JP4456294B2 - ワークフローシステム、ワークフローサーバ、業務プロセス管理方法、プログラム及び記憶媒体 - Google Patents

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、ワークフローシステムに関し、特に帳票データが承認条件を満たさない場合のプロセスを簡略化させたワークフローシステムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
業務に関する情報の流れを電子化して管理するワークフローシステムを用いて、ペーパーレスな帳票処理システムを構築することができる。ワークフローシステムでは、一連の業務プロセスにおける個々の処理をアクティビティ（ノード）とし、各アクティビティを連続させて、当該業務全体を管理する。このシステムを用いて、帳票処理の業務プロセスをコンピュータで管理することにより、連絡ミスや時間のロスを防止し、業務効率を向上させることができる。
【０００３】
図９は、申請伝票の処理における業務プロセスを例示する図である。
図９に示すワークフローは、アクティビティを実行する処理者として申請者（起票者）９０１、第１の承認者（申請者の上司など）９０２及び第２の承認者（当該申請の管理部門など）９０３が設定されている。そして、申請者９０１が帳票データを作成すると、第１の承認者９０２がこの帳票データを承認し、その後さらに上位の第２の承認者９０３がこの帳票データを承認するといった手順で業務プロセスが実行される。
ここで、帳票データにおける申請内容が第１の承認者９０２における承認条件を満たさない場合、その帳票データは、第１の承認者９０２から申請者９０１に「差し戻し」される。差し戻された帳票を受け取った申請者９０１は、承認条件を満たすように申請内容を修正し、修正された帳票データを第１の承認者９０２に「再送」する。第１の承認者９０２は、修正された帳票データを受け取り、再度申請内容を確認する。帳票データが承認情報を満たさない限りこのプロセスが繰り返される。そして、帳票データが承認情報を満たすならば、第１の承認者９０２は、この帳票データを「承認」し、第２の承認者９０３にこの帳票データを「送付」する。
なお、ワークフローシステムでは電子化された帳票データを扱うので、上記の「差し戻し」、「再送」、「送付」といった処理は、実際に帳票が差し戻されたり再送されたりするのではなく、帳票データの処理者が変更することを意味している。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
上述したワークフローシステムにおいて、各アクティビティにおける「起票」、「承認」、「却下」といった処理は、業務主体である人（処理者、具体的には申請者や承認者）が行わなければならないため、処理効率の向上には限界がある。したがって、ワークフローシステムの処理効率は、ワークフローによるプロセスの構造に大きな影響を受けることとなる。
しかし、従来のワークフローシステムは、帳票データにおいて指定された取引会社の社名が間違っている、請求金額がわずかに上限を超えているといった軽微なミスがある場合や、期日を若干延期してほしい場合など、申請内容を少し修正すれば承認可能となるような場合でも、上記のような「差し戻し」、「再送」、「承認」といったプロセスを踏まなければならず、承認に必要なプロセスが増大するため、迅速に処理することができなかった。
【０００５】
一方、上記のような場合にプロセスの増大を回避するため、承認者など、ワークフローの経路上における申請者以外の処理者（以下、経路途中の処理者と称す。ただし、経路の最後に位置する処理者を含む）による帳票データの修正を認めると、ワークフローシステム上では、修正内容を経路途中の処理者の前段階までの処理者が認識しているかどうかがわからず、申請内容の責任範囲が不明確となってしまう。
【０００６】
そこで、本発明は、ワークフローにおける経路途中の処理者に、申請者による申請内容に対する修正権限を持たせたワークフローシステムを提供することを目的とする。
また、本発明は、ワークフローシステムにおいて、申請者による申請内容に対する修正がワークフローにおける経路途中の処理者により行われた場合の申請内容に対する責任の所在を明確にすることを他の目的とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
上記の目的を達成する本発明は、ネットワークに接続された複数の端末装置にて実行される一連の業務プロセスをワークフローにしたがって管理するワークフローシステムにおいて、ワークフローにおける経路上の所定のアクティビティにおいて他のアクティビティにおける処理結果が修正され差し戻された場合に、差し戻し先のアクティビティに対してこの修正に合意するかどうかを問い合わせる問い合わせ手段と、この差し戻し先のアクティビティにおいてこの修正が合意された場合に、この修正が行われたこの所定のアクティビティを飛び越えてワークフローの経路上におけるこの所定のアクティビティの次のアクティビティに業務プロセスを進める管理手段とを備える。
【０００８】
ここで、この管理手段は、差し戻し先のアクティビティにおいてこの処理結果に対してさらに変更が行われた場合、この修正が行われたアクティビティを飛び越えず処理が行われるように業務プロセスを管理することができる。
【０００９】
さらに、この管理手段は、ワークフローの経路において、差し戻し先のアクティビティと修正が行われたアクティビティとの間にさらに他のアクティビティが存在する場合、この他のアクティビティに対し、差し戻し先のアクティビティにおいて合意された修正を含む処理結果を回覧させることができる。
【００１０】
また、本発明は、次のように構成されたことを特徴とするワークフローシステムを提供することができる。すなわち、このワークフローシステムは、一連の業務プロセスにおける個々の処理を実行する端末装置と、ネットワークを介してこの端末装置に接続されワークフローに基づいてこの業務プロセスを管理するワークフローサーバとを備え、このワークフローサーバは、ワークフローの経路上における所定の処理段階において他の処理段階における処理結果が修正された場合に、この処理結果をこの他の処理段階に差し戻し、差し戻し先の処理段階においてこの修正が受容された場合に、この修正が行われた処理段階を省略して業務プロセスを次の処理段階に移行する。
【００１１】
ここで、このワークフローサーバは、ワークフローの経路上において処理結果が修正された処理段階の前に複数の処理段階が存在する場合に、この修正が行われた処理段階において指定された処理段階にこの処理結果を差し戻すことができる。
【００１２】
さらに、このワークフローサーバは、差し戻し先の処理段階において修正後の処理結果に対してさらに変更が行われた場合、この修正が行われた処理段階を省略せずに改めて処理を実行する用に制御することができる。
【００１３】
また、本発明は、次のように構成されたことを特徴とするワークフローシステムを提供することができる。すなわち、このワークフローシステムは、一連の業務プロセスにおける個々の処理を実行する端末装置と、ネットワークを介してこの端末装置に接続されワークフローに基づいてこの業務プロセスを管理するワークフローサーバとを備え、このワークフローサーバは、ワークフローの経路上における所定の処理段階において他の処理段階における処理結果が修正された上で承認された場合、この他の処理段階においてこの修正が受容されることを条件に業務プロセスを次の処理段階へ移行する。
【００１４】
さらにまた、本発明は、次のように構成されたことを特徴とするワークフローサーバを提供することができる。すなわち、このサーバは、複数の端末装置に接続されワークフローに基づいてこの端末装置による処理からなる業務プロセスを管理するワークフローサーバにおいて、ワークフローにおける経路上の所定のアクティビティにおける他のアクティビティの処理結果に対する修正を受け付ける修正受付手段と、修正されたこの処理結果をこの他のアクティビティに差し戻す管理手段と、差し戻し先のアクティビティに対してこの処理結果に対する修正が行われたことを通知する通知手段とを備える。
【００１５】
ここで、この管理手段は、差し戻し先のアクティビティにおいてこの修正が合意された場合に、この修正を行ったアクティビティを飛び越えてワークフローの経路における次のアクティビティに業務プロセスを進めることができる。
【００１６】
さらに、このワークフローサーバは、実行された処理の履歴を保持する履歴保持手段をさらに備える構成とすることができる。このような構成とすれば、管理手段は、ワークフローの経路において、差し戻し先のアクティビティとこの修正が行われたアクティビティとの間にさらに他のアクティビティが存在する場合、この履歴保持手段に保持された処理履歴にしたがって、差し戻し先のアクティビティにおいて合意された修正を含む処理結果を再処理させることができる。
【００１７】
ここで、この管理手段は、修正された処理結果をこの他のアクティビティに差し戻す場合、及び差し戻し先のアクティビティにおいてこの修正が合意された場合に、この処理結果に通常と異なるモード情報を付加して管理する。
【００１８】
さらにまた、本発明は、ワークフローにて管理される一連の業務プロセスにおける個々の処理を実行する情報処理端末において、ワークフローの経路上の所定のアクティビティにて行われた所定の処理結果を表示する表示手段と、表示された処理結果に対する変更を入力する変更入力手段と、この処理結果に対する変更がこの所定のアクティビティにおいて合意されることを条件として変更された処理結果を承認する指示を入力する指示入力手段とを備えることを特徴とする。
ここで、この処理結果に対する変更の入力及び承認指示の入力は、この処理結果を表示する表示画面を用いたＧＵＩ（Graphical User Interface）を用いて実現することができる。すなわち、情報処理端末の使用者は、表示手段に表示された処理結果に対して直接変更を行うイメージで処理を行うことができる。また、承認指示も、表示画面に表示されたボタンツールなどを用いて入力することができる。
【００１９】
また、本発明は、ネットワークを介して接続された複数の端末装置による処理からなる業務プロセスをワークフローに基づいて管理する業務プロセス管理方法において、ワークフローにおける経路上の所定の処理段階において他の処理段階における処理結果に対する修正を受け付けるステップと、この処理結果の修正が行われた場合に、修正された処理結果をこの他の処理段階に差し戻すステップと、差し戻し先の処理段階においてこの修正が受容された場合に、この修正が行われた処理段階を省略して業務プロセスを次の処理段階に進めるステップとを含むことを特徴とする。
【００２０】
ここで、修正された処理結果を差し戻すステップは、ワークフローの経路上においてこの処理結果が修正された処理段階の前に複数の処理段階が存在する場合に、この修正が行われた処理段階においてこの処理結果の差し戻し先を指定するステップを含む。
【００２１】
さらに、修正された処理結果を差し戻した後に、差し戻し先の処理段階においてこの処理結果に対する変更を受け付けるステップと、この処理結果に対する変更が行われた場合に、この修正を行ったアクティビティを省略することなく改めて処理を実行するステップとをさらに含む。
【００２２】
また、本発明は、ネットワークを介して接続された複数の端末装置による処理からなる業務プロセスをワークフローに基づいて管理する業務プロセス管理方法において、ワークフローの経路上における所定の処理段階において他の処理段階における処理結果を修正した上で承認することを受け付けるステップと、この他の処理段階においてこの修正が受容されることを条件に業務プロセスを次の処理段階へ進めるステップとを含むことを特徴とする。
【００２３】
さらにまた、本発明は、上述したワークフローサーバにおける各機能をコンピュータにて実現するプログラムや、上述した業務プロセス管理方法におけるステップに相当する処理をコンピュータに実行させるプログラムとして提供することができる。
このプログラムは、磁気ディスクや光ディスク、半導体メモリその他の記憶媒体に格納して配布したり、プログラム伝送装置の記憶装置に格納しネットワークを介して配信したりすることにより提供することができる。
【００２４】
【発明の実施の形態】
以下、添付図面に示す実施の形態に基づいて、この発明を詳細に説明する。
本発明は、ワークフローシステムにおいて、ワークフローの経路途中の処理者に、帳票データの修正権限を付与する。そして、この経路途中の処理者によって修正された帳票データの内容に対する責任の所在を明確にするため、当該処理者による修正をその前段階までの処理者が確認する手段を提供する。
【００２５】
経路上の処理者による修正を前段階までの処理者が確認する手段として、本実施の形態におけるワークフローシステムは、修正確認付き承認というプロセスを導入する。
そして、このプロセスを実現するため、修正確認属性というプロパティ属性を定義する。この修正確認属性は、アクティビティに対して設定することもできるし、申請対象である帳票データに対して設定することもできる。アクティビティに対して設定する場合は、当該アクティビティが各種の帳票データに対して修正権限を持つこととなる。また帳票データに対して設定する場合は、入力フィールドを選択して設定すれば、特定の入力フィールドのみアクティビティにおける修正を受け付けることとなる。ワークフロー上の各アクティビティは、この修正確認属性に基づいて申請内容を修正することができ、この修正を行った場合、帳票データは修正確認モードとなる。
【００２６】
修正確認モードは、さらに修正確認依頼モードと修正確認済みモードとに分類される。
修正確認依頼モードとなった帳票データは、修正が行われたアクティビティにおいて指定された処理者（アクティビティ）に差し戻される。帳票データを差し戻された処理者が当該修正を受容するならば、当該帳票データのモードは、修正確認済みモードに変更される。
修正確認済みモードとなった帳票データは、修正確認属性による修正が行われたアクティビティを飛び越えて次のアクティビティへ進む。
【００２７】
以上のように、修正確認付き承認プロセスでは、経路途中の処理者による帳票データの修正を前段階までの処理者が受容したならば、当該修正を行った処理者による処理（アクティビティ）を省略して次のアクティビティに移行する。
すなわち、この修正確認付き承認プロセスを実行する場合、帳票データに対する修正を行った処理者は、その修正を前段階までの処理者が受容することを条件として、当該帳票データを承認したことになる。
【００２８】
図１は、上記のような本実施の形態によるワークフローシステムの全体構成を示す図である。
図１を参照すると、本実施の形態のワークフローシステムは、伝票処理を管理するワークフローに基づいて業務における情報管理を行うサーバ１０と、当該ワークフローにて管理されるアクティビティの処理者（申請者、承認者など）が業務を実行するためのクライアント２０とを備える。
【００２９】
サーバ１０は、業務に関わるデータを格納する格納手段（磁気ディスク装置、半導体メモリなど）とワークフローに基づいたデータ処理を行うデータ処理手段（ＣＰＵなど）とを備えたワークフローサーバであり、具体的には、パーソナルコンピュータやワークステーションなどのコンピュータ装置にて実現される。
クライアント２０は、ワークフロー上の業務を実行するための表示手段（ディスプレイなど）及び入力手段（キーボードなど）を備えた情報処理端末であり、具体的には、パーソナルコンピュータやワークステーションなどのコンピュータ装置、ＰＤＡ（Personal Digital Assistant）などで実現される。
【００３０】
図１において、サーバ１０は、ワークフローにて管理される伝票データ（以下、伝票と略す）を定義する伝票定義情報を格納した伝票定義テーブル１１と、伝票にて申請された申請内容に関する情報（以下、申請情報）を格納した申請情報テーブル１２と、申請情報テーブル１２に格納されている申請情報に対応する伝票がワークフロー上でどのような状況にあるかを管理する状況情報テーブル１３と、ワークフロー上における伝票の管理を行う伝票管理部１４と、クライアント２０に接続し、伝票処理のための表示画面（インターフェイス）を提供する伝票編集・表示制御部１５とを備える。
上記の構成において、伝票管理部１４及び伝票編集・表示制御部１５は、プログラム制御されたＣＰＵにて実現されるソフトウェアブロックである。ＣＰＵを制御するコンピュータプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭやフロッピーディスクなどの記憶媒体に格納して配布したり、ネットワークを介して伝送したりすることにより提供される。
また、クライアント２０は、サーバ１０の伝票編集・表示制御部１５の制御に基づいて、上述した表示手段に伝票編集を行うための表示画面を表示するブラウザ２１を備える。
【００３１】
図２は、伝票定義テーブル１１の構成を説明する図表である。
図２に示すように、伝票定義テーブル１１は、伝票の種類ごとにレコードが構成され、各レコードには、少なくとも「フィールド」、「経路」という項目が設けられて情報を格納する。ここで、「フィールド」は、当該伝票において入力する項目を規定する。また、「経路」は、当該伝票がワークフロー上で本来進むべき経路（プロセス）を規定する（ただし、図には経路上のアクティビティにおける処理者の名称が記述されている）。例えば、図２を参照すると、休暇申請の伝票に関して、「フィールド」において日付、理由などの入力項目が規定され、「経路」において起票者、上司、人事部の順で当該伝票が処理されるべきであることが規定されている。
【００３２】
図３は、申請情報テーブル１２の構成を説明する図表である。
図３に示すように、申請情報テーブル１２は、伝票ごとにレコードが構成され、各レコードには、少なくとも「伝票番号」、「伝票の種類」、「申請者」、「内容」という項目が設けられて情報を格納する。ここで、「伝票の種類」は、図２の伝票定義テーブル１１における「伝票の種類」に対応する。また、「内容」は、当該伝票による申請内容であり、伝票定義テーブル１１の「フィールド」にて規定された項目ごとに入力された内容を示す。
【００３３】
図４は、状況情報テーブル１３の構成を説明する図表である。
図４に示すように、状況情報テーブル１３は、伝票ごとにレコードが構成され、各レコードには、少なくとも「伝票番号」、「モード」、「履歴」という項目が設けられて情報を格納する。ここで、「モード」は、当該伝票がワークフロー上でどのようなプロセスにあるかを示す。本実施の形態では、上述したように修正確認付き承認プロセスを実行するために、修正確認依頼モードと修正確認済みモードとが定義されている（図４には修正確認依頼モードは記載していない）。また、「履歴」は、当該伝票がこれまでに経過した経路（実行されたアクティビティ及びその順序）が記されている（ただし、図には経路上のアクティビティにおける処理者の名称が記述されている）。
【００３４】
図５は、上記のように構成されたワークフローシステムにおける業務プロセスを例示する図である。
図５に示すワークフローにおいて、申請者（起票者）５０１が帳票データを作成すると、第１の承認者５０２がこの帳票データを承認し、さらに上位の第２の承認者５０３がこの帳票データを承認するといった手順で業務プロセスが実行される。図２の伝票定義テーブル１１にて定義された伝票に対応させると、休暇申請伝票では第１の承認者５０２が上司であり、第２の承認者５０３が人事部である。また、通勤費請求伝票では第１の承認者５０２が上司であり、第２の承認者５０３が経理部である。
なお、図５において、第１の承認者５０２のアクティビティに修正確認属性が設定されている、すなわち、第１の承認者５０２は「修正確認付き承認」を行うことができるものとする。
【００３５】
図５において本来の業務プロセスにしたがえば、伝票は、申請者５０１にて作成された後、第１の承認者５０２による承認を経て、さらに第２の承認者５０３による承認を受ける。このプロセスは、図２の伝票定義テーブル１１における「経路」の記述と同一である。伝票が通常モードである場合、すなわち図４の状況情報テーブル１３において「モード」が「通常」に設定されている場合は、この経路を辿って各アクティビティの処理が行われることとなる。
ここで、申請者５０１の作成した伝票が、第１の承認者５０２における承認条件を満たしていなかったものとする。この場合、第１の承認者５０２によるアクティビティには修正確認属性が設定されているので、当該伝票を修正することができる。そこで、第１の承認者５０２は、伝票に対して必要な修正を行った後、申請者５０１に差し戻す。このとき、図４の状況情報テーブル１３において、当該伝票のモードは「修正確認依頼」となる。通常モードから修正確認依頼モードへのモード変更は、第１の承認者５０２がクライアント２０から所定のコマンドを入力することにより行うこととしても良いし、伝票の内容を変更後に申請者５０１に差し戻すことによって自動的に行われるようにしても良い。
【００３６】
申請者５０１は、修正確認依頼モードで伝票が差し戻されると、当該修正内容を受容し修正に合意するならば、当該伝票をそのまま次のアクティビティに移行させる。すなわち、第１の承認者５０２を飛び越えて第２の承認者５０３に当該伝票を送付する。この処理を「確認」と呼ぶ。このとき、図４の状況情報テーブル１３において、当該伝票のモードは「修正確認済み」となる。修正確認依頼モードから修正確認済みモードへのモード変更は、申請者５０１がクライアント２０から所定のコマンドを入力することにより行うこととしても良いし、修正後に当該伝票に対する業務の継続を指示することにより、自動的に行われるようにしても良い。
また、移行先である次のアクティビティは、図２の伝票定義テーブル１１にて規定された「経路」と、図４の状況情報テーブル１３に記述されている「履歴」とを比較することにより決定することができる。例えば、図４の状況情報テーブル１３における伝票番号ｘ０１２３４の伝票が休暇申請伝票である場合、状況情報テーブル１３の「履歴」を参照すると、上司によるアクティビティまで達しており、ここから修正確認依頼モードで差し戻されたことがわかる。したがって、この伝票の場合、伝票定義テーブル１１の「経路」において上司の次に位置する人事部によるアクティビティに移行すれば良いと判断することができる。
【００３７】
一方、申請者５０１が第１の承認者５０２による修正に合意しないならば、当該伝票に対して必要な修正を行った後、再度第１の承認者５０２に送付する。これは、本実施の形態による修正確認付き承認プロセスを持たない従来のワークフローシステムにおけるプロセスと同様である。このとき、状況情報テーブル１３において、当該伝票のモードは通常の再申請であることを示すモードとなる。
【００３８】
以上のようにして、伝票が第１の承認者５０２における承認条件を満たさない場合、申請者５０１が当該第１の承認者５０２による修正に合意するならば、第１の承認者５０２による再度の承認業務を省略して次のアクティビティに移行する。すなわち、この手続きにおいて、第１の承認者５０２は、申請者５０１が第１の承認者５０２による修正に合意することを条件として当該伝票を承認したことになる。
このような手続きを取ることにより、従来「差し戻し」、「再申請」、「承認」という三つの処理を経ていたプロセスを、「修正確認付き承認」、「確認」という二つの処理で行うことができ、プロセスを簡略化することができる。また、第１の承認者５０２が伝票を修正した場合、申請者５０１が当該修正に合意した場合にのみ、当該第１の承認者５０２を飛び越えてプロセスが進むので、申請内容に対する責任の所在は申請者５０１であることが明確となる。
【００３９】
なお、上記の説明では、図５に示すワークフローにおいて、第１の承認者５０２が修正確認付き承認を行う場合について説明した。同様に、第２の承認者５０３によるアクティビティに修正確認属性が設定されていれば、第１の承認者５０２による承認を受けた伝票に対して第２の承認者５０３が修正確認付き承認を行うこともできる。この場合、第２の承認者５０３により修正された伝票の差し戻し先は、申請者５０１の場合と第１の承認者５０２の場合とが考えられる。
一般に、経路中に多段階の承認業務のアクティビティを持つワークフローに関して、任意のアクティビティに修正確認属性を設定することができる。この場合、所定のアクティビティにおける処理者（承認者）が修正確認付き承認を行ったならば、当該処理者の前段階に複数のアクティビティが存在する場合がある。そこで、このような場合、いずれのアクティビティに対して伝票を差し戻すかを決定することが必要となる。伝票の差し戻し先を決定する方法としては、修正を行った処理者が指定する方法、プロセスの設計時に特定する方法、伝票の修正されたフィールドの直前の更新者を検出しそのアクティビティに差し戻す方法などが考えられる。
【００４０】
また、図５のワークフローにおいて、第２の承認者５０３が修正確認付き承認を行った場合、第２の承認者５０３から申請者５０１に伝票が差し戻され、申請者５０１が第２の承認者５０３による修正に合意した場合であっても、第１の承認者５０２は第２の承認者５０３により修正される前の伝票に対して承認したのであって、修正後の伝票に対しては関知していないことになる。そこで、第２の承認者５０３が修正確認付き承認を行った場合、申請者５０１が当該修正に合意した後、第１の承認者５０２による確認を行うことが必要である。
一般に、経路途中の処理者（ワークフローの経路上における申請者５０１を除く処理者）により修正確認付き承認が行われて所定の処理者に伝票が差し戻された場合、修正を行った処理者と差し戻し先の処理者との間に、さらに他のアクティビティが存在する場合がある。この場合、差し戻し先の処理者が当該伝票の修正に合意したならば、当該修正は、当該差し戻し先の処理者と当該修正を行った処理者との間の各処理者によって確認される必要がある。そこで、このような場合、当該伝票は、修正確認依頼モードとなる前の当該伝票の処理履歴に基づいて、差し戻し先の処理者から修正を行った処理者までの経路を反復し、経路上の各アクティビティにおいて修正内容を確認するために回覧されることとする。ここで、経路上の核アクティビティにおいて修正内容を確認するためには、当該伝票の処理履歴ではなく当該伝票の本来の経路にしたがって当該伝票を回覧することもできる。しかしながら、この本来の経路が分岐している場合、修正前の処理と同様の経路で当該伝票を回覧する必要があるので、処理履歴を用いることが好ましい。
なお、経路途中の処理者にて回覧されている際、伝票は修正確認済みモードとなっている。そして、修正確認付き承認を行った処理者の前段階までのアクティビティにて伝票が回覧されている際に、いずれかのアクティビティにおいて当該伝票の内容が変更された場合、当該伝票は修正確認済みモードから通常の再申請であることを示すモードへとモード変更される。したがって、この場合、当該伝票は、修正確認付き承認を行った処理者によるアクティビティを飛び越えることなく、当該アクティビティにおける処理を再度受けることとなる。
【００４１】
以上、図５に示した簡単なワークフローを用いて、本実施の形態による修正確認付き承認プロセスについて説明し、必要に応じて、経路中に多段階のアクティビティを持つワークフローにおける修正確認付き承認プロセスに拡張して説明した。
本実施の形態において、さらに処理者は、伝票が承認条件を満たすために大幅な修正を要する場合、修正確認付き承認ではなく、従来と同様の差し戻しを行うことができるのは言うまでもない。また、修正確認付き承認を行う場合、ワークフローの段階に応じて処理者が伝票に対して修正することができる内容（修正権限）を制限することができる。さらに、伝票の種類や修正の内容によっては、修正確認付き承認も行うことなく、処理者の責任の下に、修正を行った伝票を次のアクティビティに移行するような処理を認めても良い。
【００４２】
本実施の形態による修正確認付き承認プロセスを適用できる具体的な事例としては、伝票に記入された文字の間違いを承認者が修正して申請者５０１の確認を取る場合がある。また、予算申請伝票において申請された金額が承認者の承認できる金額を超えている場合に、当該承認者が承認できる金額に修正して申請者５０１の確認を取る場合にも適用できる。あるいは、休暇申請伝票において申請された休暇の種別を、承認者が他の種別に変更して申請者５０１の確認を取る場合にも適用できる。さらに、会社の保養所の予約を申請する伝票において、希望する保養所の予約が取れない場合に、承認者が他の保養所や他の期間で予約が取れるものに修正して申請者５０１に確認を取る場合などにも適用することができる。
【００４３】
次に、上述した修正確認付き承認プロセスを含む本実施の形態の動作について説明する。
図６は、図１に示した本実施の形態のワークフローシステムにおける伝票管理部１４の処理を説明するフローチャートであり、伝票がワークフロー上の所定のアクティビティから次のアクティビティへ移行する際の動作を示す。
図６に示すように、伝票が所定のアクティビティから次のアクティビティへ移行する際、伝票管理部１４は、まず、伝票定義テーブル１１及び状況情報テーブル１３から当該伝票に関する情報を取得する（ステップ６０１）。そして、状況情報テーブル１３の「モード」を参照して、当該伝票が修正確認済みモードか否かを判断する（ステップ６０２）。
【００４４】
伝票が修正確認済みモードでない場合、次に伝票管理部１４は、当該伝票が修正確認依頼モードか否かを判断する（ステップ６０３）。当該伝票が修正確認依頼モードでもない場合、当該伝票は通常のプロセスを経て次のアクティビティへ向かうことが分かるので、伝票管理部１４は、伝票定義テーブル１１に規定された「経路」に基づいて、当該伝票を次のアクティビティに送付する（ステップ６０４）。
【００４５】
伝票が修正確認依頼モードである場合、当該伝票は修正確認付き承認により承認者から所定のアクティビティに差し戻されることが分かるので、伝票管理部１４は、承認者により指定された差し戻し先に当該伝票を送付する（ステップ６０５）。ここで、差し戻し先は、例えば状況情報テーブル１３に項目を設けて格納しておくことにより、伝票管理部１４が認識することができる。
【００４６】
一方、ステップ６０２において、当該伝票が修正確認済みモードであった場合、当該伝票は、承認者による修正が受容されて、再度履歴経路を辿っている状態にあることがわかる。そこで、伝票管理部１４は、状況情報テーブル１３の「履歴」を参照し、次のアクティビティの処理者が修正確認付き承認を行った承認者であるならば、当該次のアクティビティを飛び越えてその次のアクティビティに伝票を送付する（ステップ６０６、６０７）。
これに対し、次のアクティビティの処理者が修正確認付き承認を行った承認者でないならば、当該次のアクティビティに伝票を送付する（ステップ６０６、６０８）。
ここで、次のアクティビティの処理者が修正確認付き承認を行った承認者でない場合に当該次のアクティビティに伝票を送付するのは、多段階の承認業務を経路中に持つワークフローにおいて、数段階前のアクティビティに修正確認付き承認による差し戻しを行った場合に、上述した修正後の伝票の回覧を行うためである。
【００４７】
次に、本実施の形態によるワークフローシステムのインターフェイスについて説明する。
上述したように、サーバ１０の伝票編集・表示制御部１５は、伝票を起票し、編集して、ワークフロー上の各アクティビティにおける処理を実行するためのインターフェイスとして表示画面を作成し、クライアント２０に送る。そして、クライアント２０において、この表示画面上で行われた処理を受付け、申請情報テーブル１２及び状況情報テーブル１３に反映させる。
【００４８】
本実施の形態では、伝票編集・表示制御部１５は、通常モードにおける伝票に対する処理を行うための表示画面の他に、修正確認依頼モードにおける処理を行うための表示画面を用意する。
図７は、修正確認依頼モードにおける処理を行うための伝票の表示画面の構成例を示す図である。図７には、休暇申請伝票（図では「休暇届け」と表示）に対して、所定の承認者により修正確認付き承認がなされ、申請者（起票者）に伝票が差し戻された場合の表示画面が例示されている。
この表示画面７００は、伝票編集・表示制御部１５が申請情報テーブル１２及び状況情報テーブル１３の内容に基づいて生成し、業務を行うクライアント２０に送信する。そして、クライアント２０において、ブラウザ２１がディスプレイなどの表示手段にこの表示画面７００を表示する。
図７を参照すると、この表示画面７００は、伝票自体を表示する伝票表示欄７１０と、当該伝票が修正確認付き承認により、修正確認依頼モードで差し戻されたことを通知するメッセージ欄７２０とからなる。
【００４９】
伝票表示欄７１０は、起票時や承認時など、各アクティビティにおける業務実行時に常に表示される。起票時には、この伝票表示欄７１０の入力フォームに必要な情報が入力される。また、承認時には、この伝票表示欄７１０の表示内容に関して承認するか否かが判断される。そして、継続ボタン７１１が選択されると、当該アクティビティにおける業務が終了し、伝票は次のアクティビティへ移行する。
メッセージ欄７２０には、当該伝票に対して修正確認付き承認がなされたこと、修正の内容、修正に合意する（修正を受容する）場合及び修正に合意しない（修正を受容しない）場合の操作の指示などが記載されている。申請者は、メッセージ欄７２０の指示にしたがって操作を行うことにより、この修正を受容するか否かを決定することができる。
【００５０】
表示画面７００においてなされた操作は、ブラウザ２１の機能により、クライアント２０からサーバ１０へ送られる。そして、サーバ１０の伝票編集・表示制御部１５がこの操作を受付け、申請情報テーブル１２や状況情報テーブル１３への情報の格納、変更など、操作に応じた処理を行う。
図７に示した例では、伝票編集・表示制御部１５は、伝票表示欄７１０の継続ボタン７１１が選択された時点で、伝票表示欄７１０の内容が申請者により修正されているか否かにより、申請者が当該修正に合意するか否かを自動的に判断する。
【００５１】
図８は、この場合における伝票編集・表示制御部１５の動作を説明するフローチャートである。
図８に示す動作において、初期条件として、図７の表示画面７００における伝票表示欄７１０の継続ボタン７１１が選択されたものとする。これに応じて、伝票編集・表示制御部１５は、まず伝票の内容に変更があるか否かを判断する（ステップ８０１）。そして、変更がない場合は、申請者が承認者による修正を受容したと判断し、状況情報テーブル１３における当該伝票の「モード」を、修正確認済みモードに変更する（ステップ８０２）。一方、伝票の内容に変更があった場合は、申請者が承認者による修正を受容しないと判断し、状況情報テーブル１３における当該伝票の「モード」を、通常の再申請を示すモードに変更する（ステップ８０３）。
【００５２】
なお、図７及び図８に示す動作例では、伝票編集・表示制御部１５は、継続ボタン７１１が選択された際の伝票の状態に応じて申請者が当該伝票の修正を受容するかどうかを自動的に判断した。かかる手法に代えて、伝票編集・表示制御部１５は、修正確認依頼モードで伝票を表示する場合に、申請者に対して伝票の修正を受容するかどうかを意思表示させる手段（ボタンなど）を表示画面７００に設け、申請者による入力を促すといった手法を取ることもできる。
【００５３】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、ワークフローシステムにおいて、申請者による申請内容に対する修正権限を承認に与えると共に、修正が行われた場合の申請内容に対する責任の所在を明確にすることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】 本実施の形態によるワークフローシステムの全体構成を示す図である。
【図２】 本実施の形態における伝票定義テーブルの構成を説明する図表である。
【図３】 本実施の形態における申請情報テーブルの構成を説明する図表である。
【図４】 本実施の形態における状況情報テーブルの構成を説明する図表である。
【図５】 本実施の形態によるワークフローシステムにおける業務の流れを例示する図である。
【図６】 本実施の形態によるワークフローシステムにおける伝票管理部の処理を説明するフローチャートである。
【図７】 本実施の形態におけるクライアントのブラウザに表示される伝票の表示画面の構成例を示す図である。
【図８】 本実施の形態における伝票編集・表示制御部の動作を説明するフローチャートである。
【図９】 申請伝票の処理における業務の流れを例示する図である。
【符号の説明】
１０…サーバ、１１…伝票定義テーブル、１２…申請情報テーブル、１３…状況情報テーブル、１４…伝票管理部、１５…伝票編集・表示制御部、２０…クライアント、２１…ブラウザ

Claims (14)

1. ネットワークに接続された複数の端末装置にて実行される一連の業務プロセスをワークフローにしたがって管理するワークフローシステムにおいて、
   ワークフローにおける経路を記憶する第１の記憶手段と、
   ワークフローにおける処理対象ごとに、当該処理対象のモードと、当該処理対象に対する処理が実行された前記経路上のアクティビティ及びその順序を示す履歴とを記憶する第２の記憶手段と、
   前記経路上の第１のアクティビティで作成された前記処理対象が当該経路上の第２のアクティビティで承認された結果である処理結果の修正を行った当該経路上の第３のアクティビティにおける処理者の指示入力に応じて、当該処理結果を、前記第２の記憶手段に記憶された当該処理対象のモードを修正確認依頼モードにして当該第１のアクティビティに差し戻し、当該第１のアクティビティに対して当該修正に合意するかどうかを問い合わせる問い合わせ手段と、
   前記第２の記憶手段に記憶された前記処理対象のモードが修正確認依頼モードになっている前記処理結果の前記修正に合意した前記第１のアクティビティにおける処理者の指示入力に応じて、前記第２の記憶手段に記憶された履歴に基づき、前記第２のアクティビティに対し、当該第１のアクティビティで合意された当該修正を含む当該処理結果を回覧し、前記第１の記憶手段に記憶された経路と前記第２の記憶手段に記憶された履歴とを比較することにより、当該修正が行われた前記第３のアクティビティの次のアクティビティを特定し、当該次のアクティビティに業務プロセスを進める管理手段と
   を備えることを特徴とするワークフローシステム。
2. 前記管理手段は、前記第１のアクティビティにおいて前記処理結果に対してさらに変更が行われた場合、前記修正が行われた前記第３のアクティビティを飛び越えず処理が行われるように業務プロセスを管理することを特徴とする請求項１に記載のワークフローシステム。
3. 一連の業務プロセスにおける個々の処理を実行する端末装置と、
   ネットワークを介して前記端末装置に接続されワークフローに基づいて前記業務プロセスを管理するワークフローサーバとを備え、
   前記ワークフローサーバは、
   ワークフローの経路を第１の記憶装置に記憶し、
   ワークフローにおける処理対象ごとに、当該処理対象のモードと、当該処理対象に対する処理が実行された前記経路上の処理段階及びその順序を示す履歴とを第２の記憶装置に記憶し、
   前記経路上の第１の処理段階で作成された前記処理対象が当該経路上の第２の処理段階で承認された結果である処理結果の修正を行った当該経路上の第３の処理段階における処理者の指示入力に応じて、当該処理結果を、前記第２の記憶装置に記憶された当該処理対象のモードを修正確認依頼モードにして当該第１の処理段階に差し戻し、
   前記第２の記憶装置に記憶された前記処理対象のモードが修正確認依頼モードになっている前記処理結果の前記修正に合意した前記第１の処理段階における処理者の指示入力に応じて、前記第２の記憶装置に記憶された履歴に基づき、前記第２の処理段階に対し、当該第１の処理段階で合意された当該修正を含む当該処理結果を回覧し、前記第１の記憶装置に記憶された経路と前記第２の記憶装置に記憶された履歴とを比較することにより、前記修正が行われた前記第３の処理段階の次の処理段階を特定し、業務プロセスを当該次の処理段階に移行することを特徴とするワークフローシステム。
4. 前記ワークフローサーバは、ワークフローの経路上において前記処理結果が修正された処理段階の前に複数の処理段階が存在する場合に、当該修正が行われた処理段階において指定された処理段階に当該処理結果を差し戻すことを特徴とする請求項３に記載のワークフローシステム。
5. 前記ワークフローサーバは、前記第１の処理段階において前記処理結果に対してさらに変更が行われた場合、前記修正が行われた前記第３の処理段階を省略せずに改めて処理を実行するように制御することを特徴とする請求項３に記載のワークフローシステム。
6. 複数の端末装置に接続されワークフローに基づいて当該端末装置による処理からなる業務プロセスを管理するワークフローサーバにおいて、
   ワークフローにおける経路を記憶する第１の記憶手段と、
   ワークフローにおける処理対象ごとに、当該処理対象のモードと、当該処理対象に対する処理が実行された前記経路上のアクティビティ及びその順序を示す履歴とを記憶する第２の記憶手段と、
   前記経路上の第１のアクティビティで作成された前記処理対象が当該経路上の第２のアクティビティで承認された結果である処理結果の修正を行った当該経路上の第３のアクティビティにおける処理者の指示入力を受け付ける受付手段と、
   修正された前記処理結果を、前記第２の記憶手段に記憶された前記処理対象のモードを修正確認依頼モードにして前記第１のアクティビティに差し戻す差し戻し手段と、
   前記第１のアクティビティに対して前記処理結果に対する修正が行われたことを通知する通知手段と、
   前記第２の記憶手段に記憶された前記処理対象のモードが修正確認依頼モードになっている前記処理結果の前記修正に合意した前記第１のアクティビティにおける処理者の指示入力に応じて、前記第２の記憶手段に記憶された履歴に基づき、前記第２のアクティビティに対し、当該第１のアクティビティで合意された当該修正を含む当該処理結果を回覧し、前記第１の記憶手段に記憶された経路と前記第２の記憶手段に記憶された履歴とを比較することにより、当該修正を行った前記第３のアクティビティの次のアクティビティを特定し、当該次のアクティビティに業務プロセスを進める管理手段と
   を備えることを特徴とするワークフローサーバ。
7. 前記管理手段は、前記第２の記憶手段に記憶された前記処理対象のモードが修正確認依頼モードになっている前記処理結果の前記修正に合意した前記第１のアクティビティにおける処理者の指示入力に応じて、前記第２の記憶手段に記憶された前記処理対象のモードを修正確認済みモードにして管理することを特徴とする請求項６に記載のワークフローサーバ。
8. ネットワークを介して接続された複数の端末装置による処理からなる業務プロセスをワークフローに基づいてコンピュータが管理する業務プロセス管理方法において、
   前記コンピュータが、ワークフローにおける経路を第１の記憶装置に記憶するステップと、
   前記コンピュータが、ワークフローにおける処理対象ごとに、当該処理対象のモードと、当該処理対象に対する処理が実行された前記経路上の処理段階及びその順序を示す履歴とを第２の記憶装置に記憶するステップと、
   前記コンピュータが、前記経路上の第１の処理段階で作成された前記処理対象が当該経路上の第２の処理段階で承認された結果である処理結果の修正を行った当該経路上の第３の処理段階における処理者の指示入力を受け付けるステップと、
   前記コンピュータが、修正された前記処理結果を、前記第２の記憶手段に記憶された前記処理対象のモードを修正確認依頼モードにして前記第１の処理段階に差し戻すステップと、
   前記コンピュータが、前記第２の記憶手段に記憶された前記処理対象のモードが修正確認依頼モードになっている前記処理結果の前記修正に合意した前記第１の処理段階における処理者の指示入力に応じて、前記第２の記憶手段に記憶された履歴に基づき、前記第２の処理段階に対し、当該第１の処理段階で合意された当該修正を含む当該処理結果を回覧し、前記第１の記憶装置に記憶された経路と前記第２の記憶装置に記憶された履歴とを比較することにより、前記修正が行われた前記第３の処理段階の次の処理段階を特定し、業務プロセスを当該次の処理段階に進めるステップと
   を含むことを特徴とする業務プロセス管理方法。
9. 前記修正された処理結果を差し戻すステップは、ワークフローの経路上において前記処理結果が修正された前記第３の処理段階の前に複数の処理段階が存在する場合に、当該修正が行われた処理段階において当該処理結果の差し戻し先を指定するステップを含むことを特徴とする請求項８に記載の業務プロセス管理方法。
10. 前記修正された処理結果を差し戻した後に、前記第１の処理段階において前記処理結果に対する変更を受け付けるステップと、
    前記処理結果に対する変更が行われた場合に、前記修正が行われた前記第３の処理段階を省略することなく改めて処理を実行するステップと
    をさらに含むことを特徴とする請求項８に記載の業務プロセス管理方法。
11. コンピュータを制御して、ネットワークに接続された複数の端末装置にて実行される一連の業務プロセスをワークフローにしたがって管理するプログラムにおいて、
    ワークフローにおける処理対象ごとに、当該処理対象のモードと、当該処理対象に対する処理が実行されたワークフローにおける経路上の処理段階及びその順序を示す履歴とを記憶装置に記憶する記憶手段と、
    前記経路上の第１のアクティビティで作成された前記処理対象が当該経路上の第２のアクティビティで承認された結果である処理結果の修正を行った当該経路上の第３のアクティビティにおける処理者の指示入力に応じて、当該処理結果を、前記記憶装置に記憶された当該処理対象のモードを修正確認依頼モードにして当該第１のアクティビティに差し戻し、当該第１のアクティビティに対して当該修正に合意するかどうかを問い合わせる問い合わせ手段と、
    前記記憶装置に記憶された前記処理対象のモードが修正確認依頼モードになっている前記処理結果の前記修正に合意した前記第１のアクティビティにおける処理者の指示入力に応じて、前記記憶装置に記憶された履歴に基づき、前記第２のアクティビティに対し、当該第１のアクティビティで合意された当該修正を含む当該処理結果を回覧し、前記ワークフローにおける経路と前記記憶装置に記憶された履歴とを比較することにより、当該修正が行われた前記第３のアクティビティの次のアクティビティを特定し、当該次のアクティビティに業務プロセスを進める管理手段として、
    前記コンピュータを動作させることを特徴とするプログラム。
12. コンピュータを制御して、ネットワークに接続された複数の端末装置にて実行される一連の業務プロセスをワークフローにしたがって管理するプログラムにおいて、
    ワークフローにおける処理対象ごとに、当該処理対象のモードと、当該処理対象に対する処理が実行されたワークフローにおける経路上の処理段階及びその順序を示す履歴とを記憶装置に記憶する処理と、
    前記経路上の第１の処理段階で作成された前記処理対象が当該経路上の第２の処理段階で承認された結果である処理結果の修正を行った当該経路上の第３の処理段階における処理者の指示入力を受け付ける処理と、
    修正された前記処理結果を、前記記憶装置に記憶された前記処理対象のモードを修正確認依頼モードにして前記第１の処理段階に差し戻す処理と、
    前記記憶装置に記憶された前記処理対象のモードが修正確認依頼モードになっている前記処理結果の前記修正に合意した前記第１の処理段階における処理者の指示入力に応じて、前記記憶装置に記憶された履歴に基づき、前記第２の処理段階に対し、当該第１の処理段階で合意された当該修正を含む当該処理結果を回覧し、前記ワークフローにおける経路と前記記憶装置に記憶された履歴とを比較することにより、前記修正が行われた前記第３の処理段階の次の処理段階を特定し、業務プロセスを当該次の処理段階に進める処理と
    を前記コンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。
13. コンピュータを制御して、ネットワークに接続された複数の端末装置にて実行される一連の業務プロセスをワークフローにしたがって管理するプログラムを格納した記憶媒体であって、
    前記プログラムは、
    ワークフローにおける処理対象ごとに、当該処理対象のモードと、当該処理対象に対する処理が実行されたワークフローにおける経路上の処理段階及びその順序を示す履歴とを記憶装置に記憶する記憶手段と、
    前記経路上の第１のアクティビティで作成された前記処理対象が当該経路上の第２のアクティビティで承認された結果である処理結果の修正を行った当該経路上の第３のアクティビティにおける処理者の指示入力に応じて、当該処理結果を、前記記憶装置に記憶された当該処理対象のモードを修正確認依頼モードにして当該第１のアクティビティに差し戻し、当該第１のアクティビティに対して当該修正に合意するかどうかを問い合わせる問い合わせ手段と、
    前記記憶装置に記憶された前記処理対象のモードが修正確認依頼モードになっている前記処理結果の前記修正に合意した前記第１のアクティビティにおける処理者の指示入力に応じて、前記記憶装置に記憶された履歴に基づき、前記第２のアクティビティに対し、当該第１のアクティビティで合意された当該修正を含む当該処理結果を回覧し、前記ワークフローにおける経路と前記記憶装置に記憶された履歴とを比較することにより、当該修正が行われた前記第３のアクティビティの次のアクティビティを特定し、当該次のアクティビティに業務プロセスを進める管理手段として、
    前記コンピュータを動作させることを特徴とする記憶媒体。
14. コンピュータを制御して、ネットワークに接続された複数の端末装置にて実行される一連の業務プロセスをワークフローにしたがって管理するプログラムを格納した記憶媒体であって、
    前記プログラムは、
    ワークフローにおける処理対象ごとに、当該処理対象のモードと、当該処理対象に対する処理が実行されたワークフローにおける経路上の処理段階及びその順序を示す履歴とを記憶装置に記憶する処理と、
    前記経路上の第１の処理段階で作成された前記処理対象が当該経路上の第２の処理段階で承認された結果である処理結果の修正を行った当該経路上の第３の処理段階における処理者の指示入力を受け付ける処理と、
    修正された前記処理結果を、前記記憶装置に記憶された前記処理対象のモードを修正確認依頼モードにして前記第１の処理段階に差し戻す処理と、
    前記記憶装置に記憶された前記処理対象のモードが修正確認依頼モードになっている前記処理結果の前記修正に合意した前記第１の処理段階における処理者の指示入力に応じて、前記記憶装置に記憶された履歴に基づき、前記第２の処理段階に対し、当該第１の処理段階で合意された当該修正を含む当該処理結果を回覧し、前記ワークフローにおける経路と前記記憶装置に記憶された履歴とを比較することにより、前記修正が行われた前記第３の処理段階の次の処理段階を特定し、業務プロセスを当該次の処理段階に進める処理と
    を前記コンピュータに実行させることを特徴とする記憶媒体。

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