JPS63208158A - 文書管理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 「産業上の利用分野」 本発明は電子的に作成した文書の管理を行う文書管理装
置に係わり、詳細には文書を必要により一括して処理な
いしは管理することのできる文書管理装置に関する。

「従来の技術」 近年、計算機の利用形態は従来の集中型からネットワー
ク指向の分散型へと急速に移行する様子を示している。

第５図は分散型のネットワークシステムの一例を表わし
たものである。このネットワークシステムでは、両端に
クーミネータ１．２を接続した同軸ケーブル等の通信ケ
ーブル３の各ノード４に、ワークステーション５や通信
サーバ６が接続されている。ここでワークステーション
５は、キーボード７やマウス８を用いて各種データを生
成することができる装置である。これらのワークステー
ション５で作成されたデータは、通信サーバ６によって
図示しない電話回線を通じて他のネットワークシステム
に送信することもできる。また、その逆も可能である。

通信サーバ６はさらに、ホストコンピュータ９とも接続
可能で、ホストコンピュータ９から供給される各種デー
タの利用を可能とする。

このようなシステム等で利用されるワークステーション
５は、オフィスコンピュータやワードプロセッサにより
構成される。ワークステーション５では各種データの作
成を行うが、この中で文書データはその反復利用性が高
く、また複数のワークステーションや複数の人の間で共
通して利用されることが多い。

特に最近のように、各人が自分の机の上にオフィスコン
ピュータやワードプロセッサを所有できるようになると
、１つのテーマを定め、各人が分担して文書の作成作業
を行うこともある。

−例としては、ある製品についてサービスマニュアルを
、その製品の開発を担当したグループの各人が分担して
作成するような場合を挙げることができる。この例の場
合では、まず各人の分担して記述する分野が定められ、
その後はそれぞれ自己の机上でワードプロセッサ等を操
作して持ち分の文書を作成する。これらの文書は会議の
たびに持ち寄られ、１つに合体した最終的な文書として
の調整が行われる。最終的にサービスマニュアルとして
１つの文書が完成した後も、製品の改良等に伴ってこれ
らは逐次担当者レベルで手を加えられることになる。

「発明が解決しようとする問題点」 さて、従来のワードプロセッサ等の文書管理装置でも、
その多くは、文書同士を結合して処理する機能を持って
いる。従って従来の装置でも、各人の作成した文書をも
とにしてサービスマニュアル等の１つの統一的な文書を
作成することは可能である。ところが各人が担当した持
ち分に修正を加えるごとに、そのつど文書の分離および
合成を行わなければならないために、ともすれば手間が
かかり時間と記憶容量を損失しがちであった。また各文
書ごとにページ管理を行っていると、個々の文書に修正
が加えられるたびに各文書ファイルのページの割り振り
を各々が別個にやり直さなければならなかった。

すなわち、従来では、文書を合成およ゛び分離する機能
を有するにもかかわらず、最終的に各原稿が全て完成す
るまでは、別々にプリントアウトして手作業で文書をま
とめることが多かった。

そこで本発明の目的は、手間をかけず時間と記憶容量を
無駄に使用することなく、必要に応じて、文書を一括処
理したり文書の一部分だけを更新したりできる文書管理
装置を提供することにある。

本発明の他の目的は、必要に応じてページ管理を文書全
体どしてまた個々の文書単位でも行うことのできる文書
管理装置を提供することにある。

「問題点を解決するための手段」 本発明の文書管理装置は、それぞれレイアウト情報の異
なる多数の文書ファイルを格納する文書ファイル記憶部
と、これらの文書ファイルのうちの複数の文書ファイル
について、それらの文書ファイル名と、結合順序と、各
文書ファイルの所在と、各文書ファイルを結合した場合
のページ付けの規則を内容とするページ管理情報とを含
む、一括処理データファイルを記憶する一括処理データ
ファイル記憶部と、文書ファイルの処理要求があったと
き、その文書ファイルの内容を表示する表示部と、一括
処理データファイルの処理要求があったとき、その中に
示された文書ファイルを順次読み出して、その内容を表
示部に表示し、その文書ファイルの処理を可能にする制
御部とを有することを特徴とするものである。

「作用」 本発明の装置では、電子的に作成された物理的には別々
の文書ファイルを、一括処理データファイルの処理要求
をすることによって、あたかも１つの合成された文書と
して処理することができる。

すなわち、一括処理データファイルの処理要求を行うと
、これにより結合された文書ファイルが次々と読み出さ
れ、オペレータから見ると他の一般の文書ファイルの処
理を行っているのと同様にして、結合された文書ファイ
ルの処理を行うことができる。

「実施例」 以下実施例につき本発明の詳細な説明する。

第１図は本発明の文書管理装置の一実施例を示し、その
回路構成の要部を表わしたブロック図である。

この文書管理装置は、ＣＰＵ　（中央処理装置）１１を
搭載している。ＣＰＵＩＩは、バス１２によって装置の
各部と接続されている。このうちＲＡＭ１３は、各種デ
ータを一時的に格納するためのランダム・アクセス・メ
モリである。プログラム格納部１４は、この文書管理装
置の各動作を行わせるためのプログラムを格納したメモ
リである。人力部１５は、キーボードやマウスによって
構成されており、各種データやコマンドを入力するよう
になっている。ここでマウスはポインティング・デバイ
スの一種で、これを机上で移動させることにより所望の
位置にカーソルを動かすことができる装置である。マウ
スには２つのボタンが配置されており、これらを押す（
クリックする）ことにより、各種の指示を行うことがで
きる装置である。

ディスプレイ１６は、一括処理をした文書の内容を画面
表示するためのＣＲＴ　（ブラウン管ディスプレイ）等
の装置である。プリンタ１７は例えばレーザプリンタ等
のような、一括処理をした文書を用紙にプリントアウト
するための装置である。

本発明において、このディスプレイ１６やプリンタ１７
を表示部と呼んでいる。一括処理データファイル記憶部
１８は一括処理データファイルを格納するためのメモリ
である。このファイルに記述されているデータは、例え
ば一括処理する文書ファイル名と、結合順序と、その所
在についてのりスト（以下一括処理文書リストと呼ぶ）
、および一括処理実行時のページ管理情報等の、一括処
理をした文書の内容をディスプレイ１６やプリンタ１７
で表示するためのデータである。文書ファイル記憶部１
９は、文書ファイルを格納するためのメモリである。こ
の装置を構成する各種記憶部は、それぞれ独立した記憶
媒体で構成されている必要はなく、例えば文書管理装置
にディスク装置を使用した場合にはその記憶領域を分割
してそれらの記憶部に割り当てることができる。

なお、この実施例において、ディスプレイ１６はいわゆ
るマルチウィンドウ方式で制御され、その画面上には、
処理すべき文書ファイルの内容が表示されるほか、文書
ファイルや一括処理データファイル指定用の表示（アイ
コン）が表示されている。このアイコンにカーソルを合
わせてマウスをクリックすると、そのアイコンに対応す
る文書ファイル等の内容がディスプレイ１６に表示され
、その処理が可能になる。

オペレータは種々の作業にあたって、ディスプレイ１６
上に表示されている任意のアイコンを指定をするが、こ
のアイコンが文書ファイルに対応するものであれば（以
下文書アイコンとする）、通常の文書ファイルに対する
処理を行い、このアイコンが一括処理データファイルに
対応するもの、すなわち一括処理を指定するものであれ
ば（以下一括処理アイコンと呼ぶ）、任意の複数文書に
対して一括処理を行うものとする。これらの処理はＣＰ
ＵＩＩが制御することはいうまでもない。

第２図は以上のような構成の文書管理装置を用いて一括
処理を行おうとする場合の、複数文書の指定の作業を説
明するためのものである。まずオペレータは一括処理デ
ータファイルを作成するが、同時にこのとき一括処理ア
イコンが作成される（ステップ■）。そしてこの一括処
理データファイルに、一括処理を行おうとする文書ファ
イルの名前とその所在を所望の結合順序で記述して、一
括処理文書リストを作成する（ステップ■、■）。

文書ファイルは必ずしもオペレータが操作する文書管理
装置上の文書ファイル記憶部１９にある必要はなく、別
のオペレータが操作する文書管理装＠（第５図の例では
別のワークステーション５）上にあるファイルでも、あ
るいは通信サーバ６を介してホストコンピュータ９の記
憶装置（これらも文書ファイル記憶部と呼ぶことにする
）上にあるファイルでもかまわない。

この一括処理データファイルには、一括処理実行時の文
書ファイル全体に対しての文書管理情報も記述されてい
る。例えばページ番号割り付けの態様とか一括処理の区
分点における放下・改頁の有無、あるいはファイル作成
日時、ユーザー塩、パスワードなどがあり、これらも一
括処理データファイルに記述することにより設定が可能
である（ステップ■）。

ページ番号割り付けの態様には「連続」、「個別」、「
無指定」の３種類があるが、ここで、「連続」とは、一
括処理された文書ファイルに先頭ページから最終ページ
まで連続したページ番号を付すような態様をいう。「個
別」とは、一括処理前の文書ファイルごとにそれらの文
書の先頭ページからページ番号を個別に付すような態様
をいう。「無指定」とは、一括処理前の文書ファイルの
ページ番号をそのまま保持するような態様をいう。これ
らについては、後に具体的に説明する。

データの記述が終了したら、この一括処理データファイ
ルを一括処理データファイル記憶部１８に格納しくステ
ップ■）、一括処理の必要に応じてこれを使用する。

なお、人力部１５にマウスが備えられている場合には、
これを操作してディスプレイ１６上に表示されている文
書アイコンを任意の順序で任意の数だけ指定して、リフ
ァレンス（各文書アイコンに対応してその所在を示すア
イコンの一種）を作成し、あらかじめ作成された一括処
理アイコン上に移動して重ね合わせるようにしてもよく
、この操作によっても上記同様、その一括処理アイコン
に対応する一括処理データファイルの一括処理文書リス
トに、指定した順序で指定した文書ファイルの名前とそ
の所在が記述される。こういった、簡易な作成方法がで
きるプログラムを用意するのもよい。

一括処理を行う文書ファイルの結合順序を変更したり、
文書ファイルの追加または削除をしたい場合や、ページ
番号割り付けの態様や一括処理の区分点における吹下・
改頁の有無などを変更したい場合には、直接この一括処
理文書リストの記述を変更すればよい。

第３図は複数文書の一括処理作業の詳細を表わしたもの
である。オペレータが複数文書に対して一括処理を行い
たいという場合には、文書アイコンを指定して個々の文
書に対して種々の処理を行うのと同様に、一括処理アイ
コンを指定して種々の処理を行うことにより、複数文書
を一括してプリンタ、ディスプレイに出力・表示したり
、ホストコンピュータや他のワークステーションに対し
て送信したり、あるいは書式変換・転記・移動・削除等
の処理を行うことができる。

すなわちオペレータは、種々の処理にあたって所望の文
書ファイル名もしくは所望の文書ファイルに対応する文
書アイコンを指定するが、一括処理にあたっては一括処
理のためのデータが書き込まれた一括処理データファイ
ル名もしくは所望の一括処理データファイルに対応する
一括処理アイコンを指定する（第３図ステップ■）。文
書管理装置は指定されたファイルのファイルタイプ・を
調べ、文書ファイールであれば（ステップ■：Ｙ）、文
書ファイル記憶部１９から該当する文書データをＲＡＭ
１３０ページ付は作業領域に読み込む（ステップ■）。

一括処理データファイルであれば（ステップ■；Ｙ）、
そのファイルに記述されている一括処理文書リストをＲ
ＡＭ１３の一括処理作業領域に読み込む（ステップ■）
。このリストの先頭から順に文書ファイル名を得て（ス
テップ■）、この文書ファイルがオペレータの操作する
文書管理装置の文書ファイル記憶部１９に記憶されてい
るのであれば（ステップ■；Ｎ）、文書ファイル記憶部
１９から該当する文書データを別のＲＡＭ１３のページ
付は作業領域に読み込む（ステップ■）。このファイル
が別のオペレータの操作する文書管理装置の文書ファイ
ル記憶部・１９やファイルサーバ、あるいはホストコン
ビエータの記憶装置に記憶されているのであれば（ステ
ップ■；Ｙ）、すなわちリモートファイルであれば、該
当する装置に対して文書データの送信要求を送り（ステ
ップ■）、指定された文書ファイルの文書データをオペ
レータの操作する文書管理装置のＲＡＭ１３のページ付
は作業領域に受信する（ステップ■）。そしてこのペー
ジ付は作業領域に読み込まれた文書データについて、ペ
ージ番号割り付けのためのページ番号情報が付加された
後（ステップ■）、上記所望の処理を行う（ステップ０
）。

こうして１つの文書ファイルの処理が終了したら、引き
碑いて一括処理作業領域の一括処理文書リストから次の
ファイル名を得て同様の処理を行い、一括処理文書リス
トに記述された全ファイルについて処理を終了まで繰り
返す（ステップ■〜■）。

オペレータが個々の文書に対して更新処理を行いたいと
いう場合には、従来と同様に文書ファイル名を指定して
、個々の文書ファイルに対して更新処理を行う。その文
書ファイルがオペレータの使用する文書管理装置の文書
ファイル記憶部１９に記憶されているのであれば、一括
処理データファイルの一括処理文書リストを参照して、
該当する文書ファイルの所在を得てＲＡＭ１３にその文
書データを読み込み、更新処理を行うことも可能である
。

次に第３図のステップＯで説明したページ番号割り付け
の作業を第４図を用いて詳しく説明する。

ページ番号割り付けは各文書データの処理をする前に行
うので、まず一括処理データファイルを調べ、一括処理
データファイルの文書リストとページ管理情報をＲＡＭ
ｔ３に読み込む（第４図ステップ■）。さらに、作業変
数Ｗに初期値“０”を設定する（ステップ■）。一括処
理すべき文書ファイルが存在する場合に（ステップ■；
Ｙ）、この情報が「連続」モードを指定していれば（ス
テップ■；Ｙ）、一括処理順序の最初の文書ファイルが
ＲＡＭ　１３のページ付は作業領域にロードされる（ス
テップ■）。この時点で、まずページ番号Ｐとして初期
値Ｗの設定が行われる（ステップ■）。次に最初のペー
ジのページ番号ＰがＰ＋１に設定され、このページにペ
ージ番号“１”が付けられる（ステップ■）。この作業
が終了したら、次のページを認識するための情報（ペー
ジ分割情報）が存在するかどうかがチェックされる（ス
テップ■）。ページ分割情報が存在する場合には（ステ
ップ■；Ｙ）、次のページについてページ番号ＰがＰ＋
１に設定される（ステップ■）。

以下同様にして、ページ分割情報が存在しなくなるまで
の間、１ページごとにページ番号Ｐが１ずつ増加してい
く。

ページ分割情報が存在しない場合には′（ステップ■；
Ｎ）、Ｗにこの文書の最終ページ番号Ｐを設定しくステ
ップ０）、文書ファイルの所望の処理を行い（ステップ
０）、一括処理作業領域の一括処理文書リストを調べて
、一括処理すべき文書ファイルがあれば（ステップ■；
Ｙ）、次の文書ファイルがＲＡＭ１３のページ付は作業
領域に読み込まれる（ステップ■）。そして、同様にペ
ージ番号割り付けの作業が行われ、ページ番号Ｐが１ず
つ増加していく。最初の文書の最終ページがＮページで
あれば、Ｎ＋１ページから次の文書のページ付けが行わ
れることになる。

このようにして、一括処理文書リストに記述された全て
の文書に対して処理が終了するまで以上のような動作が
繰り返される（ステップ■〜■）。

全ての文書ファイルに対して処理が終了すれば（ステッ
プ■；Ｎ）、一括処理を行った文書全体に対して連続し
たページ番号が割り付けられる。

ところでページ番号指定情報が「個別」モードを指定し
ていれば（ステップ■：Ｎ１ステップ０；Ｙ）、一括処
理される各文書ごとにページ番号が１ページから順に付
けられることになる。この場合にも、まず一括処理順序
の最初の文書ファイルがＲＡＭ１３０ページ付は作業領
域にロードされる（ステップ０）。そして、まずページ
番号Ｐとして初期値“０”の設定が行われる（ステップ
０）。次に最初のページのページ番号ＰがＰ＋１に設定
され、この最初のページにページ番号“１”が付けられ
る（ステップ■）。以下上記した「連続」モードの場合
と同様にしてページ分割情報が存在しなくなるまでの間
、１ページごとにページ番号が１ずつ増加していく（ス
テップ■〜＠ｌ）。

ページ分割情報が存在しない場合には（ステップ＠ｌ；
Ｎ）、文書ファイルの所望の処理を行い（ステップ■）
、一括処理作業領域の一括処理文書リストを調べて、一
括処理すべき文書ファイルがあれば（ステップ■；Ｙ）
、次の文書ファイルがＲＡＭ　１３のページ付は作業領
域に読み込まれる（ステップ０）。この「個別」モード
の場合には、ページ番号Ｐとして再び初期１直“０°°
の設定が行われる（ステップ０）。これは、個々の文書
ごとに１ページ目からページ番号の割り付けを行うため
である。一括処理文書リストに記述された全ての文書フ
ァイルに対して処理が終了するまで以上のような動作が
繰り返される（ステップ■〜＠）。全ての文書ファイル
に対して処理が終了すれば（ステップ■；Ｎ）、一括処
理を行った個々の文書に対して各々独立したページ番号
が割り付けられる。

ページ番号指定情報が「無指定」モードを指定していれ
ば（ステ・／プ■；Ｎ１ステップ■；Ｎ、ステップ■；
Ｙ）、一括処理される個々の文書に付けられたページ番
号がそのまま有効となる。

最後にいずれのページ番号割り付はモードも指定されて
いない場合には（ステップ＠；Ｎ）、一括処理された文
書にはページ番号を割り付けない処理が各文書ファイル
ごとに行われる（ステップ＠）。

以上説明した実施例の文書管理装置では、一括処理文書
リストには文書ファイル名に限らず一括処理データファ
イル名も記述できるので、章ごとに−分かれた１つの文
書をさらに細分化して節・項ごとに管理することも可能
であるし、またその場合、任意の章や節だけを一括して
処理することも可能である。さらにページ番号の割り付
けの態様を幾つか選択することができるようにしたので
、プリントアウトされた場合の、文書の形式について、
様々な要求に対応できる。

「発明の効果」 このように本発明によれば、物理的には別ファイルであ
るｉｔの文書ファイルを、１フアイルに合成することな
く、あたかも１つのファイルであるかのように一回の操
作で簡単に処理することができる。従って、例えばネッ
トワーク上で実質的に１つの文書を多人数で分散処理し
、必要なときにそれらの文書をまとめた形でプリントア
ウトすることができ、作業の迅速化と記憶容量の節約を
達成することができる。

【図面の簡単な説明】

第１図から第４図までは本発明の一実施例を説明するた
めのもので、このうち第１図は文書管理装置の回路構成
の要部を示すブロック図、第２図は文書ファイルの一括
処理作業について対象とする複数文書の指定を中心に表
わした流れ図、第３図は文書ファイルの一括処理につい
てその詳細な流れを表わした流れ図、第４図はページ番
号の割り付は作業の詳細を表わした流れ図、第５図は本
発明の文書管理装置に好適な分散型のネットワークシス
テムの一例を示すシステム構成図である。 １１・・・・・・ＣＰＵ、１３・・・・・・ＲＡＭ。 １４・・・・・・プログラム格納部、 １５・・・・・・入力部、１６・・・・・・ディスプレ
イ、１７・・・・・・プリンタ、 １８・・・・・・一括処理データファイル記憶部、１９
・・・・・・文書ファイル記憶部。 出　願　人　　　　富士ゼロックス株式会社代　　理　
　人　　　　　　弁理士　　山　　内　　梅　　雄第１
図 第５図 第２図　　　第３図

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. それぞれレイアウト情報の異なる多数の文書ファイルを
   格納する文書ファイル記憶部と、前記文書ファイルのう
   ちの複数の文書ファイルについて、それらの文書ファイ
   ル名と、結合順序と、各文書ファイルの所在と、各文書
   ファイルを結合した場合のページ付けの規則を内容とす
   るページ管理情報等を含む、一括処理データファイルを
   記憶する一括処理データファイル記憶部と、その文書フ
   ァイルの内容を表示する表示部と、前記一括処理データ
   ファイルの処理要求があったとき、その中に示された文
   書ファイルを順次読み出して、その内容を前記表示部に
   表示し、その文書ファイルの処理を可能にする制御部と
   を有することを特徴とする文書管理装置。