JPH06282482A - 文書管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 情報表示に際し自在に拡大可能な画面表示を
実現し、もって共通情報を統一化し、書式の標準化、記
載内容の均質化、重複情報の削除等を行い情報整理、業
務のスリム化を図る。 【構成】 複数のテーブルから構成されたデータベース
１と、表示画面または印刷領域内に対し任意の矩形の領
域を指定し、かつ該矩形領域内に表示される情報の属性
を規定して同一画面、印刷領域内に複数種類の情報を入
出力させるフォーマット２と、フォーマット２に基づき
画面または印刷手段との間でデータの入出力を行う入出
力制御部５と、データベース１からの矩形領域の属性に
対応する必要情報の引き出し及びフォーマット２に対す
るデータベース１からのデータ付与処理を記述した知識
ベース３と、知識ベース３に基づく処理を順次実行し、
矩形領域にデータベース１から引き出したデータを入出
力する知識ベース管理制御部４とを備える。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、技術・営業等の一般業
務上の文書の管理方法に関し、特に、各地に点在する本
社や研究所、工場等を結んだ企業内統合通信網（ＬＡ
Ｎ，ＷＡＮ）の個別のワークステーションに接続された
複数の端末機器間で送受信されている一般業務上の回覧
文書データを、電子メール機能を用いて管理するシステ
ムに関するものである。

【０００２】

【従来の技術】従来、業務上のデータのやり取りには、
情報の授受を効率よくする目的で、本社等に汎用ホスト
コンピュータを設置し、複数の端末コンピュータやその
周辺機器を有するコンピュータシステムを各地事業所や
本社にそれぞれ配置し、その間を通信回線で接続して行
う方法が多く用いられていた。このようなシステムの下
で、経理事務、人事管理、商品の企画、開発及び製造の
各段階で作成される文書は多種多様な（経理伝票、人事
管理資料、技術報告書、複写文献、各種申請書等）様式
で作成されている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、従来の
システムでは次のような欠点が指摘されていた。 通常のデータベースシステムではフィールドのレイア
ウト等はデータベースシステム毎に定義する必要がある
ため、多種多様な文書を扱うには各々の文書に対応した
システムを構成しなければならず、その構築に多くの労
力を必要とすると共に、検索等に際しても複数のシステ
ムを対象としなければならず利用が困難であった。 文字情報以外にイメージ，ベクトル，表等の形式の情
報が存在し、これらを文字と同様に扱いたいというニー
ズが強いが、従来のシステムではそれぞれの管理方式が
異なり、共通に扱うことが難しかった。 イメージ等の膨大な情報を管理するシステムとして光
ファイルシステム等が提供されているが、記録されてい
る情報を細かく管理することができず、所望の情報を取
り出すのが容易でなかった。 同じ項目のデータをいくつも繰り返して表示する
「表」のようなデータではデータの数が不定であるた
め、表を表示する領域を固定的にとる従来の方法では、
項目が多い場合にはデータが表示できない場合があった
り、項目が少ない場合には空白の無駄な表示領域が残っ
たりする場合もあった。 文書に含まれる項目のレイアウトを細かく、かつ容易
に設定できる手法が存在しなかった。

【０００４】本発明は、上記課題を解決するためになさ
れたものであり、次のような点を目的としている。 多種多様な文書を共通のシステムによって処理できる
ようにする。 文字，イメージ，ベクトル，表等の異なる形式の情報
を共通に処理することができるようにする。すなわち、
これらを混在した状態の書類として、表示，入力，編
集，印刷等を容易に行えるようにする。 膨大な量の情報から所望の情報を容易に取り出せるよ
うにする。 データの数が不定の表の表示・印刷を、データ数に応
じて表示・印刷できるようにする。 文書中の項目のレイアウトを自在に設定できるように
する。

【０００５】

【課題を解決するための手段】上記の課題を解決するた
めに本発明の文書管理システムは、複数のテーブルから
構成されたデータベースと、表示画面、または印刷手段
において情報を表示、印刷する際における当該画面また
は印刷領域内に対し任意の矩形の領域を指定し、かつ該
矩形領域内に表示される情報の属性を規定して同一画面
または同一印刷領域内に複数種類の情報を入出力させる
フォーマットと、上記フォーマットに基づき画面または
印刷手段との間でデータの入出力を行う入出力制御部
と、上記データベースからの上記矩形領域の属性に対応
する必要情報の引き出し及び上記フォーマットに対する
上記データベースからのデータ付与処理を記述した知識
ベースと、上記知識ベースに基づく処理を順次実行し、
上記矩形領域に上記データベースから引き出した上記デ
ータを入出力する知識ベース管理制御部とを備える構成
としている。

【０００６】

【実施例】以下、本発明の実施例について図面を参照し
て説明する。図１は、本発明に係る実施例のシステム構
成を示すブロック図、図２は、本発明において、情報の
画面表示、入力及び印刷を行う際に任意の領域を指定し
てデータ入出力様式を定めるフォーマット（以下フォー
ムと称す）内のあるグループフィールドの構成を示す図
である。本システムは、図１（ａ）に示すように、デー
タベース１と、フォーム２と、知識ベース３及び知識ベ
ース実行制御部４と、これらを関連付けて制御する入出
力制御部５とから構成されている。なお、図１（ａ）は
１つのコンピュータ（サーバマシン）の構成を示したも
のであり、このようなサーバマシンは図１（ｂ）にＡ、
Ｂ、Ｃとして示すようにワイドエリアネットワーク（Ｗ
ＡＮ）により互いに接続が可能となっている。また、各
サーバマシンＡ、Ｂ、Ｃにはローカルエリアネットワー
ク（ＬＡＮ）を介して複数の端末が接続される。一方、
本発明は、フォーム２内にいくつかのフィールドを設
け、その各々に、単一で配置されるデータフィールド
と、複数のデータフィールドをまとめるグループフィー
ルドを配し、そのグループフィールドの下にもさらにデ
ータフィールドやグループフィールドを配するという階
層的な構成をとることにより、同一画面上に、データベ
ースから取出した種々の情報をその情報の量に制限され
ることなく一括して表示させるものである。

【０００７】即ち、本発明においては、図２（ａ）に示
すように、あるグループフィールドＧ０内にデータフィ
ールドＤ１、Ｄ２及びデータフィールドＤ４、Ｄ５、Ｄ
６からなるグループフィールドＧ３が配されるような構
成となっており、これを系統的に示したものが図２
（ｂ）である。この図２（ｂ）より明らかなように本発
明ではフィールドを階層的に構成して、その内部を自由
に伸長できるようにしている。

【０００８】さらに具体的に本発明について説明する。
本システムでは得たい画面表示、印刷様式に対応してフ
ォームを必要な数だけ定義することになるが、図３
（ａ）は、本発明に係る実施例のひとつのフォーム定義
を示す図、図３（ｂ）は、その構成を示す図である。本
実施例においては、このフォームに基づいて同一画面上
に種々の情報が伸縮自在に表示される。図３（ａ）に示
すように、フォーム２には、画面上でそこに表示すべき
種々の文書データをどのような位置，サイズ，属性で扱
うかが定義されている。また、図３（ｂ）からわかるよ
うに、各フィールドは、先述のようにグループフィール
ド（Ｇ）と、データフィールド（Ｄ）とからなる階層構
造となっている。このことは、あるフィールド内に、ま
た別のフィールドが、そしてその中にもまたフィールド
が、というようにフォームを上位から下位へいわゆる
「入れ子」状態にいくつかのフィールドに細かく分割し
て定義できることを意味しており、これによって複合的
に情報を取入れることが可能となる。

【０００９】本実施例においては、フォーム２内に１２
個のフィールドを設けることを想定している。そして、
各フィールドにはそのフィールドを特定するフィールド
番号を付与する。即ち、フォーム２は、フィールド番号
０（以下Ｆ０と略す。その他Ｆ１等も同様。）から始ま
るＦ０〜Ｆ１２の１２個のフィールドから構成されてい
ることになる。そして、それらが図３（ｂ）に示すよう
な階層構造となっている。なお、各フィールドの画面内
におけるレイアウト及び各々のフィールド内のデータ属
性もフィールド番号に対応してフォーム２内に規定され
ている。

【００１０】ここで、まずＦ０の下には定形フォームを
管理するグループフィールドＦ１と非定形フォームを管
理するグループフィールドＦ２が配されている。そし
て、このグループフィールドＦ１には、５個のデータフ
ィールドＦ３〜Ｆ７と、１個のグループフィールドＦ８
が配されている。さらに、グループフィールドＦ８の下
には２個のデータフィールドＦ９、Ｆ１０と、データフ
ィールドＦ１２を持つグループフィールドＦ１１が配さ
れる。従って、画面上においては、図３（ａ）に示す様
にＦ０の大枠の中に、独立したフィールドとしてＦ３〜
Ｆ７が存在し、さらにＦ９、Ｆ１０、Ｆ１１の３つのフ
ィールドを有するＦ８及びＦ１１の中にＦ１２が存在す
る画面構成となる。

【００１１】この場合、各データフィールドは任意の内
容のフィールドすることができるが、本実施例において
は、Ｆ３、Ｆ５〜Ｆ７は見出しフィールドとして定義さ
れ、フォーム作成時に見出し文字列「文書名」、「Ｖｅ
ｒ」、「改訂ページ」、「改訂理由」が設定されてい
る。

【００１２】一方、他のフィールドにはＦ３等の見出し
に合ったデータをデータベース１から呼出して表示す
る。この動作を司るのが知識ベース３及び知識ベース実
行制御部４である。ここで知識ベース３は、フォーム毎
に作成されており、そこにはフォームの検索と出力、及
びデータベースの検索及び該当データを対応するフィー
ルドへ出力する手続が記述されている。従って、利用者
の指示により、入出力制御部５、知識ベース実行制御部
４が動作して知識ベース３の記述に基づきフォーム２、
データベース１から所定の画面を表示する。

【００１３】図４は、本システムにおける画面表示の一
例である。本表示は、知識ベース３内の記述に基づき、
知識ベース実行制御部４によりデータベース１を検索し
て該当データを引き出して表示したものである。なお、
理解を助けるため表示画面中にフィールド番号を特に付
して示している。図４において、先述のようにＦ３、Ｆ
５〜Ｆ７についてはフォーム作成時から付された所定の
見出しが表示される。そして、Ｆ４、Ｆ８、Ｆ９〜Ｆ１
２にはデータベース１から引き出されたデータが表示さ
れる。この処理の様子を示したのが図５である。

【００１４】ここで、本実施例においては、データベー
スには、フォームテーブル１１及び、テーブル（Ａ）１
２、テーブル（Ｂ）１３、テーブル（Ｃ）１４の４つの
テーブルが格納されている。フォームデータはデータベ
ース１内に格納しても、別にファイル型式で保管してお
いてもよいが、本実施例では、フォームデータはデータ
ベース１内に格納している。従って、データベース１か
ら取出したフォームデータが図１（ａ）のフォーム２に
相当することになる。この場合、フォームテーブル１１
は、各フォーム毎に付与される個別のＩＤ番号とフォー
ムデータとの関係を規定したテーブルである。また、テ
ーブル（Ａ）１２は文書毎に付与される文書ＩＤと文書
名との関係を、テーブル（Ｂ）１３は文書ＩＤと文書が
改訂される毎に改訂後の文章に付されて行く文書バージ
ョン及び改訂理由との関係を、そしてテーブル（Ｃ）１
４は文書ＩＤと文書バージョン及びページとの関係を規
定したテーブルである。

【００１５】本実施例においては、このようなテーブル
から、次のような処理によってデータが引き出され、表
示される。本実施例では、知識ベース３には、当該画面
を表示させるため、以下のような処理が記述されてい
る。 フォームデータ出力のためのフォームテーブル１１の
検索と出力。 Ｆ４への文書名出力のためのテーブル（Ａ）１２の検
索及び出力。 グループフィールドＦ８内のＦ９、Ｆ１０への改訂デ
ータ出力のためのテーブルＢ（１３）の検索及び出力。 グループフィールドＦ８．１行目中のグループフィー
ルドＦ１１内に設定されたＦ１２へのページデータ出力
のためのテーブル（Ｃ）１４の検索及び出力。 グループフィールドＦ８．２行目中のグループフィー
ルドＦ１１内に設定されたＦ１２へのページデータ出力
のためのテーブル（Ｃ）１４の検索及び出力。

【００１６】従って、知識ベース実行制御部４は、まず
Ｆ０に関する処理として、フォームテーブル１１を検索
して利用者の要求する画面に応じたフォームデータをフ
ォームＩＤと対応させてデータベース１から引き出す。
また、Ｆ４にあってはテーブル（Ａ）１２から文書名
を、Ｆ８及びその下位のＦ９〜Ｆ１２にあってはテーブ
ル（Ｂ）１３、テーブル（Ｃ）１４から改訂データやペ
ージデータを引き出す。即ち、例えば文書ＩＤが「２０
１１」のものについて図４のような画面を表示させるに
際しては、まずフォームテーブル１１からは、レイアウ
トや見出し等のフォームデータが引き出され、画面全体
の構成が決定される。そして、テーブル（Ａ）１２から
はＦ４に対して、文書ＩＤ「２０１１」に対応する「文
書名−Ａ」が、テーブル（Ｂ）１３からはＦ９、Ｆ１０
に対してＶｅｒ「１」は「新規」、Ｖｅｒ「２」は「規
格変更」が、テーブル（Ｃ）１４からは、Ｆ１１、Ｆ１
２に対して「全ページ」「Ａページ」等が出力される。
これによって「文書名−Ａ」の文書については、まず
「Ｖｅｒ．１」で「全ページ」が「新規作成」され、そ
の後「Ｖｅｒ．２」において「Ａページ」、「Ｃペー
ジ」、「Ｘページ」が規格変更のため改訂されたことを
示す図４のような画面が構成されて入出力制御部５に送
られ、各種出力機器を介して利用者に供されることにな
る。

【００１７】なお本実施例においては、Ｆ８において表
の属性が指定されており、このため表示は表形式に表わ
されることになる。また、この場合、Ｆ８よりも下位の
フィールドにも表の属性を指定でき、本実施例でもその
ように指定していることから、Ｆ１１の表示も表形式と
なって表われる。このように、本発明においてはデータ
の数によらず、そのデータの数の分だけ表示部分を自動
的に拡大して表示がなされる。この場合、Ｆ１１のフィ
ールドではＦ１２のデータが複数個あるときに、次行へ
と表が拡大される。なお、表の拡大とは別に、その他の
フィールド、例えばＦ１０において改訂理由の文字数が
多く一行に収まらない場合には、図４（ｂ）に示すよう
に表示・印刷領域が下方に拡大する。

【００１８】一方、本実施例においては、データベース
内のテーブルに書き込まれたデータを更新することもで
きる。次にその場合の処理について説明する。図６は、
その処理の様子を示す図である。この場合、知識ベース
３にはデータ更新用の記述が別途なされており、これに
は以下のような処理が記されている。 文書名変更等によるＦ４出力データ変更のためのテー
ブル（Ａ）１２内のデータの入力及び更新。 改訂データの変更等によるＦ９、Ｆ１０出力データ変
更のためのテーブル（Ｂ）１３内のデータの入力及び更
新。 ページデータの変更等によるＦ１２出力データ変更の
ためのテーブル（Ｃ）１４内のデータの入力及び更新。

【００１９】従って、利用者が、テーブル内のデータを
更新したい場合には、まず目的の画面を入力端末上に表
示させ、その画面上に更新したい内容を入力した後、更
新用の知識ベース内の記述を呼び出す操作を行う。これ
により、入出力制御部５及び知識ベース実行制御部４に
よって、更新用の知識ベースの記述に基づき、画面上で
入力した内容に従ってテーブル内データが自動的に更新
されることになる。

【００２０】次に、イメージや図形を混在させた文書の
場合の処理について説明する。図７、図８はその一例を
示したものであり、それぞれ（ａ）は画面表示、（ｂ）
は画面定義、（ｃ）はフォーム定義、（ｄ）は入出力制
御部の機能をそれぞれ示している。この場合、各フィー
ルドには表示させる対象に応じた属性が定義されてお
り、データを表示する際、入出力制御部５は通信制御部
２１に送られてきたデータをその属性に基づいて対応す
る制御部で処理する。即ち、フォームデータであればフ
ォーム制御部２２で、文字データであれば文字属性制御
部２３で、ＣＡＤデータであればＣＡＤ属性制御部２４
で、イメージデータであればイメージ属性制御部２５
で、見出しについては見出し属性制御部２６で処理が行
われる。本実施例においては、このような処理によっ
て、イメージや図形が混在した文書を、データの属性に
応じて表示・印刷ができるようになっている。なお、図
８の場合には、さらに表属性制御部２７が加わることに
よって、各項目の属性によらず（文字でもＣＡＤでもイ
メージでも）表処理ができるようになっている。

【００２１】従って、画面上でのデータ操作は、その属
性によって、対応する各制御部で処理されることにな
り、例えば文字属性フィールド内におけるデータ操作は
文字属性制御部２３によって行われ、それにより文字属
性フィールド内にキーボードから入力された文字の表示
などが行われる。また、ＣＡＤ属性フィールド内におけ
るデータ操作はＣＡＤ属性制御部２４によって行われ、
それにより図形の挿画入力処理が行われる。さらに、イ
メージ属性フィールド内におけるデータ操作はイメージ
属性制御部２５によって行われ、それによりイメージス
キャナー等からのイメージデータの取込みが行われる。

【００２２】一方、データ更新時においても表示時と同
様にフィールド属性に応じて各々の制御部でデータが処
理される。例えば、文字属性であれば文字コードの変換
などが、イメージ属性であればデータの圧縮などが行わ
れることになる。なお、この場合においても、データベ
ース１からのデータ取出しやデータベース１への保存処
理は前例と同様知識ベース３のデータを用いて知識ベー
ス実行制御部４によって行われる。

【００２３】

【発明の効果】以上説明したように本発明による文書管
理システムによれば、入出力制御部、知識ベース実行制
御部を全ての文書に共通な処理部とし、フォームと、そ
のフォームにデータベースよりデータを与える知識ベー
スとを各文書固有の情報として設けたことにより、共通
なシステムを使って同一画面上に種々の情報を表示する
ことができるという効果がある。従って、どのような文
章でも共通のシステムで表示・印刷、入力が可能とな
り、システム構築の手間を大幅に削減でき、共通の操作
で取扱いが可能となる。また、入出力制御部のみを持っ
た端末装置をＬＡＮやＷＡＮにおいてサーバマシン（１
台以上何台でも可）に接続し、必要部門に配置すること
により、同一文書を同時に参照することも可能となり、
さらに、いくつもの部門の情報検索も可能となるため、
業務文書について担当者が共通の認識を持つこととな
り、その全体的レベルアップをも図られるという効果も
ある。

【００２２】加えて、フォームを階層構造として、これ
を知識ベースにより一画面中に表示できるようにしたこ
とにより、複数の同じ項目の組合せからなるデータ群を
画面上においてその表示スペースを自在に伸長させて表
示させることができるという効果もある。従って、件数
が一定に定まらないような表形式のデータでも何ら特別
な処理を行うことなく同一のフォーム、知識ベースで取
り扱うことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明に係る実施例のシステム構成を示すブロ
ック図であり、（ａ）は１つのコンピュータ（サーバマ
シン）の構成を示した図、（ｂ）はＷＡＮにより各サー
バマシンを接続し、さらにＬＡＮを介して複数の端末が
接続される様子を示す図である。

【図２】フォーム内のグループフィールドの構成を示す
図である。

【図３】（ａ）は、フォーム定義を示す図であり、
（ｂ）は、フォーム構造を示す図である。

【図４】（ａ）は画面表示の一例を示す図であり、
（ｂ）は（ａ）の画面上で表示領域が下方に拡大した場
合の様子を示す図である。

【図５】知識ベースに基づく画面表示処理の様子を示す
図である。

【図６】知識ベースに基づくデータ更新処理の様子を示
す図である。

【図７】イメージや図形を混在させた文書の例を示す図
であり、（ａ）はその画面表示、（ｂ）は画面定義、
（ｃ）はフォーム定義、（ｄ）は入出力制御部機能を示
す図である。

【図８】イメージや図形を混在させた文書の例を示す図
であり、（ａ）はその画面表示、（ｂ）は画面定義、
（ｃ）はフォーム定義、（ｄ）は入出力制御部機能を示
す図である。

【符号の説明】

１ データベース ２ フォーム ３ 知識ベース ４ 知識ベース実行制御部 ５ 入出力制御部 Ｆ０〜Ｆ１２ フィールド番号０〜１２のフィールド

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複数のテーブルから構成されたデータベ
   ースと、 表示画面、または印刷手段において情報を表示、印刷す
   る際における当該画面または印刷領域内に対し任意の矩
   形の領域を指定し、かつ該矩形領域内に表示される情報
   の属性を規定して同一画面または同一印刷領域内に複数
   種類の情報を入出力させるフォーマットと、 上記フォーマットに基づき画面または印刷手段との間で
   データの入出力を行う入出力制御部と、 上記データベースからの上記矩形領域の属性に対応する
   必要情報の引き出し及び上記フォーマットに対する上記
   データベースからのデータ付与処理を記述した知識ベー
   スと、 上記知識ベースに基づく処理を順次実行し、上記矩形領
   域に上記データベースから引き出した上記データを入出
   力する知識ベース管理制御部とから構成されてなること
   を特徴とする文書管理システム。
2. 【請求項２】 上記知識ベースが、上記フォーマットに
   対し入力されたデータからの必要情報の引き出し及び該
   情報による上記データベースの更新処理の記述を有する
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
3. 【請求項３】 上記矩形領域が、その属性として表を指
   定し、かつ該領域内にさらに複数の第二の領域を指定し
   たとき、該第二の領域に対応するデータの数に応じて複
   数表示されることを特徴とする請求項１または２に記載
   の文書管理システム。
4. 【請求項４】 表の属性を有する上記矩形領域中に、そ
   の少なくとも一つが表の属性を持った複数の領域を重ね
   て規定し、表の属性を有する領域を入れ子状の階層構造
   としたことを特徴とする請求項１乃至３に記載の文書管
   理システム。