JP5288985B2 - 情報処理装置及び情報処理方法 - Google Patents
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Description
はじめに本発明で使用する用語を定義する。
1)プロセス定義
ワークフローの定義
2)アクティビティ
ワークフローにおける作業の単位
3)ワークアイテム(WI)
アクティビティにおいて担当者が実行する具体的な作業
4)スキャン送信
画像処理装置において、原稿をスキャンで読み込み電子データ化し、E−Mail送信やファイル共有(SMB)、FTP等のプロトコルを用いて送信する機能
図1は、ワークフロー処理システムのシステム構成の一例を示す図である。
ワークフロー処理システムは、ワークフロー実行装置であるサーバ装置11、PCクライアント12、画像形成装置13A〜Bから構成され、それぞれネットワーク14で接続されており、TCP/IPやSNMP等のプロトコルを用いてデータ通信が可能である。つまり、サーバ装置11と、画像形成装置13A〜Bは、ネットワーク14を介して通信可能に接続されている。なお、それぞれの装置の数は限定されるものではない。また、画像形成装置は、画像処理装置の一例である。
以下、本ワークフロー処理システムでは1つのサーバ装置11、1つのPCクライアント12、2つの画像形成装置13A・13Bがそれぞれ接続されていることを前提に説明を行う。また、サーバ装置11はワークフローを実行可能な画像形成装置を管理しているものとする。
201は、システム・バスであり、これから説明する各構成ブロックはこのシステム・バスに接続されている。202は、CPU(Central Processing Unit)である。203は、プログラム・メモリ(PMEMという)である。CPU202は、プログラムを適宜ハード・ディスク210からPMEM203に選択/読み込みし、実行することによって、サーバ装置11の機能又は後述するフローチャートに係る処理が実現される。また、キーボード212から入力されたデータはテキスト・メモリでもあるPMEM203にコード情報として格納される。204は、通制御部であり、205の通信ポートに於ける入出力データの制御を行う。通信ポート205から出力された信号は、通信回線206を経由して、ネットワーク上の他の装置の通信ポートに伝えられる。
208は、外部記憶装置制御部である。209、210はデータファイル用のディスクで、例えば209は、フレキシブル・ディスク(FDという)であり、210は、ハード・ディスク(HDという)である。
211は入力制御部であり、212のキーボード、213のマウス等の入力装置が接続される。操作者はこのキーボード211を操作することによりシステムの動作指令等を行う。
また213は216のCRT上で画像情報を加工指示するためのポインティング・デバイス(PDという)で本実施形態ではマウスを使用している。これによりCRT216上のカーソルをX,Y方向任意に移動してコマンドメニュー上のコマンド・アイコンを選択して処理の指示を行うほか編集対象の指示、描画位置の指示等も行う。214はビデオ・イメージ・メモリ(VRAMという)、215は表示出力制御部、216はCRTである。CRT216に表示されるデータは、211のVRAM上にビットマップデータとして展開されている。
なお、本実施形態でROMに記憶しているプログラムは、装置に直接接続されているHDやFD等の記憶媒体にも記憶されていてもよい。更に、ネットワークで接続されている他の装置上に記憶されていてもよい。
図4は、ワークフローのプロセス定義の一例を示す図である。
本実施形態におけるワークフローは、アクティビティ42〜45で構成されており、各アクティビティは画像形成装置で処理すべきアクティビティ47と、PCクライアントで処理すべきアクティビティ48と、のどちらかに分類される。図4の場合、実線で示す申請のアクティビティ42/承認のアクティビティ44/決済のアクティビティ45がPCで処理するアクティビティであって、二重線で示す書類送信のアクティビティ43が画像形成装置で処理するアクティビティとなる。また、アクティビティにはそれぞれアクティビティの実行者を特定するためのロールが割り当てられており、申請のアクティビティ42/書類送信のアクティビティ43には一般社員ロールが割り当てられている。また、承認のアクティビティ44には主任ロール、決済のアクティビティ45には室長ロールが割り当てられている。本ワークフロー処理システムは、アクティビティが終了する毎に、次に処理すべきアクティビティに設定されるロールをもつユーザのワークアイテムを生成する。また、本図で示す書類送信のアクティビティ43はスキャンした書類をサーバ装置11に送信することによって実行されるものとする。
本実施形態におけるロールとユーザとは、以下の通りである。
一般社員ロール:ユーザA・ユーザC
主任ロール:ユーザB
室長ロール:ユーザD
ワークフロー61がサーバ装置11で管理されており、各アクティビティを順番に処理する様子を示している。ワークフローが開始されると最初のアクティビティである申請アクティビティに設定されているロールをもつユーザのワークアイテムがサーバ装置11において生成される。前記ユーザがPCクライアント12から申請ワークアイテムを処理すると(62)、サーバ装置11において次の書類送信ワークアイテムが生成され、画像形成装置で処理される。書類送信ワークアイテムは画像形成装置13Aで書類をスキャンし、サーバ装置11にスキャン送信することによって実行される(63)。その後、PCクライアントから承認処理(64)、決済処理(65)が行われることによって、ワークフロー61が完了する。
画像形成装置はユーザがログインすると、ユーザ毎に設定されたポータル画面701をユーザI/F装置301に表示する。本画面の例はUser1がログインした場合のものである。702〜710は画像形成装置の機能をワンアクションで実現するためのボタンであり、情報処理部306は、ボタンの設定内容(ボタンの設定情報)をユーザ毎に保持しており、この設定情報を基に表示が行われる。なお、このボタンの設定情報は、後述するように、サーバ装置11から配信される。702〜704がワークアイテムを実行するためのボタンである。本ボタンにはワークフローの名称、ワークアイテムに対応したアクティビティの名称、ワークフローに設定されているコメント等が表示される。705〜710は一般的な機能を実行するためのボタンであり、705〜707は特定フォルダへのスキャン送信を実施するボタン、708〜710はFAXをそれぞれの宛先に送信するボタンである。
図8は、サーバ装置11が、新規ワークアイテムが発生した際にボタン設定を配信する処理の一例を示すフローチャートである。
サーバ装置11は、新規ワークアイテムが発生した際、ステップS0802において、そのワークアイテムが画像形成装置で処理すべきものか否かを判定する。ワークアイテムが画像形成装置で処理すべきものの場合、ステップS0803においてサーバ装置11は、画像形成装置実行ワークアイテム用の前処理(ボタンの設定情報の生成の処理等)を行う。なお、ステップS0803の処理の詳細は、後述する図9を用いて説明する。ステップS0804においてサーバ装置11は、管理している全画像形成装置に対してボタン設定(ボタンの設定情報)の配信を行う。
ステップS0902において、サーバ装置11は、ワークアイテムに対応するアクティビティより画像形成装置で実行する機能の設定を取得する。本設定は例えば、画像をスキャンする際の解像度、カラー/モノクロの設定、スキャンデータのファイル生成方法や、印刷する際の体裁(N−upやステイプル)等である。ステップS0903において、サーバ装置11は、ワークアイテムに割り当てられているロールからそのワークアイテムを実行できるユーザの情報を取得する。これによりサーバ装置11は、どのユーザのポータル画面にボタンを登録するかを決定する。ステップS0904において、サーバ装置11は、ワークアイテムの種別がスキャン送信ワークアイテムか印刷ワークアイテムかを判別する。
ステップS0904の判定で、印刷ワークアイテムと判定した場合、サーバ装置11は、ステップS0906において、印刷するデータの生成を行う(印刷データ生成)。サーバ装置11は、印刷データを、ワークアイテム毎に一意に識別し、ワークアイテムと印刷データとの関連情報を管理する。また、サーバ装置11は、印刷データにはステップS0903で取得したユーザに対するアクセス権(アクセス権限)のみを付与する。
これまでの処理で、画像形成装置で処理するワークアイテムを実行するボタンの登録(ボタンの設定情報の生成)が終了する。
図10、図11は、ステップS0804にて画像形成装置に配信されたボタンの設定内容とこの設定内容に基づきポータル画面に表示されるボタンの一例を示す図である。図10は、スキャン送信ワークアイテムの場合の設定内容及びボタンの例であり、図11は、印刷ワークアイテムの場合の設定内容及びボタンの例である。本設定内容は画像形成装置の情報処理部306が保持する。なお、本例ではUser1とUser2とが実行可能なワークアイテムに対するボタンが画像形成装置13AのUser1のポータル画面とUser2のポータル画面とにそれぞれ登録された場合を示す。
サーバ装置11は、ワークアイテムの実行を監視し、ステップS1202において、画像形成装置よりアクセスがあった場合、前記アクセスが、スキャンデータの受信か、又は印刷データの取得依頼の受信かを判別する。
スキャンデータを受信した場合、ステップS1203において、サーバ装置11は、データが送られてきたフォルダより、関連情報を用いて対応するワークアイテムを一意に決定する。また、サーバ装置11は、フォルダへアクセスしたユーザ情報よりワークアイテムを実行したユーザを決定する。ステップS1204において、サーバ装置11は、ワークアイテムより対応するアクティビティ及びワークフローを決定する。ステップS1205において、サーバ装置11は、スキャンデータをワークフロー(又はアクティビティ)に関連付け保存する。ステップS1206において、サーバ装置11は、ステップS0905で生成した受信フォルダを削除する。ステップS1207において、サーバ装置11は、ワークフローを次の工程(次のアクティビティの処理)に進める。ステップS1208において、サーバ装置11は、ステップS0804で画像形成装置に対して登録した全てのボタンを削除する。つまり、サーバ装置11は、ステップS0804でボタンの設定情報を配信した全ての画像形成装置に対して、前記ボタンの削除要求を送信する(削除要求送信)。この削除要求を受け取った画像形成装置は、情報処理部306等に保持してある前記削除要求で要求されているボタンを削除する。
図14は、画像形成装置の機能に応じて、ボタンの設定情報を変える処理の一例を示すフローチャートである。
ステップS1402において、サーバ装置11は、ワークアイテムに対応するアクティビティより画像形成装置で実行する機能の設定を取得する。サーバ装置11は、ステップS1403〜S1408でサーバ装置11が管理している画像形成装置全てに対して処理を行う。ステップS1404において、サーバ装置11は、画像形成装置より画像形成装置が実行可能な機能の情報(機能情報)を取得する。
1501は、NGボタンの設定内容(設定情報)に基づいて表示されたボタンの例である。なぜこの画像形成装置でワークアイテムが処理できないかの理由が表示される。1502は、NGボタンに設定された設定内容となる。本例では1504で存在しない送信先、1505で存在しないユーザ、1506で存在しないパスワードが設定されている。以上により、ユーザが仮にこのボタン(NGボタン)を押下しても実際のスキャン送信はエラーとなる。
1601は登録された全情報である。1602は画像形成装置を一意に識別するIDである。1603は画像形成装置のIPアドレスであり通信に利用する。
なお、本設定情報の生成はいくつか考えられるが本実施形態で特に限定するものではない。例えば、事前に管理者により画像形成装置を登録する手法や、同一の認証サーバを利用している画像形成装置群を自動登録する手法、同一サブネット内の画像形成装置を自動登録する手法等がある。
また、本発明の目的は、以下のようにすることによって達成される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体(又は記録媒体)を、システム或いは装置に供給する。そして、そのシステム或いは装置の中央演算処理手段(CPUやMPU)が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行する。この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が上述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記録した記憶媒体は本発明を構成することになる。
Claims (14)
- ネットワークを介して通信可能な画像処理装置で実行される、ワークフローにおける作業の単位であるアクティビティにおいて担当者が実行する作業を表すワークアイテムが生成され、前記生成されたワークアイテムが、スキャンに関するワークアイテムであった場合、前記ワークアイテムに対応するアクティビティと、前記ワークアイテムに割り当てられているロールから前記ワークアイテムを実行することができるユーザのユーザ情報と、に基づいて、前記ワークアイテムを実行することができるユーザに対するアクセス権限を設定した、前記ワークアイテム毎のフォルダを生成するフォルダ生成手段と、
前記フォルダが生成された場合に、ユーザに応じて画像処理装置に表示される画面に含まれる、前記ワークアイテムの実行に係るボタンの設定情報であって、前記フォルダの所在情報と、前記アクセス権限を有するユーザのユーザ情報と、を含む前記設定情報を生成する生成手段と、
前記生成手段で生成された前記設定情報を、ネットワークを介して通信可能な画像処理装置に配信する配信手段と、
を有することを特徴とする情報処理装置。 - 前記ボタンの押下に応じてなされる、ネットワークを介して通信可能な画像処理装置からのアクセスに応じて、前記画像処理装置の前記画面に含まれる、前記ワークアイテムの実行に係るボタンの削除要求を、前記画像処理装置に送信する削除要求送信手段を更に有することを特徴とする請求項1に記載の情報処理装置。
- 前記生成されたワークアイテムが、印刷に関するワークアイテムであった場合、前記ワークアイテムを実行することができるユーザに対するアクセス権限を設定した、前記ワークアイテム毎の印刷データを生成する印刷データ生成手段を更に有し、
前記生成手段は、前記印刷データが生成された場合に、前記印刷データの所在情報と、前記アクセス権限を有するユーザのユーザ情報と、を含む設定情報を生成することを特徴とする請求項1又は2に記載の情報処理装置。 - 前記ボタンの押下に応じて、ネットワークを介して通信可能な画像処理装置から前記フォルダに対してスキャンデータが送信されてきた場合、前記フォルダからワークアイテムを特定し、前記ワークアイテムに対応するアクティビティ、又は前記アクティビティに関連するワークフローに関連付けて前記スキャンデータを保存して、前記フォルダを削除し、前記ワークフローにおける作業を次のアクティビティへと進める制御手段を更に有することを特徴とする請求項1に記載の情報処理装置。
- 前記ボタンの押下に応じて、ネットワークを介して通信可能な画像処理装置から印刷データの取得要求が送信されてきた場合、前記印刷データからワークアイテムを特定し、前記ワークアイテムに対応するアクティビティに関連するワークフローを特定し、前記印刷データの印刷完了待機後、前記印刷データを削除し、前記ワークフローにおける作業を次のアクティビティへと進める制御手段を更に有することを特徴とする請求項3に記載の情報処理装置。
- 前記配信手段は、前記生成手段で生成された前記設定情報を、ネットワークを介して通信可能な画像処理装置に配信する際、前記画像処理装置の機能情報を取得し、前記設定情報に係るワークアイテムを実行する機能を有しているか否かを判定し、有していると判定した場合、前記設定情報を配信することを特徴とする請求項1乃至5の何れか1項に記載の情報処理装置。
- 情報処理装置が実行する情報処理方法であって、
ネットワークを介して通信可能な画像処理装置で実行される、ワークフローにおける作業の単位であるアクティビティにおいて担当者が実行する作業を表すワークアイテムが生成され、前記生成されたワークアイテムが、スキャンに関するワークアイテムであった場合、前記ワークアイテムに対応するアクティビティと、前記ワークアイテムに割り当てられているロールから前記ワークアイテムを実行することができるユーザのユーザ情報と、に基づいて、前記ワークアイテムを実行することができるユーザに対するアクセス権限を設定した、前記ワークアイテム毎のフォルダを生成するフォルダ生成ステップ、
前記フォルダが生成された場合に、ユーザに応じて画像処理装置に表示される画面に含まれる、前記ワークアイテムの実行に係るボタンの設定情報であって、前記フォルダの所在情報と、前記アクセス権限を有するユーザのユーザ情報と、を含む前記設定情報を生成する生成ステップと、
前記生成ステップで生成された前記設定情報を、ネットワークを介して通信可能な画像処理装置に配信する配信ステップと、
を含むことを特徴とする情報処理方法。 - 前記ボタンの押下に応じてなされる、ネットワークを介して通信可能な画像処理装置からのアクセスに応じて、前記画像処理装置の前記画面に含まれる、前記ワークアイテムの実行に係るボタンの削除要求を、前記画像処理装置に送信する削除要求送信ステップを更に有することを特徴とする請求項7に記載の情報処理方法。
- 前記生成されたワークアイテムが、印刷に関するワークアイテムであった場合、前記ワークアイテムを実行することができるユーザに対するアクセス権限を設定した、前記ワークアイテム毎の印刷データを生成する印刷データ生成ステップを更に有し、
前記生成ステップでは、前記印刷データの所在情報と、前記アクセス権限を有するユーザのユーザ情報と、を含む設定情報を生成することを特徴とする請求項7に記載の情報処理方法。 - 前記ボタンの押下に応じて、ネットワークを介して通信可能な画像処理装置から前記フォルダに対してスキャンデータが送信されてきた場合、前記フォルダからワークアイテムを特定し、前記ワークアイテムに対応するアクティビティ、又は前記アクティビティに関連するワークフローに関連付けて前記スキャンデータを保存して、前記フォルダを削除し、前記ワークフローにおける作業を次のアクティビティへと進める制御ステップを更に有することを特徴とする請求項7に記載の情報処理方法。
- 前記ボタンの押下に応じて、ネットワークを介して通信可能な画像処理装置から印刷データの取得要求が送信されてきた場合、前記印刷データからワークアイテムを特定し、前記ワークアイテムに対応するアクティビティに関連するワークフローを特定し、前記印刷データの印刷完了待機後、前記印刷データを削除し、前記ワークフローにおける作業を次のアクティビティへと進める制御ステップを更に有することを特徴とする請求項9に記載の情報処理方法。
- 前記配信ステップでは、前記生成ステップで生成された前記設定情報を、ネットワークを介して通信可能な画像処理装置に配信する際、前記画像処理装置の機能情報を取得し、前記設定情報に係るワークアイテムを実行する機能を有しているか否かを判定し、有していると判定した場合、前記設定情報を配信することを特徴とする請求項7乃至11の何れか1項に記載の情報処理方法。
- コンピュータを、
ネットワークを介して通信可能な画像処理装置で実行される、ワークフローにおける作業の単位であるアクティビティにおいて担当者が実行する作業を表すワークアイテムが生成され、前記生成されたワークアイテムが、スキャンに関するワークアイテムであった場合、前記ワークアイテムに対応するアクティビティと、前記ワークアイテムに割り当てられているロールから前記ワークアイテムを実行することができるユーザのユーザ情報と、に基づいて、前記ワークアイテムを実行することができるユーザに対するアクセス権限を設定した、前記ワークアイテム毎のフォルダを生成するフォルダ生成手段と、
前記フォルダが生成された場合に、ユーザに応じて画像処理装置に表示される画面に含まれる、前記ワークアイテムの実行に係るボタンの設定情報であって、前記フォルダの所在情報と、前記アクセス権限を有するユーザのユーザ情報と、を含む前記設定情報を生成する生成手段と、
前記生成手段で生成された前記設定情報を、ネットワークを介して通信可能な画像処理装置に配信する配信手段と、
して機能させることを特徴とするプログラム。 - 請求項13に記載のプログラムを記憶したコンピュータにより読み取り可能な記憶媒体。
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