JPH0754513B2 - 文書管理装置 - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】 「産業上の利用分野」 本発明は電子的に作成した文書の管理を行う文書管理装
置に係わり、詳細には文書を必要により合成して管理す
ることのできる文書管理装置に関する。

「従来の技術」 近年、計算機の利用形態は従来の集中型からネットワー
ク指向の分散型へと急速に移行する様子を示している。

第５図は分散型のネットワークシステムの一例を表わし
たものである。このネットワークシステムでは、両端に
ターミネータ１、２を接続した同軸ケーブル等の通信ケ
ーブル３の各ノード４に、ワークステーション５や通信
サーバ６が接続されている。ここでワークステーション
５は、キーボード７やマウス８を用いて各種データを生
成することができる装置である。これらのワークステー
ション５で作成されたデータは、通信サーバ６によって
図示しない電話回線を通じて他のネットワークシステム
に送信することもできる。また、その逆も可能である。
通信サーバ６はさらに、ホストコンピュータ９とも接続
可能で、ホストコンピュータ９から供給される各種デー
タの利用を可能とする。

このようなシステム等で利用されるワークステーション
５は、オフィスコンピュータやワードプロセッサにより
構成される。ワークステーション５では各種データの作
成を行うが、この中で文書データはその反復利用性が高
く、また複数のワークステーションや複数の人の間で共
通して利用されることが多い。

特に最近のように、各人が自分の机の上にオフィスコン
ピュータやワードプロセッサを所有できるようになる
と、１つのテーマを定め、各人が分担して文書の作成作
業を行うこともある。

一例としては、ある製品についてサービスマニュアル
を、その製品の開発を担当したグループの各人が分担し
て作成するような場合を挙げることができる。この例の
場合では、まず各人の分担して記述する分野が定めら
れ、その後はそれぞれ自己の机上でワードプロセッサ等
を操作して持ち分の文書を作成する。これらの文書は会
議のたびに持ち寄られ、１つに合体した最終的な文書と
しての調整が行われる。最終的にサービスマニュアルと
して１つの文書が完成した後も、製品の改良等に伴って
これらは逐次担当者レベルで手を加えられることにな
る。

「発明が解決しようとする問題点」 さて、従来のワードプロセッサ等の文書管理装置でも、
その多くは、文書同士を結合する機能を持っている。従
って従来の装置でも、各人の作成した文書をもとにして
サービスマニュアル等の１つの統一的な文書を作成する
ことは可能である。ところが文書ファイルが持つレイア
ウト情報は通常１つの限定されているために、異なるレ
イアウト情報を持つ文書は豪勢できないか、もしくはい
ずれかの文書のレイアウト情報の変更が余儀なくされて
おり、同一文書中に折り込み図等の特殊なレイアウト情
報を含む文書を結合することはできず、それぞれ別々に
作成・更新・管理しなければならなかった。

なお、ここでレイアウト情報とは、一般にワードプロセ
ッサ等で文書を作成する場合に、最初の準備作業で設定
される書式に相当する情報である。具体的には用紙サイ
ズや、１ページの行数、行内文字数、上下の余白、ペー
ジ番号割り付け、ページ見出し等に関する情報である。
このレイアウト情報は、例えば文書ファイルのヘッダ部
分にコード化されて付加され、文書ファイルと共に記憶
装置に格納される。

すなわち、従来ではレイアウト情報が同じ文書のページ
だけをまとめて１つの文書ファイルとし、プリントアウ
トするごとに、別々に作成・プリントアウトされた特殊
なレイアウト情報のページの差し込みを行うといった面
倒な作業を必要とした。

そこで本発明の目的は、レイアウト情報を変更すること
なく文書を合成することができる文書管理装置を提供す
ることにある。また、本発明の他の目的は、必要な場合
にページ管理を文書全体としてもまた個々の文書単位で
も行うことのできる文書管理装置を提供することにあ
る。

「問題点を解決するための手段」 本発明の文書管理装置は、文書データの表示される書式
を表わしたレイアウト情報の付された複数の文書ファイ
ルを格納する文書ファイル格納手段と、この文書ファイ
ル格納手段に格納された文書ファイルのうち連結すべき
任意の数の文書ファイルおよびそれらの連結順序を設定
する連結文書設定手段と、この連結文書設定手段によっ
て設定された文書ファイルを文書ファイル格納手段から
読み出しそのレイアウト情報をそれぞれに付したまま設
定された連結順序に従ってこれらの文書ファイルを１つ
に連結する文書ファイル連結手段と、この文書ファイル
連結手段によって連結された後の文書ファイルに含まれ
るレイアウト情報を基にそれぞれ次のレイアウト情報が
現われるまでの間の文書データをそのレイアウト情報の
表わす書式に再配置する文書データ再配置手段と、この
文書データ再配置手段によって再配置された後の文書デ
ータを新たな文書ファイルとして格納する連結文書ファ
イル格納手段とを具備することを特徴とするものであ
る。

「作用」 本発明の装置では、電子的に作成された複数の文書ファ
イルについて、これらを、それぞれに備えられているレ
イアウト情報を付したまま連結する。そして、これによ
り新たな文書ファイルを合成する。この文書ファイル
は、複数のレイアウト情報を含み、その処理にあたって
は、文書ごとに、それぞれの文書ファイルのために設け
られたレイアウト情報を使用する。

「実施例」 以下実施例につき本発明を詳細にする。

第１図は本発明の文書管理装置の一実施例を示し、その
回路構成の要部を表わしたブロック図である。

この文書管理装置は、CPU（中央処理装置）11を搭載し
ている。CPU11は、バス12によって装置の各部と接続さ
れている。このうちRAM13は、各種データを一時的に格
納するためのランダム・アクセス・メモリである。プロ
グラム格納部14は、この文書管理装置の各種動作を行わ
せるためのプログラムを格納したメモリである。入力部
15は、キーボードやマウスによって構成されており、各
種データやコマンドを入力するようになっている。ここ
でマウスはポインティング・デバイスの一種で、これを
机上で移動させることにより所望の位置にカーソルを動
かすことができる装置である。マウスには２つのボタン
が配置されており、これらを押す（クリックする）こと
により、各種の指示を行うことができる。

ディスプレイ16は、合成した文書名や文書の内容を画面
表示するためのCRT（ブラウン管ディスプレイ）等の装
置である。プリンタ17は、例えばレーザプリンタ等のよ
うな、合成された文書を用紙にプリントアウトするため
の装置である。合成データ記憶部18は、合成された文書
の名前やこの文書の内容を、ディスプレイ16やプリント
17で表示する際のレイアウト等を一時的に記憶する作業
用のメモリである。文書ファイル記憶部19は、文書ファ
イルを格納するためのメモリである。この装置を構成す
る各種記憶部は、それぞれ独立した記憶媒体で構成され
ている必要はなく、例えば文書管理装置にディスク装置
を使用した場合には、その記憶領域を分割してそれらの
記憶部に割り当てることができる。

第２図は以上のような構成の文書管理装置における文書
ファイルの合成手順を説明するためのフローチャートで
ある。

オペレータは、文書ファイル記憶部19（第１図）に記憶
されている文書ファイルのうち、合成を行おうとする文
書ファイルを任意の数だけ指定し（第２図ステップ
）、入力部15のキーボード上の所定のファンクション
キーを押す（ステップ）。このファンクションキーが
文書ファイルの合成を指定するファイル合成キーであれ
ば（ステップ;Y）、CPU11は文書管理装置を合成モー
ドに設定する。ディスプレイ16の表示部分には、この時
点で“合成モード”という表示が行われる（ステップ
）。ここで、文書ファイル記憶部19に記憶されている
文書ファイルは、それぞれまちまちなレイアウト情報を
持つものとする。

なお、入力部15にマウスが備えられている場合には、こ
れを操作してディスプレイ16に各種コマンド（命令）の
メニューを表示させ、この中から文書ファイルの合成モ
ードを指定するようにしてもよい。

文書ファイルの合成を指定するキー以外のキーが押され
た場合には（ステップ;Y）、その押されたキーに対応
するモードが設定され、そのモードの作業が行われるこ
とになる（ステップ）。

文書管理装置が合成モードに設定されたら、オペレータ
はキーボードを操作して文書ファイルの合成順序を指定
する（ステップ）。また同時にオペレータは、合成後
の文書ファイルについてそれらのページ番号割り付けの
態様をも指定する。この指定は「連続」、「個別」の２
種類である。

ここで、「連続」とは、合成された文書ファイルに先頭
ページから最終ページまで連続したページ番号を付すよ
うな態様をいう。「個別」とは、合成前に文書ファイル
ごとにそれらの文書の先頭ページからページ番号を個別
に付すような態様をいう。これらについては、後で具体
的に説明する。

入力部15のキーボード終了キーが押されるまでは、合成
順序およびページ付けの態様の変更は可能である。そし
て、終了キーが押された時点で（ステップ;Y）、CPU1
1は入力された合成順序が論理的に正しいかどうかの判
別を行う（ステップ）。例えば合成順序の中に未指定
の文書ファイルを含めたような場合、論理的な誤りがあ
るとして合成順序の再入力が要求される（ステップ;
N、ステップ）。論理的に正しいければその合成順序
およびページ番号割り付けの態様に関するデータを、合
成データ記憶部18の該当する記憶領域に登録し（ステッ
プ）、指定された文書ファイルの合成順序のデータの
一覧表がディスプレイ16上に表示される（ステップ
）。この時点で文書管理装置は、指示された態様で文
書ファイルの合成作業を行い、合成された文書ファイル
を文書ファイル記憶部19に格納する（ステップ）。な
お、この場合、各文書ファイルはそのレイアウト情報を
付したまま合成順序に従って連結される。この後ディス
プレイ上の“合成モード”という表示がオフとなる（ス
テップ）。

第３図は、第２図のステップで示した文書ファイルの
合成作業の詳細を表わしたものである。CPU11はまず文
書ファイルの合成に先立って、合成データ記憶部18に登
録されている合成順序等のデータを調べ、文書ファイル
記憶部19に格納されているその合成順序の先頭の文書フ
ァイルを読み出して、RAM13に転送する（第３図ステッ
プ）。さらに、合成データ記憶部18に登録されている
合成順序等のデータを調べ、まだ合成すべき文書ファイ
ルが存在する場合には（ステップ;Y）、次に合成すべ
き文書ファイルのデータを文書ファイル記憶部19から読
み出し、これをRAM13の別の記憶領域に書き込む（ステ
ップ）。

そして、これらの文書ファイルについてそれぞれレイア
ウト中に、ページ番号割り付けのためのページ番号情報
が付与され（ステップ）、もとの文書ファイルのレイ
アウト情報を保持したまま、文書ファイルの合成作業が
行われる（ステップ）。この文書管理装置では、レイ
アウト情報は、その文書ファイルに１つだけ存在する固
有のものではなく、ページ分割情報（次ページを認識す
るための情報）等のように、文書データ中にページごと
に挿入されるような特殊データの１つとして取り扱わ
れ、１つの文書ファイル中の任意の個所に２以上のレイ
アウト情報を持つことができる。従って、異なるレイア
ウト情報を持つ文書でもそのまま合成できるわけであ
る。もちろん、各ページに１つずつレイアウト情報を持
つ必要はなく、そのページにレイアウト情報がなけれ
ば、前ページを参照してそのページのレイアウトがなさ
れる。

再び第３図にもどって、次の合成すべき文書が存在する
場合には、同様の作業で文書ファイルの合成が行われる
（ステップ〜ステップ）。以下同様にして、複数の
文書ファイルが連結され合成される。

このようにして文書ファイルの合成を行うための作業が
全て終了したら（ステップ;N）、文書ファイル中の幾
つかのレイアウト情報に基づいて文書データの再配置が
行われる（ステップ）。すなわち、この実施例では、
文書のレイアウト情報を印刷や表示のときに処理するの
ではなく、設定されたレイアウト情報に基づいて、あら
かじめ文書データを処理し、文書ファイルとして保存し
ておく。この後、RAM13に格納された合成後の文書ファ
イルのデータが、文書ファイル記憶部19内に、新たな文
書ファイルとして格納される（ステップ）。

次に第３図のステップで説明したページ番号割り付け
作業を第４図を用いて詳しく説明する。

ページ番号の割り付けは、文書データの合成の前に行
う。まず、文書ファイルについてのページ番号情報がRA
M13に入力される（ステップ）。次に、作業変数Ｗを
初期値“0"に設定する（ステップ）。続いて、合成デ
ータ記憶部18のデータを調べ合成すべき文書ファイルが
存在しない場合（ステップ;N）、作業を終了する。ま
た、合成すべき文書ファイルが、存在する場合（ステッ
プ;Y）次に進む。ここで、ページ番号情報が「連続」
モードを指定していれば（ステップ;Y）、合成順序の
最初の文書ファイルがRAM13のページ付け作業領域にロ
ードされる（ステップ）。この時点で、まずページ番
号Ｐの初期値としてＷの設定が行われる（ステップ
）。次に最初のページのページ番号ＰがＰ＋１に設定
され、このページにページ番号“1"が付けられる（ステ
ップ）。この作業が終了したら、次のページを認識す
るための情報（改ページマーク等のページ分割情報）が
存在するかどうかがチェックされる（ステップ）。ペ
ージ分割情報が存在する場合には（ステップ;Y）、次
のページについてのページ番号Ｐが、Ｐ＋１に設定され
る（ステップ）。以下同様にして、ページ分割情報が
存在しなくなるまでの間、１ページごとにページ番号が
１ずつ増加して設定されていく。

ページ分割情報が存在しない場合には（ステップ;
N）、Ｗにこの文書の最終ページ番号Ｐを設定し（ステ
ップ）、文書ファイルのデータの合成を行い、ステッ
プへもどって次に合成すべき文書ファイルが存在する
かどうかをチェックする。合成すべき文書ファイルがあ
れば（ステップ;Y）、合成される次の文書ファイルが
RAM13のページ付け作業領域にロードされる（ステップ
）。そして、同様にページ番号割り付けの作業が行わ
れ、ページ番号Ｐが１ずつ増加していく。直前に合成し
た文書ファイルの最終ページがＮページであれば、Ｎ＋
１ページから順次ページ付けが行われることになる。

このようにして、合成される文書が存在しなくなるまで
以上のような動作が繰り返される（ステップ〜）。
合成する文書の文書ファイルが存在しなくなったときに
は（ステップ;N）、ページ番号割り付けの作業が終了
する。

ところで、ベージ番号情報が「個別」モードを指定して
いれば（ステップ;N、ステップ;Y）、合成される文
書ファイルごとにページ番号が１ページから順に付けら
れることになる。この場合にも、まず第１の文書ファイ
ルの部分がRAM13のページ付け作業領域にロードされる
（ステップ）。そして、まずページ番号Ｐとして初期
値“0"の設定が行われる（ステップ）。次に最初のペ
ージのページ番号ＰがＰ＋１に設定され、この最初のペ
ージにページ番号“1"が付けられる（ステップ）。以
下「連続」モードの場合と同様にしてページ分割情報が
存在しなくなるまでの間、１ページごとにページ番号Ｐ
が１ずつ増加していく（ステップ、）。

ページ分割情報が存在しない場合には（ステップ;
N）、次に合成すべき文書ファイルが存在するかどうか
をチェックして（ステップ）、合成すべき文書ファイ
ルがあれば、その文書ファイルがRAM13のページ付け作
業領域にロードされる（ステップ）。この「個別」モ
ードの場合には、ページ番号Ｐとして再び初期値“0"の
設定が行われる（ステップ）。これは、文書ファイル
ごとに１ページ目からページ番号の割り付けを行うため
である。合成される文書ファイルが存在しなくなるまで
以上のような動作が繰り返される（ステップ〜）。
合成する文書ファイル部分が存在しなくなったときには
（ステップ;N）、ページ番号割り付けの作業が終了す
る。

最後にいずれのページ番号割り付けモードも指定されて
いない場合には（ステップ;N）、合成された文書ファ
イルにはページ番号を割り付けない処理が文書ファイル
ごとに行われる（ステップ）。

このようにしてページの割り付けられた文書ファイル
は、先に第３図において説明したように、１つに合成さ
れた状態で文書ファイル記憶部19に格納されることにな
る。格納されたこの文書ファイルは入力部15の操作によ
って個別に読み出され、ディスプレイ16に表示したり、
プリンタ17によってプリントアウトすることができる。
また、入力部15を用いて再編集することももちろん可能
である。

以上説明した実施例の文書管理装置では、もとの文書フ
ァイルも編集後の文書ファイルも、文書ファイル記憶部
19に格納したので、文書ファイルの合成を再度やり直す
ことも可能である。またページ番号の割り付け態度を幾
つか選択することができるようにしたので、プリントア
ウトされた場合の文書の形式について、様々な要求に対
応できる。

「発明の効果」 このように本発明によれば、複数の文書ファイルをその
レイアウト情報を変更することなくそのまま連結し、レ
イアウト情報が現われるごとにこれを基に次のレイアウ
ト情報までの間の文書データを処理している。このよう
にレイアウト情報を文書単位に取り扱っていないので、
たとえばネットワーク上で実質的に１つの文書を多人数
で分散処理しても、それぞれにレイアウト情報を付した
まま連結することで１つの文書ファイルに容易にまとめ
ることができ、作業の迅速化を達成することができる。

【図面の簡単な説明】

第１図から第４図は本発明の一実施例を説明するための
もので、このうち第１図は文書管理装置の回路構成の要
部を示すブロック図、第２図は文書ファイルの合成作業
の概要を合成の指定を中心に表わした流れ図、第３図は
文書ファイルの合成についてその詳細な流れを表わした
流れ図、第４図はページ番号の割り付け作業の詳細を表
わした流れ図、第５図は本発明の文書管理装置に好適な
分散型のネットワークシステムの一例を示すシステム構
成図である。 11……CPU（文書合成手段）、 13……RAM、 14……プログラム格納部、 15……入力部、 16……ディスプレイ、 17……プリンタ、 18……合成データ記憶部、 19……文書ファイル記憶部。

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】文書データの表示される書式を表わしたレ
   イアウト情報の付された複数の文書ファイルを格納する
   文書ファイル格納手段と、 この文書ファイル格納手段に格納された文書ファイルの
   うち連結すべき任意の数の文書ファイルおよびそれらの
   連結順序を設定する連結文書設定手段と、 この連結文書設定手段によって設定された文書ファイル
   を前記文書ファイル格納手段から読み出しそのレイアウ
   ト情報をそれぞれに付したまま設定された連結順序に従
   ってこれらの文書ファイルを１つに連結する文書ファイ
   ル連結手段と、 この文書ファイル連結手段によって連結された後の文書
   ファイルに含まれるレイアウト情報を基にそれぞれ次の
   レイアウト情報が現われるまでの間の文書データをその
   レイアウト情報の表わす書式に再配置する文書データ再
   配置手段と、 この文書データ再配置手段によって再配置された後の文
   書データを新たな文書ファイルとして格納する連結文書
   ファイル格納手段 とを具備することを特徴とする文書管理装置。
2. 【請求項２】前記文書ファイル連結手段は、連結した後
   の文書ファイルにページ番号を割り振ることを特徴とす
   る特許請求の範囲１記載の文書管理装置。