JPS62271045A - 文書管理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 ３、発明の詳細な説明 「産業上の利用分野」 本発明は電子的に作成した文書の管理を行う文書管理装
置に係わり、詳細には文書を必要により分割して管理す
ることのできる文書管理装置に関する。

「従来の技術」 近年、計算機の利用形態は従来の集中型がちネットワー
ク指向の分散型へと急速に移行する様子を示している。

第５図は分散型のネットワークシステムの一例を表わし
たものである。このネットワークシステムでは、両端を
ターミネータ１．２に接続された同軸ケーブル等の通信
ケーブル３の各ノード４に、ワークステーション５や通
信サーバ６が接続されている。ここでワークステーショ
ン５はキーボード７やマウス８を用いて各種データを生
成することができる。作成されたデータは通信サーバ６
によって電話回線を通じて池のネットワークシステムに
送信することもでき、その逆も可能である。

通信サーバ６はまたホストコンピュータ９と’ｏＮＦ続
可能で、各（重データの利用を可能とする。

このようなシステム等で利用されるオフィスコンピュー
タやワードプロセッサは各種データの作成を行うが、こ
の中で文書データはその反復利用性が高く、また複数の
ワークステーションや複数の人の間で共通して利用され
ることが多い。

特に最近のように各人が自分の机の上にオフィスコンピ
ュータやワードプロセッサを所有できるようになると、
１つのテーマを定め、各人が分担して文書の作成作業を
行うことも行われる。

−例としては、ある製品についてのサービスマニアルを
その製品の開発を担当したグループの各人が分担して作
成するような場合を挙げることができる。この例の場合
では、まず各人の分担して記述する分野が定められ、こ
の後はそれぞれが自己の机上でワードプロセッサ等を操
作して持ち分の文書を作成する。これらの文書は会議の
度に持ち寄られ１つに合体した最終的な文書としての調
整が行われる。最終的にサービスマニアルとして１つの
文書が完成した後も、製品の改良等にともなってこれら
は逐次担当者レベルで手を加えられることになる。

［発明が解決しようとする問題点」 従来のワードプロセッサ等の文書管理装置は文書同士を
結合する機能を持っている。従って従来の装置でも、各
人の作成した文書を基にしてサービスマニアル等の１つ
の統一的な文書を作成することは可能である。ところが
一度結合した文書は複数に分離あるいは分割を行うこと
ができず、前記したように一度完成したサービスマニア
ルに各人が手を入れるといった作業は各人が自己のワー
クステーションあるいは机上に持ち返って一斉に行うこ
とができなかった。

すなわち、従来では各人が全体的な文書の電子的なコピ
ーを持ち帰り、自分の担当する分野のページのみ改定作
業を行って、これらを更に１つの文書にまとめるという
面倒な作業を必要とした。

そこで本発明の目的は、文書を適宜分割することができ
る文書管理装置を提供することにある。

本発明の他の目的は、必要な場合にページ管理を文書全
体としてもまた個々の文書単位でも行うことのできる文
書管理装置を提供することにある。

「問題点を解決するための手段」 本発明では、電子的に作成された１つの文書における所
望の位置を指定する位置指定手段と、この位置指定手段
によって指定された位置を境として前記文書を１または
複数に分離する文書分離手段とを文書管理装置に具備さ
せ、文書の分離を可能とする。分離される個々の文書に
は全体の文書を考慮した相対的なページ情報を持たせて
おけば、１つの文書となったときは全体的に統一された
ページ管理を行うことができ、個々の文書に分離された
ときにはこれらの文書ごとにページで管理することもで
きると。

「実施例」 以下実施例につき本発明の詳細な説明する。

第１図は本発明の一実施例における文書管理装置の回路
構成の要部を表わしたものである。

この実施例の文書管理装置はＣＰｔＪ　（中央処理装置
）１１を搭載している。ＣＰＬｌｌｌはバス１２によっ
て装置の各部と接続されている。このうちＲＡ　Ｍ　１
’　３は各種データを一時的に格納するためのランダム
・アクセス・メモリである。プロダラム格納部１４はこ
の文書管理装置の各種動咋を行わせるためのプログラム
を格納したメモリである。人力部１５は、キーボードや
マウスによって構成されており、各種データやコマンド
を人力するようになっている。ここでマウスはポインテ
ィング・デバイスであり、これを机上で移動させること
により所望の位置にカーソルを動かすことができる。マ
ウスには２つのボタンが配置されており、これらを押す
（クリックする）ことにより、各種の指示を行うことが
できる。

ディスプレイ１６は分離した文書名や文書の内容を画面
表示するためのＣＲＴ等の装置である。

プリンタ１７は例えばレーザプリンタ等のように分離さ
れた文書を用紙にプリントアウトするための装置である
。分離データ記憶部１８は分離された文書の名前やこの
文書の内容をディスプレイ１６やプリンタ１７で表示す
る際のレイアウト等を記憶するメモリである。文書ファ
イル記憶部１９は文書を格納するだめのメモリである。

この装置を構成する各種記憶部は、それぞれ独立した記
憶媒体で構成されている必要はなく、例えば文書管理装
置にディスク装置を使用した場合にはその記憶領域を分
割してそれらの記憶部に割り当てることができる。

第２図は以上のような構成の文書管理装置における分離
位置の指定作業と文書の分離を説明するためのものであ
る。オペレータは文書ファイル記憶部１９に記憶されて
いる文書ファイルのうち分離を行おうとする文書ファイ
ルを指定しく第２図ステップ■）、人力部１５のキーボ
ード上の所定のファンクションキーを押す（ステップ■
）。このファンクションキーが文書ファイルの分離を指
定するキーであれば（Ｙ）　、ＣＰＵ　１１は文書管理
装置を分離モードに設定する。ディスプレイ１６の表示
部分にはこの時点で“分離モード”という表示が行われ
る（ステップ■）。

なお、人力部１５にマウスが備えられている場合には、
これを操作してディスプレイ１６に各種メニューを表示
させ、この中から文書ファイルの分割モードを指定する
ようにしてもよい。

文書ファイルの分離を指定するキー以外のキーが押され
た場合にはくステップ■）、その押されたキーに対応す
るモードが設定され、そのモードの作業が行われること
になる（ステップ■）。

文書管理装置が分離モードに設定されたら、オペレータ
はキーボードを操作して文書ファイルの分離位置を指定
する（ステップ■）。本実施例の文書管理装置では分離
位置の指定をページ単位で行うが、装置によってはペー
ジと行の双方で指定することもできる。オペレータは分
離位置の指定と同時に分離後の文書ファイルについてそ
れらのページ番号割り付けの態様を指定する。この指定
は「連続」、「個別」、「相対」の３種類のいずれかで
ある。

ここで、「連続」とは、分離されたそれぞれの文書ファ
イルに１ページ目から連続したページ番号を付すような
態様をいう。「個別」とは、分離された文書ファイルご
とに１ページ目からページ番号を個別に付すような態様
をいう。「相対」とは、分離された特定の文書ファイル
が他の指定された文書ファイルのページ番号と連続する
ような番号でページ付けが行われるような態様をいう。

これらについては、後に具体的に説明する。

ＣＰＵＩＩは人力された分離位置がその文書ファイルに
おける総ページ数内であるかどうかの判別を行い（ステ
ップ■）０、総ページ数内であればその分離位置のペー
ジおよびページ付けの態様に関するデータを分離データ
記憶部１８の該当する記憶領域に登録する（ステップ■
）。そして入力部１５のキーボードの終了キーが押され
ない限り（ステップ■；Ｎ）、分離位置の人力と登録を
繰り返す（ステップ■〜■）。

一方、分離位置の人力後に前記した終了キーが押された
り（ステップ■；Ｙ）、分−離位置の人力が待機されて
いる時点で終了キーが押された場合には（ステップ＠；
Ｙ）、分離データ記憶部１８に登録さているこの文書フ
ァイルの分離位置のデータの一覧表がディスプレイ１６
上に表示される（ステップ０）。この時点で文書管理装
置は指示された態様で文書ファイルの分離イ乍業を行い
、分離されたそれぞれの文書ファイルを文書ファイル記
憶部１９に格納する（ステップ０＞。この後ディスプレ
イ上の“分離モード”という表示がオフとなる（ステッ
プ０）。

第３図は第２図のステップ■で示した作業の詳細を表わ
したものである。

ＣＰＵ　１１はまず文書ファイルの分離に先立って、文
書ファイル記憶部１９に格納されている該当する文書フ
ァイルをＲＡＭ１３に転送する（第３図ステップ■）。

次に分離データ記憶部１８のこの文書ファイルのデータ
を調べ、ファイルの分離に関する指定が存在しているか
どうかをチェックする（ステップ■）。

その文書ファイルについてファイルの分離が指定されて
いた場合には（Ｙ）、指定された分離位置までの文書フ
ァイルのデータをＲＡＭ　１３から読み出し、これをＲ
ＡＭ１３の別の記憶領域に書き込む（ステップ■）。そ
して元の文書ファイルのレイアウト情報をこの新しい文
書に承継させる（ステップ■）。ここでレイアウト情報
とは、ブリンク１７で印字する際の用紙サイズ、マージ
ン、段組の設定の有無等の諸情報をいう。レイアウト情
報が承継されたら、これに基づく文書データの再配置が
行われる（ステップ■）。この文書管理装置では文書の
レイアウトを印刷のときに設定するのではなく、設定さ
れたレイアウトの文書データを文書ファイルとして保存
しておくためである。

以上の作業が終了したら文書ファイルの分離位置の更新
が行われる（ステップ■）。すなわち、次の分離位置が
存在する場合には同様の作業で文書ファイルの作成が行
われる（ステップ■〜■）。

以下同様である。

このようにして文書ファイルの分離を行うための作業が
すべて終了したら（ステップ■；Ｎ）、これら分離され
る文書ファイルについてページ番号割り付けのためのペ
ージ番号情報が付加される（ステップ■）。この後、Ｒ
ＡＭ　１３に格納されている文書ファイルのデータが、
文書ファイル記憶部１９内にそれぞれ分離された文書フ
ァイルとして個別に格納される（ステップ■）。分離前
のもとの文書ファイルも文書ファイル記憶部１９に同様
に消去されることなく格納されている。

次に第３図のステップ■で説明したページ番号割り付け
の作業を第４図を用いて詳しく説明する。

ページ番号割り付けに際しては、文書ファイルについて
のページ番号指定情報がＲＡＭ１３に入力される（ステ
ップ■）。この情報が「連続」モードを措定していれば
（ステップ■；Ｙ）、分離される最初の文書ファイル（
第１の文書ファイル）の部分がＲＡＭ１３のページ付は
作業領域にロードされる（ステップ■）。そして、まず
ページ番号Ｐとして初期値゛０”の設定が行われる（ス
テップ■）。次に最初のページのページ番号Ｐが＋１さ
れ、このページにページ番号“１”が付ケられる（ステ
ップ■、■）。この作業が終了したら、次のページを認
識するための情報（ページ分割情報）が存在するかどう
かかがチェックされる（ステップ■）。ページ分割情報
が存在する場合には（ステップ■：Ｙ）、次のページに
ついてページ番号Ｐが＋１される（ステップ■）。以下
同様にして、ページ分割情報が存在しなくなるまでの間
、１ページごとにページ番号が１ずつ増加していく。

ページ分割情報が存在しない場合には（ステップ■；Ｎ
）、分離される次の文書ファイルの部分がＲＡＭ　１３
のページ付は作業領域にロードされる（ステップ■）。

そして、同様にページ番号Ｐが１ずつ増加していく。最
初の文書ファイルとなる部分の最終ページがＮページで
あれば、Ｎ　＋　１ページから順次ページ付けが行われ
ることになる。

このようにして、分離される文書ファイルが存在しなく
なるまで以上のような動作が繰り返される（ステップ■
〜■）。分離する文書ファイル部分が存在しなくなった
ときには（ステップ■；Ｙ）、ページ番号割り付けの作
業が終了する。

ところでページ番号指定情報が「個別」モードを指定し
ていれば（ステップ■；Ｎ、■；Ｙ）、分離される文書
ファイルの部分ごとにページ番号が１番から順に付けら
れることになる。この場合にも、まず第１の文書ファイ
ルの部分がＲＡＭ１３のページ付は作業領域にロードさ
れる（ステップ０）。そして、まずページ番号Ｐとして
初期値゛０”の設定が行われる（ステップ０）。次に最
初のページのページ番号Ｐが＋１され、この最初のペー
ジにページ番号“１”が付けられる（ステップ０、■）
。以下前記した「連続」モードの場合と同様にしてペー
ジ分割情報が存在しなくなるまでの間、１ページごとに
ページ番号が１ずつ増加していく（ステップ■、■）。

ページ分割情報が存在しない場合には（ステップ■；Ｎ
）、分離される次の文書ファイルの部分がＲＡＭ　１３
のページ付は作業領域にロードされる（ステップ＠）。

この「個別」モードの場合には、ページ番号Ｐとして再
び初期値“０”の設定が行われる（ステップ＠）。これ
は、文書ファイルごとに１ページ目からページ番号の割
り付けを行うためである。分離される文書ファイルが存
在しなくなるまで以上のような動作が繰り返される（ス
テップ０〜Ｏ）。分離する文書ファイル部分が存在しな
くなったときにはくステップ■；Ｙ）、ページ番号割り
付けの作業が終了する。

次に「相対」モードが指定された場合を説明する。この
場合には（ステップ■；Ｎ、＠；Ｙ）、ページ番号の接
続の対象となる相対対象文書ファイルの最終ページ番号
が検知される（ステップ■）この後、第１の文書ファイ
ルの部分がＲＡＭ　１３のページ付は作業領域にロード
される（ステップ■）。このとき初期値してのページ番
号“Ｍ”は相対対象文書ファイルの最終ページ番号と等
しくなっている。この後、最初のページのページ番号Ｐ
が＋１され、この最初のページにページ番号“Ｍ＋ｌ”
が付けられる（ステップ＠、＠＞。この作業が終了した
ら、次のページを認識するための情報（ページ分割情報
）が存在するかどうかががチェックされる（ステップ■
）。ページ分割情報が存在する場合には（ステップ■；
Ｙ）、次のページについてページ番号Ｐが＋１される（
ステップΦ）。以下同様にして、ページ分割情報が存在
しなくなるまでの間、１ページごとにページ番号が１ず
つ増加していく。

ページ分割情報が存在しない場合には（ステップ■；Ｎ
）、分離される次の文書ファイルの部分がＲＡＭ　１３
のページ付は作業領域にロードされる（ステップ［株］
）。そして、同様にページ番号Ｐが１ずつ増加していく
。分離する文書ファイル部分が存在しなくなったときに
は（ステップ■；Ｙ）ページ番号割り付けの作業が終了
する。

最後にいずれのページ番号割り付はモードも指定されて
いない場合にはくステップ■；Ｎ）、分離される文書フ
ァイルのすべてについてページ番号を割り付けない処理
が行われ（ステップ＠）、作業が終了する。

このようにしてページの割り付けられた文書ファイルは
、先の第３図において説明したように互いに分離された
状態で文書ファイル記憶部１９に格納されることになる
。格納されたそれぞれの文書ファイルは入力部１５の操
作によって個別に呼び出され、ディスプレイ１６に表示
したり、プリンタ１７によってプリントアウトすること
ができる。また、入力部１５を用いて編集することもも
ちろん可能である。

以上説明した実施例の文書管理装置ではもとの文書ファ
イルも文書ファイル記憶部、１９に格納したので、文書
ファイルの分離を再度やり直すことも可能である。また
ページ番号の割り付けの態様を幾つか選択することがで
きるようにしたので、プリントアウトされた場合のそれ
ぞれの文書の管理が容易となる。

「発明の効果」 このように本発明によれば文書ファイルを複数の文書フ
ァイルに簡単に分離することができるので、例えばネッ
トワーク上で実質的に１つの文書を多人数で分散処理す
ることができ、作業の迅速化を達成することができる。

【図面の簡単な説明】

第１図〜第４図は本発明の一実施例を説明するためのも
ので、このうち第１図は文書管理装置の回路構成の要部
を示すブロック図、第２図は文書ファイルの分離作業の
概要を分離の指定を中心に表わした流れ図、第３図は文
書ファイルの分離についてその詳細な流れを表わした流
れ図、第４図はページ番号の割り付は作業の詳細を表わ
した流れ図、第５図は本発明の文書管理装置に好適な分
散型のネットワークシステムの一例を示すシステム構成
図である。 １１・・・・・・ＣＰＵ、１３・・・・・・ＲＡＭ。 １４・・・・・・プログラム格納部、 １５・・・・・・人力部、１６・・・・・・ディスプレ
イ、１７・・・・・・プリンタ、１８・・・・・・分離
データ記憶部、１９・・・・・・文書ファイル記憶部。 出　　願　　人 富士ゼロックス株式会社 代　　理　　人 弁理士　　山　　内　　梅　　雄 第１図 第５図 第２０

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 １、電子的に作成された１つの文書における所望の位置
   を指定する位置指定手段と、この位置指定手段によって
   指定された位置を境として前記文書を１または複数に分
   離する文書分離手段とを具備することを特徴とする文書
   管理装置。 ２、分離された各々の文書がそれぞれ独自のページ番号
   に割り振られることを特徴とする特許請求の範囲第１項
   記載の文書管理装置。 ３、分離された各々の文書がこれらの文書相互を関連付
   けたページ番号に割り振られることを特徴とする特許請
   求の範囲第１項記載の文書管理装置。