JP4534595B2

JP4534595B2 - 処理実行システム

Info

Publication number: JP4534595B2
Application number: JP2004151619A
Authority: JP
Inventors: 明廣瀬
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd; Fujifilm Business Innovation Corp
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 2004-05-21
Filing date: 2004-05-21
Publication date: 2010-09-01
Anticipated expiration: 2024-05-21
Also published as: JP2005333541A

Description

本発明は、処理実行システムに関する。

従来、複数の処理各々を予め定められた順番に実行するワークフローシステムでは、画像ファイルを入力するというステップがある。この場合、スキャナーにおいて原稿をスキャンして画像データを取得し、その画像データをユーザのパーソナル・コンピュータに転送し、その後、パーソナル・コンピュータを操作して、この取り込んだ画像データをワークフローシステムに入力している。以下に、本発明に関連する文献を明記する。
特開平９−２１９７６６号公報特開平９−２６１４８６号公報

しかしながら、上記技術では、ユーザは、パーソナル・コンピュータとスキャナとにおいて煩雑な操作をしなければならない。このため、操作ミスに伴い、画像データの入力誤りが生じやすい。画像データの入力誤りが生ずると、複数の処理を適正に実行をすることができない。

本発明は、上記事実に鑑み成されたもので、画像データの入力を含む複数の処理各々を予め定められた順番に実行する際の処理の実行の適正さを向上させることの可能な処理実行システムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するために請求項１に記載の発明は、画像データの入力を含む複数の処理各々を予め定められた順番に実行する処理実行装置、及び画像データ取得装置を備えた処理実行システムであって、前記処理実行装置は、前記画像データの入力の順番に到達した場合、画像データの取得を指示する１回限りの指示が記述された指示書を作成する作成手段と、前記画像データ取得装置に、前記作成手段により作成された指示書を出力すると共に、前記指示書に記述された画像データの取得を指示したユーザに対して、電子メールで画像データの入力を促す情報を出力する出力手段と、前記画像データ取得装置が前記指示書に記述された指示を実行することにより取得した画像データを、前記画像データ取得装置から入力する入力手段と、前記入力手段により画像データが入力された場合、前記作成手段により作成され、かつ前記処理実行装置内に存在する指示書を消去する消去手段とを含み、前記画像データ取得装置は、前記出力手段により出力された指示書をユーザが選択可能に表示部に表示すると共に、該指示書が示す画像データの取得を指示したユーザを識別する識別情報を該指示書に対応させて前記表示部に表示する表示手段と、前記ユーザによって選択された指示書に記述された指示を実行することにより画像データを取得する取得手段とを含む処理実行システムである。

請求項１に記載の発明によれば、操作ミスを少なくして、画像データの入力を含む複数の処理各々を予め定められた順番に実行する際の処理の実行の適正さを向上させることができる、という効果を有する。

以下、図面を参照して、本発明の第１の実施の形態を詳細に説明する。

図１に示すように、本実施の形態にかかる処理実行システムは、画像データを取得する画像データ取得装置（指示記述実行装置）としての複合機１２と、画像データの入力を含む複数の処理各々を予め定められた順番に実行する処理実行装置としてのワークフローシステム１４と、を備えている。複合機１２とワークフローシステム１４とはネットワーク接続線１６により接続されている。

図２に示すように、複合機１２は、ＣＰＵ２２、ＲＯＭ２４、ＲＡＭ２６、入力部及び表示部を備えて構成された入出力装置２８、記憶装置３０、スキャン部３２、プリント部３４、及び、ネットワーク接続線１６に接続され、通信処理する通信部３６を、バス３８により相互に接続して構成されている。

図３に示すように、ワークフローシステム１４は、ＣＰＵ４２、ＲＯＭ４４、ＲＡＭ４６、記憶装置４８、及び、ネットワーク接続線１６に接続され、通信処理する通信部５０を、バス５２により相互に接続して構成されている。

次に、本実施の形態の作用を説明する。

ユーザは、図示しない自身のパーソナルコンピュータ（クライアント）を用いて、画像データの入力を含む複数の処理各々を予め定められた順番に実行するようにワークフローシステム１４に指示する。これにより、ワークフローシステム１４は、画像データの入力を含む複数の処理各々を予め定められた順番に実行する。

なお、ユーザは、複数の処理各々を実行するようにワークフローシステム１４に指示する際に、ユーザ名を入力する。ワークフローシステム１４は、ユーザ名と該ユーザ名により識別されるユーザのパーソナルコンピュータ（クライアント）の電子メールアドレスとを対応して記憶している。

上記のように、ワークフローシステム１４は、画像データの入力を含む複数の処理各々を予め定められた順番に実行する際に、画像データの入力の順番に到達した場合、図４に示す指示書処理プログラムをスタートする。

指示書処理プログラムがスタートすると、ステップ６２で、画像データの入力を指示する１回限りの指示記述としての指示書を作成する（作成手段）。

ここで、本実施の形態における指示書とは、画像データの入力の手順、具体的には複合機１２のスキャン部３２を用いて原稿を読み取って得られた画像データをワークフローシステム１４に入力するという手順を記述したデータである。

なお、この指示書において、画像データの入力ばかりでなく、画像データを暗号化して入力したり、画像データを所定のファイルフォーマットに変換して入力したり、この画像データと、既に記憶した他の画像データを連結、合成、差し替え等をして入力したり、これらを組み合わせたり、することを併せて指示することも可能である。

また、指示書を作成する際に、指示書と該指示書に対応する情報とを対応づけるようにしてもよい。

ここで、指示書に対応する情報としては、複数の処理の予め定められた順番のどの順番なのかを示す情報、及び、複数の処理各々を予め定められた順番に実行するように指示した上記ユーザを識別する情報の少なくとも一方とすることができる。

ステップ６４で、上記指示書（及び指示書に対応する情報）を複合機１２に送信する。

ステップ６６で、上記ユーザに画像データの入力を促す。即ち、例えば、画像データの入力を促す情報を、ユーザ自身のパーソナルコンピュータに、例えば電子メールで出力することにより行う。

なお、詳細は後述するが、上記のように指示書が複合機１２に送信されると、複合機１２では指示書を実行し、画像データを取得し、取得した画像データをワークフローシステム１４に入力する。

ステップ６８で、このように複合機１２から画像データを入力したか否かを判断し、画像データが入力されたと判断された場合に、ステップ７０で、上記作成したワークフローシステム１４に存在する指示書を消去（削除）し、ステップ７２で、複合機１２に対しても指示書を消去（削除）するように指示する。

図５には、複合機１２が実行する原稿読取処理プログラムを示すフローチャートが示されている。上記指示書（及び指示書に対応する情報）が複合機１２に送信されると、複合機１２は、本原稿読取処理プログラムをスタートし、ステップ８２で、指示書及び指示書に対応する情報を対応して入出力装置２８における上記表示部に表示する。

ところで、上記のように、ワークフローシステム１４からユーザ自身のパーソナルコンピュータには、画像データの入力を促す情報が出力され、ユーザのパーソナルコンピュータではこの情報を表示することができる。よって、ユーザは、画像データを入力すべきと気づく。そして、ユーザは、複合機１２のスキャン部３２の所定の原稿載置台に原稿をセットする。

上記のように複合機１２の入出力装置２８における上記表示部には、指示書及び指示書に対応する情報が対応して表示される。よって、ユーザは、選択すべき指示書がどれであるか容易に認識することができる。

ステップ８４で、ユーザにより指示書が選択されたか否かを判断する。上記のように、ユーザは、選択すべき指示書がどれであるか容易に認識することができるので、入出力部２８を操作して、必要な指示書を選択する。これにより、ステップ８４が肯定判定となって、ステップ８６で、指示書を実行する。即ち、スキャン部３２を介して原稿を読み取る。そして、ステップ８８で、原稿を読み取って得られた画像データをワークフローシステム１４に送信する。

なお、上記のように指示書において、画像データの入力ばかりでなく、画像データを暗号化して入力したり、画像データを所定のファイルフォーマットに変換して入力したり、この画像データと、既に記憶した他の画像データを連結、合成、差し替え等をして入力したり、これらを組み合わせたり、することを併せて指示している場合には、これに従い、画像データを暗号化して入力したり、画像データを所定のファイルフォーマットに変換して入力したり、この画像データと、既に記憶した他の画像データを連結、合成、差し替え等をして入力したり、これらを組み合わせたり、する。

ステップ９０で、指示書削除が指示されたか否かを判断する。即ち、上記のように、複合機１２から画像データがワークフローシステム１４に入力されると、ワークフローシステム１４は、複合機１２に、指示書を消去（削除）するように指示する。このようにワークフローシステム１４から複合機１２に、指示書を消去（削除）するように指示されると、ステップ９０が肯定判定となって、ステップ９２で、指示書を消去（削除）する。

以上説明したように本実施の形態では、複数の処理各々を予め定められた順番に実行する際に、画像データの入力の順番に到達したとき、画像データの入力を指示するの指示書を作成し、これを複合機に出力している。複合機では、指示書に基づいて画像データを取得し、画像データをワークフローシステムに入力する。よって、画像データの入力の際の操作ミスを少なくすることができ、画像データの入力誤りを減少させることができる。したがって、画像データを適正に入力でき、複数の処理各々を予め定められた順番に実行する処理の実行の適正さを向上させることができる。

また、前述した実施の形態では、作業を終えた指示書を自動的に削除しているので、誤って処理済の作業を重ねて行ってしまう心配がない。

以上説明した実施の形態では、原稿を読み取って得られた画像データをワークフローシステム１４に入力しているが、本発明はこれに限定されるものではなく、上記複合機の通信部を介してファックス受信した画像データをワークフローシステム１４に入力したり、ワークフローシステム１４からユーザ自身のパーソナルコンピュータに上記指示書を入力し、パーソナルコンピュータにおいて記憶した画像データ（pdfやdocuworks(富士ゼロックス株式会社の登録商標)）を、指示書を実行することにより、ワークフローシステム１４に入力するようにしてもよい。

なお、上記のように、ワークフローシステム１４から複合機１２に指示書を送信し、ワークフローシステム１４からユーザ自身のパーソナルコンピュータに、画像データの入力を促す情報が出力された場合、ユーザが、自身のパーソナルコンピュータにおいて記憶した画像データ（pdfやdocuworks(富士ゼロックス株式会社の登録商標)）をワークフローに入力する場合もある。この場合にも、ワークフローシステム１４に存在する指示書を消去し、ワークフローシステム１４から複合機１２に指示書を消去するように指示する。

次に、本発明の第２の実施の形態を説明する。

図６に示すように、本実施の形態にかかる処理実行システムは、画像データを取得する画像データ取得装置（指示記述実行装置）としての複数、本実施の形態では２つの複合機１２Ａ、１２Ｂ、画像データの入力を含む複数の処理各々を予め定められた順番に実行する処理実行装置としてのワークフローシステム１４、指示書（指示記述）を管理する指示記述管理装置としての指示書管理サーバ１８、及びデータのフォーマットを変換するフォーマット変換サーバ２０を備えている。２つの複合機１２Ａ、１２Ｂ、ワークフローシステム１４、指示書管理サーバ１８、及びフォーマット変換サーバ２０は、ネットワーク接続線１６により接続されている。

２つの複合機１２Ａ、１２Ｂは、第１の実施の形態の複合機１２の構成（図２参照）と同様であるので、その説明を省略する。ワークフローシステム１４は、第１の実施の形態のワークフローシステム１４の構成（図３参照）と同様であるので、その説明を省略する。なお、指示書管理サーバ１８も第１の実施の形態のワークフローシステム１４の構成（図３参照）と同様であるので、その説明を省略する。

図７に示すように、フォーマット変換サーバ２０は、ＣＰＵ１０２、ＲＯＭ１０４、ＲＡＭ１０６、記憶装置１０８、ネットワーク接続線１６に接続され、通信処理する通信部１１０、フォーマット変換するファーマット変換部１１２を、バス１１３により相互に接続して構成されている。

次に、本実施の形態の作用を説明する。本実施の形態では、画像データの入力を含む複数の処理各々を予め定められた順番に実行する処理として経理処理のワークフローについて説明する。なお、この場合の画像データの入力は、出張費申請を行う出張費申請書画像データの入力である。

図８には、本実施の形態におけるワークフローシステムが実行する指示書処理プログラムを示すフローチャートが示されている。

ユーザは、図示しない自身のパーソナルコンピュータ（クライアント）を用いて、画像データの入力を含む複数の処理各々を予め定められた順番に実行するようにワークフローシステム１４に指示する。即ち、本実施の形態では、上記のように、経理処理のワークフローを実行するようにワークフローシステム１４に指示する。これにより、ワークフローシステム１４は、経理処理のワークフローを実行する。

なお、ユーザは、経理処理のワークフローを実行するようにワークフローシステム１４に指示する際に、ユーザ名を入力する。ワークフローシステム１４は、第１の実施の形態と同様に、ユーザ名と該ユーザ名により識別されるユーザのパーソナルコンピュータ（クライアント）の電子メールアドレスとを対応して記憶している。

上記のように、ワークフローシステム１４は、経理処理のワークフローを実行する際に、出張費申請を行う出張費申請書画像データの入力の順番に到達したとき、本指示書処理プログラムをスタートする。

指示書処理プログラムがスタートすると、ステップ１２２で、出張費申請フォーム出力用の１回限りの指示記述としての基本指示書を作成する（作成手段）。

ここで、基本指示書とは、予め記憶している申請フォームを取得して印刷した後、出張費申請書入力用の具体的指示書の生成を指示するという手順を記述したデータである。

なお、この基本指示書を作成する際に、基本指示書と該基本指示書に対応する情報とを対応づけるようにしてもよい。

ここで、指示書に対応する情報としては、上記のように、経理処理のワークフローのどの順番なのかを示す情報、及び、経理処理のワークフローを指示した上記ユーザを識別する情報の少なくとも一方とすることができる。

ステップ１２４で、上記基本指示書（及び指示書に対応する情報）を指示書管理サーバ１８に送信する。これにより、上記基本指示書は指示書管理サーバ１８に記憶される。

ステップ１２６で、上記ユーザに、基本指示書を用いて申請書の画像データの入力を促す。即ち、例えば、画像データの入力を促す情報を、ユーザ自身のパーソナルコンピュータに、例えば電子メールで出力することにより行う。

ステップ１２８で、画像データを受信したか否か判断する。後述するように、複合機１２Ａ、１２Ｂの何れかから画像データが送信されるとステップ１２８が肯定判定となり、ステップ１３０で、指示書を消去（削除）する。

図９には、複合機１２Ａ、１２Ｂが実行する指示書処理プログラムを示すフローチャートが示されている。なお、複合機１２Ａを例にとり説明する。

画像データの入力が促されたユーザが、複合機１２Ａの入出力部２８を操作して、画像データの入力を指示すると、本指示書処理プログラムがスタートし、ステップ１３２で、指示書を、指示書管理サーバ１８より取得し、ステップ１３４で、取得した指示書を表示する。上記例では、上記基本指示書を表示する。なお、本ステップ１３４では、基本指示書と基本指示書に対応する情報も表示する。

ステップ１３６で、ユーザが複合機１２Ａの入出力部２８を操作して、指示書の実行が指示されたか否かを判断する。指示書の実行が指示された場合に、ステップ１３８で、指示書を実行する。この場合、上記基本指示書を実行する。

図１０には、基本指示書実行処理プログラムを示すフローチャートが示されている。

ステップ１６２で、予め記憶している申請ファームを印刷し、ステップ１６４で、出張費申請書入力用の具体的指示書の作成を、指示書管理サーバ１８に依頼する。これにより、指示書管理サーバ１８は、出張費申請書入力用の具体的指示書を作成する。

ここで、出張費申請書入力用の具体的指示書とは、複合機１２Ａ、１２Ｂの何れかのスキャン部３２を用いて申請ファームを読み取りその画像データを取得し、取得した画像データをフォーマット変換サーバ２０によってpdfファイルに変換し、変換された画像データをワークフローシステム１４に入力するという手順を記述したデータである。

具体的指示書を作成する際に、具体的指示書と該具体的指示書に対応する情報とを対応づけるようにしてもよい。

ここで、具体的指示書に対応する情報としては、上記のように、経理処理のワークフローのどの順番なのかを示す情報、及び、経理処理のワークフローを指示した上記ユーザを識別する情報の少なくとも一方とすることができる。

このように出張費申請フォームが印刷出力されたので、出張費申請フォーム出力用の基本指示書は不用となり、図９のステップ１４０で、複合機１２Ａ自身が記憶している指示書、即ち、この場合では、出張費申請フォーム出力用の基本指示書を削除し、ステップ１４２で、指示書不要を指示書管理サーバ１８に通知する。これにより、指示書管理サーバ１８は基本指示書を削除する。

上記処理により、ユーザは、出張費の申請用の申請フォームを取得しており、この申請フォームに所定事項を記入し、領収書などを貼り付ける。ユーザは、この申請フォーム（出張費申請書）を、例えば、今度は、複合機１２Ｂのスキャン部３２にセットし、複合機１２Ｂの入出力部２８を操作して、画像データの入力を指示する。これにより、上記図９に示した本指示書処理プログラムがスタートする。

本指示書処理プログラムがスタートすると、上記のようにステップ１３２で、指示書を、指示書管理サーバ１８より取得し、ステップ１３４で、取得した指示書を表示する。この場合では、上記出張費申請書入力用の具体的指示書を表示する。なお、本ステップ１３４では、具体的指示書と具体的指示書に対応する情報も表示する。

ステップ１３６で、ユーザが複合機１２Ｂの入出力部２８を操作して、指示書の実行が指示されたか否かを判断する。指示書の実行が指示された場合に、ステップ１３８で、指示書を実行する。この場合、上記具体的指示書を実行する。

図１１には、具体的指示書実行処理プログラムを示すフローチャートが示されている。

図１１のステップ１７２で、申請フォームが複合機１２Ｂのスキャン部３２にセットされているか否かを、ステップ１７４で、指示書実行ボタンがオンされたか否かを判断する。

ステップ１７３、１７４双方が肯定判定となった場合に、ステップ１７６で、申請フォーム（出張費申請書）を読み取り、ステップ１７８で、申請フォームを読み取って得られた画像データを記憶し、ステップ１８０で、画像データを、フォーマット変換サーバ２０に送信する。これにより、フォーマット変換サーバ２０は、画像データをｐｄｆに変換して、複合機１２Ｂに送信する。これにより、ステップ１８２のフォーマット変換後の画像データを入力したか否かの判断が肯定判定となって、ステップ１８４で、フォーマット変換後の画像データを、ワークフローシステム１４に送信する。これにより、上記ステップ１２８（図８参照）が肯定判定となる。

このように出張費申請書の画像データが入力されたので、出張費申請書入力用の具体的指示書は不用となり、図９のステップ１４０で、複合機１２Ｂ自身が記憶している指示書、即ち、この場合では、出張費申請書入力用の具体的指示書を削除し、ステップ１４２で、指示書不要を指示書管理サーバ１８に通知する。これにより、指示書管理サーバ１８は具体的指示書を削除する。

以上説明したように本実施の形態では、経理処理のワークフロー実行する際に、画像データの入力の順番に到達したとき、上記出張費申請用の申請フォームを作成するための基本指示書を作成し、この基本指示書に基づいて申請フォームを印刷出力する。また、その後、申請フォームに所定事項を記載等して作成された出張費申請書の画像データを取得し、画像データをワークフローシステムに入力するための具体的指示書を作成し、出張費申請書の画像データを取得し、画像データをワークフローシステムに入力する。よって、画像データの入力の際の操作ミスを少なくすることができ、画像データの入力誤りを減少させることができる。したがって、画像データを適正に入力でき、経理処理のワークフローの実行の適正さを向上させることができる。

また、本実施の形態では、指示書を実行した場合、この指示書を自動的に削除しているので、誤って処理済の作業を重ねて行ってしまう心配がない。

第１の実施の形態における処理実行システムのブロックである。複合機のブロックである。ワークフローシステムのブロックである。第１の実施の形態におけるワークフローシステムが実行する指示書処理プログラムを示すフローチャートである。第１の実施の形態における複合機が実行する原稿読取処理プログラムを示すフローチャートである。第２の実施の形態における処理実行システムのブロックである。第２の実施の形態におけるファーマット変換サーバのブロック図である。第２の実施の形態におけるワークフローシステムが実行する指示書処理プログラムを示すフローチャート第２の実施の形態における複合機が実行する指示書処理プログラムを示すフローチャートである。図９におけるステップ１３８の基本指示書実行処理プログラムを示すフローチャートである。図９におけるステップ１４８の具体的指示書実行処理プログラムを示すフローチャートである。

符号の説明

１２、１２Ａ、１２Ｂ複合機
１４ワークフローシステム
１８指示書管理サーバ
２０ファーマット変換サーバ

Claims

画像データの入力を含む複数の処理各々を予め定められた順番に実行する処理実行装置、及び画像データ取得装置を備えた処理実行システムであって、
前記処理実行装置は、
前記画像データの入力の順番に到達した場合、画像データの取得を指示する１回限りの指示が記述された指示書を作成する作成手段と、
前記画像データ取得装置に、前記作成手段により作成された指示書を出力すると共に、前記指示書に記述された画像データの取得を指示したユーザに対して、電子メールで画像データの入力を促す情報を出力する出力手段と、
前記画像データ取得装置が前記指示書に記述された指示を実行することにより取得した画像データを、前記画像データ取得装置から入力する入力手段と、
前記入力手段により画像データが入力された場合、前記作成手段により作成され、かつ前記処理実行装置内に存在する指示書を消去する消去手段とを含み、
前記画像データ取得装置は、
前記出力手段により出力された指示書をユーザが選択可能に表示部に表示すると共に、該指示書が示す画像データの取得を指示したユーザを識別する識別情報を該指示書に対応させて前記表示部に表示する表示手段と、
前記ユーザによって選択された指示書に記述された指示を実行することにより画像データを取得する取得手段とを含む
処理実行システム。