JPH0734195B2 - 文書印刷の書式データ設定方式 - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】 〔概要〕 本発明はワードプロセッサにおける書式データの設定方
式に関し， 書式データの設定をワードプロセッサの操作に馴れてい
ないオペレータにとっても容易かつ正確に実行できるよ
うにすることを目的とし， 文書処理手段（１）と，この文書処理手段（１）により
画面表示が制御されるディスプレイ装置（２）と，この
ディスプレイ装置（２）上に表示されるデータを選択設
定するキー手段（３）と，上記文書処理手段（１）によ
り印刷が制御されるプリンタ（４）と，このプリンタ
（４）に印刷される文書の書式データと文字データとを
格納する文書データ格納手段（５）とを備え， 上記文書処理手段（１）は，上記ディスプレイ装置
（２）に書式データを表示するとともに，上記キー手段
（３）により選択設定される書式データを上記文書デー
タ格納手段（５）に格納して，上記プリンタ（４）にこ
のようにして選択設定された書式データに従って上記文
書データ格納手段（５）に格納される文字データを印刷
するよう構成する文書印刷の書式データ設定方式におい
て， 予め定められる規格化された用紙サイズと規格化された
印刷イメージと規格化された文書サイズに対応する書式
データとを格納する書式データテーブル格納手段（６）
を備え， 上記文書処理手段（１）は，上記ディスプレイ装置
（２）に，上記規格化された印刷イメージと規格化され
た文書サイズと規格化された用紙サイズとを図形イメー
ジで表示して，上記キー手段（３）により上記用紙サイ
ズと印刷イメージと文書サイズを選択設定し，その上で
当該選択設定された用紙サイズと印刷イメージと文書サ
イズとに対応する書式データを上記書式データテーブル
格納手段（６）から読み出して上記文書データ格納手段
（５）に格納してなることを， 特徴とする。

〔産業上の利用分野〕

本発明は文書の編集印刷処理を実行するワードプロセッ
サに関し，特に，印刷される文書の書式データの設定を
容易に実行できるようにするワードプロセッサにおける
書式データ設定方法に関する。

近年，文書の編集印刷のためのワードプロセッサが，事
務機器として広く使われるようになってきている。この
ワードプロセッサにおいては，印刷する文書の書式デー
タを設定する必要があるが，このような書式データの設
定はワードプロセッサの操作に馴れていないオペレータ
にとっても容易に実現できるようにしていくことが望ま
しい。特に，ワードプロセッサの処理機能の充実に伴っ
て設定されるべき書式データの項目が増加してきている
現在，このような書式データの設定の操作性を改善して
いく必要性が強くなってきている。

〔従来の技術〕

従来，ワードプロセッサにおける書式データの設定方式
としては，書式データの設定のための印刷メニュー画面
若しくはフォーマット指定画面を用意し，このような印
刷メニュー画面若しくはフォーマット指定画面上でカー
ソルの移動を実行して，用紙サイズ，行数，行間隔，文
字間隔といった書式データの項目を順次選択できるよう
にするとともに，このようにして選択された書式データ
の項目に対してキーボードにより数値を入力していくこ
とで，書式データの選択設定の実行がなされていくよう
にするという構成がとられていた。

〔発明が解決しようとする問題点〕

しかしながら，このような書式データの設定方式は，直
感的でわかりずらいという欠点を有していた。特に，最
近は，ワードプロセッサの処理機能が充実することで設
定できる書式データの項目が増加するようになってきた
ために，ワードプロセッサの操作に馴れていないオペレ
ータにとっては，このような書式データの設定方法では
書式データの設定に手間がかかってしまうとともに正確
性が期せないという問題がでてきていた。ワードプロセ
ッサが広く一般の事務部門に普及することで，ワードプ
ロセッサの操作に馴れていないオペレータの使用する頻
度が増加している現在，このような操作性の悪さは大き
な問題となっていた。

本発明はかかる事情に鑑みてなされたものであって，ワ
ードプロセッサの印刷処理の実行において必要とされる
文章の書式データの設定に当って，規格化された用紙サ
イズと規格化された印刷イメージと規格化された文章サ
イズの夫々の中から選択させるようにし，ワードプロセ
ッサの操作に馴れていないオペレータにとっても容易か
つ正確に実行できるようにとする書式データの設定方法
の提供を目的とするものである。

〔問題点を解決するための手段〕

第１図は本発明の原理説明図である。

図中,1は文書処理手段,2はディスプレイ装置,3はキー手
段,4はプリンタ,5は文書データ格納手段,6は書式データ
テーブル格納手段である。

文書処理手段１は，印刷する文章の編集印刷処理のため
の信号処理を司る。ディスプレイ装置２は，文書処理手
段１に制御されて書式データを画面表示する。キー手段
３は，ディスプレイ装置２に画面表示される書式データ
を選択設定するための手段として働く。文章データ格納
手段５は，プリンタ４上に印刷される文章の書式データ
と文字データとを格納する。プリンタ４は，文書処理手
段１に制御されて，文章データ格納手段５に格納される
文字データを文章データ格納手段５に格納される書式デ
ータに従って印刷する。書式データテーブル格納手段６
は、予め定められる規格化された用紙サイズと規格化さ
れた印刷イメージと規格化された文書サイズに対応する
書式データを格納する。

〔作用〕

本発明では，文書処理手段１は，ディスプレイ装置２に
規格化された印刷イメージと規格化された文書サイズを
図形イメージで表示し，オペレータは，キー手段３を用
いて，このディスプレイ装置２に表示される規格化され
た印刷イメージと規格化された文書サイズの中から所望
の印刷イメージと文書サイズを選択し，文書処理手段１
は，このようにして選択される印刷イメージ及び文書サ
イズとオペレータにより別途指定される用紙サイズとに
より特定される書式データを書式データテーブル格納手
段６から読み出して，文書データ格納手段５に格納す
る。これによりオペレータの所望した書式データが文書
データ格納手段５にセットされることになり，その書式
データに従って印刷が実行できることになる。

このように、本発明によれば、オペレータは自分の作成
したい文章のイメージを図形表示される画面上の印刷イ
メージと文書サイズに同化させることだけで，文書印刷
の実行のために必要な書式データの多くの項目を一度に
設定することができることになるので，ワードプロセッ
サの操作に馴れていないオペレータにとっても書式デー
タを容易かつ正確に設定できることになる。

〔実施例〕

次に実施例に従って本発明を詳細に説明する。

本発明のワードプロセッサのハードウェア構成図を第２
図に示す。この図に示すように，本発明のワードプロセ
ッサは，ハードウェア構成的には従来のワードプロセッ
サと変わることなく，プロセッサ1a,ディスプレイ装置
2,キーボード3a,プリンタ４及び外部記憶装置７とから
構成される。

このプロセッサ1aが記憶する本発明の書式データテーブ
ルのデータ構造を第３図に示す。この図に示すように，
本発明の書式データテーブルは，用紙サイズ，印刷イメ
ージ及び文書サイズからなる階層構造で構成され，用紙
サイズと印刷イメージと文書サイズで特定されることに
なる書式に関しての書式データが，テーブルとなって記
憶されるよう構成されるものである。ここで，この書式
データテーブルの項目をなす印刷イメージとは，具体的
には，例えば，「縦長の用紙なのか横長の用紙なのか」
そして「縦書きにするのか横書きにするのか」といった
ように，印刷する文章の印刷形態を表すものとして定義
されるものであり，また文書サイズとは,1行あたりの文
字数と行数をもって定義されるものであって,1頁に印刷
されることになる文字数とその配置を定義することにな
る。第３図に示すように，これらの印刷イメージと文書
サイズは，用紙サイズと同様に，いくつかの種類のもの
が予め選定されることで用意されることになる。

本発明の書式データの設定方法は，基本的には，オペレ
ータがプロセッサ1aが記憶するこの第３に示す書式デー
タテーブルの書式データを選択し，プロセッサ1aがこの
ようにして選択される書式データをもってワードプロセ
ッサ内部の文書制御データを書き換えることで実現され
るものである。

次に，第４図及び第５図に示すフローチャートに従っ
て，本発明の書式データ設定方式について説明する。こ
こで，第４図はプロセッサ1aが実行する書式データの設
定のための処理の概略を表すフローチャートであり，第
５図は第４図のフローチャートのステップ10の詳細を表
すフローチャートであって，プロセッサ1aとオペレータ
との対話により，用紙サイズと印刷イメージと文書サイ
ズが選択されていく過程を示すフローチャートである。

最初に，第５図のフローチャートについて説明する。書
式データの設定をしようとするオペレータは，ステップ
11に示すようにガイドメニューを呼び出す。このガイド
メニューの中の１つの機能として，「書式設定」が用意
されているので，オペレータがキーボード3aを使ってカ
ーソルをこの「書式設定」に移動することで書式設定の
ための処理に入ることになる。「書式設定」が選択され
ると，ステップ12に示すように，プロセッサ1aは“文書
クリア文書”なのか否かを判断する。“文書クリア文
書”であるということは，文書がクリアされていてこれ
から設定される書式に従って新しい文書が入力されてい
く状態にあることを意味し，“文書クリア文書”でない
ということは、既に入力された文書があってこの文書の
書式を変更していく状態にあることを意味する。

“文書クリア文書”状態でないときには、ステップ13に
進み，プロセッサ1aはディスプレイ装置２上に第６図
（Ａ）で示す画面１を表示する。この画面１では，カー
ソルの移動により，「新文書の作成」か「書式変更」か
が選択できるよう構成される。ステップ12の判断で“文
書クリア文書”状態でないと判断されていることから，
オペレータはこのステップ13で「書式変更」を選択する
必要がある。続くステップ14で，プロセッサ1aはオペレ
ータが正しく「書式変更」を選択したか否かを判断す
る。正しく「書式変更」を選択したならば，ステップ15
にと進み具体的な書式の選択にと入ることになる。一
方，ステップ12の判断で，“文書クリア文書”状態にあ
ると判断されるときには，直ちにステップ15にと入るこ
とになる。

ステップ15では，プロセッサ1aは第６図（Ａ）で示す画
面２をディスプレイ装置２上に表示する。この画面２
は，用紙サイズを選択するために設けられる画面であっ
て、予め定められる規格化された用紙サイズが表示され
るよう構成されており、オペレータはカーソルを移動す
ることで自らが希望する用紙サイズを選択することにな
る。ステップ15に続くステップ16では、プロセッサ1aは
第６図（Ａ）で示す画面３をディスプレイ装置２上に表
示する。この画面３は，印刷イメージを選択するために
設けられる画面であって，プロセッサ1aの書式データテ
ーブルの印刷イメージに対応する規格化された印刷イメ
ージが図形イメージで表示されるよう構成されており，
オペレータは印刷イメージの番号を入力することで自ら
が希望する印刷イメージを選択することになる。この印
刷イメージは，画面３に示すように文章でなくて図形イ
メージで表示されるよう構成されるものであることか
ら，ワードプロセッサの操作に馴れていないオペレータ
にとっても極めて容易に印刷イメージを選択できること
になる。続くステップ17では，プロセッサ1aは第６図
（Ｂ）で示す画面４をディスプレイ装置２上に表示す
る。この画面４は，文書サイズを選択するために設けら
れる画面であって，プロセッサ1aの書式データテーブル
の文書サイズに対応する規格化された文書サイズが図形
イメージで表示されるよう構成されており，オペレータ
は文書サイズの番号を入力することで自らが希望する文
書サイズを選択することになる。この文書サイズもま
た，印刷イメージと同様に図形イメージで表示されるよ
う構成されるものであることから，ワードプロセッサの
操作に馴れていないオペレータにとっても極めて容易に
文書サイズを選択できることになる。なお，例えばはが
き印刷のように印刷イメージに種類がないものにあって
は，ステップ16の処理は飛ばされることになる。

ステップ16とステップ17で印刷イメージと文書サイズが
選択されると，プロセッサ1aは，続くステップ20で，選
択された印刷イメージと文書サイズを図形イメージで表
すところの第６図（Ｂ）で示す画面５を表示して，オペ
レータに確認を求めることになる。このとき，“文書ク
リア文書”状態でない状態すなち既に入力された文書が
あってその書式を変更しようとする場合において，オペ
レータが誤って既入力の文書の桁数より大きい文書サイ
ズを選択したときには，補助機能に従わなければ書式変
更ができない旨のメッセージがでるよう構成されてい
る。ステップ20での処理が終了すると，プロセッサ1a
は，後述する第４図のフローチャートのステップ60とス
テップ70の処理を実行することで，書式データの設定を
実行することになる。この書式データの設定が終了する
と，プロセッサ1aは，第５図のステップ80において第６
図（Ｂ）で示す画面６を表示して，書式データの設定が
終了したことを表示するとともに，プリンタ４への用紙
位置のメッセージを表示する処理を行う。なお，ステッ
プ14での判断により，オペレータがステップ13で「書式
変更」を選択しなくてはならないのに誤って「新文書の
作成」を選択したことがわかると，プロセッサ1aは，ス
テップ40において第６図（Ｃ）で示す画面７を表示し
て，以後の処理のガイドを表示することになる。

このようにして第５図に示すフローチャートが実行され
ることで，オペレータは，書式設定のための用紙サイズ
と印刷イメージと文書サイズを選択できることになる。
次に，第４図に示すフローチャートに従って，このよう
にして選択された書式項目により，どのようにして書式
データが設定されていくことになるのかについて説明す
る。

第４図におけるフローチャートのステップ10の処理は，
第５図のフローチャートで説明したように，用紙サイズ
と印刷イメージと文書サイズを選択設定するために実行
される処理である。このステップ10が終了すると，プロ
セッサ1aはステップ20で，オペレータがステップ10で選
択設定した項目を確認できるようにとするために画面５
を表示する。続いてプロセッサ1aはステップ30で，設定
にエラーがあるか否かを判断する。設定エラーがあれば
ステップ40にと進み，画面７で示すような警告メッセー
ジを表示し，続いてステップ50でオペレータから設定中
止の指示があるか否かを判断する。ステップ30で設定エ
ラーがないと判断されたとき若しくはステップ50で設定
中止の指示がないと判断されたときは，プロセッサ1aは
ステップ60でプロセッサ1aの書式データテーブルを検索
して，ステップ10で選択設定された用紙サイズと印刷イ
メージと文書サイズに対応する書式データを読み出す。
続いて，このように読み出された書式データを使って，
ステップ70において文書制御データを書き換える処理を
実行し，最後にステップ80で画面６を表示して終了メッ
セージを表示する。

このようにして，文書制御データを構成するところの書
式データが，オペレータが選択した用紙サイズ，印刷イ
メージ及び文書サイズに対応するところの書式データに
セットされることになるので，その書式データに従っ
て、新たに入力される文章若しくは既入力の文章を印刷
できることになる。

以上に説明した本発明の書式データの設定方法の処理の
流れの説明図を第７図に示す。この図に示すように，本
発明によれば，従来と異なり，用紙サイズと印刷イメー
ジと文書サイズに関しての書式データが一括して設定さ
れることになる。

本発明が用意する規格化された用紙サイズと印刷イメー
ジと文書サイズの種類は，文章のレイアウトや印刷結果
の美的感覚を考慮して予め定められて標準化されるよう
構成されるものであるが，本発明の有用性は，この種類
の数や内容によって何ら減ぜられるものではない。

〔発明の効果〕

以上に説明したように，本発明によれば，ワードプロセ
ッサにおける書式データの設定を対話的にかつ図形イメ
ージをもって実現できることになることから、ワードプ
ロセッサの操作に馴れていないオペレータにとっても極
めて容易かつ正確に書式データの設定が実現できること
になる。

また本発明の書式データ設定方法にあっては，従来のプ
リントアウトのプログラムに関しては変更しなくてもよ
いことから，プログラムを大きく変更しないでも従来の
ワードプロセッサに実装できることになる。

更に本発明によれば，書式データの設定のために必要と
される数値入力の数が極めて少ないものとなるので，極
めて短い時間で書式データを設定することができること
になる。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の原理説明図， 第２図は本発明のハードウェア構成図， 第３図は本発明の書式データテーブルのデータ構造図， 第４図は本発明の書式データ設定のためのフローチャー
ト， 第５図は本発明の用紙サイズと印刷イメージと文書サイ
ズを選択するためのフローチャート， 第６図は本発明のフローチャート実行時に表示される表
示画面， 第７図は本発明の書式データ設定のための処理の流れを
説明するための説明図である。 第１図において,1は文書処理手段,2はディスプレイ装
置,3はキー手段,4はプリンタ,5は文書データ格納手段,6
は書式データテーブル格納手段である。

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】文書処理手段（１）と，この文書処理手段
   （１）により画面表示が制御されるディスプレイ装置
   （２）と，このディスプレイ装置（２）上に表示される
   データを選択設定するキー手段（３）と，上記文書処理
   手段（１）により印刷が制御されるプリンタ（４）と，
   このプリンタ（４）に印刷される文書の書式データと文
   字データとを格納する文書データ格納手段（５）とを備
   え， 上記文書処理手段（１）は，上記ディスプレイ装置
   （２）に書式データを表示するとともに，上記キー手段
   （３）により選択設定される書式データを上記文書デー
   タ格納手段（５）に格納して，上記プリンタ（４）にこ
   のようにして選択設定された書式データに従って上記文
   書データ格納手段（５）に格納される文字データを印刷
   するよう構成する文書印刷の書式データ設定方式におい
   て， 予め定められる規格化された用紙サイズと規格化された
   印刷イメージと規格化された文書サイズに対応する書式
   データとを格納する書式データテーブル格納手段（６）
   を備え， 上記文書処理手段（１）は，上記ディスプレイ装置
   （２）に，上記規格化された印刷イメージと規格化され
   た文書サイズと規格化された用紙サイズとを図形イメー
   ジで表示して，上記キー手段（３）により上記用紙サイ
   ズと印刷イメージと文書サイズを選択設定し，その上で
   当該選択設定された用紙サイズと印刷イメージと文書サ
   イズとに対応する書式データを上記書式データテーブル
   格納手段（６）から読み出して上記文書データ格納手段
   （５）に格納してなることを、 特徴とする文書印刷の書式データ設定方法。