JPH0728796A - 名刺作成装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】名刺作成装置に於ける名刺データ入力の簡略
化。 【構成】社員台帳ファイル２６に、各社員についての複
数の人事管理項目のデータを含む社員レコードを保持し
ておき、名刺レイアウトパターンメモリ３２に、少なく
とも予め決められた名刺上に配置される名刺項目とその
配置位置とを記憶しておく。そして、名刺の作成時に
は、表示部１４に社員台帳ファイル２６の社員レコード
を一覧表示し、入力部１２によって社員レコードを指定
する。すると、ＣＰＵ１０は、上記名刺レイアウトパタ
ーンメモリ３２に記憶された名刺項目に従って、上記指
定された社員レコードより上記名刺項目に対応する人事
管理項目のデータを取り出し、上記名刺レイアウパター
ントメモリ３２に記憶された配置位置に従って、この取
り出したデータを配置して、名刺イメージメモリ１８に
展開し、名刺プリンタ１６で印刷出力する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、コンピュータ情報処理
装置を用いた名刺作成装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】会社員は、取り引きや打ち合わせ等とい
った業務上の会見に於いて、その相手と初対面である場
合には、互いに名刺を交換して、自己紹介を行ってか
ら、その用件を開始するのが普通である。また、初対面
の時以外にも、所属や役職の変更が会った場合には、そ
の新しい所属や役職の印刷された新しい名刺を相手に手
渡すのが普通であった。

【０００３】ところで、この名刺は、通常、会社の経費
により印刷会社などに依頼して作成し、会社から会社員
へ支給されるようになっている。この場合、会社員の所
定の様式による名刺作成依頼票を受けて、印刷会社など
に発注するようにしている。従って、名刺の作成を願い
出た会社員の手元に印刷された名刺が届くのに数日かか
るこことが多く、名刺の必要な時に間に合わないことが
ある。

【０００４】そこで、外部の印刷会社などに発注する代
わりに、ワードプロセッサ等のコンピュータ情報処理装
置により、会社内で名刺を作成するようになってきてい
る。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】この種の名刺作成装置
では、氏名や所属、役職といった各項目のデータを入力
し、それらのデータを所定のフォーマットに沿って配置
して、セーブしておけば、いつでも直ちに名刺を印刷作
成することができるという利点を有する。

【０００６】しかしながら、人事異動で所属や役職の変
更があると、それをまた入力し直さなければならず、手
間がかかるものであった。

【０００７】本発明の課題は、名刺作成装置に於いて、
人事異動のたびに別途名刺データを修正しないで済むよ
うにすることである。

【０００８】

【課題を解決するための手段】本発明の手段は次の通り
である。人事ファイルは、各社員についての複数の人事
管理項目のデータを含む社員レコードを保持する。名刺
レイアウトメモリは、少なくとも予め決められた名刺上
に配置される名刺項目とその配置位置とを記憶する。レ
コード指定手段は、上記人事ファイルの社員レコードを
指定する。名刺印刷手段は、上記名刺レイアウトメモリ
に記憶された名刺項目に従って、上記レコード指定手段
によって指定された社員レコードより上記名刺項目に対
応する人事管理項目のデータを取り出し、上記名刺レイ
アウトメモリに記憶された配置位置に従って、取り出し
たデータを配置して、印刷出力する。また、名刺印刷履
歴記憶手段は、上記レコード指定手段によって指定され
た社員レコードを示す情報と、当該社員レコードに応じ
て上記名刺印刷手段により印刷された名刺の印刷年月日
と印刷枚数とを示す情報とを対応付けて記憶し、リスト
印刷手段は、上記名刺印刷履歴記憶手段に記憶された社
員レコード，印刷年月日，及び印刷枚数を所定のレイア
ウトフォームでリストとして印刷する。

【０００９】

【作用】本発明の手段の作用は次の通りである。人事フ
ァイルに、各社員についての複数の人事管理項目のデー
タを含む社員レコードを保持しておき、名刺レイアウト
メモリに、少なくとも予め決められた名刺上に配置され
る名刺項目とその配置位置とを記憶しておく。ここで、
レコード指定手段によって上記人事ファイルの社員レコ
ードが指定されると、名刺印刷手段は、上記名刺レイア
ウトメモリに記憶された名刺項目に従って、上記レコー
ド指定手段によって指定された社員レコードより上記名
刺項目に対応する人事管理項目のデータを取り出し、上
記名刺レイアウトメモリに記憶された配置位置に従っ
て、取り出したデータを配置して、印刷出力する。ま
た、上記名刺印刷手段による名刺の印刷時に、名刺印刷
履歴記憶手段は、上記レコード指定手段によって指定さ
れた社員レコードを示す情報と、当該社員レコードに応
じて上記名刺印刷手段により印刷された名刺の印刷年月
日と印刷枚数とを示す情報とを対応付けて記憶してお
く。そして、必要に応じて、リスト印刷手段により、上
記名刺印刷履歴記憶手段に記憶された社員レコード，印
刷年月日，及び印刷枚数を所定のレイアウトフォームで
リストとして印刷する。

【００１０】

【実施例】以下、本発明の一実施例を、図１乃至図９を
参照して説明する。

【００１１】図１は本発明の一実施例の名刺作成装置の
構成を示すブロック図であり、同図において、参照番号
１０は全体の制御を行うＣＰＵである。１２は氏名や役
職名などの入力や各種選択指示を行うための入力部であ
り、１４は入力されたデータ等を表示するための表示部
である。１６は名刺イメージメモリ１８上に展開された
名刺イメージを印刷する名刺プリンタであり、２０はペ
ージメモリ２２上に展開された帳票イメージを印刷する
帳票プリンタである。

【００１２】２４はハードディスクなどの記憶装置に構
成された人事データベースであり、これは社員台帳ファ
イル２６，会社テーブル２８，所属テーブル３０，等を
含む。即ち、少なくとも数１０名以上の人員からなる法
人組織であれば、個人個人の人事情報を管理するような
データが、データベース化されコンピュータ上に登録さ
れているのが常識である。このファイルをここでは、社
員台帳ファイル２６と呼ぶ。社員台帳ファイル２６は、
図２に示すように、社員番号２６Ａをキーとし、氏名２
６Ｂ、性別、生年月日といった基本情報の他に、所属２
６Ｃ、役職２６Ｄ、事業所２６Ｅ、入社年月日２６Ｆ、
等の現状の職務情報でなる社員レコードが各社員毎に作
成格納されている。よって、この社員台帳ファイル２６
から名刺を作成するために必要なすべての情報が得られ
るようになっている。なお、この社員台帳ファイル２６
は、データ管理上の観点から、会社テーブル２８、所属
テーブル３０、事業所テーブル（図示せず）、などの複
数のファイルを参照することによって、住所や電話番号
といった付随的な情報を得られるような仕組みになって
いることが多い。

【００１３】また、３２は名刺のレイアウトを定義した
データが記憶される名刺レイアウトパターンメモリであ
って、各項目毎に、名刺上の位置、書体、文字サイズ等
を定義する。３４は名刺の各項目のデータがどのファイ
ルのどのフィールドを参照すればよいかの対応を示す項
目／ファイル対応テーブルである。

【００１４】３６は名刺を印刷するごとに１レコード追
加され、名刺を印刷した日付、社員名、枚数が記録され
る名刺作成明細ファイルであり、３８はこの名刺作成明
細ファイルのデータをどのように配置して上記ページメ
モリ２２上に展開し、帳票プリンタ２０で印刷するかを
示す帳票レイアウトパターンを記憶する帳票レイアウト
パターンメモリである。

【００１５】図３の（Ａ）乃至（Ｃ）は、一般的な名刺
の例を示す図である。名刺は、大まかに、縦書きと横書
きに分かれ、会社名、所属名といった複数の項目から成
り立っている。以下、このように名刺に記載されるひと
まとまりのデータ項目を名刺項目と呼ぶものとする。

【００１６】図４の（Ａ）及び（Ｂ）に、名刺がどのよ
うな名刺項目から成り立っているかを示す。即ち、同図
の（Ａ）のパターンでは、「会社名ロゴ」、「事業所
名」、「所属名」、「役職名」、「氏名」、「会社
名」、「住所」、「電話番号」の名刺項目から成る横書
き名刺レイアウトである。また、同図の（Ｂ）のパター
ンは、「会社名」、「事業所名」、「氏名」、「住所」
から成る縦書き名刺レイアウトである。

【００１７】図５は、このような名刺のレイアウトを実
現するデータ群を示している。あらかじめ社内の統一的
な書式に基づいて、いくつかのパターン、例えば１０個
程度を標準書式として定義しておき、名刺レイアウトパ
ターンメモリ３２に格納しておく。内容としては、各名
刺項目ごとのＸ，Ｙ座標と、書体，文字サイズ，縦書き
／横書きの区別，割付け方法などの属性とからなる。

【００１８】図６は、名刺の各名刺項目が物理的にどの
ファイルを参照することで得られるかを定義しておく名
刺項目／ファイル対応テーブル３４を示すもので、この
テーブルは初期設定時に登録しておく。具体的には、１
つの主ファイル（即ち、社員台帳ファイル２６）と、複
数の参照ファイルから成る。主ファイルの対象レコード
は、社員番号によって一意的に決まる。図６で所属住所
を得るためには、所属テーブル３０を主ファイルの所属
コードをキーにして索引し、その中の住所を取り出すこ
とによって実現できる。つまり、この関係は、主ファイ
ルのいずれかのフィールドをキーとした、別ファイルの
結合と捉えることができる。ただしこの処理を多段階に
施すことはできない。

【００１９】次に、このような構成に於ける動作を、図
７のフローチャートを参照して説明する。

【００２０】入力部１２によって名刺作成が指示される
と、ＣＰＵ１０は、先ず、社員台帳ファイル２６より全
社員レコードを読出して（ステップＳ１）、表示部１４
に一覧表示する（ステップＳ２）。そして、入力部１２
によって名刺を作成すべき社員が選択されると（ステッ
プＳ３）、表示部１４にレイアウトの種類を表示し（ス
テップＳ４）、入力部１２によるレイアウトの選択を受
け付ける（ステップＳ５）。

【００２１】名刺のレイアウトパターンが指定される
と、次に、当該レイアウトに含まれる名刺項目を名刺レ
イアウトパターンメモリ３２より得て、名刺項目／ファ
イル対応テーブル３４に従って、選択された社員レコー
ドからデータを読出すと共に、参照ファイルの必要なフ
ィールドを読出す（ステップＳ６）。そして、各名刺項
目のデータを、名刺レイアウトパターンメモリ３２に記
憶された選択パターンのレイアウトに従って、名刺とし
て必要な各名刺項目の内容を文字列として揃え、印字位
置、書体等を決定し、名刺イメージを作成し、これを名
刺イメージメモリ１８に展開すると共に、表示部１４に
て表示する（ステップＳ７）。

【００２２】この表示部１４に表示された名刺イメージ
が不所望なものである場合には、修正要として（ステッ
プＳ８）、その修正のタイプが入力部１２によって選択
される（ステップＳ９）。

【００２３】新たな名刺項目の追加が選択された場合に
は、入力部１２によるその名刺項目名，名刺項目デー
タ，出力位置，属性などの入力を受け付ける（ステップ
Ｓ１０）。そして、入力された名刺項目データを当該社
員レコードに追加して社員台帳ファイル２６を更新し
（ステップＳ１１）、また、名刺レイアウトパターンメ
モリ３２の選択されているレイアウトに、入力された名
刺項目名，出力位置，属性などを追加した後（ステップ
Ｓ１２）、上記ステップＳ６から繰り返す。

【００２４】また、修正が選択された場合には、入力部
１２による名刺項目の出力位置や属性などの修正作業を
受け付け（ステップＳ１３）、その修正された内容に応
じて、名刺レイアウトパターンメモリ３２の選択されて
いるレイアウトの定義内容を修正した後（ステップＳ１
４）、上記ステップＳ６から繰り返す。

【００２５】そして、修正箇所が無くなると、今度は、
入力部１２による印刷枚数の指定を受け（ステップＳ１
５）、明細レコードを名刺作成明細ファイル３６に追加
した後（ステップＳ１６）、名刺プリンタ１６により名
刺イメージメモリ１８に展開された名刺イメージを上記
指定枚数分印刷する（ステップＳ１７）。

【００２６】ここで、名刺作成明細ファイル３６につき
説明する。

【００２７】名刺作成装置に於いては、レイアウトの機
能、印字品質といったデスクトップパブリッシング（Ｄ
ＴＰ）機能に重点がおかれがちであるが、実際に社内の
特定部門が一括して名刺作成をするような場合、どの部
署が名刺を何枚作成したといった事務処理が必ず発生す
る。従来は、単に名刺作成依頼票などを束ねておいた
り、台帳に記入したり、パーソナルコンピュータの表計
算アプリケーションなどで全く別の事務作業としてとら
えられていた。

【００２８】本実施例の名刺作成装置は、名刺の印刷時
に、対象の名刺データから、図４の（Ｃ）に示すよう
に、印刷年月日３６Ａ、所属名３６Ｂ、氏名３６Ｃ、区
分３６Ｄ、印刷枚数３６Ｅ、社員番号、などのデータを
得て名刺作成明細レコードを作成し、名刺作成明細ファ
イル３６に自動的に蓄積する。なお、明細番号３６Ｆ
は、自動的に生成されるものである。

【００２９】従って、この名刺作成明細ファイル３６を
元に、帳票レイアウトパターンメモリ３８に記憶されて
いるレイアウトパターンに応じて、帳票イメージを作成
し、帳票プリンタ２０で印刷することによって、図８に
示すような名刺作成日報や、図９の（Ａ）乃至（Ｃ）に
示すような所属別名刺作成一覧表、所属別名刺作成集計
表、所属別月別名刺作成管理表などの管理帳票を出力す
ることができる。これら帳票印刷処理については、従来
の帳票作成装置で行われているのと同様であるので、こ
こではその説明を省略する。

【００３０】以上のように、コンピュータ化された企業
の人事データベース（社員台帳）を直接参照すること
で、常に最新の社員情報を取り出すことができ、またこ
れとは別に、名刺のレイアウトパターンとして、役職、
氏名、住所といった名刺項目ごとの属性（文字の大き
さ、書体、印字位置等）を登録しておくことにより、統
一的な形式で社員の名刺を自動生成できる。

【００３１】また、名刺作成明細ファイルの作成を、伝
票入力といった別のフェーズで行うのではなく、名刺の
印刷時に自動的にレコードを追加していくことにより、
事務処理の簡略化が図れる。

【００３２】

【発明の効果】本発明によれば、名刺作成装置に於い
て、人事異動のたびに別途名刺データを修正しないで済
むようにすることができる。

【００３３】つまり、人事データベースを直接参照し、
名刺の名刺項目ごとのレイアウトデータを完全に分離す
ることで、人事異動が生じても、データを再入力／修正
することなく、常に最新のデータで名刺を自動生成する
ことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例の名刺作成装置のブロック構
成図である。

【図２】社員台帳ファイルに於ける社員レコードの構成
を示す図である。

【図３】（Ａ）乃至（Ｃ）はそれぞれ一般的な名刺の例
を示す図である。

【図４】（Ａ）及び（Ｂ）はそれぞれ名刺がどのような
名刺項目から成り立っているかを示す図であり、（Ｃ）
は名刺作成明細ファイルに於ける名刺作成明細レコード
の構成を示す図である。

【図５】名刺レイアウトパターンメモリの内容を示す図
である。

【図６】名刺項目／ファイル対応テーブルの内容を示す
図である。

【図７】実施例の動作を説明するためのフローチャート
である。

【図８】帳票プリンタでの印刷出力例としての名刺作成
日報を示す図である。

【図９】（Ａ）乃至（Ｃ）はそれぞれ帳票プリンタでの
印刷出力例としての所属別名刺作成一覧表、所属別名刺
作成集計表、所属別月別名刺作成管理表を示す図であ
る。

【符号の説明】

１０…ＣＰＵ、１２…入力部、１４…表示部、１６…名
刺プリンタ、１８…名刺イメージメモリ、２０…帳票プ
リンタ、２２…ページメモリ、２４…人事データベー
ス、２６…社員台帳ファイル、２８…会社テーブル、３
０…所属テーブル、３２…名刺レイアウトパターンメモ
リ、３４…項目／ファイル対応テーブル、３６…名刺作
成明細ファイル、３８…帳票レイアウトパターンメモ
リ。

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 各社員についての複数の人事管理項目の
   データを含む社員レコードを保持する人事ファイルと、 少なくとも予め決められた名刺上に配置される名刺項目
   とその配置位置とを記憶する名刺レイアウトメモリと、 前記人事ファイルの社員レコードを指定するためのレコ
   ード指定手段と、 前記名刺レイアウトメモリに記憶された名刺項目に従っ
   て、前記レコード指定手段によって指定された社員レコ
   ードより前記名刺項目に対応する人事管理項目のデータ
   を取り出し、前記名刺レイアウトメモリに記憶された配
   置位置に従って、取り出したデータを配置して、印刷出
   力する名刺印刷手段と、 を具備することを特徴とする名刺作成装置。
2. 【請求項２】 前記レコード指定手段によって指定され
   た社員レコードを示す情報と、当該社員レコードに応じ
   て前記名刺印刷手段により印刷された名刺の印刷年月日
   と印刷枚数とを示す情報とを対応付けて記憶する名刺印
   刷履歴記憶手段と、 前記名刺印刷履歴記憶手段に記憶された社員レコード，
   印刷年月日，及び印刷枚数を所定のレイアウトフォーム
   でリストとして印刷するリスト印刷手段と、 をさらに具備することを特徴とする請求項１に記載の名
   刺作成装置。