JPH0762842B2 - 文書管理装置 - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】 「産業上の利用分野」 本発明は電子的に作成した文書の管理を行う文書管理装
置に係わり、詳細には文書を必要により一括して処理な
いしは管理することのできる文書管理装置に関する。

「従来の技術」 近年、計算機の利用形態は従来の集中型からネットワー
ク指向の分散型へと急速に移行する様子を示している。

第５図は分散型のネットワークシステムの一例を表わし
たものである。このネットワークシステムでは、両端に
ターミネータ１、２を接続した同軸ケーブル等の通信ケ
ーブル３の各ノード４に、ワークステーション５や通信
サーバ６が接続されている。ここでワークステーション
５は、キーボード７やマウス８を用いて各種データを生
成することができる装置である。これらのワークステー
ション５で作成されたデータは、通信サーバ６によって
図示しない電話回線を通じて他のネットワークシステム
に送信することもできる。また、その逆も可能である。
通信サーバ６はさらに、ホストコンピュータ９とも接続
可能で、ホストコンピュータ９から供給される各種デー
タの利用を可能とする。

このようなシステム等で利用されるワークステーション
５は、オフィスコンピュータやワードプロセッサにより
構成される。ワークステーション５では各種データの作
成を行うが、この中で文書データはその反復利用性が高
く、また複数のワークステーションや複数の人の間で共
通して利用されることが多い。

特に最近のように、各人が自分の机の上にオフィスコン
ピュータやワードプロセッサを所有できるようになる
と、１つのテーマを定め、各人が分担して文書の作成作
業を行うこともある。

一例としては、ある製品についてサービスマニュアル
を、その製品の開発を担当したグループの各人が分担し
て作成するような場合を挙げることができる。この例の
場合では、まず各人の分担して記述する分野が定めら
れ、その後はそれぞれ自己の机上でワードプロセッサ等
を操作して持ち分の文書を作成する。これらの文書は会
議のたびに持ち寄られ、１つに合体した最終的な文書と
しての調整が行われる。最終的にサービスマニュアルと
して１つの文書が完成した後も、製品の改良等に伴って
これらは逐次担当者レベルで手を加えられることにな
る。

「発明が解決しようとする問題点」 さて、従来のワードプロセッサ等の文書管理装置でも、
その多くは、文書同士を結合して処理する機能を持って
いる。従って従来の装置でも、各人の作成した文書をも
とにしてサービスマニュアル等の１つの統一的な文書を
作成することは可能である。ところが各人が担当した持
ち分に修正を加えるごとに、そのつど文書の分離および
合成を行わなければならないために、ともすれば手間が
かかり時間と記憶容量を損失しがちであった。また各文
書ごとにページ管理を行っていると、個々の文書に修正
が加えられるたびに各文書ファイルのページの割り振り
を各々が別個にやり直さなければならなかった。

すなわち、従来では、文書を合成および分離する機能を
有するにもかかわらず、最終的に各原稿が全て完成する
までは、別々にプリントアウトして手作業で文書をまと
めることが多かった。

そこで本発明の目的は、手間をかけず時間と記憶容量を
無駄に使用することなく、必要に応じて、文書を一括処
理したり文書の一部分だけを更新したりできる文書管理
装置を提供することにある。本発明の他の目的は、必要
に応じてページ管理を文書全体としてまた個々の文書単
位でも行うことのできる文書管理装置を提供することに
ある。

「問題点を解決するための手段」 本発明の文書管理装置は、複数の文書ファイルを格納す
る文書ファイル記憶手段と、文書ファイルのうちの任意
の数の文書ファイルとこれらの結合順序とその所在およ
び各文書ファイルを結合した場合のページ付けの規則と
を複数の文書ファイルを１つにまとめて取り扱うための
一括処理情報として設定する一括処理情報設定手段と、
この一括処理情報設定手段によって設定された一括処理
情報を記憶する一括処理情報記憶手段と、この一括処理
情報記憶手段の記憶している一括処理情報に従って文書
の表示を行う指示がなされたとき、その中に示された結
合順序およびページ付けの規則に応じて結合すべき文書
ファイルのそれぞれのページにページ番号を割り付ける
ページ番号割付手段と、このページ番号割付手段によっ
て割り付けられたページ番号を用いて一括処理情報に示
された結合順序に従って文書ファイルの表示を行う文書
ファイル表示手段とを有することを特徴とするものであ
る。

「作用」 本発明の装置では、電子的に作成された物理的には別々
の文書ファイルを、一括処理データファイルの処理要求
をすることによって、あたかも１つの合成された文書と
して処理することができる。

すなわち、一括処理データファイルの処理要求を行う
と、これにより結合された文書ファイルが次々と読み出
され、オペレータから見ると他の一般の文書ファイルの
処理を行っているのと同様にして、結合された文書ファ
イルの処理を行うことができる。さらに、設定されたペ
ージ付けの規則に従って一括処理する際にページ番号の
割り当てを行っているので、一括表示したときに適切な
ページ番号を表示することができる。

「実施例」 以下実施例につき本発明を詳細に説明する。

第１図は本発明の文書管理装置の一実施例を示し、その
回路構成の要部を表わしたブロック図である。

この文書管理装置は、CPU（中央処理装置）11を搭載し
ている。CPU11は、バス12によって装置の各部と接続し
ている。このうちRAM13は、各種データを一時的に格納
するためのランダム・アクセス・メモリである。プログ
ラム格納部14は、この文書管理装置の各動作を行わせる
ためのプログラムを格納したメモリである。入力部15
は、キーボードやマウスによって構成されており、各種
データやコマンドを入力するようになっている。ここで
マウスはポインティング・デバイスの一種で、これを机
上で移動させることにより所望の位置にカーソルを動か
すことができる装置である。マウスには２つのボタンが
配置されており、これらを押す（クリックする）ことに
より、各種の指示を行うことができる装置である。

ディスプレイ16は、一括処理をした文書の内容を画面表
示するためのCRT（ブラウン管ディスプレイ）等の装置
である。プリンタ17は例えばレーザプリンタ等のよう
な、一括処理をした文書を用紙にプリントアウトするた
めの装置である。本発明において、このディスプレイ16
やプリンタ17を表示部と呼んでいる。一括処理データフ
ァイル記憶部18は一括処理データファイルを格納するた
めのメモリである。このファイルに記述されているデー
タは、例えば一括処理する文書ファイル名と、結合順序
と、その所在についてのリスト（以下一括処理文書リス
トと呼ぶ）、および一括処理実行時のページ管理情報等
の、一括処理をした文書の内容をディスプレイ16やプリ
ンタ17で表示するためのデータである。文書ファイル記
憶部19は、文書ファイルを格納するためのメモリであ
る。この装置を構成する各種記憶部は、それぞれ独立し
た記憶媒体で構成されている必要はなく、例えば文書管
理装置にディスク装置を使用した場合にはその記憶領域
を分割してそれらの記憶部に割り当てることができる。

なお、この実施例において、ディスプレイ16はいわゆる
マルチウィンドウ方式で制御され、その画面上には、処
理すべき文書ファイルの内容が表示されるほか、文書フ
ァイルや一括処理データファイル指定用の表示（アイコ
ン）が表示されている。このアイコンにカーソルを合わ
せてマウスをクリックすると、そのアイコンに対応する
文書ファイル等の内容がディスプレイ16に表示され、そ
の処理が可能になる。

オペレータは種々の作業にあたって、ディスプレイ16上
に表示されている任意のアイコンを指定をするが、この
アイコンが文書ファイルに対応するものであれば（以下
文書アイコンとする）、通常の文書ファイルに対する処
理を行い、このアイコンが一括処理データファイルに対
応するもの、すなわち一括処理を指定するものであれば
（以下一括処理アイコンと呼ぶ）、任意の複数文書に対
して一括処理を行うものとする。これらの処理はCPU11
が制御することはいうまでもない。

第２図は以上のような構成の文書管理装置を用いて一括
処理を行おうとする場合の、複数文書の指定の作業を説
明するためのものである。まずオペレータは一括処理デ
ータファイルを作成するが、同時にこのとき一括処理ア
イコンが作成される（ステップ）。そしてこの一括処
理データファイルに、一括処理を行おうとする文書ファ
イルの名前とその所在を所望の結合順序で記述して、一
括処理文書リストを作成する（ステップ、）。文書
ファイルは必ずしもオペレータが操作する文書管理装置
上の文書ファイル記憶部19にある必要はなく、別のオペ
レータが操作する文書管理装置（第５図の例では別のワ
ークステーション５）上にあるファイルでも、あるいは
通信サーバ６を介してホストコンピュータ９の記憶装置
（これらも文書ファイル記憶部と呼ぶことにする）上に
あるファイルでもかまわない。

この一括処理データファイルには、一括処理実行時の文
書ファイル全体に対しての文書管理情報も記述されてい
る。例えばページ番号割り付けの態様とか一括処理の区
分点における改丁・改頁の有無、あるいはファイル作成
日時、ユーザー名、パスワードなどがあり、これらも一
括処理データファイルに記述することにより設定が可能
である（ステップ）。

ページ番号割り付けの態様には「連続」、「個別」、
「無指定」の３種類があるが、ここで、「連続」とは、
一括処理された文書ファイルに先頭ページから最終ペー
ジまで連続したページ番号を付すような態様をいう。
「個別」とは、一括処理前の文書ファイルごとにそれら
の文書の先頭ページからページ番号を個別に付すような
態様をいう。「無指定」とは、一括処理前の文書ファイ
ルのページ番号をそのまま保持するような態様をいう。
これらについては、後に具体的に説明する。

データの記述が終了したら、この一括処理データファイ
ルを一括処理データファイル記憶部18に格納し（ステッ
プ）、一括処理の必要に応じてこれを使用する。

なお、入力部15にマウスが備えられている場合には、こ
れを操作してディスプレイ16上に表示されている文書ア
イコンを任意の順序で任意の数だけ指定して、リファレ
ンス（各文書アイコンに対応してその所在を示すアイコ
ンの一種）を作成し、あらかじめ作成された一括処理ア
イコン上に移動して重ね合わせるようにしてもよく、こ
の操作によっても上記同様、その一括処理アイコンに対
応する一括処理データファイルの一括処理文書リスト
に、指定した順序で指定した文書ファイルの名前とその
所在が記述される。こういった、簡易な作成方法ができ
るプログラムを用意するのもよい。

一括処理を行う文書ファイルの結合順序を変更したり、
文書ファイルの追加または削除をしたい場合や、ページ
番号割り付けの態様や一括処理の区分点における改丁・
改頁の有無などを変更したい場合には、直接この一括処
理文書リストに記述を変更すればよい。

第３図は複数文書の一括処理作業の詳細を表わしたもの
である。オペレータが複数文書に対して一括処理を行い
たいという場合には、文書アイコンを指定して個々の文
書に対して種々の処理を行うのと同様に、一括処理アイ
コンを指定して種々の処理を行うことにより、複数文書
を一括してプリンタ、ディスプレイに出力・表示した
り、ホストコンピュータや他のワークステーションに対
して送信したり、あるいは書式変換・転記・移動・削除
等の処理を行うことができる。

すなわちオペレータは、種々の処理にあたって所望の文
書ファイル名もしくは所望の文書ファイルに対応する文
書アイコンを指定するが、一括処理にあたっては一括処
理のためのデータが書き込まれた一括処理データファイ
ル名もしくは所望の一括処理データファイルに対応する
一括処理アイコンを指定する（第３図ステップ）。文
書管理装置は指定されたファイルのファイルタイプを調
べ、文書ファイルであれば（ステップ;Y）、文書ファ
イル記憶部19から当該する文書データをRAM13のページ
付け作業領域に読み込む（ステップ）。一括処理デー
タファイルであれば（ステップ;Y）、そのファイルに
記述されている一括処理文書リストをRAM13の一括処理
作業領域に読み込む（ステップ）。このリストの先頭
から順に文書ファイル名を得て（ステップ）、この文
書ファイルがオペレータの操作する文書管理操作の文書
ファイル記憶部19に記憶されているのであれば（ステッ
プ;N）、文書ファイル記憶部19から該当する文書デー
タを別のRAM13のページ付け作業領域に読み込む（ステ
ップ）。このファイルが別のオペレータの操作する文
書管理装置の文書ファイル記憶部19やファイルサーバ、
あるいはホストコンピュータの記憶装置に記憶されてい
るのであれば（ステップ;Y）、すなわちリモートファ
イルであれば、該当する装置に対して文書データの送信
要求を送り（ステップ）、指定された文書ファイルの
文書データをオペレータの操作する文書管理装置のRAM1
3のページ付け作業領域に受信する（ステップ）。そ
してこのページ付け作業領域に読み込まれた文書データ
について、ページ番号割り付けのためのページ番号情報
が付加された後（ステップ）、上記所望の処理を行う
（ステップ）。

こうして１つの文書ファイルの処理が終了したら、引き
続いて一括処理作業領域の一括処理文書リストから次の
ファイル名を得て同様の処理を行い、一括処理文書リス
トに記述された全ファイルについて処理を終了まで繰り
返す（ステップ〜）。

オペレータが個々の文書に対して更新処理を行いたいと
いう場合には、従来と同様に文書ファイル名を指定し
て、個々の文書ファイルに対して更新処理を行う。その
文書ファイルがオペレータの使用する文書管理装置の文
書ファイル記憶部19に記憶されているのであれば、一括
処理データファイルの一括処理文書リストを参照して、
該当する文書ファイルの所在を得てRAM13にその文書デ
ータを読み込み、更新処理を行うことも可能である。

次に第３図のステップで説明したページ番号割り付け
の作業を第４図を用いて詳しく説明する。

ページ番号割り付けは各文書データの処理をする前に行
うので、まず一括処理データファイルを調べ、一括処理
データファイルの文書リストとページ管理情報をRAM13
に読み込む（第４図ステップ）。さらに、作業変数Ｗ
に初期値“0"を設定する（ステップ）。一括処理すべ
き文書ファイルが存在する場合に（ステップ;Y）、こ
の情報が「連続」モードを指定していれば（ステップ
;Y）、一括処理順序の最初の文書ファイルがRAM13の
ページ付け作業領域にロードされる（ステップ）。こ
の時点で、まずページ番号Ｐとして初期値Ｗの設定が行
われる（ステップ）。次に最初のページのページ番号
ＰがＰ＋１に設定され、このページにページ番号“1"が
付けられる（ステップ）。この作業が終了したら、次
のページ認識するための情報（ページ分割情報）が存在
するかどうかがチェックされる（ステップ）。ページ
分割情報が存在する場合には（ステップ;Y）、次のペ
ージについてページ番号ＰがＰ＋１に設定される（ステ
ップ）。以下同様にして、ページ分割情報が存在しな
くなるまでの間、１ページごとにページ番号Ｐが１ずつ
増加していく。

ページ分割情報が存在しない場合には（ステップ;
N）、Ｗにこの文書の最終ページ番号Ｐを設定し（ステ
ップ）、文書ファイルの所望の処理を行い（ステップ
）、一括処理作業領域の一括処理文書リストを調べ
て、一括処理すべき文書ファイルがあれば（ステップ
;Y）、次の文書ファイルがRAM13のページ付け作業領
域に読み込まれる（ステップ）。そして、同様にペー
ジ番号割り付けの作業が行われ、ページ番号Ｐが１ずつ
増加していく。最初の文書の最終ページがＮページであ
れば、Ｎ＋１ページから次の文書のページ付けが行われ
ることになる。

このようにして、一括処理文書リストに記述された全て
の文書に対して処理が終了するまで以上のような動作が
繰り返される（ステップ〜）。全ての文書ファイル
に対して処理が終了すれば（ステップ;N）、一括処理
を行った文書全体に対して連続したページ番号が割り付
けられる。

ところでページ番号指定情報が「個別」モードを指定し
ていれば（ステップ;N、ステップ;Y）、一括処理さ
れる各文書ごとにページ番号が１ページから順に付けら
れることになる。この場合にも、まず一括処理順序の最
初の文書ファイルがRAM13のページ付け作業領域にロー
ドされる（ステップ）。そして、まずページ番号Ｐと
して初期値“0"の設定が行われる（ステップ）。次に
最初のページのページ番号ＰがＰ＋１に設定され、この
最初のページにページ番号“1"が付けられる（ステップ
）。以下上記した「連続」モードの場合と同様にして
ページ分割情報が存在しなくなるまでの間、１ページご
とにページ番号が１ずつ増加していく（ステップ〜
）。

ページ分割情報が存在しない場合には（ステップ;
N）、文書ファイルの所望の処理を行い（ステップ
）、一括処理作業領域の一括処理文書リストを調べ
て、一括処理すべき文書ファイルがあれば（ステップ
;Y）、次の文書ファイルがRAM13のページ付け作業領
域に読み込まれる（ステップ）。この「個別」モード
の場合には、ページ番号Ｐとして再び初期値“0"の設定
が行われる（ステップ）。これは、個々の文書ごとに
１ページ目からページ番号の割り付けを行うためであ
る。一括処理文書リストに記述された全ての文書ファイ
ルに対して処理が終了するまで以上のような動作が繰り
返される（ステップ〜）。全ての文書ファイルに対
して処理が終了すれば（ステップ;N）、一括処理を行
った個々の文書に対して各々独立したページ番号が割り
付けられる。

ページ番号指定情報が「無指定」モードを指定していれ
ば（ステップ;N、ステップ;N、ステップ;Y）、一
括処理される個々の文書に付けられたページ番号がその
まま有効となる。

最後にいずれのページ番号割り付けモードも指定されて
いない場合には（ステップ;N）、一括処理された文書
にはページ番号を割り付けない処理が各文書ファイルご
とに行われる（ステップ）。

以上説明した実施例の文書管理装置では、一括処理文書
リストには文書ファイル名に限らず一括処理データファ
イル名も記述できるので、章ごとに分かれた１つの文書
をさらに細分化して節・項ごとに管理することも可能で
あるし、またその場合、任意の章や節だけを一括して処
理することも可能である。さらにページ番号の割り付け
の態様を幾つか選択することができるようにしたので、
プリントアウトされた場合の、文書の形式について、様
々な要求に対応できる。

「発明の効果」 このように本発明によれば、物理的に別ファイルである
複数の文書ファイルを、１ファイルに合成することな
く、あたかも１つのファイルであるかのように表示する
ことができる。従って、例えばネットワーク上で実質的
に１つの文書を多人数で分散処理しても一括処理情報を
作成するだけでそれらの文書をまとめた形でプリントア
ウトすることができ、作業の迅速化と記憶容量の節約を
達成することができる。さらに、一括処理情報の設定を
変更するだけで、結合される文書ファイルやその結合順
序を容易に変えることができる。また、一括処理する際
に改めてページ番号を割り付けているので、一連の文書
として適切なページ番号の表示を行うことができる。

【図面の簡単な説明】

第１図から第４図までは本発明の一実施例を説明するた
めのもので、このうち第１図は文書管理装置の回路構成
の要部を示すブロック図、第２図は文書ファイルの一括
処理作業について対象とする複数文書の指定を中心に表
わした流れ図、第３図は文書ファイルの一括処理につい
てその詳細な流れを表わした流れ図、第４図はページ番
号の割り付け作業の詳細を表わした流れ図、第５図は本
発明の文書管理装置に好適な分散型のネットワークシス
テムの一例を示すシステム構成図である。 11……CPU、13……RAM、 14……プログラム格納部、 15……入力部、16……ディスプレイ、 17……プリンタ、 18……一括処理データファイル記憶部、 19……文書ファイル記憶部。

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】複数の文書ファイルを格納する文書ファイ
   ル記憶手段と、 前記文書ファイルのうちの任意の数の文書ファイルとこ
   れらの結合順序とその所在および各文書ファイルを結合
   した場合のページ付けの規則とを複数の文書ファイルを
   １つにまとめて取り扱うための一括処理情報として設定
   する一括処理情報設定手段と、 この一括処理情報設定手段によって設定された一括処理
   情報を記憶する一括処理情報記憶手段と、 この一括処理情報記憶手段の記憶している一括処理情報
   に従って文書の表示を行う指示がなされたとき、その中
   に示された結合順序およびページ付けの規則に応じて結
   合すべき文書ファイルのそれぞれのページにページ番号
   を割り付けるページ番号割付手段と、 このページ番号割付手段によって割り付けられたページ
   番号を用いて前記一括処理情報に示された結合順序に従
   って文書ファイルの表示を行う文書ファイル表示手段 とを具備することを特徴とする文書管理装置。