JP2004213092A

JP2004213092A - 紙文書電子化処理システム、紙文書電子化処理における仲介業務処理方法及びプログラム、仲介業者サイトサーバー、及び、ｏｃｒ処理データの検査方法及びプログラム

Info

Publication number: JP2004213092A
Application number: JP2002378482A
Authority: JP
Inventors: Yukihiro Yoshii; 幸宏吉井
Original assignee: Canon Inc; Canon Marketing Japan Inc
Current assignee: Canon Inc; Canon Marketing Japan Inc
Priority date: 2002-12-26
Filing date: 2002-12-26
Publication date: 2004-07-29

Abstract

【課題】紙文書の電子化作業において、文書の種類や、業者の信頼性など、様々な状況に応じた柔軟な業務依頼が必要となるが、現実には状況に応じた業者選定を可能とする環境は整っておらず、業者の選定は場当たり的にならざるを得ないという問題があった。
【解決手段】上記課題を解決すべく、本発明はユーザー端末、仲介業者サイトサーバー、業者端末からなる紙文書電子化処理システムを提供する。具体的には、ユーザーからの依頼に応じて、仲介業者サーバーが見積依頼をすべき協力業者を選定し、選定された協力業者からの見積情報に応じて、業者をグループ分けした上で、グループ単位に１の業者をさらに選定する。ユーザーはその中から依頼先を決定することができる。
【選択図】図１

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、インターネットなどの通信回線を利用してユーザーが協力業者に紙文書の電子化作業を依頼する際の仲介業務の処理に関連する。より詳細には、紙文書電子化処理システム、紙文書電子化処理における仲介業務処理方法、仲介業者サイトサーバー、仲介業務処理プログラム、ＯＣＲ処理データの検査方法およびプログラムに関連する。
【０００２】
【従来の技術】
パーソナルコンピュータと通信ネットワークの普及は、文書の電子データ化を促進し、これに伴い官公庁や企業による新規作成文書の電子化（ペーパレス化）は進んでいる。その一方で、過去に作成した紙文書は現在もなお膨大な量が電子化されずに保管されている。これら過去の紙文書の電子化は、一般には光学的文字認識（ＯＣＲ）処理によって実施できるが、処理にかかる負担や文字認識精度の問題から既存の全ての紙文書を電子化するのは多大なコストを要するので、中々進捗していないのが実情である。そこで、官公庁や企業内では、業務上電子化が必要となる紙文書から徐々に電子化している。
【０００３】
しかし、電子化の対象となる紙文書は単なる文字情報が印刷されたものではなく、特定のレイアウトにしたがって文字情報が印刷されたものであるのが一般である。従って、紙文書を単に電子化（文書データ化）しても業務の使用には耐えられず、最終的には各ユーザ毎の業務目的にあったフォーマットに変換し、かつ文字やレイアウトも維持する必要となり、そのためには多大な工数が必要となる。この電子化作業を官公庁や企業が自力で行うことは現実的ではない。
【０００４】
そこで、電子化作業を代行する業者に依頼して、当該文書を電子化することが一般に行われているが、その際には業者の選定の困難性を伴う問題がある。というのも、以下のような事情が存在するからである。
【０００５】
（１）元データが紙かイメージかで業者側での対応機材が異なる。
（２）電子化したい文書の量の多寡及び納期が長短様々である。
（３）文書の量や納期と関連して、ユーザ側の単位文書当たりの許容コストも様々である。
（４）電子化したい文書の機密ランクが様々で、それに応じて機密管理の仕方が異なる。
（５）最終的に納品するフォーマットが多岐に渡り、あるアプリケーションソフトを取っただけでも様々なバージョンがある上に、同様の機能を達成できる他のソフトの種類も１つに限定できず各種の製品がある。
（６）大量の紙文書の高速ＯＣＲ処理は設備費が嵩み対応できる業者が限られる。又、特殊なフォーマットへの変換に対応できる業者も限られ、ユーザがこれらの業者を自力で探すのは容易ではない。
（７）取引したことのない業者が（品質面や機密面で）信用できる業者なのかが判らない。
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
このように、外注に頼らざるをえない紙文書の電子化作業において、文書の種類や、業者の信頼性など、様々な状況に応じた柔軟な業務依頼が必要となるが、現実には状況に応じた業者選定を可能とする環境は整っておらず、依頼者の状況に対応した業者の選定は困難であった。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
そこで、上記課題を解決すべく本発明は、具体的に以下の解決方法を提供する。
【０００８】
通信回線を介して、ユーザーから業者へ依頼される紙文書の電子化業務の仲介を行う仲介業務処理方法であって、少なくとも、ユーザーが生成した業務依頼情報を受信する業務依頼情報受信工程と、前記受信した前記業務依頼情報における依頼内容に応じて、前記協力業者の中から見積依頼情報を送信すべき協力業者を選別する第１の協力業者選別工程と、前記第１の協力業者選別工程において選別された前記協力業者へ送信する前記見積依頼情報を生成するための見積依頼情報生成工程と、前記見積依頼情報生成工程において生成された前記見積依頼情報を、前記選別された協力業者へ送信する見積依頼情報送信工程と、前記見積依頼情報送信工程から送信された前記見積依頼情報に応じて、前記協力業者が生成した見積情報を受信する見積情報受信工程と、前記見積依頼受信工程で受信した前記見積情報における見積価格に応じて、前記選別された協力業者を３つにグループ分けする、協力業者グループ化工程と、前記協力業者グループ化工程においてグループ化された前記協力業者について、前記協力業者と関連づけられた協力業者評価情報に基づき、各グループにつき１の協力業者のみを選定する第２の協力業者選別工程と、前記第２の協力業者選別工程において選別された前記協力業者の中から、前記ユーザーが１の協力業者を選択するための、依頼先選択情報を生成する依頼先選択情報生成工程と、前記依頼先選択情報を、前記ユーザーに送信する工程とを含む。
【０００９】
【発明の実施の形態】
図１は、本発明の実施形態におけるシステム構成図である。同図において、１００はインターネット等の通信回線、１１１及び１１２はユーザー１０の使用するユーザー端末、１２０は仲介業者１１の仲介業者サイトサーバー、１３１及び１３２は協力業者１２の使用する協力業者端末を示す。ユーザー１０は、自己が有する紙文書の電子化を希望するユーザーであり、通信回線１００を介してユーザー端末１１１から仲介業者サイトサーバー１２０を通じ協力業者端末１３１上の協力業者１２に文書の電子化を依頼する。
【００１０】
仲介業者サイトサーバーには、高速ＯＣＲ処理を行うためのＯＣＲサーバー１２１及び高速スキャナ１２２があり、ユーザー１０から提供される大量の紙文書を高速にＯＣＲ処理して文書データに変換することができる。また、イメージデータや文書データ、更には、協力業者１２に関連する情報等、サーバー上で扱うデータを格納するためのデータベース１２３がある。
【００１１】
協力業者端末１３１、１３２は、修正対象である、仲介業者１１から提供されるサーバー１２０内でのＯＣＲ処理で得られた文書データを格納するためのデータベース１３３及び１３４を備える。
【００１２】
図２は、ユーザー端末１１１等、仲介業者サイトサーバー１２０、協力業者端末１３１等の基本的なハードウェア構成を示す図である。これらは主に、システムバス２０、ＣＰＵ２１、ＲＡＭ２２、ＲＯＭ２３、ＬＡＮアダプタ２４、ビデオアダプタ２５、キーボードやマウスなどの入力部２６、２７、ＨＤＤ２８、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭドライブ等のメディアＩ／Ｆ２９で構成される。
【００１３】
本実施形態では、紙文書電子化業務依頼に関連する処理をウェブ上で実現する場合を記載しているが、例えばユーザー１０に対し専用のアプリケーションプログラムを提供する場合は、当該プログラムはＨＤＤ２８に格納され、ユーザーが当該プログラムの動作開始をキーボード２６とマウス２７とを介してＣＰＵ２１に指示すると、ＣＰＵ２１はＨＤＤ２８より当該プログラムを読み出してＲＡＭ２２に格納し、所定のアドレスよりプログラムを実行する。また、当該アプリケーションプログラムは、通信回線１００を介してダウンロードによって取得することも可能であり、当該アプリケーションプログラムを格納したＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体から、メディアＩ／Ｆ２９を利用して取得することも可能である。
【００１４】
図３及び図４は、本発明の実施形態における、紙文書電子化システムの処理の流れを示すフローチャートである。
【００１５】
まず、紙文書の電子化を希望するユーザー１０は、ユーザー端末１１１上で紙文書を電子化するための依頼データ入力を行う（Ｓ３０１）。当該データ入力は例えば汎用のインターネットブラウザ上で行うことが可能であり、その入力画面の一例を図７に示す。
【００１６】
図７における画面情報は、ユーザー端末１１１から仲介業者サイトサーバー１２０にアクセスし取得したＨＴＭＬデータを、ウェブブラウザで画面に表示させることによって見ることができる。当該ＨＴＭＬデータは、仲介業者サイトサーバー１２０で生成される。この入力画面では、依頼情報として、仲介業者に提供する媒体の種類（紙かイメージデータのいずれか）を提供する。また、文書量や提供データの形式の通知や、依頼条件として納期や納品データのフォーマット指定も可能である。
【００１７】
さらに、依頼する文書の種別を設定することができる。これは、文書の機密性が協力業者選択の重要な要素となるためである。即ち、機密性のある文書が処理の対象となる場合には、処理を行う協力業者が機密性を保持できる環境に無ければならない。また、協力業者によって費用が異なってくるため、予算を指定することも可能である。
【００１８】
さらに依頼元情報として、社名や連絡先などを入力することができる。データ入力が完了したら、送信ボタンを押すことにより依頼情報を仲介業者サイトサーバー１２０へ送信することができる（Ｓ３０２）。その際、電子化を希望する紙文書のイメージデータがある場合は、依頼情報と共に送信してもよい。
【００１９】
当該イメージデータは、紙文書をスキャナを利用して画像情報に変換したものである。仮に、そのデータ量が膨大になる場合には、通信回線を利用した送信は現実的で無いので、ＤＶＤ−ＲＯＭなどの大容量記憶媒体に格納して送付しても良い。
【００２０】
また、紙文書そのものの処理を依頼する場合は、当該紙文書を仲介業者宛てに送付することができる。本実施形態では、紙文書のままで仲介業者に提供される場合を記載する。依頼を行わない場合はキャンセルボタンにより回避することができる。
【００２１】
尚、図７はブラウザ上に表示される入力画面の例を示しているが、ブラウザによらず、例えば同等の情報を有する文書データ及びイメージデータを添付して電子メールにて送付してもよいし、依頼情報を送付できる手段であれば当然にここに含まれる。
【００２２】
ユーザー１０から依頼情報の送信があった場合には、仲介業者１１がこれを受信し（Ｓ３０５）、依頼管理テーブル３０上で管理データとして登録する（Ｓ３０６）。当該依頼管理テーブル３０は、ユーザーからの依頼情報（提供媒体、納期、機密ランク等）を依頼者単位に管理格納するテーブルである。仲介業者１１は、登録した依頼情報を基に、協力業者テーブル３１に登録された協力業者の中から依頼条件に見合う業者を検索する（Ｓ３０７）。
【００２３】
ここでは、例えば、文書量、納期、及び機密ランクなどにより協力業者を選別することができる。そして、もし依頼条件に合致する協力業者がある場合には、作業見積依頼を協力業者１２へ送信する（Ｓ３０９、Ｓ３１０）。送信対象となる協力業者１２は基本的に複数存在することになるが、もし、合致する協力業者１２がない場合には、該当する協力業者がいない旨を記載したレポートを作成し、これをユーザー１０へ送信する。
【００２４】
ここで、仲介業者サイトサーバー１２０から送信される電子化見積依頼の一例を示す。図８は、仲介業者１１が生成したＨＴＭＬ形式の表示情報に対応して、協力業者端末１３１上で表示される見積依頼画面の一例を示す図である。図８の場合、協力業者１２に提供される媒体は、ｂｍｐ形式のイメージデータとテキストデータである。従って、ＭＳーＷｏｒｄ９８の形式に変換する作業は協力業者１２が行うことになる。また、その量が３０００ページである旨が示されている。
【００２５】
図８は、仲介業者１１がユーザーから提供された紙文書をまとめてＯＣＲ処理した場合に相当とするが、協力業者側がＯＣＲ処理を行う場合は、「紙」の欄にチェックが入ることになる。また、ユーザーへ納品するための納期が示されている。さらに、機密ランクの欄は、ユーザー１０からの依頼情報に基づいて通常文書の欄がチェックされている。その他概算予算も示されている。当該表示は、一例に過ぎずこれ以外の情報を含めることも当然に可能である。
【００２６】
仲介業者１１から送信された作業見積は、複数の協力業者１２によって受信される（Ｓ３２１）。当該協力業者１２は、見積依頼に基づいて業務提供に要する費用や納期などの見積情報を作成する。図８の下方には、見積回答入力の欄があり、協力業者１２は、仲介業者１１からの依頼条件に基づき、回答入力欄に必要データを入力する。ここでは自社名、連絡先、担当者及び見積価格が記載されている。必要なデータを入力した後、当該入力データは協力業者端末１３１から仲介業者サイトサーバー１２０へ送信される（Ｓ３２２）。
【００２７】
仲介業者１１が、協力業者１２からの回答を受信するが（Ｓ３１３）、見積依頼から、回答受信までの間、当該仲介業者１１は、ユーザー１０から提供された紙文書をＯＣＲ処理して文書データに変換して、それぞれイメージデータＤＢ３３及び文書データＤＢ３４に格納する（Ｓ３１１）。ユーザー１０から提供される媒体が紙文書である場合には、仲介業者１１においてスキャナを利用して画像情報に変換した後、ＯＣＲ処理してテキストデータに変換する（Ｓ３１１）。
【００２８】
その際、紙文書の１枚に対応する画像情報とテキストデータには対応するファイル名を付けることが望ましく、当該ファイル名は拡張子を除いて協力業者１３が書き換えられないようにしておくと更に望ましい。仲介業者１１は、高速スキャナ及びＯＣＲを保有しており、１度に大量のデータをＯＣＲ処理することができる。ＯＣＲ処理に際してログを取っておき、ＯＣＲログＤＢ３２に格納する。
【００２９】
テキストの保存形式は、ユーザー１０からの依頼情報に対応する必要があるので、前述の依頼管理テーブル３０を再度参照して、ユーザー１０からの指定フォーマットに変換して保存する（Ｓ３１２）。当該フォーマット変換は、仲介業者１１で行っても良いし、協力業者１２が行っても良い。
【００３０】
仲介業者１１は、テキストデータのフォーマット変換後、協力業者１２から回答を受信すると、協力業者の選定を行う（Ｓ３１４）。当該協力業者選定処理の詳細は、図５に関連して後段で詳述する。その際、協力業者デーブル３１を再度参照する。選定の結果、依頼先候補が決定すると仲介業者１１は、依頼先候補リストを作成し、ユーザー１０へこれを送信する（Ｓ３１５）。
【００３１】
仲介業者１１からそう芯された依頼先候補リストは、ユーザー端末１１１で受信され、ユーザー１０は端末上で依頼先候補リストを確認することができる（Ｓ３１６）。
【００３２】
図９は、ユーザー端末１１１へ送信されるＨＴＭＬ形式の依頼先リスト情報に基づいて、ユーザー端末１１１で表示される依頼先リストの表示画面の一例を示す図である。画面上部の依頼先選択欄に記載の情報は、図８の上部欄に記載のものと基本的に同様である。但し、提供媒体の項目についてはユーザーから提供された媒体の種類を示すものであるので、「紙」の欄がチェックされている。同下部の欄に記載された発注可能先には、仲介業者１１がＳ３１４において行った選定の結果、依頼先候補に決定した協力業者１２が記載されている。
【００３３】
発注可能先の欄には、協力業者１２側の回答した納期、見積価格が記載され、さらに、仲介業者１１がこれまでの業務実績を基に割り出したランク付けが記載されている。このランク付けには、例えば実績と品質について記載することができる。ここで記載される実績及び品質は、協力業者テーブル３１内に、業者単位で格納されている業者評価に関連する情報であり、図９のようにＡ、Ｂ、Ｃ等のような段階的評価でも良いし、ポイント評価制にしても良い。この実績及び品質の評価は、後述する修正済みデータ検査の結果を反映したものである。
【００３４】
ユーザー１０は、表示された発注可能先の中から、実際に業務依頼を希望する依頼先を選定し、左端のチェックボックスにチェックを入れる。図９の場合は、２段目の業者にチェックが入っているので、ユーザー１０はこの業者を選択したことが分かる。依頼先を決定した後、ユーザー１０は、送信ボタンを押してユーザー端末１１１から仲介業務サイトサーバー１２０へ、情報を送信することができる（Ｓ３１７）。
【００３５】
ユーザー端末１１１から依頼先情報を受信すると（Ｓ３１８）、仲介業者１１は、イメージデータ及びＯＣＲデータをユーザー１０によって選定された協力業者１２にのみ送信され（Ｓ３１９）、当該協力業者端末１３１上で協力業者１２が受信する（Ｓ３２０）。
【００３６】
正式に指名された協力業者１２は、受信したイメージデータ及び文書データを比較し、ＯＣＲ処理内容の確認行い、誤りがある場合には文書データを修正する（Ｓ３２３）。すべての修正が完了した後、協力業者１２は、仲介業者へ修正済みデータを送信する（Ｓ３２４）。
【００３７】
協力業者１２から送信された修正済みデータを受信した仲介業者（Ｓ３２５）は、修正済みデータの検査を行う（Ｓ３２６）。当該検査の詳細は図６と関連して後述する。協力業者テーブル３１に登録されている検査成績データを検査の結果に応じて更新することによって（Ｓ３２７）、当該検査の結果が協力業者の評価に反映される。更新内容としては、例えば当該業者の品質ランクに関連する情報を更新することができる。
【００３８】
その際には、不合格フラグがオンになったかどうかだけではなく、不合格となった原因に基づいて重みづけを加えてもよい。例えば、フォーマットが合致していなかった場合には、他の不合格原因に比べて品質ランクを低く評価するといったことが可能である。また、再修正でエラーが検出されたような場合には、さらに評価を低くすることも可能である。また、実績に関連するデータには、受任件数や処理枚数を更新することもできる。
【００３９】
Ｓ３２６における検査において、問題があった場合は、仲介業者１１から協力業者１２へ再修正指示がなされ、未修正箇所や、修正ミスを指摘するための再修正指示データが送信される。
【００４０】
再修正指示をうけた協力業者１２は、当該指示及び受信データに従い文書データを再修正し、その後協力業者１２と仲介業者１１との間でＳ３２３からＳ３２８を繰り返す。
【００４１】
Ｓ３２８において検査の問題がないと判断された場合には、修正済みデータがユーザー１０へ送信される。ユーザーは修正済みデータを受信し（Ｓ３３２）、これをユーザー端末１１１上に表示する（Ｓ３３３）。修正済みデータの内容を確認して、ユーザー１０が問題を発見した場合には、仲介業者１１へ再修正指示を行い再修正指示データを送信する（Ｓ３３５）。
【００４２】
再修正指示、及びデータを受信した仲介業者１１は、受信内容に基づいて再度協力業者テーブル３１を更新し、協力業者の評価を更新する（Ｓ３３７）。その際、ユーザーからのクレーム履歴についても更新する。その後協力業者に対し、再度の修正指示を出し（Ｓ３３０）、前述の手順を繰り返す。
【００４３】
一方、ユーザーが修正データに問題を発見しなかった場合は、修正データの受領に同意する旨の受入検査合格送信を行う（Ｓ３３８）。受け入れ検査合格を受信した仲介業者サイトサーバー（Ｓ３３９）は、それを協力業者端末１３１へ転送する（Ｓ３４０、Ｓ３４１）。その後、仲介業者１１は、依頼管理テーブルに格納された管理データを更新し（Ｓ３４２）、処理を終了する。
【００４４】
次に、仲介業者１１における、協力業者選定処理の詳細を図５を用いて説明する。図５は、本実施形態における協力業者選定の詳細処理のフローチャートである。協力業者選定処理は、図３ではＳ３１４において実行されている。
【００４５】
具体的には、まずＳ３１３において受信した複数の協力業者１２からの見積回答を、見積価格順にソートする（Ｓ５０１）。次にソートした協力業者１２を見積価格別に３つにグループ分けする（Ｓ５０２）。即ち、見積金額の高、中、低の３グループができる。さらに当該グループ内の協力業者１２について、協力業者テーブル３１を参照して、品質ランク、クレーム履歴などの業者評価データを照合する（Ｓ５０３）とともに、実績と照合する（Ｓ５０４）。
【００４６】
品質ランクとは、図６と関連して後述する修正済みデータ検査処理における検査結果に基づいて決定される評価であり、クレーム履歴とは、これまでにユーザーから受けたクレームの回数や内容などの履歴のことであり、実績とは、これまでの受任回数や処理枚数などのデータである。評価基準テーブル５０に基づいて業者別に評点を算出する（Ｓ５０５）。
【００４７】
ここで評価基準テーブルは、グループごとに評価の重み付けが異なるように、又は、ユーザーの要望が重み付けに反映されるように設定されていても良い。例えば、見積価格が高いほど、品質やクレームに対する重みが高くなるように設定することもできるし、一方で、ユーザーが機密性を重視する場合には、機密保持を確実に行える業者を高く評価するように重みづけすることができる。
【００４８】
ここで単に品質ランク等のみならず、実績をも評価対象に加えるのは、実績の少ない業者と実績の多い業者間での評価のバランスを考慮するためである。従って、仕事の平均的品質が等しい場合でであっても実績の多少によって評価が変わることがある。
【００４９】
また、単に見積価格の低い順に業者を選定しないのは、見積価格は高いが、実績があり、納期も短く、品質も高い業者が存在し、ユーザーによっては、その業者を選ぶ可能性があるからである。このような場合に対応するためには、単純に見積価格によって選定するのではなく、価格別にグループ分けし、その中で価格以外の観点から選定する方が適切だからである。
【００５０】
上述の過程により算出された評点を基に、各グループ毎に指名業者が仮決定される（Ｓ５０６）。しかし、これはあくまで仮決定であり、Ｓ５０７において、仮決定された業者間で相互比較を行う。これは、他のグループよりも安く、かつ評点が高い仮決定業者が存在する場合を考慮したものである（Ｓ５０８）。
【００５１】
例えば、甲、乙という２つの業者のがあったとして、甲が出した見積価格が乙の出した見積価格よりも明らかに安く、甲の品質ランクが乙より高く、納期が早い場合には、ユーザーが乙を選択する可能性は著しく低くなるので、これを予め排除するものである。
【００５２】
もし、上述のＳ５０８の条件に該当する仮決定業者が存在する場合には、劣後する仮決定者を削除する（Ｓ５０９）。一方、そのような仮決定業者が存在しない場合には、各業者をグループ毎の業者として本決定する（Ｓ５１０）。
【００５３】
次に、図４のＳ３２６における修正済みデータの検査の詳細処理を説明する。図６は、本発明の実施形態における、修正済みデータ検査の詳細処理のフローチャートである。図６に記載のフローチャートに従って、仲介業者サイトサーバー１２０内で検査アプリケーションが動作する。
【００５４】
まず、仲介業者サイトサーバー１２０では、検査アプリケーションの対象データである、協力業者１２から送信された修正済データをアプリケーションに読み込む（Ｓ６０１）。次に、当該修正済データのフォーマットが、ユーザー指定のフォーマットと一致するかどうかをチェックする（Ｓ６０２）。
【００５５】
その際には、指定データのデータフォーマットが格納されたフォーマットテーブル（６１）を参酌して、データの拡張子を検査することができる。このステップは、協力業者１２がフォーマット変換を行った場合に実行されるのが基本であるが、仲介業者１１がフォーマット変換を行った場合であっても、確認的に実行することは当然に可能である。
【００５６】
もしフォーマットが指定のものと合致しない場合は、不合格フラグをＯＮにする（Ｓ６１３）。この不合格フラグは、協力業者１２に対し再修正指示を行う必要があるかどうかを判断するためのフラグであり、このフラグがオンである場合は、業務未完了と判断し、再修正指示を行うことになる。
【００５７】
不合格フラグは、後述のページ数照合（Ｓ６０４）及び認識失敗データ検出（Ｓ６０７）における結果においてもオンになるので、これらも含めてフラグの立った処理ステップや、回数を元に不合格レポートを作成し、印刷する（Ｓ６１４）。さらに、不合格フラグの内容を反映して、依頼管理データの内容を更新する（Ｓ６１５）。
【００５８】
一方、フォーマットが一致した場合は、不合格フラグをオンにすることなく次にページ数の照合を行う（Ｓ６０４）。ページ数の照合は、紙文書のページ数と修正済みデータ数が対応している場合には、それを照合すれば良い。また、イメージデータと修正済みデータ数が対応している場合には、両データ数を照合すればよい。また、フォーマットが一致しない場合でも、不合格フラグをオンにすると同時に、ページ数照合に移行することは可能である。これは、提出データに漏れがないかどうかを判定するために行うものであり、ページ数が一致しない場合は、協力業者１２に不足部分を追加提出させる必要があるので、不合格フラグをオンにする（Ｓ６１３）。
【００５９】
但し、単にデータの一部提出漏れがあるだけでそれ以降の検査を行わないとすると、納期との関係で無駄が生ずるので、既に提出済みのデータを基に、Ｓ６０６以降の検査処理を実行する。
【００６０】
ページ数の照合が終わると、次に、修正内容の検査を行う。そのためにはデータを１ページ単位に検査しなければならないので、検査アプリケーションでは、１ページ単位に処理する（Ｓ６０６）。その際、Ｓ６０４でページ数が合致していない場合には、処理の途中で照合するデータのずれが生ずるので、ファイル名などでページの対応を取って処理することが必要である。
【００６１】
検査アプリケーションでは、認識失敗データの検出を行う（Ｓ６０７)。この認識失敗データとは、ＯＣＲ処理によってイメージデータ変換を行う場合に、認識できなかった文字を表すものであり、文書データ上では、認識できない文字であったことを表す特定の記号によって表示されている。本来、協力業者１２の修正作業の後には、認識失敗データはすべて適切な文字に修正されているはずなので、当該特定の記号は文書データ上には残っていないはずである。
【００６２】
そこで、かかる特定の記号が残存しているかどうかをチェックする（Ｓ６０８）。そして、認識失敗データが残存している場合には、不合格フラグをオンにして（Ｓ６１３）、レイアウト照合を行う（Ｓ６０９）。一方、残存していない場合には、不合格フラグをオンにせず、レイアウト照合を行う（Ｓ６０９）。
【００６３】
レイアウト照合（Ｓ６０９）とは、元々の紙文書のレイアウトが維持されているかどうかを、当該紙文書をスキャナで変換したイメージデータと照合してチェックする処理である。
【００６４】
従って、この処理では元のレイアウトを反映したイメージデータを利用することが必要となるので、処理の際にはイメージデータＤＢ３３を参照する。ＯＣＲログＤＢ３２には、ＯＣＲ処理を行った際の、テキストデータの位置情報等が記録されている。このようにして、修正済みデータのレイアウト照合を行う。
【００６５】
レイアウト照合の結果、レイアウトが合致しない場合はワーニングフラグをオンにする（Ｓ６１６）。このワーニングフラグとは、不合格となるほど致命的な誤りではないが、修正すべき誤りがあるかどうかを判断するためのフラグとして利用される。このフラグがオンである場合も、協力業者１２に再修正指示がなされる。ここで、ワーニングフラグがオンになったページは、チェックの為に画面上に表示される（Ｓ６１７）と共に、印刷される（Ｓ６１８）。
【００６６】
もしレイアウト照合が終了すると、レイアウトが一致するか否かにかかわらず誤変換文字リスト６３との照合を行う（Ｓ６１１）。誤変換文字リスト６３とは、認識誤りによる誤変換が起こりやすい文字のリストのことであり、当該誤変換文字リスト６３と合致する文字があれば、これをワーニングとして検出する（Ｓ６１２、Ｓ６１６）。もし、誤変換文字リスト６３と合致する文字が存在しない場合は、当該ページに対する処理を終了し、次のページの処理に移行する（Ｓ６１９、Ｓ６０６）。
【００６７】
もし、最終ページまで処理が終了した場合は、抜取検査用印刷を実行する（Ｓ６２０）。抜取検査用印刷とは、目視により修正誤りがないかどうかを検査するために、所定の枚数を全体の中からサンプリングの形式で印刷することである。例えば、１０００ページの文書であった場合には、そのうちの１０ページをランダムに印刷して、その内容を目視により検査を行う。
【００６８】
このように、本願発明によれば、紙文書の電子化を希望するユーザーは、仲介業者に対し、納期や予算、機密性などの条件を提示するだけで、その要件に合致した協力業者を推薦してもらうことが可能となり、業者の選定に対する労力を著しく軽減できると共に、選択する業者に対する信頼性が補償されるので、安心して協力業者を選択することが可能となる。
【００６９】
[その他の実施形態]
図３のＳ３１０における見積依頼については、原則的に同時に協力業者１３に送付することとなるが、応答の速い業者に優先して依頼することもできる。これは、納期まで余裕の無いケースにおいて、まず応答の速い業者からの反応をみて処理を進めることが必要となるからである。
【００７０】
また、過去の評価が悪い、即ち、品質が悪い、納期を守らない等のユーザーからのクレーム対象となるような協力業者１３は、図３のＳ３０７における検索対象からはずすことができる。
【００７１】
また、紙文書の変換処理については、仲介業者１１がＯＣＲ処理までを行い、協力業者１２がフォーマット変換及びデータ照合を行ってもよい。また、仲介業者１２が協力業者１３の選定、紹介のみを行い、選定された協力業者１３がレイアウト維持のＯＣＲ処理、フォーマット変換及び、データ修正を行っても良い。
また、本発明の目的は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体（または記録媒体）を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても、達成されることは言うまでもない。この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているオペレーティングシステム（ＯＳ）などが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００７２】
さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張カードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張カードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００７３】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、外注に頼らざるをえない紙文書の電子化作業において、文書の種類や、業者の信頼性など、様々な状況に応じた柔軟な業務依頼が可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施形態におけるシステム構成図である。
【図２】ユーザー端末のハードウェア構成を示す図である。
【図３】本発明の実施形態における、紙文書電子化システムの処理の流れを示すフローチャートである。
【図４】本発明の実施形態における、紙文書電子化システムの処理の流れを示すフローチャートである。
【図５】本発明の実施形態における協力業者選定の詳細処理のフローチャートである。
【図６】本発明の実施形態における、修正済みデータセンサの詳細処理のフローチャートである。
【図７】本発明の実施形態における、仲介業者サイトサーバー１２０が生成したブラウザ表示情報に基づき、ユーザー端末１１１に表示される依頼データ入力画面の一例を示す図である。
【図８】本発明の実施形態における、仲介業者１１が生成した表示情報によって、協力業者端末１３１に表示される見積依頼画面の一例を示す図である。
【図９】本発明の実施形態における、ユーザー端末１１１で表示される依頼先リストの表示画面の一例を示す図である。

Claims

通信回線を介して、ユーザーから協力業者へ依頼される紙文書の電子化業務の仲介を行う仲介業務処理方法であって、少なくとも、
ユーザーが生成した業務依頼情報を受信する業務依頼情報受信工程と、
前記受信した前記業務依頼情報における依頼内容に応じて、前記協力業者の中から見積依頼情報を送信すべき協力業者を選別する第１の協力業者選別工程と、
前記第１の協力業者選別工程において選別された前記協力業者へ送信する前記見積依頼情報を生成するための見積依頼情報生成工程と、
前記見積依頼情報生成工程において生成された前記見積依頼情報を、前記選別された協力業者へ送信する見積依頼情報送信工程と、
前記見積依頼情報送信工程から送信された前記見積依頼情報に応じて、前記協力業者が生成した見積情報を受信する見積情報受信工程と、
前記見積依頼受信工程で受信した前記見積情報における見積価格に応じて、前記選別された協力業者を３つにグループ分けする、協力業者グループ化工程と、
前記協力業者グループ化工程においてグループ化された前記協力業者について、前記協力業者と関連づけられた協力業者評価情報に基づき、各グループにつき１の協力業者のみを選定する第２の協力業者選別工程と、
前記第２の協力業者選別工程において選別された前記協力業者の中から、前記ユーザーが１の協力業者を選択するための、依頼先選択情報を生成する依頼先選択情報生成工程と、
前記依頼先選択情報を、前記ユーザーに送信する工程と
を含むことを特徴とする仲介業務処理方法。
前記業務依頼情報受信工程で受信する前記業務依頼情報は、少なくとも、ユーザーが提供する媒体に関連する情報、変換後のフォーマット情報、納期、予算、及び文書の機密性に関連する情報を含むことを特徴とする請求項１に記載の仲介業務処理方法。
前記第１の協力業者選別工程が、少なくとも前記業務依頼情報に含まれた機密性に関連する情報に基づいて、前記協力業者を選別することを特徴とする請求項２に記載の仲介業務処理方法。
前記協力業者評価情報が、少なくとも前記協力業者のこれまでの実績及びサービス品質に関連する情報から、所定の評価基準に基づいて求められる情報であることを特徴とする請求項１乃至請求項３のいずれかに記載の仲介業務処理方法。
前記依頼先選択情報は、前記選定された協力業者の実績及びサービス品質に関連する情報を含むことを特徴とする請求項１乃至請求項４のいずれかに記載の仲介業務処理方法。
電子化の対象となる紙文書を画像情報へ変換する画像情報変換工程と、
前記画像情報を文書データに変換するための文書データ変換工程と
をさらに含むことを特徴とする請求項１乃至請求項５のいずれかに記載の仲介業務処理方法。
前記協力業者評価情報が所定の基準を下回る前記協力業者は、前記第１の協力業者選別工程における選別対象から除外されることを特徴とする請求項１乃至請求項６のいずれかに記載の仲介業務処理方法。
紙文書をＯＣＲ処理して得られた文書データの内容の確認し誤りを修正する作業が、適切に行われたかどうかを検査する検査方法であって、少なくとも、
修正されたデータのページ数が紙文書のページ数に合致するかどうかを判定する第１の判定工程と、
前記ＯＣＲ処理において認識に失敗した文字が修正されているかどうかを判定する第２の判定工程と、
前記紙文書のレイアウトが、前記修正されたデータにおいて維持されているかどうかを判定する第３の判定工程と、
前記ＯＣＲ処理において誤変換が生じやすい文字が、前記修正されたデータ中に存在するかどうかを判定する第４の判定工程と、
前記第１乃至第４の判定工程のいずれかにおいて、否定的な判定結果が出た場合には、修正が不適切であることを示すフラグを立てるフラグ制御工程と、
前記フラグ制御工程において、フラグが立った場合は、再修正指示を行う再修正指示工程と
を備えることを特徴とする検査方法。
前記フラグ制御工程が、前記第１又は第２の判定工程において、否定的な結果が出た場合には、エラーフラグを立て、
前記第３又は第４の判定工程において、否定的な結果が出た場合には、ワーニングフラグを立てることを特徴とする請求項８に記載の検査方法。
前記第２の判定工程は、前記修正されたデータ中に、前記ＯＣＲ処理において認識に失敗したことを示す所定の文字情報が残存しているかどうかを基準に、認識に失敗した文字が修正されているかどうかを判定することを特徴とする請求項８又は請求項９に記載の検査方法。
前記第３の判定工程は、少なくとも前記ＯＣＲ処理を実行した際のログ情報を参照して判定を行うことを特徴とする請求項８乃至請求項１０のいずれかに記載の検査方法。
通信回線を介した、ユーザーから仲介業者を介した協力協力業者への紙文書の電子化処理の依頼に応じて紙文書電子化処理を行う紙文書電子化処理システムであって、少なくとも、
ユーザー端末と、
仲介業者サイトサーバーと、
協力協力業者端末を備え、
前記ユーザー端末は、少なくとも、
前記仲介業者サイトサーバーと通信するための第１の通信手段と、
前記第１の通信手段により前記仲介業者サイトサーバーからダウンロードした、依頼情報を表示するための第１の表示手段と、
前記依頼情報にデータ入力するための第１の入力手段と
を備え、
前記仲介業者サイトサーバーは、少なくとも、
前記ユーザー端末及び前記協力業者端末と通信するための第２の通信手段と、
前記協力業者の実績及びサービス品質に関連する情報を含む協力業者情報を格納するための協力業者情報格納手段と、
前記ユーザーから提供される紙文書を画像情報に変換する画像情報変換手段と、
前記画像情報変換手段により変換された画像情報を文書情報に変換する文書情報変換手段と、
前記ユーザー端末から受信したデータ入力済みの前記依頼情報及び前記協力業者情報に基づいて、見積を依頼する協力業者を選定するための第１の協力業者選別手段と、
前記ユーザー端末から受信したデータ入力済みの前記依頼情報及び前記協力業者情報に基づいて、見積依頼情報を生成し、前記第１の選別手段により選別された前記協力業者に見積依頼情報を送信する見積依頼情報生成送信手段と、
前記選別された協力業者からの見積依頼情報に対する見積依頼返信情報から、前記選別された協力業者をさらに選別するための第２の協力業者選別手段であって、
前記協力業者からの見積依頼返信情報における、見積価格毎に前記協力業者を複数のグループにグループ化する協力業者グループ化手段と、
前記グループ分けされた協力業者の中から、前記協力業者情報を参酌してグループ単位に１の協力業者を選別する第３の協力業者選別手段と
を備える第２の協力業者選別手段と、
前記第２の協力業者選別手段において選別された前記グループ毎の１の協力業者の中から前記ユーザーがさらに１の協力業者を選択するための依頼先選択情報を生成し、前記ユーザー端末へ送信する依頼先選択情報生成送信手段と、
前記ユーザー端末から送信された前記依頼先選択情報に対する依頼先選択返信情報において選択された前記１の協力業者に対し、前記文書情報の修正を依頼する文書情報修正依頼手段と、
前記１の協力業者が修正した前記文書情報の内容を検査する検査手段と、
前記検査手段の結果に基づいて、前記１の協力業者に再度修正を指示する再修正指示手段と、
前記検査手段の結果に基づいて前記協力業者情報を更新する協力業者更新手段と、
前記検査手段の検査の結果、前記１の協力業者による修正が完了した場合には、前記修正された文書情報を前記ユーザー端末へ送信する、修正文書情報送信手段と
を備え、
前記協力業者端末は、少なくとも、
前記仲介業者サイトサーバーと通信するための第３の通信手段と、
前記第３の通信手段により、前記仲介業者サイトサーバーから受信した、見積依頼情報を表示するための第２の表示手段と、
前記見積依頼情報にデータ入力するための第２の入力手段と、
前記見積依頼返信情報を生成する見積依頼返信情報生成手段と、
前記文書情報における、前記仲介業者サイトサーバーの前記文書情報変換手段における変換の誤りを修正する、誤り修正手段と、
を備えることを特徴とする紙文書電子化処理システム。
前記依頼先選択情報には、少なくとも、前記第２の協力業者選別手段において選別された協力業者の見積価格、実績及びサービス品質に関連する情報が含まれることを特徴とする請求項１２に記載の紙文書電子化処理システム。
前記見積依頼情報には、少なくとも、前記ユーザーから提供される紙文書の機密性に関連する情報が含まれることを特徴とする請求項１２又は請求項１３に記載の紙文書電子化処理システム。
前記検査手段が、前記協力業者端末における前記誤り修正手段において修正された前記文書情報について、
前記修正された文書情報のページ数が、前記ユーザーから提供された紙文書のページ数と一致するかどうかを検査するページ数検査手段と、
前記文書情報変換手段における変換誤りが修正されているかどうかを検査する変換誤り修正検査手段と、
前記紙文書におけるレイアウトが、前記修正された文書情報において維持されているかどうかを検査するレイアウト検査手段と、
前記修正された文書情報において、所定の誤変換リストに該当する文字があるかどうかを検査する誤変換リスト検査手段と
を備えることを特徴とする請求項１２乃至請求項１４のいずれかに記載の紙文書電子化処理システム。
前記画像情報変換手段が、スキャナであることを特徴とする請求項１２乃至請求項１５のいずれかに記載の紙文書電子化処理システム。
通信回線を介した、ユーザーから仲介業者を介した協力業者への紙文書の電子化処理の依頼に応じて紙文書電子化処理を行う紙文書電子化処理システムにおける仲介業者サイトサーバーであって、少なくとも、
前記ユーザー端末及び前記協力業者端末と通信するための通信手段と、
前記協力業者の実績及びサービス品質に関連する情報を含む協力業者情報を格納するための協力業者情報格納手段と、
前記ユーザーから提供される紙文書を画像情報に変換する画像情報変換手段と、
前記画像情報変換手段により変換された画像情報を文書情報に変換する文書情報変換手段と、
前記ユーザー端末から受信したデータ入力済みの前記依頼情報及び前記協力業者情報に基づいて、見積を依頼する協力業者を選定するための第１の協力業者選別手段と、
前記ユーザー端末から受信したデータ入力済みの前記依頼情報及び前記協力業者情報に基づいて、見積依頼情報を生成し、前記第１の選別手段により選別された前記協力業者に見積依頼情報を送信する見積依頼情報生成送信手段と、
前記選別された協力業者からの見積依頼情報に対する見積依頼返信情報から、前記選別された協力業者をさらに選別するための第２の協力業者選別手段であって、
前記協力業者からの見積依頼返信情報における、見積価格毎に前記協力業者を複数のグループにグループ化する協力業者グループ化手段と、
前記グループ分けされた協力業者の中から、前記協力業者情報を参酌してグループ単位に１の協力業者を選別する第３の協力業者選別手段と
を備える第２の協力業者選別手段と、
前記第２の協力業者選別手段において選別されたグループ毎の協力業者の中から前記ユーザーが１の協力業者を選択するための依頼先選択情報を生成し、前記ユーザー端末へ送信する依頼先選択情報生成送信手段と、
前記ユーザー端末から送信された前記依頼先選択情報に対する依頼先選択返信情報において選択された前記１の協力業者に対し、前記文書情報の修正を依頼する文書情報修正依頼手段と、
前記１の協力業者が修正した前記文書情報の内容を検査する検査手段と、
前記検査手段の結果に基づいて、前記１の協力業者に再度修正を指示する再修正指示手段と、
前記検査手段の結果に基づいて前記協力業者情報を更新する協力業者更新手段と、
前記検査手段の検査の結果、前記１の協力業者による修正が完了した場合には、前記修正された文書情報を前記ユーザー端末へ送信する、修正文書情報送信手段と
を備えることを特徴とする仲介業者サイトサーバー。
通信回線を介して、ユーザーから協力業者へ依頼される紙文書の電子化業務の仲介を行う仲介業務処理方法であって、
ユーザーが生成した業務依頼情報を受信する業務依頼情報受信工程と、
前記受信した業務依頼情報における依頼内容に応じて、前記協力業者の中から見積依頼情報を送信すべき協力業者を選別する第１の協力業者選別工程と、
前記第１の協力業者選別工程において選別された前記協力業者へ送信する前記見積依頼情報を生成するための見積依頼情報生成工程と、
前記見積依頼情報生成工程において生成された前記見積依頼情報を、前記選別された協力業者へ送信する見積依頼情報送信工程と、
前記見積依頼情報送信工程から送信された前記見積依頼情報に応じて、前記協力業者が生成した見積情報を受信する見積情報受信工程と、
前記見積依頼受信工程で受信した前記見積情報における見積価格に応じて、前記選別された協力業者を３つにグループ分けする、協力業者グループ化工程と、
前記協力業者グループ化工程においてグループ化された前記協力業者について、前記協力業者と関連づけられた協力業者評価情報に基づき、各グループにつき１の協力業者のみを選定する第２の協力業者選別工程と、
前記第２の協力業者選別工程において選別された前記協力業者の中から、前記ユーザーが１の協力業者を選択するための、依頼先選択情報を生成する依頼先選択情報生成工程と、
前記依頼先選択情報を、前記ユーザーに送信する工程と
を備えることを特徴とする仲介業務処理方法を、コンピュータに実行させるための仲介業務処理プログラム。
紙文書をＯＣＲ処理して得られた文書データの内容の確認し誤りを修正する作業が、適切に行われたかどうかを検査する検査方法であって、
修正されたデータのページ数が紙文書のページ数に合致するかどうかを判定する第１の判定工程と、
前記ＯＣＲ処理において認識に失敗した文字が修正されているかどうかを判定する第２の判定工程と、
前記紙文書のレイアウトが、前記修正されたデータにおいて維持されているかどうかを判定する第３の判定工程と、
前記ＯＣＲ処理において誤変換が生じやすい文字が、前記修正されたデータ中に存在するかどうかを判定する第４の判定工程と、
前記第１乃至第４の判定工程のいずれかにおいて、否定的な判定結果が出た場合には、修正が不適切であることを示すフラグを立てるフラグ制御工程と
前記フラグ制御工程において、フラグが立った場合は、再修正指示を行う再修正指示工程と
を備えることを特徴とする検査方法をコンピュータに実行させるための検査プログラム。
請求項１８又は請求項１９に記載のプログラムを格納したコンピュータで読取り可能な情報記憶媒体。