JP3548588B2 - 文書管理システム - Google Patents

Description

【０００１】
【産業上の利用分野】
本発明は、技術・営業等の一般業務上の文書の管理方法に関し、特に、各地に点在する本社や研究所、工場等を結んだ企業内統合通信網（ＬＡＮ，ＷＡＮ）の個別のワークステーションに接続された複数の端末機器間で送受信されている一般業務上の回覧文書データを、電子メール機能を用いて管理するシステムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来、業務上のデータのやり取りには、情報の授受を効率よくする目的で、本社等に汎用ホストコンピュータを設置し、複数の端末コンピュータやその周辺機器を有するコンピュータシステムを各地事業所や本社にそれぞれ配置し、その間を通信回線で接続して行う方法が多く用いられていた。
このようなシステムの下で、経理事務、人事管理、商品の企画、開発及び製造の各段階で作成される文書は多種多様な（経理伝票、人事管理資料、技術報告書、複写文献、各種申請書等）様式で作成されている。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、従来のシステムでは次のような欠点が指摘されていた。
▲１▼通常のデータベースシステムではフィールドのレイアウト等はデータベースシステム毎に定義する必要があるため、多種多様な文書を扱うには各々の文書に対応したシステムを構成しなければならず、その構築に多くの労力を必要とすると共に、検索等に際しても複数のシステムを対象としなければならず利用が困難であった。
▲２▼文字情報以外にイメージ，ベクトル，表等の形式の情報が存在し、これらを文字と同様に扱いたいというニーズが強いが、従来のシステムではそれぞれの管理方式が異なり、共通に扱うことが難しかった。
▲３▼イメージ等の膨大な情報を管理するシステムとして光ファイルシステム等が提供されているが、記録されている情報を細かく管理することができず、所望の情報を取り出すのが容易でなかった。
▲４▼同じ項目のデータをいくつも繰り返して表示する「表」のようなデータではデータの数が不定であるため、表を表示する領域を固定的にとる従来の方法では、項目が多い場合にはデータが表示できない場合があったり、項目が少ない場合には空白の無駄な表示領域が残ったりする場合もあった。
▲５▼文書に含まれる項目のレイアウトを細かく、かつ容易に設定できる手法が存在しなかった。
【０００４】
本発明は、上記課題を解決するためになされたものであり、次のような点を目的としている。
▲１▼多種多様な文書を共通のシステムによって処理できるようにする。
▲２▼文字，イメージ，ベクトル，表等の異なる形式の情報を共通に処理することができるようにする。すなわち、これらを混在した状態の書類として、表示，入力，編集，印刷等を容易に行えるようにする。
▲３▼膨大な量の情報から所望の情報を容易に取り出せるようにする。
▲４▼データの数が不定の表の表示・印刷を、データ数に応じて表示・印刷できるようにする。
▲５▼文書中の項目のレイアウトを自在に設定できるようにする。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
上記の課題を解決するために本発明の文書管理システムは、複数のテーブルから構成され、１つのテーブルには表示画面または印刷手段において情報を表示、印刷する際における当該画面または印刷領域内において文書のデータを表示する位置やサイズ及び当該データの属性を定義したデータフィールドを備えたフォーマットデータと、該フォーマットデータの識別番号が関連付けて格納され、その他のテーブルには文書のデータと文書の識別番号が関連付けて格納されたデータベースと、上記文書の識別番号とフォーマットデータの識別番号との関連付けと、上記フォーマットデータの各データフィールドとそれに対応する文書のデータが格納された上記データベースのテーブルとの関連付けとが格納された知識ベースと、上記知識ベースにおいて関連付けられたフォーマットデータを上記文書の識別番号に基づいて上記データベースから引き出し、当該フォーマットデータの各データフィールドに対応した文書のデータを上記知識ベースにおいて関連付けられた上記データベースのテーブルから上記文書の識別番号に基づいてそれぞれ引き出す知識ベース実行制御部と、上記知識ベース実行制御部により引き出されたフォーマットデータに基づいて上記知識ベース実行制御部により引き出された文書のデータを画面または印刷手段に出力する入出力制御部とから構成としている。
【０００６】
【実施例】
以下、本発明の実施例について図面を参照して説明する。
図１は、本発明に係る実施例のシステム構成を示すブロック図、図２は、本発明において、情報の画面表示、入力及び印刷を行う際に任意の領域を指定してデータ入出力様式を定めるフォーマット（以下フォームと称す）内のあるグループフィールドの構成を示す図である。
本システムは、図１（ａ）に示すように、データベース１と、フォーム２と、知識ベース３及び知識ベース実行制御部４と、これらを関連付けて制御する入出力制御部５とから構成されている。なお、図１（ａ）は１つのコンピュータ（サーバマシン）の構成を示したものであり、このようなサーバマシンは図１（ｂ）にＡ、Ｂ、Ｃとして示すようにワイドエリアネットワーク（ＷＡＮ）により互いに接続が可能となっている。また、各サーバマシンＡ、Ｂ、Ｃにはローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）を介して複数の端末が接続される。
一方、本発明は、フォーム２内にいくつかのフィールドを設け、その各々に、単一で配置されるデータフィールドと、複数のデータフィールドをまとめるグループフィールドを配し、そのグループフィールドの下にもさらにデータフィールドやグループフィールドを配するという階層的な構成をとることにより、同一画面上に、データベースから取出した種々の情報をその情報の量に制限されることなく一括して表示させるものである。
【０００７】
即ち、本発明においては、図２（ａ）に示すように、あるグループフィールドＧ０内にデータフィールドＤ１、Ｄ２及びデータフィールドＤ４、Ｄ５、Ｄ６からなるグループフィールドＧ３が配されるような構成となっており、これを系統的に示したものが図２（ｂ）である。この図２（ｂ）より明らかなように本発明ではフィールドを階層的に構成して、その内部を自由に伸長できるようにしている。
【０００８】
さらに具体的に本発明について説明する。
本システムでは得たい画面表示、印刷様式に対応してフォームを必要な数だけ定義することになるが、図３（ａ）は、本発明に係る実施例のひとつのフォーム定義を示す図、図３（ｂ）は、その構成を示す図である。
本実施例においては、このフォームに基づいて同一画面上に種々の情報が伸縮自在に表示される。
図３（ａ）に示すように、フォーム２には、画面上でそこに表示すべき種々の文書データをどのような位置，サイズ，属性で扱うかが定義されている。また、図３（ｂ）からわかるように、各フィールドは、先述のようにグループフィールド（Ｇ）と、データフィールド（Ｄ）とからなる階層構造となっている。このことは、あるフィールド内に、また別のフィールドが、そしてその中にもまたフィールドが、というようにフォームを上位から下位へいわゆる「入れ子」状態にいくつかのフィールドに細かく分割して定義できることを意味しており、これによって複合的に情報を取入れることが可能となる。
【０００９】
本実施例においては、フォーム２内に１２個のフィールドを設けることを想定している。そして、各フィールドにはそのフィールドを特定するフィールド番号を付与する。即ち、フォーム２は、フィールド番号０（以下Ｆ０と略す。その他Ｆ１等も同様。）から始まるＦ０〜Ｆ１２の１２個のフィールドから構成されていることになる。そして、それらが図３（ｂ）に示すような階層構造となっている。なお、各フィールドの画面内におけるレイアウト及び各々のフィールド内のデータ属性もフィールド番号に対応してフォーム２内に規定されている。
【００１０】
ここで、まずＦ０の下には定形フォームを管理するグループフィールドＦ１と非定形フォームを管理するグループフィールドＦ２が配されている。そして、このグループフィールドＦ１には、５個のデータフィールドＦ３〜Ｆ７と、１個のグループフィールドＦ８が配されている。さらに、グループフィールドＦ８の下には２個のデータフィールドＦ９、Ｆ１０と、データフィールドＦ１２を持つグループフィールドＦ１１が配される。
従って、画面上においては、図３（ａ）に示す様にＦ０の大枠の中に、独立したフィールドとしてＦ３〜Ｆ７が存在し、さらにＦ９、Ｆ１０、Ｆ１１の３つのフィールドを有するＦ８及びＦ１１の中にＦ１２が存在する画面構成となる。
【００１１】
この場合、各データフィールドは任意の内容のフィールドすることができるが、本実施例においては、Ｆ３、Ｆ５〜Ｆ７は見出しフィールドとして定義され、フォーム作成時に見出し文字列「文書名」、「Ｖｅｒ」、「改訂ページ」、「改訂理由」が設定されている。
【００１２】
一方、他のフィールドにはＦ３等の見出しに合ったデータをデータベース１から呼出して表示する。この動作を司るのが知識ベース３及び知識ベース実行制御部４である。ここで知識ベース３は、フォーム毎に作成されており、そこにはフォー厶の検索と出力、及びデータベースの検索及び該当データを対応するフィールドヘ出力する手続が記述されている。従って、入出力制御部５に接続された入力装置から入力され、文書を指定する利用者の指示により、入出力制御部５、知識ベース実行制御部４が動作して知識ベース３の記述に基づきフォーム２、データベース１から所定の画面を表示する。
【００１３】
図４は、本システムにおける画面表示の一例である。本表示は、知識ベース３内の記述に基づき、知識ベース実行制御部４によりデータベース１を検索して該当データを引き出して表示したものである。
なお、理解を助けるため表示画面中にフィールド番号を特に付して示している。
図４において、先述のようにＦ３、Ｆ５〜Ｆ７についてはフォーム作成時から付された所定の見出しが表示される。そして、Ｆ４、Ｆ８、Ｆ９〜Ｆ１２にはデータベース１から引き出されたデータが表示される。この処理の様子を示したのが図５である。
【００１４】
ここで、本実施例においては、データベースには、フォームテーブル１１及び、テーブル（Ａ）１２、テーブル（Ｂ）１３、テーブル（Ｃ）１４の４つのテーブルが格納されている。
フォームデータはデータベース１内に格納しても、別にファイル型式で保管しておいてもよいが、本実施例では、フォームデータはデータベース１内に格納している。従って、データベース１から取出したフォームデータが図１（ａ）のフォーム２に相当することになる。
この場合、フォームテーブル１１は、各フォーム毎に付与される個別のＩＤ番号とフォームデータとの関係を規定したテーブルである。また、テーブル（Ａ）１２は文書毎に付与される文書ＩＤと文書名との関係を、テーブル（Ｂ）１３は文書ＩＤと文書が改訂される毎に改訂後の文章に付されて行く文書バージョン及び改訂理由との関係を、そしてテーブル（Ｃ）１４は文書ＩＤと文書バージョン及びページとの関係を規定したテーブルである。
【００１５】
本実施例においては、このようなテーブルから、次のような処理によってデータが引き出され、表示される。
本実施例では、知識ベース３には、当該画面を表示させるため、以下のような処理が記述されている。
▲１▼フォームデータ出力のためのフォームテーブル１１の文書ＩＤに対応したフォームＩＤによる検索と出力。
▲２▼Ｆ４への文書名出力のためのテーブル（Ａ）１２の文書ＩＤによる検索及び出力。
▲３▼グループフィールドＦ８内のＦ９、Ｆ１０への改訂データ出力のためのテーブルＢ（１３）の文書ＩＤによる検索及び出力。
▲４▼グループフィールドＦ８．１行目中のグルーブフィールドＦ１１内に設定されたＦ１２へのベージデータ出力のためのテーブル（Ｃ）１４の文書ＩＤによる検索及び出力。
▲５▼グループフィールドＦ８．２行目中のグループフィールドＦ１１内に設定されたＦ１２へのページデータ出力のためのテーブル（Ｃ）１４の文書ＩＤによる検索及び出力。
【００１６】
従って、知識ベース実行制御部４は、まずＦ０に関する処理として、フォームテーブル１１を利用者が入力した文書ＩＤに知識ベース３内で関連付けられたフォームＩＤにより検索して利用者の要求する画面に応じたフォームデータをフォームＩＤと対応させてデータベース１から引き出す。また、Ｆ４にあってはテーブル（Ａ）１２から文書名を、Ｆ８及びその下位のＦ９〜Ｆ１２にあってはテーブル（Ｂ）１３、テーブル（Ｃ）１４から改訂データやベージデータを引き出す。
即ち、例えば利用者により入力された文書ＩＤが「２０１１」のものについて図４のような画面を表示させるに際しては、まずフォームテーブル１１からは、利用者が入力した文書ＩＤ「２０１１」に知識ベース３内で関連付けられたフォームＩＤによりレイアウトや見出し等のフォームデータが引き出され、画面全体の構成が決定される。そして、テーブル（Ａ）１２からはＦ４に対して、文書ＩＤ「２０１１」に対応する「文書名−Ａ」が、テーブル（Ｂ）１３からはＦ９、Ｆ１０に対してＶｅｒ「１」は「新規」、Ｖｅｒ「２」は「規格変更」が、テーブル（Ｃ）１４からは、Ｆ１１、Ｆ１２に対して「全ページ」「Ａページ」等が出力される。これによって「文書名−Ａ」の文書については、まず「Ｖｅｒ．１」で「全ページ」が「新規作成」され、その後「Ｖｅｒ．２」において「Ａページ」、「Ｃページ」、「Ｘページ」が規格変更のため改訂されたことを示す図４のような画面が構成されて入出力制御部５に送られ、各種出力機器を介して利用者に供されることになる。
【００１７】
なお本実施例においては、Ｆ８において表の属性が指定されており、このため表示は表形式に表わされることになる。また、この場合、Ｆ８よりも下位のフィールドにも表の属性を指定でき、本実施例でもそのように指定していることから、Ｆ１１の表示も表形式となって表われる。このように、本発明においてはデータの数によらず、そのデータの数の分だけ表示部分を自動的に拡大して表示がなされる。この場合、Ｆ１１のフィールドではＦ１２のデータが複数個あるときに、次行へと表が拡大される。なお、表の拡大とは別に、その他のフィールド、例えばＦ１０において改訂理由の文字数が多く一行に収まらない場合には、図４（ｂ）に示すように表示・印刷領域が下方に拡大する。
【００１８】
一方、本実施例においては、データベース内のテーブルに書き込まれたデータを更新することもできる。次にその場合の処理について説明する。図６は、その処理の様子を示す図である。
この場合、知識ベース３にはデータ更新用の記述が別途なされており、これには以下のような処理が記されている。
▲１▼文書名変更等によるＦ４出力データ変更のためのテーブル（Ａ）１２内の入力された文書ＩＤに対応したデータの入力及び更新。
▲２▼改訂データの変更等によるＦ９、Ｆ１０出力データ変更のためのテーブル（Ｂ）１３内の入力された文書ＩＤに対応したデータの入力及び更新。
▲３▼ページデータの変更等によるＦ１２出力データ変更のためのテーブル（Ｃ）１４内の入力された文書ＩＤに対応したデータの入力及び更新。
【００１９】
従って、利用者が、テーブル内のデータを更新したい場合には、まず文書ＩＤの入力によって目的の画面を入力端末上に表示させ、その画面上に更新したい内容を入力した後、その文書ＩＤに対応する更新用の知識ベース内の記述を呼び出す操作を行う。これにより、入出力制御部５及び知識ベース実行制御部４によって、更新用の知識ベースの記述に基づき、画面上で入力した内容に従ってテーブル内データが自動的に更新されることになる。
【００２０】
次に、イメージや図形を混在させた文書の場合の処理について説明する。図７、図８はその一例を示したものであり、それぞれ（ａ）は画面表示、（ｂ）は画面定義、（ｃ）はフォーム定義、（ｄ）は入出力制御部の機能をそれぞれ示している。
この場合、各フィールドには表示させる対象に応じた属性が定義されており、データを表示する際、入出力制御部５は通信制御部２１に送られてきたデータをその属性に基づいて対応する制御部で処理する。即ち、フォームデータであればフォーム制御部２２で、文字データであれば文字属性制御部２３で、ＣＡＤデータであればＣＡＤ属性制御部２４で、イメージデータであればイメージ属性制御部２５で、見出しについては見出し属性制御部２６で処理が行われる。
本実施例においては、このような処理によって、イメージや図形が混在した文書を、データの属性に応じて表示・印刷ができるようになっている。なお、図８の場合には、さらに表属性制御部２７が加わることによって、各項目の属性によらず（文字でもＣＡＤでもイメージでも）表処理ができるようになっている。
【００２１】
従って、画面上でのデータ操作は、その属性によって、対応する各制御部で処理されることになり、例えば文字属性フィールド内におけるデータ操作は文字属性制御部２３によって行われ、それにより文字属性フィールド内にキーボードから入力された文字の表示などが行われる。
また、ＣＡＤ属性フィールド内におけるデータ操作はＣＡＤ属性制御部２４によって行われ、それにより図形の挿画入力処理が行われる。
さらに、イメージ属性フィールド内におけるデータ操作はイメージ属性制御部２５によって行われ、それによりイメージスキャナー等からのイメージデータの取込みが行われる。
【００２２】
一方、データ更新時においても表示時と同様にフィールド属性に応じて各々の制御部でデータが処理される。例えば、文字属性であれば文字コードの変換などが、イメージ属性であればデータの圧縮などが行われることになる。
なお、この場合においても、データベース１からのデータ取出しやデータベース１への保存処理は前例と同様知識ベース３のデータを用いて知識ベース実行制御部４によって行われる。
【００２３】
【発明の効果】
以上説明したように本発明による文書管理システムによれば、入出力制御部、知識ベース実行制御部を全ての文書に共通な処理部とし、フォームと、そのフォームにデータベースよりデータを与える知識ベースとを各文書固有の情報として設けたことにより、共通なシステムを使って同一画面上に種々の情報を表示することができるという効果がある。従って、どのような文章でも共通のシステムで表示・印刷、入力が可能となり、システム構築の手間を大幅に削減でき、共通の操作で取扱いが可能となる。
また、入出力制御部のみを持った端末装置をＬＡＮやＷＡＮにおいてサーバマシン（１台以上何台でも可）に接続し、必要部門に配置することにより、同一文書を同時に参照することも可能となり、さらに、いくつもの部門の情報検索も可能となるため、業務文書について担当者が共通の認識を持つこととなり、その全体的レベルアップをも図られるという効果もある。
【００２２】
加えて、フォームを階層構造として、これを知識ベースにより一画面中に表示できるようにしたことにより、複数の同じ項目の組合せからなるデータ群を画面上においてその表示スペースを自在に伸長させて表示させることができるという効果もある。従って、件数が一定に定まらないような表形式のデータでも何ら特別な処理を行うことなく同一のフォーム、知識ベースで取り扱うことができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明に係る実施例のシステム構成を示すブロック図であり、（ａ）は１つのコンピュータ（サーバマシン）の構成を示した図、（ｂ）はＷＡＮにより各サーバマシンを接続し、さらにＬＡＮを介して複数の端末が接続される様子を示す図である。
【図２】フォーム内のグループフィールドの構成を示す図である。
【図３】（ａ）は、フォーム定義を示す図であり、（ｂ）は、フォーム構造を示す図である。
【図４】（ａ）は画面表示の一例を示す図であり、（ｂ）は（ａ）の画面上で表示領域が下方に拡大した場合の様子を示す図である。
【図５】知識ベースに基づく画面表示処理の様子を示す図である。
【図６】知識ベースに基づくデータ更新処理の様子を示す図である。
【図７】イメージや図形を混在させた文書の例を示す図であり、（ａ）はその画面表示、（ｂ）は画面定義、（ｃ）はフォーム定義、（ｄ）は入出力制御部機能を示す図である。
【図８】イメージや図形を混在させた文書の例を示す図であり、（ａ）はその画面表示、（ｂ）は画面定義、（ｃ）はフォーム定義、（ｄ）は入出力制御部機能を示す図である。
【符号の説明】
１ データベース
２ フォーム
３ 知識ベース
４ 知識ベース実行制御部
５ 入出力制御部
Ｆ０〜Ｆ１２ フィールド番号０〜１２のフィールド

Claims (3)

1. 複数のテーブルから構成され、１つのテーブルには表示画面または印刷手段において情報を表示、印刷する際における当該画面または印刷領域内において文書のデータを表示する位置やサイズ及び当該データの属性を定義したデータフィールドを備えたフォーマットデータと、該フォーマットデータの識別番号が関連付けて格納され、その他のテーブルには文書のデータと文書の識別番号が関連付けて格納されたデータベースと、
   上記文書の識別番号とフォーマットデータの識別番号との関連付けと、上記フォーマットデータの各データフィールドとそれに対応する文書のデータが格納された上記データベースのテーブルとの関連付けとが格納された知識ベースと、
   上記知識ベースにおいて関連付けられたフォーマットデータを上記文書の識別番号に基づいて上記データベースから引き出し、当該フォーマットデータの各データフィールドに対応した文書のデータを上記知識ベースにおいて関連付けられた上記データベースのテーブルから上記文書の識別番号に基づいてそれぞれ引き出す知識ベース実行制御部と、
   上記知識ベース実行制御部により引き出されたフォーマットデータに基づいて上記知識ベース実行制御部により引き出された文書のデータを画面または印刷手段に出力する入出力制御部とから構成されてなることを特徴とする文書管理システム。
2. 上記入出力制御部には画面に表示された文書のデータに対応するデータフィールドの選択及び文書のデータの入力を行う入力手段が接続され、
   上記入力手段により選択されたデータフィールドと該データフィールドに対応する文書の更新データが格納される上記データベースのテーブルとの関連付けを格納した更新用の知識ベースを備え、
   上記知識ベース実行制御部は上記入力手段から入力された文書の更新データを上記更新用の知識ベースにおいて関連付けられた上記データベースのテーブルに上記文書の識別番号に基づいて格納することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
3. 上記データベースに格納されたフォーマットデータは上記データフィールドと該データフィールドを文書のデータとして有するグループフィールドとを備えたことを特徴とする請求項１または２に記載の文書管理システム。

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