JP2003316934A - 業務管理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】プロジェクトを発生から終了まで一元的に管理
できる業務管理装置の提供 【解決手段】プロジェクトの発生から終了までを５つの
フェーズにわけ、フェーズ１では課題の定義、フェーズ
２ではチームの編成、フェーズ３では対策の立案、フェ
ーズ４では対策の実行、フェーズ５では効果の評価を行
う。各フェーズごとに、プロジェクト推進者はプロジェ
クトの情報を入力してプロジェクト承認者に承認を申請
し、経理担当者はプロジェクト推進者が入力した内容に
対して経理審査を行いコメントを入力し、プロジェクト
承認者はプロジェクト推進者と経理担当者が入力した内
容を各フェーズの最後にチェックして承認または差戻し
を行い、承認されるとプロジェクトは次のフェーズへ移
行する。これらの情報をすべてサーバコンピュータに保
持することで、プロジェクトを発生から終了まで一元的
に管理することが可能となった。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、企業等の組織内で
行われている色々な事案の計画立案から実行までを管理
するための業務管理を支援するシステムに関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、企業ではネットワークを用いたク
ライアント・サーバ・システムなどの仕組みが普及し、
例えばプロジェクトを進める場合に、各メンバがクライ
アント端末からサーバ・コンピュータにプロジェクトの
成果物などを登録したり、必要に応じてサーバ・コンピ
ュータから情報を取り出してクライアント端末に表示す
ることにより、情報を共有するシステムが一般的になっ
ている。また、各メンバがプロジェクトの成果物を作成
する際にサーバ・コンピュータから作業ルールを取り出
し、これに従って作業することで、成果物を標準化する
システムも一般的になってきている。例えば、特開２０
０１−２８２３３６号公報には、各メンバがそれぞれの
作業を行うことでプロジェクトを進める場合の作業支援
システムが記載されている。この作業支援システムによ
れば、各作業に対応するテンプレートや入力フォームな
どの作業ルールを共有化情報としてサーバ・コンピュー
タにあらかじめ登録しておき、作業で用いるべき共有化
情報を各メンバに割り当てることで、成果物を標準化す
ることができる。また、各メンバが成果物をサーバ・コ
ンピュータに登録し、これに対しリーダが承認の登録を
することで、リーダが各メンバの進捗状況や生産性をリ
アルタイムに把握することができる。しかしながら、こ
の作業支援システムでは、プロジェクトの進行にどの作
業が必要か、各作業をどのフェーズでどのメンバに割り
当てるかといった計画については、過去のプロジェクト
での計画を参考にできるものの、最終的には各プロジェ
クトごとにリーダが決定している。このため、各作業の
成果物はそれぞれ標準化されても、プロジェクトの標準
化が不完全となる場合がある。このシステムでは、メン
バの成果物に対してはリーダが承認を行うが、プロジェ
クトの立案や計画などリーダの成果物をチェックする者
がいない。このため、これら立案や計画などがリーダ個
人の情報となり、プロジェクトの情報共有化が不完全と
なる場合がある。また、メンバの選任はこの作業支援シ
ステムの範囲外であり、作業として定型化されていない
ため、適切な人選が行えない場合がある。このシステム
では、成果物の事例を作業で用いるべき事例としてメン
バに割り当てているが、これは過去のプロジェクトを全
体的に、かつ必要に応じていつでも参照できるものでは
ない。このため、情報として不十分な場合がある。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】本発明の目的は、解決
すべき課題を与えられたプロジェクトの立案・承認にお
いて、各フェーズで行うべき作業と作成すべき成果物を
あらかじめ定型化することで、プロジェクトを全体的に
標準化できる業務管理装置を提供することである。ま
た、プロジェクトの立案から終了まで、各フェーズでの
登録のすべてに承認ステップを設けることで、プロジェ
クトを一元的に管理でき情報を共有化できることや、社
員の情報をデータベースに登録し、その情報を参照しな
がらメンバの選任を行うことにより、プロジェクトによ
り適した社員を選任できる業務管理装置を提供すること
も、本発明の目的である。

【０００４】

【課題を解決するための手段】上記発明の目的を達成す
るために、本発明は、対策の立案から実行までのプロジ
ェクトを管理する業務管理装置であって、前記業務管理
装置は、プロジェクト・データベース及び端末と通信し
て前記端末からの入力を前記プロジェクト・データベー
スに入力するための通信手段を有しており、前記端末か
ら入力された前記プロジェクトを前記プロジェクト・デ
ータベースに登録する登録手段と、前記端末から送られ
た、登録した前記プロジェクトのメンバを前記プロジェ
クト・データベースに入力するメンバ入力手段と、前記
端末から送られた、前記メンバにより決定されたプロジ
ェクトの対策を、前記プロジェクト・データベースに入
力する対策入力手段と、前記端末から送られた、決定さ
れたプロジェクトの対策の実施結果を前記プロジェクト
・データベースに入力する対策実施結果入力手段と、前
記登録手段、メンバ入力手段、対策入力手段、対策実施
結果入力手段により入力された項目を、承認権者により
送られた承認結果で承認するための承認手段と、前記登
録手段、対策入力手段、対策実施結果入力手段により入
力された項目を、経理担当者により送られた確認結果で
確認するための確認手段とを備えることを特徴とする業
務管理装置である。さらに、社員データベースを有して
おり、前記社員データベースを検索する社員検索手段を
備え、前記メンバ入力手段でメンバを入力する際に参照
するようにしてもよい。さらに、前記登録手段、メンバ
入力手段、対策入力手段、対策実施結果入力手段により
入力されたことを前記承認権者に通知し、前記承認手段
による承認結果をプロジェクトのメンバに通知する通知
手段を備えてもよい。前記メンバ入力手段とともに、前
記端末から送られた短期集中討議のための進行表を入力
できる進行表入力手段を備え、短期集中で問題解決を行
うことを支援することもできる。上述の業務管理装置を
コンピュータ・システムに構築させるプログラムやその
プログラムを記録した記録媒体も本発明である。

【０００５】

【発明の実施の形態】以下、図を用いて業務管理装置の
実施形態を詳細に説明する。本実施形態の前提として、
あらかじめ、企業活動における目標（例えば「２０％売
上を拡大する」）を、現実に対策を講じられる規模の課
題（例えば「配送サイクルタイムを削減する」）に分割
し、さらに、対策の立案に要する時間が短期間（１〜２
日程度）の課題と、中期間（２ヶ月程度）の課題とに振
り分けておくものとする。本実施形態の「プロジェク
ト」とは、上記で分割した個々の課題を定義して開始
し、チームの編成、対策の立案、対策の実行を経て、効
果を評価して終了する、一連の作業を指す。本実施形態
の業務管理装置が管理する業務の範囲はこの「プロジェ
クト」である。また、プロジェクトは、対策の立案に要
する時間が短期間のものを「短期プロジェクト」、中期
間のものを「中期プロジェクト」と呼ぶものとする。

【０００６】図１は、本実施形態の業務管理装置の構成
例を表す図である。サーバ・コンピュータ１１０とクラ
イアント端末１２０がそれぞれネットワーク１３０に接
続されている。サーバ・コンピュータ１１０の記憶装置
には、プログラム１１２、プロジェクト・データベース
（プロジェクトＤＢ）１１４、社員データベース（社員
ＤＢ）１１６が格納されている。また、各クライアント
端末１２０には、ブラウザが組み込まれており、サーバ
・コンピュータ１１０から送られてきたＨＴＭＬ等を解
釈して、表示や入力等ができる。プロジェクトＤＢ１１
４はプロジェクトに関する情報を格納したデータベース
で、プロジェクトの名称、計画、参加者、進捗、成果な
どが記憶されている。社員ＤＢ１１６は社員に関する情
報を格納したデータベースで、社員の氏名、所属部署、
連絡先、職務経歴などが記憶されている。プログラム１
１２はサーバ・コンピュータ１１０で業務管理を制御す
るプログラムで、社員がクライアント端末１２０からプ
ロジェクトの情報を入力する際に、プロジェクトＤＢ１
１４や社員ＤＢ１１６を検索し、必要な情報や入力すべ
き項目などをクライアント端末１２０に表示して、入力
を支援するものである。また、クライアント端末１２０
からプロジェクトの情報が入力されると、プロジェクト
ＤＢ１１４に対してレコードの追加や更新などの処理を
行い、プロジェクトの進行を管理するものである。プロ
グラム１１２には、上記のほか、例えば、過去のプロジ
ェクトの情報や社員の情報を提供するプログラム、クラ
イアント端末１２０がネットワーク１３０へログオンす
る際に認証を行うプログラム、操作マニュアルをクライ
アント端末１２０に表示するプログラムなどが含まれ
る。

【０００７】図２は、クライアント端末からの入力をプ
ロジェクトの進行に沿って示したフローである。本実施
形態の業務管理装置では、支援対象であるプロジェクト
の進行を、図２の左端列に示すとおり、５つのフェーズ
にわけて管理する。フェーズ１では課題の定義、フェー
ズ２ではチームの編成、フェーズ３では対策の立案、フ
ェーズ４では対策の実行、フェーズ５では効果の評価を
行う。また、プロジェクトを進行するチームは、プロジ
ェクト推進者、プロジェクト承認者、経理担当者、プロ
ジェクトメンバという役割（以下これらを総称して単に
「役割」という）を持つ社員で構成する。このうちクラ
イアント端末から入力を行うのは、図２の最上行のとお
り、経理担当者、プロジェクト承認者、プロジェクト推
進者である。プロジェクト推進者はプロジェクト進行の
中心的役割を担う者で、フェーズごとに計画したプロジ
ェクトの情報を入力してプロジェクト承認者に承認を申
請する。経理担当者はプロジェクトの財務的な評価を行
う者で、プロジェクト推進者が入力した内容に対して経
理審査を行いコメントを入力する。プロジェクト承認者
は各フェーズでの最終的な決断を行う者で、プロジェク
ト推進者と経理担当者が入力した内容を各フェーズの最
後にチェックして、承認または差戻しを行う。プロジェ
クトは、承認されると次のフェーズへ移行するが、差戻
しの場合には次フェーズへ移行せず、プロジェクト推進
者に差し戻される。プロジェクトメンバは、プロジェク
ト推進者とともに課題の解決に取り組むメンバである。
以下、図２のフローに沿って、クライアント端末からの
入力を説明する。図２のフローでは、短期プロジェクト
に特有のステップは網掛けで示している。以下では、中
期プロジェクトのフローについてまず説明し、後で短期
プロジェクトについて説明する。

【０００８】＜中期プロジェクト＞図２において、フェ
ーズ１ではまず、プロジェクト推進者がプロジェクトの
課題を定義し、課題の名称、課題の背景、目標値などを
入力する（Ｓ２１０）。次に、経理担当者がＳ２１０の
入力内容を参照し、その財務効果を審査してコメントを
入力する（Ｓ２１２）。プロジェクト承認者は入力内容
を参照し、承認または差戻しの入力を行う（Ｓ２１
４）。承認されるとプロジェクトはフェーズ２へ移行す
る。フェーズ２では、プロジェクト推進者がプロジェク
トメンバを選任し、氏名などを入力する（Ｓ２２０）。
次に、プロジェクト承認者は入力内容を参照し、承認ま
たは差戻しの入力を行う（Ｓ２２４）。承認されるとフ
ェーズ３へ移行する。フェーズ３では、プロジェクトチ
ームが対策の提案を行い、プロジェクト推進者が対策案
を入力する（Ｓ２３０）。次に、経理担当者がＳ２３０
の入力内容を参照し、費用対効果を審査してコメントを
入力する（Ｓ２３４）。プロジェクト承認者は入力内容
を参照し、承認または差戻しの入力を行う（Ｓ２３
６）。承認されるとフェーズ４へ移行する。フェーズ４
では、プロジェクトチームが、まず対策のトライアルを
実施して効果を確認した後、対策を実際のラインで実施
し、プロジェクト推進者がトライアル実施結果とライン
実施結果を入力する（Ｓ２４０）。次に、プロジェクト
承認者が入力内容を参照し、承認または差戻しの入力を
行う（Ｓ２４２）。承認されるとフェーズ５へ移行す
る。フェーズ５では、経理担当者がＳ２４０の入力内容
を参照し、その財務値を審査してコメントを入力する
（Ｓ２５０）。次に、プロジェクト承認者が承認または
差戻しの入力を行う（Ｓ２５２）。承認されるとプロジ
ェクトは終了し、クライアント端末からの入力も終了す
る。

【０００９】図３以降は、クライアント端末に表示する
画面の例である。これらの画面を用いて本実施形態の動
作を説明する。最初に、クライアント端末がネットワー
クへログオンする際の認証を行う。この認証は既存の方
法で行い、例えば、クライアント端末から入力した社員
ＩＤとパスワードが社員ＤＢと一致する場合に認証する
などの方法であるが、本実施形態ではさらに、各社員の
役割をあらかじめ社員ＤＢに記憶しておき、認証時に、
ログオンした社員の役割を判別する。社員を認証する
と、クライアント端末に図３に示すメニュー画面３００
を表示する。

【００１０】（システム・メニュー画面）図３のメニュ
ー画面３００は、社員にメニューの選択を促す画面であ
る。「情報検索」ボタン３１０をクリックすると情報提
供システムのトップ画面に遷移する。この情報提供シス
テムでは、社員がクライアント端末から検索条件を入力
すると、プロジェクトＤＢや社員ＤＢなどを検索して結
果を画面に表示する。情報提供システムを使用すれば、
例えば、プロジェクト推進者が過去のプロジェクトを検
索して課題解決の参考としたり、過去のプロジェクトを
担当した社員を検索して連絡先を入手したりできる。情
報提供システムには、このほか、社員が質問事項をサー
バ・コンピュータにアップロードし、他の社員が回答を
寄せる機能などがある。図３のメニュー画面における
「短期プロジェクト」ボタン３２０は、短期プロジェク
ト入力システムのトップ画面に遷移するボタンで、「中
期プロジェクト」ボタン３３０は中期プロジェクト入力
システムのトップ画面に遷移するボタンである。これら
のトップ画面は、プロジェクト推進者、プロジェクト承
認者、経理担当者がプロジェクトに関する入力を行う際
に使用するもので、このトップ画面から各入力画面へ遷
移する。なお、トップ画面および各入力画面の動作につ
いては後述する。「ｈｅｌｐ」３４０は、クリックする
と情報提供システム、短期プロジェクト入力システム、
中期プロジェクト入力システムなどの使用方法を記述し
たマニュアルを画面表示するためのハイパーリンクであ
る。このマニュアル画面はメニュー画面３００からの遷
移ではなく、別のブラウザを起動して表示するため、例
えば、マニュアルを参照しながらプロジェクトの入力が
できる。同様に、情報提供システム、短期プロジェクト
入力システム、中期プロジェクト入力システムも、別ブ
ラウザで表示して差し支えない。表示欄３５０には、例
えばプログラムのアップデート情報や社内研修の予定な
どを表示して、社員に情報を提供する。次に、プロジェ
クト入力システムのトップ画面の動作を中期プロジェク
ト入力のものを用いて説明する。メニュー画面３００で
「中期プロジェクト」ボタン３３０をクリックすると、
図４に示す中期プロジェクト入力システムのトップ画面
４００に遷移する。

【００１１】（中期プロジェクト・メニュー画面）図４
において、「新規登録」ボタン４１０は、プロジェクト
推進者がプロジェクトを新規登録する際に使用するボタ
ンで、クリックするとプロジェクト新規登録画面（図示
せず）に遷移する。「修正」ボタン４２０は、プロジェ
クト推進者が進行中のプロジェクトの情報を入力または
修正する際に使用するボタンで、クリックすると図５に
示すプロジェクト一覧画面５００に遷移し、入力または
修正するプロジェクトを選択できる。「経理」ボタン４
３０は、経理担当者がプロジェクトの経理審査を行う際
に使用するボタンで、クリックするとプロジェクト一覧
画面５００に遷移し、審査するプロジェクトを選択でき
る。「承認」ボタン４４０は、プロジェクト承認者がプ
ロジェクトの承認を行う際に使用するボタンで、クリッ
クするとプロジェクト一覧画面５００に遷移し、承認す
るプロジェクトを選択できる。「実績」ボタン４５０
は、プロジェクト推進者が財務効果の実績を入力する際
や、経理担当者が財務効果の実績を審査する際に使用す
るボタンで、クリックするとプロジェクト一覧画面５０
０に遷移し、プロジェクト推進者は実績を入力するプロ
ジェクトを、経理担当者は審査するプロジェクトを選択
できる。このように、トップ画面４００では、社員の役
割によって使用するボタンが異なる。このため本実施形
態では、認証時に判別した役割をもとにその社員に必要
なボタンのみをトップ画面４００に表示して、操作をわ
かりやすくする。すなわち、ログオンした社員がプロジ
ェクト推進者であれば、トップ画面４００には「新規登
録」ボタン４１０、「修正」ボタン４２０、「実績」ボ
タン４５０を表示する。同様に、経理担当者であれば
「経理」ボタン４３０、「実績ボタン」４５０を、プロ
ジェクト承認者であれば「承認」ボタン４４０を表示す
る。

【００１２】次に、図２に示した各フェーズを、本実施
形態のシステムがどのように支援しているかについて、
図５に示すプロジェクト一覧画面５００、図６、図９、
図１０および図１１に示すプロジェクト推進者がプロジ
ェクトの情報を入力する画面、図７に示す経理担当者が
経理審査を行う画面、図８に示すプロジェクト承認者が
承認を行う画面を用いて説明する。説明するプロジェク
トは、中期プロジェクトである。なお、短期プロジェク
トについては、後で説明する。まずプロジェクト推進者
が、プロジェクトの情報を入力する前提として、プロジ
ェクトの新規登録を行う。トップ画面４００の「新規登
録」ボタン４１０をクリックしてプロジェクト新規登録
画面（図示せず）を表示し、プロジェクトＩＤ、課題の
名称、プロジェクト承認者などを入力すると、プロジェ
クトＤＢにレコードを追加し、入力内容をレコードに書
き込む。プロジェクトを新規登録すると、フェーズ１の
入力が可能になる。プロジェクト推進者が各フェーズで
プロジェクトの情報を入力するには、まず、トップ画面
４００の「修正」ボタン４２０をクリックして、図５に
示すプロジェクト一覧画面５００を表示する。

【００１３】図５のプロジェクト一覧画面５００は、入
力を行うプロジェクトを選択する画面であり、「修正」
ボタン４２０をクリック時にプロジェクトＤＢを検索し
て、ログオンした社員が担当するプロジェクトのうち進
行中のものを読み出し、そのプロジェクトＩＤ、課題の
名称、進捗状況などを一覧表５１０にして表示する。一
覧表５１０の進捗状況の表示欄にはフェーズ別の欄を設
け、フェーズごとに各プロジェクトの現在の進捗状況を
絵文字などの見やすい方法で表示する。ここで進捗状況
とは、例えば「作成中」「経理申請中」「承認申請中」
「中止申請中」「承認済み」「中止」などである。進捗
状況はプロジェクトＤＢに記憶し、プロジェクトが進捗
するごとに更新する。この表示によれば、例えば、新規
作成のみ行ったプロジェクトはフェーズ１の欄に「作成
中」の絵文字を表示し、フェーズ２からフェーズ５まで
の欄には何も表示しない。また、フェーズ５でプロジェ
クト承認者に承認申請中のプロジェクトは、フェーズ１
からフェーズ４までの欄に「承認済み」の絵文字を表示
し、フェーズ５欄には「承認申請中」の絵文字を表示す
る。プロジェクトＩＤ欄にはプロジェクトＩＤを表示す
る。このプロジェクトＩＤはハイパーリンクであり、ロ
グオンした社員がプロジェクト推進者の場合、クリック
すると、そのプロジェクトＩＤに対応するプロジェクト
の入力画面に遷移する。同様に、プロジェクト承認者で
あれば承認画面に遷移し、経理担当者であれば経理審査
画面に遷移する。この遷移は、選択したプロジェクトの
進捗状況に応じて行われる。例えば、プロジェクト推進
者が選択したプロジェクトがフェーズ１の作成中であれ
ば、図６に示すフェーズ１入力画面６００に遷移する。
なお、「ＴＯＰへ戻る」５３０は、トップ画面４００に
戻るハイパーリンクである。

【００１４】（フェーズ１）図６のフェーズ１入力画面
６００は、プロジェクト推進者が課題の定義事項を入力
する画面であり、プロジェクト一覧画面５００で選択し
たプロジェクトの情報をプロジェクトＤＢから読み出し
て表示する。フェーズ１入力画面６００の課題表示部６
２０には、プロジェクトＩＤと課題の名称を表示する。
進捗状況表示部６３０にはプロジェクトの進捗状況を、
例えば「フェーズ１作成中」と表示する。「添付ファイ
ル」等を表示している表示部６１０の部分には、現在画
面に表示しているプロジェクトの各フェーズの入力画面
へのリンクなどを並べて表示する。ただし、プロジェク
トはプロジェクト承認者の承認がなければ次フェーズへ
移行しないため、フェーズが進捗していない場合、次フ
ェーズ以降の入力画面へのリンクは表示せず、操作をわ
かりやすくしている。そのため、図６に示しているフェ
ーズ１入力画面６００ではフェーズ２以降の入力画面へ
のリンクは表示していない。入力フォーム部６５０はフ
ェーズ１の情報を入力する部分であり、入力項目ごとに
入力欄を設けている。入力項目には例えば、「期間短
縮」などの改善カテゴリ、課題の背景、課題解決の前提
条件、課題の分析手法や分析結果、具体的な指標、指標
の現在値と目標値、目標値達成時の財務効果金額、効果
金額の算出式や算出方法、各フェーズの開始予定日や終
了予定日、各フェーズの予定工数などがある。これらの
入力項目は、必須入力か任意入力かをあらかじめ定めて
おく。このとき、入力欄に「必須」「任意」などと表示
してもよい。また、入力フォーム部６５０にはプロジェ
クトの新規登録時に入力した課題の名称を表示し、ここ
で修正できる。

【００１５】入力を終了したら、承認申請を行う。「承
認申請」ボタン６４４をクリックすると、必須入力項目
に入力漏れがないか、入力内容に形式的な間違いがない
かなどをチェックし、あればエラー・メッセージなどを
表示して修正を促す。入力内容に問題がなければ、その
入力内容でプロジェクトＤＢを更新する。フェーズ１の
入力が終了すると、次は経理担当者がフェーズ１の経理
審査を行うため、承認申請があった旨を経理担当者に通
知する。この通知は電子メールなどで行い、その作成お
よび送信は業務管理装置のプログラムで自動的に行う。
例えば、タイトルにはプロジェクトＩＤや課題の名称
を、本文には承認申請がされた旨や、申請日、フェー
ズ、経理審査画面へのショートカットなどを記述して電
子メールを作成し、経理担当者の電子メールアドレスを
社員ＤＢから読み出してそのアドレス宛に送信する。一
方、プロジェクトの中止を申請する場合、「中止」ボタ
ン６４６をクリックすると、上述と同じ方法の電子メー
ル自動送信で、中止申請があった旨をプロジェクト承認
者に通知する。また、入力の途中で一時的に保存する場
合には「一時保存」ボタン６４２をクリックすると、入
力内容でプロジェクトＤＢを更新するが、電子メール自
動送信はまだ行わない。一時的に保存されたプロジェク
トは、プロジェクトＤＢにアクセスしても、作成者のみ
にしか表示しないようにしている。「閉じる」ボタン６
４０はこの画面を閉じるボタンである。

【００１６】経理担当者がフェーズ１の経理審査を行う
には、自動送信の電子メールに記述してある経理審査画
面へのショートカットをクリックして、図７に示すフェ
ーズ１経理審査画面７００を表示する。あるいは、メニ
ュー画面４００の「経理」ボタン４３０をクリックして
プロジェクト一覧画面５００を表示し、該当のプロジェ
クトを選択すれば、同様にフェーズ１経理審査画面７０
０を表示する。フェーズ１経理審査画面７００におい
て、課題表示部７２０、進捗状況表示部７３０、「閉じ
る」ボタン７４０の機能は、いずれもフェーズ１入力画
面６００と同様である。なお、進捗状況表示部７３０に
は例えば「フェーズ１経理審査中」と表示する。表示部
７１０は、表示しているハイパーリンクのリンク先が各
フェーズの入力画面ではなく経理審査画面であるほか
は、フェーズ１入力画面６００と同様である。入力フォ
ーム部７５０には、フェーズ１入力画面６００でプロジ
ェクト推進者が入力した内容をプロジェクトＤＢより読
み出して、フェーズ１入力画面６００と同様のレイアウ
トで表示し、さらに、目標値達成時の財務効果金額、効
果金額の算出式や算出方法、審査コメントなどの入力欄
を設ける。経理担当者は入力フォーム部７５０の表示内
容を確認し、入力欄に入力する。入力を終了してボタン
７４２をクリックすると、入力内容でプロジェクトＤＢ
を更新する。フェーズ１の経理審査が終了すると、次は
プロジェクト承認者がフェーズ１の承認を行うため、電
子メール自動送信で、経理審査が終了した旨をプロジェ
クト承認者に通知する。プロジェクト承認者がフェーズ
１の承認を行うには、自動送信の電子メールに記述して
ある承認画面へのショートカットをクリックして、図８
に示すフェーズ１承認画面８００を表示する。あるい
は、メニュー画面４００の「承認」ボタン４４０をクリ
ックしてプロジェクト一覧画面５００を表示し、該当の
プロジェクトを選択すれば、同様にフェーズ１承認画面
８００を表示する。

【００１７】図８のフェーズ１承認画面８００におい
て、課題表示部８２０、進捗状況表示部８３０、「閉じ
る」ボタン８４０の機能は、いずれもフェーズ１入力画
面６００と同様である。なお、進捗状況表示部８３０に
は例えば「フェーズ１承認待ち」と表示する。表示部８
１０は、表示しているハイパーリンクのリンク先が各フ
ェーズの入力画面ではなく承認画面であるほかは、フェ
ーズ１入力画面６００と同様である。入力フォーム部８
５０にはフェーズ１入力画面６００でプロジェクト推進
者が入力した内容とフェーズ１経理審査画面７００で経
理担当者が入力した内容をプロジェクトＤＢより読み出
してフェーズ１入力画面６００と同様のレイアウトで表
示し、さらに、承認コメントの入力欄などを設ける。プ
ロジェクト承認者は入力フォーム部８５０の表示内容を
確認し、承認してよいと判断した場合にはコメント入力
欄に承認のコメントを入力して「承認」ボタン８４２を
クリックする。また、差戻すべきと判断した場合にはコ
メント入力欄に差戻しのコメントを入力して「差戻し」
ボタン８４４をクリックする。「承認」ボタン８４２ま
たは「差戻し」ボタン８４４をクリックすると、入力内
容でプロジェクトＤＢを更新し、電子メール自動送信
で、承認または差戻しがあった旨をプロジェクト推進者
に通知する。承認があるとプロジェクトはフェーズ２に
移行し、プロジェクト推進者はフェーズ２の入力ができ
る。

【００１８】（フェーズ２）フェーズ２の入力はプロジ
ェクトメンバの登録であり、図９に示すフェーズ２入力
画面９００で行う。フェーズ２入力画面９００におい
て、課題表示部９２０、進捗状況表示部９３０、「閉じ
る」ボタン９４０の機能は、いずれもフェーズ１入力画
面６００と同様である。なお、進捗状況表示部９３０に
は例えば「フェーズ２作成中」と表示する。また、表示
部９１０は、リンクをフェーズ２入力画面まで表示する
ほかは、フェーズ１入力画面６００と同様である。一覧
表示部９５０には、プロジェクト承認者とプロジェクト
推進者の会社名、所属部署、社員ＩＤ、氏名、役職など
を、プロジェクトＤＢおよび社員ＤＢから読み出して一
覧表示する。メンバ表示部９６０はプロジェクト・メン
バを表示する部分であり、プロジェクト・メンバとして
登録した社員の氏名などをプロジェクトＤＢおよび社員
ＤＢから読み出して一覧表示する。プロジェクト・メン
バの登録は、「メンバーの追加」９７０をクリックし、
社員検索画面（図示せず）を表示して行う。社員検索画
面では、例えば所属部署や氏名などの検索条件で社員Ｄ
Ｂを検索でき、さらに、所属部署や氏名などの一部を検
索条件とする、あいまい検索などもできる。なお、必要
な場合には、プロジェクト承認者やプロジェクト推進者
の変更も可能である。「一時保存」ボタン９４２、「承
認申請」ボタン９４４、「中止申請」ボタン９４６の機
能は、いずれもフェーズ１入力画面６００と同様で、そ
れぞれ一時保存、承認申請、中止申請を行う。フェーズ
２では、経理担当者の経理審査がないため、電子メール
自動送信で、承認申請または中止申請があった旨をプロ
ジェクト承認者に通知する。

【００１９】プロジェクト承認者によるフェーズ２の承
認は、フェーズ１の承認と同様に、フェーズ２承認画面
でフェーズ２入力画面９００の入力内容を参照し、コメ
ントを入力して承認または差戻しを行うと、電子メール
自動送信で、承認または差戻しがあった旨をプロジェク
ト推進者に通知する。なお、承認の場合には、プロジェ
クトメンバに選任された社員にも電子メールを自動送信
し、選任があった旨を通知するようにすることも可能で
ある。承認があるとプロジェクトはフェーズ３に移行
し、プロジェクト推進者はフェーズ３の入力ができる。

【００２０】（フェーズ３）フェーズ３の入力は対策案
の入力であり、図１０に示すフェーズ３入力画面１００
０で行う。フェーズ３入力画面１０００の課題表示部１
０２０、進捗状況表示部１０３０、「閉じる」ボタン１
０４０の機能は、いずれもフェーズ１入力画面６００と
同様である。なお、進捗状況表示部１０３０には例えば
「フェーズ３作成中」と表示する。また、表示部１０１
０は、リンクをフェーズ３入力画面まで表示するほか
は、フェーズ１入力画面６００と同様である。図１０の
入力フォーム部１０５０はフェーズ３の情報を入力する
部分であり、入力項目には例えば、課題の原因、対策内
容、対策費用、対策の実施責任者、予想財務効果、費用
対効果の算出式、指標の予想値などがある。また、フェ
ーズ１で入力した、課題の分析手法や分析結果を表示
し、分析結果の追加や修正ができる。「一時保存」ボタ
ン１０４２、「承認申請」ボタン１０４４、「中止申
請」ボタン１０４６の機能は、いずれもフェーズ１入力
画面６００と同様で、それぞれ一時保存、承認申請、中
止申請を行う。承認申請を行うと、電子メール自動送信
で、承認申請があった旨を経理担当者に通知する。中止
申請の場合にはプロジェクト承認者に通知する。

【００２１】経理担当者によるフェーズ３の経理審査
は、フェーズ１の経理審査と同様に、フェーズ３経理審
査画面（図示せず）でフェーズ３入力画面１０００の入
力内容を参照し、確認のコメントを入力すると、電子メ
ール自動送信で、経理審査が終了した旨をプロジェクト
承認者に通知する。

【００２２】プロジェクト承認者によるフェーズ３の承
認は、フェーズ３承認画面（図示せず）でフェーズ３入
力画面１０００の入力内容を参照し、コメントを入力し
て承認または差戻しを行うと、電子メール自動送信で、
承認または差戻しがあった旨をプロジェクト推進者に通
知する点ではフェーズ１と同様である。フェーズ３承認
画面ではさらに、プロジェクト推進者が入力した対策案
を「実行する」か「実行しない」かを選択するラジオボ
タンなどを設け、対策案の実行をプロジェクト承認者が
決定する。承認があるとプロジェクトはフェーズ４に移
行し、プロジェクト推進者はフェーズ４の入力ができ
る。

【００２３】（フェーズ４）フェーズ４の入力は対策実
施結果の入力であり、図１１に示すフェーズ４入力画面
１１００で行う。課題表示部１１２０、進捗状況表示部
１１３０、「閉じる」ボタン１１４０の機能は、いずれ
もフェーズ１入力画面６００と同様である。なお、進捗
状況表示部１１３０には例えば「フェーズ４作成中」と
表示する。また、リンクを表示する表示部１１１０は、
リンクをフェーズ４入力画面まで表示するほかは、フェ
ーズ１入力画面６００と同様である。入力フォーム部１
１５０はフェーズ４の情報を入力する部分であり、フェ
ーズ３で入力した課題の原因や対策内容などを表示す
る。また、対策案に対しフェーズ３承認画面（図示せ
ず）で「実行する」「実行しない」のいずれの決定があ
ったかを表示する。入力フォーム部１１５０の入力項目
には例えば、実施時期、対策費用、効果金額、効果の判
断をそれぞれトライアルとライン実施について入力する
欄などがある。これらはフェーズ３承認画面で「実行す
る」と決定した対策案に対してのみ入力できる。そのほ
か、効果金額の月ごとの計画と実績、計画と実際の差異
の説明、うまくいった点とその要因、うまくいかなかっ
た点とその要因を記入する欄などがある。「公開指定」
ラジオボタン１１６０は、プロジェクトの終了後にこの
プロジェクトを「公開する」か「公開しない」かを決定
するものである。「公開する」を選択すると、このプロ
ジェクトは情報提供システムで過去事例として参照でき
る。「公開しない」を選択すると、このプロジェクトは
プロジェクトＤＢに記憶されるが、情報提供システムで
の検索対象にはならない。「一時保存」ボタン１１４
２、「承認申請」ボタン１１４４、「中止申請」ボタン
１１４６の機能は、いずれもフェーズ１入力画面６００
と同様で、それぞれ一時保存、承認申請、中止申請を行
う。承認申請または中止申請を行うと、電子メール自動
送信でプロジェクト承認者に通知する。

【００２４】プロジェクト承認者によるフェーズ４の承
認は、フェーズ１の承認と同様に、フェーズ４承認画面
（図示せず）でフェーズ４入力画面１１００の入力内容
を参照し、コメントを入力して承認または差戻しを行
う。フェーズ５では経理担当者が入力を行うため、承認
の場合には、電子メール自動送信で、承認があった旨を
経理担当者に通知する。一方、差戻しの場合には、電子
メール自動送信で、差戻された旨をプロジェクト推進者
に通知する。承認があるとプロジェクトはフェーズ５に
移行し、経理担当者はフェーズ５の入力ができる。

【００２５】（フェーズ５）フェーズ５の入力は、経理
担当者の経理審査であり、フェーズ４経理審査画面（図
示せず）でフェーズ４入力画面１１００の入力内容を参
照し、確認のコメントを入力すると、電子メール自動送
信で、経理審査が終了した旨をプロジェクト承認者に通
知する。

【００２６】プロジェクト承認者によるフェーズ５の承
認は、フェーズ１の承認と同様に、フェーズ５承認画面
（図示せず）でフェーズ４経理審査画面の入力内容を参
照し、コメントを入力して承認または差戻しを行うと、
電子メール自動送信で、承認または差戻しがあった旨を
プロジェクト推進者に通知する。また、承認の場合に
は、フェーズ１からフェーズ５までの入力内容を一覧表
にまとめたものをプロジェクト報告書として自動的に作
成してもよい。

【００２７】さらに、フェーズ１入力画面６００、フェ
ーズ２入力画面９００、フェーズ３入力画面１０００、
フェーズ４入力画面１１００、および後述の進行表入力
画面１２００などにおいては、各画面の入力項目に、過
去の成功したプロジェクトで行われた入力をプロジェク
トＤＢから読み出して表示してもよい。過去の成功した
プロジェクトは、例えば、情報提供システムで検索、参
照された回数や、その情報が参考になったかどうかのア
ンケート結果などにより決定する。これにより、プロジ
ェクト推進者が良いプロジェクトを検索する手間や、各
フェーズでの入力の手間を軽減できる。各フェーズの入
力画面に表示する過去のプロジェクトは、例えばプロジ
ェクト推進者が任意に選択したプロジェクトであっても
よい。フェーズ５の承認があるとプロジェクトが終了す
る。フェーズ１からフェーズ５までの入力内容をプロジ
ェクトＤＢに記憶しているので、以後は、情報提供シス
テムから過去事例として参照できる。

【００２８】＜短期プロジェクト＞短期プロジェクト
は、関連各部署からメンバーを選定して、そのメンバー
で短期間（例えば１日）の集中的な討議を行い、解決策
を策定しようとするものである。この集中的な討議は、
効率的に行うために予め進行表を定めて、これに従って
行うことが特徴である。本実施形態の業務管理装置は、
短期プロジェクトも管理することができる。図２のフロ
ーを用いて、まず、短期プロジェクトの端末における入
力の流れを説明する。短期プロジェクトも、中期プロジ
ェクトと同様にフェーズ１〜フェーズ５を経過して進行
している。各フェーズにおける入力処理は基本的に同じ
で、図２の網掛け部分のみ相違している。以下では、こ
れらの相違点を中心に説明する。短期プロジェクトの場
合には、フェーズ２で、プロジェクトのメンバを指定す
る以外に、短期プロジェクトの特徴である集中討議の進
行表に、集中討議の計画を入力する（Ｓ２２２）。集中
討議とは、短期プロジェクトで対策を立案するための討
議で、フェーズ３でチームの全員が一堂に会して１〜２
日程度で行うものである。集中討議で得られた成果であ
る対策案とともに、その討議の進行に関する実績もフェ
ーズ３の成果として入力する（Ｓ２３０、Ｓ２３２）。
さて、図３のメニュー画面における「短期プロジェク
ト」ボタン３２０は、短期プロジェクトを支援するため
の短期プロジェクト入力システムのトップ画面に遷移す
るボタンである。

【００２９】短期プロジェクトの場合は、前述したよう
に、フェーズ３で集中討議を行うため、フェーズ２で集
中討議の進行計画表を作成する（Ｓ２２２）。図１２は
その入力画面である。図１２において、課題表示部１２
２０、進捗状況表示部１２３０、「閉じる」ボタン１２
４０の機能は、いずれもフェーズ１入力画面６００と同
様である。なお、進捗状況表示部１２３０には例えば
「進行表作成中」と表示する。また、表示部１２１０
は、リンクをフェーズ２入力画面まで表示するほかは、
フェーズ１入力画面６００と同様である。入力フォーム
部１２５０には、集中討議の進行計画の記入欄を設けて
いる。入力項目には、集中討議の開催日、開始時間、開
催場所、時間割、時間割ごとの活動内容、使用する手法
などがある。「削除」ボタン１２４６は進行表を削除す
るボタンである。「一時保存」ボタン１２４２、「承認
申請」ボタン１２４４の機能は、いずれもフェーズ１入
力画面６００と同様で、それぞれ一時保存、承認申請を
行う。承認申請を行うと、電子メール自動送信で、承認
申請があった旨をプロジェクト承認者に通知する。

【００３０】さらに、短期プロジェクトの場合にはフェ
ーズ３で集中討議を行い、集中討議進行表に実績を入力
する。入力項目は画面１２００とほぼ同様で、入力を終
了して承認申請を行うと、電子メール自動送信でプロジ
ェクト承認者に通知する。

【００３１】

【発明の効果】プロジェクトをフェーズ単位に分割し、
フェーズごとに必要な活動を定めるため、プロジェクト
の進行がスピードアップできる。また、プロジェクトの
入力項目が統一されているため、プロジェクトの終了後
も過去事例として参照しやすく、ノウハウとしての価値
が高まる。また、プロジェクト推進者に必要な項目の入
力を促し、必要に応じて過去事例を調査させることで、
プロジェクト推進者がプロジェクト進行のノウハウを身
に付けることができる。プロジェクトの開始から終了ま
でをサーバ・コンピュータで管理するため、プロジェク
ト推進者がプロジェクトの進行を一元的に管理でき、業
務効率を向上できる。また、プロジェクトに関わる社員
がプロジェクトの情報を全体的に参照でき、情報を共有
化できる。社員の情報をデータベースに登録しているた
め、プロジェクトメンバの選任の際に参照でき、検索画
面を使用することで選任の手間も軽減できる。さらに、
プロジェクトを定義した後にプロジェクトメンバの選任
を行うため、より適した社員を選任できる。実施された
プロジェクトをデータベースに蓄積するため、プロジェ
クトの全てのフェーズで、過去に成功したプロジェクト
を参照して有効利用できる。また、プロジェクトが終了
すると蓄積データはそのままプロジェクトの報告書とし
て通用し、あらためて報告書を作成する手間が省ける。
申請や承認などのタイミングで、次の作業を行う社員に
電子メールを自動的に送信し、作業の発生を通知するた
め、業務の流れがスムーズになる。

【図面の簡単な説明】

【図１】実施形態の業務管理装置の構成を表す図であ
る。

【図２】クライアント端末からの入力を示すフロー図で
ある。

【図３】メニュー画面の例を示す図である。

【図４】プロジェクト入力システムのトップ画面の例を
示す図である。

【図５】プロジェクト一覧画面の例を示す図である。

【図６】フェーズ１の入力画面の例を示す図である。

【図７】フェーズ１の経理審査画面を示す図の例であ
る。

【図８】フェーズ１の承認画面の例を示す図である。

【図９】フェーズ２の入力画面の例を示す図である。

【図１０】フェーズ３の入力画面の例を示す図である。

【図１１】フェーズ４の入力画面の例を示す図である。

【図１２】短期プロジェクトでの集中討議の進行表入力
画面の例を示す図である。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 渡辺 剛 東京都中央区銀座６丁目17番１号 日産自 動車株式会社内

Claims (6)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】対策の立案から実行までのプロジェクトを
   管理する業務管理装置であって、 前記業務管理装置は、プロジェクト・データベース及び
   端末と通信して前記端末からの入力を前記プロジェクト
   ・データベースに入力するための通信手段を有してお
   り、 前記端末から入力された前記プロジェクトを前記プロジ
   ェクト・データベースに登録する登録手段と、 前記端末から送られた、登録した前記プロジェクトのメ
   ンバを前記プロジェクト・データベースに入力するメン
   バ入力手段と、 前記端末から送られた、前記メンバにより決定されたプ
   ロジェクトの対策を、前記プロジェクト・データベース
   に入力する対策入力手段と、 前記端末から送られた、決定されたプロジェクトの対策
   の実施結果を前記プロジェクト・データベースに入力す
   る対策実施結果入力手段と、 前記登録手段、メンバ入力手段、対策入力手段、対策実
   施結果入力手段により入力された項目を、承認権者によ
   り送られた承認結果で承認するための承認手段と、 前記登録手段、対策入力手段、対策実施結果入力手段に
   より入力された項目を、経理担当者により送られた確認
   結果で確認するための確認手段とを備えることを特徴と
   する業務管理装置。
2. 【請求項２】請求項１に記載の業務管理装置において、 さらに、社員データベースを有しており、 前記社員データベースを検索する社員検索手段を備え、
   前記メンバ入力手段でメンバを入力する際に参照できる
   ことを特徴とする業務管理装置。
3. 【請求項３】請求項１又は２に記載の業務管理装置にお
   いて、 さらに、前記登録手段、メンバ入力手段、対策入力手
   段、対策実施結果入力手段により入力されたことを前記
   承認権者に通知し、前記承認手段による承認結果をプロ
   ジェクトのメンバに通知する通知手段を備えることを特
   徴とする業務管理装置。
4. 【請求項４】請求項１〜３のいずれかに記載の業務管理
   装置において、 前記メンバ入力手段とともに、前記端末から送られた短
   期集中討議のための進行表を入力できる進行表入力手段
   を備えることを特徴とする業務管理装置。
5. 【請求項５】請求項１〜４のいずれかに記載の業務管理
   装置をコンピュータ・システムに構築させるプログラム
   を記録した記録媒体。
6. 【請求項６】請求項１〜４のいずれかに記載の業務管理
   装置をコンピュータ・システムに構築させるプログラ
   ム。