用いた場合の操作パネル部１１５の表示の具体例を示す図である。 ログインのユーザ情報を用いた場合の操作パネル部１１５の表示の具体例を示す図である。 ログインのユーザ情報を用いた場合の操作パネル部１１５の表示の具体例を示す図である。 ログインのユーザ情報を用いた場合の操作パネル部１１５の表示の具体例を示す図である。 ログインのユーザ情報を用いた場合の操作パネル部１１５の表示の具体例を示す図である。 ログインのユーザ情報を用いた場合の操作パネル部１１５の表示の具体例を示す図である。 ログインのユーザ情報を用いた場合の操作パネル部１１５の表示の具体例を示す図である。 ログインのユーザ情報を用いた場合の操作パネル部１１５の表示の具体例を示す図である。 ログインのユーザ情報を用いた場合の操作パネル部１１５の表示の具体例を示す図である。 第１の実施の形態におけるＭＦＰの実行する処理を示すフローチャートである。 図３０のステップＳ１１７の現在の動作情報の動作実行処理を示すフローチャートである。 図３０のステップＳ１０５とＳ１０７との間に実行される処理を示すフローチャートである。 本発明の第２の実施の形態におけるワークフロー実行システムの構成を示す図である。 ユーザ認証表の具体例を示す図である。 動作情報の具体例を示す図である。 現在の動作情報の具体例を示す図である。 キー表示フラグ情報の具体例を示す図である。 操作パネル部１１５の表示の具体例を示す図である。 操作パネル部１１５の表示の具体例を示す図である。 操作パネル部１１５の表示の具体例を示す図である。 操作パネル部１１５の表示の具体例を示す図である。 ＭＦＰの行なうトップ画面表示処理を示すフローチャートである。 ＭＦＰ制御サーバ３００の実行する処理を示すフローチャートである。 ＭＦＰの行なう処理を示すフローチャートである。 ＭＦＰのトップ画面で発注キーが押された時におけるＭＦＰの処理を示すフローチャートである。

符号の説明

１００ ＭＦＰ、１０１ スキャン部、１０３ 画像印刷部、１０５ ＨＤＤ、１０７ 一時メモリ部、１０９ 画像処理部、１１１ 画像転送部、１１３ 受信データ解析部、１１５ 操作パネル部、１１７ ネットワークＩ／Ｆ部、２００ａ〜２００ｃ ＰＣ。

Claims (9)

1. 複数のステップからなるワークフローを実行することができる画像形成装置であって、
   前記ワークフローの進行を指示するためのキーを登録する登録手段と、
   前記登録手段で登録されたキーが押下されたことに従い、前記ワークフローのステップを進めるための制御を行なう制御手段とを備えた、画像形成装置。
2. 前記登録手段は、１つのキーに１つのワークフローの進行を割当て、
   前記制御手段は、前記１つのキーが押下されるごとに、割当てられたワークフローのステップを１つ進めることを特徴とする、請求項１に記載の画像形成装置。
3. 実行するステップに関する情報を表示する表示手段をさらに備えた、請求項１または２に記載の画像形成装置。
4. 前記ワークフローの一部の変更を受付ける受付手段をさらに備えた、請求項１〜３のいずれかに記載の画像形成装置。
5. 前記ワークフローのステップに対して、有効期限を設定する設定手段をさらに備えた、請求項１〜４のいずれかに記載の画像形成装置。
6. 前記キーは表示手段上に表示され、
   前記ワークフローの処理内容および処理状況に基づき、前記キーの表示方法が変更されることを特徴とする、請求項１〜５のいずれかに記載の画像形成装置。
7. 画像形成装置を使用するユーザを特定する特定手段をさらに備え、
   前記表示手段は、前記特定されたユーザに基づいて前記キーの表示を変化させる、請求項６に記載の画像形成装置。
8. 請求項１〜７のいずれかに記載の画像形成装置と、前記ワークフローの管理を行なうサーバとを備えた、画像形成システム。
9. 複数のステップからなるワークフローを実行することができる画像形成装置の制御方法であって、
   前記画像形成装置は、前記ワークフローの進行を指示するためのキーを登録し、
   前記登録されたキーの押下を検出する検出ステップと、
   前記登録されたキーが押下されたことに従い、前記ワークフローのステップを進めるための制御を行なう制御ステップとを備えた、画像形成装置の制御方法。

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