DE4308291A1 - Verfahren und Vorrichtung zur vorgangsbezogenen Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten - Google Patents

Description

Gegenstand der vorliegenden Erfindung ist ein Verfahren und eine Vorrichtung nach dem Oberbegriff des Patentan­ spruchs 1. Bei der vorgangsbezogenen Bearbeitung von Dokumenten besteht der Nachteil, daß im täglichen Geschäfts­ leben Vordrucke verwendet werden, die vielfach immer neu an den gleichen Stellen ausgefüllt werden müssen.

Das kostet Zeit und ist im übrigen fehlerbehaftet. Programmierunterstützte Erstellung von Dokumenten ist zwar bekannt, dies bedeutet aber einen hohen Programmier­ aufwand von speziellen Fachleuten, die das spezielle Programm erstellen, z. B. ein Report-Generator für Druck­ formulare und dergleichen mehr. Für jedes Formular muß dann ein entsprechendes Programm erstellt werden, was mit hohem Programmieraufwand verbunden ist.

Ein weiterer Nachteil des bekannten, programmgestützten Ausfüllens von Dokumenten ist, daß diese Dokumente nur schwierig an Bildschirmen dargestellt und vor allem editiert werden können, weil es sich um ein formatiertes Textfile handelt, der nur mit Text-Editoren zu behandeln ist.

Wenn vorhandene Dokumente computergestützt geändert werden sollen, entsteht ebenfalls ein relativ großer Aufwand, wenn Programme entsprechend angepaßt werden müssen. Bei dem herkömmlichen, computerunterstützten, Ausarbeiten von Dokumenten besteht der Nachteil, daß zunächst ein Dokument mit einem Programm erstellt werden muß und dieses Dokument interaktiv benutzt werden muß, um gedruckt zu werden. Es handelt sich hierbei um die bekannte OLE-Technik (Object-Linking and Embedding), bei der aus einer Anwen­ dung ein bestimmter Datensatz herauskopiert wird, um diesen in einer anderen Anwendung zu kopieren. Wichtig bei dieser OLE-Technik ist, daß nur der Datensatz in der einen An­ wendung geändert werden muß und er automatisch dann in der anderen Anwendung in geänderter Form übernommen werden kann.

Bei dieser bekannten Technik muß jedoch jeder Vorgang interaktiv gesondert und separat erzeugt werden, was mit einem hohen Bearbeitungsaufwand verbunden ist. Ein der­ artiges System ist nicht für den Massenverkehr geeignet, weil ein hoher Aufwand für die interaktive Änderung der einzelnen Datensätze erforderlich ist.

Der Erfindung liegt deshalb die Aufgabe zugrunde, ein Verfahren und eine Vorrichtung der eingangs genannten Art so weiterzubilden, daß der Programmieraufwand bei der Erstellung von Dokumenten wesentlich verringert wird und die Bearbeitung der Daten wesentlich erleichtert wird, demzufolge die Erzeugung und Versendung von Dokumenten wesentlich vereinfacht wird.

Zur Lösung der gestellten Aufgabe ist die Erfindung durch die technische Lehre des Anspruchs 1 gekennzeichnet, und es wird im übrigen eine unter Ausnützung des Verfahrens arbeitende Vorrichtung beansprucht.

Wesentliches Merkmal der Erfindung ist, daß mit einem einzigen Datensatz eine beliebige Anzahl von Dokumenten und Nachrichten erstellt werden kann.

Gegenstand der Erfindung ist demgemäß die Verarbeitung von Dokumenten unter Zuhilfenahme einer Datenverarbeitungs­ anlage, womit eine Beschleunigung des Arbeitsablaufs der Datenverarbeitungsanlage selbst gegeben ist. Das vorgegebene Anwenderprogramm greift so in die Fähigkeiten der Daten­ verarbeitungsanlage ein, daß es zu einer zeitlich beschleunig­ ten Bearbeitung von Dokumenten und einer zeitlich beschleu­ nigten Erstellung unterschiedlicher Dokumente kommt. Durch das erfindungsgemäße Verfahren und die zugrundeliegende Vorrichtung erhält man also einen wesentlich verkürzten Arbeitsablauf bei der Erstellung und Bearbeitung von Doku­ menten.

Das Prinzip sieht hierbei folgendermaßen aus:
Es ist ein Anwender A und ein Anwender B vorhanden, der Anwender A schickt ein Dokument, das er erstellt hat, zum Anwender B. Der Anwender B übernimmt das Dokument in seinen Datensatz und kann aus diesem so übernommenen Daten­ satz eine beliebige Anzahl von Folgedatensätzen automatisch erstellen, wobei er nur spezielle eigene, individuelle Daten nachträgt.

Die individuelle Ergänzung dieser Daten kann aufgrund einer internen Datenbank erfolgen, die dem Benutzer B zur Verfügung steht.

Kern der Erfindung ist also, daß man aus einem Datensatz n-verschiedene Dokumente und Nachrichten erstellen kann.

Wichtig ist also, daß in einer Datenbeschreibungsdatei eine Beschreibung eines Datensatzes (Spezifizierung) vorhanden ist. Bezogen z. B. auf ein Geburtsdatum würde in der Datenbe­ schreibungsdatei die Spezifizierung stehen, daß das Geburtsda­ tum zum Typ Datum gehört, und nur diese Spezifizierung steht in der Datenbeschreibungsdatei. Aufgrund dieser Spezifizierung wissen nun die nachgeschalteten Dokument-Erstellungsvorrich­ tungen, daß dieser Datentyp an einer bestimmten Stelle des Dokuments einzusetzen ist.

Es ist ferner ein Datensatz vorhanden (Datenpool), in dem die aktuellen Daten (z. B. Geburtsdatum) vorhanden sind.

Aus diesem Datenpool wird das Geburtsdatum herausgelesen und in ein oder beliebig viele Formulare übernommen.

Wichtig ist, daß dieses Geburtsdatum in dem Datenpool nur ein einziges Mal vorhanden ist und immer wieder aus diesem Datenpool abgerufen werden kann.

Jedes Dokument kann nun mit einem Dokumenten-Generator entsprechend verarbeitet werden, z. B. graphisch erstellt werden. Es werden Angaben für die Überschrift, für den Text und für die Anordnung aufgenommen, d. h. das gesamte Lay-Out wird mit einem Generator festgelegt.

Wichtig ist aber, daß in dem Dokument, welches zu erstellen ist, nur der Feldtyp und die Position des Feldes an der betreffenden Stelle festgelegt wird. Ferner werden diesem Feldtyp die entsprechenden Text-Attribute, wie z. B. Text­ größe, Datumstyp usw., zugeordnet.

Ein Formular setzt sich hierbei zusammen aus festen Texten und variablen Platzhaltern, die dann durch die entsprechen­ den Daten aus dem Datenpool vorgangsbezogen eingesetzt werden.

Wichtig ist nun, daß man eine beliebige Anzahl von Dokumenten erzeugen kann, wo in diese variablen Felder (Platzhalter) die festen Daten des Datenpools eingesetzt werden. Man hat hierbei einen Satz von Dokumenten und man kann beliebig viele Datensätze aus dem Datenpool nehmen, um darauf für jeden Datensatz die spezifischen Dokumente und Nachrichten zu erzeugen.

Mit der Bestimmung des Feldtyps erfolgt dann automatisch die Verknüpfung zu den variablen Daten und den Stammdaten. Der Vorteil der erfindungsgemäßen Idee liegt darin, daß kein Programmieraufwand zum Erstellen der Dokumente be­ nötigt wird, weil der Benutzer mit einer graphischen Ober­ fläche das Layout der Dokumente selbst erstellt. Unter dem Begriff "Lay-Out der Dokumente" wird hierbei verstanden die Anordnungsmerkmale der einzelnen Daten in einem Dokument, so wie es ein leerer Vordruck darstellt.

Diesen leeren Vordruck erstellt der Benutzer mit einer graphischen Benutzeroberfläche.

Hierbei besteht der Vorteil, daß durch die graphische Benutzer­ oberfläche eine sofortige Ergänzung oder Veränderung des Lay-Outs des Dokuments möglich ist.

Eine Veränderung des Layouts wird hierbei sofort wirksam.

D.h., hat man ein neues Feld hinzugefügt, dann können neue oder vorhandene Vorgänge (Datensätze) direkt mit diesem neu erstellten Dokument gedruckt oder versendet werden.

Das heißt, es ist immer eine direkte und aktualisierte Beziehung zwischen den Feldern des Dokuments und dem dazu­ gehörenden Datensatz. Dieser Datensatz wird aus einer Daten­ datei (Datenpool) entnommen, wo eine beliebige Anzahl von Datensätzen vorgangsbezogen gespeichert sind.

Wichtig ist, daß diese Daten nur einmal in einem Datensatz gespeichert werden müssen und die Interpretation dieser Daten in einem Datensatz erfolgt unter Definition bzw. Kontrolle der Datenbeschreibungsdatei, welche dafür sorgt, daß die Daten des einen Datensatzes in beliebiger Form in beliebig viele Formulare eingesetzt werden.

Der Begriff "Formular" wird hier nicht einschränkend ver­ standen. Unter "Formular" kann hierbei ein gedrucktes Pro­ dukt oder auch eine drahtgebundene versendete Nachricht verstanden werden.

Ein weiterer Vorteil der technischen Lehre der Erfindung liegt darin, daß dieses System für den Massen-Dokumenten­ verkehr in außerordentlich günstiger Weise geeignet ist, weil beliebig viele Daten (auch im Hintergrund), d. h. also auch im Batch-Betrieb, zur Nachrichten- und Dokumenten­ erzeugung benutzt werden können.

Als praktisches Beispiel wäre hier anzugeben, daß von einer Großfirma zu einer Bank pro Tag eine Anzahl von 1000 Dokumenten zu versenden ist.

Die empfangende Firma entnimmt nun diesen 1000 Dokumenten die erforderlichen Informationen und kann aus diesen em­ pfangenen Informationen wieder eigene neue Nachrichten bilden, welche die gleichen Datensätze und Datendefinitionen besitzen, und kann eigene Formulare und Nachrichten generie­ ren.

Als Beispiel für eine derartige Nachrichtenübertragung wäre, daß ein beliebiger Industriebetrieb eine Zahlungsanweisung an eine Bank übermittelt, und zwar unter Zugrundelegung eines bestimmten Übertragungsprotokolls, was nachfolgend als EDIFACT definiert wird. Diese Zahlungsanweisung wird von der Bank empfangen und die darin enthaltenen Daten dieses Datensatzes werden intern für eine Verbuchung ver­ wendet, und aus diesem Datensatz wird für den Absender eine Belastungsanzeige generiert und für den Empfänger eine Gutschriftenanzeige und überdies eine Verrechnung zur Vorlage bei der Zentralbank.

Daraus ergibt sich das erfindungsgemäße Prinzip der vor­ liegenden Erfindung, daß nämlich aus einem Datensatz, der eine Reihe von Daten hat, eine beliebige Anzahl von Folge­ dokumenten erstellt wird.

Voraussetzung hierfür ist also, daß eine Datendatei vorhan­ den ist, in der beliebig viele Datensätze mit einzelnen Daten gespeichert sind, daß der Datenpool auf eine Daten­ beschreibungsdatei wirkt, in welcher der Typ der einzelnen Daten jedes Datensatzes beschrieben wird und daß ferner Formulare vorhanden sind (Leerformulare), die nur Feldplatz­ halter beinhalten und Formatierungs-Anweisungen, so daß nachfolgend dann durch die Datenbeschreibungsdatei unter Zuhilfenahme der Daten aus der Datendatei die einzelnen Felder des Formulars ausgefüllt werden und hieraus ein fertig ausgefülltes Dokument erstellt wird.

Jedes Formular (Leerformular) kann im übrigen noch die Information des Übersendungsweges dieses Formulars bereits schon fertig gespeichert beinhalten.

Diese Information wird dem Formular bei der Erstellung mitgegeben.

Diese Information ermöglicht, daß ein Satz von Formularen, die nachfolgend als Set bezeichnet werden, mit einem Befehl in einem Arbeitsgang über verschiedene Wege versandt oder gedruckt werden.

Dies heißt in einem Beispiel, daß bei einem Set von Formu­ laren das erste Formular z. B. per Telefax, ein anderes per Telex verschickt wird, das dritte wird in gedruckter Form verschickt oder über eine DFÜ an seinen Empfänger ver­ schickt.

Der wesentliche Vorteil der Erfindung liegt im übrigen darin, daß nur Dateien in einem einzigen Datensatz ge­ speichert werden und nur einmal erfaßt werden müssen und daher eine fehlerhafte Datenerfassung durch entsprechen­ de Korrektur sofort festgestellt wird. Das Einschleichen eines Fehlers kann nicht mehr eintreten, weil die Daten in authentischer Form in alle nachfolgenden Anwendungen übernommen werden.

Das heißt also, die einmalige Erfassung der Daten in einem einzigen Datensatz verringert in außerordentlich günstiger Weise die Fehlerhaftigkeit von Dokumenten.

Es handelt sich im übrigen um eine Arbeitsersparnis, weil die Daten nur ein einziges Mal erfaßt werden müssen.

Im übrigen sind mit der Datenerfassung Sicherheitsvor­ richtungen gekoppelt, die dafür sorgen, daß bei der voll­ ständigen Erfassung eines Datensatzes die Vollständigkeit überprüft wird und angezeigt wird und dann erst der Daten­ satz automatisch gedruckt oder versendet wird.

Durch die technische Lehre nach der Erfindung ergeben sich wichtige Organisationsvorteile, denn man hat eine vor­ gangsbezogene Dokumentenverarbeitung und man hat alle Dokumente bei dem Rechner vorliegen und man kann sie direkt vorgangsbezogen, rechnergestützt bearbeiten.

Der Erfindungsgegenstand der vorliegenden Erfindung ergibt sich nicht nur aus dem Gegenstand der einzelnen Patent­ ansprüche, sondern auch aus der Kombination der einzelnen Patentansprüche untereinander. Alle in den Unterlagen, einschließlich der Zusammenfassung, offenbarten Angaben und Merkmale, insbesondere die in den Zeichnungen dar­ gestellte räumliche Ausbildung werden als erfindungswesent­ lich beansprucht, soweit sie einzeln oder in Kombination gegenüber dem Stand der Technik neu sind.

Im folgenden wird die Erfindung anhand von lediglich einen Ausführungsweg darstellenden Zeichnungen näher erläutert. Hierbei gehen aus den Zeichnungen und ihrer Beschreibung weitere erfindungswesentliche Merkmale und Vorteile der Erfindung hervor.

Es zeigen:

Fig. 1 Überblickschema des Zusammenhangs der einzelnen Komponenten der Vorrichtung,

Fig. 2 das System der Datenzuordnung bei der Erstellung eines Dokuments,

Fig. 3 das Ablaufschema bei der Erstellung von Dokumenten.

Zur Definition der Begriffe wird folgendes eingeführt:
Ein Formular ist ein leerer Vordruck mit verschiedenen, definierten Feldtypen, wie z. B. Tabelle, Textfeld, Datums­ feld etc.

Ein Dokument ist ein mit Daten ausgefülltes Formular.

Die Datenbeschreibungsdatei ist eine Datei, die Datensätze enthält, wobei jeder Datensatz nur die Beschreibung eines einzelnen Datenfeldes angibt.

Der Inhalt ist der Name des Feldes und der Typ des Feldes und die Größe des Feldes.

Ein Datenpool oder eine Datendatei besteht aus einer Viel­ zahl von einzelnen Datensätzen, in denen die auftragsbe­ zogenen oder vorgangsbezogenen Daten gespeichert sind, wie z. B. Adresse, Postleitzahl, Bankkonto, Rechnungsnummer, Lief erschein-Nummer, Rechnungstabelle.

Diese Daten sind in unformatierter Form gespeichert.

Der Begriff "Nachricht" bedeutet ein definierter Teil aus dem Datensatz, der mit einem bestimmten Protokoll über­ tragen wird.

Der Zusammenhang zwischen Formular und Nachricht ist der, daß bei dem Formular noch Lay-Out-Informationen vorhanden sind, während bei der Nachricht nur der Inhalt des Formu­ lars zur Übertragung benutzt wird.

Unter Zugrundelegung der Definitionen wird nun ein Ablauf­ schema nach den Fig. 1 und 3 näher beschrieben.

Zunächst generiert der Benutzer eine Datenbeschreibung gemäß Fig. 3 in dem Verfahrensblock 23.

Es werden ein oder mehrere Datenbeschreibungsdateien 6 erstellt, wobei jede Datei eine beliebige Anzahl von Datensätzen 31 aufweist, wobei jeder Datensatz bevorzugt drei Datenelemente 32 enthält, nämlich den Namen, den Typ und die Beschreibung, z. B. Länge.

Über die Wirkverbindung 7 in Fig. 1 werden diese Daten in einen Formulargenerator 3 übernommen. Der Formulargene­ rator 3 wird zur Erstellung von einzelnen Formularen 16, 16a oder Nachrichten verwendet.

Jedes Formular 16, 16a enthält hierbei eine Reihe von Platz­ haltern 39, 40; diese Platzhalter stehen für das Einsetzen von einzelnen Daten aus Datensätzen 34 einer Datendatei 17.

Diese Platzhalter bzw. die Inhaltsbeschreibung der Platz­ halter 39, 40 werden durch die Datenelemente 32 des jeweili­ gen Datensatzes 31 der Datenbeschreibungsdatei 6 definiert. D.h. dem leeren Platzhalter 39, 40 wird eine bestimmte In­ formation aus der Datenbeschreibungsdatei 6 zugeordnet, d. h. der Feldtyp der Name wird durch die Datenbeschreibungs­ datei definiert und erst später werden dann die Datensätze 34 der Datendatei 17 dort eingesetzt.

Gemäß Fig. 2 werden also die Formulare 16, 16a mit den Platzhaltern 39, 40 versehen, und über die Wirkverbindungen 36, 37 werden die einzelnen Datensätze aus der Datendatei 17 entnommen und fertig anstelle der Platzhalter 39, 40 in das fertige Dokument 33, 33a eingesetzt.

Entsprechend der Darstellung in Fig. 3 erfolgt also zunächst die Generierung der Datenbeschreibung in der Datenbeschrei­ bungsdatei 6 in dem Verfahrensblock 23, und das Erzeugen der Layouts für die verschiedenen Formulartypen der For­ mulare 16, 16a erfolgt im Verfahrensblock 24.

Es werden dann die verschiedenen, z. B. einem Kunden zugeord­ neten, Formulare zu einem Formularsatz 15 zusammengefaßt; dies erfolgt im Verfahrensblock 25.

In dem Verfahrensblock 26 werden die Datensätze 34 der Datendatei 17 erstellt. Hierbei werden externe Informations­ quellen verwendet, wie z. B. eine Datenübermittlung über DFÜ, über einen hausinternen Host oder eine Terminal-Eingabe. Die so mit Datensätzen 34 gefüllte Datendatei 17 enthält nun alle erforderlichen Angaben, um die Formulare auszu­ füllen und daraus ausgefüllte Dokumente zu bilden.

Die Verknüpfung erfolgt hierbei im Verfahrensblock 27, wo einem bestimmten Formularsatz 15 die spezifischen Datensätze 34 aus der Datendatei 17 zugeordnet werden. Die Zuordnung kann hierbei interaktiv unter Einwirkung eines Benutzers oder auch automatisch erfolgen.

Im nachgeschalteten Verfahrensblock 28 wird das fertig ausgefüllte Dokument gesichtet und vom Benutzer evtl. korrigiert und ergänzt. Es kann aber auch eine automatische Überprüfung, Ergänzung oder Korrektur stattfinden.

Die Einbeziehung der Datensätze der Datendatei 17 in das auszufüllende Formular erfolgt in Fig. 2 über die Wirk­ verbindungen 37 und 38.

Es sind dann gemäß Fig. 2 die fertig erstellten Doku­ mente oder Nachrichten 33, 33a vorhanden.

Die vorher beschriebenen Verfahrensblöcke erfolgen im Bereich des Dokumentenverwalters 2 und des nachgeschalte­ ten Formulargenerators 3.

Über die Wirkverbindung 11 können die fertiggestellten Dokumente an einem Drucker 19 ausgegeben werden. Ebenso ist es möglich, über die Wirkverbindung 10 die fertig­ gestellten Dokumente in einem Archivierungssystem 20 aufzubereiten und über die Wirkverbindung 13 in ein Daten­ bankarchiv 21 einzubringen.

Ferner ist es möglich, über einen elektronischen Daten­ austausch 1 und eine entsprechende Nachrichtenverbindung 22 die fertiggestellten Formulare unter Zuhilfenahme einer spezifischen Schnittstellenbeschreibung drahtlos oder draht­ gebunden zu einem beliebigen Geschäftspartner 5 zu über­ tragen.

In Fig. 1 ist noch gezeigt, daß über die Wirkverbindung 8 die Daten in die Datenbeschreibungsdatei 6 eingeschrie­ ben werden und über die Wirkverbindung 7 diese dort ge­ speicherten Datensätze 31 dem Formular-Generator 3 und dem nachgeschalteten Dokumentenverwalter 2 zugeführt werden.

Über die Wirkverbindung 35 wird das Layout der einzelnen Formularsätze 15 erstellt, die eine Reihe von Formularen 16 umfassen.

Über die Wirkverbindung 9 wird mitgeteilt, welche Formulare 16 in einem Set vorhanden sein sollen, was in Fig. 3 im Verfahrensblock 25 dargestellt ist. Das, was in Fig. 3 im Verfahrensblock 26 dargestellt ist, ist in Fig. 1 mit den Wirkverbindungen 10, 12 dargestellt, d. h. von einer externen Datenbank 18, die benutzerspezifisch angelegt ist, werden Daten über die Wirkverbindung 12 der Datendatei 17 zugeführt und über die Wirkverbindung 41 dem Dokumenten­ verwalter 2 zugeführt.

Gemäß Fig. 3 wird in den Verfahrensblöcken 29, 30 ausge­ füllte Formulare gedruckt und/oder versendet und kann im Verfahrensblock 30 archiviert werden, was anhand der Fig. 1 mit den Wirkverbindungen 10, 11, 13, 22 beschrieben wurde.

In der vorstehenden Beschreibung wurde beschrieben, wie Daten aus einer externen Datenbank 18 über die Wirkver­ bindung 12 in eine Datendatei 17 übernommen werden und daraus dann eine Reihe von Formularen erstellt werden.

Diese Nachrichten bzw. Formulare können dann über die vorher beschriebenen Wirkverbindungen 10, 11, 13, 22 ver­ sendet werden.

Es ist selbstverständlich möglich, die so fertig erstellten Formulare in die externe Datenbank 18 zurückzuspeichern.

In analoger Weise erfolgt die Umkehrung des Verfahrens, nämlich in der Weise, daß von einem Geschäftspartner 5 über die Nachrichtenverbindung 22 Daten im elektronischen Daten­ austausch 1 empfangen werden, was dem Bock DFÜ in Figur entsprechen würde, der die empfangenen Daten im Verfahrens­ block 26 empfängt und weiterverarbeitet.

Wichtig ist im übrigen, daß die erstellten Formulare 16, 16a mit ihren genau spezifizierten Platzhaltern 39 nicht nur für die Ausgabe von Daten verwendet werden können, sofern es kann auch eine Datenerfassung über das in Fig. 3 er­ wähnte Terminal mit Hilfe dieser so generierten Formulare 16, 16a in besonders einfacher Weise erfolgen. Es handelt sich dann um Eingabemasken für die Erfassung von Daten.

Wichtig hierbei ist, daß wenn man mit dem Formular-Gene­ rator 3 die Platzhalter 39 in den Formularen 16, 16a ver­ ändert, daß damit automatisch über die Wirkverbindungen 37 diese Änderung in alle Formulare übernommen wird, die zu dem Formularsatz 15 gehören.

Dies ist ein wesentlicher Vorteil des erfindungsgemäßen Verfahrens, weil eine einzige Änderung sich auf den gesamten Formularsatz 15 auswirkt.

Bezugszeichenliste

1 Elektronische Datenaustauscher
2 Dokumentenverwalter
3 Formulargenerator
4 Schnittstellenbeschreibung
5 Geschäftspartner
6 Datenbeschreibungsdatei
7 Wirkverbindung
8 Wirkverbindung
9 Wirkverbindung
10 Wirkverbindung
11 Wirkverbindung
12 Wirkverbindung
13 Wirkverbindung
15 Formularsatz
16 Formular (Nachricht) 16a
17 Datendatei
18 externe Datenbank
19 Drucker
20 Archivierungssystem
21 Datenbank-Archiv
22 Nachrichtenverbindung
23 Verfahrensblock
24 Verfahrensblock
25 Verfahrensblock
26 Verfahrensblock
27 Verfahrensblock
28 Verfahrensblock
29 Verfahrensblock
30 Verfahrensblock
31 Datensatz (Datenbeschr.datei 6)
32 Datenelement
33 Dokument (oder Nachricht) 33a
34 Datensatz (Datendatei 17)
35 Wirkverbindung
36 Wirkverbindung
37 Wirkverbindung
38 Wirkverbindung
39 Platzhalter
40 Platzhalter
41 Wirkverbindung

Claims (8)

1. Verfahren und Vorrichtung zur vorgangsbezogenen Er­ stellung und Bearbeitung von Dokumenten, bei dem das Dokument in elektronisch speicherbarer Form mit einem Formular-Generator (3) erstellt wird und hieraus ein elektronisch speicherbares Formular (16, 16a) erstellt wird, welches eine Reihe von Einfügestellen (Platzhalter 39, 40) aufweist, wobei jeder Einfügestelle (Platzhalter 39, 40) ein bestimmter Feldtyp (z. B. Zahl, Datum, Buch­ stabenfeld) zugeordnet ist, dadurch gekennzeichnet, daß die einzelnen Feldtypen der Platzhalter (9, 40) in einer Datenbeschreibungsdatei (6) als erster Datensatz (31) erzeugt werden, da mehrere (kundenspezifische oder vorgangsbezogene) Formulare (16, 16a) als ein gemeinsamer Dokumentansatz (15) definiert werden, daß ferner eine Datendatei (17) mit einer beliebigen Anzahl von konkreten Daten, wie z. B. Lieferschein-Nr., Absendetag, Rechnungs- Nr., Name des Bestellers, Adresse des Bestellers als zweiter Datensatz (34) erstellt wird, und daß die Daten der Datendatei (17) in die durch den ersten Datensatz (31) definierten Platzhalter (30, 40) in jedem Dokument des Dokumentensatzes (15) eingefügt werden und auf diese Weise eine Anzahl von ausgefüllten Formularen (16, 16a) erzeugt werden.

2. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß zur Erfassung der Daten der Datendatei (17) diese einem Host entnommen werden, oder über ein Terminal oder eine Datenfernübertragung (DFÜ) erzeugt werden.

3. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß das leere, mit Platz­ haltern (30, 40) zu besetzende Dokument mit einer graphi­ schen Benutzeroberfläche gestaltet wird.

4. Verfahren nach einem der Ansprüche 1-3, dadurch gekennzeichnet, daß dem fertig ausgefüllten Formular (16, 16a) die Information seines Übersendungsweges zugeordnet wird.

5. Vorrichtung zur vorgangsbezogenen Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten mit einem Verfahren nach einem der Ansprüche 1-4, dadurch gekennzeichnet, daß die Datenbeschreibungen in mehreren Datenbeschreibungsdateien (6) enthalten sind, wobei jede Datei eine Anzahl von Datensätzen (31) aufweist und jeder Datensatz eine Reihe von Datenelementen (32) enthält.

6. Vorrichtung nach Anspruch 5, dadurch gekennzeichnet, daß jedes Formular (16, 16a) eine Anzahl von Platzhaltern (39, 40) aufweist, deren Feld­ typ (Inhaltsbeschreibung) durch die Datenelemente (32) des jeweiligen Datensatzes (31) der Datenbeschreibungsdatei (6) definiert sind.

7. Vorrichtung nach einem der Ansprüche 5 oder 6, dadurch gekennzeichnet, daß über Wirkverbindungen (36, 37) die mit den Platzhaltern (30, 40) versehenen Formulare (16, 16a) mit Datensätzen aus der Datendatei (17) anstelle der Platzhalter aufgefüllt werden.

8. Vorrichtung nach einem der Ansprüche 5-7, dadurch gekennzeichnet, daß über einen elektronischen Datenaustausch (1) und einer Nachrichtenverbindung (22) die Formulare (16, 16a) draht­ los oder drahtgebunden übertragbar sind.