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Verfahren
zum Herstellen eines Dokumentes
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Die
Erfindung betrifft ein Verfahren zur Herstellung eines Dokumentes
gemäß dem Oberbegriff von
Anspruch 1.
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Ein
derartiges Verfahren wird in der europäischen Patentanmeldung mit
der Veröffentlichungsnummer
0 628 357 beschrieben. Sie offenbart die Verbindung von Fertigstellungsanweisungen
in digitaler Form mit digitalen Daten, die einen Text eines Dokumentes
repräsentieren.
Dieses erfolgt beispielsweise durch Feststellen der Fertigstellungsanweisungen
für ein
Dokument auf Basis von Inhaltsbereichen dieses Dokumentes (wie beispielsweise
Name – Adresse – Wohnort,
einem Kundencode oder ein Postcode), welche sich auf vorbestimmte
Fertigstellungsanweisungen beziehen. Diese Fertigstellungsanweisungen
sind als Teil einer separaten Datei gespeichert, die für verschiedene
Dokumente zu verwenden ist.
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Obwohl
die mit einem Dokument verbundenen Fertigstellungsanweisungen für spezielle
Anwendungen auf diese Weise teilweise durch den Informationsgehalt
des Dokumentes als solchen festgestellt werden können, ist es im allgemeinen
mühsam,
Fertigstellungsanweisungen wieder und wieder für jedes Dokument oder jede
Reihe von Dokumenten zu erzeugen. In jedem Fall birgt dieses das
Risiko von Fehlern, unabhängig
davon, ob Dokumente beteiligt sind, welche als einzelne Sendung
oder in einer kleinen oder großen
Anzahl zu erzeugen sind. Dieses tritt insbesondere auf, wenn das
Dokument ein aus verschiedenen Komponenten zusammengestelltes Dokument
ist, welches darüber
hinaus zu verpacken ist. Ins besondere falls die Anzahl der Optionen,
aus denen Fertigstellungsanweisungen auszuwählen sind, sehr groß ist, beispielsweise
da die physikalische Produktion der Dokumente aus logistischen Gründen oder
aus Gründen
der Produktionswirtschaftlichkeit ausgelagert ist, ist es mühsam, die
Fertigstellungsanweisungen wieder und wieder für jeden Auftrag oder für jedes
Dokument zu bestimmen.
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Es
ist daher in der Praxis üblich,
dass die Fertigstellungsanweisungen für die Herstellung von Dokumenten
als Auftragsanweisungen festgesetzt werden, die auf eine Reihe von
Dokumenten, die innerhalb des Rahmens dieses Auftrages vorzubereitn sind,
angewendet werden. Dieses betrifft insbesondere die Vorbereitung
von zu verschickenden Sendungen, bei denen die Dokumente in Umschlägen verpackt
werden. Das Verfahren ist noch mühsamer, da
sogar bei der Vorbereitung eines Dokumentes oder einer Anzahl von
Dokumenten derart, wie sie zuvor vorbereitet wurden, sämtliche
Einstellungen erneut eingestellt und in jedem Fall überprüft werden müssen. Dieses
trifft insbesondere dann zu, falls die weiteren Dokumente in einer
Vorrichtung mit unterschiedlichen Optionen vorbereitet werden müssen.
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Das
Ziel der Erfindung ist, ein Verfahren vorzusehen, welches ermöglicht,
dass die Bestimmung der Fertigstellungsanweisungen für die Vorbereitung von
Dokumenten effizienter und mit einem geringeren Fehlerrisiko ausgeführt werden
kann.
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Gemäß der vorliegenden
Anmeldung wird dieses Ziel durch Ausbilden eines Verfahrens der
anfänglich
angezeigten Art in Übereinstimmung
mit dem kennzeichnenden Teil des Anspruches 1 realisiert.
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Dieses
bietet bei der Erzeugung eines neuen Dokumentes die Möglichkeit
einer Wiederverwendung eines Abschnitts, wie beispielsweise eines
Teils eines Textes, eines Bilds oder eines Aufdrucks auf einem Umschlagdokument,
falls gewünscht
mit einem vollständig
oder teilweise modifizierten Informationsgehalt einschließlich der
für diesen
Abschnitt ausgewählten
Fertigstellungseinstellungen in der Form des Fertigstellungscodes
oder der Codes dieses Abschnitts, so dass wenigstens eine Basis
für die
Fertigstellungsanweisungen automatisch mitgeführt wird. Dieses eliminiert
den Bedarf danach, wieder und wieder einen bestimmten Teil der Fertig stellungsanweisungen
der Dokumente festzusetzen oder wenigstens zu überprüfen.
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Beim
Bewahren von bestimmten Vorgehensmaßnahmen wie beispielsweise
eines Hausstils, wird die Möglichkeit
angeboten, das Abstände
von ausgewählten
Fertigstellungseinstellungen, wie beispielsweise die Auswahl unterschiedlicher
Arten von Briefpapier, durch eine nicht autorisierte Person zu verhindern.
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Ein
weiterer Vorteil ist, dass die wiederholte Vorbereitung und/oder
die Vorbereitung an Verteilungspunkten des Dokumentes einer bestimmten
Art mit unterschiedlichen Einschränkungen betreffend Fertigstellungsoptionen
es ermöglicht,
auf der einen Seite der durch bestimmte Bereiche des Dokumentes
oder der Art des Dokumentes auferlegte Fertigstellungsanforderungen
flexibel anzupassen und auf der anderen Seite die Fertigstellungsoptionen
einzustellen.
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Es
wird festgestellt, dass ein Dokument sowohl ein bedrucktes Dokument
als auch ein Informationsträger
sein kann, auf welchem Informationen auf unterschiedlichen Arten
gespeichert sind. Es wird weiter festgestellt, dass ein „Dokument" in diesem Zusammenhang
als ein Dokument in einem weiten Sinne zu verstehen ist, d. h. als
die Gesamtheit von Sendungen und möglicherweise einschließlich eines Umschlags,
welche als eine Einheit an einem Adressaten gesendet werden sollen.
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Besondere
Arten der Ausführung
des erfindungsgemäßen Verfahrens
sind in den Ansprüchen
2 bis 14 dargelegt.
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Im
Nachfolgenden wird die Erfindung ebenso wie weitere Ausarbeitungen
und deren Vorteile weiter erklärt
und auf Basis einer derzeit am meisten bevorzugten beispielhaften
Ausführungsform
und einiger alternativer Möglichkeiten
mit Bezug auf die Zeichnungen dargelegt, wobei:
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1 eine
schematische Darstellung einer Anordnung zum Durchführen des
erfindungsgemäßen Verfahrens
zeigt und
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2 eine
schematische Darstellung eines Ausführungsbeispiels des erfindungsgemäßen Verfahrens
zeigt.
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Das
praktische Ausführungsbeispiel
der vorliegenden Erfindung, welches mittels eines Beispiels beschrieben
ist, betrifft eine Situation, in welcher Dokumente an einem Ort
I erzeugt werden und an unterschiedlichen Orten einschließlich der
Orte II und III hergestellt werden, um Verzögerungen und mit der physikalischen
Verteilung der Dokumente über
große Entfernungen
verbundene Kosten zu begrenzen. Ein derartiger Service kann beispielsweise
durch ein Postamt oder eine Kurieragentur angeboten werden oder
zum Zwecke einer internen oder externen Kommunikation innerhalb
einer großen
Organisation mit vielen Filialen verwendet werden, welche von höchst aktuellen
Informationen abhängen,
wie beispielsweise Banken.
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Die
Orte I, II und III sind mittels eines Netzwerks 1 miteinander
verbunden und jeweils mit einer Schnittstelle 2, 3, 4 ausgestattet,
welche für
diesen Zweck geeignet ist. Das Netzwerk kann beispielsweise durch
ein Telefonnetzwerk ausgebildet sein, kann allerdings ebenfalls
ggf. nachträglich
durch ein anderes Netzwerk, wie beispielsweise ein Intranet oder ein
für eine
Datenkommunikation geeignetes Kommunikationssystem ausgebildet sein,
welche teilweise oder vollständig
drahtlos sein können
oder nicht. Am Ort I liegt eine textverarbeitende Einheit in Form eines
Datenprozessorsystems 5 vor, in welcher eine Editierungssoftware 6,
wie beispielsweise ein Textverarbeitungsrogramm und/oder falls gewünscht ein DTP
(desktop publishing program) eingerichtet ist. In dem Datenprozessorsystem 5 ist
des weiteren eine Treibersoftware 7 installiert, welche
dazu dient, die ein Dokument betreffenden Daten in Dokumentdaten 8 zu
konvertieren, welche an die Orte II und III übermittelt werden können.
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Die
Orte II und III sind jeweils durch ein System 8, 9 zur
Herstellung von Postsendungen ausgebildet. Diese bestehen aus einem
Drucker 10, 11 und einer Vorrichtung 12, 13 zum
Zusammenstellen von Sendungen, die mit dem Drucker 10, 11 in
Reihe verbunden ist, ebenso wie aus einem Steuerungssystem 14, 15 zur
Steuerung des Druckers 10, 11 und der Vorrichtung 12, 13 zum
Zusammenstellen der Post als Reaktion auf über das Netzwerk 1 und
die entsprechenden Schnittstellen 3, 4 erhaltenen
Signale. Integrierte Systeme zum Drucken und Fertigstellen von Postsendungen
wurden in zahlreichen Veröffentlichungen
beschrieben und sind mittlerweile käuflich erwerbbar. Für besondere
Aspekte wird ein Bezug zu den unter den Anmelde-Nummern 0404264, 0406976,
0556922 und 0676349 veröffentlichten
europäischen
Patentanmeldungen des Anmelders verwiesen.
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Um
das hier vorgeschlagene Verfahren zum Herstellen eines Dokumentes
zu verdeutlichen, wird Bezug auf 2 genommen,
in welcher ein Verfahrensschritt mittels eines Ovals dargestellt
ist, während
Anfangsdaten und Zwischen- und Endergebnisse in Rechtecken dargestellt
sind.
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Der
Anfangspunkt des vorliegenden Beispiels ist eine Situation, in welcher
eine Datei 16 mit Daten verschiedener Abschnitte erhältlich ist.
Diese Abschnitte sind mit einem Code A, B oder C bezeichnet. Diese
zeigen an, zu welchem Dokument sie gehören. Das Dokument kann ein
zuvor vorbereitetes Dokument sein, kann allerdings ebenfalls eine
Dokumentvorlage sein. Nachfolgend wird die Anzahl der Abschnitte
durch einen Code S1, S2, S3 oder S4 angezeigt. Der erste Code, welcher
mit IC für
einen Informationsgehalt oder mit FC für einen Fertigstellungscode
bezeichnet ist, zeigt an, ob das in diesem Teil beinhaltete der
den Informationsgehalt wenigstens eine Möglichkeit zum Ausfüllen des
Informationsgehaltes enthaltende Teil des Abschnitts ist, oder der
Teil des Abschnitts ist, welcher die Fertigstellungscodes enthält. Die
Fertigstellungscodes betreffen das Layout des Dokumentes in einem
weiten Sinne. Es sind beispielsweise Einstellungen betreffend das
Material, auf welchem die Informationen vorgesehen werden sollen
(beispielsweise der Art des Papiers oder des Films), der Art und
Weise, in welcher das Falten vorgenommen wird, die Umschläge, welche
hinzuzufügen
sind, falls gewünscht
die Bindung zweier oder mehrerer gedruckter Bögen sowie die Art der Auslieferung
oder des auf dem Umschlag anzubringenden Druckes.
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Nach
dem vorliegenden Beispiel ist in dem mit der Bezugsnummer 17 gekennzeichneten
Dokumentzusammenstellungsschritt der Startpunkt ein Abschnitt S3
eines Dokumentes A, eines Abschnitts S3 eines Dokumentes B und ein
Abschnitt S4 eines Dokumentes C. Diese Abschnitte sind für den Informationsgehalt
IC der mittels des neuen Dokumentes zu übermittelnden spezifischen
Information geeignet. Optional können
die Fertigstellungscodes ebenfalls modifiziert werden, im allgemeinen
ist dies allerdings genau das, was nicht notwendig sein wird, falls
von einem geeigneten Abschnitt aus gestartet wird. Gemäß dem vorliegenden
Beispiel, welches von den zuvor erwähnten drei Abschnitten aus
startet, wird eine Dokumentenbasis 18 zusammengestellt,
welche aus fünf
Abschnitten besteht. Diese können
auf den ursprünglichen
drei Abschnitten basieren, können
allerdings ebenfalls neu erzeugte Abschnitte aufweisen.
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Es
wird festgestellt, dass es offensichtlich bevorzugt wird, sämtliche
Abschnitte eines vorherigen Dokumentes oder eines Modeldokumentes
zu verwenden, falls eine Dokumentenbasis für ein Dokument der selben Art
zusammengestellt wird. Das vorliegende Beispiel betrifft allerdings
die Erzeugung eines neuen Dokumentes, welches auf Teilen von drei
vorhergehenden Dokumenten beruht.
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Wenn
die Dokumentenbasis 18 fertig ist, kann sie zur Datei 16 hinzugefügt werden,
was mittels des Schritts 19 angezeigt ist.
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Es
folgt der Schritt 20, welcher als Endeditierung bezeichnet
wird und während
dem die Dokumentdaten 23 zusammen mit den Fertigstellungsanweisungen
FI zur Vorbereitung des Dokumentes in Übereinstimmung mit den mit
den Abschnitten S1 bis S5 verbundenen Fertigstellungscodes FC festgesetzt werden.
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Das
Festsetzen der Fertigstellungsanweisungen wird weiterhin auf Basis
des als Treiber 7 installierten Algorithmus ausgeführt. Hier
werden Fertigstellungsoptionen 21 beachtet, die mit den
ausgewählten
Orten I oder III, in welchen das Dokument vorzubereiten ist, verbunden
sind, und Kompatibilitätsdaten 22,
welche anzeigen, in welchem Maß unterschiedliche
Fertigstellungscodes für
ein bestimmtes Dokument miteinander kompatibel sind.
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Die
Fertigstellungsoptionen werden über
das Netzwerk 1 vorzugsweise vor dem Zeitpunkt, an welchem
die Dokumentdaten 23 erzeugt werden, von den ausgewählten Orten
II, III ausgewählt.
Die Fertigstellungsanweisungen können
daher in Übereinstimmung
mit den Funktionen und den zu einem gegebenen Zeitpunkt an dem ausgewählten Ort
I, II erhältlichen
Anfangsmaterialien erzeugt werden.
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Falls
bei der Erzeugung der Fertigstellungsanweisungen einige Fertigstellungscodes
mit anderen oder mit erhältlichen
Fertigstellungsoptionen in Konflikt stehen, kann die Treibersoftware 7 beispielsweise
die Erzeugung eines „Ein stellungskonflikt"-Signals oder eines „Unausführbar"-Signals und als
Reaktion darauf die Erzeugung einer Anfrage an den Bediener vorsehen,
eine oder mehrere Alternativen zum nicht ausführbaren Fertigstellungscode
auszuwählen
oder eine Alternative zu spezifizieren. Allerdings kann diese ebenfalls
automatisch ablaufen, falls bestimmte Alternativen auf einen bevorzugten Fertigstellungscode
bereits bei der Erzeugung eines Abschnittes spezifiziert worden
sind. Nachfolgend können
die Fertigstellungsanweisungen dann in Übereinstimmung mit der eingegebenen
alternativen Fertigstellungseinstellung festgesetzt werden.
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Durch
Speichern einer spezifizierten Alternative für einen mit dem Fertigstellungscode,
der aus einem Konflikt betreffend die Kompatibilität oder Fertigstellungsoptionen
resultiert, verbundenen alternativen Fertigstellungscodes, ist die
Alternative im Falle eines nachfolgenden Gebrauches desselben Abschnitts
oder eines Abschnitts basierend auf diesem Abschnitt automatisch
erhältlich,
so dass die Alternative im Falle eines Konfliktes ohne Intervention
eines Nutzers wie eine zuvor eingegebene alternative Fertigstellungseinstellung
vorgeschlagen werden kann.
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In
einer derartigen Situation wird vorzugsweise nachfolgend automatisch
unter Steuerung des Treibers 7 verifiziert, ob die vorgeschlagene
Alternative aktuell mit den anderen Fertigstellungscodes kompatibel
ist und in Anbetracht der erhältlichen
Fertigstellungsoptionen ausführbar
ist.
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Wenn
die Dokumentdaten 23 erzeugt worden sind, ist der nächste Schritt,
mit der Vorbereitung und Fertigstellung der Dokumente oder der Reihe
der Dokumente fortzuführen.
Dieses ist mittels des Schritts 24 angezeigt.
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Der
Schritt beginnt mit der Ausgabe der Dokumentdaten 23 über das
Netzwerk 1 an das jeweils ausgewählte System 8, 9,
um die Postsendungen vorzubereiten. Danach wird das Dokument in Übereinstimmung
mit den Dokumentdaten 23 vorbereitet und fertiggestellt.
Für das
Dokument gemäß dem vorliegenden
Beispiel ist das Ergebnis, dass ein aus zwei Bögen 24, 25 bestehendes
Dokument auf diese als ein in einem Abschnitt S1 spezifizierter
Text und in einem Abschnitt S2 spezifiziertes Bild gedruckt werden
wird. Die ausgewählte
Papierqualität
und die Art des zu verwendenden Druckers waren in den Fertigstellungsanweisungen
auf Basis der Fertigstellungscodes des Abschnitts S2 enthalten.
Der Abschnitt S3 ermöglicht
das Bedrucken und Binden eines Umschlags 26 und enthält darüber hinaus
in Anbetracht eines ausgebildeten nicht faltbaren Buchrückens den
zwingenden Fertigstellungscode, dass keine Faltung stattfinden soll
und dass ein Umschlag wenigstens der Größe C4 für die Verpackung zu verwenden
ist. Ein Umschlag 27 wird in Übereinstimmung mit dem, was
in dem Erzeugungsabschnitt S4 festgesetzt wurde, bedruckt. Der Abschnitt
S5 spezifiziert schließlich
den Druck und die Größe des Umschlags.
Falls eine Größe kleiner
als C4 spezifiziert wurde, würde
ein Konflikt mit der im Abschnitt S3 spezifizierten minimalen Größe auftreten
und der Treiber 7 hätte
angemerkt, dass im Abschnitt S5 eine größere Umschlaggröße und ein
angepasstes Layout spezifiziert werden müssen.
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Das
beschriebene Beispiel betrifft eine Anwendung im Zusammenhang mit
einem getrennten Drucken und Fertigstellen. Das vorgeschlagene Verfahren
ist allerdings im allgemeinen für
andere Anwendungen ebenfalls sehr gut geeignet. Diese sind beispielsweise
ein Erzeugen von Gebrauchsanweisungen in unterschiedlichen Varianten
für unterschiedliche,
allerdings weitgehend identische Serien- oder Massenanwendungen,
die Erzeugung von Versicherungspolicen mit gegeneinander identischen Bereichen
sowie gegeneinander unterschiedlichen Klauseln und unterschiedlichen
Umschlägen
sowie die Erzeugung von entsprechenden Dokumenten in unterschiedlichen
Sprachen.
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Das
vorgeschlagene Verfahren kann im allgemeinen besonders mit Vorteil
verwendet werden, falls es ausgehend von wenigstens einem der Abschnitte
eines vorhergehenden Dokumentes oder eines Modeldokumentes möglich ist,
wiederholt die Fertigstellungscodes für ein nächstes, nachfolgendes Dokument
festzusetzen.
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Der
besondere Vorteil des Verfahrens ist, dass die Fertigstellungsanweisungen
eine verhältnismäßig flexible
Einstellung an unterschiedliche Fertigstellungsoptionen, die an
jedem Ort oder an unterschiedlichen Zeitpunkten erhältlich sind,
ermöglichen.
Beim Vorbereiten eines nachfolgenden Dokumentes, dessen Fertigstellungscodes
abschnittsweise mit den Fertigstellungscodes eines zuvor vorbereiteten
Dokumentes identisch sind, ist es möglich, von Fertigstellungsoptionen
betreffenden Daten abzuweichen, was beispielsweise zu einer Situation führt, in
welcher sich die Fertigstellungsanweisungen für das nachfolgende Dokument immer
noch von den Fertigstellungsanweisungen des zuvor vorbereiteten Dokumentes
unterscheiden und daher automatisch an die erhältlichen Fertigstellungsoptionen
angepasst wurden. Praktische Beispiele einer derartigen Abweichung
von Fertigstellungsanweisungen sind beispielsweise das Drucken auf
Folien oder auf einer Quart-Format-Größe, falls keine A4-Größe erhältlich ist,
und das automatische Verpacken in entsprechenden Umschlägen oder
ein Umschalten von einem Verpacken in Fensterumschläge zu einem
Verpacken in adressierten Umschlägen.
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In
dem beschriebenen Beispiel enthalten die Abschnitte S1 bis S5 der
Dokumentenbasis Fertigstellungscodes für die Vorbereitung von einzeln
getrennten Sendungen. Dabei wird in Übereinstimmung mit Fertigstellungsanweisungen,
welche gemäß diesen
Fertigstellungscodes festgesetzt wurden, ein Dokument vorbereitet
wird. Die Informationen sind dabei auf verschiedenen getrennten
Informationsträgern
vorgesehen. Diese Informationsträger
sind miteinander verbunden. Das vorgeschlagene Verfahren sieht daher
die Möglichkeit
vor, Dokumentzusammenstellungen mit verschiedenen individualisierten Sendungen
vorzubereiten und diese modual auszutauschen.
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Zusätzlich zur
Lieferung von Anweisungen für
ein Einsetzsystem mit in Reihe geschalteten Druckmöglichkeiten,
können
die Fertigstellungsanweisungen ebenfalls zu anderen Zwecken dienen. Die
Fertigstellungscodes können
beispielsweise eine Authentizitätsprüfung enthalten,
wodurch verhindert wird, dass Abschnitte in Dokumenten durch eine nicht
autorisierte Person in eine modifizierte Form gebracht werden. Der
abschnittsweise Schutz vor einer Änderung lässt immer noch eine ausreichende
Freiheit einem modifizierbaren Bereiches des Dokumentes, beispielsweise
die Situation des Adressaten, anzupassen. Hinsichtlich einer Beschreibung
der Wege, auf denen Dokumente gegen eine nicht autorisierte Änderung
geschützt
werden können,
wird Bezug auf das Buch PGP: Pretty Good Privacy, Simson Garfinkel,
O'Reilly & Assocaites Inc.,
USA, 1995, ISBN: 1-56592-098-8, insbesondere auf die Seiten 17 bis
21 genommen. Durch Aufnehmen des Verifikationsalgorithmuses in den
Treiber 7 wird verhindert, dass ohne Autorisierung modifizierte
Abschnitte die Ebene der Dokumentdaten 23 erreichen. Eine
Verifizierung der Abschnitt kann beispielsweise während der finalen
Editierung 20 unter der Steuerung des Treibers 7 oder
bei Erhalt an den Orten I oder II stattfinden, an denen das Dokument
vorzubereiten ist.
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Eine
andere durch die mit den Abschnitten verbundenen Fertigstellungcodes
vorgesehene Möglichkeit
ist die Klassifizierung von Texten oder von Teilen dieser Texte
ebenso wie von Bildern in unterschiedliche Vertraulichkeitsstufen.
Ein Fertigstellungscode "vertraulich", der mit einem ersten
Abschnitt verbunden ist, kann zusammen mit einem mit einem anderen
Abschnitt verbundenen Fertigstellungscode, der einen anderen Vertraulichkeitsgrad aufweist,
verbunden mit der auf einem Umschlag aufzudruckenden Adresse zu
einem "Einstellungskonflikt"-Signal führen. Dieses
verhindert, dass der in Frage stehende Abschnitt sich außerhalb
des Vertraulichkeitszirkels ausdehnt.
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Eine
andere mögliche
Anwendung der mit Abschnitten verbundenen Fertigstellungscodes ist die
Steuerung eines mit einer Informationsquelle verbundenen Vervielfältigungszählers. In
Abhängigkeit von
den Fertigstellungscodes können
die Fertigstellungsanweisungen zum Zwecke der Erzeugung von Vervielfältigungsdaten
bei der Vorbereitung des Dokumentes erzeugt werden. Diese Daten
können nachfolgend
als Basis für
die Berechnung der Entlohnung der Erzeuger der verschiedenen Abschnitte dienen.