JP5501027B2 - 管理システム、管理方法及び管理プログラム - Google Patents

Description

本発明は、対象物について複数の工程を実施する作業の進捗状況を管理する管理システム、管理方法及び管理プログラムに関する。

近年、多量の紙文書の置き場所の節約、特定の紙文書を探す手間の短縮、紙文書に記載された情報の共有化などの目的のために、紙文書を電子化することが行われている（例えば、特許文献１参照）。

しかしながら、紙文書を電子化するにあたっては、人為的行為が介在する作業が多く、これらの作業を迅速且つ正確に遂行することは容易ではない。例えば、電子化作業は、電子化する紙文書を搬出して電子化したデータを納品した後に紙文書を返却するまでの一連の工程からなるが、作業効率化の観点から、工程ごとに担当の作業員を定めて分業している。このとき、各作業員は自らの作業内容やどの紙文書を対象にしているかを把握することはできるが、全紙文書のうちどの程度までが処理されているか、或る特定の文書がどの工程で処理されているか、納期に対して進捗状況はどの程度であるか、ボトルネックとなっている工程があるか等、全体の状況を把握することは難しい。特許文献１に係る技術は、このような問題を解決できるものではない。

なお、このような問題は、上述のような電子化作業にのみ存在するものではなく、任意の対象物（紙文書に相当するもの）について複数の工程を実施する一連の作業について進捗状況を管理する場合についても存在する。

特開２００５−１８６０３号公報

本発明はこのような事情に鑑み、対象物について実施する作業の進捗状況を管理することができる管理システム、管理方法及び管理プログラムを提供することを課題とする。

上記目的を達成するための本発明の第１の態様は、対象物又はこれに関する対象物情報について所定処理を行う複数の工程からなる作業の進捗状況を管理する管理システムであって、前記対象物を一意に識別する対象物ＩＤ、前記作業を構成する各工程を一意に識別する工程ＩＤ、及び各工程を実施する順序をデータベースに記録するマスター情報登録手段と、前記各工程に対応する前記各工程ＩＤを表示手段に表示すると共に、表示された工程ＩＤのうち入力手段で選択されたものを取得する工程ＩＤ取得手段と、前記対象物又は前記対象物情報について所定処理を行う工程の実施前又は実施後であるかを表す実施タイミング情報、及び当該対象物の対象物ＩＤが入力され、これらの実施タイミング情報及び対象物ＩＤを前記工程ＩＤ取得手段で取得した工程ＩＤに関連づけて前記データベースに記録する進捗状況登録手段と、前記データベースに記憶された対象物ＩＤと該対象物ＩＤに関連づけられた工程ＩＤとを表示手段に出力する進捗状況出力手段とを備えることを特徴とする管理システムにある。

かかる第１の態様では、対象物・対象物情報について、それぞれどの工程が実施される前であるか否かを集中して管理することができる。また、対象物がどの工程で処理されているかについても管理されているので、対象物の所在を管理することができる。

本発明の第２の態様は、第１の態様に記載する管理システムにおいて、前記マスター情報登録手段は、前記工程ＩＤごとに所定期間に前記対象物又は前記対象物情報について所定処理が行わなければならないことを表すスケジュール情報が入力されて前記データベースに記録し、前記進捗状況出力手段は、前記進捗状況登録手段により記録された前記工程ＩＤ及びこれに関連づけられた前記対象物ＩＤと、当該工程ＩＤに対応する前記スケジュール情報とを出力することを特徴とする管理システムにある。

かかる第２の態様では、対象物全体の進捗状況とスケジュール情報とから作業全体が予定通りに進んでいるか否かを評価することができる。これにより、進捗状況に応じて作業員を投入するなどの判断が可能になり、スケジュール通りに作業を実施することができる。

本発明の第３の態様は、第１又は第２の態様に記載する管理システムにおいて、前記進捗状況登録手段は、入力された対象物ＩＤに関連づけられて最後に実行された工程に係る工程ＩＤである直近工程ＩＤを前記データベースから取得し、前記工程ＩＤ取得手段で取得した工程ＩＤが、前記各工程を実施する順序を参照して前記直近工程ＩＤの次であるか否かを判定し、否である場合には当該対象物ＩＤについて次に実施すべき工程が異なっている旨を出力することを特徴とする管理システムにある。

かかる第３の態様では、各作業を順序正しく実行することができ、或る工程が抜けてしまうなどのミスを未然に防止することができる。

本発明の第４の態様は、第１〜第３の何れか一つの態様に記載する管理システムにおいて、前記進捗状況登録手段は、前記工程ＩＤ取得手段で取得した工程ＩＤで表される工程を行った作業員を一意に識別する作業員ＩＤが入力され、前記実施タイミング情報及び前記対象物ＩＤを前記工程ＩＤに関連づけると共に、さらに、当該作業員ＩＤにも関連づけることを特徴とする管理システムにある。

かかる第４の態様では、どの作業員が作業を行っているかを管理することができる。

本発明の第５の態様は、第１〜第４の何れか一つの態様に記載する管理システムにおいて、前記進捗状況登録手段は、前記実施タイミング情報及び前記対象物ＩＤを前記工程ＩＤに関連づけると共に、さらに、当該工程ＩＤを実施した日時にも関連づけることを特徴とする管理システムにある。

かかる第５の態様では、いつ作業が行われたかを管理することができる。

本発明の第６の態様は、第１〜第５の何れか一つの態様に記載する管理システムにおいて、前記進捗状況出力手段は、前記対象物ＩＤ又は／及び前記工程ＩＤが検索条件として入力され、当該検索条件に該当する対象物ＩＤと該対象物ＩＤに関連づけられた工程ＩＤとを表示手段に出力することを特徴とする管理システムにある。

かかる第６の態様では、検索により、所望の対象物に関する進捗状況を得ることができる。

本発明の第７の態様は、コンピュータを用いて、対象物又はこれに関する対象物情報について所定処理を行う複数の工程からなる作業の進捗状況を管理する管理方法であって、前記コンピュータに、前記対象物を一意に識別する対象物ＩＤ、前記作業を構成する各工程を一意に識別する工程ＩＤ、及び各工程を実施する順序をデータベースに記録するマスター情報登録ステップと、前記各工程に対応する前記各工程ＩＤを表示手段に表示すると共に、表示された工程ＩＤのうち入力手段で選択されたものを取得する工程ＩＤ取得ステップと、前記対象物又は前記対象物情報について所定処理を行う工程の実施前又は実施後であるかを表す実施タイミング情報、及び当該対象物の対象物ＩＤが入力され（複数から選択することも含む。バーコードで入力されることも含む。）、これらの実施タイミング情報及び対象物ＩＤを前記工程ＩＤ取得ステップで取得した工程ＩＤに関連づけて前記データベースに記録する進捗状況登録ステップと、前記データベースに記憶された対象物ＩＤと該対象物ＩＤに関連づけられた工程ＩＤとを表示手段に出力する進捗状況出力ステップとを実行させることを特徴とする管理方法にある。

本発明の第８の態様は、第７の態様に記載する各ステップをコンピュータに実行させる管理プログラムにある。

かかる第７及び第８の態様では、対象物・対象物情報について、それぞれどの工程が実施される前であるか否かを集中して管理することができる。また、対象物がどの工程で処理されているかについても管理されているので、対象物の所在を管理することができる。

本発明によれば、対象物について実施する作業の進捗状況を管理することができる管理システム、管理方法及び管理プログラムが提供される。

電子化作業における一連の工程を説明する概略フローである。 本実施形態に係る電子化作業管理システムのハードウェア構成を示す概略構成図である。 本実施形態に係る電子化作業管理システムの機能ブロック図である。 工程ＩＤ取得ステップを説明するフローである。 工程ＩＤを選択する際の画面例である。 進捗状況登録ステップを説明するフローである。 紙文書群ＩＤ及び実施タイミング情報を取得するための画面例である。 作業の進捗状況の一例を示す図である。 各工程における紙文書群・紙文書群情報の処理件数及びスケジュール情報を表示した画面例である。

以下、本発明を実施するための形態について説明する。本実施形態では、対象物の一例である複数の紙文書からなる紙文書群についての作業を管理する電子化作業管理システム（管理システム）を説明する。

まず、管理対象となる作業の一例である電子化作業について説明する。
図１は、電子化作業における一連の工程を説明するフロー図である。同図に示すように、電子化作業は次のような工程からなる。まず、紙文書の電子化を依頼する依頼主のもとから、紙文書の搬出を行う（搬出工程）。このとき、複数の紙文書からなる紙文書群を一つの処理単位とし、例えば一つの箱に詰めておく。次に、紙文書群をスキャナで電子化したものである紙文書群情報（対象物情報の一例）を形成する（スキャン工程）。ここでいう紙文書群情報とは、紙文書が光学的に読み取られ、所定の画像フォーマットで表された情報である。次に、紙文書群情報が元の紙文書から正しく電子化されているかを検査する（検査工程）。すなわち、紙文書群情報を表示手段等に出力し、紙文書群と照らし合わせて正しく電子化されているか否かを人が判定する工程である。次に、紙文書群情報についてインデックスを入力する（インデックス入力工程）。インデックスとは、紙文書群情報について付与する検索用の情報である。作業員が紙文書群情報の記載内容を読み、記載内容に応じた文字を情報処理装置に入力して電子化することによりインデックスが形成される。インデックスは、紙文書群情報に関連づけられる。このインデックスの関連づけにより、文言で紙文書群情報を検索することができる。そして、紙文書群情報を依頼主が希望する所定の形式に変換し（フォーマット変換工程）、変換した紙文書群情報、及びこれに関連づけられたインデックスをＤＶＤ−Ｒ等のメディアに記録し（納品準備工程）、搬出された元の紙文書群とともに当該メディアを納品する（納品工程）。

各紙文書群には、その紙文書群を一意に識別する紙文書群ＩＤ（対象物ＩＤ）が割り当てられている。各紙文書群を納めた箱には、紙文書群ＩＤ及び紙文書群ＩＤをバーコードで表記したものが表示されている。

電子化作業管理システムでは、上述した電子化作業の管理を行う。すなわち電子化作業の管理とは、各紙文書群・紙文書群情報についての各工程の実施状況を把握し、これらの実施状況を統計して紙文書群の全体がどの程度処理されているかを把握し、また目標とする進捗度合いと比較してどの程度目標に沿った作業が行われているのかを把握する。具体的には、電子化作業管理システムは次のように構成されている。

図２は、電子化作業管理システムのハードウェア構成を示す概略構成図である。同図に示すように、電子化作業管理システム１は、上述した各工程を担当する作業員ごとに用いられる作業用端末Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄ、Ｅ、Ｆ、Ｇと、作業の進捗状況が一元的に保存されるデータベースを有する管理用端末Ｍとを備えている。管理用端末Ｍ及び各作業用端末Ａ〜Ｇは、一般的な情報処理機能を備えた装置であり、ＣＰＵ、ＲＡＭやハードディスクドライブ等の記憶手段、キーボードやマウス等の入力手段及びディスプレイなどの表示手段を備えている。また、管理用端末Ｍ及び各作業用端末Ａ〜Ｇは、ＬＡＮを介して相互にデータの送受信をすることが可能となっている。

なお、作業用端末Ａは、搬出工程を担当する作業員用に設けられたものであり、紙文書群に表記されたバーコードを読み取るためのバーコードリーダーＲが設けられている。作業用端末Ｂは、スキャン工程を担当する作業員用に設けられたものであり、紙文書群を電子化して紙文書群情報を形成するスキャナＳが設けられている。作業用端末Ｃは、検査工程を担当する作業員用に設けられたものであり、紙文書群情報を表示し、回転、トリム等を行える画像処理プログラムが実行可能なものである。作業用端末Ｄは、インデックス入力工程を担当する作業員用に設けられたものであり、紙文書群情報にインデックスを入力可能なものである。作業用端末Ｅは、フォーマット変換工程を担当する作業員用に設けられたものであり、紙文書群情報を所定のフォーマットに変換するプログラムが実行可能なものである。作業用端末Ｆは納品準備工程を担当する作業員用に設けられたものであり、フォーマット変換された紙文書群情報をＤＶＤ―Ｒ等のメディアに記録するためのドライブが設けられている。作業用端末Ｇは納品工程を担当する作業員用に設けられたものである。これらの管理用端末Ｍ及び作業用端末Ａ〜Ｇは、次に説明する情報処理のための手段を備えることで、作業の進捗状況が管理される。

図３は、本実施形態に係る電子化作業管理システムの機能ブロック図である。なお、作業用端末Ａ〜Ｇは、何れも同様の情報処理を行うため、同図には、代表して作業用端末Ａのみを表記し、特に断りがない限りは、作業用端末Ａについての説明は他の作業用端末Ｂ〜Ｇについても同様である。

同図に示すように、本実施形態に係る電子化作業管理システム１では、管理用端末Ｍは、データベース（図中、「ＤＢ」と表記してある。）１０と、マスター情報登録手段２０とを有し、作業用端末Ａは、作業員認証手段３０と、工程ＩＤ取得手段３１と、進捗状況登録手段３２と、進捗状況出力手段３３とを有している。これらの各手段は、管理用端末Ｍ及び作業用端末Ａにより実行されるプログラムとして実装されている。なお、各手段は、プログラムではなく、電子回路として実装されていてもよい。

データベース１０は、各手段により与えられる情報を記録し、また記録した情報のうち所定の条件に該当するものを検索する機能を有する。データベース１０は、管理用端末Ｍで参照されたりデータの更新が可能であるだけでなく、ＬＡＮを介して各作業用端末Ａ〜Ｇからも参照・更新が可能に構成されている。

マスター情報登録手段２０は、紙文書群ＩＤ、電子化作業を構成する各工程を一意に識別する工程ＩＤ、及び各工程の順序をデータベースに記録する。これらのＩＤや順序は、管理用端末Ｍに設けられたキーボード等の入力手段を通じて入力されたものである。なお、ＩＤや順序は、各作業用端末からネットワークを通じて管理用端末Ｍに入力されるようにしてもよい。さらには、作業用端末等で別途作成したＩＤや順序をＵＳＢメモリ等のリムーバブルメディアに記録し、そのリムーバブルメディアを介してＩＤや順序を管理用端末Ｍに入力するようにしてもよい。

表１に、マスター情報登録手段２０によりデータベース１０に記録された紙文書群ＩＤを、表２に、工程ＩＤ及び工程順序の一例を示す。

表１に示すように、データベース１０には、各紙文書群を一意に識別する紙文書群ＩＤが記録されている。また、本実施形態では、各紙文書群に付随する情報である枚数や、紙文書群が元々配置されていた場所（依頼主の書庫など）を一意に識別する番号もデータベース１０に記録されている。例えば、書庫から紙文書群ＩＤ「１０００」である紙文書群を運び出す際に、運び出した後の元の配置場所に「１−１」が記載された札等を置いておく。このようにしておくことで、データベース１０に記録された表１の情報を見ることで、紙文書群を元の場所に正確に返却できる。

マスター情報登録手段２０は、さらに、スケジュール情報や、作業員に関する情報をデータベース１０に記録する。

スケジュール情報とは、工程ＩＤごとに所定期間に紙文書群又は紙文書群情報について所定処理が行わなければならないことを表す情報である。また、作業員に関する情報は、少なくとも作業員を一意に識別する作業員ＩＤからなり、電子化作業管理システム１を利用する資格を有するか否かを判断するために用いられる。

表３に、スケジュール情報の一例を示し、表４に作業員に関する情報の一例を示す。

表３には、例えば、工程ＩＤ「２０００」については、全紙文書群についての作業が「１月３０日」までに完了していなければならないことが表されている。また、表４には、作業員ＩＤとそれに対応する名前が表されている。

作業員認証手段３０は、作業用端末Ａに設けられた入力手段等を介して作業員ＩＤが入力され、当該作業員ＩＤが、電子化作業管理システム１を利用する資格を有するか否かを判断する。具体的には、入力された作業員ＩＤがデータベース１０に登録されたものであるか否かを検索することにより判断する。なお、作業員ＩＤだけでなく、パスワードも予めデータベース１０に記録しておき、入力された作業員ＩＤ及びパスワードをそれらと比較することで利用資格の有無の判断を行うようにしてもよい。

工程ＩＤ取得手段３１は、各工程に対応する各工程ＩＤを表示手段に表示すると共に、表示された工程ＩＤのうち入力手段で選択されたものを取得する。工程ＩＤ取得手段３１による処理は、各作業員が、自己の担当する工程の工程ＩＤを入力するために実行される。なお、工程ＩＤ取得手段３１には、工程ＩＤそのものが入力されてもよいし、作業員に全ての工程名から一つの工程名を選択させ、選択された工程名に対応する工程ＩＤをその後の処理に用いるようにしてもよい（詳細は後述する）。

進捗状況登録手段３２は、実施タイミング情報及び紙文書群ＩＤが入力され、これらを工程ＩＤ取得手段３１で取得した工程ＩＤに関連づけてデータベース１０に記録する。

実施タイミング情報とは、紙文書群又は紙文書群情報について所定処理を行う工程の実施前又は実施後であるかを表す情報である。例えば、実施タイミング情報は、紙文書群についての所定処理であるスキャン工程の実施前又は実施後であるかを表す情報であったり、紙文書群情報についての所定処理である検査工程の実施前又は実施後であるかを表す情報である。

紙文書群ＩＤは、上述したように、紙文書群若しくはこれに関する紙文書群情報を一意に識別するものである。作業用端末Ａの入力手段により入力されてもよいし、バーコードリーダーＲにより入力されてもよい。

進捗状況登録手段３２による処理は、各作業員が、自己の担当する工程の実施前であれば、これから処理しようとする紙文書群ＩＤとその工程の実施前であることを表す実施タイミング情報を入力するために実行される一方、自己の担当する工程の実施後であれば、処理した紙文書群ＩＤとその工程の実施後であることを表す実施タイミング情報を入力するために実行される。

さらに、進捗状況登録手段３２は、作業員認証手段３０で取得した作業員ＩＤや、その作業員が工程を実施した日付を実施タイミング情報及び紙文書群ＩＤに関連づけてデータベース１０に記録する。

表５に、進捗状況登録手段３２によりデータベース１０に登録された実施タイミング情報、紙文書群ＩＤ、工程ＩＤ、作業員ＩＤ、日付、付加情報を例示する。

表５に示すように、例えば、紙文書群ＩＤ「１００１」で特定される紙文書群については、作業員ＩＤ「３００１」で特定される作業員により、１月３０日に、工程ＩＤ「２０１０」（スキャン工程）が開始された、という進捗状況がデータベース１０に記録されている。この進捗状況により、紙文書群に対する工程がどの程度実施されているかを管理できる。

また、進捗状況登録手段３２は、紙文書群ごとに付加情報を記録するようにしてもよい。付加情報は、特に内容の制限はないが、工程を実施した際のメモ書きや、各工程の実施後の処理枚数などの記録に利用できる。表５には、各工程において処理した紙文書の枚数を記録した例を示してある。紙文書群ＩＤ「１００２」について工程ＩＤ「２０３０」では処理枚数が「２９９」となっている。仮に、この工程の前において処理枚数が「３００」であれば、工程ＩＤ「２０３０」では、処理枚数に欠落があると判断することができる。このように付加情報を利用して前後の工程での処理枚数をチェックすることができる。

さらに、進捗状況登録手段３２は、データベース１０に記録するに先立ち、紙文書群ＩＤで特定される紙文書群若しくは紙文書群情報について、各工程が所定の順序で実施されているかをチェックするようにしてもよい。詳細については後述する。

進捗状況出力手段３３は、データベース１０に記録された紙文書群ＩＤと該紙文書群ＩＤに関連づけられた工程ＩＤとを表示手段に出力する。また、その出力の際には、紙文書群ＩＤ及び工程ＩＤに関連づけられた作業員ＩＤや日付を出力してもよい。これにより、表５に示したように、全ての紙文書群ＩＤで特定される紙文書群や紙文書群情報について実施される各工程の進捗状況を把握することができる。

また、進捗状況出力手段３３は、データベース１０に記録されたデータを集計して出力してもよい。例えば、工程ＩＤごとに紙文書群ＩＤを集計してもよい。これにより、各工程ＩＤではいくつの紙文書群若しくは紙文書群情報が処理されたかを把握することができる。また、日付ごとに紙文書群ＩＤを集計してもよい。これにより、各日付で、いくつの紙文書群若しくは紙文書群情報が処理されたかを把握することができる。

さらに、進捗状況出力手段３３は、紙文書群ＩＤ又は／及び工程ＩＤが検索条件として入力され、当該検索条件に該当する対象物ＩＤと該対象物ＩＤに関連づけられた工程ＩＤとを表示手段に出力するようにしてもよい。これにより、進捗状況を把握したい特定の紙文書群ＩＤや工程ＩＤの進捗状況について把握することができる。

また、進捗状況出力手段３３は、その出力の際には、工程ＩＤごとに関連づけられたスケジュール情報を出力してもよい。これにより、各工程での処理が目標とする期間からどの程度進捗しているか否かを把握することができ、どの工程がボトルネックになっているかを把握することができる。そして、例えば或る工程において、目標の期間に完了しそうもないことが把握された場合には、その工程に作業員を投入するなどの判断を行うことができ、作業の納期を管理することができる。

次に、本実施形態に係る電子化作業管理システムにおける処理のフローを説明する。始めに、特に図示しないが、マスター情報登録手段２０が、紙文書群ＩＤ、電子化作業を構成する各工程を一意に識別する工程ＩＤ、及び各工程の順序をデータベースに記録するマスター情報登録ステップを実行する。また、同ステップにおいては、スケジュール情報や作業員に関する情報を記録する。これにより、データベース１０には、表１〜表４に示したようなＩＤ等が記録される。

また、各作業員が各作業用端末Ａ〜Ｇを使用する際に自己の作業員ＩＤを入力すると、作業員認証手段３０は、当該作業員ＩＤは電子化作業管理システムの利用資格を有するか否かを判定する。作業員認証手段３０は、利用資格を有する場合は、作業員ＩＤをメモリに記録すると共に、以降の情報処理を行えるようにし、利用資格を有しない場合には、エラー等を表示して作業員の認証を再実行するか、それ以降の処理を行わないようにする。

次に、図４に基づいて、工程ＩＤ取得手段３１が実行する工程ＩＤ取得ステップについて説明する。例として、作業用端末Ａにおける工程ＩＤ取得手段３１によるステップを説明する。図４は、工程ＩＤ取得ステップを説明するフローである。同図に示すように、作業用端末Ａの工程ＩＤ取得手段３１は、管理用端末Ｍのデータベース１０に対して、工程ＩＤ及び工程を実施する順序の送信要求を行う（ステップＳ１０）。

管理用端末Ｍは、データベース１０を検索して、表２に示したような工程ＩＤ、工程名、順序の送信を行う（ステップＳ１１）。この送信を受けた工程ＩＤ取得手段３１は、工程ＩＤ、工程名、順序をメモリに記憶し、作業員が工程ＩＤを入力できるように表示手段に出力する（ステップＳ１２）。

図５に、工程ＩＤを選択する際の画面例を示す。同図に示すように、工程ＩＤ取得手段３１は、メモリに記録された工程名を順序に従って整列して表示する。各工程名はマウス等で選択できるようになっている。作業員が自己の担当する工程名を選択した際には、工程ＩＤ取得手段３１は、メモリから当該工程名に対応する工程ＩＤを取得する（図４ステップＳ１３）。

この工程ＩＤ取得手段３１による処理により、各作業用端末Ａ〜Ｇにおいて、それぞれの作業員が担当する工程についての工程ＩＤが特定されたこととなる。

次に、図６に基づいて、進捗状況登録手段３２が実行する進捗状況登録ステップについて説明する。例として、作業用端末Ａにおける進捗状況登録手段３２によるステップを説明する。図６は、進捗状況登録ステップを説明するフローである。同図に示すように、作業用端末Ａの進捗状況登録手段３２は、紙文書群ＩＤ及び実施タイミング情報の取得を行う（ステップＳ２０）。

例えば、紙文書群ＩＤの取得は次のように行うことができる。図７は、紙文書群ＩＤ及び実施タイミング情報を取得する画面例である。

図７（ａ）は、紙文書群ＩＤをバーコードリーダーＲで入力するための画面例である。同図に示すように、作業用端末Ａの作業員は、紙文書群に表記されたバーコードをバーコードリーダーＲで読み取る。当該バーコードは、バーコードリーダーＲでデコードされ、デコードされた紙文書群ＩＤが入力欄に入力される。作業員は、「実行」ボタンを選択することで、紙文書群ＩＤが進捗状況登録手段３２に入力される。

また、図７（ｂ）に示すように、紙文書群ＩＤの一覧の中から選択できるようにしてもよい。例えば、進捗状況登録手段３２は、図４に示したステップで取得した工程ＩＤで特定される工程の一つ前の工程が終了した紙文書群ＩＤをデータベース１０から取得する。つまり、作業員の担当する工程で処理するべき紙文書群ＩＤをデータベース１０から取得し、同図に示すように一覧表示する。作業員は、自己が処理しようとする紙文書群に表記されている紙文書群ＩＤを見て、それと一致する紙文書群ＩＤを選択し、「実行」ボタンを選択する。これにより、紙文書群ＩＤが進捗状況登録手段３２に入力される。

このように、作業員の担当する工程で処理すべき紙文書群ＩＤのみが一覧表示され、その中からこれから処理しようとする紙文書群ＩＤを選択することができるので、紙文書群は、予め定められた順序で確実に各工程が実施される。

図７（ｃ）は、実施タイミング情報を入力するための画面例である。同図に示すように、「開始」と「終了」と文言が付された２つのボタンが表示され、これらのボタンはマウス等で選択できるようになっている。作業員は、紙文書群・紙文書群情報についてこれから自己の担当する工程を実施する場合には、「開始」を選択し、その紙文書群・紙文書群情報について当該工程を実施し終えた場合には「終了」を選択する。この「開始」又は「終了」の選択により、進捗状況登録手段３２には、その工程を実施する前であるか後であるかを表す実施タイミング情報が入力される。

ここまでの段階で、作業用端末Ａには、表５の工程ＩＤ「２０００」に示した情報がメモリに記録されることになる。

図６に戻り、入力された工程の順序のチェックを行う（ステップＳ２１）。当該チェックは、図７（ａ）に示したように、作業員が直接的に紙文書群ＩＤを入力した場合に行う。具体的には、進捗状況登録手段３２は、入力された紙文書群ＩＤを検索条件としてデータベース１０から当該紙文書群ＩＤに該当するものを検索する。この結果、当該紙文書群ＩＤについて最後に実施された工程ＩＤ（以下、直近工程ＩＤ）が得られる。

表５の例であれば、紙文書群ＩＤ「１０００」については、工程ＩＤ「２０００」（搬出工程）が終了したことが分かる。この工程ＩＤ「２０００」の次に実行されるべき工程は、表２に示すように工程ＩＤ「２０１０」（スキャン工程）である。したがって、紙文書群ＩＤ「１０００」について実施するべき工程として選択された工程ＩＤが、次に実行すべき工程ＩＤ「２０１０」であるならば、正しい順序であると判定し、異なるならば、不正な順序であると判定する（ステップＳ２２）。

不正な順序であるならば（ステップＳ２２：Ｎｏ）、エラーを表示して、再入力を促す（ステップＳ２３）。正しい順序であるならば（ステップＳ２２：Ｙｅｓ）、工程ＩＤ、紙文書群ＩＤ及び実施タイミング情報、並びに作業員ＩＤ及び日付を管理用端末Ｍに送信し（ステップＳ２４）、管理用端末Ｍがデータベース１０に記録する（ステップＳ２５）。

各作業員は、紙文書群ごとに、その紙文書群ＩＤを入力し、自己の担当する工程を実施する前であることを表す実施タイミング情報を入力し、当該工程を実施し、当該工程の終了後に工程の実施後であることを表す実施タイミング情報を入力することにより、表５に示したような進捗状況がデータベース１０に記録される。

上記の処理を作業員側からみると、作業用端末Ａにおいては、作業員はまず自己の工程「搬出工程」を選択する（図５参照）。そして、紙文書群の一つ一つを処理するたびに、それぞれの紙文書群ＩＤをバーコード入力する工程の前後で実施タイミング情報を入力する（図７（ｃ）参照）。また、作業用端末Ｂにおいては、工程「スキャン工程」について同様である。作業用端末Ｃにおいては、自己の工程「検査工程」を選択する（図５参照）。そして、紙文書群情報の一つ一つを処理（紙文書群情報について検査する）するたびに、それぞれの紙文書群ＩＤを選択し（図７（ｂ）参照）、検査工程の実施前後で実施タイミング情報を入力する（図７（ｃ）参照）。作業用端末Ｄ〜Ｇについても同様である。

そして、特に図示しないが、作業員や管理者の操作に基づいて、進捗状況出力手段３３は、データベース１０に記録された進捗状況を表示手段に出力する進捗状況出力ステップを実行する。図８に、各種情報が出力された画面例を示す。同図に示すように、紙文書群ＩＤごとに、誰が・どの工程について・実施前であるか後であるか・実施日が一覧表示されている。

もちろん、このような表示形態に限らず、作業員ごとに、どの紙文書群ＩＤを処理したか表示するようにしてもよいし、工程ごとに、誰がどの紙文書群ＩＤを処理したかを表示するようにしてもよい。

また、図９に、各工程における紙文書群・紙文書群情報の処理件数及びスケジュール情報を表示した画面例を示す。同図に示すように、各工程について処理が終了した紙文書群・紙文書群情報の処理件数が表示されている。これにより、各工程での進捗状況を把握することができる。また、各工程には、達成率（紙文書群・紙文書群情報の処理件数を全体の紙文書群の数で割ったもの）とスケジュール情報が表示されている。これにより、本実施形態に係る電子化作業管理システムは、達成率とスケジュール情報とからボトルネックとなっている工程を発見するための情報を管理者に提供することができる。このような情報は、さらに作業員を投入するなどの判断材料として有用である。

以上に説明したように、本実施形態に係る電子化作業管理システムでは、紙文書群・紙文書群情報について、それぞれどの作業員によって工程が実施される前であるか否かを集中して把握することができる。また、紙文書群がどの工程で誰によって作業されているかが記録されているので、紙文書群の所在を管理することができる。これにより、急遽特定の紙文書群を依頼主に返却するなどの事態が生じても、その紙文書群の所在を即座に特定して返却することができる。

また、各作業が順序正しく実行するようにしたため、例えば検査工程が抜けてしまうなどのミスを未然に防止することができる。

さらに、全体の進捗状況とスケジュール情報とから作業全体が予定通りに進んでいるか否かを評価することができる。これにより、進捗状況に応じて作業員を投入するなどの判断が可能になり、スケジュール通りに納品することができる。

なお、上述の実施形態は本発明の好適な実施の一例ではあるがこれに限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲において種々変形実施可能である。

例えば、各手段２０、３０〜３３は、管理用端末Ｍ及び作業用端末Ａ〜Ｇにそれぞれ実装されていたが、複数台に実装されている必要は無く、管理用端末Ｍに実装されていてもよい。この場合は、各作業員の作業用端末は作業用ＩＤや工程ＩＤや紙文書群ＩＤの入力を受け付け、それらを管理用端末Ｍに送信する機能を有することとなる。

また、本実施形態では、対象物として複数の紙文書からなる紙文書群を例に取り説明したが、これに限定されない。各工程の処理単位が一枚の紙文書であってもよい。また、対象物は階層化されていてもよい。例えば、複数の紙文書からなる紙文書群を識別するＩＤと、その紙文書群に属する紙文書（１枚乃至複数）を識別するＩＤとをしてもよい。この場合は、上位のＩＤと下位のＩＤとを一組のＩＤとして扱うことになる。

また、付加情報が記録される単位は、紙文書群に限定されず、紙文書であってもよい。例えば、紙文書群を単位として工程管理と付加情報を記録すると共に、紙文書を単位としてメモ書きなどのために付加情報を記録するようにしてもよい。例えば、検査工程において、紙文書群情報の或る一部（紙文書一枚分の画像）ごとに、トリムや傾き修正を行ったなどの作業のメモを付加情報として記録することができる。このように、どのような作業が行われたかをより綿密に把握することができる。

さらに、作業員ＩＤに基づいて電子化作業管理システムを利用できるか否か認証を行うようにしたが、さらに、作業員ＩＤに基づいて各機能の使用権限を制御してもよい。例えば、管理者は、マスター情報登録手段の機能を実行できるが、作業員は不可としたり、作業員は自分の担当する工程以外の進捗状況を検索することができない、などとしてもよい。

なお、本実施形態に係る電子化作業管理システムでは、対象物を紙文書としたが、これに限定されず、本発明に係る管理システムは任意の物について任意の作業を実施する場合に適用することができる。

本発明は、任意の対象物について複数の工程からなる作業の進捗状況を管理する産業分野において良好に利用することができる。

Ａ〜Ｇ 作業用端末
Ｍ 管理用端末
Ｒ バーコードリーダー
Ｓ スキャナ
１ 電子化作業管理システム
１０ データベース
２０ マスター情報登録手段
３０ 作業員認証手段
３１ 工程ＩＤ取得手段
３２ 進捗状況登録手段
３３ 進捗状況出力手段

Claims (8)

1. 対象物又はこれに関する対象物情報について所定処理を行う複数の工程からなる作業の進捗状況を管理する管理システムであって、
   前記対象物を一意に識別する対象物ＩＤ、前記作業を構成する各工程を一意に識別する工程ＩＤ、及び各工程を実施する順序をデータベースに記録するマスター情報登録手段と、
   前記各工程に対応する前記各工程ＩＤを表示手段に表示すると共に、表示された工程ＩＤのうち入力手段で選択されたものを取得する工程ＩＤ取得手段と、
   前記対象物又は前記対象物情報について所定処理を行う工程の実施前又は実施後であるかを表す実施タイミング情報、及び当該対象物の対象物ＩＤが入力され、これらの実施タイミング情報及び対象物ＩＤを前記工程ＩＤ取得手段で取得した工程ＩＤに関連づけて前記データベースに記録する進捗状況登録手段と、
   前記データベースに記憶された対象物ＩＤと該対象物ＩＤに関連づけられた工程ＩＤとを表示手段に出力する進捗状況出力手段とを備える
   ことを特徴とする管理システム。
2. 請求項１に記載する管理システムにおいて、
   前記マスター情報登録手段は、前記工程ＩＤごとに所定期間に前記対象物又は前記対象物情報について所定処理が行わなければならないことを表すスケジュール情報が入力されて前記データベースに記録し、
   前記進捗状況出力手段は、前記進捗状況登録手段により記録された前記工程ＩＤ及びこれに関連づけられた前記対象物ＩＤと、当該工程ＩＤに対応する前記スケジュール情報とを出力する
   ことを特徴とする管理システム。
3. 請求項１又は請求項２に記載する管理システムにおいて、
   前記進捗状況登録手段は、入力された対象物ＩＤに関連づけられて最後に実行された工程に係る工程ＩＤである直近工程ＩＤを前記データベースから取得し、前記工程ＩＤ取得手段で取得した工程ＩＤが、前記各工程を実施する順序を参照して前記直近工程ＩＤの次であるか否かを判定し、否である場合には当該対象物ＩＤについて次に実施すべき工程が異なっている旨を出力する
   ことを特徴とする管理システム。
4. 請求項１〜請求項３の何れか一項に記載する管理システムにおいて、
   前記進捗状況登録手段は、前記工程ＩＤ取得手段で取得した工程ＩＤで表される工程を行った作業員を一意に識別する作業員ＩＤが入力され、前記実施タイミング情報及び前記対象物ＩＤを前記工程ＩＤに関連づけると共に、さらに、当該作業員ＩＤにも関連づける
   ことを特徴とする管理システム。
5. 請求項１〜請求項４の何れか一項に記載する管理システムにおいて、
   前記進捗状況登録手段は、前記実施タイミング情報及び前記対象物ＩＤを前記工程ＩＤに関連づけると共に、さらに、当該工程ＩＤを実施した日時にも関連づける
   ことを特徴とする管理システム。
6. 請求項１〜請求項５の何れか一項に記載する管理システムにおいて、
   前記進捗状況出力手段は、前記対象物ＩＤ又は／及び前記工程ＩＤが検索条件として入力され、当該検索条件に該当する対象物ＩＤと該対象物ＩＤに関連づけられた工程ＩＤとを表示手段に出力する
   ことを特徴とする管理システム。
7. コンピュータを用いて、対象物又はこれに関する対象物情報について所定処理を行う複数の工程からなる作業の進捗状況を管理する管理方法であって、
   前記コンピュータに、
   前記対象物を一意に識別する対象物ＩＤ、前記作業を構成する各工程を一意に識別する工程ＩＤ、及び各工程を実施する順序をデータベースに記録するマスター情報登録ステップと、
   前記各工程に対応する前記各工程ＩＤを表示手段に表示すると共に、表示された工程ＩＤのうち入力手段で選択されたものを取得する工程ＩＤ取得ステップと、
   前記対象物又は前記対象物情報について所定処理を行う工程の実施前又は実施後であるかを表す実施タイミング情報、及び当該対象物の対象物ＩＤが入力され、これらの実施タイミング情報及び対象物ＩＤを前記工程ＩＤ取得ステップで取得した工程ＩＤに関連づけて前記データベースに記録する進捗状況登録ステップと、
   前記データベースに記憶された対象物ＩＤと該対象物ＩＤに関連づけられた工程ＩＤとを表示手段に出力する進捗状況出力ステップとを実行させる
   ことを特徴とする管理方法。
8. 請求項７に記載する各ステップをコンピュータに実行させる管理プログラム。

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