JPS63208157A - 文書管理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 「産業上の利用分野」 本発明は電子的に作成した文書の管理を行う文書管理装
置に係わり、詳細には文書を必要により合成して管理す
ることのできる文書管理装置に関する。

「従来の技術」 近年、計算機の利用形態は従来の集中型からネットワー
ク指向の分散型へと急速に移行する様子を示している。

へ 第５図は分散型のネットワークシステムの一例を表わし
たものである。このネットワークシステムでは、両端に
ターミネータ１．２を接続した同軸ケーブル等の通信ケ
ーブル３の各ノード４に、ワークステーション５や通信
サーバ６が接続されている。ここでワークステーション
５は、キーボード７やマウス８を用いて各種データを生
成することができる装置である。これらのワークステー
ジョン５で作成されたデータは、通信サーバ６によって
図示しない電話回線を通じて他のネットワークシステム
に送信することもできる。また、その逆も可能である。

通信サーバ６はさらに、ホストコンピュータ９とも接続
可能で、ホストコンピュータ９から供給される各種デー
タの利用を可能とする。

このようなシステム等で利用されるワークステーション
５は、オフィスコンピュータやワードプロセッサにより
構成される。ワークステーション５では各種データの作
成を行うが、この中で文書データはその反復利用性が高
く、また複数のワークステーションや複数の人の間で共
通して利用されることが多い。

特に最近のように、各人が自分の机の上にオフィスコン
ピュータやワードプロセッサを所有できるようになると
、１つのテーマを定め、各人が分担して文書の作成作業
を行うこともある。

−例としては、ある製品についてサービスマニュアルを
、その製品の開発を担当したグループの各人が分担して
作成するような場合を挙げることができる。この例の場
合では、まず各人の分担して記述する分野が定められ、
その後はそれぞれ自己の机上でワードプロセッサ等を操
作して持ち分の文書を作成する。これらの文書は会議の
たびに持ち寄られ、１つに合体した最終的な文書として
の調整が行われる。最終的にサービスマニュアルとして
１つの文書が完成した後も、製品の改良等に伴ってこれ
らは逐次担当者レベルで手を加えられることになる。

「発明が解決しようとする問題点」 さて、従来のワードプロセッサ等の文書管理装置でも、
その多くは、文書同士を結合する機能を持っている。従
って従来の装置でも、各人の作成した文書をもとにして
サービスマニュアル等の１つの統一的な文書を作成する
ことは可能である。

ところが文書ファイルが持つレイアウト情報は通常１つ
に限定されているために、異なるレイアウト情報を持つ
文書は合成できないか、もしくはいずれかの文書のレイ
アウト情報の変更が余儀なくされており、同一文書中に
折り込み図等の特殊なレイアウト情報を含む文書を結合
することはできず、それぞれ別々に作成・更新・管理し
なければならなかった。

なお、ここでレイアウト情報とは、一般にワードプロセ
ッサ等で文書を作成する場合に、最初の準備作業で設定
される書式に相当する情報である。

具体的には用紙サイズや、１ページの行数、行内文字数
、上下の余白、ページ番号割り付け、ページ見出し等に
関する情報である。このレイアウト情報は、例えば文書
ファイルのヘッダ部分にコード化されて付加され、文書
ファイルと共に記憶装置に格納される。

すなわち、従来ではレイアウト情報が同じ文書のページ
だけをまとめて１つの文書ファイルとし、プリントアウ
トするごとに、別々に作成・プリントアウトされた特殊
なレイアウト情報のページの差し込みを行うといった面
倒な作業を必要とした。

そこで本発明の目的は、レイアウト情報を変更すること
なく文書を合成することができる文書管理装置を提供す
ることにある。また、本発明の他の目的は、必要な場合
にページ管理を文書全体としてもまた個々の文書単位で
も行うことのできる文書管理装置を提供することにある
。

「問題点を解決するための手段」 本発明の文書管理装置は、それぞれレイアウト情報の異
なる複数の文書を記憶した文書ファイル記憶部と、この
文書ファイル記憶部に格納された複数の文書ファイルを
読み出し、各文書ファイルごとにそのレイアウト情報を
付したまま連結して１つの文書ファイルを合成し、その
合成後の文書ファイルを文書ファイル記憶部に格納する
文書合成手段とを有することを特徴とするものである。

「作用」 本発明の装置では、電子的に作成された複数の文書ファ
イルについて、これらを、それぞれに備えられているレ
イアウト情報を付したまま連結する。そして、これによ
り新たな文書ファイルを合成する。この文書ファイルは
、複数のレイアウト情報を含み、その処理にあたっては
、文書ごとに、それぞれの文書ファイルのために設けら
れたレイアウト情報を使用する。

「実施例」 以下実施例につき本発明を詳細にする。

第１図は本発明の文書管理装置の一実施例を示し、その
回路構成の要部を表わしたブロック図である。

この文書管理装置は、ＣＰＵ　（中央処理装置）１１を
搭載している。ＣＰＵＩＩは、バス１２によって装置の
各部と接続されている。このうちＲＡＭ　１３は、各種
データを一時的に格納するためのランダム・アクセス・
メモリである。プログラム格納部１４は、この文書管理
装置の各種動作を行わせるためのプログラムを格納した
メモリである。入力部１５は、キーボードやマウスによ
って構成されており、各種データやコマンドを入力する
ようになっている。ここでマウスはボインティング・デ
バイスの一種で、これを机上で移動させることにより所
望の位置にカーソルを動かすことができる装置である。

マウスには２つのボタンが配置されており、これらを押
す（クリックする）ことにより、各種の指示を行うこと
ができる。

ディスプレイ１６は、合成した文書名や文書の内容を画
面表示するためのＣＲＴ　（ブラウン管ディスプレイ）
等の装置である。プリンタ１７は、例えばレーザプリン
タ等のような、合成された文書を用紙にプリントアウト
するための装置である。

合成データ記憶部１８は、合成された文書の名前やこの
文書の内容を、ディスプレイ１６やプリン）１７で表示
する際のレイアウト等を一時的に記憶する作業用のメモ
リである。文書ファイル記憶部１９は、文書ファイルを
格納するためのメモリである。この装置を構成する各種
記憶部は、それぞれ独立した記憶媒体で構成されている
必要はな（、例えば文書管理装置にディスク装置を使用
した場合には、その記憶領域を分割してそれらの記憶部
に割り当てることができる。

第２図は以上のような構成の文書管理装置における文書
ファイルの合成手順を説明するためのフローチャートで
ある。

オペレータは、文書ファイル記憶部１９（第１図）に記
憶されている文書ファイルのうち、合成を行おうとする
文書ファイルを任意の数だけ指定しく第２図ステップ■
）、入力部１５のキーボード上の所定のファンクション
キーを押す（ステップ■）。このファンクションキーが
文書ファイルの合成を亨旨定するファイル合成キーであ
れば（ステップ■、Ｙ）、ＣＰＵ１ｌは文書管理装置を
合成モードに設定する。ディスプレイ１６の表示部分に
は、この時点で“合成モードという表示が行われる（ス
テップ■）。ここで、文書ファイル記憶部１９に記憶さ
れている文書ファイルは、それぞれまちまちなレイアウ
ト情報を持つものとする。

なお、入力部１５にマウスが備えられている場合には、
これを操作してディスプレイ１６に各種コマンド（命令
）のメニューを表示させ、この中から文書ファイルの合
成モードを指定するようにしてもよい。

文書ファイルの合成を指定するキー以外のキーが押され
た場合にはくステップ■；Ｙ）、その押されたキーに対
応するモードが設定され、そのモードの作業が行われる
ことになる（ステップ■）。

文書管理装置が合成モードに設定されたら、オペレータ
はキーボードを操作して文書ファイルの合成順序を指定
する（ステップ■）。また同時にオペレータは、合成後
の文書ファイルについてそれらのページ番号割り付けの
態様をも指定する。

この指定は「連続」、「個別」の２種類である。

ここで、「連続」とは、合成された文書ファイルに先頭
ページから最終ページまで連続したページ番号を付すよ
うな態様をいう。「個別」とは、合成前の文書ファイル
ごとにそれらの文書の先頭ページからページ番号を個別
に付すような態様をいう。これらについては、後で具体
的に説明する。

人力部１５のキーボードの終了キーが押されるまでは、
合成順序およびページ付けの態様の変更は可能である。

そして、終了キーが押された時点で（ステップ■；Ｙ）
、ＣＰＵＩＩは入力された合成順序が論理的に正しいか
どうかの判別を行う（ステップ■）。例えば合成順序の
中に未指定の文書ファイルを含めたような場合、論理的
な誤りがあるとして合成順序の再入力が要求される（ス
テップ■；Ｎ、ステップ■）。論理的に正しければその
合成順序右よびページ番号割り付けの態様に関するデー
タを、合成データ記憶部１８の該当する記憶領域に登録
しくステップ■）、指定された文書ファイルの合成順序
のデータの一覧表がディスプレイ１６上に表示される（
ステップ＠）。

この時点で文書管理装置は、指示された態様で文書ファ
イルの合成作業を行い、合成された文書ファイルを文書
ファイル記憶部１９に格納する（ステップ０）。なお、
この場合、各文書ファイルはそのレイアウト情報を付し
たまま合成順序に従って連結される。この後ディスプレ
イ上の“合成モードという表示がオフとなる（ステップ
■）。

第３図は、第２図のステップ０で示した文書ファイルの
合成作業の詳細を表わしたものである。

ＣＰＵＩＩはまず文書ファイルの合成に先立って、合成
データ記憶部１８に登録されている合成順序等のデータ
を調べ、文書ファイル記憶部１９に格納されているその
合成順序の先頭の文書ファイルを読み出して、ＲＡＭ１
３に転送する（第３図ステップ■）。さらに、合成デー
タ記憶部１８に登録されている合成順序等のデータを調
べ、まだ合成すべき文書ファイルが存在する場合には（
ステップ■；Ｙ）、次に合成すべき文書ファイルのデー
タを文書ファイル記憶部１９から読み出し、これをＲＡ
Ｍ１３の別の記憶領域に書き込む（ステップ■）。

そして、これらの文書ファイルについてそれぞれレイア
ウト中に、ページ番号割り付けのためのページ番号情報
が付加され（ステップ■）、もとの文書ファイルのレイ
アウト情報を保持したまま、文書ファイルの合成作業が
行われる（ステップ■）。

この文書管理装置では、レイアウト情報は、その文書フ
ァイルに１つだけ存在する固有のものではなく、ページ
分割情報（次ページを認識するための情報）等のように
、文書データ中にページごとに挿入されるような特殊デ
ータの１つとして取り扱われ、１つの文書ファイル中の
任意の個所に２以上のレイアウト情報を持つことができ
る。従って、異なるレイアウト情報を持つ文書でもその
まま合成できるわけである。もちろん、各ページに１つ
ずつレイアウト情報を持つ必要はなく、そのページにレ
イアウト情報がなければ、前ページを参照してそのペー
ジのレイアウトがなされる。

再び第３図にもどって、次の合成すべき文書が存在する
場合には、同様の作業で文書ファイルの合成が行われる
（ステップ■〜ステップ■）。以下同様にして、複数の
文書ファイルが連結され合成される。

このようにして文書ファイルの合成を行うための作業が
全て終了したら（ステップ■；Ｎ）、文書ファイル中の
幾つかのレイアウト情報に基づいて文書データの再配置
が行われる（ステップ■）。

すなわち、この実施例では、文書のレイアウト情報を印
刷や表示のときに処理するのではなく、設定されたレイ
アウト情報に基づいて、あらかじめ文書データを処理し
、文書ファイルとして保存しておく。この後、ＲＡＭ１
３に格納された合成後の文書ファイルのデータが、文書
ファイル記憶部１９内に、新たな文書ファイルとして格
納される（ステップ■）。

次に第３図のステップ■で説明したページ番号割り付け
の作業を第４図を用いて詳しく説明する。

ページ番号の割り付けは、文書データの合成の前に行う
。まず、文書ファイルについてのページ番号情報がＲＡ
Ｍ１３に入力される（ステップ■）。

次に、作業変数Ｗを初期値“０”に設定する（ステップ
■）。続いて、合成データ記憶部１８のデータを調べ合
成すべき文書ファイルが存在しない場合（ステップ■；
Ｎ）、作業を終了する。また、合成すべ□き文書ファイ
ルが、存在する場合（ステップ■；Ｙ）次に進む。ここ
で、ページ番号情報が「連続」モードを指定していれば
（ステップ■；Ｙ）、合成順序の最初の文書ファイルが
ＲＡＭ１３のページ付は作業領域にロードされる（ステ
ップ■）。この時点で、まずページ番号Ｐの初期値とし
てＷの設定が行われる（ステップ■）。次に最初のペー
ジのページ番号Ｐがｐ＋１に設定され、このページにペ
ージ番号“１”が付けられる（ステップ■）。この作業
が終了したら、次のページを認識するための情報（改ペ
ージマーク等のページ分割情報）が存在するかどうかが
チェックされる（ステップ■）。ページ分割情報が存在
する場合にはくステップ■；Ｙ）、次のページについて
のページ番号Ｐが、Ｐ＋１に設定される（ステップ■）
。以下同様にして、ページ分割情報が存在しなくなるま
での間、１ページごとにページ番号が１ずつ増加して設
定されていく。

ページ分割情報が存在しない場合には（ステップ■；Ｎ
）、Ｗにこの文書の最終ページ番号Ｐを設定しくステッ
プ■）、文書ファイルのデータの合成を行い、ステップ
■へもどって次に合成すべき文書ファイルが存在するか
どうかをチェックする。合成すべき文書ファイルがあれ
ば（ステップ■；Ｙ）、合成される次の文書ファイルが
ＲＡＭ１３のページ付は作業領域にロードされる（ステ
ップ■）。そして、同様にページ番号割り付けの作業が
行われ、ページ番号Ｐが１ずつ増加していく。直前に合
成した文書ファイルの最終ページがＮページであれば、
Ｎ＋１ページから順次ページ付けが行われることになる
。

このようにして、合成される文書が存在しなくなるまで
以上のような動作が繰り返される（ステップ■〜０）。

合成する文書の文書ファイルが存在しなくなったときに
は（ステップ■；Ｎ）、ページ番号割り付けの作業途終
了する。

ところで、ページ番号情報が「個別」モードを指定して
いれば（ステップ■；Ｎ１ステップ０；Ｙ）、合成され
る文書ファイルごとにページ番号が１ページから順に付
けられることになる。この場合にも、まず第１の文書フ
ァイルの部分がＲＡＭ１３のページ付は作業領域にロー
ドされる（ステップ０）。そして、まずページ番号Ｐと
して初期値“０”の設定が行われる（ステップ０）。

次に最初のページのページ番号ＰがＰ＋１に設定され、
この最初のページにページ番号“１″が付けられる（ス
テップ■）。以下「連続」モードの場−合と同様にして
ページ分割情報が存在しなくなるまでの間、１ページご
とにページ番号Ｐが１ずつ増加していく（ステップ［相
］、■）。

ページ分割情報が存在しない場合には（ステップ０；Ｎ
）、次に合成すべき文書ファイルが存在するかどうかを
チェックして（ステップ■）、合成すべき文書ファイル
があれば、その文書ファイルがＲＡＭ１３のページ付は
作業領域にロードされる（ステップ０）。この「個別」
モードの場合には、ページ番号Ｐとして再び初期値″０
”の設定が行われる（ステップ０）。これは、文書ファ
イルごとに１ページ目からページ番号の割り付けを行う
ためである。合成される文書ファイルが存在しなくなる
まで以上のような動作が繰り返される（ステップ■〜■
）。合成する文書ファイル部分が存在しなくなったとき
には（ステップ■；Ｎ）、ページ番号割り付けの作業が
終了する。

最後にいずれのページ番号割り付はモードも指定されて
いない場合には（ステップ■；Ｎ）、合成された文書フ
ァイルにはページ番号を割り付けない処理が文書ファイ
ルごとに行われる（ステップ０）。

このようにしてページの割り付けられた文書ファイルは
、先に第３図において説明したように、１つに合成され
た状態で文書ファイル記憶部１９に格納されることにな
る。格納されたこの文書ファイルは入力部１５の操作に
よって個別に読み出され、ディスプレイ１６に表示した
り、プリンタ１７によってプリントアウトすることがで
きる。

また、入力部１５を用いて再編集することももちろん可
能である。

以上説明した実施例の文書管理装置では、もとの文書フ
ァイルも編集後の文書ファイルも、文書ファイル記憶部
１９に格納したので、文書ファイルの合成を再度やり直
すことも可能である。またページ番号の割り付けの態様
を幾つか選択することができるようにしたので、プリン
トアウトされた場合の文書の形式について、様々な要求
に対応できる。

「発明の効果」 このように本発明によれば、複数の文書ファイルをその
レイアウト情報を変更することなくそのまま合成するの
で、例えばネットワーク上で実質的に１つの文書を多人
数で分散処理することが容易にでき、作業の迅速化を達
成することができる。

【図面の簡単な説明】

第１図から第４図は本発明の一実施例を説明するための
もので、このうち第１図は文書管理装置の回路構成の要
部を示すブロック図、第２図は文書ファイルの合成作業
の概要を合成の指定を中心に表わした流れ図、第３図は
文書ファイルの合成についてその詳細な流れを表わした
流れ図、第４図はページ番号の割り付は作業の詳細を表
わした流れ図、第５図は本発明の文書管理装置に好適な
分散型のネットワークシステムの一例を示すシステム構
成図である。 １１・・・・・・ｃｐｕ　＜文書合成手段）、１３・・
・・・・ＲＡＭ。 １４・・・・・・プログラム格納部、 １５・・・・・・入力部、 １６・・・・・・ディスプレイ、 １７・・・・・・プリンタ、 １８・・・・・・合成データ記憶部、 １９・・・・・・文書ファイル記憶部。 出　　願　　人 富士ゼロックス株式会社 代　　理　　人

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 １、それぞれレイアウト情報の異なる複数の文書を記憶
   した文書ファイル記憶部と、この文書ファイル記憶部に
   格納された前記複数の文書ファイルを読み出し、各文書
   ファイルごとにそのレイアウト情報を付したまま連結し
   て１つの文書ファイルを合成し、その合成後の文書ファ
   イルを前記文書ファイル記憶部に格納する文書合成手段
   とを有することを特徴とする文書管理装置。 ２、前記文書合成手段は、複数の文書ファイルの合成順
   序を指定できることを特徴とする特許請求の範囲第１項
   記載の文書管理装置。 ３、前記文書合成手段は、合成しようとする文書をその
   前の文書に対して改丁・改頁できる特徴とすることを特
   許請求の範囲第１項記載の文書管理装置。 ４、前記文書合成手段は、合成した文書を連結したペー
   ジ番号に割り振ることを特徴とする特許請求の範囲第１
   項記載の文書管理装置。